Criação de documentos de Encomenda : Centro de Ajuda TOConline 28/02/23, 09:15

Criação de documentos de Encomenda

Modificado em: Wed, 22 Set, 2021 at 9:54 AM

O menu Compras > Encomendas permite a criação de Notas de encomenda e Faturas Pró-Forma, assim como a gestão das adjudicações e
fornecimentos associados aos processos de compra. 
Aqui, é possível, também, filtrar a visualização dos documentos emitidos no módulo de compras, de forma a visualizar apenas as Notas de Encomenda e
as Faturas Pró-forma. 

Criação de uma Nota de Encomenda a Fornecedor 

1. Selecionar o botão criar nota de encomenda

Para criar uma nota de encomenda basta aceder ao menu Compras > Encomendas > Nota de encomenda.  

Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação dos dois tipos de documentos é igual, vamos apenas
exemplificar a criação de um deles.

Atentemos ao submenu Encomendas, que tem este aspeto: 

É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.

Depois de selecionada a opção Nota de encomenda de fornecedor, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da nota de encomenda.

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2. Preenchimento dos campos da Nota de Encomenda

A caixa de diálogo para emissão da nota de encomenda é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as
informações que devem constar no documento a registar.

Os campos Nota de encomenda e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente.

 2.1. Dados do documento   

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Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a
introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.

2.2. Dados do fornecedor

O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível
colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não
estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o
TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de
Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

2.3. Linhas

A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os
preços apresentados dos itens incluam IVA.
A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é, se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que
se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de
barras ou código do artigo.

Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a
opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações
> Definições Avançadas.

2.4. Observações

O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.

2.5. Custos

No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a nota de encomenda de fornecedor, como é o caso de Transporte,
Alfândega, Financeiro e Outros.

2.6. Gravar e adjudicar 

Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar e Adjudicar para garantir que o
mesmo fica devidamente criado e finalizado.

Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador

3. Consulta dos documentos criados

Uma vez o documento criado, este pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante,  é
possível realizar várias ações das quais destacamos:

Converter em Fatura - possibilidade de converter a nota de encomenda em fatura de compra, conservando todas as informações da NEF;
Converter em Guia - possibilidade de converter a nota de encomenda em guia de transporte de fornecedor em conformidade com todas as
informações registadas no documento de encomenda

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Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.

Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.

Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da NEF podem ser consultados por seleção da seta de exp

Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos
filtros pré-definidos. 

Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida
determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem
essa mesma data.

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