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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
MESA DIRETORA
Ficha Técnica
Ebook - Assistente Administrativo
Autor: Lívia Marcião
Revisão Pedagógica e EAD: Professora Msc. Victória Corrêa Fortes
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SUMÁRIO
UNIDADE I.................................................................................................................................................................................................................6
1 - O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO E SUA CARREIRA. .........................................................................................6
1.1. O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO E SEUS LOCAIS DE TRABALHO...................................................10
1.2. ATRIBUIÇÕES PROFISSIONAIS DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO...............................................11
1.3. CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS PARA ESTA PROFISSÃO....................................................................12
1.4. LINHAS DE ATUAÇÃO DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO.....................................................................13
UNIDADE II...............................................................................................................................................................................................................14
2. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE PRODUÇÃO......................................................................14
2.1. O OBJETIVO DA GESTÃO DE PRODUÇÃO...................................................................................................................15
2.2. A FUNÇÃO DESTE PROFISSIONAL JUNTO AO SETOR DE PRODUÇÃO...................................16
2.3 RESPONSABILIDADES E HABILIDADES EXIGIDAS DO CARGO..........................................................17
UNIDADE III.............................................................................................................................................................................................................19
3. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE MARKETING......................................................................19
3.1. O OBJETIVO DA GESTÃO DE QUALIDADE...................................................................................................................23
3.2. A FUNÇÃO DESTE PROFISSIONAL JUNTO AO SETOR DE MARKETING.................................23
3.3. RESPONSABILIDADES E HABILIDADES EXIGIDAS DO CARGO.......................................................25
UNIDADE IV............................................................................................................................................................................................................27
4. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE FINANÇAS..........................................................................27
4.1. A FUNÇÃO DO SETOR DE FINANÇAS..............................................................................................................................28
4.2. O OBJETIVO DA GESTÃO DE FINANÇAS.....................................................................................................................29
4.3. RESPONSABILIDADES E HABILIDADES EXIGIDAS DO CARGO........................................................30
UNIDADE V..............................................................................................................................................................................................................31
5. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS.......................................31
5.1. O OBJETIVO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS....................................................................................32
5.2. A FUNÇÃO DESTE PROFISSIONAL JUNTO AO SETOR DE RECURSOS HUMANOS....33
5.3. RESPONSABILIDADES E HABILIDADES EXIGIDAS DO CARGO.........................................................34
UNIDADE VI............................................................................................................................................................................................................35
6. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE LOGÍSTICA..........................................................................35
6.1. O OBJETIVO DA GESTÃO DE LOGÍSTICA........................................................................................................................37
6.2 A FUNÇÃO DESTE PROFISSIONAL JUNTO AO SETOR DE LOGÍSTICA........................................38
6.3. RESPONSABILIDADE E HABILIDADES EXIGIDAS DO CARGO............................................................39
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UNIDADE I
Como Aprendiz
Geralmente o cargo iniciante nas empresas é como jovem aprendiz, que
este é responsável por funções que apoiam toda a área administrativa e devem ter
um conhecimento base de como os setores funcionam. Portanto, desenvolve um
aprendizado que pode servir como base na hora de se desenvolver e encontrar
uma área de atuação da sua formação profissional.
Como Estagiário
Depois de atuar como aprendiz, o profissional entra em uma empresa ou sobe
de cargo como estagiário, que geralmente está ligado a sua formação acadêmica
ou técnica. É a partir do cargo de estagiário que o profissional desenvolve novos
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Como Auxiliar
O próximo passo para a carreira de assistente administrativo é se tornar
um auxiliar, profissional responsável por fornecer suporte para toda a área da
empresa, além de também se responsabilizar por atividades ligadas ao analista e
assistente responsáveis pela administração do negócio.
Como Assistente
Depois de subir de cargo, o auxiliar vira assistente, que nada mais é do
que um profissional que atua auxiliando a administração da empresa em tarefas
mais complexas. Além de se responsabilizar pelos documentos da empresa, o
assistente ainda possui tarefas mais complexas que envolvem outras áreas da
empresa
Como Analista
Um cargo acima do assistente está o analista, que atua com foco em uma
determinada tarefa ou grupos de tarefas específicos. É ele quem cuida da parte
administrativa pensando nas atividades que estão sendo desempenhadas, a fim
de garantir que as estratégias estão sendo eficientes para o objetivo da empresa.
Como Supervisor
O supervisor é aquele responsável por monitorar as tarefas e garantir que
as metas de todas as áreas da empresa sejam alcançadas. Nessa hierarquia, o
supervisor não cuida mais apenas da área administrativa e dos profissionais
abaixo dele nesse setor, mas também começa a dar atenção a todos os processos
dentro da empresa.
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Como Coordenador
Acima do supervisor está o coordenador, que conta com uma área ou grupo
de tarefas que ficam sob sua responsabilidade. Ele também fica responsável
por receber ordens do gerente administrativo e decidir quais os funcionários
que ficarão responsáveis por determinada tarefa, a fim de auxiliar a empresa a
alcançar suas metas e objetivos, visando sempre a eficácia da operacionalização
do setor.
Como Gerente
O gerente é o elo de ligação entre as estratégias e as operações realizadas
dentro da empresa, e é responsável por receber informações da diretoria e
repassar para quem está abaixo dele, a fim de organizar as tarefas e colocá-las
em prática da melhor forma possível em cada setor da empresa.
Como Presidência/Diretoria
O maior cargo dentro da área administrativa, o Diretor ou Presidente
dentro de uma empresa é quem define as estratégias que devem ser usadas para
alcançar metas e se responsabiliza por todas as áreas da organização. A decisão
da diretoria possui o nível de influência máximo dentro da empresa, e impacta
diretamente no rumo e alcance dos objetivos que são traçados como metas.
Especialização
Para crescer dentro da área administrativa é necessário se especializar.
Embora não seja necessário curso superior para ser efetivado como assistente
administrativo, as empresas dão uma importância elevada para quem possui
certificado em cursos técnicos na área. Afinal, isso prova que o profissional está
apto e possui conhecimento básico no assunto.
• Liderança;
• Métodos de organização;
• Softwares de administração;
• Como montar planilhas;
• Cálculos.
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Rede de relacionamento
Sua rede de relacionamento deve ser vasta, conhecida também como
network. Participe de eventos, palestras, congressos, participar de concursos e
estar presente em todos os lugares que estão relacionados com essa área, ter
uma rede de contatos profissionais irá lhe ajudar a alcançar cargos maiores e ter
mais sucesso na carreira
Pois, desta forma você não somente aumenta seu aprendizado, mas também
garante que sua rede de contatos esteja sempre em crescimento. Ter amigos
e conhecidos dentro do ramo também aumenta sua experiência no assunto,
além de aumentar as chances de se fazer notado dentro do meio profissional.
Estes colegas e amigos da mesma área podem lhe auxiliar a crescer dentro de
organizações quando surgirem oportunidades que se enquadrem em seu perfil.
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Para atuar nesta profissão você poderá encontrar espaço em todos os setores
tais como: Hotéis, Shoppings, Salões de beleza, restaurantes, Supermercados,
Comércios, hospitais, escolas, indústrias, escritórios, ONGs e outros. Também é
possível atuar como assistente administrativo em diversos órgãos públicos.
É preciso que conheça o setor que atua, é importante saber suas responsabilidades
junto ao setor que exerce a função. Necessitando conhecer a rotina de trabalho e
as atividades ali realizadas como as que irá executar.
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- Lançamentos financeiros
- Criação e alteração de planilhas
- Emissão de relatórios de logística, finanças, notas fiscais etc.
- Atendimento de ligações e resposta a e-mails
- Enviar, receber e arquivar de documentos e correspondências
- Realização de pagamentos de contas
- Agendamento de atividades e acompanhamento de calendários
- Contato com fornecedores e prestadores de serviços
- Escrita e edição de documentos, atas e memorandos e outros dentro da
área administrativa.
- Auxilia os líderes e gestores em processos operacionais.
- Atua como elo junto aos demais setores da companhia.
- Realiza o controle das rotinas dos demais colaboradores da empresa.
- Como também executar atividades da rotina administrativas
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- Dedicado;
- Sorridente;
- Autonomia;
- Senso de responsabilidade;
- Empatia;
- Postura adequada;
- Discreto;
- Profissional;
- Persistente;
- Postura ética.
Além destas acima citadas temos algumas que são primordiais como
- Assistente de Compras:
Atua no preenchimento de relatórios.
- Assistente Comercial:
Monitora os pedidos de vendas, desenvolve propostas comerciais e
relatórios.
- Assistente de Atendimento:
Atua atendendo aos clientes internos e externos.
- Assistente de RH:
Presta suporte no processo de recrutamento, seleção, treinamentos e
execução de eventos.
- Logística:
Realiza a gestão de estoque, recebimento, armazenagem, expedição de
mercadorias e cadastro das mesmas.
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UNIDADE II
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É a busca por processos cada vez mais eficientes para melhorar a competitividade,
redução de custos e otimização dos resultados de produção e financeiros.
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UNIDADE III
O objetivo do marketing é entender tão bem o cliente que ele se torne cliente
de uma empresa para sempre. Para fidelizar o cliente é preciso que a empresa/
marca o conheça bem: seus hábitos, medos, anseios, etc.
Marketing Direto
O marketing direto, como o próprio nome diz enfatiza em abordagens de
vendas para o cliente.
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Para ter sucesso no marketing direto, a dica é conhecer bastante o cliente com
o qual você entra em contato.
Quanto melhor você entender o comportamento do cliente, maiores são as
chances de realizar uma nova venda.
Marketing de relacionamento
Marketing de conteúdo
Mobile Marketing
Vídeo Marketing
Esse tipo de marketing é essencial nos dias atuais. Como o próprio nome já diz,
vídeo marketing foca na produção de conteúdos em vídeos para crescimento de
audiência e de vendas de uma marca.
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Marketing Social
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Lembre-se!
A tecnologia é realidade nas grandes empresas e vem avançando cada vez mais,
ela já faz parte de todas as rotinas. Dessa forma, é essencial que o Assistente de
Marketing tenha conhecimento básico a intermediário de informática.
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UNIDADE V
5. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE
RECURSOS HUMANOS.
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UNIDADE VI
6. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO NO SETOR DE
LOGÍSTICA.
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Este setor tem como objetivo trabalhar com operações enxutas e mais eficientes,
visando aperfeiçoar constantemente os processos rotineiros de supply chain por
meio da redução de custos. A cadeia logística é o canal de movimento do produto
ao longo do processo industrial até os clientes. Mas pode-se dizer simplesmente
que é a sucessão de manuseios, movimentações e armazenagens pelas quais
o produto passa desde que é matéria-prima, conjuntos semi-elaborados, até
chegar ao cliente final.
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