Manual - Fornecedor CD1/CD6

CONTROLES INTERNOS - NORMATIZAO

Manual para o Fornecedor Procedimento de agendamento e entrega de produtos na Central de Distribuio CD1 Mercearia e CD6 No Alimentos - Categoria Eletro e Bazar

Ref.: M-GAB-010/05-7 Reviso: 18/09/07 Emisso: 28/11/05 Qtde. Pg: 08 Elaborado: RS GAB Revisado/Aprovado: vide item Histrico das Revises

ndice I. II. III. IV. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. V. 1. 2. 3. OBJETIVO ............................................................................................................................ 2 ABRANGNCIA.................................................................................................................... 2 DEFINIES......................................................................................................................... 2 PROCEDIMENTO ................................................................................................................. 2 Agendamento de entregas: ............................................................................................ 2 Nota Fiscal/Pedido: ......................................................................................................... 4 Carga: ............................................................................................................................... 5 Equipamentos:................................................................................................................. 6 Pessoal:............................................................................................................................ 6 DEVOLUES ................................................................................................................. 6 INFORMAES GERAIS:................................................................................................ 7 REFERNCIAS..................................................................................................................... 7 GLOSSRIO ..................................................................................................................... 7 Histrico das Revises: .................................................................................................. 7 Publicao: ...................................................................................................................... 8

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I.

OBJETIVO
Divulgar aos fornecedores os padres de agendamento e entrega na Central de Distribuio Mercearia (CD1) e No alimentos (CD06) Categoria Eletro e Bazar.

II.

ABRANGNCIA
Central de Distribuio Mercearia (CD1) e No alimentos (CD6)

III.

DEFINIES
Este manual contempla toda rotina de recebimento de produtos, descrevendo as principais necessidades que viabilizam essas operaes, tais como: agendamento de entregas, condies logsticas e utilizao de equipamentos; criando uma sistemtica que agilize o processo, ou seja, reduzindo o tempo de permanncia de veculos de fornecedores na CD, bem como disciplinar toda rotina.

1.

A CD1 dividida em 3 (trs) operaes de entrega de produtos: 1.1. 1.2. 1.3. Mercearia 1 ou M1 (Seca): produtos cadastrados no centro de custo 1965, por ex.: arroz, feijo, macarro, biscoitos, sacolas; Mercearia 2 ou M2 (Lquida): produtos cadastrados no centro de custo 1980, por ex.: refrigerantes, sucos, cervejas, vinhos; Suprimentos ou 0941: produtos cadastrados no centro de custo 0941, aqueles considerados de insumos, por ex.: materiais de escritrio, uniformes e equipamentos de proteo individual (EPI).

2.

A CD6 dividida em 3 (trs) operaes de entrega de produtos: 2.1. 2.2. Eletro: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: portteis, mveis, linha branca, udio e vdeo, software, hardware, foto, telefonia fixa e celular; Bazar: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: camping, esportes, bicicletas, ferramentas, petshop, festinha, arrumao e limpeza, msica, papelaria, livros, casa e utilidades, brinquedos e jardinagem; Txtil: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: calados, beb, criana, feminino, masculino, cama/mesa/banho, acessrios e esportes.

2.3.

IV.

PROCEDIMENTO

1. Agendamento de entregas:
a) b) Atendimento: de segunda-feira sexta-feira, das 08:00 s 16:00 hs. com resposta no mesmo dia. Solicitaes aps as 16:00 hs., resposta no prximo dia til. Dvidas referentes a Agendamento: contatar a Central de Agendamento atravs do tel. 11 3693-9781, at as 17:00 hs. Envio de solicitao de agendamento: 1.1.1 1.1.2 Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento do CD1 para o email:agendamento@grupopaodeacucar.com.br. Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento para a categoria Txtil do CD6 para o e-mail agendamento.textil@grupopaodeacucar.com.br.

1.1.

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1.1.3

Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento para a categoria Eletro do CD6 para o comercial, onde a mesma ser analisada e enviada pelo comercial para um colaborador especifico do agendamento. Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento para a categoria Bazar do CD6 para o e-mail agendamento.naoalimentos@grupopaodeacucar.com.br.

1.1.4

1.2.

Forma de envio de informaes:

1.2.1.

O fornecedor ou seu representante deve enviar mensagem eletrnica (e-mail) para a Equipe de Agendamento de Entregas do Setor de Gesto de Abastecimento, com no mnimo 01 (um) dia til de antecedncia em relao da data da entrega prevista e no mximo com 3 dias de antecedncia, exceto com liberao de autoridade pertinente: Utilize o modelo abaixo para envio do e-mail de agendamento:

1.2.2.

ANEXO I MODELO PADRO Agendamento Veculos Grupo Po de Acar Cdigo da Central de Distribuio: ______ Data Agendamento Cd. Fornecedor Tipo veculo Carga Composta : _____/_____/_____ : _________ : _________ : () Sim () No

Nome Fornecedor : _______________________________________________ Qtd. N.F N. Pedidos _______ _______ _______ Peso total carga (Bruto) Kg. : _________ : _________

Sugesto de horrio entrega: ___________

a) Cdigo da Central de Distribuio CD1 (Mercearia): 1965 (M1), 1980 (M2) ou 0941 (Suprimentos); b) Cdigo da Central de Distribuio CD6 (No alimentos): 0920; c) Data de agendamento: a data na qual o fornecedor entregar o produto fisicamente; d) Tipo de veculo: Carreta, Truck ou Leve (Van, F4000, Kombi, M618 ou outros veculos que se encaixem nessa categoria); e) Carga Composta (vlido somente para o CD1): entrega de produtos para M1 e M2 no mesmo veculo, conforme o critrio de disposio a seguir: os produtos da M1 devem estar alocados prximos porta do ba (1. Descarga na CD) e deve ser realizado um agendamento nico na M1, no sendo necessrio ser feito tambm na M2 (2. descarga na CD), mas sendo obrigatrio informar essa situao no ato do agendamento; f) Cdigo e Razo Social do Fornecedor: Cdigo e razo social, de acordo com os nossos cadastros. O cdigo tambm consta no Pedido de Compra enviado ao Fornecedor; g) Quantidade de notas fiscais (NF): Nmero de NF a serem entregues por veculo;
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h) Nmeros de pedidos: informar os nmeros de pedidos a serem entregues, sem o cdigo da CD (04 ltimos nmeros da ordem de pedido); i) j) Peso Bruto Total da Carga: Deve informar o peso bruto total da carga prevista a ser entregue, em quilogramas (kg); Sugesto de Horrio de Entrega: o fornecedor sugere o horrio previsto para entrega em nossa CD. No sendo possvel agendar conforme sugerido pelo fornecedor, a agenda ser alocada no horrio mais prximo e que esteja disponvel.

1.2.3.

Informaes Adicionais

Entrega de produtos Cross-docking (XD) no CD1 (Mercearia) devem ser efetuadas at as 10:00 hs. da manh; Entrega de produtos Cross-docking (XD) no CD6 (No alimentos) devem ser efetuadas nas docas 1033 a 1038 at s 10:00 hs. da manh; O veculo que no cumprir o horrio agendado (atrasado) no ser recebido; O veculo sem agendamento no ser recebido; No sero aceitos agendamentos para o mesmo dia da entrega. Excees somente mediante anlise e autorizao dos Analistas de Abastecimento de cada categoria; O entregador dever apresentar a nota fiscal na portaria, 30 minutos antes do horrio agendado para descarga; Se o pedido de compra estiver cancelado, baixado, no cadastrado para a data solicitada, no ser possvel efetuar o agendamento. Nestes casos, o fornecedor deve entrar em contato com a rea Comercial do Grupo Po de acar; Se o pedido de compra estiver atrasado o agendamento se efetuar de acordo com a solicitao do fornecedor, sendo que o atraso passvel de multa conforme contrato de fornecimento.

2. Nota Fiscal/Pedido: 2.1. Nenhum produto ser recebido sem estar devidamente acompanhado da respectiva NF, que dever conter, alm das especificaes necessrias e obrigatrias por lei, o nmero do pedido e a senha de agendamento no corpo da mesma, e quando aplicvel, o Certificado de Classificao Original. 2.2. Quando se tratar de pedido FOB, o conhecimento de embarque deve estar anexado NF. 2.3. Os produtos a serem entregues, inclusive X-D, devem estar de acordo com as especificaes do pedido. 2.4. Quando em um mesmo veculo houver mais de um pedido e vrias NFs e uma delas apresentar problemas com valor igual ou maior a 50% do total da carga, o veculo ser devolvido integralmente. 2.5. As mercadorias no sero aceitas se no forem precedidas pelo envio do espelho da Nota Fiscal (INVOIC) via sistema EDI ou Pd@net, com pelo menos 4 horas de antecedncia. Em caso de crtica ou divergncia no sistema, entrar em contato com o Suporte Pd@net pelo tel.: 11 3693-9781.
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2.6. O Fornecedor poder emitir uma ou mais NFs por veculo sendo no mximo 40 NFs, contudo, no poder enviar dois ou mais veculos com a mesma NF. 2.7. Cada NF emitida poder referir-se a at trs pedidos, contudo, um pedido poder ser atendido por vrias NFs, desde que sejam produtos com a mesma tributao. a) 3. Carga: 3.1. O veculo de entrega deve ter piso reforado para a descarga com paleteira manual pela traseira do mesmo, tendo altura de 1,30 m do cho (Toco, Truck ou Carreta). Nosso CD no tem no momento disponibilidade de recebimento de veculos tipo Bitrem. Obs.: O Grupo Po de Acar no usa empilhadeiras no processo de descarregamento dos produtos. 3.2. Os produtos constantes do nosso pedido viajam por conta e risco do Fornecedor, inclusive sua descarga em nossa CD. Portanto, os pedidos que no chegarem nas condies adequadas de recepo sero devolvidas por meio de Aviso de Recusa, anexado NF do fornecedor ou quando ocorrer devoluo parcial, os produtos sero devolvidos por meio de Nota Fiscal de Devoluo.
a)

Pedidos em oferta, devem ser entregues em sua totalidade e em NFs separadas dos pedidos normais.

Caso a somatria do valor dos produtos divergentes exceda a 30% do valor total da NF, sero devolvidos totalmente. O processo de descarga de responsabilidade total do fornecedor. A mercadoria a ser entregue dever estar paletizada dentro dos padres (Palete PBR tipo 01 medidas 1,00 x 1,20 x 0,14 - fabricado por empresa credenciada pela ABRAS ou Palete azul - Chep), conforme configurao adotada pelo GRUPO PO DE ACAR, sendo que a altura mxima do palete com a mercadoria no ultrapasse 1,25 m. Entregas com altura diferente, somente aps negociao com o setor de Gesto de Abastecimento. Os paletes que no tiverem carimbo PBR sero considerados descartveis, sem direito devoluo. Produtos em sub-embalagens ou packs devem vir com as caixas de embarque abertas ou em contentores (caixas plsticas prprias para transporte). Cada palete pode trazer at seis contentores (2 na base por 3 de altura). No sero recepcionadas pela CD as cargas com paletes remontados intercaladamente ou com vrios produtos misturados nos mesmos e com lotes e datas de validade diferentes. No sero recepcionados pela CD os veculos que tenham em sua carga outros destinos. No ser permitido efetuar qualquer retrabalho de carga nas dependncias da CD. obrigatrio que as mercadorias estejam envolvidas com Filme PVC ou cola entre as caixas, para que no haja problemas no transporte e no desembarque. Caso o fornecedor entregue poucas caixas e sua entrega no for paletizada o fornecedor dever trazer o seu prprio filme. Cargas entregues em vans podero ser montadas nas docas e devidamente filmadas (o palete juntamente com os produtos). No sero recepcionados os produtos com data de validade inferior a 45 dias.

3.3. 3.4.

3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

3.9. 3.10. 3.11.

3.12. 3.13.

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4. Equipamentos: 4.1. As retiradas de equipamentos (palete, gaiola ou contentores) devem ser efetuadas no ato da entrega, quando houver disponibilidade de equipamentos. Caso contrrio, o fornecedor dever verificar a disponibilidade de equipamentos atravs do tel.: 36939641, das 08:00 hs. s 09:00 hs. da manh e agendar a retirada. Para contentores, o agendamento de retirada dever ser feito pelo tel.: 3693-9628. 4.2. Para retiradas de equipamentos no ato da entrega, o motorista tem a obrigatoriedade de informar ao conferente se ser retirada somente a quantidade equivalente entrega efetuada, podendo-se retirar diretamente na plataforma at 60 paletes. Quantidades superiores a esta sero retiradas na Logstica Reversa, sendo no mximo 02 veculos por dia e mediante agendamento por telefone. 4.3. Aqueles que optarem pelo sistema Chep estaro isentos desta retirada, uma vez que a responsvel por esta operao a prpria Chep. 4.4. O Grupo Po Acar no processa a Emisso/Recebimento de NF de qualquer equipamento de movimentao, tais como: paletes, contentores, gaiolas, etc., pois os controles so internos. 5. Pessoal: 5.1. Os funcionrios das Transportadoras/Fornecedores e seus respectivos ajudantes devem ser maiores de idade, portar documento com foto (RG) e documento que comprove vnculo com as mesmas (crach, demonstrativo de pagamento original, carta de autorizao em papel timbrado ou carimbo de CNPJ) e devem portar o crach ou etiqueta auto adesiva fornecidos pela CD na altura do trax. 5.2. proibido o ingresso de veculos em que o motorista ou ajudantes estejam portando qualquer tipo de armamento, sem camisa, de chinelos ou descalo, apresentando indcios de ingesto de substncias etlicas e/ou entorpecentes e seus derivados. 5.3. As escoltas que acompanham as cargas no podem ingressar na CD. 5.4. proibido a circulao de motoristas, ajudantes ou funcionrios da Transportadora ou do Fornecedor fora das reas delimitadas pela faixa amarela no setor de recebimento ou expedio. 5.5. obrigatrio o motorista estacionar o seu veculo no local determinado e estar sempre atento ao chamado para descarga, respeitando a velocidade mxima de 10 km/h dentro da CD e as faixas de travessia de pedestres (preferncia). 5.6. obrigatrio o Transportador / Fornecedor disponibilizar ajudantes para executar a descarga de acordo com o modelo de veculo descarga paletizada, respectivamente: 5.7. Carreta: de 02 a 04 ajudantes 5.8. Truck/Toco/Leve: de 01 a 02 ajudantes 5.9. Para cargas at 20 caixas no necessria a presena de ajudantes. A descarga ser feita pelo motorista. 5.10. Todos os custos do descarregamento de produtos so de responsabilidade do fornecedor. 5.11. O Motorista no considerado ajudante. 6. DEVOLUES 6.1. Sempre que o Fornecedor possuir Produtos para Troca, Fora de Linha ou Devoluo Autorizada pelo Comercial, os mesmos somente podero efetuar as suas entregas, desde que no ato da mesma, retire os produtos pendentes, conforme Contrato de Fornecimento Grupo Po de Acar/ Fornecedor.
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6.2.

PENALIDADES 6.2.1 6.2.2 As penalidades a seguir aplicam-se sem prejuzo das demais penalidades fixadas no Contrato de Fornecimento e Parceria Comercial. Ao FORNECEDOR que no cumprir a Data de Entrega do Pedido, em relao ao Contrato de Fornecimento, ser aplicada a multa de 5% (cinco por cento) sobre o Total do Pedido ou sobre a parte no entregue quando houver atendimento parcial do pedido. O Grupo Po de Acar reserva-se no direito de cancelar o pedido aps 01 (um) dia de atraso, contudo a multa de no entrega permanece. Vide item anterior. Ser emitido pelo Grupo Po de Acar ao Fornecedor um Aviso de Multa na data da ocorrncia, atravs dos endereos eletrnicos cadastrados no EDI/Pd@Net, o qual ter um prazo mximo de 10 (dez) dias teis da data da notificao para reclamaes junto rea emitente. Os pagamentos referentes s multas sero cobrados atravs de abatimento na Nota Fiscal, referente ao fato gerador, no vencimento da mesma.

6.2.3

6.2.4

6.2.5

7. INFORMAES GERAIS: 7.1. O ingresso de novos produtos ou alteraes de paletizao e embalagens devem ser previamente comunicadas e aprovadas pela Gesto de Abastecimento da CD, antes do envio dos produtos. 7.2. Os procedimentos acima descritos foram definidos pela Diretoria Supply Chain, portanto, qualquer sugesto/alterao deve ser reportada mesma. 7.3. Os Produtos Bonificados a serem entregues na CD devem obedecer a todos os procedimentos conforme descritos neste documento. 7.4. Sempre atualizem atravs do PD@net os telefones e correio eletrnicos de contato.

V.

REFERNCIAS

Este documento faz parte do Sistema de Gesto da Qualidade da CD, onde possui relao e/ou interferncia direta com: 1. GLOSSRIO Todos os termos do presente documento, cuja compreenso possa gerar dvidas, encontram-se defini dos no Glossrio do SGQ, disponvel no Portalgpa e/ou na rede interna da CD e, quando necessrio, impresso nos setores/nas reas ou similares. 2. Histrico das Revises:
REVISO DATA Publicao Implantao ALTERAES REVISORES/ APROVADORES

REV. 01

16/01/06

16/01/06

REV. 02

10/02/06

10/02/06

REV. 03

02/06/06

02/06/06

REVISORES: o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento Incluso e alteraes nos itens notas fiscal/ pedido, cargas, REVISORES: penalidades e informaes gerais. o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento Alterao nos itens referncia e glossrio REVISORES: o Larissa S. Pedrosa APROVADORES Alterao nos pargrafos do item Penalidades.

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Alteraes nos Procedimentos de Agendamento/Contatos. REV. 04 07/08/06 07/08/06

REV. 05

03/10/06

03/10/06

Incluso no item 4.5.6 da frase Para cargas at 20 caixas no necessrio a presena de ajudantes. A descarga ser feita pelo motorista.

REV. 06

23/01/07

23/01/07

Alterao nos itens: 1. OBJETIVO - Divulgar aos fornecedores os padres de agendamento e entrega na Central de Distribuio Mercearia (CD1), 2. ABRANGNCIA Central de Distribuio Mercearia (CD1). Incluso dos itens: 3.2 - A CD6 dividida em 3 (trs) operaes de entrega de produtos: 3.2.1 - Eletro: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: portteis, mveis, linha branca, udio e vdeo, software, hardware, foto, telefonia fixa e celular; 3.2.2 Bazar: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: camping, esportes, bicicletas, ferramentas, petshop, festinha, arrumao e limpeza, msica, papelaria, livros, casa e utilidades, brinquedos, e jardinagem; 3.2.3 Txtil: produtos cadastrados no centro de custo 0920, por ex.: calados, beb, criana, feminino, masculino, cama/mesa/banho, acessrios e esportes. 4.1.2 - Dvidas e confirmao do recebimento dos e-mails, segue: os telefones para contato so 3693-9708/9627/9789 at as 17:00 4.1.3 Envio de solicitao de agendamento: 4.1.3.4 - Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento do CD1 e da Categoria Bazar do CD6 para o e-mail: agendamento@paodeacucar.com.br 4.1.3.5 Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento para a categoria Txtil do CD6 para um colaborador especifico da rea de agendamento. 4.1.3.6 - Os fornecedores devero enviar as solicitaes de agendamento para a categoria Eletro do CD6 para o comercial onde a mesma ser analisada e enviada pelo comercial para um colaborador especifico do agendamento.

RS Gesto de Abastecimento REVISORES: o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento REVISORES: o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento REVISORES: o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento o

REV. 07

18/09/07

18/09/07

Alteraes nos itens: 1.3 - Agendamento de entregas, 4.2 - REVISORES: Nota Fiscal / Pedido e 4.4 Equipamentos. o Larissa S. Pedrosa APROVADORES o RS Gesto de Abastecimento

3. Publicao: Certifique-se que est a ultima verso deste documento publicada no portalgpa e/ou na rede interna da CD. No utilize verses salvas em diretrios particulares. Quando necessria a impresso, o mesmo deve ser controlado em formulrio especfico.

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