Como as métricas podem ajudar a saúde

financeira da sua clínica?

14 de junho de 2019 por Equipe Dental Office
Certamente o financeiro é um dos principais pilares da gestão odontológica.

Sem uma gestão financeira eficaz, sua clínica ou consultório pode estar correndo
riscos.

E o que pode te ajudar na gestão financeira é saber controlar e entender as métricas.

Mas, afinal o que é métrica? Nada mais é do que a medição de um determinado

conjunto de informações.

Por exemplo, 10 atletas correram 15 km por dia. Com essas informações podemos
extrair algumas métricas:

 Os atletas gastam em média 2 horas para finalizar o percurso;

 Dos 10 atletas 4 estão abaixo da média do tempo de percurso;
 Um único atleta percorreu toda trajetória em 1h20, tornando-se o melhor tempo
dentre os demais.

Com base nessas informações o treinador desta equipe de atletas poderá tomar ações
para corrigir e melhorar o desempenho dos atletas.

Esses dados serão de grande valia para você identificar onde se encontra o problema e
o quanto deve ser melhorado.

Porém, não basta apenas extrair métrica aleatoriamente, você precisa saber organizá-
la, visto que um negócio gira diariamente diversas informações.

Transformar sua vida profissional, com organização das métricas é o que você irá
aprender hoje aqui no Blog Dental Office.

Então, vamos lá?

Aplicando o cálculo das métricas na sua clínica:

A seguir você conhecerá duas métricas muito usadas para medir a saúde financeira de
consultórios e clínicas odontológicas:

1º ROI – RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO

O ROI é a informação sobre a relação do investimento e do resultado deste, essa
métrica quantifica o capital investido e o retorno desse investimento.

Calcular o ROI é bem simples, basta subtrair o ganho obtido sob investimento pelo
investimento, dividir esse resultado pelo valor do investimento e multiplicar por 100, o
resultado será em percentual:

Vamos a um exemplo para ficar mais claro em como você poderá aplicar o ROI no seu
negócio:

Em uma ação, para otimizar o retorno dos pacientes da sua clínica ou consultório
odontológico, foram investidos R$ 10.000,00 (a cada mês) em 6 meses com
comunicação.
O resultado dessa ação trouxe o retorno de diversos pacientes, resultando nesse
período (6 meses), R$ 144.000,00 de retorno sobre esse investimento.

Logo,

 investimento = 6 meses x  R$ 10.000,00 = R$ 60.000,00 e

 ganho sobre investimento = R$ 144.000,00;

Então, vamos ao cálculo:

Sendo assim, o retorno sobre investimento foi de 140%.

Calcular o ROI parece ser simples, mas nem sempre é tão fácil encontrar os valores de
cada investimento.

Nossa dica é que você registre todas essas informações em um software de

gerenciamento.

2º CAP – CUSTO DE AQUISIÇÃO POR PACIENTE

Saber quanto custa o seu paciente é fundamental para diagnosticar a saúde financeira
do seu consultório ou clínica.

Você deve estar se perguntando: “como assim quanto custa o meu paciente? Isso
não é antiético?”.

Primeira ideia que você precisa entender: o consultório ou a sua clínica é um

negócio.

Segunda ideia, que é mencionada por Peter Drucker (influente consultor

administrativo):”o que não pode ser medido, também não pode ser gerenciado”.

Por este motivo que é essencial você entender todas as informações da sua clínica ou
consultório odontológico.

Por exemplo, para diminuir os custos sem deixar de reduzir a demanda, pode-se
começar analisando quanto o seu negócio investe para captar os pacientes.

Por isso, é fundamental ter um bom controle do CAP.

Um CAP muito alto significa que o valor ganho com cada paciente não compensa o
investimento feito para atraí-lo e que são necessários ajustes, quer no processo de
marketing, vendas ou ambos para diminuir esses custos e evitar dificuldades à frente.

Mas, afinal, como calcular o CAP da minha clínica ou consultório odontológico?

Como se trata de uma métrica geral, não aplica-se o CAP em campanhas e

departamentos específicos, ao contrário do ROI.

Para fazer isso, basta apenas, dividir o investimento em captação de pacientes pelo
quantidade de novos pacientes.

Para ficar mais didático, vamos a um exemplo:

Sua clínica em 2018 investiu R$ 5.000,00 em marketing de atração de pacientes,

durante o mesmo ano a clínica retornou 120 novos pacientes.

Logo,

 Investimentos em captação de pacientes: R$ 5.000,00 e

 Quantidade de novos pacientes: 120.

Então, vamos ao cálculo:

Ou seja, o Custo de Aquisição por Pacientes da sua clínica em 2018 foi de R$ 41,66.

Taxa de fidelização X Taxa de faltas nas consultas

Outra fator essencial para quem quer equilibrar a saúde financeira de clínicas e
consultórios odontológicos, é metrificar as taxas de fidelização e de falta dos pacientes.

TAXA DE FIDELIZAÇÃO
Atualmente, com o mercado odontológico altamente competitivo, reter e fidelizar os
pacientes se tornou uma necessidade.

Por isso, antes de investir em ações e campanhas para fidelizar os pacientes, é

essencial melhorar a taxa de fidelização.

Para calcular essa taxa utilizamos a seguinte fórmula:

Sendo assim, vamos ao seguinte exemplo, para você aprender a aplicar esse cálculo
na sua clínica ou consultório odontológico:

Suponhamos que você queira saber a taxa de fidelização da sua clínica odontológica
no ano de 2018.

Para isso, você reuniu 3 informações:

1. Q.P.F: Quantidade de Pacientes Finais no ano de 2018

(essa é a quantidade total de pacientes atendidos até o último dia de 2018);

2. Q.N.P: Quantidade de Novos Pacientes no ano de 2018

(essa é quantidade total de pacientes que foram atendidos pela primeira vez na sua
clínica no ano de 2018);

3. Q.P.I: Quantidade de Pacientes no Início do ano de 2018

(essa é quantidade total de pacientes que sua clínica fechou no último dia de 2017).

Nessa análise você contabilizou que:

1. fechou o ano de 2018 com 95 pacientes atendidos (Q.P.F);

2. desses 95 pacientes atendidos em 2018, 10 pacientes realizam seu primeiro

atendimento na clínica (Q.N.P);

3. sendo que em 2017 você fechou com 102 pacientes atendidos na clínica (Q.P.I).

Logo,

TAXA DE FALTAS NOS ATENDIMENTOS

Diversas clínicas e consultórios brasileiros sofrem diariamente com faltas de pacientes
nas consultas.

Antes de tentar atenuar esse impasse, é fundamental que você conheça as métricas
nas faltas de consultas, tratamentos e procedimentos da sua clínica ou consultório
odontológico.
Para saber a taxa de faltas nos atendimentos você tem duas possibilidades:

A primeira possibilidade é calcular manualmente. A seguir te ensinaremos como você

pode fazer esse cálculo manual:

Essa métrica é bem simples, basta apenas multiplicar o número total da quantidade

de faltas, de um determinado período, por 100 e dividir esse resultado
pela quantidade de atendimentos marcados nesse mesmo período.

Vamos a um novo exemplo para você aprender definitivamente em como calcular a

taxa de faltas.

Suponhamos que sua clínica teve em Maio deste ano (2019) 120 pessoas que
marcaram algum atendimento na clínica, desses 50 pessoas faltaram ao
atendimento.

Logo,

Ou seja, a taxa de faltas nesse período foi de 45%. Isso significa, que a cada 24
marcações na sua clínica, 11 pessoas faltam ao atendimento.

Se a taxa faltas da sua clínica está alta, como nesse exemplo anterior, clique aqui e
aprenda a reduzir as faltas dos seus pacientes.

A segunda possibilidade é automatizar esse processo por meio de um software

odontológico.

O Dental Office possui relatórios personalizados, simples e práticos, dessa forma você

ganha muito mais tempo com cálculos mais específicos.

Por fim,
Existem diversas outras métricas que você poderá acompanhar para tomar decisões
que melhorem o desempenho financeiro da sua clínica ou consultório odontológico.

Você aprendeu neste artigo que antes de resolver o problema é muito importante
diagnosticá-lo, e é nessa análise que muita das vezes encontramos problemas que não
é tão perceptível aos olhos do gestor.
Saber lidar com essas informações, sejam elas por planilhas do Excel ou por meio de
papel, pode acarretar em muito tempo dedicado.

Por este motivo, a implementação de um software odontológico é tão importante, pois

com ele você tem 

4 Estratégias poderosas para aumentar a

captação de pacientes

Você já passou pela situação em que entre em uma loja só para dar uma olhadinha e
quando chega em casa se dá conta que voltou cheio de sacolas, ou ainda quando uma
instituição de caridade entra em contato solicitando sua adesão financeira e quando
menos espera você se tornou um fiel contribuidor mensal para aquela causa?

Já percebeu que em determinadas situações você diz sim quando o racional seria
dizer não?

Pois bem, não fique chateado, isso não acontece somente com você. Quer saber
porquê? Acompanhe nosso post blog.

Existem diversos experimentos científicos com pessoas comuns, sendo elas: alunos,
donas de casa e outras atribuições que mostram como há armas poderosas que
desencadeiam ações automáticas ou gatilhos em todos os animais e no ser humano
não seria diferente.

Destacamos seis princípios de Robert Cialdini que estão por trás da persuasão:

Reciprocidade: quando a outra pessoa proporciona algo, sentimos a obrigatoriedade

de retribuir.

Compromisso e coerência: após a decisão das escolhas, surgem pressões para que

nossos atos sejam coerentes com o compromisso assumido.

Aprovação social: o comportamento dos outros nos indica qual a maneira mais
adequada a agir.

Afeição: quando atendemos com facilidade aos pedidos de pessoas conhecidas e

queridas do que aos demais.
Autoridade: temos um fixo senso de obediência a quem ocupa posições de
autoridade.

Escassez: valorizamos o que é ou está com difícil disponibilidade.

Vale ressaltar que esses métodos não são para levar as pessoas a fazerem o que

não querem, mas sim usar de forma honesta, como instrumentos para orientar melhor
as escolhas como também ferramentas de marketing.

Persuasão em odontologia
Os seis princípios acima citados, podem ser orientados para uma melhor captação
de pacientes e finalização de seus orçamentos no seu consultório odontológico,
principalmente os princípios: reciprocidade, aprovação social, afeição e autoridade.

Captação de pacientes
Para conquistar mais clientes os princípios relacionados são a
aprovação social e afeição.

O dentista que estabelece vínculos com seus pacientes, por meio de um atendimento
que supere suas expectativas, um excelente custo benefício no tratamento, tratar o
paciente com respeito demonstrando preocupação, não há dúvidas que será criado um
vínculo com esse paciente.

Vale ressaltar que o tratamento odontológico não acaba com a última consulta, pois

com o marketing de relacionamento você mantém o vínculo com seu paciente após a
última restauração finalizada.

Esse vínculo conquistado pelo excelente tratamento, pelo ótimo custo benefício e
atendimento impecável, gera empatia entre o dentista e o paciente, ou seja, o princípio
da afeição.

Quando o paciente se encanta com o atendimento, fica mais fácil ele retornar ao seu
consultório para o próximo tratamento (princípio da afeição), além de promover a
indicação espontânea.

As pessoas que receberem a indicação do seu paciente, também conhecido como

famoso boca-a-boca, terão maior probabilidade em realizar o tratamento com você,
pois confiam na pessoa que indicou (princípio da aprovação social).

Dica: solicite aos seus pacientes que terminaram o tratamento ou que estão quase
concluídos, que respondam uma pesquisa de satisfação e tenham um campo para que
eles possam indicar amigos com nome e telefone.
Com essas indicações faça abordagens citando o nome do amigo (princípio da
afeição), isso é um grande aliado em uma campanha de captação de pacientes.

Finalização de orçamentos
Todo dentista precisa buscar por atualizações constantes, porém não basta estar
atualizado, é preciso se mostrar atualizado.

Existe pesquisas que apresentam que a experiência profissional e a indicação

profissional são os quesitos de maior influência na decisão dos pacientes e em terceiro
lugar a indicação pessoal.

Com isso podemos concluir que tem muito valor o princípio da autoridade no momento
de finalização de orçamento, pois o paciente que recebeu a indicação de um amigo ou
parente, até mesmo de outro profissional,  se sente seguro para lhe confiar o seu
tratamento e despender o seu dinheiro com o seu consultório e não com o consultório
ao lado.

Para uma completa fidelização do paciente, após um excelente tratamento, um

atendimento que superou as expectativas feche esse ciclo com o princípio da
reciprocidade.

Ofereça um kit bucal – se possível com o seu nome gravado -, um livrinho de

desenhos para pintar direcionado às crianças, uma flor no dia das mulheres ou das
mães. Surpreenda seus pacientes  com um presente que ele não espera de um
dentista.

Faça algo inovador, dessa forma o paciente que recebeu um presente vai querer
retribuir isso e cria-se um laço de afeição que já citamos acima.

É muito importante ressaltar que, os princípios citados não devem ser engessados e
seguidos como um manual de procedimentos, mas sim acontecer naturalmente e
de forma espontânea para não parecer artificial e mercantilista.