CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
• Um número cada vez maior de
instituições públicas e privadas
vem utilizando o correio
eletrônico (e-mail) para
comunicar-se mais agilmente e
sem burocracia. Nessas
organizações, grande parte das
correspondências internas e
mesmo algumas das
comunicações externas podem
ser substituídas por mensagens
enviadas por correio eletrônico.
Estrutura:
• Escreva um título curto e preciso para
seu e-mail. Além disso, certifique-se de
que o título esteja claro mesmo para
alguém que desconhece você
completamente. Se possível, inclua a
palavra-chave que fará com que o
conteúdo do e-mail seja mais fácil de
lembrar e procurar caso a caixa do
destinatário esteja lotada. Por exemplo,
"reunião no dia 12 de março" é
específico o suficiente sobre o assunto, e
não é tão detalhado a ponto de causar
distração. Exemplo ruim de título longo:
"Agenda, lista de convidados, almoço e
resumo da reunião do dia 12 de março").
Estrutura: • Se necessário, apresente-se no primeiro
parágrafo. Diga também o porquê de
você escrever, como encontrou o
endereço de e-mail daquela pessoa ou
sobre a oportunidade que você quer
demonstrar. Exemplos:
• Meu nome é Eduardo Fonseca. Estou
entrando em contato para solicitar o
cargo de assistente administrativo,
conforme descrito no endereço eletrônico
da CarreiraXYZ.com.
• Meu nome é Susana Ribeiro. Desculpe
incomodar. Obtive o seu e-mail na página
eletrônica do Governo Federal e estou
escrevendo sobre a multa de trânsito
relativa a 31 de dezembro de 2009.
Estrutura:
• Use uma saudação adequada. Se
possível, dirija-se ao destinatário pelo
nome. Empregue o pronome de
tratamento adequado (Sr., Srª, Vossa
Srª, Exmo., etc) seguido pelo nome e
vírgula. Você também pode começar
utilizando a palavra "prezado" (mas
"oi" também pode ser aceitável em
algumas ocasiões). Utilize o nome
completo da pessoa – a menos que já
possua certa familiaridade com ela. Se
você não sabe o nome da pessoa para
quem você está escrevendo, utilize
"prezado Sr. ou Srª.", seguido por dois
pontos.
Estrutura:
• Escreva a mensagem em si. Seja bem
direto. Se você for muito prolixo, o
leitor pode pular detalhes importantes.
Quebre a mensagem em parágrafos
orientados por tópicos para deixar a
sua mensagem mais lógica e fácil de ler.
• O e-mail não deve ter mais que 5
parágrafos, cada um com no máximo
5 frases.
• Adicione uma linha em branco entre
cada parágrafo; a tabulação não é
necessária e provavelmente se
perderá na transferência.
• Evite linguagem informal.
Estrutura:
• Despeça-se da forma correta. Isso vai
depender do seu nível de intimidade
com o destinatário. Exexemplos:
• Atenciosamente,
• Cordialmente,
• Grato(a).
• Assine com o seu nome completo. Se
você tem um cargo em específico,
inclua-o na linha depois do nome.
Coloque seu número de telefone e o
endereço do site da instituição, entre
outros detalhes. Entretanto, mantenha
esta assinatura curta, digamos com no
máximo quatro linhas.
Estrutura:
• Revise o conteúdo da sua mensagem.
Certifique-se de não omitir nenhum
detalhe importante e não ser
repetitivo. Ler o seu e-mail em voz
alta ou pedir a alguém para corrigi-lo
é ótimo para ter uma perspectiva
diferente sobre o que você escreveu.
• Verifique a ortografia e gramática da
sua mensagem. Se o seu provedor
não disponibilizar um corretor
automático para você, copie e cole a
mensagem em um editor de texto,
revise-a e cole-a novamente no seu e-
mail.
Estrutura:
• OBS: - Não divulgue informações
confidenciais;
• - Não escreva só em letras maiúsculas
ou só em letras minúsculas. Letras
maiúsculas podem parecer agressivas
e letras minúsculas podem dar a
impressão de que o emissor estava
apressado ou com preguiça;
• - É desnecessário anexar à resposta
dada a um e-mail, ou seja, todo
histórico das mensagens trocadas.
• - É proibido usar a palavra anexo para
informar que irá encaminhar um
arquivo.