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Gestão Administrativa e Material de Stocks Técnicas de Apoio à Gestão

Nuno Seixas 04-05-2009

Gestão de Stocks

Gestão Administrativa e Material de Stocks

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas

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Introdução Gestão de Stocks: Benefícios Principais * Optimiza o investimento nas suas existências ao minimizar os custos relacionados com transporte, encomendas e custos por falta de produtos.

* Mantém exactos e actuais os registos em inventário permanente.

* Contribui para o aumento das margens de comercialização e para a satisfação dos clientes ao reduzir tarefas de expediente, custos e falta de informação de gestão.

* Facilita a análise da oferta e da procura para uma eficiente e rentável execução do plano director da empresa.

* Ordens de transferência inter-armazéns são processadas rápida e eficientemente, com uma completa visibilidade das existências em trânsito.

* Mantém na Contabilidade Geral a contabilização do custo das vendas por grupos de produtos, armazém.

* Disponibiliza consultas rápidas à situação das existências.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas

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metros e quilos. forma de contabilização e impacto na quantidade existente. custo padrão inicial. preço. * Mantém informação da quantidade física existente por empresa e armazém. vendas. * Custeio de stocks para a Contabilidade Geral ao custo padrão corrente. selecção aleatória de produtos ou um ciclo pré. custo. controlar as existências noutra e vender ainda noutra. Como por exemplo comprar em contentores. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 4 . controlar os stocks em embalagens e vender em unidades. técnicas como: -Classificação ABC. encomendas e reservas.Características Principais * Possibilita a definição pelo utilizador de tipos de transacções de stocks para o controlo do impacto nos custos.definido e plano de contagem regular. custo médio ou último custo actual * Fornece processamento completo do inventário físico para determinar as quantidades existentes por contagem actual. * Suporta informação completa do produto ao nível de quantidade. * Permite ciclos múltiplos de contagem de existências. * Permite encomendar numa determinada unidade de medida.

* Possibilita a informação de base requerida para os stocks relacionados com a distribuição.Características Adicionais * Possibilita uma análise ampla dos produtos usando códigos de grupos de produtos. pelo armazém. financeiros e físicos dos stocks. assim como uma completa análise estatística em ambos os aspectos. dos artigos requisitados e ainda não integralmente fornecidos. * Permite gestão de stocks de produtos com procura independente. permite: • A consulta. O sistema de Gestão de Stocks Neste fluxo processual. a aplicação de Gestão de Stocks. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 5 . * Disponibiliza a classificação ABC dos produtos segundo critérios definidos pelo utilizador. * Oferece um conjunto completo de mapas e consultas. através dos métodos de revisão contínua e periódica disponibilizando mapas de ponto de encomenda e de revisão periódica.

quando da entrada ou da saída de materiais do armazém. • A satisfação parcial dos pedidos dos serviços. por direcção / departamento. em armazém. por artigo. • A entrada. a emissão das Guias de Entrega. • A consulta de saídas de materiais do armazém. por fornecedor. por serviço ou por artigo. • A actualização imediata do valor das existências e do custo médio unitário dos bens em armazém. após consulta automática do material existente em armazém. não se perdendo a noção dos pedidos não satisfeitos. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 6 . • O registo de notas de devolução interna e a sua consulta. • A actualização imediata de existências. por data. por artigo. de artigos referentes a uma Requisição Oficial. ou entre datas. • A consulta de entradas de artigos em armazém.• A agregação dos artigos não fornecidos por serviço e. por data. por serviço.

por diferentes formas: de um artigo. • A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de encomenda (PE). com respectiva situação. com base no comportamento observado do consumo durante um período anterior. • A lista de existências reportadas. requisições não satisfeitas ou requisições dirigidas a um fornecedor. data de requisição ao fornecedor e tempo necessário para entrega. entre datas. para confronto com o inventário físico dos materiais. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 7 . • A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo. distinguindo os artigos que já foram objecto de encomenda daqueles que ainda o não foram. • O cálculo das compras a efectuar (quantidade). • A consulta de requisições. dirigidos à secção de compras. por artigo. • A consulta dos pedidos do armazém. • A definição de existências iniciais ou resultado de uma inventariação intermitente. apresentando sequencialmente os diversos movimentos de entrada e saída.• A valorização de todos os artigos fornecidos aos serviços.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 8 . ou já fornecedora. por grupo e subgrupo. Entidades Intervenientes Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestão de stocks cito as entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem. de um bem. Fornecedor – Entidade designada para fornecer. Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome bens. Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser Fornecedor. • A definição de artigos indispensáveis.• A gestão de um classificador de artigos. se bem que na realidade os nomes possam variar consoante a nomenclatura usada em cada organismo. Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua entrega aos outros Serviços de um Organismo. de um modo único e genérico. para os quais não pode existir ruptura de stocks. • A localização física em armazém de cada artigo. permitindo-se ainda a consulta por código do artigo ou por ordem alfabética.

dá-se início a um processo de aquisição através de um pedido à secção de Compras. Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de Economato através de uma Requisição interna. de um modo provisório. entrega o bem ao Organismo. Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados.Compras – Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem. Com estes intervenientes definidos. O Economato verifica a existência do bem em armazém. 5. podem descrever-se do seguinte modo: 1. os bens adquiridos pelo Organismo. 2. as várias fases que integram o fornecimento. 3. a qual é formalizada por uma Requisição oficial ou Nota de encomenda. 4. Se não houver no Armazém. A entrega. Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao Serviço acompanhado de uma Guia de entrega. 6. após a recepção da Requisição oficial ou Nota de encomenda. dependendo do Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 9 . A secção de Compras efectua o processo de consulta ao mercado e é tomada uma decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma. O Fornecedor. de um bem a um Serviço.

Gestão Económica de Stocks . quem acusa a recepção do bem é o Economato através da recepção da Guia de remessa/Factura do Fornecedor. assim como. e centra-se na requisição externa. e disposição dos materiais no armazém. pode ser no Armazém ou no Serviço.decidir acerca dos artigos a adquirir. . .Gestão Administrativa de Stocks – identifica-se na prática com a gestão de Aprovisionamento. No entanto. Após entendimento de boa recepção do bem. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 10 . Domínios da Gestão de Stocks O Sistema de Gestão de Stocks tem como objectivo primordial gerir três domínios importantes: . das suas quantidades.tipo de bem. Gere todo o processo de contratação e requisição de bens e serviços. 7.Gestão de Materiais – preocupa-se essencialmente com as entradas. este é passível de pagamento. saídas.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 11 . Em termos de gestão dos stocks. Em resumo. o inventário permanente permite informar as quantidades e os preços unitários. apoiado no registo validado das entradas e saídas de modo a permitir conhecer no curso do exercício. em quantidade e em valor. Por outro lado. as existências em quantidade e em valor. o conhecimento global do stock só se obtém quando se fala em unidades monetárias e não apenas em quantidades – donde a necessidade de dispor de dados quantificados e valorizados sobre stocks: os consumos. os preços unitários informados servem de referência aos compradores permitindo determinar os preços de facturação dos artigos cedidos a outros serviços da empresa ou vendidos ao exterior. servindo para alimentar a contabilidade. bem como o valor dos consumos anuais. parâmetros de base para definir o período económico de encomenda. responde a várias necessidades da empresa. gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos. É indispensável o conhecimento do preço unitário dos artigos para os poder integrar no cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou em curso. as entradas e os stocks detidos. È portanto necessário que os stocks e os seus movimentos sejam correctamente valorizados.Gestão Administrativa de Stocks GESTÃO ADMINISTRATIVA DE STOCKS O conhecimento das existências. Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventário contabilístico permanente.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 12 . -Gestão de stocks. -Manter actualizadas as previsões de recepção de encomendas dos fornecedores. -Compras. -Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que deveriam existir. A guia de saída é preenchida em quadruplicado destinada a: -Serviço requisitante. -Contabilidade.Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem como objectivos: . -Armazém.Planear a entrega das encomendas dos clientes. atempadamente. Desenvolve-se a 2 Níveis: -No Armazém -No Departamento Administrativo NO ARMAZÉM Preenchendo guias de entrada e de saída e fichas de armazém: -A guia de entrada é preenchida em quadruplicado para distribuir pelos seguintes serviços: -Gestão de stocks. existentes em armazém. as entradas e saídas dos bens.Registar. . -Conhecer as quantidades dos diversos bens.

-Armazém. „ Conferir periodicamente.-Contabilidade. as quantidades referidas nas fichas e as existências reais em armazém. as saídas e os stocks. Alguns cuidados: „ As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em armazém) registam-se as quantidades entradas. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 13 .

utilizando códigos de barras. por exemplo. através de: -Armazém: registo de entradas e saídas e elaboração de fichas de stocks. -QUANTO EXISTE em stock (análise ABC) – assegurar o controlo permanente do armazém. -Gestão administrativa: verificação de desvios. utilizando um código TIPOS DE MOVIMENTOS MAIS CORRENTEMENTE UTILIZADOS Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos mais diversos tipos de movimentos. -Analisar os desvios verificados nas fichas.No Departamento Administrativo: -Controlar os stocks. “O SEU OBJECTIVO É CONTROLAR AS EXISTÊNCIAS” O Serviço Administrativo deve a cada momento: -O QUE EXISTE em stock – através da identificação dos artigos. -Em que local (ONDE) está – facilidade de localização e arrumação. os mais utilizados são os seguintes: Entradas de compras – produtos provenientes de fornecedores que provocam o aumento das existências Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 14 . comparando as existências reais com os saldos das fichas. Destes. controlar e comparar stocks. com o objectivo de desencadear uma próxima compra. -Comparar as existências e as previsões de novas entradas com as próximas saídas.

ao mais baixo custo. que não conduzem ao aumento em termos globais do inventário Devoluções de fabricação – ou mais genericamente devoluções de utilização. através: -Da gestão eficiente do processo de recepção -Do registo correcto e funcional das movimentações -Do controlo do inventário permanente -Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento -Do controlo contabilístico dos stocks. A Gestão Administrativa dos Stocks controla os fluxos de informação e fiabiliza os dados recolhidos. compreendem movimento de entrada em stock proveniente de saídas de stock não utilizadas Devoluções a fornecedores – movimento de saída resultante da não-aceitação de materiais provenientes de compras. mas cuja não conformidade só foi detectada após o movimento de Entrada da Compra.Saídas para utilização interna – produtos requisitados para uso na própria empresa e que originam a redução das existências Expedição – movimento de saída para o exterior que conduz à redução das existências Transferências – movimentos entre armazéns ou entre locais de armazenagem. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 15 . -Gestão eficiente do processo de recepção RECEPÇÃO Operação de recepção tem por fim tomar conta dos artigos que são entregues ao armazém.

balança de precisão. ou apenas sobre parte desta – AMOSTRA – devendo esta ser determinada de forma a oferecer segurança de que é verdadeiramente significativa do todo (universo). torna-se necessário verificar se as matérias recebidas estão qualitativamente conforme as especificações da encomenda. laboratório. A "contagem". por "contagem" (unidades). A recepção qualitativa deve ser feita por pessoal tecnicamente preparado. "pesagem" ou "medição" pode ser exaustiva. dispondo do equipamento de verificação necessário (calibração. mas pode também ser feita junto do fornecedor. RECEPÇÃO QUANTITATIVA Tem por fim verificar se as quantidades recebidas correspondem às quantidades registadas na guia que o deve acompanhar. por "medição" (volume ou capacidade). As operações devem efectuar-se no momento da entrega. A verificação pode efectuar-se conforme o produto que se trata. por "pesagem" (peso). Para o efeito. esta recepção efectua-se também à chegada ao armazém de destino.A recepção verifica-se segundo duas perspectivas: Quantitativa e Qualitativa. quando por qualquer razão não seja exequível a verificação exaustiva. aparelhos de ensaio. RECEPÇÃO QUALITATIVA Feita a recepção quantitativa. pode ser feita sobre a totalidade da mercadoria recebida. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 16 . Geralmente. o recepcionista necessita de dispor do instrumento de medida que melhor se adeqúe a cada caso. ou por AMOSTRAGEM. ou tão próximo deste quanto possível. É a função da recepção qualitativa.) Tal como a recepção quantitativa. verificando a totalidade recebida. etc.

– A IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA DOS STOCKS Não é raro que o montante de compras atinja 50% do volume de vendas da empresa. Por outro lado a introdução das novas orientações estratégicas à gestão empresarial conduziram à segmentação da intervenção das empresas no ciclo total de obtenção dos produtos. etc Por exemplo: . A gestão dos stocks e das compras são factores de relevância na gestão actual das empresas. 2500 caixas de lápis. encontra-se. de somente 2%. originando um aumento das aquisições de produtos semi-acabados e serviços.Para o gestor de stocks o consumo de 3 kg de arroz. como um órgão integrado numa organização global que. conduz a uma economia de 1% sobre as vendas. de modo a permitir a concentração dos activos das empresas no núcleo duro do negócio. do armazém. Podemos afirmar que uma redução das encomendas. 30 kilogramas de açucar. para além de uma organização própria que responda ao conjunto de economias possíveis de realizar. a fim de ganhar competitividade. no seio da empresa. Por exemplo: 100 litros de água destilada. a gestão de stocks. -NOÇÃO DE STOCK É o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 17 . verifica-se quando estes saem. bloqueia a sua acção e a concretização dos seus objectivos. Em resumo. Mas a gestão de stocks não constitui uma célula isolada na empresa. ligada a uma sã gestão de stocks. caso não esteja suficientemente desenvolvida.

1250 caixas de lápis . convém fazer a identificação dos artigos existentes em stock. . o consumo do arroz. ou seja conhecer um por um os artigos existentes em armazém. o consumo dos 3 kg de arroz verifica-se quando ele confecciona uma refeição. O conjunto de todos os artigos..986 caixas de canetas -etc Consumo Refere-se à saída de unidades de um artigo de armazém ou à sua utilização final. Por exemplo: . verifica-se quando ele ingere uma refeição confeccionada com arroz. constitui o STOCK GLOBAL da empresa. Nomenclatura – designação e codificação Antes de descrever os tipos de stock que existem em armazém.Para o cliente do restaurante. ou seja. Verifica-se quando algumas ou todas as unidades de um artigo saem do armazém.450 caixas de borrachas .120 caixas de dossiers . Ou verifica-se quando satisfaz a necessidade que o levou a sair do armazém. um conjunto de termos que definem com precisão os artigos Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 18 . Os elementos que identificam os artigos em armazém designam-se por nomenclatura.Para o cozinheiro.

Actualmente. de 10 mm. Portanto. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 19 . identificar de forma abreviada cada artigo. convenientemente registados e ordenados segundo critérios adequados. Codificação O Código constitui uma simplificação complementar da designação e tem por finalidade. a nomenclatura engloba a designação e a codificação. Por exemplo: Parafuso de aço cabeça sextavada. que assim toma o nome de classificação. alfabético. Essa descrição deve ser desenvolvida a partir do geral para o particular. etc). Assim. isto é. começando pela caracterização mais global para a mais específica do artigo ou produto. Ao primeiro conjunto de símbolos que estabelece a primeira divisão ou família designa-se classe e a sua articulação constitui a primeira fase da codificação. o código de barras (standard do fabricante ou criado por equipamento próprio) evita a digitalização do código e a sua leitura interpretativa. por forma a que os últimos elementos sejam aqueles que identificam e precisam o artigo. tendo por objectivo aproximar artigos semelhantes e separar os distintos. Designação Serve para identificar o produto através de uma descrição convencionada no âmbito da linguagem falado a escrita. através de símbolos (numérico. O Código também se deve desenvolver do geral para o particular.consumidos pela empresa. a leitura óptica facilitou bastante este trabalho.

quatro tipos de stocks: Stock de segurança ou de protecção – parte do stock global destinado a tentar prevenir rupturas de material. .Falta de material por deterioração. Exemplo – quando um artigo. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 20 . .-TIPOS DE STOCKS Numa empresa industrial podemos encontrar. Stock global – toda a existência física de determinado artigo num dado momento.Eventuais excessos de consumo em relação aos previstos. que é igual à soma dos stocks: normal. de segurança e afectado.Rejeições de material na sua recepção. que se destinam a garantir a existência de uma quantidade mínima. Este stock é calculado para determinados materiais. é fundamental para o consumo de um deles e está a escassear. etc. Stock médio – valor médio das existências em determinado período de tempo. por vezes reserva-se parte do seu quantitativo retirando-a do stock normal onde fisicamente se encontra. Stock afectado – parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos.Aumentos de prazo de entrega em relação aos que tinham sido acordados. embora constitua consumo de vários serviços. . provenientes de: . Stock máximo – valor máximo atingido pelo stock normal. Stock mínimo – valor mínimo atingido pelo stock normal. roubos. basicamente.

7.Stock em trânsito – aquele que entra no armazém por um período de tempo limitado. peças e acessórios. Matérias-primas ou componentes – artigos que se incorporam no produto final. 8. Embalagens. por não se encontrarem em boas condições de utilização e. As funções dos stocks: Imaginemos que temos um reservatório de água que alguém está encarregado de encher – o fornecedor – e destinado a abastecer o consumo de água de certa família – o utilizador. Produtos finais (produtos acabados). Produtos de consumo – produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organização. entretanto. 4. o responsável pelo funcionamento do reservatório – o gestor Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 21 . Materiais auxiliares – materiais que se destinam à fabricação mas que não se incorporam na produção. tornados aptos para a utilização. Se este consumo fosse constante. Relativamente ao processo de produtivo os stocks podem classificar-se: 1. Stock de recuperados – constituído por artigos que foram devolvidos ao armazém. Produtos de comercialização – produtos adquiridos aos fornecedores destinados à venda. 6. Ferramentas. 3. Materiais de conservação. 5. 2.

– não teria mais do que dar ordem ao fornecedor para que procedesse a um abastecimento de uma certa quantidade de água com uma cadência igual à do consumo, isto é, para um consumo de 1500litros/semana, ele forneceria todas as semanas 1500 litros. No entanto, os consumos só excepcionalmente são que são regulares. O gestor é obrigado a estudar, em função do consumo, qual o nível ou stock de água mais conveniente que deve manter no reservatório, ou seja, que quantidades de água deve mandar abastecer e em que períodos de tempo. Objectivo – não ter água de mais, o que seria um desperdício (sobredimensionamento do stock), nem de menos, o que ocasionaria faltas de água (ruptura do stock). A função deste stock de água no reservatório (armazém) é a de constituir um amortecedor entre o consumo (ou as vendas) e os fornecimentos. Os stocks desempenham o papel de amortecedores entre as compras e as vendas, entre as compras e a produção, nas diferentes fases da produção, e também entre a produção e as vendas. O stock é útil porque nos defende da escassez, procurando providenciar as faltas que poderão ocorrer nos diferentes ritmos de necessidade de compra e produção, nas fases de produção, de consumo ou vendas. Pode ser vantajoso constituir stocks com uma finalidade

especulativa, isto é, comprar quando os preços estão mais baixos para revender ou utilizar quando os preços subirem. -Evita compras frequentes de pequenas quantidades, o que é incómodo, oneroso e até, por vezes, impossível de efectuar dada a eventual indisponibilidade do fornecedor para tais entregas.

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- A compra em grandes quantidades pode proporcionar reduções de preço compensadoras do custo de armazém agora acrescido. A utilidade dos stocks tem como contrapartida os seus custos, que se subdividem em custo de compra e custo de armazenagem. Estes custos são importantes e o seu somatório corresponde ao custo total de aprovisionamento.

A Problemática da Gestão de Stocks – Produção Quatro tipos de Stocks: - Stocks necessários à fabricação: matérias-primas, protótipos, peças intermédias fabricadas pela empresa, etc; - As peças de substituição para o parque de máquinas, ferramentas especiais, ferramentas e materiais consumíveis, produtos para a manutenção dos edifícios; - Stocks dos produtos em curso de fabricação, isto é, os stocks entre as diferentes fases do processo produtivo (entre postos de trabalho); - Os stocks de produtos acabados. Os stocks são uma necessidade e ao mesmo tempo um pesado constrangimento financeiro.

Podemos ter stocks: Involuntários – Devido a erros nas previsões da procura, produção acima da necessária, produção por lotes e utilização aleatória dos meios de produção. Deliberados – Devido à produção antecipada por meio de um prazo que decorre entre a encomenda e a produção, produção
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antecipada

para

nivelamento

das flutuações da

procura,

stocks

necessários para compensar as regularidades na gestão da fabricação, do controlo e dos transportes. Se considerarmos o investimento que representam os stocks concluímos que é fundamental para uma empresa procurar reduzi-los o mais possível. Por outro lado, esta redução terá que ser feita com cuidado para não criar roturas e atrasos nas entregas ao cliente, a redução de stocks está sempre associada a uma redução de prazos de produção ou a redução dos stocks está sempre associada a uma redução de prazos de entrega. Em conclusão PORQUE EXISTEM STOCKS NA EMPRESA? São diversas as razões que estão na base da existência de stocks. Passamos a enumerar aquelas que nos parecem mais importantes: - Fluxo das entradas e fluxo das saídas com diferentes ritmos - Erros de previsão - Produção por lotes - Produzir mais do que é necessário - Prazos de fornecimento e pouca habilidade na negociação dos prazos acordados - Deficiências de qualidade - Sistemas fabris não balanceados (diferenças de cadências entre os equipamentos) originando stocks entre as operações. - E ainda, muitas vezes ligados ao processo do fabrico

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duas espécies de custo: custo de passagem de encomendas para a constituição e reabastecimento a que vai somar-se o preço de compra artigos e custo de posse inerente à sua existência e que vai agravar os preços de saída de armazém. mas para isso é fundamental: -Reduzir a dimensão dos lotes -Fiabilizar o equipamento -Eliminar as não conformidades -Reduzir o tempo de mudança de série. CUSTOS ASSOCIADOS AO STOCK Os stocks suportam. para além do custo de ruptura. Para reduzir o stock é necessário reduzir o ciclo de produção.-Produção antecipada para reduzir o prazo de satisfação dos clientes -Produção antecipada para regular as oscilações da procura e para compensar irregularidades da fabricação (avarias. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 25 . etc.) -Mudanças de fabrico. Os efeitos mais importantes que resultam da existência de stock são: -Os custos ligados à sua existência -As ineficiências que não são evidenciadas devido à sua existência. paragens.

custo de obsolescência. como remunerações e encargos com os agentes do aprovisionamento. a amortização dos equipamentos. que corresponde a 1% . seguros. -Custo de Ruptura A ruptura pode verificar-se nas duas actividades de produção: . No primeiro caso (fabricação) podemos considerar duas espécies de ruptura: Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 26 .2% do montante total das encomendas. estudos de mercado. Os gastos de armazenagem são constituídos pelo custo de funcionamento dos armazéns (remunerações e encargos.-Custo de Passagem O custo de passagem. perdas por deterioração e roubo. controlo dos prazos. relance aos fornecedores. redacção das encomendas. compreende todos os gastos devidos ao procedimento de compra. despesas com negociações. manutenção dos locais e dos equipamentos).Manutenção: falta de uma peça que origina paragem de fabrico e cuja produção não pode ser recuperada. a amortização ou aluguer dos locais. -Custo de Posse O custo de posse do stock compreende duas categorias de despesas: o interesse financeiro dos capitais imobilizados que se situa entre 10 e 15% e os gastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10% do valor imobilizado. iluminação e força motriz.Fabricação: falta de materiais para dar continuidade ao processo produtivo . controlo das entregas e conferência das facturas.

da taxa de utilização da máquina e das possibilidades de reparação. Organização Documental em Suporte Digital A organização de um bom arquivo informático na gestão de stocks permite. origina custos de urgência e custos comerciais . para obter uma boa gestão de stocks é preciso minimizar os três factores de custo: custo de passagem das encomendas. PV – Preço de venda. obriga a outra natureza de custos. Por outro lado. o custo associado ao não cumprimento de prazos (perda da venda do produto/custo de oportunidade). O custo de ruptura tem em conta o tempo suplementar t entre o tempo de reparação t1 com a peça existindo no stock e o tempo t2 para arrancar a instalação quando a peça não existe no stock. Cv – Custos Variáveis Em conclusão. Durante este tempo (t2 – t1). não só inventariar.Ruptura real: detectada só após o lançamento em fabricação. mas também contabilizar.- Ruptura potencial: detectada antes do lançamento em fabricação. seja o custo de posse de stock de produtos em curso. custo dá posse do stock e custo de ruptura. físicos. Gerir um stock compreende a procura de uma solução optimizada em termos. o custo da ruptura em manutenção é devido à falta de uma peça de substituição o que dá origem a um conjunto de consequências financeiras que depende da peça e da máquina. controlar e Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 27 . administrativos e económicos. o custo da ruptura integra. a perda de produção rendível expressa em margem bruta : Custo de Ruptura = Ph (t2 – t1) (PV – Cv) Ph – Produção horária. para além do custo de posse dos produtos em curso de fabrico e do suplemento de desperdícios.

• A recepção dos artigos através de nota de encomenda efectuada ao fornecedor. Toda a gestão económica e física dos stocks (artigos cuja previsão é serem consumidos pelos serviços) é efectuada neste suporte. • A lista de compras a efectuar. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 28 . com imputação de custos aos serviços. o serviço de armazém gere as entradas. • A conta corrente dos artigos. • O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu grau de satisfação. para evitar rupturas. Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de armazém.gerir. saídas e existências dos artigos em armazém. Ao usar este suporte através de um software. • A previsão dos consumos. • A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços. tendo em conta: • A recepção das requisições internas de artigos dos serviços. no sistema de gestão de stocks. • O controlo das entregas. Através dele. O requerente pode consultar as suas requisições e saber o seu grau de satisfação. automaticamente. os serviços requisitantes passam a automatizar e normalizar as requisições internas de bens de consumo ao serviço de armazém. • O nível de stock. pois a requisição interna em papel deixa de existir e a informação registada pelo serviço requisitante passa a estar disponível. • As existências dos artigos e sua valorização.

• A referenciação física dos artigos no armazém. stocks. MÓDULOS         Equipamentos Gestão de Pedidos de Intervenção / Ordens de Trabalho / Contratos Lubrificação Inspecção / Manutenção Condicionada Preventiva Sistemática Gestão de Stocks Compras Estatística / Custos / Histórico Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 29 . O “Mac” apresenta-se como um conjunto de módulos interdependentes. assim como das suas interligações com a gestão de recursos humanos. • A análise ABC. Exemplo de Software Informático: CARACTERIZAÇÃO DO SOFTWARE O “Mac” é uma aplicação de apoio à actividade de gestão da manutenção. compras e subcontratação. tendo como objectivo o planeamento. podendo funcionar em monoposto ou rede. • A classificação económica e patrimonial dos artigos de stock. programação e gestão desta actividade.

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 30 . (estrutura arborescente a 4 níveis). ou numa versão “Multilingue” em que todos os termos utilizados no software.  Parametrização do Sistema (agrupamentos de Equipamentos) por: Sector· (estrutura arborescente a 4 níveis).  Interfaces com outros sistemas: SAP. O “Mac” é uma aplicação de 32 bits. Windows 95 / Windows 98 / Windows NT / Windows XP. Está disponível nas seguintes versões: “File-Server” no “Visual FoxPro” da Microsoft. “Cliente / Servidor” utilizando a base de dados “SQL Server” da Microsoft. são traduzidos através de um ficheiro existente de “Dicionário” para vários idiomas. Sistemas Operativos (Multiposto). Windows 2000 / Interfaces com sistemas de Gestão de Stocks e Compras já existentes na Empresa. utilizando a base da dados nativa desta linguagem de programação. Responsável Código de Localização níveis).O software está disponível na versão original em Português. desenvolvida em ambiente Windows. (estrutura arborescente até 10 Sv. BAAN.

Módulo de Gestão de Stocks \ Compras Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 31 .

/ Distribuição mensal do consumo. Consumos dos Últimos anos. Alertas de existências de Artigos por Sector de Manutenção COMPRAS Pedidos de Compras / Recepções de Compras Propostas de Compras de Artigos Contratos de Compras de Artigos de Stock Gestão de Compras Gestão de Consultas / Mapas Comparativos de Propostas Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 32 .Gestão de Stocks com Pluri-Armazém Consulta de Artigos de Stock (Equipamento Sistema / Designação / Part Number e Estrutura arborescente de Famílias) Ficha técnica de Artigo com: Especificação de Compra do Artigo. Cálculo dos parâmetros de gestão do Artigo. Reservas de Artigos / Gestão de Reservas Análise de “Monos” Análises ABC por valores de consumo / Stock médio e Stock momentâneo Previsões de Consumos de Artigos face ao Planeamento da Manutenção. Informações de Compras / Requisições Efectuadas Equipamentos / Sistema onde se encontra o Artigo.

Notas de Encomenda Análises de Fornecedores. Análises Estatísticas a ficheiros de Compras Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 33 .

O armazém deverá ter as dimensões adequadas para colocar os produtos à disposição do empresário.Do layout de implantação dos armazéns .Dos meios de movimentação associados . seja fácil aceder a diferentes tipos de artigos.Gestão Material de Stocks Gestão Física de Stocks A gestão física de stocks preocupa-se. para que.Do plano de arrumação dos materiais .A gestão de entradas e saídas .Armazenagem . Compreende a definição: .Os inventários Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 34 . por um lado. até à sua entrega aos utilizadores internos ou clientes externos. sempre que seja necessário. Operações da gestão de stocks . com a organização do espaço físico ocupado em armazém e por outro com a conservação e movimentações necessárias desde a recepção dos materiais.Do plano de conservação dos materiais O Armazém: Local onde se guardam os artigos que formam o stock da empresa.

A segmentação dos artigos em stock -Possuindo as empresas dezenas. A situação ideal é a informática. a cada momento de entrada ou saída deve corresponder sempre uma transacção.Armazenagem Os stocks são colocados num armazém a fim de os arrumar no período entre a sua recepção e a sua disponibilização. . centenas ou milhares de artigos em stock. repartem-se os stocks por vários locais de armazenagem (cada armazém agrupa um tipo de stock: produtos acabados. . Para esta gestão temos dois tipos de organização: .A segmentação dos artigos em stock por classes de produtos.A natureza do processo e do sistema logístico. A relação entre as quantidades realmente em stock e as quantidades indicadas pela gestão de stocks depende do rigor com que são feitos os movimentos. não podem gerir cada um deles individualmente. matérias-primas.Gestão mono-armazém: todos os produtos são armazenados e geridos num único armazém. Os elementos fundamentais da política de armazenagem resultam de três análises: .Gestão multi-armazém: com o objectivo de minimizar as movimentações.) -Gestão das entradas e saídas. etc. .A possibilidade de recolher as informações necessárias e o seu custo. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 35 . pois a qualquer momento sabemos qual o ponto de situação dos nossos stocks.

O fornecedor. Os produtos A: São geridos de uma forma precisa. em três classes: A classe A: 75 a 85% do consumo. Esta classificação é uma variação da Lei de Pareto. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 36 . 25 a 35% dos artigos. chamada dos 80/20 (20% dos artigos em stock representam 80% do valor e viceversa).-As encomendas poderão em determinados casos. pois o seu impacto sobre os custos é determinante. 15 a 25% dos artigos. geralmente através de um inventário permanente. como é evidente.Valor dos artigos em stock (valor do consumo durante um período) No valor dos Artigos em Stock dividem-se os artigos em stock. ser geridas separadamente. A classe C: 5 a 10% do consumo. . B e C deverão. Estas três classes A. A classe B: 10 a 20% do consumo. . 50 a 60% dos artigos. ser agrupadas por famílias de artigos tendo em conta: .A natureza do artigo.

particularmente nos casos em que fazem parte de nomenclaturas complexas e em que são indispensáveis à montagem de peças.Os produtos B: São geridos de acordo com sistemas mistos. ou seja reunir toda a informação possível e serão agrupadas num só local. A gestão por fichas As fichas deverão ser completas. Este grupo será o implementador da política de stocks e aos armazéns caberá apenas a sua execução. O sistema deverá ser o mais simples e o menos oneroso possível. pois geralmente os produtos C têm um elevado stock mínimo de segurança elevado. combinando as vantagens dos métodos que utilizam a quantidade económica ou a periodicidade fixa.Gerir todos os movimentos feitos nas fichas. Esta segmentação com base num critério de valor não coloca em evidência o aspecto estratégico de certas peças em stock. Os produtos C: São geridos por um inventário intermitente e/ou de periodicidade fixa e/ou quantidades fixas de reaprovisionamento. Serão actualizadas por um grupo independente dos armazéns. com as vantagens de um inventário intermitente. subconjuntos e conjuntos de produtos. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 37 . Sistemas informatizados O computador pode: . Estas peças estratégicas deverão ser geridas como os artigos da classe A.

Permitir a integração de várias tarefas. .A quantidade económica ..Efectuar análises do stock.Efectuar as previsões de tesouraria relativamente às despesas. encomendas de compra) . Inventários A todo o momento o gestor deve conhecer a posição actualizada dos stocks para cada referência.Elaborar todos os tipos de estatísticas .O ponto de encomenda A partir de dados históricos ou previsionais e utilizando as fórmulas estatísticas que lhe fornecemos.Desencadear encomendas de reaprovisionamento (em função do programado) aos fornecedores. . e efectuar uma escolha entre os vários fornecedores em função dos seus desempenhos. a análise ABC quantidades saídas de um artigo x custo = valor saído durante o período . Por exemplo: Confrontar e controlar as remessas recebidas com as encomendas que foram feitas.Pagar aos fornecedores. em quantidade e por local.Calcular . . Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 38 . . como por exemplo. é necessário efectuar inventários e evidentemente actualizar o registo informático. Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre o stock real e o registo informático do stock).Preparar os documentos (pedidos de compra.

-inventário intermitente. Efectua-se para todos os artigos da empresa o que implica uma apreciável carga de trabalho que pode perturbar a sua actividade. Inventário rotativo: Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 39 . -inventário rotativo Inventário permanente: Consiste em manter permanentemente actualizadas as quantidades de cada artigo em stock através das transacções.Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém. Inventário intermitente: É efectuado uma vez por ano e no final do ano contabilístico. Tipos de inventários: -inventário permanente.

a gestão das encomendas aos fornecedores e a gestão das encomendas das fábricas.. a existência de um ficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores. A morada. O transporte que utiliza. O tipo de produto. Para isso é necessário constituir uma base de dados de fornecedores. Para encomendar. O prazo de entrega. na vigilância dos prazos de entrega. As principais aplicações de informática nas compras são. na prevenção das rupturas. como na gestão dos stocks. ao tratar dos dados sobre o mercado fornecedor. Ou então.Consiste em examinar o stock por grupos de artigos e verificar a sua exactidão em termos de quantidades e localização desses artigos. etc. O contacto telefónico. variedade de artigos e dos seus preços. tanto nas compras. temos que saber onde. sobretudo. A frequência de realização deste inventário é diferente consoante o tipo/importância do artigo. A Informática e o Aprovisionamento A utilização da informática no aprovisionamento permite que a tomada da decisão seja pronta e eficaz. O prazo de pagamento. Quais os elementos que consideramos importantes registar numa base de dados de fornecedores? O nome do fornecedor. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 40 . quais os fornecedores em que podemos encomendar um determinado tipo de produto. etc.

Nomenclatura . etc.Encomendas passadas Ficheiro de fornecedores: Deve conter: . a totalidade de artigos existente em stock e.Ficheiro de artigos: Um ficheiro de artigos deve poder registar. para cada um deles: . solidez financeira.Propriedades .Nome do empregado a contactar .Nome do artigo .Formas comerciais do produto .Números de telefone e de fax .Principais produtos que fornece .Contactos anteriores Informações diversas: encomendas realizadas. a todo o momento.O seu código .Produtos de substituição .Fornecedores possíveis .Utilização na empresa . Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 41 .Nome do fornecedor .Acondicionamento .

Vigilância do prazo de entrega .Para que os ficheiros possam estar actualizados.Confirmação da recepção da nota de encomenda .Entrada do artigo em armazém .Envio da nota de encomenda . de acordo com os seguintes passos: .Anulação eventual da nota de encomenda .Recepção e verificação da factura Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 42 . torna-se necessário: No ficheiro de artigos Acrescentar uma nova referência Modificar as características que definem um produto ( a designação. … ) Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo Listar todos os artigos triados sob qualquer critério No ficheiro de fornecedores Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor Introduzir outras informações relevantes A gestão das encomendas aos fornecedores: Decorre desde o envio da nota de encomenda até ao pagamento ao fornecedor. o preço.

há que encarar esse valor como imprescindível para a gestão. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 43 . Torna-se necessário analisar os resultados obtidos em função das circunstâncias em que se encontra o stock em estudo. o que decorre nas fases seguintes: .Emissão da ordem de pagamento Também será conveniente a verificação do volume de negócios do fornecedor. A gestão das encomendas das fábricas: Vai desde a recepção da encomenda até à colocação à disposição do requisitante.Emissão da nota de saída de armazém Existem um número enorme de aplicações possíveis da informática no que respeita à gestão de stocks.Saída desta de armazém . assim como do seu cumprimento dos prazos de entrega e ainda da qualidade dos artigos. este período que é aquele em que se consome a quantidade económica de encomenda.Recepção da encomenda . Periodicidade económica da encomenda: É simples de calcular. utilizando o computador.. recorrendo a uma fórmula informatizada. Cálculo da quantidade económica da encomenda: Através de um programa informático é possível proceder à determinação da quantidade económica da encomenda. Isto é.

encomendar e possuir os stocks. . Estes podem ser facilmente determinados pelos registos de entrada. custos de: Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 44 . tornam-se relativamente simples quando se utiliza a informática. ou seja.Stock activo: É a parte do stock normal.Conhecer as existências em armazém. constituída por artigos que. ocupando um determinado espaço.O valor do stock de segurança O Custo Total de Aprovisionamento O custo total de aprovisionamento (CTA) inclui todos os encargos de adquirir.O número de unidades do stock que foram encomendadas e ainda não recebidas. mantendo o nível destas tão reduzidas quanto possível. saída e saldos dos stocks. em armazém. recorrendo a uma aplicação própria Vigilância do nível de stock: Tem por finalidade acompanhar a evolução dos stocks de modo a evitar rupturas. Para esse efeito é necessário: . Previsão dos consumos: São morosas de efectuar em gestão manual pelas grandes quantidades de valores utilizados. se destinam à satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores. .

nesse período de tempo. C1 = N x p Exemplo: Se forem comprados 1000Kg de uma dada matéria prima durante o ano N e se o preço médio por quilo for. então C1 = N x p C1 = 1000 x 80 C1 = 80. ▪ Os transportes.Posse dos stocks (ou armazenagem) Custo de compra (C1): Inclui ▪ A preparação das requisições.. ▪ A negociação.Aquisição (ou compra) . O custo de compra (C1) é igual ao número de unidades compradas por ano (N) vezes o preço médio unitário do artigo em causa (p). ▪ A selecção de fornecedores.000€ Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 45 . de 80€.Efectivação da encomenda (ou realização da encomenda) . o qual resultará de um a média de todos os preços praticados durante o ano.

Custo de realização da encomenda (C2): É igual ao custo de realização de uma encomenda (E) vezes o número de encomendas efectuadas durante um ano. etc. -Encargos com material utilizado na realização das encomendas (papel. . borrachas.Para minimização deste custo. esferográficas. . clipes.º encomendas O valor E obtém-se somando todos os gastos efectuados directamente e indirectamente com a realização das encomendas e dividindo-os pelo número anual de encomendas: . impressos das notas de encomenda. porque estas contribuem para a subida dos preços – a prioridade principal passa a ser a rapidez da entrega da encomenda e não o preço. etc). pagamentos à segurança social. Nem sempre é fácil determinar com exactidão os tempos que os empregados atribuíram à tarefa das compras e não a outras. C2 = E x n.Tentar evitar prazos de pagamento longos porque conduzem a preços de encomenda mais elevados. porque aumenta o poder negocial da empresa.Organizar as compras de modo a centralizá-las.Reduzir tanto quanto possível as compras de urgência. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 46 . o gestor de stocks deve procurar satisfazer três condições de redução de p (uma vez que as urgências do consumo/produção determina N): . incluindo subsídios recebidos. relativos ao tempo de trabalho prestado na execução da encomenda.Encargos salariais.

A taxa de posse dos stocks é constituída por: a) As despesas relativas aos armazéns. então deverá ser considerado o número anual de artigos encomendados em vez do número anual de pedidos. etc. c) Desvalorização do stock. Se considerarmos que frequentemente numa encomenda (nota de encomenda) existe mais do que um artigo pedido. Custo de armazenagem (C3): Envolve a taxa de posse dos stocks e o valor do stock médio. telefonem. fax. iluminação. selos. como os de aquecimento. O somatório destes custos dá-nos o custo total anual das encomendas.Custos indirectos relacionados com a encomenda. que só aproximadamente e por cálculos indirectos poderão ser afectados às compras. e-mails. o qual dividido pelo número de encomendas realizadas no mesmo período de tempo é igual ao custo de realização de uma encomenda (E). Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 47 .Amortizações das instalações e equipamentos do sector das compras.. b) Juros do capital imobilizado em stocks. .

A EDI utiliza um formato de dados estruturados de recolha automática que permite que os dados sejam transformados sem serem reintroduzidos. Toda a informação é transmitida ao mesmo tempo que o processo é realizado. os produtos nas prateleiras e no armazém. é possível a logística usufruir da EDI. interligando e interagindo com as áreas do hipermercado. A informação é transmitida ao mesmo tempo que o processo é realizado. Este método é seguro. Num hipermercado. Este sistema está intimamente ligado com a troca de informações entre parceiros comerciais. A EDI funciona sem interacção humana e de uma forma rápida. Como a compra de novo stock ao fornecedor é feita na altura da requisição. em cadeias de hipermercados. o tempo de reabastecimento diminui significativamente. visto a transmissão de dados ser feita por algoritmos de codificação ou por assinatura digital. -Contribui para operações do tipo just in time no hipermercado. entre outros. visto que está ligada ao sistema informático da cadeia.são: -A grande diminuição dos stocks nos armazéns. implicando uma diminuição dos stocks armazenados e dos próprios armazéns. Esta é uma forma de satisfazer as necessidades a nível dos stocks.Sistemas de Codificação dos Armazéns: EDI (Electronic Data Interchange) EDI significa troca estruturada de dados através de uma rede de dados qualquer e pode ser definida como o movimento electrónico de documentos standard de negócio entre ou dentro de empresas. As grandes vantagens da utilização da EDI. tais como as caixas registadoras. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 48 . visto sair logo a nota de encomenda. ligando a sua base de dados directamente à do fornecedor.

visto que o tempo que decorre desde o processamento de uma encomenda até à sua colocação na prateleira para venda diminui. percentagem reduzida de erros. Explica-se o porquê dos diferentes tipos de simbologia e os factores que lhes estão associados. Yanina (s. quer se trate de fabricação. Código de Barras Numa monografia.d. venda a retalho e muitas outras actividades.-Diminuição de erros no processamento dos documentos. fáceis de ligar e instalar. É definida a simbologia no código de barras. Nas secções seguintes são descritas as vantagens e benefícios dos códigos de barras: impressão a custos baixos. Dentro Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 49 . aplicação e vantagens dos códigos de barras. introdução de novas categorias e precisão de informação.) dá informação detalhada sobre códigos de barras. transporte. rapidez na recuperação de dados. -Diminuição do lead-time. Esta é uma ferramenta que serve para armazenar informação e dados que podem ser nele reunidos de forma rápida e com grande precisão. O documento inclui uma breve introdução sobre a estrutura. Na simbologia de uma dimensão existem dois sistemas de codificação: o UPC (Universal Product Code) e o EAN (European Article Numbering). melhor controlo de entradas e saídas. Segue-se a definição de código de barras e dos termos símbolo e simbologia a ele associados. sua importância e caracterizados os vários tipos existentes. As simbologias são de uma (1D) e duas dimensões (2D). equipamentos de leitura e impressão flexíveis. São enunciadas as aplicações desta ferramenta e algumas actividades que exemplificam como um código de barras melhora a produtividade e rentabilidade de um negócio. visto que é tudo informatizado.

por exemplo: codificação em ambientes hostis. É explicada a necessidade de uma compatibilidade entre os leitores e os programas para computador. permitindo um maior controlo logístico numa cadeia de hipermercados. dos quais são abordadas algumas vantagens e aplicações. Eletronic Product Code)(Sudré. A última secção apresenta uma visão do futuro onde o código de barras poderá ter o seu papel diminuído pela generalização do uso dos sistemas electrónicos. codabar e posnet. do tipo CCD e CCD de aproximação. 2005). mas o que a torna realmente interessante é o facto de ser cada vez mais apontada como uma substituição do código de barras. intercalado 2 em 5. Leitores tipo lápis. Existem diversos tipos de leitores. Na secção sobre a leitura dos códigos de barra é explicado o procedimento e apresentados três sistemas de a realizar: entrada de dados pelo teclado. autónomos e de códigos de barras de 2D. fixo e fixo omnidireccional. Identificação por Rádio Frequência (RFID) A RFID (Radio Frequency Identification) utiliza etiquetas eléctrónicas ou de RFID que emitem um Código Electrónico do Produto (EPC. Esta tecnologia tem vindo a ser usada cada vez mais em diversos ramos. codificação de produtos em que o código de Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 50 . As vantagens das etiquetas electrónicas são. os códigos 39 e 128. leitores portáteis com ou sem memória e leitores de radiofrequência. descritos na monografia quanto ao seu modo de uso e realçando as suas vantagens e desvantagens.desta dimensão encontram-se o EAN 13 e 8. de modo que se possa ter acesso à informação contida no código de barras. de ranhura ou slot. A simbologia da segunda dimensão é um complemento da simbologia da primeira dimensão e tem como exemplos os códigos PDF417 e MaxiCode. de laser de aproximação e do tipo pistola.

as etiquetas electrónicas permitem. Uma das grandes desvantagens das etiquetas electrónicas é o seu custo elevado em relação às de código de barras (Dâmaso. Para além da utilização pelas cadeias de hipermercados para identificar os produtos na recepção. estarem a ser definidas para cada região. a determinação e identificação dos pontos de perdas de mercadoria. Entre as utilizações correntes desta tecnologia contam-se o controlo de segurança das saídas de estabelecimentos e nas «vias verdes». e o controlo das paletes. colocação no interior do produto. leitura sem abertura da embalagem. também: o controlo das existências em tempo real. e captação da informação com a etiqueta em movimento. 2005). não se detectar a passagem de mercadoria cuja informação não foi lida. e a utilização em produtos metálicos ou com componentes metálicos Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 51 . o efeito da exposição humana às ondas de rádio. baixo tempo de resposta. o que é uma dificuldade no comércio internacional. colocação em superfícies posteriormente pintadas ou com outro tipo de acabamento. Há ainda o problema das faixas de frequência para leitura das etiquetas. 2005 e Sudré.barras não é eficiente. leitura sem contacto.

soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual e no local de armazenagem. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 52 . Critérios de Valorimetria  Disponibilidades As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço do final do exercício ao câmbio em vigor nessa data.  Existências As existências serão valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção.  Custo de aquisição de um bem .Valorimetria das Existências CRITÉRIOS VALORIMÉTRICOS 1. dos custos industriais variáveis e dos custos industriais fixos necessariamente suportados para o produzir e colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem.  Custo de produção de um bem . da mão-de-obra directa.a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos.

de administrações gerais e os financeiros não são incorporáveis no custo de produção. qualidade. será este o utilizado. quebra de preços. Como métodos de custeio das saídas adoptam-se os seguintes: Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 53 .valor que a empresa teria de suportar para o substituir nas mesmas condições. Definições: Preço de mercado – Diz respeito ao custo de reposição ou ao valor realizável líquido. deterioração física parcial. também nos casos em que haja obsolescência. Valor realizável líquido de um bem . quantidade e locais de aquisição e utilização. Se o custo de aquisição ou de produção for superior ao preço de mercado.preço de venda esperado deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda. deverá ser utilizado o preço de mercado. bem como outros factores análogos. Custo de reposição de um bem . resíduos e refugos serão valorizados pelo valor realizável líquido.Nota: Os custos de distribuição. Relativamente aos subprodutos. conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda. se a empresa não conseguir aplicar outro critério mais adequado. desperdícios.

de contrário. d) LIFO. Situações especiais:  Quando. Nota: O mesmo critério. será também aplicável aos bens adquiridos sujeitos a crescimento natural.a) Custo específico. nas explorações agrícolas. e) Custo padrão. na falta de outro mais adequado. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 54 . deverá haver um ajustamento que considere os desvios verificados. o critério a adoptar para a valorização das existências produzidas será o do valor realizável líquido deduzido da margem normal de lucro. As existências poderão ser valorizadas ao custo padrão se este for apurado de acordo com os princípios técnicos e contabilísticos adequados. a determinação do custo de produção acarretar encargos excessivos. pecuárias e silvícolas. c) FIFO. b) Custo médio ponderado. mas deverá ser rejeitado nos casos dos bens comprados que se mantenham no seu estado original.

podem ser valorizadas aos respectivos preços ilíquidos de venda praticados pela empresa. Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 55 . Nas indústrias extractivas.  Nas actividades de carácter plurianuais. em caso contrário. os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados. designadamente construção de edifícios.  As mercadorias existentes em estabelecimentos de venda a retalho. consideram-se também como estabelecimentos de venda a retalho aqueles em que. quando em grande variedade. o valor realizável líquido deduzido da margem normal de lucro. estradas. o critério a adoptar para a valorização das existências capturadas será o custo de produção se não acarretar encargos excessivos ou. pontes e navios. deduzidos das margens de lucro englobadas naqueles preços. o valor realizável líquido deduzido da margem normal de lucro.  Nas indústrias piscatórias. no fim do exercício. se vendam a revendedores pequenas quantidades de cada espécie de mercadoria em cada transacção. barragens. Apenas para este efeito e dentro das mesmas condições. o critério a adoptar para a valorização das existências extraídas será o do custo de produção se não acarretar encargos excessivos ou. pelo método da percentagem de acabamento ou. predominantemente. em caso contrário. exactas ou com suficiente aproximação. à data do balanço.

alternativamente. b) Representem um valor global de reduzida importância para a empresa. c) Não haja variação sensível na sua quantidade. no seu valor e na sua composição. por uma quantidade e um valor fixos. “os valores das existências a considerar nos proveitos e custos a ter em conta na determinação do resultado do exercício são os que resultam da aplicação dos critérios que utilizam:   Custos efectivos da aquisição ou produção. mediante a manutenção dos respectivos custos até ao acabamento. Valorimetrias especiais para as existências tidas como básicas ou normais. Custos padrões apurados de acordo com os princípios e técnicas contabilísticas adequadas.” Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 56 .   Preços de venda deduzidos da margem normal de lucro. Nota: As matérias-primas e de consumo podem ser consideradas no activo. Assim. desde que simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições: a) Sejam frequentemente renovadas. ASPECTOS GERAIS DO CÓDIGO DO IRC Os critérios valorimétricos previstos no artigo 25º do Código do IRC são sensivelmente idênticos aos preconizados pelo POC.

poderá a DGI efectuar as correcções adequadas tendo em conta o montante das vendas e das existências finais e grau de rotação das existências. nos casos em que a margem normal de lucro não seja Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 57 . sempre que a utilização de custos padrões conduza a desvios significativos. A utilização de valorimetria a preços de venda deduzidos da margem normal de lucro. o custo de produção engloba o custo das matérias primas e outras matérias consumidas. Contudo. desde que apurados de acordo com os princípios técnicos e contabilísticos adequados. Contudo. só será aceite nos sectores de actividade em que o cálculo do custo de aquisição ou de produção se torne “excessivamente oneroso” ou “não possa ser apurado com razoável rigor”. Os custos fixos poderão ser imputados ao custo de produção tendo em conta a capacidade normal dos meios de produção (sistema de imputação racional). Não é permitido quer pelo POC quer pelo CIRC a utilização do sistema de “Custeio Variável” No que se refere á utilização dos custos padrões o Fisco permiteos. dos custos fixos e variáveis. da mão de obra directa.Vimos que o custo de aquisição engloba não só o preço de compra mas também os gastos adicionais de compra.

ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período. Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada. para produtos e trabalhos em curso. a dedução ao preço de venda não pode ser superior a 20%.. Nas empresas industriais.facilmente determinável. propomos. No caso dos investimentos financeiros representados por partes de capital em empresas filiais e associadas serão registados de acordo com um dos seguintes critérios: Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 58 . em relação ao exercício de 2000 e seguintes. como critérios valorimétricos: 20%. a percentagem de para matérias primas e mercadorias. não sujeitas a inventário permanente. para produtos acabados. o custo de aquisição. devendo estes serem determinados de acordo com as definições adaptadas para as existências. o preço de venda deduzido de acabamento de produto multiplicado por 80% do preço de venda.  Imobilizações O activo imobilizado deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção. e porque se torna excessivamente oneroso o cálculo de custos de produção.

respectivamente. a empresa participante deve levar a Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 59 . sendo as participações inicialmente contabilizadas pelo custo de aquisição. b2) Do valor nos correspondente próprios à da proporção empresa noutras filial ou variações associada. b) Os valores imputáveis à participação noutras variações dos capitais próprios da empresa filial ou associada serão contabilizados na conta 553 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e associadas Outras variações nos capitais próprios». Se no exercício seguinte se verificar que os lucros imputados excederam os lucros atribuídos. o qual deve ser acrescido ou reduzido: b1) Do valor correspondente à proporção nos resultados líquidos da empresa filial ou associada. b) Pelo método da equivalência patrimonial. como ganhos financeiros e como perdas financeiras. sem quaisquer alterações.a) Pelo seu valor contabilístico (custo de aquisição). capitais Os registos contabilísticos das situações referidas na alínea b) terão as seguintes contrapartidas: a) Os lucros e os prejuízos imputáveis à participação na empresa filial ou na associada serão contabilizados.

Lucros não atribuídos».Depreciações» e 684 «Custos e perdas financeiros . por intermédio da rubrica apropriada da conta 49 «Provisões para investimentos financeiros». Custo Médio ponderado = Valor do Stock + Valor da Entrada Qte. Entrada Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 60 . um valor de mercado ou de recuperação inferior ao registado na contabilidade. à data do balanço. as alterações de custo resultantes de novas entradas. Quando as partes de capital em empresas filiais e associadas e os restantes investimentos financeiros.diferença à conta 552 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e associadas .Perdas para aplicações financeiras». que nestes casos terá contrapartida na rubrica apropriada da conta 554 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e associadas . respectivamente. Obtendo-se assim uma Valorização ao mesmo custo de todos os artigos desse código. qualquer deles tiver. este deverá ser objecto da correspondente redução. Em Stock + Qte. A valorização de qualquer elemento do Activo do Balanço de uma empresa tem reflexos naturais ao nível dos seus Resultados pelo que os critérios de valorização dos stocks têm de ser ponderados com toda a prudência. Os critérios de valorização correntemente utilizados são os seguintes: 1 – Custo médio ponderado A utilização deste critério faz distribuir por todos os artigos em stock com o mesmo código.

Este critério conduz a uma tendência de inflacionamento do custo dos produtos produzidos. Este critério afecta sobretudo a valorização dos produtos onde são imputados os artigos movimentados. As saídas são valorizadas em função do lote movimentado na ordem inversa da sua entrada (último a entrar primeiro a sair). Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 61 . Em contrapartida as existências são tendencialmente subavaliadas.2. 3 – LIFO – Last in First Out Este critério assume que o último lote que entrou será o primeiro a sair. e as As do anterior.Custo standard É fixado um valor standard para cada artigo de stock. Todos os movimentos se processam com base no valor estabelecido para o período de referência (normalmente 1 ano). Os desvios. considerando que as saídas se efectuam ao valor de mercado. provocando efeitos existências aos têm tendência a ser sobreavaliadas imputações produtos conduzem tendencialmente à sua subvalorização. uma vez que se mantém os lotes mais antigos que integram o stock. 4 – FIFO – First in First Out É exactamente o inverso contrários aos apontados. Os artigos iguais são valorizados de acordo com o lote que esteve na origem da sua entrada. uma vez que se utilizam sempre os lotes mais recentes existentes em stock. vão a contas de desvios e são regularizados no final do exercício. entre os valores reais e o standard fixado. 5 – NIFO – Next in First Out Segue a mesma lógica do LIFO.

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