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EBook - Capacity Planning Na Prática PDF
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SUMRIO
Introduo 4
Colocando em prtica 26
Concluso 29
Referncias 31
Neste material vamos ensinar a fazer um diagnstico sobre a situao atual, definir
objetivos gerais e especficos, determinar os projetos com oramento, prazo e
atividades que sua empresa precisa executar e estabelecer metas para poder
medir o que foi ou no alcanado. Tambm listamos, em uma planilha,
sugestes de atividades que o ajudaro a implantar um planejamento efetivo de
sua capacidade de execuo. O importante fazer tudo de forma organizada e bem
planejada.
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente
Quantos projetos vamos conseguir entregar este ano? Quantos projetos um gerente
de projetos consegue gerenciar mantendo a qualidade do produto final e entregando
Disponibilidade de recursos
Uma vez definida a unidade de medida, preciso segment-la por tipos de recursos.
No processo de desenvolvimento de um software, por exemplo, tem-se diferentes
tipos de recursos envolvidos, como programadores, arquitetos, testadores, gestores
de projetos e implantadores. Nesse caso, para identificar a disponibilidade de
recursos, ser preciso classificar as horas disponveis dentro de sua organizao ou
unidade de negcio por essas perspectivas.
Mas ateno a um ponto: preciso deixar claro quantas horas trabalhar em cada
recurso de projeto por dia lembrando que existem outras atividades que no so
Para concluir esse primeiro passo, crie uma planilha com o tipo de recurso e a
disponibilidade existente dentro da empresa voc pode baixar essa planilha para
ajud-lo a calcular a capacidade de recursos atuais na empresa. O resultado final ser
mais ou menos assim:
Para quem utiliza o Project Builder, essas informaes so geradas com base na
criao de pessoas e funes. Se voc j cliente ou est fazendo um teste, pode
Para esse processo funcionar, ser necessrio criar alguns critrios de comparao,
por meio dos quais tentaremos mensurar a complexidade por caractersticas
existentes nos projetos. Lembrando que esse atributos sero diferentes de acordo
com o tipo de projeto e a rea de atuao da companhia. importante, nesse ponto,
refletir sobre quais so os fatores que aumentam ou diminuem a complexidade dos
processos em sua empresa.
Nmero de fornecedores
1;
2 a 3;
4 ou +.
Custo de projeto
At 30 mil;
De 30 a 100 mil;
Acima de 100 mil.
Essa informao til para saber quanto de esforo ser necessrio para conduzir
projetos de cada uma das naturezas. Para empresas que j esto maduras na gesto
de projetos, pode ser possvel gerenciar at 5 projetos de grande complexidade.
Porm, para empresas que ainda esto dando seu primeiros passos, aconselhvel
Para organizaes mais maduras, pode ser possvel criar modelos de projetos em
que essas informaes so melhor detalhadas, identificando-se, assim, um nvel de
exatido maior que a necessidade de esforo.
Se voc seguiu os 3 passos anteriores, j conseguiu perceber que sua empresa possui
muito mais demanda que capacidade de execuo, certo? Agora vamos inverter
a histria: imagine que, por um momento, sua empresa possui disponibilidade
de recursos ilimitados, alm de acesso ao capital humano e financeiro de que
seus projetos necessitam. Isso garantiria o sucesso? Se voc disse que sim, est
redondamente errado. Muitas organizaes inclusive j deixaram de existir por no
priorizarem o que mais importa para sua estratgia de negcio, mesmo tendo acesso
a recursos quase que ilimitados.
Um dos maiores desafios das empresas que possuem clientes internos, ou seja,
que gerenciam projetos corporativos, atender crescente demanda de solues
originadas pelas reas de negcio. Se por um lado essas reas possuem metas e
resultados para entregar para o bord, as reas de TI e de projetos tm o desafio
de atender s demandas de criao de um novo produto ou de uma iniciativa de
reduo de custos. Independentemente, o desafio sempre ser entregar mais valor
para a companhia.
Conforme a rea de negcio demande novos projetos, fundamental que essa lista
se mantenha atualizada, sendo passada uma estimativa a respeito de quando esse
projetos sero priorizados. Essas listas precisam ser recicladas, fazendo com que sua
Capacity Planning na Prtica | 23
prioridade seja novamente definida de acordo com a estratgia da companhia.
Essas filas de demanda podem ser classificadas como um backlog ou como lista de
pendncias. Um backlog muito grande pode significar que a empresa precisa ampliar
sua capacidade de execuo, o que pode ser feito com a ampliao da equipe, com a
melhoria da produtividade do time, com a otimizao dos processos e a capacitao
dos recursos ou com a terceirizao de parte dessa demanda.
Outra reflexo que deve ser feita pela organizao em relao ao nmero de
recursos dedicados aos projetos, comparando o quanto se gasta com eles versus o
retorno que esses projetos e recursos esto trazendo, tudo com o objetivo de sempre
buscar o melhor retorno sobre o investimento.
Quem utiliza o Project Builder pode acompanhar essa execuo usando o portflio de
projetos de uma maneira mais macro ou o relatrio de desempenho de uma forma
bem mais detalhada, visualizando em uma nica tela a produtividade dos recursos e
a comparao de horas planejadas versus horas realizadas.
Para quem ainda no conta com esse auxlio da ferramenta e est comeando a
gerenciar sua capacidade de execuo, essa uma excelente oportunidade para
adotar um recurso a fim de facilitar sua implementao. Fizemos isso algumas vezes
na Project Builder e vimos como muito mais simples trabalhar com um ambiente
integrado.
Para a alta gesto, gerenciar de forma racional os recursos da empresa permite fazer
mais com menos e gerar resultados efetivos para o negcio, colocando o time focado
no que realmente importante.