Lean Office

Sumário

Sumário
Onde a filosofia lean está presente?........................................................................................3
Benefícios do lean office.............................................................................................................4
Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto........................................................5
Princípios do lean................................................................................................................................... 7
Implementação do lean office...................................................................................................8
Ferramentas do lean office........................................................................................................9
Referências..................................................................................................................................11
Créditos.......................................................................................................................................12

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Onde a filosofia lean está presente?

Olá!

Neste material, você aprenderá sobre o lean office, seus objetivos focados na sustentabilidade
e em processos com menos desperdício, além de como acontece sua aplicação.

Após este estudo, você deverá ser capaz de:

•  reconhecer os princípios de preservação ambiental que se aplicam a processos

administrativos;
•  reconhecer a classificação dos resíduos e os processos administrativos envolvidos
para realizar sua destinação;
•  reconhecer os princípios e as boas práticas da redução do desperdício nas opera-
ções administrativas.

Vamos lá?

Onde a filosofia lean está presente?

Quando se ouve falar em filosofia lean, é comum a atenção concentrar-se na produção.
Contudo, o pensamento enxuto é adotado hoje por uma diversidade de organizações de
setores variados, devido à abrangência de seus princípios.

Originado na manufatura tradicional, por meio do Sistema Toyota de Produção (STP), a

filosofia lean expandiu-se para indústrias de processos contínuos (como fármacos, alimentos
e indústrias químicas) e, mais recentemente, penetrou no mercado de serviços, saúde e
processos administrativos.

O lean office é a aplicação do pensamento enxuto em processos administrativos. Essa aborda-

gem não apenas encontra utilidade em vários setores de serviços (como bancos, varejo, escolas,
órgãos públicos e na área da saúde), mas também na indústria, em atividades administrativas
de apoio ou primárias, como recursos humanos, finanças ou áreas de contabilidade.

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Benefícios do lean office

Benefícios do lean office

De maneira ampla, a filosofia lean busca descobrir o valor percebido pelo cliente. Seu ob-
jetivo é identificar, reduzir ou, possivelmente, eliminar desperdícios e procedimentos sem
valor agregado, enquanto se concentra na melhoria daqueles que realmente trazem valor.
Em outras palavras, o objetivo é alcançar “mais com menos”.

Em atividades administrativas, a metodologia lean emerge como resposta à burocracia

excessiva, à falta de eficiência e com a intenção de simplificar processos. Entre as diversas
consequências resultantes da implementação do lean office, destacam-se:

•  
redução de fluxos nos escritórios;
•  
otimização no uso dos recursos;
•  
redução dos índices de retrabalho;
•  
aumento de flexibilidade nas operações;
•  
aumento da produtividade;
•  
melhoria no atendimento;
•  
redução do tempo de espera;
•  
melhoria da qualidade operacional;
•  
aumento da satisfação de clientes;
•  
redução de despesas;
•  
promoção da cultura de visão sistêmica e melhoria contínua na equipe.

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Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto

Desafios da aplicação do
lean office: escritório enxuto
A demanda por melhorias contínuas da qualidade e da flexibilidade, bem como a necessidade
de lidar com limitações de recursos, é uma realidade que permeia a maioria das organizações.

Ao contrário das fábricas, os processos em escritórios são intrincados e menos visíveis, já que o
principal produto é a informação. Como resultado, a detecção de desperdício também se torna
mais desafiadora. Enquanto no ambiente fabril, o excesso de estoque em processo ou de refugo
serve como indícios evidentes de desperdício, destacando-se de maneira mais clara.

Uma outra complicação para a aplicação do lean office, quando comparada com o cenário de
manufatura, surge na observação dos processos. No contexto das fábricas, é comum que um
especialista lean possa analisar um processo de forma detalhada, identificando as principais
perdas e, a partir delas, desenvolvendo soluções para iniciar a transformação.

Entretanto, no lean office, essa abordagem de observar os processos sem envolver diretamente
os responsáveis torna-se praticamente inviável. Isso ocorre devido à natureza multifacetada
das atividades em ambientes de escritório. Geralmente, várias pessoas estão envolvidas em
diferentes partes do processo e, assim que uma etapa é concluída por uma pessoa, outra pode
continuar em outro local.

Adicionalmente, a identificação do desperdício não é tão evidente, pois muitas vezes está
relacionada à perda de informações. Portanto, é crucial garantir o engajamento real das
pessoas para que a detecção dos sete tipos de desperdícios possa ocorrer e, consequentemente,
serem eliminados.

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Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto

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Vamos olhar cada um deles, de acordo com a interpretação realizada por Lareau (2002).

1. Superprodução: geração de informação além do necessário ou antes do momen-

to apropriado.
2. Estoque: elevado acúmulo de informações armazenadas, documentos desnecessários.
3. Espera: períodos de inatividade de indivíduos e informações.
4. Transporte: múltiplas etapas para aprovação de documentos e falhas na comunicação.
5. Defeitos: ocorrência frequente de erros na documentação, problemas na qualidade
dos serviços ou atrasos na entrega.
6. Movimentação: deslocamento excessivo de pessoas e informações.
7. Processamento: utilização inadequada de procedimentos ou sistemas, em vez de
abordagens simples. Execução de etapas supérfluas para obtenção de um serviço.

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Princípios do lean

Princípios do lean
O lean visa melhoria contínua e entrega de valor ao cliente. Seus princípios essenciais são:

•  identificar o valor: entender o que o cliente valoriza;

•  mapear o fluxo de valor: analisar etapas detalhadas para eliminar desperdícios e
agilizar processos;
•  fluxo contínuo: eliminar interrupções para fluxo de trabalho constante.
•  produção puxada pelo cliente: produzir conforme demanda do cliente, evitando excessos.
•  busca pela perfeição: buscar aprimoramento contínuo e qualidade.

O lean é uma jornada incessante de melhoria. É preciso que haja persistência na aplicação
desses princípios no ambiente corporativo.

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Implementação do lean office

Implementação do lean office

A implementação do sistema lean, em contextos não relacionados à manufatura, oferece
um significativo potencial de aprimoramento em sua estrutura ao eliminar todas as formas
de desperdício presentes no fluxo de valor (Tapping; Shuker, 2010). Esses pesquisadores
delinearam oito passos para a consecução do lean office, os quais aprenderemos a seguir.

Comprometimento para reduzir e eliminar desperdícios deve ser compartilhado

Engajamento com
por todos. O estímulo ao trabalho em equipe é fundamental para garantir o
a filosofia lean envolvimento de todos os participantes na aplicação dos princípios lean.

Seleção do fluxo Análise completa do fluxo de atividades de uma unidade de trabalho, com a
de valor definição de fluxos de valor-alvo que direcionem a aplicação das ferramentas lean.

Educação sobre É essencial fornecer treinamento adequado às necessidades de grupos de

o lean funcionários, abordando os conceitos e ferramentas do lean.

Mapeamento Representação visual do fluxo de atividades e informações tal como estão

do estado atual atualmente.

Identificação
Definição de metas de desempenho e indicadores para quantificar os
de métricas de
resultados alcançados com a implementação da mentalidade enxuta.
desempenho lean
Avaliação crítica do estado atual para buscar soluções aos problemas identificados,
Mapeamento do
garantindo que as necessidades dos clientes sejam atendidas, o fluxo de trabalho
estado desejado seja contínuo e a carga de trabalho seja uniformemente distribuída.

Formulação dos Planejamento das iniciativas de aprimoramento destinadas ao estado desejado,

planos Kaizen garantindo que as mudanças sejam sustentáveis.

Engloba a implementação das iniciativas de aprimoramento planejadas. A busca

Execução dos
pela transformação bem-sucedida exige a manutenção contínua do aprimoramento,
planos Kaizen visando à perfeição.

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Ferramentas do lean office

Ferramentas do lean office

As ferramentas da qualidade são peças-chave para o sucesso da implementação do lean
office em uma organização. Quando combinamos as ferramentas da qualidade com o lean
office, criamos uma abordagem poderosa para aprimorar a gestão e o funcionamento dos
escritórios. Algumas dessas ferramentas são:

5S: o programa 5S baseia-se em princípios fundamentais de organização e disciplina, visando

estabelecer um ambiente de trabalho propício para máxima produtividade. Composto por
cinco princípios ou “sensos”, o programa estabelece as bases para a organização e disciplina
necessárias no local de trabalho.

1
Senso de
utilização
”Seiri”
5 2

5S
Senso de
disciplina Senso de
“Shitsuke” organização
“Seiton”

4 3
Senso de Senso de
padronização limpeza
“Seiketsu” “Seiso”

Acompanhe a seguir o significado de cada um desses sensos:

•  senso de utilização: separação do essencial do supérfluo;

•  senso de organização: manutenção dos itens necessários em locais acessíveis e ordenados;
•  senso de limpeza: redução das fontes de sujeira e compartilhamento de responsabilidades;
•  senso de padronização: criação de diretrizes e indicadores visuais para as melhores práticas;
•  senso de autodisciplina: compromisso dos colaboradores em manter os padrões 5S,
envolvendo comunicação e educação.

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Ferramentas do lean office

Gestão visual: sua aplicação pode assumir várias formas, como uma
lousa que registra as tarefas e os status de cada colaborador, ou um qua-
dro que detalha as perspectivas futuras. A gestão visual oferece vanta-
gens como acesso imediato à informação, fortalecimento do senso de
responsabilidade, concentração nos principais indicadores e garantia
de alinhamento da equipe.

Trabalho padronizado: concentra-se na criação e implementação de

procedimentos consistentes e documentados para executar tarefas de
forma eficiente e eficaz. A padronização elimina desperdícios, reduz
erros e otimiza o fluxo de trabalho, estabelecendo uma base sólida para
a melhoria contínua.

Saiba mais...
Para conhecer mais sobre o lean office e sua aplicação, acesse os links a seguir.

• Qualicast, lean office: cultura empresarial focada na eficiência:

https://www.youtube.com/watch?v=d_KtDAohWpE&t=3s
• Lean office: a aplicação da filosofia lean dentro dos escritórios:
https://www.youtube.com/watch?v=qvde697sCag

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Referências

Referências
LAREAU, W. Office kaizen: transforming office operations into a strategic competitive
advantage. USA: ASQ Quality Press, 2002.

SANTANA, S. M. B.; CALIFE, N. F. S. Aplicação das ferramentas do lean office em uma

empresa de consultoria. In: SIMPÓSIO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Universidade
Federal de Catalão, Goiás, 2021. Disponível em: https://encurtador.com.br/gkFR2. Acesso
em: 8 ago. 2023.

SHUKER, T; TAPPING, D. Lean office: gerenciamento do fluxo de valor para áreas admi-
nistrativas. Oito passos para planejar, mapear e sustentar melhorias lean nas áreas adminis-
trativas. São Paulo: Editora Leopardo, 2010.

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Créditos
Créditos
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA
INDÚSTRIA – CNI​
Robson Braga de Andrade​
Presidente ​
DIRETORIA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA
– DIRET​
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti​
Diretor de Educação e Tecnologia​
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM
INDUSTRIAL – SENAI – CONSELHO NACIONAL​
Robson Braga de Andrade​
Presidente​
SENAI – DEPARTAMENTO NACIONAL​
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti​
Diretor-Geral​
Gustavo Leal Sales Filho​
Diretor de Operações​
SENAI – DEPARTAMENTO NACIONAL​
SUPERINTENDÊNCIA DE EDUCAÇÃO
PROFISSIONAL E SUPERIOR – SUEP​
Felipe Esteves Morgado​
Superintendente de Educação Profissional
e Superior​
Luiz Eduardo Leão​
Gerente de Tecnologias Educacionais​
Anna Christina Theodora Aun de Azevedo
Nascimento​
Cyro Visgueiro Maciel​
Laíse Caldeira Pedroso ​
Decio Campos da Silva​
Coordenação Geral de Desenvolvimento
dos Recursos Didáticos Nacionais
Créditos
SENAI – DEPARTAMENTO REGIONAL
DE SÃO PAULO​
Ricardo Figueiredo Terra​
Diretor Regional​
Cassia Regina Souza da Cruz​
Gerente de Educação​
Luiz Carlos de Almeida Filho​
Diretor da Escola SENAI de Educação Online​
Adilson Moreira Damasceno​
Audrey Castellani Aldecoa​
Melissa Rocha Gabarrone​
Coordenação​
Tiago de Arruda Camargo​
Conteudista​
Adriana de Souza Farias​
Adriana Valéria Lucena​
Danielli Guirado​
Diego Rufino​
Fabiane Marques de Oliveira​
Gustavo Vilela Santos​
Jeferson Paiva​
Mait Paredes​
Mariana Almeida​
Sueli Diogo​
Escritório de Projetos e Processos​
Paula Cristina Bataglia Buratini​
Allan Marcondes de Oliveira​
Caio Marques Rodrigues​
Ezequiel Regino Monção​
Igor Freitas​
Isabella Ferreira​
Matheus Antônio de Guimarães Elegância​
Pedro Lehi Rodrigues Muniz​
Fabiano José de Moura​
Juliana Rumi Fujishima ​
Luiz Sansone​
Noel Oliveira​
Design Digital​
Camila Ciarini Dias​
Getulio Azevedo Alves​
Ederson Guilherme Antonio Silva​
Rafael Marques Pimenta​
Tiago Florencio da Silva​
Ligia dos Santos Daghes​
Produção Audiovisual​
Rafael Santiago Apolinário​
Aldo Toma Junior​
Armando Victor Pereira​
Douglas Lacerda da Conceição​
Wesley José Pinto Silveira​
Desenvolvimento Tecnológico
Claudia Baroni Savini Ferreira​
Camila Zanella Lückmann​
João Francisco Correia de Souza​
Phillipe Rocca Datovo​
Annadeives Aparecida Conceição Pita​
Antonio Fernando Silveira Alves​
Camila do Espirito Santo Ornela Passos​
Carolina Salvino Correa​
Catarine Aurora Nogueira Pereira​
Clarice da Silva Elias​
Cristiane de Barros Rodrigues Favareto​
Cristina Yurie Takahashi​
Fernanda Gehrke​
Fernanda Pereira​
Flávia dos Santos Silveira​
Katya Martinez Almeida​
Marcelo Mauricio da Silva​
Poliana Maria Barbosa das Neves​
Pyetra Stephannie Rodrigues Costa​
Regina Kambara Hirata​
Simony Pimentel Santos do Nascimento​
Design de Aprendizagem