RECEPÇÃO / SECRETARIADO – KÁTYA

Diariamente é feita a conferencia da agenda pessoal e profissional do diretor coorporativo – Pablo; KÁTYA

Controle dos recebimentos de e-mail, ligações e WhatsApp e efetuar as possíveis alterações conforme demanda KÁTYA

Acompanhamento e realização de renovações e solicitações de toda documentação do diretor coorporativo e de sua família; KÁTYA

Compras de passagens, reservas de hospedagens; KÁTYA

Interação com a governanta do diretor coorporativo; KÁTYA

Administração dos bens particulares do diretor, como residências, automóveis. KÁTYA

Recepção de visitas e clientes; KÁTYA

Organizar sala de reunião, providenciar café, água e almoço; KÁTYA

Recepcionar e efetuar ligações telefônicas; KÁTYA

Diariamente é feito o acompanhamento e auxilio da colaboradora de serviços gerais; KÁTYA

Solicitação e acompanhamento de serviço de motoboy / cartório; KÁTYA

Organização do arquivo morto e biblioteca. KÁTYA

RH / DP

Solicitação dos documentos ao novo colaborador; KÁTYA

Envio da documentação para a contabilidade; KÁTYA

Arquivo da documentação na rede; KÁTYA

Solicitação dos benefícios (VT E VR, no caso do estagiário Seguro de vida); RENATA / KÁTYA

Acompanhamento de Ponto. KÁTYA

Envio de comunicados sobre assuntos internos; KÁTYA

Anuncio de Vagas no site empregos, juntamente com o responsável de operação. KÁTYA

Conferência e pagamento da folha; KÁTYA / JEAN

Integração e desligamento com baixa nas documentações. KÁTYA

Alterações dos contratos sociais, acordo de quotistas e proposta de associação; KÁTYA

Controle e atualização constante do quadro de pessoas da PSA Arquitetura e seus dados; KÁTYA

Fazemos interação com os escritórios jurídicos referente aos assuntos pertinentes aos imóveis PSA e Empresas Pablo. KÁTYA
JURÍDICO

Quando o colaborador for contratado com proposta de associação é confeccionado o termo de proposta de associação com as
informações passadas pelo diretor e é feita o colhimento de assinatura;KÁTYA

Inserir na planilha de controle a data de vencimento da proposta; KÁTYA

Após a data de vencimento da proposta confirmamos com a diretoria se haverá a prorrogação ou se o colaborador entrará no
contrato social; KÁTYA

No caso de prorrogação emitir a proposta para o período definido pela diretoria e colher assinaturas; KÁTYA

Caso vire sócio fazer a alteração no contrato social e enviar ao jurídico para que possa verificar e dar andamento a alteração;
KÁTYA

Colher assinatura de todos os sócios; KÁTYA

Enviar o contrato ao cartório. KÁTYA

Fazemos interação com o jurídico referente quaisquer assuntos jurídicos pertinentes da PSA e empresas Pablo, bem como,
escrituras dos terrenos, pagamentos de taxas, acordo trabalhistas... KÁTYA
RRT- REGISTRO DE RESPONSABILIDADE TÉCNICA

O Arquiteto responsável solicitada a emissão da RRT, envia os dados da de obra e do cliente; KÁTYA

O financeiro o valor do contrato; JEAN

No site do CAU e feita a emissão RRT e do boleto; KÁTYA

O Boleto é enviado ao financeiro para realizar o pagamento; RENATA

A RRT é enviada para o arquiteto que solicitou. KÁTYA

ORÇAMENTOS / COMPRAS / MANUTENÇÃO

Recebemos a solicitação de orçamento para diversos assuntos – compras de equipamentos, licenças de softwares, material de escritório,

passagens áreas, hospedagens, materiais de marketing, eventos, reparos e manutenção do escritório; KÁTYA / RENATA (auxilia)

Solicitamos orçamentos as empresas, no mínimo três; KÁTYA / RENATA ( auxilia)

Tabulação para equalização das propostas; KÁTYA / RENATA

Enviamos a diretoria para aprovação; KÁTYA

Após aprovação entramos em contato com a empresa escolhida e começamos o processo de compra; KÁTYA/ RENATA

Enviamos as informações de faturamento, negociamos prazo de pagamento; KÁTYA / RENATA

Efetuamos o pagamento e acompanhamos a confecção e/ou entrega – no caso de passagem e hospedagem acompanhamos a emissão do

bilhete e voucher, e até mesmo fazemos check in. - KÁTYA

No caso de manutenção solicitação de orçamentos; KÁTYA

Contratação e Acompanhamento do serviço realizado. KÁTYA

CONTAS A PAGAR – PSA E EMPRESAS PABLO

As Notas Fiscais são recebidas via e-mail; JEAN / RENATA

As Notas Fiscais de serviços são enviadas para a contabilidade verificar se há retenções de impostos; JEAN/ RENATA

Após retorno da Contabilidade, é feito o lançamento no fluxo de caixa e no sistema Navis; RENATA

Os pagamentos relativos aos colaboradores são enviados a diretoria para aprovação; RENATA / KÁTYA

Os pagamentos são incluídos e aprovados no site do Banco; RENATA - inclusão/ KÁTYA - Aprovação

Após o pagamento no Banco é dado baixa no Navis e incluso no GED o comprovante de pagamento e a Nota Fiscal; RENATA / KÁTYA

É a realizado a conciliação bancária semanalmente; RENATA / KÁTYA

Nota fiscal, boleto e comprovantes são salvos na rede; RENATA

Prazo pagamento 7 dias após a data de recebimento das NF's – sendo as datas de pagamento principais : 05, 10,15,20, 25 e 30. – JEAN/

KÁTYA/RENATA
FICHAS DE PROJETOS

Recebemos da área comercial a ficha da proposta do contrato junto com o fluxo físico financeiro; JEAN

Com as informações recebidas é criada a ficha do projeto no Book.5, onde informamos todas as etapas do projeto, valores, datas de

entrega – faturamento – recebimento; JEAN

Feito o resumo das previsões de recebimentos é feito a provisão fiscal do Lucro Presumido, essa provisão alimenta o orçamentoe o fluxo

de caixa; JEAN

Mensalmente é atualizado o índice para correção das parcelas em aberto de cada projeto e quando vence o prazo de um ano é corrigido

pelo índice; JEAN

Na data de entrega prevista da etapa de um projeto é enviada mensagem ao responsável da área para verificar se foi realizada a entrega e

assim solicitar autorização de emissão da nota fiscal ao cliente; JEAN

Semanalmente é feita a verificação com os responsáveis da área sobre as previsões de entrega das etapas para os próximos 3 meses assim

alinhando as provisões dos entregáveis do trimestre; JEAN

Semanalmente é feita a reunião de Check list, onde é apresentado o andamento dos projetos contratados e em prospecção e provisões de

entrega e pagamento; JEAN

Quando é feita a entrega, faturamento e recebimento é atualizada (dada a baixa) na ficha de projeto informando as respectivasdatas.

JEAN
FATURAMENTO/ CONTAS A RECEBER

Conforme Proposta do Projeto é provisionado as datas de entrega das etapas; JEAN

Arquitetos informam a entrega da Etapa; JEAN

Enviamos ao cliente a autorização para faturamento; JEAN / RENATA

Após autorização é emitida a NF e boleto/ dados bancários; RENATA

na data de vencimento verificar se houve recebimento; RENATA

se "sim" - Efetuar Baixa no sistema, atualizar orçamento, fluxo de caixa e planilha de recebimentos; RENATA

se "não" - cobrar o cliente solicitando previsão de pagamento. RENATA/ JEAN

ATUALIZAÇÃO ORÇAMENTO- FORECAST

Criação do orçamento para o próximo exercício; JEAN

Acompanhamento do orçamento no que tange o previsto com o realizado; JEAN

Atualização do realizado mensal; JEAN / RENATA

Verificação dos desvios nas contas orçamentárias; JEAN

Atualizações orçamentarias no decorrer do exercício em função de mudanças na empresa; JEAN

Cálculo do custo hora da empresa com informações oriundas dos orçamentos mensais; RENATA – (CONFERENCIA JEAN)

Cálculo das PRV’s mensais ( remunerações variáveis); - JEAN

Planilhas de comparativos e resumo de PRV’s; - JEAN

Confecção e acompanhamento de demonstrativo de caixa; JEAN

Verificação/ conferência dos resumos dos orçamentos por competência e por caixa; JEAN

Planilha de controle dos terceirizados; JEAN

Resumo e comparativo das despesas PRV; JEAN

Resumo de retiradas ordinárias e extraordinárias. JEAN

FLUXO DE CAIXA – PSA E EMPRESAS PABLO

Atualizar diariamente; RENATA

Inserir todas as despesas e receitas; RENATA / KÁTYA
Fazer a previsão das receitas; RENATA
Manutenções diárias em virtude de despesas não previstas; RENATA/ KÁTYA
Projetar despesas nos fluxos dos meses seguintes; RENATA/ KÁTYA
Baixar extratos bancários para verificar saldo e fazer a conciliação com o fluxo de caixa; RENATA
São enviados semanalmente relatórios referentes aos fluxos, orçamento e patrimônio das Empresas Pablo; JEAN