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ESTRATÉGICO
O GUIA COMPLETO PARA DOMINAR TODOS
OS PROCESSOS E AUMENTAR A EFICIÊNCIA
NO ALMOXARIFADO
DAVI FERREIRA
INTRODUÇÃO
Ninguém escolhe ser Almoxarife como
profissão no ensino médio ou quando é
questionado ainda criança qual profissão
quer seguir. Em grande maioria viramos
Almoxarifes por oportunidade, ou seja,
estamos buscando emprego, ou surgiu uma
vaga em uma empresa que proporciona boa
remuneração e bons benefícios. Tal fato
também acontece devido aos pré-requisitos
quando o local de trabalho é o Almoxarifado.
CAPÍTULO 1
O QUE É UM ALMOXARIFADO
CAPÍTULO 2
GESTÃO DE PROCESSOS EMPRESARIAIS
Procedimentos (PR):
Os procedimentos são documentos que
descrevem as regras e normas a serem
seguidas em determinadas situações ou
atividades. Eles incluem informações como as
responsabilidades de cada pessoa envolvida
na atividade, os prazos, as etapas a serem
seguidas, entre outros.
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Os PRs são importantes para garantir que as
atividades sejam realizadas de forma
consistente e segura, minimizando os riscos
de erros ou acidentes.
Eles também ajudam a padronizar os
processos em toda a empresa e a garantir a
conformidade com as normas e
regulamentações aplicáveis.
Fluxogramas (FLX):
Os fluxogramas são diagramas que mostram
as etapas de um processo ou atividade de
forma visual e simplificada. Eles incluem
símbolos e setas para representar as etapas
do processo, as decisões a serem tomadas e
as entradas e saídas de cada etapa.
CAPÍTULO 3
ATENDIMENTO AO CLIENTE (BALCÃO)
CAPÍTULO 4
RECEBIMENTO DE MERCADORIAS
CAPÍTULO 5
INSPEÇÃO DOS MATERIAIS RECEBIDOS
CAPÍTULO 6
ARMAZENAMENTO DOS MATERIAIS
Já ia me esquecendo de um detalhe
importantíssimo no armazenamento de
materiais, os itens devem ser armazenados
com os códigos virados para você e não para
o lado da parede, pois mais uma vez, temos
que ser ágeis.
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O nome desse fórum é armazenamento, e não
jogar o material na prateleira, devo
organizar, pensando na praticidade na hora
de retirar, e mais ainda, por mais que esse
item não tenha um alto giro, vamos contá-lo
pelo menos uma vez por ano. E se tivermos
materiais com embalagens parecidas, porém
com códigos diferentes? E na hora do
inventário consideramos a quantidade apenas
pela embalagem, sem verificarmos o código
porque quando fomos armazenar o item,
jogamos ele de qualquer jeito.
CAPÍTULO 7
FIFO, FEFO, LIFO
.
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Esse controle nos permite tomar as medidas
cabíveis para evitar perdas em nossos
estoques. A implementação desse farol me
garante 100% que não terei baixas no
estoque por esse motivo? A resposta é não!
Porém como dito anteriormente teremos
ações para evitar o máximo possível baixa
por vencimento.
.
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Por último pessoal em relação ao conceito
FEFO, de nada adianta implementarmos um
farol, ou as regras junto aos fornecedores, se
no momento do recebimento nossa equipe
não fizer o que tem que ser feito. A
conferência de todas as datas, e não só no
recebimento, no armazenamento também. Em
uma remessa de recebimento, posso ter o
mesmo item com várias datas distintas, e
esses itens podem estar vencendo primeiro
do que os itens que já possuo em meu
estoque.
CAPÍTULO 8
INVENTÁRIO DE ESTOQUE
CAPÍTULO 9
APROVISIONAMENTO DE MATERIAIS
Planejamento de Necessidades:
O aprovisionamento eficiente começa com
um planejamento adequado das necessidades
de materiais. É importante ter uma visão
clara dos produtos utilizados regularmente,
suas quantidades e a frequência de uso. Isso
pode ser baseado em histórico de demanda,
previsões de produção ou requisitos
específicos de cada departamento.
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O responsável por programar a atividade a
ser realizada deve saber os itens que serão
utilizados e formalizar ao almoxarifado uma
lista dos itens que deverão ser separados e a
data em que serão retirados. Geralmente a
lista é passada ao almoxarifado com 24 horas
de antecedência para que os almoxarifes
possam realizar a separação de forma
tranquila dentro das janelas nas suas rotinas
diárias.
Monitoramento de Estoques:
O almoxarifado deve monitorar
constantemente os níveis de estoque para
identificar quando é necessário fazer uma
nova requisição de materiais. Isso pode ser
feito por meio de sistemas de controle de
estoque, registros manuais ou uma
combinação de ambos. O objetivo é garantir
que os estoques estejam sempre dentro dos
limites estabelecidos.
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Requisição e Reposição Antecipada:
Ao identificar a necessidade de reposição, o
colaborador responsável pelo
aprovisionamento realiza a requisição
antecipada dos materiais. Isso significa que
os itens são solicitados antes de se
esgotarem completamente, evitando que haja
interrupção nas atividades devido à falta de
materiais. A requisição antecipada permite
que haja tempo suficiente para processar o
pedido, receber os materiais e prepará-los
para uso.
Produtividade e Agilidade:
Ao utilizar o aprovisionamento antecipado,
os materiais estão prontos para uso quando
são necessários. Isso elimina a necessidade
de esperar pela reposição, economizando
tempo e evitando interrupções nas
atividades. Os colaboradores podem se
concentrar em suas tarefas sem precisar
perder tempo no balcão do almoxarifado.
Eficiência Operacional:
Com o aprovisionamento adequado, os
processos internos são mais eficientes. A
disponibilidade constante dos materiais
reduz atrasos e gargalos, melhorando o fluxo
de trabalho em toda a organização.
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Satisfação dos Usuários:
Ao receberem os materiais diretamente no
local de uso, os usuários economizam tempo
e esforço. Isso melhora sua experiência e
satisfação, permitindo que se concentrem em
suas atividades principais.
Redução de Custos:
O aprovisionamento antecipado também pode
levar a uma redução de custos. Ao evitar
situações de falta de materiais, evita-se a
necessidade de compras emergenciais ou de
soluções alternativas mais caras.
CAPÍTULO 10
GIRO DE ESTOQUE
CAPÍTULO 11
FOLLOW-UP EM EMPRESAS
Conceito de Follow-up
Importância do Follow-up
Fortalecimento de relacionamentos: O
follow-up adequado fortalece os
relacionamentos com clientes, fornecedores e
parceiros comerciais. Demonstra
comprometimento, profissionalismo e
interesse genuíno no sucesso da parceria, o
que pode resultar em maior fidelidade,
confiança e oportunidades de negócios
futuros.
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Aumento da produtividade: O follow-up ajuda
a evitar lacunas e atrasos nas atividades
empresariais. Ao acompanhar o progresso das
tarefas, é possível identificar obstáculos e
tomar medidas corretivas oportunamente,
evitando atrasos, retrabalho e perda de
tempo.
CAPÍTULO 12
PROCESSO DE EXPEDIÇÃO
Recebimento da Solicitação
CAPÍTULO 13
INDICADORES DE DESEMPENHO (KPIS)
Definição do KPI
KPI: Taxa de acuracidade do estoque.
Objetivo: Medir a precisão do estoque em
relação ao que está registrado no sistema.
Fórmula: [(Quantidade física contada -
Quantidade registrada no sistema) /
Quantidade registrada no sistema] * 100.
Coleta de Dados: Realizar contagens
periódicas do estoque físico, registrando as
quantidades encontradas.
Comparar as quantidades físicas com as
registradas no sistema de controle de
estoque.
Análise e Ações: Calcular a taxa de
acuracidade do estoque usando a fórmula do
KPI.
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Analisar os resultados obtidos: uma taxa de
acuracidade alta indica um controle de
estoque eficiente, enquanto uma taxa baixa
pode indicar problemas de registro ou
movimentação dos itens.
Identificar as causas das discrepâncias
encontradas e tomar medidas corretivas,
como revisar processos de recebimento,
separação, embalagem e registro de entradas
e saídas.
Acompanhamento: Monitorar regularmente a
taxa de acuracidade do estoque.
Plan (Planejar)
Analisar os dados coletados sobre as
discrepâncias encontradas na acuracidade
do estoque;
Identificar as possíveis causas raiz do
problema, como erros de registro, falhas
nos processos de recebimento ou
movimentação de itens, entre outros;
Definir metas claras e realistas para
melhorar a taxa de acuracidade do
estoque;
Estabelecer um plano de ação com as
medidas corretivas a serem
implementadas.
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Do (Executar)
Implementar as medidas corretivas
definidas no plano de ação;
Isso pode incluir treinamento da equipe
envolvida no controle de estoque, revisão
e atualização de procedimentos de
registro e movimentação de itens, uso de
tecnologias de identificação automática
(como códigos de barras ou RFID) para
garantir uma maior precisão, entre outros.
Check (Verificar)
Realizar monitoramento constante da
taxa de acuracidade do estoque após a
implementação das medidas corretivas;
Comparar os resultados obtidos com as
metas estabelecidas anteriormente;
Coletar feedback da equipe envolvida e
dos usuários do sistema de controle de
estoque para avaliar a eficácia das
melhorias implementadas.
Act (Agir)
Com base nos resultados da verificação,
analisar se as medidas corretivas
adotadas foram efetivas na melhoria da
acuracidade do estoque;
Se os resultados forem satisfatórios e as
metas forem alcançadas, é importante
padronizar os novos processos e
procedimentos estabelecidos;
Caso ainda persistam desvios na
acuracidade do estoque, é necessário
analisar as causas raiz, rever o plano de
ação e executar novas melhorias;
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O ciclo PDCA é contínuo, ou seja, deve ser
repetido regularmente para buscar
sempre aperfeiçoamentos e manter a
acuracidade do estoque em níveis
adequados.
CAPÍTULO 14
METODOLOGIAS DE MELHORIA CONTÍNUA
PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Conceito: O PDCA é uma metodologia de
melhoria contínua que consiste em quatro
etapas: planejar, executar, verificar e agir.
Ela promove a identificação de problemas,
implementação de soluções, verificação dos
resultados e ajustes necessários para obter
melhorias contínuas.
Exemplo: No contexto de um almoxarifado, o
PDCA pode ser aplicado para resolver
problemas de acuracidade do estoque. O
ciclo PDCA é utilizado para planejar medidas
corretivas, como revisão de processos de
registro, executar as ações definidas,
verificar a eficácia dessas ações através da
medição da acuracidade do estoque e, em
seguida, agir realizando ajustes e
padronizando os novos processos.
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DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve,
Control)
Conceito: O DMAIC é uma metodologia do
Seis Sigma que visa melhorar processos por
meio de cinco etapas: definir, medir, analisar,
melhorar e controlar. É uma abordagem
sistemática para resolver problemas e
otimizar processos.
Exemplo: No contexto do almoxarifado, o
DMAIC pode ser aplicado para melhorar o
tempo de separação dos pedidos. A equipe
define o problema, mede o tempo atual de
separação, analisa as causas do atraso,
identifica oportunidades de melhoria,
implementa mudanças para reduzir o tempo
de separação e estabelece controles para
manter o novo processo eficiente.
5S
Conceito: O 5S é uma metodologia de origem
japonesa que visa organizar o ambiente de
trabalho para aumentar a eficiência, a
produtividade e a segurança. Consiste em
cinco etapas: seleção, ordenação, limpeza,
padronização e disciplina.
Exemplo: No almoxarifado, a metodologia 5S
pode ser aplicada para melhorar a
organização e a eficiência do espaço. A
equipe seleciona e descarta itens
desnecessários, organiza os itens restantes
de forma lógica e acessível, realiza a limpeza
regularmente, estabelece padrões para a
disposição dos itens e promove a disciplina
para manter a organização ao longo do
tempo.
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Kaizen
Conceito: Kaizen é uma metodologia
japonesa de melhoria contínua que se baseia
na ideia de fazer pequenas melhorias
incrementais em todos os aspectos do
processo. Ela envolve a participação de toda
a equipe e busca eliminar desperdícios,
reduzir custos e aumentar a eficiência.
Exemplo: No contexto do almoxarifado, o
Kaizen pode ser aplicado para melhorar a
eficiência na movimentação dos materiais. A
equipe realiza uma análise detalhada do
fluxo de trabalho, identifica atividades que
não agregam valor ou que podem ser
aprimoradas e implementa mudanças
incrementais. Por exemplo, pode-se otimizar
o layout do almoxarifado para reduzir
distâncias percorridas, utilizar ferramentas
como carrinhos ou esteiras para facilitar o
transporte de materiais, ou estabelecer
padrões de organização para agilizar o
processo de localização dos itens.
Kanban
Conceito: O Kanban é uma metodologia
visual de controle de fluxo de trabalho que
permite um gerenciamento eficiente do
estoque e da movimentação de materiais. Ele
se baseia em cartões ou sinais visuais que
representam as tarefas a serem realizadas,
controlando a quantidade de trabalho em
andamento e evitando acúmulos ou gargalos.
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Exemplo: No almoxarifado, o Kanban pode
ser aplicado para controlar o fluxo de
reposição de materiais. Por exemplo, cada
prateleira ou local de armazenamento pode
ter um cartão Kanban associado,
representando a quantidade máxima de itens
que podem ser armazenados nesse local.
Quando um item é retirado, o cartão é
movido para um quadro Kanban centralizado,
sinalizando a necessidade de reposição. Isso
permite um controle visual do estoque,
evitando faltas ou excessos de materiais.
CAPÍTULO 15
EQUIPAMENTOS PARA GARANTIR O BOM
FUNCIONAMENTO DAS OPERAÇÕES
CAPÍTULO 16
FERRAMENTAS DE SEGURANÇA
CAPÍTULO 17
GESTÃO DE SKU (STOCK KEEPING UNIT)
CAPÍTULO 18
GESTÃO DE MATERIAIS OBSOLETOS
CAPÍTULO 19
SELF-SERVICE EM UM ALMOXARIFADO
A implementação de um self-service em um
almoxarifado pode trazer benefícios
significativos, como a redução do tempo de
espera no balcão de atendimento e o
aumento da autonomia dos usuários em
acessar os itens necessários. Aqui estão
algumas orientações sobre como os
almoxarifes podem implementar um self-
service em seus almoxarifados:
Autonomia e responsabilidade: Ao
permitir que os usuários acessem
diretamente os itens necessários, o self-
service promove a autonomia e a
responsabilidade individual. Os usuários
podem selecionar e retirar os itens de
acordo com suas necessidades imediatas,
sem a necessidade de aguardar a
assistência de um almoxarife;
CAPÍTULO 20
SOFTWARE PARA GESTÃO DE ALMOXARIFADO
CAPÍTULO 21
MOBILIDADE DENTRO DO ALMOXARIFADO
CAPÍTULO 22
INVESTIR NA SUA MARCA PESSOAL É O
CAMINHO
CONTATOS
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