PAULISTA JR.

PROJETOS E CONSULTORIA

Gerenciamento de
Projetos: Visão Geral e
Ferramentas

2013

CARLOS DE MELO GOUVEIA, MBA. VOLUNTÁRIO DO PMI.

 Minuta

Gerenciamento de Projetos:
Visão Geral e Ferramentas

RESUMO:
O trabalho Gerenciamento de Projetos: Visão Geral
e Ferramentas apresentado neste documento é uma
iniciativa da Paulista Jr. Projetos e Consultoria, para
uso interno no âmbito da Empresa, e tem o objetivo
de introduzir o assunto Gerenciamento de Projetos
ao seu pessoal.

ABSTRACT:
The work Project Management: Overview and Tools
presented in this document is an initiative of Paulista
Jr. Projects and Consulting, for internal use in the
Company ambit, and aims to introduce the subject
Project Management to its staff.

Barueri – São Paulo – Brasil

2013
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

SUMÁRIO
1) INTRODUÇÃO 5
2) INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE
GERENCIAMENTO DE PROGETOS 6
a) O Project Management Institute – PMI 6
b) O que é um projeto 6
i) Relacionamento entre portfólios,
programas e projetos 7

c) O Ciclo de Vida de um Projeto 8

d) O que é Gerenciamento de Projetos 9
e) O Sucesso do Negócio 10

3) INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS E CICLO

DE VIDA DO PROJETO 11
a) Influências Organizacionais no
Gerenciamento de Projetos 11
b) Estruturas Organizacionais 12

4) GRUPOS DE PROCESSOS DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS 16
a) Interações Comuns em Processos de
Gerenciamento de Projetos 17

5) AS ÁREAS DE CONHECIMENTO EM
GERENCIAMENTO DE PROJETOS 17
6) FERRAMENTAS COMUMENTE USADAS
PARA GERENCIAMENTO DE PROJETOS 19
a) Além do Software 22

7) REFERÊNCIAS E SUGESTÕES DE LEITURA 25

 Minuta

1) INTRODUÇÃO
Para atender a iniciativa da PAULISTA JR. PROJETOS E CONSULTORIA,
através da Consultora de Gestão de Pessoas Fernanda Salles Santos Barcia,
introduzimos o assunto Gerenciamento de Projetos, sendo este um primeiro passo
para que os estudos sejam aprodundados e as melhores práticas em gestão de
projetos sejam incorporadas.
Assim é que apresentamos neste documento intitulado “GERENCIAMENTO
DE PROJETOS: VISÃO GERAL E FERRAMENTAS” informações consolidadas
pertinentes ao tema. Este trabalho foi submetido a avaliação e aprovado pelo
Gerente de Programa de Parcerias, ligado à Vice-Presidência do PMI-SP, Fabio
Luiz braggio.
O trabalho está estruturado com este capítulo de abertura no qual é apresentado
o propósito do que se vai estudar, além de mais 6 capítulos.
O segundo capítulo apresenta “Informações Gerais sobre Gerenciamento de
Projetos – O Project Management Institue – PMI, O Que é um Projeto, O Que é
Gerenciamento de Projetos, O Sucesso do Negócio, Papel do Gerente de Projetos,
Habilidades Interpessoais do gerente de Projetos”.
Em seguida são apresentadas “Influências Organizacionais e Ciclo de Vida do
Projeto” com informações sobre:
 Influências Organizacionais no Ciclo de Vida do Projeto
 Culturas e Estilos Organizacionais
 Comunicações Organizacionais
 Estruturas Organizacionais
 Ativos de Processos Organizacionais
 Partes Interessadas e Governança do Projeto
No quarto capítulo são apresentados “Os Grupos de Processos de
Gerenciamento de Projetos” e as “Interações Comuns em Processos de
Gerenciamento de Projetos”
O capítulo quinto trata das áreas de conhecimento em gerenciamento de
projetos.
O capítulo sexto apresenta as ferramentas comumente usadas para
gerenciamento de projetos.
Finalmente, no capítulo sétimo são apresentadas as referências que dão a base
de sustentação deste trabalho, ressaltando-se que as fontes usadas são todas de
natureza oficial, de livros, organizações e associações de classe de reconhecida
credibilidade.
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

2) INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE GERENCIAMENTO DE

PROGETOS
a) O Project Management Institute – PMI
O Project Management Institute (PMI®), fundado em 1969 e sediado na
Filadelfia, Pensilvânia, EUA, é a maior associação sem fins lucrativos do mundo
para a profissão de gerenciamento de projetos. Seus recursos profissionais e de
pesquisa permitem que mais de 700.000 membros, credenciados e voluntários em
quase todos os países do mundo, desenvolvam suas carreiras e contribuam com o
sucesso de suas organizações.
Os padrões globais do PMI para projetos fornecem diretrizes, regras e
características para gestão de projetos, programas e portfolio e são as mais
amplamente reconhecidos na profissão. Desenvolvidos e atualizados por milhares
de voluntários do PMI com experiência em todo tipo de projeto, eles são cruciais
para a profissão de gerenciamento de projeto porque garantem que uma estrutura
básica de gerenciamento de projetos seja aplicada de forma consistente em todo o
mundo. Estas normas, quando aplicadas de forma consistente, ajudam você e sua
organização a atingir a excelência profissional.
É missão do Programa de Padrões Globais do PMI melhorar a compreensão e a
prática da gestão de projetos identificando , definindo , documentando e
defendendo as melhores práticas de gerenciamento de projetos e um vocabulário
comum de gestão do projetos.

b) O que é um projeto
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviços
ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um
início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos do
projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não
serão ou não podem ser alcançados, ou quando a necessidade do projeto deixar de
existir. Um projeto também poderá ser encerrado se o cliente (cliente, patrocinador
ou financiador) desejar encerrá-lo.
Alguns exemplos de projetos são:
A fabricação de um automóvel;
A construção de um edifício, de uma casa, de um estádio de futebol;
A criação de um novo departamento;
O lançamento de um novo serviço;
A implantação de novos processos;
O desenvolvimento ou a aquisição e implantação de uma nova ferramenta;
 Minuta

A temporariedade e a individualidade são as duas características principais do

projeto. Por ser um evento finito, com um início e fim bem definidos, o projeto é
temporário. E por realizar algo que não tinha sido realizado antes, um produto
exclusivo, ele tem a particularidade do que é individual. Os projetos têm ainda
outras caracterísitcas que são as seguintes:
O projeto é um evento que não faz parte da rotina da empresa. As atividades
rotineiras possuem um ciclo curto de duração, podem ser desenvolvidas por apenas
uma pessoa, suas caracteríticas são bem conhecidas e não têm uma cronologia
muito acentuada. Gera um resultado padrão. Já os projeto possuem atividades
integradas com alto conteúdo de inovação, suas tarefas são pouco ou quase nada
roineiras, seu pessoale sistemas têm que ser adaptados, e possuem uma cronologia
bem definida. Gera resultados inovadores.
As atividades de um projeto seguem uma ordem lógica possibilitando o
monitoramento e controle durante a fase de execução.
Todo projeto possui um objetivo claro a ser alcançado na sua finalização.
Os projetos são conduzidos por pessoas e seus recursos, temporários, são de
forma específica designados para determinado trabalho.
Valores para prazos, custos, pessoal, qualidade desejada, têm que ser
predefinidos, para servir como referência em suas avaliações, e serão melhor
identificados no decorrer do plano do projeto.

i) Relacionamento entre portfólios, programas e projetos

Um portfólio se refere a uma coleção de projetos, programas, e
subportfólios que são gerenciados para que a organização alcance alcance
seus objetivos estratégicos. Os programas por sua vez, são agrupados em um
portfólio e englobam subprogramas e projetos que são gerenciados para
apoiar o portfólio. Os projetos individuais que estão dentro ou fora do
programa são de qualquer forma considerados parte do portfólio. Embora os
projetos ou programas do portfólio possam não ser diretamente
relacionados, eles ainda assim estão ligados ao portfólio já que fazem parte
do plano estratégico da organização.
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

Projetos
Subportfólios Projetos
Programas
Portfólio Projetos Subprogramas Projetos
Projetos
Programas
Subprogramas Projetos

FIGURA 1, INTERAÇÕES DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIOS, PROGRAMAS E PROJETOS

Fonte: figura elaborada pelo autor

c) O Ciclo de Vida de um Projeto

Todo e qualquer projeto possui fases de desenvolvimento, denominadas de
“Ciclo de Vida”. Alguns benefícios são alcançados quando estas fases são
identificadas: é possível reconhecer e avaliar a situação do projeto em
determinado momento da vida do projeto, se suas características tendem a
mudar ou não, e as incertezas do projeto referentes a prazos e custos tendem a
diminuir ao final de cada fase.
É importante que estas fases de desenvolvimento não sejam confundidas
com os Grupos de Processo de Gerenciamento de Projeto, uma vez que estes
processos consistemde atividades que podem ser executadas e ocorrer
novamente em cada fase de um projeto. Além disso o cilco de vida do projeto
diferente e independente do ciclo de vida do produto produzido ou modificado
pelo projeto.
O nível de esforço, que inicia-se em zero, cresce, atinge um máximo, e
sofre uma queda brusca até atingir o valor zero, significando que o projeto
chegou ao fim, é a principal análise que deve ser feita no ciclo de vida do
projeto. A curva de esforço é representada pela quantidade de pessoas, trabalho
e dinheiro envolvidos no projeto, suas complicações, necessidade de horas-
extras, etc.
 Minuta

FIGURA 2, O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

A curva típica de custo e pessoal acima pode não se aplicar a todos os

projetos. As influências das partes interessadas nas características finais do
produto diminuem ao longo do tempo do projeto. Por sua vez os custos das
mudanças e correções de erros aumentam à medida que o projeto se aproxima
do fim.

FIGURA 3, INFLUÊNCIA DAS PARTES INTERESSADAS E CUSTO DAS MUDANÇAS AO

LONGO DO TEMPO DO PROJETO
Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

d) O que é Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividade do projeto para atender aos seus requisitos.
O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração
apropriadas dos 47 processos de gerenciamento de projetos, logicamente
agrupados em cinco grupos de processos:
 Iniciação;
 Planejamento;
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

 Execução;
 Monitoramento e controle; e
 Encerramento.
O gerenciamento de projeto normalmente inclui mas não se limita a:
Identificação dos requisitos;
Abordagem das diferentes necessidades, preocupações e expectativas das
partes interessadas nno planejamento e execução do projeto;
Estabelecimento, manutenção e execução de comunicações ativas, eficazes
e colaborativas entre as partes interessadas;
Gerenciamento das partes interessadas visando o atendimento aos requisitos
do projeto e a criação das suas entregas;
Equilíbrio das restrições conflitantes do projeto que inclem, mas não se
limitam a:
 Escopo;
 Qualidade;
 Cronograma;
 Orçamento;
 Recursos; e
 Riscos.
As características e circunstâncias específicas do projeto podem influenciar
as restrições nas quais a equipe de gerenciamento do projeto precisa se
concentrar.
Esses fatores estão relacionados de tal forma que se algum deles mudar,
pelo menos um outro fator provavelmnete será afetado. Devido ao potencial de
mudanças, o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto é uma
atividade iterativa elaborada de forma progressiva ao longo do ciclo de vida do
projeto . A elaboração progressiva envolve a melhoria contínua e o
detalhamento de um plano conforme informações mais detalhadas e específicas
e estimativas mais exatas tornam-se disponíveis. A elaboração progressiva
permite que a equipe de gerenciamento do projeto defina e gerencie o trabalho
com um nível maior de detalhes, à medida que o projeto evolui.

e) O Sucesso do Negócio

Deve existir uma norma para definir e medir o sucesso de um projeto.

Fundamentalmente, o sucesso de um projeto se resume por entregar o produto
requerido, serviço ou resultado no tempo estabelecido e dentro do orçamento.
Atingir estes objetivos significa entregar um projeto de qualidade. Para o PMI
um projeto de qualidade é representado através do conceito da restrição tripla –
 Minuta

escopo, tempo e custo do projeto. A qualidade de um projeto é afetada pelo

balanceamento destes três fatores. Eles estão interrelacionados de tal forma que
se um destes três fatore mudar, pelo menos um dos outros dois fatores também
irá mudar.

CUSTO TEMPO
QUALIDADE

ESCOPO
FIGURA 4, TRIPLA RESTRIÇÃO
Fonte: figura elaborada pelo autor

Custo e tempo são intuitivos, mas o papel desempenhado por escopo

merece mais discussão. Para entender o significado do escopo, deve-se
entender a relação entre escopo e os objetivos do projeto. Para o escopo
contribuir com a qualidade do projeto, ele deve ser gerenciado para atender as
demandas do objetivo projeto do projeto fornecendo com segurança as exatas
funções requeridas. O objetivo não é entregar o projeto em menor tempo e por
um custo menor. O objetivo é estabelecer o escopo e entregar o produto,
serviço ou resultado estabelecido.

3) INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS E CICLO DE VIDA

DO PROJETO
Os projetos e seu gerenciamento são executados em um ambiente mais amplo que o
do projeto propriamente dito. A compreensão deste contexto mais amplo ajuda a garanir
que o trabalho seja conduzido em alinhamento com as metas e gerenciado de acordo com
as práticas estabelecidas pela organização.

a) Influências Organizacionais no Gerenciamento de Projetos

A cultura, estilo e estrutura da organização influenciam a maneira como os
projetos são executados. O nível de maturidade em gerenciamento de projetos
de uma organização e seus sistemas de gerenciamento de projetos também
podem influenciar o projeto. Quando um projeto envolve entidades externas
como as que são parte de joint ventures ou parcerias, ele será influenciado por
mais de uma organização.
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

b) Estruturas Organizacionais
A estrutura organizacional é um fator da empresa que pode afetar a
disponibilidade dos recursos e influenciar a forma como os projetos são
conduzidos. As estruturas organizacionais variamd de funcionais e
projetizadas, com uma variedade de estruturas matriciais entre elas.

FIGURA 5, INFLUÊNCIA DAS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS NO PROJETO

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

A organização funcional clássica é uma hierarquia em que cada funcionário

possui um superior bem definido. No nível superior, os funcionários são
agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e
contabilidade. As especialidade podem ainda ser subdividdidas em unidades
funcionais especializadas, tais como engenharia, mecância e elétrica. Cada
departamento em uma organização funcional fará o seu trabalho do projeto de
modo independente dos outros departamentos.

FIGURA 6,ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP
 Minuta

Existem organizações matricias que são uma combinação de características

funcionais e projetizadas. As organizações matriciais podem ser classificadas
como fracas, balanceadas ou fortes, dependendo do nível relativo de poder e
influência entre os gerentes funcionai e gerentes de projetos. As organizações
matriciais fracas mantêm muitas das características de uma organização
funcional, e o papel do gerente de projetos assemelha-se mais ao de um
coordenador ou facilitador. Um facilitador de projetos atua como um assistente
de equipe e coordenador de comunicações. O facilitador não pode tomar ou
executar decisões por conta própria. Os coordenadores de projetos têm poder
para tomar decisões, têm uma certa autoridade, e se reportam a um gerente de
nível hierárquico superior. As organizações matriciais fortes apresentam
muitas das características da organização projetizada, e têm gerentes de projeto
em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo de
tempo integral trabalhando no projeto. Embora a organização matricial
balanceada reconheça a necessidade de um gerente de projetos, ela não delega
ao gerente de projetos a autoridade total sobre o projeto e o seu financiamento.

FIGURA 7,ORGANIZAÇÃO MATRICIAL FRACA

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

FIGURA 8,ORGANIZAÇÃO MATRICIAL BALANCEADA

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

FIGURA 9,ORGANIZAÇÃO MATRICIAL FORTE

Na MBA
Fonte: extremidade oposta do
Senai BA. Prof.Eduardo aspecto
Araújo, PMP da
organização funcional está a
organização projetizada. Em uma organização projetizada os membros da
equipe frequentemente trabalham juntos. A maior parte dos recursos da
organização está envolvida no trabalho do projeto, e os gerentes de projetos
possuem muita independência e autoridade. Técnicas de colaboração virtual
são muitas vezes usadas para atingir os benefícios das equipes trabalhando no
mesmo projeto. Organizações projetizadas muitas vezes têm unidades
organizacionais denominadas departamentos, mas elas podem se reportar
diretamente ao gerente de projetos ou prestar suporte aos diversos projetos.
 Minuta

FIGURA 10,ORGANIZAÇÃO PROJETIZADA

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

Muitas organizações envolvem todas essas estruturas em vários níveis, e

são frequentemente chamadas de organizações compostas. Além disso, uma
organização pode gerenciar a maior parte dos seus projetos em uma estrutura
matricial forte, mas permitir que pequenos projetos sejam gerenciados por
departamentos funcionais.

FIGURA 11,ORGANIZAÇÃO COMPOSTA

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

Muitas estruturas organizacionais incluem níveis estratégicos, de média

gerência e operacionais. O gerente de projetos pode interagir com todos os três
níveis, dependendo de fatores como:
 Importância estratégica do projeto;
 Capacidade das partes interessadas de exercer influência sobre o
projeto;
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

 Grau de maturidade em gerenciamento de projetos;

 Sistemas de gerenciamento de projetos; e
 Comunicações organizacionais.
Esta interação determina as características do projeto, tais como:
 Nível de autoridade do gerente de projetos;
 Disponibilidade e gerenciamento dos recursos;
 Entidade controlando o orçamento do projeto;
 Papel do gerente de projetos; e
 Composição da equipe do projeto.

4) GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE

PROJETOS
Os grupos de processos em gerenciamento de projetos são iniciação, planejamento,
execução, monitoramento e controle, e encerramento. A fase de iniciação define e
autoriza o projeto, ou uma fase do projeto. Na fase de planejamento define-se alinha-se
objetivos e planeja-se as ações necessárias para atingir os objetivos do projeto. Na fase de
execução há a integração dos recursos para cumprir o plano de gerenciamento do projeto.
Monitoramento e controle verifica constantemente o progresso do projeto para identificar
variações com base no plano de gerenciamento do projeto para que ações corretivas
sejam tomadas quando necessárias para atingir os objetivos do projeto. E por fim a fase
de encerramento formaliza a aceitação do produto.

FIGURA 9, INTERAÇÃO ENTRE AS FASES DO PROJETO

Fonte: MBA Senai BA. Prof.Eduardo Araújo, PMP

Algumas informações importantes sobre gerenciamento de projetos devem ser feitas

a partir deste conceito. Os processos das fases de iniciação e encerramento coincidem
com o início e o fim do projeto respectivamente. A fase de monitoramento e controle
 Minuta

acontece durante toda a duração do projeto e tem um tempo relativamente semelhante a

fase de execução. O tempo das fases de planejamento e monitoramento e controle,
quando considerados juntos, é semelhante ao da fase de execução, mostrando que estas
atividades exigem um nível de esforço e têm uma implicação parecida ao da elaboração
do produto.

a) Interações Comuns em Processos de Gerenciamento de Projetos

A interação entre os cinco processos indica uma forte dependência entre os
mesmos. Um processo não pode simplesmente acabar e o outro começar. Essa
interrelação é acontece em função da característa de elaboração progressiva do
projeto. Projetos são executados gradativamente e os detalhes do projeto são
revelados e trabalhados com o passar do tempo - objetivos são desenvolvidos,
novas descobertas são feitas, estudos e pesquisas são concluídos, análises são
realizadas; restrições e recursos sofrem mudanças; contingências são usadas,
mudanças são gerenciadas; riscos são mitigados; e circunstâncias inevitáveis
acontecem.
Um gerenciamento de projeto efetivo é necessário para gerenciar um
projeto durante toda sua duração. Ele deve ser iniciado, planejado, e de forma
contínua monitorado e controlado.

5) AS ÁREAS DE CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO

DE PROJETOS
Junto com as cinco fases, o gerenciamento de projetos também é composto de nove
áreas de conhecimento. Estas áreas de conhecimento representam as competências que os
gerentes de projeto devem desenvolver para serem bem sucedidos. Um gerente de projeto
bem-sucedido demonstrará as seguintes habilidades de forma consistente ao longo das
cinco fases do gerenciamento de projetos:

Gerenciamento da Integração do Projeto: inclui os processos e atividades para

identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dentro
dos grupos de processos de gerenciamento do projeto. No contexto de gerenciamento de
projetos, integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e
ações integradoras que são essenciais para a execução controlada do projeto até a sua
conclusão, a fim de gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas, e
atender aos requisitos. O gerenciamento da integração do projeto inclui fazer escolhas
sobre alocação de recursos, concessões entre objetivos e alternativas conflitantes e
gerenciamento das dependências mútuas entre as áreas de conhecimento de
gerenciamento de projetos. Os processos de gerenciamento de projetos são geralmente
apresentados como distintos e com interfaces definidas, embora na prática, eles se
sobrepõem e interagem de maneiras que não podem ser completamente detalhadas no
Guia PMBOK.
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

Gerenciamento do Escopo do Projeto: inclui os processos necessários para

assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para
terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo doprojeto está relacionado
principalmente com a definição e controle doq eu está e do que não está incluso no
projeto.

Gerenciamento do Tempo do Projeto: inclui os processos necessário para

gerenciar o término pontual do projeto.

Gerenciamento dos Custos do Projeto: inclui os processos envolvidos em

planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos
custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprobado.

Gerenciamento da Qualidade do Projeto: inclui os processos e as atividades da

organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as
responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi
empreendido. O gerenciamento da qualidade do projeto usa as políticas e procedimentos
para a implementação, no contexto do projeto, do sistema de gerenciamento da qualidade
da organização e, de maneira apropriada, dá suporte as atividades de melhoria do
processo contínuo como empreendido no interesse da organização executora. O
gerenciamento da qualidade do projeto trabalha para garantir que os requisitos do
projeto, incluindo os requisitos do produto, sejam cumpridos e validados.

Gerenciamento do Recursos Humanos do Projeto: inclui os processos que

organizam, gerenciame guiam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste das
pessoas com papéis e responsabilidades designadas para completar o projeto. Os
membros da equipe do projeto podem ter vários conjuntos de habilidades, atuar em
regime de tempo integral ou parcial, e podem ser acrescentados ou removidos da equipe à
medida que o projeto progride. Embora os papéis e responsabilidades específicos para os
membros da equipe do projeto sejam designados, o envolvimento de todos os membros
da equipe no planejamento do projeto e na tomada de decisões pode ser benéfico. A
participação dos membros da equipe durante o planejamento agrega seus
conhecimentosao processo e fortalece o compromisso com o projeto.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto: inclui os processos necessários

para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas,
distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e
finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos passam
amaior parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes
interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou
externas à organização.A comunicação eficaz cria ua ponte entre as diversas partes
interessadas do projeto, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes
níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou
influenciar a execução ou resultado do projeto.
 Minuta

Gerenciamento dos Riscos do Projeto: inclui os processos de planejamento,

identificação, análise, planejamento de respostas e controle de riscos de um projeto. Os
objetivos do gerenciamento dos riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o
impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos
negativos no projeto.

Gerenciamento das Aquisições do Projeto: inclui os processos necessários para

comprar ou vender produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. O
gerenciamento das aquisições abrange os processos de gerenciamento de contratos e
controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou
pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto. Também
inclui a administração de todos os contratos emitidos por uma organização externa (o
comprador) que está adquirindo os resultados do projeto da organização executora (o
fornecedor), e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto
pelo contrato.

Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto: inclui os processoas exigidos

para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem
impactadas pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no
projeto, e desenvolver estratágias de gerenciamento apropriadas para o engajamento
eficaz das partes interessadas nas decisões e execução do projeto. O gerenciamento das
partes interessadas também se concentra na comunicação contínua com as partes
interessadas para entender suas necessidades, abordando as questões conforme elas
ocorrem, gerenciando os interessas conflitantes e encentivando o comprometimento das
partes interessadas com as decisões e atividades do projeto. A satisfação das partes
interessadas deve ser gerenciada como um objetivo essencial do projeto.

6) FERRAMENTAS COMUMENTE USADAS PARA

GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O grande propósito das ferramentas usadas para gerenciamento de projetos é ajudar a
organização a gerenciar projetos, do começo ao fim, e permitir que colaboradores
concluam o trabalho no tempo determinado. Outro propósito é o de acelerar a realização
das tarefas, fazendo com que seus recursos fazam mais em menos tempo, economizando
tempo e dinheiro.

Ferramentas de gerenciamento de projetos podem realizar outras funções, como por

exemplo o controle dos custos, orçamento, alocação de recursos, colaboração,
comunicação, gestão da qualidade e administração. O objetivo é controlar todos os
aspectos e complexidades de projetos maiores e ajudar a manter os custos baixos.

Alguns projetos podem ser complexos e depender de muitos fatores, departamentos e

resultados. Um software para gerenciamento de projetos pode ajudar a determinar quais
tarefas dependem uma das outras, exatamente como elas dependem uma das outras, e o
que acontece caso haja mudanças ou resultados fora do esperado.
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

As pessoas também usam ferramentas de gerenciamento de projetos para lidar com

as incertezas nas estimativas de duração de cada tarefa, organizar tarefas para atender a
vários prazos, e trabalhar em vários projetos simultaneamente, como parte de um objetivo
geral.

Apresentamos a seguir algumas destas ferramentas:

Nota: os textos introdutórios sobre as ferramentas são textos elaborados com base
no que é divulgado pelos próprios fabricantes em seus sites oficiais e não expressam
nossa opinião nem nossa preferência por determinada ferramenta.

MS PROJECT PROFESSIONAL 2013: fornece novas maneiras úteis de gerenciar

projetos importantes com eficiência. Libere recursos fáceis de colaboração para iniciar
rapidamente e entregar projetos bem-sucedidos, e ainda aproveitar o poder do Office 365
ou do SharePoint para trabalhar praticamente em qualquer lugar. Torne a comunicação
instantânea por meio da simples integração do Lync 2013 para ligar para ou trocar
mensagens instantâneas com os membros da equipe do Project Professional. Estenda a
funcionalidade do Project com o Apps for Office para atender às necessidades específicas
da sua empresa. Website: http://office.microsoft.com/pt-br/project/project-online-com-
project-pro-for-office-365-FX104002972.aspx

GANTTER: ferramenta de gerenciamento de projetos grátis, sem a necessidade de

instalação. Permite aos usuários salvar e compartilhar cronogramas de projetos na nuvem.
GantterCloud ™ permite que os usuários acessem facilmente os cronogramas de projetos
a qualquer hora e de qualquer lugar. A ferramenta permite ainda que seus usuários
importem seus arquivos do Microsoft Project. Além disso permite salvar e compartilhar
agendas e compartilhar horários com outros usuários usando o Google Docs e colaborar
com os usuários em tempo real através da web em seus planos de projeto. Website:
http://gantter.com/

BASECAMP: lançado em 2004, é uma das ferramentas mais antigas no mundo de

Gerenciamento de Projetos. Como a maioria dos serviços, oferece os requisitos básicos de
costume: compartilhamento de arquivos, lista de tarefas, calendários, discussões e perfis
individuais. A experiência de dois meses é grátis. Website: https://basecamp.com/
Read more: http://www.itproportal.com/2013/06/13/the-best-7-tools-and-services-for-project-
management/#ixzz2iazLoyWN

EASY READMINE: é uma aplicação on-line com todas as características que você
precisa para gerenciar seus projetos ou toda empresa. Ela é baseada na aplicação Open
Source de gerenciamento de projeto Redmine. Website: http://www.easyredmine.com/en

MAVELINK: Mavenlink atualmente ocupa a primeira posição no Google Apps

Marketplace para ferramentas de “Gerenciamento de Projetos”, apresentando uma
avaliação cinco de mais de 600 comentários. MavenLink é um serviço multifacetado, que
oferece destaques como compartilhamento de arquivos, agendamento de tarefas, um
painel de controle centralizado e histórico do projeto. Mavenlink também oferece
 Minuta

integração com o Google Drive. A ferramenta padrão é grátis, no entanto você pode optar
pelo Mavenlink Pro, que é paga e que inclui orçamento, acompanhamento de despesas e
faturas, bem como o controle do tempo para aqueles que procuram um bom
gerenciamento de dinheiro e tempo de seus projetos. Website:
https://www.mavenlink.com/

COLLABTIVE: As principais funcionalidades incluem recursos tais como

gerenciamento de arquivos, controle de tempo e capacidade de criar projetos com metas,
listas de tarefas e atribuições de tarefas individuais. A ferramenta requer algum
conhecimento técnico para instalar, mas uma vez instalado e funcionando, oferece uma
experiência amigável com uma gama de recursos de integração e comunicação. O
software é livre para instalar. Website: http://collabtive.o-dyn.de/about.php

ASANA: é a criação do co-fundador do Facebook Dustin Moskovitz e do funcionário

do Facebook Justin Rosenstein, usado para gerenciamento de tarefas e colaboração entre
as equipes. A plataforma permite a criação de espaços de trabalho, assim você pode
dividir seus projetos entre os departamentos. Você pode criar projetos e tarefas
individuais dentro destes espaços de trabalho, atribuir tarefas, pessoas e datas para
finalização. Asana foi construído para ser rápido e oferece uma variedade de teclas de
atalho para alternar entre projetos e facilitar a ação. Website: https://asana.com/

FLOW: Reconhecido pelo visual mais agradável entre as ferramentas de

gerenciamento de projetos por muitos usuários, Flow é projetado para planejamento e
execução de projetos com a equipe. Pode ser usado pela web, desktop e dispositivos
móveis, através de uma série de apps. A ferramenta permite que você crie, delegue e
compartilhe tarefas e tem uma poderosa e intuitiva função de busca embutida. A
ferramenta foi desenhada para colaboração, em vez da gestão individual, e oferece
comentários e atualizações em tempo real para que possa colaborar com a equipe
remotamente. Website: http://www.getflow.com/

DESKWAY: é um inteligente software de colaboração baseado na web que fornece

às equipes uma central para organizar, gerenciar e controlar o trabalho. Website:
http://www.deskaway.com/

OPENPROJECT: é um software livre e de código aberto que suporta cronogramas de

projetos, controle de atividades, gerenciamento de documentos, relatórios de tempo e
custos e muito mais. Website: https://www.openproject.org/
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

a) Além do Software
Outros softwares para gerenciameento de projetos são facilmente encontrados através
de uma simples pesquisa na web. A escolha deve ser baseada nas necessidades e recursos
do projeto e confrontadas com as características da ferramenta. Porém além do software
há outras ferramentas ou técnicas relevantes e que devem ser consideradas.

Ferramentas do Planejamento

“Não são os grandes planos que dão certo, são os pequenos detalhes”
Stephen Kanitz

Brainstorming: é uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma

organizada e com oportunidades iguais, fazem um grande esforço mental para opinar
sobre determinado assunto.

Votação Múltipla: ferramenta utilizada para priorizar os itens gerados no

processo de brainstorming.

5W2H: o plano de ação 5W2H permite considerar todas as tarefas a serem

executadas ou selecionadas de forma cuidadosa e objetiva, assegurando sua
implementação de forma organizada.

WHAT? O que será feito?

WHEN? Quiando será feito?

WHERE? Onde será feito?

WHY? Por que será feito?

WHO? Quem vai realizar?

HOW? Como vai ser realizado?

HOW MUCH? Quanto vai custar?

FIGURA 10, PLANO DE AÇÃO 5W2H
Fonte: figura elaborada pelo autor

Espinha de Peixe: utilizado para estruturar as informaçõe sobtidas nas etapas

anteriores de forma a visualizar o sistema como um todo e poder identificar as causas
raízes de um problema, analisando as relações de causa e efeito.
 Minuta

Tempo Máquina Método Material

Principal
Defeito

Energia Medição Pessoal Ambiente

Pessoal

CAUSAS EFEITO
FIGURA 11, ESPINHA DE PEIXE
Fonte: figura elaborada pelo autor

Matriz Básico: ferramenta utilizada para priorizar projetos.

B benefícios
A abrangência
S satisfação do cliente interno
I investimento
C cliente externo
O operacionalidade

PROJETO B A S I C O TOTAL

FIGURA 12, MATRIZ BÁSICO

Fonte: figura elaborada pelo autor
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

Cronograma de Barras ou Gráfico de Gantt: apresenta as atividades de forma

esquematizada de barras horizontais, cujos comprimentos são proporcionais aos
respectivos tempos de execução, em folhas onde o cabeçalho é uma linha de tempo.

Cronograma de Ações
Meses 2013
Atividades
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

FIGURA 13, CRONOGRAMA DE BARRAS OU GRÁFICO DE GANTTT

Fonte: figura elaborada pelo autor
 Minuta

7) REFERÊNCIAS E SUGESTÕES DE LEITURA

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI.

Disponível em: <http://www.pmi.org>
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE CAPÍTULO
SÃO PAULO, BRASIL – PMISP. Disponível em:
<http://www.pmisp.org>
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the
Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide). Fiffth Edition. 2013.
VARGAS, RICARDO. Manual Prático do Plano de
Projeto – 4ª Edição. Rio de Janeiro, Brasport, 2009.
SITE OFICIAL DO RICARDO VARGAS: Disponível
em: http://www.ricardo-vargas.com/pt/
BLOG REVISTA MUNDO PROJECT MANAGEMENT
Disponível em: http://blog.mundopm.com.br/
BAUMOTTE, ANA CLÁUDIA TRINTENARO;
FONSECA, DORIS PEREIRA D'ALINCOURT ;
MOREIRA, ITAMAR; DA SILVA, LAURO HENRIQUE
DE CARVALHO M.; RAJ, PAULO PAVARINI;
VERGARA, SYLVIA CONSTANT. Gerenciamento de
Pessoas em Projetos. Editora FGV, São Paulo, 2009.
SABBAG, PAULO YAZIGI. Gerenciamento de Projetos e
Empreendedorismo – 2ª Edição. Editora Saraiva, 2013
Gerenciamento de Projetos: Visão Geral e Ferramentas

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