SCHOOL HOUSE BATALHA

CURSO ASSISTENTE SECRETARIADO ADMINISTRATIVO

TRABALHO FINAL DE CURSO

A importância da organização

no local de trabalho

Rodrigo Nunes de Oliveira

Batalha, XX de julho de 2021

 Agradecimentos:

Agradeço a todos que de alguma forma

colaboraram para que eu chegasse até aqui.

A definição de loucura é fazer sempre a mesma coisa e

esperar resultados diferentes.

Albert Einstein
3. Índice

1. Capa ................................................................................................................................................. 1
2. Folha de rosto.................................................................................... Erro! Marcador não definido.
3. Índice ............................................................................................................................................... 3
4. Introdução ....................................................................................................................................... 4
4.1. Âmbito/Enquadramento do trabalho ..................................................................................... 4
4.2. Tema escolhido ....................................................................................................................... 4
4.3. Objetivos ................................................................................................................................. 4
4.4. Questões de investigação ....................................................................................................... 4
4.5. Apresentação da estrutura do trabalho .................................................................................. 4
5. Enquadramento teórico .................................................................................................................. 5
5.1. Fundamentação teórica (descrição teórica do tema) ............................................................. 5
5.2. Resultados das pesquisas bibliográficas e webográficas ........................................................ 7
5.3. Apresentação metódica de informações que dão conta dos conceitos implícitos ao
conteúdo do trabalho e que fundamentam o mesmo........................................................................ 7
6. Enquadramento metodológico ....................................................................................................... 8
6.1. Plano de ação (definição das etapas a prosseguir e das atividades a concretizar)................. 8
6.2. Descrição das técnicas e metodologias utilizadas................................................................... 8
7. Apresentação, análise e discussão dos resultados ......................................................................... 9
7.1. Descrição e apresentação dos resultados obtidos com o enquadramento teórico e
metodológico ...................................................................................................................................... 9
8. Conclusão ...................................................................................................................................... 25
9. Bibliografia .................................................................................................................................... 28

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4. Introdução

4.1. Âmbito/Enquadramento do trabalho

Seja no trabalho ou em (quase) qualquer área das nossas vidas, podemos (quase) sempre
melhorar a organização. Pelos motivos mais diversos ou necessidades. O certo é que ao
chegar a um ambiente organizado e limpo, sentimo-nos mais à vontade e temos mais
disposição para realizar as nossas atividades. E o que é mais importante: somos mais
produtivos assim!

4.2. Tema escolhido

Técnicas para modificar (criar, melhorar ou eliminar) hábitos para nos tornarmos mais
organizados e melhorar a qualidade e o rendimento do trabalho em escritório.

4.3. Objetivos

Tenho como objetivo, com este tema em questão, fornecer algumas técnicas de organização
para poder ajudar a termos um rendimento melhor, tanto quantitativa, quanto qualitativa e,
ainda, concomitantemente, entender como a desorganização pode influenciar o nosso
rendimento diário.

4.4. Questões de investigação

- Quais as técnicas existentes para se criar bons hábitos?

- Quais as técnicas para eliminar hábitos indesejados?

- É possível sermos mais eficientes do que já fomos?

- Quais são os nossos “ladrões” de tempo durante o horário de trabalho?

- Como é que o nosso ambiente de trabalho pode nos ajudar a tornar improdutivos?

4.5. Apresentação da estrutura do trabalho

O enquadramento deste trabalho foi feito baseado em minha própria experiência de vida,
literatura pertinente ao assunto e em toda gama de conhecimento adquirido no Curso de
Assistente Secretariado/Administrativo da SCHOOL HOUSE – BATALHA, onde, por meio de seu
corpo do docente e da secretaria, aos quais agradeço imenso toda paciência e sabedoria

4
em que, além de me fazer compreender as matérias, eles me esclareciam quanto aos
costumes, diferenças linguísticas, culturais, éticas (Europeia e Portuguesa) e tantos outros que
não caberiam nessas linhas.

Assim, dentre as muitas questões levantadas no decorrer do curso, surgiu esse assunto em
particular, ao qual me identifiquei, visto que já havia lido inúmeros livros e já praticava algumas
das técnicas em minha vida e em meus locais de trabalho. Foi tido o cuidado de adaptar e
crias situações dentro do contexto de escritório/administrativo para maior clareza e
objetividade.

Todos os livros aqui citados já haviam sido lidos nalguma altura. Realizou-se uma releitura no
livro do James Clear com o qual iniciou-se a redação e sendo assim a base deste trabalho,
para somente depois introduzir as informações coletadas com os demais livros. A consulta
webográfica veio após a primeira revisão com o intuito de melhorar alguns pontos mais
complexos e acrescentar mais detalhes como por exemplo na pesquisa do psicólogo
Solomon Asch. E, a todo o momento, incontáveis consultas ao dicionário Priberam.

As análises, discussões, resultados e conclusões foram criteriosamente embasadas nos

argumentos apresentados durante o discorrer destas páginas para concatenar o trabalho
como um modelo incentivador à reflexão comportamental, proatividade e bons exemplos à
cada futuro leitor.

Por fim, a diagramação, formação e criação do índice arremataram os dias de exaustivos

estudos.

5. Enquadramento teórico

5.1. Fundamentação teórica (descrição teórica do tema)

Os fundamentos da ocupação do tempo começaram a surgir bem antes de Cristo com o

filósofo grego conhecido como Teofrasto (372-288 a.C.), cujo seu nome verdadeiro era
Tirtamos, mas ele foi assim chamado por Aristóteles. Teofrasto significa “O que tem eloquência
divina”, já desde aquela época já era reconhecido o seu valor. Duas das suas frases famosas
diziam “O gasto mais custoso que se pode fazer é do tempo” e “O tempo custa muito caro”.
Este grande pensador da época e que também foi discípulo de Aristóteles, sucedeu-o na
direção do Liceu (ginásio onde Aristóteles ensinava), que era uma importante escola filosófica
da época. Deixou a sua contribuição para história em áreas como filosofia, política,
legislação, física, metafísica, zoologia, botânica e dezenas de títulos literários, segundo consta
nos escritos de Diógenes Laércio.

5
 Figura 1 - (E) Aristóteles e (D) Teofrasto

Apenas 19 séculos depois de Teofrasto, quando um renomado físico, pai e um dos fundadores
dos Estados Unidos da América, Benjamin Franklim (1706-1790) veio estudar a obra desse
grego. Franklim, que era diplomata, escritor, jornalista, filósofo político e cientista, concluiu
com a célebre frase: “Time is Money” ou “Tempo é dinheiro”.

Passaram-se mais um século e meio e já na revolução industrial, apareceu na história outro

grande personagem, que colocou em prática toda a teoria sobre maximizar o
aproveitamento do tempo, surgiu assim o Fordismo. Em 1914, início da grande guerra, Henry
Ford, aperfeiçoou a linha de produção já idealizada por Frederick Taylor (Taylorismo). Os
pensamentos eram de aumentar a produtividade reduzindo os movimentos que cada
trabalhador fazia em seu posto de trabalho com racionalização dos movimentos e controlo
de produção. Ford fundamentava-se em três pilares, que eram intensificação, economia e
produtividade. A intensificação dizia respeito ao sequenciamento das máquinas para
dinamizar o tempo de produção; a economia já se relacionava com os custos de manter
stocks, seja das peças para produção seja dos carros prontos; por último a produtividade que
tinha a finalidade de extrair o máximo rendimento dos funcionários, mesmo sendo
organicamente desgastante. Esse problema foi muito bem retratado por Charles Chaplin, em
1936 no filme “Tempos Modernos”.

Figura 2 -Cena do Filme "Tempos Modernos" de Charles Chaplin

6
Futura e mais recentemente surgiram novos e melhorados conceitos, os quais levam em conta
aspetos humanos, emocionais e qualidade do ambiente de trabalho como forma de
promover o bem-estar e consequentemente melhores resultados. Um enorme legado deixado
na história nesse sentido foi a construção do navio RMS Titanic (1909-1916), onde na sua
viagem inaugural morreram 1523 pessoas das 2240 a bordo. No entanto durante a construção,
menos de dois anos, houve 9 mortes e mais 246 trabalhadores aleijados. Desde então, vem-
se melhorando paulatinamente as leis e regras de segurança, com o intuito de assegurar
melhores condições aos trabalhadores.

5.2. Resultados das pesquisas bibliográficas e webográficas

Dentre os livros lidos ao longo da vida e aos quais pude ter acesso, para este presente
trabalho, foram selecionados são os seguintes autores: James Clear, Rafaela Oliveira, Francine
Jay, Mary Kondo e Sun Tzu. Concomitantemente à leitura dos livros foi realizada pesquisas a
título de complementar e auxiliar na elaboração do texto. Os termos pesquisados foram
nomeadamente a definição de hábito na Infopedia e em outros sites específicos a história da
vida de Teofrasto, mais detalhes sobre os estudos de Solomon Asch e Thorndike e os
fundamentos da técnica do 5S de Bianca Napoleão.

5.3. Apresentação metódica de informações que dão conta dos

conceitos implícitos ao conteúdo do trabalho e que fundamentam
o mesmo

Nos seus livros, a autora Marie Kondo ensina de forma muito explícita, detalhada e eficiente
muitas técnicas de arrumação e organização. O mais importante é que ao longo de sua vida,
Marie teve oportunidade de testar modelos e aprimorá-los, o que os torna muito eficientes
para um grande número de pessoas.

Um outro autor que trata de forma estratégica e está relacionado ao presente trabalho é o
James Clear em seu “bestseller” o livro Hábitos Atômicos. Com mais uma infinidade de
técnicas e bons exemplos que desenvolveu ao longo sua vida desde a juventude. Ele baseia-
se em quatro passos, onde qualquer pessoa pode conseguir os resultados desejados e
duradouros.

Já Rafaela Oliveira no seu livro Organize sem Frescuras define a organização com
“Organização é sinal de praticidade: deixa a casa mais bonita e funcional. Ela também é
nossa aliada quando temos pouco tempo. Se nos organizamos, controlamos melhor o tempo
em casa, no trabalho e, assim, podemos ter mais qualidade de vida”. Não precisamos de uma
explicação melhor para acabar com as desculpas e começarmos a organizar-nos e poupar
o precioso tempo.

7
6. Enquadramento metodológico

6.1. Plano de ação (definição das etapas a prosseguir e das

atividades a concretizar)

• Inicialmente será feita a definição das questões de investigação e por conseguinte a

determinação do tema.

• No passo dois irei fazer um estudo de bibliografia com leitura de livros da minha
biblioteca pessoal e em sites da internet de temas correlatos, para amadurecimentos
das ideias.

• Passo três, início da redação do presente trabalho, com correções periódicas por
pessoal qualificado, a ser determinado.

• Concomitantemente, à redação, será feita a reavaliação do primeiro passo e a

repetição do passo dois, quantas vezes se faça necessária, para melhorar e agregar
um melhor resultado no passo três.

• Por último, será feita a formatação do documento final, adegando-o às normas

exigidas pela escola e, por fim, a entrega oficial deste.

6.2. Descrição das técnicas e metodologias utilizadas

Apesar de haver no mercado literário uma vasta gama de publicações acerca do assunto
para atender a todas as necessidades, a literatura é muito repetitiva. Por esse facto, foi feita
uma seleção dos títulos mais influentes de cada subtópico para filtrar o conhecimento
necessário das melhores técnicas por eles ensinadas. Os Livros selecionados são dos seguintes
autores: James Clear, Rafaela Oliveira, Francine Jay, Mary Kondo e Sun Tzu. Contudo, foram
usados exemplos particulares e situações vividas por mim mesmo na exemplificação dos
mesmos e quando não possível, foi feita uma adaptação do exemplo para o universo do
escritório. Outra fonte complementar que foi usada foi a web. Nela foram feitas pesquisas
sobre termos técnicos, conceituação histórica e busca complementar de informações, as
quais os limitados conhecimentos não se fizeram suficientes para trazer à luz do
esclarecimento. Pesquisas essas como termos a história da vida de Teofrasto, mais detalhes
sobre os estudos de Solomon Asch e Thorndike e os fundamentos da técnica do 5S de Bianca
Napoleão.

8
7. Apresentação, análise e discussão dos resultados

7.1. Descrição e apresentação dos resultados obtidos com o

enquadramento teórico e metodológico

Albert Einstein disse certa vez que fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes
é loucura. Realmente, não faz sentido lógico que alguém que necessite melhorar algo na sua
vida, seja pessoal ou profissional, e todos os dias se levanta e segue a mesma rotina. Melhorias
remetem a mudanças, e mudanças remetem a sair da nossa zona de conforto. É assim que
criamos novos hábitos vencedores.

Em 2019 eu trabalhei numa empresa de estamparia de azulejos, e na mesa de produção

havia uma situação que me incomodava. Tudo o que faço na minha vida, já há muitos anos,
penso como poderia fazer ou melhor ou mais rápido ou com menos esforço. Só isto já é um
bom hábito. Mas, voltando ao trabalho, lá funcionava mais ou menos assim: os azulejos já
estampados e cozidos eram colocados no lado direito da minha mesa (). Esse era o padrão
– conforme me foi ensinado quando lá cheguei – aos pouco pegava pequenos montes e
colocava-os à minha esquerda () para ir colando na parte de trás a cortiça e a alça de
pendurar, para depois os empilhar novamente mais à minha direita (). Depois pegava
novamente a pilhas com 15 unidades prontas e colocava-as na ponta esquerda () para a
pessoa que fosse embalar. Isso incomodava-me, e fazia-me dar muitos passos para lá e para
cá o dia todo, além de ter de ficar a carregar aquele mesmo peso diversas vezes.

 

 

Figura 3 - Modelo de trabalho antigo na estamparia

Certo dia, ao iniciar as atividades, fiz uma pequena e quase impercetível mudança. O pote
de cola, simplesmente isso, o pote de cola, que ficava um pouco à esquerda do centro da
mesa, eu movi-o para um pouco à direita do centro da mesa. Assim, Henri Ford “respirou” mais
aliviado, pois a linha de produção seguia sempre no mesmo sentido e eu não precisava de
pegar nas pilhas de azulejos e movê-las de um lado para outro, sem necessidade. Cada vez
que eu terminava um movimento, a pilha já estava na melhor posição para começar o
movimento seguinte.

9
  

Figura 4- Modelo melhorado de trabalho

Claro que após o almoço a outra pessoa que foi continuar esse serviço olhou para o pote de
cola “fora do lugar” e o pôs na posição “certa”. Ele estava apenas a fazer conforme lhe foi
ensinado. Mas, tirei uns minutos e mostrei-lhe como eu estava a fazer na parte da manhã, e
que achava mais eficiente fazer assim. Essa pequena mudança é um exemplo de que tudo
ou quase tudo pode melhorar. Esse foi o meu 1% de melhoria daquele dia, e foi bem
empregue.

Em 1950, o psicólogo Solomon Asch realizou uma experiência social que tratava de provar
que nós somos mais propensos a seguir a maioria, mesmo sabendo que eles estão errados. A
experiência consistia em apresentar um desenho padrão e uma série de outros, parecidos,
mas não iguais. A única coisa que o voluntário tinha de fazer era marcar qual dos desenhos
da série se parecia mais com o padrão, mas eram desenhos realmente muito simples, tão
simples quanto uma reta dentro de um retângulo. Até aí muito fácil. Mas, na segunda parte
da experiência entrava na sala juntamente com o voluntário mais alguns atores instruídos a
marcarem uma resposta errada combinada entre eles e a sala estava disposta de forma que
uns viam as repostas dos outros. Mesmo sendo a resposta certa notoriamente fácil de se
identificar, a percentagem de voluntários que trocavam as repostas certas, pela resposta
errada do grupo, aumentava proporcionalmente ao número de atores junto com ele na sala.
Esse efeito também é conhecido em estudos de outras áreas como Efeito Bando ou
comportamento de tribo. No nosso passado errante, esse comportamento era essencial para
a sobrevivência, onde sozinho era quase certeza de morte.

MODELO

Figura 5 - Modelo de Asch

Na nossa sociedade, a maioria das pessoas prefere ser aceite a estar certa. Uma frase que já
ouvi algumas vezes e sempre me incomoda é “isto sempre foi feito assim”. É a prova de que
os instintos do passado ainda estão enraizados no nosso ser subconsciente e a preguiça (ou
má vontade em alguns casos) não nos deixa mexermo-nos. Então, se somos capazes de fazer
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o errado para sermos aceites nos grupos que pretendemos, o que aconteceria se
começássemos a andar com as pessoas “certas”, mudar conscientemente o círculo de
amizades para o círculo das pessoas que realmente fazem a diferença na sociedade? Faço
uma ressalva, eu não quis usar a expressão “das pessoas que admiramos”, pois o admirar é
muito relativo à cultura, ao propósito de cada um e aos seus referenciais.

Deveríamos encontrar pessoas que nos inspiram respeito, aprovação, bons exemplos, status e
sucesso nas suas carreiras. Se quer ser um atleta, um pintor, um escritor, um encarregado, um
chefe de setor, um empreendedor, um “Youtuber”, um visionário, um coach ou uma pessoa
respeitada naquilo que faz em qualquer área que seja, então siga os seus passos, faça
amizade e ande com pessoas assim. Certa vez ouvi, num documentário sobre história de
Leandro Karnal, uma frase que nos faz refletir: “Relacionamentos não são criados por
interesses passados”. Então, cultive essas amizades, aprenda com elas, compre os cursos, os
livros, leia as histórias de vida, motive-se com elas, inspire-se e depois alce o próprio voo.

Outra pequena mudança de 1% que me fez sentir melhor foi em relação a chegar e sair de
um dos trabalhos. Passei a descer do autocarro num ponto antes do trabalho e na hora de ir
embora a subir em outro, um ponto depois. A princípio pode não fazer muito sentido. Porquê
descer num ponto de autocarro mais distante e depois na hora de ir embora subir no outro
que está mais perto? A explicação é simples: a rua onde está localizada essa empresa é uma
rua inclinada. E fazendo assim eu caminhava sempre no sentido a descer da rua. No modo
anterior eu caminhava um pouco menos, contudo quando descia do autocarro e caminhava
para o trabalho, eu tinha de subir a rua. O problema maior era quando o autocarro se
atrasava e eu tinha de fazer isso à pressa. Lembrando que eu não tinha o objetivo de perder
peso, senão eu faria exatamente o contrário e estaria, assim, a aproveitar para fazer exercício.
Existem tantas outras mudanças que nos tornam mais eficientes. Mas as vantagens de ser mais
eficiente não se limitam à produtividade da empresa. Quando melhoramos os hábitos, nós
tornamo-nos pessoas mais eficientes, ou seja, melhoramos a qualidade de vida.

Já falei algumas vezes sobre melhorar 1%, e isso é outra técnica de organização e melhoria
continuada. Baseia-se na filosofia de ser hoje melhor que fomos ontem, e amanhã melhor que
somos hoje. Essa melhoria pode ser tão pequena quanto 1% por dia. Parece muito pouco,
mas se fizer as contas, num ano terá melhorado 365% ou 365 coisas diferentes na sua vida. É
uma mudança absurdamente grande e, por isso, é tão importante em todo processo de
criação de algum hábito. Cada pequena conquista é uma grande vitória.

Thorndike descreveu o processo de aprendizagem afirmando que “comportamentos

seguidos de consequências satisfatórias tendem a repeti-se e aqueles que produzem
consequências desagradáveis têm menos probabilidade de se repetir”. Podemos ter uma
vida melhorada, e podemos associar essa melhoria a todos os setores que quisermos. Se
consigo melhorar a rotina ao acordar pela manhã, vou-me stressar menos antes de sair para

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o trabalho, logo, chego ao trabalho com um humor melhor, mais bem-disposto a trabalhar.
Se melhoro a rotina no trabalho, saio ao final do dia com mais energia para ir ao ginásio por
exemplo ou praticar qualquer atividade que sempre sonhei, mas não havia tempo e
disposição para tal. Organizando a rotinas ao acordar e ao dormir, automaticamente
organizo uma parte da minha vida no âmbito doméstico, tendo reflexos no meu rendimento
no trabalho, sobrando mais tempo, assim, para fazer aquelas outras coisas para as quais havia
sempre desculpas, tanto no trabalho quanto em casa.

Segundo o Infopedia, “tendência ou comportamento, geralmente inconsciente, que resulta

da repetição frequente de certos atos; rotina; automatismo”. O processo de formação de um
hábito é um mecanismo de resposta muito simples e começa sempre com tentativa e erro.
No nosso dia a dia, fazemos uma imensa quantidade de atos tão simples que nem ousamos
classificar como hábitos, mas são-no. E mais à frente sugiro como usá-los a nosso favor.

Todos, uma vez na vida, entrámos numa sala escura, sem iluminação e colidimos o joelho com
algum móvel que nos fez magoarmo-nos, voltar atrás e procurar acender a luz. Na próxima
vez que uma situação semelhante surgiu, o cérebro fez uma escolha de tentar acender a
iluminação primeiro e teve uma resposta satisfatória. Assim, ele marcou essa escolha como a
certa. Hoje, antes de entrar em qualquer lugar escuro já nem pensamos mais, colocamos a
mão no interruptor e acendemos a iluminação, não precisa parar para pensar em como
deveria agir, eis um hábito.

À medida que cria hábitos baseados nas experiências anteriores de tentativa e erro para
resolver os problemas diários, o seu cérebro diminui a atividade cerebral, pois não precisa de
analisar a situação procurando maneiras para lidar com aquela situação. Assim,
economizamos energia e tempo. A evolução do homo sapiens foi bem-sucedida, porque ele
conseguiu economizar energia para os tempos difíceis. Em toda a história vemos que
praticamente tudo o que foi criado teve por princípio, de uma forma ou outra, economizar
energia. Desde a vestimenta que nos protege do frio e evita que o nosso corpo gaste energia
para manter a temperatura corporal e sobreviver melhor ou meios de conservar melhor os
alimentos, evitando que tivéssemos que sair para caçar mais vezes ou, ainda, um comando
para trocar os canais da televisão para evitar termos de nos levantar depois de um dia
cansativo de trabalho.

O hábito é, então, um atalho que o cérebro cria para a resolução de um problema já

conhecido e repetitivo. Mas, porquê mudar os hábitos se eles já são uma forma económica e
conhecida para um determinado problema? A resposta muito simples, apesar de ser a melhor
forma conhecida, até aquele momento, não quer dizer que é a melhor forma. A cada dia
novas tecnologia e novos conhecimentos são adquiridos pela humanidade. Se os
antepassados recentes tivessem aceitado que o fogo, tal como era feito, era a melhor

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solução para preparar os alimentos e não tivessem feito novas tentativas e erro para descobrir
novas formas, melhoradas e mais eficientes, hoje, não teríamos o micro-ondas.

Certa vez li num artigo uma definição da palavra inteligência. Até hoje, considero-a uma das
melhores definições. O autor começava a perguntar porque as pessoas são consideradas
inteligentes e as máquinas (computadores) não? Ele mesmo responde que, apesar de um
computador ter acesso a muitos milhares de dados e informações diferentes, ainda não tem
a capacidade de fazer ligações entre elas e tirar conclusões. Isso faz a diferença entre
homens e máquinas. Os seres humanos criam milhares de novas formas de conexões de forma
orgânica, simplesmente testando, errando e tentando novamente. Os computadores fazem
ligações, mas sempre e somente as ligações programadas, seguindo uma “receita de bolo”.
Por mais moderna e sofisticada que seja a interface lógica que usa a máquina – até hoje e
até onde vão os conhecimentos – não cria espontaneamente novas ligações. Com o
advento da chamada inteligência artificial estas máquinas já conseguem testar
combinações de ligações, mas mesmo assim ainda continuam limitadas ao que as
programações definem.

No seu livro “Hábitos Atómicos” de James Clear, diz: “Hábitos não restringem a liberdade, eles
criam-na. Na verdade, pessoas que não controlam os seus hábitos muitas vezes são as que
têm menos liberdade”. Eu concordo com o autor, pois a nossa história evolucional provou-nos
com podemos modificar, melhorar, testar e errar, corrigir e testar novamente. E, acredito que
Thomas Edson também deve concordar com essa teoria.

Hábitos são, como já falamos, resultados de experiências anteriores que têm com objetivo
economizar energia. Mas esse instinto de querer sempre economizar energia também pode
levar a maus hábitos. Não são somente as boas experiências que ficam registadas no nosso
“HD”. Comer Fast-Food – comida rápida já pronta - não é um bom hábito, apesar de serem
de preparação muito rápida e calóricas, o que nos remeteria a necessidade de economizar
tempo e acumular energia para os tempos difíceis. Na nossa sociedade moderna em que
vivemos não necessitamos de tantas calorias reunidas numa única refeição e a quantidade
de composições químicas que, muitas vezes, são colocadas para realçar sabores, aumentar
a durabilidade, dar cor, e outras atributos aos nossos sentidos, estão em desacordo com uma
dieta alimentar saudável. E temos uma quantidade infinita de maus e péssimos hábitos
enraizados no nosso dia a dia. Mas podemos e devemos mudá-los e usar técnicas como as
descritas em Força dos Hábitos, como descrito por Charles Duhigg que fala com propriedade
no seu livro. Ele ensina como acabar ou trocá-los por bons hábitos, ou ainda também associar
bons hábitos em cadeia para eliminar um hábito indesejado como é sugerido por James Clear
em Hábitos Atómicos.

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Vou tomar a liberdade e descrever de forma sintetizada algumas das técnicas descritas nos
livros citados que podem ser úteis tanto na criação de bons hábitos, como na eliminação dos
que nos atrapalham.

James cita quatro leis para se criar ou banir um hábito, são eles:

1ª Lei = Estímulo 2ª Lei = Desejo 3ª Lei = Resposta 4ª Lei = Recompensa

Estas leis são como uma estratégia de guerra. Com elas bem definidas e alinhadas pode-se
usá-las para quase tudo na vida, para se ter uma vida mais saudável, para ser mais
responsável financeiramente, ser mais organizado, independente, atleta, socializar, basta
ficar atento aos sinais que o corpo fornece.

Quando queremos criar um bom hábito devemos torná-lo claro (1ªLei); torná-lo atraente
(2ªLei); torná-lo fácil (3ªLei) e torná-lo satisfatório (4ªLei). Analogamente, quando precisamos
findar um mau hábito devemos torná-lo invisível (1ªLei); torná-lo desinteressante (2ªLei); torná-
lo difícil (3ªLei) e torná-lo insatisfatório (4ªLei).

Quanto mais simples for o seu estímulo, mais fácil será identificá-lo. Uma pessoa pode querer
ser organizada, mas a organização pode ter uma gama de situações e níveis variados. Pode
ser em casa ou no trabalho ou na vida financeira ou nos estudos ou apenas organizado no
nível da gaveta de roupas íntimas do seu roupeiro. Outro exemplo da clareza e de sensível
diferença, uma pessoa pode querer não se esquecer de lavar os dentes todos dias, mas ter
os dentes limpos é uma consequência e o que ela almeja pode ser a sensação de boca limpa
todos os dias. Por isso, vai escolher uma pasta dentífrica que mais lhe agrada, já que o ato de
limpeza, todas as pastas dentífricas o fazem.

Tornar atraente é outro passo do condicionamento do nosso cérebro. Fomos programados a

procurar o menor esforço e o melhor “custo/benefício” nas nossas decisões. Então, devemos
propositadamente facilitar para que o cérebro caça as escolhas que queremos que sejam
feitas e encorajá-lo no sentido das nossas necessidades. Se pretendemos ler um livro, devemos
deixá-lo sobre o travesseiro da cama, assim, antes de deitar terá mais predisposição a ler
algumas páginas antes de dormir. Ou se não queremos perder mais as chaves dentro de casa,
devemos determinar um local próprio para elas, próximo à porta, logo depois de entrar em
casa. Mas, não pode ser algo do tipo “em cima da mesa”, lembre-se do passo anterior torne-
o claro, use um recipiente pequeno ou um chaveiro, quanto mais específico for esse local,
melhor para não errar.

O terceiro passo é o mais simples. Torne-o fácil. Quem pretende correr uma maratona não vai
começar os treinos a correr 10 km no primeiro dia. Se eu quero fazer ginásio, mas nunca fiz
antes, vou começar com 5 minutos por dia. Se quero começar a ter o hábito de ler, vou
começar a ler uma página por dia. Uma dica do autor é parar antes de ficar cansativo e

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correr o risco de se entediar. E caso falhe um dia, não deixe falhar o segundo com a desculpa
do primeiro, pois falhar será o novo hábito. A maioria das pessoas que querem ou precisam
modificar algo nas suas vidas, seja por questões de saúde ou para melhoria financeira, elas
sabem exatamente o que está mal e o que devem mudar. E, sinceramente, até começam a
fazer essas mudanças. E fazem-no por alguns dias com bastante empenho, mas como aquilo
não faz parte das suas rotinas e são sempre grandes mudanças em curto espaço de tempo,
um dia por algum motivo vai fazê-las falhar, e elas irão deixar de o fazer no dia seguinte, com
a justificação de que já falhou um dia e depois vão deixar de treinar o resto da semana para
iniciar novamente na semana seguinte e nunca retomarão.

O último dos quatro passos é o mais prazeroso, torne-o satisfatório. Essa fase do hábito mexe
diretamente com os cérebros e a liberação de hormonas do prazer e satisfação. Lembrar-se
da sensação de boca limpa, então, por isso, algumas pessoas usam diariamente os cremes
dentais, umas gostam de sabores mentolados, outras mais neutros e algumas até de sabores
mais intensos. E isso acontece com tudo, quando acaba de ler aquele livro que estava há
tempos a procrastinar, ou ainda, quando está prestes a sair de casa e coloca a mão na
caixinha das chaves e o molho de chaves estão lá. Imediatamente o cérebro libera hormonas
de prazer e você sabe que não irá passar aqueles tortuosos e desesperadores minutos à
procura delas. Essa é a regra do comportamento, o que é recompensado é repetido e o que
é punido é evitado.

Existem inúmeras técnicas para auxiliar na criação dos seus hábitos e também na eliminação
dos indesejados. Não poderei mencionar todos e nem faz sentido, pois há publicações
destinadas no mercado literário. Mas vou citar e explicar algumas que acho mais relevantes
e que auxiliam, a meu ver, na organização do escritório, como melhorar o aproveitamento
do tempo no rendimento diário e a evitar as procrastinações de tarefas. Lembro uma frase
da qual desconheço o autor: “Urgente é tudo aquilo que deixou de ser providenciado em
época oportuna e necessária pelo interessado”.

Para Rafaela Oliveira, a organização só será bem-sucedida se vier acompanhada da

organização geral na sua vida em todos aspetos, melhorando o rendimento e
aproveitamento do tempo. Concordo que uma coisa está intimamente ligada à outra. Não
se consegue excelência numa empresa se um dos seus departamentos tiver problemas. No
tópico “Tempo bem Aproveitado”, ela lista cinco itens que precisam de ser observados para
gerir o tempo. São eles: planeamento, organização, nas tarefas de casa, procrastinação e
aprenda a dizer “não”.

Voltando às técnicas de James. Apontar e falar: sistema muito simples e que são usados em
locais onde se necessita de verificação de itens constantemente. Exemplo, quando estamos
prestes a sair de casa e olhamos para as coisas que iremos levar. Olhamos para elas,
apontamos e repetimos conscientemente – mentalmente ou mesmo em voz alta: chaves,

15
óculos, documentos, telemóvel, álcool em gel e máscara. O detalhe importante e que faz
essa técnica absurdamente eficiente é o facto de o fazer conscientemente, ou seja,
verdadeiramente prestando atenção em cada um dos itens. O simples ato de dizer em voz
alta os compromissos ajuda-o a lembrá-los, por exemplo caso necessite comprar mais material
de escritório, dizer “Amanhã irei passar na papelaria antes de vir para o trabalho.”. E pode
ainda potencializar essa necessidade se olharmos para as chaves do carro e repetirmos, no
dia seguinte quando pegar nas minhas chaves vou lembrar-me de que preciso de parar na
papelaria.

Acredito que em algum momento já o fizemos sem saber o poder desse ato. Por isso, é
importante fazer sempre as coisas que sabemos que são importantes prestando atenção e
de forma consciente, pois ter de refazê-las posteriormente ou ter um resultado indesejado
pode ser muito desagradável. Às vezes acontece não termos a certeza se fizemos
determinada tarefa, ou até esquecemos de coisas mesmo que sejam muito importantes.

Mas, se é daquele tipo de pessoa que esquece até de tomar a medicação para a memória,
então sugiro a velha, famosa e infalível lista. Uma lista organizada e o mais importante,
atualizada, vai salvar-lhe a vida. Não importa se ela seja em folhas de post-it, folhas de papel
soltas, numa agenda tradicional ou mesmo no telemóvel. Se você precisar dela tem que estar
ali à disposição, não se importe se algum dia esquecer de usá-la, lembre-se, um dia esquecido
é 100% melhor que dois dias esquecidos, então não desanime. A ordem é começar, faça
testes com opções diferentes. Ache a melhor versão de vos mesmo, a sua melhor
personalidade organizada e persista nesse sentido.

Vou abordar uma experiência que tive na altura do primeiro emprego. Eu trabalhava numa
empresa que envolvia muitas atividades diferentes, era escola de mergulho recreativo,
mergulho profissional, aluguer de equipamentos, manutenção dos nossos equipamentos e
dos clientes, havia loja para vender materiais, saídas de mergulhos e cursos também. Para
não achar que era pouco também tínhamos uma ONG de eco limpeza em que duas vezes
por ano organizávamos um grande número de voluntários e íamos a alguma praia fazer os
mergulhos e retirar lixo do fundo do mar. Não preciso dizer que aprendi e cresci muito
trabalhando lá.

O patrão – que vivia permanentemente em “brain-storming” - sempre que passava por nós
lembrava-se de algo a fazer e passava-nos a responsabilidade, mas como estávamos
envolvidos noutras atividades, não era raro esquecermos e depois lá vinha a “bronca”. O
caderninho de anotações salvou-me a “pele” inúmeras vezes, tomei o hábito de todas as
vezes que ele me passava algo novo a fazer, eu parava o que estava a fazer tirava-o do meu
bolso e fazia as devidas anotações, na hora e na frente dele. E, umas três vezes, houve
situações em que ele vinha exigir-me explicações porque determinada obrigação não estava
feita, então eu abria meu “santo” caderninho e mostrava que ele não me tinha pedido

16
aquela missão. Claro que ele insistia, mas já tinha perdido a discussão. Outra situação que me
ajudou no meu rendimento de trabalho foi que o patrão evitava de me passar mais afazeres
quando eu já estava ocupado com outra atividade, pois ele sabia que eu iria parar para fazer
as anotações antes de continuar, então ele preferia ir perturbar outro funcionário.

Outro bom exemplo. Tenho uma prima que trabalha num banco. Logo quando entrou tinha
que perguntar tudo e às vezes até mais de uma vez, como é normal com “os novatos” ou
estagiários. Ela tinha o hábito de ir anotando o passo-a-passo de tudo. O tempo passou, esse
caderno ficou na gaveta e quando ela já trabalhava noutra função viu uma pessoa a passar
pelas mesmas dificuldades do seu passado. Então, ela pegou no seu velho caderninho de
anotações, digitou tudo, organizou em tópicos, tal como ela gostaria de ter recebido quando
entrou na empresa e entregou uma cópia para a pessoa. Para sua surpresa, na festa de final
de ano, o jovem a quem ela ajudou recebeu um prémio de destaque pela rapidez e bons
rendimentos, claro que ela ficou muito feliz, sabendo que tinha feito parte daquele momento,
mas logo em seguida ela também foi chamada ao palco, elogiada, recebeu rosas e a sua
chefe disse que o seu manual iria ser publicado e se tornar padrão em todas as agências do
país, para ajudar a melhorar o desempenho dos estagiários, tal como havia acontecido com
esse que ela havia ajudado.

Estamos a falar apenas de como criar os hábitos que gostaríamos ou que nos ajudariam. Mas,
e para tentar acabar com um mau hábito? Para isso também existem várias técnicas, de que
falarei mais oportunamente. Todavia, por ora vou adiantar uma delas. Já que falamos de
fazer as coisas conscientemente, e isso pode ajudar quando necessitarmos de acabar com
um hábito de que não se gosta. Exemplo, se é fumador e gostaria de parar, a primeira
estratégia é mudar a forma de pensar. Aqueles que dizem “sou fumador e irei parar” terão
muito mais dificuldades em relação aos que inteligentemente já programam os cérebros para
a nova realidade dizendo “não fumo mais, parei”. Conheci uma pessoa que pegou o hábito
de quando estava com vontade de fumar, ele olhava para o cigarro e falava “este aqui não
vou fumar agora” e o guardava novamente. Claro que continuou a fumar por algum tempo,
mas cada dia que passava, repetia mais vezes e o número de cigarros fumados diminuíam, e
não foi traumático para ele.

Segundo uma pesquisa feita por pesquisadores da Grã-Bretanha em 2001, com 248 pessoas,
concluiu-se que quanto mais estímulos a pessoa recebe, na direção do que ela deseja fazer,
maiores são as hipóteses de sucesso. Foi usado o exemplo de pessoas que deviam frequentar
um ginásio. O grupo que escreveu nas suas agendas ou na programação da sua rotina da
semana seguinte já incluindo as atividades de que necessitavam fazer, tiveram 91% de
sucesso. Em comparação com o grupo que apenas fez uma nota mental “irei ao ginásio”
apenas 35%, ou seja, as pessoas que se organizaram e programaram previamente para tais
atividades, tiveram quase três vezes mais sucesso. Então, se no seu trabalho precisa de fazer
tarefas rotineiras, ou lhe aparecem tarefas sazonais, coloque-as na sua agenda, defina dia e
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hora para executá-las. Pode concluir que a real intenção de fazer algo já é 50% da atividade
pronta.

Clear descreve no seu livro mais duas grandes técnicas para ajudar a criar hábitos. Hábitos
que necessita e que irão ajudar a ser mais organizados e disciplinados. Essas técnicas em
questão são o empilhamento e o empacotamento de hábitos.

A primeira dessas duas é uma ótima ideia para quem já tem uma boa rotina no seu dia a dia.
Conscientemente, é claro, a pessoa escolhe um ato (ou um gesto) que ela sabe que o faz
rotineiramente e cria um novo hábito para fazer logo de seguida. Citando a nossa recente
atualidade dos anos de 2020 e 2021, nós já fizemos incrementos consideráveis nas rotinas,
prova de que o empilhamento de hábitos está no rumo correto. Antes de 2020, quando íamos
sair, a rotina era agarrar no molho de chaves, agarrar no telemóvel, agarrar nos documentos.
Hoje, em virtude da pandemia, incluímos depois de agarrar nos documentos, a máscara e o
álcool em gel. Ainda dentro desse contexto, antes entrávamos nas lojas já a procurar os nossos
produtos de interesse. Hoje, entramos a procurar o frasquinho de álcool para higienizar as
nossas mãos, não é verdade? Já que essa técnica é tão poderosa, usá-la-emos a nosso favor.
Não vou ficar a citar dezenas e dezenas de exemplos os quais poderíamos usar, porque cada
pessoa tem um universo próprio com necessidades diferentes.

A segunda é bastante proveitosa para quem tem os dias corridos e atarefados. O

empacotamento consiste em fazer coisas em simultâneo, no mesmo pacote. Ajuda muito a
reforçar um hábito de que se necessite muito e seja importante, com um outro hábito que
seja prazeroso. E pode ser muito inusitado e motivador. Nesse darei um exemplo pessoal. Eu
gosto muito de ler livros e assistir a filmes. O empacotamento é sempre que começo um novo
filme ou capítulo de uma série e faço dez repetições de um exercício qualquer, flexões,
abdominais, agachamentos. Confesso que não gosto muito de fazer esses exercícios, mas
junto o útil ao agradável. O interessante é que tanto a primeira técnica quanto esta segunda,
podem ser corelacionadas, sequenciadas e entrelaçadas, da forma que mais apetecer. Vou
criar um exemplo fictício e divertido. O Sujeito X gosta de comer chocolate, mas só pode
comê-los nos dias em que fizer ginásio e se durante o treino ele ouvir, pelo menos, meia hora
de notícias da atualidade. Fica a dica.

Para ter sucesso, o seu ambiente ou casa ou escritório, tem que conspirar a seu favor. Um local
desorganizado pode diminuir a eficiência e até mesmo impedir de finalizar algumas tarefas.
Algumas pessoas podem parecer despachadas e dizerem que se encontram nas “suas
próprias bagunças”, mas o facto é que dificilmente estamos inteiramente sozinhos. No local
de trabalho, podemos trabalhar com as outras pessoas ao nosso lado, ou assumir o turno após
o nosso horário laboral, ou ainda, que por alguma eventualidade outra pessoa que necessite
de ficar no nosso local, seja por qualquer motivo. E, será que estamos a pensar coletivamente,
pensando no próximo?

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Uma organização mínima é exigida nas empresas ou em casa para que não esqueçamos de
solicitar uma matéria-prima a tempo, ou fiquemos sem energia elétrica por ter esquecido de
pagar a fatura ou comamos comida estragada. Assim, o local de trabalho pode ser o seu
fiscal de hábitos, basta configurá-lo para tal na própria logística dos móveis. Da última vez que
tive a necessidade de ir a um posto médico consultar-me, estive a observar a rotina da
funcionária. Cada pessoa que chegava ou saía, era necessário imprimir uma folha. Seja a
ficha dessa pessoa para entregar ao médico na hora da consulta ou a receita médica ao
final. Nada de anormal, se não fosse a impressora da qual saíam as folhas, que estava na uma
sala ao lado, distante dela. Essa senhora deve-se ter levantado mais de 15 vezes nos poucos
minutos em que lá estive. E ela sempre a tentar despachar-se e ser ágil, mas a configuração
do ambiente estava contra ela.

Outro grande desperdiçador de tempo e um dos maiores da atualidade são as médias

sociais, a cada “plim” que faz o telemóvel, um instinto quase incontrolável percorre o nosso
corpo até a mão alcançá-lo e desbloquear. E como podemos criar uma “firewall” para
diminuir esse hábito ruim e gastador de tempo. Existem vários recursos e níveis de dificuldades,
por assim dizer. Podemos começar mantendo-o no silêncio, tirando-o da nossa frente (e do
bolso), ou colocar por exemplo na última gaveta da secretária. Podemos colocar no outro
lado da secretária e pedir a outra pessoa para não te deixar usar durante o trabalho, pode-
se ainda tirar os acessos fáceis como “ID touch” ou “face ID” e por último, o nível hard, colocar
umas daquelas senhas bem chatas com números, letras e símbolos para desmotivar a usá-lo.

Figura 6 - Exemplo de distração durante o horário laboral

Já referi que definir lugares específicos para cada coisa ajuda a si próprio e a todos os
colaboradores da empresa a perderem menos tempo. Essa forma de organização implica
agrupar em categorias e subcategorias os objetos. Assim, sempre que pensar em utilizar
aquele extrator de agrafos, o primeiro lugar onde vai procurá-lo será junto ao agrafador.
Associada a essa dica de organização, podemos implementar outra técnica japonesa
chamada 5S.

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Os 5 Sensos são uma fantástica ferramenta de qualidade idealizada no Japão, de pós-guerra,
com a função de ajudar e orientar as empresas a se reorganizarem e a tornarem-se
competitivas num curto espaço de tempo. Tal como o Taylorismo organizou a linha de
produção, o 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) é uma estratégia administrativa para se
criar um senso de qualidade nos processos da empresa. Esses Sensos são a utilização, a
organização, a limpeza, a padronização e a disciplina. Vou explicar cada um deles, porque
realmente considero importante, uma vez que essa consciência de melhoria vem de baixo
para cima, do trabalhador no seu local de trabalho a estendê-la para toda a empresa.

Figura 7 – 5S - fonte: https://certificacaoiso.com.br/5s/

Para Bianca Napoleão, “O principal objetivo do 5S é melhorar a vida no trabalho, eliminando

o desperdício, esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa”.
Isso vai ao encontro do propósito deste trabalho em ajudar a reduzir os fatores que
atrapalham a produtividade, nomeadamente, entre eles, os maus hábitos. Todavia, não é
fácil, pois mexe com costumes, conceitos e tradições. É uma mudança a nível
comportamental e da forma de pensar.

1S – Senso de utilização. De forma bem resumida, na primeira etapa dessa técnica, na qual
iremos priorizar a remoção e eliminar os excessos, podemos fazer-nos perguntas simples,
como: preciso desse equipamento? Quantas vezes por ano eu o utilizo? Seria mais
interessante compartilhar com outro setor? Ou preciso manter 20 resmas de papel no stock
do meu escritório? Esse espaço pode ser mais útil para outros objetos?

2S - Senso de Organização. Deve-se triar e agrupar itens de uso semelhante ou de uso

associado. Os itens semelhantes são, por exemplo, os vários tipos de fita cola de que se precisa
e itens associados são os objetos em que toda a vez em que se usa um, também se usa o
outro.

3S – Senso de Limpeza. Já diz o ditado “O local mais limpo não é onde mais se limpa, mas
onde menos se suja”. Partindo desse pressuposto, cada um deve fazer a sua parte.

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Periodicamente deve-se voltar ao primeiro 1S, para evitar a volta da acumulação e também
possíveis novos desapegos.

4S – Senso de Padronização. Consiste em todos falarem a mesma “linguagem” tal como se

faz com as cores da reciclagem, tudo aquilo que passou pela triagem, organização e limpeza
deve seguir o mesmo padrão seja o código de cores, estilo de cartazes, forma da fonte e
local onde se encontra a informação.

5S – Senso de Disciplina. Enquanto todos os outros “S” são temporalmente pontuais, esse último
é “looping” infinito. Aqui, todo o colaborador deve ter a oportunidade de opinar novas
melhorias de forma que se desenvolva uma consciência coletiva organizacional. Não adianta
despender tempo e recursos se esse último não for devidamente aplicado e incorporado na
filosofia da empresa, ou como eu digo tornar um HÁBITO dentro da empresa.

Figura 8 - Exemplo de escritório organizado com 5S. Fonte: https://uttana.com/industry/office/

A melhor regra para todo o local de trabalho e para muitos outros é a praticidade. Se não for
funcional, de nada vale a beleza. O primeiro passo de todo o processo de organização é o
desapego, a eliminação de tudo que é excesso. O segundo é a setorização ou organização
em categorias, como já vimos no 5S. Eu considero-o como a profissionalização de todo o
trabalho feito até este ponto. Consiste em dar nomes aos lugares, da melhor forma que
permitir o ambiente. Ou colando pequenas placas, etiquetas ou mesmo escrevendo à mão
para deixar claro a todos os que usam esse espaço, que a partir desse momento, os agrafos
devem ficar na gaveta de material de escritório, as cartas na prateleira de correspondência,
as chaves no chaveiro e assim por diante e sem mais desculpas.

Vou aproveitar aqui e citar uma situação que não sei se a classifico como cómica ou trágica.
Ao chegar numa receção onde deixei o currículo, a colaboradora solicitou-me que assinasse
21
o CV e colocasse a data de entrega. Ela foi buscar uma caneta num copo com mais ou
menos uma dúzia de canetas e lápis. E deixou escapar em voz alta: “Onde está aquela
caneta que funciona?”. Essa tragicomédia é muito normal para quem não conhece a filosofia
do minimalismo, do menos é mais, o passo 1 do 5S.

Vale lembrar que a poluição visual e a praticidade são inimigas. No processo de organização
em que pensamos o uso de cada objeto, para deixar mais acessíveis os que são utlizados com
mais frequência, devemos ter o cuidado para não deixar tudo em cima da mesa. Pode
parecer engraçado, mas é uma forte tendência. Um local com menos objetos e menos itens
decorativos, torna-se mais fácil de limpar, consequentemente toma menos do seu tempo na
limpeza e organização, além de ter um aspeto mais “clean”, pois “menos é mais”, escreveu
Francine Jay. Apesar desse conceito ter surgido nos meios publicitários, hoje virou um estilo de
vida, com o minimalismo.

Uma técnica organização positiva é se planear dentro da sua rotina diária. De forma a deixar
o mais próximo quanto maior for o número de vezes que se usa no dia e aqueles itens que se
usam raramente, nas gavetas mais distantes. Mary Kondo repete várias vezes que cada
objeto tem um lugar e deve ser respeitado.

Explicando melhor, o agrafador pode ficar ao lado da impressora, se lá é onde ele é mais
usado e não em cima da sua mesa, o que causaria perder tempo dando passos para lá e
para cá todas as vezes que se imprimisse mais de uma folha em conjunto. Dessa forma, não
terá a possibilidade de ir para de baixo de uma pilha de papéis que lhe roubaria preciosos
segundos à procura, minando a paciência e poderia passar por uma pessoa incompetente
e desorganizada. Por isso, quanto menos coisas tiver e mais definidos forem os propósitos,
melhor será o uso do seu tempo na realização das tarefas e não na procura de um clipe de
papel.

Voltando à lei número 2, do desejo, temos que modificar o ambiente, e nós mesmos, para
conseguirmos os resultados desejados. Tornando os hábitos desejados mais atraentes e os
hábitos ruins mais difíceis. Cada um pode pensar no que precisa na sua rotina. Beber mais
água? Sair mais cedo para o trabalho? Ler mais? Perder menos tempo nas pausas? Diminuir
o tabaco. Ver menos TV? Ter mais tempo para os filhos?

Em casa, uma sugestão é definir a função dos diversos ambientes. A sala é para recreação,
ver TV, jogos, leitura e uso do telemóvel; a cozinha para as refeições; o quarto, até o horário
do jantar, é local de estudo na secretária e depois para dormir e apenas isso. Definir a função
do ambiente ajuda a incorporar o espírito do lugar, o foco e a inspiração. Um ambiente
dedicado é inspirador e mais proveitoso, acontece aquilo de ligar o botão quando se chega
no lugar. De certeza que já aconteceu a todos começar a ler um livro, marcar a página e
guardá-lo por um longo tempo. Depois, tente lembrar-se da história. Possivelmente lembrar-
se-á de alguns factos, e poucos detalhes, no normal, não se lembrará de muita coisa. Mas,

22
após ler uma página apenas, lembrar-se-á de muito mais da história, dos personagens e até
do que estava a ser narrado naquele capítulo. Pode-se passar anos a fio longe do local onde
se viveu na infância, mas basta ir chegando próximo, que as histórias e lembranças já vêm à
mente. Tal como nos deparamos com algum objeto específico e que nos remete a algo do
nosso passado totalmente aleatório. Seja uma música antiga, uma peça de roupa, uma
garrafa de vinho ou um simples acessório. É impressionante o poder que o cérebro tem de
criar esses setores.

Lembre-se que todos esses hábitos, e algumas pessoas chamam-no de mania ou costume,
quando eles saem do controle podem ser chamados de Transtorno Compulsivo Obsessivo-
TOC, ninguém nasce com eles, nem com os bons, nem com os maus. Todos eles, sem
exceção, foram adquiridos com o passar dos anos, com as experiências que a vida lhe
proporcionou, assim não se está predestinado a tê-los eternamente. Isso é uma boa notícia e
sabendo disso, também poderá vê-los como menos intimidadores. Para modificar um hábito
é preciso, como já dissemos, ter o estímulo necessário, aquilo que motiva a necessidade.
Depois vem a parte consciente do desejo. O desejo é simplesmente a diferença de onde se
está agora e de onde se quer chegar. O terceiro passo é o mecanismo de torná-lo fácil e
acessível, sem correr o risco de se desmotivar no processo, deixando sempre aquele gostinho
de querer mais. E o último passo é mesmo esse, a recompensa, onde os níveis de dopamina
chegam às alturas e fazem o trabalho dela, do mesmo modo que quando se está atrasado
e se encontra as chaves para sair de casa, no lugar certo. Esse feedback que nos faz repetir
todo o processo e repetir novamente, até chegar ao nível inconsciente. E aí está criado o
hábito. Também conhecido com automaticidade, a capacidade de resposta automática a
uma determinada ação, é a reação espontânea sem ter que pensar.

Na física, na lei do movimento, os objetos tendem a mover-se entre dois pontos, percorrendo
o espaço em que gastam menor energia e na natureza tudo também segue essa lei. A água
a correr para formar um riacho, um rio e depois desaguar no mar, vai contornando os
obstáculos e transformando a energia potencial. O cérebro também evoluiu seguindo essas
leis para conservar a preciosa energia para a sobrevivência. Existe uma corrente de
pensamento que diz que a preguiça é a mãe de todas as invenções. Considero que é um
tanto exagerado, mas importantes invenções foram criadas por pessoas que consideravam
que gastavam ou muita energia ou muito tempo na realização daquelas tarefas. Se pararmos
para analisar algumas até fazem sentido, como o carro, desde a antiguidade o homem
procura formas de economizar “sola de sapato”, como se diz coloquialmente. Na verdade,
desde a domesticação dos cavalos, o homem procurou um animal menos preguiçoso que
ele para andar grandes distâncias e carregar peso. E, tantos outros como escada rolante,
comando da TV, Bimby, etc.

Os hábitos seguem essa lei e, para criá-los, definitivamente, temos de lembrar sempre que
quanto menor ou menos energia envolvida, mais oportunidades de dar certo – lembrando da
23
segunda lei, torne-o fácil, porque no início quando se está motivado, consegue-se reunir uma
grande quantidade de energia para realizar a tarefa desejada, mas com o passar dos dias
essa entropia vai diminuindo e se o hábito ainda não estiver suficientemente enraizada,
aumentam as probabilidades de falhar um dia, dois e por fim desabar. Os hábitos que
começam a exigir o mínimo do esforço, sendo quase ridículos, como ler um parágrafo do livro
por dia ou caminhar um minuto ou tornar o local de trabalho 1% mais eficiente, são
incrivelmente propensos a darem certo. Sendo bem honesto ninguém, quer correr, fazer dieta
ou arrastar móveis no escritório, mas querer ser mais saudáveis, mais magros e mais eficientes.
Não queremos o hábito em si, porque eles dão muito trabalho, mas queremos os resultados.
É importante definir as quatro leis e deixá-las claras para termos sucesso.

Descrevendo mais uma técnica chamada “Reiniciar o Ambiente”, e a palavra de ordem é

organização. A maioria das pessoas, gostam de chegar a um lugar e encontrá-lo arrumado,
limpo e organizado. Mas, porque nos sabotamos a nós mesmos, se gostamos desse cenário?
Bem, não é uma atitude muito inteligente deixar acumular muita desordem, sujidade ou
desorganização num local, principalmente se precisamos de aí trabalhar. A técnica de
reiniciar o ambiente é tão simples quanto deixar tudo como o encontrou. Parece até ridículo,
mas é realmente isso. Pegar numa caneta para fazer uma anotação e depois deixá-la em
cima da mesa. Tirar um agrafador da gaveta e deixar na mesa. Beber água e não lavar o
copo imediatamente e guardá-lo no devido local.

Se gostas de acordar pela manhã e encontrar a mesa posta, porque não arrumá-la após o
jantar quando limpar a cozinha e guardar a louça? Ou ainda, chegar à secretária do trabalho
e encontrar tudo arrumadinho, organizado e simétrico (simétrico não é uma necessidade,
mas pessoalmente adoro simetria na organização). Ao fazer pequenas arrumações sempre
que usa um lugar ajuda-o a criar o bom hábito da organização e da próxima vez que for
pousar uma chávena de café no braço do sofá, vai preferir dar mais alguns passos e colocá-
la na pia, mas ao ver a pia completamente limpa e sem nada, vai investir mais 10 segundo
do seu tempo e lavá-la. Assim, vão-se criando os hábitos, conscientemente.

Assim como o exemplo de arrumar a mesa do pequeno-almoço para o dia seguinte, ao

reiniciar o ambiente pode-se planear o próximo uso ou necessidade. No seu escritório, à sexta-
feira, é dia de balanço da semana? Então na quinta, antes de finalizar o expediente, pode já
imprimir o que for necessário, deixar a pasta de notas à mão e o que for útil para fazer o que
precisar. Um bom hábito que eu tinha na época da escola de mergulho era o de toda a vez
que eu fechava um mergulho, eu já tinha imprimido a ficha da pessoa com os dados de
tamanho de roupa e equipamentos que usaria. Enquanto os colegas deixavam para fazer no
dia da saída, era sempre aquela correria e a impressora estava ocupada com as fichas de
autorizações e termos de ciência para os alunos assinarem antes de mergulhar. Também,
como já sugeri para quem quer ler mais, ao fazer a cama pela manhã, deixe o livro em cima
da almofada. Antes de ir dormir terá um incentivo a mais. Essa dica pode valer ao contrário,
24
se precisa de jogar menos e ir dormir mais cedo, para se levantar mais bem-disposto para ir
trabalhar. Sempre que terminar de jogar pegue na consola e guarde num local que lhe dará
um pouco de trabalho para ir buscar da próxima vez e como somos preguiçosos, vai pensar
duas vezes antes de ter que ir buscar e conectar aquele monte de fios.

Fui surpreendido ao ver a minha esposa a organizar os papéis de contas e documentos. Há

anos sou eu quem faço essa organização e normalmente no dia a dia vamos apenas
empilhando esses papeis até que o tamanho da pilha me incomode ou nós precisemos de
alguma folha perdida lá no meio. Quando isso acontece, lá vou eu, sento-me no chão e
passo horas e horas a tentar organizar, é cansativo. Mas, porque é que ela tomou essa atitude,
perguntei-lhe. Ela respondeu “Não fiz muito hoje, fiz apenas 15 minutos. Vi isto escrito na
página do livro que estás a ler e achei interessante. Amanhã faço mais 15 minutos”. Parece
muito simplório a dica da Rafaela, mas Sun Tzu (do livro A Arte da Guerra século IV a.C.) diz
algo parecido, “Dividir para conquistar”. Neste livro, que somente em 1910 foi traduzido para
inglês, traz inúmeros ensinamentos da psicologia humana e relacionamento interpessoal, vale
a pena a leitura.

Esta é uma das técnicas do livro Organize sem frescuras da Rafaela Oliveira. A autora dedica
um capítulo inteiro com dicas de organização de escritório. Nele, ela sugere que se reserve
15 minutos diários na organização da papelada, diz ainda que se deixar acumular irá perder
muito mais tempo quando precisar de localizar algo de que necessite. Uma boa forma de
organizar papéis é primeiro juntá-los todos e depois ir aos poucos colocando nos devidos
lugares, que podem ser caixas, pastas de cartão ou plástico, arquivar logo o que já não for
mais necessário usar e não se esquecer de deitar fora o que for inútil.

8. Conclusão

Os hábitos criam um mundo de possibilidades novas e organizadas na vida das pessoas.

Mas o hábito tem a tendência de nos deixar menos atentos aos pequenos erros. A rotina
permite a execução dos movimentos repetidas vezes sem ter que pensar em cada um deles
e quanto mais automatizados forem, mais tendemos a estarmos concentrados em outras
tarefas. Isso pode ser um problema.

Uma pequena diminuição pode ser aceite, afinal antes o seu cérebro era todo dedicado
para fazer uma tarefa, com a criação deste hábito, agora está a fazer essa e mais outra.
Contudo, como já disse diversas vezes, esteja consciente, preste a devida atenção no que há
de executar. Se for algo muito importante use técnicas de concentração, como o Aponte e
Fale. Assim, estará a caminhar para a excelência da sua performance. É nesse ponto que
começamos a ver os resultados. Quando conseguimos executar afazeres de forma sublime e

25
quase sem depender de atividade mental para tal. Começamos a ver tantas e tantas outras
incumbências que podem – e digo que – devem ser melhoradas.

Como já dissemos os hábitos podem-nos potencializar, tanto para criarmos novas versões de
nós mesmos, melhorados por hábitos que queremos ou extirpando aqueles malévolos hábitos
indesejados. Temos de lutar com as crenças que a sociedade e a nossa cultura nos impõe,
essa é uma verdadeira guerra que temos de travar dentro de nós e com nosso meio. Tao Te
Ching, em sua obra-prima, o livro traduzido como O livro do caminho e das virtudes publicado
aproximadamente em 300 a.C. na China traz um poema que fala com muita beleza sobre
essa característica:

Os homens nascem macios e elásticos;

mortos, eles são rígidos e duros.

As plantas nascem tenras e flexíveis;

mortas, são secas e frágeis.

Assim, quem for rígido e inflexível,

é um discípulo da morte.

Quem for gentil e flexível,

é um discípulo da vida.

O duro e rígido será quebrado.

O suave e flexível irá prevalecer.

— Lao Tzu

Não se preocupe, se esquecer um dia, se falhar, se desanimar, apenas, respire fundo e nem
pense, no dia seguinte faça como deve ser. Também não dobre as atividades para
compensar a falha do dia anterior, isso vai pesar na sua desmotivação. “Uma caminhada de
mil quilómetros começa com o primeiro passo e só termina após terminar o último metro” (A
frase original é “Uma caminhada de mil léguas começa sempre com o primeiro passo” e é
atribuída a um chinês, Lao Tsé, que nasceu em 604 a.C. Já a segunda parte da frase é
atribuída a um famoso anonimo). Assim, aproveite o caminho percorrido, cada dia é uma
dádiva, um presente. Um hábito não se cria numa semana e nem se perde com uma falha.
Crie vossos próprios mecanismos de acordo com as necessidades, as possibilidades e acima
de tudo, conforme as vossas habilidades. Se precisar de ser mais radical, pode pedir ajuda ao
seu círculo de conhecidos mais próximos. Eles podem alterar as senhas das suas redes sociais,
guardar o vosso telemóvel por algumas horas por dia. Guardar os cartões em segurança –
inclusive de si mesmo.

O cérebro do homem paleontológico tinha de se preocupar em recompensas imediatas para

sobreviver, conseguir o alimento, não virar presa de algum outro animal, proteger-se da
26
chuva, do frio ou calor excessivo. Nos últimos 100 anos esse instinto deixou de ser necessário e
fomos expostos a níveis de estímulos nunca experimentados, como televisão, propagandas,
médias e médias sociais e, ainda, o carro, o avião, a internet ou o financiamento. Essas
comodidades surreais trazem em nós o ser mais economizador de energias vitais e algumas
vezes até fatal, o preguiçoso.

Temos de mudar essa mentalidade primitiva e planear o futuro, buscando uma recompensa
sadia a longo prazo. Entre uma satisfação imediata e uma a longo prazo, nós somos
geneticamente programados a escolher a primeira mesmo sabendo que a segunda seja
melhor, maior ou muito mais duradoura. Não se fruste ou desanime com esse comportamento,
o nosso subconsciente está a comandar nos atos inconscientes, se deixar. A parte boa da
evolução é tudo está propenso a mudar e como já lhe disse, quando nasceu, não havia
nenhum hábito, nem bom, nem ruim. Falando noutras palavras. Se tem um hábito que queira
desenvolver, planei-o e faça-o acontecer. Ou se tem algum que queira eliminar, organize-se
para tal. E esteja em paz consigo mesmo. Esteja permanentemente consciente, sempre que
acertar gratifique-se, sinta-se vencedor. E na falha, pense, dessa vez esqueci, mas na próxima
não falho e retome-o o mais rápido possível. Essa evolução é tão importante para os
propósitos que tem a capacidade de levá-los a um nível acima. Sim, com o passar do tempo
pode ir melhorando-os, aprimorando-os, de forma a deixá-los e a si mesmo mais eficientes.

James Clear usa outra reflexão muito inteligente: “A falta de autoconhecimento é um veneno.
A reflexão e a revisão são o antídoto”. Sempre temos a oportunidade de sermos a melhor
versão de nós mesmo. A cada dia que começa, podemos fazer a diferença.

Tal como uma história que ouvi certa vez que contava que num belo dia um miúdo
caminhava pela praia e pegava as estrelas-do-mar jogadas na praia pelas ondas e as
devolvia para o mar e havia centenas delas. Um senhor já velho, que ali passava ao ver a
cena, foi ter com o garoto e disse-lhe que não adiantava, que eram muitas e que o seu gesto
não faria diferença. O garoto sorriu, pegou mais uma, jogou-a no mar e respondeu-lhe: Para
essa aqui eu fiz diferença. Pense nisso.

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9. Bibliografia
Significado. https://dicionario.priberam.org

Teosfrasto. https://pt.wikipedia.org/wiki/Teofrasto

Solomon Asch. https://www.hypeness.com.br/2016/04/experimento-social-prova-nossa-

tendencia-para- seguir-os-outros-sem-questionar/

Thorndike (1898). https://psicoativo.com/2016/04/edward-thorndike-biografia-resumida.html

Hábito. https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/hábito

James Clear. Livro Hábitos Atômicos, 2019

Rafaela Oliveira. Livro Organize sem Frescuras, 2017

Bianca Napoleão. https://ferramentasdaqualidade.org/5s/;

Charles Duhigg. Livro Força dos Hábitos, 2013;

Lao Tsé. https://citacoes.in/autores/lao-tse/

Francine Jay. Livro Menos é mais, 2016

Mary Kondo. Livro Isso me traz alegria, 2016

Sun Tzu. livro A Arte da Guerra século IV a.C.

Tao Te Ching. Livro do caminho e das virtudes

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