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CORRESPONDNCIAS OFICIAIS
(1 Edio)
MNISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS
Joo Martins Dias
Reitor
Antnio Venncio Castelo Branco
Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional
Nelson Batista do Nascimento
Pr-Reitor de Administrao
Elaborao
Analice Pereira Barbosa
Administradora
Yanna Santos de Medeiros
Administradora
Reviso
Jnio Lcio Paes Alves
Diretor de Administrao e Finanas Reitoria
Colaborao
Erlison Soares Lima
Designer - Reitoria
Apresentao
Impessoalidade: o documento
feito em nome do Servio
Pblico, por isso, o destinatrio,
por mais que seja seu amigo,
deve ser tratado de forma
impessoal, de maneira formal,
respeitando a hierarquia, e o
assunto deve se delimitar apenas
esfera
de.
Clareza: o documento no
pode apresentar palavras ou
expresses ambguas. Tente ser
o mais direto
possvel,
sem
rodeios.
Forma de tratamento
Vocativo
Diretores
Pr-Reitores
Chefes de Departamento
Demais autoridades e particulares
Vossa Senhoria
Reitores de Universidades
Vossa Magnificncia
Magnfico Reitor
2. Siglas
UNIDADES
SIGLAS
Pr-Reitoria de Administrao
PROAD
Pr-Reitoria de Ensino
PROEN
Pr-Reitoria de Extenso
PROEX
PRODIN
Campus Coari
CCO
Campus Lbrea
CLA
CMC
CMDI
CMZL
Campus Maus
CMA
Campus Parintins
CPA
CPRF
CSGC
Campus Tabatinga
CTB
3. Destaques e nmeros
Muitas vezes no corpo do texto necessrio deixar algumas
palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a
certas informaes:
Documentos
numerados
Datao dos
expedientes
Manaus, 15 de janeiro de
2012.
A indicao do ano no
deve conter ponto entre as
casas de milhar e centena.
No se escreve ano 2.000,
apenas 2000.
O Decreto n. 001...
Em 1 de janeiro de
2012.
Os dias devem indicados na
forma numrica, sem o
numeral zero Esquerda; o
primeiro dia do ms escrevese em nmero ordinal:
Ex.: 4 de novembro de 2008,
1 de novembro de 2012.
Documentos Oficiais
1.Ofcio
O ofcio tem a finalidade de estabelecer uma comunicao entre os
diferentes rgos do Servio Pblico e entre rgos do Servio
Pblico com particulares.
2. Memorando
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicao
interna dos rgos do Servio Pblico.
Quando se estabelece uma comunicao entre
os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os
Campi, utiliza-se memorando.
Quando a comunicao com outro Instituto
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofcio.
1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, nmero do expediente e sigla do rgo de origem,
com alinhamento esquerda:
Of. 123/2011 Ifam
Memo. 123/2011 Propad/Ifam
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento direita:
Manaus, 01 de janeiro de 2011.
c. Destinatrio alinhado esquerda:
Ofcio
Memorando
2. Diagramao
Modelo de Ofcio
Modelo de Memorando
3. Documentos Circulares
Ofcio
Memorando
Outros Documentos
1. Informao
o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para
apreciao. Normalmente, na informao, o servidor presta esclarecimentos quanto s
rotinas necessrias para o andamento eficiente da documentao de anlise ou, ainda,
esclarece pontos necessrios para a tomada de deciso do gestor.
Estrutura
a.Nmero da informao e sigla do rgo de origem; referncia e assunto, com
alinhamento esquerda:
Informao n. 123 CPCC/DAP
Referncia: Memorando n. 123 Propad/Ifam/2011
Assunto: Situao do Contrato 123/2011
b. Destinatrio alinhado esquerda:
Ao Senhor Pr-Reitor de Planejamento e Administrao
c. Texto: trata do documento da informao. Primeiramente, o servidor descrever a
motivao da informao, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,
prestar a informao a ele solicitada, seguindo a estrutura de introduo,
desenvolvimento e concluso.
Modelo de Informao
2. Despacho
Despacho a deciso ou encaminhamento de autoridade administrativa
acerca de assunto submetido a sua apreciao. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (tambm denominado decisrio): aquele que d soluo ao que
foi submetido autoridade e pe fim questo;
b) de mero expediente ordinrio: aquele que apenas d andamento ao documento;
c) interlocutrio: aquele que, sem resolver terminantemente a questo, transfere-a
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartio;
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.
Modelo de
Despacho
3. E-mail
Um nmero cada vez maior de instituies pblicas e privadas vem utilizando o correio
eletrnico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas
instituies, grande parte das correspondncias internas e mesmo algumas das
comunicaes externas podem ser substitudas por mensagens enviadas por correio
eletrnico.
Estrutura
O modo como um e-mail estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:
- Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo, concordo);
- Mensagens longas, porm, exigem muitos pargrafos e, neste caso, deve apresentar,
como em toda boa comunicao, introduo, desenvolvimento e concluso;
- Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a assinatura. Utilize
tambm caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, no escreva s em maisculas ou s em
minsculas;
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou
Saudaes;
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudao nas
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudao
como Senhor Diretor podem confirmar ao destinatrio que a mensagem realmente
encaminhada a ele.
Assinatura eletrnica
Evite
- Excesso de palavras;
- Enxertos desnecessrios: somente
citaes indispensveis;
- V direto ao assunto;
Referncias
ANDR. Hildebrando A. de. Gramtica Ilustrada. 5 ed. So
Paulo: Editora Moderna, 2003
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da
Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Departamento de
Imprensa Nacional, 2002.
BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de redao de
correspondncias e atos oficias. 2 ed. Braslia: Funasa, 2006.
VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofcios,
Memorando, E-mails e outras formas de Correspondncia
Oficial. Braslia: Projecto Editorial, 2003.