C h a r l e s M.

D o l l a r
Assistente d o diretor d o Archival Research and Evaluation Staff (F1SZ), Mational Archives a n d
Records Administration.

O impacto cias tecnologias cie

i n f o r m a ç ã o soWe p r i n c í p i o s e
p r á t i c a s cie arquivos % algumas
considerações

INTRODUÇÃO Esta ligação reforça u m a

preocupação q u e s e m a n i f e s t o u
t e m a d e s t a conferên-

O
Balanço
c i a . Os arquivistas
1

limiar do ano 2.000

e Perspectiva,
no

suben-
-
n a S e g u n d a Conferência Européia
sobre Arquivos, realizada e m Ann
Arbor, Michigan, e m maio de
1989. Reconhecendo a impor-
tende que, na medida e m que se
tância d a s tecnologias de
r e g i s t r a o começo d o f i m d o
informação n o s a n o s d e 1 9 9 0 , a
século X X , a p r e s e n t a m - s e p o n t o s
conferência d e m a n d o u p o r u m
de vista divergentes sobre o q u e
estudo d o impacto delas, sobre
os arquivistas fazem e quão
princípios e práticas d e a r q u i v o s . E m
satisfatoriamente o fazemos. Este tema
a c o r d o c o m e s t a solicitação, p o r t a n t o ,
é ao mesmo tempo interessante e bem-
este escrito examina este impacto sobre
vindo, particularmente q u a n d o está
o s princípios e práticas d e a r q u i v o s . 2

relacionado a tecnologias d e informa-

ção, as quais muitos acreditam terem D i v i d i e s t e e x a m e e m d u a s seções, a

um efeito profundo sobre a sociedade, primeira das quais consiste e m u m

sobretudo no modo e m que o trabalho retrospecto do que eu considero como
se realiza. imperativos tecnológicos. Esses

A c e r v o , R i o d e J a n e i r o , v . 7 , n* 1-2. p. 3 - 3 8 . J a n / d e z 1 9 9 4 - pag.3
 A C E

imperativos, acredito, configuram o ou alterar substancialmente, de

modo p e l o q u a l a informação está qualquer modo, as t e c n o l o g i a s de
s e n d o u s a d a e será u s a d a n o f u t u r o , e informação.
enfim como o trabalho se realiza. A

P
IMPERATIVOS TECNOLÓGICOS
segunda parte consigna o impacto
d e s s e s i m p e r a t i v o s tecnológicos s o b r e
oucas pessoas negariam que a
princípios arquivísticos básicos (teoria)
t e c n o l o g i a d e informação está
e a prática arquivística. O e s c r i t o c o n c l u i
p r o v o c a n d o u m a revolução d a
com u m a discussão d e p o r q u e o s
informação tão p r o f u n d a e difusa
arquivistas devem se tornar ativamente
quanto a revolução industrial, a
envolvidos na mais ampla comunidade
d e s c o b e r t a d a impressão e d o s t i p o s
de t r a t a m e n t o d a informação.
móveis ou o desenvolvimento da
Antes de prosseguir, devo comunicar-
escrita . 4
Como partícipes dessa
lhes as quatro perspectivas que se
revolução, e s t a m o s m u i t o próximos d a s
c o l o c a m n e s t e t r a b a l h o . P r i m e i r o , há
mudanças q u e d e l a r e s u l t a m para
uma emergente mudança g l o b a l d a s
compreendé-las c o m p l e t a m e n t e o u p a r a
comunicações, q u e s e p r o c e s s a d a
p r e v e r a s u a f o r m a f i n a l , não o b s t a n t e ,
5

informação i m p r e s s a p a r a a eletrônica.
p a r a o s propósitos d e s s e trabalho
Segundo, à luz dessa mudança
i d e n t i f i q u e i três generalizações s o b r e a s
emergente, o trabalho enfoca os
mudanças q u e n o s c e r c a m e q u e e u
r e g i s t r o s eletrônicos q u e estão s e n d o
denomino de imperativos tecnoló-
criados hoje ou aqueles que
gicos . 6
Esses imperativos são: a
p r o v a v e l m e n t e serão c r i a d o s n a próxima
n a t u r e z a mutável d a documentação; a
década. T e r c e i r o , e m b o r a eu tenha
natureza mutável d o t r a b a l h o e a
procurado levar e m consideração
mudança d a própria t e c n o l o g i a .
a l g u m a s d a s diferenças e n t r e a s visões
européias e n o r t e - a m e r i c a n a s sobre N a t u r e z a mutável d a documentação

arquivos, a s idéias e argumentos E m b o r a o h i s t o r i a d o r M.T. C l a n c h y t e n h a

colocados nesse trabalho estão sabiamente lembrado que documentos
e n r a i z a d o s n a l i t e r a t u r a e n a experiência e m p a p e l , e s c r i t o s o u i m p r e s s o s , são
técnica d e a r q u i v i s t a s q u e t r a b a l h a m n a u m fenômeno r e l a t i v a m e n t e r e c e n t e ,
América d o M o r t e . Q u a r t o e f i n a l m e n t e ,
3
tendo sido completamente aceitos
a c h o q u e n e n h u m a tradição c u l t u r a l o u a p e n a s p o r v o l t a d o início d o século
n a c i o n a l ficará i m u n e a o d i f u s o poder XIV , é dificil para a maior parte d a s
7

d a s t e c n o l o g i a s d e informação s o b r e o p e s s o a s r e c o n h e c e r o q u a n t o é mutável
próximo século. C m última análise o s a n a t u r e z a d a documentação. O p a p e l
arquivistas. c o m o outros profissionais, parece ter estado sempre conosco, e
estão n a v e r d a d e s e m p o d e r p a r a r e s i s t i r dez anos depois que se proclamou a

pag 4, j a n / d e z 1 9 9 4
 V o

iminência doescritório s e m p a p e l ' o que podem ser descritas o u derivadas

papel continua vivo e muito b e m de de tabelas existentes. É particularmente

saúde, e o 'escritório s e m p a p e l ' é u m r e l e v a n t e p a r a b a s e s d e d a d o s dinâmi-

m i t o . O p a p e l não a p e n a s
8
persiste cas e atualizadas onde os valores de

c o m o está c r e s c e n d o d e v o l u m e . dados mudam de tempos e m tempos.

Um 'documento virtual' consiste n u m
A maior parte d o s d o c u m e n t o s eletro-
c o n j u n t o d e relações o u i n d i c a d o r e s
nicamente processados e das imagens-
p a r a pedaços d e t e x t o n u m a b a s e d e
documento são análogos a o s d o c u -
d a d o s e não e x i s t e c o m o u m a e n t i d a d e
mentos em papel. Como tais, eles
física n a própria b a s e d e d a d o s . 1 2

t r a n s p o r t a m c o n s i g o t o d a a informação
que a eles s e requer ser c o m p r e e n d i d a . Relacionados com os documentos
Contudo, é claro que as tecnologias de eletrônicos v i r t u a i s estão o q u e s e
informação estão n o s c o n d u z i n d o a u m a denomina de documentos eletrônicos
n o v a e r a d e 'documentação' p a r a a q u a l nào-lineares o u d o c u m e n t o s hiper-
não e x i s t e m m a i s análogos a o p a p e l . mídia . O s d o c u m e n t o s e m p a p e l são
13

Mão há análogos a o p a p e l para a tipicamente organizados de maneira

multimídia o u p a r a smarts
9
documents linear e subentende-se que devam s e r
(documentos inteligentes) , os quais
1 0
lidos da primeira à última linha.
p o d e m s e r l i g a d o s a o u t r o s serviços Documentos hipermídia nào-lineares
informacionais inteligentes que automa- sâo o r g a n i z a d o s d e t a l m o d o q u e u m
t i c a m e n t e a t u a l i z a m a informação a leitor possa percorrer por todo o
partir d e fontes externas. Ainda mais documento e m b u s c a d e informação
relevante é o fato de q u e o c o n c e i t o de s o b r e u m tópico p a r t i c u l a r o u r e f e -
um documento cada vez mais é rências a o u t r o s d o c u m e n t o s s e m s e g u i r
inadequado para descrever o produto de q u a l q u e r seqüência óbvia. D e f a t o , a
c o m p l e x o s s i s t e m a s d e informação l e i t u r a d e u m d o c u m e n t o hipermídia é
como o Sistema de Informação análoga à m a n e i r a p e l a q u a l m u i t a g e n t e
Geográfica '. 1
lê u m l i v r o . E l e s a p a n h a m um livro,
folheiam o volume, procurando pelo
Há dois conceitos fundamentais
princípio, o índice, o m e i o , o f i m , a s
subjacentes às novas formas de
g r a v u r a s , a s n o t a s d e pé-de-página, e
documentação e m e r g e n t e q u e estão
coisas desse tipo; e a cada passo eles
estreitamente relacionados. Um é
aprendem mais e d e c i d e m o q u e fazer
c h a m a d o d e database view ( visão d a
em seguida.
base d e dados) e outro é chamado d e
u m ' d o c u m e n t o v i r t u a l ' . U m a 'visão d a Q u a n t o m a i s informação é c r i a d a , u s a d a
base de dados' consiste e m tabelas que e m a n t i d a e m f o r m a eletrônica, t o r n a r -
não têm existência física c o m o t a i s m a s se-á d e m a s i a d o c a r o c o l e t a r e g u a r d a r

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n» 1-2. p. 3 - 3 8 . J a n / d e l 1 9 9 4 - pag-3

 A C E

cópias eletrônicas r e d u n d a n t e s . E m possível a alguém c r i a r e e d i t a r e m

conseqüência d i s s o . a s r e d e s d e b a s e s p o u c a s h o r a s u m relatório i m p r e s s o e
d e d a d o s n a s q u a i s a informação é ilustrado que antes poderia exigir
distribuída através d o s s i s t e m a s d e semanas, senão meses para ser
usuários serão a u m e n t a d a s . H o j e , o s realizado. O poder de conseguir a
s i s t e m a s estão n u m a situação n a q u a l
n e n h u m a organização mantém t o d a a
informação necessária p a r a l e v a r a
f r e n t e o s s e u s negócios m a s têm, e m
v e z d i s s o , a c e s s o à informação g u a r d a d a
p o r o u t r a s organizações. A s s i m , o
'registro c o m p l e t o ' reside n u m sistema
g l o b a l n o q u a l a informação s e d i s t r i b u i
através d e u m a r e d e . Isso, é claro,
l e v a n t a u m a questão s o b r e a p r o p r i e -
dade d a documentação eletrônica
distribuída n u m a r e d e .

N a t u r e z a mutável d o t r a b a l h o 'instantaneidade' no local de trabalho

aumenta nosso sentido de tempo e de
E s t e s e g u n d o i m p e r a t i v o tecnológico
seqüência o r d e n a d a de eventos de
abrange duas mudanças óbvias n a
m o d o q u e o s p r o c e s s o s d e começar e
natureza d o trabalho: a perda de um
completar uma tarefa estão
sentido de tempo e a extensão d a
c o n d e n s a d o s n u m a única ação. O fato
participação c o m o u t r o s t r a b a l h a d o r e s .
de que muito do processo seja
A s t e c n o l o g i a s d e informação são a u t o m a t i z a d o e p o s s a não n e c e s s i t a r d e
instrumentos poderosos que tornam o interferência h u m a n a reforça esse
t r a b a l h o m a i s rápido, t a l c o m o o f i z e r a m sentido de 'instantaneidade'.
o t e l e f o n e , a máquina d e e s c r e v e r A s t e c n o l o g i a s d e informação também
elétrica e a máquina f o t o c o p i a d o r a . O s nos ajudaram a promover a descen-
p r o c e s s a d o r e s d e t e x t o , spread sheets tralização o r g a n i z a c i o n a l , p o i s t r a z e r
( p l a n i l h a s d e cálculo) e o s s i s t e m a s d e p e s s o a s e r e c u r s o s j u n t o s através d o
recuperação d a informação n o s a j u d a m t e m p o e d o espaço d e u m o t i v o s a q u e
agora a fazer e m segundos e minutos o trabalhassem produtivamente em
q u e a n t e s p o d e r i a e x i g i r h o r a s e até modos que não eram possíveis
m e s m o dias. Isso é claramente evidente anteriormente. U m exemplo disso ê a
em desktop publishing (editoração colaboração n a q u a l há u m a interação
eletrônica) n a q u a l , c o m e q u i p a m e n t o d e g r u p o n a rápida t r o c a d e idéias e n o
custando menos de US$ 10.000 é desenvolvimento de produtos de

p a g 6. j a n / d e z 1 9 9 4
 V O
R

trabalho livres pelo tempo ou pelo d o m i n a n t e d o u s o d a informação.

espaço. N o v a s f o r m a s d e t r a b a l h o e m C O N C E I T O S E PRÁTICAS ARQUIVISTICOS

colaboração, b a s e s d e d a d o s distri-
T ' s t a discussão d o s i m p e r a t i v o s
buídas e informação automática, c r i a m
tecnológicos nos dá os
conjuntamente u m ambiente que solapa
fundamentos para u m exame
os limites organizacionais tradicionais
de quão úteis são o s c o n c e i t o s e
e o controle burocrático formal.
práticas a r q u i v i s t i c o s básicos a o n o s
I n d u b i t a v e l m e n t e , a descentralização e
f o r n e c e r e m u m a orientação p a r a l i d a r
a colaboração ajudarão a f o r m a r u m a
c o m r e g i s t r o s eletrônicos. E s t e e x a m e
nova cultura de trabalho.
focalizará três c o n c e i t o s a r q u i v i s t i c o s

Mudanças d e t e c n o l o g i a básicos - d o c u m e n t o o r i g i n a l e o r d e m
o r i g i n a l , proveniência e a r q u i v o s c o m o
É u m f a t o inevitável q u e a rápida
depósitos c e n t r a i s - e q u a t r o práticas
mudança tecnológica é u m a condição
arquivísticas básicas, o u s e j a : avaliação,
básica d a v i d a m o d e r n a a s s i m c o m o a s
organização e descrição, referência e
inovações tecnológicas estimulam
preservação.
o u t r a s inovações. E s t a m o s c e r t o s d e
q u e a s t e c n o l o g i a s d e informação d e C O N C E I T O S ARQUIVISTICOS BÁSICOS
h o j e serão d e s l o c a d a s p e l a s d e amanhã,
Documento original e ordem original
q u e serão m a i s rápidas, m a i s p o d e r o s a s
e flexíveis, e m a i s b a r a t a s . O l a d o O conceito tradicional de documento

desalentador das tecnologias de o r i g i n a l d e n o t a informação r e g i s t r a d a

informação é q u e o r i t m o dinâmico d a que é apreendida c o m o u m a entidade

mudança c r i a u m a m b i e n t e no qual física e c u j o s a t r i b u t o s n o s a j u d a m a

mudanças r a d i c a i s o c o r r e m a n t e s q u e fornecer a prova autêntica e

as p e s s o a s t e n h a m compreendido e contemporânea d e u m a operação o u

assimilado completamente as tecno- transação. É u m c o n c e i t o q u e é o

l o g i a s d e informação e x i s t e n t e s , n u m a produto de u m a era na qual os

sociedade e cultura impulsionadas pelas documentos escritos conquistaram uma

t e c n o l o g i a s d e informação, a mudança ascendência n a constatação d e q u e

tecnológica e s u a s exigências não determinados acontecimentos e ativi-

podem s e r facilmente ignoradas. Na dades ocorreram'*. O ato de docu-

v e r d a d e , o preço d e d e i x a r d e s e g u i r o mentar transações ou operações

r i t m o d a mudança é a obsolescência i n v e s t i u - o s d e u m status oficial e legal.

tecnológica. M a n t e r - s e a p a r d a inovação Como a autenticidade enquanto prova

d a t e c n o l o g i a d e informação assegurará contemporânea e r a u m a t r i b u t o primário

às organizações e a o s indivíduos de documentos escritos originais,

permanecerem n o c u r s o tecnológico indícios t a i s c o m o a s s i n a t u r a o u o u t r a s

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n ' 1-2. p. 3 - 5 8 . J a n / d e i 1 9 9 4 - pag.7

 A C E

marcas identificáveis tornaram-se d e r e g i s t r o s eletrônicos m u d a a ênfase

a t r i b u t o s físicos i m p o r t a n t e s na dis- d a f o r m a o u conteúdo físico p a r a a
tinção e n t r e u m a cópia e u m o r i g i n a l . 1 5
operação . S o b e s s a definição q u a l q u e r
16

É claro q u e o suporte d e u m a infor- a t i v i d a d e eletrônica q u e d o c u m e n t a

mação r e g i s t r a d a - u m pedaço d e p a p e l u m a transação o f i c i a l é u m d o c u m e n t o
- e r a também u m a e n t i d a d e f i s i c a , e e r a e é do domínio da política de
impossível, praticamente falando, administração d e f i n i r o q u e é u m a
s e p a r a r o s a t r i b u t o s físicos d o s a t r i b u t o s transação o f i c i a l . O s a r q u i v i s t a s e a d m i -
d e conteúdo. U m d o c u m e n t o público nistradores d e d o c u m e n t o s deveriam ter
original, portanto, era uma entidade uma influência predominante no
fisica produzida o u recebida por um e s t a b e l e c i m e n t o d e s s a política e n a
s e t o r público o f i c i a l n a c o n d u t a d o definição d o q u e é u m a transação o f i c i a l
negócio. O f a t o d e q u e e r a p r o d u z i d o p a r a r e g i s t r o s eletrônicos.
ou recebido deu-lhe status legal o u R e s o l v e r a questão d a a u t e n t i c i d a d e d o s
oficial, porquanto os seus atributos r e g i s t r o s eletrônicos é m u i t o menos
físicos a t e s t a v a m a s u a a u t e n t i c i d a d e . difícil p o r c a u s a d o p o t e n c i a l i m p r e s s i v o
Este conceito d e d o c u m e n t o original é d a s t e c n o l o g i a s d a informação para
impraticável p a r a o s r e g i s t r o s eletrô- verificar automaticamente a auten-
n i c o s q u e estão s e n d o c r i a d o s n o s a n o s ticidade dos documentos eletrônicos.
d e 1 9 9 0 . A s s u a s limitações são m a i s Proteção d e c o n t r a - s e n h a , d i r e i t o s d e
evidentes nas bases de dados relacio- autorização, e acess audit traills, entre
n a i s , s i s t e m a s d e informação geográfica, outros, podem comprovar a autenti-
e hipermídia o n d e bits e partes de c i d a d e d o s r e g i s t r o s eletrônicos p o r
informação p o d e m s e r s e l e c i o n a d o s d e mostrar quando um registro foi criado,
uma base de dados de ampla organi- quem apenas l e u , ou leu e escreveu
zação e i n c o r p o r a d o s a u m d o c u m e n t o permissão e s c r i t a , e q u a n d o o r e g i s t r o
eletrônico e n v i a d o a alguém. Este foi obtido. Instrumentos de tecnologia
d o c u m e n t o eletrônico r e p r e s e n t a a p e - d a informação s i m i l a r e s p o d e m também
n a s u m a visão p a r c i a l d a b a s e d e d a d o s . confirmar que um documento recebido
De f a t o , e l e p o d e e x i s t i r a p e n a s como era de fato o d o c u m e n t o pretendido
u m c o n j u n t o d e instruções r e c u p e r a d a s (isto é, s e não o c o r r e r a m mudanças não
que u m computador gerou e m resposta a u t o r i z a d a s ) . O f a t o r crítico a q u i é q u e
à pessoa que preparou o documento. a a u t e n t i c i d a d e não é n e m u m a t r i b u t o
O que é crucial de um ponto de vista físico n e m u m a t r i b u t o d e conteúdo. É,
arquivístico é d e f i n i r p r i m e i r o o q u e n a v e r d a d e , a informação d e s i s t e m a s
c o n s t i t u e m r e g i s t r o s eletrônicos o f i c i a i s que existem independentemente dos
e segundo como verificar suas sinais q u e compreendem o s registros
a u t e n t i c i d a d e s . U m a definição p r o p o s t a eletrônicos. E s t a informação d e s i s t e m a

p»g.8, j a n / d e i 1 9 9 4
é c h a m a d a metadata. ou dados sobre r e g i s t r o s eletrônicos n e m e x i g e n e m
dados, porque e l a define as caracte- i m p l i c a n u m conteúdo i n t e l e c t u a l .
rísticas d e r e g i s t r o s e s e u u s o , e n t r e
E m b o r a a preservação d a o r d e m o r i g i n a l
outras coisas.
d e r e g i s t r o s eletrônicos não tenha
Embora a ordem original seja um
qualquer conseqüência, a docu-
corolário p a r a o s d o c u m e n t o s o r i g i n a i s ,
mentação d a s relações lógicas é a b s o l u -
é um conceito enraizado firmemente na
tamente crucial. Afortunadamente, no
noção d e q u e u m a organização é c o m o
a m b i e n t e eletrônico, a s relações físicas
'um todo orgânico, um organismo
e lógicas são separáveis.
v i v o ' . A localização física o u o r d e m
1 7

original dos documentos contém T r a d i c i o n a l m e n t e , a s relações lógicas d e

informação i m p o r t a n t e s o b r e a e s t r u t u r a r e g i s t r o s eletrônicos têm s i d o d e f i n i d a s

d a organização até u m a d e t e r m i n a d a p e l o q u e é c h a m a d o d e documentação,

e t a p a . A preservação d a o r d e m o r i g i n a l que é geralmente baseada e m papel . 1 8

a s s e g u r a q u e a s relações e n t r e o s A tendência p a r a o d e s e n v o l v i m e n t o d e

documentos sejam mantidas e facilita s i s t e m a s dicionários 19

de meios de

a recuperação. informação i n t e r a t i v a r e s s a l t a a i m p o r -
tância d a apreensão d a s relações lógicas
O ponto central na ordem original, é
d e s i s t e m a s d e r e g i s t r o s eletrônicos. A o
c l a r o , é o d e q u e a localização física d e
l i d a r e m c o m r e g i s t r o s eletrônicos o s
um documento e m relação a o u t r o
arquivistas podem abandonar o
i m p l i c a e m conteúdo i n t e l e c t u a l . C o m o
conceito de ordem original, masas
o s r e g i s t r o s eletrônicos não e x i s t e m
relações lógicas subjacentes de
c o m o e n t i d a d e s físicas d i s t i n t a s e c o m o
informação d e v e m s e r m a n t i d a s .
a armazenagem vigente dos sinais
eletrônicos que compreendem um Proveniência

registro raramente i m p l i c a e m qualquer A fundamentação s o b r e a q u a l r e p o u s a

relação c o m u m r e g i s t r o q u e e s t e j a a m o d e r n a 'ciência arquivística'é a d o
exposto num monitor ou impresso, a c o n c e i t o o u princípio d a proveniência.
localização física d o s bits o u p a r t e s d o s A d e r i r a o p r i n c i p i o d a proveniência

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n" 1-2. p. 5 - 3 8 . J a n / d e z 1 9 9 4 - pag.9

significa assegurar que seja mantido o u t i l i z a d o s . É c l a r o q u e rótulos e x t e r n o s
22

contexto dos documentos arquivisticos. sobre os disquetes o u alguma outra

Este c o n t e x t o inclui e m saber o n d e u m documentação p o d e r i a dar alguma

documento ? indicação d a proveniência, m a s i s s o

foi criado, no quadro de que processo, s e r i a a p e n a s n o máximo u m esboço d e

com que f i m , para quem, quando e indicação.

como foi recebido pelo destinatário, e De f a t o , o p r o b l e m a é m u i t o m a i s g r a v e

como veio parar em nossas mãos .
O conhecimento do contexto no qual foi
c r i a d a e u s a d a a informação é também
importante p a r a o s usuários
s o c i e d a d e d e informação a b u n d a n t e .
A preservação d a proveniência d o s
documentos e m papel exige
20
q u a n d o há u m a r e d e o u u m a b a s e d e
dados amplamente associada, nesses
c a s o s , o s i s t e m a d e administração d a
numa base de dados determina onde e c o m o
a informação está a r m a z e n a d a . U m
usuário p o d e r e c u p e r a r a informação d e
uma base de dados associada o u u m a

a não-separaçâo de documentos que base de dados distributiva 2 3

sem

vieram de uma determinada agência conhecer onde a informação está

tanto quanto a nào-mistura de armazenada, que unidade a criou, se a

documentos que vieram de agências informação t e m s i d o a t u a l i z a d a o u

diferentes,... . 21 q u e m a u t i l i z a , p o r q u e a informação d a

Como os documentos e m papel trazem b a s e d e d a d o s não é a u t o - r e f e r e n c i a l .

geralmente consigo a informação U m s i m p l e s dicionário d e r e g i s t r o s d e

r e l a c i o n a d a c o m a proveniência, a base de dados pode prover alguma

adesão a e s s e p r i n c i p i o t e m s i d o f r a n c a informação c o n t e x t u a l d e s s e t i p o , m a s

e direta para a maior parte d o s seria um substituto fraco para a rica

d o c u m e n t o s a r q u i v i s t i c o s . I s s o não é informação c o n t e x t u a l f o r n e c i d a p e l a

verdadeiro quanto aos registros proveniência. A informação c o n t e x t u a l

eletrônicos. D e f a t o , é v i r t u a l m e n t e t o r n a - s e a i n d a m a i s diluída q u a n d o o s

impossível a f i r m a r a proveniência d e d a d o s são c o n t i n u a m e n t e introduzidos

r e g i s t r o s eletrônicos u s a n d o - s e abor- ou atualizados. Finalmente, a prove-

d a g e n s t r a d i c i o n a i s . U m a razão p a r a niência é v i r t u a l m e n t e não-existente

i s s o , c o m o já s e o b s e r v o u a n t e s , é d e p a r a a s r e d e s d e informação i n t e r o r -

q u e o s r e g i s t r o s eletrônicos e x i s t e m ganizacionais muito amplas e

c o m o s i n a i s eletrônicos c u j a localização complexas, e ligadas através de

relativa geralmente não i m p l i c a e m telecomunicações. D e f a t o , ligações d e

conteúdo i n t e l e c t u a l . I s s o é v e r d a d e computador para computador dissolvem

mesmo quando um complexo esquema as fronteiras tradicionais entre

de a r q u i v a m e n t o o u convenções d e organizações, u n i d a d e s sub-operativas

designação de documentos são e escritórios, o s q u a i s f o r n e c e r a m n o

pag. 10. j a n / d e z 1 9 9 4
 R

passado grande p a r t e d a informação emergente, os fatores que têm

b a s e a d a n a proveniência . 24
promovido arquivos centralizados

Depósito c e n t r a l modernos para documentos e m papel

não são desprezíveis. C o n s i d e r e - s e , p o r
Os arquivistas usam a palavra 'arquivos' exemplo, as vantagens de custo. Apesar
para designarem u m a disposição o u d o declínio g e n e r a l i z a d o d o s c u s t o s d e
estrutura onde os especialistas t e c n o l o g i a d a informação eletrônica, o s
treinados e m procedimentos arquivis- c u s t o s d a transferência d e r e g i s t r o s
ticos podem assegurar que os eletrônicos d e v e l h o s sistemas de
documentos inativos criados por u m a computação p a r a o s m a i s r e c e n t e s , a
organização tenham condições d e fim de m i n i m i z a r a dependência d e
serem armazenados e protegidos da hardware e software, provavelmente
I negligência e d e a v a r i a s , e d e s e r e m continuarão a s e r e m s u b s t a n c i a i s . É
consultados para o estudo. Essas c e r t o q u e o s c u s t o s d e manutenção d a
preocupações, q u e e m e r g i r a m d o m u n - informação eletrônica q u e r e s i d e e m
I do de documentos e m papel, ajudaram s i s t e m a s d e computação d e f i n a l i d a d e
a fomentar o crescimento dos modernos e s p e c i a l serão s u b s t a n c i a i s . A m a i o r
arquivos centralizados q u e têm a parte dos arquivos centralizados
| custódia física e l e g a l d o s d o c u m e n t o s p r o v a v e l m e n t e não terá o s r e c u r s o s p a r a
I inativos. Primeiro, um arquivo suportar os florescentes custos de
I centralizado q u e tem o c o n t r o l e legal e t r a n s f e r i r através d a s t e c n o l o g i a s u m
físico d o s d o c u m e n t o s p o d e assegurar sempre crescente volume d e registros
!
a integridade do documento porque o s eletrônicos e m s e u s c o n g l o m e r a d o s d e
1 a r q u i v i s t a s são c o n s i g n a d o s à noção d e e m p r e s a s . É d e l o n g e m a i s provável q u e
p r e s e r v a r a informação t a l c o m o e l a é a s organizações q u e já têm o e q u i p a -
u s a d a p e l a organização q u e a c r i o u . mento para manter e fornecer o a c e s s o
Segundo, é geralmente mais lucrativo a o s s i s t e m a s d e r e g i s t r o s eletrônicos
armazenar os documentos inativos n u m a t i v o s também terão o s r e c u r s o s p a r a
dispositivo central de baixo custo do t r a n s f e r i - l o s através d e t e c n o l o g i a s e
que manter esses registros numa novos s i s t e m a s d e computação, e
ambiência d e escritório. T e r c e i r o , é fornecer o acesso a documentos
m u i t o m a i s fácil e m e n o s c u s t o s o p a r a arquivisticos.
os usuários consultar um arquivo Se o s fatores d e custo-benefícios
centralizado para documentos inativos continuam a ditar onde o s d o c u m e n t o s
d o q u e c o n s u l t a r organizações d i v e r s a s arquivisticos são a r m a z e n a d o s , os
para documentos inativos q u e podem arquivistas d e v e m redefinir o papel e as
ser misturados c o m documentos ativos. responsabilidades dos arquivos centra-
N u m c o n t e x t o d e informação eletrônica l i z a d o s p a r a r e g i s t r o s eletrônicos. T a l

A c e r v o , R i o d e J a n e i r o , v. 7 , n» 1-2. p. 5 - 3 8 . j a n / d e z 1 9 9 4 - pag. 11
 A C E

redefinição poderia incluir a de último r e c u r s o . D e f a t o , a r e s p o n s a -

concentração s o b r e o s p r o g r a m a s e m bilidade de um arquivo centralizado e m
desenvolvimento, o s instrumentos, as a s s u m i r a custódia física d e r e g i s t r o s
l i n h a s d e orientação e r e g u l a m e n t o s q u e eletrônicos p o d e r i a o c o r r e r q u a n d o u m a
f a c i l i t a m o a c e s s o através d e b a s e s d e organização não d e s e j a m a i s c o n t i n u a r
dados e sistemas de informação a mantê-la e a realizar a sua
díspares. I s s o p o d e significar, por
transferência através d e t e c n o l o g i a s .
exemplo, ajudar o desenvolvimento e
Isso poderia, p o r s u a v e z , levar a u m
p r o m o v e r a adoção d e i n s t r u m e n t o s e
programa de arquivos centralizados que
m o d e l o s d e i n t e r f a c e s d e software que
assegurasse a legibilidade computa-
facilitam o acesso.
c i o n a l d e r e g i s t r o s eletrônicos s e m o
Outra possibilidade seria definir o c u s t o c o n c o m i t a n t e d e transferência
arquivo centralizado c o m o u m arquivo p a r a u m n o v o software**, finalmente,

pag. 12, j a n / d e z 1 9 9 4
 R V O

como a maior parte dos registros históricos. A identificação d e a r q u i v o s

ieletrónicos p o d i a a p e n a s s e r t r a n s f e r i d a mestres era u m a tarefa francamente
p a r a u m ' a r q u i v o d e último r e c u r s o ' d i r e t a d e revisão d o s i s t e m a c o m p u -
somente muitos anos depois dasua tacional que produzira os arquivos
criação, e s s a p a s s a g e m d e t e m p o d a r i a legíveis p o r máquinas.
aos arquivistas u m a m e l h o r p e r s p e c t i v a Quando os arquivistas aplicaram os
sobre o valor d e continuação d o s testes de valor comprobatório e
registros . 28
informacional para a avaliação d e
a r q u i v o s m e s t r e s legíveis p o r máquina
P R Á T I C A S A R Q U I V I S T I C A S BÁSICAS
n a s gravações c o m p u t a c i o n a i s , concluí-

A
Avaliação
ram que precisavam acrescentar
fim de lidar c o m o florescente
manipulabilidade computacional e o
aumento de documentos em
potencial relacionai do computador à
p a p e l contemporâneos n o
idéia d e v a l o r i n f o r m a c i o n a l . Além 2 9

anos de 1 9 4 0 e 1 9 5 0 , o s arquivistas
disso, eles acrescentaram conside-
desenvolveram r e g r a s d e orientação
rações técnicas em relação à
p a r a a seleção d e d o c u m e n t o s d e v a l o r
legibilidade e portabilidade d o s docu-
arquivístico. D e n o m i n a d o s d e critérios
mentos legíveis p o r máquina a o s
de avaliação, e s s a s r e g r a s d i s t i n g u i r a m
critérios d e avaliação . 30

entre o valor comprobatório e

informacional dos registros e À medida que os arquivistas

identificaram onde mais provavelmente c o n q u i s t a r a m experiência n o t r a b a l h o ,

são encontráveis, n u m a hierarquia com os documentos legíveis p o r

administrativa, documentos de valor máquina, d u a s o u t r a s considerações d e

arquivístico . 27
avaliação e m e r g i r a m . Primeiro, as
limitações i n e r e n t e s d o s d o c u m e n t o s
Os arquivistas avaliadores dos
legíveis p o r máquina (necessidades
documentos e m papel descobriram que
d o c u m e n t a i s e exigências d e e q u i p a -
o t r a b a l h o m a i s e f i c a z e s t a v a n a s séries
mento) levaram os arquivistas a advogar
documentais. Contudo, para documen-
a avaliação d e s s e s d o c u m e n t o s tão logo
tos legíveis e m máquinas era um
fossem criados. Segundo, os arquivistas
arquivo . 2 8
Como a maior parte d o s
p r o p u s e r a m a introdução d e critérios d e
sistemas computacionais nos anos de
avaliação n o próprio p r o j e t o d e s i s t e m a s
1970 e 1980 utilizava um ciclo de
de aplicação d o c o m p u t a d o r , a f i m d e 3 1

p r o c e s s a m e n t o d e d a d o s seqüencial d e
a s s e g u r a r a manutenção a d e q u a d a d o s
imput, processamento e output. os
r e g i s t r o s e d e t o d a a documentação
arquivos legíveis p o r máquina g e r a l -
relevante . 3 2

mente se caracterizavam c o m o imput,

processamento, arquivos mestres ou A p e s a r d a introdução d a s considerações

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n ' 1-2. p. 3 - 3 8 . j a n d e z 1 9 9 4 - pag. 1 3

 d e avaliação n o próprio p r o j e t o do
atração o u i n t e r e s s e p a r a o s p r o j e t i s t a s
s i s t e m a d e aplicação, a avaliação d e
e usuários d o s s i s t e m a s s e o f o c o f o r
d o c u m e n t o s legíveis p o r máquina a i n d a
sobre o valor informacional para fins de
emprega por toda a parte conceitos e
p e s q u i s a histórica. O q u e s e r e q u e r é
instrumentos q u e c a d a v e z m a i s têm
uma abordagem arquivística p a r a o
valor limitado no manejo de registros
p r o j e t o d e s i s t e m a s d e informação q u e
eletrônicos q u e estão s e n d o c r i a d o s n a
claramente sustente um objetivo
década d e 1 9 9 0 e m d i a n t e . Quando
organizacional o u u m a necessidade de
r e g i s t r o s eletrônicos não têm análogos
t r a b a l h o . C o m o o o b j e t i v o básico o u a
em papel, como no caso dos docu-
necessidade de trabalho é, n a m a i o r
mentos multimídia, sistemas de
p a r t e d a s organizações, a documentação
informação geográfica, b a s e s d e d a d o s
d e c o m o a s missões o u n e c e s s i d a d e s
relacionais integradas e bases de dados
são e x e c u t a d a s , a ênfase arquivística n o
complexas que cruzam fronteiras organi-
p r o j e t o d e s i s t e m a s d e informação d e v e
z a c i o n a i s , u m f o c o d e avaliação s o b r e
se dirigir, portanto, a c o m o se assegurar
a r q u i v o s m e s t r e s o u históricos não é
d e q u e a informação eletrônica s e j a
útil. Além d o m a i s , a n a t u r e z a e a ligação
identificada, conservada e acessível
integradas dessas bases de dados e
para objetivos d e responsabilidade d o
sistemas complexos, o s quais podem
programa ( o u comprobatórios) . 33

ser usados para produzir quase ilimi-

t a d a s 'visões d e b a s e d e d a d o s ' , sola- A incorporação d e s s e c o n c e i t o de

p a m a noção d e u n i c i d a d e d a p r o c e s - administração d o c i c l o d e v i d a d a

s a b i l i d a d e e ligação c o m p u t a c i o n a l . informação e l e t r o n i c a m e n t e r e g i s t r a d a 34

d e n t r o d o próprio p r o j e t o d e s i s t e m a s
A avaliação arquivística n o nível d o s d e informação p o d e ser ao mesmo
s i s t e m a s d e informação terá pouca tempo útil p a r a a s n e c e s s i d a d e s d e

pag.14. j a n / d e z 1 9 9 4
 R V O

organização o u d e o b j e t i v o d e t r a b a l h o modelo internacional para o s sistemas

e p a r a a s preocupações arquivísticas. d e diretórios d e m e i o s d e administração
Embora os arquivistas que trabalham d a informação.
com documentos contemporâneos Se o s a r q u i v i s t a s s e e n v o l v e r e m no
( t a n t o e m papéis c o m o eletrônicos) p r o j e t o d e s i s t e m a s d e informação d e
tenham sido fortes campeões do acordo c o m as linhas sugeridas acima,
conceito de ciclo de vida. na verdade surgirão d i v e r s o s r e s u l t a d o s previsíveis.
poucos analisaram cuidadosamente o Em primeiro lugar, os arquivistas
que isso significa em termos de focalizarão s u a s e n e r g i a s e esforços
necessidades funcionais . 3 5
cada vez mais no desenvolvimento de
A área c r i t i c a n a q u a l a s n e c e s s i d a d e s metadata - o u buscarão a u x i l i o e m
f u n c i o n a i s d a administração d o c i c l o d e termos arquivisticos tradicionais - mais
v i d a da. informação eletrônica p o d e s e r p a r a o s s i s t e m a s d e informação d o q u e
mais eficazmente i m p l e m e n t a d a é nos p a r a o conteúdo i n f o r m a c i o n a l d o s
sistemas metadata ou sistemas de m e s m o s . C o m o metadata para sistemas
informação s o b r e informação. D i v e r s a - de informação c o m p l e x o s s e a p r e e n d e
mente denominados d e dicionários d e através d o s s i s t e m a s dicionários d e
d a d o s , diretórios d e d a d o s o u diretórios m e i o s d e informação, o s a r q u i v i s t a s
de m e i o s d e informação, o s s i s t e m a s também participarão n a padronização
metadata descrevem comumente a d e tais dicionários. E m s e g u n d o lugar,
informação q u e o s s i s t e m a s retêm, a s o s a r q u i v i s t a s reconhecerão c a d a v e z
concepções e o s relatórios gerados m a i s a importância d a r e s p o n s a b i l i d a d e
(audit trai/s) o u q u e são suscetíveis d e d o p r o g r a m a d e documentação. O v a l o r
serem gerados, a s funções q u e e l e s i n f o r m a c i o n a l ( o u u s o secundário) d o s
a p o i a m e o s usuários a q u e s e r v e m . O s s i s t e m a s d e informação será e c l i p s a d o
arquivistas d e v e m trabalhar para que se pelo valor indicativo desses mesmos
assegure que as necessidades funcio- sistemas. Finalmente, e m terceiro, os
nais d a administração d o c i c l o d e v i d a a r q u i v i s t a s tornar-se-ão p a r t i c i p a n t e s
dos d o c u m e n t o s eletrônicos sejam integrais d a emergente c o m u n i d a d e q u e
i n c o r p o r a d a s a o s s i s t e m a s d e diretórios m a n e j a a informação e adquirirão n o v a s
de m e i o s d e informação, c o m o estão h a b i l i d a d e s e funções.
sendo chamados agora, e m geral, dando
Organização e descrição
certeza, assim, de que aquelas
informações d e v a l o r arquivístico s e j a m
A organização e descrição a r q u i v i s t i c a
identificadas, conservadas e tornadas
tradicional atende a o propósito d e
acessíveis. U m fator chave para
conservação d a proveniência d o s
a s s e g u r a r a a c e s s i b i l i d a d e através d o
d o c u m e n t o s e facilitação d e a c e s s o a o s
tempo é o desenvolvimento de um
m e s m o s . A organização f i s i c a n o s dá

A c e r v o , Rio d e J a n e i r o , v. 7 , n * 1-2, p. 3 - 3 8 , J a n / d e z 1 9 9 4 pag. 15

 * C E

comumente u m a seqüência d e g r u p o s documentos eletrônicos c r i a d o s n o s

de d o c u m e n t o s q u e se reflete n u m anos de 1970 e 1 9 8 0 , mas elas devem
3 7

r e g i s t r o d e localização d e p r a t e l e i r a . A ser transformadas a fim d e lidar c o m os

organização i n t e l e c t u a l - apresentação documentos eletrônicos c r i a d o s n a
de conexões lógicas e d e relações e n t r e década de 1990 em diante. Esta
grupos de documentos - é d e longe mais transformação i m p l i c a e m organização
s i g n i f i c a t i v a . Ma América d o N o r t e , o s e descrição d o t r a t a m e n t o c o m o u m a
inventários p a r a d o c u m e n t o s d e p a p e l a t i v i d a d e i s o l a d a e m u d a n d o a ênfase
geralmente descrevem a estrutura d o s p r o d u t o s específicos, t a i s c o m o o s
organizacional (e p o r t a n t o a prove- instrumentos de pesquisa, para u m a
niência), começando c o m u m g r u p o e visão m a i s ampla que focalize os
d e s c e n d o , e m o r d e m hierárquica, p a r a sistemas de informação . 38
Nesse
uma série. E m b o r a o s inventários c o n t e x t o , a descrição d e v e r i a o c o r r e r
arquivisticos sigam geralmente a p o r ocasião d o p r o j e t o d o s s i s t e m a s d e
estrutura o r g a n i z a c i o n a l , a maior parte informação e seria refletida num
d o s a r q u i v i s t a s p e n s a q u e o s usuários sistema d e diretório de meios de
estão m a i s i n t e r e s s a d o s e m d o c u m e n t o s informação. E s t e s i s t e m a i d e n t i f i c a r i a
relacionados c o m amplas áreas d e todos os elementos d e informação,
assunto 3 6
. Portanto, a s descrições d e f i n i r i a a s s u a s relações, e x p l i c a r i a o
arquivísticas d e s t i n a m - s e a f o r n e c e r seu contexto de criação e uso,
informação q u e s u g i r a o conteúdo forneceria audit trai/s de uso, e
d e l e s . P o r e x e m p l o , o s b o n s títulos d e especificaria a responsabilidade
séries g e r a l m e n t e identificam um o r g a n i z a c i o n a l p a r a s u a preservação.
período de tempo e implicam no N e s t a transformação, u m s i s t e m a d e
conteúdo. O s esforços p a r a e n r i q u e c e r diretórios d e m e i o s d e informação
o assunto de instrumentos de pesquisa funciona como u m inventário d e u m
g e r a l m e n t e e n v o l v e m u m a descrição o u s i s t e m a d e informação e c o m o u m
n a r r a t i v a d e t a l h a d a q u e s e g u e práticas instrumento de pesquisa.
e organizações p a d r o n i z a d a s , i n c l u i n d o - Outra área d e transformação em
se o uso d e listas de fontes autorizadas. descrição arquivística i m p l i c a n a s u b s t i -
U m usuário p o d e , p o r t a n t o , f o l h e a r o u tuição d e b u s c a d o t e x t o c o m p l e t o p o r
percorrer instrumentos de pesquisa l i s t a s d e f o n t e s a u t o r i z a d a s e títulos d e
(textuais o u a u t o m a t i z a d o s ) e i d e n t i f i c a r séries, o s q u a i s t r a d i c i o n a l m e n t e têm
o m a t e r i a l q u e pareça r e l e v a n t e a o sido usados para indicar o assunto. A
interesse da pesquisa. conexão d o e n o r m e p o d e r d o p r o c e s -
A s práticas e técnicas d e organização e s a m e n t o p a r a l e l o a o software que apoia
descrição arquivísticas t r a d i c i o n a i s a realimentaçáo de relevância
funcionam b e m c o m a maior parte d o s (relevance feedback) dá a o s usuários a

pa9.16. j a n / d e z 1994
 R V O

p o s s i b i l i d a d e d e p e r c o r r e r milhões d e
mesmos. O pressuposto subjacente do
c a r a c t e r e s d e informação t e x t u a l e m
serviço d e referência d e s s e t i p o é d e
apenas poucos minutos e localizar a
que os pesquisadores usam os arquivos
informação específica q u e e l e s d e s e j a m
porque estão interessados nos
s e m t e r q u e c o n f i a r n a indicação d e
documentos e desejam gastar a
conteúdo. U m p o d e r o s o e v e l o z a p o i o
quantidade de tempo requerida para
c o m p u t a c i o n a l d e relevance feedback 39

a c h a r a q u e l e s específicos q u e a l m e j a m .
t o r n a desnecessário a o s a r q u i v i s t a s
uma suposição que não está
e s c r e v e r e m r i c a s descrições d e séries
c o m p r o v a d a , p a r a d i z e r o mínimo,
que incluem termos de acesso ao
r i a m e d i d a e m q u e a mudança d o s
assunto para registros textuais.
m e i o s i m p r e s s o s p a r a o s eletrônicos s e

Referência t o r n a m a i s p r o n u n c i a d a n a década d e
1 9 9 0 , o s p e s q u i s a d o r e s têm a e x p e c -
U m a função i m p o r t a n t e d e u m p r o g r a m a t a t i v a d e serviços eletrônicos r o t i n e i r o s
de a r q u i v o s é t o r n a r o s d o c u m e n t o s p a r a informações específicas, n e s s a
acessíveis a o s p e s q u i s a d o r e s através d o circunstância, u m a questão crítica p a r a
q u e é g e r a l m e n t e c h a m a d o d e serviço o serviço d e referência d e a r q u i v o s é
de referência. O serviço d e referência como mudar para u m serviço de
dos a r q u i v o s , t a l c o m o é geralmente referência r e l a c i o n a d o à d e m a n d a q u e
praticado hoje. é relacionado ao se ajuste às expectativas dos
estoque nesses registros de acesso aos p e s q u i s a d o r e s e à n e c e s s i d a d e de.
arquivos que se espera que os informação, e não a o s d o c u m e n t o s per
pesquisadores usarão q u a n d o vêm se. O s a r q u i v i s t a s d e v e m t e r o l h o s l i v r e s
s o l i c i t a r s e u a u x i l i o . E s t e serviço e x i g e p a r a o serviço d e referência e começar
que os pesquisadores busquem a focalizar a necessidade de desenvolver
inventários e i n s t r u m e n t o s d e p e s q u i s a , uma estratégia d e s t e serviço para
identifiquem caixas de documentos que informação eletrônica. O s a r q u i v i s t a s
i e l e s e s p e r a m q u e p o s s a m a t e n d e r às d e v e m começar p o r c o l o c a r questões
suas necessidades, verifiquem os d e s s e t i p o : Q u a i s são a s características
documentos e percorram caixas de comuns d o s grupos de pesquisadores?
documentos de papel até que Q u e e l e m e n t o s d o serviço d e referência
e n c o n t r e m o q u e estão p r o c u r a n d o o u são d e m a i o r importância p a r a e l e s ?
concluam que elas não contém a U m a v e z r e s p o n d i d a s t a i s questões o s
informação q u e d e s e j a m . A q u a n t i d a d e a r q u i v i s t a s p o d e m começar a r e o r i e n t a r
de tempo exigida para achar a o serviço d e referência p a r a serem
informação d e s e j a d a o u c o n c l u i r p e l a relacionados à demanda e fornecerem
b u s c a d e o u t r o s d o c u m e n t o s está e m serviços q u e vão de encontro às
função, e m g r a n d e p a r t e , d o v o l u m e d o s necessidades dos pesquisadores.

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n« 1-2, p. 3 - 3 8 . j a n / d e i 1 9 9 4 • pag.1

 A C

A visào p r o s p e c t i v a d e a r m a z e n a g e m transferência l u c r a t i v a d e s i s t e m a s
d e s c e n t r a l i z a d a o u d e distribuição d e c o m p l e x o s d e informação (metadata e
l o n g o p r a z o d o s d o c u m e n t o s eletrôni- registros) através d e n o v a s t e c n o l o g i a s ,
cos, substituindo a armazenagem de o q u e ajudará a m i t i g a r o s p r o b l e m a s
a r q u i v o s c e n t r a l i z a d o s , exigirá também d e obsolescência tecnológica.
a redefinição d o serviço d e referência
Terceiro, os arquivistas terão d e
arquivística e práticas arquivísticas e m
desenvolver uma sensibilidade cada vez
pelo menos três áreas. P r i m e i r o , o
maior à necessidade de proteger a
serviço d e referência arquivística d e v e
privacidade pessoal e de evitar o uso
concentrar-se mais e m facilitar o acesso
i n a d e q u a d o d a informação arquivística.
aos documentos do que e m resgatar
A facilitação d o a c e s s o às informações
a r q u i v o s . O s a r q u i v i s t a s d e referência
arquivísticas g u a r d a d a s n u m s i s t e m a d e
terão d e d o m i n a r a s complicações d e
informação d e u s o c o m u m deve ser
s i s t e m a s c o m p l e x o s d e informação a
acompanhada p o r u m forte senso de
f i m d e q u e p o s s a m a j u d a r o s usuários a
responsabilidade que assegure que a
definir claramente as suas necessidades
informação s i g n i f i c a t i v a não f i q u e i n a d -
de informação e a s s i s t i - l o s a c o n q u i s t a r
vertidamente comprometida, o u torne
o a c e s s o a o s sistemas. Isso significa,
acessível o q u e d e a l g u m m o d o p r e j u d i -
geralmente, que os arquivistas de
q u e o u t r o s indivíduos. A s s e g u r a r q u e a
referência funcionarão c o m o gate-
p r i v a c i d a d e d o s cidadãos não s e j a v i o l a -
keepers cujo conhecimento especia-
d a será u m a t a r e f a c a d a v e z m a i s
l i z a d o e m s i s t e m a s d e informação será
necessária p a r a os arquivistas na
inestimável p a r a o s p e s q u i s a d o r e s .
p a s s a g e m d a informação i m p r e s s a p a r a
Segundo, o s a r q u i v i s t a s terão q u e s e
a eletrônica.
e n v o l v e r n a formação d e padrões d e
t e c n o l o g i a d e informação a f i m d e Preservação
assegurar que sejam encaminhadas
A última a m p l a c a t e g o r i a d e c o n c e i t o s
i m p o r t a n t e s questões arquivísticas. O
e práticas d e a r q u i v o s o n d e o i m p a c t o
serviço d e referência r e d e f i n i d o i m p l i c a
d a s n o v a s t e c n o l o g i a s d e informação
n a promoção d o a c e s s o através d a
exige o repensar e a modificação
adoção d e i n s t r u m e n t o s e m o d e l o s d e
o p e r a c i o n a l é a retenção arquivística
i n t e r f a c e d e software que facilitam o
p e r m a n e n t e . C o m o o b s e r v o u J a m e s M.
acesso. O instrumento de software
0 ' T o o l e n u m e n s a i o r e c e n t e , a noção d e
fundamental aqui provavelmente será
permanência, p e l o m e n o s n o s E s t a d o s
u m s i s t e m a d e diretório d e m e i o s d e
Unidos, não é d e m o d o a l g u m algo
informação, o q u a l conterá informação
absoluto 4 0
. Através dos tempos o
decisiva sobre u m s i s t e m a d e infor-
significado da permanência tem
mação e também facilitará uma
vagueado entre a permanência d a

pag.18. j a n / d e z 1994
 V
o

informação em documentos até a eletrônicos p a r a a s s e g u r a r a t r a n s f e -

permanência d o s próprios objetos
rência das velhas para as novas
físicos. D e f o r m a i n t e r e s s a n t e a m b o s o s
tecnologias reduz, é claro, os efeitos
conceitos estão enraizados em
d e s s a obsolescência. É improvável,
t e c n o l o g i a s d e informação, r i o século
contudo, que quaisquer arquivos
XVIII e e m m e a d o s d o século X I X , n o s
nacionais possam ser providos de
E s t a d o s U n i d o s , a impressão d e cópias
recursos financeiros suficientes para
múltiplas f o i v i s t a c o m o u m a m a n e i r a
c o n t i n u a r a r e c o p i a g e m periódica d e
d e p e r p e t u a r a informação. C o n t u d o , n o
todos os 'documentos eletrônicos
começo d o século X X , os desen-
p e r m a n e n t e s ' n o f u t u r o previsível.
v o l v i m e n t o s tecnológicos d e s p e r t a r a m
a esperança d e q u e o t e m p o d e u s o d o s A f i m de lidar c o m e s s a realidade, o s
documentos poderia ser estendido arquivistas devem trazer u m a nova
i n d e f i n i d a m e n t e . P o r t a n t o , a retenção p e r s p e c t i v a e m relação à 'permanência'
p e r m a n e n t e v e i o a s i g n i f i c a r a extensão e 'retenção p e r m a n e n t e ' . O c o n c e i t o d e
física d a v i d a útil d e o r i g i n a i s p o r u m 'valor de continuidade' , o qual implica 4 1

período i l i m i t a d o d e t e m p o . em que o s documentos podem perder

v a l o r através d o t e m p o , deveria ser
A i n e r e n t e obsolescência tecnológica
l i g a d o a u m esforço sistemático p a r a
d o s m e i o s eletrônicos e o s a l t o s c u s t o s
r e a v a l i a r o s c u s t o s e benefícios d a
de preservação da vida útil d o s
retenção d o s d o c u m e n t o s eletrônicos,,
documentos arquivisticos solapam a
incluindo-se tanto os custos de
noção d a retenção p e r m a n e n t e . A
transferência d e s s e s d o c u m e n t o s d e u m
r e c o p i a g e m periódica d o s r e g i s t r o s
velho para u m novo s i s t e m a quanto os

A c e r v o , Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n« I -2. p. 3 - 3 8 , j a n / d e z 1 9 9 4 - pag. I

 A C E

benefícios d e retenção d o s m e s m o s disposição d o d o c u m e n t o eletrônico

com finalidades de pesquisa. Essa não e x i g e m a i s d o q u e o reconhe-
reavaliação realistica, conforme c i m e n t o h u m a n o p a r a s e r inteligível, p o r
observou David Bearman, deveria exemplo o código d e caráter A S C I I
identificar os riscos envolvidos na formatado. O segundo nível ocorre
conclusão d e q u e o s c u s t o s e x c e d e m o s q u a n d o u m d o c u m e n t o eletrônico não
benefícios d a retenção eletrônica". t r a z c o n s i g o informações s u f i c i e n t e s
A preservação, t r a d i c i o n a l m e n t e , pelo (isto é, não é a u t o - r e f e r e n c i a l ) p a r a u m
menos enquanto definida pela maior ser humano compreender o seu
parte d o s arquivistas, c o l o c a a s u a conteúdo. C o m u m e n t e , esse problema
ênfase e m d e s e n v o l v e r u m a ação s e a s s o c i a c o m o s d a d o s numéricos e
adequada para restaurar e preservar a codificados, e a inteligibilidade de tais
qualidade original do suporte da r e g i s t r o s s e f a z possível p e l o u s o d e
informação d o c u m e n t a l n a m e d i d a e m documentação q u e d e f i n a o s v a l o r e s
q u e s e j a possível. A preservação d o s r e p r e s e n t a d o s p e l o s números e códigos.
documentos eletrônicos e x i g e q u e s e Alcançar a i n t e l i g i b i l i d a d e d o s d o c u -
m u d e a ênfase d a preservação d o s mentos eletrônicos é extremamente
registros o u dos meios d e armazenagem difícil e dispendioso quando a
física p a r a o a c e s s o à informação documentação r e l a t i v a a o s m e s m o s é
eletronicamente apreendida, armaze- eletrônica e está e n g a s t a d a n u m s i s t e m a
nada e recuperada. A mudança d e dependente de software.
ênfase d o s u p o r t e físico p a r a o s a s p e c - U m a n o v a definição d e preservação
t o s i n t e l e c t u a i s d a informação r e s u l t a significa assegurar a legibilidade e a
n u m a reorientação f u n d a m e n t a l d a p r e - inteligibilidade dos documentos
servação d o s d o c u m e n t o s eletrônicos. eletrônicos p a r a f a c i l i t a r a p e r m u t a d e
Acesso aos documentos eletrônicos d a d o s através d o s t e m p o s . A r e c o p i a -
torna-se, portanto, u m a questão d e g e m periódica é o m o d o a c e i t o p a r a
legibilidade e inteligibilidade. A legibi- a s s e g u r a r a l e g i b i l i d a d e d a informação
lidade d o s m e s m o s significa q u e eles eletrônica através do tempo. Os
possam ser processados num sistema modelos de permuta de dados que
computacional ou noutro esquema apoiam a s t r i l h a s d e migração q u e
diverso daquele e m que foi inicialmente intermedeiam as gerações de
criado ou no qual seja comumente computadores podem, e m princípio,
armazenado. E m contraste, a inteligi- estender o tempo entre as recopiagens
b i l i d a d e s i g n i f i c a q u e a informação s e j a de, digamos, dez para vinte anos.
compreensível p a r a u m s e r h u m a n o . A Semelhantemente, os modelos de
i n t e l i g i b i l i d a d e f u n c i o n a e m d o i s níveis. documentação eletrônica i n t e r a t i v a , tais
O primeiro nível o c o r r e quando a c o m o o s i s t e m a dicionário d e m e i o s d e

pag,20, j a n / d e i 1 9 9 4
 nformação, têm a função d e c o n s t r u i r as l i n h a s t r a d i c i o n a i s q u e s e p a r a m a s
lima ponte entre os sistemas de d i s c i p l i n a s . E s s a p a i s a g e m e m mutação
s o f t w a r e d e o u t r a f o r m a incompatíveis . 45
oferece aos arquivistas a oportunidade
Estendendo desse modo a inteligi- d e r e d e f i n i r n o s s a função n o s e n t i d o d e
Dilidade d o s d o c u m e n t o s eletrônicos. que não m a i s s e j a m o s vistos como
Diversos g o v e r n o s ( o s E s t a d o s U n i d o s , curadores passivos do passado,
o Canadá e o R e i n o U n i d o ) e a s Mações preocupados apenas com os docu-
U n i d a s estão s e e n c a m i n h a n d o p o r e s s a mentos históricos. E s t a redefinição
direção p e l a adoção d e m o d e l o s para exige que os arquivistas s e e n c a m i n h e m
ambientes de 'sistemas abertos'. no s e n t i d o d e u m f l u x o c e n t r a l d e
informações pelo forjar de novas

O
CONCLUSÃO
relações c o m a s c o m u n i d a d e s d a s
objetivo global desse trabalho bibliotecas e museus, e outros
é dizer que os arquivistas e s p e c i a l i s t a s d e informação, e a j u d e m
d e v e m r e e x a m i n a r crenças e a elaboração d e u m a a g e n d a c o m u m .
práticas há m u i t o e s t i m a d a s n a m e d i d a Esta agenda deveria incluir, de qualquer
em que r e d e f i n e m a s u a função e f o r m a , c o m p o n e n t e s d e administração
responsabilidade n a revolução d a de arquivos e d o c u m e n t o s para m o d e l o s
informação eletrônica que está d e t e c n o l o g i a d e informação e p r o j e t o
emergindo. Nessa revolução as d e s i s t e m a s d e informação q u e a u x i l i e m
t e c n o l o g i a s estão a l t e r a n d o a p a i s a g e m a elaboração do programa para
da comunidade de manejo da a d m i n i s t r a d o r e s e usuários d o s s i s t e m a s
informação à medida que vão d e informação eletrônica, e a s s e g u r e o
desaparecendo a s distinções entre a c e s s o a o s d o c u m e n t o s eletrônicos d e
p a s s a d o e p r e s e n t e e s e vão a p a g a n d o v a l o r arquivístico através d o s t e m p o s .

A c e r v o , Rio d e J a n e i r o , v. 7 . n° 1 - 2 , p. 5 - 3 8 , j a n / d e z 1 9 9 4 - pag.21
 A C E

s a m e n t o , a r m a z e n a g e m e recuperação mainframe (estrutura principal) ou

d a informação. p r o c e s s a m e n t o d e computação c e n t r a -
l i z a d o , n o q u a l as operações são s e r i a i s .
P r o c e s s a m e n t o p a r a l e l o maciço
O processamento serial, contudo, é

P o r q u a s e três décadas, a a r q u i t e t u r a d o muito ineficiente, desde que a maior

computador foi e m grande parte parte d o t e m p o d o c o m p u t a d o r é gasto

condicionada pelo trabalho de J o h n von n a recuperação e a r m a z e n a g e m de

Meumann, amplamente reconhecido dados.

como o pai do moderno computador A necessidade de buscar grandes

digital. O escopo de Meumann era quantidades de dados repetidas vezes
p r o j e t a r u m c o m p u t a d o r êm t o r n o d o e r a p i d a m e n t e , e d e r e a l i z a r cálculos
conceito de um processador principal 'numérico-intensivos científicos' f e z
c o n t e n d o memória l i m i t a d a n o q u a l o s surgir n o s anos de 1970 e 1980 o q u e
programas fossem armazenados e se c h a m a d e s u p e r c o m p u t a d o r e s . U m a
pequenos lotes de dados fossem medida típica da velocidade dos
t r a n s p o r t a d o s p a r a d e n t r o d a memória supercomputadores é a quantidade de
a partir de u m dispositivo de arma- operações d e p o n t o f l u t u a n t e ( m u l t i p l i -
zenagem externa para processamento e cação o u s o m a d e d o i s números) . O s 3

depois retornassem a esse mesmo supercomputadores tais c o m o o CRAY

dispositivo. Essa é u m a solução Y M P r e a l i z a m c e r c a d e 2 5 milhões d e
b r i l h a n t e q u e s e r e f l e t e n a noção d e operações de ponto flutuante por
 V o

segundo . 6
Em contraste, os computa- u m a b a s e d e d a d o s d e 15 gigabytes ou
d o r e s p e s s o a i s q u e u t i l i z a m o chip Intel c e r c a d e 1 5 milhões d e páginas e m
80386 r e a l i z a m várias c e n t e n a s d e m e n o s d e três m i n u t o s . 8

m i l h a r e s d e s s a s operações p o r s e g u n d o .
U m Connection Machine d e nível básico

Uma área de desenvolvimento de de entrada (processador 4096) vende-

arquitetura de supercomputador implica se agora p o r US$ 5 0 0 , 0 0 0 . 9

Utilizando-

o que se chama de processamento s e o histórico declínio d e preços d e

paralelo maciço no qual muitos vinte por cento ao ano, esse mesmo
pequenos processadores, cada um com computador se venderia por cerca de
uma pequena memória própria, US$ 5 0 . 0 0 0 no a n o 2000. Nessa base,
f u n c i o n a m s i m u l t a n e a m e n t e , alcançan- o mais poderoso Connection Machine
d o a s s i m u m a utilização e f i c i e n t e t a n t o (65.000 processadores) se venderia por
d a memória q u a n t o d a c a p a c i d a d e d e cerca de US$1.000.000 no a n o 2000.
processamento. Ainda que cada Inteligência a r t i f i c i a l
processador seja muito menos podero-
Na última década, o d e s e n v o l v i m e n t o d e
s o d o q u e o chip n u m video game, u m a
computadores muito velozes e
grande ordem de processadores pode
relativamente não-custosos, c o m a s
executar paralelamente centenas de
capacidades de armazenagem enorme-
milhões de instruções de ponto
mente aumentadas, fomentou aplica-
flutuante p o r segundo.
ções drásticas d o u s o d e t e c n o l o g i a s d e

Um bom exemplo de computador inteligência a r t i f i c i a l . D e f a t o , muitos

paralelo maciço que está bem observadores acreditam que as

estabelecido no mercado é o t e c n o l o g i a s d e inteligência a r t i f i c i a l (Al

Connection Machine . 1
O menor • artificial intelligence) direcionadas à

Connection Machine utiliza 4.096 criação d e s i s t e m a s computacionais

pequenos processadores, cada um dos (programas), que operem atividades

quais tem 4.096 bytes d e memória. complexas ou resolvam problemas

Funcionando paralelamente esses complexos normalmente associados

processadores podem conduzir uma com o comportamento humano

questão d e 2 0 0 t e r m o s d e u m a b a s e d e inteligente, tornar-se-áo um lugar

d a d o s d e 1 1 2 megabytes e m cerca de c o m u m n o f i n a l d a década d e 1 9 9 0 .

6 0 milésimos d e s e g u n d o s . U m a b a s e
A s t e c n o l o g i a s d e inteligência a r t i f i c i a l
d e d a d o s d e 1 1 2 megabytes representa
podem geralmente ser divididas e m
c e r c a d e 1 0 . 0 0 0 páginas, c a d a u m a d a s
processamento d a linguagem natural,
quais c o m 1.200 palavras aproxi-
robótica e s i s t e m a s d e c o n h e c i m e n t o .
madamente. Esse m e s m o sistema pode
O processamento d a linguagem natural
c o n d u z i r u m a p e s q u i s a comparável d e
se relaciona fundamentalmente c o m

A c e r v o . R i o d e J a n e i r o , v. 7 , n ' 1-2. p. 3 - 3 8 . J a n / d e z 1 9 9 4 - pag 2 5

programas computacionais e m desen- systems comparáveis têm t i d o l u g a r n o s

volvimento q u e c o m p r e e n d e m a lingua- negócios e n a s repartições d e g o v e r n o

gem c o m o as pessoas usam na conver- em todo o mundo.

sação c o t i d i a n a . A robótica l i d a e m Ma década d e 1 9 9 0 o s expert systems

g r a n d e parte c o m o d e s e n v o l v i m e n t o d e prestarão d o i s serviços m u i t o úteis e
p r o g r a m a s v i s u a i s e tácteis q u e p e r m i t a i m p o r t a n t e s . P r i m e i r o , auxiliarão o s
a o s robôs o b s e r v a r a s mudanças q u e usuários a buscarem rapidamente
têm lugar e n q u a n t o e l e s s e m o v i m e n t a m g r a n d e s v o l u m e s d e informação e m
num ambiente. Os sistemas de f o r m a eletrônica e a i d e n t i f i c a r e m a
conhecimento tentarrí desenvolver informação que corresponda a
programas que simulem o compor- n e c e s s i d a d e s específicas o u a t e n d a a
t a m e n t o d e técnicos h u m a n o s . determinados critérios. Isso será
particularmente importante quando
M u i t o s prognósticos a n t e c i p a m q u e a
houver um vasto afluxo de dados,
mais promissora tecnologia de
digamos, dados de imagem de um
inteligência a r t i f i c i a l , e m t e r m o s d o
satélite, cujo volume exceda a
desenvolvimento da tecnologia de
c a p a c i d a d e h u m a n a d e analisá-lo n u m
m a n e j o d e informação, são o s s i s t e m a s
razoável período d e t e m p o . Segundo,
de c o n h e c i m e n t o o u o q u e se c h a m a
realizarão t a r e f a s analíticas d e r o t i n a
m a i s c o m u m e n t e d e expert systems. Os
q u e a n t e r i o r m e n t e e r a m d o domínio
expert systems u t i l i z a m a informação
exclusivo dos humanos . 1 2

(fatos), g e r a l m e n t e concordante, de
especialistas numa área c o m r e g r a s "Novos m e i o s d e a r m a z e n a g e m
p o u c o d i s c u t i d a s d e u m b o m juízo (isto
Q u a s e d e s d e o começo o s c o m p u t a -
é, b o a suposição) q u e f o r a m d e s e n v o l -
dores têm c o n f i a d o nos meios de
v i d a s p o r indivíduos e x p e r i e n t e s .

Mos Estados Unidos, grandes

companhias introduziram a tecnologia
dos expert systems n a s operações
associadas numa tentativa de conquistar
um aspecto c o m p e t i t i v o " . De m o d o
s e m e l h a n t e , o s expert systems estão
s e n d o d e s e n v o l v i d o s n a s repartições
m i l i t a r e s e n o s serviços d e inteligência
e e m m u i t a s repartições g o v e r n a m e n t a i s
não-militares p a r a r e s o l v e r problemas
d o m u n d o r e a l q u e e n v o l v e m juízos
h u m a n o s . A s implementações d e expert

pag.26.jan/dez 1994
 R V o

armazenagem magnética seja na muitas vezes) de doze polegadas, o u

memória, s e j a e m d i s p o s i t i v o s e x t e r n o s s e j a , d i s c o s ópticos q u e a r m a z e n a m
tais c o m o d i s c o s e fitas. O aumento aproximadamente quatro gigabytes, isto
drástico d o p o d e r e d a v e l o c i d a d e d a é, vinte vezes a densidade de
computação t e m f a c i l i t a d o u m a u m e n t o armazenagem de u m cartuxo d e fita
i g u a l m e n t e drástico n a d e n s i d a d e d e c l a s s e 3 4 8 0 , é u m s i s t e m a já e m u s o .
armazenagem d o s m e i o s magnéticos, A o contrário d o s m e i o s magnéticos, o s
q u e s e f e z possível e m g r a n d e parte p e l a d i s c o s d i g i t a i s ópticos W O R M não são
introdução d o s chips semi-condutores. apagáveis, o f e r e c e n d o p o r t a n t o prote-
Chips d e memória e m p i l h a d o s f o r n e c e m ção c o n t r a a exposição a c i d e n t a l a f o r t e s
c e n t e n a s d e megabytes de armaze- c a m p o s magnéticos q u e d e s t r o e m o s
n a g e m d e memória R A M . dados. Contudo, e s s a forte vantagem é
contrabalanceada pela taxa de
Um desenvolvimento muito importante
transferência d e d a d o s relativamente
nos meios de armazenagem magnética
v a g a r o s a d o s d i s c o s d i g i t a i s ópticos e m
e x t e r n a é o 3 4 8 0 Class Magnetic Tape
relação a d o s d i s c o s magnéticos, p o r
Cartridge. . 13
Às v e z e s c h a m a d a d e f i t a
e x e m p l o . Após u m começo v a c i l a n t e n a
quadrada por causa do formato do
década d e 1 9 8 0 , o s d i s c o s d i g i t a i s
c a r t u x o , e l e a r m a z e n a a informação
ópticos se tornaram um meio de
numa densidade de 3 8 . 0 0 0 bits p o r
armazenagem fundamental para siste-
p o l e g a d a , e o s e s p e c i a l i s t a s prevêem
m a s d e informação d e a m p l a e s c a l a . 1 4

que a densidade de armazenagem

Um importante fator q u e c o n t r i b u i para
duplicará n o s próximos anos. A
esse crescimento é o custo
densidade de armazenagem atual de
r e l a t i v a m e n t e b a i x o d o s d i s c o s ópticos.
2 0 0 megabytes ( 4 0 0 megabytes estarão
ao a l c a n c e e m breve) o f e r e c e m mais CD-ROM
armazenagem e uma taxa de
Uma variante a partir d o s meios de
transferência m a i s rápida d o q u e as fitas
armazenagem d o s d i s c o s ópticos é o
de computação de 2.400 pés.
desenvolvimento do CD-ROM (Compact
Conseqüentemente, o 3 4 8 0 class tape
Disc-Read Only Memory) de 5 1/4
cartrídge ( c a r t u x o d e f i t a c l a s s e 3 4 8 0 )
polegadas. O CD-ROM, que tem sido
já t e m substituído a f i t a padrão d e
d e s c r i t o c o m o u m ' m e i o d e publicação
computador na maior parte das
eletrônica', f a z possível a distribuição
operações d e g r a n d e p o r t e .
d e g r a n d e s v o l u m e s d e informação a

Outro grande desenvolvimento nos c u s t o s não-possíveis d e s e r e m o b t i d o s

meios de armazenagem são o s d i s c o s até a g o r a . E s s e c u s t o é h o j e d e c e r c a

d i g i t a i s ópticos. O W O R M (Write Once, d e d o i s c e n t s per million de caracteres,

Fead Many times - e s c r e v a u m a v e z , l e i a presumindo-se que o volume de

O arquivo termina assim, aparentemente o resto do

A c e r v o . Rio d e J a n e i r o , v. 7 , n* 1-2. p. 3 - 3 8 . j a n / d e z 1 9 9 4 - pag.27
artigo não existe em lugar nenhum. (eu procurei)