Comunicação por e-

mail
 A utilização do correio eletrónico veio sem dúvida
revolucionar a forma como comunicamos
profissionalmente.

Por um lado, apresenta vantagens em termos de

rapidez, eficiência e economia.
Contextualização

Porém, esses mesmos benefícios podem revelar-se

verdadeiros entraves à comunicação se não forem
seguidas algumas das regras básicas da (net)etiqueta
de e-mail.
1 – Simplicidade concisão e o assunto
Simples e conciso
• O objetivo de um e-mail é ser simples e
curto, por isso, mantenha-o assim. Um
email muito extenso corre o risco de
ser lido “na diagonal” e, possivelmente,
mal interpretado.
• Frases curtas e diretas ao assunto são o
ideal
• Se tiver de se alongar, opte por fazê-lo
em formato de tópicos, para que
nenhum ponto importante seja
esquecido.
O assunto é importante
• Pouco cuidado no texto do assunto
pode dar a impressão que o e-mail
não é relevante.
• Deve aproveitar-se este campo
para indicar precisamente aquilo
de que se trata o e-mail. Seja qual
for a opção a figurar em assunto,
esta deverá facilitar a
compreensão imediata por parte
do destinatário.
2 – Formatação, ortografia e para quem(?)
Maiúsculas não
• Para além de ser de leitura
desagradável, um e-mail
exclusivamente composto de letras
maiúsculas é muitas vezes visto
como rude ou como se estivesse a
“gritar” com o destinatário.
• Trate um e-mail como qualquer
outro documento informático,
obedecendo às regras de
formatação e de ortografia.
Para todos ou só para um?
• Evite a função “responder a
todos”!
• Esta deve ser apenas utilizada
quando a sua resposta for
relevante tanto para o
remetente quanto para os que
X
constam do campo “Cc”.
3 – Dia, hora e a importância da revisão
Dia e hora certas
• Certifique-se que a configuração
do seu e-mail esteja programada
para o dia e hora correta.
Rever, rever, rever
• Nunca envie um e-mail sem reler
o texto, certificar-se que está a
enviar para a pessoa certa,
verificar que não se esqueceu de
referir nada e de anexar todos os
ficheiros relevantes, se for o
caso. Habitue-se a reler antes de
enviar!
4 – Anexos e utilização para assuntos
pessoais
Tamanho dos anexos
• Não conhecendo a capacidade ou o
estado da caixa de correio do
destinatário, opte sempre por
comprimir os ficheiros, tornando-os
assim mais leves – evitará frustrações
de ambas as partes.
• Em alternativa informe que irá enviar
um ficheiro grande ou opte por um
serviço de envio de ficheiros grandes
(p.e.: WeTransfer)
Evite o envio de e-mails pessoais
• Não utilize o e-mail da empresa
para enviar mensagens de cariz
pessoal.
• Só porque alguém na empresa
lhe enviou um e-mail deste
género não quer dizer que possa
fazer o mesmo ou que deve
reencaminhá-lo.
• Apague-o e não siga o exemplo!
5 – A importância da resposta rápida e
organização
Resposta rápida
• A resposta a um email deve ser sempre
que possível o mais rápido possível!
• Não deixe acumular e não caia na
tentação de procrastinar as respostas.
• Se não conseguir responder a um e-
mail até 24 horas depois de o ter
rececionado, envie um e-mail à pessoa
em questão, informando-a que recebeu
o seu contacto e que está a tratar da
resposta.
Arquivo
• Organize a sua caixa de e-mail
com diferentes pastas, uma para
cada pessoa ou assunto, por
exemplo, e arquive todos os e-
mails enviados e recebidos.
• Nunca sabe quando irá precisar
de um comprovativo desse
género, por isso, mais vale
prevenir e organizar.
6 - Estrutura
• Saudação inicial (cuidado com os títulos…)

• Texto

• Despedida

• Assinatura

• (Caso envie anexo, referir que o faz no texto. Nunca envie um email apenas
com anexo)