Finalidade do arquivo:

A GUARDA, CONSERVAÇÃO e SEGURANÇA de toda documentação, de forma ordenada e

sistemática. E permitir ACESSO fácil e rápido.
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Fases da organização do arquivo:
Planejamento e implantação
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Os arquivos desempenham algumas funções:
1) Reconstituir rapidamente o passado;
2) Servir de fonte e base de informações;
3) Ordenar as ações;
4) Continuidade administrativa;
5) Proteger a documentação.
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Chegando a documentação à seção de arquivo, cabe ao arquivista fazer:

1) Separação;
2) Seleção;
3) Classificação;
4) Arquivamento.
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Classificação do arquivo: ARQUIVOS HORIZONTAIS; ARQUIVOS HORIZONTAIS e ARQUIVOS
ROTATIVOS

Entender**
De acordo com a forma de guardar os documentos, os arquivos se classificam em três tipos, sendo os
dois primeiro mais utilizados:
- Horizontais;
- Verticais; e
- Rotativos

ARQUIVOS HORIZONTAIS
Os documentos são colecionados uns sobre os outros, na ordem pré-estabelecida para o arquivamento,
formando pilha sobre os demais. Apesar de conservar melhor os documentos, o arquivamento horizontal
acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de
remover os outros que estão por cima dele.
Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em que a preservação do
documento é extremamente importante, devido ao valor histórico da documentação. Também é
recomendado para documentos de grandes dimensões, como mapas e plantas.
EXEMPLOS:
- arquivos em escaninhos;
- arquivos em caixa;
- arquivos em foles ;
- livros-fichários;
- arquivos planos;
- arquivo KÁRDEX.
ARQUIVOS VERTICAIS
Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás do outro (na posição
vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como vantagem facilitar a busca ao documento,
pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar
a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente;
tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais utilizadas nessa idade, adotam este tipo de
arquivamento. Também é largamente utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são
armazenadas dessa forma.
Os tipos básicos são:
1 – Convencional;
2 – De pastas suspensas;
3 – Pasta AZ;
4 – Indicadores (fichas).

ARQUIVOS ROTATIVOS
Os documentos giram em torno de um eixo vertical ou horizontal.
· Pequena capacidade de arquivamento;
· Acesso ultra-rápido aos documentos.
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Arquivo KARDEX
Vantagens:
·Permite anotações sem retirar as fichas;
·Pode ser consultado por várias pessoas ao mesmo tempo;
·Amplo uso de sinalização.
Desvantagens:
·Alto custo;
·Pequena capacidade de arquivamento.
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a) Cl I – Material de Subsistência, incluindo ração animal e água;

b) Cl II – Material de intendência englobando fardamento, equipamento, móveis, utensílios, material
de acampamento, material de expediente, material de escritório e publicações. Inclui vestuário específico
para Defesa Química, Biológica, Radiológica e Nuclear (DQBRN);
c) Cl III – Combustíveis, óleos e lubrificantes (sólidos e a granel);
d) Cl IV – Construção, incluindo equipamentos e materiais de fortificação;
e) Cl V – Armamento e munição, (inclusive DQBRN), incluindo foguetes, mísseis, explosivos,
artifícios pirotécnicos e outros produtos relacionados;
f) Cl VI – Material de Engenharia e Cartografia;
g) Cl VII – Tecnologia da informação, comunicações, eletrônica e informática. Inclui equipamentos
de imageamento e de transmissão de dados e voz.
h) Cl VIII – Saúde (humana e veterinária), inclusive sangue;
i) Cl IX – Motomecanização, aviação e naval. Inclui viaturas para DQBRN; e
j) Cl X – Materiais não incluídos nas demais classes, itens para o bem estar do pessoal, artigos
reembolsáveis e equipamentos (detecção e descontaminação) DQBRN.
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Recursos básicos para a atividade de armazenamento:
1) Espaço
2) Mão de Obra/Pessoal
3) Equipamentos de manuseio de materiais
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Princípios Básicos da armazenagem:

1) Utilização máxima do espaço
2) Economia de tempo e mão de obra;
3) Rápido acesso aos suprimentos:
4) Proteção dos artigos armazenados:
Proteger o material (roubo, animais, clima etc)
PEPS
Armazenagem de modo a facilitar inspeção e inventários
Jamais em contato com o solo
Não prejudicar acesso a saídas de emergência e Eqp Cmb Inc
Grupar material de mesma identificação
Itens volumosos e pesados próximos a área de despacho e em partes inferiores
Conservar embalagens originais
Inspeções constantes
Etiquetas voltadas para frente
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CRITÉRIOS DETERMINANTES DO LAYOUT

1) COMPLEMENTARIDADE
2) COMPATIBILIDADE
3) POPULARIDADE
4) TAMANHO
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Guia de Fornecimento - É o documento emitido pelos OP que formaliza a distribuição de
suprimentos para as OM apoiadas;
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Condições do armazém para armazenar o material: Seco, ventilado, em pallets.
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Manter o material encaixotado, na embalagem original, separar o material por tipo, não pode ter dois
tipos de material no mesmo pallet.
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Material em uso, expor ao sol periodicamente depois de sair e voltar ao depósito. Guardar limpo e seco.
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3 Sistemas SISCOFIS:

Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI);

Sistema Patrimonial (SISPATR); e

Sistema de Materiais do Exército (SIMATEX).

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Finalidade Siscofis:
O controle físico e o gerenciamento de todo o material existente no Exército.

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3 recursos disponíveis siscofis:
Pedidos de material on-line;
Cautela de material;
Informações em tempo real;

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a) As Seções e Subunidades da OM, através de seus Chefes, Comandantes, Auxiliares, Adjuntos ou
Encarregados de Material, cujos perfis são denominados DEPENDÊNCIA _SEDE, podem realizar as
seguintes ações:

Cadastramento de pedido de material;

Consulta de material carga;
Geração de etiqueta de identificação de material;
Cautela de material

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c) Os Auxiliares dos Chefes da Fisc Adm/S4 possuem perfis denominados
AGENTE_FISCAL_SEDE_CONS e AGENTE_ FISCAL_SEDE_PERM podem realizar as seguintes
ações:

Cadastramento inicial do material no SISCOFIS, ou seja, o registro do material que entra no depósito;
Movimentação de material (entrada de material);
Cadastramento de proposta de material para receber nomenclatura padrão (NEE);
Abertura de ficha;
Acompanhamento da movimentação de material;
Geração de [Boletim Administrativo (BA)];
Geração de [RMA e RMB];
Geração de inventários;
Geração e envio do arquivo “Exporta Estoque” para o Esc Log/RM.

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d) Os Almoxarifados, Aprovisionamentos, Pelotões de Manutenção de Transporte e outros depósitos da
OM, através de seus Chefes, cujos perfis são denominados ALMOXARIFE_SEDE, podem realizar as
seguintes ações:

Liberação de pedido de material;

Acompanhamento da movimentação de material;
As operações permitidas aos seus auxiliares.