Dicas para a prova PMI - Comunicação

Postado por dms às 8:47 PM

Comunicação

- Planejamento das comunicações (planejamento)

Determina que informações são necessárias para os stakeolders (quem precisa saber o quê e quando).

- Distribuição das informações (Execução)

Fazer que a informação seja disponível no tempo e na maneira mais apropriada.

Distribuir de forma regular as informações necessárias aos stakeholders.

SIG=Sistema de informações

Tipo de informação Rotina Não Rotina

/Detalhamento
Detalhado Ineficaz, excesso de dados Efetivo
gera o descrédito do SIG
Resumido Efetivo Ineficaz, pouco provável de
transmitir a complexidade da
informação

- Relatório de desempenho (Monitoramento)

Coletar e disseminar as informações de desempenho. Fornecer informações de como os recursos são utilizados.
(relatórios de situação, progresso e previsões)

- Gerenciamento dos Stakeholders (Monitoramento)

Gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas e resolver problemas com elas.
Gerenciar as expectativas.

Nº de canais de comunicação = n(n-1)/2

Deve-se evitar as barreiras de comunicação: Idéias pré-concebidas, recusa de informação contraria, significados
personalizados, motivação, interesse, credibilidade da fonte, habilidade de comunicação, clima organizacional,
complexidade do canal.

Idéias (conteúdo básico da informação) 

codificação (organização da idéia por meio de códigos, sai do emissor) 

Transmissão (a mensagem é remetida através de um canal, é onde pode começar o ruído da transmissão) 

Canal (espaço situado entre o transmissor e o receptor, é onde acontecem os maiores números de ruídos) 

Recepção (é a captação da mensagem pelo receptor, é feita pela pessoa que recebe a mensagem) 

Decodificação (é a interpretação do código pelo receptor. É subjetiva e pode ser interpretada de forma livre, ambígua
e pode gerar ruídos) 

Ação (ocorre quando o receptor age. Geralmente ocorre um “feedback”. É quando se conhece se houve ou não
ruídos, duvidas ou interpretações ambíguas.
Kick off meeting (Get to know & commit) – Reunião de inicio do projeto.

Active Listening – Audiência empática – recebe a comunicação e da feedback.

Communication “Blockers” –

GP é o ponto focal das comunicações no projeto plinC

90 % do tempo do gerente

“Tight Matrix” e “War Room”

Qualidade x Grau

. Uma forma importante de diminuir problemas de comunicação é refrasear o que o interlocutor diz após ouvi-lo.

.Risco no inicio é maior, no final é menor.

Efeito das mudanças, no inicio é menor, no final maior.

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Dicas para a prova PMI - Qualidade

Postado por dms às 8:47 PM

QUALIDADE

P. Crosby – Qualidade: adequação ao uso, conformidade às especificações; Fitness for Use; Prevenção ao invés da
inspeção; Política de Qualidade: Defeito Zero; Medir o custo da não conformidade.

Plano de qualidade: Cj. de procedimentos. Estabelecimento de padrões.

Garantia de qualidade: Função Gerencial / Processo (verificação e auditagem)  Processo

Controle de Qualidade: Função operacional (avaliação de resultados)  Produto

Responsabilidades: Gerente (85% responsabilidade)

Projeto/ tarefa: Executor

Definição de requisitos do cliente:

Devem ser mensuráveis (definições operacionais ou métricas de qualidade)

São frequentemente implícitos ou não formulados

Servem como uma linha de base a partir da qual desenvolve-se:

- Padrões de qualidade;
 - Medidas;

- Desempenho;

“Benchmarking” – Comparação de seus procedimentos com os praticados: por outro setor da empresa (interno) ou
pelo competidor mais importante (externo), por outro processo similar implementado por uma empresa não
competidora (funcional)

JIT – Just In Time

Gold Plate – Dar extras aos clientes;

KAIZEN – Melhoria contínua nos processos.

- Planejamento da Qualidade (Planejamento)

Identificar quais os padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar como satisfaze-los.

- Realizar a Garantia da Qualidade (Execução)

Atividades planejadas e sistemáticas que são implementadas visando assegurar o que projeto ira satisfazer os padrões
relevantes de qualidade.

- Realizar o Controle da Qualidade (Controle)

Monitorar os resultados específicos do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e
identificar as formas para eliminar causas de resultados insatisfatórios.

Ferramentas:

- Fluxograma de processos (Encadeamento de atividades);

- Listas de verificação (checklist);

- Histogramas (freqüência);

- Diagrama de espinha de peixe (Ishikawa) (causa/efeito);

- Gráficos de dispersão;

- Gráfico de tendência (scartter plots) (correlação);

- Diagrama de Pareto (80-20) (Prioridade) : uma quantidade relativamente pequena de causas irá produzir a

maioria dos problemas ou defeitos.

Gráficos de Controle de Qualidade (Analise Estatística de Qualidade) -> 7 pontos consecutivos acima ou
abaixo da media, seu projeto esta fora de controle. Ou então 1 fora dos limites. (Regra 7 pontos)

6 “sigmas” = 3.4 defeitos por milhão.

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Dicas para a prova PMI - Custo

Postado por dms às 8:45 PM
CUSTO

Gerenciamento do Custo

Estimativas de custos

Tipo Quando Porque Feito Nível Método de Quão

Feito WBS Estimativa Precisa
Ordem de Muito cedo Aproximação 1 Analogia / -25 %
magnitude preliminar para
decisões de Top-Down +75 %
seleção
Orçamentária Cedo Coloca reais nos 2, 3 Paramétrica -10 %
planos de
orçamento +25 %
Definitiva Mais Tarde Detalhes para 4, 5, 6 Botton-UP -5 %
aquisição, estima
custos reais +10 %

-5

+10 -10

+25 -25

+75

- Estimativa de custos (Planejamento)

Desenvolver uma estimativa de custos dos recursos – Avaliação Quantitativa

- Ornamentação dos Custos (Planejamento)

É a estimativa dos custos do projeto.

Alocar as estimativas de custos globais aos itens individuais de trabalho com a finalidade de estabelecer umbaseline
de custo para medir o desempenho do projeto.

Pode-se fazer o reajuste do fluxo de caixa.

Orçamento Global: é uma relação dos custos totais, item a item.

Planejamento -> o mais importante no gerenciamento de projetos.

BAC = Somatório dos orçamentos:

1 – Orçamento WBS

2 – Orçamento riscos conhecidos e impactos conhecidos

3 – Orçamento de riscos conhecidos e impactos desconhecidos

4 – Orçamento de riscos desconhecidos e impactos desconhecidos

- Controle dos Custos (Monitoramento)

Influenciar fatores que criam mudanças nas metas de custo; determinar que a meta de custo foi alterada; e gerenciar
as mudanças.

Valor agregado (EV) : Método para medição da performance do projeto, comparação do trabalho planejado com o
realmente alcançado. Objetivo de determinar se o desempenho, custo e cronograma estão como planejado.

SPI – Schedule - Índice de performance de agenda (IPA)

CPI – Cost - Índice de performance de custo

uestão Resposta
Quanto trabalho deveria ser feito ? PV
Quanto trabalho foi feito ? EV
Quanto custou o trabalho feito? AC
Quanto o trabalho total deveria custar? BAC
Quanto espera-se que o trabalho total custe? EAC

IDT (SPI) – índice de desempenho do cronograma (TEMPO)

IDT (SPI) = EV / ($ Plano)  EV / PV

IDT = 1  projeto conforme planejado

IDT <> Projeto atrasando... (0.9 = 10 % de atraso)

IDC (CPI) – índice de desempenho de Custos $$$

IDC (CPI) = EV / ($ REAL)  EV / AC

IDC = 1  Projeto conforme planejado

IDC <1> Projeto mais caro ... (0.5 = 100 % do orçado)

CV = EV – AC  Cost Variance – (-) acima do orçamento $$

SV = EV – PV  Schedule Variance – (-) atrasado (tempo)

EAC = BAC / CPI  Estimation at Completion – Estimativa do valor TOTAL do projeto

ETC = EAC – AC  Estimation to Completion – Estimativa do valor deste ponto até o final do projeto.

VAC = BAC – EAC  Variance at completion – variação (+, -) até o termino do projeto.

* EV sempre vem primeiro nas formulas

* Formula de variação: EV – Alguma coisa. (Negativo Mau, positivo BOM)

* Formula de índice: Ev / alguma coisa. (< que 1 Mau, > q 1 Bom)

* Custo use AC;

* Prazo use PV;
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Dicas para a prova PMI - Tempo

Postado por dms às 8:43 PM

TEMPO

- Definição das Atividades (Planejamento)

Identificar e documentar as atividades especificas a serem realizadas para produzir os subprodutos da WBS.

- Seqüenciamento das Atividades (planejamento)

Identificação dos relacionamentos lógicos entre as atividades; Deve dar suporte a um cronograma realístico e
alcançável.

Ferramentas

MDP – diagrama e Precedência - PDM – AON – CPM – Método do caminho critico.

Nós representam atividades e setas mostram as dependências. C-Começo / C-Cedo, F-Fim / T – Tarde

Forward pass – determina as datas Mais Cedo de inicio e fim

Backward pass – determina as datas Mais Tarde de inicio e fim

Conectores: Acabar-p-começar, acabar-p-acabar, começar-p-começar, começar-p-acabar

MDS – Diagramas de setas - PERT

Setas representam as atividades e nós mostram as dependências

- Somente terminar-p-começar, termino inicio atividades fantasmas (Dummy Activies)

- Estimativa de recursos da atividade (Planejamento)

Quais recursos e quantidade de cada recurso que serão utilizadas e quando estarão disponíveis.

- Estimativa de duração das atividades (Planejamento)

Avaliação da quantidade de períodos de trabalho que provavelmente serão necessários para implementar cada
atividade.

Delphi – convergência – opiniões anônimas, valores discordantes devem ser esclarecidos, nova consulta até
estabilização dos resultados (3 -4 interações)

Pert – Duração (otimista + 4 x MP + pessimista) / 6

Desvio Padrão = σ = (Pessimista – Otimista) /6

1 σ = 69 % , 2 σ = 96 %, 3 σ = 99 %

2 2
Verificar  Variância = (desvio padrão)  = σ

σT = √ (σ12 + σ22)

Consideração probabilística, utilização de redes de relacionamento lógico com durações baseadas em uma média
ponderada de suas probabilidades.

CPM – Método do caminho critico – único ponto (mais provável) – Calcula uma única data “mais cedo” e “mais
tarde” para o início e fim de cada atividade, sendo usado para se determinar que atividades devem ser executadas a
tempo para que não haja impacto na data final do projeto.

Monte Carlo – Simulação dos múltiplos caminhos (Pessimista)

Gantt – Não da para analisar nada ! extremamente útil para visualização. Gráfico de barras, Gráfico de marcos,
gráfico combinados.

Analise de reservas – Buffers.

- Desenvolvimento do cronograma (planejamento)

Determinar as datas de inicio e fim de cada atividade do projeto. Devem ser realísticas para se poder estimar.

Crashing – aumento dos recursos nas atividades, colocar + pessoas para trabalhar, usar nas atividades do caminho
crítico do projeto, aumenta o custo

Fast-Tracking – aumento das atividades em paralelo, aumenta o risco, altera desembolso, Geralmente gera retrabalho.

Nivelamento de recursos – Causa aumento de cronograma.

- Desenvolvimento do Cronograma (planejamento)

Analise dos recursos necessários, restrições de prazos, durações e seqüências de atividades para elaborar o
cronograma.

- Controle do Cronograma (Monitoramento)

Determinação do estado atual do cronograma. Controle dos fatores que causam mudança. Determinação de o
cronograma mudou. Gerenciar mudanças ocorridas.

Relatórios de progresso, Sistema de controle de mudanças do cronograma, medição de desempenho (earned value)

– valor agregado, soft de ger. de projetos, analise de variação.

Folga livre – Quanto a atividade pode atrasar sem causar impacto na atividade subseqüente.

Folga Total – Quanto a atividade pode atrasar sem causar impacto na conclusão do projeto.

Método da cadeia Critica: Buffer

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Dicas para a prova PMI - Escopo

Postado por dms às 8:42 PM
ESCOPO

- Planejamento de escopo (Planejamento)

Criação de um plano de gerenciamento de escopo, que documenta como o escopo do projeto será definido,
verificado e controlado e como a EAP, será criada e definida

- Definição do escopo (Planejamento)

Desenvolvimento de uma Declaração do Escopo Detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto.

- Criar a EAP (WBS) (Planejamento)

Subdivisão dos principais entregas do projeto e do trabalho em componentes menores e mais gerenciáveis.

- Verificação do Escopo (Monitoramento)

Processo de formalização do aceite das entregas do projeto terminadas pelas partes interessadas.

- Controle do Escopo (Monitoramento)

Processos necessários para controlar o escopo do projeto.

Produto -> o que o projeto pretende fazer.

Escopo do Produto <> Escopo do Projeto

Pacote de Trabalho, SMART – eSpecifico, Mensurável, Acordado, Realístico, limitado no Tempo. - > Possuir um

único responsável. Nível mais baixo da EAP. 8-80.

Entrega – qualquer saída, resultado ou item mensurável, tangível e verificável que seja produzido para completar um
projeto ou parte dele.

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Dicas para a prova PMI - Integração

Postado por dms às 8:37 PM

INTEGRAÇÃO:

- Desenvolver o termo de abertura (iniciação)

É o processo de reconhecimento formal que um novo projeto existe ou que um projeto existente deve

continuar.
- Desenvolver a declaração preliminar de escopo (iniciação)

É o processo de desenvolvimento de uma declaração preliminar de escopo que aborda e documenta a

características e limites do projeto e seus produtos e serviços associados, além dos métodos de aceitação e
controle do escopo.

- Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto (planejamento)

Inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares em um plano de
gerenciamento do projeto.

- Orientar e gerenciar a execução do projeto (execução)

Varias ações que a equipe e o GP fazem para realizar o trabalho definido da Declaração de escopo.

- Monitorar e Controlar o Trabalho (monitoramento)

Processos usados para iniciar, planejar, executar e encerrar um projeto para atender aos objetivos de
desempenho definidos no plano do GP.

- Controle Integrado de Mudanças (monitoramento)

Revisão de todas as solicitações de mudança, aprovação e controle de mudanças nas entregas e nos ativos
de processos organizacionais.

- Encerar o Projeto (Encerramento)

Finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos de GP para encerrar formalmente o

projeto ou uma de suas fases.

VF=VP(1+r)n VF=Valor Futuro, r=Taxa, n=nº períodos (para verificar a viabilidade de um projeto)

Project Charter (termo de abertura do projeto) => titulo do projeto, gerente do projeto e nível de autoridade, missão e
objetivos, justificativa (porque), descrição dos produtos, assinado pelo gerente sênior (SPONSOR)