Uso de e-mail no trabalho vai crescer:

veja 15 dicas para usar melhor a

ferramenta
Enviar links em vez de arquivos, evitar copiar muitos
destinatários e escrever textos curtos são algumas das
recomendações
por Maíra Amorim
06/08/2013 8:41 / Atualizado 06/08/2013 11:18

Embora o uso de e-mail entre pessoas físicas esteja caindo em desuso, o uso da
ferramenta continua em alta nas empresas, de acordo com um estudo feito pelo Radicati
Group. Enquanto a troca de e-mails pessoais cai de 3% a 4% ao ano, o número de
mensagens eletrônicas corporativas deve crescer, em média, 13% ao ano até 2016. E por
mais que enviar ou receber um e-mail, hoje em dia, seja uma tarefa banal na rotina de
trabalho, essa atividade requer cuidados.
— O e-mail é, sem dúvidas, uma ferramenta sensacional. Mas virou um remédio para
todos os males. Especialmente entre os profissionais mais jovens, que, em muitos casos,
usam o e-mail até como escudo, para não precisar tratar ao vivo de assuntos
desagradáveis ou comprometedores — afirma Sergio Guimarães, autor do e-book “E-
mail eficaz” e consultor da Academia do Tempo, empresa especializada em
administração de tempo, produtividade e qualidade de vida.
Guimarães ressalta que o e-mail costuma ser eficaz quando o assunto não for urgente e
os envolvidos não estiverem disponíveis; para tratar de assuntos simples, como agendar
uma reunião, enviar arquivos ou informações, atualizar um relatório ou plano de ação;
quando for indispensável formalizar a troca ou a solicitação de informações; nos
processos que envolvem responsabilidades compartilhadas e quando for necessário
enviar arquivos ou links. Mas é melhor não utilizar o e-mail quando o assunto for
pontual ou urgente e demandar uma resposta imediata; quando for preciso negociar,
influenciar pessoas ou partilhar informações confidenciais; quando o assunto demandar
a participação intensa de várias pessoas; e em discussões delicadas que possam gerar
algum conflito, desconforto ou constrangimento para os envolvidos.
Veja algumas dicas do autor para utilizar o e-mail de forma mais efetiva e eficaz no
trabalho:
1. Pense antes de enviar. Lembre-se de que o e-mail não é uma ferramenta segura,
confidencial e sigilosa. Depois de enviado, você perde totalmente o controle sobre a
mensagem, que pode ser encaminhada para muitas pessoas e lidas por pessoas
impróprias — ou, ainda, publicada no Facebook ou em outras redes sociais. Antes de
enviar, procure se perguntar “O que aconteceria se o meu chefe lesse esse e-mail?” ou
“O que aconteceria se toda a empresa tivesse acesso a este email?”. Na dúvida, é melhor
não mandar.
2. Menos cópias. Evite copiar suas mensagens para vários destinatários. A quantidade
de e-mails que você recebe é diretamente proporcional à quantidade de e-mails que você
envia. Em média, para cada cinco e-mails que você envia, três são respondidos. Logo
quanto menos e-mails e cópias dos seus e-mails você enviar menos respostas vai
receber. Quando for inevitável, prefira utilizar a opção cópia oculta (Cco), o que impede
que os destinatários respondam a mensagem para todos, iniciando uma infindável
progressão geométrica de e-mails.
3. Clareza. Informe com clareza o conteúdo do e-mail no campo assunto. E-mails com
assuntos vagos ou com o título em branco são facilmente deletados ou ignorados.
4. Contato. Forneça informações completas de contato. Nunca deixe de enviar um e-
mail com seu telefone e endereço, já que o destinatário pode preferir ligar ou enviar um
material pelo correio — sem precisar enviar mais um e-mail pedindo as informações de
contato.
5. Leveza. Evite anexar arquivos muitos pesados. Serviços como Sendspace ou o
Dropbox facilitam no envio e compartilhamento sem lotar ou travar a caixa postal do
destinatário.
6. Confirmação. Desabilite a opção de solicitação automática de confirmação de
leitura, disponível em programas como o Outlook. Quando necessário solicite a
confirmação de recebimento diretamente no texto do e-mail.
7. Objetividade. Ganhe tempo e poupe seu destinatário de abrir alguns e-mails
inserindo respostas breves e objetivas no campo assunto. Evite também encaminhar um
novo e-mail se a resposta for apenas um “Ok” ou “Obrigado”.
8. Resposta automática. Mensagens automáticas como “Recebemos seu e-mail. Em
breve entraremos em contato” são dispensáveis. Já o uso do assistente de ausência
temporária é recomendado em períodos de férias ou afastamentos mais longos: a
mensagem deve informar o período de ausência e oferecer um ou mais contatos
alternativos.
9. E-mails impróprios. Não faça contatos profissionais com e-mails impróprios tais
como fabiojunioreuteamo@xxx.com.br ou batatinha123@yyy.com. Também não se
deve usar o e-mail corporativo para enviar seu currículo para outras empresas.
10. Telefone. Se tiver pressa para resolver um assunto, telefone. Não mande um e-mail
para, logo em seguida, ligar para cobrar um retorno. Por mais que o e-mail seja entregue
imediatamente, ele não precisa ser lido e nem respondido no mesmo minuto.
11. Histórico. Se a conversa por e-mail for longa, pode preservar apenas as últimas três
mensagens.
12. Respostas. Se a mensagem não precisa ser respondida, finalize o e-mail com “não é
preciso responder”. Evite abusar da opção responder a todos. Quando possível, escreva
no final da mensagem: “Por favor, respondam somente para mim.”
13. Anexos. Substitua os anexos por links sempre que enviar e-mails sempre que
possível.
14. Saudações. Tenha cuidado com o tom do texto. “Prezado senhor” pode soar formal
demais, enquanto “meu grande amigo” ou “minha querida” podem constranger o
destinatário. Um simples “olá” atende bem na maioria das vezes. Para encerrar o e-mail
use “atenciosamente”,“obrigado” ou “um abraço”. Por via das dúvidas evite encerrar
seus e-mails com “beijos” ou “saudades”.
15. Seja sucinto. Evite escrever e-mails com mais de três parágrafos, já que,
normalmente, textos longos não são lidos — ou causam irritação no destinatário. Se o
assunto demanda muito texto, prefira telefonar ou conversar pessoalmente. Fique de
olho na barra de rolagem lateral. Se ela for acionada é mau sinal.

Leia mais sobre esse assunto em:<http://oglobo.globo.com/economia/emprego/uso-de-

mail-no-trabalho-vai-crescer-veja-15-dicas-para-usar-melhor-ferramenta-
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