NORMA DE PROCEDIMENTO

CÓDIGO DA INSTRUÇÃO INTERNA: 24.03 - 3 - 0228.C

TÍTULO: CONTROLE DE ATIVIDADES NO

DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS

HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES:

EDIÇÃO VIGÊNCIA HISTÓRICO

C 01/06/2006 Revisão e adequação a nova estrutura organizacional com a criação dos Departamentos de
Engenharia de Produtos MF e IP.
B 1º/10/2003 Revisão Geral da Instrução Interna

APROVAÇÃO:

JOSÉ CARLOS ROMI OCTÁVIO LUIZ WAKABARA

Diretor Industrial Gerente Administrativo - Distrito

DATA DE VIGÊNCIA CÓPIA CONTROLADA PÁGINA

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01 de junho de 2006 e com logotipo azul 1/7
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TÍTULO CÓDIGO

CONTROLE DE ATIVIDADES NO 24.03 - 3 - 0228.C

DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS

1. OBJETIVO

Definir e padronizar os procedimentos para o controle de atividades e horas trabalhadas no

desenvolvimento de projetos, através do uso dos sistemas Project Costing e Web Time.

2. ÁREAS ENVOLVIDAS

Departamento de Suprimentos (DSUP).

Departamento de Execução de Pedidos (DEXP).
Departamento de Engenharia de Produtos – MF (DEP-MF)
Departamento de Engenharia de Produtos – IP (DEP-IP)
Diretoria Industrial (DI).
Setor de Engenharia de Prdutos UF05 (SEP-05)
Setores de Métodos. (SM)
Setores de Garantia da Qualidade. (SGQ)
Setores de Manutenção. (SMAT)
Setores de Planejamento e Controle de Produção (SPCP)
Setor de Padronização de Materiais (SPAM).
Setor de Apropriação e Faturamento (SAF).
Setor de Assessoria Econômica (SAEC).
Setor de Contabilidade de Custos (SCC).
Setor de Contabilidade Geral (SCG).
Setor de Engenharia de Marketing - IP - SBO (SEM-IPS).
Setor de Engenharia de Marketing MF - SBO (SEM-MF).
Setor de Engenharia de Vendas IP - SBO (SEV-IPS).
Setor de Engenharia de Vendas IP - SP (SEV-IPP).
Setor de Engenharia de Vendas MF - SBO (SEV-MFS).
Setor de Engenharia de Vendas MF- SP (SEV-MFP).
Setor de Laboratório MF (SLMF)
Setor de Laboratório IP (SLIP)
Setor de Vendas Mercado Externo - IP - SP (SVME-IP-SP).
Setor de Vendas Mercado Externo - MF (SVME-MF).

3. REGULAMENTAÇÃO

3.1. GERAL
Todas as atividades desenvolvidas pelos apontadores das Áreas de Engenharia de Produtos,
Laboratórios MF e IP, Métodos, Manutenção, Garantia da Qualidade, Padronização de Materiais,
Suprimentos, Setores de Engenharia de Vendas e Engenharia de Marketing , enquadradas em
Produtos - Desenvolvimento, Produtos - Manutenção e Execução Especial, deverão ser
cadastradas e administradas pelos aprovadores no PROJECT COSTING e pelos apontadores e
aprovadores no WEB TIME, por Projeto (Ordem de Execução - OE ou Proposta de Execução
Especial - PEE), Tarefa, Tipo de Tarefa e Horas, conforme formatação descrita no ítem 3.2.

As tarefas envolvendo a manutenção ou a atualização de máquinas desenvolvidas nos Setores de

Manutenção poderão ser opcionalmente cadastradas e administradas pelos aprovadores e
apontadores desses setores conforme formatação descrita no ítem 3.3.

O recurso Detalhes, dentro da FOLHA DE HORAS, deverá ser utilizado para registrar no campo
Comentário o número-chave e/ou a descrição da atividade desenvolvida.

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DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS

Em relação a Proposta de Execução Especial (PEE), devem ser apontadas as horas despendidas
desde a emissão da SEE (Solicitação de Execução Especial) até a decisão final, quando será
criada a PEE, utilizando as OEs descritas na Tabela de Ordens de Execução disponibilizada no
portal.

Outras atividades devem ser cadastradas e administradas no PROJECT COSTING, utilizando

para isso a Ordem de Execução E7S0000 - Outras Atividades.

Se forem necessárias alterações nas tarefas e/ou subtarefas de um projeto ou gabarito de um

projeto, o aprovador responsável deve proceder as alterações, utilizando para isso os recursos do
PROJECT COSTING.

3.2. PADRONIZAÇÃO DE FORMATAÇÃO PARA OS PROJETOS (ORDENS DE EXECUÇÃO)

Com o objetivo de proporcionar precisão na pesquisa de dados e padronização dos relatórios, as
seguintes formatações devem ser seguidas rigorosamente :
3.2.1. Para os projetos (OEs) enquadrados em Produtos - Desenvolvimento e Produtos –
Manutenção :
Utilizar os GABARITOS DE PROJETO já disponíveis na responsabilidade CUSTO DE
PROJETOS e a seguinte formatação :
Número do Projeto: OE
Exemplo: E1S4050
Nome do Projeto: MODELO DA MÁQUINA
Exemplo: MULTIPLIC 40 WORLD
Descrição: DESCRIÇÃO DAS VERSÕES
Exemplo: MULTIPLIC 40 V1.1, MULTIPLIC 40A V1.1, ROMI M23 V1.1, ROMI M580
V1.1, ROMI M27 V1.1, ROMI M680 V1.1

3.2.2. Para os projetos (OEs) enquadrados em Execução Especial PEE :

Utilizar como padrão os GABARITOS DE PROJETO (PEE) disponíveis para cada produto
na responsabilidade CUSTO DE PROJETOS, seguindo a seguinte formatação :

Número do Projeto : NÚMERO DA PEE

Exemplo: PEE:15.001/01

Nome do Projeto: MODELO NÚMERO DA PEE

Exemplo: VELOX 600 PEE:15.001/01

Descrição: CLIENTE/MODELO/OE-FICHA
Exemplo: METALURGICA ABC/VELOX 600/A0H43-005

3.2.3. Regras Gerais

• Utilizar para a OE, a descrição do campo Projeto da Tabela de Ordens de

Execução, disponível no portal;

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• Utilizar para o MODELO, a descrição do campo Descrição Principal da Tabela de

Ordens de Execução, disponível no portal, observando a formatação dos
campos quadriculados;
• Utilizar, para a DESCRIÇÃO DAS VERSÕES, a descrição do campo Versões da
Tabela de Ordens de Execução, disponível no portal;

• Utilizar um (1) espaço em branco na separação entre palavras;

• Utilizar um (1) espaço em branco na separação com traço alto (-), exceto quando
separa o número da OE e o número da FICHA (OE-FICHA) e em nomes
compostos de produto (exemplos: EZ-PATH e SVU-BB1);

• Não utilizar espaços em branco separando barra normal “/”;

• Utilizar somente letras maiúsculas;

• Não utilizar acentuação.

Exemplos de formatações corretas e incorretas:

Correta: DISCOVERY 1000 - WORLD

Incorreta: DISCOVERY 1000-WORLD

Correta: PEE:16.001/01
Incorreta: PEE- 15.001 / 01

3.3. PADRONIZAÇÃO DE FORMATAÇÃO PARA OS PROJETOS DE ATUALIZAÇÃO DE

MÁQUINAS (MANUTENÇÃO/RETROFITING)
Com o objetivo de proporcionar precisão na pesquisa de dados e padronização dos relatórios, as
seguintes formatações devem ser seguidas rigorosamente :
3.3.1. Para os projetos de atualização de máquinas desenvolvidos nos Setores de
Manutenção :
Desenvolver os GABARITOS necessários na responsabilidade CUSTO DE PROJETOS e
utilizar a seguinte formatação para a criação dos projetos:
Número do Projeto: L_ _ _ _ _ _
º º º º º º º
1 2 3 4 5 6 7
º
1 Dígito : A letra L
º
2 Dígito : Último dígito do ano de abertura do projeto
º º
3 ao 7 Dígitos : número do patrimônio do bem em manutenção ou retrofiting

Exemplo: L303086 (projeto de retrofiting aberto em 2003 referente ao patrim.3086)

Nome do Projeto: Descrição resumida do equipamento ou recurso em
manutenção/atualização - Unidade Fabril envolvida
Exemplo: ATUALIZAÇÃO RETIF. SAIMP - UF16

Descrição: Número do Patrimônio / Código Expressivo / Centro de Custo

Exemplo: PATRIM.3086 / COD.EXPR.:RCD640 / CC.:1682.4

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DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS

3.3.2. Regras Gerais

• Utilizar somente letras maiúsculas;

• Não utilizar acentuação.

4. PROCEDIMENTOS

4.1. DIRETOR INDUSTRIAL (DI)

• Definir as OEs enquadradas em Produtos - Desenvolvimento e Produtos – Manutenção,

seguindo a formatação descrita no item 3.2 e informar ao Chefe do Setor de Contabilidade
de Custos, via e-mail.

4.2. CHEFE DE CONTABILIDADE DE CUSTOS

• Receber as OEs definidas pela DI e organizá-las na Tabela de Ordens de Execução,

disponibilizando-a no portal da empresa, observando a formatação descrita no item 3.2 e
notificando via e-mail as áreas envolvidas;

• Atualizar as Ordens de Execução no Project Costing conforme a Tabela de Ordens de

Execução, observando a formatação descrita no subitem 3.2.1. Certificar que o STATUS
dos projetos (OEs) cadastrados esteja configurado como não aprovado.

4.3. CHEFE DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO DAS UNIDADES FABRIS

02/05/11/15/16

• Quando existir Proposta de Execução Especial (PEE), informar as Áreas de Engenharia de

Produtos envolvidos, via Aviso de Fabricação (AF), as Ordens de Execução enquadradas
em Execução Especial.

4.4. CHEFE DE ENGENHARIA DE PRODUTOS

• Receber a notificação dos projetos (OEs) cadastrados no Project Costing e, para os

projetos sob sua responsabilidade, preencher os seguintes campos (obrigatórios) :

- data inicial do projeto;

- data de conclusão do projeto;
- membros-chave;

Importante : alterar o STATUS para aprovado

• Receber, via Aviso de Fabricação (AF), as Ordens de Execução com Proposta de Execução
Especial (PEE) do SPCP;

• Cadastrar, no Project Costing, os projetos de Execução Especial sob sua responsabilidade

e que necessitem de Proposta de Execução Especial (PEE), orientando-se na formatação
descrita no subitem 3.2.2 e preenchendo os seguintes campos (obrigatórios):

- Ordem de Execução (referente ao modelo da máquina);

- data inicial do projeto;
- data de conclusão do projeto;

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- membros-chave;
Importante : alterar o STATUS para aprovado

• Informar as Áreas de Engenharia de Produtos envolvidos, via e-mail, as PEEs de Execução

Especial criadas;

• Alterar o STATUS para fechado dos projetos sob sua responsabilidade e que estejam com
seu desenvolvimento e manutenção encerrados.

4.5. APONTADOR

• Executar as atividades de um projeto conforme orientação e prioridade definidas pela

chefia;

• Identificar o projeto referente a cada atividade desenvolvida, obedecendo a seguinte

prioridade:

a) Utilizar o número da Proposta de Execução Especial (PEE), quando o mesmo estiver

registrado no desenho (campo referência da legenda) e com status aberto;

b) Verificar a aplicação do item, utilizando o número da Ordem de Execução referente

ao modelo de máquina (campo aplicação da legenda) disponível na Tabela de Ordem
de Execução publica da no portal, quando:
• não existir referência à PEE na legenda ou;
• existir referência à PEE mas a mesma estiver com status fechado;

• Apontar semanalmente, nas FOLHAS DE HORAS, as atividades e horas despendidas nos

projetos;

• Verificar as notificações, dentro do WEB TIME, no mínimo uma vez por mês, confirmando
as aprovações ou corrigindo as FOLHAS DE HORAS rejeitadas, enviando-as novamente
para aprovação.

• Planejar as ausências enviando antecipadamente as FOLHAS DE HORAS para aprovação

em períodos de viagem, afastamento, férias, etc;

• Enviar as FOLHAS DE HORAS semanalmente para a aprovação, garantindo que todas

as folhas do mês tenham sido enviadas até o último dia útil do mês;

Exemplo: Para determinado mês que termina em uma quinta-feira e tem um total de 4 FOLHAS
DE HORAS, a última FOLHA DE HORAS do mês (FH4) deve ser aberta na segunda-feira e
fechada na quinta-feira. A primeira FOLHA DE HORAS do mês subsequente (FH5) iniciará na
sexta-feira e será fechada normalmente no domingo.

FH1 FH2 FH3 FH4 FH5

Seg. Dom. Seg. Dom. Seg. Dom. Seg. Qui. Sex. Dom.

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4.5.1. APONTADOR DA ENGENHARIA DE PRODUTOS

• Utilizar o recurso Detalhes, da FOLHA DE HORAS, para registrar no campo

Comentário os números-chave dos desenhos e os números-chave de
conjuntos/versões criados e/ou modificados;

Nota: enquanto não disponíveis os números-chave dos conjuntos, descrevê-los

resumidamente, bem como a atividade em desenvolvimento.

Exemplo: “Cabeçote móvel, desenvolvimento de novo sistema de fixação.”

4.5.2. APONTADOR DE MÉTODOS

• Utilizar o recurso Detalhes, da FOLHA DE HORAS, para registrar no campo

Comentário os números-chave dos processos implantados e/ou modificados.

4.6. APROVADOR

• Planejar as tarefas das Áreas de Engenharia de Produtos, Laboratório MF e IP, Métodos,

Manutenção, Garantia da Qualidade, Padronização de Materiais, Departamento de
Suprimentos, Setores de Engenharia de Vendas, Engenharia de Marketing, acompanhando
as atividades dos apontadores no WEB TIME;

• Efetuar a manutenção dos projetos sob sua reponsabilidade, incluíndo, se necessário,

tarefas específicas ao projeto;

• Verificar as notificações, no mínimo uma vez por mês, aprovando ou rejeitando as FOLHAS
DE HORAS enviadas pelos apontadores;

• Planejar as ausências, utilizando o recurso de “Aprovador Substituto Padrão” disponível no

WEB TIME (Preferências do Usuário), de forma que as FOLHAS DE HORAS possam ser
redirecionadas e aprovadas por outro responsável em períodos de viagem, afastamento,
férias, etc;

• Garantir que todas todas as FOLHAS DE HORAS do mês estejam aprovadas até o
primeiro dia útil do mês subseqüente ao mês de encerramento.

5. FLUXOGRAMA

Não se aplica.

6. REGISTRO

Não se aplica.

7. ANEXOS

Não se aplica.

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