Secretariado Escolar

Secretaria da Instituição
A secretaria
 escolar faz parte da administração da instituição de ensino, no que se refere à organização e ao bom funcionamento do fluxo de
trabalho, pois presta atendimento a toda a comunidade escolar.

De
 modo geral, a secretaria é responsável por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da instituição, ou seja, ela responde
pela escola e faz parte da política institucional.
Funções da Secretaria

 Uma das principais funções da secretaria escolar é produzir e

manter a documentação dos alunos e dos funcionários da escola,
bem como a escrituração e o arquivamento.
 O secretário escolar tem como responsabilidade organizar,
sistematizar, registrar e documentar todos os processos que ocorrem
na instituição de ensino, o que facilita o seu funcionamento
administrativo e garante a sua legalidade.
 Os documentos emitidos pela secretaria adquirem um caráter de
testemunho, que acompanhará o aluno ao longo de sua vida escolar e
influenciará sua trajetória.
Secretário Escolar
 Em linhas gerais, é papel do secretário escolar: gerenciar os registros e documentos
escolares; operacionalizar processos de matrícula e transferência de alunos; controlar e
organizar os registros da vida acadêmica dos estudantes; resolver trâmites para registro de
conclusão de curso, colações de grau e formaturas; colaborar com o planejamento escolar
anual; organizar turmas, orientar docentes sobre a funcionalidade de diários escolares, entre
outras coisas.
 O profissional que atua como secretário escolar deve ter contato com todos os funcionários
da instituição de ensino na qual é contratado, para que possa desenvolver suas atividades
com plenitude. Seu trabalho é coletivo, por isso é imprescindível que ele tenha boa
comunicação, facilidade em trabalhar em equipe, paciência, simpatia e também muita
organização.
 O secretário também é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos
administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, participar das reuniões
pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta com o diretor.
 Quase todos os processos realizados na escola devem passar pelo secretário, que trabalha
para organizar e manter as atividades do cotidiano escolar em bom funcionamento.
Atribuições
 O secretário de escola confunde-se com o um administrador, sua influência é vital para
o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou
menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e
externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários (as). Como um administrador,
o/a Secretário/a deve estar capacitado para:
 Organizar racionalmente o trabalho;
 Aproveitar os talentos e aptidões de sua equipe;
 Simplificar processos e métodos de trabalho;
 Aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;
 Trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;
 Planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a
Diretoria da escola.
Resolução de Conflitos
 CONFLITO

 Cenário dado entre duas ou mais partes que não conseguem chegar a um acordo
sobre um tópico ou fato, que tem um grau de impacto dinâmico de acordo com a
perspectiva de cada uma. Pode acontecer desde a intimidade da família até
mesmo entre duas nações, alcançando consequências difíceis de estimar e calcular
e sobre as quais intervêm inúmeros interesses e fatores.

 Resultado da diferença de opinião ou de interesses de pelo menos duas pessoas

dentro do universo escolar. Ocorre geralmente devido à dificuldade de
comunicação, de assertividade entre as pessoas e/ou condições para o
estabelecimento do diálogo (Chrispino, 2007).
Resolução de Conflitos
 MEDIAÇÃO DE CONFLITOS
 A mediação de conflitos é um método executado por profissionais que
promovem o entendimento entre os envolvidos. Por mais difícil que possa
parecer a questão, com a contribuição deste método é possível chegar a
soluções satisfatórias para todos os envolvidos, sem que haja necessariamente
um perdedor. O foco da mediação de conflitos é esclarecer as diferentes visões
a respeito do passado e, principalmente, encontrar soluções para o futuro.

 MEDIADOR
 Responsável pela mediação, que realiza acordos e/ou conciliações entre partes
conflitantes
Métodos de Arquivamento
 ALFABÉTICO

 É um método direto, não exige a adoção de índice para que

o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no
documento.

 É o sistema mais simples, lógico e prático, pois obedecendo

à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não
apresentará problemas, nem para a procura do documento
desejado, pois a consulta é direta. A ordem deve ser
rigorosamente mantida nesse método
Métodos de Arquivamento
 ALFABÉTICO

Rodrigo da Silva Ferreira

FERREIRA, Rodrigo da Silva
Luana Andrade Azevedo
AZEVEDO, Luana Andrade
Carolina Azevedo Corrêa
CORRÊA, Carolina Azevedo
Métodos de Arquivamento

 ALFABÉTICO

Antônio Lima Castelo Branco

CASTELO BRANCO, Antônio Lima
Natália Villa-Lobos
VILLA-LOBOS, Natália
Edith Torre Cinza
TORRE CINZA, Edith
 Métodos de Arquivamento
 ALFABÉTICO  ALFABÉTICO

João do Santo Cristo Emanuelle Santa Rita

SANTO CRISTO, João do SANTA RITA, Emanuelle
Pedro São Paulo Amanda Santo Cristo
SÃO PAULO, Pedro SANTO CRISTO, Amanda
Emanuelle Santa Rita João do Santo Cristo
SANTA RITA, Emanuelle SANTO CRISTO, João do
Amanda Santo Cristo Pedro São Paulo
SANTO CRISTO, Amanda SÃO PAULO, Pedro
 Métodos de Arquivamento
 NUMÉRICO

 Quando o principal elemento a ser considerado em um documento

é o seu número. É dado um número para cada documento.

 No sistema numérico, atribui-se a cada indivíduo, firma ou

assunto um número, e todos os documentos são arquivados por
esse número dentro da respectiva pasta individual. Este é
considerado um sistema indireto de arquivar, porque há
necessidade de referências a um arquivo de fichas para buscar o
número que foi atribuído a pessoa, empresa ou assunto, antes de
poder arquivar ou localizar o documento.
 Métodos de Arquivamento
 MÉTODO CRONOLÓGICO

 Documentos organizados por uma data. Não é necessário que

seja a data de produção do documento. É o método ideal para
arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário),
contas a pagar, contas a receber.

 Exemplos:
 Balanço contábil de: 1998, 1999, 2000
 Contas de água por mês: 01, 02, 03
 Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente.
 Métodos de Arquivamento
 MÉTODO GEOGRÁFICO

 Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou

setor. É considerado a origem, a procedência do documento.
Local ou Setor de Origem = Procedência = Lugar
 Podendo ser: 
 Pais
 Estado
 Cidade
 Métodos de Arquivamento
 MÉTODO IDEOGRÁFICO
 Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas
gerais podem ser considerados por nome ou códigos numérico a eles atribuídos. Os
códigos numéricos sempre apresentação uma relação do GERAL para o Particular.
  Exemplo:
 FINANCEIRO
 1.1-Contas a pagar
 1.2-Contas a receber
 MATERIAL
 2.1-Material de consumo
 2.2-Material permanente
 PESSOAL
 3.1-Abono
 3.2-Admissão
 3.3-Férias