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Módulo 1 - Dimensionamento na
Prática
EAD via Internet.
2
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3
Programação
—
Parte 1 - Visão Geral
• A importância do dimensionamento e planejamento operacional.
• As fases do dimensionamento.
—
Parte 2 - Dimensionamento do Receptivo
• Dimensionamento de agentes receptivos.
• Métricas e suas aplicações.
• Calculadoras e planilhas.
• Otimização das escalas de trabalho (Schedule).
—
Parte 3 - Previsão da Demanda - Forecast
• Preparação dos dados.
• Métodos de regressão, com correção das sazonalidades.
• Cálculo dos erros da previsão.
• Previsão Inter-dia e Intra-dia.
—
Parte 4 - Dimensionamento de Operações Ativas
• Dimensionamento com discagem manual.
• Tipos de Discadores Automáticos.
• Dimensionamento com Discadores Automáticos.
• Comparação de resultados.
—
Parte 5 - Dimensionamento de Agentes de Chat
• Os dois métodos mais utilizados e um terceiro, novo, desenvolvido pelo
instrutor (BR-Chat) com planilhas.
Parte 1 - Visão Geral
Qual a importância do dimensionamento e planejamento operacional?
Capacidade Teórica
—
Sem fila de espera,
responda:
Demanda = 60 —
ligações em 1 hora
1 Atendente seria
suficiente?
Tempo de cada
ligação = 1 minuto Tem 60 períodos de 1
minuto (ocupação =
Quantas linhas e 100% do tempo).
atendentes —
precisaremos ter ? Mas não basta pois
—
Cálculo correto para 1%
de perda (ocupado) ...
5 linhas e 5 atendentes
Ocupação média = 20 %
A ocupação média depende do tamanho dos
A Crueldade dos Call
Call Centers? Centers
5 atendentes = 27 %
10 atendentes = 45 %
20 atendentes = 60 %
50 atendentes = 76 %
100 atendentes = 84 %
400 atendentes = 94 %
Rede
Pública de DAC
Telefonia
Surgiu a necessidade de medir a demora da
DAC fila de espera para avaliar a qualidade, durante
e depois do atendimento.
O DAC não precisa ser utilizado em pequenos call centers, sendo indicado apenas para
b médios e grandes
e n.d.a.
Desafio 2 – resposta certa = c
O DAC não precisa ser utilizado em pequenos call centers, sendo indicado apenas para
b médios e grandes
e n.d.a.
Parte 2 - Dimensionamento
do Receptivo
Métricas
Abordaremos as
métricas mais
utilizadas,
específicas para
dimensionamento.
Métrica TMO
Tempo Médio de Ocupação (em inglês AHT - Average Handling Time)
𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝐴𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜 + 𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑃ó𝑠𝐶ℎ𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜𝐶ℎ𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠𝐴𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠
29
Desafio 4 - Respostas em amarelo
a) A = 90 % < 10 seg e B = 80 % < 10 seg
b) A = 90 % < 10 seg e B = 90 % < 5 seg
c) A = 90 % < 10 seg e B = 80 % < 12 seg
d) A = 90 % < 10 seg e B = 80 % < 5 seg
não dá para saber, pois faltam informações
30
O NS é sempre o complemento do P(>t) para 100%
NS = 1 – P( > t)
Exemplo:
P(>10) = 0,2 = 20%
NS = 0,8 = 80%
31
Variação do Nível de Serviço
• Se mudamos a referência
mudamos o resultado, mas
o call center continua o
mesmo
• Com a mesma fila, etc.
• Mantra - “o call center é o
call center”
32
Desafio 5 - pare o vídeo e escolha a correta
33
Desafio 5 - resposta certa = C
34
Utilização (ou ocupação) do Agente
35
Utilização (ou ocupação) do Agente
𝐴
U = Occ =
𝑁
Onde:
Occ = ocupação média de um agente (em decimal).
A = Total de horas de ocupação medidas no período de uma hora.
Obs: total de horas = total de chamadas em 1 hora x TMO em horas.
N = nr. de agentes.
36
Desafio 6 - pare o vídeo e escolha a correta
37
Desafio 6 - resposta certa = D
D. 95 %.
39
Abandono
40
Abandono - Erlang X
• Criado por Ger Koole, Doutor da Universidade Livre de Amsterdan, Holanda (Vrije
Universiteit Amsterdam ou VU) e sua empresa CCMATH de consultoria especializada
em Contact Centers.
• Link para baixar fórmulas ErlangX no Excel (demo de 30 dias, vende definitivo pela
CCMATH): http://software.ccmath.com/erlang/ErlangCCmath.xlsm
43
Desafio 7 - Item 1 resposta
Desafio 7 - Item 2 resposta
Desafio 7 - Item 3 resposta
Desafio 7 - Item 4 resposta
Como os DAC´s tratam o NS com o Abandono?
48
Método 1 - Abandonos = Oportunidades Perdidas
49
Método 2 - Abandonos São Considerados
50
Método 3 - Abandonos São Ignorados no Cálculo
𝑁𝑟.𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑛𝑎 𝑚𝑒𝑡𝑎
NS =
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠−𝐴𝑏𝑎𝑛𝑑𝑜𝑛𝑜𝑠 𝑛𝑎 𝑚𝑒𝑡𝑎
51
Exercício 8 - Pare o vídeo e calcule o NS para os três
métodos apresentados.
• Recebidas = 1000
– Atendidas dentro do tempo meta do SL = 700
– Abandonadas antes do tempo meta do SL = 100
– Atendidas ou abandonadas após o tempo do SL = 200
52
Exercício 8 - Solução.
700
• Método 1: SL = = 0,7 = 70 %
1000
700+100
• Método 2: SL = = 0,8 = 80 %
1000
700
• Método 3: SL = = 0,777 = 77,7 %
1000−100
Para pensar:
TRD-Período variável-Parte1
TRD-Período variável-Parte2
Parte 1 - Define os períodos (de 10 em 10 min até 24 horas), calcula o número teórico de
agentes e as métricas, calcula o número necessário de agentes, cria e otimiza as escalas
com três turnos diferentes ao mesmo tempo, otimiza os atendentes pelo custo total e
prepara dados para transferir turnos para a Parte 2.
55
TRD-Período variável-Parte1
No Pendrive do curso: /Calculadoras/TRD Erlang C periodo variável/
56
TRD - Período variável-Parte1
Dados de exemplos
57
Exercício 9 - Prática - acompanhe a solução pelo vídeo, fazendo
junto com o instrutor.
• Dimensionar o número de atendentes teórico para dados de 30 minutos
em 30 minutos.
• Dados na planilha 2 do arquivo Excel no material do curso:
.../Calculadoras/TRD Erlang C periodo variável/TRD - Período variável-
Parte 1-V3-3.xlsx
• Nível de Serviço desejado de 80 % das chamadas serão atendidas antes de
20 segundos de espera no dia inteiro.
• Salvar o exercício resolvido com outro nome para uso posterior.
58
Calculadora NT - Erlang C
59
Local no material: /Calculadoras/Calculadora NT/
Variação com o Nr. de Agentes
SL SL
Ocupação Ocupação
P>0
P>0
website https://www.erlang.com/ da
Westbay Engineers Limited oferece 8
calculadoras gratuitas.
https://www.erlang.com/calculator/call/
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Excel Erlang C com Macros
Funções Macro para a construção
de calculadoras no Excel
ErlangXL97
website: erlang.co.uk
Vem com exemplo de calculadora
http://www.erlang.co.uk/excel.htm
Pode baixar gratuitamente.
No material em
/Calculadoras/Erlang XL97/
Fonte: ErlangXL97Souce.xls
62
Excel Erlang C com Macros
Permite a criação de
planilhas usando as
funções f(x) do Excel.
Possui descritivo no
arquivo ErlangXL.doc
63
Excel com Erlang C
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Conteúdo do Turbo Tables
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Calculadora Erlang para Comparação de Situações em um Call Center
Valores Valores %
Iniciais Novos Mudança
Resultados Resultados %
Mudança
Nota: % de mudança negativa significa piora da métrica. -10,0% -5,0% 0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%
66
TRD-Período variável-Parte1
Nos arquivos do curso: .../Calculadoras/TRD Erlang C periodo variável/
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Desafio 10 pare o vídeo e escolha a certa
d) n.d.a
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Desafio 10 - resposta = b
d) n.d.a
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Desafio 11 – pare o vídeo e escolha a certa
d n.d.a
70
Desafio 11 – resposta d (nenhuma das anteriores)
d n.d.a
71
Schedules (Escalas de Trabalho)
72
Correção do nr. de agentes teórico por turno
A decisão final do número de agentes depende ou não da tecnologia
existente no Call Center?
– Sim, se a mesma:
• Reduzir o tempo total de ocupação no call center.
• Impedir o abandono do cliente.
– Por exemplo:
• URA (Unidade de Resposta Audível),
• overflow por tempo de espera (transbordo para outro grupo),
• fila virtual de espera (deixa tocar um pouco antes de atender o cliente e direcionar para
a espera),
• mensagens de aguarde mais um pouco,
• mensagem ou correio de voz com call back (retorna a ligação depois),
• etc.
73
Correção do nr. de agentes teórico por turno
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Fator de correção da carga de trabalho.
Usado para corrigir o número teórico de agentes.
Exemplo:
Reunião Diária = 10 min em 6h e 20 min de trab.
Reunião = 10/(6*60+20) = 10/380 = 0,0526 → 5,26 %
75
Exercício 12 - Pare o vídeo e calcule a
indisponibilidade (dados fictícios)
Motivo Tempo Período de Trabalho Indisponi-
bilidade
Pausas / Intervalo 40 minutos por dia 6h e 20 min
76
Exercício 12 - Solução
Motivo Tempo Período de Trabalho Indisponi-
bilidade
Pausas / Intervalo 40 minutos por dia 6h e 20 min = 380 min 10,53 %
77
Correção do nr. de agentes teórico por turno
É frequente encontrarmos números na faixa entre 25% a 35% do tempo.
𝑨𝒈𝒆𝒏𝒕𝒆𝒔 𝑻𝒆ó𝒓𝒊𝒄𝒐𝒔
Agentes Necessários =
𝟏 − 𝑰𝒏𝒅𝒊𝒔𝒑𝒐𝒏𝒊𝒃𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆
78
O que são Turnos e Jornadas de Trabalho?
79
CLT e NR-17 Anexo II
Qual a diferença entre Pausa e Intervalo?
➢ Pausa = remunerada (dentro do período de trabalho).
➢ Intervalo = não remunerado (adicional ao período de trabalho).
80
Como fica a jornada com compensação de um
dia da semana?
Ex: Para turno 6 h/d, a jornada muda de 6 x 1 para 5 x 2 com
compensação do sexto dia previsto na CLT, assim os turnos mudam
para 7 horas e 12 min. por dia (é o chamado 7:12).
• Mas o salário continua igual ao de 6 x 1, para 36 h/semana.
• Precisa aumentar o intervalo de 20 min para 60 min (CLT).
• O agente fica na empresa 8 horas e 12 minutos e trabalha 6 h e 52
min.
• Normalmente não se adiciona 15 minutos de pausa adicional.
81
Schedule (Escalas de Trabalho)
O que são Escalas de Trabalho?
O que significa otimizar uma escala de trabalho?
▪ Minimizar Agentes e PA’s para baixar custos, sem perder a qualidade na fila de
espera.
O que precisamos fazer para otimizar?
▪ Dimensionar corretamente os agentes para garantir qualidade na fila de espera
(Erlang ou simulação, corrigir indisponibilidades).
▪ Alocar os agentes conforme a lei permite, mas em turnos de trabalho que se
sobreponham ou não em determinados horários, tentando acompanhar a demanda,
para minimizar os custos (número de agentes e PA’s totais).
Podemos sobrepor escalas na mão?
▪ Sim, mas é necessário muita prática e leva muito tempo para fazer direito.
Isso pode ser automatizado nas planilhas?
▪ Sim. As planilhas que utilizamos já fazem isso e ainda permitem ajustes manuais.
82
Automação de Escalas usando o Solver
✓ Solver - complemento do Excel, para testes de hipóteses.
83
Automação de Escalas usando o Solver
O Solver ajusta os valores nas “células variáveis de decisão”
(quantidades de agentes para cada turno possível) para satisfazer os
limites nas “células de restrição” e produzir o resultado desejado para a
“célula do objetivo”.
84
Solver: Limite de Variáveis e Restrições.
Veja arquivo pdf no pendrive.
85
OpenSolver
• O OpenSolver é um suplemento do Excel VBA que amplia o Solver interno do Excel com
solucionadores mais poderosos.
• Ele é desenvolvido e mantido por Andrew Mason e alunos do departamento de Ciências da
Engenharia da Universidade de Auckland, NZ. Desenvolvimentos recentes são cortesia de Jack
Dunn do MIT.
• Compatível com os modelos existentes do Solver, não há necessidade de alterar suas planilhas.
• Não há limites artificiais no tamanho do problema que você pode resolver.
• O OpenSolver é um software livre e de código aberto.
• Também com versão para Planilhas Google https://opensolver.org/opensolver-for-google-sheets/
86
Planilha TRD Erlang C período variável
Já inicialmente apresentada ...
Parte 1 - Define os períodos (de 10 em 10 min até 24 horas), calcula o número teórico de
agentes e as métricas, calcula o número necessário de agentes, cria e otimiza as escalas
com três turnos de durações diferentes ao mesmo tempo, otimiza os atendentes pelo custo
total e prepara dados para transferir turnos para a Parte 2.
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Planilha TRD Erlang C período variável
• Utiliza OpenSolver, sem as limitações de capacidade do Solver.
• Entrar com o horário de início e de fim do expediente do call center, pois vai habilitar
turnos somente dentro deste período.
• Obs: para meia noite digite 24:00 (mas aparecerá 00:00 na célula).
88
TRD - Período variável-Parte1
No Pendrive do curso: /Calculadoras/TRD Erlang C período variável/
89
TRD - Período variável-Parte1
90
Tabela dos turnos a ser copiada para o arquivo Excel
TRD - Período Variável - Parte2 como valores
Copiar dados para a planilha "Parte2" como valores.
Obs: É necessário fazer esta transferência manualmente
para que o Solver possa dar uma solução em tempo curto
Turno Agentes Início Fim Duração de processamento.
1 22 00:00 08:12 08:12
2 14 05:40 12:00 06:20
3 4 06:20 12:40 06:20
4 1 06:20 14:32 08:12
5 13 06:40 14:52 08:12
6 2 07:00 11:00 04:00 Copiar e colar
7 15 07:20 11:20 04:00
8 4 07:40 15:52 08:12 as células
9
10
4
10
08:00
08:20
16:12
12:20
08:12
04:00
como “valores”
11
12
20
11
08:20
08:40
16:32
15:00
08:12
06:20
para não criar
13 12 09:00 15:20 06:20 vínculo entre as
14 22 09:40 16:00 06:20
15 3 10:00 16:20 06:20 duas planilhas.
16 4 10:00 18:12 08:12
17 4 10:20 18:32 08:12 Caso contrário
18 9 10:40 18:52 08:12
19 11 11:00 19:12 08:12 o OpenSolver
20
21
34
1
11:20
12:40
19:32
19:00
08:12
06:20
ficará muito
22
23
8
8
13:00
13:20
19:20
19:40
06:20
06:20
lento.
24 2 14:00 22:12 08:12
91 25 2 14:20 20:40 06:20
Exercício 13 - Prática - acompanhe a solução pelo vídeo,
fazendo no seu Excel junto com o instrutor.
• Vamos continuar o exercício 9, que deve ter salvo com outro nome na pasta
.../Calculadoras/TRD Erlang C periodo variável/...
• O expediente do call center é das 7:00 às 20:00 hs, a indisponibilidade total é 30% e o dia de
pico desses dados é terça feira.
• Admita turnos de 4, 6 e 7:12, com durações de 4, 6:20 e 8:10 respectivamente.
• Custos mensais de um atendente
– 4 hs = R$ 1.500,00
– 6 hs = R$ 2.000,00
– 7:12 = R$ 2.200,00 (pois tem vale refeição maior que o de 6 hs)
• Escolha as restrições do Solver de understaff , overstaff e máximo de PAs
92
Exercício 13 - Solução
• Na pasta .../Calculadoras/TRD Erlang C periodo variável/Resolvidos/
• Veja o arquivo do Excel: EX1 Resolvido - Parte 1-V3-2
• Custo total mensal : R$ 75.000,00
93
Exercício 14 - Prática - pare o vídeo e faça sozinho
95
Exercício 14 - Solução
• Conclusões:
– Ficou R$ 3.000,00/mês mais caro usar apenas turnos de 6 hs.
– O resultado final foi muito pior para 6hs, pois em vários horários encontramos o número
de agentes otimizados perigosamente perto do número de agentes teóricos e bem
abaixo do necessário. Além de ter overstaff em certos horários, o que não acontecia.
Exercício 13 Exercício 14
96
Planilha TRD Erlang C período variável
Já apresentada ...
Parte 1 - Define os períodos (de 10 em 10 min até 24 horas), calcula o número teórico de
agentes e as métricas, calcula o número necessário de agentes, cria e otimiza as escalas
com três turnos diferentes ao mesmo tempo, otimiza os atendentes pelo custo total e
prepara dados para transferir turnos para a Parte 2.
97
TRD - Período variável - Parte 2
Para alocar paradas para cada um dos agentes. Preenchimento manual gráfico.
98
TRD - Período variável-Parte2
99
Criação de Padrões de Paradas
100
Criação de Padrões de Paradas
Tentar evitar a saída simultânea de muitos agentes e deixar o maior tempo de
recuperação da fila de espera após cada retorno.
101
Escala final pronta para distribuição
Turno de 4:00
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Turno de 6:20
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1i i i i 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Turno de 8:10
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1i i i i i i i i i i i i 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
103
Método sugerido para inserir paradas.
• Passo 2 - Localizar os períodos de 5 minutos com maior % de
agentes parados e remanejar as paradas para diminuir esta
porcentagem. Seguir as regras legais. Repetir até otimizar.
17:10
17:15
17:20
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26
27
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2
1
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2
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4% 0% 0% 4% 4% 4% 4% 0% 0% 35% 42% 12% 4% 4% 4% 0% 0% 14% 14% 7% 4% 4% 7% 7% 7% 8% 4% 4% 4% 12% 16% 8% 8% 8% 4% 5% 18% 14%
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 p p 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1p p 1
104
Método sugerido para inserir paradas.
• Passo 3 - Ajustes finais
– Introduza as paradas adicionais às pausas e intervalos (treinamentos, reuniões de
feedback, etc). De forma a causar o menor impacto na % de agentes parados.
– Introduza até duas horas extras, se precisar, lembrando que a primeira hora extra
deve ter uma cor diferente da segunda. Isso porque, se passar de 6 horas, deve
colocar uma pausa extra de 15 minutos, restando apenas 45 min para a primeira
hora extra. Já a segunda hora extra pode ter mesmo uma hora de duração.
105
Exercício 15 - Alocação de Paradas
• No arquivo Excel da solução do Exercício 13 (com três turnos diferentes) foram dimensionados
os agentes otimizados e as escalas.
• Copie e cole como valores o resultados dos turnos obtidos no arquivo Excel “TRD - Período
variável-Parte2-V3-3”, planilha “Transferência”.
• Acompanhe o início da solução pela aula gravada, mas resolva o restante sozinho depois,
usando a metodologia dos “3 Passos” sugerida.
• Para conferir após terminar, observe os resultados esperados em:
– Abra a sub pasta “Resultados” e olhe o arquivo do Passo1 “EX2-Parte 2-V3-2_fase inicial” e para o Passo2
veja “EX2-Parte 2-V3-2_fase intermediaria.
– Em seguida, observe o arquivo “EX2-Parte 2-V3-2_resultado final”, onde é apresentado um exemplo de
resultado final de distribuição conforme o Passo 3.
– Como não há um único resultado possível, compare e veja se fez corretamente em linhas gerais.
106
Schedule (Escalas de Trabalho) Exemplo de
Semana 24 x 7
107
Efeito Cobertor
108
Schedule (Escalas de Trabalho)
Over
Staff
Under
Staff
109
Parte 3 - Previsão da
Demanda - Forecast
Fases do Dimensionamento
Criação das
Previsão da Cálculo de Escalas de Análise da
Demanda Linhas e Trabalho Aderência
“Forecast” Agentes “Schedules”
Capacidade Teórica
111
Previsões baseadas no passado
112
Alisamento dos pontos fora da curva
113
Tenha sempre um DIÁRIO DE BORDO
115
Probabilidade de um valor estar dentro da
população analisada = área da curva normal
Recomendado
(em geral)
116
Forecast - Métodos por tamanho da amostra
117
Forecast por Séries Temporais
118
Regressão Linear
Quantidades
futuras
120
Regressão Linear Simples
Fórmulas:
TENDÊNCIA,
PROJ.LIN calcula a e b (e muito mais)
121
Regressão Linear Simples
122
Ajuste da Sazonalidade - Método 1
123
Exemplo após a correção
124
Cálculo do Erro de Aderência da Previsão
125
Entendendo os erros
• PFE = “Real – Previsto” = nr. de chamadas erradas, calculado para
cada período.
• APE = “| PFE | / Real” = % de chamadas erradas, calculado para cada
período.
• MAD = “média dos PFE absolutos” = nr. de chamadas erradas médio
de todos os períodos calculados
• MAPE = “média dos APE” = % de chamadas erradas médias do
período
• FA = “100% - APE” ou “100% - MAPE” (em %) = precisão do acerto em
% (tanto para cada período quanto para todos os períodos calculados).
126
WAPE
Erro Percentual Absoluto Ponderado
• Caso ocorra que algum período tenha um erro bem acima dos
demais, o MAPE reflete uma influência maior deste.
• Neste caso é mais correto considerar o WAPE - Weighted Absolute
Percent Error (erro percentual absoluto ponderado)
127
Ajuste da Sazonalidade - Método 2
• Neste método vamos primeiro retirar o efeito das sazonalidades da amostra (“dessazonalizar” a
amostra no que for possível). Os passos são:
1. Calcular a quantidade média anual de cada período sazonal da amostra (cada mês ou
semana de todos os anos). Exemplo: média dos janeiros, média dos fevereiros, etc
2. Calcular a média do item 1 acima para 12 meses (ou 52 semanas). Ex: somar os doze
itens acima e dividir por doze.
3. Fator Sazonal = item 1 ÷ item 2 , para cada período sazonal (mês ou semana do ano).
Equivale a saber quanto o valor está acima ou abaixo da média.
4. Valor “dessazonado” = resultado da divisão da quantidade da amostra pelo Fator Sazonal
de cada período sazonal (mês ou semana), calculado no item 3.
• Calcular a previsão por regressão linear das quantidades da amostra sem sazonalidades.
• Ajustar a sazonalidade novamente, multiplicando o resultado da regressão pelo Fator Sazonal de
cada período sazonal e obtendo a previsão desejada.
128
Calculadora TRD - FORECAST
Material: /Calculadoras/TRD FORECAST/
129
Calculadora TRD - FORECAST
131
Calculadora TRD - FORECAST
135
Exercício 16 - Comparação dos Métodos Sazonais
Método 1
Método 2
136
Exercício 17
137
Exercício 18
138
Exercício 19
140
Sazonalidades do tempo de atendimento
Exemplos:
141
Média Móvel
• No caso de termos uma amostra do passado (DAC) com poucos
períodos de tempo, o cálculo por regressão linear ou suavização
não seria representativa.
• Neste caso devemos calcular a previsão apenas de um período
após a amostra por vez (nunca usar um resultado como dado de
outro).
• Utilizar a média da variação dos meses do ano anterior de n
períodos anteriores (Média Móvel), se tivermos dados de um ano.
• Ou pela média direta de n meses anteriores, se tivermos uma
amostra de poucos meses.
142
Amostra média - média móvel da variação
do ano anterior
143
Média Móvel Ponderada - amostra de
poucos meses
144
Detalhando o Forecast
Mês
Semana
Dia do mês/semana
145
Cálculo Previsão Inter Day
Entre com o dia da semana na ordem do mês
147
Exercício 20 - Quiz – Escolha a opção certa
148
Parte 4 - Dimensionamento
de Operações Ativas
Método de Dimensionamento de Operações Ativas
150
Cálculo teórico com n tentativas
𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Nr. agentes =
𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛í𝑣𝑒𝑙 𝑝𝑜𝑟 1 𝑎𝑔𝑒𝑛𝑡𝑒
151
Cálculo do Prazo
𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Dias de campanha = 𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒 1 𝑑𝑖𝑎 𝑑𝑎 𝑒𝑞𝑢𝑖𝑝𝑒
152
Exercício 21 - Telecobrança
• Calcular as linhas e agentes de um telemarketing ativo para realizar uma campanha com as seguintes
especificações (porcentagens e tempos obtidos via um pré-teste já realizado):
– Ação de cobrança em um cadastro de 10.000 nomes de clientes devedores.
– No máximo duas tentativas por nome do cadastro.
– Tempo médio de conversa com o devedor = 120 segundos.
– 30 % das ligações darão ocupado com tempo médio de 15 segundos.
– Das chamadas completadas 20 % mudou de endereço e telefone.
– Destes 50 % fornece o novo número, com 50 segundos de conversação e 50 % não fornece, com 20 segundos de
duração.
– Tempo de conexão (tirar do gancho, discar e ouvir chamar) = 30 seg.
– Tempo de preparação antes de qualquer chamada = 20 seg.
– Tempo gasto após qualquer chamada para digitar resultado = 10 seg.
– Período disponível para a equipe fazer o trabalho = 3 dias.
– Considere que cada atendente fica na empresa 6 horas e 20 minutos.
– Considere que o absenteísmo e indisponibilidades totalizam 25% do tempo disponível.
– Supondo equipe de 10 agentes, em quantos dias farão o serviço?
153
Exercício 21 - Solução
154
Exercício 21 - Solução
Exercício 21 - Solução
156
Exercício 21 - Solução
= 6,33 x 3600 x 3
157
Exercício 21 - Solução
158
Planilha TRD Tmk Ativo_2.xls
159
Planilha TRD Tmk Ativo_2.xls
160
Exercício 22 - Telepesquisa
Quantas linhas e operadores, com 6 tentativas, em 30 dias, sem
discador? Conexão, pré e pós chamadas, % correção, etc, igual ao
Exercíco anterior.
Tipos de Discagem Automática
162
Tipos de Discagem Automática
163
Dimensionamento com Discadores
• Verificar com o fornecedor o rendimento do
sistema e economia de tempo.
• Aplicar o mesmo processo Tt / Tp.
• Separar cálculo das linhas e dos atendentes.
164
Exercício 23 - Telecobrança
• Repetir o exercício de Telecobrança já feito,
considerando a utilização de discador progressive dialer.
Considerar:
– Diminuirá o tempo de preparação entre chamadas de 20 para 1
segundo.
– Diminuirá o tempo de conexão de 30 segundos para 5 segundos
– Diminuirá o tempo gasto com sinal de ocupado de 15 para 1
segundo
165
Exercício 23 - Solução - Agentes
166
Cálculo da Economia com o discador Progressive Dialer
167
Exercício 24 - Telecobrança
• Refaça o exercício inicial de Telecobrança supondo o uso de um
Discador Predictive Dialing Perfeito (o que não existe):
• Diminuirá o tempo de ocupado, conexão e pré-chamada para zero
segundos.
168
Solução Exercício 24 - Agentes
22 agentes
Economia de apenas 2 agentes
em relação ao Discador
Progressive Dialer.
Este exemplo mostra que o
maior ganho dos discadores
esta na economia do tempo
desperdiçado pelos agentes na
discagem manual e não
necessariamente no tipo de
discagem em si.
169
Exercício 25 - Telepesquisa
• Calcular os agentes do exercício de Telepesquisa já feito, para as
mudanças:
– Discador Progressive Dialer com:
• Tempo de preparação de 20 para 1 segundo.
• Tempo de conexão de 30 para 5 segundos.
• Tempo do sinal de ocupado de 13 para 1 segundo.
• Manter não atende em 25 segundos.
– Predictive Dialer perfeito com:
• Tempo de preparação de 20 para 0 segundo.
• Tempo de conexão de 30 para 0 segundos.
• Tempo do sinal de ocupado de 13 para 0 segundos.
• Tempo não atende de 25 para 0 segundos.
170
Exercício 25 - Telepesquisa Respostas
Manual 24 71,2
171
Parte 5 - Dimensionamento
de Agentes de Chat
Web Call Centers de chats
173
Cálculo teórico: atendimento simultâneo de mais de um
chat por vez, por atendente
174
Método 1 (divisão do nr. de agentes)
1. Calculamos a quantidade de agentes por Erlang C, supondo
uma fila de espera de chats.
2. E dividimos o total de agentes obtido pela quantidade de chats
simultâneos que cada agente pode atender.
3. Temos o número teórico de agentes e as métricas da fila de
chats (?!).
4. Mas Erlang é um cálculo não linear! Daí falta bom senso.
175
Método 1 (divisão do nr. de PAs)
• Exemplo:
– 200 chats por hora, TMA de 300 segundos, NS (85% em 20seg).
176
Método 2 (divisão do TMA)
1. Dividimos o tempo médio TMA (ou TMO) pelo nr. de chats
simultâneos que cada atendente vai atender (na verdade, assim
dividimos o tempo total de ocupação)
2. Calculamos a quantidade de agentes por Erlang C, supondo uma fila
de espera de chats.
3. Temos o número teórico de agentes e as métricas da fila.
4. Não há uma base teórica sólida. Métricas não batem.
177
Método 2 (divisão do TMA)
• Exemplo:
– 200 Chats por hora, TMA de 300 segundos, NS (85% em 20 seg).
178
Método 3 – BR-Chat (novo e inédito)
179
Cálculo do índice Pc
𝑻𝒄𝒍𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆 𝑻𝒄𝒍𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆
𝑷𝒄 = =
𝑻𝒄𝒍𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆 + 𝑻𝒂𝒈𝒆𝒏𝒕𝒆 𝑻𝑴𝑨
181
Método BR-Chat da TRD
• Exemplo:
– 200 Chats/hora, TMA de 300 segundos, NS (85%, 20seg)
183
Planilha “BR-Chat” para 3 chats simultâneos
184
Comparação para meta de NS
200 contatos/hora Método 1 Método 2 Método Método Método
300 seg. de TMA BR-Chat BR-Chat BR-Chat
NS = 85% em 20s Pc = 50 % Pc = 60 % Pc = 70 %
Ag. 2 chat simult. 11 12 13 13 12
P(>0) 23 % 18 % 12 % 6% 11 %
NS para t = 20s 89 % 89 % 90 % 95 % 91 %
P(>0) 23 % 14 % 3% 4% 4%
NS para t = 20s 89 % 93 % 97 % 97 % 97 %
185
Com mínimo de agentes no BR-Chat
NS para t = 20s 89 % 89 % 90 % 63 % 78 %
NS para t = 20s 89 % 93 % 84 % 84 % 83 %
186
LEMBRE-SE: TIRE SUAS DÚVIDAS DIRETAMENTE
COMIGO
• E-mails:
– izidro@trdtecnologia.com.br
– Izidro.trd@gmail.com
• Telefones:
– Fixo da TRD: +55 11 4620-2646
– Celular com WhatsApp:
+55 11 97018-8624
187
—
FIM
do Módulo 1 - Curso Básico -
Dimensionamento na Prática
189
Agora boa sorte na realização da Prova.
...muito sucesso !
Izidro Pedro S. Costa Filho
www.trdtecnologia.com.br
190