(E-Book +IFMG) Auxiliar EscritorioI

Auxiliar de Escritório/Administrativo:
Ferramentas e Competências Básicas
Vivian Kelly Andaki Nunes
Formação Inicial e
Continuada
+
IFMG
Vivian Kelly Andaki Nunes
Auxiliar de Escritório/Administrativo:
Ferramentas e Competências Básicas
2ª Edição Comentado [VN1]: Atualizado
Belo Horizonte
Instituto Federal de Minas Gerais
2022
© 2021 by Instituto Federal de Minas Gerais
Todos os direitos autorais reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser
reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico
ou mecânico. Incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de
armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização por escrito do
Instituto Federal de Minas Gerais.
Pró-reitor de Extensão Carlos Bernardes Rosa Júnior

Diretor de Programas de Extensão Niltom Vieira Junior
Coordenação do curso Vívian Kelly Andaki Nunes
Arte gráfica Ângela Bacon
Diagramação Eduardo dos Santos Oliveira
FICHA CATALOGRÁFICA
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
N972a Nunes, Vivian Kelly Andaki.

Auxiliar de escritório/Administrativo: ferramentas e competências
básicas [recurso eletrônico] / Vivian Kelly Andaki Nunes. – Belo
Horizonte: Instituto Federal de Minas Gerais, 2021.
70p. : il. color.
E-book, no formato PDF.

Material didático para Formação Inicial e Continuada.
ISBN 978-65-5876-140-2
1. Comunicação 2. Atendimento. 3. Documentos. 4. Ética. I. Título
CDD 650
Catalogação: Rejane Valéria Santos - CRB-6/2907
Índice para catálogo sistemático:

Administração - 650
2021
Direitos exclusivos cedidos ao
Avenida Mário Werneck, 2590,
CEP: 30575-180, Buritis, Belo Horizonte – MG,
Telefone: (31) 2513-5157
Sobre o material
Este curso é autoexplicativo e não possui tutoria. O material didático,

incluindo suas videoaulas, foi projetado para que você consiga evoluir de forma
autônoma e suficiente.
Caso opte por imprimir este e-book, você não perderá a possiblidade de
acessar os materiais multimídia e complementares. Os links podem ser
acessados usando o seu celular, por meio do glossário de Códigos QR
disponível no fim deste livro.
Embora o material passe por revisão, somos gratos em receber suas
sugestões para possíveis correções (erros ortográficos, conceituais, links
inativos etc.). A sua participação é muito importante para a nossa constante
melhoria. Acesse, a qualquer momento, o Formulário “Sugestões para
Correção do Material Didático” clicando nesse link ou acessando o QR Code a
seguir:
Formulário de
Sugestões
Para saber mais sobre a Plataforma +IFMG acesse

https://mais.ifmg.edu.br/
Palavra do autor
Sejam bem-vindos ao curso “Auxiliar de Escritório/Administrativo:

ferramentas e competências básicas”, uma capacitação organizada em 20h,
direcionada, principalmente, a jovens em busca do primeiro emprego.
A função de Auxiliar de Escritório/Administrativo é requisitada em
diversos ambientes profissionais, seja no comércio, na indústria ou em
serviços. Com isso, esse curso visa abordar conhecimentos essenciais para
essa atuação, além de contribuir para a melhor produtividade em outros
contextos profissionais. Durante o curso serão abordados temas como
comportamento profissional, atendimento ao cliente, comunicação escrita e
recursos de informática para maior produtividade e organização.
Destaco, ainda, que a formação como “Auxiliar de
Escritório/Administrativo: ferramentas e competências básicas”, poderá ser
complementada pelo curso “Auxiliar de Escritório/Administrativo: identidade
profissional, feedback e gestão do conhecimento”, além de capacitações em
programas de escritório, como editores de texto e de planilhas, entre outros
cursos disponíveis na plataforma +IFMG. Aproveite esta oportunidade para
aprender novas habilidades de forma acessível e gratuita!
Bons estudos!
Vivian Andaki
Apresentação do curso
Este curso está dividido em duas semanas, cujos objetivos de cada uma são
apresentados, sucintamente, a seguir.
Nesta semana iremos abordar aspectos relacionados a atuação

SEMANA 1 profissional, ética e competências básicas para exercer a função de
Auxiliar Administrativo
Nesta semana iremos abordar ferramentas de comunicação e de

SEMANA 2 produtividade.
Carga horária: 20 horas.

Estudo proposto: 2h por dia em cinco dias por semana (10 horas semanais).
Apresentação dos Ícones
Os ícones são elementos gráficos para facilitar os estudos, fique atento quando
eles aparecem no texto. Veja aqui o seu significado:
Atenção: indica pontos de maior importância

no texto.
Dica do professor: novas informações ou

curiosidades relacionadas ao tema em estudo.
Atividade: sugestão de tarefas e atividades

para o desenvolvimento da aprendizagem.
Mídia digital: sugestão de recursos

audiovisuais para enriquecer a aprendizagem.
Sumário
Semana 1 – Competências Básicas .............................................................. 15

1.1. Atuação profissional e competências básicas .................................... 15
1.1.1. Ética e comportamento profissional.................................................... 16
1.1.2. Relacionamento com o cliente e qualidade no atendimento............... 17
1.1.3. Organizando reuniões ........................................................................ 22
1.2. A importância de escrever bem .......................................................... 22
1.2.1. Coesão e coerência ........................................................................... 25
1.2.2. Noções de Gramática e evitando erros comuns ................................. 27
1.2.3. Modelos de documentos .................................................................... 30
Semana 2 – Ferramentas .............................................................................. 35
2.1 Comunicação por E-mail .................................................................... 35
2.1.1 Configurações gerais do e-mail: ......................................................... 37
2.2 Comunicação por Aplicativos de Mensagens ..................................... 37
2.3 Armazenamento nas nuvens .............................................................. 38
2.3.1 Compartilhando arquivos pelo Google Drive ...................................... 43
2.4 Agenda Eletrônica .............................................................................. 44
2.5 Webconferências ............................................................................... 48
2.5.1 Agendando webconferência pelo Meet: ............................................. 50
2.6 Organização de Tarefas ..................................................................... 51
Referências ................................................................................................... 57
Anexo 1 – Como redigir um currículo ............................................................ 59
Currículo da autora........................................................................................ 62
Glossário de códigos QR (Quick Response) ................................................. 64
Pró-Reitoria de Extensão
1
Semana 1 – Competências Básicas Plataforma +IFMG
Objetivos
Nesta semana iremos abordar aspectos relacionados a
atuação profissional, ética e competências básicas para
exercer a função de Auxiliar Administrativo.
Mídia digital: Antes de iniciar os estudos, vá até a sala

virtual e assista ao vídeo “Apresentação do curso”.
1.1. Atuação profissional e competências básicas
Em buscas por oportunidades de emprego para Auxiliar Administrativo, encontramos

as seguintes descrições de atividades a serem realizadas:
 Atendimento direto ao cliente, executando rotinas de transmissão de dados,
realizará venda de serviços e equipamentos, responsável por controlar e
arquivar todos os processos.
 Suporte ao Faturamento; Conferência de medições; Emissão de documentos;
Manutenção de informações nos contratos em sistemas e planilhas;
 Recepção, atendimento ao público (e-mail, telefone e presencial), orçamento,
recebimento e controle de pagamentos, arquivos de documentos.
 Execução de serviços de apoio. Atendimento ao cliente externo e interno,
realizar contato com coordenadores de projetos e fornecedores, inserção de
dados nos sistemas de compras e importação, receber, tratar e organizar
documentos variados, preencher documentos, formulários e planilhas.
De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO, 2020), o auxiliar

administrativo/escritório, é responsável por:
Serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e
logística; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo informações
sobre produtos e serviços; tratam de documentos variados, cumprindo todo o
procedimento necessário referente aos mesmos. Atuam na concessão de
microcrédito a microempresários, atendendo clientes em campo e nas agências,
prospectando clientes nas comunidades (CBO, 2020).
Como vocês podem notar, trata-se de uma ocupação com atribuições e atividades
relacionadas aos mais diversos tipos de empresa, atuando em indústrias, comércios e
empresas prestadoras de serviço, além de órgãos públicos.
Para atuar como Auxiliar Administrativo é necessário adquirir diferentes
competências. Nesse curso, iremos abordar competências básicas e algumas ferramentas

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Plataforma +IFMG
que podem ser úteis para melhor organização e produtividade. Neste tópico iremos tratar da
ética profissional, comportamento profissional e atendimento ao cliente.
Dica do professor: filmes como “Um senhor Estagiário”

e “O Diabo Veste Prada” retratam um pouco sobre a vida
de profissionais que prestam apoio administrativo.
1.1.1. Ética e comportamento profissional
A palavra Ética vem do termo grego “Ethos”, que significa “jeito de ser, caráter”. A
Ética é uma área da filosofia que estuda valores morais e a conduta do ser humano em
sociedade. Ou seja, a Ética está relacionada com nossas ações e atitudes, e condutas
consideradas corretas nos mais diversos contextos. O comportamento ético não está
relacionado exclusivamente à obediência a leis. Por exemplo, mentir é considerado antiético,
mas não necessariamente é um crime.
No ambiente de trabalho, podemos dizer que um profissional ético é aquele que
mantém seus valores, como honestidade, integridade, flexibilidade e humildade em qualquer
situação, aliando-os às normas de conduta da empresa. Outro ponto relevante é o sigilo
profissional, ou seja, ao receber informações privadas durante o trabalho, deve-se mantê-
las em sigilo, demonstrando ser um profissional de confiança. No geral, os códigos de ética
profissional também ressaltam como dever profissional o zelo, a honestidade e a integridade.
Mesmo sendo óbvio, vale ressaltar que não são tolerados comportamentos discriminatórios,
assim como condutas abusivas, como intimidações e constrangimentos.
Assim como em qualquer profissão, quem atua como auxiliar administrativo deve se
preocupar com seu comportamento em ambiente de trabalho, construindo uma boa
reputação e se destacando como profissional de excelência. Vamos expor aqui uma lista de
boas práticas que devem ser adotadas.
Atente-se à sua imagem:

O profissional que trabalha em uma instituição a representa frente ao mercado, por
isso, é de extrema importância que sua imagem seja adequada ao ambiente em que
trabalha. Sendo assim, atente-se às roupas que utilizará, evitando as muito informais, ao
seu modo de agir e se comunicar, evitando gírias e palavras vulgares, e busque sempre ser
cordial e educado com todos.
Seja proativo, organizado e cumpra suas funções da melhor forma possível:

Esteja disposto a se esforçar ao máximo em sua função e, sempre que possível,
entregar mais do que é pedido. Tenha iniciativa e ajude seus colegas quando precisarem,
esteja disposto a encontrar soluções para eventuais problemas, e se mostre interessado em

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Plataforma +IFMG
oferecer o melhor serviço possível. Atente-se aos prazos para entrega de tarefas e evite
atrasos.
Seja pontual e evite faltar por motivos fúteis:

Apresentar-se ao trabalho no horário correto deve ser uma prioridade. Evite faltar, a
menos que tenha um motivo real para isso, e demonstre respeito com a organização. Em
caso de faltas, tente avisar com antecedência para não prejudicar o ritmo de trabalho.
Reconheça seus erros quando ocorrerem:

Errar é humano, e todos sabem disso. Não tente omitir ou negar seus erros,
reconheça-os e busque solucioná-los imediatamente, demonstrando honestidade e
maturidade.
Respeite seus colegas de trabalho e seus superiores:

Mantenha um bom relacionamento com seus colegas de trabalho, evitando se
envolver em atritos, competições desnecessárias ou fofocas. Além disso, saiba respeitar os
níveis hierárquicos da instituição e aproveite para aprender com aqueles que têm mais
experiência que você.
Aprimoramento profissional:
Busque se manter em constante aprendizado realizando cursos e treinamentos que
agreguem conhecimentos, de forma a aprimorar constantemente sua performance.
Outras características são imprescindíveis para o desenvolvimento de um bom
trabalho, como a humildade para ouvir críticas, e aprender a partir delas, e a paciência ao
lidar com o próximo, evitando-se conflitos e priorizando uma boa qualidade no
relacionamento e atendimento aos clientes.
1.1.2. Relacionamento com o cliente e qualidade no atendimento
O profissional auxiliar administrativo é, comumente, responsável por desempenhar

funções ligadas ao atendimento ao cliente. Esse atendimento inclui a recepção de clientes,
o esclarecimento de dúvidas, o acolhimento de reclamações, entre outros. O atendimento
adequado não se limita a ser educado ou cordial, é necessário estar atento a vários detalhes,
uma vez que falhas nesse aspecto prejudicam a imagem da empresa e podem gerar
reclamações sobre o seu desempenho profissional.
De acordo com o SEBRAE (2016), clientes são rigorosos na avaliação do
atendimento, levando em conta aspectos como educação, cortesia, boa vontade e qualidade

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Plataforma +IFMG
das informações prestadas. Para oferecer um atendimento de qualidade é necessário

atenção à agilidade, honestidade, pontualidade, paciência, atenção, humildade e carisma.
A fim de se manter um bom nível de qualidade, independentemente do meio utilizado
para isso (pessoalmente, telefone, e-mail, aplicativo de mensagens, entre outros), deve-se
levar em consideração alguns aspectos cruciais como o respeito e a educação ao se
comunicar, paciência para compreender as necessidades do cliente e a eficiência para
resolução de problemas.
Recomendações para um atendimento de qualidade:
a) Seja claro e objetivo em sua abordagem, apresente-se, de maneira formal, por
seu nome e função, e se coloque à disposição do seu cliente, sendo cordial e
receptivo. Procure chamá-lo pelo nome, precedido pelo devido pronome de
tratamento (ex.: Senhor Renato).
b) Mostre-se sempre receptivo, cumprimente-os cordialmente, e atenda
igualmente toda qualquer pessoa que entre em contato com você, sem
distinções. Pergunte ao cliente como pode ajudá-lo e mostre que está
genuinamente interessado em auxiliá-lo.
c) Evite deixá-los esperando, seja no atendimento presencial ou online, buscando
sempre atendê-los de forma ágil, com o menor tempo de espera possível. Para
isso, esteja sempre preparado com papel e caneta, ou com os devidos objetos
necessários.
d) Mantenha-se focado no cliente e em fornecer a melhor experiência possível.
Jamais atenda seu celular durante o atendimento, evite comer ou mascar
chicletes, pois pode ser interpretado como desleixo de sua parte. Corte todas
as conversas pessoais ao telefone ou com outras pessoas durante o
atendimento.
e) Utilize uma linguagem formal, com um português correto e de acordo com as
regras gramaticais. Não utilize gírias, apelidos ou expressões inadequadas.
f) Conheça muito bem os produtos ou serviços oferecidos por sua empresa e
esteja preparado para esclarecer qualquer dúvida.
g) Dê informações completas e de forma clara ao seu cliente, facilitando a sua
compreensão. Preste orientação segura, primeiramente identificando a
necessidade dele, escutando atentamente a tudo que ele tem a dizer, e depois
dê as devidas orientações. Não o interrompa ou tente apressá-lo.
h) Se mostre à disposição para esclarecimento de dúvidas e sempre responda de
forma cordial. Seja empático e procure entender como ele se sente e como ele
gostaria de ser tratado.
i) Diante de situações difíceis ou clientes complicados, mantenha-se calmo e
profissional. Jamais o interrompa, discuta, grite, seja agressivo ou irônico, e
peça ajuda aos seus colegas ou superiores quando necessário.
j) Seja honesto, verdadeiro e assuma sua responsabilidade diante de possíveis
erros, não omita eventuais falhas e busque sempre pelas melhores soluções.
k) Fique atento a qualquer reclamação, queixa ou sugestão vinda do cliente e
encaminhe-as ao seu superior sempre que necessário.

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Plataforma +IFMG
l) Ao finalizar o atendimento, despeça-se de maneira gentil e se coloque à

disposição para ajudá-lo novamente caso necessite.
Atenção: Ao atender um cliente, seja empático,

demonstre sua compreensão sobre a situação e seu
interesse em atende-lo da melhor forma. Pense sempre
em como você gostaria de ser tratado em uma situação
parecida.
Atividade: Vá até a sala virtual e compartilhe no Fórum

“Qualidade no Atendimento” uma situação em que você
foi mal atendido. Aponte quais foram os erros cometidos
pela pessoa que prestou esse atendimento.
A seguir serão apresentadas recomendações específicas a cada meio de

atendimento e também citaremos alguns erros comuns.
a) Presencial
O atendimento presencial exige muito cuidado e atenção. Mostrar-se receptivo é

essencial, o que exige um sorriso e cumprimento adequado. De acordo com o SEBRAE
(2016), também é importante ter atenção à expressão facial e ao olhar, confirmando o que
está sendo expresso na fala. Outro ponto destacado é a postura, como manter os ombros e
o peito aberto, transmitindo receptividade; a cabeça meio curva e o corpo ligeiramente
inclinado, transmitindo humildade; e oferecer um aperto de mão firme, para demonstrar
respeito e segurança. Tenha também atenção ao tempo que o cliente dispõe e, sempre que
possível, ofereça café ou água.
Erros comuns no atendimento presencial:
i. Atender vários clientes ao mesmo tempo: por mais que a rotina de trabalho
seja atribulada, busque atender os clientes de forma individualizada, dirigindo
toda a sua atenção a ele no momento do atendimento, e só iniciando outro
após sua finalização. Aos que estão aguardando, sempre os cumprimente e
peça gentilmente que aguardem o atendimento, informando o tempo médio de
espera.
ii. Demonstrar má vontade ou ignorar sua presença: atitudes frias causam
distanciamento e uma má impressão, então nunca demonstre má vontade ou
insatisfação ao seu cliente, buscando sempre recebê-lo de forma amigável e
bem disposta.
iii. Intimidade em excesso: atente-se para não ser demasiadamente íntimo,
mantendo um relacionamento agradável, porém formal. Evite o uso de
apelidos, contato físico muito caloroso, e conversas sobre assuntos
particulares, fofocas ou intrigas.

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Plataforma +IFMG
b) Telefone
O atendimento por telefone baseia-se em três aspectos fundamentais: tom de voz,

atitude profissional e maneira de se comunicar (SEBRAE, 2016). O tom de voz deve ser
natural, evitando falar muito rápido ou muito lento, de forma a soar claramente, e transmitindo
calma. A atitude está relacionada à postura honesta, confiante, séria e profissional. E a
maneira significa ser cortês.
Ao receber uma ligação, informe seu nome, nome da empresa e cumprimente o
cliente. É importante ser paciente e ouvir o cliente com atenção, sem interrompê-lo.
Se for necessário transferir a ligação, avise da transferência e aguarde até que o
responsável atenda e repasse as informações para que o cliente não precise repetir sua
necessidade. Caso precise anotar recados, atente-se às informações como nome correto da
pessoa que ligou, telefone de contato e assunto a ser tratado.
Erros comuns no atendimento por telefone:
i. Demorar a atender ao telefone, ou perder ligações: é necessário compreender
que, quando um cliente entra em contato com a empresa, geralmente está
necessitando de um esclarecimento rápido e ou urgente. Dessa forma,
demorar a atender ou perder ligações pode causar um grande transtorno ao
mesmo e uma péssima impressão sobre a empresa.
ii. Deixar o cliente em longas filas de espera: evite ao máximo colocar o cliente
nesta situação, tentando resolver o seu problema da forma mais eficiente
possível.
iii. Não se apresentar no início da conversa ou fazê-lo de maneira inadequada:
em qualquer situação, é importante que o profissional se apresente ao seu
cliente inicialmente, cumprimentando-o de maneira cordial e se colocando à
sua disposição.
iv. Não explicar previamente o motivo da ligação: nos casos em que você é quem
está entrando em contato com o cliente, apresente-se e explique o motivo da
ligação já no início da conversa. Em muitos casos, o cliente já te dará um
feedback sobre o interesse dele no assunto e, a partir daí, será possível
conduzir a ligação de forma mais eficiente.
v. Ser rude ou ríspido ao se comunicar e não ter paciência para compreender as
queixas do cliente: mesmo em situações complicadas, em que o cliente esteja
visivelmente irritado ou agindo de maneira grosseira, é importante que o
profissional mantenha a calma e lide com a situação da maneira mais tranquila
e educada possível.
c) Aplicativo de Mensagens:
Muitas empresas estão utilizando aplicativos de mensagens, como o Whatsapp, para

atendimento ao cliente. Esse tipo de comunicação transmite agilidade, por isso é importante
registrar os horários de atendimento por esse canal, e atentar-se para não deixar os clientes

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Plataforma +IFMG
esperando. Apesar da comodidade, não envie arquivos de áudio, a não ser que esse recurso
seja solicitado pelo cliente.
Outra dica importante é utilizar as ferramentas disponibilizadas pelo próprio aplicativo
para otimizar seu atendimento, configurando respostas automáticas e textos mais utilizados.
Erros comuns no atendimento por aplicativo:
i. Demorar ou não responder: como já citado anteriormente, deixar o cliente
esperando ou sem resposta pode gerar grandes transtornos ao mesmo, além
de prejudicar a imagem da empresa e do profissional encarregado desta
função. Portanto, busque respondê-los com agilidade.
ii. Escrever de maneira informal: escreva de forma correta, evitando abreviações
ou utilização de emojis (a menos que isso faça parte da estratégia de
comunicação da empresa).
iii. Enviar áudio sem a prévia concordância do cliente: para muitas pessoas, o
envio de áudio pode ser considerado invasivo e inconveniente, portanto, evite
fazê-lo a menos que o cliente permita e ou solicite.
iv. Utilizar o seu número pessoal: jamais utilize o seu número pessoal ou salve o
contato do cliente em seu celular para tratar de assuntos que não sejam
estritamente profissionais.
d) E-Mail:
O e-mail pode ser considerado o meio mais formal para contato com o cliente. Prefira
esse recurso para o envio de documentos e outras informações que possam ser consultadas
depois. Ou seja, mesmo que combine alguma ação pelo Whatsapp ou por telefone, envie
um e-mail para registrar esse acordo.
Para o bom uso do e-mail, é importante configurar uma assinatura automática,
incluindo seu nome completo, nome da empresa e dados para contato. A utilização do e-
mail será aprofundada no tópico sobre ferramentas.
Erros comuns no atendimento por e-mail:
i. Generalizar o atendimento: demonstre respeito e consideração pelo seu cliente
sendo específico ao se comunicar. Ou seja, dirija-se a ele pelo seu nome e o
devido pronome de tratamento.
ii. Não especificar o Assunto: sempre preencha o campo “Assunto”,
especificando de maneira clara e objetiva do que se trata aquele E-Mail.
iii. Não se atentar aos erros: redija o texto de maneira formal, se atentando a
escrita correta e verificando se há erros de digitação ou português antes de
enviá-lo. Quando for o caso, verifique também se todos os arquivos foram
devidamente anexados.
iv. Não assinar com suas informações: sempre deixe suas informações de contato
no e-mail, para que o cliente saiba quem o está atendendo e consiga entrar em
contato de maneira descomplicada.

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Plataforma +IFMG
Atividade: Vá até a sala virtual e realize a atividade

avaliativa “Qualidade no Atendimento”
1.1.3. Organizando reuniões
Na rotina das organizações, reuniões são fundamentais. Para que essa atividade seja
eficiente, com utilização adequada do tempo, precisamos tomar alguns cuidados. O primeiro
deles é avaliar a necessidade desse encontro e também seus participantes. Esteja atento à
pauta a ser tratada e também quem precisa participar dessa discussão. Muitas vezes um
simples e-mail pode eliminar a necessidade desse encontro.
Ao planejar uma reunião, verifique a viabilidade de realizar uma videoconferência,
evitando o deslocamento para a atividade. Outro cuidado é compatibilizar a agenda dos
participantes. Para isso, ferramentas como o Google Meet e Google Agenda, tratados mais
adiante neste curso, podem ser bastante úteis.
Ao encaminhar o convite para a reunião, faça por e-mail, com pelo menos 48h de
antecedência e, caso necessário, encaminhe a documentação dos assuntos que serão
tratados previamente. Mesmo que o convite para a reunião seja realizado por telefone, envie
um e-mail para confirmar o agendamento.
Para reuniões presenciais, prepare previamente cadeiras suficientes, projetor
multimídia, papéis para anotações, água e lista de presença. Consulte o presidente da
reunião sobre outras necessidades com antecedência.
Caso esteja responsável por secretariar o encontro, esteja atento ao tempo
despendido em cada discussão, chamando a atenção dos participantes para a necessidade
de encaminhamentos. Faça anotações dos pontos principais e transfira para a ata da
reunião.
A ata da reunião deve conter data e horário da reunião, motivo do encontro, nome
dos participantes e resumo sobre discussões e decisões tomadas durante a reunião. Esse
documento poderá ser assinado por todos os participantes ou então limitado ao presidente
e secretário da reunião. Veja mais detalhes no tópico sobre Modelo de Documentos.
1.2. A importância de escrever bem
Escrever bem é essencial na atuação em qualquer ambiente profissional. Saber se

comunicar de forma clara, objetiva e sem erros de português, é uma habilidade sempre
valorizada, uma vez que interfere diretamente na qualidade dessa comunicação. A era digital
só ampliou o uso de texto escrito, com o uso intenso de e-mails e aplicativos de mensagens

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Plataforma +IFMG
instantâneas. Com isso, saber escrever e transmitir uma mensagem de forma adequada é
uma necessidade em nosso cotidiano e essencial para o mundo corporativo.
Para Salvador (2015), a habilidade de escrever bem é valorizada pelas empresas
uma vez que a comunicação é essencial para os negócios, ao orientar decisões, reduzir
custos e eliminar mal-entendidos. Já para o profissional, é um diferencial, impulsionando sua
carreira. Para Gold (2010), documentos mal escritos geram diversos problemas, como
ilustrado abaixo:
Figura 1 – Documento mal escrito e suas consequências.

Fonte: Adaptado de Gold (2010).
Para a autora (GOLD, 2010), há retrabalho devido a interpretação errada de

orientações; ineficiência na consecução de objetivos, por falhas na persuasão e
direcionamentos; desmotivação durante a leitura, devido a textos confusos; conflitos devido
a desentendimentos; perda de credibilidade pela falta de transparência ou pela ambiguidade
em mensagens; e o privilégio na troca de informações na forma oral, sem garantia da
manutenção da fidedignidade na mensagem. Apesar da dificuldade em mensurar
financeiramente essas perdas, é inegável que essas falhas geram prejuízo para empresa.
Para Silva (2012), a comunicação empresarial evoluiu deixando para trás algumas
características, como:
a) Excesso de formalismo: linguagem rebuscada, de difícil compreensão, com o
uso de expressões como “venho por meio desta”, “ilustríssimo senhor”, “reitero
protestos de estima e consideração”, verbos com mesóclise (ajudar-nos-ão,
dar-te-ei), entre outras.

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Plataforma +IFMG
b) Chavões: expressões como, “sem mais para o momento”, “acusamos o

recebimento”, vazias de significado, que não acrescentam informações para o
entendimento da mensagem.
c) Tautologia: repetição de uma mesma ideia com palavras diferentes,
redundância. Exemplo: elo de ligação, a grande maioria, certeza absoluta,
metades iguais, encarar de frente, quantia exata, subir para cima, entre outras.
Veja abaixo uma comparação entre um texto antiquado e um texto moderno:
Texto antiquado Texto moderno

Ilustríssimo Senhor Gerente: Senhor Gerente:
Venho por meio desta encaminhar para sua Encaminho relatório financeiro do mês de agosto.
apreciação relatório financeiro do mês de agosto. Esse documento inclui planilha com previsão de
Outrossim o referido relatório inclui planilha com vendas para o próximo trimestre.
previsão de vendas para o próximo trimestre. Em caso de dúvidas, entre em contato.
Temos certeza absoluta que o relatório apresenta
dados importantes para encarar de frente a Atenciosamente,
concorrência.
Sem mais para o momento, reitero protestos de
estima e consideração.
Quadro 1 – Comparação entre texto antiquado e moderno.

Fonte: Elaboração própria.
Além de escrever bem é importante diferenciar os meios de comunicação, escolhendo

o mais adequado dependendo de cada situação.
Recurso Situação
Assuntos rápidos, mas que exigem troca de informações ou combinações
Necessidade de resposta imediata
Telefone
Necessidade de conferir a reação (silencio, hesitação na fala, tom de voz)
do interlocutor a um assunto específico
Converse ao vivo Assuntos delicados ou particulares
Relatórios, memorando e
Quando forem parte da rotina da empresa
outros textos longos
Para se apresentar, oferecer serviços a alguém que você não conhece
Abordar assunto complexo, que remeta a várias informações
Agradecer a atenção, contribuição de alguém
E-mails
Pedir alguma informação, solicitar ajuda
Para pessoas que conhece pouco
Convite para eventos corporativos rotineiros
Quando integrar um grupo de trabalho
Para tratar de assuntos rotineiros
Mensagens instantâneas
Para pessoas que conhece bem, com relacionamento informal
Para decisões rápidas, em tempo real
Convite para eventos especiais
Agradecimento em ocasiões especiais
Correspondência de papel
Mensagens de felicitações ou pêsames
Para impressionar
Quadro 2 – Recursos de comunicação.
Fonte: Adaptado de Salvador (2015).

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Plataforma +IFMG
Ao escolher o recurso, precisamos também considerar nosso destinatário, adaptando

nossa comunicação. É importante responder à pergunta “Quem é o seu destinatário”, pois
essa definição é essencial para definir a mensagem. Para Salvador (2015), geralmente as
comunicações com clientes precisam transmitir com mais intensidade nossa simpatia e
disposição em ajudar; para um chefe, precisamos ser mais formais; por outro lado, com
colegas, podemos ser mais informais. Por isso, a autora aconselha a avaliação dos critérios
de posição hierárquica, idade, personalidade, intimidade, para adaptação da mensagem.
Outra orientação importante é adaptar o texto ao teor da mensagem (SALVADOR,
2015). Temas sérios devem ser tratados com sobriedade, enquanto temas cotidianos podem
ser mais informais. Ironias e piadas devem ser evitadas em qualquer situação em ambiente
profissional. Ao expor um pensamento, apresente argumentos, ideias e fatos, expondo com
clareza sua opinião.
Dica do professor: Utilize expressões como “eu

acredito que” ou “eu entendo que”, demonstrando
habilidade em lidar com opiniões opostas e
contraditórias.
O uso de abreviaturas tem crescido, principalmente em troca de mensagens. Quando

conveniente, utilize apenas as muito conhecidas, como p/, vc, tb, pq. Não utilize em
documentos internos como relatórios.
Em qualquer tipo de texto, atente-se à ortografia, concordância, pontuação e
acentuação, pois são essenciais para a compreensão correta das mensagens.
Ao concluir uma correspondência formal, inclua seu nome, empresa e cargo.
1.2.1. Coesão e coerência
Tanto na linguagem falada quanto na escrita, vivenciamos dificuldades na

compreensão, quando não entendemos o significado da mensagem transmitida. Para evitar
esses conflitos, devemos estar atentos à construção de sentidos, garantindo o
encadeamento lógico da comunicação.
Ao escrever precisamos ter em mente nosso objetivo, a intenção principal do texto,
buscando apresentar coerência nas ideias e organizando o texto de forma coesa.
Para melhorar a organização e ligação entre as frases, evitando repetições, você
pode utilizar estratégias como o uso de referências, palavras que possuem sentido
aproximado, conectores, entre outros. Veja:
 Referência: João é gerente da loja. Ele é responsável pela coordenação da
equipe.
 Substituição de palavras: A Importações Ltda. comercializa eletrônicos. A

25
Plataforma +IFMG
empresa está situada em São Paulo.

 Conectores: O relatório não foi concluído, mas ainda temos prazo para finalizá-
lo.
Já a coerência está relacionada com a lógica do texto. Ou seja, devemos evitar a

contradição e a redundância. Pode-se dizer que a coesão está relacionada com aspectos
gramaticais enquanto a coerência trata da interpretação.
Especificamente para os textos empresariais, Gold (2010) ressalta as seguintes
características:
a) Concisão: apresentar informações sem repetições ou excesso. Todas as
palavras utilizadas são significativas.
b) Objetividade: transmitir informações relevantes, retirando o que é supérfluo e
mantendo o foco na ideia que se deseja expressar.
c) Clareza: expressar o pensamento em linguagem de forma clara, atentando-se
a frases intercaladas, parágrafos longos, má colocação na ordem dos termos,
entre outros.
d) Coerência: trata-se do encadeamento lógico do texto, por meio de relações de
tempo, espaço, causa e consequência. É a conexão entre as ideias
apresentadas.
e) Linguagem adequada: adequar a linguagem de acordo com o assunto a ser
tratado.
f) Correção gramatical: erros ortográficos e gramaticais prejudicam a imagem da
empresa, pois demonstram falta de cuidado na produção do documento.
Atenção: Revise seu texto. Sempre que necessário

peça a opinião de outra pessoa sobre a organização e
compreensão do conteúdo.
Em práticas de redação seguimos a estrutura Introdução, Desenvolvimento e

Conclusão, no texto empresarial podemos pensar em Abertura, Informes e Encerramento
(SILVA, 2012):
a) Abertura: local, data, destinatário e saudação inicial.
b) Informes: corpo do texto.
c) Encerramento: saudação e identificação do autor.
Exemplo de carta comercial:

26
Plataforma +IFMG
Figura 2 – Exemplo de Carta Comercial.

Fonte: Elaboração própria.
1.2.2. Noções de Gramática e evitando erros comuns
A Língua Portuguesa é repleta de normas. Para escrever bem em ambiente

profissional não é necessário conjugar o verbo no futuro do pretérito composto, ou utilizar a
mesóclise. Muitas vezes esse tipo de escrita só dificulta a compreensão do leitor. Como já
comentamos aqui, a regra geral é ser simples e objetivo. Entretanto, devemos estar atentos
a algumas regras, principalmente aquelas que podem interferir na compreensão do texto.
Pontuação:
Os sinais de pontuação são essenciais para a organização e compreensão do texto.

Entretanto, muitas vezes são deixados de lado, principalmente em mensagens por aplicativo.
Vamos revisar as principais regras neste tópico.
O Ponto final é utilizado para encerrar períodos (BECHARA, 2009). É um dos sinais
mais fáceis de aplicar e contribuem para a organização do texto e separação de frases e
parágrafos.
O lançamento do produto será na sexta prepare a apresentação
O lançamento do produto será na sexta. Prepare a apresentação.

27
Plataforma +IFMG
O Ponto de interrogação é utilizado para indicar entonação interrogativa ou de

incerteza (BECHARA, 2009). Veja a diferença:
Carla fez o relatório.
Carla fez o relatório?
A vírgula é responsável por vários erros de interpretação e por isso deve ser utilizada
de maneira correta. As frases abaixo possuem significados opostos, você consegue
observar?
Não pode vender a cadeira.
Não, pode vender a cadeira.
Muitas pessoas ainda pensam que a vírgula é utilizada como pausa para respiração,
mas não é assim que funciona. Uma regrinha bastante útil é lembrar que na relação Sujeito
– Verbo – Complemento, a vírgula não deve ficar isolada. Ex.:
Errado: O cliente, pediu o orçamento.
Certo: O cliente pediu o orçamento.
Atente-se a algumas regras básicas de uso da vírgula (BECHARA, 2009):
a) Para separar termos coordenados: Ex. O produto deve estar limpo, embalado,
etiquetado e dentro da validade.
b) Para separar orações de valor explicativo: Ex. O relatório, referente às vendas
de agosto, deve ser entregue até o fim do mês.
c) Para separar, nas datas, o nome do lugar: Ex. Betim, 17 de agosto de 2020.
A exclamação (!) e as reticências (...) devem ser utilizadas com cautela na

comunicação empresarial. A exclamação (!) indica entonação exclamativa (BECHARA,
2009), ou seja, essa entonação indica emoção, e deve ser utilizada com cuidado em
comunicações profissionais, uma vez que geralmente não precisamos transmitir tanta
empolgação nesse tipo de mensagem. Veja o exemplo abaixo:
A próxima reunião foi agendada para o dia 27/08! A pauta será a campanha de dia
das crianças!
Já as reticências (...) indicam um pensamento incompleto ou interrompido
(BECHARA, 2009). Como devemos prezar pela comunicação objetiva, não devemos deixar
ideias incompletas. Veja:
João fez o relatório...
Carla comprou...
O símbolo de Dois pontos (:) geralmente é empregado para enumerar ou explicar.
Veja:

28
Plataforma +IFMG
Compras de julho: impressora, notebook e mesa.

Quanto ao Ponto e vírgula (;), representa uma pausa mais forte que a vírgula e menos
que o ponto, sendo utilizado, por exemplo, em trechos longos, onde já existe vírgula
(BECHARA, 2009). Veja:
A equipe de marketing é composta por João, Maria e José; já Antônio e Francisco
são da equipe financeira.
A Aspas (“”), de modo geral, é utilizada para ressaltar uma expressão, apontar uma
gíria ou estrangeirismo ou para dar a certa expressão sentido particular (BECHARA, 2009).
Veja:
Reunião para “brainstorming” sobre a campanha de natal.

avaliativa “Pontuação”.
Crase
A crase é a fusão da preposição “a” com o artigo “a” ou “as”. Existem regras de
aplicação, mas uma forma prática de avaliar a necessidade é comparar a frase com palavras
femininas e masculinas, uma vez que não existe crase antes de palavra masculina.
Exemplo:
O funcionário ia à cantina. O funcionário ia ao refeitório.
Verbos
A regência verbal trata da relação de dependência entre o verbo e seus

complementos (LOPES & PORRUA, 2012). Para o dia a dia, precisamos nos atentar para
os casos em que há mudança de sentido de acordo com a regência, veja:
Verbo Significado Exemplo

Assistir socorrer, ajudar A empresa assistiu a família do empregado.
ver, presenciar Todos assistiram a um vídeo institucional.
Aspirar sorver, inalar O funcionário aspira um ar poluído.
desejar, querer O funcionário aspirava ao cargo de gerente.
Visar mirar, pôr visto Visou o alvo. Visou o contrato.
pretender A lei, embora severa, visava ao bem de todos.
Pagar/ referindo-se à Pagou seus produtos. Perdoou a dívida.
perdoar “coisa”;
referindo-se à Pagou ao credor. Perdoou aos inimigos.
pessoa:
ambos: Perdoou o empréstimo ao amigo.

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Plataforma +IFMG
Quadro 3 – Exemplos de regência verbal.

Fonte: adaptado de Lopes & Porrua (2012)
Dica do professor: a internet é sua aliada. Sempre

que tiver dúvida sobre ortografia, crase, regência, faça
buscas comparando as duas formas, “visa a x visa à”
Aspectos Estéticos:
Lopes e Porrua (2012) explicitam algumas regras para datas, horas e medidas,
confira:
Descrição Correto Errado

Ano: Sem ponto 2020 2.020
06/08/2020
Data abreviada: Com barra ou hífen 06.08.20
06-08-2020
07 horas ou 07h 07hs ou 07:00
Horas: Quando abreviada, usar sem espaço.
07h30min 07:30
3 kg 5KG / 5kg.
Medidas e símbolos: Sempre em minúscula,
4l 4l.
sem ponto e com espaço.
110 cm 110cm / 110cm. /
Quadro 4 – Aspectos estéticos
Fonte: adaptado de Lopes & Porrua (2012)
1.2.3. Modelos de documentos
Nesta seção iremos apresentar alguns modelos para ilustrar a estrutura de

documentos administrativos.
Ata de reunião
Como já mencionado no tópico sobre Organização de Reuniões, a ata da reunião é

um relato sobre a atividade, sintetizando as discussões e decisões tomadas no encontro.
Esse documento deve conter as informações de identificação, como data, horário,
local do encontro, nome dos participantes; a pauta com a descrição do motivo da reunião; o
resumo sobre discussão e decisões tomadas. Quando redigimos a ata após a reunião, fica
mais fácil organizar as ideias, sintetizar as discussões e organizar o texto de forma mais
clara. Antes da versão final ser encaminhada para assinatura, é recomendado enviar a
minuta da ata para os participantes, para que sejam realizadas correções e adições.
No modelo tradicional, a ata é redigida em texto corrido.

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Plataforma +IFMG
ATA DE REUNIÃO
Aos seis dias de julho de dois mil e vinte, às quatorze horas e trinta minutos, por
videoconferência, foi realizada reunião conjunta entre as equipes de marketing e de
vendas da empresa Mobiliário Gomes, com a participação de Maria da Silva, diretora
comercial, João de Paula, vendedor, Carlos Souza, vendedora, Diego Fontes, auxiliar de
marketing e Gislaine Magalhães, diretora de marketing. O encontro teve como pauta ações
para o próximo semestre. Iniciando a reunião, Gislaine Magalhães apresentou o plano de
divulgação comercial da empresa para o próximo semestre, com cronograma de ações. A
diretora comercial Maria da Silva solicitou mais detalhes sobre a participação feiras, de
forma a organizar a escala de trabalho da equipe. (...) Nada mais havendo a tratar, a
reunião foi encerrada às quinze horas e quarenta e cinco minutos e eu, Diego Fontes,
lavrei a presente ata que, se achada conforme, será devidamente assinada.
Nas atas modernas, você pode utilizar uma estrutura de tópicos para organizar o
texto.
ATA DE REUNIÃO
Data: 06/07/2020
Hora: 14h30
Local: videoconferência
Participantes:
Maria da Silva, diretora comercial
João de Paula, vendedor
Carlos Souza, vendedor
Diego Fontes, auxiliar de marketing
Gislaine Magalhães, diretora de marketing
Pauta: ações para o próximo semestre.
Considerações: necessidade de organizar a escala de trabalho da equipe de vendas.
Deliberações: A diretoria de marketing irá apresentar o detalhamento da participação em
feiras até o dia 15/07/2020.
Assinatura dos presentes:
Convocação
A convocação é similar a um convite, mas utilizada em situações em que a

participação na atividade é obrigatória. Desse modo, ao não participar, é necessário
apresentar justificativa para a ausência. Já no caso do convite, é possível recusar a
participação. Geralmente utilizamos convocações para reuniões de trabalho.

31
Plataforma +IFMG
CONVOCAÇÃO
Convocamos o Conselho Administrativo da Empresa S.A para assembleia ordinária que

será realizada em 15 de julho de 2020, às 16 horas, por videoconferência, com a seguinte
pauta:
a) Planejamento estratégico 2022-2026
Betim, 5 de julho de 2020.

João da Silva, Presidente do Conselho.
Declaração
A declaração, como o nome já diz, é um documento que afirma algo, geralmente de

interesse de terceiros.
DECLARAÇÃO
Declaro para os devidos fins que João Souza, CPF 111.222.333-88 compareceu a este
consultório no dia 15 de agosto de 2020, no período de 14 as 15 horas.
Betim, 15 de agosto de 2020.

José de Paula, Dentista.
Procuração
A procuração é um documento utilizado para autorizar um terceiro a tratar de um

assunto em seu nome. Para ter validade, precisa ser reconhecida em cartório. Por ser um
documento que delega poderes, deve-se ter bastante cuidado ao redigi-la, determinando a
finalidade do documento.
PROCURAÇÃO
Outorgante: João da Silva, brasileiro, casado, auxiliar administrativo, residente na rua

Itamarati, 140, São Caetano, Betim-MG, portador do RG MG11.111 e CPF 111.222.333.-
44
Outorgado: José de Souza, brasileiro, solteiro, vendedor, residente na rua Itaguaçu, 595,
São Caetano, Betim-MG, portador do RG MG 12.222 e CPF 222.333.444-55
Poderes: plenos poderes para realizar a compra de XXX, podendo, para tanto, realizar
todos os atos necessários para este fim.

João da Silva
Recibo

32
Plataforma +IFMG
O recibo é bastante similar à Declaração, todavia é específico para registrar o

recebimento de material ou quantia. No caso de quantia, não se esqueça de incluir o valor
por extenso.
RECIBO
Recebi da Móveis Souza a quantia de R$2.500,00 (dois mil e quinhentos reais) referente
a contratação de serviço de gerenciamento de redes sociais.

João da Silva

avaliativa “Comunicação Escrita
Dica do professor: não deixe de conferir também o

modelo de currículo que incluímos ao final desta apostila.
Terminamos hoje nossa primeira semana de curso. Nessa primeira etapa, a

comunicação escrita exige bastante atenção. Aproveite este intervalo para revisar o
conteúdo apresentado e nos encontramos na próxima semana.
Bons estudos!

33
Plataforma +IFMG

34
Semana 2 – Ferramentas Plataforma +IFMG
Objetivos
Neste tópico abordaremos boas práticas para o uso de algumas
ferramentas disponíveis em computadores e smartphones com
acesso à internet. Após estudar na primeira semana sobre
atendimento e comunicação, iremos aplicar o conhecimento
adquirido ao abordar o uso de e-mails e mensagens por
aplicativo. Também abordaremos o uso de aplicações para
melhor produtividade, como armazenamento nas nuvens,
agenda eletrônica, videoconferência e organização de rotina.
Mídia digital: Antes de iniciar este tópico, vá até a sala

virtual e assista ao vídeo “Ferramentas”.
2.1 Comunicação por E-mail
O e-mail já tem sido adotado como comunicação formal nas empresas, dispensando
o envio de cartas e outros documentos impressos e gerando maior economia e agilidade.
Apesar de ser uma ferramenta de amplo acesso, com facilidade de uso, é necessário tomar
alguns cuidados para tornar essa comunicação mais eficiente.
As orientações apresentadas neste tópico são baseadas em experiência profissional
e também no trabalho de Salvador (2015).
Ao redigir um e-mail, tenha sempre em mente que essa forma de comunicação
pressupõe agilidade e objetividade. Para facilitar a sua vida e também a do seu destinatário,
uma série de cuidados devem ser tomadas, a começar pela definição do Assunto da
mensagem. O Assunto deve ser sucinto, mas atrair a atenção do destinatário. Se possível,
inclua informações importantes, como prazo para resposta, orientações, entre outras
palavras que possam destacar sua mensagem, além de transmitir a importância de serem
acessadas.
Exemplos:
Assunto mal elaborado Assunto informativo
Convite Convite para inauguração (25/07/2020 – 18h)
Aviso aos funcionários Informe sobre uso da cantina
URGENTE Urgente: responda até 15/08
Dúvida Dúvida sobre relatório do mês de junho
Quadro 5 – Comparando assuntos para e-mail.
Fonte: Elaboração Própria.

35
Plataforma +IFMG
Quanto ao texto da mensagem, a orientação geral é ser claro e direto, aplicando as

regras gerais de comunicação escrita. Utilize parágrafos para organizar seu texto e use
destaques, numerações e marcadores, para tornar sua mensagem mais objetiva.
Evite termos deselegantes ou grosseiros, assim como textos redigidos em
maiúsculas, que na linguagem escrita indicam que o interlocutor está “gritando”.
Ao encaminhar um e-mail pela primeira vez, ou após um longo tempo, é importante
contextualizar o assunto, explicando o motivo de seu contato. Outro ponto importante é
colocar-se no lugar do destinatário, esclarecendo pontos que podem ser confusos,
antecipando-se às dúvidas que podem surgir.
É comum o acesso a diversas contas de e-mail, sejam pessoais ou profissionais. Para
a boa gestão dessas contas, acesse suas mensagens diariamente e tenha o cuidado de
respondê-las em até 48h, mesmo que seja apenas para informar que levará mais tempo
para atender à demanda apresentada. Para conseguir atender a esse prazo, seja objetivo e
selecione quais mensagens precisam de resposta. Muitas vezes respondemos e-mails
apenas para “confirmar o recebimento”, ou então para enviar mensagens vagas, que não
acrescentam à discussão (SALVADOR, 2015).
Caso esteja recebendo muitas mensagens desnecessárias, como propagandas,
correntes, e não seja possível descadastrar dessas listas, crie filtros com palavras chaves
para excluir automaticamente essas mensagens e assim manter sua caixa mais limpa.
No ambiente de trabalho, é comum enviarmos e-mails para várias pessoas ao mesmo
tempo. Todavia, avalie quem precisa receber essa informação, evitando incluir destinatários
em excesso. Da mesma forma, evite a opção “Responder a todos”. Encaminhe a resposta a
quem realmente precisa recebê-la e contribua para evitar a superlotação de mensagens de
seus colegas.
Tenha o cuidado de separar suas mensagens particulares das profissionais. Em uma
conta profissional não devem ser tratados assuntos pessoais. Não há privacidade utilizando
uma conta da empresa, por isso, não escreva aquilo que você não diria para um superior.
Como forma de demonstrar confiança, utilize a confirmação de recebimento com
ponderação. Peça confirmação apenas em situações como convites ou então quando há
necessidade de provas, como em disputas comerciais ou judiciais (SALVADOR, 2015).
Ao concluir uma mensagem, inclua um fecho de despedida, como “Atenciosamente”
(mesmo nível hierárquico ou inferior) e Respeitosamente (para superior hierárquico). Vale
ressaltar que escrever “Atenciosamente” é mais elegante e cortês que o uso da sigla “At.te”.
Dica do professor
At.te: abreviação de atenciosamente.
Att: abreviação de Attention, atenção. Equivale a “Aos
cuidados de (A/C)”.
Caso tenha maior intimidade, você pode usar “Cordialmente” ou então um simples
“Abraço”, no singular.

36
Plataforma +IFMG
2.1.1 Configurações gerais do e-mail:
Caso sua empresa não forneça um endereço de e-mail profissional, e você precise
utilizar um endereço pessoal, tenha os seguintes cuidados:
a) Escolha um endereço que facilite sua identificação, preferindo combinações
de nome e sobrenome.
b) Evite utilizar sequências numéricas, expressões datadas ou palavras chulas
no endereço.
c) Caso não consiga um endereço adequado em servidores mais populares
como o gmail.com, tente também em plataformas como outlook.com;
yahoo.com e zoho.mail.
Configure uma assinatura automática, incluindo seu nome, setor e dados para
contato.
Exemplo de assinatura:
Maria da Silva
Auxiliar administrativo
Setor de Compras - Importadora Ltda
(31) XXXX-XXXX – mariadasilva@importadoraltda.com.br
Ao ficar sem acesso ao e-mail, seja por férias ou outro motivo, configure uma
Resposta Automática, avisando sobre sua ausência e o prazo previsto para retorno.
2.2 Comunicação por Aplicativos de Mensagens
O uso de aplicativos de mensagens já faz parte de nossa rotina, com ampla utilização
para a troca de mensagens com colegas de trabalho e também para atendimento ao cliente.
Apesar dessa forma de comunicação ser mais informal, essa informalidade deve ser
limitada pelo aspecto profissional. Desse modo, você deve evitar erros ortográficos,
expressões chulas, gírias ou tratamentos desrespeitosos.
Uma atitude que demonstra cuidado é sempre perguntar se o interlocutor concorda
com o contato via mensagem ou se prefere uma ligação ou e-mail.
Por se tratar de um meio de comunicação mais rápido, você deve preferir mensagens
curtas e diretas. Lembre-se sempre de utilizar pontuação e organizar seu texto.
Atenção: Tenha cuidado ao enviar mensagens e outros

arquivos, como fotos e áudios, separando com cuidado
suas conversas profissionais e pessoais.

37
Plataforma +IFMG
2.3 Armazenamento nas nuvens
Por muito tempo, o uso de dispositivos de memória externa, como pendrives e hds,
além dos nostálgicos disquetes, foram importantes instrumentos de armazenamento e de
transferência de arquivos. Com a ampliação da disponibilidade de internet, vários servidores
passaram a oferecer serviços de hospedagem de arquivos nas nuvens. Essa solução trouxe
inúmeros benefícios, facilitando o compartilhamento de informações e promovendo maior
segurança para os arquivos.
Esses serviços geralmente são oferecidos na modalidade gratuita e paga, com
diferenciação na capacidade de armazenamento ou nas funcionalidades que a plataforma
pode oferecer.
Abaixo, vamos descrever as principais vantagens no uso desse serviço:
a) Armazenamento: ao manter arquivos armazenados nas nuvens, você
consegue recuperá-los com facilitado caso aconteça algum problema no
computador ou no disco.
b) Sincronização: as aplicações nas nuvens realizam a sincronização dos
arquivos em diferentes dispositivos. Com isso, você pode trabalhar em um
arquivo no computador do escritório e continuar sua edição por meio de um
tablet durante uma viagem.
c) Compartilhamento: as ferramentas possuem funções que permitem o
compartilhamento de arquivos ou pastas com diferentes usuários
Atenção: Tenha sempre backup de seus arquivos.
De acordo com os serviços, podem ser identificados outros pontos como: recuperação
de arquivos deletados; exclusão remota de arquivos para proteção de dados; integração com
suítes de escritório, entre outros.
As principais ferramentas disponíveis são:
a) Google Drive1: oferecido pelo Google, com 15GB de armazenamento
gratuito. Disponível para usuários @gmail.com e oferece integração com
outros aplicativos do Google, como edição de documentos, de planilhas,
formulários, entre outros.
b) One Drive2: serviço oferecido pela Microsoft, com 5GB de armazenamento
gratuito. Disponível para usuários @live.com, @outlook.com e
@hotmail.com; inclui uso online de versões básicas de aplicativos do Word,
Excel e Powerpoint, entre outros.
1 https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/using-drive/ (Acesso em: 07 dez. 2020).

2 https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage (Acesso em: 07 dez. 2020).
38
Plataforma +IFMG
c) Dropbox3: um dos mais tradicionais serviços nessa modalidade, oferece 2GB

de armazenamento gratuito, que pode ser ampliado até 16GB. Acesso por
conta própria.
Com o grande número de usuários do sistema Android, vamos abordar o uso do

Google Drive em mais detalhes.
Ao oferecer 15GB de armazenamento gratuito, o Google compartilha esse limite com
outras aplicações, como e-mail. O Drive permite o armazenamento de qualquer tipo de
arquivo, seja documento, imagem ou vídeo. Todos os arquivos são particulares, mas podem
ser compartilhados com outros usuários de forma fácil, liberando somente a visualização ou
até mesmo a edição de arquivos. Com a integração com a plataforma de e-mail, permite que
os anexos de mensagens sejam salvos automaticamente na nuvem e usufrui de ferramenta
de pesquisa integrada. Outra vantagem é a disponibilidade de ferramentas para edição de
textos, planilhas e criação de formulários.
Dica do professor:
Utilize a ferramenta Formulários do Google Drive para
coletar informações diversas.
Ao acessar o Drive, via navegador, você terá acesso às pastas e aos arquivos. Você
também consegue adicionar novos itens por meio de upload, compartilhar arquivos, usar o
sistema de busca, entre outras funções.
Figura 3 – Google Drive pelo navegador.

Vamos abordar com mais detalhes a sincronização via instalação do Google Drive na
máquina, uma vez que essa modalidade permite a edição de documentos mesmo sem
acesso à internet.
3 https://www.dropbox.com/plans?trigger=sem (Acesso em: 07 dez. 2020).

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Plataforma +IFMG
Atividade: Utilize o sistema de busca de sua preferência

para localizar o aplicativo Google Drive.
Figura 4 – Página para instalação do Drive.

Fonte: https://www.google.com/drive/download/. Acesso em 07 de junho de 2022.
Autorize o download do arquivo de instalação, salve em seu computador e execute

para iniciar a instalação.
Figura 5 – Instalação do Google Drive.

Fonte: Google Drive.
Será solicitado que você faça o login no navegador.

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Plataforma +IFMG
Figura 6 – Login no navegador

Caso deseje sincronizar arquivos existentes em seu computador, acesse

Configurações/Preferências. Nesse item você consegue indicar quais pastas no seu
computador devem ser sincronizadas nas nuvens.
Figura 7 – Backup de pastas do computador.

O programa Google Drive permite o acesso dos arquivos diretamente pelo seu
computador, seja por espelhamento ou por transferência. Na transferência, os arquivos são
armazenados na nuvem. No espelhamento, os arquivos são replicados, permanecendo
disponíveis mesmo sem acesso à internet.

41
Plataforma +IFMG
Figura 8 – Acesso ao Google Drive pelo computador.

Desde que você tenha espaço suficiente em seu HD, recomenda-se a opção pelo
“Espelhamento de Arquivos”, por permitir automaticamente o acesso aos arquivos mesmo
sem acesso à internet.
Após a instalação, o ícone do Google Drive ficará disponível no gerenciador de
arquivos.
Figura 9 – Visualização pelo gerenciador de arquivos.


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Plataforma +IFMG
Todos os arquivos salvos na nuvem serão exibidos neste menu no Explorador de

Arquivos.
Ao instalar o programa, você terá a sincronização de arquivos sempre que o
computador estiver conectado à internet. Ou seja, desde que conectado à internet, a versão
mais atualizada do arquivo estará sincronizada entre seus diversos dispositivos.
Com essa ferramenta em seu computador, você pode editar seus arquivos com
programas específicos, como de edição de vídeo, de imagem, de documentos, e manter
cópias atualizadas nas nuvens. Existem tipos de arquivos que podem ser editados em
ferramentas Google, mas alguns apresentam limitações quando comparados a outros
programas (como quando se compara as funções disponíveis no Google Docs e no Microsoft
Office).
Vale ressaltar também o sistema de busca do Google Drive, que é muito eficiente e
possui vários filtros para auxiliar em buscas.
2.3.1 Compartilhando arquivos pelo Google Drive
O Google Drive permite o compartilhamento diretamente do Explorador de Arquivos

ou pelo navegador. Esse compartilhamento pode ser feito no modo Leitor, apenas para
visualização, e como Editor, que permite modificação.
Pelo explorador, acesse o arquivo e clique com o botão direito do mouse, que abrirá
essa opção e gerará um link de acesso.
Figura 10 – Compartilhamento pelo Explorador de Arquivos do Windows.

Pelo navegador, basta acessar a ferramenta para gerar um link compartilhável ou

habilitar o envio de convite de acesso por e-mail.

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Plataforma +IFMG
Figura 11 – Compartilhamento pelo navegador

O compartilhamento de arquivos é muito útil quando você precisa trabalhar em grupo

para elaborar um documento ou então quando precisa enviar um arquivo maior que a
capacidade de anexo disponível no e-mail. Além disso, você pode criar pastas com arquivos
de interesse geral, facilitando a consulta a documentos de uso comum na empresa.
2.4 Agenda Eletrônica
A agenda eletrônica é uma grande aliada na organização do trabalho. Além de

organizar compromissos, é possível incluir lembretes para atividades, indicar períodos de
indisponibilidade para compromissos, repetições de eventos, entre outras tarefas
automatizadas que facilitam o dia a dia.
Existem diversas plataformas com essa finalidade, mas devido a integração com
demais sistemas, vamos abordar aqui o aplicativo Google Agenda.
Como os demais apps, é necessário ter uma conta Google para utilizar esse serviço.
Essa ferramenta funciona pelo navegador ou aplicativo para smartphones.
Por meio do Google Agenda, você pode compartilhar sua agenda com outras
pessoas, o que pode facilitar na organização de reuniões, ou até mesmo ser utilizada para
controle de reserva de espaços, de veículos, entre outros itens que precisem ser agendados.
Por meio do sistema, você também pode configurar notificações, com avisos sobre eventos
futuros.
Abaixo uma janela do Google Agenda com visualização por semana. Incluir um
evento no Google Agenda é muito simples, basta clicar no botão “Criar” ou então clicar no
dia e horário da atividade.

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Plataforma +IFMG
Figura 12 – Visão geral do Google Agenda.

Para melhorar sua experiência de uso, utilize as configurações para ajustes. O ícone
, assim como nos demais aplicativos do Google, dá acesso às configurações do aplicativo.
Configurações gerais: a duração padrão dos eventos no Google Agenda é de 60
minutos, mas esse período pode ser alterado para 15, 20, 30, 45, 60, 90 e 120 minutos.
Outra função útil é a inclusão de videoconferência do Meet na agenda. Ou seja, você pode
criar uma videoconferência, disponibilizando o link para acesso à sala com antecedência.
Figura 13 – Configurações do Google Agenda.

Dica do professor:
Habilite videoconferências do Google Meet diretamente
nos eventos criados no Google Agenda.
Opções de visualização: para uso em trabalho, sugerimos indicar o dia de início da

semana para segunda feira, caso não trabalhe no domingo; e também indicar a necessidade
de mostrar o fim de semana, caso o uso da agenda seja limitado a dias úteis.

45
Plataforma +IFMG
Figura 14 –Visualização da Agenda.

Criar nova Agenda: você pode criar agendas com diferentes finalidades e administrá-
las com a mesma conta. Com isso, você pode manter em uma mesma conta agendas
diversas, como eventos externos; reservas de espaços; reservas de equipamentos, entre
outros.
Figura 15 –Nova Agenda.


46
Plataforma +IFMG
Outras Notificações: nesse menu você pode personalizar as notificações, como no

caso de eventos cancelados ou modificados. O uso da notificação “Compromissos Diários”
habilita um e-mail diário pela manhã, com a síntese das atividades registradas para o dia.
Aproveite esta mensagem para poder se organizar e lembrar de tudo que está previsto para
a data.
Figura 16 – Habilitando notificações.

Dica do professor:
Habilite a notificação diária para ter uma visão geral dos
compromissos do dia.
Acrescentando agenda de terceiros: se você precisa visualizar a agenda de outro

usuário do Google Agenda, inscreva-se na agenda por meio do endereço de e-mail. Essa
funcionalidade é útil quando você precisa compatibilizar atividades em grupo e também na
gestão de equipes.

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Plataforma +IFMG
Figura 17 – Adicionando nova agenda.

Acrescentando calendário de feriados: Acesse Configurações, Adicionar Agenda,

Procurar Agendas de Interesse. Ao incluir a agenda de Feriados, você poderá organizar
melhor os prazos e compromissos.
Figura 18 – Adicionando agendas de interesse.

Incremente o uso do Google Agenda por meio de um Widget em seu smartphone,

exibindo seus compromissos na tela principal do seu aparelho.
2.5 Webconferências
O crescimento do trabalho remoto tem estimulado o uso de webconferências para

reuniões de trabalho. Existem diversas ferramentas para essa finalidade, com diferenças
principalmente no número de participantes.

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Plataforma +IFMG
Os cuidados para organizar e participar de uma reunião remota não são muito
diferentes de uma reunião presencial. Caso você seja responsável pela organização, fique
atento aos seguintes pontos:
a) Realize o agendamento com antecedência: sempre que possível, busque
compatibilizar as agendas dos convidados, buscando o melhor dia e horário para
reuni-los.
b) Evite adiar, atrasar, ou cancelar encontros. Caso seja inevitável, avise sempre com
antecedência.
c) Encaminhe tutoriais de acesso aos participantes: sempre que possível, se
disponibilize a realizar um teste de conexão, pois muitas pessoas ainda têm
dificuldades com o acesso e também com as configurações de áudio e imagem.
d) Informe a pauta do encontro a todos os participantes e disponibilize esse conteúdo
durante o encontro, permitindo o controle das discussões.
Caso esteja participando de uma reunião:

a) Procure um local silencioso para participar da reunião e utilize fone de ouvido;
b) Desligue seu microfone durante o período que não utilizar;
c) Chegue na sala de reunião com antecedência;
d) Ligue sua câmera sempre que possível. Ao se manifestar, olhe para a câmera, pois
assim você passa a impressão de que está olhando nos olhos das pessoas, como em
contato real;
e) Confira a imagem da câmera, verificando a iluminação e também a imagem de fundo.
Ambientes bagunçados podem impactar na sua credibilidade;
f) Mantenha uma voz firme e clara, com pausas pensadas e evite falar rápido demais;
g) Compartilhe sua tela para apresentar informações ou realizar explicações;
h) Utilize a ferramenta de chat para encaminhar perguntas enquanto outra pessoa está
se apresentando;
i) Evite distrações, fechando janelas desnecessárias e evitando utilizar o celular durante
a reunião.
Atenção: Ao participar de webconferências em casa,

avise seus familiares da atividade, evitando interrupções.
Entre as opções para realizar videoconferências, o Whatsapp é uma das ferramentas

mais fáceis, pois é de fácil acesso para a maioria dos usuários. Essa ferramenta permite
videoconferências com até 8 pessoas. Para realizar o encontro, inicie uma chamada de
vídeo com um participante e inclua os demais convidados. Outra opção é criar um grupo
com os envolvidos e iniciar a chamada em grupo.
O Skype faz parte da Microsoft, e tem como diferenciais o uso sem exigência de conta
ou instalação de aplicativo, com funcionamento via navegador. Outra vantagem é a função
de “desfocar” o fundo, o que pode ser útil para manter maior privacidade, e a função de
legenda automática, o que pode tornar a reunião mais acessível. A versão gratuita permite
atividades com até 50 pessoas.

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Plataforma +IFMG
Outra opção bastante popular é o Zoom, que permite reuniões com até 100 pessoas,
durante 40 minutos no plano gratuito.

para acessar as páginas das ferramentas Skype e Zoom.
2.5.1 Agendando webconferência pelo Meet:
Como já mencionado no tópico sobre Agenda Eletrônica, você pode inserir um

compromisso na agenda, habilitando o evento como videoconferência pelo Meet. Essa
função é muito útil quando essa atividade é prevista com antecedência e permite que todos
os convidados recebam links para acesso automaticamente, junto com o convite para o
evento.
Outra opção é iniciar o Meet por aplicativo ou pelo navegador. Acesse a página do
Meet e clique em Iniciar uma Reunião:

para localizar o acesso ao Google Meet.
Figura 19 – Página principal do Google Meet.

Fonte: https://apps.google.com/meet/. Acesso em 08 de setembro de 2020.
Faça login com a sua conta Google e clique em participar:

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Plataforma +IFMG
Figura 20 – Acesso ao Google Meet.

Fonte: https://apps.google.com/meet/. Acesso em 08 de setembro de 2020.
Após acessar a reunião, você pode incluir novos participantes:
Figura 21 – Incluindo novos participantes.

Você pode enviar o link para todos os participantes ou incluir cada usuário
diretamente.
2.6 Organização de Tarefas

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Plataforma +IFMG
Para ser produtivo é necessário organização. Todos os dias recebemos muitas

demandas e precisamos ter controle do que precisa ser feito, e dos prazos que precisam ser
cumpridos. Além disso, precisamos ter uma visão clara sobre o andamento de tarefas mais
longas e, claro, mensurar aquilo que já foi concluído.
Atenção: Esteja sempre atento a prazos e informe o

andamento de atividades mais longas.
O uso de listas é uma forma simples de controlar tarefas. Mas o uso de aplicativos
pode facilitar a gestão dessas listas, mantendo-a sincronizadas em vários dispositivos.
Dica do Professor: A arte de fazer acontecer, de David

Allen. O livro aborda o método de produtividade Getting
Things Done (GTD), que utiliza técnicas para manter a
sua mente livre, organizando seus pensamentos e suas
tarefas e possibilitando que você se concentre naquilo
que realmente importa.
A suíte do Google oferece o Google Keep, um serviço de anotações que permite a

elaboração de listas e registro de informações em geral. Abaixo você pode visualizar a tela
do Keep, com as ferramentas de inclusão de Notas, inclusão de lembretes e outras
ferramentas.
Figura 22 – Visão geral do Google Keep.

Apesar da facilidade de acesso ao Keep, por meio de conta Google, vamos tratar
neste módulo do Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e de organização,
que oferece planos pagos, mas também uma opção gratuita, com recursos suficientes para
um usuário comum.
O Trello funciona com quadros, listas e cartões, que podem ser configurados para a
organização da rotina de trabalho. Ou seja, podemos ter um quadro para cada temática e

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Plataforma +IFMG
esse quadro disponibilizará as listas, que podem ser categorias ou etapas e os cartões, que
são as atividades, as ações. Esses cartões podem ser movidos entre as listas.

para acessar a ferramenta Trello.
Abaixo temos uma janela exibindo um Quadro.
Figura 23 – Visão geral do Trello.

Para ilustrar o uso, vamos criar um novo quadro chamado “Rotina de Trabalho”.
Figura 24 – Criando novo quadro.

Nessa mesma janela você pode escolher a tela de fundo do quadro ou optar por incluir
um quadro baseado em modelo disponibilizado pelo próprio Trello.
Na imagem abaixo você verá um quadro já configurado com quatro listas. As listas
criadas são:

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a) A fazer: tarefas que foram delegadas, mas que ainda não foram iniciadas.
b) Em andamento: atividades que estão em andamento.
c) Aguardando: tarefas que estão interrompidas.
d) Concluído: atividades finalizadas.
Figura 25 – Quadro configurado.

As tarefas são incluídas por meio de cartões. O cartão pode ser simples,
mencionando apenas a tarefa que será realizada ou conter detalhamento.
Na imagem abaixo, a tarefa “Preparar reunião de equipe”, inclui uma data de entrega,
ou seja, prazo máximo para ser realizada, descrição e checklist de atividades que devem ser
cumpridas para conclusão da tarefa. Além disso, vinculado a esse cartão podem ser
anexados arquivos, incluir membros colaboradores, ou etiquetas, entre outras
funcionalidades.

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Plataforma +IFMG
Figura 26 – Detalhamento de tarefa.

Ao iniciar a execução dessa tarefa, o cartão deverá ser movido para “Em andamento”,
até alcançar a lista “Concluído”.
Você poderá utilizar um quadro permanente ou então criar quadros temáticos, por
projeto. O sistema também permite criar, no módulo grátis, um quadro coletivo, que pode ser
compartilhado com outros usuários do aplicativo.
Atividade: Acesse nossa sala virtual e realize a

atividade sobre ferramentas de produtividade.
2.7 Assinatura eletrônica de documentos
O envio de documentos eletrônicos agiliza nossa rotina. Mas o que fazer quando é
necessário assina-los? Muitas pessoas optam pela impressão, assinatura e digitalização,
mas isso pode ser facilitado com o uso de assinaturas eletrônicas.

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No Brasil as assinaturas eletrônicas são válidas e reconhecidas legalmente. A Lei nº

14.063, de 23/09/2020, dispõe sobre as regras para uso das assinaturas eletrônicas nas
interações entre pessoas e instituições privadas com os entes públicos e entre os próprios
órgãos e entidades públicas. O documento com a assinatura digital tem a mesma validade
de um documento com assinatura física e é regulamentado pelo Decreto Nº 10.543, de
13/11/2020.
Há diversos serviços que disponibilizam a assinatura eletrônica, sendo muitas vezes
pagos. O Governo Federal oferece essa facilidade a todos os cidadãos de forma gratuita,
trata-se da “Assinatura Eletrônica do GOV.BR”. Para utilizar o serviço, basta realizar o
cadastro e valida-lo por:
a) Reconhecimento facial realizada pelo aplicativo gov.br.
b) Bancos credenciados;
c) Certificado digital;
O sistema é bastante intuitivo. Basta acessar a plataforma com seu perfil, anexar o
documento que precisa ser assinado e realizar a validação da assinatura via dupla
autenticação pelo aplicativo do celular. O passo a passo detalhado pode ser acessado aqui.
O aplicativo também possui a funcionalidade de conferência das assinaturas
realizadas.
Atividade: Para concluir o curso e gerar o seu certificado,

vá até a sala virtual e responda ao Questionário
“Avaliação geral”. Este teste é constituído por 10
perguntas de múltipla escolha, que se baseiam no
conteúdo de todo o curso.
Nosso curso chegou ao final, mas seu percurso de aprendizagem deve continuar.
Acesse a Plataforma +IFMG e procure pela capacitação “Auxiliar de
Escritório/Administrativo: identidade profissional, feedback e gestão do conhecimento”,
disponibilizada pelo professor Daniel dos Reis Pedrosa, e também os cursos relacionados
como Técnica de Vendas, Excel, Word e Powerpoint.
Parabéns pela conclusão do curso. Foi um prazer tê-lo conosco!

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Plataforma +IFMG
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Plataforma +IFMG
Referências
BECHARA, Evanildo. Moderna Gramática Portuguesa. 37. ed. Rio de Janeiro: Nova
Fronteira, 2009.
CLASSIFICAÇÃO BRASILEIRA DE OCUPAÇÕES. Auxiliar Administrativo. Disponível em
http://www.mtecbo.gov.br/cbosite/pages/pesquisas/BuscaPorTituloResultado.jsf. Acesso
em: 20 jul. 2020.
GOLD, Miriam. Redação Empresarial. 4. Ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. E-
book.
LOPES, Glaucia; PORRUA, Regiane. Comunicação Empresarial. Paraná: IFPR, 2012.
SALVADOR, Arlete. Para escrever bem no trabalho: do whatsapp ao relatório. São Paulo:
Contexto, 2015.
SEBRAE. Qualidade no atendimento. São Paulo: SEBRAE, 2016. E-book. Disponível em:
https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/cursosonline/qualidade-no-
atendimento,cd34b8a6a28bb610VgnVCM1000004c00210aRCRD. Acesso em: 20 jul. 2020.
SILVA, Saulo César Paulino e. Redigindo textos empresariais na era digital. Curitiba:
Intersaberes, 2012.
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Plataforma +IFMG
Anexo 1 – Como redigir um currículo
Para redigir um currículo, utilize fontes simples, como Arial, Times New Roman e Calibri, e
de tamanho adequado (12). Utilize espaçamento entrelinhas para facilitar a leitura e dividir
as seções e limite seu currículo a uma página.
No cabeçalho você deverá incluir seu nome, e-mail, telefone, endereço e, caso tenha,
endereço de perfil no Linkedin. Ao incluir essas informações no canto direito da página, você
facilita a visualização do recrutador, que provavelmente terá uma pilha de currículos para
avaliar.
Atente-se para criar um objetivo específico para cada vaga para qual se candidatar. Esta
seção pode ser utilizada como um resumo do currículo, um esclarecimento sobre sua
motivação. Cite o cargo que busca ou destaque características que possam contribuir para
a atuação na empresa, como habilidades e características. Analise o anúncio da vaga para
verificar quais características a empresa busca.
Caso não tenha experiências profissionais para citar, inclua outros tipos de atividade que
contribuíram para a sua formação, como trabalho voluntário, pequenos serviços informais,
projetos pessoais, entre outros.
Na seção Educação você deve utilizar a ordem cronológica decrescente, ou seja, da mais
atual para a mais antiga. Cite a duração, nome do curso e nome da escola que o oferece.
Você também pode destacar alguma conquista em sua vida acadêmica, como prêmios de
aluno destaque, melhor redação, melhor projeto, entre outros.
Em habilidades você pode mencionar aspectos pessoais ou técnicos. São habilidades, a
proatividade, a criatividade, a boa comunicação, o gerenciamento de tempo, entre outros.
Quanto habilidades técnicas, cite a capacidade de trabalhar com softwares, como Word,
Excel, idiomas, desenho, entre outros. Lembre-se de verificar quais habilidades são
necessárias para a vaga em questão e inclua apenas as que você possui.
Concluindo, lembre-se de converter seu currículo para o formato PDF e utilize esse arquivo
para envio por e-mail.
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Maria Itamarati
maria.itamarati@gmail.com
(31) 9 9999-9999
Rua Itaguaçu, 595, São Caetano, Betim-MG
Objetivo
Estudante de curso técnico em Administração busca oportunidade inicial como
Auxiliar Administrativo, onde possa aprender novas habilidades e contribuir com soluções
para a empresa.
Educação
- Jan/2020 a Dez/2021 Técnico em Administração
Escola Estadual São Caetano (cursando o 1º ano - noturno)
- Jan/2017 a Dez/2019 Ensino Médio
Escola Estadual São Caetano (concluído)
Experiências
Jan/2020 – Em andamento: Bolsista do projeto de Extensão “Educação Financeira”.
Responsável pela organização de oficinas mensais abertas ao público, incluindo
atividades como criação de material de divulgação, controle de inscrições, apoio logístico e
confecção de certificados.
Habilidades
Gerenciamento de Tempo
Comunicação
Proatividade
Word e Excel
Canva
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Plataforma +IFMG
Currículo da autora
Vívian Kelly Andaki Nunes é Mestre em Administração Pública pelo

Mestrado Profissional em Administração Pública em Rede Nacional
(PROFIAP) pela Universidade Federal de Viçosa (UFV), Bacharel em
Secretariado Executivo pela mesma instituição. De 2009 a 2014 atuou
como Assistente em Administração na Universidade Federal de Viçosa
(UFV), onde ocupou a função de Assistente Técnica da Pró-Reitoria de
Planejamento e Orçamento. Desde 2014 é técnica-administrativa no
Instituto Federal de Minas Gerais-Campus Betim, onde ocupa o cargo
de Secretária Executiva e exerce a função de Chefe de Gabinete.
Currículo Lattes: http://lattes.cnpq.br/0524825295144650
Feito por (professor-autor) Data Revisão de layout Data Versão
Vivian Kelly Andaki Nunes 17/09/2020 Viviane Lima Martins 07/12/2020 1.0
Vivian Kelly Andaki Nunes 08/06/2022
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Glossário de códigos QR (Quick Response)
Mídia digital Dica do professor

Apresentação do Abreviatura de
curso Atenciosamente
Dica do professor Dica do professor

Formulários do A arte de fazer
Google acontecer
Mídia digital
Ferramentas
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Plataforma +IFMG
Formação Inicial e Continuada EaD
A Pró-Reitoria de Extensão (Proex), neste ano de

2020 concentrou seus esforços na criação do Programa
+IFMG. Esta iniciativa consiste em uma plataforma de cursos
online, cujo objetivo, além de multiplicar o conhecimento
institucional em Educação à Distância (EaD), é aumentar a
abrangência social do IFMG, incentivando a qualificação
profissional. Assim, o programa contribui para o IFMG cumprir
seu papel na oferta de uma educação pública, de qualidade e
cada vez mais acessível.
Para essa realização, a Proex constituiu uma equipe
multidisciplinar, contando com especialistas em educação,
web design, design instrucional, programação, revisão de
texto, locução, produção e edição de vídeos e muito mais.
Além disso, contamos com o apoio sinérgico de diversos
setores institucionais e também com a imprescindível
contribuição de muitos servidores (professores e técnico-
administrativos) que trabalharam como autores dos materiais
didáticos, compartilhando conhecimento em suas áreas de
atuação.
A fim de assegurar a mais alta qualidade na produção destes cursos, a Proex adquiriu
estúdios de EaD, equipados com câmeras de vídeo, microfones, sistemas de iluminação e
isolação acústica, para todos os 18 campi do IFMG.
Somando à nossa plataforma de cursos online, o Programa +IFMG disponibilizará
também, para toda a comunidade, uma Rádio Web Educativa, um aplicativo móvel para
Android e IOS, um canal no Youtube com a finalidade de promover a divulgação cultural e
científica e cursos preparatórios para nosso processo seletivo, bem como para o Enem,
considerando os saberes contemplados por todos os nossos cursos.
Parafraseando Freire, acreditamos que a educação muda as pessoas e estas, por
sua vez, transformam o mundo. Foi assim que o +IFMG foi criado.
O +IFMG significa um IFMG cada vez mais perto de você!
Professor Carlos Bernardes Rosa Jr.

Pró-Reitor de Extensão do IFMG
Plataforma +IFMG
Características deste livro:

Formato: A4
Tipologia: Arial e Capriola.
E-book:
1ª. Edição
Formato digital
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1ª. Edição
Formato digital
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(E-Book +IFMG) Auxiliar EscritorioI

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Auxiliar de Escritório/Administrativo:

Ferramentas e Competências Básicas

Vivian Kelly Andaki Nunes

Pró-reitor de Extensão Carlos Bernardes Rosa Júnior

N972a Nunes, Vivian Kelly Andaki.

E-book, no formato PDF.

1. Comunicação 2. Atendimento. 3. Documentos. 4. Ética. I. Título

Catalogação: Rejane Valéria Santos - CRB-6/2907

Índice para catálogo sistemático:

Este curso é autoexplicativo e não possui tutoria. O material didático,

Para saber mais sobre a Plataforma +IFMG acesse

Sejam bem-vindos ao curso “Auxiliar de Escritório/Administrativo:

Nesta semana iremos abordar aspectos relacionados a atuação

Nesta semana iremos abordar ferramentas de comunicação e de

Carga horária: 20 horas.

Atenção: indica pontos de maior importância

Dica do professor: novas informações ou

Atividade: sugestão de tarefas e atividades

Mídia digital: sugestão de recursos

Semana 1 – Competências Básicas .............................................................. 15

Mídia digital: Antes de iniciar os estudos, vá até a sala

1.1. Atuação profissional e competências básicas

Em buscas por oportunidades de emprego para Auxiliar Administrativo, encontramos

De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO, 2020), o auxiliar

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Dica do professor: filmes como “Um senhor Estagiário”

1.1.1. Ética e comportamento profissional

Atente-se à sua imagem:

Seja proativo, organizado e cumpra suas funções da melhor forma possível:

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Seja pontual e evite faltar por motivos fúteis:

Reconheça seus erros quando ocorrerem:

Respeite seus colegas de trabalho e seus superiores:

1.1.2. Relacionamento com o cliente e qualidade no atendimento

O profissional auxiliar administrativo é, comumente, responsável por desempenhar

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das informações prestadas. Para oferecer um atendimento de qualidade é necessário

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l) Ao finalizar o atendimento, despeça-se de maneira gentil e se coloque à

Atenção: Ao atender um cliente, seja empático,

Atividade: Vá até a sala virtual e compartilhe no Fórum

A seguir serão apresentadas recomendações específicas a cada meio de

O atendimento presencial exige muito cuidado e atenção. Mostrar-se receptivo é

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O atendimento por telefone baseia-se em três aspectos fundamentais: tom de voz,

Muitas empresas estão utilizando aplicativos de mensagens, como o Whatsapp, para

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Atividade: Vá até a sala virtual e realize a atividade

1.1.3. Organizando reuniões

1.2. A importância de escrever bem

Escrever bem é essencial na atuação em qualquer ambiente profissional. Saber se

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Figura 1 – Documento mal escrito e suas consequências.

Para a autora (GOLD, 2010), há retrabalho devido a interpretação errada de

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b) Chavões: expressões como, “sem mais para o momento”, “acusamos o

Veja abaixo uma comparação entre um texto antiquado e um texto moderno:

Texto antiquado Texto moderno

Quadro 1 – Comparação entre texto antiquado e moderno.

Além de escrever bem é importante diferenciar os meios de comunicação, escolhendo

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Ao escolher o recurso, precisamos também considerar nosso destinatário, adaptando