Entenda como a tecnologia agrega valor

e dá a velocidade tão necessária

para os processos da área!
Níveis de aprofundamento
de conteúdo:
INICIANTE
Este conteúdo é ideal para
profissionais que estão ingressando
no mundo de Recursos Humanos.
Aqui, abordaremos os temas
relacionados ao RH deforma
introdutória, didática e fácil. Estes
são os principais conteúdos para
quem deseja aprender algo novo!
INTERMEDIÁRIO
Neste nível, estão os conteúdos
direcionados para profissionais que
já estão familiarizados com os temas,
processos e obrigações de Recursos
Humanos. Aqui, os conteúdos são
mais aprofundados, solucionando
questões mais complexas.
AVANÇADO
Estes são os materiais mais
completos produzidos pela
Metadados. São conteúdos indicados
para profissionais com experiência
na área e que buscam aprofundar
seus conhecimentos. Aqui, tratemos
desde os conceitos mais básicos de
RH, até questões mais complexas e
específicas da área.
Navegue:

04 Seu RH é 4.0?

RH 4.0: o que é, como

10 Vantagens do RH 4.0
06 aplicar e possíveis
Quais processos podem
desafios 15 ser automatizados?
09 Tecnologia que
automatiza processos Ferramentas adequadas
23 = resultados
e torna seu RH 4.0
3
 Seu RH é 4.0?
O RH 4.0 — que detalharemos ao longo deste eBook — já é
uma realidade. Essa troca de mindset se deu, principalmente,
com a ascensão do papel estratégico de Recursos Humanos
como uma área capaz de fortalecer o potencial do time e
maximizar a produtividade, ao mesmo tempo em que se
firmou como um pilar fundamental para a sustentação do
negócio e sucesso da empresa.

Assim, desde então, a automatização dos processos, oriunda

do RH 4.0, se tornou indispensável. Afinal, há uma grande
quebra de padrões quando a corporação (leia-se a gestão)
compreende a eficácia da tecnologia e a utiliza como aliada
nas rotinas da área e da empresa como um todo.

4
// RH 4.0
 Neste cenário em que a
automatização tem função
estratégica, ganha a empresa, o
colaborador e, claro, os profissionais
da área de RH.
Se você é um deles e está em
busca de conhecimento que possa
direcionar o melhor caminho para
viver um dia a dia mais tranquilo
e seguro no que tange a execução
// RH 4.0
de processos de Administração de
Pessoal ou de Gestão de Pessoas,
este conteúdo é para você.
Continue a leitura e compreenda o
passo a passo para tornar a área
mais estratégica, ou seja, um RH
4.0!
5
 RH 4.0: o que é, como
aplicar e possíveis
desafios
O termo RH 4.0 é oriundo da Quarta
Revolução Industrial, conhecida
como Indústria 4.0 e caracterizada
pela integração do mundo virtual
com o mundo real.
Na prática, isso quer dizer que o
RH acompanha e vivencia essa
// RH 4.0: PASSO A PASSO
revolução tecnológica por meio da
automatização dos processos, isto é,
do RH 4.0. Assim, processos manuais
e repetitivos passam a ser realizados
de forma automatizada com o auxílio
de Sistemas de RH, minimizando
erros e o tempo necessário para sua
execução.
6
 Neste sentido, é possível afirmar
que a automatização chega para
agregar valor estratégico e dar a
velocidade tão necessária para os
processos.
Contudo, não são todas as
empresas que acompanham essa
realidade. Aplicar o RH 4.0 implica,
principalmente, na mudança da
cultura organizacional e de gestões
tradicionais que precisam ser
conscientizadas de que investimentos
em tecnologias são totalmente
necessários, inclusive para a saúde
financeira do negócio.
// RH 4.0: PASSO A PASSO
O primeiro passo para isso é,
portanto, identificar os processos
onerosos do RH —aqueles que
exigem conferências constantes e
geram retrabalhos. Normalmente,
estes processos dificultam e
atrapalham o andamento dos demais
processos de responsabilidade da
área. Para tanto, o ideal é olhar para
eles com o intuito de informatizá-los,
digitalizá-los. Ou seja, se eu deixasse
de fazer o processo x de forma
manual, na planilha, o tempo que eu
ganho na automatização, permitiria
que eu fizesse o que em seu lugar?
Ou: hoje, quais são as ações que eu
7
 tomo para cuidas das pessoas da
minha empresa? Tenho tempo para
isso ou os processos burocráticos
consomem todo meu horário de
trabalho? Questione-se!
Depois disso, busque o apoio
da gestão. Ainda que ela seja
tradicional, demonstrar com os
melhores argumentos as vantagens
(veja a seguir) de ter este apoio
tecnológico é garantia de sucesso
na parceria entre gestão e RH. Para
ajudar você a entender o perfil da
sua gestão, criamos este Quiz.
// RH 4.0: PASSO A PASSO
Com ele, você identifica o perfil Assim, o RH 4.0 pode começar a
comportamental da sua gestão e ser desenhado na sua corporação
encontra os melhores argumentos e possibilitar ações com maiores
para vender seus projetos. resultados. Veja como fazer no
próximo tópico!
Outro passo importante é a
conscientização dos colaboradores
deste novo momento. Propor uma
imersão tecnológica e torná-los
responsáveis pelo controle dos seus
pontos, por exemplo, possibilita que
o RH tenha o tempo que precisa para
agir estrategicamente, oferecendo
mais benefícios, quem sabe.
8
 Tecnologia que automatiza
processos e torna seu
RH 4.0
A automatização é um conjunto
de medidas usadas para otimizar
o trabalho. Ela racionaliza os
processos, aumentando a qualidade
e a velocidade da realização das
tarefas. A proposta é transformar
atividades que possuem a
intervenção humana por atividades
automáticas, utilizando o apoio da
tecnologia.
// RH 4.0 É RH AUTOMATIZADO
Ferramentas informatizadas, como
os softwares, por exemplo, permitem
operacionalizar diversas atividades
do RH e facilitar o cotidiano na
empresa.
A mudança ao implementar
tecnologias para o apoio dos
Recursos Humanos pode ser
desafiadora. Abandonar as
convencionais planilhas e os
controles paralelos para utilizar
soluções inteligentes pode parecer
um passo difícil de ser dado,
mas é preciso evoluir, afinal,
a automatização abre várias
possibilidades para a área e traz
diversas vantagens. Confira!
9
 Vantagens do RH 4.0
• Otimização do tempo
Poupar tempo em uma atividade é
uma forma de aplicar melhor seus
recursos. Além disso, a lentidão nos
negócios pode trazer para a empresa
uma imagem pouco positiva diante
dos clientes.
Com esse tipo de problema, você
deve estar se perguntando: quais são
as melhores estratégias para tornar
// RH 4.0 E SUAS VANTAGENS
o manejo do tempo na organização
mais efetivo?
Uma ótima solução é a
automatização, a partir da integração
entre dois sistemas ou ferramentas
ou da aquisição de um sistema
completo e integrado de recursos
humanos.
10
 A tecnologia permite que os
processos sejam mais ágeis, que
a equipe acesse os dados com
facilidade e que os trabalhos possam
ser editados simultaneamente. Com
isso, a duração das atividades será
muito menor e você e o time terão
mais tempo para se dedicar a outras
demandas.
Além disso, as plataformas
informatizadas viabilizam o acesso
ao sistema de onde os profissionais
estiverem, por meio de dispositivos
móveis e notebooks. O ganho em
produtividade é evidente!
// RH 4.0 E SUAS VANTAGENS
• Informações confiáveis
Erros em um negócio podem custar
caro ou gerar muitas dores de
cabeça. Quando todas as atividades
do RH são manuais, existe um risco
maior de ocorrerem falhas humanas.
Pode ser um erro na digitação,
esquecimento de algum dado ou
a duplicidade de cadastros, por
exemplo.
Esse tipo de equívoco pode gerar
dificuldades para as corporações,
demandando correções e
retrabalho. Mas, automatizando os
processos, isso não ocorrerá. Os
recursos informatizados possuem
mecanismos que detectam erros
e apontam duplicidades, trocas
de informação e outros tipos de
problemas. A vantagem é muito
grande!
11
 Se há uma plataforma única para os
• Minimização das falhas
registros, a equipe pode acessá-los
comunicativas
e fazer edições, sem dificuldades
com impressões, desconfigurações
Automatizando processos você e sua
e perdas. Assim, é possível ter mais
equipe podem compartilhar dados
efetividade no trabalho!
com mais facilidade e montar um
sistema de informação comum.
Isso evita vários erros. Afinal, a
comunicação sem dispositivos
eficientes é uma grande fonte de
falhas.

12
// RH 4.0 E SUAS VANTAGENS
 • Descentralização do RH
Com a automatização de processos, é
possível tornar o RH descentralizado.
A descentralização é a transferência
de algumas funções até então
executadas exclusivamente pela área
de Recursos Humanos a todos na
organização.
A intenção é permitir que os
colaboradores e gestores tenham
controle de suas ações e se crie uma
// RH 4.0 E SUAS VANTAGENS
cultura de autoatendimento no RH,
onde o colaborador tem autonomia
para solicitar suas demandas; o
gestor tem agilidade para aprová-
las e, o RH as recebe e as executa de
acordo com a legislação. Tudo isso
com segurança e rapidez.
Assim, esse movimento de
descentralizar solicitações,
documentos e procedimentos
internos, contribui para que os
profissionais que trabalham com a
gestão de pessoas e administração
de pessoal, ganhem tempo para
planejar, desenvolver e agir
estrategicamente, possibilitando a
vantagem competitiva, bem como a
eficiência organizacional.
E isso não significa que o RH esteja
perdendo sua importância dentro
da empresa, mas que utilizará
melhor seus profissionais da área
para planejar e executar atividades
estratégicas e não apenas tarefas
burocráticas. É mais autonomia para
todos!
13
 • RH mais estratégico
Outra vantagem do RH 4.0 é tornar a
área ainda mais estratégica, isto é,
agir como um tomador de decisões
dos planejamentos da empresa
e não apenas burocraticamente.
Empresas que possuem um RH
estratégico produzem efeitos mais
rápidos, como comprometimento,
produtividade e competências.
É como unir missão, estrutura e
estratégia e elevar o nível de atuação
da área.
// RH 4.0 E SUAS VANTAGENS
Para que isso seja possível, é preciso
ter os processos bem desenhados
e alinhados, servindo-se da
automatização para isso. Afinal, os
processos (mesmo os burocráticos)
deverão continuar sendo realizados,
ao mesmo tempo em que a equipe
destinará sua energia para outras
ações que darão retorno ao negócio
da corporação. É a eficiência da área!
14
 Quais processos podem
ser automatizados?
Quando pensamos na automatização,
é importante considerá-la uma
ferramenta de apoio. Isso porque
ela permite otimizar procedimentos
para que se possa focar em outras
demandas do RH, mais estratégicas.
Assim, o importante não é
colocar todo o RH operante pelas
tecnologias, mas sim conciliar o uso
// O QUE AUTOMATIZAR?
desses recursos com uma postura
de apoio nos processos decisórios
da corporação, ajudando o negócio
no alcance de metas. Saiba mais a
seguir sobre as atividades que podem
ser automatizadas. Para melhorar
o entendimento, separamos por
Administração de Pessoal e Gestão
de Pessoas. Confira:
15
 • Administração de Pessoal
Praticamente todos os processos da
área podem ser automatizados. A
tecnologia permite essa facilidade e
otimiza sua execução. No que tange
Administração de Pessoal, há a
possibilidade de automatizar todos os
lançamentos para cálculo em folha
de pagamento. Como sabermos,
a folha é um dos principais
processos para a área e exige muito
conhecimento, pois engloba muitos
cálculos, regras e legislações.
Qualquer procedimento equivocado
pode representar uma brecha para
passivos trabalhistas.
// O QUE AUTOMATIZAR?
Por exemplo, a atividade para gerar
os pagamentos dos salários dos
empregados é mais confiável se
feita de forma automática. Imagine
que você tenha que dispor de um
profissional em tempo integral
para digitar e validar os líquidos
da folha de pagamento, no sistema
bancário de transferência de valores,
e este tenha que realizar esta tarefa
com 100% de acerto sempre. Uma
simples integração entre o sistema
que gera a folha de pagamento e o
sistema bancário resolveria essa
situação em poucos minutos e
com maior assertividade, quando
comparado ao processo manual.
16
 Além disso, todo o fechamento
e conferência da folha também
podem ser automatizados. Como
sabemos, os procedimentos
demandam bastante cuidado, pois
é preciso efetuar os cálculos do
FGTS, previdência, imposto de
renda, benefícios, décimo terceiro,
adicionais de insalubridade e
periculosidade, horas trabalhadas,
aviso prévio, férias e licenças.
Com uma ferramenta eletrônica, essa
prática se torna muito mais fácil,
pois os dados já estão postados na
plataforma e podem ser integrados.
// O QUE AUTOMATIZAR?
A solução otimiza os cálculos e o
acompanhamento das incidências
trabalhistas e fiscais. Sem contar
que as declarações e obrigações
demandadas pelo fisco, gera um
volume imenso de trabalho, quando
sua geração e validação precisam ser
feitas de forma manual.
Tudo isso é possível também em
relação aos eventos do eSocial. A
automatização permite a validação
de campos e a transmissão de
todas as informações ao sistema
do governo, simplificando as suas
obrigatoriedades.
Outro processo que pode ser
totalmente automatizado é o controle
e gestão do ponto. Além de integrá-
lo com a folha, é possível realizar a
gestão de escalas de revezamento,
relatórios automatizados, bem
como toda a gestão do banco de
horas. Afinal, sabemos que o
acompanhamento manual das horas
extras diurnas ou noturnas e banco
de horas pode ser problemático.
Ele demanda muita organização e a
perda de qualquer documento pode
dificultar a comprovação dos direitos
do colaborador. Além disso, certas
situações exigem que você faça o
17
 ajuste de ponto, como as licenças e
faltas justificadas.
As soluções informatizadas
possibilitam fazer o registro dos
eventos que ocorrem com o horário
e o tempo extraordinário ou a ser
compensado na jornada. E ainda,
podem ser autogeridas pelo próprio
trabalhador e por sua gestão direta,
descentralizando estas atividades
da equipe de RH. Você não terá
problemas com a perda de dados,
pois o sistema é altamente seguro
e preparado para armazenar as
informações.
// O QUE AUTOMATIZAR?
Quando falamos em benefícios,
a automatização garante mais
facilidade com a gestão do vale-
transporte e do vale-alimentação, por
exemplo. É comum que diante das
faltas dos profissionais, a empresa
tenha prejuízos porque ela paga os
benefícios na quantidade definida
para o mês, mas o colaborador
pode precisar faltar e ficar com
esses valores em excedente. Nas
soluções eletrônicas, é possível
integrar dados, como o registro de
ponto, atestados e os benefícios, de
forma que seja pago os valores em
18
 quantidades exatas. Isso faz uma
grande diferença, principalmente
quando você conta com uma equipe
um pouco maior.
No caso dos planos de saúde, a
automatização possibilita separar
os valores que são pagos pela
organização e os que cabem ao
profissional, dependendo do plano
que foi acordado. Gerenciando
essas informações, você administra
melhor os recursos investidos na
saúde dos colaboradores e de seus
dependentes.
// O QUE AUTOMATIZAR?
Além da gestão de custos, quando
pensamos em aumento da
produtividade da equipe de RH
podemos indicar a automatização
das atividades de cadastro, alteração,
cancelamento de beneficiários e
registro dos pedidos mensais de
benefícios; através da integração
do registro do beneficiário e
dependentes pelo sistema de gestão
de recursos humanos com a empresa
de convênio.
Dentre todos esses processos, é
preciso destacar que a automatização
cria um fluxo de trabalho totalmente
19
 assertivo e propicia praticidade para
o dia a dia. Solicitações de benefícios,
ajustes de ponto, encaminhamento
de atestados, solicitações de folgas,
de férias e até de vagas pela gestão,
bem como reserva de refeitório,
sobreaviso, entre outros, são
integrados a níveis de workflow, nos
quais, de forma totalmente online,
os envolvidos dão andamento aos
processos, concluindo a demanda.
via aplicativo e exibição em gráficos.
Já é possível ter os indicadores
de turnover, absenteísmo, gestão
dos riscos trabalhistas, dados
demográficos da organização e
muito mais. Tudo isso, apenas com a
automatização de processos e o uso
da tecnologia!

A grande vantagem da automatização

também está na construção de
indicadores da área, em tempo real,

20
// O QUE AUTOMATIZAR?
 • Gestão de Pessoas
Na gestão de pessoas, isso tudo não
é diferente. A automatização permite
total integração entre os processos.
Neste caso, há uma grande
flexibilidade na construção das
automatizações, seguindo modelos
de trabalhos de cada negócio.
É possível, portanto, automatizar
processos de recrutamento e
seleção, como o preenchimento
online do currículo, triagens,
requisições de vaga, gestão do
// O QUE AUTOMATIZAR?
quadro de lotação e da própria
qualidade das contratações
recentes. Além disso, as avaliações
de desempenho podem receber
agilidade no processo de
preenchimento e controle das
avaliações, criação de planos
de ação de desenvolvimento,
acompanhamento de performance
da empresa de forma global com o
controle de indicadores em tempo
real, permitindo a fácil interpretação
das competências que possuem uma
lacuna maior, por exemplo.
21
 Processos de treinamento e
desenvolvimento podem receber a
automatização, como na estruturação
de planos de capacitação, no
controle ágil de treinamentos por
fazer e que estão vencidos, na
identificação do nível de proficiência
(desenvolvimento) das equipes e nos
níveis de satisfação de eficácia dos
treinamentos, bem como na emissão
de certificação.
// O QUE AUTOMATIZAR?
Por fim, a gestão de cargos e
salários é outro processo que pode
ser totalmente automatizado, desde
a construção da tabela salarial,
orçamentação de pessoal, até o
quadro de vagas. Já imaginou sua
gestão de pessoas assim? Então
conheça, a seguir, as ferramentas
que você precisa ter ao seu lado
para ter os resultados dessa
automatização!
22
 Ferramentas adequadas
= resultados
Automatizar é um investimento que
permite abrir espaço para que o RH
possa inovar e investir no seu papel
de impulsionar os profissionais e a
corporação para avançar cada vez
mais.
Por viver isso diariamente, a
Metadados oferece, além da
integração entre os sistemas, a
automatização de todos os processos
que envolvem os Recursos Humanos,
// FERRAMENTAS DO RH 4.0
desde a Folha de Pagamento e
eSocial, até toda a gestão de pessoas.
Com as ferramentas adequadas, o
RH pode alcançar resultados como:
• Agilidade operacional e eficiência
em processos:
Processos operacionais se
tornam muito mais velozes com
a automatização. Em processos
que envolvem um grande volume
23
 de informação, a agilidade e a
eficiência é primordial. Pense na
triagem para seleção, por exemplo.
Com os recursos tecnológicos,
como o sistema de Recrutamento
e Seleção da Metadados, a triagem
pode ser realizada de forma muito
mais eficiente, além de acompanhar
o recrutamento e a seleção
integralmente por meio das vias
informatizadas e cumprir os prazos
da CLT com mais tranquilidade.
// FERRAMENTAS DO RH 4.0
A agilidade e eficiência podem
estar presentes também no
monitoramento dos treinamentos,
acompanhando as necessidades
específicas de capacitação das
equipes, a aprendizagem e melhorias
obtidas com os cursos. Dessa forma,
você poderá verificar a efetividade
das práticas de aperfeiçoamento
profissional.
Da mesma forma, na gestão de
controle de ponto. Um sistema de
controle de ponto, inclusive remoto
(home office), permite que você
transmita os dados do aparelho que
registra o ponto para os sistemas em
que você gera a folha de pagamento.
Com isso, o acesso aos registros será
muito mais ágil, simples e seguro.
24
 • Autonomia do colaborador e
automatização de processos:
Cada profissional do RH terá
muito mais autonomia em suas
atividades, pois todos podem
acessar as informações pelos
seus computadores, tablets
e smartphones, por meio da
plataforma comum de dados.
O RH não terá mais o desgaste e a
perda de tempo com impressões
excessivas, a colocação das
planilhas em pen drives e a perda
de documentos. Pense em como as
reuniões podem ficar mais eficientes!
// FERRAMENTAS DO RH 4.0
Se todos puderem acessar gráficos,
relatórios e planilhas a partir de
dispositivos móveis ou computadores,
todo o processo poderá ser muito
mais fácil, seguro e atualizado.
• Melhoria na gestão de indicadores
Toda corporação precisa de
ferramentas para medir seu
desempenho nas finanças, nas
atividades, o retorno em geral, custos
com processos, com rotatividade,
avanços com treinamentos e várias
outras questões.
O fato é que quantificar ajuda a
empresa a ter um melhor controle,
diagnosticar problemas e propor
soluções. Para isso, a solução mais
eficaz é um sistema de indicadores
que, em geral, são calculados
por meio de fórmulas robustas
e complexas. Manejá-los pode
ser bem trabalhoso, mas com a
automatização de processos, dá para
contornar esses indicadores.
Os recursos tecnológicos, como o
Sistema de Indicadores de RH da
Metadados, ajudam a minimizar
erros de cálculo, a moldar
gráficos com os indicadores e
25
 cruzar informações de diferentes
dimensões, propiciando visualizações
mais integradas do estado do
negócio. Dessa forma, você pode
desenvolver intervenções mais
efetivas.
// FERRAMENTAS DO RH 4.0
• Padronização e descentralização
dos processos
O uso de tecnologia permite que o RH
tenha procedimentos operacionais
padronizados para lidar com diversas
situações da área. Isso possibilita
que haja mais previsibilidade. Os
relatórios e consultas para lidar
com diversas questões podem ser
mais pontuais e definidos, sem
variabilidades excessivas e falhas.
Além disso, é possível disponibilizar
informações que podem ser
acessadas diretamente pela gestão
ou até mesmo pelos colaboradores.
Essas ações geram transparência e
confiança à área.
A regularidade pode facilitar o dia
a dia da equipe e a execução de
tarefas, pois para diversas demandas
haverá uma solução predefinida. A
área poderá evitar erros e minimizar
incompatibilidades e desacordos.
Conheça o Portal RH e entenda mais
do que estamos falando!
26
 Torne seu RH 4.0 agora!
Cada vez mais é importante investir
na automatização, pois o mercado se
dinamiza e a demanda por agilidade,
eficiência e eficácia se torna mais
constante. Tecnologias no RH são
investimentos necessários para que
os negócios possam ter um bom
desempenho.
Afinal, com esses recursos, a área
tem a oportunidade de contar
// AGORA É COM VOCÊ, RH!
com dados seguros, facilitar o
compartilhamento da informação,
otimizar o controle e monitoramento,
integrar diferentes plataformas
tecnológicas e produzir relatórios
com mais precisão.
A automatização é a oportunidade
ideal para agilizar tarefas complexas
e direcionar a energia para os
procedimentos estratégicos. Você se
27
 preocupará menos com a burocracia
e poderá focar em soluções
motivadoras e processos decisórios.
Aqui na Metadados, somos
especialistas em Recursos Humanos.
Usamos tecnologia de People
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tecnologia oferece e comprove os
resultados!

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// AGORA É COM VOCÊ, RH!
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dos profissionais do RH mais
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