ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS E MATERIAIS

Conceitos da Função

A administração de materiais e patrimoniais tem a função

coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de
materiais, com objetivos principais de:

• Maximizar a utilização dos recursos da empresa;

• Fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor.

É o conjunto de atividades conduzidas em uma organização,

visando supri-la com os materiais necessários ao desempenho de
suas atribuições.

Planejar: traçar ou fazer o plano; projetar, programar, planificar.

Controlar: exercer o controle, a vigilância; submeter a controle;

controlar as despesas; ter domínio sobre; exercer autoridade;
conter-se, dominar-se, moderar-se.

O objetivo secundário da administração de recursos materiais e

patrimoniais é suprir a organização com materiais nas quantidades
corretas, na qualidade requerida, no momento certo, armazenando-
os da maneira e em local apropriados, praticando preços
econômicos e minimizando estoques.

Conceitos de Materiais

Em sentido amplo, materiais são todos os elementos físicos

empregados em uma organização.

Em sentido estrito, materiais são os elementos físicos empregados

por uma organização que concorrem para a constituição de seu
produto final, podendo esse “produto final” ser um material
processado ou um serviço.

A natureza do recurso material não é permanente. Além disso, é

geralmente possível armazená-lo em estoques. Já os recursos
patrimoniais são os elementos físicos empregados por uma
organização que são destinados à manutenção das atividades de
uma organiza- ção. A natureza do recurso patrimonial é
permanente. Além disso, nem sempre é possível armazená-lo em
estoques.

Tipos de Empresas

Industriais

• Compram matéria-prima

• Transformam matéria-prima em produto acabado

• Vendem produto acabado Comerciais

• Compram e vendem produtos acabados

Prestadoras de Serviços

• Não compram e nem vendem materiais

Aplicação na Empresa

• Matéria-prima: materiais básicos e necessários para a produção

do produto acabado. Seu consumo é proporcional ao volume de
produção;

• Produtos em processo: são os materiais que estão sendo usados

no processo fabril. Em geral são produtos parcialmente acabados
que estão em algum estágio intermediário de produção;

• Material acabado ou auxiliar: é o produto semiacabado, está

pronto compor o produto em sua montagem final ou é parte de sua
produção;

• Produto Acabado: está pronto para distribuição, ou seja,

encaixotado e etiquetado, podendo já ter sido, ou não, vendido.

• Peças de manutenção: têm a mesma importância da matéria-

prima, pois o custo de interrupção da produção é constituído de:
mão de obra parada, equipamento ocioso, prazo de entrega adiado
ou perda da venda/encomenda, quando não a do cliente.

Possibilidade de Fazer ou de Comprar

• Materiais a serem produzidos internamente;

• Materiais a serem adquiridos;

• Materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente;

• Materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de análise

caso a caso pela organização).

Periculosidade

• Materiais perigosos: são aqueles que oferecem risco, em especial

durante as atividades de manuseio e transporte. Nessa categoria,
estão inseridos os explosivos, líquidos e sólidos inflamáveis,
materiais radioativos, corrosivos, oxidantes etc.

Classe 1 – EXPLOSIVOS

Classe 2 – GASES, com as seguintes subclasses: • Subclasse 2.1 –

Gases inflamáveis; • Subclasse 2.2 – Gases não inflamáveis, não
tóxicos; • Subclasse 2.3 – Gases tóxicos.

Classe 3 – LÍQUIDOS INFLAMÁVEIS

Classe 4 – Essa classe se subdivide em: • Subclasse 4.1 – Sólidos

inflamáveis; • Subclasse 4.2 – Substâncias sujeitas a combustão
espontânea; • Subclasse 4.3 – Substâncias que, em contato com a
água, emitem gases inflamáveis. Classe 5 – Essa classe se
subdivide em: • Subclasse 5.1 – Substâncias oxidantes; • Subclasse
5.2 – Peróxidos orgânicos.

Classe 6 – Essa classe se subdivide em: • Subclasse 6.1 –

Substâncias tóxicas (venenosas); • Subclasse 6.2 – Substâncias
infectantes.

Classe 7 – MATERIAIS RADIOATIVOS Classe 8 – CORROSIVOS

Classe 9 – SUBSTÂNCIAS PERIGOSAS DIVERSAS.

Perecibilidade

Trata-se de uma classificação que leva em conta o

desaparecimento das propriedades físico-químicas do material.
Gêneros alimentícios, vacinas, materiais para testes laboratoriais,
entre outros, são considerados perecíveis, já que estão sujeitos à
deterioração e à decomposição.
Importância Operacional (X, Y, Z)

Classe X: materiais de baixa criticidade, cuja falta não implica

paralisações da produção, nem riscos à segurança pessoal,
ambiental e patrimonial. Ainda, há facilidade de sua obtenção no
mercado.

Classe Y: materiais que apresentam grau de criticidade

intermediário, podendo, ainda, ser substituídos por outros com
relativa facilidade.

Classe Z: materiais de máxima criticidade, não podendo ser

substituídos por outros equivalentes em tempo hábil sem acarretar
prejuízos significativos. A falta desses materiais provoca a
paralisação da produção, ou coloca em risco as pessoas, o
ambiente ou o patrimônio da empresa.

Materiais Críticos

São os materiais merecedores de atenção especial do gestor, por

diversos motivos – sejam eles financeiros, operacionais, de
segurança ou outros. Os principais motivos são: • razões
econômicas: materiais escassos no mercado, materiais de alto
valor, ou, ainda, de custos significativos de transporte e
armazenagem; • razões de armazenagem, manuseio e transporte:
materiais de alta periculosidade, ou perecíveis, ou, ainda, de
elevados peso e dimensão. • razões de planejamento: materiais de
difícil previsão de consumo, pela organização.

Estocagem

• Permanente: os quais foram aprovados níveis de estoque com

parâmetros de ressuprimento;

• Temporária: necessitam ficar em estoque durante tempo

determinado até sua utilização.

Dificuldade de Aquisição

• Fabricação especial;

• Escassez no mercado;
• Sazonalidade;

• Monopólio/tecnologia exclusiva;

• Logística sofisticada;

• Importações. Mercado Fornecedor

• Nacional;

• Estrangeiro.

Material Permanente ou de Consumo

• Material de consumo: é aquele que, em razão de seu uso corrente,

perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização
limitada a dois anos. • Material permanente: é aquele que, em razão
de seu uso corrente, não perde sua identidade física, mesmo
quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade
superior a dois anos.

Atributos para a classificação de materiais permanentes e de

consumo (Portaria STN n. 448/2002)

Na classificação da despesa serão adotados os seguintes

parâmetros excludentes, tomados em conjunto, para a identificação
do material permanente: I – Durabilidade, quando o material em uso
normal perde ou tem reduzidas as suas condições de
funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II – Fragilidade, cuja
estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou
deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de
sua identidade; III – Perecibilidade, quando sujeito a modificações
(químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua
característica normal de uso; IV – Incorporabilidade, quando
destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado
sem prejuízo das características do principal; e V –
Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação.
Classificação de Materiais

Objetivo: • Facilitar comunicação interna; • Evitar duplicidade de

itens; • Permitir atividades de gestão; • Facilitar a padronização de
materiais; • Facilitar controle contábil dos estoques.

Princípios

• Grupo (família) • Classe (materiais pertencentes à família) •

Número identificador (individualização do material) • Dígito de
controle (assegurar confiabilidade)

Etapas de Classificação

Catalogação: arrolamento de todos os itens existentes. Permite a

obtenção de uma ideia geral do conjunto de materiais.

Simplificação: redução da diversidade de itens de material em

estoque que se destinam a um mesmo fim. Caso existam dois itens
de material que são empregados para a mesma finalidade, com o
mesmo resultado, indiferentemente, opta- -se pela inclusão no
catálogo de materiais de apenas um deles. A simplificação favorece
a descrição de como utilizar o material, ou seja, a normalização.

Especificação: descrição minuciosa do material, possibilitando sua

individualização em uma linguagem familiar ao mercado.

Normalização: estabelecimento de normas técnicas para os itens de

material em si, ou para seu emprego com segurança. Significa o
modo segundo o qual o material deve ser utilizado.

Padronização: estabelecimento de padrões idênticos de atributos

para os materiais (dimensões, peso, formatos etc.). A padronização
evita a variação entre os materiais e facilita o diálogo com o
mercado.

Codificação: consiste em atribuir uma série de números, letras ou

de combinação de números e letras a cada item de material, de
forma que essa informação, compilada em um único símbolo (o
“código”), represente as características do item. Para cada item, há
apenas um código.
Codificação de Materiais

Características do Sistema de Codificação

• Expansivo: o sistema deve permitir inserção de novos itens. •

Preciso: o sistema deve permitir somente um código matricial. •
Conciso: o sistema deve possuir o mínimo possível de dígitos. •
Conveniente: o sistema deve ser de fácil compreensão e aplicação.
• Simples: o sistema deve ser de fácil utilização.

Tipos de Codificação:

• Codificação decimal: divisão em grupos, subclasse e item.

000.000.000 • FSC – Federal Supply Classification: criado durante a
Segunda Guerra Mundial a fim de manter controle dos materiais.
Composto de 11 dígitos assim identificados: – NC – Número de
Classe: 4 dígitos (os dois primeiros representam o grupo) – NI –
Número de Identificação: 7 dígitos sequenciais dentro da classe (os
3 primeiros indicam a unidade/região, e os 4 últimos, a sequência
de cadastro) – 12º dígito: dígito de controle • CSSF – Chambre
Syndicale de La Sidérurgie Française: emprega 8 dígitos e
considera uma análise mista.

ADMINISTRAÇÃO GERAL

NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO GERAL

Teorias Administrativas

Estas são as diversas teorias administrativas integram a TGA

(Teoria Geral da Administração):

• 1903 – Administração Científica (Taylor): – Taylor é considerado o

pai da Administração Moderna, sendo o primeiro a registrar
aspectos relacionados com este assunto, mas não quer dizer que
inexistiam teorias antes dele; – Taylor era norte-americano; – Foco
em análises na indústria. • 1906 – Teoria Clássica (Fayol): – Fayol
era europeu; – Foco nas empresas. • 1909 – Teoria Burocrática
(Weber): – É considerado o pai da Sociologia e da Burocracia. •
1932 – Teoria das Relações Humanas: – Possui como pai o
estudioso Tom Mayo; – Foco maior nas pessoas no ambiente
organizacional. – Surgem conceitos como motivação, equipe, grupo,
líder. • 1947 – Teoria Estruturalista: – É considerada, muitas vezes,
como um aprimoramento da Teoria Burocrática. – Inicia abordagem
da administração formal e informal analisando, de forma mais
específica, a sua estrutura como um todo.

• ESCOLA CLÁSSICA: Formada pela Teoria Científica, Clássica e

Burocrá- tica.

• ESCOLA NEOCLÁSSICA: Formada pela Teoria das Relações

Humanas e Estruturalista.

• ESCOLA CONTEMPORÂNEA: Formada pela Teoria de Sistemas,

Comportamental, Desenvolvimento Organizacional e Contingencial.

• Escola Neoclássica mostra uma nova forma de se fazer os

processos em Administração, mas sem considerar a Escola
Clássica errada em seus conceitos.

• 1951 – Teoria de Sistemas: – Realiza abordagens como sistemas

abertos, sistemas com conexões junto a outras instituições e outros;
– Foi influenciada pelo uso maior de novas tecnologias surgidas na
época, como aparelhos de fax, telefone e outros; – Apresentou
grande importância no auxílio para a criação de redes
organizacionais. • 1957 – Teoria Comportamental: – Evolução da
Teoria das Relações Humanas com aprofundamento de estudos
acerca da motivação e das pessoas de forma geral na organização.
• 1962 – Desenvolvimento Organizacional: – Pode ser considerado
como uma evolução da Teoria Sistêmica. – Possui os seguintes
diferenciais: (a) Maior evolução da burocracia e estrutura
relacionada com a administração. (b) Leva-se em conta a
consideração das pessoas e objetivos da organização em seu
estudo. • 1972 – Teoria Contingencial: – Delimita a atuação
conforme a situação vivenciada mais aplicada pelo gerencialismo
na atualidade.

Já foram abordados, em provas de concurso público, afirmativas

como:
– “Na época antes de Cristo, na Grécia e Roma Antiga, já existiam
princí- pios da divisão do trabalho, da hierarquia”.

– Durante a construção das pirâmides, extiam planejamento,

organização e outros itens da administração.

A resposta para tais afirmações é SIM. A partir da abordagem

científica dentro da escola clássica, ocorre o início da formalização
das teorias que já existiam, com seus fundamentos muito antes
desse período que passam, agora, a serem estudados de forma
adequada.

• A partir das teorias administrativas com ênfase na Estrutura

Organizacional, surgem conceitos como Matricial, Funcional, Linear
e outros.

• Nos editais de concurso público, é preciso estar atento para as

diferentes colocações desse assunto: (a) Abordagem clássica: se
refere às Teorias Científica e Clássica (b) Teoria Clássica ou Escola
clássica: faz referência, em geral, às Teorias Clássica, Científica e
Burocrática. • É comum também em avaliações de certames
públicos a troca do nome da teoria ou ainda de seu criador.

Frederick Winslow Taylor: americano, preocupou-se em aumentar

a eficiência da indústria por meio da racionalização do trabalho do
operário. • Na evolução da administração, ocorreu o ganho da
eficiência, mas com perda da eficácia nos processos realizados. •
Esquematizando: (a) Inicialmente, a ênfase era na PRODUÇÃO das
empresas. (b) Depois a ênfase passou a ser nas PESSOAS,
deixando a produção de lado em decorrência dessa abordagem. (c)
Na atualidade, existe uma ênfase conjunta na
PRODUÇÃO/PESSOAS nas organizações.

Henri Fayol: francês, preocupou-se em aumentar a eficiência da

empresa por meio de sua organização e da aplicação de princípios
gerais da Administra- ção em bases científicas.

ABORDAGEM CIENTÍFICA

Fundamentos da Organização Racional do Trabalho

• Análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos; – A
colocação do operário para fazer um trabalho repetitivo significa
economia de tempo com maior produção como consequência. –
Exemplo: com a divisão de tarefas criada nesta teoria, ocorre a
colocação de 1 operário no Estágio A; 1 operário no Estágio B; e
outro operário no Estágio C, ao invés de um operário nos 3 estágios
de produção.

1) Com essa separação ocorre: (a) Diminuição da complexidade

das tarefas; (b) Redução das atividades a serem realizadas.

2) As consequências desse processo são: (a) Aumento da

produtividade; (b) Redução da fadiga humana, porque os operários
irão realizar apenas uma tarefa de forma repetida.

• Estudo da fadiga humana;

• Divisão do trabalho e especialização do operário; – Divisão do

trabalho: cada operário realiza uma atividade específica na
produção. – Especialização surge a partir da divisão do trabalho
com a realização, pelo operário, de um único tipo de atividade
levando a uma redução de erros e aumento da produtividade. •
Desenho de cargos e de tarefas; – Aborda Plano de Cargos e
Salários que começa a ser desenhado na administração nesse
período.

• Incentivos salariais e prêmios de produção; – Exemplo: se um

operário produz 10 itens por dia, ganhará um incentivo proporcional
a isso. – Com isso, pressupõe-se ao funcionário que quanto mais
ele trabalhar, mais ele irá ganhar. – A melhoria do salário, para
Taylor, ocorre com base na produção do operário.

• Conceito de homus economicus; – Para Taylor, a motivação do

homem ocorre por meio da oferta de dinheiro.

Provas de concurso público afirmam, geralmente, que “ainda existe

ideia do homus economicus”. Contudo, esse conceito não existe
mais, porque foi substituído pela ideia do "Homem Social", que se
motiva por meio de relações pessoais. O homem hoje é
considerado como complexo, porque se motiva com diferentes
aspectos, dependendo da situação na qual se encontra, variando de
pessoa para pessoa.

• Condições ambientais de trabalho, como iluminação, conforto etc.;

• Padronização de métodos e de máquinas; – Está relacionada com

a determinação dos tempos e movimentos.

• Supervisão funcional. – São os superiores hierárquicos que

comandam os operários.

Princípios da Administração Científica

• Planejamento: substituir a improvisação pela ciência; • Preparo:

selecionar trabalhadores de acordo com suas aptidões e prepará-
los, treiná-los (preparar também máquinas); • Controle: controlar o
trabalho para que seja executado com base no plano previsto; – É
um sistema de avaliação que verifica se está sendo entregue
exatamente o que foi previsto no planejamento. • Execução:
distribuir distintamente as atribuições e responsabilidades.

Principais críticas

• Mecanicismo da administração científica. • Superespecialização

do operário. – Pode ser prejudicial, porque são criados funcionários
superespecializados que não são substituídos por ninguém, já que
somente eles detêm o conhecimento. • Visão microscópica do
homem. – Existe uma visão mais fechada em relação ao homem,
porque o foco dos estudos dessa teoria é a produção, e não as
pessoas. • Ausência de comprovação científica. – Pela falta de
provas científicas, parte dos estudos de Taylor foram derrubados
posteriormente por estudiosos. • Abordagem incompleta da
organização. – Não possui foco na organização como um todo, há
apenas nas tarefas realizadas. • Limitação do campo de aplicação. •
Abordagem prescritiva e normativa. • Abordagem do sistema
fechado. – Houve uma avaliação apenas para o interior da empresa
com a prescri- ção posterior de suas normas.

Divisão de Tarefas

Embora a indústria já estivesse utilizando e enfatizando a

especialização desde o começo da Revolução Industrial, foi
enfaticamente defendida pelos proponentes da administração
científica. Adam Smith defendeu a divisão de tarefas usando três
argumentos:

• Aumento da perícia de cada operário tomado individualmente; –

Superespecialização do trabalho dos operários para levar a uma
maior produção de cada um deles.

• Poupança de tempo que se perde quando se passa de uma tarefa

para outro; – Como não se realiza a troca de tarefa, inexiste a perda
de tempo para a mudança de ambiente ou uso de novas
ferramentas.

• Invenção de grande número de máquinas que facilitam e encurtam

o trabalho e permitem a um homem realizar a tarefa de vários. –
Início da operação de máquinas pelos operários das indústrias.

ABORDAGEM CLÁSSICA

Elementos da Administração

• Cuidado para não confundir: (a) Os elementos da Administração

presentes na Teoria Clássica do francês Fayol: foco na organização
como um todo. (b) Princípios da Administração existentes na Teoria
Científica do norteamericano Taylor: foco na produção industrial.

• Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação. – É a ação

de planejamento. • Organizar: constituir o duplo organismo material
e social da empresa. – Ocorre o início do trabalho em relação à
estrutura da empresa e à sua organização de forma mais detalhada.
• Comandar: dirigir e orientar o pessoal. – São os chefes e líderes
na organização. • Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os atos e
esforços coletivos. – As pessoas envolvidas no trabalho da empresa
devem atuar de maneira conjunta e coordenada. • Controlar:
verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas.

Funções básicas da empresa

• Técnicas: relacionadas com a produção de bens ou serviços; •

Comerciais: relacionadas com a compra, venda e permuta; •
Financeiras: relacionadas com a procura e gerência de capitais; •
Segurança: relacionada com a proteção e preservação dos bens e
das pessoas; – Realiza a proteção do material e estoques, bem
como das pessoas que atuam no local. • Contábeis: relacionadas
com inventários, registros, balanços, custos, estatísticas; – Fayol
separa a gestão financeira e contábil de organizações. •
Administrativas: relacionadas com a integração das outras cinco
funções. – É a principal das funções, porque faz a integração com
todas as outras.

• Não confunda: (a) Função contábil e financeira. (b) Função

Técnica (produção de bens e serviços) e comercial
(comercialização dos produtos e serviços).

Princípios Gerais de Administração para Fayol

Existem diversos princípios gerais da administração de Fayol que

são muito parecidos com as ideias de Taylor, sendo comum as
confusões no momento do estudo desta matéria.

• Divisão do trabalho: – Com a divisão do trabalho, é possível uma

melhor capacitação do funcionário obtendo, assim, uma
organização mais eficiente da empresa. – Ocorre a realização de
atividades menores por cada pessoa que gera, automaticamente,
uma melhoria da produção.

• Autoridade e responsabilidade: – Autoridade: é o poder para

determinar os rumos do setor ou organização. – Responsabilidade:
o chefe ou líder vai ser responsável pelas decisões que tomar na
empresa, respondendo por elas. • Disciplina: – Inicia a criação de
níveis hierárquicos com os funcionários, devendo obedecer às
ordens de seus superiores.

• Unidade de comando: – Um funcionário deve ser subordinado a

apenas um chefe ou superior hierárquico. • Unidade de direção: –
Um departamento da empresa deve ser subordinado a apenas um
departamento ou setor da organização.

• Os princípios gerais da administração de Fayol determinam que os

elementos da base da organização podem ter apenas 1 comando e
direção. • Os integrantes dos níveis hierárquicos mais elevados da
organização, por sua vez, podem comandar e dirigir diferentes
funcionários como também variados departamentos.
• Subordinação dos interesses individuais aos gerais: – É o
nascimento do princípio da supremacia do interesse público. – Os
interesses individuais estão abaixo dos coletivos. • Remuneração do
pessoal: – Determina a oferta de salário como contrapartida pelo
trabalho realizado. – Quanto maior a responsabilidade maior será a
remuneração.

• Centralização: – O poder da empresa deve ser centralizado na

autoridade máxima, que pode transferi-lo para elementos
pertencentes a níveis inferiores na cadeia hierárquica, conforme a
determinação da cadeia escalar.

• Cadeia escalar: – É a criação de uma estrutura que pode ser

visualizada por meio de gráficos – organogramas – que contêm a
autoridade máxima da empresa, a partir da qual são criados níveis
inferiores de poder subordinados a ela.

• Ordem (organização): – Estruturar da melhor forma uma empresa

determinada.

• Equidade: – Determina a realização de relações justas na

empresa, como as seguintes situações: (a) Quem trabalha mais,
ganha mais. (b) Quem trabalha menos, ganha menos. (c)
Remuneração variando de acordo com o grau de responsabilidade.

• Estabilidade do pessoal: – Quando ocorre a contratação de um

funcionário, esta pessoa deseja ser mantida na empresa, ganhando
estabilidade profissional.

• Iniciativa: – Ocorre quando o funcionário não espera a ordem

superior e já realiza as atividades necessárias. – A iniciativa pode
ser feita apenas por quem possui, na estrutura da empresa,
autoridade e responsabilidade para essa ação.

• Espírito de equipe: – Determina que todos os funcionários devam

trabalhar unidos para o alcance dos objetivos gerais da empresa.

Já houve questão de concurso público com a seguinte afirmação: “A

supervisão está na base da cadeia hierárquica de acordo com
Fayol”. Pode haver a ideia errônea de que o supervisor esteja no
topo da organiza- ção. Contudo, na cadeia escalar de Fayol, essa
atividade está na base tendo, como superior o chefe. Isso não
significa que o supervisor realiza trabalho operacional, mas, sim,
que o operário precisa de um superior hierárquico para dar
orientações; este tem, portanto, seus subordinados dentro de um
setor determinado da empresa. Na atualidade, todo setor ou
departamento de uma empresa possui pelo menos 02 chefes,
sendo um titular e o outro substituto.

• Aspectos importantes da Cadeia Escalar: – O chefe tem como

superior o gerente. O gerente, por sua vez, será comandado pelo
diretor, e este receberá ordens diretas do presidente.

– O poder será centralizado no presidente, e este poderá realizar

delega- ção da parte dele para os diretores. – Nessa estrutura de
cadeia escalar, percebe-se também a unidade de direção por meio
das seguintes relações: (a) O supervisor é subordinado a 1 chefe;
(b) O chefe é subordinado a 1 gerente; (c) O gerente é subordinado
a 1 diretor; e (d) O diretor é subordinado a 1 presidente.

Divisão do Trabalho e Especialização

• Divisão vertical: autoridade e responsabilidade, em diferentes

níveis. – A divisão vertical pode ser representada pela estrutura
mostrada na cadeia escalar, com cada elemento possuindo uma
atribuição específica.

• Funções dos componentes da cadeia na divisão vertical: (a) Níveis

superiores: gerenciam a organização. (b) Níveis mais básicos:
executam as atividades determinadas. • Quanto maior a
responsabilidade mais próximo do topo da cadeia irá estar.

• Divisão horizontal: especialização, mesmo nível hierárquico

(chamado de departamentalização por Urwick). – EXEMPLO: Na
cadeia escalar mostrada anteriormente, pode ser que um diretor
seja do setor financeiro e o outro do setor de pessoal. - Cada um
deles serão especializados em determinada área, mas continuam
no mesmo nível hierárquico, sem um estar acima do outro do ponto
de vista hierárquico.

• A divisão vertical está relacionada com a cadeia hierárquica,

composta por níveis diferentes. • Divisão horizontal é feita no
mesmo nível hierárquico, ocorrendo de acordo com a
especialização.

Conceito de Linha e Staff

• A estrutura mostrada na cadeia escalar é linear, com a presença

de níveis hierárquicos com poderes determinados. • Caso o
presidente, por exemplo, tenha um assessor (este será um Staff). O
staff pode estar presente em todos os níveis da organização. A
organização linear se baseia nos princípios: • Unidade de comando;
• Unidade de direção; – Subordinação a um único departamento
dentro da empresa. • Centralização da autoridade; – O poder está
localizado acima na cadeia hierárquica estabelecida. • Cadeia
escalar; – A estrutura organizacional criada está toda delimitada de
maneira gráfica, por meio de organogramas do topo de poder até a
base operacional. Obs.: a organização linear é a estrutura
organizacional na forma de pirâmide. O órgão staff ou de assessoria
fornece serviços aos órgãos de linha. • Staff é um órgão lateral em
relação à sua estrutura tendo a função de oferecer apoio à
organização.

Teorias Administrativas

• 1903 – Administração Científica (Taylor); • 1906 – Teoria Clássica

(Fayol); • 1909 – Teoria Burocrática (Weber); • 1932 – Teoria das
Relações Humanas; • 1947 – Teoria Estruturalista; • 1951 – Teoria
de Sistemas; • 1957 – Teoria Comportamental; • 1962 –
Desenvolvimento Organizacional; • 1972 – Teoria Contingencial

Diferenças de abordagem das teorias administrativas: (a) Escola

Clássica (Teoria Científica, Clássica e Burocrática): aborda
questões relacionadas com a produção e a organização da
empresa. (b) A teoria estruturalista, por sua vez, aborda a respeito
das pessoas no ambiente de trabalho, estando bastante próxima da
Teoria das Relações Humanas.

É preciso cuidado no estudo da burocracia, porque no edital de

concurso público pode ser solicitado: (a) Burocracia na
Administração Brasileira: se refere aos processos demorados
(muitos documentos, papéis e travamento do sistema administrativo
com seu uso). (b) Burocracia de Max Weber na Teoria Geral da
Administração: é positiva. Conforme ocorre a criação de
regimentos, leis e normas; e a verificação da hierarquia existente na
estrutura de uma organização determinada, a burocracia irá ajudar
ao invés de prejudicar.

De acordo com Weber, qualquer sociedade, organização ou grupo

que se baseie em leis racionais é burocracia. Uma de suas frases
mais conhecidas é a de que “a organização é uma estrutura
sistêmica, um grupo organizado e estável de meios adequados a
fins (Max Weber)”. • Max Weber era sociólogo. É considerado o “Pai
da Burocracia e Pai da Sociologia”. • Max Weber trata a
administração de maneira racional.

A administração burocrática, propriamente dita, constitui-se da

determinação clara de um tratado em que são definidos aspectos
como um conjunto de normas: deveres, responsabilidades e
autoridades daqueles que ocupam o cargo. A cada cargo está
associado um conjunto de deveres, responsabilidades e
autoridades; quando um indivíduo ocupa determinado cargo, ele
assume um conjunto de atributos.

• Alguns conceitos presentes na teoria burocrática de Weber: a)

Dever: consiste na obrigação de se realizar determinada ação.
Surge o princípio da legalidade segundo o qual os administradores
públicos são obrigados a cumprir o que está determinado na lei. b)
Autoridade: significa possuir poder de decisão na organização. c)
Responsabilidade: surge em decorrência da autoridade. Significa a
obrigação de responder pelas decisões tomadas em virtude do
poder obtido.

Na administração pública, podem ser realizados 02 processos

relacionados com poder: 1) Descentralização: quando se realiza
transferência de poder e responsabilidade. 2) Desconcentração:
ocorre com a criação de um novo departamento dentro da estrutura
de determinada empresa com descentralização de novos poderes e
responsabilidades.

O princípio de hierarquia: os cargos obedecem a uma hierarquia de

importância, e esta é conhecida pelos elementos que os
diferenciam. Esses elementos são o poder de mando e o valor da
remuneração atribuído ao cargo; • Considerações de hierarquia e
remuneração nas diferentes teorias administrativas: (a) Teoria
Científica de Taylor: trabalha a questão operacional do salário, ou
seja, quanto mais um operário produzir mais ele receberá
financeiramente. (b) Teoria Clássica de Fayol: defende princípios de
hierarquia, unidade de comando e unidade de direção. Determina
que quanto maior for a sua responsabilidade maior deve ser, por
consequência, a remuneração ofertada ao funcionário. (c) Teoria
Burocrática de Weber: segue o mesmo pensamento dos teóricos
anteriores, considerando que, se o cargo for mais elevado e tiver
maiores responsabilidades dentro da organização, as
remunerações ofertadas devem ser também mais altas. • Defende a
Meritocracia, segundo a qual o alcance de cargos mais elevados na
empresa ocorre apenas por mérito do funcionário. – Hierarquia faz
parte dos estudos de Max Weber, que pensava a estrutura
administrativa dividida em níveis estratégico, tático e operacional. A
competência profissional: associada à divisão clara de tarefas, é
definida como a competência de cada um; a preparação formal das
pessoas para que desempenhem suas tarefas, segundo os padrões
esperados. Com isso, garante- -se a forma de acesso a cargos
superiores, baseados exclusivamente na capacidade.

Quando se afirma que os cargos superiores serão obtidos apenas

por meio da capacidade, trata-se da meritocracia.

O conhecimento técnico

Entende-se por conhecimento técnico todas as regras que definem

o sistema social em que o indivíduo está envolvido e que
determinam o desempenho do cargo. • Exemplo: 1) Administrador é
técnico em administração. 2) Contador é um técnico em
contabilidade. 3) Advogado é um técnico em Direito. • Weber
defende que um cargo técnico deve ser ocupado por profissional
específico da área considerada. • Seguindo o princípio da
Meritocracia, é possível que um funcionário que, no seu início no
nível operacional da empresa, tenha evoluções progressivas dentro
da competência ou cargo que ocupa, de acordo com a
especialização que possuir. Concluindo: (a) Cargo técnico será
ocupado de acordo com a especialização. (b) Meritocracia significa
o crescimento na estrutura da organização a partir de capacidades
apresentadas.

Em prova de concurso público: (a) Questões negativas da

burocracia: são relacionadas com DISFUNÇÕES. (b) Questões
positivas da burocracia: são relacionadas com PREVISIBILIDADE.

• NÃO SE ESQUEÇA: – Previsibilidade é a parte positiva da

burocracia → permite planejamento→ indica eficiência
administrativa. – Imprevisibilidade é a parte negativa da
burocracia→ não permite planejamento→ indica ineficiência
administrativa.

ABORDAGEM WEBERIANA: BUROCRACIA

Características

Estas características consistem nos aspectos previstos da

burocracia: • Caráter legal das normas e regulamentos; – Se é
burocracia, deve haver normas estabelecidas. • Caráter formal das
comunicações; – Determina o surgimento de meios oficiais para
realizar a comunicação de maneira formal. – Exemplo: Memorando,
Ofício, Avisos e outros. – Uma comunicação formal pode ser
controlada porque foi devidamente registrada. • Caráter racional e
divisão do trabalho; – Trabalho na organização vai ser dividido de
acordo com a racionalidade, ou seja, conforme as especializações
existentes. • Impessoalidade nas relações; – Surgimento do
Princípio da Impessoalidade. • Hierarquia e autoridade; – É preciso
estruturar os níveis hierárquicos da organização com definição de
superiores com seus respectivos subordinados. – Conforme o grau
de hierarquia surge autoridades em patamares variados da
estrutura organizacional. • Rotinas e procedimentos padronizados; –
É uma determinação já presente na Teoria Científica de Taylor
relacionada com a padronização do comportamento humano e
procedimentos a serem realizados na empresa pelos funcionários. •
Competência técnica e meritocracia; – Tem relação íntima com a
divisão do trabalho e racionalidade administrativa. • Especialização
da administração; – Está relacionada com a alta administração das
empresas que deve ser especializada e atuante na área pela qual
responde. – EXEMPLO: Ao assumir um cargo de Diretor é preciso
possuir os requisitos profissionais específicos para as atribuições
deste cargo determinado. • Profissionalização dos participantes; – É
preciso realizar capacitações e treinamentos com os membros da
equipe. • Completa previsibilidade do funcionalismo.

Disfunções

– São os aspectos negativos que irão atrapalhar na realização da

burocracia dentro da organização. • Internalização das normas; – As
normas ficam dentro da estrutura da empresa causando um
enrijecimento da administração. – Surge um excesso de burocracia.
• Excesso de formalismo e papelório; – A característica da
administração pública, muitas vezes, acaba sendo a disfunção da
burocracia de Weber.

• Resistência a mudanças; – Existe uma resistência normal do ser

humano para a ocorrência de mudanças. • Despersonalização do
relacionamento; – Tratamento das pessoas e membros da
organização como seres irracionais. • Categorização do
relacionamento; – Conforme ocorre o aumento da importância
referente ao cargo ocupado, surge uma incorporação à função pelo
profissional determinando mudan- ças no comportamento com os
outros entes da empresa. • Superconformidade; – Quando um
trabalho é feito sem saber o seu objetivo e é realizado da mesma
forma. – Realiza uma atividade apenas porque está sendo
ordenado. • Exibição de sinais de autoridade; – Relacionada com a
categorização do relacionamento a partir da realiza- ção de atitudes
que mostram a autoridade do cargo ocupado perante os outros
funcionários. • Dificuldade com clientes; – Ocorre o tratamento do
cliente de uma maneira não desejada por ele, porque ocorreu uma
despersonalização do relacionamento entre funcionário da empresa
e seus clientes. • Imprevisibilidade do funcionamento. – Em um
ambiente imprevisível não é possível obter controle sendo
impossível, por isso, aplicar técnicas de planejamento.

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO BUROCRÁTICA

• Na Teoria Burocrática de Max Weber, inicia-se o processo de

criação na organização dos níveis estratégico, tático e operacional.
• Chefe Executivo: ocupa o nível estratégico na organização. O topo
é ocupado por aquele que manda. Quem manda, decide. •
Burocracia: corresponde ao nível tático. É o elo de conexão entre o
topo e a base da cadeia hierárquica fazendo com que as decisões
sejam implementadas na organização.

• Soldados rasos: se refere ao nível operacional que vai realizar o

trabalho propriamente dito.

Superespecialização: ocorre quando apenas uma pessoa na

organização detém o conhecimento de um processo ou atividade,
tornando-se insubstituível (aspecto negativo na administração).

• A burocracia de Weber tenta obter um meio termo equilibrado na

administração.

• Hierarquia: a autocracia é negativa, havendo a necessidade de

utilizar lideranças.

• Formalização de comunicações: (a) Ausência de documentos:

dificulta a tomada de decisões. (b) Excesso de papelório: leva a um
travamento nos processos a serem realizados.

Evolução da ênfase na Administração:

1) Pensamento focado na produção e administração sem

considerar as pessoas, causando, assim, desmotivação. 2)
Pensamento focado nas pessoas, a partir da Teoria das relações
Humanas, deixando de lado a administração da organização de
forma global. 3) Atualmente, tem-se o pensamento conjunto
pessoas/organização. • Exemplo: o gestor de pessoas tem como
função atender os objetivos individuais e da organização.

CRÍTICAS

O tipo ideal de organização burocrática de Weber foi criticado por

não focalizar outros aspectos cruciais da realidade organizacional,
como a organização informal ou as consequências não funcionais
de caráter. • A burocracia de Weber tem bons resultados em
pequenas empresas e indústrias, mas apresenta problemas quando
é aplicada a grandes organizações, como a Administração Pública.
Abordagem da estrutura nas organizações será encontrada nas
seguintes teorias administrativas: a) Teoria Burocrática. b) Teoria
Estruturalista. c) Teoria Contingencial. d) Teoria do
Desenvolvimento Organizacional. Abordagem humanística da
administração pode ser encontrada: a) Teoria das Relações
Humanas. b) Teoria Comportamental.

Teoria estruturalista tem seu início nos estudos weberianos da

burocracia, tendo uma abordagem relacionada com a estrutura das
organizações no formato de sistemas mais abertos.

O movimento estruturalista, manifestado em vários domínios do

conhecimento científico, ganhou extensão considerável em
Antropologia, Linguística, Filosofia e Psicanálise. Em sua mais pura
essência, o estruturalismo refere-se à concepção metodológica que
consiste em conhecer o objeto, situando-o em sua estrutura, em
que se encontra integrado, e, posteriormente, em estruturas mais
amplas. Uma estrutura define-se como um conjunto formado de
elementos dispostos de tal modo que cada um depende dos outros,
a ponto de só poderem ser o que são em função de seu
relacionamento estreito com outros. A teoria burocrática exerceu
considerável influência nessa abordagem. • Max Weber, quando
inicia sua abordagem da estrutura organizacional, afirma que existe
a base, o nível intermediário e a alta administração. • Inicia uma
abordagem mais ampla da administração que antes estava focada
apenas na atividade industrial.

CLASSIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO SEGUNDO ETZIONI

Amitai Etzioni foi a figura mais importante nessa abordagem.

Insatisfeito com as descobertas ocorridas na abordagem das
relações humanas, consideradas por ele insuficientes para o
entendimento das relações entre o homem e a organização,
desenvolveu um trabalho que obteve uma classificação das
organiza- ções considerando suas diferentes tipologias e utilizando,
como base para isso, a análise comparativa do controle e da
autoridade.

• Na Escola Clássica, Taylor, Fayol, Weber e outros autores

desenvolvem seus estudos relacionados com estrutura, método,
repetição e os trabalhos em si. • Na Escola Neoclássica, surgem 2
tipos de estudos, sendo um voltado para as pessoas e o outro, para
as estruturas organizacionais. Organização especializada: com
atividades de alto nível de especialização de seu pessoal, tendo
como fator predominante de autoridade e técnica; • São as
empresas de forma geral. Organização não especializada: aquelas
envolvidas com atividades de produção de bens; • São as indústrias
existentes. Organização de serviço: o próprio nome já define sua
atividade. A característica diferenciadora dessas organizações é
que pessoas não são vinculadas a sua organização, tendo uma
atividade temporária definida pela Tarefa Específica. EXEMPLO: Na
administração pública, existem empresas que prestam serviço de
limpeza, apoio administrativo e outros, com a contratação dos
serviços a serem feitos e não de um profissional específico.

As organizações não especializadas produzem determinado bem

que será- comercializado e vendido pelas organizações
especializadas.

Outras estruturas classificadas:

Organizações coercitivas

O poder é imposto pela força física ou controles baseados em

prêmios ou punições. Utilizam a força – latente ou manifesta – como
o principal controle sobre os participantes de nível inferior. O
envolvimento dos participantes tende a ser “alienativo” em relação
aos objetivos da organização. As organizações coercitivas incluem
exemplos como campos de concentração, prisões, instituições
penais etc.

Organizações utilitárias

O poder baseia-se no controle dos incentivos econômicos. Utilizam

a remuneração como base principal de controle. Os participantes de
nível inferior contribuem para a organização com um envolvimento
“calculativo”, baseado nos benefícios que esperam obter. As
empresas e o comércio estão incluídos nessa classificação.
Organizações normativas

O poder baseia-se no consenso sobre objetivos e métodos da

organização. Utiliza o controle moral como a principal influência
sobre os participantes, porque esses têm elevado envolvimento
“moral” e motivacional. As organizações normativas são chamadas
“voluntárias” e incluem igrejas, universidades, hospitais e
organizações políticas e sociais. Existe ainda o conceito de
Organizações Híbridas que são a combinação de duas das
classificações anteriores mostradas. EXEMPLO: Normativas e
utilitárias; Normativas e coercitivas.

CONTRIBUIÇÕES DE BLAU E SCOTT

Outros dois autores que participaram dessa fase estruturalista

foram Peter Blau e Richard Scott. Em sua obra editada em 1962,
denominada Organizações Formais, esses autores consideraram
como ponto de partida os conceitos da Escola Weberiana e as
classificações dos tipos de organizações apresentadas
anteriormente, e procuraram examinar os conflitos existentes entre
os fatores internos e externos da organização. Internos são os
membros da organização e externos são considerados o público
que essa organização atende. A interação entre esses dois
elementos gera conflitos de dois tipos: o que deve ser considerado
organização formal e informal e qual deve ser a relação cliente e
organização. Escola Clássica consiste em um sistema fechado
porque não considerava em suas teorias o ambiente externo nem a
organização informal. Dentro da organização, havia inicialmente a
seguinte diferenciação: Estrutura formal – é regida por regras,
documentos, regimentos e outros. Está relacionada com o ambiente
interno da empresa, envolvendo as pessoas. Estrutura informal – é
a comunicação entre as pessoas. Consiste no ambiente externo
relacionado com a clientela.

CONTRIBUIÇÃO DE SELZNICK

Outro estruturalista importante foi o sociólogo Philip Selznick, que,

baseando-se no conceito de que organização é um sistema de
atividades ou forças conscientemente coordenadas, entre duas ou
mais pessoas, conclui que a organização formal constitui a
expressão estrutural da ação racional. Para esse autor, a análise
estrutural da funcionalidade de organização é necessária para
permitir conhecer as necessidades básicas que fazem com que
esse sistema formal seja adaptável às influências do ambiente.
Essa adaptabilidade deve ser feita sem, contudo, afetar a
manutenção da integridade e continuidade do sistema.

Na Teoria Burocrática de Max Weber, havia a consideração apenas

do ambiente interno consistindo em um sistema fechado por ser
rígido e imutável. Na Escola Neoclássica, por meio da Teoria
Estruturalista, surge a ideia da administração ser adaptável sendo
um agora um sistema semiaberto que vai iniciar na organização: a)
Visualização do ambiente externo. b) Identificação da necessidade
de mudanças.

Teoria Burocrática → base da Teoria Estruturalista → base

Teoria Sistêmica (que aborda adaptações organizacionais) →
base Teoria Contingencial (analisa aspectos comportamentais
na administração → base Teoria Desenvolvimento
Organizacional.

CONTRIBUIÇÃO DE THOMPSON

Por último, vem a contribuição de Victor C. Thompson, autor da

obra Organizações Modernas, publicada em 1961. Nesse livro, faz
severas críticas à rigidez da hierarquia estabelecida pela
abordagem weberiana, afirmando ser ela a principal responsável
pela falta de iniciativa e criatividade do indivíduo na organização. A
figura do especialista gera uma ameaça à hierarquia burocrática.

Thompson, de maneira específica, critica a Escola Clássica na

Teoria Burocrática de Max Weber, afirmando que o sistema rígido e
fechado não vai obter sucesso.

A Escola Neoclássica não vem criticar a Escola Clássica, porque

aborda aspectos diferentes, não considerados pela primeira
abordagem da administração. A maioria dos autores da Escola
Neoclássica vai identificar o problema existente com as teorias
anteriores e indicar o que deve ser feito para obter a sua melhoria.
Ocorre na Escola Neoclássica a proposição de uma abertura do
sistema por meio da observação das pessoas na organização e do
ambiente externo no qual a empresa está inserida.

A abordagem de Thompson é mais sociológica, concentrando-se

sobre determinantes estruturais do comportamento, tentando
analisá-lo funcionalmente. Para ele, entendem-se por “estrutura” as
qualidade persistentes ou os elementos dados nas condições
ambientais de escolha ou ação que tornam possível explicar e
prever a ação. Por “função”, entende-se o resultado prático de uma
ação, relação, acontecimento em relação a algum valor ou grupo de
valores. Já o “cargo” entende-se por um sistema de direitos e
deveres em uma situação de interação.

CONTRIBUIÇÃO DE PARSONS

Na visão de Parsons, a organização é significativa em uma

perspectiva a longo prazo e está envolvida em processo de
mudança estrutural da sociedade, ou seja, dentro de uma
conotação empreendedora.

A abordagem de longo prazo na organização indica o início de

atividades relacionadas com planejamento estratégico. Suas
contribuições: Surge a primeira visão de uma organização mais
abrangente e preocupada com um aAs teorias anteriores (Taylor,
Fayol e Weber) ofereceram linhas de pensamento sobre a estrutura
organizacional, criando sistemas fechados, os quais consideravam
a produção em série, repetição, excelência e meritocracia.

A Teoria Estruturalista, cuja base foi a Teoria Burocrática de

Max Weber, realiza uma abertura da empresa com ações como
considerar o ambiente externo e pensamento para as pessoas.
Enquanto as teorias humanísticas têm seu foco apenas nas
pessoas; na organização, a estruturalista tem uma abordagem
mais ampla, incluindo a organização e as pessoas.
Teorias Administrativas

1903 – Administração Científica (Taylor): O Homem é considerado

uma máquina. 1906 – Teoria Clássica (Fayol): Aborda aspectos
relacionados com a organização da empresa. 1909 – Teoria
Burocrática (Weber): Estuda de forma mais específica as regras e
regimentos da organização. 1932 – Teoria das Relações Humanas:
Consiste em uma abordagem humanística na administração. Surge
estilo de líderes para chefiar equipes nas organizações. 1947 –
Teoria Estruturalista. 1951 – Teoria de Sistemas: Estuda tanto
sistemas como pessoas nas organizações. 1957 – Teoria
Comportamental: Aborda também aspectos relacionados com a
motivação organizacional. 1962 – Desenvolvimento Organizacional.
1972 – Teoria Contingencial.

Tipos de escolas da teoria administrativa: a) Escola Clássica:

administração científica, teoria clássica e teoria burocrática. b)
Escola Neoclássica: teoria das relações humanas e estruturalista. c)
Escola Contemporânea: teoria de sistemas, teoria comportamental,
teoria do desenvolvimento organizacional, teoria contingencial.

A Escola Neoclássica não veio criticar a Escola Clássica; ela

apenas complementa esta, abordando aspectos desconsiderados
pelos primeiros estudiosos da administração. A Escola
contemporânea, por sua vez, fez críticas à Escola Clássica e à
Neoclássica em suas considerações.

Modalidades de abordagem na administração:

1) Abordagem Clássica: envolve a teoria científica e clássica. 2)

Abordagem Estruturalista: contém a teoria com esse mesmo
nome. 3) Abordagem Humana: aborda as pessoas na
organizações, sendo identificada na teoria das relações
humanas e teoria comportamental.

Quanto à abordagem humanística da administração, ela vai estar

presente em diferentes escolas, tendo sido iniciada de maneira
eficiente na Neoclássica.
 • Taylor, na administração científica, abordou também as
pessoas, mas as considerou como motivadas exclusivamente
pelo dinheiro.

• Atualmente, o homem é considerado como um ser complexo,

que se motiva com diferentes situações e fatores.

TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS

Não é um movimento novo, mas sim fazer diferente do que se

manda na escola clássica. A abordagem das Relações Humanas
exigiu atenção de psicólogos, sociólogos, antropólogos, cientistas,
políticos, professores e administradores, dando ênfase nos grupos
informais e estilos de liderança. Grupos informais estão associados
à Escola Neoclássica, que vai considerar a sua existência nas
organizações. Estilos de liderança clássicos: a) Autoritário; b)
Democrático; c) Liberal.

Problemas abordados

• Conformismo; • Objetivos obscuros; • Crescimento descontrolado;

• Rigidez; • Especialização; • Perda de Motivação. Conformismo: A
sobrevivência de uma organização depende da boa vontade de
seus membros em sacrificar graus de individualidade e
conformarem-se com certas normas de comportamento. Para a
organização sobreviver, é preciso que seus elementos se
conformem com determinadas normas impostas. Quando esse
estilo torna-se um padrão de valorização do comportamento, o
pensamento organizacional de hierarquia às vezes transforma em
cópia de atitudes, opiniões e comportamentos da alta
administração. EXEMPLO: Frases como “Aqui sempre foi assim”,
“Continue fazendo desta forma”. Na administração, é preciso que se
tenham pessoas empreendedoras, que se arrisquem tomando
decisões ousadas sem conformismo exagerado.

Objetivos obscuros:

Seguir, ao pé da letra, as regras e os procedimentos da

organização pode torna- -se tão importante para seus membros que
eles perdem a noção das razões disso. Isso pode frequentemente
ser observado em agências governamentais. Os objetivos não são
tão claros e ninguém se importa. EXEMPLO: “Não sei porque estou
realizando uma ação, estou apenas cumprindo ordens”. Esse tipo
de profissional não adiciona nada à organização, sendo que
desconhece aspectos como a missão, objetivo e o funcionamento
da empresa na qual trabalha de forma global.

Na Escola Clássica, o operário era considerado uma máquina que

repetia os movimentos ordenados, mas essa ação se torna um
problema na Escola Neoclássica, sendo preciso, agora, conhecer
os motivos para se realizar determinada atividade.

Crescimento descontrolado:

Unidades organizacionais tendem a proliferar-se, e, além disso, o

crescimento descontrolado pode ser justificado com base no
aumento da produtividade. O crescimento é um resultado padrão de
empresas que estão evoluindo, realizando investimentos e
produzindo bem. Quando se tem uma única unidade de
determinada empresa, ela produz itens em quantidade insuficiente
para atender o mercado com a venda de tudo que é produzido,
levando, assim, a altas margens de lucro. Em muitas situações, não
ocorre a realização de estudos adequados para verificar a
possibilidade de crescimento, mantendo os mesmos níveis de lucro
anteriores. No momento em que a empresa tem um crescimento
exacerbado, começa a oferecer uma quantidade de produtos maior
do que a clientela pode comprar, levando à diversas consequências
negativas como:

a) Excedente de produção. b) Elevação dos custos. c) Materiais

estocados. d) Redução de recursos para pagamento mão de
obra utilizada. e) Prejuízos financeiros.

Na época da Revolução Industrial, as empresas praticamente

não tinham competição dos seus produtos. Mas com o passar do
tempo, começam a existir concorrentes com melhoria dos itens
que se tornam presentes em excesso no mercado. • Essa
situação leva ao surgimento de clientes mais criteriosos na
escolha dos produtos.
Rigidez:

Alguns elementos solidificados dentro da organização – linhas de

autoridade, regras de trabalho – adaptam-se para dificultar
mudanças circunstanciais (ou meio). Escola Neoclássica
considera uma organização semiformal. Escola Contemporânea
aborda em conjunto organização formal e informal de empresas.
O sistema administrativo criado por Max Weber era rígido,
apesar de ter criado aspectos positivos como especialização e
meritocracia, que não considera a possibilidade de mudança.

Teoria Contingencial, existente na Escola Contemporânea,

aborda justamente a adaptação da empresa de acordo com a
situação ou cenário identificado, cujas ideias iniciais surgem na
Teoria das Relações Humanas.

Especialização:

A postura de especialistas sobre problemas únicos no

desenvolvimento de uma área de especialização tende a
negligenciar outros e frequentemente produz visão conflitante. A
maximização dos benefícios da especialização provoca um
aumento dos problemas de comunicação e coordenação.
EXEMPLO: Administradores e contadores são profissionais
especializados que não falam a mesma linguagem.
Aespecialização é positiva, mas leva ao surgimento das
seguintes complicações: a) Problemas na comunicação entre
diferentes áreas que não interagem nem se entendem. b)
Superespecialização: um profissional extremamente
especializado consegue realizar apenas as atividades
específicas, sem conseguir fazer nada diferente disso, sendo
consideradas como uma disfunção já na Teoria Burocrática de
Max Weber.

Perda de motivação: Quanto mais rotineira é a organização, por

meio de regras e padrões, menor a oportunidade de novas ideias
e iniciativas. Se não ocorre a geração de novas ideias, as
pessoas da organização come- çam a ficar desmotivadas.
Situação relacionada com desmotivação: Rotina organizacional
→ gera perda de motivação na equipe Quando rotina é quebrada
→ surge resistência às mudanças propostas. Embora a origem
do movimento seja geralmente associada aos experimentos de
Hawthorne, centenas de artigos, que seguiram durante os anos
40 e 50, constituem o conteúdo mais significativo do movimento.

OBRA DE ELTON MAYO (1880 – 1949)

Elton Mayo é frequentemente reconhecido como o “pai das

relações humanas”. Seu famoso experimento na WesternEletric
Company, em Hawthorne, marcou época na história da
administração, quando os empregados começavam a ter direitos.
A transição aconteceria de qualquer maneira, porém as
descobertas de Mayo convenientemente coincidiram com a
mudança de atitude dos empregadores, o que torna difícil dizer
quem contribuiu com o quê.

– Experimento da Iluminação

No primeiro experimento, realizado com operárias divididas em

dois grupos, procurou-se estudar a influência da iluminação na
produtividade. Um grupo foi alocado em uma sala de testes onde
a intensidade de iluminação era variável e outro grupo, em uma
sala de controle em que a intensidade de iluminação era
constante. Os resultados esperados eram que os níveis de
produção fossem diferentes, porém isso não ocorreu. Quando a
intensidade da iluminação na sala de teste aumentada, ambos os
grupos aumentavam o nível de produção. A queda de
rendimento só ocorreu quando a iluminação se aproximou
daquela transmitida pelo luar.

Resultado esperado: a) Menor produção com iluminação variável

b) Maior produção com iluminação constante.

O TRABALHO DE CHESTER BARNARD (1886 – 1961)

Precursor da “Ciência da Conduta”, foi um dos líderes da teoria

da ciência social aplicada à administração. Ciência da Conduta
se refere ao nascimento de conceitos relacionados com ética e
moral. Valendo-se de sua posição de prestígio na Companhia
Telefônica Norte-Americana, escreveu a teoria da cooperação,
que define uma organização como qualquer sistema cooperativo
em que as pessoas são capazes de se comunicar entre si e
estão dispostas a contribuir com ações em torno de um objetivo.
Sob essa definição tão ampla, até uma manifestação popular
poderia se denominar organização, apesar de ser difícil imaginar
uma multidão em ação organizada e controlada.

Aborda como uma pessoa vai se portar em relação a outra.

Início dos estudos sobre padrões de comportamento, limite de

atuação, respeito ao espaço alheio e outros aspectos. •
Importância do processo de decisão; • Organização vista como
sistema de atividades coordenadas por pessoas; • Cooperação é
o processo pelo qual os indivíduos ultrapassam seus limites; • A
persistência do sistema de cooperação depende da capacidade
de comunicação; • Eficiência por meio de equilíbrio; • Estrutura
formal existe por meio da informal; • Autoridade sem imposição
(comunicação); Ideia inicial relacionada com chefia por meio da
liderança. • Grandes organizações compostas de pequenas
unidades; • Função básica do executivo é manter o sistema de
esforços a cooperação.

CONTRIBUIÇÃO DE MARY PARKER FOLLET (1868 – 1933)

A terceira contribuição para essa abordagem foi a de Mary

Parker, que, dentro da mesa tese de interação social, a partir de
princípios tirados da Psicologia Industrial, introduziu importantes
conceitos de motivação humana e liderança dentro da
organização. Considera-se que a psicologia deve ser utilizada no
sentido de reconciliar indivíduos com a organização, obter
integração das pessoas e objetivar maior integração de suas
atividades.

Reformulação do conceito autoridade

Autoridade passa a ser relacionada com delegação e

descentralização de poder respondendo de acordo com a
responsabilidade que possui.

• Conceito liderança.
• Reformulação do conceito de tomada de decisão.

AS IDEIAS DE HEBERT SIMON

Em 1947, Simon escreveu um livro que foi duramente criticado

pelos teóricos econômicos. Questionava que “o homem
administrativo” era um modelo mais válido da realidade, uma vez
que administradores eram mais bem informados, porém capazes
de maximizar alguma coisa. Em função das limitações dos
tomadores de decisões, Simon introduziu o que ele chamou de
“princípios de racionalidade” e diz: “A capacidade da mente
humana em formular e solucionar problemas complexos é muito
pequena se comparada com o tamanho do problema. É muito
difícil obter comportamento objetivamente racional no mundo
real.. ou até uma aproximação razoável de tal realidade objetiva.
(...) A racionalidade é severamente limitada no seu poder de
tratar com os problemas complexos no mundo real. A
organização é a resposta a estas limitações da capacidade
humana. É um instrumento que permite aos grupos de seres
humanos almejar e alcançar, com êxito, objetivos que estariam
longe do alcance de seus poderes como indivíduos.” Aborda que
o administrador está bem preparado porque estuda todos os
aspectos relacionados com a organização conseguindo, assim,
solucionar problemas com eficiência nas empresas.

CONTRIBUIÇÃO DE KURT LEWIN (1890-1947)

Lewin foi um dos precursores da ciência da conduta, junto com

Barnard. Foi professor de psicologia social na Universidade de
Iowa na década de 30.

Seus experimentos na indústria mostraram que as atitudes de

liderança têm correlação direta com a moral e a produtividade
dos operários. Essas descobertas foram, no entanto, mais
populares entre os operários do que entre os empregadores.
ABORDAGEM SISTÊMICA

A abordagem sistêmica possui como principal característica a

conexão e a transferência de informações entre organizações.
Seu surgimento ocorre na era da informática, com a
popularização dos primeiros computadores. Esse sistema utiliza
os meios de informação para conceber conexões
interempresariais. É focada em transparecer o ambiente interno
para o meio externo, interligando a empresa com outras
instituições. Utiliza o conceito de sinergia com o crescimento em
conjunto.

ABORDAGEM SISTÊMICA – CONCEITOS

A Teoria Geral da Administração passou por uma forte e

crescente ampliação do seu enfoque desde a abordagem
clássica até a abordagem sistêmica. Na sua época, a abordagem
clássica havia sido influenciada por três princípios intelectuais
dominantes em quase todas as ciências no início do século
passado: o reducionismo, o pensamento analítico e o
mecanicismo.

Com o advento da Teoria Geral dos Sistemas, os princípios do

reducionismo, do pensamento analítico e do mecanicismo
passam a ser substituídos pelos princípios opostos do
expansionismo, do pensamento sintético e da teleologia.

Expansionismo: o desempenho de um sistema depende de como

ele se relaciona com o todo maior que o envolve e do qual faz
parte. Sua ênfase reside na focalização do todo do qual aquele
fenômeno faz parte. Exemplo prático: para a produção de certo
produto, três empresas se relacionam. A primeira produz
matéria-prima; a segunda transforma essa matéria; a terceira
vende o produto acabado. As três, ao participarem desse
processo, estão seguindo o princípio do expansionismo
(relacionar-se sem abrir mão de sua figura individual).

Pensamento sintético: é o fenômeno visto como parte de um

sistema maior e é explicado em termos do papel que
desempenha nesse sistema. A abordagem sistêmica está mais
interessada em juntar as coisas do que em separá-las.

Teleologia: é o princípio segundo o qual a causa é uma condição

necessária, mas nem sempre suficiente para que surja o efeito
(teoria de causa e efeito). Em outras palavras, a relação causa-
efeito não é uma relação determinística ou mecanicista, mas
simplesmente probabilística.

A Teoria Geral de Sistemas está preocupada com o

desenvolvimento sistemático de um quadro de referência que
descreva as relações gerais do mundo empírico. Os dois nomes
que mais contribuíram para o desenvolvimento da teoria de
sistemas foram Ludwing von Bertalanffy, biólogo alemão e autor
de um artigo publicado em 1951, Teoria geral dos sistemas: nova
abordagem para a unidade da ciência, e Kenneth Boulding, autor
do artigo, em 1956, Teoria geral de sistemas: o esqueleto da
ciência.

Bertalanffy

Karl Ludwig von Bertalanffy foi um biólogo austríaco e

desenvolveu a maior parte do seu trabalho científico nos Estados
Unidos. Foi o criador da teoria geral dos sistemas. Bertalanffy fez
os seus estudos em biologia e interessou- -se desde cedo pelos
organismos e pelos problemas do crescimento. Os seus
trabalhos iniciais datam dos anos 20 e são sobre a abordagem
orgânica. Com efeito, Bertalanffy não concordava com a visão
cartesiana do universo. Colocou então uma abordagem orgânica
da biologia e tentou fazer aceitar a ideia de que o organismo é
um todo maior que a soma das suas partes. Criticou a visão de
que o mundo é dividido em diferentes áreas, como física,
química, biologia, psicologia etc. Ao contrário, sugeria que se
deve estudar sistemas globalmente, de forma a envolver todas
as suas interdependências, pois cada um dos elementos, ao
serem reunidos para constituir uma unidade funcional maior,
desenvolvem qualidades que não se encontram em seus
componentes isolados.
TEORIA GERAL DE SISTEMAS – PERSPECTIVAS

A Teoria Geral de Sistemas permite análise dos sistemas sociais

segundo várias perspectivas. As mais comumente usadas são:
1) Aquela que envolve o relacionamento com o ambiente; 2)
Aquela que envolve a interação com vários sistemas; 3) Aquela
que envolve um tipo de sistema composto por outros tipos de
sistemas, às vezes denominados subsistemas.

A abordagem da Escola Moderna é a mais enfatizada dos dias

de hoje. Considerada a mais completa das abordagens, permite
visão integrada da organização, não se concebendo mais deixar
de examinar a organização por outros olhos se não o sistêmico.

Contribuição de Lawrence e Lorsch

Um estudo bastante detalhado foi desenvolvido e publicado no

livro Organização e Ambiente, e o resultado desse trabalho foi
importante por permitir a definição de conceitos que auxiliaram a
análise da variável ambiente dentro do sistema organizacional.

Os mais importantes foram: 1) Nenhuma forma de organização é

a melhor, mas é adequada à demanda de seu próprio ambiente;
2) Organizações são sempre diferentes na composição de suas
funções; 3) Há necessidade de muita interação entre essas
funções para obter bons resultados e atender ao objetivo
proposto; 4) As incertezas e diversificações do ambiente externo
exercem influência na integração e diferenciação com o
ambiente interno; 5) A adaptabilidade organizacional é uma
função da habilidade para aprender e desempenhar funções de
acordo com as mudanças do ambiente.

ABORDAGEM SISTÊMICA – VANTAGENS

O importante na abordagem sistêmica é guardarmos os

conceitos básicos que ela transmite e que permeiam ainda hoje
grande parte das organizações complexas, com pequenas
adaptações de outras abordagens mais modernas. De forma
geral, esses conceitos: • Permitem clara definição dos objetivos
do sistema organizacional; • Oferecem um método natural e
objetivo de análise, por meio da separação do sistema global em
partes que podemos denominar subsistemas; • Mostram inter-
relação entre as várias partes do sistema global; • Relacionam o
sistema e seus subsistemas com o ambiente e os efeitos
causados pelos elementos de entrada desse ambiente; •
Permitem o estudo preciso de todas as variáveis que compõem
os subsistemas, tais como pessoas, grupos; • Permitem o exame
dos resultados ocorridos no processo em cada subsistema, a
partir do fluxo de informação e controle em função de atender
aos objetivos do sistema maior; • Reconhecem que uma
organização é um sistema vivo; portanto, aberto, permitindo sua
classificação como sistema social; • Introduzem o conceito de
troca de energia entre os elementos de entrada, o processo e os
elementos de saída do sistema, como o que mantém a vida do
sistema organizacional.

Teoria Contingencial

– Conceituação “Não há uma maneira melhor para planejar, não

há uma maneira melhor de liderar, não há uma maneira melhor
de organizar um grupo, não há uma maneira melhor de controlar
as atividades da organização. O melhor conceito e técnica a ser
selecionada é aquela feita após conhecer as circunstâncias que
está enfrentando. ” –Howard Carlisle;

Situational Management:

A Contigeny Approach to Leadership.

De muitas formas, a abordagem contingencial é a manifestação

da mesma filosofia que desenvolveu a ética situacional dos anos
60. Para a utilização razoável da abordagem situacional, as
pessoas devem, simplesmente, conter-se antes de estabelecer
regras de ação, até terem pleno entendimento do problema em
questão.

Podemos observar que a evolução das teorias administrativas

obteve grande avanço nas últimas décadas. Pesquisas e
evidências demonstram que não há uma forma única de
estruturar uma organização, como se pensava anteriormente.
Com a abordagem sistêmica, pudemos compreender que uma
organização não é uma entidade independente, mas um sistema
interdependente: o resultado de uma interação complexa entre
ela mesma e seu ambiente (estruturalista). Isso significa que o
tipo de organização mais adequado para um conjunto particular
de variáveis depende de seu ambiente interno e externo.

“Em primeiro lugar, a palavra-chave deverá ser temporário.

Organizações deverão ser adaptativas, sistemas temporários de
mudanças rápidas. Segundo, deverão ser organizadas em torno
de problemas a serem resolvidos. Terceiro, esses problemas
serão resolvidos por grupos de pessoas relativamente estranhas,
que representem uma diversidade de habilidades profissionais.
Quarto, dada a necessidade de coordenação de vários projetos,
haverá a ligação de grupos diferenciados. Quinto, os grupos
serão conduzidos em uma linha orgânica e não mecânica, serão
emergentes e adaptativos aos problemas, e liderança e
influência estarão com aqueles que demonstrarem capacidade
de solucionar problemas. As pessoas deverão ser diferenciadas
de acordo com suas habilidades de treinamento, e não de acordo
com a hierarquia ou papel desempenhado na organização.” –
Warren Bennis

Com isso, Bennis derrubou as possibilidades de uma

organização burocrática e defendeu aquilo que denominou, por
falta de um nome mais adequado, estrutura organizacional-
adaptativa (situacional ou contingencial).

Lawrence e Lorsch

Lawrence e Lorsch, autores citados na abordagem sistêmica,

observaram a necessidade de a organização ser adaptada. Eles
sugerem que o modelo eficaz de organização é aquele capaz de
adaptar-se às demandas do ambiente. Essas demandas, em
função da sua variação, criam diferentes níveis de incertezas
com os quais as organizações devem viver por meio dos arranjos
estruturais. Ainda para mencionar o trabalho desses autores, a
diferenciação entre organizações decorre da diferenciação de
mercado em que atuam. A eficácia dessas organizações é
medida pelo mecanismo de diferenciação e integração adotado
para atender à demanda do ambiente. Devemos lembrar que
esses autores identificam três elementos importantes a serem
considerados no ambiente organizacional – o de mercado, o
técnico-econômico e o científico, que correspondem a vendas,
produção e desenvolvimento de produtos. A influência da
tecnologia na estruturação organizacional foi também explorada
por autores, como Charles Perrow, James D. Thompson e Joan
Woodward, que consideram a tecnologia como determinante
importante de forma de organização.

Tecnologia e a Estruturação

A tecnologia limita o montante de contribuição que cada

subordinado pode oferecer. Uma produção contínua exige uma
forma de estruturação diferente de uma produção por
encomenda. A supervisão, a amplitude de controle e o grau de
liberdade na tarefa são afetados por diferentes tipos de
processos de produção. A tecnologia também exerce influência
sobre a definição e estruturação dos cargos e sobre as
exigências de habilidades requeridas por cada um deles. A
pesquisa desenvolvida por Woodward mostra que para cada
sistema de produção faz-se necessário um modelo de
estruturação.

O aspecto das pessoas envolvidas com a organização, do ponto

de vista contigencial, foi objeto de estudo de Chris Argyris,
Frederick Hezberg e outros, que obtiveram certas evidências de
que a contribuição à eficácia organizacional advém da adaptação
da estrutura para poder atender melhor às necessidades
psicológicas de seus membros. Segundo esses pesquisadores
comportamentais, antes de definir uma estrutura organizacional,
há necessidade de considerar um grande conjunto de fatores
que afetam o comportamento e o desempenho dos
subordinados. O desejo de independência, habilidade e
motivação para assumir responsabilidades, desafios e desejo de
realização influenciarão os subordinados e a forma de estruturar
uma organização. Do ponto de vista da abordagem
contingencial, a preocupação está voltada para a adaptação,
com mudanças significativas em cada um dos elementos que
compõem o sistema maior (visão macro). Essas mudanças
podem ser crescimento, criando-se novas partes, relacionamento
e interdependência entre as partes. Adaptação implica ainda que
o fluxo de informação e controle seja sempre em direção a
monitorar as mudanças do ambiente para uma rápida adaptação
às mudanças. Do ponto de vista da abordagem sistêmica, sua
preocupação é manter o equilíbrio entre as forças de autoridade,
poder, relacionamento, estrutura, grau de permanência das
unidades, tecnologia, diversidade ou homogeneidade interna
com o sistema de informação, e o controle é responsável pela
estabilidade do sistema, quando é perturbado, buscando trazê-lo
para o estágio inicial. Sua manutenção significa estabilidade das
partes do sistema, relacionamento e interdependência dessas
partes.

Principais tópicos

A abordagem contingencial é uma resultante da abordagem

sistêmica, uma vez que tem por princípio a necessária mutação
da empresa, em função de aspectos situacionais que a afetam.
As ações devem ser ágeis e só podem ser efetivas, caso haja a
análise da empresa enquanto sistema. A seguir, têm-se os
principais autores do tema e suas contribuições mais
significativas: • Bennis: organização adaptativa; • Lawrence e
Lorsch: diferentes ambientes exigem diferentes organizações; •
Woodward: diferentes tecnologias exigem diferentes
organizações; • Chris Argyris: adaptação da organização às
necessidades psicológicas de seus membros.

Princípio básico: as variáveis que compõem o sistema são

mutáveis e, para defini-lo, devem considerar: tecnologia,
estrutura, autoridade, relacionamento, mercado, economia,
sociedade e cultura adequados no momento. As variáveis
independentes são os fatores que o ser não possui o devido
controle, como uma crise econômica, o tempo ou a queda na
demanda por seu produto. Segundo a teoria contingencial, eles
devem servir de incentivo para a adaptação.
Lawrence e Lorsch – Histórico

Lawrence e Lorsch fizeram uma pesquisa sobre o defrontamento

entre organização e ambiente que marca o aparecimento da
Teoria da Contingência. A denominação Teoria da Contingência
derivou dessa pesquisa. A pesquisa envolveu dez empresas em
três diferentes meios industriais — plásticos, alimentos
empacotados e recipientes (containers). Os autores concluíram
que os problemas organizacionais básicos são a diferenciação e
a integração. A diferenciação parte da relação que cada
subsistema da organização tem unicamente com o que lhe é
relevante. Se os ambientes específicos diferirem quanto às
demandas que fazem, aparecerão diferenciações na estrutura e
na abordagem empregadas pelas unidades ou subsistemas. Em
outras palavras, do ambiente geral emergem ambientes
específicos, cada um correspondendo a um ou mais subsistemas
ou unidades da organização.

O conceito de integração é justamente o oposto do conceito

anterior. A integração refere-se ao processo gerado por pressões
vindas do ambiente global da organização no sentido de alcançar
unidades de esforços e coordenação entre os vários órgãos ou
subsistemas. Segundo ainda os pesquisadores, os principais
meios de integração encontrados nas empresas estudadas
foram: • um sistema formal de coordenação para assegurar a
integração; • relacionamento administrativo direto entre unidades
(subsistemas); • hierarquia administrativa; • utilização de grupos
interfuncionais em um ou mais níveis de administração; •
provisão para relações especiais entre indivíduos e criação de
uma unidade de integração.

Teoria do Desenvolvimento Organizacional

– Conceito Nenhuma evolução ocorre isolada; se, por um lado,

estamos vendo a evolu- ção das teorias organizacionais, por
outro, podemos afirmar que existe preocupação com o
desempenho e a eficácia organizacional. Por trás de toda essa
tecnologia relativa a como administrar melhor, surgiu uma
corrente instrumentalista com o objetivo de munir o administrador
de ferramentas que permitissem avaliar tanto o desempenho da
organização como o dele próprio. Para isso, contamos com a
melhor contribuição dos comportamentalistas, que procuraram
entender melhor o comportamento do homem dentro do
processo de mudança, advindo daí a prática do Desenvolvimento
Organizacional – DO. “A organização deve consistir de estruturas
de grupos, usando o processo de tomada de decisão. Uma
reunião organizacional deve ter um sistema de intera-
ção/influência eficaz, por meio do qual as informações relevantes
fluem. A influ- ência necessária deve fluir nas quatro mãos de
direção, lateralmente, para cima e para baixo e criar forças
motivadoras para um desempenho eficaz. ” –Rensis Likert As
organizações necessitam desenvolver uma resposta rápida às
mudan- ças ambientais e meios eficazes para administrar os
conflitos decorrentes das mudanças, pois a premissa básica para
o desenvolvimento organizacional é de uma renovação contínua.
Os praticantes do DO, algumas vezes chamados de “agentes de
mudanças”, advogam e planejam o uso da base da ciência
comportamental, para os processos grupais preparatórios às
mudanças e garantir com isso um desempenho eficaz.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante

da identifica- ção, análise, ordenação e agrupamento das
atividades e dos recursos das empresas, incluindo o
estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos
decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos
planejamentos das empresas.

MODELO DE ANÁLISE DE ESTRUTURA DE DRUCKER

Peter Drucker, apresentando um modelo de estudo de estrutura,

entende que o mesmo deveria envolver as seguintes variáveis:
Análise de atividades: qual o trabalho que se deve fazer? Quais
os tipos de trabalho que podem ser reunidos? Qual a importância
que deve ter cada atividade na estrutura da organização; Análise
de decisões: mostra qual a estrutura de alta administração
necessitada pela empresa e qual a autoridade e
 responsabilidade que devem ter os diferentes níveis de gerência
operacional; Análise das relações: a tendência de só analisar o
trabalho do chefe apenas em função das atividades que dirige,
isto é, de cima para baixo, é um erro. Deve ser analisada, de
início, a contribuição que sua atividade deve dar à unidade maior
da qual é parte. As relações de baixo para cima devem ser
analisadas primeiramente. Também devem ser analisadas as
relações laterais.

Obs.: autoridade e responsabilidade não são a mesma coisa.

Autoridade significa poder, inclusive o poder de decidir sobre
algo. Responsabilidade é responder pelas atribuições e tarefas.

• Desconcentração é o processo de departamentalização e está

ligada principalmente à estrutura física. A descentralização é o
processo de transferência de poder e responsabilidade, e está
ligada principalmente às pessoas.

ARQUIVOLOGIA

Algumas noções de arquivologia:

Arquivo: é o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa

física ou jurídica ao longo de sua existência que comprovam as
suas atividades.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Segundo Marilena Leite Paes, a classificação dos arquivos pode se

dar: 1. quanto aos estágios de evolução; 2. quanto à entidade
mantenedora; 3. quanto à natureza dos documentos; 4. quanto à
extensão de sua atuação.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO AOS ESTÁGIOS DE

EVOLUÇÃO

Existem três classificações dos arquivos quanto aos estágios de

evolução: 1. Correntes (1ª Idade): arquivos que guardam
documentos mais novos e que estão sendo resolvidos. 2.
Intermediários (2ª Idade): arquivos que guardam documentos que já
foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados. 3.
Permanentes (3ª Idade): arquivos que guardam documentos que já
prescreveram e são guardados pelo valor histórico.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À ENTIDADE

MANTENEDORA

Existem duas classificações dos arquivos quanto à entidade

mantenedora: 1. Públicos: arquivos de órgãos e entidades públicas.
2. Privados: mantidos por entidades privadas. Podem ser
institucionais, comerciais ou pessoais.

Existem duas classificações dos arquivos quanto à natureza dos

documentos: 1. Especiais: mantêm sob guarda documentos de
formas físicas diversas e que exijam tratamento diferenciado no que
se refere à guarda e conservação; 2. Especializados: mantêm sob
guarda documentos de determinada área do conhecimento.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À EXTENSÃO DE

SUA ATUAÇÃO

Existem duas classificações dos arquivos quanto à extensão de sua

atuação: 1. Setoriais: instalados junto aos órgãos operacionais
(setores), cumprindo funções de arquivos correntes; 2. Central ou
Geral: acumulam em um único local documentos correntes
provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os
documentos correntes.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO GÊNERO

Gênero documental: aspecto documental relacionado ao conjunto

de signos ou símbolos utilizados para registrar a informação.
Existem sete classificações dos documentos quanto ao gênero: 1.
Escritos ou Textuais: são aqueles que contêm texto. 2.
Iconográficos: documentos que apresentam imagens estáticas.
Exemplo: gravuras, fotografias, desenhos etc. 3. Cartográficos:
documentos que contenham uma imagem reduzida representando
uma área maior. Exemplo: mapas, plantas etc. 4. Micrográficos:
documentos resultantes do processo de microfilmagem. 5. Sonoros:
documentos que contenham som. 6. Filmográficos: documentos que
contêm imagens em movimento. Exemplo: documentos
audiovisuais. 7. Informáticos: documentos em meio digital.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À NATUREZA

DO ASSUNTO

Existem duas classificações dos documentos quanto à natureza do

assunto: 1. Sigilosos: documentos de acesso restrito e que, por
isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e
divulgação. 2. Ostensivos: documentos cuja divulgação não
prejudica a administração

“Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de

seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado.” Art. 5º, XXXIII, C.F.

Segundo a Lei n. 12.527, de 2011, os graus de sigilo de um

documento sigiloso são classificados em: 1. ultrassecretos; 2.
secretos; 3. reservados.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À FORMA

Forma do documento: forma é o estágio de preparação ou
transmissão do documento.

Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia etc.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO FORMATO

Formato do documento: formato é a configuração física de um

suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado.

Exemplos: o papel é um suporte que pode assumir o formato de

livro, de caderno, de apostila, de cartão, de ficha, de folha etc.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À TÉCNICA DE

REGISTRO
Técnica de registro: refere-se à técnica utilizada para registrar a
informação no documento. Exemplos: manuscrito, datilografado,
impresso etc.

As classificações dos documentos mais recorrentes nas provas de

concurso público são as classificações quanto ao gênero, à
natureza do assunto, à espécie e ao tipo ou tipologia.

Espécie documental: espécie é a configuração que assume um

documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO TIPO OU

TIPOLOGIA

Tipo ou tipologia documental: tipologia documental é a configuração

que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade
que a gerou.

ESPÉCIE X TIPOLOGIA

Espécie: aspecto formal do documento, de acordo com a disposição

das suas informações. Exemplos: cheque, diploma, certidão, alvará,
boletim, atestado etc.

Tipo ou tipologia documental: é a soma ou junção de uma espécie

documental com a atividade ou função do documento.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)

Existem três fases para o ciclo vital dos documentos: 1. Correntes
(1ª Idade): arquivos que guardam documentos mais novos e que
estão sendo resolvidos. 2. Intermediários (2ª Idade): arquivos que
guardam documentos que já foram resolvidos, mas ainda podem
ser questionados. 3. Permanentes (3ª Idade): arquivos que
guardam documentos que já prescreveram e são guardados pelo
valor histórico.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Existem dois tipos de valores dos documentos: 1. Valor primário

(administrativo): documentos vinculados a atividades em
andamento ou que ainda podem ser questionados
administrativamente, legalmente ou juridicamente. Todo documento
nasce com esse valor e depois o perde. Compreende os
documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária
(baixo valor primário). Exemplos: fatura do cartão de crédito,
contrato de contratação de curso etc. 2. Valor secundário (histórico):
documentos vinculados a fatos históricos para a instituição ou para
a sociedade. Poucos documentos atingirão esse valor. É um valor
imprescritível. Compreende os documentos da fase permanente.
Também é chamado na bibliografia arquivística de valor probatório
ou informativo.

IDADES DOS DOCUMENTOS

As características de cada idade dos documentos são: 1ª Idade –

Fase Corrente: • constituída por documentos mais novos; •
documentos sujeitos a consultas frequentes; • documentos em
tramitação (em curso ou em andamento); • deve se localizar junto
aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso. 2ª Idade –
Fase Intermediária: • documentos menos utilizados; • otimiza o
espaço dos setores; • atende às solicitações das diversas áreas da
instituição; • não há necessidade de ser instalado junto à instituição
(questão de economia); • os documentos aguardam a sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente). 3ª Idade –
Fase Permanente: • documentos de valor histórico; • seus
documentos já possuíram valor administrativo anteriormente; • não
elimina seus documentos; • deve disponibilizar seus documentos
para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo, e
a consulta não depende de autorização da área acumuladora.

Avaliação documental

• É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus

prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores; • É
realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de
documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.

Tabela de temporalidade

• A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos

de guarda e a destinação final dos documentos da instituição; • É
criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos
e deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser
aplicada na instituição.

Resolução n. 40 – CONARQ

Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e

entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o
processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e
será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos
nesta Resolução.

Tramitação:

• É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua

entrada/ criação na instituição até o cumprimento de sua missão
administrativa; • Em alguns casos a tramitação também pode
ocorrer entre órgãos diferentes, de acordo com o assunto do
documento; • É importante que o órgão tenha controle dessa
tramitação, pois o usuário pode requerer informações sobre o
processo a qualquer momento.

• A tramitação é uma característica comum da idade do ciclo

corrente dos documentos, pois é nela que os documentos circulam
pelas áreas competentes a fim de que sejam resolvidos.

Protocolo:

• É o controle da tramitação dos documentos, que permite

acompanhar seus andamentos e prestar informações aos
interessados em tempo real.

• É muito comum o uso de livros de protocolo para se controlar a

tramitação de documentos. Essa é uma maneira simplificada, mas
que pode funcionar bem em empresas pequenas.
• Nos órgãos públicos e também em empresas privadas de maior
porte possuem um setor de protocolo que terá como função básica
controlar a tramitação dos documentos.

Protocolo:

• É o controle da tramitação dos documentos, que permite

acompanhar seus andamentos e prestar informações aos
interessados em tempo real;

• É uma atividade vinculada à fase corrente.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO

• Recebimento; • Registro; • Autuação; • Classificação; •

Expedição/Distribuição; • Controle/Movimentação.

Recebimento: • É o controle da entrada ou recepção dos

documentos na instituição; • O protocolo também recebe os
documentos que chegam por malote ou pelos Correios.

Registro: • É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso

do documento em sistema manual ou informatizado (origem,
espécie, assunto, interessado, etc.).

Autuação: • É a formação ou abertura de processo a partir do

documento entregue no protocolo (inserção de capa e atribuição de
número de controle); • Também pode-se entender como abertura
dos “autos do processo”.

Classificação: • É a separação dos documentos por assunto ou por

área. Expedição/distribuição: • É o envio dos documentos aos
destinatários (expedição = externa e distribuição = interna); • A
expedição pode ser feita pessoalmente ou por meio dos Correios.
Controle/movimentação: • É o controle do andamento ou da
tramitação dos documentos. É realizado por meio de sistema
manual ou informatizado.

As atividades do setor de protocolo envolvem especificamente o

recebimento; registro; autuação; classificação;
expedição/distribuição; e o controle/ movimentação. Assim,
qualquer questão de prova que afirme que são atribuições desse
setor atividades não listadas como eliminação de documentos,
microfilmagem, digitalização de documentos, dentre outros estará
incorreta.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de

comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou
físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma instituição.

Marilena Leite Paes

• Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são

chamados de correspondência; • Correspondência interna é a
correspondência trocada entre setores ou áreas de uma mesma
instituição; • Correspondência externa é aquela trocada entre uma
instituição e outras entidade e/ou pessoas físicas; •
Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou
de interesse específico das atividades da instituição; •
Correspondência particular é a de interesse pessoal de
funcionários/servidores da instituição.

PROCESSO

Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no

decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma
unidade de arquivamento. Dicionário de Terminologia Arquivística
Portaria 5/2002 – MPOG: Processo é o documento ou o conjunto de
documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como
procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos,
anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

AUTUAÇÃO Portaria Interministerial 1.677/2015 Ato de reunir e

ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade
protocolizadora, visando à formação de processo.

A Portaria Interministerial 1.677/2015 revogou a Portaria 5/2002 do

MPOG e trouxe novos conceitos e novas formas de tratar
correspondências de modo a atualizar informações que já estavam
defasadas na portaria anterior.

• O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de

cartolina; • Todas as folhas são numeradas sequencialmente; •
Cada folha é numerada, carimbada e rubricada; • Os dados básicos
são cadastrados em um sistema; • É atribuído um número para o
processo, que o identificará dentro da instituição; • É colada na capa
do processo uma etiqueta com seus dados. • O setor de protocolo
normalmente fica localizado na entrada do órgão público. • Exemplo
de como devem ser acondicionados os autos do processo.

NUMERAÇÃO DAS FOLHAS

• A numeração se dará em ordem crescente; • A primeira folha do

processo deve ser a número 1; • A numeração ocorre somente na
frente da folha, e não no verso; • A numeração, carimbo e rubrica é
feita no canto superior direito da folha; • Não é permitida qualquer
rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao
lado dela, fazer nova numeração); • As primeiras folhas são
numeradas no protocolo, quando da autuação. As demais folhas
são numeradas pela área que incluir os documentos no processo.

JUNTADA

• É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por

meio da anexação ou apensação.

ANEXAÇÃO

Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo
mais antigo.

APENSAÇÃO

Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua
identidade e independência.

DESAPENSAÇÃO

É a separação de processos anteriormente apensados.

ABERTURA DE NOVOS VOLUMES Portaria Interministerial
1.677/2015 É a divisão de um mesmo processo em várias capas,
onde cada volume terá, no máximo, 200 folhas.

DESENTRANHAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015 Desentranhamento consiste na

retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva,
mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015 Desmembramento consiste na

retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva,
mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de
um novo processo.

DILIGÊNCIA

Portaria Interministerial 1.677/2015

Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou

complementar uma informação equivocada ou incompleta em um
processo.

Portaria 5/2002 - MPOG É o ato pelo qual um processo que, tendo

deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir
alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu,
a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Diligência é devolver o processo a uma área anterior para se corrigir

alguma falha apontada.

ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015 Arquivamento significa a guarda

do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se
caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a
produção do documento.
São três as situações que implicam no arquivamento de um
processo: 1) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja
pelo atendimento ou não do pedido realizado pelo requerente; 2)
Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; ou 3) Por
decisão motivada de autoridade competente.

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Fatores físicos; • Fatores químicos; • Fatores biológicos. Fatores

físicos: • Umidade alta (provoca mofo); • Ar seco (resseca); •
Temperatura inadequada (calor/frio); – A temperatura ideal varia de
acordo com o tipo de material que está sendo arquivado. De acordo
com a bibliografia, em média 23ºC. • Luminosidade
(natural/artificial). – A luz do sol pode queimar, amarelar ou ressecar
papéis e outros materiais; – A luz artificial também possui radiações
que podem danificar os documentos; porém, em menor intensidade
do que a luz do sol.

• O arquivo deve criar ambientes climatizados para cada tipo de

suporte (material);

• Umidade e temperatura devem ser constantes (evitar oscilações);

• A luminosidade do local deve ser evitada (principalmente nos
arquivos permanentes).

Fatores químicos: • poeira; • sujeira; • fumaça; • objetos metálicos; •

objetos ácidos (colas, sacos plásticos ou fitas adesivas); •
alimentos. A limpeza é um fator essencial na conservação dos
documentos. O arquivo deve ser um ambiente limpo e com
circulação de ar para que se mantenha arejado. Ao realizar a
limpeza do ambiente, é recomendável que se evite o uso de água,
pois ela pode danificar os documentos e aumentar o nível de
umidade do ambiente. Segundo a bibliografia, é recomendado o uso
de um pano úmido e de aspirador de pó.

Obs.: • A limpeza é fator essencial na conservação dos

documentos; • A limpeza pode ser realizada com pano úmido ou
aspirador de pó; • A higienização dos documentos pode ser feita
com pano/escova macio ou aspirador; • Clipes e colchetes devem
ser de plástico; • Na confecção e no acondicionamento, deve-se
utilizar material de pH neutro. • O papel tende a se deteriorar com o
passar dos anos devido a sua acidez. Isso o torna amarelado e
consequentemente mais fraco em relação a uma folha nova; • A
acidez é “contagiosa”, ou seja, se um documento nas condições
acima for colocado em contato com um documento novo e em bom
estado, em cerca de um ano o novo documento estará em
acelerado processo de degradação. • A plastificação e o uso de
sacos plásticos devem ser evitados, pois podem acelerar o
processo de envelhecimento dos documentos; • Materiais de
limpeza utilizados no ambiente também devem ser de pH neutro,
pois evitam a contaminação dos documentos.

ACONDICIONAMENTO

• Refere-se à embalagem em que o documento é guardado, a fim

de protegê-lo e conservá-lo durante o período em que estiver
arquivado (envelope, pasta, caixa etc.).

ARMAZENAMENTO • Refere-se ao local ou mobiliário em que o

documento é guardado, normalmente depois de acondicionado
(armário, estante, gaveta, prateleira etc.).

PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO DE

DOCUMENTOS conforme Marilena Leite Paes: • Desinfestação; •
Limpeza; • Alisamento; • Restauração ou reparo.

DESINFESTAÇÃO

• Conforme Marilena Leite Paes, consiste em empregar produtos

químicos buscando eliminar insetos que, porventura, estejam
presentes no ambiente de arquivo (baratas, traças ou cupins, por
exemplo); • O método de combate aos insetos mais eficiente é a
fumigação. Existem câmaras especiais para fumigação. O processo
consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o
vácuo, aplica-se produto químico adequado, e submetem-se os
documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas,
aproximadamente. Em seguida, retiram-se os documentos. Com a
fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são
completamente destruídos.

LIMPEZA
• Conforme Marilena Leite Paes, em países desenvolvidos há
instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase
posterior a fumigação. Na falta destas instalações usa-se um pano
macio, uma escova ou um aspirador de pó.

ALISAMENTO

Segundo Marilena Leite Paes, consiste em colocar os documentos

em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com Forte
percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma
câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha
por folha em máquinas elétricas. Caso existam documentos em
estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual
sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado,
aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.

RESTAURAÇÃO OU REPARO

Conforme Marilena Leite Paes, são técnicas de restauração ou

reparo de documentos: 1) Banho de gelatina; 2) Tecido; 3) Silking;
4) Laminação; 5) Laminação manual; e 6) Encapsulação.

1) BANHO DE GELATINA: Consiste em mergulhar o documento

em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua
resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este
processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque dos
insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.
2) TECIDO: Processo de reparação em que são usadas folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o
emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos,
além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
3) SILKING: Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline
de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de
adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes.
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o
exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco
 prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução e
cuja matéria-prima é de alto custo.
4) LAMINAÇÃO: Processo em que se envolve o documento, nas
duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob
pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a
155°C. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel
são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune à ação de fungos e pragas. A aplicação, por
ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção.
O material empregado na restauração não impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as
características da laminação são as que mais se aproximam
do método ideal.
5) LAMINAÇÃO MANUAL: Este processo, desenvolvido na Índia,
utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada,
embora não empregue calor nem pressão, que são
substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o
acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar,
adere ao documento, juntamente com o papel de seda.
6) ENCAPSULAÇÃO: Utiliza basicamente películas de poliéster
e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado
entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas
por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita
deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto
dentro das duas lâminas.

AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS DOCUMENTOS DIGITAIS

Documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que
exijam equipamentos e programas que permitam sua leitura e
decodificação que permitam o acesso às informações nele
contidas.

Criação de documentos digitais: • Utilização de programas ou

softwares específicos; • Utilização de Sistemas Gerenciadores de
Bancos de Dados (SGBDs); • Por meio da digitalização.
Criação de documentos digitais por meio de programas ou
softwares específicos: • Editores de texto; • Planilhas eletrônicas;
• Softwares de edição de imagens, dentre outros.

Criação de documentos digitais por meio de sistemas

gerenciadores de bancos de dados: • O usuário preenche
formulários contendo campos predefinidos, que formarão os
registros a serem gravados no sistema; • Cada registro gravado
pode ser considerado um novo documento no arquivo da
instituição.

DIGITALIZAÇÃO

É a conversão de documentos em meio analógico (papel,

microfilme ou fitas de vídeo, por exemplo) para o formato digital,
por meio de equipamentos eletrônicos. • O equipamento mais
utilizado para esse fim é o escâner.

DIGITALIZAÇÃO

É a conversão de documentos em meio analógico (papel,

microfilme ou fitas de vídeo, por exemplo) para o formato digital,
por meio de equipamentos eletrônicos.

A digitalização é, geralmente, realizada por meio do uso de

escâneres, os quais podem ser de mão, de mesa ou
profissionais.

• Os órgãos públicos ou empresas privadas podem ter um setor

específico para a digitalização de documentos ou, como é muito
comum atualmente, contratar empresas terceirizadas para
realizar esse tipo de serviço.

Etapas da digitalização:

• Preparação da documentação a ser digitalizada; • Captura das

imagens; • Controle da qualidade; • Indexação. Preparação da
documentação: • Ordenação dos documentos; • Remoção de
grampos (para evitar danos ao equipamento de digitalização); •
Desmontagem de pastas e processos (remover as folhas dos
colchetes); • Recuperação de páginas rasgadas; • Numeração
das páginas; • Separação da documentação em lotes.
Captura das imagens: • É a digitalização propriamente dita. • Os
documentos têm sua imagem capturada e gravada em sistema
digital. • Os equipamentos devem ser de boa qualidade. • Devem
ser definidos o formato dos arquivos a serem criados e a
resolução a ser utilizada.

Controle de qualidade: • Cada item digitalizado é analisado,

considerando principalmente sua legibilidade; • Recomenda-se
que a inspeção seja realizada em imagens visualizadas numa
proporção 1X1; • É recomendável sala escura ou, pelo menos,
com as luzes apagadas. Defeitos que podem ocorrer na
digitalização: • Imagem com resolução incorreta; • Formato de
arquivo incorreto; • Imagem muito clara ou muito escura; • Falta
de nitidez na imagem; • Imagem de cabeça para baixo ou
invertida; • Imagem distorcida ou não centralizada; • Imagem
fosca ou sem variação de cor.

Indexação das imagens: É a etapa na qual são criados índices

que permitirão localizar os documentos em um sistema, quando
necessário. São extraídas palavras-chaves de cada documento,
para o seu cadastro nesse sistema.

VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO • Acessibilidade; • Permite

acesso múltiplo e simultâneo aos documentos; • Conservação
dos documentos originais.

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e

autentica o titular em sites e sistemas. Também pode ser
utilizado para assinar digitalmente documentos eletrônicos com a
mesma validade jurídica da assinatura manuscrita.

Obs.: qualquer pessoa, física ou jurídica, pode ter a certificação

digital. A certificação digital serve para identificar uma pessoa no
mundo digital – é como uma carteira de identidade utilizada em
sistemas digitais. Com essa certificação, é possível, inclusive,
assinar documentos em meio digital, sem a necessidade de
imprimir.
Obs.: a imagem abaixo mostra cartões e o token, que são duas
maneiras de uma pessoa ter a certificação digital. A certificação
pode ser gravada em um token, que é semelhante a um pen
drive, ou em formato de cartão. Além disso, existe a opção de ter
a certificação gravada no computador.

Obs.: muitos órgãos públicos que têm implantado sistemas que

aplicam a certificação digital já fornecem para os servidores a
certificação digital, custeada pelos próprios órgãos.

A certificação digital é regulamentada no Brasil pela

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada
pela Medida Provisória n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que
tem como órgão fiscalizador o Instituto Nacional de Tecnologia
da Informática, ITI.

De acordo com essa medida, todos os documentos eletrônicos

certificados têm seus conteúdos presumidos como verdadeiros
perante os signatários.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

• Exige backups frequentes; • Exige a migração de suportes; •

Exige a atualização de formatos.

Backup (cópia de segurança): • Deve ser criada, regularmente,

cópia de segurança dos arquivos em meio digital; • Se possível,
deve-se ter mais de uma cópia de segurança em meios
diferentes.

Alteração ou migração de suporte: • deve ser efetuada,

regularmente, a alteração da mídia em que os documentos foram
armazenados, em virtude da rápida obsolescência desta.

Atualização de formato: • deve ser efetuada, regularmente, a

atualização do formato do arquivo em meio digital, em virtude da
obsolescência dos programas e linguagens utilizados; • é
importante se atentar para a utilização de formatos de maior
durabilidade e mais difundidos no mercado.

Arquivamento e ordenação de documentos são basicamente a

forma de arquivar os documentos para guardá-los no Arquivo e
as formas de ordenação desses documentos a fim de os localizar
no futuro.

Arquivamento = Acondicionamento + Armazenamento

ACONDICIONAMENTO • Refere-se à embalagem em que o

documento foi inserido, com vistas a protegê-lo e facilitar seu
manuseio. Exemplos de unidades de acondicionamento: •
pastas; • caixas de arquivo; • envelopes etc.

ARMAZENAMENTO Refere-se ao mobiliário em que o

documento, já devidamente acondicionado (ou não) será
guardado.

Obs.: quando uma pessoa coloca no mobiliário adequado um

documento que geralmente já foi acondicionado, ela está
armazenando o seu documento.

Exemplos de unidades de armazenamento: • Estantes; •

Armários; • Prateleiras; • Arquivos de gavetas etc.

Obs.: cada tipo de material tem de ser estudado, para verificar a

melhor forma de ser guardado. Existe um tipo de
acondicionamento adequado para cada tipo de material. Não é
adequado guardar papéis e mídias digitais no mesmo tipo de
pasta, por exemplo.

TIPOS DE PASTAS

Pastas suspensas • São bastante utilizadas na fase corrente do

ciclo de vida dos documentos. Obs.: a idade corrente caracteriza
os documentos que estão dentro do próprio setor da instituição.

Pastas A-Z • Também são bastante utilizadas na fase corrente

do ciclo de vida dos documentos.

TIPOS DE PASTAS: Pastas em L • São utilizadas como

divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores; •
Geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro de
outras pastas.

Pastas sanfonadas • São aquelas que apresentam várias

divisórias, onde os documentos podem ser separados de acordo
com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério
adotado pela instituição.

TIPOS DE CAIXAS

Caixa-arquivo • Muito utilizada na fase intermediária; • A

bibliografia recomenda a utilização das caixas de papelão, em
vez das de plástico, para garantir maior durabilidade aos
documentos.

MODELOS DE ARQUIVOS

Arquivo de gavetas • Os documentos são armazenados,

geralmente, em pastas suspensas; • É utilizado, quase sempre,
nos arquivos correntes; • É bastante prático na busca dos
documentos.

Fichário • Próprio para guarda de documentos em formato de

ficha; • Com a informatização das empresas, tornou-se menos
comum.

Arquivo deslizante • Formado por fileiras de estantes agrupadas

sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a
abertura na estante onde se deseja colocar ou buscar o
documento; • Permite a otimização do espaço disponível no
arquivo. Obs.: a vantagem do arquivo deslizante é otimizar o
espaço, apesar de ser um modelo de arquivo relativamente caro.

ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS CORRENTES:

Nos arquivos correntes, é muito comum o acondicionamento dos

documentos em pastas suspensas armazenadas em armários ou
arquivos de gavetas.

ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS: Nos

arquivos intermediários, em geral, os documentos são
acondicionados em caixas de arquivo de papelão, armazenadas
em estantes de aço.

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DE GRANDES

DIMENSÕES: • Deve-se evitar dobrá-los, acondicionando-os em
pastas de grandes dimensões; • O armazenamento deve ser
feito em gavetas, de forma horizontal.

ARQUIVAMENTO VERTICAL • Os documentos são arquivados

lado a lado; • Facilita a busca, uma vez que, para se retirar um
documento, não há necessidade de se retirar os outros; • É
recomendado para os arquivos correntes.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL: • Os documentos são

arquivados uns sobre os outros; • Conserva melhor os
documentos; • É recomendado para os arquivos permanentes e
para documentos de grandes dimensões (mapas, cartazes e
plantas, por exemplo).

Arquivamento é acondicionar, armazenar e guardar o

documento. Ordenação significa colocar os documentos em
ordem dentro do arquivo, o que permite saber onde o documento
está no momento em que é necessário. Existem várias técnicas
para colocar os documentos em ordem.

ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

Métodos de arquivamento são maneiras que podem ser

utilizadas para colocar os documentos em ordem. Métodos de
arquivamento • Alfabético (por nome); • Geográfico (por local ou
procedência); • Numérico (por número); • Ideográfico (por tema
ou assunto). Obs.: O que varia de um método para o outro é a
informação destacada no documento para colocá-lo em ordem.
Método alfabético • O método alfabético é aquele que ordena os
documentos por nome (de pessoas, instituições ou eventos), a
partir das regras de alfabetação.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO: Existem treze regras de

alfabetação.

1ª Regra de alfabetação

Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome

e depois o prenome.

2ª Regra de alfabetação
Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por
hífen não podem ser separados na alfabetação.

3ª Regra de alfabetação

Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não

podem ser separados).

4ª Regra de alfabetação

Iniciais abreviadas têm precedência na alfabetação.

5ª Regra de alfabetação

Artigos, conjunções e preposições não devem ser considerados.

6ª Regra de alfabetação

Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte

integrante do último sobrenome.

7ª Regra de alfabetação

Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não devem ser

considerados. O título deve ser colocado no final, entre
parênteses.

8ª Regra de alfabetação

Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último

sobrenome.

9ª Regra de alfabetação

Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem

com letra maiúscula.

10ª Regra de alfabetação

Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.

11ª Regra de alfabetação

Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam.

12ª Regra de alfabetação

Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado
para o final, entre parênteses.

13ª Regra de Alfabetação

Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado

para o final, entre parênteses.

Microfilmagem

“Produção de imagens fotográficas de um documento em

formato altamente reduzido”. Dicionário de terminologia
arquivística. Arquivo Nacional.

Microfilmagem:

Decreto n. 1.799/1996 Art. 3° Entende-se por microfilme, para

fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. • É uma técnica
que permite criar uma cópia do documento, em película
fotográfica, em tamanho altamente reduzido; • Foi criada por
volta de 1839, na Inglaterra, e até hoje é utilizada no mundo
inteiro.

Aplicações da microfilmagem: • Ganho de espaço; • Validade

legal/jurídica; • Preservação dos originais em papel; •
Durabilidade; • Segurança na guarda dos originais (backup).

Ganho de espaço físico: • Documentos microfilmados podem ser

substituídos por sua cópia em microfilme, desde que não sejam
permanentes.

Validade jurídica do microfilme

Lei n. 5.433, de 1968 Art. 1º Os microfilmes de que trata esta Lei,

assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em
juízos ou fora dele.

Preservação dos documentos originais: • Documentos

permanentes não podem ser eliminados e substituídos por sua
cópia em microfilme.
Lei n. 5.433, de 1968 Art. 2º Os documentos de valor histórico
não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartição detentora dos mesmos.

• Se mantidos em ambientes climatizados, os microfilmes podem

durar até 500 anos.

Segurança na guarda dos documentos originais (backup): • A

cópia em microfilme pode servir como backup de documentos
importantes, que estão sujeitos a perda, extravio ou destruição; •
Todo microfilme deve ser gerado em duas cópias, que deverão
ser armazenadas em locais separados.

Métodos de Arquivamento

• Alfabético (por NOME) • Geográfico (por LOCAL ou

PROCEDÊNCIA) • Numérico (por NÚMERO) • Ideográfico (por
TEMA ou ASSUNTO).

Método Alfabético • É o método que ordena os documentos por

nome (de pessoas, instituições ou eventos), a partir das regras
de alfabetação. • Quando combinado com cores, recebe o nome
de VARIADEX.

Método Variadex • É uma variante do método alfabético • Utiliza

cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e
a localização dos documentos.

Método Geográfico • Ordena os documentos por local ou

procedência (Cidade, Estado ou País) • É preciso ordenar os
locais a partir de algumas regras.

Método Numérico • É aquele que ordena os documentos por

número. • É subdividido em numérico simples, cronológico e
dígito-terminal.

Numérico Simples • Os documentos são numerados quando

entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número
que receberam.

Vantagens do Método Numérico Simples • É um método de fácil

aplicação. • Não exige treinamento prévio para sua utilização. • A
inserção de novos documentos é feita sempre no final do
arquivo, o que evita o remanejamento dos documentos que já
estão arquivados.

Numérico Cronológico • Organiza os documentos por data. • É

bastante utilizado para a ordenação de processos, em que pode
ser combinado com o número destes.

Numérico Dígito-Terminal: • Os documentos são numerados. •

Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada
um, lidos da direita para a esquerda. • A ordenação é feita a
partir dos dois últimos algarismos.

VANTAGENS DO MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL: •

Maior agilidade no arquivamento de documentos cujo número
seja formado por vários algarismos. • Diminuição de erros de
arquivamento.

Método Ideográfico • Ordena os documentos por assunto ou

tema • Também é chamado de método temático ou,
simplesmente, método por assunto.

Método Ideográfico • É aquele que ordena os documentos por

assunto ou tema; • Também é chamado de método temático ou,
simplesmente, método por assunto; • Não é um método de fácil
aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o
conhecimento dos assuntos nele tratados.

Para receber e guardar o documento em arquivo, deve-se seguir

algumas etapas citadas por Marilena Leite Paes. De acordo com
a autora, são etapas do arquivamento: • Inspeção. • Estudo. •
Classificação. • Codificação. • Ordenação. • Guarda dos
documentos.

Consideram-se princípios da arquivologia: • Organicidade. •

Proveniência ou respeito aos fundos. • Territorialidade. •
Unicidade. • Respeito à ordem original. • Indivisibilidade ou
integridade. • Pertinência.