Guia prático:

Reajuste de
mensalidades

Tudo o que você precisa saber para encontrar o melhor

preço para as famílias, garantindo a margem de lucro
necessária para sua escola se manter e crescer

1
Sumário

Introdução Conceitos
básicos sobre
o valor da
mensalidade

1. pg. 3 2. pg. 4

Conte Como a
com isaac Activesoft
pode ajudar!

3. pg. 33 4. pg. 36

2
1.
Introdução

Nós sabemos que uma das maiores dificuldades

de escolas particulares é definir os preços das
mensalidades.

“Qual será o preço justo?” “Quanto será preciso cobrar

para ter lucro e manter a saúde financeira da escola?”.
Estas perguntas que surgem na hora de definir um preço
podem confundir até mesmo gestores experientes e, por
isso, criamos esse guia para explicar passo a passo o
processo de reajuste das mensalidades.

Ainda que seja complexo, esse processo pode sim ser

compreendido e executado por você mesmo a partir
da leitura deste material. E não se preocupe, pois você
não precisará entender de matemática avançada nem
usar fórmulas difíceis para chegar ao valor da sua
mensalidade. Nosso objetivo é ajudar você a entender
as variáveis que influenciam no reajuste para, só então,
calcular numericamente o valor a ser cobrado.

Esperamos que você aproveite a leitura!

3
2.
Conceitos básicos sobre
o valor da mensalidade

Sua escola ou curso precisa lucrar. Ou

seja: o valor que sua instituição arrecada
deve ser maior do que a soma de todos
os seus custos e despesas. O custo da
sua instituição é a base para calcular
o valor total que você precisa arrecadar
com as mensalidades.

Afinal, a regra nº 1 para manter a

saúde financeira de qualquer negócio é
arrecadar mais do que você gasta. Se
você dividir o seu custo pela expectativa
do número de alunos matriculados,
encontrará o valor mínimo que cada
aluno deve pagar à sua instituição.

4
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade

Uma instituição de ensino financeiramente

saudável obtém aproximadamente 10% de
lucro. Entretanto, esse percentual pode variar
de acordo com a estratégia de mercado de
cada escola ou curso. O importante é definir a
margem de lucro que você quer e adicioná-la
ao valor da mensalidade para chegar a uma
meta de mensalidade média.

O número previsto de alunos matriculados,

elemento fundamental para o cálculo do
reajuste, é composto pelo número de alunos
retidos mais o número de alunos novos.
Explicaremos adiante como prever o número
de alunos para um determinado ano.

Como as instituições oferecem bolsas e

descontos, o valor “de tabela”, que é o preço
divulgado pela sua instituição, deve ser maior
do que a meta de mensalidade média que
calculamos, pois a meta diz respeito ao valor
médio que precisa ser pago por aluno depois
de aplicados todos os descontos.

Está confuso? Vamos explicar passo a passo!

5
 1º passo

Faça uma previsão dos

gastos para o ano seguinte

6
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 1º passo

Como explicamos, o valor total que sua escola

gasta para se manter em funcionamento é a base
para o cálculo do valor da mensalidade. Dizemos
isso porque você só poderá definir quanto quer
ganhar depois que calcular quanto precisa receber
para cobrir seus custos e despesas de modo a não
ter prejuízos.

Para fazer uma previsão de gastos para o ano

letivo seguinte, basta verificar suas despesas
no ano corrente e multiplicá-las pelas taxas
de reajustes divulgadas por fornecedores de
serviços e sindicatos de classe, ou pela inflação.

Se você já tiver um controle financeiro em

planilhas ou em um sistema de gestão escolar,
por exemplo, a tarefa de calcular o total dos seus
gastos será bastante simples, pois você poderá
fazer essas somas automaticamente.

7
Para facilitar esse processo, a Activesoft
conta com diversas funcionalidades
financeiras, em um único sistema, que
te fazem ter previsão de todas suas
despesas e ganhos. Para este caso, as
ferramentas de Contas a Pagar e Contas
a Receber são ideais.

Com o Contas a Pagar sua escola possui

o registro dos cheques, transferências e
saques, como também o fluxo de caixa
atual e futuro. Além disso, é possível ter
uma projeção de contas recorrentes para
um melhor planejamento.

Já com o Contas a Receber, a instituição

tem todo o controle do faturamento
mensal e anual, descontos concedidos,
visão dos inadimplentes, qual familiar
é responsável por pagar as atividades
extras do aluno e muito mais.
Tudo isso pode ser visualizado no próprio
sistema de gestão de forma objetiva e
integrada com outras informações do
financeiro. Prático, não é?

8
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 1º passo

Entretanto, se você ainda não tiver nenhum tipo de controle

financeiro, precisará calcular os seguintes gastos:

Folha de pagamento dos demais funcionários: Aqui é

preciso levar em consideração todos os colaboradores,
incluindo pessoal administrativo, porteiros, secretários etc.

Materiais: A lista é ampla e diversificada. Envolve desde

materiais de uso pedagógico até produtos de limpeza.

Serviços: A soma das contas mensais a respeito de

fornecimento de energia, água, gás, telefonia e internet,
além da contratação de terceirizados ou de consultorias.

Aluguel do imóvel, se for o caso.

Encargos e tributos federais, estaduais e municipais.

Gasto com infraestrutura: Envolve desde obras no espaço

físico até aquisição de equipamentos tecnológicos como
computadores e televisões.

Gastos com publicidade e marketing: Envolve o

investimento na veiculação de anúncios em qualquer mídia.

9
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 1º passo

Alguns desses gastos são reajustados

segundo índices divulgados previamente.
Distribuidoras de eletricidade, água e gás,
por exemplo, costumam anunciar as taxas dos
seus reajustes. Os sindicatos e organizações
de classe também divulgam os reajustes dos
pisos salariais a cada ano, o que impacta no
realinhamento de salário de cada um de seus
funcionários.

Entretanto, quando falamos da compra de

materiais, por exemplo, não há reajuste prévio.
Nesse caso, você deve considerar o Índice
Nacional de Preços ao Consumidor Amplo
(IPCA, que é um índice oficial de inflação)
do ano corrente para projetar o valor desse
gasto no ano seguinte.

Fique atento também às alíquotas dos

impostos que incidem sobre sua escola ou
curso. Uma mudança nos tributos pode ser
bastante impactante para a sua instituição.

10
 2º passo

Calcule o número de alunos

previsto para o ano seguinte

11
Podemos fazer uma estimativa do número de
alunos que estarão matriculados no ano seguinte
por meio de alguns cálculos simples. De fato não é
possível prever com certeza, mas podemos chegar
a uma aproximação bem realista se levarmos em
consideração alguns fatores.

Em primeiro lugar, é preciso lembrar que o número

de alunos de sua instituição em determinado ano
letivo é a soma dos alunos retidos (que permanecem
de um ano para outro) e alunos captados (alunos
novos, que ingressaram naquele mesmo ano).

Alunos retidos + Alunos captados =

Total de alunos em determinado ano

Número de alunos retidos:

Para chegar a uma estimativa do número de alunos
retidos na passagem de uma série para outra (ou de
um curso para outro), podemos partir do histórico da
própria instituição.

12
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 2º passo

Entretanto, existem alguns fatores que influenciam

a retenção de alunos. São eles:

Inadimplência: Alunos inadimplentes podem

ter a matrícula cancelada na passagem de um
ano letivo para outro e, portanto, são levados a
deixar sua instituição. Os alunos com dificuldades
financeiras e tendência à inadimplência também
tendem a sair da sua escola ou curso.

Neste aspecto, o isaac, a maior plataforma de

soluções financeiras para escolas, pode contribuir
com mensalidades sempre em dia. Os responsáveis
financeiros passam a contar com um atendimento
personalizado, que desafoga a carga de trabalho
dos colaboradores da escola.

E os gestores da instituição de ensino podem

se planejar com base num cenário inédito de
previsibilidade financeira. Atualmente o isaac
gerencia mais de R$2,5 bilhões garantidos em
mensalidades e atua com mais de 1.200 escolas
parceiras em todo o país.

13
Desempenho pedagógico: Alunos que não alcançam o
desempenho acadêmico esperado também costumam
deixar a sua instituição e buscar outras alternativas.

Satisfação: Quanto mais satisfeito estiver seu público,

maior será a chance de reter alunos. Se você trabalha
com a educação de crianças e adolescentes, precisa
se preocupar com a satisfação de pais e responsáveis.
Já se você atende adultos, terá que preocupar-se com
a satisfação dos próprios alunos. A melhor maneira de
medir índices de satisfação é por meio do cálculo de
NPS (clique para saber mais).

Para facilitar esse tipo de ação, a Activesoft

desenvolveu a ferramenta de “Avaliação Institucional”,
que permite avaliar a escola em diversos aspectos,
como:

• corpo docente;
• infraestrutura;
• coordenação;
• metodologias;
• cronograma de aulas;
• sugestão para novas ações e muitos mais.

14
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 2º passo

A avaliação Institucional pode ser aplicada tanto

para alunos, quanto para os pais e também para
os próprios funcionários da escola. Assim,
é possível ter uma visão geral da instituição.

O melhor é que ela pode ser feita dentro do

próprio sistema de gestão, garantindo a sua
entrega e o engajamento nas respostas dos
avaliadores.

Clique aqui para saber mais!

Analisando se sua instituição tem melhorado

ou piorado nesses indicadores você conseguirá
estimar uma melhora ou piora na taxa de retenção.

Não é difícil calcular esse indicador, pois a

retenção costuma variar mais ou menos na
mesma proporção que esses fatores que citamos.
Ou seja: se, por exemplo, sua inadimplência
sobe 5%, espere uma retenção 5% menor.

15
Número de alunos captados:

A lógica para prever o número de alunos captados é

mais ou menos a mesma. Basta contar quantos alunos
novos você trouxe no último período de captação e então
analisar alguns fatores que podem contribuir positiva ou
negativamente na captação para o próximo ano.

Para isso, você pode contar com a funcionalidade de

“Captação de Alunos” da Activesoft, que te garante
o registro de todas informações captadas em anos
anteriores, como: informações pessoais, qual o melhor
canal para entrar em contato, qual as preferências dos
responsáveis, qual motivo de fechamento ou não de
contrato e etc.

Com esse histórico bem construído, sua escola tem uma

base de onde vem os alunos captados, a quantidade,
previsão de matrículas efetuadas, onde investir para
atrair mais alunos e muito mais.

As principais variáveis que influenciam a captação são:

16
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 2º passo

Melhora na infraestrutura: Investimentos em aquisição

de tecnologias, reformas na escola e construção de
melhorias aumentam a atratividade da sua instituição,
que tende a captar mais alunos.

Resultados pedagógicos da marca: Resultados

positivos dos alunos da sua instituição em provas e
concursos, bem como resultados do seu sistema de
ensino (no caso de você adotar um) podem tornar-se
atrativos e alavancar a captação.

Efeito de divulgação boca a boca: Quanto mais

satisfeito estiver seu público, maior é a chance de que
os alunos e responsáveis indiquem a sua instituição
para parentes e amigos. Esse efeito também pode ser
medido por meio da variação dos índices de NPS.

Investimento em marketing: Aplicar recursos em

publicidade e estratégias de divulgação torna sua
escola mais conhecida e também pode potencializar
a captação. Sem dúvida, esta é a melhor alternativa
para gerenciar as ações e tornar a captação de alunos
mais prática e eficiente, ou seja, um planejamento
específico para interagir com o público-alvo e
promover o crescimento exponencial nas matrículas,
no período adequado.

17
Mas como implementar ações eficazes de marketing
educacional? Afinal, são ações? As respostas você
encontra no e-book gratuito e exclusivo sobre o
tema, uma produção do isaac que você encontra
clicando neste link.

Assim como no caso da taxa de retenção, a variação

desses fatores impacta de maneira proporcional
na sua meta de captação. Basta, então, fazer a
estimativa de quantos alunos você deve captar e
somar ao número de alunos que você deve reter
para, então, chegar ao total de alunos que você terá
em determinado ano.

Mas atenção! Esse número total de alunos não pode

ultrapassar a capacidade do espaço físico da sua
instituição. Se, por exemplo, você prever com esses
cálculos uma meta de 550 alunos, mas a escola
comporta 500 alunos, a meta real será 500 alunos.
Não vale a pena, em hipótese alguma, superlotar
as turmas, mesmo que suas taxas de captação e
retenção estejam muito boas.

18
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 2º passo

CUIDADO COM AS VARIÁVEIS

Se sua instituição for nova e você não tiver um

histórico das taxas de captação e retenção, espere
uma ocupação de 85 a 90% do total da capacidade
do seu espaço. Afinal, levará algum tempo para que
sua escola ou curso se consolide e passe a funcionar
a todo vapor.

Se, por outro lado, sua instituição for muito grande

e movimentar muitos investimentos, é recomendável
procurar uma consultoria especializada para calcular
os preços ideais, já que haverá mais variáveis
influenciando esses valores e a conta pode ficar
complicada demais para profissionais que não são
especializados em assuntos financeiros.

19
 3º passo

Descubra o valor mínimo

de uma mensalidade

20
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 3º passo

Sabendo a previsão de todos os seus gastos para

determinado ano e a previsão do número de alunos
para esse mesmo ano, fica fácil calcular o valor
mínimo que cada aluno deve pagar para que sua
escola ou curso não tenha prejuízos. Basta dividir
um número pelo outro. Parece simples? E é.

Gasto total (em R$) / Número de alunos previsto =

Valor mínimo por aluno

Veja o exemplo a seguir:

Uma determinada escola calculou um gasto
total de R$ 300.000 por mês (o que já inclui a
soma de todos os custos e despesas com folha
de pagamento, aluguel do imóvel, compra de
materiais e outros). Essa mesma escola calculou
que terá 500 alunos.

R$ 300.000 / 500 alunos = R$ 600 por aluno

Assim, essa escola deverá cobrar pelo menos

R$ 600 de cada aluno apenas para que consiga
pagar suas contas.

21
Mas atenção! Esse valor não é o valor da
mensalidade, que deve incluir a margem de lucro
desejada pela escola e uma cota extra para
compensar possíveis descontos.

Nenhum aluno pode pagar menos do que esse

valor, então?

O ideal é que todos os alunos paguem o valor

mínimo, já que este é o custo que a escola tem
com cada estudante. Entretanto, há instituições
que aplicam bolsas integrais ou dão descontos
bastante significativos para alguns matriculados.

Nesses casos, haverá alunos que pagarão menos

que o valor mínimo. Esses descontos devem ser
bem planejados, pois na prática o valor médio
pago pelos seus alunos não pode, em hipótese
alguma, ficar abaixo do mínimo que calculamos.

22
 4º passo

Estipule sua margem de lucro

23
Sua escola ou curso, assim como qualquer outro
empreendimento, também precisa lucrar. Ou seja:
sua instituição ainda deve ter uma sobra de dinheiro
a cada mês, mesmo após pagar todos os custos e
despesas.

Desse modo, o lucro também deve estar embutido

no valor de mensalidade pago pelos alunos.
Anteriormente calculamos o mínimo, a “base” do valor
da mensalidade. Agora, basta acrescentar a margem
de lucro que você deseja.

Você precisa, em primeiro lugar, definir quanto quer

de lucro. Essa margem pode variar dependendo da
estratégia de marketing da sua escola. Você pode,
por exemplo, sacrificar uma parte do seu lucro se
quiser praticar preços mais baixos.

Entretanto, recomenda-se que uma instituição de

ensino mantenha sua margem de lucro em torno de
20%. Se você definir quantos por cento pretende lucrar,
basta fazer uma regra de três simples para encontrar
o valor que já inclui a margem de lucro mais o mínimo
que calculamos.

24
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 4º passo

Fique atento para estes conceitos!

Receita: todo o dinheiro que sua escola recebe

Lucro: o que sobra após o pagamento de todos os

custos e despesas

Considere o valor mínimo calculado no 3º passo

como a “parte restante” do percentual de lucro
que definiu. Por exemplo: se você quer um lucro de
20%, considere o valor mínimo como 80% do total.
Seguindo o exemplo anterior, em que calculamos
um mínimo de R$ 600, teremos:

R$600 (valor mínimo) - 80%

Valor com margem de lucro - 100%
Valor com margem de lucro = R$750

Esse é o valor que sua escola deve cobrar, na

prática, para manter-se financeiramente saudável!
Entretanto, o preço divulgado para os alunos, ou
seja, o preço de tabela, deve ser ainda um pouco
mais alto para permitir negociações, descontos
e bolsas sem comprometer a sua margem de
lucro. Ensinaremos a calcular o valor final da
mensalidade nos próximos passos.

25
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 4º passo

ATENÇÃO AO MOMENTO DA ESCOLA

Se a sua instituição for nova, levará algum tempo

para que você comece a lucrar. Nesse caso, a
conta terá que levar em consideração o retorno do
investimento inicial feito naquele empreendimento.

É altamente recomendável que, nesses casos, o

gestor procure uma consultoria para pequenas
empresas (como o SEBRAE), que o ajudará a
elaborar um bom plano de negócios.

26
 5º passo

Defina o quanto você

pode oferecer em bolsas

27
O valor que acabamos de calcular é o que
cada aluno deve pagar, em média, mesmo
após descontos. Entretanto, é comum que
as instituições distribuam bolsas de estudo
e negociem diversos descontos (tais como
descontos para alunos irmãos, descontos
para pagamentos antecipados e até mesmo
descontos em renegociações de dívidas).

Porém, esses benefícios oferecidos aos clientes

não podem comprometer a margem de lucro
da escola ou curso, muito menos comprometer
o pagamento dos custos e despesas.

Se eu definir que o desconto médio será de 25%,

por exemplo, não posso dar mais do que 25% de
desconto para ninguém?

Não é bem assim. O percentual de desconto que

você acabou de definir é uma média, ou seja,
haverá alunos com descontos maiores e alunos
com descontos menores, ou sem descontos.

28
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 5º passo

O importante é que a média não fique acima

desse percentual estipulado, pois nesse caso
você terá sua margem de lucro comprometida.

Para controlar isso há duas opções. Você pode,

antes mesmo do período de matrículas, arbitrar
quantas bolsas serão distribuídas. Já se você
preferir distribuir as bolsas à medida em que as
negociações acontecem, terá que recalcular a
média a cada vez que der um desconto e parar
de oferecê-los imediatamente se a média ficar
acima do estipulado.

Quer saber mais sobre o processo de

concessão de bolsas e descontos?

Confira este material completo

que a Activesoft preparou.

29
 6º passo

Encontre o “preço de tabela”

30
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 6º passo

Agora chegou a hora de definir o valor final,

o chamado “preço de tabela”, que será o valor
oficial da mensalidade da sua instituição e
poderá ser divulgado para o público. Se você
já definiu sua margem de lucro e a margem
para descontos e negociações, fica bastante
simples encontrar o preço final.

Para isso, basta adicionar a margem para

bolsas ao valor que calculamos no 4º passo.
Uma regra de três simples também resolve
essa conta. Novamente, basta você considerar
o valor calculado no 4º passo como a
“parte restante” em relação à margem para
descontos. Ou seja: se você definiu que
a margem para descontos é de 25%, o valor
do 4º passo será equivalente a 75% do total
(que você encontrará agora).

31
Conceitos básicos sobre o valor da mensalidade 6º passo

Seguindo os exemplos dos passos anteriores,

a conta ficaria:

R$ 750 (valor incluindo margem de lucro) - 75%

Valor “de tabela - 100%
Valor “de tabela” - R$1000

Pronto! Você finalmente encontrou o valor

da mensalidade da sua instituição! Esse é o
preço final, que você deve divulgar para pais,
responsáveis e alunos. Parabéns por ter chegado
até aqui!

Ao longo desta jornada, você deve ter percebido

que definir o valor da sua mensalidade não é tão
difícil quanto parece. Agora que você leu este
guia, já está apto para calcular o seu reajuste
com base em fundamentos, e não apenas em
tentativas e erros.

Temos certeza de que, se seguidos, os passos

apresentados neste guia serão muito úteis
para ajudar a manter a saúde financeira da sua
instituição. Esperamos que você aproveite as
dicas deste guia na sua escola ou curso!

32
3.
Conte com o isaac!

33
Conte com o isaac!

Este guia de precificação para escolas e cursos

que você tem em mãos faz parte de um vasto por-
tfólio de informações e análises produzidas pelo
isaac em parceria com a Activesoft. Faz sentido
que a plataforma se preocupe em caminhar lado
a lado com seus parceiros, com informações cla-
ras e relevantes, nos mais variados formatos.

Afinal, o isaac surgiu precisamente para ajudar

as instituições de ensino a cumprir sua missão:
formar as próximas gerações. Para isso, é preci-
so levar eficiência aos processos que não estão
diretamente ligados às práticas de ensino, mas
funcionam como os alicerces sobre os quais as
escolas se apoiam.

A plataforma proporciona secretaria digitalizada,

facilitando a gestão financeira para a escola focar
na missão de educar. Também entrega segurança
financeira, com o repasse das mensalidades todo
mês, na data combinada. Também facilita a ges-
tão de inadimplência, sem burocracia e sem dor
de cabeça nas cobranças com as famílias.

34
Os resultados já são visíveis. O isaac alcança mais de
350 mil famílias impactadas positivamente em todo
território nacional. Gera relacionamento de quali-
dade com os responsáveis financeiros, que facilita a
manutenção dos alunos na escola — e também a in-
dicação para novas famílias procurarem a instituição
de ensino.

Acesse nosso site

Que tal marcar um papo com o nosso time e entender

melhor como o isaac pode impulsionar a sua escola?

Acesse nosso blog

35
4.
Como a Activesoft
pode ajudar!

36
 Como a Activesoft pode ajudar!

Com a missão de ajudar escolas privadas

a terem uma rotina produtiva, assumimos
o compromisso de transformar a gestão
escolar do país. Acreditamos que o dia a dia
da escola pode ser prático, para que gestores
e educadores possam se dedicar ao que mais
importa: a educação.

Por isso, desenvolvemos um sistema de

gestão escolar que tem a melhor tecnologia
do mercado, capaz de trazer uma verdadeira
transformação para os setores acadêmico,
financeiro e administrativo.

Com soluções práticas, seguras e totalmente

integradas, oferecemos o suporte completo
que a sua instituição precisa para alavancar
resultados!

37
 Como a Activesoft pode ajudar!

Sendo o maior software para escolas

privadas do país, já transformamos a
gestão escolar de

de 1.200 escolas particulares

Impactando a vida de

de 1.500.000 de usuários
diariamente Desenvolvemos

19 soluções em uma única

plataforma

38
 Como a Activesoft pode ajudar!

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podemos ajudar a sua escola?

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nossos especialistas!

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