INFORMAÇÃO DOCUMENTADA IFT-06

ABERTURA, REGISTRO, APROVAÇÃO E Revisão: 00

ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS DE MELHORIA Data: 26/12/2022

1. OBJETIVOS

Este documento visa formalizar todo o fluxo de trabalho e informações gerado para
a abertura, registro e acompanhamento dos projetos de melhoria.

2. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Coordenadora da Qualidade: Atualização deste documento;

PCM: Preenchimento do documento IFR-07 - Registro de projetos de melhoria, com

informações coletadas juntamente ao líder da equipe de projeto;

Colaboradores em geral: Identificar as melhorias, idealizar o projeto, coletar as

informações necessárias e passa-las ao PCM para registro;

Gestores de manutenção: Acompanhar o registro e o andamento dos projetos,

bem como auditar a mensuração dos resultados.

3. PROCEDIMENTOS

3.1. Identificação de uma oportunidade e coleta de informações

Todos os colaboradores podem e devem abrir projetos sempre que identificarem

alguma oportunidade de melhoria, para tal é importante que, inicialmente, sejam
coletadas duas informações importantes:

 Qual a oportunidade de melhoria? : Como é o cenário atual, identificando

bem a oportunidade de melhoria onde se pretende atuar;

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 Qual a proposta de melhoria? : Como será a sua atuação perante essa

oportunidade e quais os resultados que você espera obter com essa
melhoria.

Uma vez com essa informação, recomenda-se que o colaborador que identificou a
oportunidade de melhoria converse com outros colegas que possam contribuir com
o projeto, ajudando a compor uma ideia mais coesa e formando assim uma equipe
de projeto.

Lembrando que cada equipe precisa eleger um líder, para que ele se responsabilize
por todo o trâmite de coleta e entrega de informações para registro e
acompanhamento do projeto.

Feito isso, o líder da equipe precisa levantar mais algumas informações:

 Quais recursos serão necessários para a implementação do projeto? :

Nesses recursos entende-se, mão-de-obra, possíveis aquisições, recursos
que já possuímos, enfim, todo o necessário para o projeto sair do papel;

 Quais são os ganhos esperados na implementação desse projeto? :

Todos os ganhos diretos e indiretos que a implementação desse projeto trará
para a empresa como um todo;

 Como serão mensurados os resultados obtidos? : Aqui é importante

especificar como será possível avaliar a melhoria, como será feita a coleta de
dados de modo que fique evidente qual o resultado da implementação.

O próximo passo é encaminhar todas essas informações para o PCM, para que ele
possa oficializar a abertura do projeto e enviar para a aprovação.

3.2. Abertura do projeto

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Uma vez com todas as informações levantadas, o PCM preenche o documento IFR-
07 - Registro de projetos de melhoria, para formalizar a abertura do projeto.

O documento inicia com informações gerais do projeto.

Imagem 1: Informações gerais IFR-07

 Data: Data da abertura do projeto

 Idealizador: Quem teve a ideia do projeto;

 Concluído? : Indicador se o projeto está concluído ou não;

 Nº do projeto: Número exclusivo do projeto, preenchido manualmente e em

ordem crescente, sempre considerando o último projeto aberto.

Na sequência deve-se identificar quais são os integrantes da equipe de projeto, bem

como o seu líder.

Imagem 2: Identificação de participantes IFR-07

Nessa seção do documento, existe um campo indicado como “função na equipe”

para que seja identificado caso haja distinção de cargos dentro do time, caso não
haja, esse campo pode ser preenchido com “membro da equipe” ou algo similar.

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Seguindo com o documento, na próxima seção, temos a justificativa do projeto.

Nesse campo é importante registrar a situação atual com a oportunidade
identificada, qual será a ação tomada e qual o cenário esperado após a implantação
do projeto.

Imagem 3: Campo de justificativa do projeto

A próxima etapa consiste em identificar todos os recursos que serão necessários

para a implementação do projeto tais como: mão de obra, itens que precisam ser
adquiridos, recursos internos que precisam ser direcionados, serviços externos que
precisam ser contratados etc.

Imagem 4: Campos com os recursos necessários para a implementação do projeto.

Os dois próximos campos serão tratados em conjunto uma vez que os mesmos
estão fortemente ligados, no caso quais são os resultados esperados para a
implementação desse projeto e como serão mensurados os resultados.

Importante na sessão que fala sobre a mensuração de resultados, que seja

especificado como será feita a coleta de dados para comprovação desses

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resultados, quem irá coletar, quando irá coletar, por quanto tempo irá coletar, esses
são aspectos muito importantes para garantir uma coleta coerente com a realidade.

Imagem 5: Campos referentes aos resultados esperados, ganhos e mensuração.

Uma vez preenchidos esses campos, o documento deve ser enviado para
aprovação do Coordenador de Manutenção.

3.3. Aprovação do projeto

Com o documento em mãos, o Coordenador de manutenção avaliará, juntamente

com o Gerente de Manutenção, que dará o parecer no ponto de vista técnico da
viabilidade do projeto e com o Gerente Industrial, que dará o aval quanto ao
investimento necessário.

Depois de toda análise, o Coordenador de Manutenção responderá sobre a

aprovação em umas das duas possibilidades:

 Projeto aprovado: Informar ao líder da equipe que o projeto está aprovado e

marcar uma reunião para conversarem sobre o início dos trabalhos;

 Projeto reprovado: Informar ao líder da equipe que o projeto não foi

aprovado, ressaltando quais os pontos precisam ser repensados e ajustados
para que o projeto volte a ser avaliado.

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3.4. Encerramento do projeto

Uma vez implementado um projeto aprovado, o líder da equipe fica responsável de

enviar ao PCM as informações de encerramento, para que o mesmo atualize o
documento e encerre oficialmente o projeto.

Imagem 6: Campos de fechamento do projeto.

 Custo total: Colocar os custos totais utilizados na execução do projeto,

inclusive estimativas, no caso de itens com o valor não definido;

 Tempo total de execução: Período entre a aprovação e o encerramento, em

dias;

 Ganhos reais do projeto: Todos os ganhos que o projeto trouxe para a

empresa, desde os que eram almejados e, portanto, era o alvo principal das
atividades planejadas, até os ganhos “colaterais”.

Com o documento atualizado, o PCM deve mudar a situação do projeto para

concluído e mandar um informativo por e-mail para todos os envolvidos, informando
da conclusão do projeto, tendo o documento em anexo.

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O documento deve ser arquivado na pasta destinada aos projetos no servidor.

4. INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA

 IFR-07 - Registro de projetos de melhoria

5. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Este documento foi analisado criticamente e aprovado quanto à sua adequação e

suficiência, e entra em vigor a partir da data de sua aprovação, conforme as
informações existentes no cabeçalho deste documento.

DATA DA
VERSÃO DESCRIÇÃO DAS PRINCIPAIS ALTERAÇÕES
APROVAÇÃO
00 26/12/2022 Emissão inicial.

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