Auditoria

de freteS
As melhores práticas
para evitar prejuízos com
cobranças indevidas
De acordo com a pesquisa Custos Logísticos no Brasil –
2017, realizada pela Ilos, os gastos com logística
representam, em média, 7,6% da receita líquida das
empresas. Sendo assim, a acuidade nos pagamentos pode
representar valores expressivos para sua organização.

Diante disso, a auditoria de frete é um dos melhores

negócios para o embarcador, já que permite maior
controle dos custos, além de identificar e corrigir falhas na
gestão de valores e processos. Ou seja, analisar os
conhecimentos de frete ou as faturas enviadas já não
funciona mais como uma opção. Agora, isso é essencial.

Então, prepare-se, pois vamos mostrar como a auditoria

pode ser um dos processos operacionais mais importantes
da sua atividade logística

Gilson Chequeto
CEO
 4

SU
SU
RECONHECENDO UMA COBRANÇA INDEVIDA

5 COMO SURGEM AS DIVERGÊNCIAS DE FRETE?

7 COMO COMBATER AS DIVERGÊNCIAS DE FORMA ÁGIL?

má
COM AUTOMAÇÃO

má
9 MELHORES PRÁTICAS DE AUDITORIA

10 DETERMINAR O FLUXO DO PROCESSO

rio
11

rio
DEFINIR PERIODICIDADE PARA CONFERÊNCIA

11 ESTABELECER RESPONSÁVEIS

12 AVALIAR RESULTADOS
 4

RECONHECENDO UMA COBRANÇA INDEVIDA

Muitas empresas não entendem a auditoria como um procedimento essencial

e acabam tomando como prática a validação por amostragem, uma simples
burocracia interna. Porém, essa, definitivamente, não é a melhor forma de
encarar a conferência de cobranças.

A auditoria universal de faturas evita prejuízos ao expor erros de cálculo de frete

na emissão de documentos de transporte e de cobrança das transportadoras
contratadas. Esse processo é necessário porque quanto maior o volume de
fretes contratados, maior é a chance de existirem erros, que precisam ser
rapidamente solucionados.

Instalados os procedimentos de verificação, é preciso conhecer as principais

origens das divergências de frete e saber como combatê-las de forma ágil e
eficiente. As divergências podem surgir de diversas maneiras e é primordial
conhecê-las para saber como atuar em cada uma delas.

Confira, a seguir, quais são elas e as nossas dicas para combatê-las:

RECONHECEND
5

IVERGÊNCIAS
COMO SURGEM AS DIVERGÊNCIAS DE FRETE?
Reajuste automático
Dica: esteja sempre atento à auditoria. De forma preventiva, reveja
todos os seus contratos em vigor e agende a data de reajuste de cada
Um reajuste automático pode pegar o embarcador um. A partir disso, negocie com cada fornecedor os reajustes,
buscando as tabelas de fretes mais vantajosas para sua empresa.
de surpresa quando a atenção não está voltada à
auditoria de frete. Muitas vezes, a empresa não
percebe o reajuste e acaba prevendo custos com
base na vigência anterior, mas pagando faturas
maiores, de acordo com a nova tabela.

Preço da cotação x tabela de fretes

Dica: esteja sempre atento à auditoria. De forma preventiva, reveja
Geralmente, na cotação, o preço foge da tabela todos os seus contratos em vigor e agende a data de reajuste de cada
um. A partir disso, negocie com cada fornecedor os reajustes,
previamente acordada. Esse é o único caso em que buscando as tabelas de fretes mais vantajosas para sua empresa.
o preço da tabela negociada não será cobrado. É o
valor da cotação que precisa vir na cobrança e o
embarcador precisa estar atento a isso.

Frete calculado fora da tabela negociada

Dica: esteja sempre atento à auditoria. De forma preventiva, reveja
todos os seus contratos em vigor e agende a data de reajuste de cada
Na maior parte das vezes, são pequenos detalhes um. A partir disso, negocie com cada fornecedor os reajustes,
que levam a erros no cálculo do frete. Calcular o buscando as tabelas de fretes mais vantajosas para sua empresa.
frete fora da tabela acordada é um deles. Pode até
parecer uma prática impossível, afinal, quem não
teria esse cuidado? Porém, é muito provável se
perder nesse controle devido, principalmente, ao
grande número de CT-es emitidos diariamente.
 6

IVERGÊNCIAS
COMO SURGEM AS DIVERGÊNCIAS DE FRETE?
Cobranças em duplicidade
Dica: realize uma auditoria minuciosa dos
documentos e mantenha um controle rígido em
As informações contidas em notas fiscais, cima dessas cobranças para não arcar com prejuízos
ao pagar duas vezes pelo serviço contratado.
conhecimentos de transporte, pré-faturas e
faturas de frete precisam ser conferidas à medida
que vão sendo emitidas. Assim, ao receber um
CT-e ou fatura, o embarcador tem condições de
consultar o histórico da nota fiscal e verificar se já
há algum conhecimento ou cobrança da
transportadora para aquela nota, evitando o
pagamento duplo por um mesmo serviço.

Serviços não prestados

Dica:
verifique
Uma auditoria ineficiente pode levar a empresa a minuciosamente a
ser cobrada por um serviço que, de fato, não foi relação das notas
fiscais com aquilo
realizado ou contabilizado corretamente pela que está sendo
transportadora. Por isso a importância da cobrado.
conferência de todos os itens lançados na fatura
(ou nos conhecimentos de transporte) e do
acompanhamento do histórico de cobranças.
 7

IVERGÊNCIAS
COMO COMBATER AS DIVERGÊNCIAS DE FORMA ÁGIL? COM AUTOMAÇÃO

A melhor forma de combater qualquer divergência AUDITORIA DE FRETES NAS

em cobranças é realizando uma auditoria OPERAÇÕES DE VENDAS
automática de fretes. Com um software
especialista nessa prática, como a Lincros, o
CLIENTE: EMPRESA: TRANSPORTADOR:
embarcador, além de ter um melhor controle dos ENVIA PEDIDO/NF-E
EMITE O PEDIDO ENVIA CT-E E FATURA
custos, consegue otimizar tempo de trabalho e
avaliar o desempenho da transportadora e do
negócio como um todo.
LINCROS:
GERA PRÉ-CALCULO E AUDITA
Confira o fluxograma ao lado o e entenda como CT-E E FATURA
funciona essa operação na Lincros:

USUÁRIO: SIM DIVERGÊNCIA

RESOLVE A PENDÊNCIA DE VALOR?

NÃO

INTEGRAÇÃO DE CT-ES E
FATURAS AO ERP

FAZER A AUDITORIA DE FORMA AUTOMATIZADA PERMITE:
Aumentar o controle em relação à conferência
de valores: com um sistema de gestão, é possível
ter maior controle da conferência de valores,
quando comparado à mesma prática feita
manualmente. De forma automatizada, os
conhecimentos de transporte recebidos são
identificados, filtrados e classificados em
divergentes e não divergentes. O embarcador
fica apenas com a responsabilidade de resolver
as divergências.
A auditoria automatizada reduz o tempo de
trabalho drasticamente: na verificação manual,
uma pessoa gasta, em média, 3 minutos em cada
conferência. Com um software especialista, a
verificação dos documentos é feita em segundos.
Reduzir custos: a auditoria universal de
documentos permite eliminar custos com
cobranças indevidas. A partir de uma análise
minuciosa dos CTE-es, o transpoFrete identifica
automaticamente os valores que não estão de
acordo com a tabela de fretes negociada. Cada
divergência fica registrada no sistema,
permitindo que a empresa melhore sua gestão
financeira da área logística.
8
AUDITORI
Organizar a logística estrategicamente: com a
equipe liberada de tarefas operacionais
repetitivas, é possível focar esforços em ações
táticas e estratégicas, como a resolução de
problemas com divergências em cobranças,
cotações e negociações de tabelas.
Ganhar tempo: com automação, o embarcador
consegue resolver qualquer problema de
divergências de forma mais rápida. Isso porque,
diferentemente da prática manual, em que você
precisa conferir todos os conhecimentos de
transporte para reconhecer qualquer cobrança
indevida, com o apoio do transpoFrete, todos os
cálculos são realizados automaticamente, e você
pode trabalhar somente em cima daqueles que
apresentam alguma divergência de valores.

MELHORES PRÁTICAS DE AUDITORIA
Existem algumas práticas que permitem
às empresas fazer um bom trabalho de
auditoria, que envolvem questões de
planejamento, organização e avaliação
de resultados. A ideia é combater erros
de cálculo e divergências em cobranças
em qualquer situação ou tabela de frete
negociada e, para isso, é necessário:
9
AUDITORIA
• Planejar-se, definindo o fluxo
do processo de auditoria
• Definir uma periodicidade
para a conferência de frete
• Estabelecer responsáveis para
a realização da auditoria
• Avaliar resultados a partir de
indicadores de desempenho
 10

DETERMINAR O FLUXO DO PROCESSO

Já se sabe que a auditoria de fretes precisa fazer

parte da rotina dos trabalhadores. Mas você já
parou para pensar como organizar essa tarefa
dentro do seu plano de atividades? O primeiro
passo é planejar-se, ou seja, definir o fluxo desse
processo dentro da sua operação:

• Escolher entre a auditoria no recebimento do

conhecimento de transporte ou no momento
de avaliar a fatura. Dica: a melhor hora para
fazer a validação é na emissão do CT-e. Assim,
diariamente, você verifica os conhecimentos
recebidos e faz a checagem do que foi cobrado
com o que foi negociado. Ao identificar uma
divergência de valores, pode acionar
diretamente a transportadora para resolver.

• Determinar a política de auditoria de gestão

de frete da empresa para responder a questões
como: "quais medidas tomar em caso de
divergência?".
 11

DEFINIR A PERIODICIDADE PARA CONFERÊNCIA

Em um segundo momento, a embarcadora deve

criar uma rotina de auditoria para a equipe de
logística e definir uma periodicidade para a
conferência de valores: se vai ser realizada
diariamente, semanalmente ou mês a mês.
Cada empresa pode determinar a melhor forma e
período para a auditoria. Se você escolhe realizá-la
no recebimento do conhecimento de transporte e
diariamente, é importante levar em consideração
o volume de CT-es movimentados, mas,
principalmente, procurar o auxílio de um software
para reduzir o tempo de conferência, focando
somente nas cobranças com divergências de
valores.
ESTABELECER RESPONSÁVEIS
O terceiro passo é estabeler os responsáveis
certos para gerenciar essa atividade. Para isso, é
preciso escolher o número de profissionais
necessários para atender à demanda da sua
empresa. Eles devem conhecer a fundo as
negociações e valores de cada tabela e manter
um relacionamento com a transportadora para
rapidamente resolver qualquer tipo de
inconsistência.

Afinal, a embarcadora pode movimentar centenas

de conhecimento ao longo de um dia, e a auditoria
é uma atividade que não permite erros de cálculo -
com automação, você não corre o perigo da falha.
 12

AVALIAR RESULTADOS

ESULTADOS
Sem uma avaliação das cobranças, é impossível saber o valor real dos resultados da
sua empresa. Então, o último passo para se ter uma boa prática de auditoria é fazer
a análise dos resultados a partir de indicadores de desempenho.

No processo de auditoria, o indicador que mede a acuracidade na emissão de

documentos de transporte é um dos mais importantes. Ele avalia a participação
dos erros identificados na emissão dos conhecimentos em relação aos custos de
transporte - é possível medir por transportadora ou de forma geral, fazendo uma
avaliação do impacto dos erros nos custos totais de transporte.

Assim, você pode saber a origem dos erros, estabelecer metas para as
transportadoras e cobrar um melhor desempenho, evitando que os mesmos
problemas com cobranças aconteçam.