INFORMAÇÃO DOCUMENTADA IFT-01

GESTÃO DE ORDENS DE SERVIÇO DE MANUTENÇÃO Revisão: 01

CORRETIVA Data: 06/12/2022

1. OBJETIVOS

Este documento visa formalizar todo o fluxo de trabalho gerado pelas ordens de
serviço de manutenção, desde a sua abertura da até o encerramento.

2. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Coordenadora da Qualidade: Atualização deste documento;

Líderes e Supervisores: Abertura manual da Ordem de Serviço, notificação dos

responsáveis e armazenagem no local correto;

PCM: Todo o acompanhamento e os registros da Ordem de Serviço, desde a

abertura até o encerramento, além das solicitações de peças e serviços
terceirizados;

Técnicos de manutenção: Preencher a Ordem de Serviço, especificando

corretamente o que foi executado, bem como os horários de início e término, além
de dar o destino correto para as mesmas;

Gestores de manutenção: Junto com o PCM, direcionar o trabalho a ser

executado.

3. PROCEDIMENTOS

3.1. Abertura da Ordem de Serviço Corretivas – Setor molas ensacadas

Após identificada uma necessidade, o líder ou gestor responsável irá abrir uma
ordem de serviço, com o documento que está disponível no setor, no painel de
Ordens de Serviço.

Para a abertura, é necessário preencher os campos:

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 Nome: Com o nome de quem está solicitando o serviço;

 Data e Hora: Com a data e o horário da abertura da Ordem de Serviço;

 Equipamento: Qual é o equipamento que está apresentando problemas;

 Parado? : Preencher se o equipamento está parado ou não;

 Descrição do problema: Descrever, com o máximo de detalhes possível,

qual é o problema apresentado pelo equipamento. Importante que nesse
campo seja colocado o que está acontecendo com o equipamento, ou seja,
qual o sintoma que ele está apresentando.

A ordem de serviço será formatada conforme a imagem a seguir:

Imagem 1: Imagem com a ordem se serviço que será preenchida para a abertura.

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Note que as informações necessárias para a abertura da ordem se serviço, se

concentram todas na primeira seção do documento. Uma vez preenchida a ordem, o
líder precisa registrar a digital no ponto que fica próximo ao painel de Ordens de
Serviço, e grampear na Ordem de Serviço.

Com todos os passos anteriores concluídos, basta tirar uma foto dessa ordem de
serviço e encaminha no grupo de Whatsapp “Ordens de Serviço – AlphaMotion”
para que todos tenham ciência da solicitação.

Na sequência a ordem deve ser depositava da caixinha identificada para as ordens

de serviço pendentes, localizada no painel de Ordens de Serviço, e caso o LED
vermelho esteja desligado, acioná-lo de forma que todos consigam saber que existe
uma Ordem de Serviço pendente.

3.2. Abertura da Ordem de Serviço Corretivas – Setor molas bonnel

Como no setor de molas bonnel não contamos com um relógio ponto, para que não
necessitemos criar esse deslocamento até o painel das Ordens de Serviço, foi
criado um procedimento diferente, sem a necessidade de bater ponto.

A abertura da Ordem de Serviço será aberta da mesma forma que o descrito no

tópico 3.1., tendo as informações preenchidas, a foto sido enviada no grupo de
Whatsapp, porém ela será retirada pelo mecânico com o líder.

3.3. Distribuição dos serviços

O PCM irá ser notificado da necessidade da execução de um serviço pelo registro

da abertura da Ordem de Serviço no grupo de Whatsapp, em situações mais
emergenciais o líder do setor pode procurar o responsável pela manutenção para
agilizar o atendimento.

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Uma vez recebida a necessidade o responsável pela manutenção e o PCM irão

decidir se aloca alguém imediatamente no serviço, levando em conta quatro pontos:

 Existe um técnico disponível para o atendimento no momento?

 A ordem de serviço refere-se a uma máquina parada ou com redução

considerável de produtividade?

 A máquina a que se refere a ordem de serviço é prioridade, segundo os

informativos do PCP?

 Existe algum técnico alocado em um serviço não emergencial?

Com a decisão tomada, o técnico é informado via rádio e quando este for iniciar o
atendimento, o PCM informa pelo grupo do Whatsapp, quem é o técnico que está
sendo alocado para atender aquela chamada.

3.4. Atendimento da ordem de serviço

O técnico designado para fazer o atendimento faz a retirada da Ordem de Serviço

que foi depositava na caixinha das Ordens de Serviço pendentes e já abre o
atendimento, batendo o ponto no relógio do painel das Ordens de Serviço. No caso
do setor das máquinas Bonnel, o mecânico retira a ordem de serviço e o horário de
início é preenchido junto com o líder da produção.

Além de registrar o horário de início, o técnico também precisa se identificar no

campo nome. Todas as informações de tempo de execução do serviço serão
preenchidos no mesmo espaço da Ordem de Serviço, indicano na Imagem 2.

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Imagem 2: Imagem com a ordem se serviço que será preenchida, com a indicação da área do apontamento.

Uma vez analisada a situação e identificado o problema, na parte posterior do

documento, deve ser preenchida a “Avaliação Técnica” onde o técnico irá informar o
que é o problema do equipamento.

No campo “Ação”, deve-se preencher o que foi feito para solucionar o problema.

Por fim o campo “Observações” deve ser preenchida com quaisquer informações
mais relevantes desse atendimento, como uma sugestão de cadastro de preventiva,
uma necessidade de serviço programado futuro, uma possível melhoria no
equipamento, ou a necessidade de compra de algum item já com o número da
requisição de compra de manutenção, conforme IFT-05 Procedimento de solicitação
de compras de manutenção.

Todos esses campos estão ilustados na imagem 3, que mostra toda parte posterior
do documento.

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Imagem 3: Imagem com o verso das ordens de serviço, com os campos que precisam ser preenchidos pelos técnicos.

Uma vez concluído o serviço, o líder responsável pela abertura da Ordem de

Serviço deve ser chamado para que ele faça a validação do serviço, enquanto isso
o próprio técnico já pode bater o ponto para fechar o apontamento do serviço.

Uma vez validada a conclusão pelo líder da produção, ele também registra o ponto,
responde no grupo das Ordens de Serviço que o trabalho foi concluído e deposita a
Ordem de Serviço na caixinha do painel da manutenção, indicada para as Ordens
de Serviço encerradas, e caso o LED verde esteja desligado, acioná-lo de forma
que todos consigam saber que existem Ordens de Serviço concluídas.

No caso das ordens de serviço do setor de molas bonnel, uma vez validado o
serviço pelo líder, após anunciar a conclusão no grupo, a Ordem de Serviço deve
ser entregue na sala do PCM.

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Note que existem três campos de apontamento para o preenchimento dos técnicos
de manutenção, eles serão utilizados em casos onde o atendimento precisar ser
interrompido por algum motivo, dentre eles:

 Necessidade de parar o serviço para atender um mais urgente;

 Serviços que levem mais do que um dia, ou que contenham uma parada para
o almoço no decorrer do atendimento;

 Serviços que após a avaliação inicial, entende-se que precisa ser

programado para realizar posteriormente, seja por falta de peças ou por
indisponibilidade do equipamento para uma parada naquele momento;

 Necessidade de retrabalho, no caso de não aceite do solicitante.

Dentro de cada uma das sessões dos apontamentos, existe um quadrinho

identificado como “Concluído?” ali, caso o serviço tenha sido concluído, marca-se a
opção “Sim”, caso ainda haja serviços pendentes, marca-se a opção “Não”.

Importante que, caso seja marcada a opção “Não”, o campo “Motivo” precisa ser
preenchido para que se saiba o motivo da interrupção.

Vale ressaltar que a Ordem de Serviço deve ser depositada novamente na caixinha
com as Ordens de Serviço em aberto durante as possíveis interrupções, só podendo
ser depositada da de Ordens Concluídas quando o serviço, efetivamente terminar.

Importante também reforçar que, com exceção dos trabalhos feitos no setor de
molas bonnel, todos os apontamentos devem ser validados com o registro no ponto
já mencionado anteriormente.

Uma vez que seja necessário criar uma programação para uma manutenção
posterior, por falta de peças ou impossibilidade de parar o equipamento, o PCM

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precisa ser informado para que a programação seja feita, conforme o documento
IFT-02.

3.5. Apontamento da ordem de serviço

Uma vez por dia, preferencialmente no primeiro horário, o responsável pelo

lançamento das Ordens de Serviço recolhe todas as que estão no local indicado
para as ordens encerradas.

A abertura do registro e o apontamento devem ser feitos conforme o procedimento

descrito na IFT-03.

3.6. Solicitação de compra de materiais

Durante os atendimentos, caso seja identificada a necessidade de utilização de

algum material que não temos disponível no almoxarifado, deve-se preencher o
documento de requisição de compra IFR-06 – Requisição de compras de
manutenção.

A forma correta de preenchimento deste documento está descrita na IFT-05.

É importante registrar o número da requisição de compras de manutenção no

campo de “Observação” da OS para facilitar o rastreio futuro desse material.

4. INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA

 IFR-01 – Ordem de Serviço

5. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Este documento foi analisado criticamente e aprovado quanto à sua adequação e

suficiência, e entra em vigor a partir da data de sua aprovação, conforme as
informações existentes no cabeçalho deste documento.

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DATA DA
VERSÃO DESCRIÇÃO DAS PRINCIPAIS ALTERAÇÕES
APROVAÇÃO
00 06/10/2022 Emissão inicial.
Adição da solicitação de compra de materiais e
01 05/12/2022 ajustes na dinâmica de compartilhamento da
informação.

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