Gestão de Stocks

- A GESTÃO DE STOCKS
Stock - Todo o bem que se encontra armazenado com vista a uma utilização futura.
As duas funções de compras e de gestão de stocks são, em principio, independentes. A
primeira tem por missão as "aquisições" e a segunda ocupa-se dos stocks. O sector da
gestão de stocks determina quais os materiais com constituição de stocks, faz pedidos
de aquisição ao sector de compras nas quantidades e prazos que julga necessários.
É do trabalho da gestão de stocks, em paralelo com o sector de compras, que resulta a
possibilidade de pôr à disposição da empresa os materiais necessários ao seu
funcionamento. É deste trabalho em paralelo, e com várias dependências, que resulta a
vantagem da interligação destas duas funções numa só: o aprovisionamento. A função
de stocks só poderá exercer a sua função, com a eficiência necessária, a partir de um
trabalho em paralelo com o sector de compras.

Funções dos stocks

As funções dos stocks podem resumir-se nos seguintes pontos:
- Colmatar a incapacidade do mercado ou da produção própria em fornecer os produtos
ao ritmo exacto imposto pela fabricação ou vendas.
- Absorver os excedentes de artigos:
- comprados (eventuais descontos de quantidade);
- produzidos (conveniência dos programas de fabricação).
- Absorver, temporariamente, produtos comprados ou produzidos em antecipação a uma
dada ocorrência:
- comprados (previsão de altas de preço ou de escassez);
- produzidos (paragens para grandes reparações, vendas sazonais, etc.).
A simples enunciação das funções dos stocks, põe em evidência que:
a) Os stocks não ó tornam possível a estabilidade e continuidade da produção, como
proporcionam que a mesma possa ser realizada nas condições mais económicas;
b) Que o nível óptimo dos stocks deve resultar de um compromisso entre todos os
argumentos referidos.
c) Há argumentos privilegiando stocks altos e outros privilegiando stocks baixos:
Stocks Altos
Dá maior garantia de realização das funções acima citadas, pelo que o não haver
representa custos, que podem ser das seguintes naturezas:
- Custos indirectos:
- de não ter custos de ruptura de stocks;
- de não aproveitamento de descontos disponíveis - descontos de quantidade;
- de não aproveitamento de economias que certas programações da produção
proporcionam,
- etc..

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Stocks Baixos
A existência de stocks envolve custos significativos directos:
- Custos de investimento - Juros e Amortizações:
- nos artigos em stock;
- na área ocupada;
- nos edifícios;
- nos meios de movimentação;
- nos meios de conservação,
- etc..
- Custos operacionais:
- pessoal;
- energia para movimentações, iluminação, conservação;
- consumos diversos;
- deterioração e absoletismo;
- impostos;
- etc..
Utilidade dos stocks
Em que é que um stock é útil?
Serve primeiramente para fazer face à penúria. Foi com essa finalidade que os faraós
constituíam stocks de trigo durante os anos de abundância para colmatar a insuficiência
das colheitas dos anos seguintes. E também com essa finalidade que as donas de casa,
ao aproximar-se uma crise ou uma ameaça de guerra, se precipitam para a mercearia
para comprar grandes quantidades de azeite e açúcar.

Podem também constituir-se stocks com uma finalidade especulativa, comprar-se a

baixos preços para se revender na alta de preços. É o que fazem os especuladores na
Bolsa. É com esse mesmo espirito que organismos nacionais e mesmo internacionais
fazem stocks para manter o preço de certos produtos a um nível mais ou menos
constante; é assim que, se a cotação do cobre sobe demasiado, os organismos
abastecedores o lançam no mercado, enquanto que, se diminui demasiado, o compram
para o tomar escasso e fazer subir de novo a sua cotação. De resto, houve tempos em
França em que os açambarcadores eram guilhotinados.
Um stock permite também assegurar o consumo regular de um produto apesar da sua
produção ser irregular. É o caso do vinho; sendo o stock constituído após as vindimas,
ele é consumido ao longo do ano; note-se que o governo armazena também o vinho, por
um lado para colmatar a escassez em caso de colheita insuficiente, e, por outro, para lhe
regularizar a cotação. Comprando-se em grandes quantidades, beneficia-se geralmente
uma redução do preço unitário; constitui-se então um stock para aproveitar essa
vantagem.

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Dada a dificuldade em poder transportar de forma prática certos produtos em pequenas

quantidades, é-se levado a mandar fazer as entregas em vagões completos, em
contentores ou barcos inteiros, o que conduz à constituição de um stock. Deduz-se que,
quando o produto em questão é um fluido distribuivel por canalização sem interrupção,
não é preciso constituir um stock, é o que se passa na prática com o gás natural (não
contando com os pontos de armazenamento na fase da produção).
A existência de um stock justifica-se também pela legítima preocupação de fazer face às
eventualidades de consumo, mesmo que ele seja mais ou menos constante. Esta
constância do consumo é muito nítida na utilização do coque nas fábricas de aço: um
alto forno consumirá diariamente 1000 toneladas de coque, por exemplo, e far-se-á a
entrega de um comboio de coque com essa tonelagem todos os dias; na verdade, o
consumo registado variará entre 800 e 1200 toneladas. O stock de coque observará o
que não é consumido num dia e ficará disponível para o dia em que o consumo seja
maior.

O stock serve igualmente para nos prevenirmos contra as eventualidades de entrega,

Retomemos o exemplo da fábrica de aço. Um alto forno não deve nunca ser apagado
porque se deteriora ao arrefecer, pelo jogo das dilatações, e o custo de uma reparação
depois de uma paragem eleva-se a milhões. Ora, o aprovisionamento de coque arrisca-se
a ser interrompido durante alguns dias por causa de uma avaria na sua produção, de uma
greve dos caminhos de ferro, do congelamento dos canais. Constitui-se pois um stock
que permita o funcionamento durante alguns dias (ao retardador, se necessário) para
fazer face a essas eventualidades.
Um stock permite fazer rapidamente face às consequências desagradáveis de possíveis
acidentes que podem dar-se a qualquer momento; cada família possui uma reserva de
álcool, de éter, de algodão, de mercurocromo, esperando nunca ter de se servir deles,
Nas fábricas, esse stock compreende as peças de segurança que talvez sirvam um dia
para arranjar uma máquina se uma das peças se partir.
Armazena-se se a produção é superior ao consumo (foi o que se passou quando da crise
de 1929 nos Estados Unidos da América). Quando um produto não está imediatamente
disponível, o stock permite que se disponha dele logo que a sua necessidade se faz
sentir e assim se evite a espera, por vezes longa, até à entrega (é, no limite, o caso dos
stocks de guerra).
Finalmente, a existência de um stock evita o incómodo devido a compras ou entregas
demasiado frequentes; é por isso que a dona de casa vai ao mercado apenas duas vezes
por semana e que compra várias caixas de fósforos ao mesmo tempo.
Eis pois em que um stock é útil, note-se que, qualquer que seja a finalidade procurada,
existe uma diferença entre o ritmo das entregas e das utilizações. Podemos assim
resumir dizendo que o stock serve de regulador entre as entregas e utilizações que se
fazem segundo ritmos diferentes. Mas, para já, pode dizer-se que todo o stock que
ultrapasse o estritamente necessário para ter esse papel de regulador seria inútil, e
mesmo fonte de gastos escusados.

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Inconvenientes dos stocks

Depois de se ter examinado em que é que um stock é útil, é preciso estudar-se quais são
os seus inconvenientes.
O primeiro que vem ao espirito diz respeito à fragilidade de certos produtos; não
ocorreria a nenhum padeiro fazer um stock de pão. Mas numerosos produtos não se
conservam ou conservam-se pouco, ou mal. O cimento altera-se em contacto com o ar
ao fim de alguns dias; os artigos de borracha só se conservam durante alguns meses,
mesmo que sejam mantidos a temperatura constante e ao abrigo da humidade.
Um segundo inconveniente diz respeito à presença de material não vendido que
imobilizou uma parte maior ou menor de capital, sem qualquer lucro. A venda "em
saldo" desses artigos apenas permite a recuperação de uma parte do capital e, de
qualquer modo, traduz-se numa perda registada em contabilidade. No entanto, ela é a
melhor solução; e conservar esses artigos em stock apenas faria congelar o capital e
falsear o balanço. Finalmente, os artigos atravancam as lojas e transformam em pura
perda o tempo dos empregados de armazém que fazendo o seu inventário; numa
palavra, pesam nos stocks.
A ruptura é, nesta enumeração, o quarto inconveniente dos stocks. Para um comerciante,
a ruptura conduz a uma falta de vendas; se ela sé produzir muitas vezes, far-lhe-á perder
a clientela. Numa fábrica, é todo o fabrico que se arrisca a parar. Não esqueçamos
também que um stock deve ser guardado (protecção contra o roubo), protegido das
intempéries, dos incêndios, dos roedores, das inundações.
Eis pois os inconvenientes que os stocks apresentam; se os compararmos com a sua
utilidade, dar-nos-emos conta de que, apesar dos inconvenientes, um stock é útil e
presta serviços. Infelizmente tudo se paga, inclusive os serviços prestados pelos stocks,
e vamos ver que custam caro.

Custo dos stocks

Os stocks suportam três tipos de despesas. As despesas de processamento da encomenda
(por vezes chamadas despesas de aquisição) estão ligadas à constituição e à renovação
do stock e vêm acrescentar-se ao preço de compra dos artigos. As despesas de posse do
stock, inerentes à própria existência de um stock, vão aumentar os preços à saída do
armazém. As despesas de ruptura do stock, criadas pelo facto de o stock já não permitir
satisfazer a procura.
Para chegar a uma boa gestão dos stocks, é preciso minimizar o total destas três
categorias de despesas:

a) Despesas de processamento da encomenda

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Compreendem todas as despesas inerentes às compras:

- Salários (acrescidos dos encargos sociais) dos agentes dos serviços de
aprovisionamento encarregados do estudo do mercado, da negociação, da
redacção dos contratos de encomenda, da vigilância do cumprimento dos prazos
e da eventual repreensão dos fornecedores, aos controlos de qualidade e
quantidade no acto da entrega, da verificação e ordem de pagamento das
facturas, da gestão dos stocks;
- salários (acrescidos dos encargos sociais) dos agentes dos serviços
contabilísticos encarregados do registo e do pagamento das facturas, do registo -
em contabilidade analítica - das entradas em stock;
- despesas de deslocação dos agentes;
- despesas de recepção e experimentação dos artigos comprados;
- despesas de informática.

b) Despesas de posse de stock

Estas despesas, inerentes à própria existência do stock, compreendem duas categorias
bem distintas: encargos financeiros e despesas de armazenagem. Os encargos
financeiros recaem sobre as somas investidas nos stocks; são juros dos empréstimos
feitos sob diversas formas para financiar as compras.
As despesas de armazenagem são constituídas pêlos seguintes elementos principais:
- Custos do funcionamento dos armazéns: salários, encargos salariais, iluminação,
aquecimento, força motriz, manutenção dos edifícios, do equipamento, das
máquinas;
- Amortização ou aluguer do equipamento, das instalações e das maquinasse
manutenção;
- Prémios de seguros;
- Perdas de deterioração, evaporação, destruição por roedores, inundação, roubo,
- Custos dos transportes entre armazéns;
- Custos da obsolescência, que pode ser muito elevado em certos artigos que
passam rapidamente de moda, tal como os artigos de moda ou os artigos
fabricados segundo técnicas muito evolutivas;
- Custos da informática e da contabilidade (menos a parte calculada em despesas
de aquisição).
Relacionadas com o valor médio do stock, estas despesas têm tendência a aumentar a
longo prazo. É importante notar que estas despesas se aplicam ao valor médio investido
nos stocks; é pois preciso saber calcular exactidão um stock médio em quantidade e em
valor. Todavia, as informações contabilistas não permitem, no geral, avaliar as despesas
de posse com exactidão e apenas podemos fazer uma estimativa, sendo o ideal avaliá-las
por famílias de artigos quando tal for possível.

c) Despesas de ruptura de stock

São as despesas devidas ao facto de, a um dado momento, o stock se ter esgotado e não
ser já possível satisfazer a procura. Na verdade, parece-nos necessário precisar esta

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noção de stock. Em primeiro lugar, um stock pode ser nulo durante um certo tempo sem
que para isso haja necessidade de se falar em ruptura de stock; é por exemplo normal
que o stock de anticongelante seja nulo na Primavera e no Verão. Por outro lado, um
stock que não é nulo pode ser insuficiente para satisfazer integralmente a procura, que
se virara para um outro produto.
Assim, a passagem a zero do stock de um artigo não é condição, nem necessária nem
suficiente, para que haja ruptura de stock, também a detecção de casos que dão origem a
despesas de ruptura de stock nem sempre é tão fácil como poderia parecer. Resta avaliar
o custo de uma ruptura de stock; pode ser uma falta de ganho, a perda de um cliente,
uma penalidade por atraso na entrega, um aumento do preço de custo por substituição
de material, a compra ou o aluguer de um produto de substituição, uma paragem mais
ou menos longa do fabrico, um desemprego técnico parcial, uma reparação cara, etc.. É
geralmente muito difícil, se não mesmo impossível, avaliar custos; mas, pode afirmar-se
que, na generalidade, são muito elevados.
d) Conjunto das despesas
Trata-se de minimizar o total das despesas de aquisição, de posse do stock e de ruptura
de stock. Mas, se se sabe definir bastante bem as despesas de aquisição e as de posse do
stock, é precise reconhecer que a contabilidade não permite apreendê-las com precisão;
apenas se podem fazer estimativas. Quanto às despesas de ruptura de stocks,
permanecem totalmente desconhecidas em casos muito numerosos.

Por outro lado fazendo-se a gestão do stock artigo a artigo, seria preciso apreciar as três
categorias de despesas em cada um dos artigos em stock; mas, se em algumas empresas
elas se podem apreciar por categorias de artigos, é no entanto impossível para cada
artigo. Sendo os parâmetros fundamentais da gestão dos stocks, isto é, as despesas que
pesam nos stocks, tão mal conhecidos, não se poderiam esperar milagres devidos ao
emprego de modelos matemáticos muito sofisticados.
e) Caso dos produtos fabricados
Quando a empresa fabrica produtos acabados a partir de produtos comprados, as
despesas suportadas pelo stock de produtos acabados são as de lançamento
(essencialmente, o custo da limpeza e da regulação das máquinas quando se passa do
fabrico de um produto para o de outro produto), as despesas de posse do stock e as
despesas de ruptura do stock.

DISTRIBUIÇÃO DE MERCADORIAS

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A requisição interna é o documento que permite a saída das mercadorias do

economato para as várias secções da unidade hoteleira. Nenhum produto poderá ser
entregue sem o respectivo documento comprovativo. Geralmente, cada secção possui
um livro de requisições de cor e numeração diferente para mais fácil identificação e
melhor controlo.
A requisição é emitida em duplicado, ficando o original na posse do economato, e o
duplicado sob o controlo do chefe da secção para posterior conferência da mercadoria
requisitada. Nas requisições são discriminadas as quantidades e qualidades de produtos
pedidos e fornecidos, bem como os valores unitários e totais dos mesmos. As
requisições devem ser rubricadas pelo chefe da secção, pelo ecónomo e pelo
elemento que recebeu a mercadoria.

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