Planejamento

Administrativo de obras
Responsável: Luana Izaltina da Silva Santos
 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS
Principais atividades executadas, podendo ser adaptada e moldada, para melhor atender a empresa.
Desempenho a responsabilidade por todo processo administrativo em obra, começando por auxiliar o Técnico em Segurança do
trabalho na elaboração do PPRA e PCMSO.
Em casos onde é necessário providenciar o alojamento, faço todo o planejamento dos alojamentos, refeições e transporte para a
equipe, esse processo de planejamento é feito a pesquisa do local e refeições que melhor se adequa para as necessidades da empresa
e consequentemente de um bom suporte ao colaborador, e para o controle, faço uma planilha evidenciando cada aspecto e colocando
todos os dados dos colaboradores e observações sobre cada um.
Passando a fase de acomodações, refeições e transporte, começo a fazer o planejamento de controle do efetivo, onde organizo a ida
para fazerem o exame admissional e integração, juntamente nesse processo estarei organizando os documentos para admissão do
colaborador. Para o controle de admitidos abro uma pasta para cada colaborador, tanto física como digitalizada pois também faço uma
pasta digital para cada colaborador contendo todo documento físico digitalizado com ótima resolução para caso seja necessário vocês
tenham acesso aos dados da equipe, por meio do DRIVE ou DROPBOX o que melhor atender a empresa. Esses dados serão
compartilhados com pessoas especificas de forma estratégica para acompanhar e monitorar a equipe e seus documentos. Na pasta de
cada colaborador deve conter cópia de todos os documentos pessoais, folha de registro, certificados, contrato de trabalho,
comprovante de recebimentos e toda a documentação pertinente ao colaborador, documentos com boa impressão e sem rasuras, em
seguida após reunir toda a documentação para admissão preencho uma planilha do efetivo com todos os dados importantes. Logo a
baixo fiz uma demonstração de como faço a planilha que contém em torno de 4 abas podendo ter mais ou menos de acordo com a
demanda e necessidade da empresa.
1. DEMONSTRAÇÃO: Controle de dados do efetivo, contendo toda a informação necessária para a monitoração de processos de
cada colaborador, rotina diária de alimentação desta planilha para que todo processo junto ao colaborador tenha sido feita de
forma correta, lembrando que essa planilha estará no DRIVE ou DROPBOX para consultas da direção quando necessário. Em
casos onde a obra já deu início eu levanto todos os dados, preencho a planilha verifico se cada pasta de funcionário está com
toda a documentação assinada e preenchida corretamente e reorganizo o processo administrativo para estar alinhado e
corretamente respaldado com as documentações certas e assinadas.

Esta planilha pode ser alterada para melhor atender as necessidades da empresa fiz uma planilha demonstrativa para ilustrar
o processo que executo.
Como pode ver a planilha contém outras abas que se comunicam entre elas gerando um controle de todo processo para
gerenciar a equipe na obra! Abaixo irei mostrar o restante das abas para que vocês entendam o processo e a forma em que
executo meu trabalho e pretendo fazer para a empresa V Quattro Engenharia.
Controle da escala contendo função e horário de cada colaborador onde será gerado uma lista de presença diária que irá ser
passado ao Engenheiro ou TS da obra para pontuar se o colaborador está presente e se cumpriu todo o período da escala, pois
pode ocorrer informações durante o período em que o administrativo não está trabalhando, então para que ambos os setores
estejam se comunicando é muito bom que tenha essa lista de presença diária, que após a entrega será preenchida na planilha
contendo toda a informação e alimentando outros setores com as informações. Esse procedimento pode ser alterado para
melhor atender a empresa.
 Demonstração da aba presença e horas extras, que se comunica com a aba Escala e Painel de controle.
E por último irei mostrar a aba RESUMO onde estarei colocando os principais resumos para melhor visualização dos dados que
está compondo essa planilha.
Após o preenchimento desta planilha de forma eficaz, todo o processo administrativo da obra estará alinhada, em algumas
obras se faz necessário outros tipos de controle que após a reunião é identificado e alinhado o que deve ser feito e como deve
ser conduzido o processo administrativo da obra. O mesmo controle que tenho para admissão e controle diário do efetivo
faço também o controle para o final da obra e demissões para que tudo ocorra dentro do prazo e de forma eficaz sem deixar
nada para traz ou sem fazer. O Book QSMS normalmente eu vou criando diariamente para quando chegar no final da obra
termos todo processo feito de forma digital e de fácil acesso. Cada obra com suas particularidades e necessidades para a
criação do book, irei mostrar um book que eu fiz para que vocês tenham uma base de como eu faço, podendo ser alterado de
acordo com a necessidade da empresa.
 Esse arquivo de planejamento de administrativo de obra eu fiz para elucidar tudo que havíamos conversado na reunião de sexta-
feira, pois acredito que melhor que falar é mostrar parte do processo! Agradeço toda atenção dada e estou aqui na torcida para
fazer parte da equipe V Quattro Engenharia como eu disse e volto a repetir tudo que me for atribuído, eu irei fazer da melhor forma
possível com transparência e eficácia estou aqui para vestir a camisa da empresa e me jogar por inteira acrescentando
conhecimento e aprendendo com todos e fazendo com que cada obra finalizada gere cada vez mais credibilidade para a V Quattro e
que esse nosso contato seja só o início de tudo que está para acontecer. Minha parte é estar à frente do administrativo de obras
encorajar e engajar toda a equipe para termos sucesso nessa obra e em muitas que estão por vir!
Desde já agradeço a oportunidade de mostrar um pouco do que faço!