Estudos Avançados de Arquivologia

Estudos avanados
em Arquivologia
Marta Lgia Pomim Valentim

(Org.)
Estudos avanados
em Arquivologia
Marlia
2012
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CINCIAS
Diretora:
Profa. Dra. Maringela Spotti Lopes Fujita
Vice-Diretor:
Dr. Heraldo Lorena Guida
Copyright 2012 Conselho Editorial
Conselho Editorial
Maringela Spotti Lopes Fujita (Presidente)
Adrin Oscar Dongo Montoya
Ana Maria Portich
Antonio Mendes da Costa Braga
Clia Maria Giacheti
Cludia Regina Mosca Giroto
Marcelo Fernandes de Oliveira
Maria Rosngela de Oliveira
Maringela Braga Norte
Neusa Maria Dal Ri
Rosane Michelli de Castro
Parecerista
Prof. Renato Tarciso Barbosa de Sousa (Faculdade de Cincia da Informao - UnB)
Ficha catalogrca
Servio de Biblioteca e Documentao Unesp - campus de Marlia
E82
Estudos.avanados.em.Arquivologia./.Marta.Lgia.Pomim.Valentim.(org.)..
..Marlia.:.Ofi.cina.Universitria.;.So.Paulo.:.Cultura.Acadmica,.
2012..
318 p. ; 23 cm
Textos em portugus, textos em espanhol.
Inclui bibliograia.
ISBN 978-85-7983-266-6
1. Arquivologia Estudo em ensino. 2. Arquivologia Metodologia.

3. Arquivologia Pesquisa. 4. Arquivos empresariais. 5. Fotograas
Arquivos. I. Valentim, Marta Lgia Pomim.
CDD..025.171..
Editora aliada:
Cultura Acadmica selo editorial da Editora Unesp
Sumrio
Apresentao................................................................................................
Captulo 1- Gesto Documental em Ambientes Empresariais

Marta Lgia Pomim Valentim........................................................................
11
Captulo 2 - La Evaluacin en Archivos: Alcance e Instrumentos de Medicin

Mara Manuela Moro-Cabero........................................................................
27
Captulo 3 - Uma Discusso dos Documentos Fotogrficos em Ambiente

de Arquivo
Telma Campanha de Carvalho Madio............................................................
55
Captulo 4 - Paradigmas de Investigacin en Archivstica

Jos Luis Bonal-Zazo......................................................................................
69
Captulo 5 - Documentao Imagtica e Memria

Maria Leandra Bizello...................................................................................
91
Captulo 6 - Grounded Theory como Mtodo de Investigao em Arquivologia:

Subsdios Tericos e Prticos
Maria Cristina Vieira de Freitas.....................................................................
107
Captulo 7 - A Pesquisa em Arquivologia: um Cenrio em Construo

Jos Maria Jardim..........................................................................................
135
Captulo 8 - La Descripcin Archivstica: un Antes y un Despus

Marcado Por Isad(g) y los Nuevos Paradigmas Archivsticos
Dunia Llanes-Padron....................................................................................
155
Captulo 9 - A Formao de Arquivistas no Brasil: Notas para um Debate

Andr Porto Ancona Lopez.............................................................................
181
Captulo 10 - Identificao: uma Metodologia de Pesquisa para a Arquivstica

Ana Clia Rodrigues......................................................................................
197
Captulo 11 - Potencialidades do Dilogo entre a Arquivologia, a Biblioteconomia,

a Museologia e a Cincia da Informao
Carlos Alberto vila Arajo............................................................................
217
Captulo 12 - A Tipologia Documental como Instrumento para a Seriao
de Documentos
Sonia Maria Troitio-Rodriguez.....................................................................
243
Captulo 13 - A Mediao da Informao e a Arquivstica: Aproximaes Tericas

Mariana Lousada; Oswaldo Francisco de Almeida Jnior.................................
259
Captulo 14 - Notas Sobre uma Possvel Aproximao Conceitual Entre a
Arquivologia e a Abordagem de Gesto da Informao e do Conhecimento
Rafael A. Moron Semido; Marta Lgia Pomim Valentim................................
275
Captulo 15 - A Relao entre os Estudos de Tipologia Documental e o

Processo Decisrio
Natlia Marinho do Nascimento; Marta Lgia Pomim Valentim......................
291
Sobre os Autores...........................................................................................
309
Apresentao
Certa vez Caetano Veloso afirmou que incrvel a fora que as
coisas parecem ter quando elas precisam acontecer. Tenho acompanhado

a evoluo da Arquivologia no Brasil desde o final da Dcada de 1980,
e posso afirmar que temos vivido um momento muito interessante e
importante na rea. No se trata de uma construo fortuita, mas de algo
que fruto de um movimento muito significativo iniciado nos ltimos vinte
anos. A expanso do ensino da Arquivologia pelas universidades brasileiras
foi aos poucos consolidando uma reflexo sobre temas fundamentais da
rea. perceptvel o aumento de pesquisas, aprofundando e verticalizando
discusses que podem levar a solues para problemas impostos pelas velhas
e novas configuraes das organizaes brasileiras, ambiente privilegiado
do objeto de estudo da Arquivstica.
Esse momento especial percebido por uma qualificao crescente
dos profissionais de arquivo. Eles no so forjados somente na prtica como
antigamente. Posso afirmar que j temos um exrcito de egressos dos cursos
de graduao em Arquivologia. Atualmente, contamos com 15 (quinze)
cursos superiores, nove deles concentrados nas regies sul e sudeste, destes
treze pertencem a instituies federais e trs a instituies estaduais.
A demanda pelo arquivista significativa. Nos ltimos anos
vrios concursos pblicos foram realizados e muitos dos aprovados j esto
em pleno exerccio da profisso. Lembro-me de um concurso realizado
pelo Governo do Distrito Federal que contratou cerca de trinta arquivistas.
Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)
H um quadro docente mais numeroso, mais diversificado, mais

qualificado e com uma maior produo cientfica, apesar de ainda apresentar
problemas em relao aos canais de discusso e de divulgao dos trabalhos
produzidos na rea, e de uma convivncia e um relacionamento mais
prximo e constante, que possibilite at a existncia de projetos comuns.
Os eventos esto ocorrendo com maior frequncia. Desde 2004
foram realizados vrios grandes congressos. Percebe-se uma mudana no que
tange a natureza dos trabalhos apresentados nos eventos da rea. possvel
constatar, por meio de vrios indicadores, que a produo na rea passou
de simples relatos de experincia para projetos de pesquisa inseridos em
programas de ps-graduao e envolvidos em financiamentos de agncias
de fomento, com propostas metodolgicas e discusses conceituais.
Cabe aqui uma discusso sobre os relatos de experincia.
Eles so fundamentais e devem ter um espao reservado nos eventos e
publicaes cientficas, mas se no h uma verticalizao na anlise dessas
experincias, essas informaes so perdidas e no colaboram para a
construo do conhecimento, deixando que as prticas sejam dominadas
pelo empirismo e pelo senso comum, isto , uma Arquivstica espontnea,
cuja prtica alimenta a prpria prtica. Os nossos colegas portugueses
chegam a falar que nossa rea dominada por um empirismo ecltico
direcionado integrao das novidades tecnolgicas no velho quadro da
prtica funcional de classificao, ordenao, representao descritiva e
difuso de informao escrita. H, inclusive, uma tendncia a duvidar da
possibilidade de se encontrarem bases cientficas para o saber arquivstico.
H uma crescente produo editorial, facilitada pela reativao de
publicaes peridicas e pela criao de novos canais de divulgao, como
as revistas eletrnicas. Essa produo editorial tem sido resultado tambm
de um aumento significativo de pesquisas. possvel verificar uma maior
produo cientfica advinda, basicamente, das universidades, resultado das
pesquisas desenvolvidas nos programas de ps-graduao e nos projetos de
iniciao cientfica. Essa situao j tinha sido percebida por Maria Odila
Fonseca (2005), que destacou um aumento regular, a partir de 1992, na
produo de teses e dissertaes com temtica arquivstica.
Estudos
avanados em
Arquivologia
A criao dos cursos de graduao talvez seja o grande marco

definidor dos rumos da pesquisa em Arquivstica no Pas. Isso propiciou
a emergncia de uma cultura de pesquisa na rea. De fato, a pesquisa
uma atividade que necessita no apenas de dinheiro e crebros, mas
exige tambm uma cultura, uma ambincia e um meio que favorea ao
mximo seu resplendor.
A obra Estudos Avanados em Arquivologia surge nesse contexto
descrito acima. E , com certeza, resultado desse movimento e uma das
grandes contribuies dos ltimos tempos para uma profunda reflexo
sobre temas de interesse da comunidade arquivstica brasileira.
Na verdade, a obra um passeio, ou melhor, um sobrevoo por
questes que mexem com o corao das prticas arquivsticas. So tratados
temas importantes para o que-fazer arquivstico: gesto de documentos,
documentos imagticos, avaliao, descrio, identificao e tipologia
documental. Alm disso, h textos que trabalham com a questo da pesquisa
em arquivstica, com a formao dos arquivistas e o dilogo fundamental
entre as reas que tm objetos de estudo com uma proximidade interessante.
Percebe-se que os textos, apesar da diversidade de autores e de
suas formaes, tm uma linha em comum: buscam um aprofundamento
cientfico no tratamento de suas temticas. E isso que tem feito diferena
dessa produo e o que, acredito, impulsionar a rea arquivstica para
outro patamar, permitindo, inclusive, a construo de novos paradigmas.
Faam uma boa leitura, pois me senti privilegiado e honrado de
t-la feito antes de todo mundo!
Braslia, 8 de agosto de 2012.

Renato Tarciso Barbosa de Sousa
10
Captulo 1
Gesto Documental em
Ambientes Empresariais
1 Introduo
profissional arquivista tem um amplo espao de trabalho,

tanto na iniciativa pblica quanto na iniciativa privada. Entretanto tem
atuado em mercados arquivsticos mais tradicionais como, por exemplo,
arquivos municipais, arquivos universitrios, arquivos cartorrios,
arquivos contbeis e arquivos pessoais. O arquivista pode atuar em espaos
de trabalho existentes, mas ainda pouco ocupados, como: sistemas de
qualidade, propriedade industrial, arquivos jurdicos, arquivos hospitalares,
arquivos sindicais, arquivos de engenharia/arquitetura, entre outros. Alm
disso, h um mercado de trabalho em expanso no qual o arquivista pode
e deve atuar, dentre eles pode-se citar: gesto documental (GD) (atuando
desde a produo at a guarda ou eliminao), inteligncia competitiva,
11
gesto do conhecimento, memria organizacional, governana corporativa

e, tambm, como empreendedor (consultoria e assessoria).
A Arquivologia tem importante papel no que tange a aplicao de
seus mtodos e tcnicas em ambientes empresariais, uma vez que trabalhar
a informao gerada no interior das organizaes uma atividade essencial
para o desenvolvimento destas, porquanto as atividades, tarefas e tomadas
de deciso realizadas dependem essencialmente da informao gerada por
seus colaboradores.
O mercado de trabalho em expanso est relacionado s
organizaes empresariais, visto que necessitam trabalhar eficientemente as
informaes geradas por seus colaboradores, portanto, o arquivista possui
um espao de trabalho significativo e que exige competncias e habilidades
especializadas, de forma a atender as novas demandas informacionais/
documentais.
A gesto documental essencial para as organizaes empresariais,
pois atua desde a produo at a guarda ou eliminao do documento.
Nessa perspectiva, o arquivista tem grande responsabilidade em relao aos
processos administrativos de uma organizao.
Resgatando os princpios arquivsticos, destaca-se: o princpio
de provenincia em que o documento deve manter sua identidade com
o produtor/acumulador; o princpio de unicidade em que o documento
nico em relao ao contexto de origem; o princpio de originalidade em
que o documento reflete a estrutura, funo e atividade da organizao
produtora/acumuladora; princpio de indivisibilidade em que o
documento mantm a integridade original, de forma a manter seu real
significado (BELLOTTO, 2002). Os princpios arquivsticos regem a
gesto documental, portanto, a atuao do arquivista alicerada por
esses princpios, entretanto, ressalta-se que o profissional deve ajust-los a
realidade de cada organizao.
importante destacar o que considero informao nesse contexto.
A informao arquivstica compreendida de forma ampla, uma vez que
congrega a informao orgnica (gerada internamente organizao) e a
informao no orgnica (gerada externamente organizao). A informao
arquivstica gerada em decorrncia das transaes estabelecidas entre a
12
Estudos
avanados em
Arquivologia
organizao e seus stakeholders1 e relacionada s funes, atividades e

tarefas organizacionais.
Corroborando com o mesmo entendimento dos pesquisadores
canadenses Rousseau e Couture (1998), a informao orgnica aquela
gerada internamente organizao e diretamente relacionada misso, viso,
objetivos e metas da organizao, portanto, relacionada s responsabilidades,
funes, atividades diretas ou indiretas desempenhadas por seus membros,
e, assim, se constitui na essncia da gesto documental. Por outro lado, a
informao no orgnica aquela gerada externamente organizao
e, portanto, no vinculada misso da organizao na qual se atua, ou
seja, relacionada misso, viso, objetivos e metas de outra organizao,
entretanto, este tipo de informao se relaciona s atividades realizadas na
organizao, uma vez que interage com seus colaboradores e setores.
Essa compreenso no consenso no mbito da Arquivologia,
contudo, defendo que a gesto documental aplicada informao orgnica
to ou mais estratgica para o desenvolvimento organizacional do que
a informao no orgnica, visto que a informao orgnica propicia
conhecer a prpria histria, os percalos e os triunfos obtidos ao longo de
sua existncia.
Conforme detalhado na Figura 1 a informao orgnica possui
caractersticas distintas da informao no orgnica e, por esse motivo, esta
ltima no necessariamente ser objeto da ao arquivstica, isso depender
essencialmente da relao que a informao no orgnica possui com a
responsabilidade, funo, atividade e tarefa desempenhadas na organizao
que a recebeu.
1
Stakeholders - termo em ingls que significa pessoa, grupo ou entidade com legtimos interesses no desempenho
de uma organizao. Podem ser funcionrios, gestores, proprietrios, fornecedores, clientes, credores, Estado
(enquanto entidade fiscal e reguladora), sindicatos e diversas outras pessoas ou entidades que se relacionam com
a organizao. Fonte: <http://www.knoow.net>. Acesso em: 2 abr. 2012.
13
Marta Lgia PoMiM VaLentiM (org.)
Figura.1:.Informao.Arquivstica,.Informao.Orgnica.e.No.Orgnica.
Fonte:.Elaborada.pela.autora.
A. informao. orgnica. . constituda. a. partir. de. diferentes.

tipos. documentais.. Bellotto. (2002). compreende. Tipologia. Documental.
como. o. estudo. dos. documentos. em. relao. . gnese. documental,.
mais. especifi.camente. no. que. tange. a. contextualizao. das. atribuies,.
competncias,.funes.e.atividades.da.entidade.geradora/acumuladora.
Segundo. Valentim. (2002;. 2006). as. organizaes. empresariais.
podem.apresentar.as.seguintes.tipologias.documentais:.informao.estratgica.
que.apoia.o.planejamento.e.o.processo.de.tomada.de.deciso.e,.por.sua.vez,.
possibilita.defi.nir.aes.de.mdio.e.longo.prazo;.informao.sobre.o.negcio.
que.possibilita.a.prospeco.e.o.monitoramento.de.concorrentes.e.entrantes,.
bem.como.observar.o.comportamento.dos.clientes;.informao.fi.nanceira.que.
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Estudos
avanados em
Arquivologia
possibilita o processamento de custos, lucros, riscos e controles; informao

comercial que subsidia as atividades relacionadas s transaes comerciais
no pas e no exterior; informao estatstica como sries histricas, estudos
comparativos etc.; informao gerencial que auxilia a gesto da qualidade, o
gerenciamento de projetos, a gesto de pessoas etc.; informao tecnolgica
que subsidia a pesquisa e desenvolvimento (P&D) buscando a inovao de
produtos, materiais e processos.
Cada tipologia congrega inmeros tipos documentais que, por
sua vez, so relacionados s responsabilidades, funes, atividades e tarefas
desempenhadas na organizao, dessa forma os documentos devem ser
gerenciados desde a sua gnese, por meio da gesto documental.
2 Gesto documental
A gesto da informao pode ser compreendida como um conjunto
de atividades informacionais integradas com enfoque nos fluxos formais
existentes no ambiente organizacional. A gesto documental parte da
gesto da informao e pode ser definida como um conjunto de atividades
documentais integradas com enfoque na informao arquivstica contempla
a informao orgnica e no orgnica , existente no ambiente organizacional.
A Lei Federal n 8.159/1991 estabelece, no mbito da
administrao pblica, que a gesto de documentos constitui-se no [...]
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Camargo e Bellotto (1996) definem gesto documental como um
Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na
criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
A ISO 15.489-1 (2001, traduo nossa) define gesto documental
como sendo um
[...] campo da gesto responsvel pelo controle eficiente e sistemtico
da produo, recepo, manuteno, uso e eliminao de documentos,
incluindo os processos de captao e manuteno de provas e
informaes sobre as atividades de negcios e transaes em forma de
documentos.
15
Outras definies similares so apresentadas pelo CONARQ

(2006) Documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades
de um rgo ou entidade, independente do suporte em que se apresentam,
registram suas polticas, funes, procedimentos e decises ou [...]
conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos
prprios documentos, a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade,
assim como seu acesso.
Segundo a Xerox Corporation (2003, traduo nossa):
[...] 82% das organizaes acreditam que os documentos so essenciais
para o sucesso das operaes organizacionais; 70% dos executivos
afirmam que uma gesto documental ineficiente, torna a organizao
mais lenta; 45% do tempo dos executivos so utilizados com documentos
(produo, acesso, recuperao, uso etc.); 90% das organizaes no tm
controle sobre os valores gastos anualmente na produo e manuteno
de processos/tarefas que envolvem documentos.
A gesto documental abrange desde a produo at a eliminao

ou guarda permanente, portanto, abrange a Teoria das Trs Idades, ou seja,
corrente, intermediria e permanente.
1. Corrente: documentos so produzidos pelos colaboradores da
organizao, a partir das responsabilidades, funes e atividades
desempenhadas, portanto, o documento tem origem na atividade que o
gerou, nesta idade os documentos geralmente so armazenados no local
de origem, uma vez que so acessados/consultados frequentemente;
2. Intermediria: documentos que no so mais acessados frequentemente,
entretanto detm interesse organizacional, seja por alguma questo legal
ou de prova, seja por alguma questo administrativa ou institucional,
so armazenados em local especfico para esse fim, a partir dos critrios
estabelecidos pela poltica documental e por seus instrumentos como,
por exemplo, a tabela de temporalidade;
3. Permanente: documentos que devem ser preservados a partir de
seu valor informativo, probatrio e/ou histrico. Neste caso, a
poltica documental e os instrumentos elaborados, como a tabela
de temporalidade, sero aplicados de forma a avali-los e subsidiar a
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Estudos
avanados em
Arquivologia
tomada de deciso documental, isto , se so eliminados ou preservados

para a constituio dos fundos e sries documentais, que formaro a
memria organizacional.
O CONARQ (2006) destaca que um documento pode
ter valor primrio [...] atribudo ao documento considerando a sua
utilidade administrativa imediata ou valor secundrio [...] atribudo ao
documento em funo da sua utilidade para fins diferentes daquele para o
qual foi originalmente produzido, como, por exemplo, provas judiciais e
administrativas e pesquisas cientficas e acadmicas.
A gesto documental tem como principal finalidade definir
uma poltica documental eficiente para a organizao, envolvendo desde
a produo do documento at sua eliminao ou guarda permanente,
portanto, uma ao abrangente no escopo organizacional.
2.1 Poltica documental
A poltica documental deve abranger a produo, tramitao e
preservao dos documentos arquivsticos propiciando-lhes acessibilidade,
confiabilidade e autenticidade, de maneira que possam apoiar as
responsabilidades, funes, atividades e tarefas organizacionais.
Nessa perspectiva, a poltica deve estar em sintonia com a misso,
viso, objetivos e metas organizacionais, de modo que as atividades
documentais relacionadas produo, tramitao, armazenagem,
preservao, disseminao e acesso, possam ser normatizadas e, assim,
desenvolvidas coerentemente pelos colaboradores que atuam na
organizao.
Para a elaborao de uma poltica documental necessrio que se
faa uma ampla discusso sobre as necessidades de cada setor da organizao,
de forma que abranja todas as demandas existentes. Alm disso, a poltica
deve ser amplamente comunicada em todos os nveis organizacionais, ou
seja, estratgico, ttico e operacional.
Ressalta-se que o apoio da alta administrao essencial para que
a poltica documental seja bem sucedida, bem como a alocao dos recursos
necessrios para sua implantao. Evidencia-se que para a implantao
17
da poltica documental necessrio a elaborao de programas, planos,

normas, instrues/procedimentos e instrumentos que regulem as
responsabilidades, autoridades, prazos, critrios de avaliao, preservao,
eliminao, entre outros aspectos.
2.2 Etapas da gesto documental
A gesto documental abrange os procedimentos de produo,
seleo, organizao, controle, armazenamento, conservao, acesso,
disseminao e destinao de documentos. A GD particularmente
importante em ambientes eletrnicos, visto que os documentos gerados
nem sempre so gerenciados eficientemente caso o sistema no tenha sido
projetado para tal.
A gesto documental envolve diferentes atividades que abrangem
todo o ciclo documental, de forma sucinta pode-se destacar:
Levantar, identificar e conhecer o estatuto, regimento, regulamentos e
os atos administrativos da organizao;
Identificar e mapear os processos documentais;
Identificar e mapear os fluxos documentais;
Analisar funcionalmente os documentos em relao situao
organizacional (responsabilidade, autoridade, tarefas etc.);
Analisar os documentos em relao legislao vigente;
Estabelecer uma poltica de gesto documental (programas, planos e
planejamentos);
Elaborar atos administrativos (resolues, portarias, normas
administrativas, normas tcnicas, instrues de servio, etc.) com o
objetivo de reger os fluxos documentais (produo, gerenciamento,
uso, armazenamento, avaliao, guarda e/ou eliminao);
Elaborar instrumentos arquivsticos como, por exemplo, o plano de
classificao documental compatvel com a misso, viso, objetivos e
metas organizacionais; a tabela de temporalidade compatvel com a
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Estudos
avanados em
Arquivologia
legislao vigente e com o estatuto e regimento institucional. Ambos

os exemplos devem se adequar a cada organizao;
Gerenciar condies (estrutural, normativa e tecnolgica) que
permitam provar a autenticidade, confiabilidade e consistncia dos
documentos;
Gerenciar a interao dos sistemas de gesto documental, caso haja mais
de um tipo ou caso haja um ambiente hbrido (papel, eletrnico e digital
convivendo ao mesmo tempo), visando uma gesto mais eficiente;
Gerenciar a massa documental em suas diferentes idades, visando manter
os nveis de acessibilidade e de segurana que cada organizao necessita.
Inicialmente o gestor documental deve levantar e identificar o
estatuto, regimento, regulamentos e atos administrativos da organizao,
de forma a conhecer sua estrutura jurdica, legal e organizacional, cujas
informaes so essenciais para a formulao da poltica documental.
Conhecer a misso, a viso, os objetivos e as metas organizacionais,
bem como a estrutura organizacional (organogramas2, fluxogramas3,
quadros de distribuio de trabalho (QDT)4) na qual a organizao opera,
de forma que seja possvel identificar as necessidades/demandas e exigncias
para produzir, tramitar, manter e/ou eliminar documentos. Alm disso,
conhecer os pontos fortes e fracos das prticas de gesto documental
existentes nos setores/organizao. A anlise inicial representa a base para a
definio do escopo da gesto documental.
Ressalta-se que as questes relacionadas cultura e comunicao
informacional devem ser trabalhadas no mbito organizacional, uma vez que
o comportamento dos colaboradores em relao produo, tramitao,
disseminao, guarda e/ou eliminao so aliceradas em princpios, valores
e crenas nem sempre positivas. Nessa perspectiva, a anlise inicial, tambm
deve contemplar os aspectos culturais e comunicacionais, de modo a
desenvolver valores positivos no que tange produo, compartilhamento,
2
Organograma Representa a diviso de trabalho, autoridade, comando, nveis hierrquicos, relaes funcionais
(BALLESTERO-ALVAREZ, 2000).
Fluxograma Representa os processos e fluxos organizacionais em cada uma de suas etapas de forma detalhada
(ARAJO, 2001).
4
QDT Representa as funes, responsabilidades, sobrecargas, gargalos e compatibilidade das atividades
desenvolvidas pelos colaboradores de uma organizao (BALLESTERO-ALVAREZ, 2000).
19
disseminao e uso de informaes/documentos, modificando possveis

valores e crenas que no contribuam para a gesto documental.
Aps a realizao da anlise inicial, o seguinte passo identificar
os tipos de documentos gerados, a finalidade/propsito de cada tipo, bem
como identificar desse universo quais devem ser selecionados para compor
as tipologias documentais.
A gesto documental importante quando devidamente aplicada,
porquanto: 1) evitar a produo de documentos no essenciais,
diminuindo assim o volume de documentos que posteriormente
devero ser controlados, armazenados ou eliminados; 2) ampliar a
utilidade e o uso dos documentos necessrios; e 3) assegurar um nvel
adequado de recursos reprogrficos e informticos aplicados a todo o
ciclo de vida do documento (RHOADS, 1983, traduo nossa).
A etapa de identificao e mapeamento dos fluxos documentais

envolve tempo e ateno por parte do profissional arquivista, uma vez que
este deve ir a todos os setores da organizao, bem como conversar com
todos os produtores de documentos, de forma a averiguar a frequncia
com que geram documentos, a natureza e o valor dos documentos gerados,
os suportes documentais utilizados, a quantidade de documentos gerada,
a forma com que os documentos gerados circulam e tramitam no setor e
na organizao, quem so os usurios da documentao gerada, quais os
usos relacionados aos documentos gerados, alm de verificar o sistema e os
subsistemas organizacionais relacionados aos documentos. importante
que esta etapa seja registrada por meio de fluxogramas informacionais/
documentais, mapas, diagramas e esquemas.
Conjuntamente a identificao e mapeamento dos fluxos
documentais, h que se identificar e mapear os processos documentais,
de forma a compreender a relao do documento com um determinado
processo organizacional, porquanto o documento gerado a partir de
um objetivo e, portanto, visa uma ao organizacional. Os documentos
gerados podem ter relao direta ou indireta com o processo decisrio
ou com as estratgias organizacionais de curto, mdio ou longo prazo.
Nessa perspectiva, necessrio desenvolver organogramas informacionais/
documentais demonstrando como a estrutura, ambientes e nveis
20
Estudos
avanados em
Arquivologia
hierrquicos se relacionam com a produo, tramitao e guarda e/ou

eliminao de documentos.
A anlise documental propiciar, posteriormente, a constituio das
sries documentais. Esta anlise deve ter como base as funes, autoridades,
responsabilidades, atividades e tarefas desenvolvidas pelas pessoas/setores da
organizao, verificando sobrecargas e gargalos informacionais/documentais.
Para tanto, inicialmente necessrio identificar, documentar e classificar
cada funo, autoridade, responsabilidade, atividade e tarefa relacionando-as
aos documentos produzidos, por meio de QDT, esquemas e formulrios.
No que tange a definio das exigncias a serem cumpridas pelos
colaboradores da organizao para a produo de documentos, evidenciase a necessidade de determinar o tipo documental que melhor satisfaa cada
funo ou atividade desempenhada, bem como preciso definir quem est
autorizado a produzir cada tipo documental. As exigncias devem tomar
por base a legislao vigente, os atos administrativos e os riscos decorrentes
da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico. Alm
disso, necessrio assegurar que somente os documentos realmente
necessrios sejam produzidos, que a produo seja obrigatria uma vez
verificada a relevncia, bem como seja feita de forma completa e correta.
Aps realizar a anlise dos tipos documentais ser possvel elaborar
os instrumentos arquivsticos e, uma vez bem elaborados, podem propiciar
maior eficcia para a gesto documental. Entre eles pode-se destacar o plano
de classificao que [...] permite visualizar o contexto em que os documentos
so produzidos, quais as atividades que lhes deram origem (FRANCO;
VALENTIM, 2008); tesauro/vocabulrio controlado cuja finalidade o
controle terminolgico da linguagem utilizada nos documentos gerados na
organizao, bem como a recuperao eficiente dos referidos documentos
posteriormente; tabela de temporalidade e destinao que estabelece os
prazos de tramitao, guarda e/ou eliminao dos documentos.
Outra etapa importante da gesto documental refere-se avaliao
dos sistemas existentes, que consiste em identificar e avaliar o sistema
de gesto documental e outros sistemas de informao e comunicao
existentes na organizao. O objetivo desta etapa identificar as lacunas
entre as necessidades/exigncias para a produo, tramitao e manuteno
21
de documentos e o desempenho (eficincia e eficcia) do sistema de

gesto documental e dos outros sistemas de informao e comunicao
organizacionais. A partir da avaliao contnua ser possvel fornecer a
base para o desenvolvimento de novos sistemas e/ou ajustes nos sistemas
vigentes de forma a atender s necessidades e exigncias, identificadas e
acordadas nos passos anteriores.
Evidencia-se que os sistemas e subsistemas organizacionais devem
interagir com o sistema de gesto documental, caso haja mais de um tipo
ou caso haja um ambiente hbrido, conforme mencionado anteriormente.
Para tanto, necessrio elaborar um plano de informatizao amplo que
contemple o momento atual e as perspectivas informacionais/documentais
futuras, alm de garantir ao produtor e ao usurio de documentos:
confidencialidade/sigilo, consistncia, interao e velocidade de resposta.
Nessa perspectiva, a escolha de softwares eficientes e integrados aos processos
e fluxos organizacionais fundamental, entre eles pode-se destacar:
Workflow: informatiza processos e fluxos organizacionais envolvendo
documentos, informaes ou atividades/tarefas que so passadas de uma
pessoa para a outra, atravs de regras e procedimentos normatizados e
controlados.
Workgroup: propicia que grupos de pessoas compartilhem documentos
e informaes, a fim de realizarem suas atividades aumentando a
produtividade e a eficincia.
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): gerencia o ciclo de
vida dos documentos, desde sua gerao at sua guarda ou eliminao.
Sistema de Informao Gerencial (SIG): gerencia informaes geradas
nos diferentes nveis organizacionais, visando verificar o desempenho
dos setores, porquanto os gerentes monitoram e controlam as
atividades e tarefas desenvolvidas. O SIG gera relatrios programados
periodicamente, com base nos dados extrados dos processos e fluxos
organizacionais.
Sistema de Apoio Deciso (SAD): gerencia informaes geradas
nos diferentes nveis organizacionais, visando subsidiar o processo
decisrio da organizao. O SAD permite o acesso s atividades e
rotinas decisoriais estruturadas, semiestruturadas ou no estruturadas.
22
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Enterprise Resource Planning (ERP): sistema integrado que gerencia os

fluxos de informaes gerados nos diferentes nveis organizacionais, sob
uma nica base de dados. O ERP trabalha com dados centralizados,
permitindo o compartilhamento das informaes em tempo real.
A gesto documental tambm deve monitorar todos os processos
desenvolvidos em seu mbito, de forma a retroalimentar e ajustar o que for
necessrio, uma vez que os processos e fluxos informacionais/documentais
so dinmicos. Esta etapa consiste em recolher, de forma sistemtica,
informaes sobre o desempenho da gesto documental. O desempenho
medido verificando-se se os documentos esto sendo produzidos e
organizados de acordo com as necessidades/demandas do setor/organizao
e se esto relacionados apropriadamente aos processos dos quais fazem
parte. O objetivo desta etapa avaliar o desempenho da gesto, detectar
possveis deficincias e fazer os ajustes necessrios. Para tanto, necessrio
realizar entrevistas com os colaboradores da organizao, a prpria equipe
e outros parceiros. Pode-se aplicar questionrio junto aos produtores e
usurios de documentos, de modo a medir a satisfao das necessidades
informacionais/documentais. Alm disso, a anlise documental (etapa j
comentada anteriormente) deve ser realizada constantemente, atualizando
as informaes anteriores de modo a gesto documental atender
corretamente as demandas organizacionais.
A gesto documental produz documentao arquivstica como
manuais de procedimentos, material de treinamento, e a partir da auditoria
das informaes/documentos, pode ajustar os procedimentos implantados.
4 Consideraes finais
A gesto documental em ambientes empresariais propicia melhoria
considervel aos processos, fluxos, atividades e tarefas organizacionais.
Destaca-se tambm que a gesto documental proporciona maior
eficincia e eficcia no que tange ao acesso, recuperao e disseminao de
informaes/documentos para todos os nveis hierrquicos da organizao.
A guarda ou eliminao de documentos ocorre com mais segurana
e atende aos princpios legais e institucionais necessrios, garantindo a
conservao de documentos probatrios importantes para a organizao.
23
por meio da GD que h a possibilidade de acompanhar os

documentos produzidos, rastrear as inseres (comentrios, pareceres,
decises) nos documentos que esto tramitando, garantindo a autenticidade,
confiabilidade e consistncia dos contedos documentais. A GD tambm
pode gerenciar a emisso de notificaes de encaminhamentos com emisso
de alertas para prazos-limite, entre outros recursos.
A gesto documental permite a integrao, importao e
exportao de contedos de diversos tipos, formatos, produtos e ambientes:
texto, imagem, folhas de dados, grficos, udio, vdeo, e-mail, fax e pginas
web. A impresso de documentos ou a gravao em CD-ROM, DVD, ou
outro suporte eletrnico/digital poder ser feita, desde que o usurio tenha
sido autorizado (nveis de acesso) para tal ao. Alm disso, a GD propicia
maior segurana no que tange s assinaturas eletrnicas, certificao
cronolgica e controle de acessos aos documentos/informaes.
As organizaes necessitam da gesto documental de forma a
garantir a eficincia de processos e fluxos formais baseados em informaes/
documentos.
Referncias
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organizacional. So Paulo: Atlas, 2001.
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Fazer, 8)
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24
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Arquivologia
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Marlia: FUNDEPE Editora, 2006. 281p.
XEROX CORPORATION. Documents: an opportunity for cost control and business
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25
26
Captulo 2
La Evaluacin en Archivos:
Alcance e Instrumentos de Medicin
Mara Manuela Moro-Cabero
1 Introduccin a la medicin
El proceso evaluador es habitualmente percibido de modo
negativo, generando en ocasiones, desconfianza, disconformidad, rechazo

y, en el peor de los escenarios, promoviendo inalcanzables expectativas de
mejora. No obstante, aun considerando este riesgo, debe de ser contemplado
como una necesidad crtica para los archivos y la gestin documental;
ha de ser estimado requisito imprescindible, precisamente, debido a
la significativa ausencia de herramientas y proyectos sistematizados de
evaluacin en los archivos, tal y como sealan Yakel y Tibbo (2010, p.212)
calificando este hecho de [] laguna en la cultura de la evaluacin. El
objetivo general de este estudio es aportar informacin sobre dicha laguna,
orientando al lector interesado sobre el alcance, la naturaleza del contenido
evaluado y las herramientas empleadas para la evaluacin en archivos.
27
En torno al proceso de la medicin surgen mltiples interrogantes;

mxime, cuando son formulados en un contexto de gestin de documentos
de archivo. A cuestiones del tipo: qu, para qu, cmo, con qu medir en
el archivo?, se le adicionan otras tantas preguntas asociadas a identificar
responsabilidades (quin debe implicarse?), vinculadas a determinar
tiempos de actuacin (cundo debe ejecutarse?), relacionadas con la
variedad de prcticas existentes (qu iniciativas han sido desarrolladas?),
y orientadas a identificar espacios de difusin o sellos de reconocimiento
(Cmo se verifican y difunden los resultados?). El ensayo se centra en
aportar una respuesta reflexiva a algunas de las incgnitas planteadas,
dejando para una posterior publicacin aquellas relacionadas con el
componente metodolgico y los procesos asociados de certificacin.
En los centros de archivo, a menudo, la actividad ms prxima
al ejercicio de medir se circunscribe a [] prcticas de evaluacin y de
control de alcance heterogneo. Entre ellas reconocemos la disposicin,
perceptible en la investigacin de estados y valores documentales; de
igual modo, identificamos la valoracin econmica, ante decisiones
sobre adquisicin de fondos (valor de compra o acuerdos) o de difusin,
en aquellos casos de exposiciones (valor del documento ante gestin de
seguros y garantas), etc. Esto es, la valoracin de documentos delimitada
a actividades concretas de tratamiento tcnico,
El control del cumplimiento, la evaluacin de resultados y de
rendimiento, desde una perspectiva de administracin de servicios o/y,
centros, as mismo, ha estado presente en la prctica archivstica. Cualquier
plan de remodelacin de sistemas y de centros de archivo o de programas
de gestin documental incorpora datos o referentes sobre la capacidad de
la organizacin, sobre el sistema o del programa de gestin para asumir
las metas planteadas que, por regla general, se vinculan a un objetivo
estratgico de la organizacin. En esta lnea, la habitual memoria anual
de un archivo debe de ser contemplada como una eficaz herramienta de
rendicin de cuentas, donde se constata cierta medicin de resultados:
suele informarse sobre el trabajo realizado mediante datos o/y porcentajes,
incluyendo detalles de planeacin de nuevos objetivos (planificacin
estratgica) o/y de su programacin (planificacin operativa).
28
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Otra experiencia de la consuetudinaria prctica de la medicin

en archivos es verificable en los instrumentos de control y aportes
estadsticos sobre usuarios, consultas, demandas, procesamiento tcnico
de documentos, gestin de espacios, de depsitos, de formatos, de
soportes, etc.; mostrndose, todos ellos, elementos informativos sobre
el rendimiento en un archivo; aportando datos e informacin sobre su
proceder con carcter anual, o en el mejor de los casos, ampliando
mediante sucesivas capas de contabilidad anual, datos numricos, ratios
e informacin cualitativa: nmero de consultas atendidas, nmero de
peticiones recibidas, metros lineales de documentos transferidos, nmero
de documentos digitalizados, nmero de quejas atendidas, nmero de
visitantes, cualidades de la formacin y de la referencia, etc.
En buena parte de estos ejemplos se manejan datos numricos
e informaciones para detallar y justificar de modo cuantitativo y, sobre
todo, cualitativo, el ejercicio interno. Sin embargo, el uso de estos datos no
asegura suficiente objetividad en el proceso, siendo reunidos, en su mayora,
bajo la responsabilidad del sujeto evaluado y, en ocasiones, sobre fuentes
no verificables; lo cual, resta independencia en la actuacin y no demuestra
la validez de las evidencias empleadas o/y el rigor en la interpretacin de
los datos presentados. En este trabajo se reflexiona sobre el objeto medido
y se reflexiona sobre los resultados de la medicin, sobre su impacto en la
organizacin.
Sin restarle el valor que merecen las antedichas actuaciones
y herramientas de procesamiento, cabe sealar que la medicin en los
archivos alcanza su mxima relevancia en el presente, donde la evaluacin
es considerada una funcin esencial para el logro del buen gobierno en
las organizaciones. De igual modo, se aprecia su contribucin para el
conocimiento y la mejora de la eficacia y eficiencia de un archivo. SimnMartn, Flores-Varela y Arias-Coello (2010) en el estudio sobre el impacto
de implantacin de la normativa ISO 9001 (2008) en el Archivo General
de la Universidad Complutense, apuntan como objetivo y resultado de
la certificacin la mejora continuada de procesos, as como el aumento
de la satisfaccin de los usuarios con el servicio ofrecido por el centro de
archivo. Ilene-Rockman (2002, p.181) amplia su alcance, al considerar el
proceso de evaluacin como un mecanismo de mejora continuada en la
29
organizacin (y no slo en el archivo); en suma, la medicin es percibida de

vital importancia para asegurar la sostenibilidad del archivo, entendiendo
por un archivo sostenible aquel que satisface las necesidades de la generacin
actual (organizacin) sin privar a las generaciones futuras de la posibilidad
de satisfacer sus propias necesidades (Memoria patrimonial de los pueblos),
tomando como referencia la definicin de desarrollo sostenible aportada
por la Commision on Environment and Development1(WCED).
Por otro lado, el anlisis de la literatura existente refleja esta
significativa ausencia de modelos de evaluacin sealada por Yakel y
Tibbo, ya que se aprecia en el volumen y en la dispersin subtemtica
afrontada para el tratamiento del tema estudiado. El estudio sobre la
evaluacin del impacto de la gestin de documentos de Bailey y Hislop
(2009) se muestra como fuente esencial de la literatura editada sobre
la importancia de la medicin de los beneficios y los costes, aportando
referencias detalladas. Yakel y Tibbo (2010) presentan el instrumento de
mtrica archivstica normalizada para la valoracin de la percepcin de los
usuarios. McLeod, Childs y Heaford (2007) han evaluado 4 herramientas
informticas para la medicin de la capacidad y cumplimento de gestin
documental: El instrumento de medicin Information Governance Toolkit
(IGT) desarrollado por el Servicio Nacional de Salud2; la herramienta
Information Management Capacity Check (IMCC) Tool and Methodology
desarrollada por la Library and Archives de Canad para evaluar las
entidades canadienses federales; el sistema de evaluacin de la capacidad de
gestin documental (RMCAS) generado por la Fundacin para la Gestin
de Documentos Administrativos (IRMT) para gestionar la capacidad
de gestin de la informacin y los documentos en el sector pblico. As
mismo, estas autoras estudiaron una herramienta de identificacin y anlisis
de riesgos, desarrollada por ARMA, para evaluar el cumplimiento de un
modelo de gestin documental y de la informacin. En este estudio, de
carcter cualitativo, basado en la tcnica Delphi se especifican publicaciones
asociadas a estas herramientas y resultados obtenidos en dos formatos: uno
sucinto y otro ms detallado de cada una de las herramientas de medicin
La WCED define el concepto de desarrollo sostenible afirmado que: el desarrollo debe satisfacer las necesidades
de la generacin actual sin privar a las generaciones futuras de la posibilidad de satisfacer sus propias necesidades.
1
Disponible en: <https://www.igt.connectingforhealth.nhs.uk/Home.aspx?tk=2550471799&cb=ebe9faa1ab09-4bb9-adf8-cdd80df207d9&lnv=7&clnav=YES>. Acceso en: 5 mayo 2012.
30
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estudiadas. A su vez, el proyecto ha permitido generar un set de criterios

de evaluacin y de seleccin, una gua para los 4 instrumentos evaluados
y un conjunto de recomendaciones sobre buenas prcticas para que sean
consideradas por los responsables de mantener estas herramientas. Griffin
(2005), a su vez, analiza el potencial del RMCAS.
En este ensayo nos proponemos resolver algunas de las incgnitas
suscitadas en el contexto de la evaluacin de archivos. Pretendemos
introducir al lector en el contexto de la medicin, reflexionando sobre el
concepto y el objeto u objetos concretos de medicin, describiendo algunos
antecedentes y presentando ciertas iniciativas actuales e instrumentos de
evaluacin y de certificacin. La finalidad es la de introducir al lector en el
contexto evaluador y la de aportar, de modo sistematizado y compendiado,
la mxima informacin sobre las herramientas existentes de medicin en
los archivos y la gestin documental. Para tal fin, estructuramos el ensayo
en 5 apartados que responden a los objetivos enunciados. Un primer
enunciado introductorio, justificativo en el que contextualizamos el tema
abordado, el alcance de la evaluacin as como la revisin bibliogrfica;
uno segundo, destinado a conceptualizar la medicin; un tercer epgrafe
en el que planteamos posibles respuestas al interrogante qu medir?; un
cuarto acpite, en el que se presentan antecedentes e iniciativas vigentes y,
finalmente, un quinto apartado, destinado a la sistematizacin de ideas.
2 El concepto de medir: evaluar y certificar
Se entiende que la medicin es un vasto examen, metdico,
planificado y gestionado de algo. Considerando esta idea, la medicin
debe ser trabajada de modo sistematizado y debe ser administrada. En
ningn caso ha de ser rechazada, tal y como Bailey y Hislop (2009, p.2)
subrayan, bajo un [] panten de argumentos establecidos, justificando
dicha negativa en la confidencialidad, inmunidad, dificultad de conversin
mtrica o relevancia del rol profesional.
El anlisis de las propuestas de medicin en este campo,
demuestran que la evaluacin se ejecuta en un sistema de archivos para
identificar requisitos de informacin ante la planificacin del mismo; para
verificar el cumplimiento o conformidad con los requisitos de informacin
31
y de gestin documental, tales como requisitos legislativos, administrativos

o de continuidad de negocio, culturales, tecnolgicos, etc.; para controlar
la implementacin y accin del sistema en la organizacin; para conocer
el alcance de cumplimiento de los objetivos o para valorar los resultados
de procesos vinculados al logro de la misin, visin, metas y objetivos,
as como para acometer su mejora, en un centro de archivo o sistema; De
igual modo, este examen profundo se efecta, en ocasiones, para investigar
la percepcin de los usuarios y de terceras partes interesadas sobre
herramientas de trabajo y servicios prestados, as como sobre el centro o
centros de archivo.
La norma ISO 19011 (2012) define en su terminologa la auditora
como un [] proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora,
entendiendo por criterios, en el contexto de gestin documental, el
[] conjunto de polticas, procedimientos o requisitos de gestin
documental. Esta definicin se adecua especialmente a modelos de gestin
de sistemas calidad en un centro, gestin de los documentos, seguridad
de la informacin y de los documentos, sistema de riesgos sobre los
documentos, etc. La medicin de sistemas de gestin documental para
los documentos ha sido regulada en la normativa ISO 30300 (2011) de
gestin documental. De igual modo, el cumplimiento de la normativa ISO
9001 se verifica en numerosos servicios de archivos.
El concepto connota una composicin problemtica de armonizar.
En esta lnea, Banwell citado por McLeod, Childs y Heaford (2007,
p.7) resalta la complejidad de la evaluacin dado que incluye conceptos
como: [] medicin del rendimiento, benchmarking, calidad, validez,
efectividad, valor econmico, mejora del valor y auditora3. No obstante,
dada su relevancia todo obstculo debe ser superado ante sus potenciales
beneficios. Idntica reflexin defienden Bailey y Hislop (2009), al analizar
la literatura publicada en la que se considera de gran inters la medicin
de beneficios de gestin documental, especialmente para argumentar la
eficiencia de la gestin de documentos en una organizacin y en la sociedad.
Del ensayo realizado se enumeran los siguientes resultados:
3
Adaptacin y traduccin de la autora.
32
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1. Existencia de metodologas especficas de evaluacin del impacto y de

la efectividad de los programas de gestin documental, aunque no son
comnmente aceptadas para medir la eficiencia de cada programa;
2. Literatura existente muy reducida en gestin de documentos vinculada
a la medicin de beneficios y eficiencia;
3. Los beneficios empleados para sealar la mejora o valor de la gestin
son tradicionalmente de naturaleza intangible (no cuantificables);
4. La mayora de las fuentes disponibles sobre la eficiencia son de
naturaleza nebulosa y no suelen estar accesibles;
5. En la literatura existente, se documentan ms los beneficios de gestin
documental que los costes;
6. Se constatan varias metodologas de carcter general para calcular
costes de proyectos y ciertas ausencias en el anlisis detallado de costes
para la gestin de documentos;
7. El valor de los beneficios medidos suele percibirse vinculado a las metas
estratgicas de la organizacin.
8. En Gran Bretaa, se percibe que los profesionales se interesan por los
datos empricos4.
Creemos que esta motivacin es extensiva a buena parte de la
comunidad archivstica, a las organizaciones para las que se trabaja y a la
sociedad, exigente de un buen gobierno a ambas.
La certificacin, a su vez, es definida como el Acto por el cual una
tercera parte testifica la conformidad de un producto, proceso o servicio
con una o varias normas o especificaciones (ISO 17021, 2011). Se trata
de una accin desencadenada en la que se implica una tercera parte y que
es de carcter voluntario, cuyo alcance puede ser sobre el conjunto de la
actividad de la organizacin sistema o centro de archivos- o sobre un
servicio o/y producto.
La certificacin precisa de un plan de actuacin y, por ende, debe
considerarse como un proceso sistemtico, independiente y documentado,
donde la entidad certificadora est avalada por un organismo acreditador
4
Adaptacin y traduccin de la autora.
33
de su capacidad. Carlota-Bustelo (2009) ante una reflexin sobre la

certificacin de sistemas de gestin de la informacin y documentacin,
apunta que condicionados por la necesidad de demostrar el cumplimiento,
se debe asegurar el grado en que se ha producido dicha conformidad. Seala,
a su vez, que es frecuente una medicin del proceso de aseguramiento
por entidades terceras independientes, quienes lo han convertido en un
gran negocio en sistemas ampliamente difundidos como ISO 9000, ISO
14000, etc. La certificacin es una prctica muy extendida en los archivos
a la que presuponemos un amplio futuro.
3 El objeto de evaluacin. Qu evaluar?
Al reflexionar sobre posibles elementos sujetos a medicin en
una organizacin, se destacan de la enumeracin resultante, en principio,
beneficios y costes, aunque es posible enumerar otros elementos relevantes,
tales como: satisfaccin de los usuarios, calidad en los servicios ofrecidos,
logro de objetivos vinculados a las metas de produccin, rendimiento de
procesos, calidad de vida del trabajador, empleo eficiente de los recursos,
eficacia y eficiencia de los productos elaborados, incluso, es frecuente
medir el liderazgo o gradientes de informacin y comunicacin en la
organizacin. Otros estudios miden el impacto en la organizacin y en la
sociedad. Estos elementos pueden ser agrupados en la lgica de la evaluacin
en dos amplias categoras de criterios sujetos a medicin: criterios que
permiten una visin general del centro o/y del sistema de gestin para los
documentos, y criterios que aportan una visin operativa de la produccin,
de los servicios, de los proveedores, del personal, etc.
En el apartado introductorio a esta colaboracin han sido
enunciados, ante la definicin de auditora, criterios especficos como:
cumplimiento y conformidad de las polticas, de los procedimientos y de
los requisitos de gestin de la informacin y de los documentos. Dichos
criterios de auditora sern utilizados en la medicin como referencia
de comparacin a efectuar sobre reas estratgicas (cumplimiento de la
misin, de la visin de las polticas, de las metas) y operativas (surgidas de
la arquitectura de procesos articulada para la gestin del sistema, centro, y
servicios vinculados).
34
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La medicin, igualmente puede fundamentarse en el conocimiento

de la capacidad potencial de produccin de un centro, o de un sistema
criterios de entrantes y de la conversin , as como sobre los productos y
servicios ofrecidos a los usuarios de dicho centro o sistema criterios de
resultados.
En el contexto archivstico se reconocen mediciones habituales
sobre sistemas especficos de gestin sistemas de gestin de calidad,
de seguridad de la informacin, de gestin de riesgos , centrndose en
criterios de cumplimiento de requisitos establecidos mediante normas
(cumplimiento de ISO 9000 requisitos de calidad, ISO 27000 ,
requisitos sobre seguridad de la informacin, o ISO 31000 requisitos
sobre gestin de riesgos).
En los entornos digitales, la capacidad, la eficacia, la eficiencia de
las aplicaciones y actividades de gestin, as como los posibles riesgos en
su tratamiento, conservacin y servicio demandan y exigen una evaluacin
especfica. Un ejemplo esencial de ellos, son los riesgos, existiendo en la
bibliografa cada vez ms estudios al respecto5. En este contexto de trabajo
electrnico, es posible consultar diferentes propuestas o recomendaciones
para la evaluacin de emergentes situaciones. Una muestra de ello es la
gua de autoevaluacin de archivos digitales de los Archivos Nacionales de
Australia6. Un segundo ejemplo lo representa la gestin en la nube. Los
Archivos Nacionales de Australia, incluyen un recurso de evaluacin
orientado a asegurar la conservacin de los documentos en la nube. Se
trata de un Checklist en el que se incluyen, entre otros, criterios legislativos,
de autenticidad, integridad, seguridad, criterios vinculados a asegurar
su carcter de documentacin completa e inalterable, su capacidad
de accesibilidad, su posible naturaleza restrictiva y, finalmente, su
disponibilidad en el tiempo7.
5
Nos referimos a una iniciativa de gran inters, observable en las especificaciones del Digital Curation Center,
Digital Preservation Europe, etc. conocidas como iniciativa Digital Repository Audit Method Base don Risk
Assessment (DRAMBORA). In: Digital Curation Centre and Digital Preservation Europe. DRAMBORA
Interactive: Digital repository audit method base don risk assessment. 2008. Disponible en: <http://www.
repositoryaudit.eu/>. Acceso en: 15 mayo 2012.
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gov.au/Images/Digital-recordkeeping-guidelines_tcm2-920.pdf>. Acceso en: 15 mayo 2012.
6
7
Archivos Nacionales de Australia. A checklist for records management and the cloud. 2012. Disponible en:
<http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/au/>. Acceso en: 15 mayo 2012.
35
Dado que un centro de archivo acta como una organizacin,

el objeto de medicin puede ser identificado en torno a la macro y micro
medicin reconocida para cualquier organizacin. Criterios de visin
general u operativa, que ataen a reas estratgicas y operativas, as como
criterios especficos de cumplimiento de requisitos identificados en un
sistema de gestin para los documentos: polticas, procedimientos y otros
requisitos; criterios de capacidad operativa y de resultados, o criterios de
cumplimiento estipulados mediante normas y cdigos de buenas prcticas,
son los elementos esenciales de evaluacin de un archivo o/y de un sistema
de gestin para los documentos. La identificacin y detalle de los elementos
componentes de estos criterios permitirn reconocer los elementos de
medicin y los aspectos de comparacin8.
4 Modelos. Con qu evaluar?
Aunque en la actualidad la medicin en los acervos es de
capital importancia, debido al valor que la evaluacin ha alcanzado en
las organizaciones, y muy especialmente, en los entornos de calidad y
excelencia, el inters en los archivos se remonta a los aos 70 del siglo
pasado. En este apartado se enuncian algunos modelos de evaluacin
antecedentes y se detallan ciertas particularidades de las iniciativas vigentes,
con la finalidad de dar a conocer algunas experiencias.
4.1 Antecedentes
La Society of American Archivist edita una Gua de Autoevaluacin, cuya primera versin data del 77, siendo revisada en 1980.
Sobre la misma, es elaborado un manual sobre evaluacin de centros de
archivos en 1982 que ser revisado, nuevamente, en el 94 por un grupo
de evaluacin9, de cuyo estudio se deriva un instrumento en el que se
renen directrices para la evaluacin de archivos. En dicho documento se
En un posterior estudio sern estudiados el conjunto de criterios caractersticos de cada iniciativa de medicin
vigente, con la finalidad de mostrar un anlisis comparado.
9
Task Force on Institucional Evaluation. Guidelines for the evaluation to archival institutions. Disponible en:
<http: //www.archivists.org/governance/guidelines/evalgui.asp>. Acceso en: 15 mayo 2012.
36
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incluyen pautas para la recogida de datos; formularios de auto-evaluacin

e indicaciones de evaluacin efectuadas por expertos externos.
Estos lineamientos para la evaluacin de archivos facilitan la
auditora de primera parte, la auditora de segunda y tercera parte e incluyen
principios de objetividad e independencia en el proceso de medicin.
La Gua se estructura en 4 reas10 en las que se especifican criterios
de medicin. La observacin de las partes permite soslayar la medicin de la
capacidad y estrategia de la organizacin para asumir la tarea de tratamiento
documental, as como la medicin de la actuacin operativa: tratamiento
de gestin documental propiamente dicho. Los criterios identificados
en este modelo se agrupan para obtener resultados sobre la conformidad
y cumplimiento de la misin, de las estrategias y del marco legislativo y
reglamentario, del rendimiento y eficacia de los procesos de gestin, de
control del programa de gestin documental y de viabilidad de los recursos
(eficacia). Los criterios ms significativos pueden agruparse en 4 reas
reconocibles en un marco evaluador: gestin, procesos, servicios y productos.
Basndose en la experiencia aportada por este instrumento, el
Estado de Nueva York11 edita una gua para la evaluacin de las necesidades
de archivo en 1987. Esta herramienta es revisada y estructurada en 17
elementos de evaluacin, para los que aporta formularios con cuestiones o
aseveraciones de medicin, as como un plan de accin incluyendo metas
y objetivos, acompaado de ejemplos.
Tomando como referencia la citada Gua de evaluacin, en 1996,
la Asociacin de Archivos de Manitoba y la Archives Association of British
Columbia12 (AABC) revisa el modelo.
Otras experiencias, incluyendo formularios diversos elaborados para
facilitar la evaluacin de la capacidad, basadas en la medicin del contexto
interno (capacidad organizacional: infraestructura, plantillas, calidad,
organizacin, almacenamiento, riesgos) y externo (cultura corporativa,
Se corresponden con las siguientes partes: Parte I. Misin objetivos y recursos. Parte II. Polticas y contratos
de adquisicin de fondos. Parte III. Condiciones y mtodos de conservacin de documentos. Parte IV.
Clasificacin, descripcin y servicios a los usuarios y a la comunidad.
10
11
New York State Archives. Archival needs assessment. Guidelines and template. Publication 59. 2001.
Gua. Disponible en: <http://aabc.ca/TK_05_preservation.html#NEEDS%20ASSESSMENTS%20

AND%20POLICIES>. Acceso en: 15 mayo 2012.
12
37
capacidad nacional, cumplimiento legal), as como de los productos (calidad

de los documentos) son aportadas por el Portal de la Unesco.
La Fundacin para la Gestin de la Informacin y de los
Documentos (IRMT) impulsa el desarrollo de centros de archivos en
pases en vas de desarrollo, dando continuidad a los programas RAMP.
Incluye una herramienta de evaluacin aplicada en el sector financiero y
elaborada por Barata, Cain y Rouledge, en el 200113. En dicha herramienta
se analiza la capacidad de la organizacin, las infraestructuras y recursos
humanos, as como los procesos y la existencia de programas auxiliares
de gestin: esencial y previsin de desastres. Esta herramienta se muestra
proyecto antecedente de la aplicacin conocida como RMCAS.
Vinculados al entorno ISO es posible citar los antecedentes ms
destacados que fueron editados en algunos casos y estudiados, quedando
como meros proyectos, en otros. Un listado de chequeo (auditora de
primera parte) sobre la gestin de documentos, con una escala simple de
confirmacin o negacin, se inclua en la tercera parte de la norma AS 4390
(1996)14, en la que se perfilaban las estrategias de gestin de documentos.
Este listado es ampliado ante el esfuerzo que el SC11 realiza para valorar
la revisin de la normativa ISO 15489, incluyndose 19 criterios y 80
elementos de medicin. En un intento de generar una herramienta de
evaluacin concreta sobre el cdigo de buenas prcticas ISO 15489 surge,
en el 2004, un borrador de una gua de evaluacin Borrador de trabajo
ISO WD 19853. Se trataba de un trabajo extenso con niveles de alcance,
global y especfico y amplio detalle descriptivo15, que no lleg a trmino.
En el 2007, se contempla una nueva propuesta de autoevaluacin para
el control de los requisitos del cdigo ISO 1548916 que, finalmente,
permaneci abortado, ante el desarrollo del nuevo marco estandarizado
de sistemas de gestin para los documentos ISO 30300 (2011). Estos
antecedentes en el contexto ISO muestran el esfuerzo realizado por la
13
BARATA, K.; CAIN, P.; ROULEDGE, D.: Principles and practices in managing fianncial records: A reference
model and assessment tool. Londres: IRMT; 2001.
14
AS 4390-3:1996. Part 3: Strategies. Australia: Standars Australia, 1996.
Incluye mltiple informacin: categoras, criterios, fuentes de consulta, interrogantes bsicos, etc. ISO/CD
19853. Self Assessment Guide. Ginebra: ISO, 2004.
15
16
Gua de autoevaluacin: ISO TC46-Subcomitt 11. Records Management ISO/WD. Self-assessment Guide.
Ginebra: ISO, 2007.
38
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avanados em
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medicin de los requisitos estipulados en sus cdigos, siempre desde una

perspectiva de posibilitar una herramienta auditora de primera parte.
El E-gobierno y la gestin de documentos se expande aplicando,
tal y como sealaron Mnjama y Wamukoya (2007) en su estudio sobre la
experiencia africana, modelos de gestin basados o pensados para formatos
convencionales. En este sentido, la evaluacin de estos modelos debera ser
planteada considerando los requisitos de los nuevos contextos electrnicos y
digitales. Estos autores miden, empleando 5 niveles de dominio y compromiso
del Senior Management sobre los programas de gestin de documentos en
contexto electrnico, la situacin, aportando datos interesantes sobre el nivel
de conocimiento y compromiso vinculados a la coexistencia de mltiples
factores, tales como la integracin de la gestin, la existencia y cumplimiento
de leyes, polticas y procedimientos, las infraestructuras y la formacin,
la gestin de programas de gestin de documentos, la preservacin y
disponibilidad a largo plazo, entre otros. Su inters radica en demostrar la
fragilidad con la que dichos contextos de trabajo electrnico y e-documentos
son afrontados. As pues, a la relacin de antecedentes le suceden propuestas
en las que se han estimado ambos contextos o el contexto electrnico, tal y
como el lector observar en el epgrafe siguiente.
4.2 Iniciativas vigentes
A continuacin se describen algunas de las iniciativas ms
sobresalientes vigentes destinadas a la medicin de archivos, tiles para la
medicin de archivos, sistemas o programas de documentos convencionales
o/y electrnicos.
Iniciativa de la IRMT (pases en desarrollo)
La IRMT elabora una aplicacin de medicin de la capacidad
de gestin de documentos17 Records Management Capacity Assessment
17
IRMT Records Management Capacity Assessment System (RMCAS). Disponible en: <http://wwwnationalarchives.gov.uk/rmcas>. Acceso en: 15 mayo 2012.
Su gua de aplicacin se encuentra accesible, en su versin 1.4. IRMT Records Managemnt Capacity Assessment System. User guide. En ella se especifican, adems de los objetivos de la herramienta, los conceptos y
terminologa bsica, la informacin tcnica, la preparacin de la pre-evaluacin. Las instrucciones de ejecucin
e instrucciones finales de datos claves. Disponible en: <http://www.nationalarchives.gov.uk/rmcas/documentation/rmcas_user_guide.pdf>. Acceso en: 15 mayo 2012.
39
System (RMCAS) accesible gratuitamente, especialmente, para el sector

pblico de pases en vas de desarrollo y centrada en asegurar un buen
gobierno corporativo. Se trata de una herramienta verstil en la que se
analiza legislacin, polticas, procedimientos, integracin tecnolgica de
la gestin, recursos empleados y formacin, administracin de programas
de gestin, integracin de la funcionalidad de gestin documental en
la gestin de la organizacin, debilidades manifiestas, entre otros focos
de anlisis. Esta herramienta es aplicable a cualquier institucin y vlida
para documentos convencionales y electrnicos. Incluye tres partes
componentes: datos estructurados obtenidos mediante cuestionarios a
terceras partes e interesados, modelo de diagnstico expresado en un mapa
de anlisis de datos sobre niveles de capacidad y buenas prcticas y, una
tercera en la que se evala la capacidad de los materiales formativos y en la
que se identifican recursos destinados a la accin pedaggica.
En el estudio de Mcleod et al. (2007, p.14) se califica a esta
herramienta como [] poderosa, detallada, sofisticada y comprehensiva
aunque estas autoras sealan ciertas dificultades en la comprensin de
su terminologa, de sus ventanas y en la explotacin de su alcance. No
obstante, este instrumento dispone de ayudas en lnea y de una gua de
usuarios accesible en el site web de los productores. Dicho software de
medicin ha sido ampliamente testado y estudiado, tal y como seala
Griffin (2004). La viabilidad de este instrumento en un contexto no
archivstico, sino musestico es analizada y confirmada por Sarah Demb
para la red de Museos de Londres (London Museums)18.
Iniciativa del ANC (Canad)
Los archivos nacionales de Canad, elaboran un informe en
1985 con el objeto de evaluar los servicios de referencia y servicios al
pblico para medir el grado de cumplimiento de los objetivos y plantear
su mejora. A tal fin, emplean recursos variados: cuestionarios, entrevistas
telefnicas, personales, observacin de usuarios, ejercicios de simulacin.
Este informe seala los resultados finales pero omite una descripcin de
los mtodos empleados. Este hecho, imposibilita verificar la validez del
proceso, con independencia de los resultados y de su mejora. En el 2003,
18
Vase: DEMB, S. A case study of the use of the Records Management Capacity Assessment System (RMCAS)
Software tool across the London Museums Hub. Records Management Journal, v.18, n.2, p.130-139, 2008.
40
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considerando la experiencia antecedente, se elabora una herramienta para

evaluar la capacidad de la gestin de la informacin. Este instrumento
incluye treinta y dos criterios agrupados en seis reas que sern valorados
mediante una escala de cinco niveles19. La enumeracin de las reas sujetas
a evaluacin facilita la comprensin de su alcance. Estas son: contexto de
la organizacin, capacidad de la organizacin, Administracin de la GI,
conformidad y calidad, ciclo de vida de los documentos, y perspectiva del
usuario. Resaltamos la inclusin de la calidad y la perspectiva del usuario,
dado que estas reas no haban sido contempladas en otras herramientas de
medicin de modo concreto, y el detalle con el que se afronta la medicin
de la capacidad y el ciclo de vida de los documentos.
El instrumento se concibe como herramienta de trabajo para la
medicin e incluye la metodologa de aplicacin. Esta ltima, incide en la
gestin de recursos humanos y, especialmente, en el tiempo en el que se
debe programar la ejecucin de la auditora. Los resultados de la medicin
escalados en cinco niveles, deben ser interpretados y consensuados
mediante discusin, pues se enuncian los niveles de modo cualitativo.
Incluye documentos bsicos metodolgicos para la aplicacin y cinco fases
desde su planificacin hasta el desarrollo de un plan estratgico.
Iniciativa del ANA (Australia)
Los Archivos Nacionales de Australia, ante la necesidad de medir
los resultados obtenidos tras la adopcin del modelo ISO 15489, elaboran
una aplicacin cuya primera versin data del 2008, estando vigente la
versin segunda versin 2.0, desde el 2010. Se trata de una aplicacin
pensada para medir la gestin de los documentos y de la informacin20. Esta
aplicacin mtrica se estructura en dos partes: medicin de la estrategia y
medicin de la operatividad. Para cada una de ellas se plantean requisitos en
cuatro subcategoras: mnimos, adicionales, especficos a los documentos
y delimitados al sistema de informacin en la entidad (Figura 1). En la
Figura 1 se enumeran las cuestiones planteadas para cada subcategora
tanto en la estrategia como en la parte operativa.
19
Nivel 1-de inicio; Nivel 2-definido; Nivel 3-reproducido; Nivel 4-Administrado plan de trabajo estratgico
y operativo, y nivel 5-optimizado.
Archivos Nacionales de Australia. Check-up en lnea: Herramienta de evaluacin de la gestin de los

documentos y de la informacin - versin 2.0. 2010. Disponible en: <http://www.naa.gov.au/recordsmanagemnt/check-up/index.aspx>. Acceso en: 15 mayo 2012.
20
41
Figura.1:.Estructura.de.requisitos.y.de.subcategoras.de.check-up.
Fuente:.Archivos.Nacionales.de.Australia..2010.
La. parte. de. medicin. de. la. estrategia. incluye. 28. interrogantes,.
de. un. total. de. 70,. en. los. que. se. valoran. requisitos. de. carcter. mnimo,.
adicional.y.especfi.cos.a.los.documentos21..La.segunda.parte.se.compone.
de.42.interrogantes.sobre.todo.tipo.de.requisitos22,.estando.10.de.dichas.
cuestiones.destinadas.a.valorar.el.sistema.de.informacin.en.la.organizacin.
El.conjunto.de.preguntas.se.agrupa.atendiendo.a.un.marco.global.de.gestin,.
a.la.estrategia,.a.la.arquitectura.de.la.informacin.y.a.la.responsabilidad.en.
gestin..Por.lo.tanto,.se.obtendrn.visiones.sobre.estas.4.reas.con.subelementos.de.detalle.variado..A.modo.de.ejemplo.de.su.alcance,.si.se.estima.
el.Marco.de.trabajo.donde.la.organizacin.debera.manifestar.su.visin.
sobre. la. Gestin. de. documentos. e. informacin,. se. incluyen. elementos.
descriptivos. sobre. la. existencia. y. cumplimiento. de:. los. principios. sobre.
..Esta.parte.se.subdivide.en.diversas.secciones.con.la.fi.nalidad.de.medir.elementos.tales.como:.marco.de.gestin.
de.los.documentos.y.de.la.informacin,.cumplimiento,.polticas.y.procedimientos,.continuidad.de.negocio,.
formacin,.riesgos.y.control.de.contrataciones.de.servicios.externos.
21
. En. la. parte. operativa. se. miden. los. procesos. siguientes:. creacin. y. captura. de. documentos,. descripcin,.
conservacin.y.transferencia,.migracin.de.datos,.preservacin,.disposicin,.acceso,.seguridad,.almacenamiento.
22
42
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informacin, los objetivos y polticas, las estrategias de implementacin

por la direccin, la identificacin de necesidades informativas vigentes y
futuras, as como la disposicin para la identificacin de reas de riesgo y
su gestin atendiendo a prioridades.
El instrumento Check-up es de sencilla aplicacin, dado que
dispone de un gradiente de color para sealar el nivel de requisitos y
diferenciar elementos componentes de cada cuestin. Esta ltima incluye:
numeracin, planteamiento de la cuestin, definicin de la misma,
responsabilidad y fuente en la que se regula su necesidad. A nuestro entender
se muestra como una herramienta de verificacin del cumplimiento y de la
capacidad en la gestin de documentos convencionales y electrnicos. Ha
sido creada para ser empleada en auditoras de primera y de segunda parte
y, por ende, para facilitar una visin sobre la gestin de los documentos y
de la informacin desde dentro de la organizacin (percepcin subjetiva),
o constatada por terceras personas ajenas a la institucin (subjetividad
menor puesto que se verifica por parte externa).
Iniciativa del contexto ISO 30300 (2011)
El marco MSS defiende una gestin integrada de los sistemas de
gestin para los documentos en la organizacin. El hecho de ser adoptado por
ISO el modelo de gestin para los documentos, con la cualidad de sistema
estandarizado de gestin, obliga al desarrollo de una estructura normativa
de normas especficas, no slo para su fundamentacin, establecimiento de
requisitos e implementacin, sino que, tambin, exige el establecimiento
de normas para la evaluacin de los requisitos adoptados en su norma
ISO 30301 (2011). En dicho marco, la medicin y la certificacin se
contemplan y, adems, han de ser consideradas herramientas estratgicas,
pues amplios son los beneficios que se demuestran tanto con la medicin
como con la certificacin23. En la presentacin de la estructura de la serie
de normas ISO 30300 (2011) se incluye una gua de medicin (proyecto
ISO 30304) y una norma de certificacin (proyecto de norma ISO 30303).
La norma es aplicable a todo tipo de organizacin interesada, nos
seala la norma ISO 30301 (2011) en:
En los sitios Web de organismos de normalizacin internacionales (ISO) y nacionales se incluyen listados de
beneficios sobre la certificacin.
23
43
1. Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestin

para los documentos (MSR) de soporte en una organizacin
2. Asegurar la conformidad con las polticas documentales adoptadas.
3. demostrar la conformidad con dicha norma de requisitos24.
Esta medicin puede hacerla, tomando en consideracin los tres
mtodos de auditora: de primera parte mediante un auto declaracin,
de segunda acometiendo la autoevaluacin constatada mediante entidad
externa, o de tercera parte, ejecutada por parte externa. Para el primer caso, la
norma incluye un anexo muy significativo (Anexo C) donde se determinan
los requisitos de los procesos que deben ser verificados, agrupados en base a
las dos fases: la de creacin de los documentos y la de su control.
La auditora de tercera parte exige una planificacin y programa
para su realizacin. A tal fin, el SC11 est trabajando en la elaboracin de
la norma certificadora y su complemento para la evaluacin. Como fuente
de trabajo se consultan la normativa ISO 19011 (2012) (sobre evaluacin
de sistemas de gestin), la norma ISO 17021 (2011) (sobre certificacin de
sistemas de gestin), la normativa ISO 27006 (2011) (sobre certificacin y
evaluacin de sistemas de seguridad de la informacin), ISO 27007 (2011)
(Gua de evaluacin de sistemas de seguridad de la informacin). Se pretende
realizar una norma que regule el proceso evaluador, los contenidos bsicos
para la evaluacin y el proceso certificador. Los contenidos bsicos para la
evaluacin sern desarrollados con mayor detalle en la gua de evaluacin
(proyecto ISO 30304).
Iniciativa Drambora (Unin Europea)
Se trata de una herramienta de auto-diagnstico, surgida bajo
proyecto experimental en el 2006, para una aproximacin sistmica de
evaluacin de riesgos inherentes a un repositorio digital. El proyecto se
encuentra avalado por la Unin Europea y ha sido desarrollado por un
equipo de investigadores de carcter internacional de la Universidad de
Glasgow (Perla Innocenti), de los Archivos Nacionales de Netherlands
(Hans Hofman) y de la Universidad de Toronto (Seamus Ross, Dean).
Traduccin aproximada de la autora.
24
44
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La iniciativa presenta la preservacin digital como el resultado de

la gestin del riesgo en un repositorio digital, enfocado a conseguir que el
objeto digital (conjunto de objetos digitales que conforman el repositorio)
mantenga su autenticidad y comprensibilidad.
Esta herramienta ha sido creada para la medicin del riesgo de
repositorios digitales, tal y como se seala en su portal Web. En suma, ha
sido elaborada para facilitar la auditora mediante:
La definicin de la misin y alcance de las funciones del repositorio;
La identificacin de las actividades y controles del repositorio;
La identificacin de los riesgos y vulnerabilidades vinculadas con la
misin, actividades y bienes o valores;
La valoracin y clculo o estimacin de los riesgos;
La definicin de medidas de gestin del riesgo;
El informe sobre la auto-evaluacin25.
Los objetivos antedichos perfilan la metodologa de identificacin
y gestin de riesgos. Con la aplicacin de esta iniciativa se pretenden
alcanzar los siguientes beneficios:
Realizacin de una autoevaluacin de la misin, metas y objetivos y
de las actividades y valores intrnsecos de modo detallado, integrador
y documentado.
Catlogo actualizado de riesgos pertinentes detallado y categorizado
considerando el tipo y relaciones entre los diferentes riesgos y descrito
ntegramente en trminos de gravedad, probabilidad e impacto
potencial para cada riesgo.
Comprensin interna de los xitos y deficiencias orientando los
recursos para minimizar las dificultades y alcanzar mayores beneficios.
Adems, posibilita la preparacin de la organizacin para una
auditora externa, pues incluye opciones para ser auditada y certificada
sobre dos modelos de evaluacin: Trustworthy Repositories Audit &
Certification (TRAC) y en atencin al catlogo de criterios de evaluacin
25
Traduccin de la autora. Informacin recopilada del sitio Web anteriormente citado.
45
auditora del Trusted Repositories Consultative Committe for Space Data

Systems (CCSDS).
Destaca un nmero muy significativo de clientes, adems de grandes
bibliotecas, tales como la British Library; la biblioteca especializada del CERN,
la Biblioteca Nacional de Francia, etc., ha sido adoptada por diversos archivos,
entre los que sealamos: Archivos Nacionales de Escocia, E-depsito de los
Archivos de Netherlands; NetArkivet (Archivo Dans de Internet);
De igual modo, el CT46 de ISO, SC11, estudia la viabilidad
de Drambora como fuente a consultar, ante el desarrollo de una norma
especfica sobre gestin del riesgo: proyecto ISO/DTR 18128 (2011) sobre
Identificacin y evaluacin del riesgo para los sistemas de documentos.
La importancia de la medicin del riesgo en los contextos electrnicos
de gestin de documentos ha permitido desarrollar variados productos y
metodologas de anlisis y medicin.
La Asociacin de Archiveros de documentos administrativos e
histricos de EE.UU. ha diseado una herramienta Web muy amigable
para la medicin del cumplimiento de la legislacin y las especificaciones
normativas, del programa de gestin de documentos, conocida como
RiskProfiler26. Dicho instrumento permite la comparacin de datos con
otras instituciones y favorece la presentacin tabulada de datos para cada
seccin evaluada. Esta herramienta diseada para la medicin del riesgo
en los contextos de gestin documental es vista, tal y como Soy Aumatell
(2003, p.22) defiende al referirse a la tendencia en los instrumentos de
medicin, como un instrumento de identificacin y gestin de riesgos. Este
instrumento ha sido evaluado por J. McLeod y su equipo cuya difusin de
resultados se ha referenciado en este estudio.
En materia de gestin electrnica han surgido especificaciones
y normas para el diseo, implementacin y control de los sistemas de
metadatos que no incluimos en este anlisis. Omitimos el anlisis de
modelos de requisitos tales como MoReq, ISO 23081, etc. por considerarlas
especficas al contexto de la gestin de metadatos, aunque somos
conscientes de su utilidad para valorar cualquier aplicacin electrnica de
ARMA. RiskProfiler. Disponible en: <http://www.arma.org/standards/eassessment.cfm>. Acceso en: 15 mayo
2012.
26
46
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gestin de documentos electrnicos, incluyendo partes, como es el caso de

la especificacin ISO 23081-3 especializadas en la valoracin.
Archival Metrics (EE.UU.) La perspectiva del usuario
Una perspectiva de medicin bien diferente de las hasta ahora
citadas es esta iniciativa en la que se aporta la visin de los usuarios.
La herramienta mtrica basada en la perspectiva del usuario Archival
Metrics resulta de gran inters por tratarse de una aplicacin para
evaluar precisamente, la ptica del cliente (usuarios de los archivos). Este
instrumento ha sido elaborado tras 5 aos de investigacin y promovido
por la Fundacin Andrew W. Mellon, en colaboracin con academias y
socios institucionales de universidades norteamericanas.
Se trata de una herramienta de fomento de la cultura de la
evaluacin basada en la percepcin de los usuarios y considerando 4 reas:
archivos, calidad del sistema de acceso, condiciones fsicas y explotacin
de resultados obtenidos por el usuario. Ha sido construido estimando el
contexto de trabajo de LibQualt, herramienta destinada a la medicin de
la percepcin del servicio en centros bibliotecarios, basada en dimensiones
e interacciones entre usuario, directivo, centro. Al igual que en esta
herramienta, en el proyecto adaptado para archivos han sido establecidas
numerosas dimensiones. Dispone de 5 categoras de instrumentos de
evaluacin: test para investigadores, test para medir sitios Web de archivos,
test de medicin de ayuda en la bsqueda, test mtrico de las investigaciones
de los estudiantes y test de valoracin de la ayuda a los docentes (formacin
de usuarios para docentes).
La herramienta de medicin de las percepciones est disponible en
red, constatndose diversa literatura publicada sobre su desarrollo27. Yakel
y Tibbo (2010 p.221) concluyen en su estudio que las expectativas difieren
frente a su aplicacin en entornos bibliotecarios, dado que el usuario
del archivo, por regla general, desconoce el uso y manejo de las fuentes
27
Archival Metrics. 2012. Disponible en: <http://www.archivalmetrics.org>. Acceso en: 15 mayo 2012. Vase
adems: DUFF, W. M.; YAKEL, E.; TIBBO, H.; CHERRY, J.; MCKAY, A.; KRAUSE, M.; SHEFFIEL, R.
The Development, testing and evaluation of the Archival Metrics Tolkits. American Archivist, v.73, n.2, p.569599, 2010, donde se describe el proyecto. Una visin anterior sobre ventajas y requisitos de la evaluacin
basada en usuarios puede ser consultada en: DUFF, W. M.; ARYDEN, J.; LINKILDE, C.; CHERRY, H.;
BOGOMAZOVA, E. Views of user-based evaluation: Benefits, barriers and reqeriments. American Archivist,
v.71, n.1, p.144-166 2008.
47
primarias, frente a aqul de un centro bibliotecario. Este hecho repercutir

en la toma de decisiones y en el modo de presentar los instrumentos de
trabajo, as como en el de planificar los servicios.
Iniciativas basadas en la calidad y la excelencia.
Los archivos han trabajado modelos de medicin de aspectos
concretos que inciden sobre el sistema de gestin de la unidad de archivo.
Muchos de ellos han optado por la certificacin de la norma ISO 9001
o/y por el logro del reconocimiento del sello de la excelencia mediante los
modelos Fundibeq, Efqm, etc. En la Pennsula Ibrica, el Archivo Municipal
de Oporto, El de Barcelona, el Archivo universitario de la Universidad
Complutense, la Unidad de Gestin Documental de la Diputacin de
Alicante, el Archivo Histrico Provincial de Len, Archivos Comarcales de
Catalua, etc. representan diferentes tipologas de Archivos certificados. El
modelo responde a la certificacin del sistema de gestin para la calidad de
la unidad de archivo, en el que se sobreentiende se incluyen los procesos
de archivo. La iniciativa analiza la conformidad con los requisitos de la
norma ISO 9001, esto es, conformidad con los requisitos del producto,
aseguramiento de la conformidad del sistema de gestin de calidad del
centro y mejora continua de la eficacia del sistema de gestin de calidad,
tal y como se especifica en la norma ISO 9001 (2008).
Otras iniciativas que han tenido aceptacin son las mediciones
para la obtencin del premio EFQM (en Iberoamrica vigente el modelo
FUNDIBEQ) con diversas adaptaciones elaboradas, en principio para la
medicin de servicios integrados bibliotecarios y de archivo, especialmente
de las universidades (Archivo General de la Universidad de Castilla-La
Mancha). El Sistema de Archivos de la Comunidad Autnoma de Castilla
y Len, en Espaa, ha adoptado una herramienta de reconocimiento de
la excelencia para aplicar a todos sus archivos, considerndola de fcil
aplicacin. Lgicamente, las diferencias entre el modelo normalizado y
el modelo de evaluacin de la excelencia basado en criterios difieren en el
alcance y en el mtodo de trabajo, aunque ambos son certificables.
En este contexto de la calidad y de mejora continuada, resta
sealar la existencia de un modelo de certificacin de servicios para las
instituciones del sector pblico, que en Espaa viene siendo regulado
48
Estudos
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mediante Real Decreto, desde 199928 y en el que se exige la elaboracin de

un instrumento de compromiso de calidad en los servicios, denominado
Carta de Servicios29, pudiendo ser certificable, desde el 2010, Las
Administraciones Pblicas han elaborado una gua metodolgica para
su realizacin y su presentacin a certificacin. El cumplimiento de
la legislacin obliga a la evaluacin continuada de los servicios y de los
compromisos de calidad ofertados desde una perspectiva de mejora.
Finalmente, sealamos una iniciativa acometida en Espaa
destinada a formular indicadores de procesos. La Mesa de trabajo de
Archivos de Administracin Local ha difundido el resultado de su trabajo
(ARCHIVOS, 2010), destinado a establecer indicadores de gestin para los
archivos de dicha Administracin. Su proyecto, bajo el lema de su utilidad:
conocer, valorar y racionalizar los procesos de gestin, se delimita a los
indicadores para medir los procesos y servicios de archivo. Se desestim
medir la gestin documental, al ser considerada de mayor alcance y, por
ende, ms exigente en el esfuerzo de consensuar elementos de medicin30.
5 Conclusiones e ideas a debate
En la bsqueda de una respuesta al interrogante qu evaluar?, se
han aportado conceptos sobre la medicin y la certificacin que facilitan
al lector no avezado mayor conocimiento sobre su alcance, naturaleza y
finalidad en el archivo y en su organizacin.
De igual modo, han sido enumerados las reas y criterios sujetos
a medicin y la visin que proporcionan del archivo: visin general de la
28
Real Decreto 1259/1999, de 16 de julio - por el que se regulan las cartas de servicios y los premios a la
calidad en la Administracin General del Estado (B.O.E. 10/08/99). Revisado y actualizado mediante el Real
Decreto 951/2005, de 29 de julio - por el que se establece el marco general para la Mejora de la Calidad en
la Administracin General del Estado (BOE, 3/09/2005). Correccin de errores (BOE n 227, 22/09/2005).
Mediante la Resolucin de 6 de febrero de 2006 de la Secretara General del Estado (AGE) se aprueban las guas
para la mejora, donde se explicita la metodologa para su elaboracin. Disponible en: <http://www.map.es/
documentacion/carta-de-servicios.html>. Acceso en: 15 mayo 2012.
29
El Artculo 8 del R.D. del 2005 las define como: documentos que constituyen el instrumento a travs del
cual los rganos, organismos y entidades de la Administracin General del Estado informan a los ciudadanos y
usuarios sobre los servicios que tienen encomendados, sobre los derechos que les asisten en relacin con aquellos
y sobre los compromisos de calidad en su prestacin.
30
La relacin de procesos analizados es la siguiente: ingresos, valoracin y disposicin, conservacin preventiva,
reproduccin preventiva, restauracin, consultas, prstamo, reproduccin de documentos, gestin de quejas y
de sugerencias y actividades de formacin y de difusin.
49
gestin o de su sistema y visin especfica sobre sus servicio, sus procesos,

sus productos, adems, de las percepciones investigadas sobre los servicios
ofrecidos a los usuarios. etc.
Asimismo, se ha informado sobre las iniciativas de medicin
elaboradas para evaluar la capacidad de un sistema de gestin convencional
o/y electrnico, para examinar la gestin de calidad o/y el logro de la
excelencia, as como para conocer la percepcin de los usuarios.
En un intento de responder al interrogante planteado sobre
las herramientas existentes, han sido enumeradas y compendiadas las
iniciativas antecedentes de medicin, datadas desde los aos 70 del pasado
siglo, as como algunas de las propuestas vigentes, surgidas en el presente
siglo. Lgicamente, no han sido examinados todos los proyectos, aunque
s aparecen aquellos que consideramos ms relevantes. La implementacin
de propuestas desvela la importancia que la medicin de archivos
representa para la comunidad archivstica en los ltimos aos, as como
para organismos productores y sociedad.
Precisamente, por el valor que la sociedad le otorga y el aporte que
conlleva con su existencia a la visibilidad y posicionamiento del centro en
la organizacin, tanto la evaluacin como la certificacin deben acometerse
con independencia, dado que nicamente mediante el aseguramiento
de la misma se actuar con suficiente imparcialidad y objetividad en las
conclusiones de los resultados obtenidos. As mismo, ambas enfatizan y
se basan en la evidencia, proceso este, que permite establecer conclusiones
fiables. Este aspecto es importante desde la perspectiva de un archivero,
dado que la medicin de la gestin de documentos se alimenta de
documentos, fidedignos, ntegros, autnticos, verificables y disponibles.
Esta prctica obedece a la mxima de calidad: escribir lo que se hace y
verificar lo que est escrito.
Adems, tanto la evaluacin como la certificacin deben
realizarse por agentes auditores y organismos certificadores de probada
conducta tica y gran profesionalidad. De igual modo, al auditor se le
exige actuaciones ecunimes, informando con veracidad sobre hallazgos,
obstculos y divergencias entre equipo auditor y auditados.
50
Estudos
avanados em
Arquivologia
Finalmente, sealamos que la mejora continuada, posible a partir

de los resultados de la medicin, debera ser una meta (orden estratgico)
presente en una organizacin para aumentar el desempeo de la organizacin
y beneficiar a las partes interesadas. Desde esta perspectiva, el archivero,
mediante la medicin puede y debe mejorar su visibilidad y valoracin
del ejercicio profesional. La posicin que ocupa el gestor de documentos
y de la informacin en una organizacin es esencial y refleja el valor que
la organizacin tiene de su gestin. Jane Loadman (2001) en un breve
estudio sobre la posicin del archivero en la organizacin, seala ante los
resultados del estudio, que el conocimiento sobre los beneficios de gestin
documental promovido por el archivero en la organizacin (vendido
seala esta autora) incidir directamente en su visibilidad. En esta lnea,
Carlota Bustelo (2009, p.130) confirma que la existencia de prcticas
de evaluacin y de certificacin no implica la generacin de ofertas de
certificacin, sealando que [...] primero hay que generar la demanda
para conseguir que las organizaciones estn dispuestas a pagar por ello.
Rockman (2002, p.182), refirindose a los centros bibliotecarios, aunque
aplicable, igualmente, a nuestro entender a un centro de archivos, seala
que la unidad informativa debe fortalecer el proceso de evaluacin mediante
mecanismos e instrumentos realistas que definan de modo consistente el
impacto y el valor de su ejercicio profesional en la organizacin para la que
actan. Coincidiendo con Loadman, a nuestro entender, se debe actuar
integrndose horizontal y verticalmente en la organizacin.
La existencia de numerosas iniciativas no invalida la investigacin
sobre la concrecin de nuevas herramientas. Existen amplias oportunidades
para trabajar nuevos instrumentos de medicin. Para ampliar su valoracin
y operatividad, las autoras McLeod, Childs y Heaford (2006), proponen
detalladamente como resultado del proyecto de evaluacin de las
aplicaciones informticas de medicin analizadas por ellas, una amplia
relacin de criterios, tiles para medir la capacidad y conformidad de la
gestin de documentos. Enumeramos las principales categoras de criterios
con objeto de facilitar al lector su alcance y de invitarle a considerarlo
como herramienta base para dar inicio a la creacin de nuevas propuestas.
Los criterios citados por las autoras son: procedencia y naturaleza de la
aplicacin empleada para la evaluacin. Audiencia a la que se dirige y en
51
la que es posible utilizar la aplicacin: sectores diferentes, heterogeneidad

de organizaciones, volmenes diferentes de organizaciones, categoras
profesionales diferenciadas, disponibilidad de adaptacin o de opciones
no contempladas; Cobertura: objetivos, tipologa documental, ciclo
de vida completo, explotacin y presentacin de resultados completa,
presentacin detallada y fidedigna de la situacin; Legislacin, normativa
y buenas prcticas empleadas para el desarrollo de la aplicacin, as como
clara trazabilidad en los criterios de evaluacin empleados; Formato
y procesamiento de los datos; Recursos necesarios para su aplicacin;
Accesibilidad y compatibilidad de la aplicacin, usabilidad y capacidad de
explotacin de los datos y de presentacin de los resultados.
Ann Phillips (2010) revela un dato curioso derivado de una
encuesta informal: el 95% de los empleados encuestados creen que
la medicin est pensada para detectar alguno de sus errores. De igual
modo desvela que en tormenta de ideas asociadas a dicho concepto suelen
aparecer trminos como miedo, intimidacin, notificacin de despido.
Considerando estos datos resulta difcil afrontar una evaluacin. No
obstante, creemos haber explicado la importancia de la misma. Concluimos
este estudio coincidiendo con Peter Drucker al valorar la importancia e
impacto de este proceso en la organizacin. Aseveramos que slo es posible
mejorar aquello que se puede medir, porque cuando se cuantifica en
nmeros aquello de lo que se habla, puede afirmarse que uno sabe algo
acerca de ello. El aporte de beneficios y de costes tangibles, la demostracin
de la capacidad de asegurar la conformidad, y la certificacin de sistemas,
centros y servicios de gestin documental y archivo presuponen una
invitacin para la accin.
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Estudos
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providing audit and certification of information security management systems. Ginebra:
ISO, 2011.
ISO/IEC 27007. Information technology - Security Techniques: Guidelines for information
security management systems auditing. Ginebra: ISO, 2011.
53
54
Captulo 3
Uma Discusso dos Documentos
Fotogrficosem Ambiente de Arquivo
Telma Campanha de Carvalho Madio
A discusso da fotografia, especificamente, e de todos os
demais suportes imagticos na rea da Arquivologia no Brasil ainda

incipiente e as referncias sobre o processamento tcnico desses materiais
so inexpressivas. Contrariamente artigos e livros sobre a conservao,
descrio documental, digitalizao e disponibilizao desses documentos
so constantes e bastante profcuas.
Ainda que haja uma ou outra comunicao espordica sobre
experincias e propostas de organizao de materiais fotogrficos,
percebemos que so aes locais e no aprofundam a discusso terica
arquivstica sobre o processamento e identificao da gnese documental.
Priorizam a identificao dos contedos imagticos e no a sua produo.
Como destaca Lopez (1996, p.190):
Os acervos de documentos imagticos tendem, muitas vezes, a no
revelar os princpios da organizao arquivstica, quando se valoriza
o contedo informativo da imagem, em oposio ao seu contexto de
produo, enquanto documento arquivstico.
55
A fotografia, oficialmente descoberta em 1839, traduziu-se em

uma busca de retratar o mais fielmente a realidade, de levar o conhecimento
captado a um maior nmero de pessoas, de tornar visvel o desconhecido
para a grande massa da populao, de eternizar momentos, fatos, pessoas.
Pela primeira vez no processo de reproduo da imagem, a mo foi
liberada das responsabilidades artsticas mais importantes, que agora
cabiam unicamente ao olho. Como o olho apreende mais depressa
do que a mo desenha, o processo de reproduo das imagens
experimentou tal acelerao que comeou a situar-se no mesmo nvel
que a palavra oral (BENJAMIN, 1994, p.167).
A suposta objetividade da fotografia vai sendo montada e reforada,

ao longo dos anos, pelo seu constante uso, como forma comprobatria
dos acontecimentos, dos lugares e das personalidades, em livros, jornais,
revistas, documentos pessoais e pblicos, identificaes policiais, entre
outros meios, que mostravam a imagem como cpia fiel do momento
congelado, eternizado pelas lentes do fotgrafo. Mais que reter o passado
numa imagem, a fotografia passa a ser instituda como um cone autntico
da realidade, capaz de registrar verdadeiramente o seu referencial.
Essa teoria da transposio literal do real para um suporte fotogrfico
seja ele de qualquer espcie, ainda encontra, hoje, defensores, pois se acredita
que o objeto a ser capturado, eternizado pela imagem, necessariamente,
parte da realidade. O que temos que apreender que esta realidade s
pode ser cogitada no momento circunstancial da tomada daquele objeto. A
funo e objetivos originais para essa ao, e tambm o olhar do fotgrafo
e, posteriormente, as transformaes dos processos tico/qumico, alm
de tambm o seu processamento documental, tanto imediato como o de
guarda, porm, deveriam ficar claros e estabelecidos, acompanhando esse
documento nas diferentes utilizaes que porventura tiver.
A realidade no essa coisa que nos dada pronta e predestinada,
impressa de forma imutvel nos objetos do mundo: uma verdade
que advm e como tal precisa ser intuda, analisada e produzida. Ns
seramos incapazes de registrar uma realidade se no pudssemos
ao mesmo tempo cri-la, destru-la, deform-la, modific-la: a ao
humana ativa e por isso as nossas representaes tomam a forma
ao mesmo tempo de reflexo e refrao. A fotografia, portanto, no
pode ser o registro puro e simples de uma imanncia do objeto: como
produto humano, ela cria tambm com esses dados luminosos uma
56
Estudos
avanados em
Arquivologia
realidade que no existe fora dela, nem antes dela, mas precisamente
nela (MACHADO, 1984, p.40).
Com a compreenso de que a fotografia s existe a partir desses

procedimentos ticos e qumicos e cuja concretude se deve ao de
um agente, no caso o fotgrafo, amador ou profissional, que seleciona,
constri, monta a cena e/ou objeto que pretende registrar, entende-se que,
anteriormente ao ato fotogrfico, existe uma intencionalidade ou funo
que determinou a iniciativa para esse registro.
Esses documentos, especificamente nos arquivos, durante muitos
anos foram tratados como documentao especial por sua fragilidade e
tipo de suporte, variado e distinto dos textuais. Na maioria das instituies
arquivsticas, a gnese documental dessa produo era desprezada e ignorada,
e a anlise recaa apenas nos suportes e elementos visuais. Conforme, Heredia
Herrera evidencia, no devemos confundir suporte e contedo:
Em el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el calificativo
va unido exclusivamente a los nuevos soportes. Son por lo tanto algo
distinto? Em cuanto que el suporte es algo externo, material, la esencia
no vara (HEREDIA HERREA, 1991, p.151).
Deve-se observar, ento, a manuteno da organicidade desses

documentos, no perdendo o processo original de produo e ordenao
em funo da descrio documental da imagem e muito menos ainda da
especificidade de seus suportes. H de serem observadas as condies ideais
para sua preservao, mas sua funo original no pode ser perdida ou
desprezada.
A fragilidade do suporte fotogrfico agudizou esse estado de coisas
estimulando uma bem intencionada interveno de fotgrafos, urbanistas,
historiadores e outros preocupados com a perda das informaes veiculadas
pelas imagens. Esses profissionais despenderam respeitveis esforos na
preservao fsica e/ou na restaurao de documentos fotogrficos antigos,
sem se preocuparem, entretanto, com a gerao institucional deles. Se, desse
ponto de vista, as diferenas na gerao tcnica das imagens fotogrficas so
significativas, do ponto de vista do arquivo, atento produo documental,
elas perdem relevncia. O paralelo com os documentos textuais presentes
em arquivos mostra-nos que a identificao da finalidade e do organismo
produtor que definem o documento e no sua tcnica de produo
(LOPEZ, 2000, p.159).
57
A necessidade da informatizao dos acervos fotogrficos para

disponibilizao ao pblico em geral est contribuindo, em muito, para
que a normatizao arquivstica desses acervos no seja observada e que
prevalea.
[...] a insero dos contedos de cada imagem em imensos bancos
de dados, alimentados pela iluso (quase cientificista) de que esta
classificao detalhada satisfatria para dar conta de todas (ou quase
todas) as buscas possveis; confunde-se anlise documentria com
organizao arquivstica (LOPEZ, 1996, p.190).
Constata-se que a maior parte das instituies que trabalham

com esses acervos, preocupa-se com a descrio imagtica individual e
a recuperao das tcnicas em detrimento do estudo e compreenso da
produo serial daquelas imagens, ou seja, de como se deu a formao desse
conjunto de documentos e, principalmente, de como foi sua, transferncia
e/ou recebimento para guarda permanente.
Seria bom, ento, retomar a definio do que documento de
arquivo, segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivologia.
Trata-se de
[...] conjunto de documentos que, independentemente da natureza
ou do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo
das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e
conservados em decorrncia de seu valor (DICIONRIO..., 1996).
De acordo com essa definio, o documento produzido, recebido,

processado e guardado pela instituio e/ou pessoa. Nesse caso, no se est
pensando em fotografias de coleo, banco de imagens ou outra instituio
que recolhe e armazena fotografias para venda, preservao e guarda. Essa
documentao existe em diversos arquivos, mas sua procedncia1, outro
princpio fundamental da arquivologia, deve ser respeitada e esclarecida.
Segundo os autores Joan Boadas, Llus-Esteve Casellas e M. ngels Suquet esta concepcin de los documentos
como parte de un conjunto estructurado que les da sentido y que, por lo tanto, debe respetarse e individualizarse se
denomina principio de procedencia (Respect des Fonds, Provenienzprinzip, Principle of Provenance). Naci con
la circular de 24 de abril de 1841 de Natalis Wailly, jefe de la seccin de los Archivos Departamentales del Ministerio
del Interior de Francia, y desde entonces su aplicacin se extendi a nivel internacional hasta convertirse en uno
de los fundamentos tericos principales que deben regir la organizacin de cualquier fondo o coleccin documental
(BOADAS; CASELLAS; SUQUET, 2001, p.115).
58
Estudos
avanados em
Arquivologia
Os pesquisadores Boadas, Casellas e Suquet destacam a necessidade

de se caracterizar e distinguir a formao dos acervos fotogrficos, assim
como sua procedncia:
La correcta identificacin de los conjuntos fondos o colecciones es
bsica a nivel metodolgico, ya que cada documento forma parte de
un todo estructurado del que, si se asla, no tiene sentido y cuyo inters
reside en la relacin con los documentos que lo preceden y que lo siguen,
en cuanto que viene a ser una instantnea dentro de una secuencia
documental (BOADAS; CASELLAS; SUQUET, 2001, p.115).
Portanto, deve-se primeiramente, compreender a fotografia

como resultado de uma funo, uma intencionalidade, seja institucional
ou particular. Apesar de a imagem fotogrfica muitas vezes no vir
acompanhada de uma referncia ou identificao textual situando a
funo daquele registro, deve-se ter claro que sempre haver uma ao, um
propsito original para a realizao dessa atividade.
essa ao original dentro de um contexto institucional
ou pessoal, realizada por um fotgrafo amador ou profissional, que
determinar o arquivamento do documento. No estamos discutindo
nesse momento a recuperao dos elementos imagticos da fotografia,
nem as tcnicas empregadas na realizao daquela imagem, mas o processo
de criao e consequentemente de guarda de um documento, que foi
produzido especificamente para o cumprimento de determinada funo,
que requeria esse tipo de registro e linguagem e nenhum outro. Para esse
tipo de identificao no podemos nos ater apenas no registro imagtico,
mas buscar a historicidade, o contexto de produo da(s) fotografia(s),
melhor dizendo, sua gnese documental.
Para o trabalho com fotografias, necessitamos minimamente
conhecer a histria e o desenvolvimento das tcnicas, para identificao dos
originais. Os resultados possveis da imagem, em um determinado perodo
histrico, tornam-se essenciais para a compreenso dos elementos visveis
e aparentes na fotografia, seja no negativo ou na ampliao, e mesmo para
o entendimento da utilizao desse tipo de documento para efetivao
da ao. Como menciona Snchez Vigil [] sin embargo, la imagen
tiene sus cdigos lingsticos, diferentes a los textuales, lo que confiere al
documento fotogrfico sus propios valores (SNCHEZ VIGIL, 2006).
59
A leitura de imagens deveria ser to corriqueira como a de um

texto escrito, mas a crena de que as fotografias assemelham-se fielmente
ao que representam, fez com que acreditssemos, por muitos anos, que
eram cpias da realidade e no representaes resultantes de processos
socioculturais especficos, determinados por regras de construes, meios
mecnicos, fsicos e qumicos para sua efetiva realizao.
A necessidade dessa identificao criteriosa que como toda
produo humana, a fotografia torna-se um documento de poca, porm,
se seus elementos originais constitutivos forem mantidos e identificados
em todo seu processo, se tornar efetivamente um documento arquivstico,
com seu valor probatrio/funcional assegurado. Durante sua elaborao,
processamento e arquivamento se observam algumas normas para
manuteno e preservao dos objetivos originais, visto que, como
j foi dito, o uso da fotografia como documento s possvel, quando
conseguimos recuperar todas as informaes explcitas e implcitas
imagem e ao processo de realizao do registro fotogrfico. Por isso,
fundamental que seja resgatada a historicidade da fotografia, ou seja, situla historicamente no tempo e no espao.
Kossoy (1989, p.45) explica que
Toda fotografia tem atrs de si uma histria. Olhar para uma fotografia
do passado e refletir sobre a trajetria por ela percorrida situ-la em
pelo menos trs estgios bem definidos que marcaram sua existncia.
Em primeiro lugar houve uma inteno para que ela existisse; essa
pode ter partido do prprio fotgrafo que se viu motivado a registrar
determinado tema do real ou de um terceiro que o incumbiu para a
tarefa. Em decorrncia desta inteno teve lugar o segundo estgio: o ato
do registro que deu origem materializao da fotografia. Finalmente,
o terceiro estgio: os caminhos percorridos por esta fotografia [...].
Por isso preciso rever o tratamento dispensado em diversos

arquivos, que tomam a fotografia como peas isoladas e passam a
descrev-las individualmente, perdendo-se a organicidade original da
documentao e sua relao intrnseca com os demais documentos
produzidos. A intencionalidade seja do autor ou da instituio produtora
deve ser preservada e mantida para no se alterar ou descaracterizar a
funo primeira da imagem.
60
Estudos
avanados em
Arquivologia
Portanto, a tentativa de definio das espcies documentais dos

documentos imagticos, construindo, assim, uma diplomtica, deve
ser colocada urgentemente na agenda de historiadores e arquivistas [...]
(LOPEZ, 1996, p.195).
Como prope Lopez, essa discusso h muito deveria estar em

pauta na rea arquivstica. A acelerao e o avano dos meios digitais em
todas as atividades pblicas e privadas esto forando a adequao dos
arquivos fotogrficos em grandes bancos de imagens, sem uma identificao
da gnese e das sries documentais.
Se no tratamento arquivstico do documento, for feita apenas
uma anlise dos elementos icnicos presentes nas fotografias, teremos a
descrio de acordo com a bagagem cultural do arquivista e a compreenso
que tem daquele momento histrico registrado, assim como as referncias
imagticas passveis de pesquisa. Entretanto, como se sabe, fundamental,
para uma identificao documental adequada, saber quem so seus
produtores e os motivos que os levaram a realiz-las; do contrrio a guarda
depender sempre do conhecimento e formao do profissional responsvel
pelo processamento e no pela funo original do documento.
Em vrias ocasies a imagem produzida pelo fotgrafo no ser
necessariamente utilizada ou arquivada segundo o que seu olhar captou e
sua funo original. Dessa maneira um assunto retratado em determinado
momento como o principal da imagem pode se tornar secundrio
posteriormente ou at mesmo perder sua referncia iconogrfica, se a
informao no for corretamente preservada. H imagens em que no
temos a contextualizao de sua produo, e o referencial passa a ser o
elemento vivo da fotografia, como se houvessem sido produzidas por e
com esse objetivo.
Se esses elementos que constroem a fotografia, no forem
identificados e preservados, sero eliminados ou esquecidos, restandonos, quando muito, a imagem congelada, e sua leitura ser incompleta, na
medida em que no haver o documento em sua integridade funcional e/
ou administrativa.
Lacerda (2008, p.94) reflete sobre isso e destaca que
61
Fotografias so consideradas, costumeiramente, documentos nicos,

referentes ao tema ou fato visual que apresentam, produto de uma
autoria que encontra no fotgrafo a personalidade criadora da imagem.
O reconhecimento de seu pertencimento a um arquivo, do carter
serial e muitas vezes burocrtico de sua produo, passa rotineiramente
despercebido por quem utiliza como fonte, constando nos trabalhos
apenas os nomes dos arquivos como simples informao de referncia da
fonte. Essa conduta acarreta pelo menos duas perdas. Por um lado, deixase de considerar os possveis significados que o exame das circunstancias
de produo do documento no contexto funcional pode oferecer, Por
outro lado, corre-se o risco de apresentar uma postura ingnua diante da
fonte ao assumir, pelo no questionamento, que as fotografias descritas
em instrumentos de pesquisa no carregam em si as marcas das decises
metodolgicas e tericas que ajudaram a transform-las em fontes
disponveis ao pesquisador (LACERDA, 2008, p.94).
Mesmo entendendo a fotografia como um documento de arquivo,

instituies e profissionais ainda tendem a classific-las em Colees ou
no mximo identificando em Fundos2, no atentando para sua insero
nas tarefas administrativas, rotineiras e cotidianas de uma instituio e/ou
fotgrafo, profissional ou amador. esse tipo de anlise e a necessidade
de se relacionar e inserir esses documentos no restante da produo
documental, identificando seu lugar e suas funes nesse conjunto que se
tornam prementes para as instituies que produzem/guardam fotografias.
A fotografia de arquivo, inserida em seu contexto funcional
e original de produo, dever e poder se relacionar com documentos
diversos textuais, eletrnicos, impressos, etc. - que foram tambm
produzidos para/por determinada funo. A fotografia no ser e no deve
ser reduzida a apenas um registro visual, mas diretamente relacionada com
toda essa produo.
A identificao do documento fotogrfico, em um fluxo
documental arquivstico, ampliar e favorecer a compreenso maior dos
significados, tanto visuais quanto os implcitos na elaborao e efetivao
enquanto documento de um arquivo.
Tentando elencar e identificar as experincias e as teorias
que discutem a fotografia como documento de arquivo, foi feito um
2
Segundo a definio do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (1996),
Fundo o conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
62
Estudos
avanados em
Arquivologia
levantamento3, no exaustivo sobre o tema. Iniciou-se com a busca de ttulos

que tratassem de fotografia e documentao de uma maneira geral e foi
ampliado para estudos tericos e histricos que contemplassem discusses
do uso, aplicabilidade e insero da foto em nossa sociedade. Resolveu-se
no relacionar os ttulos que tratassem de trabalhos de profissionais da
fotografia, por acreditarmos que fugia do escopo da pesquisa.
A coleta para arquivos audiovisuais e os tratamentos que
dispensam organizao e a conservao dos materiais imagticos foi
ampliado, porm a seleo foi restrita aos arquivos, abarcando instituies
artsticas, culturais e pessoais. Essa anlise mostrou-se relevante, pois
permitiu evidenciar o referencial terico e as diferentes metodologias do
tratamento documental, mesmo aqueles autores que priorizam as questes
da conservao.
Os ttulos levantados foram agrupados de acordo com a principal
temtica abordada pela publicao, de uma forma ampla e sem pretender
refletir todas as vertentes trabalhadas pelo autor, mas se tentou visualizar
os temas mais recorrentes.
Documental, so as propostas e reflexes sobre organizao,
processamento, conservao e recuperao da fotografia e/ou audiovisual.
Insero da fotografia/imagem no contexto documental.
Histrica, aborda o desenvolvimento da fotografia em nossa
sociedade.
Terica, traz abordagens conceituais e analticas da fotografia
e/ou audiovisual nas diversas cincias humanas. Repercusso e usos em
nossa sociedade. Significaes da fotografia e/ou audiovisual e as diferentes
interpretaes imagticas.
Tcnica a temtica que trabalha a evoluo dos processos e
equipamentos.
3
Pesquisa realizada pelo Grupo de Estudos Fotografia e Arquivo, Curso de Arquivologia da Unesp, Cmpus de
Marlia, 2006 a 2010.
63
Tabela 1: Total dos ttulos levantados classificados por temtica.

Temtica
Quantidade
Documental
38
Histrica
26
Tcnica
12
Terica
83
Terica/Documental
02
Total
161
Fonte: Dados da pesquisa.
Os ttulos que abordam especificamente o processamento

arquivstico dessa documentao, desde a recepo ou produo do
material at a disponibilizao ao pblico, so baixos e mostraram-se de
difcil localizao, pois na grande maioria so artigos, dissertaes e teses e
na maioria das vezes no esto disponveis para consultas on-line.
Portanto, a maior parte dos ttulos aborda questes Tericas
(51%), seguida pela Documental (24%), Histrica (16%), Tcnica (8%)
e, finalmente, Terica/Documental (1%).
Essa configurao surpreende, pois se acreditava que a temtica
Documental seria bem menor, porm ao analisar o contedo dos ttulos
constata-se que um grande nmero aborda questes de conservao e
indexao dos documentos.
Ao focar prioritariamente a temtica Documental, somente trs
publicaes, coincidentemente duas teses e uma dissertao, de autoria
de Andr Porto Ancona Lopez (2000), de Aline Lacerda (2008) e de
Eliana Ktia Pupim (2010) discutem a gnese documental e a organizao
arquivstica de fotografias. So trabalhos que trazem reflexes sobre a
insero desse documento nos arquivos, como a rea vem trabalhando
ao longo do tempo e como a maioria das instituies, pela especificidade
da fotografia, acaba privilegiando a recuperao rpida da informao,
esquecendo que foi criada administrativamente com uma funo original.
64
Estudos
avanados em
Arquivologia
Andr Porto Ancona Lopez faz a anlise das especificidades de

documentos imagticos e prope o contexto de produo enquanto diretriz
da organizao arquivstica que segundo ele, o elemento primordial,
capaz de garantir a compreenso da gnese documental, a identificao
dos contedos e a utilizao na pesquisa histrica.
O trabalho de Aline Lacerda traz a anlise dos manuais clssicos de
Arquivo, traando o tratamento e propostas que abordavam ou deixavam
de lado os documentos fotogrficos. Investiga tambm a contextualizao
da produo do arquivo de imagens como forma de entendimento do
contexto funcional responsvel pelo surgimento dos documentos visuais
e, por outro, afirma o carter arquivstico do documento fotogrfico,
considerando suas peculiaridades.
J Eliana Ktia Pupim, preocupada com a produo de lbuns
fotogrficos em uma empresa de grande porte da rea de eventos, faz um
levantamento minucioso do fluxo documental, delineando a estrutura
organizacional da empresa, identificando as atribuies, as atividades e as
rotinas especficas do setor denominado Arquivo de lbuns Fotogrficos,
responsvel pelo seu depsito e guarda.
Esses trabalhos destacam-se na rea arquivstica, pois tratam e
refletem como a fotografia deve ser inserida nas atividades administrativas
das empresas (pblicas e/ou privadas) e tambm nos arquivos pessoais.
Propem a anlise desse documento no contexto de sua produo e a
necessidade da identificao orgnica de sua criao.
Algumas publicaes classificadas nessa temtica abordam de
uma maneira superficial e inicial a organizao de fotografias, porm
no aprofundam as questes arquivsticas, como provenincia, gnese,
classificao, etc., conceitos fundamentais e relevantes para que os
documentos arquivsticos reflitam sua produo, contexto e relao
orgnica com os demais documentos produzidos pela instituio original.
Porm, a maior parte das publicaes com essa temtica discute a
indexao e a conservao de acervos fotogrficos. A recuperao rpida da
informao e a polissemia da imagem fotogrfica suscitam trabalhos que
propem procedimentos e etapas para o tratamento dessa documentao.
Ao mesmo tempo, trazem os programas de computadores que facilitam
65
o gerenciamento e a busca da informao local ou pela internet. Outros

abordam as principais tcnicas de higienizao, acondicionamento,
climatizao, o mobilirio recomendado e at mesmo o restauro.
Os ttulos classificados na temtica Terica so em maior nmero
e refletem a diversidade e usos que a fotografia tem nas diferentes reas do
conhecimento e em nossa sociedade. So ttulos que analisam, discutem e
propem um novo olhar na interpretao e compreenso dessa linguagem.
A Histrica traz o desenvolvimento e principais momentos em
que a fotografia foi utilizada, tornando-se uma valiosa referncia e fonte
para as pesquisas dessa rea.
Finalmente, as publicaes com a temtica Tcnica em menor
nmero nesse levantamento, abordam os processos, equipamentos, recursos,
programas digitais, auxiliando profissionais e ensinando amadores.
Nesse levantamento, o mais relevante foi identificar as publicaes
que discutem a temtica documental e perceber que apesar de incipiente
as pesquisas esto sendo divulgadas e a rea tem percebido a importncia
em se manter a organicidade original desses documentos, para no perder
informaes importantes da/sobre a documentao.
Esse avano significa que h um entendimento de que a fotografia
um documento de arquivo, identificando-se o Fundo e/ou colees
originais, mas estudos ligados a sua insero nas rotinas e funes ainda
so carentes. necessrio que esses trabalhos e reflexes sejam divulgados e
que realmente a fotografia no seja mais abordada como novo documento
ou documento especial, pois comprovadamente, desde seu aparecimento
no final do Sculo XIX, foi incorporada e utilizada em funes especficas
dentro de instituies e por diversos profissionais.
H muito tempo, a Conservao e a recuperao da informao
de documentos fotogrficos so preocupaes das unidades informacionais
de uma maneira geral, inclusive nos arquivos, o que contribuiu para que
no fossem observados e/ou pesquisados o contexto e a gnese documental,
dada a urgncia da preservao, recuperao e/ou divulgao.
Portanto, alm da discusso das normas arquivsticas para os
documentos imagticos, que premente em todas as instncias e para a
66
Estudos
avanados em
Arquivologia
fotografia ser incorporada no fluxo documental do arquivo, produzida

com um fim especfico e com funes definidas e estabelecidas, enfim
como prova de aes, precisamos discutir e avaliar o processo e tratamento
documental aplicado e desenvolvido a esses documentos seja em arquivos
pblicos ou privados. Os critrios de produo, de guarda, a funo
devidamente preservada e normatizada devem ser identificados e mantidos,
de maneira a garantir o processamento desses documentos adequado em
todas as instituies detentoras de acervos.
Referncias
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de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. (Publicaes Tcnicas, 51) Disponvel em:
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Gijn: Ediciones Trea, 2006.
68
Captulo 4
Paradigmas de Investigacin
en Archivstica
Jos Luis Bonal-Zazo
1 Introduccin
Los archivos y la Archivstica no son algo esttico o inmutable,
por el contrario a lo largo de su historia han sufrido una evolucin constante

e incesante. En opinin de Silva et al. (1998) la Archivstica ha pasado por
tres grandes fases: fase sincrtica y custodial, fase tcnica y custodial y fase
cientfica y post-custodial.
La fase sincrtica y custodial se extiende desde comienzos del Siglo

XVIII hasta finales del Siglo XIX. Durante este perodo la disciplina se
configura como una materia auxiliar de la Historia, fuertemente ligada a la
Paleografa y a la Diplomtica y orientada a un objeto concreto: la custodia
de archivos histricos (SILVA et al., 1998, p.210). La edicin del Manual de
organizacin y descripcin de archivos de Mller, Feith y Fruin en 1898 marc
el paso a la fase tcnica y custodial, una fase caracterizada por la progresiva
independencia de las tcnicas historiogrficas y por la consolidacin de
69
un cuerpo terico propio, centrado, principalmente, en las actividades

prcticas de tratamiento y gestin documental (SILVA et al., 1998). En
los Aos 80 se inicia la fase cientfica y post-custodial, en la cual se produce
la aproximacin de la Archivstica a las Ciencias de la Documentacin (o
Ciencias de la Informacin), al tiempo que se consolidan los fundamentos y
principios propios. Por otra parte, en esta fase, el desarrollo tecnolgico ha
modificado sustancialmente el trabajo tcnico del archivo, sobrepasando la
mera funcin de custodia de los documentos para participar tambin en su
produccin y uso (GILLILLAND-SWETLAND, 2000).
Si admitimos que en la actualidad nos encontramos en la fase
cientfica de la Archivstica, cabe plantearse la siguiente pregunta: cules
son los rasgos que indican que la Archivstica ha llegado a una fase cientfica?
o, formulado de otro modo, por qu podemos afirmar que la Archivstica
se encuentra en una fase cientfica?
Es posible advertir la existencia de indicadores externos que
actan como evidencia del carcter cientfico de la disciplina: los estudios
de Archivstica se han implantado en las universidades; existen revistas
de carcter cientfico que siguen estrictos protocolos de publicacin de
trabajos de investigacin; se celebran congresos, jornadas y reuniones
ajustadas a los cnones de ese tipo de encuentros cientficos; existe
tambin, indudablemente, una comunidad interesada en el desarrollo de
la Archivstica; se dispone de fuentes de financiacin para el desarrollo
de proyectos de investigacin especficos, etc. (GILLILAND, 2004;
NUEVOS, 2006).
Sin embargo, e independientemente de los factores de carcter
externo o material, es preciso tambin identificar los aspectos intrnsecos
que permiten afirmar, sin ningn gnero de dudas, que la Archivstica ha
alcanzado la fase cientfica. En este sentido resulta interesante revisar la
Teora sobre las Revoluciones Cientficas de Kuhn.
2 La teora de las revoluciones cientficas
Las teoras de Kuhn rompen con la idea de la tradicin
acumulativa lineal de la ciencia, es decir con el planteamiento de que la
ciencia evoluciona de una forma continuada, en la que los nuevos avances
70
Estudos
avanados em
Arquivologia
cientficos se aaden a los anteriores sucesivamente, en un proceso continuo

de bsqueda de la verdad cientfica. Por el contrario, para Kuhn la ciencia
evoluciona de forma discontinua, es decir con rupturas bruscas respecto a
los planteamientos existentes, rupturas que el autor denomina revoluciones
cientficas (KUHN, 1971).
En el proceso de una revolucin cientfica se diferencian varias
fases. Inicialmente (en la denominada fase precientfica) se produce la
aparicin de diversos enfoques para abordar el objeto de estudio, a
menudo se trata de teoras parciales que resultan conflictivas e incluso
incompatibles. Durante esta fase se produce una depuracin progresiva
hasta que los miembros de la comunidad cientfica alcanzan el consenso
sobre aspectos relevantes de carcter terico y metodolgico. Se inicia as
la segunda fase, llamada por Kuhn de ciencia normal, en la cual se produce
la aplicacin generalizada del modelo de investigacin definido, sin que
sea cuestionado por ningn miembro de la comunidad. Sin embargo, tras
la aparicin de crticas al modelo, o anomalas en el funcionamiento del
mismo, ste comienza a ser cuestionado, hasta ser sustituido por un nuevo
modelo; este proceso de transicin constituye la tercera fase, o fase de
ciencia revolucionaria (Kuhn, 1971).
De acuerdo al planteamiento de Silva et al. (1998) la Archivstica
se encuentra en su fase cientfica. Sin embargo, tal como acabamos de
advertir, segn Kuhn, la ciencia no es lineal y uniforme, sino que puede
encontrarse en alguno de los tres estadios sealados: precientfico, de ciencia
normal o de ciencia revolucionaria. Surge as la siguiente cuestin: en
qu estadio cientfico se encuentra la Archivstica? Para responder a esta
pregunta es preciso reflexionar sobre otro concepto propuesto por Kuhn,
el concepto de paradigma de investigacin.
3 El concepto de paradigma de investigacin
En el contexto descrito, el modelo que se crea, se consolida y
desaparece constituye un paradigma de investigacin. El concepto de
paradigma no es exclusivo del mbito de la investigacin cientfica.
Un paradigma es un modelo a seguir y puede ser aplicado en distintos
entornos. Por ejemplo, en el mbito profesional de los archivos, autores
71
como. Greene. (2002). hablan. de. la. existencia. de. dos. paradigmas:. el.
paradigma. archivstico. (archival paradigm). y. el. paradigma. de. la. gestin.
de.documentos.(recordkeeping paradigm).o,.expresado.en.otros.trminos,.
paradigma custodial.y.paradigma post-custodial.
De. forma. especfi.ca,. en. el. entorno. de. la. investigacin.
cientfi.ca,. Kuhn. defi.ne. paradigma. como. []. una. realizacin. cientfi.ca.
universalmente. reconocida. que,. durante. cierto. tiempo,. proporciona.
modelos.de.problemas.y.soluciones.a.una.comunidad.cientfi.ca.(KUHN,.
1971)..Un.paradigma.es,.por.tanto,.un.modelo.de.investigacin.aceptado.
A. lo. largo. del. tiempo. numerosos. autores. han. revisado. y.
desarrollado.el.concepto.de.paradigma.propuesto.por.Kuhn,.proponiendo.
nuevas.defi.niciones.del.trmino,.muchas.de.las.cuales.han.sido.recogidas.
por.Gonzlez.(2005)..A.partir.del.anlisis.de.los.aspectos.tratados.por.las.
mismas.es.posible.caracterizar.con.ms.precisin.el.concepto.de.paradigma.
de.investigacin..Los.textos.analizados.defi.nen.el.concepto.de.paradigma.
desde. 8. puntos. de. vista:. 1.. Naturaleza;. 2.. Objeto;. 3.. Metodologa;. 4..
Conocimiento;.5..Valores;.6..Sujetos;.7..Finalidad;.8..Temporalidad.
Figura.1:.Dimensiones.de.los.Paradigmas.de.Investigacin.
Fuente:.Elaborada.por.el.autor.
72
Estudos
avanados em
Arquivologia
1. Naturaleza. Por su naturaleza cualquier paradigma, independientemente

del entorno cientfico en que se desarrolle, es un sistema complejo de
ideas, conceptos y normas que sirven como patrn de investigacin.
Este carcter comn a todos los paradigmas confiere al concepto su
dimensin esencial o sustancial. Estos sistemas se basan en experiencias
de investigacin desarrolladas que demuestran la viabilidad del modelo,
es decir no son solamente conjuntos de ideas de carcter especulativo,
sino que se basan en actividades de investigacin probadas. De este
modo un paradigma de investigacin se configura como el contexto
o entorno en el que se desarrolla una actividad cientfica fiable y, tal
como advierte Shulman (1989), la participacin en un paradigma
determinado implica un compromiso no escrito sobre el modo de
desarrollar la actividad cientfica.
2. Objeto. Un paradigma de investigacin debe tener definido un objeto
de estudio. Es posible hablar as de una dimensin ontolgica de
los paradigmas de investigacin, ya que se orientan al anlisis de un
determinado tipo de entidades, las cuales, segn Grossmann forman
las categoras del mundo u ontologas (GROSSMANN, 2007). Por
esta razn diversos autores coinciden en sealar que los paradigmas
ofrecen problemas de investigacin, aunque, de forma ms precisa,
realmente proporcionan tipos o modelos de problemas (KUHN, 1971;
PLANCHART, 1978), ya que, efectivamente, no presentan problemas
concretos, sino grandes categoras de problemas (u ontologas), las
cuales constituyen el objeto de estudio de una ciencia.
En el caso particular de la Archivstica el objeto de estudio fue, durante
mucho tiempo, el archivo y el documento, este ltimo, por otra
parte, tambin objeto de estudio de la Diplomtica, aunque con un
enfoque diferente. En la actualidad, sin embargo, el principal objeto de
estudio de la Archivstica es la informacin, considerada desde distintas
perspectivas: su produccin, tratamiento, gestin, planificacin,
evaluacin y consumo.
3. Metodologa. Un paradigma de investigacin debe contar con una
metodologa propia, es decir con un conjunto de procedimientos
racionales o empricos que permitan alcanzar el conocimiento
en una investigacin. A menudo la dimensin metodolgica de
73
los paradigmas de investigacin predomina sobre el resto de las

dimensiones (ontolgica, epistemolgica, etc.) y los paradigmas se
definen exclusivamente por los mtodos empleados. Es el caso de la
tradicional confrontacin existente entre la investigacin cualitativa
y la investigacin cuantitativa, presentada frecuentemente como un
enfrentamiento entre un supuesto paradigma cualitativo y un supuesto
paradigma cuantitativo. Tal como sealan Pramo y Otlvaro (2006)
[] la distincin nominal entre investigacin cuantitativa y cualitativa
es equivocada, por cuanto dicha distincin se basa en el uso de un tipo
particular de tcnicas de recoleccin y anlisis de informacin, para
ambos autores es preferible dar prioridad a los aspectos epistemolgicos
y ontolgicos sobre los metodolgicos.
Dentro de la dimensin metodolgica de un paradigma se incluyen
los mtodos, las tcnicas, e incluso la Metodologa, es decir el propio estudio
de los mtodos y tcnicas apropiados para una disciplina1. En algunas
ocasiones se utilizan indistintamente estos trminos, principalmente
las expresiones mtodos y tcnicas. En un sentido estricto el mtodo es
[] la lgica procedimental que gua el proceso de construccin del
conocimiento (PRAMO; OTLVARO, 2006), es decir es un proceso
complejo que abarca el conjunto de acciones comprendidas entre la
concepcin y diseo del procedimiento de investigacin y el anlisis de
los resultados obtenidos. Por el contrario las tcnicas de investigacin son
las acciones especficas llevadas a cabo para obtener informacin original
(cuestionarios, entrevistas, grupos de discusin, etc.).
En el mbito de la Archivstica es posible encontrar diferentes
mtodos de investigacin y numerosas tcnicas de recogida de datos,
dependiendo del enfoque dado al objeto de estudio. En muchas ocasiones
se trata de mtodos y tcnicas procedentes de otras disciplinas, sin embargo,
desde el punto de vista profesional, la materia cuenta con un mtodo
propio, el mtodo archivstico, un mtodo de carcter emprico orientado
a conocer la estructura funcional y, si procede, orgnica de los productores
de los fondos documentales con el fin de definir su modelo conceptual de
organizacin de informacin. Ya en los Aos 80 Lodolini defenda la idea
1
Realmente la Metodologa forma parte de la Epistemologa, y como tal se configura como una parte de la
Filosofa que tiene como objeto los mtodos aplicables a la investigacin cientfica.
74
Estudos
avanados em
Arquivologia
de que este mtodo archivstico es el elemento que da a la disciplina su

carcter cientfico.
1. Conocimiento. La obtencin de conocimiento es el fin ltimo de la
investigacin y, por tanto, el conocimiento es un elemento esencial de
cualquier paradigma de investigacin, configurando as la dimensin
epistemolgida del mismo. Desde el punto de vista epistemolgico un
paradigma est formado por todos los principios, teoras, conceptos,
pareceres, formas de razonamiento y trminos que un grupo de
investigadores comparte. Todos estos elementos contribuyen a dar
respuesta a los problemas planteados, constituyendo la solucin a los
mismos. Sin embargo no existe una solucin nica. Por el contrario
existen diferentes modos de percibir la realidad, los cuales pueden
dar lugar a diferentes concepciones de la misma. Comnmente
se aceptan cuatro grandes puntos de vista epistemolgicos para
comprender la realidad (PASEK DE PINTO; MATOS DE ROJAS,
2006; MARTNEZ MARN; ROS ROSAS, 2006): el racionalisa
(o deductivo); el emprico (o inductivo); el fenomenolgico y el
reflexivo (crtico o hermenutico). Algunos autores hablan de la
existencia de otros enfoques como el holstico o de la complejidad
(PASEK DE PINTO; MATOS DE ROJAS, 2006). No obstante, los
modelos sealados pueden ser agrupados en dos grandes categoras:
los centrados en el conocimiento objetivo de la realidad (racionalismo
y empirismo) y los orientados hacia el conocimiento subjetivo de la
realidad (fenomenologa y hermenutica).
Desde el punto de vista epistemolgico, la Archivstica, aunque
tiene algunos elementos de tipo racionalista, debe ser considerada
principalmente como una disciplina de carcter emprico y
hermenutico, ya que el avance cientfico dentro de la misma se lleva a
cabo gracias a procedimientos de carcter inductivo y a la interpretacin
de hechos acontecidos.
2. Valores. Los valores constituyen un componente ms de un paradigma.
Los valores son cualidades atribuidas al proceso de investigacin, se trata
de cualidades tales como el rigor, la meticulosidad o el comportamiento
tico. La suma de elementos ticos y deontolgicos configuran la
dimensin axiomtica de los paradigmas de investigacin.
75
3. Sujetos. Un paradigma es compartido y aceptado por una comunidad

cientfica determinada, pero no por una comunidad de un entorno
geogrfico limitado, sino por una comunidad mundial, ya que, como
apunta Kuhn, un paradigma es una realizacin cientfica universalmente
reconocida. Los cientficos adheridos a ese paradigma tienen una
percepcin determinada de la realidad, esa percepcin conforma
la cosmovisin del grupo. En la medida en que existen distintos
paradigmas existen tambin distintas percepciones de la realidad, lo
cual no supone que haya percepciones vlidas y percepciones invlidas:
siempre que haya distintos paradigmas vlidos habr tambin distintas
percepciones vlidas. Se entiende as la dimensin subjetiva de los
paradigmas, ya apuntada al tratar su dimensin epistemolgica.
4. Temporalidad. Debido al carcter cclico de las revoluciones cientficas
los paradigmas tienen una limitacin temporal, reducida a la poca o
momento histrico en que se desarrollan. En determinadas ocasiones
el entorno tecnolgico, el desarrollo cientfico y la expansin de reas
de conocimiento afines condicionan la aparicin, consolidacin y
desaparicin de un paradigma en una disciplina. As ocurre, por
ejemplo, en el momento actual de la Archivstica, donde el desarrollo
digital y la expansin de los documentos electrnicos est modificando
sustancialmente los modelos de trabajo y, en consecuencia, el objeto
de la investigacin.
5. Finalidad. Los paradigmas de investigacin tienen fines y objetivos
determinados, los cuales confieren al concepto su dimensin teleolgica,
una dimensin relevante porque permite justificar su utilidad final.
Como ya apuntamos, al tratar su naturaleza, la finalidad ltima de un
paradigma es proporcionar un entorno apropiado para desarrollar el
trabajo de investigacin y favorecer la bsqueda del conocimiento, un
entorno que permita:
Orientar y organizar la investigacin de una disciplina
(DAMIANI, 1997 apud GONZLEZ, 2005) actuando as como una gua
para los investigadores de esa disciplina (ORTIZ, 2000).
Sustentar el propsito, los objetivos y el mtodo de una
investigacin (CONTRERAS, 1996 apud GONZLEZ, 2005), es
76
Estudos
avanados em
Arquivologia
decir, disponer de un criterio que permita determinar la validez de una

investigacin.
Favorecer la comunicacin de la investigacin de una disciplina
(DAMIANI, 1997 apud GONZLEZ, 2005). La existencia de una
terminologa precisa y comn resulta determinante para hacer posible la
difusin de los resultados de una investigacin y su mejora.
Definido el concepto de paradigma, por su naturaleza y finalidad y
por sus dimensiones ontolgica, metodolgica, epistemolgica, axiomtica,
subjetiva y temporal, surgen dos nuevas cuestiones: existen paradigmas de
investigacin en el mbito de la Archivstica? y, si es as cules son?
4 Paradigmas de investigacin en las Ciencias de la Informacin y en
la Archivstica
Segn Mastermann las ciencias naturales se caracterizan por
ser monoparadigmticas, por el contrario las ciencias sociales son
poliparadigmticas (MASTERMAN, 1970 apud ORTIZ, 2000). La
Archivstica, en calidad de ciencia social, debe ser incluida en la segunda
categora y ser considerada como una disciplina poliparadigmtica, pero
cules son sus paradigmas de investigacin?.
En el marco de las Ciencias de la Informacin existen diferentes
paradigmas de investigacin reconocidos. Si admitimos la vinculacin
de la Archivstica con las Ciencias de la Informacin, es preciso tambin
aceptar que los paradigmas existentes en las Ciencias de la Informacin
pueden ser paradigmas propios de la Archivstica. Por esta razn resulta
apropiado conocer los paradigmas de investigacin de las Ciencias de la
Informacin y determinar cules de ellos pueden ser compartidos por
la Archivstica. Para intentar dar respuesta a esta cuestin se dise una
metodologa estructurada en tres grandes fases:
1. En primer lugar, fueron localizados y analizados diferentes trabajos de
carcter descriptivo con el fin de conocer y definir los paradigmas de
investigacin existentes en el entorno de las Ciencias de la Informacin.
2. En segundo lugar, se realiz una bsqueda de tesis doctorales sobre
archivos y Archivstica defendidas en universidades espaolas. Las
77
tesis doctorales constituyen el principal trabajo de investigacin en

el mbito acadmico y, aunque su elaboracin es prolongada y su
nmero reducido, son el tipo de documento ms fiable para analizar
aspectos cientficos de una disciplina. La bsqueda se desarroll a
partir de la Base de datos de tesis doctorales espaolas (TESEO). Aunque
inicialmente fueron recuperadas las referencias de 106 tesis doctorales,
finalmente, tras el proceso de seleccin, el nmero se redujo a 90, todas
ellas correspondientes al perodo 1978-2011.
3. En tercer lugar, las tesis seleccionadas fueron clasificadas en cada uno
de los paradigmas de investigacin identificados previamente en el
entorno de las Ciencias de la Informacin. Aunque en la mayora de
los casos no existieron dificultades para la identificacin del paradigma
de investigacin al que corresponda cada tesis doctoral, en algunas
ocasiones s se plantearon algunos problemas por tratarse de trabajos
que, por algunos aspectos de su contenido, podan ser clasificados en
distintas categoras. Pese a todo, incluso en los casos ms complejos,
fue fcil identificar el paradigma dominante.
En las Ciencias de la Informacin es posible encontrar diferentes
paradigmas de investigacin reconocidos, algunos fuertemente consolidados,
como el de la recuperacin de la informacin o el bibliomtrico y otros con
unos lmites ms difusos. Existen trabajos sintticos de carcter general que
presentan, de forma breve pero clarificadora, los principales paradigmas
de las Ciencias de la Informacin (GARCA JIMNEZ, 2002; GARCA
MARCO, 2008). Existen tambin otros que se ocupan detalladamente
de paradigmas concretos, como los relacionados con la representacin y
la recuperacin de la informacin (GARCA MARCO, 1995; ELLIS,
1998; GARCA MARCO, 2008). En conjunto, en este entorno, fueron
identificados los siguientes paradigmas de investigacin: 1) Paradigma
conservacionista o tradicional; 2) Paradigma semitico-lingstico; 3)
Paradigma de recuperacin de la informacin (fisicalista-informacional);
4) Paradigma lgico-matemtico; 5) Paradigma cognitivo; 6) Paradigma
economicista empresarial; 7) Paradigma social; 8) Paradigma mtrico.
78
estudos
aVanados eM
arquiVoLogia
Grfi.co.1:.Paradigmas.y.el.Nmero.de.Tesis.Doctorales.de.Archivstica.
Fuente:.Elaborado.por.el.autor.
El.paradigma.conservacionista o tradicional (GARCA.MARCO,.

1995;.GARCA.JIMNEZ,.2002).se.centra.en.el.documento.como.objeto.
de.anlisis.y,.por.extensin,.en.el.estudio.individualizado.de.una.biblioteca.
o. un. archivo. determinado,. como. centros. de. custodia. de. documentos..
Seala.Garca.Jimnez.que,.desde.el.punto.de.vista.metodolgico,.se.ocupa.
de.aspectos.normativos,.descriptivos.e.inventarales.
Se. trata. de. un. paradigma. que,. incuestionablemente,. existe.
dentro.de.la.investigacin.archivstica,.donde.el.anlisis.de.un.documento.
concreto.o.el.estudio.de.la.documentacin.de.un.archivo,.de.una.persona,.
de. una. institucin. o. de. una. familia. ha. sido. frecuentemente. objeto.
de. investigacin.. Prueba. de. ello. es. que. el. 83,3%. de. las. tesis. doctorales.
sobre. archivos. localizadas. en. la. base. de. datos. TESEO. corresponden. a.
este.paradigma.(n=75;.N=90)..No.obstante,.no.hay.un.nico.modelo.de.
investigacin.tradicional,.dentro.del.elevado.nmero.de.tesis.clasifi.cadas.
en. esta. categora. es. posible. advertir. la. existencia. de. cinco. grandes. subcategoras:
79
1. Estudios diplomticos, bien de un tipo de documento determinado

(por ejemplo Los obituarios de la Catedral de Burgos o Anlisis de
la cartografa de Guipzcoa en el Archivo General de Simancas. Siglos
XVI, XVII y XVIII), bien de los documentos de una regin o de un
archivo (por ejemplo: Coleccin diplomtica del Archivo Municipal de
Benavente: estudio histrico, paleogrfico, diplomtico y Lingstico o
De Diplomtica Regia Aragonesa Medieval segn fondos documentales
darocenses del Archivo Histrico Nacional de Madrid).
2. Instrumentos de descripcin de un archivo. Se trata de trabajos
de investigacin que presentan un instrumento de descripcin
acompaado de un estudio institucional o biogrfico del productor
(en este grupo se encuentran tesis como: La Junta de Proteccin a la
Infancia de Barcelona: aproximacin histrica y gua documental de su
archivo (1908-1985 o Gua del Archivo de Protocolos Notariales de
Granada)).
3. Estudios temticos. Se trata de trabajos de investigacin en los cuales
se usa la documentacin de algn archivo concreto para realizar el
estudio en profundidad de un tema determinado (un grupo social, una
familia, una poca, un lugar o, frecuentemente, cuestiones de carcter
demogrfico). Realmente no son trabajos de investigacin archivstica
propiamente dicha, sino estudios de carcter histrico en los que un
archivo determinado se utiliza como principal fuente de investigacin.
Dentro de este grupo se encuentran tesis como: La familia Coln
a travs del Archivo de la Casa de Veragua; Aspectos sanitarios de los
Archivos Parroquiales del Valle de Arn. Siglos XVII-XVIII; o Memoria
histrica y vida de la nobleza a travs del Archivo Viana.
4. Historia de los archivos y de la Archivstica. Dentro de este conjunto
se incluyen trabajos que se ocupan de la historia de algn archivo
determinado (por ejemplo El Archivo de la Villa de Madrid en la alta
edad moderna (1556-1606)); tambin pueden ser trabajos relativos
a la situacin de los archivos en un perodo determinado (Poltica
documental en Espaa en el Siglo XIX. La accin del Estado en la promocin
de Archivos y Bibliotecas); o incluso relativos a la historia de cuestiones
tericas de la Archivstica, por ejemplo: Organizar archivos: anlisis
histrico de las propuestas hispnicas (Siglos XVI al XIX) o Concepto
80
Estudos
avanados em
Arquivologia
y naturaleza terica del principio de procedencia archivstico: gnesis en

Espaa.
5. Organizacin de un archivo, es decir, estudios de carcter descriptivo
que presentan el proceso de organizacin de un archivo determinado
(por ejemplo: Organizacin y descripcin de los fondos documentales del
Archivo Ducal de Medinaceli). No obstante, es preciso tener en cuenta
que muchos de los trabajos citados en los apartados anteriores se ocupan
tambin, aunque de forma parcial y accesoria, de esta cuestin es decir,
presentan como parte de la investigacin el proceso de organizacin
del archivo tratado.
El paradigma semitico-lingstico est dedicado al anlisis y
tratamiento del contenido de los documentos y a la organizacin del
conocimiento desde diferentes perspectivas: lenguajes documentales
(principalmente tesauros), anlisis de los documentos, indizacin,
representacin del contenido de los documentos, sistemas de clasificacin
y organizacin y, en general, todos aquellos aspectos relacionados con la
representacin de la informacin. Dependiendo de su orientacin puede
recibir influencias de la lingstica, del estructuralismo, de la terminologa,
de la semitica o de otras disciplinas relacionadas.
A diferencia del paradigma tradicional, el semitico-lingstico
cuenta con escasa presencia en la Archivstica. En el caso de las tesis
seleccionadas en la base de datos TESEO slo se han detectado dos trabajos
que corresponden a este paradigma. Se trata de la tesis Archivos y televisin:
nuevas perspectivas metodolgicas para el tratamiento documental de la imagen
en movimiento en programas informativos y de la tesis Metodologa para
el tratamiento de los archivos grficos de prensa. Estudio de un caso: Patria.
Diario de Granada (1935-1983). Tal como se puede advertir son dos
investigaciones sobre archivos especiales (archivos grficos y de televisin)
que suponen el 2,22% del total de tesis identificadas.
Es preciso tener en cuenta que existen trabajos clasificados
en otras categoras que, de forma parcial, se ocupan de algunos de los
problemas de representacin del contenido de los documentos, es el caso,
por ejemplo, de la tesis doctoral Aproximacin a la clasificacin de fondos de
la Administracin Central, en la cual se propone el desarrollo de un sistema
81
de informacin (razn por la cual ha sido clasificada dentro del paradigma

economicista y empresarial) en cuyo contexto se elabora tambin un
tesauro para el acceso a la documentacin.
Pese a su escasa presencia real en la investigacin archivstica, se
trata de un mbito que debiera ser potenciado, debido a la importancia
que actividades tales como la clasificacin, la indizacin y el control del
vocabulario tienen en la recuperacin de la informacin de los archivos.
El paradigma de recuperacin de la informacin (GARCA
MARCO, 2008), tambin llamado paradigma fisicalista-informacional
(GARCA MARCO, 1995; GARCA JIMNEZ, 2002) est orientado
al anlisis de los procedimientos de recuperacin de la informacin con
el fin de mejorar el funcionamiento de los sistemas existentes. En general
se trata de investigaciones de carcter experimental en las que se pretende
conocer, valorar y comparar las caractersticas, ventajas e inconvenientes
de los distintos medios de bsqueda y recuperacin de la informacin (se
valoran as aspectos como la exhaustividad, la pertinencia, la relevancia o la
especificidad de los sistemas de recuperacin de la informacin).
Se trata de un paradigma que apenas tiene presencia en la
Archivstica, tan slo se ha detectado en TESEO una tesis doctoral que
se ajusta a este modelo (Modelo de unificacin semntica de ontologas,
aplicado al dominio de los archivos digitales). Aunque, tal como se puede
advertir por el ttulo, se trata de un trabajo de inters incuestionable para
los archivos, realmente ha sido desarrollado en el mbito de la ingeniera
de sistemas telemticos.
Es probable que la falta de estudios correspondientes a este
paradigma se deba a que durante mucho tiempo los archivos han carecido
de sistemas automatizados de recuperacin de informacin. Sin embargo,
en la actualidad esta situacin ha cambiado radicalmente y conceptos
inexistentes, o lejanos, tales como bsqueda jerrquica, bsqueda
avanzada, visualizacin de la informacin, etc. son hoy una realidad.
Por esta razn es previsible, y necesario, que se produzca el desarrollo
de trabajos de investigacin relacionados con la forma de recuperar y
visualizar la informacin en los archivos. Por otra parte se ha producido
una diversificacin del perfil de los usuarios de los archivos y mientras los
82
Estudos
avanados em
Arquivologia
usuarios eruditos tradicionales valoraban poco los instrumentos existentes

para acceder a los documentos, la aparicin de nuevos tipos de usuarios
(estudiantes, ciudadanos, investigadores aficionados) obliga a cuidar
ms los sistemas de bsqueda y recuperacin.
En opinin de Garca Marco (1995) existe una variante del anterior
que es el paradigma lgico-matemtico centrado en el desarrollo de herramientas
inteligentes para lograr el procesamiento automtico de la informacin
mediante tcnicas procedentes de la lgica formal, la lgica probabilstica, el
lgebra relacional, etc. Se trata de un paradigma del cual no se ha detectado
ninguna tesis doctoral directamente vinculada con la Archivstica.
El paradigma cognitivo se orienta al anlisis de los procesos
humanos de adquisicin, comprensin, procesamiento y organizacin de la
informacin, es decir a la forma en que las personas procesan la informacin
que reciben. La finalidad que persigue es estudiar cmo se comportan
los usuarios en los procesos de bsqueda de la informacin, con el fin de
disear sistemas de recuperacin adaptados a esos requisitos. A diferencia
del paradigma de recuperacin de informacin y del paradigma lgicomatemtico, centrados en las herramientas de recuperacin de la informacin,
ste est dedicado a valorar el comportamiento humano. Sin embargo, igual
que ocurra en el caso anterior, no se ha encontrado en TESEO ninguna tesis
doctoral que pueda ser incluida dentro de este modelo.
Es posible afirmar que hasta hace unos aos la investigacin
en este campo no era necesaria en la Archivstica: los usuarios acudan
presencialmente a los archivos y comnmente solicitaban documentos
concretos, consultaban instrumentos de descripcin, o pedan directamente
la documentacin a los archiveros. Sin embargo en la actualidad la forma de
bsqueda de la informacin se ha modificado sustancialmente: los usuarios
consultan la informacin existente sobre los documentos a travs de sistemas
informticos, bien en el propio archivo, bien a distancia. Y en este contexto
s que resulta necesario desarrollar investigaciones sobre el comportamiento
de los usuarios ante los sistemas automatizados de bsqueda de informacin,
con el fin de adaptarlos a su nivel de exigencia y conocimiento. No es
conveniente crear sistemas de recuperacin basados exclusivamente en la
estructura de los fondos documentales, por el contrario, tambin deben estar
adaptados a la forma de consulta de las personas.
83
El paradigma economicista y empresarial (GARCA JIMNEZ,

2002) se centra en la investigacin en materia de gestin de la informacin,
y se concreta, a menudo, en estudios de gestin y planificacin de unidades
y sistemas de informacin. Para Garca Jimnez se trata de un modelo
reciente que ha surgido [] al amparo del boom de los trminos gestin
del conocimiento y capital intelectual (GARCA JIMNEZ, 2002, p.16)
y que puede llegar a convertirse en una autntica teora econmica de la
informacin.
Se puede afirmar que se trata de un paradigma que se encuentra
en fase de expansin dentro de la investigacin archivstica: se han
detectado 9 tesis doctorales en TESEO que corresponden a este modelo
de investigacin (9%). Las tesis localizadas presentan diferente alcance, en
ocasiones son estudios de gran amplitud sobre sistemas de informacin
archivstica (por ejemplo: Propuesta terica, conceptual y metodologa para
el diseo y la estructuracin de un sistema nacional de informacin archivstica
como modelo de unificacin de archivos. Unidad de anlisis. Amrica Latina
y El Caribe). Otras veces son propuestas concretas para una institucin
determinada (por ejemplo: Formulacin de un modelo de gestin integral
para la documentacin del Archivo del Tribunal Superior de Justicia del Estado
de Mxico) o para diferentes entidades del mismo tipo, como los archivos
empresariales, orales o locales (por ejemplo: Sistema de gestin integral
de documentos de archivo para empresas de la construccin del territorio de
Camagey) y en ocasiones se llega incluso al anlisis de algn servicio
especfico (por ejemplo: Anlisis de las sedes web de los Archivos Nacionales
de Hispanoamrica: estudio de su evolucin y propuestas de mejora).
Se trata, por otra parte, de un paradigma emergente, ya que, salvo
una, todas las tesis analizadas, fueron defendidas entre el ao 2002 y el ao
2010.
En la actualidad el paradigma economicista y empresarial cobra
ms sentido en la investigacin archivstica debido a la presencia cada
vez mayor de los archivos en el mbito de la gestin. Esta presencia se
encuentra plenamente respaldada, tanto desde el punto de vista tcnico,
como desde el punto de vista terico. Desde el punto de vista tcnico
existe una slida normativa en plena expansin internacional destinada
tanto a la gestin en general (normas ISO 15489 e ISO 30300) como a
84
Estudos
avanados em
Arquivologia
la regulacin de aspectos especficos, tales como la gestin de documentos

electrnicos (especificacin MoReq; ISO 16175); la digitalizacin (ISO
13028); o los metadados (ISO 23081). Por otra parte, desde el punto
de vista terico, adems de modelos tradicionales, como los de Estados
Unidos y Canad, existen otros ms recientes, como el modelo de Records
continuum australiano.
El paradigma social se centra en los aspectos relacionados con la
dimensin social de las Ciencias de la Informacin, tales como la formacin,
el uso de la informacin en la sociedad, la presencia en la sociedad, etc.
(GARCA JIMNEZ, 2002, 17).
Como el economicista, el social es un paradigma presente y
emergente en la investigacin archivstica. En el caso de las tesis doctorales
analizadas se han encontrado tres (3,33%) que responden a este modelo,
todas ellas defendidas entre el ao 2001 y el ao 2010, y abordan aspectos
tales como la situacin profesional (Anlisis y evolucin del panorama laboral
de archivero en Brasil: el poder legislativo federal en escena), la formacin
(Formacin en Ciencias de la Documentacin: estudio metodolgico de un
posgrado de Archivstica en Lnea) o los usuarios (Anlisis de usuarios de
archivos de la ciudad de Jan). En opinin de Garca Marco los estudios
de usuarios constituyen, por s mismos, un paradigma independiente, un
paradigma inestable que corre el riesgo de ser absorbido por el paradigma
de la recuperacin de la informacin (GARCA MARCO, 2008, p.312).
Formacin, profesin y usuarios son tres aspectos de la presencia
de la disciplina en la sociedad, sin embargo la dimensin social de los
archivos puede ser abordada desde gran diversidad de perspectivas.
El paradigma mtrico est dedicado al anlisis mtrico de la
informacin en sus diferentes manifestaciones y cuenta con un conjunto de
tcnicas especficas para alcanzar resultados objetivos sobre la produccin
de la informacin. Se trata de un paradigma dinmico que experimenta
constantes modificaciones para adaptarse a las formas que reviste la
produccin de informacin, es por ello comn que surjan denominaciones
especficas para hacer referencia a las distintas adaptaciones que se producen:
Bibliometra, Informetra, Cienciometra, Cibermetra, Webmetra
(CHAVIANO, 2004). Para Garca Marco el paradigma mtrico constituye,
85
junto. con. el. paradigma. de. recuperacin. de. informacin. experimental,.

los. dos. paradigmas. fundamentales. de. investigacin. en. el. mbito. de. la.
Documentacin.(GARCA.MARCO,.2008).
Se. trata. de. un. paradigma. que. no. tiene. una. aplicacin. directa.
en. el. mundo. de. los. archivos. y,. efectivamente,. no. se. ha. encontrado.
ninguna.tesis.doctoral.sobre.el.mismo..Sin.embargo,.es.un.modelo.que,.
adaptado.convenientemente,.puede.ser.adoptado.por.la.Archivstica.para.
medir.la.produccin.documental.de.las.instituciones,.hablaramos.as.de.
Archivometra,.trmino.que.ya.ha.sido.empleado.en.la.bibliografa..Segn.
Gorbea. la. Archivometra se. ocupara. de. []. la. aplicacin. de. mtodos.
y. modelos. matemticos. y. estadsticos. al. anlisis. y. comportamiento. de.
fenmenos.histricos.asociados.a.la.estructura.y.organizacin.de.este.tipo.
de. fondo. y. documento,. cuyos. resultados. enriquecen. la. organizacin. de.
la.actividad.archivstica.y.por.consiguiente.la.disciplina.de.Archivologa.
(GORBEA. PORTAL,. 1994),. aunque,. tal. como. sealara. recientemente.
Mara. Jos.Verdejo. Martnez,. se. trata. de. un. trmino. que. no. ha. llegado.
a. asentarse. (VERDEJO. MARTNEZ,. 2011). y. que. an. no. ha. dado.
resultados.concretos.
Grfi.co.2:.Evolucin.del.nmero.de.tesis.de.cada.paradigma.
86
estudos
aVanados eM
arquiVoLogia
Grfi.co.3:.Evolucin.de.los.distintos.paradigmas:.Conservacionista/otros.
conclusIn: asIstImos
archIvstIca?
una
revolucIn cIentfIca
de
la
Las. conclusiones. que. presentamos. a. continuacin. deben. ser.

valoradas.teniendo.en.cuenta.la.cantidad.de.trabajos.analizados.(90).y.el.
carcter. de. los. mismos. (tesis. doctorales).. Sera. deseable. que. la. muestra.
analizada.fuera.mayor.y.que.se.encontrara.ms.diversifi.cada,.tanto.en.lo.
relativo. al. tipo. de. trabajos. (tesis,. artculos,. ponencias,. comunicaciones,.
etc.). como. en. lo. referente. al. espacio. geogrfi.co. cubierto.. Sin. embargo.
la.calidad.de.los.trabajos.analizados.(tesis.doctorales).es.incuestionable.y.
permite.advertir,.sin.ninguna.duda,.el.cambio.de.tendencia.en.la.actividad.
investigadora.de.la.Archivstica.
Como.se.ha.sealado.a.lo.largo.del.texto,.los.ocho.paradigmas.
identifi.cados.en.el.entorno.de.las.Ciencias.de.la.Informacin.tienen.una.
presencia. irregular. en. las. tesis. doctorales. sobre. archivos. y. Archivstica.
(Grfi.co.1).
Existe.un.paradigma.predominante,.que.es.el.conservacionista.y.
tradicional,.el.cual.presenta.diferentes.enfoques.de.investigacin:.estudios
diplomticos, historia de los archivos y de la archivstica, instrumentos de
87
descripcin, estudios temticos y organizacin de archivos. Algunos de estos

enfoques pueden ser cuestionados, es el caso de los estudios diplomticos,
que, pese a la indudable relacin que tienen con los archivos, realmente
corresponden a otro mbito de estudio; y de los estudios temticos, la
mayora de los cuales son trabajos de investigacin histrica, con apartados
ms o menos extensos relativos a los archivos.
Existen tres paradigmas que pueden considerarse emergentes
dentro de la investigacin archivstica, se trata del economicista y
empresarial, el semitico-lingstico y el social, en los cuales la mayora
de las tesis doctorales detectadas fueron defendidas a partir del ao 2000
(Grfico 2).
Existen cuatro paradigmas que apenas tienen presencia en el
campo de la investigacin archivstica: el paradigma de recuperacin de la
informacin, el paradigma lgico-matemtico, el paradigma cognitivo y el
paradigma mtrico.
Tomando de nuevo la teora de las revoluciones cientficas de Kuhn,
es posible afirmar que existen indicios suficientes para considerar que la
Archivstica se encuentra inmersa en un proceso de cambio. De acuerdo a
la teora kuhniana, en el ciclo de una revolucin cientfica se producen tres
fases: fase precientfica, fase de ciencia normal y fase de ciencia revolucionaria.
Dado el carcter cclico de las revoluciones cientficas la ltima fase de un
ciclo coincide con la primera fase del siguiente, es decir la fase de ciencia
revolucionaria, que se produce al final de un ciclo, coincidir con la fase
precientfica, con la que se inicia un nuevo ciclo. Tal como se puede advertir
en el grfico de la figura 4, en la primera dcada del Siglo XXI el nmero
de trabajos que corresponden al paradigma tradicional experiment un
notable descenso, lo cual parece indicar que ese modelo es cuestionado y se
encuentra al final de un ciclo (en una fase de ciencia revolucionaria). Por el
contrario, en el mismo perodo (primera dcada del Siglo XXI), se advierte
un incremento considerable del nmero de estudios que corresponden al
resto de paradigmas, lo cual apunta que nos encontramos en los primeros
estadios de un nuevo ciclo (en una fase precientfica). Los cambios son
evidentes y parecen indicar que asistimos a una autntica revolucin
cientfica de la Archivstica.
88
Estudos
avanados em
Arquivologia
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90
Captulo 5
Documentao Imagtica
e Memria
Maria Leandra Bizello
1 Introduo
documentao imagtica sempre esteve presente nos

arquivos e centros de documentao. Tratada quase sempre como coleo,
pelculas fotogrficas e cinematogrficas recebem tratamento especial
fundamentalmente por causa de seu suporte frgil frente s adversidades
do tempo e do ambiente. Somem-se s pelculas os suportes como vidros
e papis fotogrficos que so degradados em funo de sua fragilidade
interna pela ao da qumica que compe a imagem.
Essa especificidade da materialidade do suporte levou tambm
a pensar nos documentos imagticos como documentos especiais. A
reflexo na arquivstica pouco considerou as relaes orgnicas que o
documento imagtico tem com outros documentos produzidos e recebidos
por instituies pblicas ou privadas.
Por certo o acondicionamento de pelculas, diapositivos, papis
fotogrficos, lbuns, negativos, vidros, devem receber uma ateno em
separado do suporte papel. A climatizao merece um investimento maior,
91
mas a relao que tais documentos estabelecem com outros devem estar
refletidos nos instrumentos de pesquisa.
O pesquisador, por sua vez, se mostra, muitas vezes, interessado
apenas na imagem ou nas imagens para sua pesquisa, sem estabelecer relaes
com outros documentos produzidos seja pelo fotgrafo ou cinegrafista que
produziu as imagens pesquisadas.
O conjunto documental aqui estudado diverso em suportes,
nossa hiptese que ele no est em sua completude uma vez que
constitudo de documentos administrativos de atividades-meio. Os
documentos de atividades-fim supostamente acompanhariam fotografias
e filmes, como roteiros para captao de imagens, no fazem parte desse
conjunto.
A produo de imagens fixas e em movimento, fotografias e filmes
foi a principal atividade da Agncia Nacional, desde sua criao nos Anos
1930 at sua extino em fins dos Anos 1970. Relatamos nossa pesquisa
com essa documentao no que tange ao seu uso por pesquisadores, as
questes metodolgicas levantadas por esse uso, reflete as relaes entre tal
documentao e a memria coletiva.
2 Agncia Nacional: documentao
O Arquivo Nacional custodia a documentao da Agncia
Nacional, pensamos que no est ali toda a documentao produzida e
recebida pela Agncia no transcorrer de suas atividades e no perodo de
sua existncia. Os diferentes suportes no resistiram ao do tempo e por
certo muitos deles foram eliminados. Outros, aqueles que chegaram aos
nossos dias, correm algum risco, mas esto sob os cuidados de especialistas
que usam de tcnicas de preservao e restaurao para mant-los em
condies de consulta e pesquisa.
O fundo Agncia Nacional constitudo por documentos
audiovisuais filmes e cinejornais, fotografias e documentos textuais.
A dimenso desse acervo de: 129,49 metros lineares de documentos
textuais; 5.835 discos; 892 filmes; 17.487 fotografias/diapositivos; 19
vdeos; 303.000 negativos fotogrficos.
92
Estudos
avanados em
Arquivologia
Em um primeiro momento empreendemos um levantamento

das imagens de cinejornais e documentrios institucionais realizados pela
Agncia Nacional nos Anos de 1956-1961, com imagens do presidente
do perodo, Juscelino Kubitschek. Foram levantados e assistidos 76 desses
filmes e consultados os instrumentos de pesquisa referentes a esse fundo:
um catlogo e um ndice.
A documentao textual pesquisada, e tambm guardada no
Arquivo Nacional consistiu em um recorte nesse conjunto documental
uma vez que muito grande. Dessa forma, a documentao consultada foi
a dos Anos 1950-1960. Foram examinados livros ponto dos funcionrios
ligados a diversos departamentos; boletins de frequncia; folhas de portaria,
fundamentalmente cpias.
Esses documentos textuais no dizem respeito diretamente
aos filmes produzidos pela Agncia Nacional ou mesmo ao seu acervo
fotogrfico. uma documentao administrativa que d conta de
pagamentos de funcionrios, registros de suas atividades e registros de
frequncias. O acervo possui documentao do perodo de 1935 a 1972,
num total de 490 latas que acondicionavam os documentos quando de
sua chegada ao Arquivo Nacional, por isso, nos instrumentos de pesquisa,
ainda encontramos a designao lata na referncia quantidade de
documentao.
A Agncia Nacional foi criada juntamente com o Departamento
Nacional de Informaes pelo decreto-lei 7582 de 25/05/1945. Abaixo os
perodos e as instituies a que a Agncia era subordinada1:
1934 1939 Departamento de Propaganda e Difuso Cultural
Ministrio da Justia;
1939 1945 Departamento de Imprensa e Propaganda Presidncia
da Repblica;
1945 1946 Departamento Nacional de Informaes Ministrio
da Justia;
1946 1967 Agncia Nacional Ministrio da Justia;
1
Fonte: Arquivo Nacional Catlogo Fundo/Coleo Agncia Nacional.
93
1967 1979 Agncia Nacional Presidncia da Repblica (Gabinete

Civil);
1979 Agncia Nacional Presidncia da Repblica (Secretaria da
Comunicao Social);
1979 1988 Empresa Brasileira de Notcias Ministrio da Justia
(Secretaria da Comunicao Social).
No perodo estudado a Agncia Nacional era subordinada ao
Ministrio da Justia, o que no parece ter modificado sua importncia
ou sua funo. Os filmes estudados dividem-se em filmes institucionais
e cinejornais. Nesses ltimos a imagem de JK aparece segundo os
acontecimentos ali abordados. A estrutura flmica dos cinejornais
justamente o de recorte de diversos assuntos, dessa forma trabalhamos com
pequenos trechos.
Observamos que em alguns casos as imagens repetem-se
significando o uso de imagens de arquivo na constituio dos cinejornais
e no apenas de imagens de atualidade, ou ainda tomadas no momento
do acontecimento. Por outro lado a condio material de alguns filmes
no nos deu subsdios para tratar a imagem junto ao som. Para o melhor
acesso aos filmes, todos foram telecinados para o VHS, e alguns deles no
possuam a banda sonora. Aqueles que conseguimos assistir e separar o
fragmento no qual JK aparece nos mostrou que a imagem construda
pela Agncia Nacional no era distinta de outros cinejornais ou filmes
institucionais realizados por produtoras cinematogrficas privadas que
tambm produziam filmes e cinejornais tanto para o governo federal como
para os governos estaduais.
Juscelino Kubitschek no contava com um departamento que
cuidasse de sua imagem de maneira especfica, tal como Getlio Vargas. O
DIP foi extinto logo aps o fim do Estado Novo, mas de alguma maneira
o Estado controlava as informaes oficiais, no havia mais o carter de
censura estatal. No entanto, a produo de cinejornais oficiais existir
durante o perodo 1956-1961, e o rgo responsvel por essa produo era
a ento Agncia Nacional.
Segundo Gomes (2007), que estudou uma srie de cinejornais
dos Anos 1950 realizados pela Agncia Nacional, esse rgo substituiu o
94
Estudos
avanados em
Arquivologia
Departamento de Imprensa e Propaganda, em 1946. No curto perodo

de 1945-1946 ele existia como Departamento Nacional de Informaes,
subordinado ao Ministrio da Justia. O DIP foi subordinado Presidncia
da Repblica. O DNI tinha atribuies prximas s de seu antecessor:
[...] fazer a censura cinematogrfica, estimular a produo de filmes
nacionais, conceder prmios e, [...] com base na autorizao do decretolei de 1942, que delegava ao diretor geral do DIP a competncia
para aumentar a exibio compulsria, o DNI promulgou a portaria
131/45, aumentando para trs o nmero de filmes nacionais de longametragem exigidos por ano (SIMIS, 1996, p.135).
A Agncia Nacional tinha [...] funes de natureza meramente

informativas. Cabia-lhe outras atribuies captao, elaborao e
distribuio de matrias, visando a divulgao dos atos emanados da
autoridade governamental [...] (ARQUIVO NACIONAL, 1983, p.55
apud GOMES, 2007, p.50).
Subordinada ao Ministrio da Justia no governo JK, a Agncia
Nacional distribua matrias oficiais imprensa, assim como realizava
imagens fotogrficas e cinematogrficas segundo os interesses e atos da
administrao federal (GOMES, 2007, p.49).
2.1 O uso da documentao flmica para a histria
A documentao da Agncia Nacional chegou aos nossos dias
e utilizada pelos pesquisadores com as mais diversas preocupaes nos
provoca algumas reflexes metodolgicas sobre o uso do filme como fonte
primria para as Cincias Humanas e mais especificamente para a histria.
Tanto filmes de fico como os de no fico dialogam com a histria,
se no de maneira to explcita como o filme histrico, do visibilidade e
representam o imaginrio coletivo em um dado momento. O filme histrico
uma das possibilidades de conhecer e tornar a histria inteligvel e discutida.
Os filmes de no fico, documentrios, cinejornais, filmes institucionais so
narrativas flmicas que privilegiam enunciados assertivos sobre a realidade ali
representada. justamente essa representao do real que nos interessa, ela
est em dilogo com a histria na medida em que permite a visibilidade do
passado, mas no da mesma maneira que o filme histrico.
95
A dissertao de mestrado de Cssio dos Santos Tomain (2006)

sobre os cinejornais realizados pelo Departamento de Imprensa e Propaganda
DIP nos mostra como h possibilidades de trabalhar o documento flmico
sem tomar caminhos pretensiosos e labirnticos. Para Tomain,
[...] a relao cinema e histria implica ao pesquisador uma postura
desmistificadora do objeto. Entende-se aqui por desmistificao, uma
anlise dirigida pela desconstruo dos signos visuais e sonoros do
filme, o que nos permite uma abordagem esttica do cinema, o que
faz do fazer cinematogrfico um constante inventar e executar. [...]
propiciou-me uma busca por estas construes sgnicas, revelando
como o cinema documental, no tocante as particularidades do gnero,
serviu ao aparato de propaganda poltica do Governo de Getlio
Vargas, que tambm compreendia outros dispositivos culturais como
o rdio, a msica, as festas cvicas entre outros. A problematizao era
da seguinte ordem: como as imagens seqenciais, tidas como signos
mitificadores, colaboraram para forjar (montagem) no imaginrio
social do brasileiro dos anos 1930 e 1940 uma nica imagem, o Estado
Novo? (TOMAIN, 2006, p.25-26).
O autor ressalta a preocupao em pensar os cinejornais ou o

filme no ficcional como um discurso articulado de um real socializado
(TOMAIN, 2006, p.16), pois tanto o filme fico como o documentrio
lida de alguma forma com a realidade e a objetividade. No entanto, os
cinejornais so quase sempre e isso recorrente entendidos como
documentos desfavorecidos, apesar de suas imagens trazerem o dito real da
poca em que foram produzidos.
Numa outra perspectiva, aquela das prticas histricas do cinema,
Delage e Guigueno (2004), analisam um fragmento do cinejornal FranceLibre-Actualits: o encontro entre Hitler e Ptain em 1940. A cerimnia
do encontro simbolizada pelo aperto de mos entre os dois homens; ao
rever as imagens breves desse encontro, colocam-se algumas questes:
Selon quelle temporalit et de quelle manire les actualits
cinmatographiques franaises et allemandes ont-elles construit
pendant lOccupation et immdiatement la Libration la
reprsentation de cet vnement? Quelle importance peut-on accorder
ces images? (DELAGE; GUIGUENO, 2004, p.132-133).
Este trecho curto de cinejornal foi estudado dentro de um contexto

maior entre 1940 e 1944. A cronologia do encontro, o seu contexto imediato,
96
Estudos
avanados em
Arquivologia
tambm foram levantados. As imagens repetidas durante a Segunda Guerra

por cinejornais alemes e franceses com montagens diferentes so, ento,
imagens de arquivo, o encontro foi constantemente relembrado.
Desde sua primeira exibio em 1940 por um cinejornal alemo,
um problema tcnico aparece: a cmera do cinegrafista no consegue filmar
o aperto de mos entre Hitler e Ptain, pois o ministro alemo das Relaes
Exteriores coloca-se diante da cmera. Ele est de costas; apenas os fotgrafos,
que esto do lado oposto ao cinegrafista, conseguem registrar o acontecimento.
Em 1944, o acontecimento foi retomado pelos tcnicos do Comit
de Liberao do cinema francs para a France-Libre-Actualits. Houve a
necessidade de uma manipulao, um truque: a insero de um grande
plano de duas mos, em um aperto. Esse plano que faltava refaz o percurso
simblico e metafrico do momento real, afinal mostra claramente qual
lado o governo de Vichy escolheu durante a Segunda Guerra Mundial.
Nessa ltima retomada do trecho flmico, h uma evidente e proposital
mudana para que saibamos da manipulao que aconteceu entre as
imagens de arquivo e o plano colocado posteriormente.
Para Delage e Guigueno h uma tenso entre a realidade factual e
simblica. A repetio das imagens entre 1940 a 1944 nos mostra o quanto
elas esto ligadas ao seu tempo presente e s contingncias do acontecimento.
Desse estudo surge ainda em 1998 um filme de curta metragem,
Montoire, limage manquante (DELAGE; GUIGUENO, 2004, p.133).
Aqui o fazer flmico parte do historiador-cineasta preocupado em
enriquecer a pesquisa realizada a partir do trecho de cinejornal e produzir
um filme-estudo que no se basta, houve a pesquisa para se chegar nele.
Sem deixar de pensar as prticas histricas do cinema, o trabalho
de Lindeperg (2000) sobre os cinejornais franceses do perodo da Liberao
nos particularmente interessante por analisar a presena do General
Charles de Gaulle e a sua representao estabelecida nesses cinejornais.
No entanto, o estudo tem duas proposies que esto alm da
anlise da imagem do General:
[...] produire une connaissance historique sur la construction filme
de lvnement en enrichissant, grce aux ressources de loutillage
numrique, une approche mthodologique inspire de la gntique des
97
textes; articuler cette activit cognitive avec una pratique de lcriture

historique surdtermine par lhorizon des nouvelles technologies de
saisie et de transmission de lvnement (LINDEPERG, 2000, p. 13).
Ao usar os computadores da INATECA da Frana para ver os

cinejornais, a pesquisadora percebeu que ali havia tambm uma via para
a reflexo sobre as vantagens e as relaes do uso de instrumentos digitais
para a pesquisa histrica e mais especificamente dos cinejornais.
Os instrumentos digitais abriram o estudo para muitas
possibilidades, para a multiplicidade e [...] pluralidade de vozes (cineastas;
operadores e diretores dos cinejornais; pesquisadores de diversas disciplinas
[...] (LINDEPERG, 2000, p.15, traduo nossa), dessa forma:
[...] il se trouve surtout dans la faon daborder et dinterpreter larchive
comme un document en ternel devenir, en rflchissant sur ses usages
et ses possibles ramifications dans lintelligibilit des grandes questions
du temps prsent (LINDEPERG, 2000, p. 16).
Ao lado dessa documentao que cobre o perodo de agosto de

1944 a janeiro de 1946, a histria do grupo de imprensa France-LibreActualits tambm foi abordado. o que Lindeperg (2000, p.17) chama de
navegao horizontal, momento em que v os 68 cinejornais de maneira
cronolgica de sua produo e exibio, enquanto, em um segundo
momento, h a navegao vertical2, e separa as unidades de representao
que se abrem nos cinejornais.
O entendimento sobre os arquivos dos cinejornais aberto eles
no se fecham aps uma pesquisa ali realizada e permite justamente a
multiplicidade de interpretaes.
Isso nos remete aos poucos estudos3 que foram realizados no
Brasil tomando os cinejornais e filmes institucionais como fonte para a
histria. Lentamente, os pesquisadores de diferentes reas aproximam-se
Navigation verticale et buissonante (ou rhizomatique) preferimos, na traduo, nos ater idia da
verticalidade.
Destaco as dissertaes de Jos Incio Mello e Souza (1990) e Cssio dos Santos Tomain (2006) sobre os
cinejornais do perodo de Getlio Vargas, de Edson Luis Nars (1996) sobre os documentrios de Jean Manzon,
com temticas ligadas ao Estado nas Dcadas de 1950 e 1960, de Rodrigo Archangelo (2007), sobre os cinejornais
Bandeirantes da Tela, de Daniela Giovana Siqueira (2007), sobre cinejornais realizados pela prefeitura de Belo
Horizonte em Minas Gerais na Dcada de 1960 e Renata Vellozo Gomes (2007), sobre os cinejornais realizados
pela Agncia Nacional na Dcada 1950.
98
Estudos
avanados em
Arquivologia
desses arquivos cujas imagens no guardam reflexes estticas profundas,

nem mudanas imagticas que apresentam aos espectadores alternativas
ao modo de ver instaurado pela narrativa clssica. Ao contrrio, para
mostrar a dita realidade ou o acontecimento, era necessrio trabalhar com
a linguagem que j era conhecida e aceita por um pblico, por sua vez,
educado visualmente.
2.2 A imagem como documento
Filmes e fotografias constituem documentos histricos que
instigam os historiadores e, de maneira mais geral, os profissionais das
cincias humanas a percorrerem, antes de tudo, a interdisciplinaridade.
H por certo, diversidade de caminhos quando pensamos a
imagem e, mais especificamente, as imagens reproduzidas tecnicamente.
Como nos diz Burke (2004, p.234), no h [...] receitas para decodificar
imagens, como se elas fossem quebra-cabeas com solues simples e
definitivas. Ao contrrio [...] as imagens so muitas vezes ambguas ou
polissmicas.
O mesmo autor ainda levanta quatro aspectos gerais que
colocaremos sinteticamente:
1. As imagens do acesso no ao mundo social diretamente, mas sim
a vises contemporneas daquele mundo, a viso masculina das
mulheres, a da classe mdia sobre os camponeses, a viso dos civis
da guerra, e assim por diante [...]
2. O testemunho das imagens necessita ser colocado no contexto,
ou melhor, em uma srie de contextos no plural (cultural, poltico,
material, e assim por diante), incluindo as convenes artsticas
para representar [...]
3. Uma srie de imagens oferece testemunho mais confivel do que
imagens individuais, seja quando o historiador focaliza todas
as imagens ainda existentes que os espectadores poderiam ter
visto em lugares e pocas especficas [...], seja quando observa as
mudanas nas imagens [...] ao longo do tempo [...].
4. No caso de imagens, como no caso dos textos, o historiador
necessita ler nas entrelinhas, observando os detalhes pequenos,
mas significativos incluindo ausncias significativas usando-os
99
como pistas para informaes que eles no estavam conscientes de

possuir [...] (BURKE, 2004, p.237-238).
Esses aspectos no dizem respeito apenas questo do mtodo,

mas mais interpretao, entretanto eles nos mostram que o historiador
de qualquer maneira colocado diante de uma fonte que ainda inspira
o debate metodolgico maior e um amplo campo de ao ao interagir a
histria com outras linguagens.
Para nos posicionarmos diante da multiplicidade de trabalhos
que existem, algumas reflexes so necessrias. Comecemos pela ideia
de objetividade da imagem fotogrfica, pois, a fotografia e diapositivos
tambm fazem parte do conjunto documental da Agncia Nacional,
como vimos na descrio da documentao. Para Schaeffer (1996, p.73),
a imagem fotojornalstica gnero predominante no fundo em questo
- utilizada para [...] transmisso de informaes que tm estatuto de
testemunhos visuais, e tambm tem a funo de prova para o conjunto
das informaes verbais que a acompanham: Veja esta imagem: ela a
prova daquilo que eu disse. Sabemos perfeitamente que, em alguns casos,
a imagem no tem a menor relao com a mensagem verbal que se espera
que ela prove: uma ilustrao plausvel, muitas vezes tirada de um
contexto totalmente diferente daquele a que se refere a mensagem verbal
(SCHAEFFER, 1996, p.73).
A legenda ou o artigo que acompanha a imagem jornalstica
identifica-a; se essa ideia no for clara, segundo Schaeffer, h um falso
debate em torno da objetividade. Por outro lado, essa objetividade,
sempre entre aspas, algo frgil. A imagem fotogrfica quase sempre est
submetida manipulao; podemos pensar nisso tambm para o cinema.
Ao mesmo tempo em que Schaeffer (1996) entende a imagem
como prova a partir da ideia de objetividade ele coloca a impossibilidade
do carter probatrio e estabelece duas razes:
De um lado, qualquer prova s pertinente em relao a uma teoria
e a um conjunto de hipteses explcitas, e mais precisamente no quadro
de uma experincia da qual diversos parmetros so dominados pelo
experimentador. Intil dizer que nem o fotgrafo nem o receptor agem no
quadro de restries to exatas. Em segundo lugar, a imagem fotogrfica
s pode ser uma prova no mbito fotnico, pois o nico nvel no qual se
100
Estudos
avanados em
Arquivologia
pode realmente estabelecer uma relao quantificvel e calculvel entre o

impregnante e a impresso (SCHAEFFER, 1996, p.75).
H ainda outra confuso, [...] aquela entre a imagem e o

conhecimento do fotgrafo, isto , entre uma informao quase perceptiva
e um ato verbal assertivo (implcito ou, quando a foto legendada,
explcito) (SCHAEFFER, 1996, p.75).
Para esta autora, a intencionalidade do fotgrafo pode ser
desvirtuada pela revista ou pelo jornal. As legendas, os artigos, as manchetes
de jornais e revistas podem dar diferentes orientaes a uma fotografia.
Essa relao, para ele, e principalmente, tambm se d na relao com o
receptor, este tem a sua interpretao da imagem, h ento a maleabilidade
interpretativa (SCHAEFFER, 1996, p.77).
Na relao texto-imagem compreendemos, com Barthes (1990),
no caso do fotojornalismo, que [...] o texto uma mensagem parasita,
destinada a conotar a imagem, isto , insuflar-lhe um ou vrios significados
segundos (BARTHES, 1990, p.20). Tal relao um ir e vir entre texto
e imagem, um no se sobrepe ao outro, pois que a imagem no ilustra o
texto e nem o substitui, ambos atribuem-se nveis de significados diferentes.
A produo fotogrfica e cinematogrfica da Agncia Nacional
era distribuda para as revistas e jornais de todo o Brasil. Entre as revistas de
circulao nacional do perodo, Manchete e O Cruzeiro, percebemos que
muitas fotografias vinham com legenda da Agncia Nacional e repetiam-se
nesses peridicos.
Por sua vez, os cinejornais estudados no tm legendas, mas
possuem um texto falado, a voz-over assertiva que nos possibilita fazer esse
mesmo movimento. O texto orienta, dirige o espectador, d informaes
extracampo que estabelecem relaes identificadoras com o contexto e
permitem a produo de sentidos.
Entendemos que a concepo de voz do documentrio
desenvolvida por Nichols (2005) importante para que compreendamos as
relaes que as imagens estabelecem com o discurso verbal nos cinejornais
e a partir da a autenticidade e a objetividade.
101
Para Nichols (2005, p.72), [...] os documentrios representam

questes, aspectos, caractersticas e problemas encontrados no mundo
histrico, pode-se dizer que falam desse mundo tanto atravs de sons
como de imagens. A voz no est entendida apenas em sua literalidade,
evidentemente, e ela quem [...] pode defender uma causa, apresentar um
argumento, bem como transmitir um ponto de vista (NICHOLS, 2005,
p.73), ela orienta internamente o documentrio e a sua lgica informativa.
Outros aspectos, outros meios para a realizao do filme ampliam
a concepo de voz:
1) quando cortar, ou montar, o que sobrepor como enquadrar ou
compor um plano [...]; 2) gravar som direto, no momento da filmagem,
ou acrescentar posteriormente som adicional, como tradues em vozover, dilogos dublados, msica, efeitos sonoros ou comentrios; 3)
aderir a uma cronologia rgida ou rearrumar os acontecimentos com
o objetivo de sustentar uma opinio; 4) usar fotografias e imagens de
arquivo, ou feitas por outra pessoa, ou usar apenas as imagens filmadas
pelo cineasta no local; e 5) em que modo de representao se basear
para organizar o filme (expositivo, potico, observativo, participativo,
reflexivo ou performtico) (NICHOLS, 2005, p.76).
Os cinejornais no apresentam uma diversidade na forma de

representar os eventos. Existe uma espcie de padronizao na realizao
principalmente quanto ao uso da voz-over, com o ponto de vista do Estado,
da autoridade, da instituio; o orador ou narrador nos conduz por entre
os fragmentos de acontecimentos, descrevendo-os e/ou comentando-os
sempre sob uma perspectiva objetiva e impositiva, o que fundamental
para a credibilidade desse discurso. A relao entre imagens e voz-over
construda de sobreposies, complementaridades. Podemos pensar que
nesse momento que se manifesta a autenticidade dos cinejornais, no
entanto h, vez por outra, um deslize, ocasional ou no, e a msica pode
incorrer em ironizar pequenos gestos, olhares, expresses.
Se, para Barthes, na relao textoimagem, no h sobreposio,
a voz-over nos cinejornais tende a esse movimento, numa espcie de
repetio. O narrador nos diz: O ministro cumprimentou o presidente e
ento vemos dois homens apertando as mos. frase descritiva da imagem
pode seguir-se um comentrio que complementa, engrandece ou ironiza
o gesto e o evento, por outro lado o aperto de mo pode vir num grande
102
Estudos
avanados em
Arquivologia
plano, e o tom irnico dado pela msica e no pela voz-over, como no

cinejornal estudado por Delage e Guigueno (2004).
Para resolver esse problema e entender quando as sobreposies
acontecem ou no, preciso ir ao contexto flmico e do evento. necessrio
fazer emergir o discurso poltico-ideolgico, compreender em que medida
formou a mentalidade coletiva.
3 Memria
A memria individual para Halbwachs (1990) apoia-se na
memria coletiva na medida em que as minhas lembranas so estimuladas
pelas lembranas dos outros que fazem parte do grupo a que perteno. O
pertencimento a um grupo refora a noo de identidade fortalecendo a
memria coletiva e social.
Para Ricoeur (1998, p.18, traduo nossa) h um dilema ao
se tratar os conceitos de memria individual ou privada e de memria
coletiva. A memria individual relaciona-se de maneira possessiva com as
lembranas: Minhas lembranas no so as suas lembranas; h o que ele
chama de sentimento de continuidade e as estreitas ligaes privilegiadas
com esquecimento. Existe a memria coletiva? Qual o seu objeto? As
lembranas referentes a um determinado evento histrico partem de uma
coletividade ou de um indivduo? Podemos estabelecer fronteiras entre
essas lembranas?
A soluo desse dilema est na proposta que o prprio Ricoeur
(1998, p.20, traduo nossa) nos faz: [na] hiptese de uma constituio
mtua, cruzada, de duas subjetividades, privada e coletiva. atravs da
linguagem que lembramos, h uma [...] mediao narrativa da memria a
mais privada, mas teremos esse movimento tambm na memria coletiva.
A ideia de memria est ento desde a expanso daquilo que
no damos mais conta, isto , no conseguimos mais guardar em nossa
prpria memria tudo aquilo que desejamos e criamos assim expanses: o
computador e seus acessrios, nossas agendas em papel ou digitais.
As mediaes so sempre necessrias na medida em que ao
querermos guardar para sempre corremos o risco de perdermos cada vez
103
mais, mesmo que nossa memria individual se apoie na coletiva ou nela se

entrelace partir de subjetividades.
O cinema nos parece um excelente mediador entre a memria
coletiva e a individual, os espectadores experimentam vivncias ao ir ao
cinema e assistirem a um filme qualquer. No apenas participam do espao
pblico ao sarem de casa, de sua intimidade, mas constituem repertrios
fundamentais que elaboraro em seus presentes formando memrias
individuais apoiadas em memrias coletivas nos diversos grupos sociais a
que pertencem.
Os cinejornais, fotografias e documentos textuais da Agncia
Nacional formam uma determinada memria que pode e apropriada por
pesquisadores e pessoas interessadas naquilo que ela traz de informaes
para a produo de conhecimento. Tais informaes no se apresentam
apenas em forma de texto e discurso escrito seguindo as mais diferentes
formas, como um livro de registro de ponto, ou cartas, ou ainda anotaes
de radialistas. Apresentam-se tambm sobre a forma de imagens fixas e em
movimentos, implicando em linguagens e discurso imagtico a ser lido
com as referncias dessa linguagem fotogrfica e cinematogrfica.
As formas imagticas assim como seu contedo entrelaam-se aos
contextos em que foram produzidas. No presente compe uma memria
daquilo que foi para aqueles que no vivenciaram os eventos ali registrados,
no entanto, nem todos que foram ao cinema nos Anos 1950 tambm
vivenciaram os eventos que viam nos cinejornais, mas estavam mais perto
deles e podiam sentir as suas consequncias.
Tal como a memria o filme e a fotografia - tambm tem vrios
sentidos so polissmicos em potencial - dependendo da poca em que
visto. O filtro do presente determinante para a interpretao das imagens,
uma srie de referncias tomada de emprstimo do perodo em que o
filme e a fotografia foram produzidos at o momento em que visto.
Para Halbwachs (1990) a memria pode ser tomada de
emprstimo. No caso da memria nacional os acontecimentos maiores,
que esto no mbito social, subsistem na tradio de grupos regionais,
partidos polticos, grupos religiosos, sindicatos e grupos de profissionais,
assim como na famlia, na escola, nos grupos de amigos. A memria
104
Estudos
avanados em
Arquivologia
social e nacional depende da reproduo de smbolos e signos que so

reproduzidos constantemente, passados de gerao a gerao.
O cinema e a fotografia so formas dessa reproduo simblica e
signica que ao serem guardadas reproduzem um ambiente do passado de
tal maneira que os espectadores no presente tomam as imagens movimento
e fixas como o real e no como uma representao do real. As imagens
reproduzidas tecnicamente trazem essa ideia, j discutida e abolida entre
os pesquisadores, de ser o real. Mas, a difuso e divulgao de filmes e
fotografias ainda trazem a velha ideia do fato real.
As imagens dos cinejornais produzidas pela Agncia Nacional
nos mostram o peso da realidade. Eram concebidas, captadas, editadas
e divulgadas para dar credibilidade s aes do governo. O texto escrito
no bastava para que a ponte, a hidroeltrica, o discurso do governador
ou do presidente estabelecesse uma relao poltica-ideolgica com o
cidado. Mesmo manipulada a imagem tem um grande poder de prova.
A visibilidade dos acontecimentos do passado permite diferentes vivncias
no passado e no presente, assim como alimenta o repositrio de nossas
lembranas e em contraposio os nossos esquecimentos.
Por outro lado, tais imagens so restritas na medida em que
se reportam a determinados contextos de produo, isto , ao governo,
seja federal ou estadual. Outras produtoras que no a Agncia Nacional,
tambm produziram cinejornais, muitos fotgrafos trabalharam para o
Estado e para empresas privadas constituindo memrias individuais e de
grupo que se entrelaam.
4 Reflexes finais
recente o uso de imagens como documento histrico, ou ainda
como objeto para a histria. O carter ilustrativo da imagem sempre foi
predominante: os eventos e os personagens histricos so muitas vezes
apresentados s crianas partir de imagens de pinturas, fotografias e mais
recentemente h o uso cada vez maior do filme histrico como forma de
aproximao de pocas mais distantes aos alunos cada vez mais revestido
do presentismo.
105
No entanto, o entendimento da imagem como documento a ser

guardado, acondicionado, tratado arquivisticamente pouco discutido e
refletido. Por sua vez, a imagem sempre foi mediadora quando pensamos
nas questes relativas memria.
H filmes biogrficos, documentrios que a partir de relatos e
testemunhos fazem uma espcie de inventrio de determinado evento
ou personagem. H uma obsesso miditica em relao ao passado, que
justifica os filmes entendidos como verdade. As imagens produzidas no
passado so recortadas e utilizadas como lembranas no apenas em filmes
de fico e no fico, mas tambm em novelas, sries, peas publicitrias
em uma evocao contnua e nostlgica do passado. O mesmo movimento
encontramos nos sites de arquivos e centros de documentao, onde a
imagem pouco apresentada enquanto documento arquivstico, de carter
ilustrativo, nos remete a uma necessidade do presente de tudo visualizar,
mesmo que de maneira superficial.
Referncias
BARTHES, R. O bvio e o obtuso: ensaios crticos. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1990.
BURKE, P. Testemunha ocular: histria e imagem. Bauru (SP): EDUSC, 2004.
DELAGE, C.; GUIGUENO, V. Lhistorien et le film. Paris: Gallimard, 2004.
GOMES, R. V. Cotidiano e cultura: as imagens do Rio de Janeiro nos cinejornais da
Agncia Nacional nos anos 50. 2007. Dissertao (Mestrado em Artes Visuais) Universidade Federal do Rio de Janeiro, 2007.
HALBWACHS, M. A memria coletiva. So Paulo: Vrtice; Editora Revista dos Tribunais,
1990.
LINDEPERG, S. Clio de 5 7, les actualits filmes de la Libration: archives du futur.
Paris: CNRS ditions, 2000.
NICHOLS, B. Introduo ao documentrio. Campinas (SP): Papirus, 2005.
RICOEUR, P. Histoire et mmoire. In: BAECQUE, A. de; DELAGE, C. (Dir.). De
lhistoire au cinma. Bruxelles: ditions Complexe, 1998. p.17-28
SCHAEFFER, J.-M. A imagem precria: sobre o dispositivo fotogrfico. Campinas (SP):
Papirus, 1996.
SIMIS, A. Estado e cinema no Brasil. So Paulo: Annablume, 1986.
TOMAIM, C. dos S. Janela da alma: cinejornal e Estado Novo fragmentos de um
discurso totalitrio. So Paulo: Annablume; Fapesp, 2006.
106
Captulo 6
Grounded Theory como Mtodo de Investigao
em Arquivologia: Subsdios Tericos e Prticos
Maria Cristina Vieira de Freitas
Si uno desea entender la expresin agua bendita, no debe
estudiar las propiedades del agua, sino los supuestos y
creencias de la gente que la emplea. Es decir que el agua
bendita deriva su significado de aquellos que le atribuyen
una esencia especial (THOMAS SZASZ, 1974 apud
TAYLOR; BOGDAN, 1987, p.188).
1 Consideraes iniciais
O MGT transformou-se num dos marcos relevantes da histria
dos mtodos qualitativos. Na epgrafe deste texto, verificamos uma das suas
principais caractersticas: a guinada analtica, patente na sua proposta de
anlise e de interpretao dos dados, tendo em linha de conta a perspectiva
das pessoas envolvidas, suspendendo-se a perspectiva do/a investigador/a.
No rol desta classe de mtodos, tal vem sendo apontado como um dos seus
aspectos mais revolucionrios pelos/as estudiosos/as do assunto.
107
Neste texto, oferecemos uma descrio das principais caractersticas

do mtodo de anlise de dados Grounded Theory1 (GT), bem como dos
seus princpios e das suas ferramentas fundamentais, definidos pela escola
sociolgica norte-americana h 44 anos. Em funo do espao de que
dispomos, eximir-nos-emos das anlises ou das consideraes crticas que
envolvem a sua aplicao, na atualidade, e que a nosso ver se prendem com
posturas epistemolgicas e com diferentes possibilidades de interpretao
do referido mtodo, consoante as orientaes do(a) prprio(a) analista dos
dados2. Com efeito, cingir-nos-emos aos elementos fundamentais que o
caracterizam, recorrendo, para tanto, a um caso concreto em que o seu
emprego ocorreu de forma integral3.
Em conformidade com os propsitos a alcanar, este texto se
subdivide em dois tpicos, para alm das consideraes iniciais e finais. No
primeiro, proporcionamos um enquadramento para o Mtodo Grounded
Theory (MGT), fornecendo os subsdios tericos e metodolgicos
necessrios sua correta compreenso. No segundo tpico, avanamos
para o exemplo concreto a que nos referimos antes4, demonstrando o
modo como se articulam os diversos elementos do MGT, na prtica.
No que respeita bibliografia utilizada para compor a parte de
reviso, cumpre referir que privilegiamos a qualidade em detrimento da
quantidade. Desse modo, os/as autores/as que consultamos so aqueles/as que
consideramos essenciais e obrigatrios para iniciar leituras, tanto acerca dos
aspectos tericos e prticos que envolvem o emprego deste mtodo quanto do
seu enquadramento no contexto dos modelos de investigao cientfica.
Assim, confiantes na bibliografia consultada e na nossa experincia
de uso deste mtodo, apresentamos o presente texto, que se destina
1
Consoante a traduo, que no fundo demarca a opo por uma determinada perspectiva de interpretao, o
MGT apresenta variaes na sua designao, entre as quais mencionamos, a ttulo de exemplo: Teoria ancorada
nos dados, Teoria emergente dos dados, Teoria enraizada nos dados ou Teoria fundamentada nos dados.
Este ltimo , seguramente, o termo mais corrente em lngua portuguesa.
2
Na terminologia do MGT, o termo analista de dados considerado corrente.
H casos em que as investigaes com o MGT no ultrapassam as primeiras fases do procedimento, como se de
uma anlise de contedo ou de discurso se tratasse. No foi esta a nossa experincia com o mtodo.
3
Em boa medida, este texto uma adaptao de outro, contido na tese de doutorado desenvolvida e defendida
na Faculdade de Biblioteconomia e Documentao da Universidade de Salamanca, sob a orientao da Prof
Doutora Manuela Moro Cabero, a quem agradecemos pelos ensinamentos e pela oportunidade de partilhar
conhecimentos.
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melhor introduo e divulgao do MGT no mbito da Cincia da

Informao, animadas pela franca possibilidade que o mesmo oferece em
estimular a gerao de novas teorias e, ainda, pela constatao de que, no
referido meio, a sua aplicao integral encontra-se num estgio incipiente
e, consequentemente, merece algum incentivo de nossa parte.
2 O Mtodo Grounded Theory: subsdios tericos
Este tpico tem como objetivo caracterizar o MGT, a partir das
suas origens, bem como identificar e descrever as principais ferramentas
de anlise que amparam a sua correta utilizao na persecuo dos seus
princpios e dos seus objetivos.
Pese embora a sua relativa maturidade, conforme dissemos tratase de um mtodo ainda pouco difundido, o que certamente explicamos
por meio de diversos fatores, entre os quais relacionamos o fato de que
implica uma dose alta de tolerncia incerteza quanto ao percurso e ao
prprio cenrio de investigao, bem como o inconveniente de que gera um
volume alto de dados, com pouca ou nenhuma estruturao inicialmente
visvel, para alm de que lida com o imbricado fenmeno da abstrao de
ideias em todos os nveis.
1.1 Caracterizao geral do mtodo
Em funo das suas caractersticas e dos seus propsitos, a GT
um mtodo de anlise e de interpretao de dados que se situa dentro dos
limites do paradigma qualitativo de investigao cientfica e tem como
pressupostos principais: o uso da comparao constante e sistematizada,
entre os dados e entre estes e a literatura cientfica; a busca de respostas,
estimulada pela formulao de questes sensibilizadoras; o recurso s
amostras teoricamente induzidas; e a interpretao fundamentada nas
perspectivas obtidas no prprio terreno (de onde decorre a expresso
grounded in the data).
109
O MGT veio luz no ano de 1967 pela mo dos investigadores

norte-americanos Anselm Strauss e Barney Glaser5. Os seus princpios
e as suas regras constam da primeira edio do livro The discovery of
grounded theory: strategies for qualitative research. Nesta obra, explicam
os procedimentos empregues num estudo baseado na percepo da
morte na perspectiva dos doentes terminais, enfoque ento considerado
revolucionrio, tendo causado, por esta razo, algum burburinho na
comunidade cientfica da poca6.
O MGT circunscreve-se aos limites do paradigma qualitativo de
investigao. Em conformidade com Taylor e Bogdan (1987), a anlise
qualitativa de dados oferece a possibilidade de criar uma via interacionista
e transacional entre o/a investigador/a e o objeto investigado, gerando
mecanismos particulares de produo de sentido. Tal perspectiva nos leva a
afirmar que o MGT tem, pois, as razes enterradas na corrente sociolgica
do interacionismo simblico.
Os estudos eminentemente qualitativos tm propsitos
interpretativos e compreensivos e, em funo disso, requerem a recolha
de dados de mltiplas fontes e com elevada densidade informacional. Dado
o seu evidente enquadramento com os propsitos referidos, o MGT
desenvolve-se em trs fases distintas. Numa primeira, tem lugar um
procedimento de codificao intensiva dos dados que vo sendo recolhidos,
por amostragem, pelo/a investigador/a7. Numa segunda fase, e por um
procedimento de comparao sucessiva e constante, os dados recolhidos so
agregados em conjuntos cada vez mais reduzidos e estruturados, gerando
categorias analticas, que vo sendo desenvolvidas e conceituadas com base
nas observaes, nas notas de campo e nas fundamentaes obtidas dos
dados. Finalmente, numa terceira e ltima fase, em torno dos conceitos
de realar que, a certa altura da parceria, Barney Glaser e Anselm Strauss dissidiram. A razo desta dissidncia
tem relao direta com as diferenas de interpretao do MGT. Strauss procurou novos percursos, tendo
publicado, nos ltimos anos de sua vida, com Juliet Corbin. A partir desta divergncia, consideramos duas
interpretaes/faces independentes do MGT: a glaseriana, por um lado, a straussiana, por outro.
6
Em boa verdade, muitos dos princpios e das tcnicas subjacentes ao MGT tm a sua origem no paradigma
qualitativo de investigao, no sendo, pois, exclusivos deste modelo. A novidade est na forma como Barney
Glaser e Anselm Strauss se apropriaram dos mesmos e os tornaram procedimentos do mtodo.
Os dados podem ser recolhidos por meio de entrevistas, questionrios, observaes, ou mesmo da literatura
especfica, que tambm pode ser utilizada como fonte de anlise. No entanto, o mtodo de recolha de dados
considerado de eleio, no MGT, pela qualidade e pela quantidade de dados que aporta , sem dvida, o
inqurito por entrevistas, sendo estas realizadas, normalmente, de forma no estruturada e em profundidade.
7
110
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considerados fundamentais, emergem as interpretaes e, consequentemente,

as abstraes, que ento so cotejadas com a literatura cientfica da rea em
questo, gerando teoria que, dependendo dos objetivos, tanto pode ser
substantiva quanto formal8.
Portanto, trata-se de um mtodo que possui caractersticas
prprias e que auxilia o/a investigador/a em duas frentes principais: (i) a
adquirir conhecimento do principal fenmeno embutido nos dados, i.e.,
do Processo Social Bsico (PSB), como veremos adiante; e (ii) a construir
teoria a partir da observao direta do contexto emprico9. Esta descrio,
logicamente, situa o MGT no mbito da produo de uma classe de
conhecimento eminentemente construtivista e hermenutico10.
Quanto ao processo de anlise, a circularidade e a reflexividade
afiguram-se como as caractersticas mais patentes do MGT que, pelo que
referimos, consubstancia-se em uma terminologia prpria e consuma-se
por uma srie de ferramentas analticas expressas pelos seus progenitores e
seguidores/as11. Dada a sua relevncia na correta compreenso do mtodo,
ditas ferramentas sero descritas no prximo subtpico.
1.2 Ferramentas de anlise
1.2.1 Amostragem teoricamente induzida
No mbito do MGT, o processo de obteno de amostras tericas
fundamenta-se na necessidade de desenvolver os conceitos que emergem
diretamente do contexto de investigao no decorrer das etapas de
codificao, tendo como propsito explorar as dimenses e as propriedades
A teoria substantiva aquela que se limita ao contexto emprico. Trata-se da teoria emergente dos dados. A
teoria formal, contrariamente, extrapola os referidos limites. Trata-se da teoria descrita e documentada pela
literatura especfica.
9
Esta a principal razo pela qual o mtodo foi designado Grounded Theory. A teoria, neste caso, no
gerada de modo especulativo; ao contrrio, deve emergir dos dados, com base nas reflexes e nas comparaes
constantes efetuadas pelo/a analista/a ao longo de todo o percurso interpretativo, que nico e irrepetvel, em
cada caso.
De realar que nem todas as correntes de interpretao do mtodo o veem desta forma, aspecto que no nos
cabe discorrer neste espao, mas que, de qualquer modo, encontra-se bastante bem documentado em diversos
textos reflexivos dedicados ao MGT.
10
11
Cf Glaser e Strauss (1967), Glaser (1978), Strauss e Corbin (2002), Glaser e Holton (2004).
111
das categorias que os abarcam12. No que respeita forma de obteno, estas

amostras so intencionais e no probabilsticas. Deste modo, em tese, o
que controla o processo sucessivo de recolhas de dados so os seguintes
critrios: (i) os aspectos caractersticos dos fenmenos, bem como as
variaes dimensionais das suas propriedades, no tendo, pois, o/a analista,
a preocupao de verificar a representatividade da amostra no mbito de
uma populao previamente definida e contabilizada13; (ii) as perguntas
sensibilizadoras formuladas pelo/a analista14, aliadas aos propsitos que
persegue no estudo15.
Porquanto, partida, no h limites definidos para o tipo ou para
a quantidade de dados a ser recolhidos por esta classe de amostragem16.
Via de regra, buscamos no prprio contexto analtico a possibilidade de
obter incidentes17 potencialmente comparveis. Portanto, o processo de
amostragem inicia-se a partir de um conjunto de dados escolhidos pelo/a
prprio/a analista, evoluindo numa espiral contnua de recolhas e de
anlises (da a reflexividade e a circularidade que reclamamos ao MGT),
at ao ponto em que se considera ter atingido a saturao da amostra. No
que ao MGT se refere, tal ponto se alcana quando o/a analista percebe
que os dados a recolher no aportam informaes novas a respeito do tema
principal (concretamente, uma categoria central do estudo). Naturalmente,
pode haver situaes em que sejam necessrias recolhas adicionais, mas
estas devem obedecer a critrios diferentes dos utilizados nas fases iniciais
e intermdias do estudo. Tal ocorre, sensivelmente, no fim, quando
Estas so afirmaes de Strauss e Corbin (2002, p. 110), para quem as dimenses so a escala em que variam
as propriedades, sendo estas as caractersticas ou os atributos que do significado a uma categoria que, por
sua vez, so os conjuntos de conceitos usados para representar os fenmenos observados. Os conceitos, por seu
turno, so as unidades de construo da teoria que, deste modo, fundamenta-se nos dados.
12
Portanto, estamos diante de uma situao em que o que realmente define o tamanho de uma amostra terica
a possibilidade de ver preenchidas as lacunas de informao que o/a analista verifica ao longo do percurso. Deste
modo, nas lacunas que vai encontrando que o/a mesmo/a vai identificando as sugestes para as novas buscas
de informao, at que estas se tornam redundantes e, por isso, desnecessrias.
13
14
Cf item 1.2.4.
15
Cf Glaser e Strauss (1967), Glaser (1978), Strauss e Corbin (2002), Glaser e Holton (2004).
No ignoramos a existncia de outros fatores que condicionam as decises a respeito do tamanho das amostras.
Por exemplo, Strauss e Corbin (2002) e Valles (1997) admitem casos em que o estudo possa interromper-se por
no contar com o financiamento necessrio ou pelo esgotamento dos prazos possveis. Em realidade, diversas
dificuldades escondem-se por trs das nossas investigaes e, no raro, ditam as condies em que estas se
realizam.
16
17
No mbito do MGT, os incidentes correspondem aos fragmentos de texto codificados pelo/a analista.
112
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esclarecimentos de outra ordem sugerem a necessidade de recolher novos

dados, para confrontar ou contrastar com os antigos, tendo em vista a
correta formulao da explicao terica18.
1.2.2 Codificao sistemtica
A literatura tcnica profcua no que refere descrio dos
distintos estilos e das perspectivas dos/as analistas, bem como s formas
aconselhadas para procedermos codificao de um texto. Por esta razo,
teceremos apenas consideraes gerais sobre o assunto, cingindo-nos ao
complexo estilo de codificao que serve de base ao MGT.
O ato de codificar implica fragmentar o texto, indo dos dados
complexos e brutos, porquanto sem significado, at aos dados simples e
com poder explanatrio. Tal assuno implica dedicao tarefa de reduzir
um texto, extraindo os seus significados, para depois o transformar, gerando
as associaes e as explicaes pertinentes19.
O ato de separar pores de dados de um determinado contexto
implica, logicamente, a sua descontextualizao (TESCH, 1990). Mas,
tendo em conta que o manejo de um volume extenso de dados pode no ser
vivel, as redues tornam-se necessrias, tanto mais porque os efeitos da
descontextualizao mitigam-se pela simples constatao de que nem todas
as pores de dados (ou incidentes) so significativas (TESCH, 1990).
Assim, os fragmentos de texto selecionados so, fundamentalmente, os que
relevam pelas caractersticas e pela vinculao com os objetivos do estudo20.
18
Quanto aos propsitos que norteiam a realizao de amostras adicionais, Yin (1989), Rodrguez Gmez,
Gil Flores e Garca Jimnez (1999) e Raymond (2005) coincidem em que as sucessivas recolhas de dados
atendem a trs objetivos: (i) preencher as categorias analticas existentes; (ii) estender os limites de teorias prexistentes; (iii) testar a teoria emergente dos dados. Por norma, as amostras efetuadas em casos similares replicam
a literatura, porque significam obter mais do mesmo. Os casos contrastantes ou desviantes, ao contrrio, testam
ou estendem as teorias existentes, em virtude do seu poder de variao.
19
Cf Muoz Justicia (2005) e Rodrguez Gmez, Gil Flores e Garca Jimnez (1999).
Quanto ao ato de fragmentar os dados, Tesch (1990, p.113; 117-118) sugere a sua separao pela ideia que
representam, cuidando para que o segmento separado mantenha o significado que possua quando retirado
da posio de origem. Tambm sugere que a separao siga critrios de ordem temtica, gramatical, espacial,
temporal, social ou conversacional. No que concerne aos tipos de categorizao empregues, Rodrguez Gmez,
Gil Flores e Garca Jimnez (1999) referem a indutiva, a dedutiva e a mista. Ainda, quanto aos requisitos que
devem possuir as categorias resultantes do processo de codificao enumeram a exaustividade, a excluso mtua,
a unicidade do princpio, a pertinncia e a objetividade.
20
113
Com efeito, ao codificarmos estamos a lidar primeiramente com

uma perspectiva fsica e manipulativa do texto, tratando de abrir caminho
para, num segundo momento, efetuar as anlises e as interpretaes
pertinentes. Portanto, grosso modo, a operao de codificar implica selecionar
um fragmento e atribuir um rtulo ou etiqueta de referncia; categorizar,
no entanto, implica atribuir conceitos aos conjuntos selecionados21.
No que respeita aos procedimentos prprios do MGT, seguindo
os escritos de Glaser (1978), a codificao gera trs tipos distintos de
cdigos, a saber: (i) os cdigos substantivos ou de primeira ordem, que
surgem nas primeiras fases do estudo, para fixar os eventos (ou incidentes),
vinculando-se, pois, diretamente aos fragmentos de dados; (ii) os cdigos
tericos ou de segunda ordem22, que surgem a partir dos agrupamentos
de cdigos substantivos (pelo que esto presentes apenas nas fases mais
avanadas do estudo), para fixar os conceitos e os significados, vinculandose assim de modo indireto aos dados, fato que lhes confere um grau maior de
abstrao em relao aos cdigos substantivos23; (iii) os cdigos verdadeiros24
ou cdigos in vivo25, que so retirados diretamente do texto de origem, de
forma literal, tendo, pois, um potencial metafrico real e atuando como
indicadores de conceitos fortemente vinculados substncia dos dados26.
Porquanto, a carga de abstrao de um cdigo mede-se pela sua maior ou
menor aproximao com os dados substantivos27. Seguindo este princpio,
os cdigos mais abstratos sero os que estiverem mais distanciados destes,
sendo o inverso igualmente verdadeiro.
Dado que decorre em trs diferentes etapas, com caractersticas
prprias e atendendo a distintos objetivos, o procedimento de codificao
Com efeito, segundo Miles e Huberman (1994), os cdigos so etiquetas ou rtulos que usamos para fixar os
significados das informaes inferenciais ou descritivas reunidas no processo. E os cdigos podem ser alados a
uma categoria ou a um significado mais complexo, quando se expressam por meio de metforas.
21
Glaser (1978) chama a estes agrupamentos famlias. No seu modelo de codificao, descreve 18 agrupamentos
familiares apriorsticos, que podem ser utilizados como esquema dedutivo na etapa de integrao dos dados.
22
Os conceitos formais de uma disciplina enquadram-se na definio de cdigos tericos.
23
24
Cf Miles e Huberman (1994).
25
Cf Strauss e Corbin (2002).
Para nos atermos a um exemplo concreto, a expresso embarcar numa canoa furada, ao emergir de uma
entrevista e pelas prprias palavras da pessoa entrevistada poderia ser qualificada como um cdigo in vivo.
26
27
Cf Glaser (1978) e Strauss e Corbin (2002).
114
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pelo MGT considerado sistemtico28. Assim, a codificao aberta29

usada para identificar os conceitos, com base na descoberta das suas
propriedades e das suas dimenses. O ato de analisar implica dividir
o objeto em unidades cada vez menores, com vista apreenso do seu
significado. Num tal sentido, promove a abertura do texto e, com ela, o
esquadrinhamento da realidade30. Em termos operacionais, na codificao
aberta so formuladas as perguntas sensibilizadoras31, com base nas quais
os dados so insistentemente comparados e rotulados. Cada propriedade
ento identificada passa a ser por ela mesma uma categoria, ainda que
rudimentar, que descreve e associa os elementos empricos. A codificao
aberta , pois, o momento em que se comea a ver a direo pela qual
se vai enveredar32. Da o seu potencial para formular novas questes, a
partir de questes iniciais, e conduzir o curso das amostras tericas. A
codificao axial ou seletiva33 corresponde ao processo pelo qual comeam a
se relacionar as categorias anteriormente geradas, mantendo a codificao
em torno de um nico eixo, neste caso uma categoria central, visando
identificar as suas associaes com as categorias subsidirias34. O objetivo
desta fase, que comea quando a varivel central encontrada, saturar as
categorias com maior poder explicativo, havendo um comprometimento
exclusivo do/a analista com a explicao terica a formular. A categoria
No mbito da literatura tcnica h variaes nas interpretaes das trs etapas de codificao do MGT,
conquanto no variem significativamente as descries dos procedimentos envolvidos. As dissidncias
interpretativas, no entanto, existem e atingem um ponto em que, no raro, so referidos dois modelos distintos
de codificao, sugestivos das influncias tericas subjacentes: o glaseriano e o straussiano.
28
29
Designao atribuda por Strauss e Corbin (2002), por Glaser (1978) e Glaser e Holton (2004).
Para abrir o texto e tornar o/a analista mais sensvel s sutilezas ocultas nos dados, Strauss e Corbin (2002)
recomendam o uso da tcnica de microanlise ou codificao linha a linha. Este procedimento, conforme dizem,
apesar de moroso tem a vantagem de aportar dados substantivos em abundncia, podendo estes integrar-se
noutras etapas do percurso.
30
31
Cf item 1.2.4.
Isto porque at que no encontre uma categoria central, em torno da qual codificar, o/a analista no pode
enfocar o estudo, devendo, pois, manter a ateno difusa e explorar as possibilidades consideradas relevantes.
32
33
Axial, na designao originalmente atribuda por Strauss e Corbin (2002); seletiva, segundo os escritos de
Glaser (1978) e de Glaser e Holton (2004).
Para Strauss e Corbin (2002, p. 134), a categoria central aquela que tem a capacidade de enlaar as demais
categorias relevantes do estudo, bem como as suas propriedades e dimenses principais. Para Glaser e Holton
(2004) a varivel que parece dar conta da diversidade em torno do problema, podendo ser reconhecida pelos
seguintes requisitos: (i) relaciona-se facilmente com outras categorias e suas propriedades; (ii) recorrente nos
dados e apresenta um padro estvel, que a associa com outras variveis; (iii) tem claras implicaes para a teoria
formal. Tanto para Glaser e Holton (2004) como para Strauss e Corbin (2002), a categoria central comea a
emergir da comparao entre incidentes e categorias.
34
115
central, quando emerge deve, pois, ditar o rumo das amostras tericas35. A
codificao seletiva ou terica36 corresponde ao momento de integrao e de
refinamento da teoria, por meio da juno das categorias principais e da
sua incluso num modelo explicativo enunciado de forma proposicional
e validado, quer pela perspectiva dos participantes e pelo encaixe com os
dados, quer pelos esquemas tericos pr-existentes37.
No que respeita a este ponto, cumpre referir que o trabalho de
integrao, patente nas duas ltimas etapas de codificao, depende, em boa
medida: (i) da organizao dos dados em categorias e redes conceituais; (ii)
da construo de um modelo ou paradigma de codificao38, voltado para a
descoberta do PSB39. Normalmente, a categoria central do estudo contm
todos os elementos indicativos do referido processo40. Tanto a codificao
para o paradigma como a anlise do PSB so procedimentos geradores
de interpretaes com um alto nvel de abstrao e, por conseguinte,
indutores da teoria.
1.2.3 Mtodo de comparao constante
No item anterior, definimos os tipos de cdigos e o modelo
de codificao proposto pelo MGT. Dentre os aspectos mencionados,
35
Cf Strauss e Corbin (2002) e Glaser e Holton (2004).
Seletiva, nos escritos de Strauss e Corbin (2002); terica, nos escritos de Glaser (1978) e de Glaser e Holton
(2004).
36
Raymond (2005) sugere como pistas para manter a sequncia do processo: (i) o agrupamento dos conceitos
com um mesmo significado numa mesma categoria conceitual; (ii) a adequao entre os conceitos gerados e os
incidentes observados; (iii) a comparao de cada novo incidente com o contedo das categorias formuladas.
Rodrguez Gmez, Gil Flores e Garca Jimnez (1999) referem: (i) a importncia de efetuar buscas seletivas nos
dados, de modo a obterem-se descries comparadas dos fenmenos observados; (ii) a contagem de frequncias
e a observao das relaes de vizinhana, de superposio ou de sequenciao de cdigos, usados para explorar
relaes significativas. Armony (1997) sugere que a contagem de frequncias de palavras recorrentes do texto
proporciona o acesso direto aos pontos de maior densidade textual, normalmente relacionados aos aspectos
relevantes de um problema.
37
38
Originalmente proposto e utilizado por Strauss e Corbin (2002).
O PSB, para Strauss e Corbin (2002, p. 178) so as sequncias de aes e de interaes que evoluem, podendo
inclusive rastrear-se as suas condies estruturais em virtude das mudanas que produzem.
39
Conforme Trinidad Requena, Carrero Planes e Soriano Miras (2006, p. 70-71), O PSB apresenta seis
caractersticas: (i) a sua diferenciao em fases, identificando-se uma sequncia no seu desenvolvimento; (ii)
a existncia de um ponto de inflexo que o reestrutura; (iii) a sua extensa relao com diversas categorias e
propriedades do estudo; (iv) a facilidade e a flexibilidade com que so geradas hipteses a partir da sua descrio;
(v) o seu encaixe nos dados empricos; (vi) a sua capacidade de proporcionar explicaes para as diferenas
encontradas em distintos grupos de dados.
40
116
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destacamos a necessidade da comparao para o xito das anlises. A partir

desta necessidade toma corpo, no mbito do modelo, o chamado Mtodo
de Comparao Constante (MCC), que pressupe, como o prprio nome
diz, o uso sistemtico e persistente da comparao nas diversas fases de
codificao aconselhadas pelo MGT41. O MCC deriva do fato de que o(a)
analista, a todo o momento, confrontado com a necessidade de focalizar
a ateno nos aspectos relevantes do problema, evitando as distores
de interpretao (ou bias)42. No que respeita aplicao, identificamos
trs tipos de comparaes que, em boa verdade, refletem a evoluo do
mtodo: (i) as comparaes de incidentes com incidentes, que se estabelecem
num nvel substantivo, com vista a descobrir os limites, as variaes, as
semelhanas e as diferenas entre eles; (ii) as comparaes de conceitos
com incidentes, que se estabelecem num primeiro nvel de abstrao,
com o objetivo de identificar as diferentes propriedades dos conceitos
e gerar hipteses passveis de verificao no contexto emprico; (iii) as
comparaes de conceitos com conceitos, que se estabelecem num segundo
nvel de abstrao, com o objetivo de obter o refinamento e o encaixe da
teoria emergente.
O MCC est aconselhado em todas as etapas do MGT, posto
que o ato de comparar, neste caso, implica percorrer o caminho diversas
vezes, indo e vindo, questionando e procurando obter respostas, induzindo
novas questes e reiniciando novamente o processo, at que para cada
pergunta relevante corresponda uma resposta ou, dizendo de outra forma,
at que todos os conceitos construdos tenham sido suficientemente
comparados entre si, de modo a refinar o sistema de categorias que est
sendo consolidado pelo/a analista.
1.2.4 Perguntas sensibilizadoras
No mbito do MGT, o MCC, as amostras tericas e o processo de
codificao so induzidos por perguntas designadas sensibilizadoras que
se assentam em dois propsitos: (i) manter o/a analista atento aos dados e
A sua concepo data dos escritos originais de Glaser e Strauss (1967). De modo que, quer para Glaser
(1978) ou Glaser e Holton (2004), quer para Strauss e Corbin (2002), o MCC tem como objetivo principal dar
consistncia e sustentao teoria emergente dos dados.
41
42
Cf Glaser e Holton (2004) e Strauss e Corbin (2002).
117
sucesso de elementos observveis; (ii) incrementar a qualidade da anlise.

Assim, o esquema apriorstico proposto tanto pelo modelo glaseriano
como pelo straussiano composto pelas sete questes que se seguem: (i)
o que se est passando aqui?; (ii) quais so as preocupaes centrais?; (iii)
como e por quem as mesmas so resolvidas?; (iv) quando se resolvem?; (v)
em que contexto de ao/interao?; (vi) com que consequncias para os
participantes?43
As perguntas sensibilizadoras possuem como princpios dois
conceitos fundamentais: (i) a sensibilidade terica44, que no modelo
desenvolvido por Glaser e Strauss (1967) representa aquela qualidade
desejvel num/a analista e que faz com que perceba o que pode encontrarse escondido nos dados; (ii) a serendipidade45, que nas anlises de Coffey
e Atkinson (2005) aparece identificada com a fora da observao, com a
capacidade de ver por trs das aparncias. Consequentemente, ambos os
conceitos advm de uma constante interao com os dados.
Com efeito, a relevncia das perguntas sensibilizadoras, que
se encontram na base do MCC, est vista. No basta seguir os passos
do mtodo para incrementar a qualidade da anlise. preciso encontrar
formas de manter o foco da ateno nos indicadores de que algo mais se
passa nos dados do que aquilo que comumente se encontra na superfcie.
1.2.5 Memorandos
Os memorandos so as notas de campo tomadas no decorrer
de todo o processo de anlise de dados46. O propsito bsico com a sua
formulao desenvolver as ideias que vo surgindo livremente, devendo
Cf Glaser (1978) e Strauss e Corbin (2002).
43
Novamente, para desenvolver tal qualidade, o/a analista tem a seu favor o rol de perguntas sensibilizadores,
que deve direcionar constantemente ao seu corpus de dados, com vista ao afloramento das ideias e consequente
verificao da sua pertinncia no terreno emprico.
44
Trata-se de um conceito no reconhecido ou mal interpretado nos domnios da cincia tradicional. Para
Coffey e Atkinson (2005), contrariamente ao que aparenta, a serendipidade no pode ser confundida com a
sorte de principiante, porque as boas ideias no caem diretamente do cu, mas so fruto do trabalho rduo e
persistente. Para explicar que sem estas duas componentes as ideias no fluem ao acaso, os autores recorrem a
uma expresso atribuda ao golfista Gary Player que per se diz muito: Mientras ms trabajo, ms suerte tengo
(Coffey e Atkinson 2005, p. 206).
45
46
Cf Glaser (1978) e Glaser e Holton (2004).
118
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estas ser registradas sempre que tal acontea. A sua funo tornar o
processo reflexivo, forando o/a analista a pensar e a captar as fronteiras do
pensamento. Neste sentido, auxiliam duplamente: (i) como instrumentos
para a integrao terica; (ii) como fontes de consulta nas decises sobre as
amostras a recolher.
Dada a liberdade na sua formulao e a sua indicao em
todas as fases do processo, o volume de memorandos gerados costuma
ser relativamente alto, pelo que a certa altura devem ser ordenados. De
acordo com Glaser e Holton (2004), a ordenao deve acontecer to logo
seja possvel, para que o/a analista inicie o processo reflexivo o quanto
antes; e sugerem que para manter o enfoque siga-se o fluxo das ideias
centrais para ento atingirem-se as adjacncias. Igualmente sugerem que
os memorandos sejam classificados, partida, na categoria que parecer
conveniente, indicando, se for o caso, as incluses em mais de uma
categoria, para quando possvel posicion-los corretamente47.
Quando usados de forma sistemtica, os memorandos contm os
resultados dos trs tipos de codificao previstos pelo MGT48. Logo, devem
ser escritos em concomitncia com as anlises. Normalmente intensos, no
princpio, eles se tornam menos frequentes, mas mais integrados e refinados
medida que o processo aproxima-se do fim.
1.2.6 Literatura especializada
Normalmente, numa investigao, a literatura especializada
apresenta-se como o filtro que auxilia o(a) investigador(a) a descobrir tpicos
relevantes, lacunas tericas, problemas pouco explorados ou aspectos que
meream um olhar diferenciado. Ao atuar desta forma, o/a investigador/a
consulta, seleciona e utiliza a literatura cientfica, convertendo-a na
base sobre a qual erige a investigao. No mbito do MGT, a literatura
cientfica que circunscreve o estudo pode ou no ser utilizada nas suas
Recomenda-se a ordenao pelo contedo e, por este critrio, os memorandos so classificados em trs
categorias, segundo Strauss e Corbin (2002): (i) notas de codificao: descrevem os conceitos e as categorias,
indicando as suas propriedades e as suas dimenses; (ii) notas tericas: derivam das anteriores; de teor analtico
e conceitual, fixam as ideias do/a analista, no que respeita aos mais diversos tpicos; (iii) notas operacionais: de
teor descritivo, registram e recordam os procedimentos seguidos.
47
48
119
primeiras fases. Na verdade, esta postura no se deve aos cnones deste

modelo, mas justifica-se pelo uso acentuado do raciocnio indutivo nas
investigaes qualitativas, onde a literatura especfica normalmente vista
como um reflexo do que se encontra no mundo emprico e no a sua
causa49. Com efeito, dado que no se trata de um percurso de investigao
convencional, o MGT d ao/ analista a liberdade de decidir tanto em
relao ao momento em que realiza consulta literatura tcnica como ao
ponto em que dela faz uso50.
No terreno do MGT clssico advoga-se pelo distanciamento da
literatura prvia nas etapas iniciais como recurso a evitar uma eventual
distoro dos dados, particularmente no que respeita a forar o seu encaixe
nas teorias existentes, distanciando-se assim da teoria que emerge do terreno
substantivo. Com efeito, neste caso, a sua incorporao normalmente se d
nas etapas finais, momento em que se torna particularmente til para as
anlises e as comparaes que se fazem em torno da categoria central e
dos seus conceitos fundamentais51. Ainda, admite-se que a sua consulta
possa vir a ser especialmente til, em qualquer fase do estudo, quando
o propsito no for construir teoria nova, mas estender ou testar teorias
existentes52. Neste caso, a literatura prvia funcionaria como um background
e um filtro relevante no incremento das potencialidades intelectuais do/a
investigador/a, devendo o/a mesmo/a utiliz-la sob uma postura vigilante53.
49
Do ponto de vista de Creswell (1994, p. 21), por exemplo, as pesquisas qualitativas regra geral tm uma
perspectiva exploratria, pelo que a literatura especfica, nestes casos, deve ser usada de forma consistente com
as assunes metodolgicas e os objetivos do prprio estudo.
Para leituras adicionais, sugerimos consultar: Coffey e Atkinson (2005); Wolcott (2003); Creswell (1994).
50
51
Cf Glaser e Strauss (1967) e Glaser e Holton (2004).
52
Coffey e Atkinson (2005, p. 206-207) elucidam que o uso consciente da literatura prvia, no mbito da
pesquisa qualitativa, d-se com base em trs tipos de argumentos: (i) o fato de que as novas ideias e os marcos
tericos, no raro, originam-se da literatura publicada, sendo conveniente manter uma atitude exploratria e
no descur-los ou ignor-los sistematicamente; (ii) o fato de que a consulta dos trabalhos prvios pode revelarse importante, tanto na verificao dos achados empricos quanto na busca de ideias novas; (iii) o fato de que o
uso mais amplo da literatura especfica, ultrapassando os limites da prpria rea principal de estudo, constitui
um recurso imprescindvel no mbito das construes tericas formais.
53
120
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1.2.7 Programas informticos

Os Computer Assisted Qualitative Data Analysis Softwares, ou
CAQDA, so ferramentas desenvolvidas para auxiliar no manejo de grandes
volumes de dados, facilitando o trabalho de organizao e de sistematizao
dos mesmos e, consequentemente, dispensando o tempo do/a usurio/a
para a execuo de tarefas de outra natureza. Contudo, bom de ver que,
embora ofeream valiosos contributos neste campo, ditas ferramentas no
possuem capacidades verdadeiramente analticas, pelo que a qualidade da
anlise no depende diretamente do seu emprego no estudo54.
Pelo apoio que prestam, os programas informticos encontram-se
no rol das ferramentas relevantes no curso das investigaes qualitativas
em geral55. Conquanto no efetuem per se as anlises, apresentam maisvalias notveis em comparao com os procedimentos levados a cabo de
forma manual. Dentre estas, Armony (1997) enumera: (i) a transparncia
e a clarificao das regras de anlise; (ii) os graus de sistematizao no
cumprimento das etapas56; (iii) a gerao automtica de relatrios; (iv) a
uniformidade e a estabilidade nas decises; (v) a objetivao da racionalidade
do/a investigador/a. Ainda, a seu ver, so cinco as funes analticas regra
geral efetuadas por estas aplicaes: (i) gesto, (ii) leitura, (iii) anotao,
(iv) representao e (v) interconexo.
No entorno especfico do MGT existe uma ferramenta, o software
ATLAS.ti, que foi desenvolvido, na Dcada de 90, para atuar em todas
as suas instncias, cumprindo assim os requisitos de funcionalidade que o
mesmo reclama. As suas componentes modulares principais57 articulamse de modo a apoiar as operaes inerentes ao mtodo em dois nveis
principais: (i) textual, em que so desenvolvidas as tarefas relacionadas
Cumpre-nos contribuir para desfazer tal mito, de todo frequente no que tocam s expectativas que se colocam
em torno da sua utilizao.
54
A literatura especializada disponibiliza um volume suficiente de textos e de manuais destinados ao

aprofundamento deste tema, pelo que nos cingiremos ao seu enquadramento e ao seu uso no mbito do MGT.
55
A este respeito, Tesch (1990) pondera que o computador no toma decises conceituais, mas um excelente
auxlio para as anlises qualitativas, especialmente nas etapas textuais, em que existe uma sequncia de
procedimentos que devem ser seguidos, sem infringir uma ordem predeterminada. Tais programas, a seu ver,
ajudam muito a seguir os referidos procedimentos.
56
O ATLAS.ti apresenta uma componente principal a Unidade Hermenutica (UH) em que so

armazenados todos os dados relativos s tarefas analticas desenvolvidas. A UH comporta, ainda, as seguintes
componentes subsidirias: (i) os documentos primrios; (ii) as citaes; (iii) os cdigos; (iv) os memorandos; (v)
as famlias; (vi) as redes conceituais.
57
121
codificao do texto, nas suas trs etapas, bem como elaborao de

memorandos e de comentrios, no havendo limites partida para o
nmero de cdigos a associar aos fragmentos pretendidos58; (ii) conceitual,
em que so desenvolvidas as tarefas que se prendem com a integrao dos
dados, efetuada por meio do reconhecimento das relaes entre os diversos
grupos de cdigos criados, tendo em conta os vnculos observados59.
2 O mtodo Grounded Theory: subsdios prticos
Este tpico tem como objetivo especfico relatar, em breves linhas,
um caso concreto de uso do MGT, destacando os seguintes aspectos: (i)
caracterizao geral das etapas em que se desenvolveu o estudo; (ii) descrio
dos critrios gerais de utilizao dos procedimentos do MGT no estudo
desenvolvido; (iii) apresentao dos principais resultados e das concluses
obtidas; (iv) reflexo sobre os requisitos de validao do estudo; (v) explanao
do significado geral da experincia de uso do referido mtodo.
2.1 Aplicao do mtodo: relato de caso
2.1.1 Caracterizao geral das etapas da investigao
Em breves notas, a investigao que pretendemos relatar teve
como propsito primrio compreender o significado atribudo aos impactos
gerados pelo documento eletrnico no mbito da teoria e da prtica
arquivstica, dando especial relevncia, no tocante s fontes de obteno de
dados, informao publicada pela via da literatura branca e da literatura
cinzenta, visveis nos canais privilegiados de comunicao cientfica.
Em conformidade com a sua planificao, o estudo se desenvolveu
em duas etapas distintas, mas complementares. Na etapa de recolha de dados,
com o propsito de selecionar fontes privilegiadas, situadas no entorno
De realar que a aplicao comporta a funcionalidade de gesto dos cdigos, fornecendo informaes
relevantes, acerca: (i) da data de criao ou de modificao dos cdigos, com a respectiva identificao do/a
usurio/a; (ii) do nmero de vezes que um cdigo foi utilizado; (iii) do nmero de associaes que um cdigo
possui, relativamente a outros cdigos; (iv) da existncia de memorandos associados aos cdigos criados.
58
No ATLAS.ti, estas relaes se estabelecem de trs formas principais: (i) pela formao de grupos de famlias
e superfamlias de cdigos; (ii) pela integrao destes grupos em redes conceituais; (iii) pelas associaes na
forma de enlaces.
59
122
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da Cincia da Informao, consultamos bases de dados bibliogrficas

especializadas60 em busca de registros de: (i) artigos cientficos; (ii) revises
de livros; (iii) comunicaes em congressos; (iv) dissertaes de mestrado e
de doutorado61. Na etapa de anlise de dados, com o propsito de investigar o
contedo dos documentos selecionados e de propor explicaes tericas para
o problema central do estudo, nos detivemos nos elementos pr-textuais e
textuais dos resumos, bem como, em determinados casos, nos estendemos
aos textos completos dos documentos, com vista melhor interpretao e
correta compreenso de determinados aspectos dos assuntos investigados.
Consistentemente com os propsitos pretendidos, nesta fase, optamos por
seguir os procedimentos do MGT para apoiar as nossas anlises.
2.1.2 O uso dos procedimentos do MGT na investigao
No estudo em causa, aps examinarmos cuidadosamente o
material bibliogrfico optamos por identificar as unidades de anlise
aos segmentos de texto significativos, geralmente um perodo ou frase
completa, atribuindo-lhes os cdigos, livremente, conforme nos ditavam a
intuio e o bom senso. Deste modo, procedemos codificao intensiva
dos elementos pr-textuais e textuais dos resumos, numa fase inicial,
bem como dos documentos completos, j numa fase avanada, conforme
adiante explicaremos.
A iniciarmos a codificao, procuramos abrir os 335 resumos
selecionados62, efetuando a codificao, linha a linha, de todos os
elementos pr-textuais considerados relevantes e tentando responder s
perguntas sensibilizadoras aconselhadas pelo modelo do MGT. No fim
deste processo, decidimos utilizar o mesmo procedimento para lidar com
os elementos textuais, selecionando, desta vez, um grupo mais reduzido,
composto por apenas 63 resumos, com vista a preencher as lacunas de
informao registradas na etapa anterior. Finda esta etapa, passamos a
Foram consultadas as seguintes bases de dados bibliogrficas: Library Information Science Abstracts LISA;
ISI Web of Knowledge WoK; Dissertation and Thesis ProQuest.
60
61
As consultas foram realizadas em todos os registros indexados e resumidos nas bases de dados mencionadas,
num perodo cronolgico que vai de 1969 at 2008, ano em que finalizamos as recolhas.
Os documentos primrios a incluir no software tm de estar em formato compatvel com o de um editor de

textos. No nosso caso, incorporarmos quatro documentos ao ATLAS.ti, perfazendo um total de 335 registros
individuais.
62
123
recolher as amostras de forma focalizada, dedicando ateno aos textos

completos ou aos resumos capazes de esclarecer as perguntas que iam
sendo formuladas, bem como ao preenchimento das categorias de anlise
que a esta altura nos pareciam centralizar o problema. Nesta fase, direta
ou indiretamente foram manipulados precisamente 265 textos. De referir
que, nesta etapa, o nosso ponto razovel de conteno das recolhas balizouse pelos seguintes fatores: (i) pelo volume de dados alcanado; (ii) pela
satisfao das necessidades primrias de informao, constatada pelo fato
de haver obtido as respostas adequadas s questes formuladas63.
Neste ponto, cumpre-nos realar que os textos utilizados no
estudo se encontravam escritos majoritariamente na lngua inglesa. Deste
modo, para alm da codificao, propriamente dita, a primeira etapa
embutiu atividades de traduo, tendo-se deixado para uma segunda etapa
o refinamento do sistema inicial de categorias gerado64. Na etapa posterior
a estas, lidando com os cdigos substantivos em portugus, nos fixamos no
agrupamento das famlias de cdigos em categorias abstratas, bem como
na sua descrio e no seu preenchimento. No que a este procedimento se
refere, no nos valemos de nenhum esquema apriorstico de codificao ou
de categorizao dos textos, tendo construdo os nossos prprios esquemas a
partir do contato com o contexto emprico. De resto, focalizamos a ateno
nas componentes fundamentais do modelo paradigmtico de codificao para
o PSB, especialmente no que respeita s aes e s interaes, com vista
composio do esquema geral de interpretao da realidade investigada65.
O uso do MCC como recurso, no nosso caso, deu-se em todos
os momento da codificao e da categorizao, nos moldes previamente
aconselhados66. De igual modo fizemos uso das trs classes de memorandos,
O que no coincidiu propriamente com o critrio ideal de saturao da amostra, mas com o contexto real
de investigao. A este respeito, cumpre-nos reforar que nem todas as propriedades e as dimenses de um
fenmeno so relevantes ou dignas de ateno. Porquanto, nestes casos, preciso adotar uma soluo de
compromisso que torne a investigao exequvel. Logo, tendo em mente as condicionantes internas e externas
de uma determinada investigao e, lanando mo de um argumento de equilbrio, aconselhamos a atitude de
manter a concentrao num volume manipulvel de dados, em lugar de envolver-se com conjuntos amplos e
correr o srio risco de inviabilizar ou de empobrecer as possibilidades de interpretao.
63
64
Esta foi a forma encontrada para driblar a adversidade inicial de analisar textos procedentes de um idioma
diferente do materno.
Neste intento, consultamos tanto a literatura endgena, neste caso, a que corresponde ao entorno arquivstico,
quanto a literatura exgena, neste caso, a de mbito sociolgico.
65
66
Cf item 1.2.3.
124
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previamente indicadas, e de forma concomitante s anlises, gerando uma

quantidade maior destes dispositivos nas fases iniciais do que nas fases finais67.
Ditos memorandos foram categorizados pelos assuntos predominantes. Este
expediente ajudou a recuper-los e a consult-los, de modo clere, sempre
que foi preciso, pelo que aconselhamos firmemente o seu uso68.
No que se refere literatura especfica, optamos por seguir uma via
totalmente indutiva. A nossa tomada de deciso, neste sentido, deveu-se a
dois fatores principais: (i) a sua utilizao como material emprico69; (ii) o
risco potencial de influncia nas interpretaes. Consequentemente, no
consultamos os textos cientficos para orientar os rumos do nosso estudo, o
que significa que nem construmos um referencial terico, nem formulamos
hipteses de pesquisa antes de entrarmos no campo70. Naquele momento,
lidamos apenas com o tema, o problema e as perguntas sensibilizadoras do
MGT, tendo sido neste conjunto mnimo de recursos metodolgicos que
nos baseamos, concretamente, em boa parte do percurso. No entanto, nas
etapas finais do estudo, a consulta literatura passou a ser uma necessidade
para o incremento das anlises e das interpretaes. No nosso caso, pois, a
literatura especializada deu p s interpretaes e auxiliou a clarificar uma
srie de questes, especialmente, no mbito da literatura exgena ao campo
arquivstico. Assim, tanto as anlises como as interpretaes registradas nos
captulos destinados aos resultados tericos do estudo foram diretamente
influenciadas, em primeiro lugar, pelo terreno substantivo, dele fazendo
parte a literatura endgena e, em segundo lugar, pela literatura exgena,
quando contrastamos conceitos e hipteses71.
Quanto ao uso de software na anlise, da nossa experincia ficamos com
a certeza de que o programa ATLAS.ti correspondeu s nossas expectativas,
pelo menos por duas razes: primeiramente, porque de fato agilizou e
67
Cf Figura 1.
De realar que as informaes que registramos no decorrer deste texto, em muito se devem aos memorandos
metodolgicos que estruturamos e que se foram transformando em narrativas que deram corpo nossa
experincia ao longo de todo o percurso analtico.
68
No de todo comum, no entorno do MGT, fazer uso da literatura cientfica como fonte de recolha de dados.
Assim o fizemos, assumindo todos os riscos inerentes.
69
70
No entanto, confirmamos pelo menos uma das proposies que emergiram a posteriori.
Na nossa perspectiva, designamos literatura endgena quela que se encontrava dentro dos limites do campo
em estudo e literatura exgena, por contraste, quela que se situava fora do mesmo campo. No nosso caso
concreto usamos a literatura da rea da Sociologia para contrastar hipteses tericas.
71
125
potencializou. diversas. etapas. da. anlise,. minimizando. os. efeitos. do. manejo.
de. um. volume. relativamente. grande. de. dados;. em. segundo. lugar,. porque.
nos.auxiliou.a.distinguir.claramente.as.fases.de.anlise.textual.e.conceitual..
Com.efeito,.o.nosso.testemunho.encaminha-se.no.sentido.de.uma.apreciao.
positiva.desta.ferramenta,.pese.embora.a.sua.relativa.complexidade72..
Por.fi.m,.para.facilitar.a.compreenso.dos.procedimentos.descritos.
inclumos.uma.sntese.representada.na.FIGURA.1..De.referir.que.o.modelo.
em.causa.resume.os.passos.dados.em.cada.fase,.bem.como.os.resultados.
gerais.obtidos..Sem.embargo,.tanto.a.circularidade.como.a.refl.exividade,.
que.so.os.aspectos.mais.caractersticos.das.anlises.pelo.MGT,.afi.guramnos.como.difceis.de.representar.
Figura.1:.Sntese.do.Processo.de.Codifi.cao.pelo.MGT.
Fonte.-.Freitas..2009..p.360.
.preciso.conhecer.bem.a.GT.para.ento.compreender.o.funcionamento.do.ATLAS.ti.
72.
126
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2.1.3 Principais resultados e critrios de validao do estudo

Consistentemente com as anlises pelo MGT, descortinamos dois
cenrios arquivsticos de confronto dos problemas gerados pelo documento
eletrnico, nos ltimos 40 anos73. Entre os resultados emergentes,
conceituamos e contrastamos as propriedades e as dimenses significativas
dos documentos arquivsticos convencionais e eletrnicos74. Alm disso,
revelamos as personagens proeminentes do mundo arquivstico, bem
como as suas estratgias de ao e de interao no confronto dos problemas
atuais75. Entre as concluses significativas, sumariamos que tanto a
teoria como a prtica arquivstica, na percepo das pessoas envolvidas,
se encontram submersas num processo de mudana, com vista melhor
soluo dos problemas, acomodando-se aos contornos ainda difusos de um
paradigma social emergente.
A referida Mudana, compreendida neste estudo como o
Processo Social Bsico em torno do qual se articulavam outros, de menor
expresso no terreno substantivo76, acompanha as fronteiras igualmente
difusas de um contexto ps-moderno, ps-industrial e pr-sociedade
informacional77 e tem como fator condicionante o documento eletrnico,
includo no bojo dos clusters de inovaes que se notam, particularmente,
no contexto norte-americano dos ltimos 50 anos, atendendo pelo
genrico designativo de tecnologias de informao. Ainda, neste estudo,
demonstramos uma proposio emergente no curso da investigao: as
tecnologias no determinam a sociedade, mas suscitam-lhe problemas para
resolver, com meios e recursos que advm de distintas formas, para atender
No primeiro cenrio identificamos uma primeira gerao de arquivistas pouco disposta a lidar com os
problemas gerados pelo documento eletrnico. No segundo cenrio, identificamos uma gerao disposta a
enfrentar o desafio.
73
74
No estudo, identificamos, interpretamos e contrastamos diversas propriedades e variaes dimensionais dos
documentos convencionais e dos eletrnicos. Os respectivos conceitos emergiram dos prprios dados.
Estas personagens foram identificadas, numa primeira etapa, dada a alta frequncia de textos associados aos seus
nomes no terreno substantivo. Este foi o nosso primeiro fio analtico puxado no intento de atingir uma categoria
central de anlise. Dentre os/as 248 autores/as inicialmente codificados/as, quatro foram considerados os mais
relevantes, dada a sua densidade no contexto emprico, medida pelo nmero de textos que publicaram sobre o
tema central do estudo. Os seus nomes so: Luciana Duranti, Terry Cook, David Bearman e Heather Macneil.
75
O aplicativo ATLAS.ti permite a elaborao de redes conceituais que auxiliam a visualizar as relaes entre
as categorias e os cdigos.
76
77
Estas expresses emergiram do prprio contexto.
127
a diferentes propsitos78. Entre as recomendaes principais, destacamos a

pertinncia da continuidade das anlises, num outro momento, ampliando
as concluses a respeito das caractersticas persistentes do processo social
mudana (algo que no pudemos deslindar), interpretado como o
ponto de convergncia dos problemas, dos desafios, das oportunidades,
dos riscos, das ameaas e das preocupaes que perpassam a Arquivstica
Contempornea na tica das pessoas envolvidas79.
No que diz respeito validao dos resultados, cumpre dizer que,
por um lado, os estudos Grounded Theory devem ser validados pelos mesmos
esquemas utilizados para validar as pesquisas qualitativas em geral80. Mas,
por outro lado, encontramos sugestes especficas na literatura da rea,
que vo ao encontro deste mesmo objetivo. Assim, a construo da linha
da histria, contendo os esquemas, as ideias, os conceitos e as proposies
formuladas vista como um recurso positivo para a averiguao do encaixe
da teoria nos dados e, consequentemente, pode servir como recurso na
validao de um estudo desenvolvido pelo MGT81. A atitude de narrar
os resultados obtidos, valendo-se de um guia da histria, i.e., de uma
espcie de fio condutor que une e que integra os principais temas presentes
nos dados, ao mesmo tempo em que os enlaa pergunta fundamental
do estudo, tambm aconselhada82. Consequentemente, a validao de
um estudo qualitativo depende, em boa medida, de um corpo suficiente
e consistente de informaes disponibilizadas e comunicadas ao leitor/a83.
Com efeito, quer nos esquemas analticos, quer nas explicaes
detalhadas de cada um dos procedimentos, esto lanadas as condies
concretas para verificar a consistncia, a transferibilidade e a autenticidade
do estudo em questo. Naturalmente, foi seguida uma linha narrativa
Tal proposio foi proferida por Daniel Bell em: Bell, D. O advento da sociedade ps-industrial: uma tentativa
de previso social. So Paulo: Cultrix, 1977.
78
Estas expresses emergiram dos prprios textos, no decorrer das etapas de codificao e de categorizao.
79
A autenticidade, a fidedignidade, a consistncia do relato, a transferibilidade dos resultados a outros contextos,

so alguns dos principais esquemas apontados para avaliar o grau de validade dos estudos qualitativos.
80
Cf. Strauss e Corbin (2002).
81
Cf. Taylor e Bogdan (1987, p.166).
82
Sobre este mesmo assunto, os/as investigadores/as qualitativos/as devem ser capazes de proporcionar
informaes suficientes aos leitores/as, para que possam compreender de que maneira recolheram e interpretaram
os seus dados e relativizar os resultados, situando-os no seu prprio contexto (DEUTSCHER, 1973 apud
TAYLOR; BOGDAN 1987, p.180).
83
128
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dos fatos e das ideias, tratando de identificar, em cada uma das fases
significativas, os objetivos, os procedimentos e os resultados obtidos,
de forma a proporcionar um retrato to fiel quanto possvel de todo o
percurso, buscando validar o referido estudo, prioritariamente, no mbito
do seu prprio contexto.
2.2 Significado geral da experincia
Antes de optar pela GT como mtodo de anlise, a primeira
pergunta a responder obviamente relaciona-se com as razes substantivas
para o fazer. Frequentemente, o MGT referenciado pela literatura tcnica
como um mtodo complexo, exigente, moroso, pouco amigvel e, talvez
por esta razo, de escassa aplicao prtica. Em boa verdade, esta ltima
concluso torna-se um tanto quanto falaciosa quando se experimenta o
mtodo.
Inegavelmente, ao atuar com o MGT releva o/a investigador/a.
De modo que tanto a complexidade quanto a flexibilidade que lhe so
conferidas demandam atitudes e posturas que, na viso de analistas
experientes com o mtodo, dificilmente podem ser compatibilizadas com
a inexperincia ou o despreparo para lidar com este tipo de realidade84.
Consequentemente, ao() investigador(a) que se dedica ao MGT, para alm
da experincia, so reclamadas outras qualidades tais como: a persistncia,
a confiana, a f, a intuio, a inclinao analtica, o senso de observao,
a relativa capacidade de distanciamento dos dados, a tolerncia incerteza
e aos cenrios confusos, a habilidade para a conceituao e a abstrao85.
Num artigo que publica para divulgar a tese de doutorado que desenvolveu, no Reino Unido, sobre os entornos
corporativos, Pandit (1996) comenta que pesquisar com este mtodo implica reunir, em doses altas, qualidades
tais como confiana, percia, tolerncia e criatividade. O autor justifica com a sua prpria experincia, dizendo
que a aplicao do mtodo, no seu caso, decorreu num processo demorado que gerou um grande volume de
dados. Ainda, relata que o trabalho sem hipteses prvias e sob um protocolo aberto, fez com que a metade
do tempo transcorresse num ambiente em que a f e a esperana de que o processo vingasse foram o seu nico
alento. Para alm disto, tambm teve de conviver com o fato de que os dados demoraram algum tempo a fazer
sentido, tendo sido, portanto, moroso o processo de integrao terica dos resultados. Por fim, admite que o uso
da ferramenta informtica ATLAS.ti diminuiu consideravelmente este impacto negativo do mtodo e conclui,
dizendo que um/a investigador/a inexperiente provavelmente se sentiria intimidado/a em contato com uma
realidade desta natureza.
84
85
Cf. Strauss e Corbin (2002) e Glaser e Holton (2004).
129
Com efeito, reconhecemos algumas desvantagens no que respeita

sua aplicao por analistas novatos/as. Por exemplo: o risco real de
confundir emergncia com distoro dos dados ou, ainda, de imprimir
aos dados a prpria perspectiva, em vez de identificar a perspectiva das
pessoas envolvidas; de cometer exageros, ao codificar linha a linha e,
consequentemente, perder o controle da massa de dados acumulada; de
no tolerar a movimentao num terreno que incerto e duvidoso em boa
parte do percurso. Mas, apesar de admiti-las, advertimos para o fato de que
as desvantagens enumeradas no se referem em particular ao MGT, mas
metodologia das pesquisas qualitativas em geral.
Com base na destreza que adquirimos no uso deste mtodo, a
inexperincia no parece ser a condio sine qua non para o seu desuso. A
falta de um perfil adequado para este estilo de investigao, que envolve
possuir alguma dose das habilidades referidas anteriormente, aliando-as
ao compromisso que o/a investigador/a deve ter, de forma incondicional e
inegocivel, com o cumprimento dos seus objetivos primrios de investigao
parecem influenciar, e muito, nessa deciso. Tambm influenciam, a nosso
ver, certas atitudes como a pouca apetncia para a realizao de leituras
persistentes e de anotaes sistemticas e, acima de tudo, a negligncia
quanto adoo de uma postura vigilante em face de qualquer atitude
considerada minimamente contrria aos princpios basilares do mtodo.
Na sensibilidade terica podem ser encontradas as chaves que abrem as
portas pelas quais, em diversos momentos, precisamos passar quando
trabalhamos com o MGT. Algumas das respostas positivas que podemos
dar para mitigar uma sentida falta de experincia se encontram, a nosso
ver, numa inflexo no sentido contrrio ao das lacunas mencionadas. No
nosso entendimento, boa parte dos obstculos atribudos inexperincia
podem ser satisfatoriamente ultrapassados com esses artifcios.
No que respeita possibilidade de construo terica, da nossa
prtica, verificamos que o MGT, quando aplicado de forma integral,
possibilita a emergncia das explanaes de alto nvel. Sem embargo,
cumpre referir que no nosso caso particular as pretenses primrias de
investigao no foram ao encontro de tais ambies. Os nossos interesses
se prenderam, em boa medida, com uma apreenso compreensiva do
terreno substantivo, onde, com efeito, afiguraram-nos ricas possibilidades
130
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analticas. Porquanto, se no abandonamos a possibilidade de construir

teoria formal, tambm no a acolhemos deliberadamente86, usando
o mtodo na medida justa das nossas necessidades, conferindo-lhe
flexibilidade e obedecendo, sem subordinao, aos seus cnones87. Tal
a nossa resposta aos questionamentos originados de quem pretender
enveredar por este percurso.
No mbito dos subsdios tericos demonstramos como o MGT se
encaixa num cenrio de interveno com objetivos analtico-interpretativos.
Com esta inteno, dedicamo-nos clarificao das suas caractersticas, que
so a flexibilidade, a circularidade, o estmulo s perguntas sensibilizadoras,
o recurso s comparaes constantes e s amostras progressivas, com
vista obteno de explicaes fundamentadas nos dados, sendo esta a
precondio para o compromisso com um mtodo desta natureza.
De igual modo consideramos os seus marcos fundamentais,
estabelecidos h mais de 40 anos, verificando que se trata de um mtodo
voltado para a gerao de teoria, dado que focaliza a anlise nos pontos
de maior relevncia e de maior densidade dos dados. Para o/a analista
experiente todos estes dispositivos jogam um papel fundamental na
conduo do MGT, interferindo positivamente no terreno aplicativo. Para
o/a inexperiente nem tanto.
No mbito das ferramentas teis, demonstramos que a literatura
prvia se afigura como um dos pontos nevrlgicos do MGT clssico, no se
recomendando o seu uso nas primeiras fases da codificao, de forma a evitar
a distoro da anlise. Ainda, no terreno aplicativo, manifestamos que as
aplicaes informticas tm sido apontadas como um recurso para mitigar
o problema da manipulao de grandes volumes de dados, para alm da sua
Nossa base, neste sentido, assenta-se nos escritos de Wolcott (2003) e de Strauss e Corbin (2002). O primeiro
autor diz que no h razo para introduzirmos teoria at que nos asseguremos de estarmos verdadeiramente
interessados/as nela, alegando que a teorizao per se encerra uma relao a posteriori com os resultados (Wolcott
2003, p. 84). Os segundos autores, pese embora aconselhem o MGT como plataforma para a construo
terica, vm a flexibilidade do mtodo como algo que permite adaptaes, em funo dos estilos e dos objetivos
dos/as investigadores/as, desde que tal no implique romper com os seus cnones.
86
Tal postura, salientada como positiva por Taylor e Bogdan (1987), a que de resto recomendamos a quem se
interessar por aprofundar na prtica deste mtodo.
87
131
capacidade de auxiliar na organizao, na sistematizao e na disposio

dos dados, bem como na sequenciao das tarefas. Nestes argumentos
encontramos as justificativas para a opo pelo software ATLAS.ti no
mbito do nosso estudo. Ainda, no que se refere codificao, explicamos
que o MGT se desenvolve em trs etapas principais, sendo a primeira
marcada por um intenso processo de fragmentao do contexto analtico,
tendo em vista a recuperao de pores relevantes de dados que passam
a atuar como ponto de contato entre o/a analista e o contexto analisado.
Conforme tivemos a oportunidade de dizer, nesta etapa inicial ocorrem a
reduo e a descontextualizao controlada dos fragmentos codificados. A
esta se seguem uma segunda e terceira etapas, que correspondem s fases
finais em que ocorre o agrupamento dos cdigos empricos, dando lugar
aos abstratos, sendo estes os que de fato auxiliam na tarefa de transformao
e de recontextualizao dos dados, com vista obteno de explicaes que
emergem e completam-se pela integrao dos cdigos iniciais num sistema
final de categorias.
No mbito dos subsdios prticos, descrevemos a nossa forma de lidar
com o MGT e de tirar proveito das suas vantagens, minimizando possveis
inconvenientes, sendo este o motivo por que ampliamos as explicaes,
a respeito das suas caractersticas e dos seus desdobramentos, no tpico
anterior. No nosso caso especfico, a concretizao do mtodo iniciou-se
pela codificao de elementos pr-textuais e textuais dos 335 itens que
compunham as nossas possibilidades iniciais de amostra, culminando com
a codificao seletiva de resumos ou de textos completos que, no limite,
contriburam para o esclarecimento das situaes previamente verificadas.
A seguir a este processo, mediante um procedimento de integrao de
conjuntos maiores em grupos progressivamente menores, alcanamos
um sistema de categorias que consideramos satisfatrio para os nossos
propsitos, e que nos auxiliou a compreender a categoria central de anlise
e o processo social embutido nos dados, nas suas redes de relao com
outras categorias, pelo que nos empenhamos em seguir por esta trilha,
avanando para uma fase final do estudo.
O significado da nossa prtica foi igualmente apontado e, quanto
a este aspecto, fizemos questo de incidir no fato de que a experincia joga
um papel importante na aplicao do mtodo, mas no a condio sine
132
Estudos
avanados em
Arquivologia
qua non para o seu uso ou desuso, considerando que h fatores de outra
ordem que tambm influem nesta deciso.
Finalmente, apraz-nos recordar que, neste espao, procuramos
cumprir o objetivo geral de divulgar o MGT comunidade cientfica
de Cincia da Informao, lanando pistas concretas, e advertncias,
para estimular a sua utilizao. No obstante, no que se refere correta
comunicao da mensagem, pelas palavras de Barney Glaser, num dos seus
vrios escritos, o MGT se aprende fazendo. Eis porque somos perfeitamente
conscientes das dificuldades que comportam uma tentativa desta natureza.
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134
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 7
A Pesquisa em Arquivologia:
um Cenrio em Construo
Jos Maria Jardim
1 Introduo
At os Anos 90 do sculo passado, o conhecimento arquivstico
foi gerado, sobretudo, a partir das prticas de gerenciamento de instituies

e servios arquivsticos. No por acaso, boa parte desse conhecimento
plasmou-se em manuais que, at 20 anos atrs, constituam a base quase
exclusiva daquilo que se entende por Arquivologia. Os modos do fazer
arquivstico eram registrados, comunicados e ensinados com forte nfase
nas dimenses empricas. Se essa viso predominante no impediu o
amadurecimento de vrios aspectos tericos da disciplina, tampouco
favoreceu a constituio de um cenrio terico com evidente densidade.
No por acaso, os arquivistas viram-se obrigados a repensar os universos
tericos, metodolgicos e empricos da Arquivologia a partir do quadro
informacional que emerge em especial aps a Dcada de 90.
135
Num quadro histrico de alteraes frequentes do ponto de

vista cientfico, tecnolgico, organizacional, poltico, etc. a pesquisa em
Arquivologia se faz cada vez mais necessria. A partir desse momento
preciso produzir conhecimento no apenas para as motivaes mais
imediatas de gesto arquivstica, mas tambm para os cenrios em vias
de emergir. No se trata mais apenas de produzir conhecimento para um
programa de classificao arquivstica a ser estabelecido nos prximos dois
anos. Agora preciso tambm investigar e obter respostas que reorientem
esses programas de classificao nos mdios e longos prazos, em um quadro
das redes de informao, face aos usos remotos dos acervos, polticas e
prticas de governo aberto, por exemplo. Atuar com eficincia sob essa
dinmica requer investimento em pesquisa.
A construo da pesquisa em Arquivologia suscita a frequente
discusso sobre o prprio campo enquanto disciplina cientfica. Ao se
fazer necessria a construo de agendas de pesquisa em Arquivologia
fundamental, portanto, refletir epistemologicamente sobre seus mtodos,
objetos, universo emprico, recursos tericos e questes interdisciplinares
do campo.
Torna-se aos poucos mais evidente, para outros campos das cincias
sociais, a distino entre pesquisa em arquivos (elaborada por cientistas sociais
de maneira geral) e pesquisa em Arquivologia (produzido por arquivistas
indagam sobre as diversas dimenses do fenmeno arquivstica).
A produo de conhecimento arquivstico no poderia mais
estar restrita aos espaos das prticas arquivsticas. A qualificao dessas
prticas, por sua vez, demandava cada vez mais adensamentos tericos e
metodolgicos.
A produo do conhecimento arquivstico passa a ser uma tarefa
tambm das universidades, relativizando o domnio quase absoluto, ao
longo de dcadas, das instituies arquivsticas como espaos de produo
e legitimao do conhecimento na rea.
A indissociabilidade entre ensino, produo e difuso do
conhecimento demanda novas posturas e dilogos entre universidades,
instituies e servios arquivsticos. Ampliam-se tambm as exigncias de
dilogos interdisciplinares.
136
Explorar as dimenses interdisciplinares da Arquivologia na

pesquisa revela-se incontornvel e supe a identificao das suas possveis
fronteiras ao longo do tempo e na sua atual configurao histrica.
2 Percursos da arquivologia como disciplina cientfica
Refletir sobre a Arquivologia como campo de pesquisa requer o
reconhecimento da sua trajetria, ainda que em linhas gerais. Couture e
Ducharme (2005) lembram que se a Arquivologia muito antiga como
prtica, um fenmeno contemporneo como disciplina.
Se a publicao do Manual de arranjo e descrio de arquivos
ou Manual dos Holandeses por Muller, Feith e Fruin, em 1898, um
marco fundador da Arquivologia, a sua configurao como rea est
fortemente ligada inveno dos arquivos pblicos como instituio, a
partir da Revoluo Francesa e a um conjunto de prticas na organizao
dos arquivos do Estado moderno. A Arquivologia, saber de Estado,
filha do Estado moderno europeu. Surge fortemente associada, naquele
momento, ao quadro de uma memria que ao constituir-se em lastro ao
reconhecimento da nao configura-se numa narrativa autolegitimadora
do Estado.
At meados do Sculo XX, predomina o entendimento do arquivo
histrico como objeto privilegiado da Arquivologia que se estrutura ento
como cincia auxiliar da Histria. O fazer arquivstico exige do arquivista
no apenas a teoria arquivstica em seu estado de construo. Exige tambm
conhecimentos da Histria e do Direito.
A crescente interveno do Estado na vida social, sobretudo aps
a II Guerra, propicia a emergncia dos princpios relacionados gesto
de documentos, especialmente no mundo anglo-saxo. A concepo de
ciclo vital implica no reconhecimento de que os arquivos no devem
mais gerenciar apenas um produto, mas um processo. A reconfigurao
da misso de vrias instituies e servios arquivsticos reflete essa nova
concepo. As tradies administrativas dos Estados nacionais, associadas
nesse quadro histrico s condies de respostas, em cada caso, quilo que
se convencionou chamar de exploso documental, seguem influenciando
fortemente as concepes de Arquivologia as prticas arquivsticas. At
137
mesmo o entendimento do que um arquivista ganha outras leituras. No

mundo anglo-saxo, emerge, por exemplo, a distino entre o arquivista e
o gestor de documentos. Constroem diferentes perspectivas na formao
profissional do arquivista. Ao menos no mundo anglo-saxo, ocorre uma
forte aproximao da Arquivologia com a Administrao1.
Nesse cenrio histrico, o fazer arquivstico exige do arquivista
no apenas a teoria arquivstica e os conhecimentos da Histria e do
Direito, mas tambm profundos conhecimentos da rea de Administrao.
Especialmente aps os Anos 90 do Sculo XX, as novas formas
de produo e uso da informao arquivstica provocam novas questes em
torno de aspectos tericos e prticos da rea. So questionados os objetos, os
mtodos, os princpios tericos, as singularidades do documento digital, a
web como espao arquivstico, a perspectiva no custodial, o funcionamento
das instituies e servios, as formas de uso e transferncia da informao
arquivstica, a preservao, a identidade do arquivista, a sua formao etc.
Neste momento, tem incio uma percepo segundo a qual os desafios da
Arquivologia requerem processos inovadores de gerao de conhecimento
para alm dos moldes consagrados at ento. A pesquisa como uma das bases
de renovao da rea ganha espao cada vez mais significativo.
Discute-se, nesse momento, de uma maneira muito frequente
a disciplinaridade e a interdisciplinaridade da Arquivologia. A histrica
relao da Arquivologia com outras disciplinas parece desnaturalizar-se.
Ampliam-se as possibilidades de uma postura epistemolgica, na qual zonas
de interlocuo da Arquivologia com outras disciplinas so requisitadas
nas pesquisas.
Nesse contexto, o fazer arquivstico exige do arquivista no
apenas a teoria arquivstica ou conhecimentos da Histria e do Direito
e da Administrao. Requer tambm interlocues com os estudos
de tecnologias da informao, da Comunicao, da Sociologia, da
Antropologia, da Cincia da Informao.
Simultaneamente, a releitura e ressignificados de princpios
fundadores da Arquivologia, luz da contemporaneidade, tem se revelado
Para os que corroboram a distino entre Arquivologia e Gesto de Documentos, a influncia da Administrao
seria na segunda. No essa a perspectiva adotada nesta abordagem.
138
Estudos
avanados em
Arquivologia
um exerccio saudvel no reconhecimento de novas indagaes e no

encontro de novas respostas. Essa atitude nada tem de conservadora. Ao
contrrio, altamente ousada do ponto de vista intelectual, complexa
e delicada. Sob essa dialtica, envolvendo a leitura contempornea do
passado e os deslocamentos no presente que as cincias no nosso caso, a
Arquivologia estabelecem percursos futuros.
Trata-se, portanto, nessa perspectiva, da Arquivologia enquanto
disciplina cientfica que requer uma atitude cientfica sem, no entanto, que
se resvale para uma interpretao cientificista redutora. Trata-se de uma
Arquivologia que superou a era dos manuais e no merece ser interpretada
apenas como um conjunto de normas.
Uma disciplina cientfica, segundo Heckhausen (1972), envolve
sete critrios: o domnio material ou objeto de estudo; o conjunto dos
fenmenos que so observados; o nvel de integrao terica; os mtodos;
os instrumentos de anlise; as aplicaes prticas; e as contingncias
histricas.
Conforme Legendre apud Maheu (2008), uma disciplina o [...]
domnio estruturado do saber que possui um objeto de estudo prprio, um
esquema conceitual, um vocabulrio especializado e, ainda, um conjunto
de postulados, conceitos, fenmenos particulares, mtodos e leis.
Uma disciplina uma atividade socialmente organizada,
que pressupe um discurso e uma prtica que constitui um corpo de
conhecimento envolvendo uma comunidade de especialistas dessa cincia.
Supe organizaes cientficas que reconhecem quem ou no membro do
corpo de cientistas, definem regras deontolgicas e metodolgicas. Uma
disciplina cientfica pressupe a existncia de publicaes especializadas,
regras de qualidades para os trabalhos a serem publicados e apresentados
nos congressos.
A Arquivologia atende rigorosamente a todos esses pressupostos?
A resposta depender, no mnimo, do entendimento que se tem da rea
pela prpria comunidade profissional e tambm da realidade de cada pas.
No caso do Brasil, por exemplo, Marques (2011) revela-nos:
[...] a Arquivologia no Brasil , hoje, uma disciplina interpretativa de
si mesma em sua alteridade, ou seja, simultaneamente palmilha os
139
caminhos da sua autonomia e tece relaes com outras reas. Apesar

de ainda estar conquistando e se acomodando nos seus contornos
cientficos, j podemos visualizar a formao de uma disciplina
cientfica no Pas, mesmo que multiforme e retalhada.
A compreenso da disciplina apenas em suas configuraes

nacionais dimenso nada desprezvel no caso da Arquivologia pode
sugerir uma viso restrita. A par das marcas nacionais da disciplina, a
Arquivologia parece atender de forma razoavelmente assimtrica aos
diversos requisitos que permitem caracteriz-la como uma disciplina
cientfica amadurecida. Esse um tema que, em si mesmo, ao constituirse num convite produo de novos conhecimentos, refora a pesquisa
como elemento nuclear no desenvolvimento da Arquivologia.
A identificao das questes sobre a disciplinaridade da
Arquivologia sugere a reflexo sobre alguns elementos em torno da sua
interdisciplinaridade.
A histria da Cincia revela, especialmente a partir do Sculo
XX, sob o norteamento da racionalidade capitalista, uma forte tendncia
daquilo que vrios autores chamam de fragmentao do saber, ou seja, um
quadro de excessiva especializao cientfica.
Se, de um lado, a fragmentao da cincia favoreceu diversas
conquistas cientficas em vrios momentos, por outro lado, este seria um
obstculo a novos avanos cientficos. O excesso de especializao impediria
hoje uma percepo mais ampla do real e diminuiria as possibilidades da
cincia enquanto conhecimento efetivamente a favor do desenvolvimento
humano e social. Nesse cenrio, o cientista convidado a um olhar no
exclusivamente especializado, mas tambm transversal.
Como menciona Pombo (2005, p.9), [...] o progresso da
investigao faz-se, cada vez mais, no tanto no interior dos adquiridos
de uma disciplina especializada, mas no cruzamento das suas hipteses e
resultados com as hipteses e os resultados de outras disciplinas.
O projeto interdisciplinar ganhou bastante adeso do mundo
cientfico. No h dvidas de que se trata de uma perspectiva extremamente
rica. A interdisciplinaridade segue um curso que, a essa altura, independe,
em boa parte, de uma deciso individual de um cientista ou de um grupo
140
Estudos
avanados em
Arquivologia
de cientistas. Isso se d na medida em que a interdisciplinaridade tende a

constituir-se praticamente num imperativo para a reflexo contempornea
de fenmenos que podem ser reconhecidos por diferentes campos de
conhecimento (POMBO, 2005). Paralelamente, esse reconhecimento
parece convidar a certa banalizao do termo, ou seja, tudo fica muito
interdisciplinar no discurso. Como que na prtica, efetivamente,
conseguimos diferenciar a interdisciplinaridade para alm da retrica
sedutora, convidativa e, de imediato, extremamente rica? E afinal de
contas, o que isso? O que interdisciplinaridade?
A minha proposta muito simples. Passa por reconhecer que, por
detrs destas quatro palavras, multi, pluri, inter e transdisciplinaridade,
est uma mesma raiz a palavra disciplina (que ns falamos h pouco).
Ela est sempre presente em cada uma delas. O que nos permite
concluir que todas elas tratam de qualquer coisa que tem a ver com as
disciplinas. Disciplinas que se pretendem juntar: multi, pluri, a ideia
a mesma. Juntar muitas, p-las ao lado uma das outras. Ou ento
articular, p-las inter, em inter-relao, estabelecer entre elas uma
relao recproca (POMBO, 2005).
Nesse quadro de transformao epistemolgica do plano

cientfico, Pombo (2005) sugere-nos que [...] onde ns espervamos
encontrar o simples, estamos encontrando o complexo, o infinitamente
complexo [...] quanto mais fina a anlise, maior a complexidade que se
abre nossa frente. E, portanto,
[...] o todo no a soma das partes. Sem interesse real, e isso
fundamental, por aquilo que o outro tem para dizer no se faz
interdisciplinaridade. S h interdisciplinaridade se somos capazes
de partilhar o nosso pequeno domnio do saber, se temos a coragem
necessria para abandonar o conforto da nossa linguagem tcnica e
para nos aventurarmos num domnio que de todos e de que ningum
proprietrio exclusivo (POMBO, 2005).
A interdisciplinaridade ou outros graus de relao da

Arquivologia com outras disciplinas vem sendo mais explorada pela
prpria Arquivologia.Sob a perspectiva de Pombo (2005) a reflexo sobre
a interdisciplinaridade da rea requer o mapeamento de possibilidades de
cruzamento de hipteses da Arquivologia, de resultados da Arquivologia
com as hipteses e resultados de outras disciplinas.
141
Todas essas demandas e indagaes so atualmente inerentes ao

trabalho do arquivista em diversos planos de sua atuao.
A Arquivologia, desde os seus marcos fundadores, uma disciplina
com vocao multi, pluri e interdisciplinar.
Em todas as atividades arquivsticas, o arcabouo terico e os
mtodos e tcnicas da Arquivologia so acionados, evidentemente. No
entanto, arquivos no so gerenciados apenas com os instrumentos tericos
e metodolgicos da Arquivologia.
A Arquivologia requer, em diversos momentos e em graus
variados, da Administrao, da Histria, do Direito, da Sociologia, da
Antropologia, da Cincia da Informao, da Cincia da Computao e
outros campos de conhecimento.
Neste sentido, comenta Couture em entrevista a Barbara Roth e
Franois Burgy:
Estamos convencidos que existem problemticas transversais que
partilhamos com as cincias da informao2. A avaliao, a preservao
dos suportes, a gesto dos servios de informao, a utilizao das
tecnologias so alguns exemplos. Mas no se pode mais limitar esses
contatos s cincias da informao. Ns acreditamos que to pertinente
falar de multidisciplinaridade quanto de interdisciplinaridade. Assim,
precisamos explorar as trocas com domnios como o direito, a
administrao e a gesto, a museologia, a histria, as cincias polticas
e outras [...] Temos, ns tambm, muito a aportar! Essas trocas nos
permitem nos posicionar e conferir a nossa disciplina uma credibilidade
(Burgy; Rothet, 1998-1999, traduo nossa).
A essa altura, do ponto de vista da histria das cincias, talvez

seja afirmar como uma hiptese bastante razovel, que a perspectiva
interdisciplinar na rea de Arquivologia, comea a alcanar graus de
consolidao bastante ntidos. Um bom exemplo encontra-se no projeto de
pesquisa International Research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems (InterPARES). O InterPARES, envolve a Arquivologia, a Cincia
da Computao, Filmes, Geografia, Histria, Direito, Biblioteconomia e
vrias outras reas.
2
No original, Sciences de linformation.
142
Estudos
avanados em
Arquivologia
Vale ressaltar que essa perspectiva interdisciplinar uma vertente

em construo. Acolhe profissionais que dela partilham, tanto quanto
objeto de discordncia de outros. Esse, alis, um dos embates do campo,
expresso basicamente em trs vises:
a viso da Arquivologia com um campo autnomo, com bases
consolidadas e, de certa forma, cincia auxiliar da Histria (essa
autonomia no significaria, porm, insulamento porque os dilogos
com outras disciplinas so um imperativo do quadro cientfico atual);
a viso da Arquivologia como uma disciplina que constitui uma
subrea da Cincia da Informao (uma viso que ganha espao
especialmente no Brasil, como resultado de circunstncias histricas e,
mais recentemente, polticos-institucionais);
a viso de Arquivologia, assumida nestas reflexes, como uma disciplina
cientfica em permanente construo, dotada de autonomia, porm
exercida em diversos aspectos mediante relaes interdisciplinares
com a Histria, a Administrao, a Cincia da Informao, a
Biblioteconomia, a Museologia, a Sociologia, etc. Essa hoje a minha
perspectiva.
3 A pesquisa em Arquivologia
A literatura sobre a pesquisa em Arquivologia tende a destacar,
sobretudo, os principais elementos temticos que podem ser contemplados.
So menos evidenciados aspectos relativos s escolhas tericas e opes
metodolgicas, seus problemas e formas de contorn-los.
Couture e Ducharme (2005, p.63, traduo nossa) afirmam:
Como o caso em qualquer disciplina, a pesquisa em Arquivologia
evolui lentamente. A maioria dos autores concorda que a pesquisa
em Arquivologia essencial para o desenvolvimento da profisso. A
era eletrnica obriga os elementos mais dinmicos da nossa profisso
a encontrar solues para abrir novos caminhos. Embora possa ser
modesta, a pesquisa de arquivos est em boa forma.
Como definir pesquisa em Arquivologia? Conforme Lopez

Gomez (1998, p.38),
143
Por investigacin archivstica podemos entender (6) la que se realiza

sobre cualquier tema o cuestin referida al rea de conocimiento
de la Archivstica: formacin profesional, conservacin, seleccin,
organizacin y descripcin de los documentos, acceso, recuperacin
de la informacin, archivos en su unidad y diversidad, historia de
los archivos, gestin de documentos, administracin de archivos,
terminologa, arquitectura de los edificios de archivos, preservacin,
etc. En resumen, podramos afirmar que nada de lo que toca a los
archivos nos debe ser ajeno, desde la gnesis de los documentos, hasta
su eliminacin, o incorporacin a un depsito de custodia permanente,
pasando por todas las operaciones relacionadas con su uso, acceso,
custodia fsica e intelectual, difusin y fomento.
Indagado sobre o que entende por pesquisa em Arquivologia,

Couture responde:
Fazer pesquisa em Arquivologia essencialmente colocar problemas
prprios disciplina e tentar encontrar respostas satisfatrias. ...
Quando nos interrogamos sobre nossos princpios, nossos mtodos
de trabalho, nossas intervenes, nossas atividades, nossos modos de
funcionamento; quando nos colocamos em questo e tentamos ver
se existem outras maneiras de fazer, ns inserimos nossas aes num
processo de pesquisa [...] A ligao entre o estado de desenvolvimento
de uma disciplina e a pesquisa muito estreito. Pode-se mesmo afirmar
que, sem a pesquisa, uma disciplina, qualquer que seja, no evoluiria
e o ensino dessa disciplina se tornaria rapidamente repetitivo [...]
Na Arquivologia, questionamentos ainda esto por ser inventados,
mtodos de pesquisa especficos ainda por serem descobertos. A
vivacidade de uma disciplina se mede pela riqueza de interrogaes
que ela gera (Burgy; Rothet, 1998-1999, p.6, traduo nossa).
Segundo Gracy (1992) os campos de pesquisa devem ser

limitados: [...] objeto e finalidade da Arquivologia, papel social do
arquivista, situao da disciplina no campo de conhecimentos, princpios e
conceitos arquivsticos, gesto de servios de arquivos, funes arquivsticas,
tecnologias e outros. O autor destaca em especial os documentos digitais.
A pesquisa em Arquivologia, conforme Pederson (1994) abrange:
1) Natureza da informao e dos documentos histricos 2) Histria social
e institucional 3) Arquivos e sociedade; 4) tica, tecnologias da informao
e outros problemas colocados aos arquivos; 5) Funes arquivsticas; 6)
Gesto de programas e servios de arquivos.
144
Estudos
avanados em
Arquivologia
Gilliland e McKemmish, (2004, p.1), reconhecem, aps os

Anos 90, o desenvolvimento da pesquisa em Arquivologia em funo
da ampliao de fatores como: o doutoramento, os veculos para a
publicao dos resultados, do financiamento pesquisa, os programas de
educao arquivstica, as possibilidades transdisciplinares e colaboraes
internacionais, alm dos mtodos e ferramentas de pesquisa inovadores
produzidos para investigaes cada vez mais complexas.
Couture e Ducharme (1998-1999), no clssico artigo La
recherche en archivistique: un tat de la question, identificaram nove campos
de pesquisa, resultado de uma enquete que envolveu 74 (setenta e quatro)
servios ou instituies de ensino arquivstico e 230 (duzentos e trinta)
pesquisadores de 70 (setenta) pases:
Quadro 1: Campos de Pesquisa em Arquivologia.
Campo de Pesquisa3
Descrio do Contedo
Objeto e finalidade da Arquivologia4
Arquivos como objeto (informao/documento/record)

Objetivo: preservao, acesso, eficincia administrativa, etc.
Utilidade dos arquivos
Arquivos e Sociedade
Papel e lugar da Arquivologia na sociedade

Arquivologia como disciplina
Arquivologia como profisso
Histria dos Arquivos e da Arquivologia
Histria dos arquivos

Desenvolvimento dos princpios e fundamentos da
Arquivologia
Funes arquivsticas
Produo documental, avaliao, aquisio, arranjo,

descrio, preservao, acessibilidade
Gesto de programas e servios

arquivsticos
Teoria e prtica das organizaes

Planejamento e avaliao de programas
Gesto, marketing e relaes pblicas
Tecnologia
Informtica aplicada aos arquivos

Informao, telecomunicaes e redes
Traduo nossa.
No original, Archival Science.
145
Tipos de mdias e arquivos: documentos eletrnicos
Arquivos audiovisuais, eletrnicos, iconogrficos e textuais

Microformas e outros meios ou tipo de arquivos
Ambientes arquivsticos
Instituies governamentais
Instituies de ensino e pesquisa
Instituies religiosas
Outras instituies
Questes especficas relacionadas

com os arquivos
tica
Acesso informao e privacidade
Outros
Fonte: Elaborado pelo autor.
Hernndez Olivera et al. (2011, p.1-2) identificam os avanos da

Arquivologia, mas consideram a pesquisa como fundamental para a sua
consolidao.
Si reconocemos que en el progreso de toda disciplina cientfica hay
dos actividades de carcter esencial la creacin de conocimiento
con la consiguiente difusin y su aplicacin posterior tenemos que
concluir que la archivstica debe apostar por un modelo en el que la
investigacin y la innovacin se vean como actividades intrnsecas y se
desarrollen de forma sistemtica. El esfuerzo realizado en las ltimas
dcadas por mejorar la situacin de la archivstica debe complementarse
ahora con un mayor nfasis en la investigacin y en la transferencia de
los resultados de investigacin [] ser necesario desarrollar una elevada
actividad en materia de investigacin cientfica y tecnolgica [] La
realidad nos indica, sin embargo, que estamos todava lejos de ese nivel,
como demuestra el anlisis de la produccin cientfica que se desprende
de los pocos estudios sobre investigacin archivstica con que contamos.
Os mesmos autores destacam, num cenrio de uso intenso das

tecnologias da informao, alguns aspectos caractersticos do panorama
da pesquisa em Arquivologia nas ltimas dcadas: o surgimento de uma
cultura de cooperao internacional, as reflexes sobre uma Arquivologia
ps-custodial, a perspectiva ps-moderna da Arquivologia e os elementos
tericos em torno da noo de records continuum3.
A noo de records continuum um contraponto ao modelo de ciclo de vida arquivstico. Conforme Hernndez
Olivera et al. (2011, p.8), Se rompe con la lnea secuencial promoviendo unos procesos que se pueden producir
de manera continuada pero tambin de forma simultnea y reiterativa. Es decir, los documentos pueden
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Estudos
avanados em
Arquivologia
Apesar das crescentes reflexes e prticas de pesquisa em

Arquivologia, o tema suscita inquietaes que vo desde a dimenso
cientfica da rea at os mtodos e teorias acionados no processo
investigativo.
Ao comentar uma jornada de estudos organizada pela lcole
des Chartes e a Associao dos Arquivistas Franceses, em janeiro de 2003,
Hottin (2003, p.101) destaca:
Erik Ketelaar [...] observou em sua discusso introdutria da tarde que
o saber arquivstico construdo basicamente em torno de perguntas
como o qu? e como?, mas raramente em torno da pergunta por
qu?. Pode-se acrescentar que, para qualquer projeto cientfico, mas
particularmente para uma cincia relacionada ao humano, a ausncia
desta terceira pergunta coloca problemas singulares... Entre os grandes
temas de pesquisa na Arquivologia contempornea no apareceu
o por qu? dos arquivos. O arquivo parece ser algo bvio e essa
evidncia nunca questionada, nem so questionados a natureza e o
contexto de elaborao das prticas normativas e seletivas realizadas em
instituies arquivsticas. Predomina a pergunta O que? (na seleo
e eliminaes). Quanto ao como? , sobretudo, um como fazer?
(nas normas ou na relao com os documentos eletrnicos), como se a
observao dos fenmenos arquivsticos no pudesse ser conduzida sem
uma inteno puramente especulativa, sem fins prticos ou didticos
(tabelas de temporalidade, planos de classificao) [...]6.4.
Diante de tantas possibilidades, diversas concepes de agendas

de pesquisa podem ser sugeridas. Nesta oportunidade, considerando
elementos presentes na literatura arquivstica e as tendncias da rea,
alguns temas merecem reflexo com vistas a definio de programas de
pesquisa. As sugestes a seguir encontram-se referidas, em especial, ao
contexto brasileiro.
utilizarse en mbitos individuales y al mismo tiempo en espacios sociales, pueden desde el momento de su
creacin servir de prueba para la entidad y formar parte del patrimonio documental del pas. Sobre o assunto,
h literatura abundante. Ver, por exemplo: McKemmish, S. et al. Describing records in context in the
continuum: The Australian Recordkeeping Metadata Schema. Archivaria, n.48, p.8, 1999. Disponvel em:
<http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/archiv01.html>.
6
Vale observar que a anlise do autor tem como objeto as diferentes intervenes na jornada mencionada,
apresentadas sobretudo por arquivistas franceses.
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3.1 O perfil da atividade arquivstica

Quais os profissionais que atuam no desenvolvimento de
prticas arquivsticas? Quantos tm formao universitria especfica em
Arquivologia? Em quais universidades? Qual tipo de formao contnua
esses profissionais desenvolvem? Quantos possuem ps-graduao lato
sensu e stricto sensu? Em quais reas? Quais so suas fontes de informao
profissional? Qual a distribuio regional dessa comunidade profissional?
Quais as faixas salariais? Qual o gnero? Qual a idade? Quantos atuam no
setor pblico? Quantos atuam no setor privado? Que relaes mantm
com as associaes profissionais?
3.2 Usos e usurios da informao arquivstica
Quais as caractersticas da relao arquivistas-usurios em
variados contextos institucionais? Quais os usurios potenciais, porm
no atendidos pelos arquivos? Por que e como tal situao ocorre? Quais
as aes desenvolvidas pelos arquivos pblicos, associaes profissionais e
universidades para ampliar o uso social dos arquivos? Quais os obstculos
e aspectos favorveis ao uso social dos arquivos? Como se d o uso das
redes sociais pelos arquivos e vice-versa? Quem so os usos e usurios dos
arquivos em diferentes contextos organizacionais, nos setores pblico e
privado? Como se estruturam esses usos nesses diversos contextos? Qual
o grau de satisfao dos usurios com os arquivos? Quais as demandas dos
usurios em relao aos arquivos? Quais as alteraes no atendimento ao
usurio com o acesso a informaes arquivsticas na internet? Quem o
arquivista de referncia hoje?
3.3 Gesto de Servios e Instituies Arquivsticas
Padres de governana, estruturas organizacionais, competncias
formais, grau de autonomia financeira, gesto de pessoas, tecnologia,
conservao, respaldo legal, infraestrutura fsica, tecnolgica e humana,
programas arquivsticos, etc.
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Estudos
avanados em
Arquivologia
3.4 Arquivos privados

Tipologias, enquadramento legal, padres de gesto arquivstica,
mecanismos de acesso e divulgao, relaes com as polticas pblicas, etc.
3.5 Preservao
Planejamento e polticas, reformatao de acervos, documentos
convencionais, documentos digitais, degradao de suportes, impactos e
alternativas obsolescncia tecnolgica, digitalizao, etc.
3. 6 Documentos digitais
Produo, gesto, autenticidade, classificao, acessibilidade,
avaliao, transferncia, recolhimento, preservao, etc.
3.7 Normalizao
O quadro atual de normatividade, uso das normas, seu impacto
e perspectivas futuras.
3.8 Polticas arquivsticas
Elaborao, formulao e avaliao de polticas arquivsticas:
mtodos, atores, obstculos e elementos facilitadores. Entrecruzamento
com outras polticas pblicas no campo da informao.
3.9 A percepo social dos arquivos, da arquivologia e dos arquivistas
Como so visualizados os arquivos e os arquivistas pela sociedade?
Quais as aes desenvolvidas pelos arquivos pblicos, associaes
profissionais e universidades para ampliar a percepo social dos arquivos,
da Arquivologia e dos arquivistas?
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3.10 Associativismo
Quantas so, como esto distribudas regionalmente e como
funcionam as associaes profissionais da rea? Quantos so os associados?
Qual o perfil dos associados e dos quadros dirigentes? Quais a atividades
desenvolvidas?
3.11 Produo e difuso de conhecimento arquivstico
Qual a produo de conhecimento arquivstico da universidade,
das instituies arquivsticas e organizaes que gerenciam acervos
arquivsticos permanentes? Quais os temas mais pesquisados? Quais os
mecanismos de difuso desse conhecimento? Quais so a quantidade e
o universo temtico de trabalhos finais de graduao, dissertaes, teses,
anais de congressos, artigos de peridicos, livros, etc.? Qual a atuao das
agncias governamentais de apoio pesquisa em relao produo de
conhecimento arquivstico?
3.12 Docncia e docentes em Arquivologia
Quantos so? Desde quando atuam na docncia? Quantos
possuem graduao em Arquivologia ou em outras reas? Quantos
possuem ps-graduao? Em quais reas? Quais as experincias prvias
no campo dos arquivos? Qual a distribuio regional dessa comunidade
profissional? Quais as faixas salariais? Qual o gnero? Qual a idade? Quais
as linhas de pesquisa? Quais os temas arquivsticos de maior ou menor
interesse no ensino e pesquisa dos professores? Como e em quais unidades
acadmicas se inserem os cursos de Arquivologia? Qual a relao acadmica
desses cursos de Arquivologia com cursos de Biblioteconomia, Histria,
Administrao, etc.? Quais as lgicas estruturantes de treinamentos do tipo
Arquivologia para concursos? Qual o perfil dos seus docentes e alunos?
Qual as caractersticas do material didtico utilizado?
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Estudos
avanados em
Arquivologia
3.13 Prospectiva arquivstica

Como desenharmos hoje nossos programas de gerenciamento
arquivstico, considerando as tendncias emergentes e o cenrio arquivstico
atual? Quais as perspectivas, no caso brasileiro, de ampliao da formao
de arquivistas em nveis de graduao e ps-graduao? Quais as tendncias
na pesquisa na rea? Quais as tendncias do associativismo? Quais as
tendncias na forma pela qual os arquivos so visualizados pela sociedade?
A estas questes, podem ser reunidas outras indagaes sugeridas
por Martn-Pozuelo (2010, p.211):
Est la teora archivstica preparada para encarar el futuro?
Le servirn los conceptos y principios en los que hoy fundamenta su
praxis?
Debe ampliar su campo de relaciones cientficas?
Sus actuales relaciones sern suficientes en un futuro?
Con qu otras reas de conocimiento su relacin es necesaria,
recomendable y/o imprescindible?
Cules han de ser sus nuevos campos y lneas de investigacin?
Qu capacidades cientficas ha de tener el futuro profesional?
Cmo se formar el futuro investigador en archivstica?
Qu proyectos de investigacin debe emprender para encarar el
futuro?
Cmo, dnde se difundirn los resultados?
Las publicaciones actuales son suficientes?, tienen la calidad
necesaria?, la suficiente difusin?
De qu recursos disfrutar? Cmo, dnde, de quin ha de buscarlos?
Con qu apoyo poltico debe contar su I+D?
Seja qual for a concepo de Arquivologia como cincia
consolidada, cincia em formao ou disciplina cientfica a pesquisa na
rea constitui a base fundamental para a sua renovao permanente.
A par dos avanos das duas ltimas dcadas, h vrios caminhos
a serem percorridos nas prticas de pesquisa em Arquivologia. Somos
151
convidados a refletir, cada vez mais, sobre seus pressupostos epistemolgicos,

dilogos interdisciplinares, aspectos metodolgicos, objetos, etc.
Essa tarefa impe desafios complexos aos profissionais que
produzem conhecimento arquivstico em diversos contextos institucionais.
Como tal, tem implicao direta nos modelos e prticas de formao do
arquivista na graduao e na ps-graduao, tarefa que as universidades
tm como misso. Tal misso, no entanto, parece ganhar contornos mais
ntidos quando favorecida pelos dilogos entre a universidade e instituies
e servios arquivsticos. Se a autonomia da Arquivologia contempornea
no deve ser confundida com insulamento epistemolgico, tampouco
os centros universitrios de ensino e pesquisa em Arquivologia podem
prescindir da interao com a realidade social mais ampla, seus modos de
produo e uso dos arquivos.
Adjetivada de acordo com peculiaridades nacionais e ocasionais,
como integrada, ps-custodial, sistmica, etc., a Arquivologia
contempornea ter que ser cada vez mais dialgica.
A construo de agendas de pesquisa requer a produo de
conhecimento arquivstico no apenas em programas de ps-graduao
que podem, por motivaes cientficas ou polticos-institucionais,
favorecer a interdisciplinaridade da Arquivologia. fundamental que
se vivencie em programas de ps-graduao em Arquivologia a teoria e
prticas da pesquisa com o enfrentamento de suas dificuldades e a busca
pelos seus produtos. A busca pela interdisciplinaridade da Arquivologia na
pesquisa desenvolvida em outras reas do conhecimento resulta em frutos
evidentes. No entanto, a dinmica da Arquivologia contempornea requer
que essa perspectiva seja construda tambm nos espaos institucionais
universidades, instituies arquivsticas, centros de pesquisa de produo
de conhecimento arquivstico.
152
Estudos
avanados em
Arquivologia
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153
154
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 8
La Descripcin Archivstica: un Antes y un Despus
Marcado Por Isad(g) y los
Nuevos Paradigmas Archivsticos
Dunia Llanes-Padron
1 Introduccin
Desde sus orgenes, la archivstica ha estado determinada por
la obligacin de responder a la necesidad de las personas de consultar y

acceder a los documentos de los archivos. En este sentido, la descripcin
ha desempeado un papel preponderante convirtindose en el eslabn
principal entre el usuario y los documentos. Su funcin ha sido promover
y facilitar el uso de los fondos o, como establece el Consejo Internacional
de Archivos (CIA), [] el propsito de la descripcin archivstica es
identificar y explicar el contexto y el contenido del material archivstico a
fin de promover su accesibilidad (CONSEJO, 1992, p.8).
Este captulo tiene como propsito abordar el desarrollo del
concepto de descripcin en los diferentes perodos archivsticos. Se estudian los
primeros indicios que sobre la actividad existieron en la Antigedad, la Edad
155
Media, la Edad Moderna y la poca Contempornea. Se analizan los primeros

conceptos de descripcin archivstica y sus caractersticas ms sobresalientes.
Dichos conceptos son utilizados de antesala ante el anlisis del concepto en el
marco del proceso internacional de normalizacin. Se finaliza con los nuevos
paradigmas de la archivstica y su influencia en la descripcin.
Antes de adentrarnos en el estudio del proceso de descripcin, se
impone conocer el significado de este trmino. Segn el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Espaola, el trmino descripcin proviene del
latn descriptionis y es la accin y el efecto de describir, originario de las voz
latina describire y siendo una de sus acepciones la de representar a personas
o cosas por medio del lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes,
cualidades o circunstancias (DICCIONARIO, 1992, p.498).
Por lo tanto, si unimos ambos trminos descripcin y archivstica,
haremos referencia a un proceso consistente en la representacin de los
archivos o, de forma ms precisa, la representacin del contenido de los
archivos, es decir de los documentos conservados por stos.
Ahora bien, resulta imposible estudiar este proceso archivstico
sin antes comprender en qu consiste la descripcin archivstica. Varios
han sido los autores que han analizado este tema y diversos han sido los
enfoques dados a la descripcin a lo largo del tiempo. Para conocer cules
han sido los cambios que se han producido en el concepto y qu causas
las han provocado se presenta un anlisis de la evolucin de la descripcin
desde sus inicios hasta la actualidad.
1.1 Antecedentes histricos de la descripcin archivstica
La operacin de describir en los archivos no es un hecho reciente;
la descripcin ms antigua de la que se tiene conocimiento data del Ao
1500 a.C. (DUFF, 2008, p.51). Desde esta poca ya existan registros que
se utilizaban como sustitutos de los documentos originales; estos listados
constituyen los primeros vestigios de descripcin documental.
El desarrollo de las prcticas descriptivas est directamente vinculado
a la historia de los archivos. Culturas tan antiguas como la mesopotmica, la
egipcia, la griega y la romana contaban con archivos como medio de control
156
de algunas actividades de la sociedad (como la actividad econmica y la

actividad legal) (CRUZ MUNDET, 1993, p.109).
Estas culturas fueron las primeras que crearon repertorios de
documentos. Los registros eran conservados para uso administrativo,
para salvaguardar los derechos de sus productores y para preservar el
contenido de los archivos en caso de desastre, guerra o incendios. Como
puede verse, esta forma bsica de descripcin no tena como propsito
orientar a los usuarios en su bsqueda ni facilitar la localizacin de los
documentos y mucho menos controlar los fondos documentales. En la
Antigedad la finalidad de la descripcin era, principalmente, apoyar a las
administraciones (DURANTI, 1993, p.48).
Durante la Edad Media, los archivos estuvieron al servicio de los
seores feudales y tuvieron un marcado carcter patrimonial y administrativo.
En esta poca se impuso el procedimiento oral y la prueba testimonial sobre
el valor probatorio del documento escrito; por esta razn los archivos pasaron
por una etapa de cierto estancamiento (CRUZ MUNDET, 1993, p.110111). Un factor interesante del Medioevo fue el incremento de los escribas.
Ellos fueron los responsables de copiar todo el contenido de los documentos
para su posterior consulta. En esos tiempos, en los que la archivstica sufri
un retroceso con respecto a la Antigedad, la descripcin era totalmente
desconocida y fue asociada a la accin de copiar.
La recuperacin de la informacin en los archivos, en estas dos
pocas, se mantuvo invariable. Esta actividad se realizaba atendiendo a
la organizacin fsica de los documentos que, en la mayora de los casos,
responda al asunto y al ao.
En la poca moderna el uso de los archivos por las grandes
monarquas tuvo un marcado carcter jurdico y administrativo. En
este contexto, la descripcin documental constitua una garanta de
la conservacin de la evidencia de las funciones ejecutadas. El trmino
evidencia es un concepto jurdico segn el cual los documentos conservados
en los archivos constituyen un testimonio autntico de acciones pasadas,
razn por la cual los documentos se describan y preservaban. Durante
este perodo la descripcin se llevaba a cabo con el objeto de conservar el
significado de las acciones registradas en los documentos y se materializaba
157
en instrumentos de diversos tipos, tales como ndices, inventarios y

herramientas de referencia.
Un ejemplo relacionado con la obligatoriedad de elaborar
inventarios, en la poca moderna, lo constituy, sin lugar a dudas, la
Instruccin para el Gobierno del Archivo de Simancas de 1588, firmada por
Felipe II. Estas ordenanzas son conocidas como el primer reglamento de
archivos. En su punto nmero siete estableca la necesidad de elaborar
inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban
y su localizacin (RODRGUEZ DE DIEGO, 1989, p.105)1.
A finales del Siglo XVIII y hasta gran parte del Siglo XX, los
archivos se volcaron al servicio de la investigacin histrica y cambiaron su
funcin administrativa por una funcin meramente cultural. Con ello, se
abren las puertas de los archivos a los ciudadanos. Esta apertura despierta
un inters en los archiveros por buscar nuevas estrategias para organizar
los documentos y garantizar el acceso. Es en este momento cuando la
descripcin y la clasificacin se convierten en dos operaciones integradas
e intelectualmente comienzan a determinar la organizacin fsica del
material de archivo.
Durante esta poca, marcada por la Ilustracin, los archiveros
crearon mtodos de organizacin que establecieron el orden en que los
documentos deban estar representados en los instrumentos de bsqueda.
Este modelo estuvo pensado para los estudios histricos que prosperaban
en un perodo caracterizado por los movimientos intelectuales. La forma de
clasificacin ms usada fue la temtica aunque en algunos casos se utiliz
la ordenacin cronolgica. Como resultado de este tipo de ordenacin
los fondos fueron desmembrados y los documentos perdieron el origen
de su formacin. Estos eran descritos unidad documental por unidad
documental y las descripciones servan como sustitutas de los propios
documentos (DURANTI, 1993, p.50).
Asimismo mandamos que se forme otro libro de inventarios que el dicho secretario Diego de Ayala tiene
hechos y hiciere de aqu adelante las facultades de todo gnero de escrituras que al presente ay en el dicho archivo
con muy particular y breve relacin de lo que cada uno contiene y con el numero y claxon donde la tal escritura
se hallara; y que este se intitule Libro de Inventarios. Y las personas que adelante sucedieren en el dicho cargo
de archivero han de tener particular cuidado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo. En: RODRGUEZ
DE DIEGO, J. L. Instruccin para el Gobierno del Archivo de Simancas (Ao 1588). Madrid: Ministerio de
Cultura, 1989. p.105.
158
Estudos
avanados em
Arquivologia
En la Edad Contempornea la archivstica adquiere mayor

carcter cientfico a partir de la delimitacin de sus principios tericos:
Respeto a los Fondos, Respeto a la Procedencia y el Respeto a la Clasificacin
de Documentos2. Con el surgimiento de estos enunciados y el fracaso de la
clasificacin por materias los archiveros vieron la necesidad de separar las
tareas de ordenacin, clasificacin y descripcin.
La descripcin pas a ser un proceso del tratamiento archivstico
independiente de la organizacin. Se precisaba conocer todos los elementos
vinculados con la creacin de los documentos y esto slo se poda obtener
a travs de la descripcin, que desde ese momento, comenzaba a ocuparse,
adems, de las caractersticas del documento, de sus productores y del
contexto de creacin.
A partir de aqu, la descripcin pierde su funcin de custodia
y se orienta a facilitar la recuperacin de los documentos y el acceso a
la informacin. Este nuevo propsito se vio cumplimentado con la
compilacin de todo tipo de instrumentos de bsqueda y de recuperacin.
Como puede observarse, en sus inicios, los instrumentos de
descripcin (listados y repertorios) sirvieron de evidencia de la existencia
de los archivos y respondan completamente a los intereses de las
administraciones pblicas. En el Medioevo la descripcin estuvo vinculada
con la accin de transcribir documentos y su desarrollo fue escaso.
Posteriormente los archivos abren sus puertas a la sociedad; los
archiveros comienzan a buscar soluciones para garantizar la organizacin
de los documentos y se unen en una misma operacin la clasificacin y
la descripcin. Finalmente la archivstica toma un lugar en las ciencias
y la descripcin se adapta a sus principios y fundamentos tericos,
convirtindose en una actividad independiente con la funcin de facilitar
la recuperacin y el acceso a los documentos.
La comprensin de la evidencia de que los documentos de archivo surgan de forma natural y espontnea
en virtud de las funciones y actividades de una institucin especfica condujo a los archiveros, desde fines del
Siglo XVIII, a la formulacin de un principio que se ha consolidado como el principal postulado terico de
la disciplina archivstica: el principio de respeto a la procedencia de los documentos. Este enfoque apunta, ni
ms ni menos, a la necesidad de respetar el orden procedente de la integridad de la institucin productora de
los documentos; visto archivsticamente: el respeto a la integridad del fondo documental. Segn el Elseviers
Lexicon of Archival Terminology el principio de procedencia y orden natural de los documentos, es entendido
conceptualmente como un principio [] segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo de
archivo del cual procede y en este fondo, en su lugar de origen.
2
159
Con el desarrollo de la Archivstica, varios tericos comienzan a

investigar sobre el tema y redactan las primeras definiciones de descripcin
documental. En la actualidad la descripcin se encuentra en constante
desarrollo y continan los debates sobre la aplicacin homognea a todos
los tipos de documentos ya sean administrativos o histricos.
2El concepto de descripcin antes de la normalizacin internacional
A pesar de la importancia que tiene la descripcin para los archivos,
durante mucho tiempo esta actividad se realiz sin tener concebidos sus
fundamentos tericos. An en la actualidad muchos profesionales de la
informacin asocian la descripcin con listados de referencia, inventarios,
guas, ndices y catlogos desconociendo los principios que rigen la
realizacin de estos instrumentos. Por otra parte, el vocablo descripcin
es conocido, solamente, como la operacin que facilita el acceso a los
documentos. Por ello, es preciso analizar los aspectos esenciales que han
definido el concepto de descripcin archivstica, desde su surgimiento
hasta la actualidad.
Ya en 1961, Schellenberg, consideraba la descripcin como []
el conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de
elaborar instrumentos de investigacin que faciliten el acceso a los fondos
documentales en cualquiera de sus niveles (desde el fondo hasta la unidad
documental simple) (apud BONAL ZAZO, 2000, p.156).
El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records
Managers de 1974, califica la descripcin como [] el proceso de
establecer el control intelectual sobre los fondos mediante la preparacin
de instrumentos de descripcin (apud GILLILAND SWETLAND;
MCKEMMISH, 2005, p.11).
Por su parte, el Diccionario de Terminologa Archivstica del
Consejo Internacional de Archivos la defini en los Aos 80 como []
la elaboracin de instrumentos de bsqueda que faciliten el control y
la consulta de los fondos y colecciones (WALNE, 1984, p.59). Los
instrumentos de bsqueda, atendiendo a la fuente consultada, incluyen las
guas, inventarios, catlogos, calendarios, listas e ndices.
160
Estudos
avanados em
Arquivologia
Por otra parte, Heredia Herrera (1984, p.302) explica que []

descripcin es el proceso de anlisis de los documentos de archivos o
de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su
identificacin y localizacin y la recuperacin de su informacin para la
gestin o la investigacin. La autora aporta varias ideas que son vitales
para el anlisis del concepto: se deben analizar los tipos documentales
(diplomticos y jurdicos), su contenido, el lugar, fecha de redaccin,
caracteres externos y los datos para su localizacin (Ibid., p.300).
En Espaa en 1993 el Diccionario de Terminologa Archivstica
del Ministerio de Cultura estableci que la descripcin era la [] fase
del tratamiento archivstico destinado a la elaboracin de los instrumentos
de consulta para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos
documentales y colecciones de los archivos (DICCIONARIO, 1993,
p.31). Donde, segn el mismo diccionario, [] los instrumentos de consulta
describen unidades documentales con el fin de establecer un control fsico,
administrativo y/o intelectual de los mismos para permitir su localizacin y
recuperacin (Ibid., p.39). En esta definicin no se hace mencin al trmino
instrumento de descripcin, sin embargo se dice al respecto que [] es un
instrumento de referencia dentro de la fase de descripcin y que incluye a las
guas, inventarios, catlogos e ndices (Ibid., p.40).
Todas las definiciones citadas contribuyen a perfilar el concepto
de descripcin imperante antes del inicio del proceso de normalizacin
descriptiva internacional. En estos conceptos se encuentran presentes
tres elementos: 1. La actividad realizada; 2. La finalidad perseguida; 3. El
resultado obtenido.
A continuacin, se refleja mediante una tabla, la presencia de
estos elementos en las definiciones estudiadas.
161
Cuadro 1: Elementos Presentes en los Conceptos de Descripcin - 19601990.

Autores
Actividad
Schellenberg
Finalidad
Resultado
Instrumentos
Acceso a los fondos.
Investigacin.
Basic Glossary for Archivists Manuscript, Curators, and Records Managers

Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA
Anlisis y repreHeredia Herrera
sentacin de los
documentos.
Diccionario de Terminologa Archivstica del MC Espaa
Fuente: Elaborado por la autora.
de
Control intelectual Instrumentos

de los fondos.
Descripcin.
de
Control y consulta Instrumentos

de los fondos.
Bsqueda.
de
Identificar, localizar
y recuperar informacin.
Conocimientos y
consulta de fondos
documentales.
Gestin e Investigacin.
Instrumento
Consulta.
de
Como se puede apreciar, desde Schellenberg hasta Heredia

Herrera, Incluyendo tambin las propuestas de prestigiosas instituciones
como el CIA y la SAA, el concepto se ha ido perfilando, especialmente, en
lo concerniente a la representacin de los documentos. En un principio la
actividad no se centraba en aspectos de carcter conceptual pero el anlisis
documental cobr ms fuerza y los autores comenzaron a presentar, en
sus propuestas de definicin, la representacin de los caracteres internos y
externos de los documentos.
La finalidad de la descripcin en todos los pases estuvo orientada
en una misma direccin. Los autores coincidieron en la importancia que
tena el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar
un acceso ms abierto a los documentos y para ello era necesario tener
un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y
recuperar la informacin. La descripcin deba cumplir con una de las
funciones bsicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos.
162
Estudos
avanados em
Arquivologia
Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos
documentales existentes.
Con respecto a los resultados, un punto comn entre estas
definiciones es la tendencia a identificar la descripcin con el instrumento
resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados
de diversas formas (instrumentos de investigacin, de bsqueda o de
consulta) pero siempre mantenan la misma funcin: facilitar el control
de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los usuarios. Varios de los
manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban con detalle los tipos de
instrumentos de descripcin que existan as como su correspondencia con
los niveles de informacin (inventarios, guas, catlogos, ndices, listados)
(COMISIN, 2008)3.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede afirmar que antes
del inicio del proceso internacional de normalizacin, la descripcin se
ocupaba de capturar la informacin contenida en los documentos para
con ello elaborar herramientas de descripcin, es decir, se ocupaba de la
representacin de informacin en un formato determinado.
3 La descripcin y el proceso de normalizacin internacional
Es preciso, antes de analizar la evolucin del concepto de descripcin
vinculado al proceso de normalizacin, que se estudien los aspectos sociales,
econmicos y polticos que hicieron posible, en la Dcada de los 90, el inicio
del proceso de normalizacin de la descripcin en los archivos.
Cada nivel de descripcin (Fondo, Grupo de Fondo, Divisin de Fondos, Serie, Subsries, Fraccin de
Serie, Unidad Documental, Coleccin, Divisin de Coleccin, Documentos sin Identificar, Componentes
Documental*) ofrece un nivel especfico de informacin. El anlisis de esto trajo como consecuencia la
consideracin de que cada una de estos niveles deba ser objeto de una descripcin. Por lo que para
cada nivel de descripcin se define un tipo especfico de instrumento de descripcin. As que los fondos
podan ser descritos a travs de las guas, las series documentales a travs de los inventarios y las unidades
documentales a travs de catlogos. Estos niveles de descripcin ha sido establecidos por: Comisin
de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica. Modelo conceptual de descripcin
archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones.
Parte 1: tipos de entidad. Madrid: CNEDA, 2008. Disponible en: <http://www.mcu.es/archivos/docs/
NEDATiposEntidad_20081215>. Acceso en: 02 Feb. 2012.
163
3.1 El contexto de desarrollo de la normalizacin

La Dcada de los 90 marc el inicio de una nueva etapa en la historia
de los archivos conocida, por muchos, como la era de la posmodernidad en
la archivstica. La profesin comenz a adaptar sus principios a los nuevos
entornos polticos, econmicos y culturales de la sociedad. Al respecto, el
profesor de la Universidad de Manitoba, Terry Cook, plantea que []
en este mundo posmodernista la archivstica ha sufrido un cambio de
paradigma, desafiando a todos los archiveros a replantearse su forma de
pensar y de realizar su trabajo (COOK, 2001, p.3).
Varias fueron las causas que hicieron posible una renovacin en las
concepciones de los archiveros. El desarrollo econmico y social impulsado
en los aos 80, la expansin de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones y la diversificacin de los perfiles de los usuarios fueron,
sin lugar a dudas, aspectos determinantes en este proceso.
Los cambios tecnolgicos caracterizan a la sociedad actual y a
todos los campos del conocimiento, incluyendo la archivstica. Sin duda, el
desarrollo de la informtica constituye el elemento principal que fundamenta
la transformacin de los mtodos y formas de trabajo en los archivos.
La incorporacin de nuevos usuarios a los archivos tambin
ayud a promover los cambios en el mundo archivstico. Las caractersticas
de las comunidades de usuarios han variado as como su comportamiento
ante el uso de la informacin. Segn Tarraubella Mirabet (1998, p.201) la
implantacin de las tecnologas de la informacin, tanto en la produccin
documental como en su circulacin, supone la aparicin de un nuevo
concepto de usuario que no acceder personalmente a los archivos para
consultar la documentacin, sino que lo har desde su casa o desde su lugar
de trabajo, conectndose con su computador a las redes telemticas de
informacin para acceder a los instrumentos descriptivos de los archivos o
directamente a sus fondos documentales y obtener, consultar o reproducir
los documentos o la informacin que le interese. Ante esta situacin los
archivos se han visto obligados a disear nuevas estrategias de acceso y
difusin de la informacin.
En este contexto, en el que se ven inmersos los archivos, es
en el que se debe entender el proceso internacional de normalizacin
164
Estudos
avanados em
Arquivologia
de la descripcin archivstica. Los profesionales se percataron que slo

podan responder eficazmente a los nuevos retos de la sociedad si tenan
correctamente descritos los documentos. Para ello, segn Esteban Navarro
y Gay Molns (1998, p.9) [] era necesario contar con unos principios
y unas reglas universalmente aceptadas que indicaran cmo describir, qu
datos identificativos se deban extraer y cmo estos se deban presentar y
organizar.
3.2 El concepto de descripcin y la normalizacin internacional
El inicio de las actividades de normalizacin trajo consigo una
reconsideracin de los fundamentos de la descripcin. A partir del anlisis
de la teora archivstica y de los principios de la descripcin se comenzaron
a desarrollar normas de estructuras de datos generales internacionales que
cumplieran con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder
a los documentos de forma homognea.
No obstante, desde la segunda mitad de la Dcada de los 80
es posible advertir el cambio en el concepto de descripcin. Diversos
autores y organismos vinculados a distintos proyectos de creacin de
normas presentan definiciones que ponen ms nfasis en la actividad (la
representacin de los fondos de los archivos) que en el resultado final
(los instrumentos de descripcin, bsqueda, consulta, investigacin). La
siguiente figura muestra descriptivamente como la descripcin antes de
ISAD(G) tena como propsito crear instrumentos de descripcin.
165
Figura.1:.Concepto.de.Descripcin.Antes.de.ISAD(G).
Fuente:.Elaborada.por.la.autora.
La. siguiente. fi.gura. muestra,. grfi.camente,. el. cambio. en. la.

concepcin.del.concepto.enfocado.en.la.actividad.y.no.en.los.instrumentos.
166
estudos
aVanados eM
arquiVoLogia
Figura.2:.Concepto.de.Descripcin.Despus.de.ISAD(G).
La. evolucin. tecnolgica. permiti. disociar. el. concepto. de.

descripcin. del. concepto. de. instrumento. de. bsqueda.. La. descripcin.
consiste.en.elaborar.una.representacin.(actividad).que.puede.tener.diferentes.
formas.de.manifestacin.(instrumentos.de.consulta);.a.partir.de.una.base.
de.datos.descriptiva.es.posible.obtener.diferentes.formatos.de.salida.(varias.
formas.de.visualizacin.en.pantalla.o.distintos.tipos.de.impresos).
El. Bureau Canadien des Archivistes. fue. uno. de. los. primeros.
organismos. que. comenz. a. redefi.nir. este. concepto.. En. 1986. defi.ni. la.
descripcin.como.[].la.representacin.ms.exacta.y.ms.concisa.posible.
de. cualquier. unidad. archivstica,. elaborada. siempre. bajo. el. principio. de.
origen.y.procedencia.(apud.BONAL.ZAZO,.2000,.p.159).
Otra.defi.nicin.donde.se.advirti.este.cambio.fue.la.propuesta.
por. Cook. y. Procter. (1989,. p.6). en. la. segunda. edicin. del. Manual of
Archival Description,. donde. se. consideraba. que. la. descripcin. no. es.
ms. que. la. representacin. de. los. documentos. utilizando. descriptores.
167
y estas representaciones, en la prctica, se materializan en los sistemas o

instrumentos de bsquedas4.
A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con
la normalizacin el Consejo Internacional de Archivos, responsable de la
normalizacin internacional, delimit la definicin de descripcin como
[] la creacin de una representacin exacta de una unidad de descripcin
y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el procedimiento
de captacin, cotejo, anlisis y organizacin de cualquier informacin
que sirva para identificar la documentacin y explicar el contexto que la
produjo (COMISIN, 1993, p.13). As qued establecido el concepto
en la primera edicin de ISAD(G).
El CIA en la segunda versin de ISAD(G) establece que
descripcin es
[] la elaboracin de una representacin de la unidad de descripcin
y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin,
anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que los ha producido. El trmino tambin sirve para
describir los resultados de este proceso (CONSEJO, 2000, p.16).
Como puede observarse, las definiciones propuestas por el CIA,

en las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre s. La segunda
edicin enfatiza sobre la importancia que tiene brindar informacin acerca
del medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su
sujeto productor. Adems, como nota aclaratoria, especifica que se pueden
obtener varios instrumentos de consulta como resultado de la actividad.
En la primera edicin no se hace mencin alguna a estos instrumentos,
sin embargo en esta edicin se crey oportuno hacer referencia a ellos
como uno de los posibles resultados del proceso pero sin agregarle mayor
connotacin.
Este nuevo concepto, resultado del proceso de normalizacin
internacional, marca algunas diferencias con las definiciones de perodos
4
El concepto original es: In Information Theory, these descriptive substitutes are known collectively as the
Representation file or files. In real life, representation files in an archival repository are components of a complex
finding aid system, in which the individual finding aids take the form of catalogues, lists, inventories, calendars
or guides. En: COOK, M.; PROCTER, M. Manual of Archival description. 2.ed. Aldershot: Gower, 1989. p.6.
El concepto citado en el texto es una traduccin realizada por la autora.
168
estudos
aVanados eM
arquiVoLogia
anteriores.. En. la. fi.gura. siguiente. se. pueden. observar. grfi.camente.

representadas.estas.divergencias.
Figura.3:.Comparacin.entre.los.Conceptos.de.Descripcin.
De.este.modo,.el.CIA,.apoyado.en.los.conceptos.anteriores,.hace.
una. propuesta. de. mayor. alcance. y. explcita. de. descripcin. archivstica..
ISAD(G).se.centra.ms.en.la.actividad.y.deja.claro.que.lo.importante.es.
representar.la.informacin.contenida.en.todas.las.unidades.de.descripcin;.
es.decir,.no.la.limita.slo.a.unidades.documentales.o.tems.como.se.refl.eja.
en.manuales.anteriores..Este.nuevo.enfoque.de.la.descripcin,.basada.en.
la.representacin.de.contenidos.con.el.fi.n.de.obtener.diversas.salidas,.se.
confi.gura.como.una.ampliacin.del.objeto.de.la.descripcin.
169
La descripcin va ms all del control y acceso a los fondos

archivsticos no niega su importancia, pero presta ms atencin a la accin
de explicar el documento y su contexto de produccin para entender
su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones
debe aparecer informacin sobre el sujeto productor5. El CIA se basa,
fundamentalmente, en el Principio de Origen y Procedencia para establecer
las bases tericas de la descripcin y de las normas.
Sin lugar a dudas, la disociacin entre el concepto de descripcin
y el concepto de instrumentos de bsqueda, en la propuesta del CIA, es el
elemento que marca la diferencia con definiciones anteriores. La descripcin
en los archivos no se debe realizar con la finalidad de crear un determinado
instrumento de bsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado
a representar la informacin de forma coherente para establecer un sistema
general de informacin archivstica que permita representar la informacin
en varios formatos (varios instrumentos de descripcin) e integrar datos de
varios archivos para facilitar su intercambio.
La disociacin entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G)
no es ms que la aplicacin prctica de la Declaracin de Principios del CIA
que establece que: [] estos principios se deben articular para construir
una estructura de aplicabilidad general y un sistema de descripcin
archivstica que no dependan de los instrumentos de bsqueda o de los
sistemas de un depsito dado, ya sea un sistema manual o automatizado
(CONSEJO, 2000, p.8).
Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran influencia
en los manuales y las normas que se han publicado posteriormente. Los
autores parten de los fundamentos tericos expuestos en ISAD(G) para
definir su concepto. A continuacin se muestran algunos de ellos.
En La practique archivistique franaise (1993) se plantea que []
la descripcin archivstica es una representacin exacta y concisa de las
Bonal Zazo (2000) expone que antes del proceso de normalizacin ya existan instrumentos de
descripcin que incluan informacin relativa al contexto de creacin, respetando as, el principio de
origen y procedencia.
170
Estudos
avanados em
Arquivologia
unidades de descripcin y se debe realizar respetando, siempre, el principio

de origen y procedencia (FAVIER, 1993, p.141)6.
El Standards for Archival Description: A handbook, de 1994,
defina la descripcin como [] el proceso de capturar, recoger, analizar
y organizar cualquier informacin que sirva para identificar, gestionar,
localizar e interpretar los fondos de instituciones archivsticas y explicar
los contextos y sistemas de documentos de los que se seleccionaron esos
fondos (IRONS WALCH, 1994).
Las Rules for Archival Description, en su revisin del 2003,
exponan que [] la descripcin archivstica no era ms que un registro
de forma normalizada de informacin que recoga la estructura, funcin y
contenido de los documentos (RULES, 2008).
En todas las obras citadas se puede observar la influencia del
proceso internacional. En todas se delimita la descripcin archivstica
como aquel proceso que permite acceder a los documentos a travs de
sus representaciones y que debe explicar la informacin relacionada con la
procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripcin.
En la siguiente figura se observan las similitudes entre estos
conceptos y el propuesto por ISAD(G). Todos coinciden en que la actividad
fundamental de la descripcin es representar, a travs de informacin
normalizada, las unidades de descripcin con el objeto de gestionar los
documentos y su contexto. En ninguno de los ejemplos aparece definido el
resultado de la descripcin, lo que demuestra que descripcin archivstica
e instrumentos de descripcin no son, necesariamente, conceptos
relacionados entre s. Es decir, la descripcin se define sin los instrumentos,
pero los instrumentos no pueden entenderse sin la descripcin, dicho de
otro modo, es una relacin en una sola direccin.
6
El concepto original es: [] la description archivistique a pour object de donner de toute unit archivistique a
dcrire la reprsentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance. En:
FAVIER, J. La practique archivistique franaise. Paris: Direction des Archives de France, 1993. p.141.
171
Cuadro 1: Elementos Presentes en los Conceptos de Descripcin Publicados

Posteriores a ISAD(G).
Normas / Obras
Actividad
Finalidad
Identificar, gestionar, locaRepresentar las unidades de desISAD(G)
lizar y explicar documencripcin.
tos y su contexto.
Representar las unidades de desManual Francs
cripcin de forma exacta y concisa.
Identificar, gestionar, localizar e interpretar los fonStandards for Archi- Capturar, recoger, analizar y orgados y explicar los contextos
val Description
nizar cualquier informacin.
y sistemas de documentos
de estos.
Explicar estructura, funciCapturar informacin normalizada
RAD
n y contenido de los dode las unidades de descripcin.
cumentos.
Fuente: Elaborado por la autora.
Como puede observarse, el proceso de normalizacin internacional

tuvo una rpida aceptacin y acogida dentro de la comunidad profesional que
comenz a aplicar sus principios a los contextos archivsticos de cada pas.
4 El
concepto
de
descripcin
despus
de
la
normalizacin
internacional
La normalizacin internacional no fue el nico aspecto que

influy en la reconsideracin del concepto de descripcin. La repercusin
del documento electrnico en los archivos fue otro elemento clave en la
nueva dimensin de la descripcin.
El surgimiento de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, en los Aos 60, trajo consigo, segn Bearman, la llamada
revolucin de la informacin electrnica; sin embargo, los archiveros
comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la Dcada de los 90
cuando se inician las reflexiones sobre la delimitacin y el tratamiento de
los documentos archivsticos en entornos electrnicos.
172
Estudos
avanados em
Arquivologia
Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba el mundo archivstico,

condujo a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a
defender la idea de una gestin de documentos electrnicos basada en la
teora del dato sobre el dato. Segn Wallace (1993, p.88)
[] los metadatos podan capturar y conservar el contexto del
documento, conservar los sistemas y la estructura del documento,
generar y retener informacin descriptiva relevante, incorporar datos
de evaluacin y disposicin, gestionar documentos a lo largo de su
vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas
de inventario/localizacin para fuentes de informacin organizativas.
Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la

gestin documental por la importancia que tenan en el uso y la gestin de
los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
Otro tema relacionado con el tratamiento del documento
archivstico en sistemas electrnicos es el de la evidencia documental. Los
archiveros tenan que prestar atencin a los datos pero tambin a este concepto
que resurga. Guilliland establece que [] un documento de archivo, sea
electrnico o no, est siempre asociado con una accin o evento, con un
agente, producto o subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un
conjunto de metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la accin
o el evento (GILLILAND SWETLAND, 2005, p.224).
El debate surgido en torno al concepto de evidencia ha tenido
un fuerte impacto en la gestin de documentos archivsticos en entornos
electrnicos. Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que
sean confiables y autnticos y que puedan ser considerados evidencia de
las funciones. Por tanto, segn Mena Mugica (2007, p.37) [] se deben
establecer requisitos funcionales que garanticen desde el propio momento
del diseo de los sistemas electrnicos de gestin de documentos la creacin
de documentos veraces.
Ahora bien qu influencia han tenido los documentos
electrnicos, los metadatos y el concepto de evidencia documental en la
descripcin archivstica? Sin lugar a dudas, estos nuevos conceptos han
modificado la dimensin de la descripcin. En los ltimos aos se han
desarrollado diversas polmicas relacionadas con el tema, los archiveros
173
buscan un entendimiento entre descripcin, asignacin de metadatos y

mantenimiento de la evidencia en los entornos electrnicos.
Varios son los autores que se han dedicado a investigar y
publicar sobre esta nueva realidad. Duranti (1996) defiende la idea de una
descripcin que mantenga la autenticidad y la veracidad de los documentos.
Para ella la descripcin archivstica implica [] la identificacin de los
documentos, la asignacin de un lugar intelectual y fsico en el todo de los
documentos autnticos; esto significa la localizacin y descripcin en su
contexto, congelando y perpetuando sus interrelaciones, asegurando as
que cualquier posible falsificacin sea fcil de identificar (1996, p.247).
Siguiendo esta misma lnea, McKemmish y Parer (1998, p.2425) exponen que la descripcin se concibe [] como parte de una
compleja serie de procesos de gestin de documentos que implican la
atribucin de metadatos autorizados desde el momento de la creacin de
los documentos el concepto recoge [] informacin normalizada acerca
de la identidad, autenticidad, contenido, estructura, contexto y requisitos
esenciales de gestin de los documentos.
Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en
los Aos 90 ha sido Bearman, quien considera la descripcin como []
una herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en
entornos organizativos automatizados; para este autor [] la descripcin
no puede sustentar la evidencia de las acciones si sta tiene lugar mucho
despus de que estas acciones hayan sucedido (apud DELGADO
GMEZ, 2007, p.113-114).
Siguiendo esta idea, Hurley argumenta que la descripcin []
debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento
con el objeto de que ste siga siendo comprensible fuera de su entorno
de creacin y en conjuncin con otros sistemas, el autor rechaza []
una descripcin post hoc porque esto dificulta la captura del contexto de
creacin del documento (apud DELGADO GMEZ, 2007, p.123-125).
Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores
abogan por una descripcin enfocada a la asignacin de metadatos desde
las primeras edades de vida de los documentos. Describir el documento
cuando an mantiene su valor administrativo garantiza que la informacin
174
Estudos
avanados em
Arquivologia
recogida sobre su contexto sea ms exacta y veraz. La descripcin ya no est

sujeta, como se consider durante algn tiempo, a la representacin de la
informacin contenida en los documentos de valor permanente conservada
en archivos histricos.
La descripcin archivstica contempornea tiene como finalidad
mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para
ello se recomienda realizar la descripcin desde el mismo momento en
que se crean los documentos slo as podr constituir evidencia de los
actos y las transacciones que se ejecutan. La descripcin debe facilitar la
representacin, el almacenamiento y la gestin as como el intercambio de
informacin con valor probatorio.
Hay que tener presente que la descripcin en los entornos
electrnicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En
este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir el
contexto de creacin ms que el contenido en s del documento. No se puede
olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la actualidad,
los profesionales de la informacin es la preservacin de los documentos en
los entornos digitales. Tal como se ha destacado en el contexto del proyecto
InterPARES: [] no es posible conservar documentos electrnicos, slo
la capacidad para reproducirlos7. De ah la importancia de una descripcin
dirigida a mantener la evidencia documental a travs de los metadatos.
Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestin de
metadatos sustituira a la descripcin archivstica. Como bien expresa
Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros
siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripcin
archivstica en un subproceso de la asignacin de metadatos.
De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripcin
archivstica, a lo largo de la historia, ha pasado por varias etapas y ha
tenido funciones diferentes. Esta fase del tratamiento archivstico siempre
ha respondido a los intereses de la sociedad en general. La descripcin,
7
InterPARES es el proyecto que desarrolla conocimientos y metodologas para la conservacin permanente de
documentos de archivos generados o manejados de forma electrnica y, sobre la base de esto, desarrollar modelos de
polticas, estrategias y estndares capaces de asegurar esa conservacin. Para ms informacin respecto a este proyecto
ver: THE INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN ELECTRONIC
SYSTEMS (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 23 Ene. 2012.
175
segn.Duranti,.desde.su.surgimiento.como.prctica.archivstica.ha.estado.
vinculada.a.tres.actividades:.conservar.el.signifi.cado,.mantener.el.control.y.
proporcionar.acceso.(DURANTI,.1993,.p.52)..
En. el. perodo. pre. archivstico. el. objeto. de. la. descripcin.
estuvo. encaminado. a. servir. como. evidencia. de. la. existencia. de. archivos.
y. documentos. con. carcter. administrativo.. Posteriormente. cundo. la.
archivstica.se.convierte.en.una.ciencia,.la.descripcin.comienza.a.facilitar.
el.control.de.los.documentos.y.el.acceso.a.los.investigadores.en.los.archivos.
histricos..En.la.actualidad.esta.actividad.trata.de.lograr.una.integracin.
entre. el. mantenimiento. de. la. evidencia. y. el. acceso. a. la. informacin,.
convirtindose.en.un.proceso.dinmico.e.interactivo.que.comienza.en.la.
propia.gnesis.de.los.documentos.y.se.extiende.a.travs.de.todo.su.ciclo.de.
vida,.incluyendo.la.fase.de.preservacin.permanente.
Figura.4:.Funcin.de.la.Descripcin.en.los.Perodos.Archivsticos.
Por. todo. lo. expuesto,. es. posible. afi.rmar. que. en. la. trayectoria.
histrica.de.la.descripcin.archivstica.se.ha.dado.un.proceso.cclico..Esta.
actividad.surgi.con.la.funcin.de.mantener.la.evidencia.y.el.signifi.cado.
pero. con. el. tiempo. fue. perdiendo. esta. fi.nalidad.. Sin. embargo,. en. la.
actualidad,. los. continuos. avances. tecnolgicos. hacen. que. la. descripcin.
retome. nuevamente. la. funcin. con. que. originariamente. fue. creada:.
mantener. la. evidencia. y. la. autenticidad. de. los. documentos.. La. nueva.
176
Estudos
avanados em
Arquivologia
visin del archivo como espacio de gestin administrativa o espacio de

gestin cientfico-cultural justifica estas acciones. Es decir, estas formas de
entender la descripcin son el reflejo directo de los modos de entender el
archivo y su finalidad.
Los archiveros tienen ante s dos tendencias bien definidas
en lo que respecta a la descripcin. La primera est relacionada con el
documento electrnico y junto a l los conceptos de metadatos y evidencia
que han cambiado las concepciones tericas y prcticas de la descripcin.
Actualmente no tenemos que esperar a que el documento llegue a los
archivos histricos para describirlos; la asignacin de metadatos puede
estar ocurriendo desde el momento de creacin del documento.
La segunda tendencia corresponde a la descripcin de los
documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que
se preguntan qu hacer con los documentos de valor secundario a los
que nunca se asign un metadato?, la respuesta parece sencilla, deben
ser descritos utilizando las normas nacionales e internacionales de
descripcin archivstica. Otra pregunta est invadiendo el pensamiento
de los archiveros, quines dieron origen y estructura a los metadatos de
descripcin archivstica? Es posible responder: los metadatos se obtienen a
partir de las estructuras de datos de las normas de descripcin.
Los archiveros de esta nueva era de la informacin y el conocimiento
deben estar preparados para realizar descripciones archivsticas que
contribuyan a cumplir dos de las funciones permanentes de los archivos: la
conservacin y el acceso a los documentos.
Referncias
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principios y tcnicas. Gijn: Trea, 2000.
COOK, M.; PROCTER, M. Manual of Archival description. 2.ed. Aldershot: Gower,
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COOK, T. Archival Science and postmodernism: New formulations for old concepts.
Archival Science, v.1, n.1, 2001.
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internacional para la descripcin archivstica. Adoptada por la Comisin Ad Hoc sobre
177
Normas de Descripcin, Estocolmo, Suecia, 21-23 de enero de 1993. Madrid: Direccin

General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 1995. p.13
Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica.
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de
documentos de archivo, agentes y funciones. Parte 1: tipos de entidad. Madrid: CNEDA, 2008.
Disponible en: <http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDATiposEntidad_20081215>.
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CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaracin de Principios sobre la
Descripcin Archivstica: Adoptada por la Comisin Ad Hoc sobre Normas de Descripcin.
Madrid, 1992; Ottawa: Secretaria de la Comisin sobre Normas de Descripcin, 1992.
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179
180
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 9
A Formao de Arquivistas no Brasil:
Notas para um Debate
Andr Porto Ancona Lopez
Ser arquivista no Brasil de hoje no o mesmo que abraar
a profisso e agir como arquivista, pois no campo arquivstico brasileiro,

como indicado anteriormente (LOPEZ, 2008, 2012a e 2012b), h uma
delicada situao legal que restringe o direito do exerccio profissional
a uma parcela mnima das pessoas que exercem atividades de cunho
arquivstico em diferentes instituies. O entendimento estritamente
legal coloca margem um nmero significativo de profissionais, que, de
maneira semi-ilegal (ou ilegal, porm tolerada) continuam a contribuir
para o avano da rea em um pas de gigantescas dimenses, que tem uma
altssima demanda por arquivistas qualificados. A grande questo refere-se
formao de arquivistas por outros canais que no o curso de graduao
e o reconhecimento do direito ao exerccio profissional.
Um entendimento oficial, que impe o diploma de graduao
como condio sine qua non para o exerccio profissional legal no Brasil
expendido para a conceituao terminolgica da profisso pelo dicionrio
de terminologia do Arquivo Nacional (AN) (2005), ignorando outras
definies locais inclusive de outro dicionrio brasileiro (AAB/SP,
1996) e internacionais, uma vez que h muitos pases com participao
relevante no cenrio arquivstico mundial que no tm a atuao profissional
181
vinculada a um diploma de graduao. A construo de material de

referncia que sistematiza os termos seguindo um desejo pr-determinado
de configurar conceitualmente um dado campo elimina tudo aquilo que
no corresponde ao modelo ideal. Mais importante e eficaz do que adotar
uma viso formal de qualificao, apenas testada no mbito das disciplinas
cursadas na universidade, seria criar mecanismos efetivos de avaliao do
nvel do profissional de arquivo, sempre considerando as particularidades
do ambiente em que ele deve trabalhar. Na defesa corporativa de supostos
direitos do exerccio profissional do arquivista, a imensa maioria de
profissionais, responsveis pela execuo das atividades arquivsticas de
dezenas de milhares de organizaes pblicas e privadas brasileiras, sequer
tm sua existncia reconhecida pela obra que foi publicada com o intuito de
se constituir em uma referncia oficial para a rea. Esse estado de coisas tem
forte influncia sobre a formao do profissional de arquivo, no Brasil, cujo
sistema reflete mais um ajuste contextual do que uma poltica profissional.
A graduao, atualmente, o caminho hegemnico, com a criao
recente de vrios novos cursos. A especializao, at 1990, representou
o principal sistema de formao de arquivistas, porm agora tem sua
importncia bastante esvaziada, representando, basicamente, apenas a
possibilidade de uma formao complementar para no arquivistas8. Os
cursos de curta durao concorrem como um complemento formao do
arquivista. Eles so assistemticos, sem nenhum tipo de regulamentao,
mas so importantes para sustentar capacitao e educao continuada.
Outra possibilidade seria a formao tcnica profissionalizante, a qual
8
Em pesquisa na base de dados Lattes, em 20/10/2009, houve 152 retornos para os filtros ter especializao,
que apresentou a ocorrncia de algum dos termos arquivo E/OU arquivos E/OU Arquivologia. Destes
152 registros, verificou-se que 77 correspondiam a currculos da rea, sendo que 31 indicavam titulaes
anteriores a 1991. Em pesquisa mesma base em 19/04/2011 com o filtro graduao em Arquivologia, a
pesquisa retornou 35 resultados, sendo que apenas 01 correspondia a profissional graduado em Arquivologia
at 1991. A comparao dos mesmos dados mostra que at o final da Dcada de 1990, ou seja, titulados antes
de 2001, h 64 ocorrncias entre os especialistas e 02 entre os graduados. O Arquivo Nacional, apesar de ter
recebido mandato universitrio em 1974, tambm se dedicou oferta de cursos de especializao at o final dos
Anos 1980. A partir dos Anos 1990 o cenrio formal comea a sofrer mudanas, cujo fato mais significativo
a promulgao da lei de arquivos em 1991. No se pretende entender a base Lattes como um espelho da
realidade, porm como um indicativo. Seguramente h mais especialistas em arquivo do que os 77 encontrados
e, muito mais seguramente ainda, existem mais arquivistas graduados at a Dcada de 1990 do que a ocorrncia
encontrada nessa base. O que tais dados nos mostram, somados a alguns fatos (como a promulgao da Lei de
Arquivos em 1991, a fundao do curso da UnB no mesmo ano, e a elaborao dos projetos que culminaro
na abertura de 4 novos cursos at o ano 2000) que a via de formao profissional pela especializao: (a) foi
muito forte at a Dcada de 1990 e (b) foi perdendo fora, paulatinamente, conforme novas graduaes foram
sendo abertas e/ou se consolidando.
182
apenas prevista na Lei, porm sem existncia efetiva. Programas de estgio

profissional que contratam estudantes de Arquivologia ajudam a atender
s demandas da sociedade por esse tipo de mo de obra, porm nem
sempre so satisfatrios quanto qualidade do servio prestado e quanto
contribuio para a formao do aluno.
O estatuto legal dos cursos de graduao definido em nvel
nacional, controlado pelo Ministrio da Educao e por avaliaes
peridicas de instituies, corpo docente e desempenho estudantil. Os
cursos de graduao tm uma durao mdia de 4 (quatro) anos. Os
cursos de especializao so criados individualmente. Cada universidade,
registrada e reconhecida pelo Ministrio da Educao, tem a prerrogativa
de criar cursos especficos, que devem ter, como requisito mnimo, carga
horria igual ou superior a 360hs, includo algum tipo de trabalho final. A
durao mdia oscila entre 12 (doze) e 18 (dezoito) meses, podendo haver
cursos mais concentrados, com prazos menores. Os cursos de especializao
so assistemticos, sem um modelo nacional. A ausncia de padronizao
pode ser notada nos prprios focos temticos, bastante diversificados.
Os objetivos da graduao esto voltados para a educao bsica,
no sentido de preparao para o mercado de trabalho, com a inteno de
dar incio a uma carreira profissional. A especializao direcionada para o
aperfeioamento da formao preliminar, visando fortalecer a carreira. Tais
propsitos educacionais so fortemente relacionados aos requisitos de cada
tipo de curso. O acesso graduao em Arquivologia tem como condio
haver completado o ensino mdio e ser aprovado em um exame de admisso
(vestibular)1. Pelas regras nacionais, a nica condio obrigatria para o
ingresso em curso de especializao haver concludo algum curso de nvel
superior. Entretanto, a maioria dos cursos de especializao estabelece
algum tipo de filtro para a rea de formao da graduao.
Na graduao, em 1996, a exigncia de um programa mnimo
foi abolida devido a um ajuste no sistema universitrio brasileiro, que,
na busca de flexibilidade, procurou dar mais autonomia para que cada
universidade moldasse os cursos em funo de necessidades regionais.
1
H ainda alguns outros sistemas alternativos, tais como acompanhamento constante do desempenho do
estudante de ensino mdio, cotas de desigualdade racial, etc.
183
Entretanto, os tpicos principais continuaram os mesmos e, em termos

prticos, as disciplinas fundamentais so sempre contempladas2.
O sistema da especializao mais flexvel, no sendo possvel
pr-estabelecer um currculo bsico, uma vez que o escopo das disciplinas
extremamente varivel3, de acordo com o foco do curso4. Apesar disso,
os tpicos bsicos e essenciais da Arquivologia costumam ser cobertos em
todos os cursos, justapostos s disciplinas relacionadas ao enfoque especfico
de cada um deles. Uma monografia final era normalmente exigida e passou
a ser obrigatria em todos os cursos desde 2008.
Conforme empiricamente foi notado, em termos de requisitos do
mercado, o atual egresso da graduao em Arquivologia mais adequado aos
postos de trabalho ligados aos arquivos correntes e/ou atividades tcnicas,
em instituies pblicas que j tenham um sistema prvio de arquivo. Os
graduados tendem a enfrentar mais dificuldades em ambientes organizacionais
que requerem conhecimentos mais amplos sobre procedimentos arquivsticos.
O especialista, por sua vez, normalmente apresenta um bom desempenho
em arquivos permanentes, como instituies de guarda e patrimnio
histrico. Esse profissional mais apropriado para atividades relacionadas
organizao arquivstica de documentos que demandam conhecimentos
prvios, oriundos de uma graduao anterior5.
Souza (2011, p.99-110) apresenta um detalhamento exaustivo de toda a grade curricular dos cursos de
graduao em Arquivologia brasileiros. Lopez (2012a, p.76) reproduz, guisa de exemplo a antiga grade
curricular mnima e a grade adotada pela Universidade de Braslia em 2009.
3
Lopez (2012a, p.77) reproduz, guisa de exemplo a grade de disciplinas do curso de especializao da USP,
de 2008.
Em prospeco no exaustiva encontrei os seguintes temas: arquivo; arquivos; Arquivologia; Arquivologia

e as novas tecnologias documentais; arquivos pblicos; arranjo, descrio e pesquisa em arquivos pblicos;
documentao e informao; ensino arquivstico; gerncia de unidades de informao; gesto da
memria: arquivo, patrimnio e museu; gesto de arquivos; gesto de arquivos pblicos e empresariais;
gesto documental; organizao de arquivos; organizao e administrao de arquivos; organizao e
administrao de arquivos pblicos e empresariais; planejamento, organizao e direo de arquivos.
provvel que a lista seja maior.
4
Tais anotaes no devem ser encaradas como um dado inquestionvel. So decorrentes de observaes
empricas, embasadas em amostragem terica (cf. Strauss, 1987) adequadas prospeco exploratria, de
cunho qualitativo, sem necessidade de representatividade exata. Esta observao e as demais que se seguem
neste texto, identificadas como empricas, so resultantes de anos de prtica de consultoria (desde 1994), de
docncia universitria em Histria, com tpicos de Arquivologia (de 1994 a 2004), de docncia em cursos de
formao de curta durao para historiadores, especialistas em arquivos e graduados em Arquivologia (desde
1996), de docncia para especializao em arquivos (desde 2001), de elaborao de exames e correo de
provas para concurso de Arquivologia (desde 2002), de docncia universitria em Arquivologia, inclusive com
acompanhamento de atividades de ex-alunos (desde 2005).
5
184
Estudos
avanados em
Arquivologia
Em um esboo de perfil, possvel de ser delineado a partir de

observaes empricas, o graduado pode ser descrito como uma pessoa jovem,
com pouca experincia prvia e conhecimentos externos restritos. Em geral
encontram dificuldades em desenvolver todas as fases do ciclo documental,
assim como em trabalhar em projetos de memria, mais ligados a documentos
permanentes. Tm pouca familiaridade com os problemas relacionados
Histria ou Administrao. No obstante, apresentam boa competncia
na aplicao de normas e procedimentos. Em geral, a despeito das expertises
tcnicas, demonstram dificuldade em analisar criticamente tais normas e no
conseguem enxergar a grande figura necessria para discutir uma poltica
arquivstica ampla. Os especialistas tendem a ser mais maduros, com uma
base de conhecimentos mais abrangentes, apresentando, em princpio, mais
condies de se posicionar criticamente e propor polticas de arquivo mais
compreensivas. Os profissionais que tm experincia arquivstica anterior
(sejam graduados ou no) e buscam o curso de especializao tendem a
progredir profissionalmente, corrigir desvios de formao e comear a ter
uma perspectiva mais analtica. Aqueles que no tm experincias anteriores
com arquivos apenas ampliam a prpria cultura geral, com pouca efetividade
para o desenvolvimento profissional.
Nos centros de documentao e acervos ligados ao patrimnio
histrico, a presena de historiadores especialistas em arquivos bastante
acentuada, conforme pode ser empiricamente notado. A necessidade de
constituio de conjuntos documentais que alimentam pesquisas histricas,
aliada lamentvel prtica brasileira de descaso com a documentao
permanente cujo interesse administrativo e probatrio cessou , colocam
o historiador em uma posio privilegiada para o tratamento desse tipo
de acervo. Infelizmente, esse profissional, por no receber formao mais
especfica na rea dos arquivos, tende a organizar o arquivo de acordo com
seus interesses pessoais de pesquisa, ignorando a lgica interna da produo
documental e a correspondente organicidade. Esses historiadores, quando
obtm conhecimentos arquivsticos especficos (em uma especializao,
por exemplo), exercem um papel fundamental na recuperao, preservao
e organizao de importantes arquivos (a maioria de natureza pblica) que
haviam se convertido em massa documental acumulada, em processo de
deteriorao severa. A ausncia de um conhecimento mais aprofundado
185
sobre a disciplina da Histria, somada ao pouco interesse dos rgos

pblicos pelos documentos de terceira idade, afastam o graduado em
Arquivologia desse tipo de documentao.
As possibilidades de emprego em instituies pblicas,
especialmente nas de cunho federal, so reservadas aos arquivistas
graduados, em funo da exigncia legal do diploma. O especialista,
conforme se pode depreender por meio de observao emprica, encontra
seu espao em instituies com preocupaes menos administrativas, com
maior quantidade de documentos de terceira idade, ou na organizao
e administrao de centros de documentao, ou ainda, em projetos
relacionados memria. Os postos de trabalho arquivsticos, no Brasil,
podem ser esquematicamente, divididos em 3 (trs) setores:
Administrao pblica: ainda com poucos profissionais e poucos rgos
com arquivos estruturados. A mencionada regulamentao legal
restringe o acesso aos cargos para os graduados.
Entidades de cultura/memria: so poucas instituies, e apresentam
predominncia de especialistas ou funcionrios; estes ltimos
costumam ter formao em reas diversas, recebendo capacitao para
atividades arquivsticas apenas atravs de cursos de curta durao.
Organizaes privadas: em geral, dedicam pouca ateno aos arquivos;
quando o fazem, concentram os esforos nos procedimentos de gesto
documental, e contratam profissionais autnomos (com ou sem
formao arquivstica) ou companhias especializadas (com ou sem
profissionais de arquivo, graduados ou no).
A crescente importncia dada ao tratamento de arquivos
pessoais , que no mais permanece restrito a algumas figuras pblicas,
um captulo parte, e amplia o foco dos arquivos ao cidado comum.
O aumento do acesso da populao a bens e servios impulsiona a
acumulao de documentos probatrios de tais atividades. preciso
considerar ainda a expanso das atividades rotineiras de controle do estado
sobretudo aquelas relativas a bens e/ou direitos gerenciadas por um
6
6
Em um debate mais recente sobre o assunto, baseado inicialmente em um arquivo de personagem poltico, Ana
Maria Camargo e Silvana Goulart (2007) ampliam o foco e exploram aspectos prticos relativos ao tratamento
de arquivos pessoais, segundo a teoria arquivstica.
186
Estudos
avanados em
Arquivologia
aparato governamental mais organizado e racional7, e dotadas, graas s

novas tecnologias de informao, de novas e eficientes ferramentas.
factvel prever um novo nicho para os arquivistas como consultores de
arquivos pessoais8. Caso isso ocorra, a demanda por tal servio certamente
seria inferior aos atuais 190 milhes de brasileiros, porm ser expressiva.
Cabe questionar se os cursos de graduao em Arquivologia esto aptos
para formar profissionais capazes de atender tal demanda. lgico supor
que, com ou sem consultores especializados, os cidados brasileiros esto
gerenciando e organizando seus documentos pessoais, para dar conta das
tarefas (e do registro delas) cotidianas formais (pagamento de contas,
impostos, registro de bens e direitos) e informais (registros afetivos, de
viagens, de eventos pessoais etc.).
Mesmo que os arquivos pessoais sejam excludos da anlise sobre
a demanda por profissionais de arquivo uma vez que, no momento,
impossvel ultrapassar as fronteiras da especulao , resta um enorme campo
para o exerccio profissional composto pelas mais variadas instituies e
organizaes, pblicas e privadas. Em tal universo, todas as organizaes
que mantm algum tipo de relao formal com o Estado brasileiro possuem
material de arquivo, vital para permitir que elas possam executar atividades
e atendam s exigncias dos organismos fiscalizadores e, de tempos em
tempos, consigam provar direitos para respeitar a legalidade jurdica. O
Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica, referente situao em 31 de
dezembro de 2006, apontou para a existncia de mais de 5 milhes e 726
mil empresas e outras organizaes (IBGE, 2008, p.16).. Todas elas, para
ter vida legal, desenvolvem atividades tpicas de gerenciamento e guarda
(por questes de prova) de documentos que informam sobre a existncia
da prpria organizao e sobre as atividades executadas. As organizaes
que, atualmente, buscam o apoio de um profissional de arquivo (alguns
rgos pblicos e poucas grandes companhias) representam uma parcela
Tal tendncia j havia sido observada, em 1956, por Schellenberg (1974) e pode ser considerada um dos
elementos que contriburam para a consolidao, na segunda metade do Sculo XX, daquilo que j foi
denominado arquivos modernos.
7
A contratao particular de profissionais tais como contadores, paisagistas, decoradores, bibliotecrios e outros
j havia sido consolidada no sculo passado, porm, recentemente, nossa sociedade assiste ampliao deste
fenmeno, com a oferta de treinadores de educao fsica, nutricionistas e muitos outros tipos de profissional.
Mantovani e Biderman (2005) escreveram uma srie de reportagens nas quais esboaram uma curiosa figura
sobre o fnomeno do profissional pessoal, apontando para ofertas em reas diversas: me, beb, consultor
de moda, consultor de flores, enologista etc.
187
mnima do total. De qualquer modo, existem pessoas que se dedicam

profissionalmente ao gerenciamento de tais documentos, sem serem
arquivistas oficialmente reconhecidos.
Nas organizaes e companhias possvel identificar, apenas
instrumentalmente, quatro nveis de qualificao para os funcionrios que
manejam e gerenciam os documentos:
Sem qualificao: as atividades so executadas intuitivamente pela
pessoa que lida dia a dia com os documentos, ou por algum designado
para a tarefa (por exemplo, uma secretria). A gesto documental
restrita aos aspectos legais mnimos, podendo haver a interveno de
profissionais de reas correlatas, como Contabilidade e/ou Direito. No
Brasil, esse , provavelmente, o cenrio predominante.
Qualificao mnima: a pessoa designada para a gesto documental
autodidata. Fruto de esforos individuais, o profissional busca aprimorar
o conhecimento por meio de livros, da Internet e de qualquer outro
meio disponvel, incluindo a frequncia espordica a cursos de curta
durao e/ou eventos arquivsticos, quando possvel.
Semiqualificao: a organizao investe na capacitao pessoal e prov
qualificao para os funcionrios responsveis pela gesto arquivstica
em eventos de formao paralela, como cursos de curta durao,
workshops e palestras. Pode, ainda, contratar pessoal que atenda
parcialmente s necessidades da rea, sem exigir uma base terica
arquivstica, a exemplo, bibliotecrios ou empresas voltadas para
gesto eletrnica de documentos, memria institucional e/ou gesto
da informao. Nas organizaes cujo foco a capacitao do pessoal
encarregado dos documentos arquivsticos, esta , provavelmente, a
situao mais frequente.
Qualificao: as organizaes mantm setores ou pessoas com
formao arquivstica especfica, obtida em curso de graduao e/ou
especializao, que pode vir a ser aperfeioada com a participao
em eventos paralelos de formao em Arquivologia. Em rgos
administrativos ligados ao servio pblico brasileiro, localizados em
regies de grande ocorrncia de graduados em Arquivologia como
Rio de Janeiro, Porto Alegre e Braslia os cargos so preenchidos
188
Estudos
avanados em
Arquivologia
por arquivistas com diploma. Nos outros locais, onde h escassez de

tais graduados no abundante, a gesto dos documentos pblicos
continua a ser executada por profissionais que no tm o diploma
necessrio para a contratao formal como arquivista. Muitos rgos,
por contarem com acervos essencialmente permanentes, optam pela
contratao de profissionais oriundos das Cincias Humanas, com
algum tipo de experincia, ou formao alternativa em arquivos.
A situao atual mostra pouca articulao entre graduao
e especializao, alm de algumas escaramuas entre os profissionais
envolvidos, referentes disputa por cargos pblicos ligados aos arquivos.
Paralela e gradativamente, comea a ocorrer perda de espao para
profissionais com baixa formao em tpicos de arquivo, tais como
bibliotecrios, administradores, analistas de sistemas, entre outros. Eles
ocupam temporariamente e sem terem sido submetidos a nenhuma prova
especfica, alguns cargos pblicos destinados a arquivistas, que permanecem
vacantes, pois, muitas vezes, aqueles que tm o conhecimento no tm
o diploma de graduao, enquanto graduados so reprovados em alguns
concursos pblicos.
A excluso dos profissionais no diplomados da categoria
arquivista, por alguns segmentos brasileiros, representa um desejo prdeterminado de configurar conceitualmente um dado campo, e precisa ser
entendido no mbito de uma disputa relacionada ao mercado de trabalho.
A promoo da definio do campo conceitual e, por conseguinte, a
excluso de uma parte dos profissionais de arquivo (a excluso de tudo
aquilo que no corresponde ao modelo ideal deixa de ter sua existncia
indicada) com base em elementos formalistas, de cunho unicamente
jurdico representa a defesa corporativa de supostos direitos de exerccio
profissional. A imensa maioria dos profissionais, responsveis pela execuo
das atividades arquivsticas de dezenas de milhares de organizaes
pblicas e privadas brasileiras, sequer tm sua existncia reconhecida pelo
vis legalista. Esse estado de coisas tem forte influncia sobre a formao
do profissional de arquivo, no Brasil, cujo sistema reflete mais um ajuste
contextual do que uma poltica profissional.
Tal perspectiva, dicotmica e excludente, agrava o problema
da relao desigual entre formao profissional, demandas profissionais
189
e ofertas de postos de trabalho (como profissionais graduados e como

prestadores de servios arquivsticos). A quantidade de graduados
disponveis para contratao , ainda, muito baixa, em relao ao tamanho
do pas e das necessidades da sociedade por esse tipo de profissional. A
despeito de tais restries formais, uma parcela significativa das demandas
do mercado de trabalho vem sendo atendida, desde h muito tempo, por
maneiras alternativas de formao profissional. Isso no significa perda de
qualidade: ao contrrio, o caminho paralelo (como a especializao) resulta,
muitas vezes, em profissionais com maior conhecimento interdisciplinar.
A legislao brasileira dbia nessa matria. H uma lei federal
(BRASIL, 1978a) e a respectiva regulamentao (BRASIL, 1978b),
que definem que o diploma obrigatrio para o exerccio profissional
do arquivista. Por outro lado, a Classificao Brasileira de Ocupaes,
elaborada pelo Ministrio do Trabalho e Emprego, em 2002, admite o
exerccio profissional de arquivistas no graduados em Arquivologia, que
tenham o ttulo de especialista e/ou diploma de ps-graduao (BRASIL,
2002, fam.2613). Tais profissionais, possuidores de conhecimentos
e experincias, mas sem o diploma, so, eventualmente, vistos como
arquivistas/pesquisadores experientes, porm enfrentam restries ao
desempenho lcito da atividade. Eles so os principais responsveis pela
literatura arquivstica brasileira; formam os graduados em Arquivologia,
formulam e corrigem provas de concursos pblicos para a seleo de
arquivistas graduados, mas no podem exercer, oficialmente, a profisso. O
diploma, que representa o produto final das graduaes em Arquivologia,
passa a ser um inquestionvel e apriorstico pedigree. Tal prtica no condiz
com os preceitos da Declarao Universal dos Arquivos (ICA, 2010) que
propugna que o arquivista um profissional qualificado tecnicamente,
com formao inicial e continuada; ou seja, para o mais importante
organismo internacional ligado aos arquivos o que importa no o nvel da
formao inicial, desde que ela exista, porm o aprimoramento constante
da formao, o que no exigido pela legislao brasileira.
O aprimoramento continuado ocorre por meio de cursos de
curta durao, dedicados a tpicos pontuais das atividades arquivsticas.
Eles, porm, carecem de certificao mais rigorosa que os qualifique
inequivocamente para os currculos profissionais. Outra maneira de
190
Estudos
avanados em
Arquivologia
aprimoramento tem ocorrido com a qualificao acadmica em cursos de

ps-graduao stricto sensu (mestrado e doutorado), os quais at hoje9, no
eram dedicados exclusivamente Arquivologia, porm a outras reas das
Cincias Sociais Aplicadas e das Humanidades (como Cincia da Informao
e Histria, por exemplo), com perda das especificidades tpicas de nossa rea.
O problema de fundo que a natureza cientfica de tais pesquisas contribui
muito para o aprimoramento intelectual dos novos ps-graduados, sem,
contudo, propiciar, necessariamente, maior formao tcnica.
A ausncia de uma poltica nacional para a formao de arquivistas
facilmente detectada. A formao tcnica, prevista nas normatizaes
legais, no existe na realidade. O maior esforo efetivo que vem sendo
realizado, at o momento, criao de mais cursos de graduao de
Arquivologia, sem o correspondente aprimoramento da infraestrutura
necessria. Os trs cursos do final da Dcada de 1970 passam a ser seis no
fim dos Anos 1990, chegando a 16 atualmente10.
Quanto ao nmero efetivo de arquivistas formados, os autores
consultados (LOPEZ, 2012a, p.82) demonstram que tal dado bastante
impreciso, mas coincidem em reconhecer que est muito aqum das demandas
do mercado de trabalho e das necessidades da sociedade por bons profissionais
da rea. necessrio relativizar tal concluso, mas, ainda assim, facilmente
perceptvel que o volume efetivo de arquivistas ativos no guarda paralelo com
a evoluo da quantidade de cursos de graduao em Arquivologia.
A despeito do descompasso existente entre as necessidades da
sociedade e o avano da criao de cursos universitrios de Arquivologia,
necessrio observar que h um movimento de consolidao institucional da
rea, que para alguns autores (SANTOS, 2010), se inicia na primeira metade
do Sculo XX, se fortalecendo a partir dos Anos 1950. A universidade
proposta como locus de discusso acadmica sobre Arquivologia a partir dos
Anos 1970, o que vai se consolidando, com especial incremento nos Anos
1990. O processo corre em paralelo com a expanso dos cursos de psgraduao nas reas de Histria e em Cincia da Informao, que exercero
9
Em 2012 foi aprovada a criao de um curso de Mestrado profissionalizante dedicado Gesto de Documentos
e Arquivos, no Rio de Janeiro, que dever iniciar o funcionamento no mesmo ano.
Lopez (2012a, p.81) apresenta grficos que ilustram melhor a exploso dos cursos de Arquivologia na ltima
dcada. Souza (2011, p.91-92) apresenta interessante quadro comparativo dos cursos que contempla suas datas
oficiais e respectivos vnculos institucionais.
10
191
um papel preponderante na criao de espaos de discusso acadmica e

cientfica11. Em uma perspectiva de mais longo prazo, os dados parecem
corroborar tal tendncia, como indica Maria Odlia Fonseca (2005, p.67),
ao enumerar marcos do que denominou conquistas da rea, com especial
anotao para a regulamentao profissional.
Entretanto, o sistema que vem sendo adotado tem suas limitaes
quanto ao que poderia ser caracterizado como uma expanso lenta, porm
slida. Fonseca (2005, p.68) indica que a regulamentao da profisso
favoreceu [...] uma viso monoltica do campo de trabalho, cujo indicativo
simblico do estreitamento diversidade foi, na opinio da autora, a no
realizao do XIV Congresso de Arquivologia em 2003, adiado at 2006.
Em 1994, Jos Maria Jardim 1998), ao refletir sobre a perspectiva do ensino
de Arquivologia no Brasil indicava que: [...] como rea de conhecimento,
a Arquivologia mostra-se ainda incipiente no Brasil, apesar de avanos
significativos dos ltimos vinte anos. Para esse autor havia, poca, duas
tendncias: [...] uma insatisfao geral quanto ao ensino da Arquivologia
na graduao e [...] uma expectativa [...] de melhores e mais cursos de
graduao de Arquivologia no Pas. O autor pleiteou, poca, como
modo de fortalecer a rea, a realizao, da I Reunio Brasileira de Ensino e
Pesquisa em Arquivologia em 1995, fato que somente foi concretizado 15
anos depois, em 2010, na Universidade de Braslia12. No mesmo ano, Flvia
Helena Oliveira defendeu seu mestrado sobre a formao profissional do
arquivista em Braslia e concluiu (2010, p.114):
No caso da Arquivstica na UnB, os resultados obtidos pela
pesquisa nos permitem inferir que a reconceitualizao do modelo de
formao continua pendente, especialmente considerando que o curso
mantm praticamente a mesma estrutura curricular desde a Dcada de
197013.
A despeito de alguns avanos significativos, o formalismo
institucional que, passa pela regulamentao profissional e a correspondente
11
Um detalhamento mais atual sobre a consolidao terica da disciplina no Brasil, nos Anos 1990, por meio de
troca de ideias com a comunidade internacional pode ser visto em Anglica Marques (2011).
Em 1995 foi realizada, de fato, uma reunio voltada discusso do ensino, sem contemplar no ttulo,
contudo, a referncia pesquisa.
12
13
necessrio relativizar o peso que pode ser dado a tal afirmao. A autora, nos pargrafos subsequentes, indica
perspectivas positivas para o curso de Arquivologia.
192
Estudos
avanados em
Arquivologia
ampliao de vagas de graduao, ainda est aqum de suprir as necessidades

arquivsticas da sociedade, conforme indica Oliveira (2010, p.117).
Quanto aos depoimentos dos empregadores tambm foi possvel
identificar, a partir deles, a insatisfao com o desempenho do arquivista
no mercado de trabalho. Apesar de se tratar de um universo restrito,
foram entrevistados representantes de trs dos maiores empregadores da
cidade. Portanto, ainda que no se tratem de opinies generalizadas, so
indicadores de desequilbrio que no podem ser ignorados.
Para aquela autora, a soluo passaria pelo incremento da
formao continuada. No Brasil, na maioria dos setores-chave da sociedade,
o principal problema reside na falta de profissionais com, pelo menos,
algum conhecimento bsico sobre arquivos.
Para que uma poltica nacional de formao arquivstica seja
vivel necessrio implantar cursos tcnicos (previstos em lei, porm
inexistentes) e incrementar o caminho da especializao, integrando
aqueles profissionais, de reas distintas, com os arquivistas graduados. Para
isso, os cursos de curta durao atuariam como um instrumento contnuo
de capacitao e atualizao, proporcionando melhorias na formao
geral. . Tal poltica integrada de formao profissional de arquivistas, uma
vez que fosse detalhada e posta em prtica, teria resultados iniciais quase
que imediatos. O modelo busca manter equilbrio entre as diferentes
vias de formao profissional, que devero atuar de modo mutuamente
complementar.
A figura adiante visa esquematizar uma proposta de integrao
profissional na qual os cursos de curta durao atuariam como um
instrumento contnuo de capacitao e atualizao, proporcionando
melhorias na formao geral.
193
Figura.1:.Proposta.de.Integrao.
Fonte:.Andr.Lopez..2012b.
O.ponto.fundamental.a.ser.debatido..o.fato.de.que.os.arquivos.
. uma. vez. que. so. resultado. natural. das. atividades. administrativas. .
esto. presentes. em. todos. os. setores. da. sociedade. e,. de. um. modo. ou. de.
outro,.j.existem.pessoas.executando.as.atividades.de.gesto.documental..
Atualmente,.com.a.extrema.burocratizao.das.esferas.pblica.e.privada,.
as.atividades.rotineiras.demandam,.de.modo.crescente,.provas.sobre.sua.
realizao,.gerando.documentos.arquivsticos.continua.e.progressivamente..
A.demanda.por.profi.ssionais.qualifi.cados.(graduados.ou.no).cresce.a.cada.
dia,.enquanto.a.oferta.de.tal.mo.de.obra.cresce.em.ritmo.bem.mais.lento.
do.que.as.necessidades.da.sociedade..O.fato.concreto..que.a.quantidade.
potencial.de.profi.ssionais.que.pode.ser.absorvida.pelo.mercado.de.trabalho.
.muito.superior..capacidade.dos.cursos.de.graduao.e.especializao.em.
Arquivologia.somados..incapazes.de.garantir,.estatisticamente,.sequer.um.
arquivista.para.cada.municpio.brasileiro...possvel.afi.rmar.que,.no.Brasil,.
h.espao.sufi.ciente.para.atender..diversidade.de.formao.dos.arquivistas...
um.pas.grande,.com.mais.de.5.500.municpios.e.necessidades.arquivsticas.
muito.fortes..Algum.investimento.para.viabilizar.a.formao.tcnica.-.a.fi.m.
de.providenciar.uma.rpida.melhoria.da.qualidade.profi.ssional.-.pode.ser.
de.grande.valia.para.equilibrar.o.cenrio.arquivstico.brasileiro,.reduzindo.
194
Estudos
avanados em
Arquivologia
a presso por um melhor tratamento arquivstico para os milhes de

documentos que so diariamente gerados sem correspondentes condies e
procedimentos para sua guarda, preservao e posterior acesso.
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196
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 10
Identificao: uma Metodologia de
Pesquisa para a Arquivstica
Ana Clia Rodrigues
1 Introduo
Para a cincia, a pesquisa uma atividade nuclear. Por pesquisa
em arquivstica, pode-se entender a que realizada sobre qualquer tema

ou questo que se refere rea de conhecimento (formao profissional,
conservao, avaliao, organizao, descrio, acesso, polticas pblicas,
gesto de documentos, histria dos arquivos) e a que se relaciona
diretamente com as prticas profissionais, desenvolvida no mbito
institucional, denominada identificao.
A identificao uma tarefa de pesquisa, de natureza intelectual,
sobre o documento de arquivo e o seu rgo produtor, um tipo de
investigao cientfica particular que constitui uma ferramenta de trabalho
para o arquivista. Uma metodologia de pesquisa que se desenvolve, nos
parmetros do rigor cientfico, como tarefa preliminar e necessria s
197
funes arquivsticas de classificao, avaliao, descrio e tambm para o

planejamento da produo documental.
O termo identificao surgiu no contexto da arquivstica nos
Anos 80, para designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas
preocupados com a formulao de metodologias para solucionar o
problema da acumulao irregular de documentos, que se contrapunha ao
emergente desafio de implantar programas de gesto documental em pases
ibero-americanos.
Verifica-se em vrios pases que existe uma procura pela
cientificidade da arquivstica, caracterizada pela busca de seus fundamentos
tericos, pautados na reflexo sobre seu objeto e mtodo, refletindo uma
preocupao com a formulao de metodologias aplicveis a qualquer sistema
arquivstico. necessrio dar nfase as atividades de pesquisa para a elevao
do nvel de qualidade e construo da arquivstica, enquanto cincia.
A introduo da gesto de documentos nas prticas profissionais
um importante elemento que vem contribuir para o incremento da pesquisa
na rea, permitindo a consolidao de uma metodologia arquivstica para
o tratamento documental que passou a considerar o documento desde a
gnese at sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Nesse momento, assistimos a uma reviso da diplomtica, cujas
bases tericas e metodolgicas passaram a ser utilizadas para a compreenso
dos documentos contemporneos. As pesquisas passaram a focalizar o
documento de arquivo, em busca de caractersticas que o identifique e
propiciem a normalizao necessria exigida para a gesto de documentos,
seja em meio convencional ou eletrnico e para tratar massas acumuladas
em arquivos.
A insero desta nova perspectiva da diplomtica no campo da
arquivstica, denominada diplomtica contempornea, que se ocupa dos
estudos de tipologia documental, possibilitou a introduo de um processo
de normalizao de parmetros metodolgicos para compreender e tratar o
documento de arquivo, tema que passou a ocupar um considervel espao
de reflexo na literatura da rea internacional da rea.
198
Luciana Duranti introduz no Canad e Estados Unidos, esta

nova abordagem do uso da diplomtica aplicada pesquisa para definio
de requisitos de produo de documentos eletrnicos.
No contexto da identificao, a etapa da identificao de tipologias
documentais encontra na abordagem da diplomtica contempornea
seus fundamentos tericos e metodolgicos, demonstrando a efetiva
contribuio desta disciplina para a construo terica da arquivstica.
A diplomtica revisitada pela arquivstica encontra na
identificao, um novo espao para o debate cientfico em torno do
documento de arquivo, justificando uma extensa produo cientfica sobre
os aspectos que as relacionam.
A Espanha tem dado uma efetiva contribuio para a construo
da metodologia da identificao no campo da arquivstica, produzindo
estudos tericos e aplicados que destacou o pas no cenrio internacional,
influenciando a construo de tradies arquivstica ibero-americanas.
Entretanto, a identificao de tipologia documental enquanto
tema estreitamente vinculado diplomtica, no vm sendo suficientemente
estudado pela rea. Os modelos de processos e dos instrumentos de
identificao de tipologias documentais encontrados na literatura
arquivstica, embora bastante numerosos, so produtos de estudos de caso,
nos quais se encontra fragmentos de contribuies tericas. Os aspectos
tericos que envolvem a metodologia da identificao e, especificamente,
da identificao de documentos realizadas nos parmetros da tipologia
documental, esto pulverizados na literatura, justificando a necessidade de
sistematizao dos fundamentos tericos, procedimentos metodolgicos e
instrumentos que envolvem a construo terica desta metodologia.
Neste cenrio, algumas questes se colocam para a reflexo. Podese considerar a identificao como uma funo independente no mbito
da metodologia arquivstica? possvel normalizar os procedimentos e os
instrumentos de identificao, utilizando os parmetros da diplomtica
contempornea, para definir requisitos de gesto de documentos e de
tratamento de documentos acumulados em arquivos?
O Brasil recebeu a influncia desta nova corrente terica que
se formou, mas o assunto vem sendo tratado por um reduzido nmero
199
de estudiosos e por um, ainda inexpressivo, segmento profissional. Os

processos de identificao desenvolvidos por arquivos brasileiros no
foram suficientemente analisados e, sobretudo, os parmetros conceituais
que fundamentam a identificao dos documentos no contexto destes
procedimentos, aspectos que justificam o escopo desta pesquisa, cujo
objetivo sistematizar os fundamentos tericos e metodolgicos da
identificao, especificamente na perspectiva da arquivstica brasileira.
2 O termo e o conceito de identificao na literatura arquivstica
Identificao o [...] ato ou efeito de identificar; portanto
de determinar a identidade, que o conjunto de caracteres prprios e
exclusivos de uma pessoa (algo). Caracterizar [...] por em evidencia
o carter, assinalar, distinguir, descrever com propriedade assinalando os
caracteres (elementos individualizadores) (FERREIRA, 1994/95).
Deslocando-se esta conceituao para o campo da arquivstica,
identificao vem a ser o ato de determinar a identidade do documento de
arquivo, de caracterizar os elementos prprios e exclusivos que conferem essa
identidade. Significa determinar estes elementos que o individualizam e o
distinguem em seu conjunto. O processo de produo deste conhecimento
implica em reunir informaes sobre o documento em seu contexto de
produo e descrever estes elementos que formam sua identidade, que
revelam o seu vnculo arquivstico.
Esse conceito, discutido por Luciana Duranti (1997), o
componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira
natureza, que determina sua identidade, pois definido pela sua ligao
com o rgo que o produziu.
Nesse sentido, um trabalho de pesquisa e de crtica sobre a
gnese documental.
A literatura registra o uso do termo identificao, para designar
processos de trabalho realizados sobre os rgos produtores, seus
documentos e seus arquivos. A identificao como processo arquivstico
tem suas origens nos Anos 1980, quando o termo comeou a ser utilizado
na Espanha por grupos de arquivistas, de incio na Direo de Arquivos
200
Estudos
avanados em
Arquivologia
Estatais do Ministrio da Cultura, para designar as tarefas de pesquisas

realizadas sobre massas documentais acumuladas em arquivos, a fim de
elaborar propostas de avaliao e classificao. Mas foi no mbito do Grupo
Ibero-Americano de Gesto de Documentos Administrativos, coordenado
pela Espanha, e do qual participavam Brasil, Colombia, Mxico e
Portugal, que o conceito de identificao foi formulado e divulgado por
Maria Luiza Conde Villaverde nas Primeiras Jornadas de Metodologia para
a Identificao e Avaliao de Fundos Documentais das Administraes
Pblicas, realizadas em Madri, em 1991.
Estes grupos desenvolveram trabalhos arquivsticos a partir de
critrios e propostas comuns, com o objetivo de resolver o problema da
acumulao de fundos de forma coordenada, marcando o desenvolvimento
da histria dos arquivos em todos os pases ibero-americanos e o inicio da
construo de uma tradio arquivstica.
A partir deste momento o uso do termo e o conceito se consolidaram
no meio arquivstico espanhol, sendo incorporados pelo Dicionrio de
Terminologia Arquivstica daquele pas que a define como [...] fase do
tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das
categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de
um fundo (DICCIONARIO..., 1993, p.37).
Para a arquivstica espanhola, a identificao uma fase
independente da metodologia arquivstica, qualificada como do tipo
intelectual, a qual consiste em estudar analiticamente o rgo produtor e a
tipologia documental por ele produzida e que antecede as demais funes
(produo, avaliao, classificao e descrio).
Ainda nos Anos 1980, o Brasil integrou o movimento internacional
que se formava em busca de referenciais metodolgicos para resolver a
superlotao dos arquivos, problema comum do qual compartilhavam
os pases ibero-americanos. Os processos de identificao desenvolvidos
no Arquivo Nacional, tanto para tratamento de fundos acumulados
como para implantao de processo de avaliao no contexto da gesto
documental, passaram a servir de referencial para experincias semelhantes
desenvolvidas em outros arquivos brasileiros. Neste contexto, destacamse as metodologias propostas a partir das experincias desenvolvidas pelos
201
Grupos de Identificao de Fundos Internos e o de Fundos Externos (GIFI

e GIFE) para solucionar as questes de transferncias e recolhimentos
de fundos, assim como a metodologia de levantamento da produo
documental desenvolvida para fins de avaliao de documentos no
Ministrio da Agricultura.
Dessas experincias iniciais de identificao, sobretudo dos
trabalhos desenvolvidos pelo GIFI e pelo GIFE, resultaram a definio
posta no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005) que
tambm considera a identificao como uma fase do processamento
tcnico dos arquivos, definindo-a como o [...] processo de reconhecimento,
sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu
controle fsico e/ou intelectual. No Brasil, o conceito de identificao
remete tambm ao controle fsico dos arquivos, propondo a coleta de dados
e registro de informaes sobre a situao de acumulao dos documentos.
Muitas propostas de identificao foram surgindo no mbito dos arquivos
brasileiros a partir da adaptao destes modelos,
No Brasil, os processos de identificao incidiram sobre rgos
produtores, documentos e arquivos. Os modelos de anlise documental
proposto para realizao de tarefas na rea estiveram associados a outros
processos de identificao, como o de rgo produtores, para efeito de
organizao de massas acumuladas ou o de identificao de arquivos, para
fins de definio de estratgias para implantao de sistemas de arquivos.
2.1 O Objeto da Identificao: o rgo produtor e seus documentos
Esta fase da metodologia arquivstica denominada identificao,
consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e o vnculo
que mantm com o rgo que o produziu. Este conhecimento sobre o
rgo produtor combinado a um processo analtico dos documentos
produzidos, a partir do conhecimento das suas caractersticas internas e
externas, permite chegar identificao das sries documentais (LPEZ
GMEZ, 1998, p.39).
A pesquisa pode ser desenvolvida durante todas as fases do ciclo
de vida dos documentos, podendo, portanto, incidir sobre o momento
de sua produo, para efeito de implantao de programas de gesto de
202
Estudos
avanados em
Arquivologia
documentos, ou no momento de sua acumulao, para controlar fundos

transferidos ou recolhidos aos arquivos.
Durante o processo de identificao, as caractersticas da
provenincia e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for
o tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a
identificao for efetuada em documentos na fase de produo, para fins
de implantao de programas de gesto de documentos.
A identificao consiste na pesquisa sobre os elementos implicados
na [...] gnese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido,
entendendo por [...] sujeito produtor, a pessoa fsica, famlia ou organismo
que produziu e/ou acumulou o fundo e por objeto produzido, a totalidade
do fundo e cada uma dos agrupamentos documentais que o integram
(CARMONA MENDO, 2004, p.42).
2.2 Procedimentos metodolgicos e instrumentos de identificao
A base metodolgica da identificao a aplicao de maneira
direta dos princpios da provenincia e o da ordem original1, sua melhor
ferramenta, pois estes princpios [...] dirigem o tratamento dos documentos
ao longo de toda sua vida, estabelecendo as operaes arquivsticas que so
prprias de cada fase (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y
BENITO, 2000, p.40-41).
O principio de provenincia determina a organicidade dos fundos e
dos arquivos [...] e condiciona o agrupamento natural dos documentos
determinando sua classificao [...] Junto ao princpio de provenincia,
existe um principio subsidirio, que tem estreita relao com aquele: o
de respeito ordem natural. Tem a ver com a ordem seqencial e com a
ordem procedimental dos documentos, ou seja, reflete o procedimento
administrativo que determina sua origem (HEREDIA HERRERA,
2003, p.5-6).
Da aplicabilidade prtica dos referidos princpios da provenincia

e da ordem original, decorrem as tarefas que so realizadas durante esta fase
Principio de Provenincia significa, [...] no misturar os documentos gerados por diferentes rgos produtores
e, consequentemente, o da Ordem Original, que significa [...] no romper com a ordem natural de produo dos
tipos documentais oriundos dos procedimentos administrativos que o determinaram (HEREDIA HERRERA,
2003, p.5-6).
203
do tratamento tcnico. O procedimento da identificao realizado a partir

de um conjunto de atividades integradas, com uma unidade metodolgica,
desenvolvidas na seguinte ordem: primeiro identifica-se o [...] organismo
produtor (evoluo orgnica e competncias administrativas), depois
o elemento funcional (competncias, funes e atividades), logo o tipo
documental (procedimento administrativo e tramitao) e, por ltimo,
a delimitao da srie documental. uma fase de estudo sobre gnese
do fundo, realizada para tratar fundos administrativos ou histricos,
cujo resultado ser [...] a organizao do fundo propondo as bases
para a avaliao e descrio. Tem por objetivo o [...] conhecimento
exaustivo da instituio que produziu os documentos, sua evoluo
orgnica, competncias administrativas e tipos documentais nos quais
se materializam (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO y
BENITO, 2000, p.14; 42).
Esta pesquisa requer a busca de informaes em fontes especficas,
sobre o rgo produtor (contexto) e sobre os documentos (tipologia
documental), estejam eles em fase de produo ou de acumulao. Aquelas
informaes so os [...] elementos que caracterizam este contexto, no
desempenho de competncias e funes especficas deste rgo produtor
e da tipologia documental, que registra os procedimentos administrativos
realizados para cumpri-las (CARMONA MENDO, 2004, p.40).
O primeiro momento da pesquisa consiste em identificar o rgo
produtor, o elemento orgnico (estrutura administrativa) e elemento
funcional (competncias, funes, atividades, tarefas) que o caracteriza.
A identificao do elemento orgnico significa reconhecer o
rgo produtor dos documentos. O elemento funcional est representado
pelas funes e atividades administrativas desempenhadas pelo rgo,
em virtude da competncia que tem a seu cargo e que compe a srie
documental (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p.158).
necessrio reunir todas as informaes existentes sobre a
evoluo orgnica do sujeito produtor; disposies que regulam suas
competncias, normas e procedimentos que condicionam a aplicao real
destas competncias, normas que controlam a circulao interna e externa
dos documentos na fase de produo, ou seja, [...] toda a circunstncia que
204
Estudos
avanados em
Arquivologia
implica o estudo institucional [...] Este estudo permite o conhecimento da

estrutura do rgo, seu funcionamento interno, suas competncias e suas
transformaes histricas (ALBERCH I FUGUERAS, 2004, p.108-109).
Este estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor
dos documentos se viabiliza a partir dos dados encontrados em vrios tipos
de fontes de informaes, que variam de acordo com a natureza do rgo, se
pblico ou privado ou em funo do momento de realizao da identificao,
se para tratar documentos em fase de produo ou de acumulao.
A informao sobre os elementos orgnicos e funcionais obtmse atravs dos prprios documentos e da legislao. No caso de rgos
pblicos, o estudo de todos os textos legais e normativos pertinentes
estrutura e funcionamento durante sua existncia, permitir conhecer as
competncias, funes e atividades desempenhadas que ficaram registradas
nos documentos produzidos. So as normas oficiais que dispem sobre
a estrutura e funcionamento do rgo produtor, como leis, decretos,
portarias, regulamentos de servios, entre outros. Entretanto, podem
ocorrer problemas nesta pesquisa.
Para o tratamento de documentos acumulados em arquivos, pode
haver inexistncia de legislao ou lacunas no perodo abrangido pelo conjunto
de documentos. Neste caso necessrio recorrer a outros estudos histricos que
tenham sido publicados sobre o rgo a ser analisado, a relatrios de servios e
at mesmo a relatos de antigos funcionrios do rgo, que podem contribuir
com elementos elucidativos para este estudo de contexto.
Para os documentos em fase de produo, pode ocorrer que nas
fontes legislativas no estejam previstas todas as atividades desempenhadas
pelo rgo ou que as normas legais estejam mal redigidas ou incompletas,
dificultando a anlise do modelo de gesto, o que torna esta fonte de
informao falha, fazendo com que seja necessria entrevista com o gestor
responsvel pelo desenvolvimento dos procedimentos administrativos nos
rgos que esto sendo estudados, a fim de coletar dados sobre a realidade
administrativa vigente (LA TORRE MERINO; MARTN-PALOMINO
y BENITO, 2000, p.16-17).
Para se estudar documentos acumulados em arquivos, os
instrumentos elaborados para a identificao de rgo produtores, tm
205
por finalidade reunir toda a informao relacionada com as mesmas

competncias que ao longo do tempo foram atribudas a determinados
rgos produtores. So os seguintes:
1. ndice de organismos produtores - estruturado hierarquicamente, no qual,
seja possvel seguir a evoluo orgnica de cada unidade administrativa
estudo de cada organismo produtor de documentos, que tem por finalidade
registrar a sua evoluo administrativa durante o perodo de sua gesto
administrativa. Apresenta os seguintes dados, em sua configurao: nome
do rgo produtor, data de criao, data de supresso, especificao da
legislao que dispe sobre a estrutura e funcionamento do rgo, nome
dos organismos que precederam o atual cujas atribuies sejam as mesmas,
nome dos organismos sucessores (herdeiros) de suas competncias, tipos
documentais produzidos, cdigos de classificao.
2. Repertrios de organogramas - aps recolher a informao sobre o
rgo produtor, procede-se a elaborao dos organogramas que
permitem conhecer, de forma grfica, as mudanas estruturais que o
organismo sofreu durante sua vigncia. Em cada organograma, anotarse- a normativa de aprovao pertinente e a data que esta estrutura
representa e sero elaborados tantos organogramas quantos sejam as
mudanas estruturais ocorridas durante a gesto administrativa do
rgo produtor analisado. Nasce paralelamente ao fichrio, em que
esto as cpias dos referidos textos normativos descritos no instrumento
acima (MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996, p.159) .
3. ndice legislativo ou Repertrio legislativo de rgos produtores2 se
forma a partir das fichas de coleta de dados sobre o rgo produtor,
um instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma
individualizada, referenciada no primeiro instrumento. Deve ser
elaborada quando existem muitas fontes de informao legislativa e,
portanto, a necessidade de um estudo mais detalhado sobre a evoluo
administrativa do rgo. Deve possuir os seguintes elementos: nome do
organismo (definido por lei); assunto (resumo do contedo da norma);
data de aprovao; data de publicao; especificao da norma (se lei,
decreto, etc.); nome do antecedente e do sucessor do organismo.
2
CONDE VILLAVERDE, 1992, p.43.
206
Estudos
avanados em
Arquivologia
Para implantar programa de gesto documental, a identificao

dos rgos produtores e de suas atribuies, tem por finalidade reconhecer
no texto legal, a competncia, funes, atividades e tarefas que associam
tipologia documental produzida neste contexto. Estes dados ficam
registrados no seguinte instrumento:
Quadro 1: Estudo de Identificao de rgo Produtor Sefin Pms.
Competncia
Funo
Atividade
Tarefa
Tipo Documental
Auxiliar o Prefeito na implantao

da
poltica fiscal
e
financeira
do municpio.
(Art. 50, Parag.
I, item B)
Gerenciar o
cumprimento das metas
estabelecidas no Plano
Plurianual de
Governo, na
respectiva rea
de competncia; (Art. 73,
Parag. I, item
A)
Exercer o controle da arrecadao

dos
Impostos Municipais, Contribuio
de
Melhoria e da
Taxa de Licena de Localizao e Funcionamento; (Art.
80, Parag. I)
Analisar e quando
for o caso fundamentar, a fim
de subsidiar o
processo decisrio da autoridade competente,
sobre alteraes,
cancelamentos,
restituies, isenes, imunidades
e lanamentos de
tributos; (Art. 80,
Parag. IV)
Processo de iseno/reduo
de
IPTU
Fonte: Rodrigues e Garcia 2012.
A identificao do tipo documental o segundo momento da

pesquisa, processo que se realiza com base no reconhecimento dos elementos
internos e externos do documento, que se referem a sua estrutura fsica
(gnero, suporte, formato e forma) e ao seu contedo (natureza da ao
que lhe d origem), para denominar o tipo e definir a srie documental.
A srie constitui o objeto de estudo da arquivstica e sobre ela versa toda
proposta de tratamento tcnico.
As fontes de informaes utilizadas nesta fase, alm das leis,
decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, so as consultas
diretas s pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos,
ligando-os s funes e atividades que produzem os documentos.
Uma vez identificada a unidade administrativa e os tipos
documentais em que se materializam de suas competncias, funes e
207
atividades, ser necessrio estudar as normas que regulamentam os processo

de tramitao que teve cada tipo documental na sua fase de produo.
Isto permitir conhecer os documentos que conformam cada tipo
documental, as unidades que intervm na tramitao, o nmero de
cpias que so produzidas, os que se conservam e onde, assim como
a existncia de documentos cujos dados estejam registrados em outros
documentos (CONDE VILLAVERDE, 1992, p.43).
Nessa fase, ser formatado o instrumento que registra os dados

identificadores de cada srie documental. Rodrigues (2003, p.8) prope
dois formatos para identificao de tipos documentais, um para estudar o
documento em fase de produo e definir sua avaliao e outro aplicado aos
documentos em fase de acumulao, para efeito de classificao e descrio
no arquivo permanente. Ambos so denominados ficha de identificao de
tipologia documental e contemplam os seguintes elementos:
Para identificar documentos na fase de produo, no contexto
dos programas de gesto de documentos, para fins de avaliao:
Quadro 2: Ficha de Identificao de Tipologia Documental.
rgo produtor e subordinao
Atividade
Tipo documental
Objetivo da produo
Contedo (dados que se repetem)
Fundamento legal
Tramitao
Vias/cpias
Destino (rgo ou pessoa)
Prazo de arquivamento sugerido: ____________

Entrevistado
Documentos anexos
Objetivo
Quem assina
Destinao: ( ) eliminar ( )
preservar
Entrevistador
Data
Fonte: Rodrigues 2003.
Para identificar documentos na fase de acumulao, para fins de

organizao e descrio:
208
Estudos
avanados em
Arquivologia
Quadro 3: Ficha de Identificao de Tipologia Documental.

Datalimite
Classificao.
Entrada descritiva
(tipo documental e descrio do contedo)
Notao Quantidade
1870 1888 CM
Fazenda
Arrecadao
Requerimentos para concesso de licena de negcios e profisses
Nome, assunto, local, data, assinatura do requerente
P 01/Cx 10 20 docs
Fonte: Rodrigues 2003.
3A diplomtica contempornea como fundamento para identificar os

documentos de arquivo
Nos Anos 80, as experincias metodolgicas desenvolvidas na

Espanha no campo da tipologia documental, como o de Vicenta Corts
Alonso e o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri para classificar e
descrever documentos pblicos se tornou referncia para estes estudos
arquivsticos em pases latino-americanos e no Brasil.
O objetivo proposto para a anlise era [...] determinar o tipo
documental [...] para saber de que documentos se tratam e quais so seus
iguais, para coloc-los juntos, portanto, formar as sries. O resultado
das anlises fica registrado no manual de tipologia documental, [...]
cuja publicao servir de apoio para as unidades administrativas para
sua tramitao, constituindo uma pea chave para a gesto documental
e constituir um guia e instrumento normalizador para os arquivistas
(LPEZ GMEZ, 1998, p.7).
209
Vicenta Corts Alonso (1986, p.424-426) apresenta os elementos

utilizados para elaborao do manual de tipologia documental para os
arquivos municipais da Comunidade de Madri:
Quadro 4: Elementos para Elaborao de Manual de Tipologia Documental.
Srie documental: denominao, cdigo, caracteres externos (gnero, suporte, formato e forma)
Entidade produtora
Destinatrio
Legislao
Tramitao
Documentos bsicos que compe o processo
Ordenao da srie
Contedo
Vigncia administrativa
Prazos de destinao
Fonte: Corts Alonso 1986.
Este modelo tornou-se um clssico para trabalhos de avaliao

com base na tipologia documental. O modelo do Grupo de Arquivistas
Municipais de Madri foi usado, adaptado e inovado por vrios arquivistas
e pesquisadores de arquivstica.
Heloisa Liberalli Bellotto (2004) faz distino entre o objeto
da diplomtica clssica e da nova diplomtica, a tipologia documental, e
seu mtodo de anlise, que so complementares para a identificao dos
documentos arquivsticos. Revisando a literatura clssica da diplomtica,
apresenta a metodologia para a caracterizao do documento jurdico, a
espcie documental, objeto e campo de estudos da diplomtica clssica.
O mtodo de anlise tipolgica se tornou conhecido pela
arquivstica brasileira, a partir dos estudos de Bellotto (1982; 1990). A
autora inova teorizando sobre o mtodo desenvolvido pelo Grupo de
Arquivistas Municipais de Madri e apresentando os fundamentos da
tipologia documental, aspecto que no havia sido tratado anteriormente
por Corts Alonso (1986) ao divulgar a metodologia.
Para efeitos de identificao da tipologia documental e seu
tratamento tcnico, ambos os mtodos so necessrios por serem
complementares. O primeiro, da diplomtica clssica, porque atravs dele
se chega a espcie documental; o segundo, porque contextualiza a espcie
210
Estudos
avanados em
Arquivologia
no mbito da funo que determina sua produo, elemento que ser

denominativo do tipo documental, objeto e campo de estudos da tipologia
documental.
O objeto da Identificao diplomtica [...] a unidade arquivstica
elementar, analisada enquanto espcie documental e definida como a
[...] configurao que assume um documento de acordo com a disposio
e a natureza das informaes nele contidas. A espcie documental
diplomtica [...] aquela que obedece a frmulas convencionadas, em
geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. A anlise
diplomtica verifica os elementos da estrutura do documento, preconizados
pela diplomtica clssica, ou seja, protocolo inicial, texto e protocolo final,
com suas subdivises. Chega-se assim ao requerimento, ao decreto,
portaria, entre outros formatos, que servindo aos propsitos da ao que
o utiliza como veculo, gera o tipo documental, base para a formao das
sries de arquivo (BELLOTTO, 2000, p.17; 27).
A Identificao tipolgica tem por objeto o tipo documental, que
reflete a lgica orgnica dos conjuntos documentais, que por definio
a [...] configurao que assume uma espcie documental, de acordo com
a atividade que a gerou (BELLOTTO, 2002, p.20).
A partir do reconhecimento e comparao do tipo, se forma a
srie documental, definida [...] como a sequncia de unidades de um
mesmo tipo documental (CAMARGO; BELLOTO, 1996). A ttulo de
exemplo, citamos o requerimento, como uma espcie, uma estrutura que
somada atividade que determinou sua produo em um contexto, resulta
em um tipo documental. Se requerimento uma espcie, um instrumento
que serve para solicitar algo a uma autoridade pblica baseado em atos
legais ou em jurisprudncia, como tipo poder ser um requerimento de
licena de frias, requerimento para aprovao de projeto de construo,
requerimento de aposentadorias, os quais so diferentes entre si porque
resultam de atividades distintas.
Portanto, a denominao da srie documental obedece a frmula
do tipo: espcie + atividade (verbo + objeto da ao), sob a qual incide os
critrios de classificao, avaliao, descrio e planejamento de produo
(RODRIGUES, 2008).
211
O documento de arquivo produzido de forma involuntria,

criado no decurso de uma atividade. o resduo material da ao que lhe
d origem. a prpria ao auto documentada, como define MenneHaritz (1998). Uma ao qualquer exerccio de vontade que objetiva
criar, mudar, manter ou extinguir situaes, e constitui o ncleo do
documento, ressalta Heather Mac Neil (2000, p.93). Desta caracterstica
essencial, inerente a sua gnese, decorre sua natureza probatria.
Se o vnculo arquivstico que o documento mantm com sua origem
o enunciado desta nova perspectiva de anlise, os elementos que o representam
passam a integrar o mtodo, agora denominado de anlise tipolgica.
A identidade do documento de arquivo se mostra atravs dos
elementos que o integram: sua estrutura e substncia. Esto representadas
atravs de regras, que contm elementos intrnsecos e extrnsecos. Estes
caracteres so estudados do ponto de vista da diplomtica e tambm da
arquivstica.
Para alguns tericos da arquivstica, a diplomtica continua sendo
a cincia originalmente criada para atribuir autenticidade ao documento,
a pea documental produzida a partir de atos emanados pelo sistema
jurdico. O princpio analtico-comparativo preconizado pela diplomtica
clssica, aplicado arquivstica, constitui a base dos estudos de gnese
documental, que tem por finalidade identificar os documentos produzidos
por relaes estabelecidas em qualquer contexto de produo, para alm
daquelas juridicamente vlidas.
Influncia desta corrente terica fica evidente em nossas pesquisas3,
que referenciam a tipologia documental como ferramenta metodolgica
para o desenvolvimento de tarefas de gesto documental e de tratamento
de massas documentais acumuladas em arquivos.
A necessidade de identificar documentos em seu contexto de
produo conduziu a rea reflexo sobre a identificao como processo
e s discusses sobre a posio que ocupa no contexto das metodologias
3
Ver RODRIGUES (2003) e RODRIGUES (2008).
212
Estudos
avanados em
Arquivologia
arquivsticas. A perspectiva aberta pelo Grupo Ibero-Americano de Gesto

de Documentos Administrativos, que a considerou como fase independente
no tratamento documental, foi uma importante contribuio dada para a
reflexo terica sobre o assunto no cenrio internacional. Hoje, esta ideia
permeia o discurso de tericos da rea, embora ainda no tenha sido objeto
de sistematizao.
A literatura registra significativas contribuies tericas sobre
o processo de construo desta metodologia, produto de experincias e
reflexes sobre sua aplicabilidade no campo das funes arquivsticas.
Nestes relatos encontram-se os fundamentos para a sistematizao desta
tarefa, mas o assunto no foi suficientemente discutido pela rea para se
chegar normalizao de parmetros.
Nesta perspectiva, a sistematizao da identificao como funo
arquivstica, viria suprir uma lacuna qualitativa e instrumental para a
uniformizao de procedimentos metodolgicos dos quais dispe o
arquivista para tratar os documentos ao longo do seu ciclo vital, abordagem
que objeto da atual pesquisa que vimos desenvolvendo.
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215
216
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 11
Potencialidades do Dilogo entre a Arquivologia,
a Biblioteconomia, a Museologia
e a Cincia da Informao
Carlos Alberto vila Arajo
1 Introduo
m anos recentes, interessantes experincias de dilogo entre

as reas de Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia tm ocorrido em
diferentes partes do Brasil: no centro-oeste (Universidade de Braslia), no
sudeste (Universidade Federal de Minas Gerais), no sul (Universidade
Federal do Rio Grande do Sul) e, possivelmente em breve, no nordeste
(Universidade Federal da Paraba). Nas trs primeiras instituies, cursos
de graduao nas trs reas tm sido ofertados por faculdades, escolas ou
departamentos de Cincia da Informao, com alguma perspectiva de
integrao (que varia de instituio para instituio). Na UFPb j existem
os cursos de Arquivologia e Biblioteconomia, com avanada discusso
na direo da criao do curso de Museologia. Mais do que uma nova
formao institucional para cada uma das reas envolvidas, tal arranjo tem
217
se mostrado como uma oportunidade muito rica de incremento conceitual

e avano terico para elas, na medida em que as diversas iniciativas de
aproximao tm demandado maior clareza sobre o que so, quais suas
especificidades, seus pontos comuns, os temas e conceitos que as perpassam
e, dentro destes, quais aqueles que podem potencializar o campo de atuao
e reflexo de cada uma delas.
Ao mesmo tempo, sabe-se que qualquer debate sobre a
conformao dos campos cientficos marcado por uma srie de fatores
extra-epistemolgicos, tais como os interesses dos grupos de poder, as
tradies de instituies especficas, os fatores polticos, entre outros
(RENDN ROJAS, 2009). O caso do contexto brasileiro atual no
diferente. Embora muitas discusses venham sendo realizadas sobre
possveis aproximaes entre as reas, bem como sobre a necessidade de
demarcar suas diferenas, em grande medida o debate brasileiro ainda tem
sido muito pouco qualificado: muitas dessas discusses giram em torno
de questes sobre definies de tabelas de reas de conhecimento, verbas
de agncias de fomento e atuao de conselhos profissionais para garantir
exclusividade de atuao em determinados setores de exerccio profissional.
nesse sentido que o contexto institucional de cursos de graduao nestas
trs reas, nas quatro instituies mencionadas acima (s quais se poderiam
somar as experincias de integrao entre Arquivologia e Biblioteconomia
levadas a termo pela Universidade Estadual Paulista e pela Universidade
Federal Fluminense, entre outras), representa uma possibilidade de
qualificao do debate: ao privilegiar as questes de modelos formativos,
abre-se toda uma oportunidade de produo de reflexo propriamente
cientfica e epistemolgica.
Este texto se insere nessa problemtica, argumentando em defesa
de trs ideias bsicas. A primeira se relaciona com a evoluo terica dos
campos da Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia. O argumento
aqui defendido que tais reas, que nasceram e evoluram dentro de um
modelo sincrtico, passaram por um gradual processo de separao iniciado
com o Renascimento, potencializado com o advento da Modernidade e
legitimado cientificamente com o Positivismo do Sculo XIX, e viram,
ao longo do Sculo XX, no um crescimento da separao disciplinar
(apesar da forte atuao dos conselhos profissionais nesse sentido), mas um
218
processo de constante fertilizao por meio de algumas teorias transversais

aos campos teorias estas aqui apresentadas a partir de quatro eixos
norteadores.
A segunda ideia bsica defendida neste texto tem a ver com a
Cincia da Informao. O argumento de que esta rea nasceu a partir
de uma contundente mudana na maneira de se olhar para os fenmenos
documentais e de que ela tem evoludo ao longo das ltimas seis dcadas, a
partir de diferentes subreas ou programas de pesquisa que compartilham
dessa maneira de olhar. Nesse processo, ainda, foram sendo desenvolvidos
trs grandes modelos/conceitos de informao que, em vez de serem
excludentes, representam um constante alargamento em direo a um
modelo cada vez mais apto a capturar a complexidade da informao
enquanto fenmeno.
A terceira ideia representa a aproximao das duas primeiras. A
partir do percurso desenvolvido neste texto, defende-se que o desenho
das perspectivas contemporneas em Arquivologia, em Biblioteconomia
e em Museologia possui uma grande aproximao com o conceito de
informao tal como este vem sendo trabalhado pela Cincia da Informao
enriquecida pela contribuio do cruzamento de suas subreas com os trs
grandes modelos de estudo. Essa aproximao no significa, como muitas
vezes entendida por alguns pesquisadores, uma reduo das trs reas
Cincia da Informao, com o apagamento de suas especificidades. No se
trata de faz-las subsumirem-se Cincia da Informao. Tal aproximao
significa pensar que determinados aspectos de cada uma das trs reas
podem ser mais bem problematizados e analisados a partir de um olhar
informacional, que possibilitaria a construo de uma zona de produo de
conhecimento cientfico marcado pela fertilizao de conhecimentos entre
as trs reas, zona esta que representaria apenas um pedao do edifcio
terico-conceitual de cada uma delas.
2A evoluo
Museologia
dos campos da
Arquivologia,
da
Biblioteconomia
e da
No se sabe com segurana quando surgiram os arquivos, as

bibliotecas e os museus, pois sua existncia confunde-se com a prpria
219
ideia de cultura. A origem destas instituies est na prpria ao humana

de expressar pensamentos, ideias, fatos, conhecimentos e sentimentos,
por meio de diferentes tcnicas (escrita, tcnicas pictricas, entre outras),
gerando determinados objetos (registros do conhecimento, artefatos). Tais
objetos, uma vez dotados de existncia material, geraram a necessidade
de serem guardados, colecionados, preservados, para os mais diferentes
fins (religiosos, literrios, artsticos, filosficos, polticos, ideolgicos,
contbeis, jurdicos, administrativos, militares, etc.). Diferentes objetos,
em diferentes suportes, que sofreram variados processos de interveno
e foram alocados em diferentes instituies fazem parte de um perodo
sincrtico (SILVA, 2006) em que difcil separar o que constitui arquivo,
biblioteca ou museu.
Apenas sculos depois, contudo, que se pode identificar a
existncia de campos sistematizados de conhecimento relativos a estas
instituies. O que hoje se pode chamar de Arquivologia, Biblioteconomia
e Museologia tem incio com os primeiros tratados e manuais publicados
no perodo do Renascimento, justamente quando reforado o interesse
pelas obras humanas, pela verdade humana expressa nos mais diversos
suportes. Os conhecimentos nestas reas, neste momento, se constroem
numa vertente patrimonialista, em que os produtos do intelecto e da
sensibilidade humana so vistos como tesouros, como riquezas, como
manifestaes de uma verdade que cumpre guardar e preservar.
Com a Revoluo Francesa e as demais revolues burguesas, com
o gradual advento da chamada Modernidade, torna-se necessrio soterrar o
Antigo Regime e todas as suas marcas, e so ento criadas novas instituies
ou recriadas instituies j existentes que se tornam modernas, isto ,
inseridas numa nova lgica de relacionamento entre si e com o todo social.
Entre elas esto os Arquivos Nacionais, as Bibliotecas Nacionais, os Museus
Nacionais. Acentua-se a vertente custodial das disciplinas ainda em vias de se
constiturem. O desenvolvimento das Humanidades e do projeto iluminista
reala a importncia das obras humanas, da Filosofia, da Literatura, da
Histria. Arquivos, bibliotecas e museus passam a ser os espaos que contm
os materiais que interessam a esses ramos do conhecimento e, assim, atraem
biblifilos, literatos, historiadores e crticos de arte para as funes de
arquivistas, bibliotecrios e muselogos. Estas reas convertem-se ento em
220
Estudos
avanados em
Arquivologia
conhecimentos auxiliares, instrumentais, para a produo de conhecimentos

num outro campo que no o seu prprio. Trata-se da vertente de disciplina
auxiliar que marcar a estagnao na produo especfica de conhecimentos
sobre os arquivos, as bibliotecas e os museus.
Por fim, com o desenvolvimento da cincia nos Sculos XVIII
e XIX, como forma legtima de produo de conhecimento, alm de seu
carter aplicado s foras produtivas com a revoluo industrial, surge a
constituio cientfica dos campos da Arquivologia, Biblioteconomia e
Museologia. justamente o modelo das cincias naturais que inspira a
forma como essas reas buscam se constituir como cincia, marcando ento
uma identidade essencialmente tecnicista, positivista. A vertente tcnica,
que marcaria a separao destas atividades do senso comum por meio da
constituio de um saber especializado, caminhar passo a passo com o
movimento geral das cincias do Sculo XIX de constituio disciplinar
por meio de uma crescente especializao.
Juntas, essas quatro vertentes consolidam um determinado
paradigma, em fins do Sculo XIX, caracterizado justamente como
patrimonialista, custodial, auxiliar das Humanidades e tecnicista
(SILVA, 2006). Na esteira do movimento de legitimao dos campos de
conhecimento como cientficos, por meio da sua especializao disciplinar
tpica da cincia moderna do Sculo XIX, comeam a se consolidar as
cincias da Arquivologia, da Biblioteconomia e da Museologia. Tal
movimento de consolidao acompanhado pela formao de associaes
profissionais voltadas justamente para a delimitao de suas especificidades,
para o fechamento de suas fronteiras em relao a outras reas de saber e
para a busca da determinao de seu escopo de atuao.
Contudo, e de forma surpreendente, o desenvolvimento terico
destas trs reas ao longo do Sculo XX no apontou para o crescimento
de suas diferenciaes e especificidades. Ao contrrio, as diferentes
manifestaes e correntes tericas surgidas e desenvolvidas no mbito da
Arquivologia, da Biblioteconomia e da Museologia, ao longo do Sculo XX,
por meio de anlises e problematizaes, acabaram por tensionar o escopo
reducionista do modelo focado no objeto documental, na instituio
custodial, na sua instrumentalidade e na sua dimenso tcnica. Abordagens
dos mais variados matizes contemplaram novas questes, evocaram novos
221
conceitos, foraram os limites das fronteiras disciplinares, por situar suas

questes fora dos limites estabelecidos pelas disciplinas focadas nas regras
para o tratamento de objetos dentro das instituies.
2.1 As manifestaes tericas de superao paradigmtica
2.1.1 A abordagem funcionalista
Ainda nos finais do Sculo XIX, em plena vigncia do paradigma
patrimonialista, comeam a surgir ensaios, manifestos e iniciativas que
evocam mudanas no modo de se conceberem os arquivos, bibliotecas e
museus. Adjetivos como vivo, dinmico, atuante e ativo comeam a ser
usados para apontar a direo de uma necessria mudana a ser operada
nestas instituies de modo a se combater sua inrcia e seu fechamento
sobre si mesmas, seu isolamento do conjunto geral da sociedade. O ideal
iluminista da universalidade, isto , do acesso a todos os cidados, um dos
motes dessa abordagem. De outro lado, o discurso da eficcia, o imperativo
do retorno, para a sociedade, dos investimentos feitos, tambm convoca a
que se pense e problematize as funes dos arquivos, bibliotecas e museus.
No campo da Arquivologia, as primeiras manifestaes deste
pensamento se encontram nos manuais pioneiros de Jenkinson, de
1922, e de Casanova, de 1928, que apontavam para a necessidade de os
arquivos terem um impacto efetivo no aumento da eficcia organizacional.
Com o desenvolvimento da subrea de Avaliao de Documentos, um
pensamento pragmatista mais efetivo comeou a formular-se, expresso em
trabalhos como os de Warren, Brooks e Schellenberg (DELSALLE, 2000).
Em conjunto, tais proposies visavam conservar o mximo de informao
preservando um mnimo de documentos priorizando a funcionalidade
em oposio aos aspectos de arranjo e valor histrico dos documentos.
Outra vertente arquivstica, tambm funcionalista, a que prioriza a
ao cultural dos arquivos, propondo uma maior dinamizao destas
instituies (ALBERCH I FUGUERAS et al., 2001).
Na Biblioteconomia, as primeiras manifestaes em prol das
bibliotecas efetivamente pblicas ocorrem ainda em meados do Sculo
XVIII (MURISON, 1988). O termo efetivamente ressalta que as primeiras
bibliotecas modernas, embora pblicas no nome, seriam demasiadamente
222
Estudos
avanados em
Arquivologia
autocentradas e elitistas. Atos, manifestos e iniciativas prticas no campo das

bibliotecas pblicas (Public Library Movements), liderados por bibliotecrios
como Mann e Barnard, buscaram romper com o isolamento destas e atrair
cada vez mais pessoas para seu espao. J em 1876, Green defendia inovaes
prticas nas bibliotecas para aumentar a acessibilidade fsica e intelectual,
sendo o precursor dos posteriormente chamados servios de referncia
(FONSECA, 1992). A consolidao cientfica dessa vertente se deu na
Dcada de 1930, na Universidade de Chicago, onde autores como Butler,
Shera, Danton e Williamson defenderam uma Biblioteconomia voltada
no para os processos tcnicos, mas para o cumprimento de suas funes
sociais ou seja, o fundamento da biblioteca se encontra no fato de ela ir
ao encontro de certas necessidades sociais. Tericos de diferentes pases,
tais como Lasso de la Vega, Litton, Buonocore, Mukhwejee e Usherwood,
seguiram essas orientaes, ao defender o conceito de biblioteca como
instituio democrtica, ativa, e no como depsito de livros (LPEZ
CZAR, 2002). Na ndia, Ranganathan desenvolveu as cinco leis da
Biblioteconomia, defendendo o efetivo uso da biblioteca e de seus recursos
e, ao mesmo tempo, o atendimento s necessidades da sociedade, por meio
do atendimento a cada um de seus componentes. Recentemente, estudos
sobre as tipologias de bibliotecas e sobre os impactos das tecnologias
audiovisuais e digitais de informao tambm se inserem nesta perspectiva.
Na Museologia, a rea da Museum Education, que se desenvolveu
sobretudo no ambiente anglo-saxo, buscou desenvolver uma museologia
verbal, voltada para a ao, em oposio tradio voltada para a posse e a
descrio dos objetos (GMEZ MARTNEZ, 2006). Zeller (1989) aponta
que tal tendncia se voltava para a eficcia dos museus, para uma efetiva
difuso de certos valores junto populao, e para oferecer sociedade
um retorno dos investimentos feitos. Autores como Flower, Goode,
Dana, Rea e Coleman marcavam a especificidade dos novos museus como
instituies que teriam como valor no a contemplao, mas o uso, e que
no esperariam pelos visitantes, mas iriam busc-los, atraindo-os para os
museus por meio da eliminao de barreiras e da busca por acessibilidade.
Essa perspectiva manifestou-se em diversos outros contextos, como na
Frana, sob inspirao do museu imaginrio de Malraux, e no Canad, a
partir do conceito de comunicao presente nos trabalhos de Cameron.
223
A partir da Dcada de 1980, com as tecnologias digitais, houve uma

revitalizao da corrente funcionalista, com as possibilidades de acesso
remoto, interatividade e design de exposies, desenvolvida por autores
como Merriman, Pearce, Arnold, Hooper-Greenhill e Vergo.
2.1.2 A abordagem crtica
Logo na virada do Sculo XIX para o Sculo XX, o impacto
do pensamento crtico sobre o positivismo, a sociedade e o ser humano
comea a se manifestar no espao reflexivo sobre os arquivos, bibliotecas e
museus. Tambm tendo como centro de preocupao as relaes entre essas
instituies e a sociedade, desenha-se uma perspectiva calcada, sobretudo
na denncia de processos de dominao, de aes ideolgicas ocultas por
detrs de prticas tidas como pretensamente neutras, no questionamento
sobre as reais necessidades a serem atendidas e sobre os enquadramentos
culturais promovidos. Essa abordagem se constri tanto na crtica ao
paradigma patrimonialista quanto corrente funcionalista.
No mbito da Arquivologia, os primeiros traos de pensamento
crtico encontram-se em anlises de pesquisadores como Bautier, sobre os
interesses ideolgicos que motivaram critrios usados pelos arquivos ainda
no incio da era Moderna. Outros estudos relacionam-se com a questo
do poder de posse dos documentos em vrias ocasies, como no caso dos
processos de descolonizao da frica e da sia (SILVA et al., 1998). Nas
Dcadas de 1960 e 1970, debates sobre as polticas nacionais de informao
promovidos pela UNESCO tematizaram o papel dos arquivos, a questo
do direito informao e a necessidade de transparncia por parte do
Estado (JARDIM, 1995). Recentemente, no Canad, autores como Terry
Cook, Caswell, Harris e Montgomery vm desenvolvendo uma abordagem
voltada para a superao dos pressupostos de neutralidade e passividade das
prticas arquivsticas, analisando em que medida os arquivos constituem
espaos em que relaes de poder so negociadas, contestadas e confirmadas
numa virada de nfase das colees para os contextos.
Na Biblioteconomia, manifestaes de um pensamento crtico
surgiram principalmente em pases de terceiro mundo, vinculadas aos
processos de redemocratizao aps ditaduras militares. Num primeiro
224
Estudos
avanados em
Arquivologia
momento, tais manifestaes foram de carter prtico (com a criao de

novos servios bibliotecrios de extenso), com o objetivo de aumentar o
acesso ao conhecimento por parte de populaes socialmente excludas.
Anos depois, foram formuladas teorias relacionadas a essas prticas no
escopo das reflexes sobre ao cultural e animao cultural, nas quais
se buscava distinguir os diferentes tipos de ideologias culturais e propor
que o bibliotecrio deveria identific-las e atuar perante elas, no numa
perspectiva de domesticao mas sim de emancipao (FLUSSER, 1983).
As bibliotecas deveriam ser dinmicas e ativas, mas contra os processos
de alienao - num sentido bem diferente da perspectiva funcionalista
(MILANESI, 2002).
Na Museologia, as manifestaes pioneiras de pensamento crtico
se encontram na obra de artistas e ensastas como Zola, Valry e Marinetti
(BOLAOS, 2002), que viam o museu como mausolu, instituio que
degradava a arte, instrumento de poder de alguns povos sobre outros. Na
Dcada de 1960, uma nova onda de crticas provocou o aparecimento de
formas de antimuseu (BOLAOS, 2002). Porm, na aproximao com
a sociologia da cultura que esto as manifestaes mais consolidadas da
perspectiva crtica, com Bourdieu inspirando uma gerao de pesquisadores
para ver como diferentes grupos sociais tm relaes distintas com a
cultura (e inclusive com os museus). Outros estudos buscam correlacionar
o papel que os museus tiveram (e ainda tm) na construo ideolgica da
ideia de nao, a partir do trabalho pioneiro de Anderson. H ainda uma
rea recente, a Museologia Crtica, voltada para a crtica das estratgias
museolgicas intervenientes nos patrimnios naturais e humanos
(SANTACANA MESTRE; HERNNDEZ CARDONA, 2006).
2.1.3 Os estudos sobre o sujeito
Logo nos primeiros anos do Sculo XX, os estudos dentro da
Abordagem Funcionalista perceberam a importncia de se obter dados de
satisfao junto aos usurios de bibliotecas, arquivos e museus. Nascidos
como uma extenso desta corrente, os estudos de usurios de bibliotecas
ou de visitantes de museus (aos quais se somariam depois os estudos de
usurios de arquivos) nasceram como ferramenta de diagnstico para o
225
planejamento e a otimizao dos servios. Aos poucos, foram se convertendo

em subreas com relativa autonomia. Neste processo, se afirmaram a partir
da crtica tanto aos estudos funcionalistas como aos crticos, na medida
em que ambos tendiam a ver apenas a ao dos arquivos, das bibliotecas e
dos museus sobre os indivduos, estes tomados apenas como seres passivos,
meros receptculos de informao. Foi no resgate ao papel de sujeitos
ativos e no estudo de suas apropriaes, suas diferentes necessidades e usos
que se construiu toda uma tradio de estudos.
Na Arquivologia, o tema da relao entre os usurios e os arquivos
comeou a ser discutido na Dcada de 1960 (SILVA et al., 1998), dentro das
reflexes sobre o acesso aos arquivos nas reunies do Conselho Internacional
de Arquivos (CIA). Contudo, a temtica sempre foi muito pouco expressiva
no campo. Conforme Jardim e Fonseca (2004), estudos pioneiros so os de
Taylor, Dowle, Dearstyne, Pugh, Cox e Wilson, voltados para o entendimento
das necessidades informacionais de diferentes tipos de usurios. H tambm
estudos de usurios no campo dos trabalhos de dinamizao cultural, e,
mais recentemente, sobre cidados e seus interesses em histria familiar e em
atividades de ensino (COEUR; DUCLERT, 2001).
Na Biblioteconomia, as primeiras manifestaes foram os
estudos de comunidade realizados por pesquisadores da Universidade de
Chicago, que tinham como foco os hbitos de leitura dos grupos sociais.
Aos poucos, o interesse foi se deslocando para a avaliao dos servios
bibliotecrios. Situando-se na temtica de Avaliao de Colees, tais
estudos impulsionaram vrias inovaes tcnicas, tais como a disseminao
seletiva de informaes. Na Dcada de 1970, pesquisadores como Line,
Paisley, Brittain e Totterdall deslocaram o foco de interesse para as
necessidades de informao (FIGUEIREDO, 1994). Recentemente,
destacam-se as pesquisas de autores como Kuhlthau e Todd no ambiente
da biblioteca escolar, numa perspectiva cognitivista, identificando o uso da
informao nas diferentes fases do processo de pesquisa escolar.
Na Museologia, os primeiros estudos empricos de visitantes
foram realizados no comeo do Sculo XX por Galton, que seguia os
visitantes pelos corredores dos museus, e por Gilman, que estudou a fadiga
e os problemas de ordem fsica na concepo de exposies (HOOPERGREENHILL, 1998). Na Dcada de 1940, proliferaram estudos sobre os
226
Estudos
avanados em
Arquivologia
impactos nas exposies junto aos visitantes, realizados por autores como
Cummings, Derryberry e Melton. Outros estudos, conduzidos por autores
como Rea e Powell na mesma poca, tiveram como objetivo traar perfis
scio-demogrficos dos visitantes e mapear seus hbitos culturais (PREZ
SANTOS, 2000). Na Dcada de 1960, Shettel e Screven inauguraram uma
nova perspectiva com as medidas de aprendizagem. Nas dcadas seguintes,
desenvolveram-se abordagens de base cognitivista (Eason, Friedman,
Borun) e de natureza construtivista como o modelo tridimensional de
Loomis, a teoria dos filtros de McManus, o modelo sociocognitivo de
Uzzell, a abordagem comunicacional de Hooper-Greenhill e o modelo
contextual de Falk e Dierking.
2.1.4 As teorias da representao
Desde sua origem como instituies modernas, os arquivos,
bibliotecas e museus viram-se s voltas com tarefas relacionadas
representao de seus acervos. Inventariar, repertoriar, catalogar, classificar,
nomear, descrever, indexar, organizar, tratar so alguns dos termos que
desde ento vm sendo utilizados para tratar de um campo de intervenes
prticas que, tomados a um nvel tecnicista, chegaram a se constituir
como parte essencial ou nuclear das nascentes reas do conhecimento
da Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia, chegando mesmo a
servir de instrumento para legitimar sua separao. Mas diversas teorias
desenvolvidas durante o Sculo XX buscaram no apenas aumentar
a eficcia tcnica dos procedimentos de representao, mas, tambm,
question-las e problematiz-las, luz de contribuies to distintas quanto
a Lgica, a Filosofia, as cincias da linguagem, as Artes, a Antropologia.
Numa perspectiva distinta das outras correntes tericas, voltou seu foco
para as questes envolvidas com os processos de representao no interior
dos arquivos, bibliotecas e museus.
A temtica relativa a princpios de organizao e descrio de
documentos arquivsticos ganhou, a partir de 1898 (com a publicao
do manual dos holandeses Muller, Feith e Fruin), um estatuto diferente,
propriamente reflexivo, que tomou maior flego dcadas depois, com
os manuais de Tascn, de 1960, e de Tanodi, em 1961. Nas Dcadas de
227
1970 autores como Laroche e Duchein problematizaram os princpios de

ordenamento confrontando o conceito de record group surgido nos EUA
com o princpio da provenincia europeu. No final desta dcada, autores
como Dollar e Lytle inseriram a questo dos registros eletrnicos e a
recuperao da informao (SILVA et al., 1998). Os aspectos relacionados
com preservao e autenticidade tambm estiveram no centro dos debates
sobre os documentos digitais, envolvendo pesquisadores como Duranti e
Lodolini, que buscaram confirmar o valor do princpio de provenincia e o
respeito aos fundos como critrio fundamental da Arquivologia.
As questes relacionadas com a descrio e a organizao esto na
origem mesma da fundao da Biblioteconomia como campo autnomo
de conhecimento. A Catalogao, relacionada com a descrio dos aspectos
formais dos documentos, teve suas primeiras regras e princpios formulados
ainda no Sculo XIX. A partir da Dcada de 1960, padres internacionais
de descrio bibliogrfica foram formulados e envolveram diversos
grupos de estudo. Tambm nesta poca surgiram os primeiros modelos
de descrio pensando-se na leitura por computador, gerando padres
que, anos depois, conformariam o campo conhecido como Metadados.
Paralelamente, a rea de Classificao teve incio com a criao dos
primeiros sistemas de classificao bibliogrfica geral e enumerativo, como
os de Dewey, Otlet, Bliss e Brown. Na primeira metade do Sculo XX, os
trabalhos de Ranganathan sobre classificao facetada revolucionaram o
campo, propondo formas flexveis e no hierarquizadas de classificao.
Suas teorias tiveram grande impacto na ao do Classification Research
Group, fundado em Londres em 1948, que congregou pesquisadores como
Foskett e Vickery, empenhados na construo de sistemas facetados para
domnios especficos de conhecimento e problematizao dos princpios
de classificao (SOUZA, 2007).
O esprito nacionalista e historiogrfico dos primeiros museus
modernos foi decisivo para a configurao de critrios de ordenamento,
descrio, classificao e exposio dos acervos (MENDES, 2009). A
subrea de Documentao Museolgica surgiu no incio do Sculo XX, a
partir do trabalho de autores como Wittlin, Taylor e Schnapper (MARN
TORRES, 2002). Nas Dcadas de 1920 e 1930 houve grandes debates
sobre os critrios de classificao adotados nos museus, mas a temtica
228
Estudos
avanados em
Arquivologia
s se converteu em campo de investigao dcadas depois. Entre as

vrias abordagens desenvolvidas, encontram-se aquelas que buscaram
problematizar aspectos classificatrios dos museus, como a questo da
representao dos gneros, dos diferentes povos do mundo, das diferentes
culturas humanas, numa linha marcada pelos cultural studies (PEARCE,
1994). Os aspectos envolvidos no trabalho de ordenamento tambm
foram estudados por Bennett numa perspectiva foucaultiana.
2.2 Abordagens contemporneas
Os avanos mais recentes nos campos da Arquivologia,
Biblioteconomia e Museologia tm buscado agregar as contribuies
das vrias teorias e prticas desenvolvidas nas ltimas dcadas. Novos
tipos de instituies e mesmo servios e aes executadas no mbito
extrainstitucional conferiram maior dinamismo aos campos, que passaram
a se preocupar mais com os fluxos e a circulao de informao. Buscando
superar os modelos voltados apenas para a ao das instituies junto ao
pblico, ou apenas para os usos e apropriaes que o pblico faz dos acervos
destas instituies, surgiram tambm modelos voltados para a interao e
a mediao, contemplando as aes reciprocamente referenciadas destes
atores. Modelos sistmicos tambm surgiram na tentativa de integrar aes,
acervos ou servios antes contemplados isoladamente. A prpria ideia de
acervo, ou coleo, foi problematizada, na esteira de questionamentos sobre
o objeto da Arquivologia, da Biblioteconomia e da Museologia. Somado a
tudo isso, desenvolveram-se as tecnologias digitais com um impacto muito
mais profundo, reconfigurando tanto o fazer quanto a teorizao destes
trs campos.
A Arquivologia viveu, na Dcada de 1970, uma ampliao de
seus domnios (como os arquivos administrativos, os arquivos privados
e de empresas) e o surgimento de campos novos (os arquivos sonoros,
visuais e o uso do microfilme), tendo tais avanos motivado a criao do
Programa de Gesto dos Documentos e dos Arquivos (RAMP), estruturado
pelo CIA e pela UNESCO. No comeo da Dcada de 1980 surgiu, no
Canad, a Arquivstica Integrada, com autores como Ducharme, Couture
e Rousseau buscando uma sntese dos records management e da archives
229
administration, a partir de uma viso global dos arquivos, isto , abarcando

as tradicionalmente chamadas trs idades dos documentos numa
perspectiva integrada. Tal abordagem passou a desenvolver-se de formas
especficas por autores de variados contextos, tais como Corts Alonso
e Conde Villaverde na Espanha, Menne-Haritz na Alemanha, Cook na
Inglaterra e Vsquez na Argentina. Pouco depois, surgiu a expresso pscustodial para designar uma nova fase da Arquivologia (COOK, 1997).
Outras temticas contemporneas so as que relacionam os arquivos com
as atividades de registro da histria oral, e o campo dos arquivos pessoais e
familiares (COX, 2008).
Dentro das abordagens contemporneas em Biblioteconomia,
destacam-se trs grandes tendncias. A primeira delas a que se apresenta
contemporaneamente sob a designao de Mediao, a partir da qual a
biblioteca passa a ser considerada [...] menos como coleo de livros e
outros documentos, devidamente classificados e catalogados do que como
assembleia de usurios da informao (FONSECA, 1992, p.60). Assim,
a ideia de mediao sofreu uma mudana, enfatizando menos o carter
difusor (de transmisso de conhecimentos) e mais o carter dialgico da
biblioteca (ALMEIDA JR., 2009). A segunda vertente tambm pode
ser entendida como parte dos estudos sobre mediao, embora tenha se
desenvolvido de modo mais especfico. Trata-se do campo desenvolvido
a partir do conceito de Information Literacy, voltado para a identificao
e a promoo de habilidades informacionais dos sujeitos, que no so
mais entendidos apenas como usurios portadores de necessidades
informacionais (CAMPELLO, 2003). Por fim, a terceira vertente a dos
estudos sobre as bibliotecas eletrnicas ou digitais, com todas as implicaes
em termos de acervos, servios e dinmicas relativas a essa nova condio
(ROWLEY, 2002).
Na Museologia, merece destaque o desenvolvimento dos
ecomuseus e da chamada Nova Museologia. Conforme Davis (1999), o
conceito de ecomuseu surgiu no comeo do Sculo XX, sob o impacto das
ideias ambientalistas, de conceitos relativos ecologia e ecossistemas, com a
criao dos museus ao ar livre. Outro sentido para o termo foi dado, a partir
das ideias de Rivire, Hugues de Varine e Bazin, pela Nova Museologia, que
props repensar o significado da prpria instituio museu. Nessa viso, os
230
Estudos
avanados em
Arquivologia
museus deveriam envolver as comunidades locais no processo de tratar e

cuidar de seu patrimnio. Tal proposta foi apresentada pela primeira vez
em 1972, numa Mesa Redonda de Santiago do Chile, organizada pelo
International Council of Museums (ICOM), sendo formalizada na Declarao
de Quebec, em 1984. Do ponto de vista terico, tal noo prope que a
Museologia passe a estudar a relao das pessoas com o patrimnio cultural
e que o museu seja entendido como instrumento e agente de transformao
social o que significa ir alm das suas funes tradicionais de identificao,
conservao e educao, em direo insero da sua ao nos meios humano
e fsico, integrando as populaes. Soma-se a isso a recente nfase nos
estudos sobre a musealizao do patrimnio imaterial. Por fim, o fenmeno
contemporneo dos museus virtuais representa uma dimenso com variados
desdobramentos prticos e tericos, uma vez que a chegada da tecnologia
digital realidade dos museus acarreta a reformulao da prpria concepo
de museu (DELOCHE, 2002).
3 A evoluo da cincia da informao
A Cincia da Informao constituiu-se a partir de contribuies
to distintas quanto fatos histricos, desenvolvimentos tecnolgicos e
reflexes tericas. O primeiro marco daquilo que viria a ser a Cincia da
Informao encontra-se na rea da Documentao, criada por Otlet e La
Fontaine no incio do Sculo XX. Voltados inicialmente para a questo da
Bibliografia, estes dois pesquisadores empreenderam uma srie de esforos
para garantir uma rede de atuao internacional em prol da inventariao
de toda a produo intelectual humana. O objetivo deles no era acabar
com os arquivos, as bibliotecas, os museus ou outras instituies de custdia
de documentos e registros humanos mas, sim, criar um novo servio, um
servio a mais, com atuao transversal a essas instituies, com o objetivo
de, repertoriando as colees e acervos delas, facilitar e potencializar
o seu uso. nesse sentido que as diversas aes por eles empreendidas
representam um marco na passagem de um pensamento custodial para um
pensamento ps-custodial: volta-se a preocupao no mais para a posse
de determinados documentos, mas para sua identificao, sua descrio
padronizada, e a divulgao da sua existncia para todo o mundo. Em
1934, Otlet, preocupado com a sustentao terica de sua proposta,
231
publicou o Trait de Documentation, no qual desenvolveu o conceito de

documento, alargando o campo de interveno para alm dos livros e
demais registros impressos.
O segundo marco da histria da Cincia da Informao o
desenvolvimento da rea de Recuperao da Informao. Sua origem
remonta s Dcadas de 1930 e 1940, quando comearam a ser utilizados
os microfilmes como alternativa de guarda e disponibilizao dos acervos
documentais. Tal fato despertou alguns tericos a refletir sobre a distino
entre os suportes fsicos do conhecimento e seu contedo, na medida em que
permitia a transposio do contedo para outros suportes. Tal percepo
se aprofundou com o desenvolvimento das tecnologias computacionais,
tendo uma manifestao terica no artigo As we may think, de Vannevar
Bush, publicado em 1945.
O terceiro marco foi o incio da atuao de alguns cientistas,
entre os anos 1920 e 1940, primeiro na Inglaterra, depois nos Estados
Unidos e na Unio Sovitica, que passaram a se dedicar no mais aos
assuntos especficos de suas cincias (a qumica, a fsica, entre outras), mas
ao trabalho de coleta, seleo, produo de resumos e disseminao da
produo cientfica para os demais cientistas de seus respectivos campos.
Tais cientistas, com o passar dos anos, comearam a designar-se cientistas
da informao (FEATHER; STURGES, 2003) e iniciaram um movimento
de agregao e institucionalizao, primeiro na Inglaterra, com a realizao
da Royal Society Scientific Information Conference, em 1948, e a criao,
em 1958, do Institute of Information Scientist. Pouco depois, na Unio
Sovitica, foi criado o Viniti, Vserossiisky Institut Nauchnoi i Tekhnicheskoi
Informatsii, vinculado Academia de Cincias. E, a seguir, em 1958,
ocorreu nos Estados Unidos a International Conference on Scientific
Information. Embora ainda sem uma base terica ou mesmo inteno de
disciplinarizao, tais aes marcam mais uma virada nas preocupaes: da
posse dos acervos para sua circulao, o seu fluxo - acentuando dessa forma
a vertente ps-custodial iniciada com a Documentao.
O ltimo ingrediente para a posterior construo de uma Cincia
da Informao veio do livro Teoria Matemtica da Comunicao,
publicado em 1949 por Shannon e Weaver, dois engenheiros de
telecomunicaes diretamente envolvidos com os esforos de inteligncia
232
Estudos
avanados em
Arquivologia
de guerra na poca da Guerra Fria. Essa teoria normalmente conhecida

como Teoria da Informao e tal denominao no se deu sem motivos:
trata-se da teoria que pela primeira vez enunciou um conceito cientfico de
informao. Os autores esto preocupados com a eficcia do processo de
comunicao e, para tanto, elegem como conceito central de seu trabalho
a noo de informao.
Shannon e Weaver (1975) apontaram que as questes relativas
comunicao envolvem trs nveis de problemas. O primeiro se refere
aos problemas tcnicos, relativos ao transporte fsico da materialidade que
compe a informao. O segundo nvel se refere aos problemas semnticos,
isto , se relaciona com a atribuio de significado. O terceiro nvel o
pragmtico, se relaciona com a eficcia, se insere no escopo de uma ao
humana. Assim, os autores identificaram os diversos nveis e complexidades
envolvidos com os problemas relacionados informao (ou comunicao
da informao). Contudo, produziram uma teoria voltada apenas para o
primeiro nvel. Ao fazer isso, eles tornaram possvel a construo de um
referencial terico para os problemas relacionados com o transporte fsico
da informao. E a partir dessa brecha, dessa proposio de uma forma
cientfica de estudo da informao, que se constri o projeto de uma
Cincia da Informao.
Ao limpar o conceito de informao de suas dimenses
de significao e de relao social, Shannon e Weaver descartaram a
subjetividade como elemento componente da informao, tornando
possvel uma aproximao da informao enquanto um fenmeno
objetivo, independente dos sujeitos que com ela se relacionam e, portanto,
passvel de ser estudada cientificamente e, sobretudo, quantitativamente.
Os primeiros conceitos de Cincia da Informao, formulados nos Anos
1960, tratam todos de descrever essa cincia como aquela voltada para o
estudo das propriedades objetivas da informao, incluindo a definio
publicada em 1968 por Borko, no artigo Information Science: what is it?,
que se tornou clssica na rea.
Contudo, o que viria a ser a Cincia da Informao nos anos
seguintes ultrapassou em muito o imaginado nos primeiros anos. Conforme
Gonzlez de Gmez (2000), nas dcadas seguintes a rea desenvolveu-se
por meio de subreas relacionadas a diversos programas de pesquisa: os
233
estudos dos fluxos da informao cientfica, a recuperao da informao,

os estudos mtricos da informao, os estudos de usurios, as polticas de
informao, a gesto do conhecimento e as possibilidades trazidas com o
hipertexto e a interconectividade digital. O objeto de estudo do campo
ampliou-se para alm dos registros fsicos em sistemas de informao.
Foram estudados, por exemplo, os colgios invisveis (processos de
troca de informao em ambiente informal), o conhecimento tcito,
as necessidades de informao e as competncias informacionais dos
sujeitos, entre outros. possvel dizer, assim, que a histria da Cincia
da Informao ao longo das dcadas seguintes sua estruturao foi o de,
progressivamente, tentar incorporar sua agenda de pesquisas as dimenses
semntica e pragmtica inicialmente expulsas do campo com a adoo
integral da Teoria Matemtica para a definio do conceito de informao.
Tal percurso foi apresentado por Capurro (2003), em sua discusso
sobre os trs amplos modelos de estudo da informao que perpassaram as
diversas teorias desenvolvidas. O primeiro deles o modelo fsico, com
nfase na dimenso material da informao e nas propriedades objetivas
desta materialidade, passveis de serem cientificamente determinadas,
fundado a partir da contribuio da Teoria Matemtica. O segundo
modelo identificado por ele o cognitivo, que comeou a se desenvolver
na Dcada de 1970. Informao passou a ser definida a partir de uma
equao proposta por Brookes, sendo a medida da alterao do estado de
conhecimento de um sujeito. Para se definir informao, nesse sentido,
seria preciso se considerar o estado de conhecimento (o que se conhece, o
que se sabe): a informao no apenas a sua manifestao fsica, o registro
material do conhecimento preciso ver, tambm, o que est na mente
dos usurios. O terceiro modelo, chamado social, que estaria se formando
desde o incio da Dcada de 1990, o que v a informao como um
fenmeno coletivamente construdo. Tal modelo se constri a partir da
crtica ao modelo cognitivo, que via a informao como produto de um
sujeito isolado (que no estaria inserido num contexto scio histrico
nem envolvido em relaes interpessoais, ou pelo menos em nada seria
afetado por elas na sua relao com a informao) e numnico (que apenas
se relacionaria com o mundo de uma forma cognitiva, inserindo em sua
mente definies conceituais sobre as coisas, como se a mente fosse um
234
Estudos
avanados em
Arquivologia
grande quebra-cabeas e cada informao obtida uma nova pea). Antes,

o modelo de informao social entende que informao uma construo
(algo informativo num momento, em outro j no mais; tem relevncia
para um grupo mas no para outro; e assim sucessivamente). E mais,
uma construo conjunta, coletiva ou melhor, intersubjetiva. O que
informao no produto de uma mente nica, isolada, mas construdo
pela interveno dos vrios sujeitos e pelo campo de interaes resultante
de suas diversas prticas.
Entre as perspectivas contemporneas de estudo da Cincia
da Informao que se inserem na lgica deste terceiro modelo esto as
discusses que buscam estabelecer dilogo com as cincias hermenuticas
(CORNELIUS, 1996); que buscam entender a informao a partir do
conceito de valor, entendendo o processo de conhecimento como
exerccio de imaginao (RENDN ROJAS, 2005); que incorporam no
estudo da informao os contextos institucionais, condies materiais,
sistemas regulatrios e posies ocupadas pelos diferentes sujeitos que
se relacionam com e para alm da informao, a partir do conceito de
regime de informao (FROHMANN, 2008; BRAMAN, 2004); que
buscam identificar os diferentes entendimentos do que seja informao
para grupos especficos de atores que se relacionam com a informao,
resgatando a ideia de intersubjetividade, tal como proposto pela anlise
de domnio (HJORLAND; ALBRECHTSEN, 1995); que buscam
compreender os sistemas de informao como operadores de construo
da memria coletiva (GARCA GUTIRREZ, 2008); que analisam de
uma perspectiva crtica a evoluo da ideia de informao nas sociedades
contemporneas (DAY, 2001). Juntos, tais estudos recuperam as dimenses
material e cultural em que se do os fluxos informacionais e representam
um ressurgimento, com grande nfase, da dimenso pragmtica descartada
pela Teoria Matemtica: a informao existe num contexto concreto,
particular, especfico, que precisa necessariamente ser contemplado nos
estudos na contramo da perspectiva original da CI que ansiava por leis
e generalizaes sobre o comportamento da informao.
Na confluncia das contribuies das teorias citadas acima,
bem como de outras que no foram citadas neste texto, desenha-se uma
perspectiva nova de estudos da informao, que a entende no mais como
235
coisa, mas como processo algo construdo, essencialmente histrico e

cultural, que s pode ser apreendido na perspectiva dos sujeitos que a
produzem, a disseminam e a utilizam. A informao deixa de ser apreendida
como um objeto fsico, com a mesma natureza de uma cadeira, uma pedra,
um elemento qumico, e passa a ser entendida como um fenmeno humano
(portanto, cultural e histrico) tal como a beleza, o poder, a ideologia, a
felicidade, entre outros.
O desenho das perspectivas contemporneas em Cincia da
Informao, bem como dos resultados e achados de pesquisa realizados
sob a gide dos dois modelos anteriores, permite perceber um acmulo de
conhecimentos na rea que tem feito avanar o conceito de informao
principalmente em relao ao conceito de documento e natureza custodial
das instituies que lidam com ele. Dessa forma, o prprio conceito de
informao que, como argumenta Capurro (2009), remonta aos conceitos
gregos de eidos (ideia) e morph (forma), significando dar forma a algo,
que permite a construo de um olhar que se inscreve no mbito da ao
humana sobre o mundo (in-formar), ao essa que apreende a realidade
por meio do simblico, nomeando e classificando os objetos conhecidos
(objetos da natureza), criando objetos que so utilizados (instrumentos
com as mais diversas finalidades), produzindo registros que constituem
novos objetos (textos impressos, visuais, sonoros) e criando ainda registros
destes registros (catlogos, ndices, inventrios, etc.).
Informao , portanto, um conceito que perpassa todo esse
processo. Tem origem na produo de registros materiais e se prolonga
nas atividades humanas (arquivsticas, biblioteconmicas, museolgicas)
sobre esses registros. Mas ainda mais ampla do que isso, tudo aquilo
que envolve essa ao humana a partir do primeiro registro, do primeiro
ato de in-formar. Parte da ao humana comum, cotidiana, de apreender
o mundo e produzir registros materiais desse processo, chega s instituies
e procedimentos tcnicos criados especificamente para intervir junto a
esses registros e os ultrapassa nos mais diversos usos, fluxos, apropriaes,
contextos. Dada sua amplitude, surge com grande potencial de tratar
os variados processos arquivsticos, biblioteconmicos e museolgicos
como sendo muito mais do que os procedimentos tcnicos definidos pelo
paradigma custodial/tecnicista.
236
Estudos
avanados em
Arquivologia
4 Uma comparao entre os dois quadros de referncia

Na primeira parte deste texto buscou-se demonstrar como parte
considervel das reflexes cientficas em Arquivologia, em Biblioteconomia
e em Museologia desenvolvidas ao longo do Sculo XX se deram de
maneira transversal, problematizando pontos e aspectos comuns, em vez
de reforar a construo de fronteiras e limites entre elas. Tal caracterstica
vem se acirrando no mbito das perspectivas contemporneas, que tm
privilegiado os fluxos, as interaes, o extrainstitucional e o imaterial.
Enfim, poderia se dizer que elas tm enfatizado aquilo que existe na
realidade como potencialmente arquivstico, biblioteconmico ou
museolgico, tendo, pois, como objeto, no mais as instituies, os objetos
ou as tcnicas de tratamento, mas a relao mesma do ser humano com
a realidade mediada pelas atuaes/intervenes produzidas (ou a serem
produzidas) por essas reas. Na segunda parte deste texto, argumentou-se
sobre a trajetria da Cincia da Informao que, a partir das contribuies
desenvolvidas no mbito das diferentes subreas, chegou a um conceito de
informao que contempla suas dimenses fsica, cognitiva e intersubjetiva,
problematizando as maneiras pelas quais algo se torna informao, isto ,
in-formado, no contexto da ao humana.
A prpria evoluo das trs reas tem demonstrado a insuficincia
do paradigma custodial que est na origem mesma de sua formao
disciplinar. Nesse sentido, a maneira como a chegada da Cincia da
Informao aponta para uma dimenso ps-custodial apresenta-se
como uma forma alternativa de produzir conhecimento cientfico em
Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia. A partir do conceito de
informao, poderia se potencializar reflexes que buscariam ir alm do
epifenmeno (os documentos, as materialidades custodiadas e processadas
nas instituies) e produzir as compreenses no mbito prprio das aes
humanas (de produzir essas materialidades, selecion-las entre outras,
apropriar-se delas), o que nos reconduz para o estudo do universo da
produo de sentidos e significados, os fluxos e movimentos dinmicos,
as interaes e os contextos, as tenses entre o material e o imaterial. A
novidade dessa proposta reside no fato de que, embora sejam os mesmos
elementos a serem estudados (as instituies arquivo, biblioteca, museu, as
tcnicas de tratamento, os acervos e o contexto social mais amplo), eles so
237
analisados de uma maneira diferente, ressaltando sua interdependncia, o

carter ao mesmo tempo fluido e dinmico dos processos, sua insero em
situaes e contextos especficos, o carter ativo das intervenes dos sujeitos.
a que se pode constituir a especificidade de um olhar informacional
sobre os processos arquivsticos, biblioteconmicos e museolgicos, um
lugar especfico a partir do qual os mesmos elementos e processos so
construdos, como objetos de conhecimento, de uma maneira diferente.
Essa constitui a mais interessante das possveis propostas de promoo de
dilogo das trs reas: manter a produo de conhecimentos especficos
em cada uma destas reas, mas possibilitar a criao de um lugar alm,
transversal, a partir de onde um novo olhar possa ser lanado sobre cada
uma delas. Esse lugar seria um ponto de vista informacional, construdo
pelo conceito contemporneo de informao tal como trabalhado pela
Cincia da Informao.
A Cincia da Informao, como cincia nova, encontra-se em
certa medida numa situao privilegiada: no sedimentada ainda, pouco
rgida, e pode adaptar-se, com rapidez, a demandas e contextos novos.
Ao mesmo tempo, tal movimento de aproximao sugere a superao
de algumas antinomias que vm ao longo das dcadas marcando as
reas, tais como custodial/ps-custodial, memria/informao, tcnica/
cincia. Pensar no ps-custodial no significa negligenciar a importncia
de se constiturem colees, acervos, fundos o ps-custodial no uma
negao da custdia, um prolongamento dela. Ao mesmo tempo, pensar
em informao no significa descartar a funo de memria promovida
pelos arquivos, bibliotecas e museus pensar nela e inseri-la, como
uma das funes em meio a outras, na dinmica mais ampla representada
pelo informacional; promover tambm a reflexo no nvel propriamente
cientfico no romper com a dimenso tcnica, profissional at porque
foi o campo das intervenes prticas que motivou, e justifica at hoje, a
existncia de um campo de reflexes cientficas.
Enfim, propor o dilogo entre as reas no implica a fuso delas
no escopo da Cincia da Informao. Arquivologia, Biblioteconomia
e Museologia no precisam se tornar Cincia da Informao. Antes, a
ideia de informao pretende constituir um campo reflexivo novo, para
alm das especificidades profissionais (que devem ser mantidas), num
238
Estudos
avanados em
Arquivologia
movimento que poderia fortalecer cada uma das reas individualmente,

a partir da colaborao mtua de reflexes e pesquisas tal como j vem
sendo indicado pelos avanos tericos em cada uma delas. Tal proposta
se alinha, inclusive, com as tendncias contemporneas de produo de
conhecimento cientfico, que vm propondo a interdisciplinaridade e a
complexidade como categorias de avano do conhecimento, em oposio
insistncia de fazer da atividade cientfica um terreno de construo de
fronteiras para a legitimao do status de determinados grupos de interesse
que, ao propor uma cada vez mais crescente especializao, acabam por
conduzir tambm a um maior isolamento das disciplinas cientficas.
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242
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 12
A Tipologia Documental como Instrumento
para a Seriao de Documentos
Sonia Maria Troitio-Rodriguez
1 Introduo
Na atualidade, os estudos de tipologia documental so de grande
importncia para a Arquivologia por serem reconhecidamente capazes de

vincular a existncia material do registro aos processos motivadores de sua
produo e a configurao externa e interna do documento.
Os documentos de arquivo, quando custodiados por instituies
arquivsticas, tradicionalmente recebiam tratamento tcnico de organizao
a partir de critrios migrados da Diplomtica. Diante do surgimento de um
novo campo de estudo denominado Tipologia Documental, o documento
de arquivo agora posto em contexto, passa a ser tratado como documento
arquivstico, ou seja, em relao direta com seus pares em um quadro
classificatrio estabelecido.
243
Devido sua origem, alguns estudiosos tm chamado a Tipologia

Documental de Diplomtica Contempornea. Posio, em larga medida,
influenciada pelos trabalhos de Luciana Duranti (1994; 1996), que inova ao
entender que o objeto da diplomtica no qualquer documento escrito que se
estude, mas apenas o documento arquivstico, ou seja, o documento produzido
ou recebido por pessoa fsica ou jurdica no exerccio de uma atividade, em
estreita conexo com o contexto legal-administrativo de sua criao.
Bellotto (2002, p.27) defende que o objeto da diplomtica a
espcie documental, por consider-la como [...] aquela que obedece a
frmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo direito administrativo
ou notarial. Desse modo, mesmo que a diplomtica se volte para o estudo
da unidade documental, a introduo da tipologia documental no campo
da arquivstica possibilita um reexame do objeto de anlise: o documento
de arquivo. Conforme Bellotto (2004, p.123), [...] as sries documentais
que refletem operaes, atividades, funes e competncias definem-se por
sua tipologia, e esta denota a identidade de cada um de seus documentos
componentes. Assumindo o tipo documental, quando entendido como
a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a
atividade que a gerou, decorrente de uma funo especfica dentro de uma
entidade, o papel de objeto da tipologia documental.
Consequentemente, ao deslocar do foco de anlise da unidade
documental para a srie arquivstica, ou seja, para o conjunto de documentos
de caractersticas semelhantes de produo, tramitao e registro, a
metodologia empregada para tal anlise tambm deve ser distinta.
Mantendo uma estreita relao com a diplomtica, a tipologia
documental surge como uma expanso desta ltima em busca da origem
do documento (BELLOTTO, 2002). No emprego da tcnica de anlise
tipolgica, caractersticas internas e externas da composio do documento
fundem-se a elementos contextuais de produo, tramitao e uso dos
registros, fortemente condicionada por uma perspectiva orgnica. Esta
abordagem analtica marca de forma contundente os estudos do campo da
Arquivologia, redirecionando para uma nova perspectiva o documento de
arquivo e integrando-o a cadeia de aes motivadoras do registro.
244
Assim, evidencia-se o tipo documental como a expresso das

diferentes atuaes da Administrao refletidas em um determinado
suporte e com caracteres internos especficos, que determinam seu
contedo (GRUPO DE TRABAJO, 1988, p.12). Nesse sentido, forma,
formato e tradio documental aliados a informaes sobre actio (ao/
ato) e conscriptio (registro), todos elementos importados da crtica
diplomtica, ganham destaque na anlise tipologia por serem facilitadores
da identificao de caractersticas essenciais que conformam o documento.
Heredia Herrera (1991) defende que para a arquivstica a
tipologia documental a juno da tipologia diplomtica com a tipologia
jurdico-administrativa. Partindo disso, argumenta que para o arquivista o
tipo documental a somatria do formulrio, dos caracteres externos e da
informao.
Seguindo a mesma linha de pensamento, Bellotto (2002, p.13)
afirma que [...] no possvel dissociar a diagramao e a construo
material do documento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese,
produo e aplicao; em outras palavras, a configurao assumida pelo
registro produz uma frmula especfica, representada por forma, formato,
gnero, suporte e sinais de validao, todos elementos extrnsecos ao
documento que, aliados aos intrnsecos autor, datao, origem, tradio
expressam o tipo diplomtico.
2 Algumas definies
Na busca da compreenso do emprego terminolgico das
expresses tipologia documental e tipo documental, fazemos aqui um
pequeno apanhado de algumas definies encontradas nas principais obras
de referncia utilizados no Brasil.
O Glossary of Archival and Records Terminology, da Society of
American Archivists (PEARCE-MOSES, 2005), apresenta duas definies
para o termo record type: a primeira como as diferentes classes de documentos
definidos pelas suas funes ou uso, ligada ideia de srie. Como exemplo
cita registros batismais e livros de contabilidade; a segunda como a classe
de documentos definidos pelo seu estilo, matria, caractersticas fsicas ou
formulrio (form, aqui equivalendo ao sentido contemplado pela espcie
245
documental, e no relacionado com o estgio de transmisso documental,

como o evocado pela diplomtica), ideia esta que se vincula a de unidade
documental. Como exemplo, cita filmes, fotografias, etc.
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, no
contempla o termo tipologia documental, mas define tipo documental
como a
[...] diviso de espcie documental que rene documentos por suas
caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica,
natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas
precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero,
decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Enquanto que o e-ARQ Brasil (2011) utiliza-se de igual definio

para enunciar tipologia documental, ao invs de tipo documental,
colocando-os como sinnimos:
[...] tipologia documental: diviso de espcie documental que rene
documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito
frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro.
So exemplos de tipos documentais: atestado de freqncia de pessoal,
atestado de sade ocupacional, alvar de licena para construo, alvar
de habite-se (CONARQ, 2011).
Schellenberg (2004), em seu clssico Arquivos Modernos,

apresenta uma diviso de documentos em textuais, audiovisuais e
cartogrficos, afirmando que destas grandes categorias derivariam vrios
tipos. Segundo o autor, a grande categoria audiovisual pode ser dividida em
filmes, fotografias e discos; ao passo que a categoria cartogrfica, pode ser
subdividida em mapas e documentos correlatos. Em relao a documentos
textuais, Schellenberg aventa a possibilidade de subdividi-los em inmeros
tipos, afirmando que
[...] cada tipo em geral criado para facilitar um gnero comum
de ao, como por exemplo, requerer algo, firmar um contrato ou
requisitar material. Da surgirem as espcies requerimentos, contratos e
requisies [...] os tipos podem, entretanto ser ainda mais especificados
[...] os relatrios podem ser identificados pela sua natureza (estatstico
ou narrativos) ou pela sua freqncia (dirio, mensal ou anual)
(SCHELLENBERG, 2004).
246
Estudos
avanados em
Arquivologia
Em contrapartida, no Dicionrio de Terminologia Arquivstica

(CAMARGO; BELLOTTO, 1996), as definies de espcie e tipo
documental, se complementam em um jogo de remisso mtua, no qual
o tipo documental definido como [...] configurao que assume uma
espcie de acordo com a atividade que a gerou e espcie como a [...]
configurao que assume um documento de acordo com a disposio e
natureza das informaes nele contidas, por outro lado, gnero nesse
dicionrio entendido como a linguagem utilizada no registro da
informao (audiovisual, sonoro, iconogrfico e textual).
Uma vez mais, evidencia-se a dissonncia em relao a aspectos
conceituais, essa falta de consenso que naturalmente aparece refletida no
emprego de critrios a serem adotados na prtica arquivstica.
3 Consideraes sobre tipologia e tipo documental
Frequentemente, o termo tipologia documental confundido com
tipo documental, gerando imprecises. Contudo, como a prpria etimologia
da palavra sugere, a tipologia documental se configura como um campo de
estudo especfico destinado anlise, estabelecimento e reconhecimento
de elementos e padres constituintes do tipo documental.
Se o tipo documental pode ser considerado como a configurao
assumida pela espcie de acordo com a ao da qual se origina entendendo
espcie documental como o formulrio adequado e padronizado a ser adotado
no registro da atividade a qual corresponde (CAMARGO; BELLOTTO,
1996) , a identificao tipolgica, ou seja, o estudo do tipo documental
a partir de critrios e metodologias adotados por uma determinada rea do
conhecimento denominada tipologia documental, no campo da arquivstica,
deve partir obrigatoriamente do princpio da provenincia. Desse modo,
a tipologia documental busca verificar se o conjunto homogneo de atos
equivale ao conjunto homogneo de documentos dele decorrentes e que
devem ser expressos pela srie, como partes constituintes do fundo e de suas
subdivises (BELLOTTO, 2004, p.62-63).
O tipo documental pode ser entendido como a expresso de
um modelo, servindo de parmetro para o reconhecimento de unidades
documentais semelhantes, derivadas da mesma atividade e de igual espcie.
247
Posto isto, se colocam as questes: At que ponto duas instituies diferentes

pode apresentar tipos documentais com caractersticas equivalentes? Se as
sries documentais partem da reunio de documentos tipologicamente
idnticos, ou seja, provenientes de funes e atividades especificas,
possvel que organizaes distintas produzam tipos documentais similares?
Sem dvida, um tema que nos parece de fundamental importncia
diante destas indagaes a recuperao da histria institucional, por
acreditar ser ela reveladora de praxes e transformaes burocrticoadministrativas sofridas pelas entidades ao longo de sua existncia. Conhecer
o sistema organizacional da entidade, identificando funes, atividades e
procedimentos, leva a compreenso do mecanismo de registro da informao
e, consequentemente, contextualizao da produo documental.
Partindo de um ponto de vista similar, Souza (2009) afirma que a
pesquisa histrica auxilia na fundamentao dos trabalhos de classificao,
descrio e avaliao de documentos arquivsticos. Nesse mesmo sentido,
Velloso (2010) defende que o papel de pesquisador deve ser inerente ao
trabalho do arquivista.
Nos ltimos anos, tenho me dedicando ao estudo de documentos
oriundos de diversas instncias do judicirio. Procurando estabelecer
comparativos entre praxes jurdicas e procedimentos administrativos,
aes traduzidas em registros decorrentes das atividades fins desses rgos.
Uma das questes na qual particularmente venho desenvolvendo
pesquisa recai sobre a estabilidade das frmulas e tipos documentais durante
extensos perodos temporais. No mbito da Justia, algumas instituies se
fazem seculares gerando, como nos casos especficos dos Juzos de rfos
(sc. XVI-XX) e Juzo Ordinrio (sc. XVI-XIX), fundos com datas-limites
muito extensas, nos quais a produo de determinados tipos documentais
pode perpassar vrios sculos. Com este intuito, nos parece revelador
cotejar a produo documental das entidades produtoras com as mudanas
e readequaes administrativas por elas sofridas ao longo de sua histria.
Diante da premissa de que todo documento arquivstico
necessariamente o assentamento de uma atividade dentro da funo
especfica que propulsionou sua criao, o traar da evoluo de
determinados tipos documentais, por meio da comparao de sua frmula
248
Estudos
avanados em
Arquivologia
em diferentes perodos ao longo dos sculos, pode contribuir para evidenciar

certas rupturas e permanncias das prticas administrativas e sociais, ainda
mais quando a documentao em questo se refere a aes to prximas
do cotidiano da populao como as produzidas pelos aparelhos de justia.
Na busca por conferir em que medida documentos de um mesmo
tipo documental, produzidos em momentos histricos distintos, mantm
o padro documental sobre o qual se apoiam o uso de tcnicas de anlise
tipolgica para o estudo das sries documentais revela-se eficaz da mesma
forma que a incorporao de conceitos e mtodos da crtica diplomtica
so extremamente teis quando a anlise reca sobre a espcie documental.
O emprego de mtodo comparativo entre distintas unidades documentais
de uma mesma srie, produzidas com cem, duzentos ou trezentos anos
de diferena, de acordo com caso, combinado com a anlise tipolgica
e diplomtica, tambm proporciona uma conjuno metodolgica
interessante, do ponto de vista investigativo. O resultado dessa anlise,
evidentemente, revelador do modo como a informao registrada,
de acordo com as funes e atividades, pelas estruturas organizacionais
responsveis pela produo documental.
No entanto, o estudo tipolgico, assim como o reconhecimento
do formulrio e da estrutura do tipo documental, no se limita apenas a
documentos do passado, a massa documental acumulada e aos trabalhos
de organizao e disponibilizao de acervos. Serve tambm aos estudos da
produo documental nos dias de hoje, ao identificar os tipos documentais
recorrentemente produzidos e suas variaes formulares, contribuindo
para a racionalizao da mquina administrativa.
Na administrao pblica, assim como na privada, a falta de
critrios bem estabelecidos para a criao de documentos, gera morosidade
e nus ao desenvolvimento das atividades institucionais. A identificao
dessa diversidade o primeiro passo para a regularizao e controle da
futura produo documental, na medida em que pode contribuir para o
estabelecimento de padres documentais a serem adotados, colaborando
em muito para a gesto arquivstica.
Levando em considerao esses fatores possvel pensar sobre um
novo entendimento sobre a prpria produo documental. Se documentos
249
so registros de aes, qualquer modificao na maneira em se registrar

e guardar esses documentos sintomtica. Posto isso, evidencia-se a
importncia da compreenso da tipologia documental como instrumento
interpretativo dentro da metodologia empregada na anlise arquivstica.
Dessa maneira, a anlise crtica do tipo documental, aliada a
compreenso do contexto de produo dos documentos, assim como a
identificao de alteraes nos procedimentos legais e prticas de registro,
levando em considerao suas atribuies, competncia e estrutura institucional,
contribui decisivamente para o processo de classificao arquivstica.
4 Tipologia X tipo documental
Na Dcada de 1980, o Grupo de Trabajo de los Archiveros
Municipales de Madrid, dedicado ao estudo da documentao
contempornea produzida pelo poder pblico municipal espanhol, publica
o seu Manual de Tipologa Documental de los Municpios (1988), que viria
a se tornar referncia aos estudos de documentos de arquivo na rea. Esse
manual tratava de fixar bem os tipos documentais mais recorrentemente
produzida e solicitada pela administrao pblica municipal, objetivando a
formao de sries documentais nos arquivos de sua responsabilidade. At
ento, pouqussimos trabalhos haviam se dedicado anlise tipolgica da
documentao, sendo normalmente aplicada a diplomtica para a crtica
dos documentos (CORTES, 2005).
O projeto tinha por finalidade reconhecer sinais identitrios
dos documentos, assim como seu contedo informacional, atravs do
aprofundamento de conhecimentos das sries documentais, com base na
tipologia documental dos municpios. O conhecimento do processo de
formao da documentao facilita seu tratamento adequado, questo
primordial no somente nas ultimas fase do arquivo, mas tambm no
arquivo corrente (GRUPO DE TRABAJO, 1988, p.11-12).
Assim como os arquivistas de Madrid, no Brasil nos deparamos
no cotidiano com o inconveniente da falta de racionalizao e normalizao
dos documentos. Ainda que em essncia, a tramitao de uma determinada
matria na mquina administrativa seja igual, na prtica costumeiramente
existem diferentes possibilidades para a sua concretizao e, sobretudo,
250
Estudos
avanados em
Arquivologia
mltiplas variantes em relao configurao e formato do tipo documental,

com grande diversidade de itens documentais que o integram, quando
unidades documentais compostas (GRUPO DE TRABAJO, 1988, p.12).
Contudo, como a prpria tipologia documental indica, a busca
pelo estabelecimento do tipo documental fundamenta-se no padro e
nunca na exceo. Logo, o reconhecimento das caractersticas comuns
frmula jurdica, funo e atividade geradora entre as diferentes unidades
documentais que possibilita a identificao dos vrios tipos documentais.
Paralelamente a confuso terminolgica entre tipologia e tipo
documental, encontra-se igualmente a misturado os conceitos de tipo e
unidade documental. Partindo do entendimento que o documento de
arquivo, por sua prpria natureza, um documento nico de valor probatrio,
ratificando o principio da unicidade documental dentro da Arquivologia,
entender o tipo documental como sinnimo de unidade documental
consistiria em descender a um nvel de particularizao equivalente ao
prprio documento, comprometendo possveis agrupamentos realizados
a partir de caractersticas comuns entre as distintas unidades documentais.
O tipo documental, pea chave da abordagem tipolgica analtica,
no deve ser confundido com a prpria unidade documental. De acordo
com Heredia Herrera (2007), o tipo deve refletir um modelo ideal,
pautado no elo existente entre a espcie e a funo geradora do documento,
consequncia natural do registro de uma atividade, estabelecendo um
padro a ser empregado, portanto esvaziado de informaes particulares,
cujas disposies externas e internas assemelham-se entre si, sem deixar de
manter as diferenas.
Por consequncia, o tipo documental pode ser adotado
como parmetro para o reconhecimento de outros documentos com
caractersticas semelhantes de produo e tramitao, tornando-se um
importante referencial, capaz de promover por meio de sua adoo no
processo classificatrio a reunio de unidades documentais. Nesse sentido,
entende-se o tipo documental como uma estrutura bsica a ser utilizada no
registro de uma atividade especfica. Ao contrrio da unidade documental,
o tipo documental desprovido de data cronolgica por ser representativo
da atividade e no do fato em si.
251
Tendo em conta esses aspectos, importante notar que o tipo

documental se configurar como forma pr-definida, possuindo estrutura
documental exata e regularizara. Sendo assim, no gratuita a existncia
de manuais de documentao especificamente criados com o intuito de
regulamentar e padronizar o registro das atividades institucionais, como os
existentes utilizados para os registros notariais e de processos judiciais, os quais
apresentam frmulas pr-estabelecidas para a construo de documentos.
A utilizao desses manuais tem simultaneamente um sentido prtico e
formativo, pois funcionam como normatizadores das atividades e regram a
produo documental, servindo ao controle dos atos administrativos.
Faz-se necessria a compreenso da diferena existente entre os
diversos tipos documentais, pois sua utilizao no aleatria; antes a
traduo de uma determinada ao com a finalidade de transmitir uma
mensagem especfica e direcionada. Desse modo, o emprego do tipo
documental, alm de estar ligado questo da autenticidade, est tambm
intimamente ligado a questo do valor probatrio do documento.
4.1 Adoo do critrio tipolgico para o estabelecimento das sries
O j mencionado Manual de Tipologa Documental de los
Municpios (GRUPO DE TRABAJO, 1988) chama a ateno para o
fato de ser de fundamental importncia que o conhecimento das sries
documentais seja baseado na tipologia documental, por esta possibilitar
a recuperao de senhas de identidade dos documentos, assim como a
informao registrada, vislumbrando o futuro acesso. O estudo destaca
que o conhecimento do processo de formao da documentao facilita
seu tratamento adequado, questo essencial em todas as fases do ciclo vital.
Alm da falta de harmonia no emprego das expresses tipologia
documental, tipo documental e unidade documental, outro termo que
causa imbricamento terminolgico srie documental. Garcia Ruiprez
(2007) evidncia em seu trabalho a confuso terminolgica na arquivstica
espanhola envolvendo os conceitos de tipologia documental e srie
documental. Alerta que apesar da concordncia sobre a importncia desses
termos ser uma realidade, tal consenso no se estende para o marco terico
conceitual que os fundamenta, gerando assim confuses epistemolgicas
252
Estudos
avanados em
Arquivologia
na rea. De igual modo, no raramente no Brasil, o conceito de tipo

documental confunde-se com o de srie documental, ocasionando
imprecises conceituais.
Heredia Herrera (2007), apesar de algumas tendncias na
literatura arquivstica internacional, refora a posio de que a unidade
documental nunca deve ser confundida com o tipo documental. Justamente
por essa razo, no obrigatoriamente o nome do tipo do documento deva
ser coincidente ao ttulo atribudo pelo autor do documento, quando
este est explicitado no documento. Podemos mencionar como exemplo
concreto um dos tipos documentais encontrados no Juzo de rfos de So
Paulo, fundo custodiado pelo Arquivo Pblico do Estado de So Paulo,
identificado como autos cveis de arrematao de servio, cujo ttulo escrito
no original o designava como autos cveis de arrematao de servio de uma
africana de nome Maria ttulo especfico demais e apenas relativo quele
documento em particular.
Outro exemplo mais sintomtico, extrado do mesmo fundo, diz
respeito falta de normalizao na titulao dos autos cveis de ao de
liberdade. Originalmente, esses processos podem ser encontrados com as
seguintes denominaes: [...] autos cveis de classificao para alforria pela
4 quota do fundo de emancipao distribudo ao municpio da Capital,
libertao de escravos pelo fundo de emancipao ou simplesmente ao
de liberdade; Todos ttulos escritos no documento pelo seu autor. No que
concerne composio documental e tramitao do processo, podemos
afirmar que eles so essencialmente idnticos, apresentando apenas
pequenas variaes internas derivadas de processos incidentais, como o so
os que solicitavam a incluso de escravos a serem libertados.
Considerando que o tipo documental no deve ser entendido
como sinnimo de srie, mas sim como um dos componentes necessrios
para o reconhecimento de documentos que integram a srie. Ainda,
segundo Heredia Herrera, o nome do tipo documental deve batizar
parcialmente o nome da srie:
[...] nesse sentido tipo documental no o ttulo/nome de uma
unidade documental, mas sim parte indispensvel do dito ttulo/nome
(HEREDIA HERRERA, 2007, p.45).
253
Para melhor elucidar essa questo, aqui a exemplificamos atravs

do caso da srie [...] relao de freqncia de funcionrios temporrios, na
qual relao de frequncia corresponde ao tipo documental e a expresso
de funcionrios temporrios faz referncia ao contedo informacional
registrado no documento. A articulao entre essas duas informaes
nomeia o agrupamento classificatrio correspondente a unidades
documentais derivadas de uma mesma atividade e de caractersticas
semelhantes, permitindo, por sua vez, seriao.
Sousa (2009) acredita que para compreender o sentido da
existncia dos documentos necessrio integr-los s cadeias de relaes
estabelecidas ao longo da produo, tramitao e uso de suas informaes.
De acordo com Sousa, o documento arquivstico carrega em si a funo, a
atividade e a tarefa que o gerou, informaes que necessariamente devem
se analisadas durante o processo da anlise tipolgica documental:
Propomos que a identificao das tipologias faa parte do trabalho
de conhecimento das funes, atividades e tarefas da organizao.
Vinculando a partir das tarefas, a tipologia documental estrutura
organizacional, atribuies, funes e atividades (SOUSA, 2009, p.153).
No esforo para o desenvolvimento de uma metodologia destinada

classificao de documentos arquivsticos que envolva, simultaneamente,
as dimenses histricas e individuais do criador do arquivo, o estudo de
Sousa (2009) revela-se particularmente til ao apresentar uma proposta para
a normalizao do nome do tipo documental, atravs do estabelecimento
de uma frmula a ser aplicada para a identificao tipolgica, voltada a
para a normalizao do nome do tipo documental.
A proposta, baseando-se em larga medida no preceito estabelecido
por Bellotto (2002), o qual define o tipo documental como a juno da
espcie documental com a funo correspondente atividade geradora
do documento, recomenda que para a regularizao do nome do tipo se
aplique a seguinte construo: substantivo + locuo adjetiva (preposio +
substantivo); correspondendo o substantivo espcie e a locuo adjetiva
composta pela proposio de acrescida de um substantivo representativo
da funo do documento (SOUSA, 2008; 2009).
254
Estudos
avanados em
Arquivologia
Retomemos nosso exemplo anterior, no qual definimos a srie

[...] relao de freqncia de funcionrios temporrios. Como exposto,
a expresso relao de frequncia, corresponde ao tipo documental,
enquanto a expresso de funcionrios temporrios diz respeito ao teor
informacional registrado no documento. Na composio gramatical
substantivo + locuo adjetiva, a palavra relao diz respeito ao substantivo
e de frequncia a locuo adjetiva: a unio destes dois elementos propicia
a padronizao do nome do tipo documental a ser incorporado no nome
da srie documental.
A possibilidade das inmeras combinaes entre as espcies e
funes se torna facilitador da identificao do tipo documental. Assim, a
espcie relao pode se utilizada como frmula documental para expressar
diferentes funes: relao de frequncia, relao de bens, relao de remessa;
as quais aliadas atividade e a tarefa registrada no documento, conformam
a srie arquivstica: relao de frequncia de funcionrios temporrios, relao
de bens inventariados, relao de remessa de documentos.
Dessa forma, a proposta de normalizao da construo dos
nomes do tipo documental, mostra-se bastante til em presena da
diversidade de nomes para o estabelecimento da srie. Tal metodologia
pode ser aplicada tanto para a identificao de grandes massas documentais
acumuladas, quanto para pautar a regularizao da produo documental
nos dias de hoje.
5 Consideraes
A caracterizao de tipos documentais, atravs do estudo das
diferentes partes que conformam a unidade documental, sua tramitao,
relao entre produtor e acumulador, legislao a qual se subordina vigncia
administrativa, contedo, avaliao, prazos de guarda e possveis mutaes
do tipo ao longo de extensos perodos histricos, traz a tona informaes
vitais para o processo de organizao arquivstica. Todas essas informaes
traduzidas na composio do documento fazem parte da anlise tipolgica
e corroboram para a gesto documental por regrar a produo documental,
assim como para pautar o processo classificatrio e o controle das distintas
fases do ciclo vital, visando a avaliao e destinao de documentos.
255
O estudo da compatibilidade entre estruturas de composio

documental entre diferentes unidades documentais possibilita o seu
agrupamento por semelhanas e, consequentemente, a seriao. Nesse
sentido, a caracterizao tipolgica da documentao inquestionavelmente
auxilia o estabelecimento de modelos a serem adotados para o reconhecimento
de unidades documentais com semelhante origem, uso e tramitao.
Em Tempo e Circunstncia, Camargo e Goulart, elucidam que
Em busca da lgica orgnica dos conjuntos documental, no h como
escapar do esforo da tipificao que procura amalgamar o conhecimento
da estrutura formal dos atos escritos, obedientes a modelos e legitimados
do ponto de vista administrativo e jurdico, ao conhecimento das
atividades que lhe deram origem e que justificam sua funcionalidade
bsica: dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informar e
testemunhar (CAMARGO; GOULART, 2007, p.66).
Nota-se que, independentemente do perodo temporal em que

foram produzidos, em geral documentos de um mesmo tipo preservam
igual estrutura interna de composio documental at porque, mudanas
de impacto na estrutura do documento, acabariam por gerar novos tipos
documentais.
Essa questo ganha fora quando pensamos, dentro da arquivstica,
na eleio do mtodo de classificao funcional como um sistema
organizacional capaz de proporcionar contextualizao aos documentos,
independentemente de balizas temporais impostas.
O uso do mtodo funcional, alm de imperativo, demanda a identificao
das atividades imediatamente responsveis pelos documentos, patamar
em que, semelhana do que ocorre na abordagem dos documentos de
instituies, possvel evitar a instabilidade e a polissemia das grandes
categorias classificatrias (CAMARGO; GOULART, 2007, p.23-24).
A identificao do contexto funcional da produo do documento

possibilita vincular a existncia material do registro cadeia de aes que
motivaram tal ato, assim como estabelecer a inter-relao deste com as
estruturas organizacionais que lhe respaldam. Perante isso, destaca-se a
importncia da compreenso da tipologia documental como instrumento
interpretativo dentro da metodologia empregada para a anlise documental.
256
Estudos
avanados em
Arquivologia
Estabelecer critrios de anlise que levem em conta a origem dos

documentos faz-se imprescindvel para a contextualizao funcional da
produo documental. O trabalho de organizao de fundos arquivsticos
deve necessariamente passar pelo entendimento das causas que motivaram
a criao dos documentos, razo de sua prpria existncia, possibilitando
assim a identificao de referenciais a serem utilizados para o agrupamento
de informaes e documentos nos distintos nveis hierrquicos em que
se encontram, dentro de um plano de classificao arquivstica capaz de
evidenciar a organicidade inerente ao arquivo.
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258
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 13
A Mediao da Informao e a Arquivstica:
Aproximaes Tericas
Mariana Lousada
Oswaldo Francisco de Almeida Jnior
1 Introduo
histria da Biblioteconomia e da Arquivologia est

intimamente vinculada s tcnicas de cada uma dessas reas. Serrai (1975),
abordando especificamente a Biblioteconomia, afirma que a histria desta
est intrinsecamente relacionada com a histria das tcnicas bibliotecrias.
As tcnicas acompanharam e determinaram a prpria existncia da
Biblioteconomia. Em paralelo, possvel afirmar que, do mesmo modo,
a Arquivologia tambm tem sua existncia moldada pelas tcnicas. Tanto
uma como outra so reas tcnicas por excelncia, o que faz as assertivas
acima no serem, em si, crticas. O que, no entanto, deve ser evitado,
a exacerbao da tcnica, colocando-a como o nico espao de interesse
e de preocupao, sendo at mesmo entendida, de maneira implcita,
como o nico segmento, tanto da Biblioteconomia como da Arquivologia,
259
que explica, reconhece, legitima e diferencia essas reas das outras que
compem o conhecimento humano.
Estivemos e estamos subordinados aos interesses da Organizao da
Informao e do Conhecimento. Os conceitos produzidos por ela ditam o
entendimento da Biblioteconomia, por um lado, e da Arquivologia, por outro.
Na Biblioteconomia, por exemplo, o objeto entendido como
exclusivamente a informao registrada ou, de maneira mais contundente,
gravada - como quer Le Coadic (1996). Na Arquivologia, correntes
defendem seu objeto como sendo o documento ou a informao.
Confundindo-se com as tcnicas e tendo como objeto a informao
registrada - ou o documento - as duas reas tenderam a pouco se preocupar
com o usurio (ou qualquer outro nome que se queira dar aos que procuram
os equipamentos informacionais) ou mesmo com a recepo. Interesse
especfico com o usurio, criando espao especfico para seu atendimento,
somente surge, na Biblioteconomia, no final do Sculo XIX.
Sobre o surgimento desses espaos informacionais, Bez (2006,
p.32-33) afirma que
Por volta de 2800 a.C., os reis, no sem temor, delegaram aos escribas
o poder absoluto sobre a custdia dos livros. Dessa forma, as mudanas
polticas no alteraram a condio histrica dominante. Os arquivos
se converteram em refgio e garantia da continuidade ontolgica do
povo [...] Uma vez concludo o perodo conhecido como Uruk IV,
por volta de 3300 a.C., sobreveio o perodo Uruk III e aumentou
consideravelmente a elaborao de tabletas e a criao das primeiras
bibliotecas, cujas prateleiras incluam registros econmicos, listas
lexicogrficas e catlogos de flora, fauna e minerais. Em Ur e Adab
foram encontrados restos das tabletas de duas bibliotecas ativas, em
torno dos anos 2800 a.C. - 2700 a.C.
Mesmo com uma histria to antiga, o foco das aes e

preocupaes nesses espaos no foi o usurio, mas o armazenamento e
o antigo e sempre presente desejo de possuir tudo o que foi produzido
pelo homem e as tcnicas de organizao visando a recuperao dos
materiais quando necessrio. Mais: o principal interesse era o de preservar
os materiais.
260
A ideia de preservao levou-nos a considerar como mais

importante, o material, o tangvel, o palpvel, o suporte, o documento.
No final do Sculo XIX e incio do XX, Paul Otlet veiculava suas
concepes em relao ao contedo desses materiais. Alm do tangvel, ou
mais do que ele, o contedo deveria ser fator de interesse por parte dos que
atuavam nos espaos informacionais. Ousado e utpico, Paul Otlet busca
criar o Mundaneum, tendo como foco o contedo dos materiais publicados.
Alguns o consideram, por suas ideias e aes, como o precursor da internet.
Os usurios, apesar do surgimento de propostas especficas para seu
atendimento nos equipamentos informacionais, continuavam a ser quase que
desconsiderado, relegado a um espao de menor importncia. Essa concepo
acompanha idntico reconhecimento disseminao da informao. Ainda
hoje, a disseminao vista como subordinada Organizao da Informao
e no como um segmento de igual importncia. Por esse motivo, os conceitos
presentes na disseminao no encontram espaos nem para discusso e reflexo
da rea. Entre eles, por exemplo, a recepo da informao; a informao no
registrada; a informao oral; a leitura, etc.
Independente de sua aceitao ou de apoio por parte da academia
e dos profissionais, conceitos de disseminao foram criados e seguidos,
concentrados no Servio de Referncia e Informao. Analisando hoje tais
conceitos, possvel afirmar que no se tratavam de concepes tericas, mas
formas de ao que permitiam uma atuao melhor quanto ao atendimento
do usurio e uma consequente reflexo e conscincia sobre elas.
Vale lembrar que na literatura especializada de Arquivologia,
poucos textos, pesquisas e estudos existem no tocante ao usurio, quer em
relao a suas necessidades e interesses, quanto ao seu perfil ou formas de
relao com a informao.
Na Dcada de 1990, pela falta de conceitos tericos no mbito
da disseminao da informao, amplia-se o uso do termo mediao
da informao, embora ainda sem um conceito que o distinguisse das
concepes vinculadas ao Servio de Referncia e Informao. Esse fato
claramente observado a partir do entendimento dos profissionais da rea
quanto a mediao da informao: presente exclusivamente nos espaos de
261
atendimento ao usurio e to somente quando suas buscas por informao

so realizadas presencialmente e sob orientao de um profissional.
Alm dessa concepo, entendia-se e no censo comum dos que
atuam na rea e a pesquisam ainda se entende tambm a mediao como
uma ponte, ou seja, algo que permite a passagem da informao e a une
ao usurio. A imagem da ponte, por ser esta um objeto, quebra a ideia da
mediao da informao como um processo, concepo com a qual nos
identificamos e defendemos.
Apenas no final da Dcada de 1990 que comeam a surgir
os primeiros cursos especficos sobre Mediao da Informao, quer no
mbito dos cursos de graduao, quer dos de ps-graduao. Busca-se
uma conceituao que possa orientar as pesquisas, estudos, discusses e
reflexes sobre o tema. Almeida Jnior (2009, p.92), conceitua Mediao
da Informao a partir de pesquisas desenvolvidas em projetos voltados
para essa temtica como
[...] toda ao de interferncia realizada pelo profissional da informao
, direta ou indireta; consciente ou inconsciente; singular ou plural;
individual ou coletiva; que propicia a apropriao de informao que
satisfaa, plena ou parcialmente, uma necessidade informacional.
Desse conceito deve se destacar a ideia de interferncia e a de

apropriao. Elas apontam para um novo rumo no entendimento da rea
de Cincia da Informao, ou seja, evidencia-se o usurio, a recepo e
se desconstri uma pretensa neutralidade do profissional da informao
em suas aes nos espaos informacionais. A concepo de neutralidade
fundamenta-se, basicamente, na aceitao da informao como coisa,
como mercadoria, com existncia antes de ser armazenada, processada e
organizada. Sendo assim, a informao pode ser transferida, sem grandes
anlises do perfil do usurio seus interesses e necessidades.
A Mediao da Informao entende o usurio como participante
e no como mero receptor, sem possibilidade de interferir ou, de alguma
forma, ser sujeito ativo do processo. Ao contrrio, ele o norte, o fim, para
o qual todas as aes esto voltadas.
preciso alertar, no entanto, que o usurio no o nico
sujeito do processo de mediao da informao. Participam tambm: o
262
Estudos
avanados em
Arquivologia
produtor do suporte informacional (seja um autor fsico ou corporativo;

isolado ou em grupo), trazendo seus interesses, suas verdades, seus valores,
suas concepes; o momento em que a informao est sendo mediada
(independente da poca em que o suporte foi produzido), momento esse
que pode determinar formas de apropriao; o suporte da informao (os
tipos de suportes possuem linguagens prprias e diferentes); o ambiente
informacional onde a mediao ocorre (a forma como est organizado; a
construo; se virtual ou fsico etc.); o mediador, que interferir a partir
de suas concepes e formas de ver e entender o mundo; e o usurio (com
suas necessidades e interesses gerais e de momento).
Outro ponto a salientar que no h controle da informao por
parte de nenhum dos personagens presentes e participantes do processo de
mediao. Muitos autores, mesmo sem o querer, explicitam muito alm
do que objetivavam de incio, transferindo conceitos, valores e ideias que
desejavam ocultar ou que desconheciam. O suporte de informao impe
formas diferenciadas de leitura e apropriaes, dependendo de seu tipo, quer
de maneira ampla (texto, imagem fixa, imagem em movimento e som), quer
de maneira especfica (livros, revistas, fotografias, desenhos, filmes, vdeos,
CDs, DVDs, incluindo leitura do corpo e oralidade). Os equipamentos
informacionais, por sua vez, tambm possuem restries para armazenar,
organizar e disseminar informaes, restries que interferem no processo de
mediao. O mediador, tanto os profissionais que atuam nos equipamentos
informacionais como os que o so de maneira indireta, no controlam nem
mesmo suas crenas, verdades, concepes. O usurio, quem determina em
ltima instncia o que ou no informao, se apropria dela de maneira
consciente e de maneira inconsciente. Muitas informaes, independente
do desejo do usurio, superam, burlam e enganam os controles conscientes
do usurio, alterando o conhecimento dele. Se faz informao porque
transforma/modifica o conhecimento do usurio.
Apropriao, nessa concepo, no significa controle, nem
dependente da conscincia.
Por ltimo, preciso destacar a informao que, tambm por
no ser neutra, carregada de conceitos, valores, verdades, concepes,
ideologias.
263
2 Arquivstica: origens e perspectivas de estudo

A Arquivstica desenvolveu-se pautada na anlise dos trabalhos
prticos realizado pelas instituies produtoras e detentoras de documentos,
ou seja, ela nasce a partir de tcnicas especficas de organizao de acervos.
Na realidade, a arquivstica como disciplina conheceu um desenvolvimento
acidentado, mais ligado s tradies intelectuais e prticas de cada pas que
ao estabelecimento de teorias e de princpios universais (LOPES, 2009,
p.134).
Foi somente no final do Sculo XIX, com a publicao do
primeiro manual, o Manual dos Arquivistas Holandeses1 publicado
por Muller, Feith e Fruin em 1898, que a rea encontra sua dimenso
cientfica, inaugurando o pensamento arquivstico tradicional por suas
regras e mtodos de tratamento dos arquivos definitivos, tomando por base
os postulados do positivismo clssico (LOPES, 2009, p.137)
Por ser considerado o incio das reflexes tericas, os conceitos e
princpios concebidos pelo Manual tornaram-se base para o estabelecimento
de regras e procedimentos da Arquivstica Moderna. At os dias de hoje
muitos deles ainda so aplicados da mesma forma em diversas instituies.
Houve certamente a publicao de outros textos arquivsticos antes de
1898, mas o acima citado foi o primeiro a sistematizar a disciplina e a
ser difundido em vrios outros pases e lnguas durante o sculo XX.
Trata-se de um texto fundador da disciplina, que vem sendo citado at
os dias de hoje. Todavia, esta obra permanece uma obra do passado,
sem valor prtico para nossa poca. Deve ser entendida como uma das
que fundamentaram a necessidade de criar a disciplina, uma referncia
enriquecida pelos outros textos escritos no curso das ltimas dcadas
(LOPES, 2009, p.134).
Nesse sentido, o desenvolvimento e consolidao da Teoria

Arquivstica podem ser considerados recentes quando comparados a outras
cincias tambm de carter social.
Historicamente, o desenvolvimento da Arquivstica pautado
por trs momentos/perodos principais. O primeiro tem ligao intrnseca
com a histria, uma vez que foi considerada por muito tempo como uma
A primeira edio em holands de 1898. H inmeras tradues e edies. Em portugus, por exemplo, h
uma verso de 1975.
264
Estudos
avanados em
Arquivologia
cincia auxiliar, em funo da necessidade de se organizar os arquivos da

idade mdia e do antigo regime.
Num segundo momento, no Sculo XX, a Arquivstica voltase para a administrao, especialmente entre os Anos de 1930-1950,
desenvolvendo sistemas que facilitariam o gerenciamento do crescente
volume documental e da necessidade da racionalidade no momento da
produo, ocasionados pela Segunda Guerra Mundial. Ainda nos Anos 50,
h tentativas em conciliar as dimenses da rea: Histrica e Administrativa.
E um terceiro momento, de 1980 aos dias atuais, em que
a Arquivstica busca se afirmar como disciplina ligada Cincia da
Informao, propondo novos mtodos de abordagem e de metodologias.
A partir do desenvolvimento histrico, alguns fundamentos
tericos se consolidaram. Outros, no entanto, esto sob forte
questionamento, ocasionados principalmente pelo advento da tecnologia
na produo e gerenciamento de documentos nas instituies.
Atualmente, observa-se que h duas escolas principais que compe
o pensamento arquivstico contemporneo. A primeira, denominada
Arquivologia Tradicional, tambm chamada por alguns pesquisadores de
Arquivstica Custodial com suas origens principalmente na Frana, Itlia e
Espanha. Fundamentada inicialmente na noo dos arquivos como fonte
de pesquisa para a Histria. Este fato influenciou seu desenvolvimento,
pois os arquivos histricos tornaram-se a dimenso mais importante e
visvel para a rea e para a sociedade, o que ocasionou forte influncia no
plano terico e prtico.
O objeto da arquivologia tradicional era identificado pelo conjunto
de documentos produzidos ou recebidos por uma dada administrao; era
o arquivo (found darchive) custodiado por uma instituio arquivstica
(FONSECA, 2005, p.55).
Lopes (2009, p.132) defende que a arquivstica tradicional uma
construo contraditria. A primeira contradio consiste em manter os
princpios e teorias fundamentais da arquivstica como um conjunto, e
de recusar, sistematicamente, o papel de uma disciplina independente. O
autor ainda realiza uma crtica quanto a sua posio atual:
265
A arquivstica tradicional contempornea recusa-se a questionar a

origem, isto , a criao, a utilizao administrativa, tcnica e jurdica
dos arquivos, dos documentos recolhidos aos arquivos definitivos. Essa
atitude resulta na crena generalizada de que estas questes no so
parte da profisso (LOPES, 2009, p.132).
A Arquivstica perdeu este status de disciplina auxiliar da Histria

h algum tempo, no entanto, alguns pesquisadores tidos como mais
conservadores ainda apresentam dificuldades em discutir aspectos mais
contemporneos.
A segunda escola, considerada por alguns como moderna,
identificada como Arquivologia Ps-Moderna ou Arquivstica PsCustodial, oriunda principalmente, do trabalho de pesquisadores
canadenses, que aproximam a Arquivstica dos mtodos de compreenso
e estudo prprios das Cincias Humanas. composta por trs abordagens
de estudo: a Arquivstica Integrada, liderada pelos pesquisadores Jean-Yves
Rousseau e Carol Couture, a Arquivstica Funcional, fundamentada por
Hugh Taylor e Terry Cook e a Diplomtica Contempornea, representada
por Luciana Duranti.
A Arquivstica Integrada surge em 1980 no Canad Francs com
a proposta de reintegrar o archivists2 e os records manager3, atravs de uma
viso global do ciclo de vida documental, desde sua criao at o destino
final.
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p.70) a arquivstica
integrada implica atingir trs objetivos essenciais: garantir a unidade e
a continuidade das intervenes do arquivista nos documentos de um
organismo e permitir assim uma perspectiva do princpio das trs idades
e das noes de valor primrio e secundrio; permitir a articulao e a
estruturao das atividades arquivsticas numa poltica de organizao de
arquivos; integrar o valor primrio e o valor secundrio numa definio
alargada de arquivo. Segundo os autores, trata-se da nica a assegurar
uma poltica integrada de organizao de arquivos, permitindo um rpido
acesso s informaes, indispensveis ao funcionamento administrativo
das organizaes.
2
Documentos de valor permanente.
Gesto de documentos.
266
Estudos
avanados em
Arquivologia
Para Lopes (2009, p.131-133) a abordagem Integrada, consiste

em um fenmeno especial e particular, pois a nica que prope a
modificao da arquivstica numa disciplina cientfica, isto porque est
aberta pesquisa, redefinio de conceitos, de metodologias capazes de
se autoquestionar e se autorrever.
A Arquivstica Funcional surge no Canad Ingls em 1987,
tem suas origens fundamentadas na identificao de um novo paradigma
enunciado primeiramente por Taylor e aprofundado nos estudos de Terry
Cook (TOGNOLI; GUIMARES, 2011). Estes autores propem uma
nova forma de pensar os conceitos e mtodos arquivsticos promulgados
no Sculo XIX. Segundo eles, estes conceitos no cabem mais na nova
configurao social, principalmente em relao ao terico e metodolgico
para a criao e manuteno de documentos gerados eletronicamente.
Segundo Tognoli e Guimares (2011) esta abordagem baseia-se
na anlise funcional do processo de criao dos documentos, da o nome
Arquivstica Funcional. Somente atravs da anlise do contexto de criao
dos documentos pode entender-se a integridade dos fundos e as funes
dos documentos de arquivo em seu contexto original.
Discutem mudanas de paradigmas na disciplina, como no
contexto de produo de documentos, em virtude do aumento do
uso de tecnologias e pela atual natureza da produo dos documentos,
inferindo que no existe, em hiptese alguma, naturalidade na guarda, no
processamento e no contedo dos documentos. Busca aproximar a rea a
uma perspectiva social. Essas novas ideias tm sido muito aceitas em pases
como Austrlia e Nova Zelndia.
A abordagem denominada Diplomtica Contempornea tem suas
bases nos estudos de Paola Carucci (1987) na Itlia. Posteriormente, foi
aprofundada no Canad por Luciana Duranti. Esses estudos representam
uma superao da Diplomtica Clssica, cujo objetivo passou a centrar-se
na anlise dos documentos contemporneos e de suas funes. O novo
mtodo engloba os fatos e atos, os procedimentos que os geraram, as
pessoas que trabalharam na criao do documento e a funo impregnada
nesse documento (TOGNOLI; GUIMARES, 2011).
267
Dessa maneira, como ressalta Bellotto (2004) a Diplomtica

Contempornea amplia seu foco da espcie documental em direo a
gnese documental e de sua contextualizao nas atribuies, competncias,
funes e atividades da entidade geradora/acumuladora.
Este breve panorama das correntes tericas nos permite analisar
de que forma o pensamento na rea vem se modificando e alguns conceitos
tidos como paradigmas vm sendo questionados. Trata-se de diferentes
perspectivas, apesar de em alguns pontos elas se relacionarem e se contraporem.
Isto porque, a Arquivstica Moderna no poderia discutir ou refutar aspectos
sem que a Arquivstica Tradicional tivesse iniciado seus estudos.
A partir deste novo quadro terico-metodolgico surgem novas
possibilidades e perspectivas de estudos diferenciados, temas que at ento
no so discutidos pela literatura, e que podem vir a contribuir com a
consolidao da teoria e que criam frentes de pesquisa at ento inditas.
Nesse sentido, podemos inferir pelas anlises realizadas que a
questo da Mediao da Informao no considerada, no citada, nem
tampouco discutida em nenhuma das duas perspectivas de estudo. Isto
se deve em parte por ser um tema que apresenta suas razes na rea da
Biblioteconomia, por meio dos servios de referncia.
Apesar de haver essa ausncia de discusses ntido que a
Mediao da Informao encontra-se presente em diversos momentos
das prticas profissionais Arquivsticas, desde a produo at a destinao
final dos documentos. Sendo assim, considera-se que h um espao para a
reflexo e a insero do tema na rea.
A partir das concepes e discusses de cada escola de pensamento
considera-se que a que possibilita um aprofundamento entre a Arquivstica
e a Mediao da Informao a abordagem Ps-Moderna, haja vista que
as discusses realizadas coincidem com a posio adotada pelos autores.
Os arquivistas canadenses defendem uma mudana de paradigma
na rea, que deve englobar agora o contexto sociocultural e ideolgico
de criao dos documentos, ou seja, necessria uma viso macro e no
limitada do processo documental. Essa viso recai tambm sobre o papel
desempenhado pelos registros nesse novo momento.
268
Estudos
avanados em
Arquivologia
O contexto por trs do texto, as relaes de poder que moldam a

herana documental, e de fato, a estrutura do documento, sistema residente
de informao e convenes narrativas so mais importantes do que o
objeto e seu contedo. Nada neutro. Nada imparcial. Nada objetivo.
Tudo moldado, apresentado, representado, reapresentado, simbolizado,
significado, assinado, construdo (COOK, 2001, p.7).
De acordo com este pensamento, o texto no um subproduto
administrativo, e sim um produto consciente, [...] embora essa conscincia
[...] possa ser transformada [...] em padres inconscientes de comportamento
social [...] e em frmulas padronizadas de apresentao da informao, de
tal modo que os liames com as realidades externas e as relaes de poder
tornam-se bastante escondidos. Portanto, os documentos de arquivo so
produzidos em contextos semioticamente construdos, [...] dependentes
das instituies e/ou dos indivduos; portanto, no h documentos neutros,
objetivos, desinteressados, inocentes (BELLOTTO, 1998).
Este novo olhar defendido pelos canadenses est diretamente
relacionado com o conceito e os atributos da Mediao da Informao,
uma vez que se encontra presente em todos os momentos do processo
informacional, no somente na disponibilizao da informao para o
usurio, mas tambm, em todas as atividades desenvolvidas pelo profissional
da informao.
A ao mediadora no ocorre apenas no momento do contato do
usurio com os documentos e com a possibilidade de obter informaes.
Ela abarca todas as aes do fazer profissional, desde a construo do
acervo, o processamento tcnico dos documentos, etc.
Consequentemente, o fazer profissional do arquivista carrega,
consciente ou inconscientemente, seus atributos pessoais e profissionais,
ou seja, a prtica profissional est fundamentada nesses aspectos que
interferem diretamente na execuo de seu trabalho.
Portanto, no podemos consider-lo como um indivduo isolado,
que no sofre influncia do contexto social ao qual se encontra inserido,
pelo contrrio essa influncia reflete diretamente no desenvolvimento de
seus trabalhos.
269
Certamente a histria dos arquivos e da disciplina arquivstica
foi profundamente marcada em suas origens pelos aspectos pragmticos
vinculados s prticas burocrticas visando eficcia e eficincia na guarda
e preservao de arquivos, notadamente os pblicos (FONSECA, 2005).
Atualmente, considera-se que h duas principais abordagens nas
reflexes sobre o campo do conhecimento arquivstico hoje: aquela que
ainda est fundamentada na teoria e prtica promulgadas pela Arquivstica
Tradicional e aquela que discute sua insero em um novo contexto
epistemolgico a ps- modernidade. Ambas so importantes para discutir
a estrutura da disciplina arquivstica e, mais ainda, para compreender a
maneira pela qual vem se desenvolvendo para ser vista como uma rea de
conhecimento autnoma.
A partir desta perspectiva ps-moderna o objeto da rea, deslocase do arquivo para a informao arquivstica, ou informao registrada
orgnica, expresso defendida pelos arquivistas canadenses para nomear
a informao gerada pelos procedimentos organizacionais e por eles
estruturada de forma a permitir uma recuperao em que o contexto de
produo seja o ponto de partida (FONSECA, 2005). Ou seja, o objeto
passa do suporte documento para a informao ou contedo semntico
do documento e tambm para o contexto e o processo gerador dos
documentos enfatizando as possveis relaes dos usurios com os criadores
destes documentos.
Sendo assim, o documento de arquivo passa a ser visto como uma
entidade social e culturalmente construda, na qual esto implcitas as relaes
de poder, onde mais de uma histria pode ser narrada (TOGNOLI, 2010).
Portanto, os fundamentos sofrem uma mudana de perspectiva
da arquivstica tradicional para a ps-moderna, isto pode ser claramente
observado pelas caractersticas em termos de seu objeto, seus objetivos e
mtodos.
270
Estudos
avanados em
Arquivologia
Quadro 1: Arquivstica Tradicional X Ps-Moderna.

Itens
Entidades
Objetivo
Metodologia
Arquivstica Tradicional
Eram os documentos de arquivo como artefatos fsicos,
e as interaes entre essas
entidades eram consideradas
orgnicas por natureza.
Controle fsico e intelectual
dos documentos da administrao em geral e da administrao pblica em particular,
para a preservao da memria e para a garantia de fontes
histricas.
Aplicao do Princpio da
Provenincia e de seu desdobramento na ordenao dos
documentos de acordo com
a organizao dada no rgo
produtor.
Arquivstica Ps-Moderna
Fundamentais na arquivologia tambm so duplas: o documento individual e suas relaes com os processos
administrativos.
Vai alm da acessibilidade: a manuteno da qualidade arquivstica, ou
seja, da clareza, da fora e da resistncia dos laos entre a informao e o
processo administrativo que a gerou.
Consiste no estabelecimento, na manuteno e na anlise das relaes

entre os documentos e seus geradores, de forma e estabelecer, manter e
analisar a autenticidade, a segurana
e a fidedignidade desses documentos.
Fonte Adaptada: Fonseca - 2005.
Nesse novo cenrio, os arquivistas evoluem de simples e frios

guardies de uma herana documental para se transformarem em agentes
intervenientes, que determinam padres de preservao, de gesto e acesso,
selecionando somente uma parcela do grande universo de informaes
(COOK, 2001). Ou seja, os arquivos devem ser direcionados para os
usurios4 e no para os arquivistas considerando o usurio e tambm o
impacto da informao sobre sua vida, inclusive fora dos espaos fsicos
dos servios de informao.
Por esta razo, enfatiza-se que os fundamentos tericos da
Mediao da Informao relacionam-se com o fato de que hoje o
arquivista deve ser um mediador ativo na formao e na construo da
memria institucional e coletiva atravs dos arquivos. Estes devem aceitar
seu papel dentro do processo histrico de criao dos documentos, a fim
de compreender que o documento a memria da sociedade e que deve
urgente na rea aprofundar sob o ponto de vista terico e prtico, as questes que envolvem o usurio da
informao como sujeito do processo arquivstico.
271
ser amplamente compartilhada. Em suma, [...] os arquivistas servem

sociedade, no ao Estado (COOK, 2001, p.19).
No fazer do profissional arquivista, a mediao da informao
est sempre presente, desde a seleo do documento at o uso dele. A
seleo feita com base em interesses da organizao qual est vinculado
o arquivo. No ela, seleo, realizada de maneira isolada ou desvinculada
dos objetivos da organizao. Ao contrrio, o arquivista tem suas aes
direcionadas para esses interesses e objetivos. bom alertar, no entanto, que
no trabalho desse profissional a interferncia se faz presente. Dessa maneira,
o trabalho tcnico no significa aes isentas ou neutras, mas revestidas de
concepes, conceitos, valores, ideias e formas de entendimento do mundo.
O trabalho, assim pensado, se concretiza no s a partir de aplicaes de
tcnicas e de polticas j existentes, mas com a interferncia do profissional,
dos produtores das informaes contidas nos documentos, do momento
em que foram construdas, do tipo de equipamento informacional onde
o trabalho se realiza e dos usurios para os quais o trabalhos esto sendo
executado.
As aes voltadas para a aplicao de tcnicas para a classificao
dos documentos, por exemplo, do-se norteadas tambm para os usos
que se faro desses documentos. Nessas aes est presente a mediao da
informao, no em sua forma explcita ou reconhecida como tal, mas de
uma maneira no claramente reconhecida ou, como denomina Almeida
Jnior (2009a, p.92-93), implcita:
A primeira, a mediao implcita, ocorre nos espaos dos equipamentos
informacionais em que as aes so desenvolvidas sem a presena fsica
e imediata dos usurios. Nesses espaos, como j observado, esto
a seleo, o armazenamento e o processamento da informao. A
mediao explcita, por seu lado, ocorre nos espaos em que a presena
do usurio inevitvel, condio sine qua non para sua existncia,
mesmo que tal presena no seja fsica, como, por exemplo, nos acessos
distncia em que no solicitada a interferncia concreta e presencial
do profissional da informao.
Defendemos que a mediao da informao deve fazer parte

dos estudos no mbito da Arquivstica, uma vez que o interessa desta
est centrado na informao, no usurio e na relao do usurio com os
documentos, sendo estes, suportes de informao.
272
Estudos
avanados em
Arquivologia
Concluindo, consideramos que o pensamento arquivstico

de maneira geral fragmentado e no discute profundamente temas
fundamentais como aqueles voltados para os usurios, acredita-se que
isto esteja vinculado, principalmente, pela ausncia de metodologias,
fraquezas tericas e certos isolamentos ou subordinaes excessivas a outras
disciplinas. Talvez essas questes expliquem a ausncia de um corpus terico
bem consolidado e que seja capaz de fornecer um grau de universalizao
da disciplina.
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274
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 14
Notas Sobre uma Possvel Aproximao Conceitual
Entre a Arquivologia e a Abordagem de
Gesto da Informao e do Conhecimento
Rafael A. Moron Semido
1 Introduo
proposto, de forma sugestiva, reflexes sobre a Arquivstica

em algumas possveis aproximaes com a gesto da informao (GI) e
a gesto do conhecimento (GC) sobre uma esteira conceitual comum
que se identifica com a Cincia da Informao, para que com isso se
desenhe uma representao estrutural de um domnio terico favorvel
complementaridade e transposio conceitual entre a Arquivologia e as
abordagens de GI e de GC. Essa representao seria apenas aproximativa,
nocional e no conclusiva, da compreenso, por assim dizer, ontolgica
entre cada uma das partes, e se prestaria a ilustrar com suficincia funcional
a ossatura ideal na qual os conceitos e respectivos campos semnticos se
articulariam para expressar validamente contextos informativos em dois
nveis: um propriamente terico que verifica o alcance descritivo do
conceito e outro pragmtico que proporciona a operacionalizao de
condutas possveis.
275
Para tanto, parte-se do pressuposto que uma abordagem

sistemtica prpria do discurso cientfico, seja capaz de lidar com premissas
reconhecidamente relativas fazendo abstrao desta relatividade e
concebendo por uma conveno, abarcar tais pressupostos provisoriamente
como se absolutos fossem e, assim, tiram do escopo (operativamente) o que
poderia tornar o enfoque muito amplo. Em decorrncia disso, a exposio
lgica dos contedos estudados requer que se especifique o discurso aos
moldes do pblico destinatrio e interlocutor, da a opo por articular
as notas em forma de representao estrutural nos moldes dos modelos
explicativos comumente utilizados na construo terica da GI e GC para
operar como uma matriz para referncia conceitual.
Como efeito segundo as reflexes sobre a representao do
espao de confluncia conceitual enfocado, se pensa na explicitao de uma
pertinncia terica que se prestaria a alar a Arquivologia abrangncia dos
ativos de conhecimento no quadro contextual e orgnico que caracteriza a
contribuio da mesma para a gesto do processo informativo.
Essas notas reflexivas esto dispostas, ademais, em sequncia
dialtica que parte do posicionamento preliminar da Arquivologia no
interior do domnio epistemolgico da Cincia da Informao, passa
pela descrio sumria da GI e da GC, destaca o processo comunicativo
identificado com a articulao conceitual dos termos dados, informao
e conhecimento como ambiente discursivo e substrato terico para
fundamentar a relao estrutural entre Arquivologia e Cincia da
Informao orientada abordagem de GI e GC sobre contextos de
informao social, e culmina com a rememorao do impasse lgico de
todo o percurso diacrnico dos estudos sobre o processo informativo que
a questo sobre o nvel real de efetividade do mesmo processo para a criao
de conhecimento til, efetividade essa que, retroativamente, conferiria os
objetivos norteadores ao processo. Com isso, espera-se explicitar como
fundo subjacente a essa trama de notas, uma noo estrutural que legitime,
com fora de sugesto, o empenho de abrir Arquivologia o horizonte de,
at ento, latentes perspectivas cientficas da sua esfera de atuao social.
A Arquivologia teria, nesse contexto, um espao epistemolgico de
prtica emprica de organizao contextual da informao social (SILVA,
2000, p.76) enquanto esta se constitui em fenmeno prprio da Cincia da
276
Informao em termos unitrios, ou seja, no de Cincias da Informao

em sentido disperso e abstrato, mas uma Cincia da Informao enquanto
universo terico.
Nesse fator contextual oferecido pela Arquivologia estaria sua
contribuio estrutural para a constituio da Cincia da Informao como
espao terico. No contextual se encontra a organicidade e a recuperao
da provenincia da informao social, que permite refletir, dessa forma,
seu contexto institucional e ou organizacional a despeito do fator temtico
da Biblioteconomia, enquanto outra prtica emprica de organizao
da informao social no seio da Cincia da Informao, que estabelece
um trato informacional externo, sem continuidade orgnica e que assim
configura a abordagem por colees e assuntos.
Para efeitos argumentativos, faz-se necessrio um esforo de
abstrao que pense a Arquivologia inter-relacionada com a Cincia da
Informao e em ciso com as perspectivas tradicionais que advogam a
favor do documento contra a informao, independente do suporte fsico
e que desse modo acabam se posicionando em uma frente historicista e
patrimonialista que reduz a Arquivologia a uma mera disciplina auxiliar
da Histria e do Direito. No h, de fato, cabimento terico em se
manter aspectos epistemolgicos da Histria no interior da compreenso
epistmica da Arquivologia a partir da Cincia da Informao, pois como
explica Silva (2002, p.67):
[...] a Histria faz hermenutica (a interpretao) do acervo
informacional de que precisa para responder aos seus problemas
e objetivos fundadores de determinada pesquisa, enquanto a CI
no propende prioritariamente para a hermenutica, antes deve
compreender e explicar o(s) contexto(s) desse acervo pondo em
evidncia as suas propriedades intrnsecas, estabelecer analogias e fixar
os resultados num processo de conhecimento universal e dinmico.
precisamente essa abordagem explicativa e no hermenutica

que a Arquivologia faz uso no seu intuito de organizao contextual da
informao, pois a interpretao cessaria ou deturparia a organicidade.
Organicidade essa que reside notadamente na articulao lgica das
informaes (que forma ou reflete o contexto) e no na massa fsica dos
documentos.
277
Nesse sentido, ento, ficaria insinuada a compreenso da

Arquivologia como elemento com forte propenso original para a
constituio da Cincia da Informao, uma vez que sua incluso em tal
constituio no se basearia em algo de relao fronteiria e auxiliar, mas
sim como uma atualizao (no sentido de ato e potncia) das possibilidades
de manifestao do quadro conceitual compreendido pela Cincia da
Informao no tocante a seu objeto: a informao social.
A organizao contextual do fenmeno da informao social,
por sua vez, se justificaria em analogia estrutural e contraste de
abordagem - como linha de delimitao com a Biblioteconomia que se
apresenta como um modo (outro) de organizao informacional de ndole
predominantemente temtica, tpica e externa. Ambas as formas de
organizao da informao social se complementam enquanto partes do
todo complexo formado pela Cincia da Informao.
No que diz respeito abordagem de GI e GC a partir da forma
arquivstica de recuperao de informao contextual dentro do universo
da Cincia da Informao possvel vincular gesto uma posio de fator
estratgico como contraparte de uma posio de fator operacional para o
fazer arquivstico.
Nesse sentido, a gesto ocuparia uma meta-perspectiva do
contexto organizacional o que lhe permitiria alcanar uma viso, em
termos estruturais, do todo sistmico que d identidade a organizao e,
dessa forma, a gesto poderia subsidiar o quadro operacional desenvolvido
pela Arquivologia.
Ponjun Dante (2008, p.35, traduo nossa) explica essa relao
toda destacando que:
[...] a gesto da informao no interfere na operao dos subsistemas
informativos da organizao, pelo contrrio facilita e contribui
com o seu funcionamento. Assim o sistema de arquivos e/ou gesto
documental se vale da gesto da informao em muitos aspectos
principalmente no que respeita a:
A determinao dos prazos de reteno dos documentos;
A garantia de que exista correspondncia com as leis e
regulamentaes oficiais;
O manejo de registros organizacionais inativos;
278
Estudos
avanados em
Arquivologia
A organizao dos registros organizacionais ativos para sua

recuperao;
A proteo dos registros vitais.
Nota-se, pela observao dos cinco aspectos destacados por Ponjun

Dante (em que a gesto oferece aporte a abordagem arquivstica), que a
gesto tem potencialidade para abarcar tanto a informao evidenciada em
documentao corrente (tambm chamada de ativa), quanto a evidenciada
em documentao permanente (inativa, com valor histrico ou no),
alcanando dessa maneira o ciclo de vida todo da informao contextual.
Dessa forma, sabendo que esse ciclo de vida constitui o ncleo duro para
o qual se direcionam as metodologias e os princpios do fazer arquivstico,
ento foroso reconhecer que h, factualmente, relao substancial entre
a Arquivologia e a GI e GC.
Ademais, pode-se dizer que o plano estratgico ocupado pela
gesto em relao organizao e ao fazer arquivstico, tambm muito
condizente com a organizao contextual que a Arquivologia opera no
mbito organizacional, isso porque ao trabalhar a informao orgnica
a Arquivologia no acrescenta, desde fora, nenhum elemento artificial
subdividindo a informao evidenciada de acordo com temas e assuntos, mas
procura preservar a ordem original sob a qual os documentos emanaram, e
assim acaba suficientemente refletindo o contexto organizacional. O fator
estratgico nisso tudo est no fato de que os princpios e metodologias
arquivsticos conseguem se adaptar ao contexto de cada organizao em
particular o que altamente pertinente, pois, como se sabe
[...] a gesto da informao ocorre em uma organizao e no h
duas organizaes iguais, de modo que, cada organizao desenha e
desenvolve a sua gesto de acordo com suas prprias condiciones, com
seus prprios componentes e com seu prprio alcance (PONJUN
DANTE, 2008, p.36-37, traduo nossa).
Nesse sentido, para reforar o argumento favorvel ao

posicionamento estratgico da relao Arquivologia-Gesto, vale lembrar
a distino entre estratgia e programa de acordo com as concepes de
Edgar Morin (2005, p.79):
[...] a palavra estratgia no designa um programa predeterminado que
baste para aplicar ne variatur no tempo. A estratgia permite, a partir
279
de uma deciso inicial, imaginar um certo nmero de cenrios para a

ao, cenrios que podero ser modificados segundo as informaes
que nos cheguem no curso da ao e segundo os elementos aleatrios
que sobrevenham e perturbem a ao.
Isso ilustrativo da forma como se pensa a relao entre o modo

arquivstico de organizao contextual da informao, a partir de uma
abordagem sob a tica da GI e da GC, pois o elemento estratgico est
mais apto que qualquer outro para abarcar a totalidade de informao
social que no se restrinja ao documento, mas que vai alm, at os fluxos
de informao formais e at o conhecimento.
Para melhor compreenso da linha de raciocnio aqui discorrida,
apresentado o Quadro 1, explicativo da problemtica desenvolvida:
Quadro 1: Relao Cincia da Informao Arquivstica Gesto.
reas
Descrio
Abordagem
Cincia da Informao
Universo
Terico;
subsidiadora terica.
Prtica emprica de
organizao contextual da informao
Explicativa no hermenutica.
Explicativa no hermenutica; organiza-
Arquivologia
social.
Gesto
Abordagem.
o contextual e recuperao orgnica.

Complexa e abrangente.
Posio Epistemolgica
Abarca a Arquivologia e a gesto.
Abarcada pela CI e
mantm nexo terico
com a gesto.
Abarcada pela CI e
mantm nexo terico
com a Arquivologia.
Fonte: Elaborado pelos autores.
Tendo estabelecido e razoavelmente justificado o nexo entre

o fazer arquivstico e a GI e GC dentro do domnio configurado pela
Cincia da Informao, caberia posicionar nesse contexto a contribuio
explicativa dos elementos dados, informao e conhecimento enquanto
fenmeno/processo informacional que constitui o ponto axial de onde
parte o discurso sobre um tipo de abarcamento da informao produto e
substrato das sociedades contemporneas para dentro das possibilidades
280
Estudos
avanados em
Arquivologia
explicativas do quadro conceitual que o desenho estrutural aqui pincelado

quer servir de base funcional de validao.
Desde pelo menos a Dcada de 1970 e precisamente a partir da
clssica definio da rea de Cincia da Informao elaborada por Harold
Borko (1968), se tem pensado a informao em moldes processo-fenmeno.
nesse horizonte que a trade conceitual dados, informao e
conhecimento (DIC) passa a ser focada como conjunto de conceitos chave
para as fundamentaes tericas em Cincia da Informao na direo dos
mais diversos temas de pesquisa.
E essa importncia estrutural de DIC para a Cincia da
Informao no se limitou as questes de fundamentao epistemolgica
ou de delimitao conceitual, mas logo se tornou tambm elemento
fundante para os fazeres informacionais e para a elaborao de estratgias
de gesto da informao e do conhecimento, no mbito da competio
organizacional e institucional.
Assim, o universo das noes depreendidas da trama conceitual
em torno de DIC permite classificar esses termos como fatores estruturais
constantes que perpassam (vinculando e performando) os continentes
de termos, noes e metforas da Cincia da Informao e da gesto,
atribuindo a eles facetas tericas e pragmticas quanto a sua natureza,
domnio, metodologias e outros elementos de funo estrutural.
Em termos formais, Setzer (1999) define Dados [...] como uma
sequncia de smbolos quantificados ou quantificveis, a informao como
[...] uma abstrao informal (isto , no pode ser formalizada atravs de
uma teoria lgica ou matemtica), que representa algo significativo para
algum atravs de textos, imagens, sons ou animao e o conhecimento
como [...] uma abstrao interior, pessoal, de alguma coisa que foi
experimentada por algum.
Com vistas, ainda, a um maior esclarecimento do desenho abstrato/
funcional de DIC, possvel traar uma analogia com a figura de vasos
comunicantes, em que a mesma gua est por toda a parte, mas em cada um
dos vasos com uma forma e, sobretudo, com uma funo diferente.
281
Assim, essa mesma gua seria o fenmeno DIC, enquanto

conceito de valor interpretativo/explicativo, e cada funo e forma diferente
refere-se a um contexto (seja semntico, lingustico, organizacional, entre
outros). Tendo em mente que DIC presta-se a funo de compreender e
descrever o contexto, a chave para se efetivar essa sua funo seria o estudo
daqueles atributos que caracterizam DIC para dado contexto. Esses atributos
so como manifestaes funcionais de DIC no contexto a que serve.
Manifestaes funcionais tratadas por uma abordagem
pragmtica (BUCKLAND, 1991, p.351-360), e por uma epistemopraxis
(CAPURRO, 2003) em que cada atributo trabalhado para adaptar a
teoria (DIC) a uma realidade informacional especfica (o contexto).
Pragmtica, todavia explicativa e no relativista, ou seja, uma
abordagem que capte o contexto e o descreva visando um objetivo (como
uma estratgia de competitividade no mbito das organizaes) e no uma
abordagem incisiva que construa o contexto.
Nesse sentido, na esteira geral dos modos pelos quais se
compreende DIC, a concepo aqui adotada visa a efeitos da ordem do
discurso, ou seja, no se deduz de maneira simplificada a partir de tcnicas
empricas de anlise, mas busca assimilar o desenho estrutural de um
processo comunicativo.
Com efeito, a GI e GC tambm abarcou em seu quadro de
conceitos e noes a concepo processual e fenomenolgica da informao
(DIC, portanto), a partir da qual erigiu suas atividades estratgicas para
cujo contexto [...] dados, informao e conhecimento so insumos bsicos
para que essas atividades obtenham resultados satisfatrios ou excelentes
(VALENTIM, 2002).
Assim, DIC constitui lugar comum (no sentido da retrica
clssica) no mbito da gesto, sendo recorrentemente definido como
processo em que de dados para informao e da informao para o
conhecimento se tem um crescente de complexidade e de agregao tanto
semntica, como de importncia contextual, de valor estratgico entre
outros itens qualificadores.
O conhecimento surge como a culminncia do processo (apesar
de no se dissociar dos outros dois elementos) e compreendido como ativo
282
Estudos
avanados em
Arquivologia
organizacional mais dotado de relevncia estratgica, dada a conjuntura

de alta competitividade em que as organizaes empresariais se inserem
hoje em dia. Consequentemente, as abordagens de gesto que focam o
conhecimento despontam como os principais trunfos apresentados pelas
grandes empresas.
Dentre essas abordagens, encontra-se a inteligncia competitiva
(IC) que assume como misso o trato e a otimizao estratgica dos fatores
intelectuais da organizao em seus complexos meandros, como os aspectos
culturais, psicolgicos e tcitos.
Tendo em vista a relao entre a Arquivologia como fator
operacional da gesto enquanto fator estratgico conforme explicado
anteriormente, sugere-se a IC como um meio de, pela gesto (na posio
estratgica), a Arquivologia (no quadro operacional) alcanar os ativos de
conhecimento e com isso poder deixar o gueto historicista e patrimonialista.
Isso, alm do mais, poderia se dar por meio de um posicionamento
que aceitasse a informao orgnico-contextual arquivstica no somente
reduzida ao contexto institucional, mas abarcando tambm o ambiente
organizacional e o contexto social.
Sendo a IC o mais alto patamar da agregao de estratgia
competitiva ao conjunto de dados, informao e conhecimento emanados
do contexto organizacional, ela poderia constituir-se em mais um lcus
comum para o dilogo mais explcito entre a Arquivologia e a gesto, de
forma que (ainda que na posio operacional) a IC estaria elevando a
Arquivologia at a abrangncia do conhecimento.
E ao se abrir esse tipo de precedente, motiva o debate, alm de
contribuir para a complementaridade de perspectivas e para o surgimento
de novas correntes de pesquisa.
O Quadro 2 ilustra os papis da Arquivologia e da gesto no
interior da Cincia da Informao em uma abordagem voltada ao contexto
organizacional.
283
Quadro 2: Papis da Arquivstica, da Gesto e da Cincia da Informao

em uma Abordagem Organizacional.
reas/Subreas
Papel
Cincia da Informao
Universo
terico;
subsidiadora terica.
Arquivologia
Fator operacional
Gesto
Fator estratgico
Caractersticas
Embasamento conceitual e nocional;
construo de metodologias; lcus para
interface entra campos que aportem prtica arquivstica e gesto.
Trato informacional de documentos e
fluxos; contextualizao de fundos; manuteno da ordem original.
Meta-perspectiva; viso complexa do todo
da organizao; aspectos polticos; projees futuras.
Fonte: Elaborado pelos autores.
Por ltimo, se faz necessrio desenvolver algumas reflexes crticas

sobre as relaes (talvez problemticas) entre informao e documento, j
que se sugeriu nesse contexto que a Arquivologia pode se inter-relacionar,
em termos tericos, com a gesto da informao e do conhecimento, desde
que no se atenha exclusivamente as concepes tradicionais de documento
como elemento necessrio suficiente do seu enfoque.
Para se obter alguns esclarecimentos, preciso e suficiente
revisitar a discusso sobre a distino entre recuperao de fatos e entre
a recuperao de documentos como escopo para o servio informacional
oferecido pela Cincia da Informao.
O conceito de recuperao de documentos orbita em torno da ideia
de que mediante uma pergunta um sistema de informao oferecer uma
lista de documentos que podero conter a resposta almejada, em alguma
parte do seu contedo. Por outro lado, o conceito de recuperao de fatos
exigiria que o sistema de informao entregasse a resposta, por assim dizer,
pronta, sem que se precisasse procur-la em meio ao entrecruzamento dos
contedos dos documentos.
Em primeiro lugar, gratuito o antagonismo que se levanta sobre
esses dois conceitos, haja vista que so perfeitamente complementares,
j que ao obter uma resposta a sua pergunta o usurio de informao,
284
Estudos
avanados em
Arquivologia
provavelmente, vai querer obter dados que fundamentem e legitimem a

resposta obtida, e assim ter que recorrer ao documento no que toca ao seu
peso cientfico e at jurdico.
Em segundo lugar, difcil compreender que um fato, ou seja,
a resposta direta sem o documento possa ter para o usurio a mesma
relevncia (pelo menos cientfica) que uma informao com contexto
recuperado, por meio do entrecruzamento de contedos documentais.
Tambm nessa direo, Capurro e Hjorland (2007, p.184) inferem que
[...] a recuperao de documentos no deveria ser reduzida a sistemas
de recuperao de fatos porque frequentemente desejvel saber a fonte
(a fim de compar-la com outras fontes ou para avaliar sua autoridade
cognitiva, por exemplo).
O que emerge desse contexto que o que est em jogo no

propriamente a distino real entre documento (suporte fsico) e
informao (contedo veiculado pelo documento, mas ontologicamente
independente dele), mas sim a distino funcional entre perspectivas, em
que um advoga a favor do utilitarismo e imediatismo da resposta direta (com
suas implicaes paradigmticas, terminolgicas etc.), e a outra defende o
valor da contextualizao da resposta (tambm com suas implicaes); e,
assim, tudo se mantm no nvel do interesse funcional.
precisamente essa espcie de apego que se critica na concepo
tradicionalista da Arquivologia que a impede (sem fundamentao terica,
mas somente funcional) de abranger a gesto do conhecimento.
Portanto, no se desdenha da importncia do documento em
si mesmo, mas se questiona o posicionamento reducionista que certas
correntes, quanto a sua recusa terica de alargar e complementar o espectro
de perspectivas.
Ressalta-se novamente que para o abarcamento da Arquivologia
pela Cincia da Informao e para a interface daquela com a gesto, o
documento (na concepo em si) no esquecido, mas sim pensado em
termos no exclusivos, assim como prope SILVA (2002, p.39) [...] o
registro material ou fsico (o documento) faz a informao existir, mas no
a faz ser.
285
Como fechamento do que configura essas reflexes, e como

questo em aberto que acompanha marginal e subjacentemente aos
enfoques diacrnicos sobre o processo comunicativo que partindo de dados,
passando pela informao chegue ao conhecimento como efeito almejado,
apresenta-se a seguir um ponto de debate que se arrasta desde h muito e que
impacta sobre a Cincia da Informao (e sobre a Arquivologia no interior
dela), trata-se de saber at que ponto o servio informacional entendido
como forma de gerenciar a informao social segundo fins preestabelecidos
contribui para a criao de conhecimento til a sociedade, dado que o
aumento progressivo da disseminao da informao registrada acabou por
desarticular a compreenso humana de unidade do conhecimento, tirando
dela a sua inerente e necessria complexidade para se especificar e recortar
quase que ilimitadamente.
Essa questo fica mais aguda a partir do momento em que se
entende a informao em termos de processo-fenmeno cuja base em um
conjunto de dados se cria informao que, ao longo do processo vai sendo
articulada para fazer surgir o conhecimento.
Para melhor ilustrar esse contexto de pensamento, seria
interessante o recurso a um pargrafo de Plato. Plato expressava suas
ideias em forma de dilogos, sendo Scrates o personagem principal das
tramas; pois bem, no dilogo Fedro, Scrates est conversando com Fedro e
como meio de argumentao ele acaba recorrendo a um mito egpcio que
contm ensinamentos sobre a ingerncia da escrita na vida das pessoas.
Scrates explica ento, que em certa ocasio Thot o pai das letras
e deus do tempo fez uma visita a Thamus rei do Egito. Thot instruiu o fara
em diversas artes que havia inventado, em particular, a arte da escrita.
Ao ponderar sobre esse seu invento, Thot argumenta ao fara que
este conhecimento (o da escrita) tornaria o povo mais sbio e robusteceria
a sua memria; a escrita era na verdade um legtimo elixir da memria e
da sabedoria. Mas o fara no se deixou impressionar e previu o contrrio
como consequncia do conhecimento da escrita. Previu que esse mtodo
iria produzir esquecimento nas almas das pessoas que o apreendessem
porque descuidariam do exerccio da memria, j que agora, estariam
fiando-se da escrita externa e no a partir do seu prprio interior e de si
286
Estudos
avanados em
Arquivologia
mesmos. Por conseguinte, segundo argumentava o fara, esse invento no

era um meio para recordar, mas para perceber e transmitir aos aprendizes
dessa arte somente a representao da sabedoria, no a prpria sabedoria;
pois, a partir do uso da escrita as pessoas passariam a ser eruditos em
muitas coisas, mas sem verdadeira instruo, e desse modo acabariam
se julgando experts em mil assuntos quando na verdade no dominam
efetivamente nenhum conhecimento e termina o fara dizendo que tais
pessoas so difceis de tratar, pois no configuram verdadeiros sbios, mas
sbios apenas na aparncia (PLATO, 1989).
claro que no h cabimento lgico em se aceitar em toda linha
essa ideia que o texto de Plato quer transmitir, afinal se no fosse a escrita
(informao evidenciada) no se teria notcia de Plato nos dias de hoje.
Porm, o que permanece que no se pode esquecer de se perguntar pela
efetividade do processo informativo na criao de conhecimento para a
sociedade, de tal modo que as discusses sobre se a Cincia da Informao
deve enfocar informao ou documento ocupar necessariamente uma
posio secundria e funcional.
tudo muito difcil e no cabe juzo de valor, mas questo
sobre se h equivalncia entre quantidade de informaes recopiladas e
disseminadas e o concreto desenvolvimento do conhecimento dever estar
sempre presente como uma provocao a Cincia da Informao em seus
estudos, para que ela possa se manter efetiva enquanto Cincia Social.
Por fim, o que aparentemente tem perpassado a reunio dos
textos mais recentes sobre a constituio da Arquivologia, a compreenso
terica que explica e legtima a noo seminal de abrangncia do quadro
de perspectivas da Arquivologia no sentido terico de uma modificao
paradigmtica.
Com efeito, essa modificao no se operaria nos termos de uma
revoluo cientfica ao gosto de Kuhn, mas de um modo propriamente
complexo que no levaria a rompimentos conceituais drsticos e sim a
uma compreenso mais ampla e profunda dos escopos, conceitos, objetos,
mtodos e domnios.
Alis, a noo de paradigma aqui seguida est na mesma esteira
da aventada por Morin (2005, p.59):
287
Em nossa concepo, um paradigma est constitudo por um certo

tipo de relao lgica extremamente forte entre noes mestras, noes
chave, princpios chave. Essa relao e esses princpios vo governar
todos os discursos que obedecem inconscientemente seu governo.
O que se apreende a partir dessa definio a compreenso de

uma mudana cultural das perspectivas, a qual para se efetivar, poderia
contar com o espectro de noo estrutural aberta e potencializada pelas
tecnologias de informao e comunicao, uma vez que, ao alargar a tica
at o virtual, essas tecnologias com os modos de percepo social que
transportam, acabaram propiciando o retorno do enfoque para elementos
simblicos e subjetivos, que por seu turno so expressivos de determinado
contexto cultural.
Entretanto, o conjunto dos textos d a entender que tal
empreendimento terico precisaria contar sempre com uma forte e
sistemtica cientificidade, a despeito de um pragmatismo fundamentado
em tcnicas de atuao emprica. Com vistas a isso que se pensa a relao
da Arquivologia com o universo terico da Cincia da Informao para
formar como que um locus que, de um lado, favorea o dilogo com o
quadro maior das cincias e, de outro lado, permita um abarcamento da
informao enquanto elemento de um sistema social.
Dessa forma, fecha-se o anel e visualiza-se a figura completa
da representao que, analiticamente, se coloca como uma trama de
generalizaes hipotticas condizentes, mas no esgotadas, com cada uma
das partes da ossatura em seus traos essenciais, quais sejam, a propenso,
propriedade e potencial para o abarcamento do objeto: a informao social.
Da relao da Arquivologia com a GI e a GC ter-se-ia a perspectiva
de abarcamento do conhecimento para dentro do quadro da organizao
contextual e orgnica, na qual a GI e GC abrangeriam um posicionamento
estratgico de tica generalizada sobre um contexto informativo.
Na relao da Arquivologia com a Cincia da Informao estaria,
terica e pragmaticamente, constitudo o prprio carter contextual
para o trato informacional e a cientificidade requerida localizao da
Arquivologia perante o quadro maior das cincias.
288
Estudos
avanados em
Arquivologia
Na compreenso do processo comunicativo de informao

social configurado funcionalmente com a trade conceitual de dados,
informao e conhecimento, se abriria uma rede discursiva mais ampla
para, precisamente, alargar o horizonte conceitual da Arquivologia.
Apoiado nesse modelo seria possvel verificar a pertinncia terica
e a aplicabilidade pragmtica de conjuntos de conceitos que se propusessem
a compor o quadro arquivstico se servio informacional socialmente
contextualizado. Em outros termos, a criteriologia para a absoro de
conceitos exigiria dos mesmos que simultaneamente tivessem propenso
a significaes de ordem contextual, de alcance da complexidade do
conhecimento no se resumindo ao campo semntico sobre documento,
dado e informao, e que fossem aptos a cientificidade.
A apreenso consciente dessa representao como um domnio
discursivo possvel lgica e pragmaticamente, ampliaria a margem de
manobra da validao conceitual apropriada, uma vez que, alm de
compreender, prope e favorece a complementaridade entre trs esferas
conceituais ao mesmo tempo distintas e solidarias em se tratando de espao
conceitual com suas variveis de termos, noes, metforas, percepes,
smbolos, etc.
Uma Arquivologia assim constituda em aplicao cientfica de
uma organizao contextual e orgnica sobre um processo comunicativo
que abrange o conhecimento - efeito de uma informao socialmente
produzida - o desenlace formal que a representao articulada por meio de
notas de reflexo aqui desenvolvidas quer sugerir como uma possibilidade,
convencionada com fins cientficos, de esclarecimento da noo de uma
Arquivologia perspectivada para novos usos.
A representao fica sugerida, em suma, como uma possvel
premissa para construes conceituais subsequentes acerca da informao
social no prisma arquivstico de forma a colaborar no esclarecimento do
domnio terico cujo espao discursivo favoreceria a validao dos conceitos
a serem empregados na montagem de bases tericas, metodologias e at
instrumentos para o trato informacional mais direto.
289
Referncias
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Belo Horizonte, 2003. (CD-ROM)
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VALENTIM, M. L. P. Inteligncia competitiva em organizaes: dado, informao e
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290
Estudos
avanados em
Arquivologia
Captulo 15
A Relao entre os Estudos de Tipologia
Documental e o Processo Decisrio
Natlia Marinho do Nascimento
1 Introduo
Os
documentos gerados no mbito de uma organizao

formalizam a trajetria de uma organizao, seja pblica ou privada. Alm
do valor administrativo, histrico e probatrio, a informao orgnica5
responsvel pela constituio da memria organizacional. Destaca-se que
a informao orgnica subsdio para o tomador de deciso, assim quanto
maior a consistncia e qualidade deste tipo de informao, melhor sero as
decises tomadas.
5
Compreendemos informao orgnica como aquela produzida internamente a uma determinada organizao
e, portanto, gerada a partir do desempenho dos sujeitos organizacionais e relacionadas s responsabilidades,
funes, atividades e tarefas realizadas (ROSSEAU; COUTURE, 1998); (LOPES, 1996); (CARVALHO;
LONGO, 2002); (VALENTIM, 2006); (FAUVEL; VALENTIM, 2006); (LOUSADA; VALENTIM, 2008).
291
No ambiente organizacional as informaes so usadas

constantemente, uma vez que as decises so tomadas a todo instante,
isto , esse tipo de ambiente requer uma gesto informacional/documental
eficiente cuja compreenso deve ser o da informao como um recurso
estratgico.
Ressalta-se que no ambiente organizacional h uma infinidade
de tipos documentais que, por sua vez, nem sempre so gerenciados como
deveriam desde a sua produo, assim, a identificao e categorizao
documental essencial para a efetividade da gesto da informao/
documental subsidiar de fato o processo decisrio.
Dessa forma, o reconhecimento dos gestores em relao
importncia do gerenciamento dos tipos documentais, como uma forma
de maximizar o acesso, recuperao e uso/aplicao da informao orgnica
para a tomada de deciso fundamental.
2 Tipologia
documental como instrumento de apoio ao processo
decisrio
A necessidade de registrar informaes em suportes fsicos sempre

existiu. O registro a maneira mais efetiva de se comprovar aes, preservar a
memria e a histria de uma sociedade. Nues Contreras (1981) explica que
O termo documento etimologicamente a verso romana de
documentum, que deriva do verbo docere, que significa ensinar, instruir,
portanto o documento ensina, instrui sobre algo, independentemente
do material com o qual foi confeccionado e independentemente do
meio que se usa para ensino ou instruo que com ele se pretenda dar
(NUEZ CONTRERAS, 1981, p.31).
Nesse sentido, o documento representa parte do conhecimento

gerado pelo homem, cuja materializao intenta o posterior acesso e
recuperao, visando rememorar e/ou provar fatos que de alguma maneira
foram relevantes.
Os documentos arquivsticos so possuidores de inmeras
peculiaridades, cujos princpios so essenciais para o campo arquivstico:
292
Provenincia onde cada documento deve manter uma identidade com

o produtor/acumulador, ou seja, os arquivos originrios da mesma
instituio devem manter sua indivisibilidade.
Unicidade est ligada questo de que cada documento nico em
funo do seu contexto e origem.
Originalidade a relao administrativa dos documentos refletem nos
conjuntos documentais e o reflexo da estrutura, funes e atividades
da entidade produtora/acumuladora nas relaes internas e externas.
Indivisibilidade, se o documento est fora do meio gentico ele perde
seu significado, conhecido como integridade arquivstica e baseado
no princpio da provenincia (BELLOTTO, 2002, p.23).
Os princpios arquivsticos fundamentam a organizao e a gesto

de acervos documentais. Nessa perspectiva, para comprovar a autenticidade
dos documentos surgem os estudos da Diplomtica e, posteriormente, da
Tipologia Documental.
3 Aplicaes da diplomtica e da tipologia documental
A preocupao com a falsificao de documentos sempre foi
objeto de ateno de diferentes instituies, entretanto, antigamente no
existiam formas que caracterizassem a autenticidade de um documento,
ou seja, uma caracterstica que no necessariamente intrnseca a eles.
Naquela poca, para que tal qualidade estivesse presente no documento ele
deveria ser armazenado em local de guarda que propiciasse essa qualidade
como, por exemplo, em igrejas, ou seja, se o documento fosse armazenado
nesse tipo de instituio, implicitamente se reconhecia sua autenticidade.
Estudos sobre essa temtica demonstraram que nessa poca a questo da
fidedignidade estava relacionada aos locais de armazenamento e no ao
documento em si.
No entanto, mesmo assim surgem problemas de autenticidade,
uma vez que vrios documentos armazenados nesse tipo de instituio
no eram autnticos. De acordo com Macneil, [...] quando pessoas
fsicas comeam a depositar documentos falsos em arquivos pblicos, para
conferir-lhes f pblica, torna-se necessrio a introduo de sanes para
assegurar a autenticidade dos documentos (MACNEIL, 2000, p.3 apud
DURANTI 1995, p.12).
293
Assim, surge a Diplomtica, cuja origem est relacionada [...]

necessidade de determinar a autenticidade dos documentos, com o objetivo de
averiguar a legalidade e/ou veracidade dos fatos por eles representados destaca
Duranti (s.d., p.7, traduo nossa). Para Bellotto (2008, p.18, grifo do autor)
o [...] objeto da Diplomtica a estrutura formal do documento.
A Diplomtica nasce junto com a Paleografia no Sculo XVII.
Antigamente o estudo das duas disciplinas era realizado em conjunto pelo
fato de que a Diplomtica era vista como uma cincia auxiliar da histria
conforme expe Bellotto (2008, p.8). Para diferenci-las, Berwanger e Leal
(2008) explicam que,
Enquanto a paleografia l e decifra os caracteres extrnsecos do texto
(letras, nmeros, abreviaturas, ligaes e outros sinais grficos), a
diplomtica se ocupa de seus caracteres intrnsecos (idioma, teor,
estilo). Se a paleografia se interessa pelo documento em si, traando
regras para sua transcrio e decodificao formal, a diplomtica faz a
interpretao do texto, explora o seu teor e contedo, analisa a lngua
e o estilo e verifica a autenticidade do documento. Dir-se-ia que uma
cuida do corpo e a outra, da alma do texto (BERWANGER; LEAL,
2008 apud BELLOTTO, 2008, p.8).
Percebe-se, atravs dos estudos realizados nas Escolas Europeias

que, a Diplomtica efetivamente ganha maior cientificidade e se desvincula
da Paleografia nos Anos 70 e 80, do Sculo XX, deixando a condio de
cincia auxiliar da Histria e ampliando suas perspectivas. A partir disso,
ela passa a centrar-se,
[...] mais efetivamente na gnese documental e nas atribuies,
competncias, funes e atividades da entidade geradora/acumuladora,
sendo assim, apropriada pela Arquivologia, sob a denominao de
Tipologia Documental, para aplicao em conjuntos orgnicos de
documentos (TOGNOLI; GUIMARES, 2007, p.1).
No momento em que h essa desvinculao, ocorre a apropriao

da Diplomtica pela Arquivologia, assim, novos elementos documentais
passam a ser estudados. Posteriormente, surge a Tipologia Documental,
cuja diferena refere-se ao escopo e abrangncia, pois enquanto a primeira
estuda o documento isoladamente, a segunda o estuda enquanto conjunto
orgnico. Esse fato tambm permitiu que a Tipologia Documental fosse
usada como sinnimo de Diplomtica Contempornea por alguns tericos,
294
Estudos
avanados em
Arquivologia
cuja discusso terica no mbito do Brasil foi trazida por Helosa Liberalli
Bellotto. Segundo Belloto (2008, p.19) a Tipologia Documental a [...]
ampliao da Diplomtica em direo gnese documental, perseguindo
a contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da
entidade geradora/acumuladora.
Camargo e Bellotto (1996, p.74) definem Tipologia Documental
como o estudo dos tipos documentais. A Tipologia Documental essencial
para o fazer arquivstico, uma vez que a partir da identificao dos tipos
documentais que possvel elaborar os instrumentos arquivsticos. Alm
disso, ela estuda tanto os elementos internos quanto os elementos externos
relacionados ao documento, e o mais importante sempre leva em considerao
a lgica orgnica dos conjuntos documentais (BELLOTTO, 2002, p.20).
A Tipologia Documental compreende o documento em relao
organizao e seus sujeitos organizacionais. Troitio-Rodriguez (2010,
p.86) esclarece que,
O tipo documental no deve ser confundido com a prpria unidade
documental. O tipo reflete um modelo perfeito, pautado no elo
existente entre espcie e a funo geradora do documento, conseqncia
natural do registro de uma atividade, estabelecendo um padro a ser
empregado. Podemos considerar o tipo documental como parmetro
para o reconhecimento de outros documentos com caractersticas
semelhantes de produo e tramitao.
A mesma autora estabelece que o modelo consista em: Espcie +

Funo = Tipo Documental, ou seja, o tipo documental passa a ser definido
[...] pela espcie documental somada funo que a produziu, criando sries
tipolgicas, isto , cada tipo documental equivale a uma srie documental
afirma Lopez (1999, p.71). Tendo em vista que o tipo documental equivale
a uma srie documental, o conceito de srie consiste basicamente na [...]
sequncia de unidades de um mesmo tipo documental1.
Nessa perspectiva, evidencia-se que os tipos documentais
formaro as sries e, consequentemente, formaro os grupos e os fundos
que constituem o acervo, e isso permitir a elaborao de planos de
1
CAMARGO, A. M. de A.; BELLOTTO, H. L. (Coord.). Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo:
AAB-SP/Secretaria de Estado de Cultura, 1996. 142p.; p.69.
295
classificao, tabelas de temporalidade, instrumentos de pesquisas, enfim,

permear todas as aes arquivsticas.
A Tipologia Documental seria o primeiro passo do processo que o
documento percorre em uma organizao, ou seja, uma vez identificado os
tipos documentais existentes em um determinado ambiente organizacional,
a tramitao dos documentos atravs dos fluxos formais ser mais gil,
propiciando seu rpido acesso, recuperao e uso, obtendo tanto eficincia
no mbito do processo quanto eficcia no mbito dos resultados obtidos.
Partindo-se desse pressuposto, a utilizao da Tipologia Documental
imprescindvel para iniciar as aes arquivsticas, revelar as atividades
desenvolvidas por uma instituio ou pessoa e apresentar a organicidade
existente nos conjuntos documentais, e devido a essas consideraes que a
Tipologia Documental se configura em um dos mais importantes temas para
desenvolvimento de pesquisas no campo da Arquivologia.
Primeiramente, para o reconhecimento dos tipos documentais
organizacionais preciso conhecer como se d a produo de documentos,
ou seja, realiza-se um diagnstico, porquanto nesta etapa que sero
levantadas as informaes relevantes sobre a organizao.
A criao e acumulao de documentos por uma instituio e/ou pessoa
ocorre sempre de acordo com as atividades e funes exercidas por
ela durante sua existncia. Para compreender o arquivo, necessrio
compreender quem o produziu. Nesse sentido, a pesquisa da histria
administrativa da instituio fundamental para o entendimento
de suas funes e atividades, fornecendo o contexto da produo
documental (PAZIN, 2005, p.9).
A partir disso, necessrio realizar a pesquisa da histria

administrativa da instituio, assim o profissional ir possuir subsdios
para desenvolver todo o trabalho na organizao. Nesse contexto, devese posteriormente [...] verificar como essas funes so materializadas,
isto , quais documentos so ou foram gerados em cada atividade/funo
constata Pazin (2005, p.10), ou seja, importante conhecer todos os
setores da organizao, bem como todos os documentos produzidos por
cada um deles.
296
Estudos
avanados em
Arquivologia
O diagnstico pode ser realizado por meio da aplicao

de questionrios ou da realizao de entrevistas junto aos sujeitos
organizacionais das vrias reas que compem a organizao e que,
portanto, sero produtores e usurios de informao orgnica, bem como
atravs do mapeamento dos arquivos de documentos armazenados junto
aos distintos setores (PAZIN, 2005, p.10). Alm disso, essencial no se
esquecer do carter orgnico dos documentos, pois conforme Pazin (2005,
p.11), [...] um documento solto, fora de seu contexto de produo, no
fornece a ideia exata dos motivos pelos quais foi gerado. Dessa forma,
durante a anlise da produo documental, deve-se, tanto quanto possvel,
associar os documentos s respectivas funes.
Os ambientes organizacionais so extremamente complexos,
evidenciando a necessidade de se estruturar os tipos documentais, de forma
que seja possvel uma gesto documental eficiente, auxiliando realmente as
aes organizacionais.
4 Processo decisrio no contexto organizacional
As decises certamente fazem parte da vida de qualquer
indivduo, no entanto, existem determinados momentos em que a tomada
de deciso realmente mais relevante. Diante disso, segundo Gomes,
Gomes e Almeida (2006, p.1-2) as decises podem ser classificadas como:
simples ou complexas. Tambm podem ser classificadas como especficas
ou estratgicas, e, neste caso, destaca-se que a ao em si depender muito
sobre o que dever ser decidido, pois s vezes preciso que se estabeleam
estratgias, bem como, necessrio pensar nas possibilidades e o que podem
resultar, alm das especificidades de cada uma delas. Alm disso, os autores
afirmam, ainda, que as decises podem apresentar-se como [...] imediata,
curto prazo, longo prazo e a combinao das formas anteriores (impacto
multidimencional), isso significa que, a deciso depender do problema
em si, bem como da funo e responsabilidade que o colaborador executa
em uma determinada organizao.
Tomar deciso, seja de maneira individual ou em grupo, muito
mais complexo do que pode parecer, pois no possvel prever quais sero
os impactos (positivos ou negativos) que ela trar.
297
A tomada de deciso uma atividade que prescinde uma ao.

A ao , portanto, resultante de uma deciso, seja ela simples, complexa,
estratgica ou de outra natureza. A deciso pode ser caracterizada como de
maior ou menor importncia, de maior ou menor risco entre outros aspectos,
ou seja, o processo decisrio a base para todos os processos organizacionais.
No que tange as decises e sua relao com os nveis hierrquicos
existentes em uma organizao, observa-se que as decises ocorrem de
forma recorrente da seguinte maneira:
Figura 1: Tipos de Deciso por Nvel Administrativo.
Fonte: Freitas e Kladis - 1995 - p.9.
A Figura 1 demonstra que no nvel operacional, na maioria das

vezes, a tomada de deciso programada e, portanto, h certo domnio sobre
as aes organizacionais, no entanto, no nvel ttico e no nvel estratgico a
frequncia de decises no programadas ou inditas aumenta e, portanto,
h menos domnio sobre as aes organizaes. Conforme se observa
na Figura 1, as decises podem ser programadas ou no programadas,
as programadas so aquelas em que o decisor est acostumado a tomar
298
Estudos
avanados em
Arquivologia
rotineiramente, isto , geralmente as organizaes conhecem as situaes e

os resultados que podem advir da deciso.
As decises programadas se explicam mediante um conjunto de
regras e procedimentos pr-estabelecidos. Elas so tomadas em um
ambiente de certeza ou de baixa incerteza, em razo de quase todos os
resultados j serem conhecidos de antemo. Este tipo de deciso pode
ser facilmente delegada (FREITAS; KLADIS, 1995, p.8).
Por outro lado, as decises no programadas no so rotineiras e,

portanto, menos estruturadas que as decises programadas.
As decises no-programadas, por sua vez, no tm regras para seguir
nem possuem um esquema especfico para ser utilizado. Podem ser
conhecidas ou inditas. Nas decises no-programadas conhecidas, o
tomador de deciso j esteve envolvido em problema igual ou parecido.
Embora todas as variveis no sejam conhecidas, j existe uma certa
experincia em situaes semelhantes. Nas decises no-programadas
inditas, o tomador de deciso se v diante de uma situao
completamente nova e no pode contar com nenhuma regra prestabelecida para auxili-lo. Nas decises no-programadas dificilmente
todas as variveis esto disponveis ou existe muita dificuldade para que
sejam reunidas e organizadas em tempo hbil, para que um modelo
seja montado (FREITAS; KLADIS, 1995, p.9).
A deciso composta por seis elementos, a saber:

1. Tomador de deciso: a pessoa que faz uma escolha ou opo entre
vrias alternativas futuras de ao.
2. Objetivos: so os objetivos que o tomador de deciso pretende
alcanar com suas aes.
3. Preferncias: so os critrios que o tomador de deciso usa para fazer
sua escolha.
4. Estratgia: o curso de ao que o tomador de deciso escolhe para
atingir seus objetivos. O curso de ao o caminho escolhido e
depende dos recursos de que pode dispor.
5. Situao: so os aspectos do ambiente que envolve o tomador
de deciso, alguns deles fora do seu controle, conhecimento ou
compreenso e que afetam sua escolha.
6. Resultado: a consequncia ou resultante de uma dada estratgia
(Chiavenato, 2001, p.417).
299
Observa-se que o primeiro elemento fundamental, pois

o prprio tomador de deciso, tendo em vista que ele o responsvel
por estabelecer a relao com todos os outros elementos, ou seja, sem
o tomador de deciso no h processo decisrio. O elemento tomador
de deciso pode ser constitudo por um nico indivduo ou por vrios
indivduos, e pode tomar a deciso de maneira ativa ou passiva, j que
em alguns momentos ele apresenta o poder de vetar uma deciso, e em
outros no decide efetivamente, apenas participa dela. Este ator ou atores
possuem grandes responsabilidades perante todo o processo, pois quem
define de que forma as aes alcanaro os objetivos, bem como decide
quais as melhores estratgias para atingir os referidos objetivos, para tanto,
precisa compreender o ambiente que o envolve, pois o resultado obtido
diretamente proporcional s aes realizadas.
Destaca-se que efetivamente no quarto e no quinto elemento
em que o uso de informaes se faz imprescindvel, para a escolha da
melhor deciso.
Para abastecer o processo decisorial, a
processar uma enorme variedade de
escolha de alternativas, em situaes
opes disponveis, nem os possveis
(CHIAVENATO, 2001, p.421).
organizao precisa coletar e

informaes para permitir a
que nunca revelam todas as
resultados dessas alternativas
Partindo-se dessa premissa, indispensvel que o decisor conte

com informaes para subsidiar a tomada de deciso, visto que este precisa
escolher as alternativas existentes de maneira racional e com o mnimo de
risco possvel para a organizao.
A informao deve ser entendida como o subconjunto de dados que
adquirem significado para o receptor dos mesmos. Ou dito ainda
em outros termos: um dado passa a ser informao quando adquire
significao para seu receptor, um dado ou no informao dependendo
de seu significado para esse receptor (PRES-MONTORO, 2004, p.9,
traduo nossa).
Sendo assim, de acordo com Lousada e Valentim (2008, p.13)

a informao entendida como um elemento-chave de qualquer
organizao, pois
300
Estudos
avanados em
Arquivologia
Dispor de informaes fidedignas, com qualidade, consistentes, no

formato adequado e no momento certo, auxiliar a organizao a obter
vantagem competitiva frente aos concorrentes. Quanto mais organizao
se conscientizar da importncia da informao para seu bom desempenho,
e quanto mais rpido for o acesso a ela, mais fcil ser atingir os objetivos e
metas definidas (LOUSADA; VALENTIM, 2008, p.13).
No entanto, muitas vezes os sujeitos organizacionais desconhecem

a importncia da informao orgnica para a tomada de deciso,
fazendo-se necessrio uma atuao direcionada a gesto da informao
e gesto documental, principalmente para organizaes buscam maior
competitividade para manter-se no mercado em que atuam.
As organizaes necessitam de informaes oportunas e conhecimentos
personalizados, para efetivamente auxiliar os seus processos decisrios
e a sua gesto empresarial, principalmente por estarem enfrentando
um mercado altamente competitivo, globalizante e turbulento. De
forma permanente, elas buscam adequao e ajustes entre suas funes
e operaes cotidianas com as reais e efetivas necessidades do meio
ambiente interno e/ou externo em que esto inseridas, por meio de
decises e aes de seus gestores (REZENDE; ABREU, 2001, p.1).
necessrio esclarecer o que se compreende por informao

orgnica. Nessa perspectiva, recebe a denominao de orgnica a informao
que foi gerada no mbito de uma organizao/instituio, portanto,
pertence a ela. Dessa forma, o produtor da informao orgnica tambm
seu consumidor, ou seja, a informao orgnica aquela produzida por
um sujeito organizacional e fruto dos processos, atividades e tarefas
organizacionais por ele desenvolvidas.
Para Carvalho e Longo (2002, p.115) informaes orgnicas
[...] so um conjunto de informaes sobre um determinado assunto,
materializada em documentos arquivsticos que, por sua vez, mantm
relaes orgnicas entre si e foram produzidos no cumprimento das
atividades e funes da organizao.
A informao orgnica to importante quanto qualquer outro

recurso estratgico organizacional, e ela pode ser segmentada em trs nveis,
no que tange a sua utilizao: estratgica, ttica e operacional.
301
Estratgica: polticas, planos, planejamentos, legislao, anlises

de mercado etc.;
Ttica: relatrios, balanos etc.;
Operacional: normas, procedimentos e especificaes tcnicas e
administrativas (FAUVEL; VALENTIM, 2008, p.238).
No nvel estratgico residem os ambientes voltados para as

aes estratgicas, e [...] nesse ambiente organizacional, o ambiente
informacional est diretamente relacionado a esses saberes e fazeres,
portanto, a informao que proporciona essa dinmica ali existente
imbricada s atividades desenvolvidas afirma Valentim (2010, p.14).
Quanto ao nvel ttico Valentim (2010, p.14), destaca que
[...] voltado para o estabelecimento de programas de ao, elaborao
de normas de procedimentos, o estabelecimento de cronogramas de
atividades, o controle de qualidade, o acompanhamento de gastos e
custos de produo, tomada de deciso gerencial, anlise de questes
jurdicas, entre outros [...] este ambiente informacional tambm est
diretamente relacionado aos saberes e fazeres, assim, a informao
se constitui em insumo para o desempenho das atividades, tarefas e
tomada de deciso de curto e mdio prazo.
O nvel operacional composto por ambientes voltados

execuo de atividades, cujo
[...] o enfoque voltado ao controle e manuteno de mquinas
e equipamentos, a aplicao de normas e especificaes, ao uso de
manuais de procedimentos, ao cumprimento de cronogramas de
produo, entre outros. Nesse ambiente organizacional, o ambiente
informacional novamente est diretamente relacionado aos saberes e
fazeres, assim, a informao se constitui em base para a execuo das
tarefas propriamente ditas (VALENTIM, 2010, p.15).
Defende-se que a informao arquivstica abrange as informaes

orgnicas e as informaes no orgnicas, isto , aquelas que so produzidas
internamente organizao e aquelas que so produzidas externamente
organizao. Evidencia-se que a informao orgnica, produzida internamente
organizao, insumo fundamental para o processo decisrio.
A informao orgnica existente em uma organizao pode
proporcionar menos riscos e mais qualidade deciso, uma vez que so
302
Estudos
avanados em
Arquivologia
informaes produzidas no mbito organizacional que possibilitam

aos decisores maior segurana e, consequentemente, maior agilidade
e dinmica aos processos organizacionais. Os sujeitos organizacionais
que compreenderem a importncia estratgica da informao orgnica,
certamente obtero vantagem competitiva sobre aquelas empresas que no
trabalham esse tipo de informao, uma vez que propiciam maior agilidade
ao processo decisrio.
Rosseau e Couture (1998, p.65) explicam que [...] uma
organizao que utiliza de forma eficaz a informao orgnica e as
disponibiliza no momento certo para os decisores apresentam vantagens
decisivas e o cumprimento dos objetivos/metas organizacionais.
Partindo desse pressuposto, as organizaes devem reconhecer
a necessidade de gerenciar esse tipo de informao de forma eficiente,
compreendendo seu real valor para o cumprimento das funes e atividades
organizacionais.
5Relao entre os tipos documentais orgnicos e o processo decisrio
As informaes orgnicas produzidas pelos sujeitos organizacionais
se constituem na matria-prima que do origem aos tipos documentais, ou
seja, a partir da produo de informao orgnica no ambiente interno
organizao que surgem os tipos documentais orgnicos, assim o estudo da
Tipologia Documental em uma organizao deve enfocar as informaes
orgnicas produzidas por ela. Nesse contexto, os tipos documentais
orgnicos so elementos essenciais para subsidiar o processo decisrio.
Para Moreno (2007, p.13) [...] a informao deve estar disponvel
quando necessria, deve ser confivel, apresentada de modo seguro e
de forma que o decisor consiga interpret-la facilmente, para tanto
necessrio que seja realizada a gesto documental, de modo a subsidiar os
processos organizacionais, ou seja, a partir da gesto documental que os
sujeitos organizacionais recebem informaes orgnicas para a tomada de
deciso, bem como para desempenhar a funo ao qual esto vinculados.
Os arquivos constituem-se em um centro ativo de informaes, e
precisam estar devidamente organizados e estruturados para atingirem
seus objetivos, que so atender administrao, evitar erros e
303
repeties desnecessrias, produzir conhecimento para assessorar as

tomadas de deciso e dar continuidade aos trabalhos das instituies
(CARVALHO; LONGO, 2002, p.115).
no incio das etapas que integram a gesto documental, que

o tipo documental orgnico identificado e, posteriormente, gerenciado.
importante ressaltar que a informao orgnica (documento orgnico)
chegar ao seu destino final, com as caractersticas arquivsticas preservadas.
Os instrumentos arquivsticos garantem a efetividade dos
procedimentos de gesto, maior agilidade e preciso quando se necessita
recuperar uma informao orgnica. Alm disso, estabelece de forma
eficiente quando o documento pode ser eliminado, baseando-se na tabela
de temporalidade elaborada a partir da legislao vigente e das normas
organizacionais, enfim, so instrumentos de apoio que, por sua vez,
influenciam no acesso, recuperao e armazenamento da informao.
O reconhecimento do tipo documental ajuda,
[...] no aprimoramento das tarefas realizadas pelos administradores
envolvidos com os procedimentos de gesto documental, melhorando
a tramitao, a produo e o controle do arquivamento de documentos
junto aos rgos produtores. Na medida em que fornecesse
informaes precisas sobre as caractersticas da ao administrativa e
de seu produtor, registrados nos tipos documentais, as informaes
produzidas sobre as sries documentais se tornam a base para a realizao
das tarefas desenvolvidas pelo arquivista. A identificao condio
sine qua non para o desenvolvimento das funes arquivsticas da
avaliao, classificao, descrio e tambm da produo documental
(RODRIGUES, 2008, p.202).
Ressalta-se que a identificao necessria desde a produo

documental, portanto, no deve ser realizada posteriormente, mas sim no
momento da produo. Para Rodrigues (2008, p.203), [...] a partir da
identificao das caractersticas que apresentam os tipos documentais, so
definidas as regras para sua formatao e utilizao, tramitao, caso isso
no seja feito haver falhas no momento de anlise da produo documental
e, isso, pode afetar todas as outras aes arquivsticas.
A relao entre a Tipologia Documental e o processo decisrio
real, porquanto propicia a preservao da autenticidade, fidedignidade,
304
Estudos
avanados em
Arquivologia
confiabilidade, entre outras caractersticas, e, assim, permite que as decises

sejam tomadas de forma consistente e, consequentemente, resultam em
maior assertividade e menor risco organizacional.
Os tipos documentais constitudos pelas informaes orgnicas
produzidas no mbito interno de uma organizao so extremamente
importantes para o processo decisrio, porquanto a informao
orgnica colabora ativamente para o desempenho, desenvolvimento e
competitividade organizacional. Destaca-se que os tipos documentais
sustentam os fluxos formais existentes nas organizaes.
Dessa maneira, o estudo da Tipologia Documental deve ser
realizado no mbito organizacional, pois a identificao e o reconhecimento
destes estritamente relacionada produo da informao orgnica que,
por sua vez, perpassa todo o fluxo formal de uma determinada organizao,
consequentemente os processos arquivsticos seguintes sero realizados
com mais eficincia, visto que a elaborao dos instrumentos arquivsticos
(plano de classificao e tabela de temporalidade, por exemplo) dependem
fundamentalmente dessa etapa inicial.
A produo do documento orgnico e o incio de sua tramitao
na fase corrente se configuram como ideal para identific-los, estud-los
e gerenci-los, ou seja, se as aes arquivsticas (identificao, elaborao
de instrumentos arquivsticos etc.) forem desenvolvidas apenas quando os
documentos chegarem fase permanente muita informao j ter se perdido.
Para tanto, preciso que as organizaes primeiramente percebam
a necessidade de se gerenciar as informaes orgnicas, estabelecendo
estratgias para se implantar uma gesto documental de qualidade, de
forma que possa em tempo real subsidiar a tomada de deciso dos sujeitos
organizacionais e, no mbito da gesto documental, aplicar a Tipologia
Documental como um procedimento arquivstico essencial.
Evidencia-se que as organizaes no so iguais, por isso mesmo
cada uma possui suas particularidades/especificidades, assim como seus
305
tipos documentais so nicos, pois so reflexos da prpria estrutura e

funo organizacional.
O estudo e aplicao da Tipologia Documental proporciona
maior clareza quanto aos tipos documentais gerados em uma determinada
organizao, bem como demonstra de que forma so produzidos, como so
caracterizados, quais as similaridades e distines, esclarecendo aos sujeitos
organizacionais o valor e/ou importncia de cada tipo documental para o
desempenho organizacional, principalmente no que se refere a tomada de
deciso.
A elaborao de quadros sistematizadores dos tipos documentais
relevantes e mais utilizados para o processo decisrio e resultante da aplicao
da Tipologia Documental possibilita a elaborao de um modelo para que
a organizao possa identificar e gerenciar os diferentes tipos documentais
orgnicos que surgem e, por conseguinte, as informaes orgnicas que seus
sujeitos organizacionais mais necessitam, proporcionando uma dinmica
informacional para a organizao.
Ressalta-se que no h consenso entre os tericos da rea no
que tange a identificao dos tipos documentais, desde o momento da
produo do documento, entretanto, evidencia-se a importncia da
aplicao da Tipologia Documental desde a produo documental, pois do
contrrio os fazeres arquivsticos no sero capazes de suprir as necessidades
informacionais dos sujeitos organizacionais.
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307
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308
Estudos
avanados em
Arquivologia
Sobre os Autores
Ana Clia Rodrigues

Possui graduao em Histria, mestrado e doutorado em Histria Social pela Universidade
de So Paulo. Especializao em Organizao de Arquivos pelo Instituto de Estudos
Brasileiros da Universidade de So Paulo e pelo Archivo General de la Nacin, Peru/
OEA. A experincia profissional se destaca junto aos arquivos municipais, como autora
dos projetos de implantao e coordenao do Centro da Memria Santista, atual
Fundao Memria e Arquivos de Santos, SP; Arquivo Municipal de Ouro Preto, MG;
Arquivo Municipal de Campo Belo, MG e Arquivo Municipal de Campinas, SP. Tem
realizado conferncias em eventos e ministrado cursos na rea de arquivstica promovidos
por instituies brasileiras e latino-americanas, como Escuela Nacional de Archiveros,
Peru e Archivo General de la Nacin, El Salvador, entre outras. Na rea de Gesto de
Documentos se ressaltam os trabalhos realizados na Prefeitura Municipal de Campo
Belo, MG; Fundao para o Vestibular da Unesp (VUNESP), SP; Usina de lcool e
Acar (COCAL), SP; Empresas do Grupo REDE de Distribuio de Energia Eltrica,
projeto da Fundao Energia e Saneamento de So Paulo; Prefeitura Municipal de Santos,
SP e Supremo Tribunal Militar, projeto em andamento coordenado pelo CASNAV da
Marinha do Brasil. Atualmente orienta a pesquisa cientfica aplicada para a definio de
requisitos metodolgicos do Projeto de Gesto de Documentos do Governo do Estado
do Rio de Janeiro, coordenado pela Casa Civil do Governo do Rio de Janeiro e Arquivo
Pblico do Estado do Rio de Janeiro. Atualmente Professora Adjunta do Departamento
de Cincia da Informao da Universidade Federal Fluminense (UFF), RJ, no Programa
de Ps-Graduao em Cincia da Informao e no Curso de Arquivologia, do qual
coordenadora. Foi docente do Curso de Arquivologia da Unesp/Marlia (SP) de 2003
a 2008 e coordenadora entre 2006-2007. autora de trabalhos publicados em revistas
nacionais e estrangeiras. Tem experincia na rea de Cincia da Informao, com nfase
em Arquivologia, atuando principalmente nos seguintes temas: ensino e pesquisa em
arquivologia; diplomtica e tipologia documental; funes arquivsticas (identificao,
classificao, avaliao) e gesto de documentos.
309
Andr Porto Ancona Lopez

Professor da Faculdade de Cincia da Informao da Universidade de Braslia, desde
2005, onde leciona, entre outras disciplinas, Diplomtica e Tipologia Documental para
o curso de graduao em Arquivologia e Metodologia de pesquisa para o Programa de
Ps-graduao em Cincia da Informao, do qual foi coordenador entre 2010 e 2012.
Especializou-se na organizao de arquivos pelo IEB/ECA-USP aps ter se graduado em
Histria pela FFLCH-USP. Seu mestrado em Histria Social (USP) foi publicado sob o
ttulo Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras (Ed. Loyola,
1999). Doutorou-se em 2001 pela FFCLH-USP, com o trabalho As razes e os sentidos:
finalidades da produo documental e interpretao de contedos na organizao
arquivstica de documentos imagticos. Publicou, pelo Arquivo do Estado de So Paulo,
em 2002, o livro Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos
de pesquisa. Sua experincia arquivstica inclui passagens por vrias instituies, entre as
quais o Centro de Documentao do Movimento Operrio Mrio Pedrosa (CEMAP), o
Arquivo de Negativos da Prefeitura de So Paulo (SMC-DPH) e o Arquivo do Municpio
de Amparo, do qual foi diretor. Entre 2001 e 2009 foi professor convidado do curso de
especializao em Arquivos do IEB/ECA-USP, responsvel pela disciplina de descrio.
Foi professor junto ao departamento de Histria da Universidade Estadual de Maring por
mais de dez anos. Atualmente desenvolve junto ao CNPq, como projeto de produtividade,
pesquisa relacionada discusso da organicidade arquivista de documentos fotogrficos
e participa do grupo de trabalho do Conselho Internacional de Arquivos sobre arquivos
fotogrficos e audiovisuais (ICA-PAAG). Coordena, junto Rede Ibero-americana de
Ensino Arquivstico Universitrio, blog destinado a amparar as aes de comunicao
de tal rede. Como modo de incrementar o intercmbio cientfico, as atividades atuais do
pesquisador esto sendo difundidas nos seguintes blogs: Blog Diplomtica e Tipologia
Documental (http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/) - direcionado para os alunos
de graduao; Blog Metodologia em Cincia da Informao (http://metodologiaci.
blogspot.com/) - focado em pesquisas de ps-graduao; Blog DigifotoWeb (http://
digifotoweb.blogspot.com/) - relacionado pesquisa sobre documentos fotogrficos;
Blog Ibero-americano de Ensino Arquivstico Universitrio (http://bieau.blogspot.com/)
- voltado para a RIBEAU. Tem se dedicado ainda discusso relacionada formao
profissional de arquivistas na Amrica Latina em grupo de trabalho composto por
pesquisadores da Colmbia e Mxico, alm de coordenar o simpsio internacional sobre
acesso informao, no Chile, junto com pesquisadores do Mxico e Argentina.
Carlos Alberto vila Arajo

Possui graduao em Comunicao Social pela Universidade Federal de Minas Gerais
(1996), mestrado em Comunicao Social pela Universidade Federal de Minas Gerais
(2000), doutorado em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas
Gerais (2005) e ps-doutorado pela Faculdade de Letras da Universidade do Porto
(2011). Atualmente professor adjunto III da Escola de Cincia da Informao da
Universidade Federal de Minas Gerais. Foi Editor Adjunto da revista Perspectivas em
Cincia da Informao (1413-9936) de 2007 a 2010. Fez parte, em 2008, da Comisso
310
de planejamento e desenvolvimento do projeto pedaggico do curso de graduao em

Arquivologia da UFMG e, em 2009, foi presidente da Comisso de planejamento e
desenvolvimento do projeto pedaggico do curso de Museologia da UFMG. Atua nas
reas de Epistemologia da Cincia da Informao e suas relaes com a Biblioteconomia,
Arquivologia e Museologia, Estudos de Usurios da Informao, Biblioteca Escolar.
Dunia LLanes-Padrn
Doctora en Biblioteconoma y Documentacin, Ttulo Europeo de Doctorado otorgado
por la Universidad de Salamanca, Espaa. Mster en Documentacin por la Universidad
de Coimbra, Portugal. Licenciada en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin por
la Universidad de La Habana, Cuba. Profesora del Departamento de Bibliotecologa y
Ciencias de la Informacin de la Universidad de La Habana. Adems de su actividad
docente y de investigacin, desempe su ejercicio profesional como especialista principal
en Gestin Documental en la Empresa Cubana del Petrleo, donde dise, organiz e
implement el Sistema Nacional de Gestin Documental para el sector petrolero cubano.
Ha realizado varios trabajos de investigacin en el campo de los archivos, especficamente
en el rea de la gestin documental y la normalizacin de la descripcin archivstica. Ha
participado en diversas estancias de investigacin y formacin en universidades y centros
de archivos de Cuba, Espaa y Portugal as como en diversos congresos y eventos nacionales
e internacionales. En el curso 2008-2009 la Universidad de Salamanca le concedi el
Premio Extraordinario de Grado por la investigacin que realiz sobre estndares de
descripcin archivstica. En el curso 2002-2003 la Universidad de la Habana le otorg
la condicin de graduada universitaria con Ttulo de Oro por los resultados obtenidos
durante los cinco aos de formacin universitaria.
Jos Luis Bonal-Zazo

Diplomado en Biblioteconoma y Documentacin, por la Universidad de Salamanca,
Licenciado en Geografa e Historia (especialidad de Historia Medieval) por la misma
Universidad y doctor en Documentacin, tambin por la Universidad de Salamanca,
con la tesis titulada La Normalizacin de la Descripcin Archivstica en el contexto
internacional. En la actualidad es Profesor Titular de Universidad en el Departamento de
Informacin y Comunicacin de la Universidad de Extremadura (Facultad de Ciencias
de la Documentacin y la Comunicacin), donde desarrolla su actividad docente desde
el ao 1995. Adems de su experiencia docente en la Universidad de Extremadura ha
impartido cursos de postgrado en las universidades de Salamanca, Sevilla, Internacional
de Andaluca, Universidad Tecnolgica Metropolitana de Santiago de Chile y Universidad
de La Salle Colombia-. Asimismo ha impartido numerosos cursos de formacin
para distintas administraciones pblicas, universidades y asociaciones profesionales
iberoamericanas. Sus lneas de investigacin se centran en la problemtica de la descripcin
y la organizacin documental, y en este contexto ha participado en varios proyectos de
investigacin y dirigido algunos, entre los que destacan los financiados por la Junta de
Extremadura y la empresa Iberdrola. Es autor de libros como La descripcin archivstica
311
normalizada (Trea, 2001) y coautor de las siguientes obras: Manual de Descripcin

Multinivel (Junta de Castilla y Len, 2000, con reimpresiones en 2001, 2002 y 2007);
Curso de Archivo y Documentacin (Junta de Extremadura, 2007; 2 ed. en 2010); Jesus
Delgado Valhondo [Catlogo de la exposicin] (Ayuntamiento de Badajoz, 2008) y La
bibliografa sobre el emperador Carlos V (Real Academia Europea de Yuste; 2010).
Jos Maria Jardim

Possui graduao em Histria pela Universidade Federal Fluminense (1978), Mestrado em
Cincia da Informao pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (1994) e Doutorado
em Cincia da Informao pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (1998).
Atualmente Professor Associado do Departamento de Estudos e Processos Arquivsticos
da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro. De 1992 a 2010 foi professor
do Departamento de Cincia da Informao da UFF, tendo ministrado disciplinas na
graduao em Arquivologia e Biblioteconomia e no Programa de Ps-Graduao em
Cincia da Informao da UFF. No momento, coordena o Mestrado Profissional em
Gesto de Documentos e Arquivos (UNIRIO) e desenvolve pesquisa intitulada: A (re)
inveno das instituies arquivsticas brasileiras na ordem democrtica: transformaes,
impasses e cenrios futuros aps a Constituio de 1988 e a Lei de Arquivos de 1991. Lidera
o Grupo de Pesquisa Polticas Pblicas Arquivsticas. Tem experincias profissionais nas
reas de Arquivologia e Cincia da Informao, abordando principalmente os seguintes
temas: gesto de arquivos, polticas pblicas de informao, polticas de arquivos, governo
eletrnico, ensino e pesquisa em Arquivologia, direito informao e gesto da informao
governamental. Entre maro de 2008 e fevereiro de 2009 desenvolveu atividades de psdoutorado no Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil
(CPDOC) da Fundao Getlio Vargas e no Observatorio Archivistica y Sociedad do
Departamento de Documentao da Universidad Carlos III de Madrid.
Maria Leandra Bizello

Professora do Departamento de Cincia da Informao na Universidade Estadual
Paulista Jlio de Mesquita Filho (Unesp) cmpus Marlia, desde 2007. Atualmente
coordenadora do curso de Arquivologia deste departamento ministrando as disciplinas
de Produo Documental, Arquivos Correntes e Intermedirios e Arquivo, Memria
e Sociedade, alm de supervisionar o Estgio Obrigatrio em Arquivos Correntes e
Intermedirios. No Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da Unesp
leciona a disciplina Memria e Patrimnio em Unidades de Informao, est ligada
linha de pesquisa Produo e Organizao da Informao. graduada em Histria pela
UNICAMP, especializou-se em Arquivos no ano de 1989, em curso oferecido pelo IEB na
UNICAMP. Mestre e Doutora em Multimeios, Instituto de Artes UNICAMP trabalhou
as relaes cinema e histria. No mestrado dedicou-se aos filmes institucionais produzidos
por Jean Manzon no perodo de 1956-1961. No doutorado estudou a construo da
imagem de Juscelino Kubitschek durante sua presidncia nos anos 1956-1961 em filmes
institucionais, nas revistas de grande circulao nacional Manchete e O Cruzeiro. Em
312
Estudos
avanados em
Arquivologia
2006 fez estgio doutoral na Paris III Sorbonne Nouvelle. Foi diretora de Equipamentos
Culturais nos anos de 2001 a 2002 na gesto do Partido dos Trabalhadores na cidade de
Amparo-SP. Foi professora da UNIP/Campinas e ESAMC/Campinas atuando em cursos
da rea de Comunicao Social e Humanidades. representante suplente no CONARQ
das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia. Compe o Conselho
Consultivo do Centro de Documentao e Memria (CEDEM) da Unesp. membro
da Comisso Central de Avaliao Documental da Unesp e pesquisa gesto documental
em Arquivos Cientficos. O projeto de pesquisa atual : Arquivo, Memria e Produo
de Conhecimento, em que faz um levantamento dos arquivos, centros de documentao
e memria, fundaes e instituies pblicas e privadas que guardam conjuntos
documentais, estuda o conceito de memria e a produo de conhecimento desses lugares.
Dedica-se ainda ao estudo das relaes entre imagens e arquivos, pesquisando atualmente
o fundo da Agncia Nacional custodiado pelo Arquivo Nacional - suas relaes com a
memria e o nacionalismo.
Maria Cristina Vieira de Freitas

Doutora em Biblioteconomia e Documentao pela Universidade de Salamanca (Espanha,
2010); mestre em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas Gerais (Brasil,
2003); Especialista em Conservao de Obras sobre Papel pela Universidade Federal do Paran
(Brasil, 1999); Licenciada em Documentao e Arquivstica pela Universidade de Aveiro
(Portugal, 2008) e em Histria pela Faculdade de Filosofia, Cincias e Letras de Cataguases
(Brasil, 1992). Atuou como funcionria (1989-1994) e como docente de carreira (1994-2009)
no Centro Federal de Educao Tecnolgica de Minas Gerais (Brasil); como consultora tcnica
na Fundao Cultural Calmon Barreto de Arax (Brasil, 1996-2001), onde desempenhou
atividades relacionadas com as historiografias local e regional; a conservao e a preservao
dos acervos bibliogrficos, museolgicos e arquivsticos; e a organizao e o tratamento da
informao bibliogrfica e arquivstica. Atuou como consultora em projeto de implantao
do curso de tecnlogo em Arquivos, na Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais
(Brasil, 2004) e como Tcnica Superior de Bibliotecas e de Servios de Documentao na
Biblioteca Geral da Universidade Portucalense (Portugal, Dez. 2008 - Maio 2009). Atua
(2010 -) como Professora Auxiliar Convidada na Universidade de Coimbra, na Universidade
Fernando Pessoa e na Universidade Portucalense, onde leciona disciplinas do currculo da
licenciatura e do mestrado em Cincia da Informao. membro integrante do grupo
CIDEHUS (Universidade de vora, 2011-); do Conselho de Redao do Boletim do Arquivo
da Universidade e do projeto ID@UC (Universidade de Coimbra, 2011-). Foi formadora
em ao de formao em conservao e preservao de acervos arquivsticos, na Santa Casa
de Misericrdia do Porto (2011). Frequentou 4 estgios curriculares e/ou extracurriculares
em instituies prestigiadas, no Brasil e em Portugal, nos seguintes mbitos: Biblioteconomia
e Documentao; Arquivstica; Conservao, Restauro e Microfilmagem para Preservao
(1998-2007). Desenvolveu e coordenou 5 projetos nos mbitos da educao, histria local,
arquivstica e preservao de acervos pblicos (1997-2001).
313
Mara Manuela Moro-Cabero

Doctorada en Historia por la Universidad de Salamanca. Especialidad Historia Medieval.
Diplomada en Biblioteconoma y Documentacin. Licenciada en Geografa e Historia.
Profesor Titular Departamento de Biblioteconoma y Documentacin, Facultad de
Traduccin y Documentacin, Universidad de Salamanca. Es miembro del Observatorio
de Prospectiva Archivstica y Sociedad y del CT50 de AENOR, donde coordina el
Grupo de Trabajo de Evaluacin del SC1-Espaa. Es autora de numerosas publicaciones
sobre gestin de documentos de archivo, gestin normalizada de documentos, calidad y
archivos.
Mariana Lousada
Doutoranda e Mestre em Cincia da Informao pelo Programa de Ps-Graduao da
Universidade Estadual Paulista (UNESP), cmpus de Marlia. Bolsista CNPq. Possui
graduao em Arquivologia pela Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita
Filho (Unesp). Foi bolsista FAPESP no mestrado e de iniciao cientfica pela agncia
de fomento CNPq. Participa do Grupo de Pesquisa Informao, Conhecimento e
Inteligncia Organizacional. Tem experincia na rea de Organizao de Arquivos. Foi
professora bolsista no Departamento de Cincia da Informao da Universidade Estadual
Paulista, cmpus de Marlia, nas disciplinas Arquivos Empresariais e Especializados e
Prticas Profissionais em Arquivologia.

Ps-Doutorado pela Universidad de Salamanca, Espanha, em 2011-2012. Livre Docente
em Informao, Conhecimento e Inteligncia Organizacional pela Unesp. Doutora
em Cincias da Comunicao pela Escola de Comunicaes e Artes da Universidade
de So Paulo (ECA/USP), em 2001. Mestre pela PUC-Campinas, em 1995. Docente
de graduao e ps-graduao da Universidade Estadual Paulista (Unesp/Marlia).
Bolsista Produtividade em Pesquisa (PQ) do CNPq na rea de inteligncia competitiva
organizacional, gesto da informao e gesto do conhecimento. Vice-Coordenadora do
Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao. Lder do Grupo de Pesquisa
Informao, Conhecimento e Inteligncia Organizacional. Coordena o projeto de
pesquisa Ambientes e fluxos de informao em ambientes empresariais. Organizadora
e autora de vrios livros na rea. Exerceu o cargo de Vice-Presidente da Associao de
Educao e Investigao em Cincia da Informao da Iberoamerica e Caribe/Asociacin
de Educacin e Investigacin en Ciencia de la Informacin de Iberoamrica y el Caribe
(EDICIC), gesto 2009-2011. Exerceu a coordenao do Grupo de Trabalho Gesto
da Informao e do Conhecimento nas Organizaes (GT-4), da Associao Nacional
de Pesquisa e Ps-Graduao em Cincia da Informao (ANCIB), gesto 20092010. Exerceu o cargo de Presidente da Associao Brasileira de Educao em Cincia
da Informao (ABECIN), gesto 2001-2004. Exerceu o cargo de Coordenadora da
Coordenadoria Geral de Bibliotecas da Universidade Estadual Paulista (Unesp), gesto
314
Estudos
avanados em
Arquivologia
2009-2010. Exerceu o cargo de tutora da Empresa Jnior de Gesto de Informao e

Documentao (EGID) da UNESP/Marlia de 2007-2008.
Natlia Marinho do Nascimento

Mestranda do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao, da Universidade
Estadual Paulista (Unesp), cmpus de Marlia. Possui graduao em Arquivologia
pela Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho (Unesp). Bolsista de
iniciao cientfica CNPq (2009/2010) e FAPESP (2011). Participa do Grupo de
Pesquisa Informao, Conhecimento e Inteligncia Organizacional. Foi Presidente
(2011) e Diretora de Marketing (2010) da Empresa Jnior de Gesto da Informao e
Documentao (EGID).
Oswaldo Francisco de Almeida

Doutorado em Cincias da Comunicao pela Universidade de So Paulo (1999). Mestrado
em Cincias da Comunicao pela Universidade de So Paulo (1992). Graduao em
Biblioteconomia e Documentao pela Fundao Escola de Sociologia e Poltica de So
Paulo (1974). Atualmente professor do programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao da Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho (Unesp/Marlia).
Foi professor associado da Universidade Estadual de Londrina (UEL). Tem experincia
na rea de Cincia da Informao, com nfase em Informao e Sociedade, atuando
principalmente nos seguintes temas: informao e sociedade, mediao da informao,
servio de referncia e informao, bibliotecas pblicas e biblioteconomia. Mantenedor
do site Infohome (www.ofaj.com.br). Presidente da Associao Brasileira de Educao
em Cincia da Informao (ABECIN), gesto 2011-2013.
Rafael A. Moron Semido

Mestrando do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao, da Universidade
Estadual Paulista (Unesp), cmpus de Marlia. Bolsista FAPESP de mestrado acadmico.
Graduado em Arquivologia pela Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho
(Unesp). Graduao interrompida em Filosofia pelo CES - Sagrado Corao de Jesus - So
Jos do Rio Preto/ SP. Curso tcnico/profissionalizante em Tcnico em Contabilidade pela
Fundao de Ensino Chaffik SAAB Urups/SP. Tem experincia na rea de Cincia da
Informao, com nfase em Arquivologia, atuando principalmente nos seguintes temas:
Dados/Informao/Conhecimento; Epistemologia; Fundamentao Conceitual; Gesto da
Informao e do Conhecimento. Bolsista FAPESP de Iniciao Cientfica (2010/2011).
Participa dos Grupos de Pesquisa Informao, Conhecimento e Inteligncia Organizacional
(ICIO) e Fundamentos Tericos da Informao, ambos da Unesp.
315
Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Doutor em Histria Social pela Universidade de So Paulo (2005). Mestre em
Biblioteconomia e Documentao pela Universidade de Braslia (1995). Graduao
em Histria pela Universidade de Braslia (1990). Atualmente professor adjunto da
Universidade de Braslia. Tem experincia na rea de Cincia da Informao, com nfase
em Organizao de Arquivos, atuando principalmente nos seguintes temas: Arquivologia,
organizao de arquivos, gesto de documentos, formao profissional e polticas pblicas
de arquivo.
Sonia Maria Troitio-Rodriguez

Doutora em Histria Social pela Universidade de So Paulo, desenvolvendo pesquisa
na linha temtica Historiografia e Documentao. Possui graduao em Histria pela
Universidade de So Paulo, formao em Patrimnio Cultural pela Fundacin Duques
de Sria/Ministrio de Cultura de Espaa (Espanha) e Arquivstica pela Fundacin
Sanchez-Albornoz/Universidad de Valladolid (Espanha). Atuou como diretora do Centro
de Arquivo Permanente do Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, alm de trabalhar
prestando consultoria nas reas de pesquisa histrica e organizao de acervos para diversas
instituies. Atualmente professora do Departamento de Cincia da Informao, da
Universidade Estadual Paulista Julio de Mesquita Filho, nos cursos de Arquivologia
e Biblioteconomia, desenvolvendo atividades e pesquisa nas linhas Organizao da
Informao e Informao e Sociedade; Pesquisadora dos grupos de pesquisa Gnese
Documental Arquivstica e Cultura & Gnero; E coordenadora do Centro de
Documentao Histrica e Universitria de Marlia (CEDHUM/UNESP-Marlia)
Telma Campanha de Carvalho Madio

Doutora em Cincias da Comunicao pela Universidade de So Paulo (2005). Mestrado
em Histria pela Pontifcia Universidade Catlica de So Paulo (PUC/SP) (1999).
Especializao em Arquivo pelo IEB/USP (1988). Graduao em Histria pela Pontifcia
Universidade Catlica de So Paulo (PUC/SP) (1985). Atualmente professora da
Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho/UNESP, no Departamento
de Cincia da Informao da Faculdade de Filosofia e Cincias - Cmpus Marlia,
ministrando disciplinas na graduao e na ps-graduao. Coordenadora do Laboratrio
de Conservao, desde 2006. Atua nas linhas de Pesquisa Produo e Organizao da
Informao e Gesto da Informao e do Conhecimento, com os temas: organizao
e identificao arquivstica, fotografia, acervos audiovisuais, conservao preventiva e
Histria Contempornea do Brasil.
316
Estudos
avanados em
Arquivologia
Sobre o livro

Formato
16X23cm
Tipologia
Adobe Garamond Pro

Papel

Poln soft 85g/m2 (miolo)

Carto Supremo 250g/m2 (capa)
Acabamento
Grampeado e colado
Tiragem
300
Catalogao
Telma Jaqueline Dias Silveira
Capa
Edevaldo D. Santos
Diagramao
Edevaldo D. Santos
Produo grfica
Giancarlo Malheiro Silva
2012
Impresso e acabamento
Grfica Campus
(14) 3402-1333
317

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Estudos avanados

Marta Lgia Pomim Valentim

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

1. Arquivologia Estudo em ensino. 2. Arquivologia Metodologia.

Cultura Acadmica selo editorial da Editora Unesp

Captulo 1- Gesto Documental em Ambientes Empresariais

Captulo 2 - La Evaluacin en Archivos: Alcance e Instrumentos de Medicin

Captulo 3 - Uma Discusso dos Documentos Fotogrficos em Ambiente

Captulo 4 - Paradigmas de Investigacin en Archivstica

Captulo 5 - Documentao Imagtica e Memria

Captulo 6 - Grounded Theory como Mtodo de Investigao em Arquivologia:

Captulo 7 - A Pesquisa em Arquivologia: um Cenrio em Construo

Captulo 8 - La Descripcin Archivstica: un Antes y un Despus

Captulo 9 - A Formao de Arquivistas no Brasil: Notas para um Debate

Captulo 10 - Identificao: uma Metodologia de Pesquisa para a Arquivstica

Captulo 11 - Potencialidades do Dilogo entre a Arquivologia, a Biblioteconomia,

Captulo 13 - A Mediao da Informao e a Arquivstica: Aproximaes Tericas

Captulo 15 - A Relao entre os Estudos de Tipologia Documental e o

Certa vez Caetano Veloso afirmou que incrvel a fora que as

coisas parecem ter quando elas precisam acontecer. Tenho acompanhado

Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)

H um quadro docente mais numeroso, mais diversificado, mais

A criao dos cursos de graduao talvez seja o grande marco

Braslia, 8 de agosto de 2012.

profissional arquivista tem um amplo espao de trabalho,

Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)

gesto do conhecimento, memria organizacional, governana corporativa

organizao e seus stakeholders1 e relacionada s funes, atividades e

Marta Lgia PoMiM VaLentiM (org.)

A. informao. orgnica. . constituda. a. partir. de. diferentes.

possibilita o processamento de custos, lucros, riscos e controles; informao

Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)

Outras definies similares so apresentadas pelo CONARQ

A gesto documental abrange desde a produo at a eliminao

tomada de deciso documental, isto , se so eliminados ou preservados

Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)

da poltica documental necessrio a elaborao de programas, planos,

legislao vigente e com o estatuto e regimento institucional. Ambos

Marta Lgia Pomim Valentim (Org.)

disseminao e uso de informaes/documentos, modificando possveis

A etapa de identificao e mapeamento dos fluxos documentais

hierrquicos se relacionam com a produo, tramitao e guarda e/ou

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de documentos e o desempenho (eficincia e eficcia) do sistema de

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por meio da GD que h a possibilidade de acompanhar os

RHOADS, J. B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales

El proceso evaluador es habitualmente percibido de modo

negativo, generando en ocasiones, desconfianza, disconformidad, rechazo

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En torno al proceso de la medicin surgen mltiples interrogantes;

Otra experiencia de la consuetudinaria prctica de la medicin

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organizacin (y no slo en el archivo); en suma, la medicin es percibida de

Disponible en: <https://www.igt.connectingforhealth.nhs.uk/Home.aspx?tk=2550471799&cb=ebe9faa1ab09-4bb9-adf8-cdd80df207d9&lnv=7&clnav=YES>. Acceso en: 5 mayo 2012.

estudiadas. A su vez, el proyecto ha permitido generar un set de criterios

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y de gestin documental, tales como requisitos legislativos, administrativos

Adaptacin y traduccin de la autora.

1. Existencia de metodologas especficas de evaluacin del impacto y de

Adaptacin y traduccin de la autora.

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