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http://www.pucpcaldas.br/graduacao/administracao/revista/v7n1/artigos_v7n1.html
Débora Novaes 1
Fábio Guilherme Ronzelli Murback 2
Resumo: Em um mercado cada vez mais competitivo, as Micro, Pequenas e Médias Empresas (MPME)
apesar de obterem alguma automatização e sofisticação, ainda dependem muito de trabalho humano
que, por muitas vezes, é pouco qualificado. O objetivo do trabalho é ouvir algumas MPME da região de
Poços de Caldas e identificar como realizam a organização, programação e processos de melhoria na
produção. Para a realização deste trabalho foram feitas pesquisas sobre os tipos de ferramentas de
produção e foram realizadas entrevistas de forma qualitativa com nove empresas de ramos diferentes.
Houve bastante similaridade entre as respostas dos entrevistados e foi possível notar que mesmo que a
maioria deles tenha um grau de instrução entre nível médio a avançado e ainda tendo algum
conhecimento sobre ferramentas de produção e de qualidade, a maioria dos empresários não utiliza
estas ferramentas em seus processos de trabalho.
Palavras-chave: Micro, Pequenas e Médias Empresas, Ferramentas de Produção, Qualidade
1. INTRODUÇÃO
Micro, Pequenas e Médias Empresas (MPME) enfrentam cada vez mais um mercado globalizado
e competitivo que, apesar de obterem alguma automatização e sofisticação, ainda dependem muito de
trabalho humano, que por muitas vezes é pouco qualificado. Os consumidores, cada vez mais exigentes,
demandam por produtos personalizados que tenham um padrão de qualidade, que seja compatível com
a preservação do meio ambiente e, o principal, que seja acessível economicamente.
Dessa forma, as MPME baseadas em métodos tradicionais andam enfrentando muitas
dificuldades em um universo que exige uma demanda cada vez maior, e que obriga tanto o
empreendedor, quanto o seu processo produtivo, apresentarem as características de flexibilidade,
agilidade e perspicácia para acompanhar as novidades do mercado.
Reconhecer que é necessário melhorar constantemente a qualidade, reduzindo custos,
encurtando os prazos de entrega, tanto da produção quanto das inovações, são fatores diferenciais que
1 Graduanda, PUC Minas - Campus Poços de Caldas, curso de Administração, Av. Padre Francis Clétus Cox, 1661,
Jardim Country Club, 37701-355, Poços de Caldas, MG, Brasil, deboranovaes_adm@yahoo.com.br.
2 Mestre em Engenharia de Produção, Docente da PUC Minas - Campus Poços de Caldas,
murback@pucpcaldas.br
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garantem a sobrevivência tanto das MPME, quanto das grandes empresas no mercado.
Para a maioria das pessoas, quando se fala em “sistemas produtivos”, logo imaginam fábricas e
linhas de montagem e, embora os conceitos e técnicas de planejamento e controle da produção vieram
de práticas em grandes fábricas, hoje tais conceitos são usados também em MPME, tanto na área de
produtos, quanto na área de serviços.
O Planejamento da Produção é o gerenciamento das operações físicas da empresa, e este termo
se aplica tanto aos ambientes de serviços quanto ao chão de fábrica. A função da Produção é central
para a organização porque produz os bens e serviços e é a razão da sua existência.
São muitas as ferramentas de trabalho e o objetivo principal deste artigo é ouvir as MPME da
região de Poços de Caldas e identificar como realizam a organização, programação e processos de
melhoria na produção.
2. METODOLOGIA
A presente pesquisa é de caráter qualitativo e exploratório e as empresas apresentadas como
estudo de caso se situam tanto na cidade de Poços de Caldas, como nas cidades da região, sem um ramo
de atividade determinado, pois também temos a intenção de saber se existe alguma tendência do tipo
de ferramenta por ramo de atividade, e conhecer o perfil do empreendedor que está por de trás desses
negócios.
Matias-Pereira (2007) descreve a pesquisa qualitativa como aquela em que o ambiente natural é
a fonte direta para coleta de dados, que é descritiva, e em que os pesquisadores tendem a analisar seus
dados indutivamente. A intenção é ouvir os entrevistados, quanto aos métodos que estes utilizam em
seu meio de produção, para organizar, programar e melhorar as suas rotinas de trabalho e, partindo de
uma análise do conteúdo, buscar um perfil do profissional e uma tendência ao uso de ferramentas de
trabalho.
O período de aplicação das entrevistas foi de 01 de Maio a 01 de Junho de 2011, por telefone e
e-mail, e o público alvo da pesquisa foram empresas de Micro, Pequeno e Médio porte, sendo que a
maioria são Empresas em que já existia algum tipo de contato com seus Empresários, porém o ramo de
atividade em que atuam foi escolhido de forma aleatória. Há alguns parâmetros de definição de micro,
pequenas e médias Empresas (Figura 01), e a definição usada na pesquisa foi a descrita pelo SEBRAE
(2005).
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Gil (2007) explica que a pesquisa exploratória permite ao pesquisador uma visão geral de um
determinado fato, do tipo aproximativo. A natureza de um trabalho exploratório envolve levantamento
bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram (ou têm) experiências práticas com o problema
pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão.
Possui ainda a finalidade básica de desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias para a
formulação de abordagens posteriores. Dessa forma, este tipo de estudo visa proporcionar um maior
conhecimento para o pesquisador acerca do assunto, a fim de que esse possa formular problemas mais
precisos ou criar hipóteses que possam ser pesquisadas por estudos posteriores (GIL, 1999, p. 43).
Como a metodologia adotada foi uma pesquisa Qualitativa Exploratória não probabilística,
foram escolhidas nove empresas de forma aleatória de ramos diferentes, divididas entre Micro,
Pequenas e Médias Empresas, espalhadas tanto em Poços de Caldas, como também em Alfenas,
Varginha e Pouso Alegre.
Foi elaborado um roteiro com sete questões básicas para conduzir as entrevistas. Entretanto,
deu-se liberdade aos entrevistados para descrever como é o processo produtivo e as ferramentas de
controle que são usadas no seu dia-a-dia. As entrevistas foram presenciais, algumas gravadas em áudio
e, por falta de tempo do entrevistado, algumas tiveral seus roteiros enviados para posterior realização.
Procedeu-se a visita ao local, para entender os comentários recebidos e se formar opinião sobre a
empresa. O contato telefônico foi utilizado em vários momentos da pesquisa, quando, por algum motivo
houve necessidade de mais informações.
3. FERRAMENTAS DE PRODUÇÃO
O crescimento do número de Micro, Pequenas e Médias empresas no Brasil,é um fato. Uma
pesquisa realizada pelo IBGE (2005) aponta que o Brasil, em 2002, tinha quase cinco (5) milhões de
Micro, Pequenas e Médias Empresas (Tabela 01), e que empregavam mais de dezoito (18) milhões de
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trabalhadores (Tabela 02), ou seja, as MPME correspondem a 99,69% do número de empresas nacionais
e empregam 66,97% dos trabalhadores, desenvolvendo assim, um papel importante na economia
nacional.
Levando em consideração que um bom e eficaz planejamento é a base do funcionamento de
uma Empresa, existe a serviço dos Empresários inúmeras ferramentas que podem auxiliá-los nesse
processo; ferramentas estas desenvolvidas e testadas na indústria mundial, e que com o tempo foram
adaptadas às MPME, de acordo com suas respectivas realidades de mercado.
É importante lembrar que existem métodos, ferramentas e filosofias de trabalho, porém
chamamos genericamente todos de ferramenta. Tais ferramentas são necessárias tanto no processo de
identificação de possíveis falhas, quanto na análise dos dados obtidos, e o uso dessas informações
permite o planejamento do processo de produção.
Tabela 01: Brasil – Número de Empresas formais, por porte e setor – 1996-2002.
Fonte: IBGE – Estatísticas do Cadastro Central de Empresas – CEMPRE; elaboração: SEBRAE/UED (2005).
Tabela 02: Brasil – Número de pessoas ocupadas nas empresas formais, por porte e setor – 1996-2002.
Fonte: IBGE – Estatísticas do Cadastro Central de Empresas – CEMPRE; elaboração: SEBRAE/UED (2005).
criado pela Toyota Motor Company, no Japão, na metade dos anos 70, e ainda é chamado de Sistema
Toyota pelas empresas japonesas.
Meridith e Shafer (2002) afirmam que o JIT baseia-se em três princípios básicos: minimizar o
desperdício de todas as formas; melhorar constantemente os processos e sistemas e manter o respeito
de todos os trabalhadores.
Slack et al (1999) citam que JIT significa produzir bens e serviços exatamente no momento em
que são necessários – não antes, para que não se transformem em estoque, e não depois, para que
seus clientes não precisarem esperar.
Davis, Aquilano e Chase (2001) explicam que o JIT requer a produção do conjunto exato de
unidades necessárias, nas quantidades necessárias, no tempo necessário, com o objetivo de atingir
desvios mais ou menos zero dentro da programação.
O conceito JIT, aplica-se, fundamentalmente, a processos repetitivos de manufatura, não requer
necessariamente grandes volumes, mas é restrito àquelas operações que produzem sempre as mesmas
peças, explicam os autores. Para os japoneses, o processo de manufatura é uma rede gigante de centros
de trabalho interconectados, em que a organização perfeita será aquela na qual todo trabalhador
conclua sua tarefa e passe diretamente à próxima, no momento exato em que o trabalhador seguinte
esteja pronto para realizar seu trabalho.
A idéia consiste em reduzir todas as filas existentes ao longo da linha com o propósito de
minimizar o investimento em estoques; reduzir tempos de etapas de produção; reagir rapidamente às
mudanças na demanda e descobrir quaisquer problemas de qualidade (DAVIS, AQUILANO E CHASE
2001).
Na Figura 2, podemos visualizar um exemplo de diagrama usado por algumas empresas para
cumprir o sistema Just-in-Time.
3.2 KANBAN
O Kanban é um sistema manual e auto regulado que objetiva controlar o fluxo de material.
Davis, Aquilano e Chase (2001) citam que o sistema de controle e liberação do cliente interno é
chamado de Kanban, que tem origem na palavra japonesa cartão. Os autores explicam que é um
sistema sem papéis, utilizando contêineres dedicados e cartões/requisições de viagem recicláveis. Ele é
chamado de Sistema Puxado Kanban, porque a autoridade para produzir ou fornecer vem das
operações a jusante, e enquanto os centros de trabalho planejam seu trabalho com base em
programações, eles excutam com base em cartões/ Kanbans, que são completamente manuais.
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Davis, Aquilano e Chase (2001), explicam que o Sistema puxado Kanban é bastante utilizado
como ferramenta no conceito just-in-time, por apresentar duas características muito implícitas do JIT,
que são a administração da demanda e a administração do tempo por etapa do processo.
atendimento ao cliente, mais flexibilidade para atender as demandas do mercado e redução do tempo
ocioso e custos.
Davis, Aquilano e Chase (2001) explicam que a expansão da utilização do MRP para as outras
áreas das empresas, foi um processo natural. O MRP já incluiu as limitações da capacidade de trabalho,
então seria óbvio que o nome planejamento de necessidades de materiais não mais fosse adequado
para descrever o sistema expandido. Alguns introduziram o nome de planejamento dos recursos de
manufatura (MRP II – Manufactruing Resource Planning), para refletir a idéia de que mais e mais as
informações estavam se envolvendo no programa. Os autores explicam que a intenção inicial do MRP II
era planejar e monitorar todos os recursos da empresa – produção, marketing, finanças e engenharia –
através de um sistema fechado que gerasse análises de diversos tipos.
A figura 3 demonstra um desenho esquemático do planejamento de necessidade de materiais
(MRP).
Chase, Jacobs e Aquilano (2006) explicam que Seis Sigma refere-se à filosofia e aos métodos que
as empresas, como a General Electric e Motorola, usam para eliminar os defeitos nos seus produtos e
processos. Os autores afirmam que um defeito é simplesmente qualquer componente que não se
encaixa dentro dos limites e especificações do cliente. Cada etapa ou atividade em uma empresa
representa uma oportunidade para que os defeitos ocorram, e os programas de Seis Sigma buscam
reduzir a variação nos processos que levam a esses defeitos. De fato, os defensores do Seis Sigma veem
as variações como inimigo da qualidade, e muita teoria básica aos seis Sigma é dedicada a lidar com este
problema, como se pode observar na afiramação de Welch (2011).
[...] o grande engano é supor que o Seis Sigma trate de controle de qualidade e de fórmulas
estatísticas. Em parte é isso, mas não fica só nisso. Vai muitíssimo além. Em última instância,
impulsiona a melhoria da liderança, ao fornecer instrumentos para que se raciocine sobre
assuntos difíceis. No âmago do Seis Sigma, agita-se uma idéia capaz de virar uma empresa pelo
avesso, deslocando o foco da organização para fora de si própria e convergindo-o no cliente.
(WELCH, 2001).
Chase, Jacobs e Aquilano (2006), explicam que a abordagem padrão para os projetos de Seis
Sigma é a metodologia DMAIC – Definie (definir); Measure (medir); Analyze (analizar), Improve
(melhorar) e Control (controlar), pois além das muitas ferramentas analíticas que o Seis Sigma utiliza
para o programa de melhoria de qualidade como Diagramas de Pareto, Listas de Verificação,
Fluxograma, que serão explicadas mais adiante, o ciclo DMAIC (FIGURA 4) é uma versão mais detalhada
do ciclo PDCA, que consiste em quatro etapas: planejar, executar, verificar e atuar - que são básicas à
melhoria contínua. Os autores explicam que o foco predominante da metodologia está no
entendimento e alcance do que o cliente quer, uma vez que este é visto como a chave para a
rentabilidade de um processo de produção.
3.5 Fluxograma
Slack et al. (1999) citam que existe uma técnica mais detalhada que os diagramas de entrada-
saída, ferramenta que dá uma visão geral útil do contexto do processo de oportunidades de
melhoramentos da empresa, e essa técnica é o fluxograma. O fluxograma dá uma compreensão
detalhada das partes do processo em que algum tipo de fluxo ocorre. Eles registram estágios na
passagem de informação, produtos, trabalho ou consumidores, a qualquer coisa que flua através da
operação.
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Figura 4: Metodologia DMAIC (versão mais detalhada do ciclo PDCA, etapas básicas á melhoria contínua)
Fonte: Chase, Jacobs e Aquilano, 2006, página 278.
Os autores dizem ainda que o propósito do fluxograma é garantir que todos os diferentes
estágios nos processos de fluxo estão incluídos no processo de melhoramento e que todos esses
estágios estão em alguma forma de seqüência lógica. O ato de registrar cada estágio do processo
rapidamente faz aflorar fluxos pobremente organizados. A técnica também pode tornar claras as
oportunidades de melhoramentos e esclarecer a mecânica interna ou a forma de trabalhar de uma
operação. O mais importante é que o fluxograma destaca áreas com problemas, onde não existe
nenhum procedimento para lidar com um conjunto particular de circunstâncias.
Fitzsimmons (2005) explica que os fluxogramas são uma representação visual do processo e
ajudam os membros da equipe a identificarem pontos em que os problemas possam ocorrer ou pontos
de intervenção para solução. A simbologia dos fluxogramas usa losangos para representar pontos de
tomadas de decisões, retângulos para atividades e eclipses para pontos iniciais e finais. Todos os
símbolos são ligados por setas para representar a seqüência de atividades.
A Figura 5 apresenta um fluxograma do processo em um portão de embarque para captar
possíveis fontes de atrasos, tais como passageiros tentando embarcar com bagagem em excesso.
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técnica de brainstorm, as causas detalhadas são posicionadas sob cada categoria e subcategoria. Muitas
vezes, as causas são descobertas usando as perguntas, quem, o que, onde, quando, por que e como
(5W2H).
A figura 6 mostra visualmente o diagrama de causa-e-efeito.
ordem decrescente e, geralmente, adiciona-se uma linha de percentual acumulado, a fim de facilitar a
determinação de como as categorias se acumulam. Os autores afirmam que os Diagramas de Pareto
podem auxiliar no estabelecimento de prioridades para a ação gerencial, focando a atenção naquelas
categorias variáveis que ocorrem com a maior freqüência, o que capacitará os gerentes a tomarem
ações nos itens que mais necessitem atenção.
Fitzsimmons (2005) explica que o Gráfico de Pareto ordena os problemas pela sua freqüência
relativa em um gráfico de barras decrescente, a fim de focalizar os esforços sobre o problema que
oferece o maior potencial para melhoria.
verificação.
implantar o sistema de qualidade total (QT), perceberam que o 5S seria um programa básico para o
sucesso. Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das
iniciais das cinco técnicas que o compõe: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Existe uma diferença
técnica entre 5S e house keeping: este se limita apenas aos 3 primeiros “S”.
Faria (2008), explica que 5S são baseados na filosofia japonesa do Bushido (lê-se bushidô). Um
código de princípios morais não escritos, mas que foram passados de geração para geração e
incorporados à cultura japonesa e que se resumem em disciplina e harmonia; é o nome de um método,
ou antes, uma filosofia de administração japonesa e se refere à inicial de cinco palavras: Seiton, Seiri,
Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Segundo a autora, 5S busca promover, através da consciência e
responsabilidade de todos, disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho.
Cada uma das cinco palavras representa uma etapa do programa de implantação do 5S, ou
então, como também podem ser chamados, os cinco “sensos”:
• SEITON, que significa o “senso de organização”, parte do principio de deixar tudo em ordem, para
evitar o desperdício de tempo e energia;
• SEIRI, o “senso de utilização” se refere a evitar o que for desnecessário, passando-o para outros que
possam fazer uso dele ou simplesmente descartando, conseguindo assim melhorar a arrumação e
dar lugar ao novo;
• SEISO, “senso de limpeza”, significa manter o lugar limpo;
• SEIKETSU, “senso de saúde e higiene”, parte do principio que devemos zelar pela saúde e higiene;
• SHITSUKE: “senso da auto disciplina”. A autora explica que este conceito é um pouco mais
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A autora explica ainda que durante a década de 50 e 60 os japoneses passaram pela fase de
reestruturação do pós-guerra e desenvolvimento acelerado de suas indústrias. Foi nesta fase que
começaram a desenvolver os conceitos de qualidade aplicada aos processos produtivos e, a filosofia dos
5S se espalhou pelo mundo dando origem a novas metodologias.
localização física dos recursos de transformação. De uma maneira simplificada, arranjo físico é quando
se decide onde colocar todas as instalações, máquinas, equipamentos e pessoal da produção. Os
autores explicam também que o arranjo físico, além de determinar a “forma” e a aparência de um
processo produtivo, determina a maneira como os recursos transformados fluem através da operação.
Qualquer mudança no fluxo de materiais ou posicionamento de pessoas pode afetar a operação, além
de afetar os custos e a eficácia geral da produção.
Segundo Davis, Aquilano e Chase (2001) existem quatro tipos básicos de arranjos físicos, sendo
eles:
• Arranjo físico por produto: é aquele no qual processos de trabalho ou de equipamento estão
dispostos de acordo com as etapas progressivas pelas as quais o produto é feito.
• Arranjo físico por processos: é aquele em que equipamentos e funções similares são agrupados,
como em uma seção de máquinas, em que todos os tornos estão em uma área e todas as máquinas
de estampar estão em outra. Uma peça sendo trabalhada passa de área a área, conforme a
seqüência especifica de operações necessárias.
• Arranjo físico celular: é aquele em que são colocadas juntas máquinas distintas em centros de
trabalho para trabalhar em produtos que têm formas e necessidades de processamento similares.
Esse arranjo é similar ao arranjo de processo no sentido de que as células são projetadas para
desempenhar um conjunto específico de processos, e é similar ao arranjo de produto no sentido de
que as células são dedicadas a uma gama limitada de produtos.
• Arranjo físico de posição fixa: é aquele que devido ao volume ou seu peso, o produto permanece em
um local só. O equipamento de manufatura é movimentado até o produto, e não o contrário.
O entrevistado conta que na prática sentiu muitas dificuldades e que não sabia ao certo por
onde começar. Foram muitas tentativas até que o processo de fabricação das luminárias começou ter
um fluxo de trabalho. “Foi mesmo na base da tentativa e erro, mesmo com o conhecimento que eu
trazia da outra Empresa, não imaginava que iria encontrar tanta dificuldade no começar, não sabia por
onde iniciar”, relata o empresário. Ele conta que, com o passar dos meses observando as falhas que as
vezes custava a perda de um cliente, foi acertando aos poucos o seu processo de trabalho.
Hoje, está terminando seu curso de graduação na área de Administração e conta que mesmo
observando as pequenas melhorias em sua empresa ao longo dos anos, decidiu fazer um curso na área,
na busca de instruções mais técnicas que pudessem ajudar na sua empresa e afirma que o investimento
em conhecimento está dando certo, pois hoje ele tem uma visão totalmente diferente do seu negócio
do que tinha no começo.
O processo de fabricação das luminárias conta com etapas bem definidas e para cada uma delas
existe um grupo de pessoas bem treinadas responsáveis pela realização do trabalho. Indagado na
entrevista sobre como era controlado o estoque, tivemos como resposta: “hoje eu tenho conhecimento
que eu utilizo um tipo de sistema chamado PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai), eu sei que existe
uma termologia em inglês, mas não me lembro agora”. O mesmo usa uma ficha, um check list, para o
controle do estoque e o grande determinante da quantidade de material é o fluxo de pedidos, já que a
montagem varia muito. Entretanto, ele planeja tudo com antecedência e sempre tem um pequeno
estoque de segurança.
Hoje ele tem um procedimento padrão de trabalho: um modo de fluxo determinado desde a
entrada de pedido até a entrega das luminárias aos clientes. O empresário utiliza um programa de
controle de produção, chamado EMPRESARIO 3, feito personalizado para sua empresa, que controla, a
entrada e saída de materiais por etapa, e check- lists e relatórios diários são gerados por ele. “Embora o
programa cubra todas as áreas da empresa usamos este programa somente na Produção. No setor
financeiro e comercial, se usam muito planilhas de Excel”, diz.
O entrevistado afirma que não é dependente de um só fornecedor, mas que existem os mais
cotados. E que os fatores determinantes para a escolha do fornecedor são preço, qualidade e agilidade
de entrega.
Por fim, foi-lhe perguntado se é feito algum controle de qualidade, a que o respondeu que sim,
que entre as pessoas envolvidas no processo, apesar dos produtos variarem um pouco, existe um
encarregado que é responsável por observar se não há bolhas e defeitos na pintura e rebarbas e
amassados nas luminárias.
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para tudo, somos totalmente dependentes de e-mail, MSN e também por conta do nosso site”, relata.
Por fim, quando perguntado se existe algum controle de qualidade, o que foi relatado é que,
quando termina todo o processo de seleção, um questionário para saber da satisfação em relação ao
processo e se existem melhorias a fazer é enviado para os gestores responsáveis pela vaga. Também ela
afirma que, como trabalha para grandes empresas e essas participam de programas de controle de
qualidade como 5s e ISO 9000, acaba que inexoravelmente a sua empresa precisa atender as suas
expectativas de qualidade.
tem de material é de algumas peças que ficam na parte da frente da loja que são mais de modelo para
os clientes que visitam a loja, do que para a venda. O seu processo é dividido por partes na fabricação
das malhas: uma pessoa, junto com o cliente, cuida do layout da peça e faz o pedido; essa mesma
pessoa verifica a matéria prima em estoque e se não tiver, já faz o pedido. Um grupo de pessoas faz o
recorte, outro grupo faz a costura, outro grupo cuida do acabamento e do bordado quando necessário;
esse é basicamente o processo padrão de trabalho.
Em relação ao estoque da matéria-prima o empresário afirma que trabalha com algumas malhas
em estoque, geralmente as que sempre têm mais saída, mas que é pouca coisa, que já tentou trabalhar
com estoque mas não deu certo. Quando indagado se utiliza de planilhas ou algum tipo de controle e
como é a relação da empresa com a tecnologia, a resposta é que somente usa dois controles: um é a
comanda de pedido do cliente e, o outro, para controle de quanto material será necessário para o
mesmo, mas que não usa quase nada de tecnologia.
O entrevistado afirma que não sofre por dependência de fornecedores, que o grande
determinante é o preço, mas que a qualidade também conta. Aproveitando a questão de qualidade,
perguntou-se se existe algum controle em sua empresa, e a resposta foi que sim, que junto com o
cliente, a pessoa que vendeu olha os materiais para verificar se saiu de acordo com a expectativa do
cliente e se não existem defeitos.
envolvidos juntos por projeto, até o momento tem dado certo e está sendo o seu procedimento padrão
de trabalho.
Em relação ao controle de estoque, “tenho número mínimo guardado, pois trabalho mais em
cima de pedidos”, conta o entrevistado.
Perguntou-se também se ele utiliza planilha ou algum tipo controle e também como é a relação
da empresa com a tecnologia, e a resposta foi que o seu controle é totalmente manual, que usa
anotações em agenda e o uso de tecnologia é quase zero. Já quando a pergunta é fornecedores, não
existe dependência, existem dois de maior preferência, afirma, e como o preço entre eles é muito
parecido, “dou preferência ao prazo de entrega”.
Quando o assunto é qualidade, o entrevistado afirma que “faz sim o controle, que a avaliação é
visual e é feita por ele mesmo”.
tecnologia, a resposta foi que ele usa muito planilhas, inclusive check-lists para controlar os
equipamentos que estão locados (quantidade e marca) por cliente, fluxograma para controlar seus
processos, lista de verificação para controlar seu estoque de suprimentos e que definitivamente sem o
uso da Internet o seu trabalho seria impossível.
O entrevistado afirma ter dependência de fornecedores, pois ele trabalha praticamente com
uma marca, e essa linha na qual ele é autorizado a trabalhar, ele compra diretamente da representante
no Brasil, sendo ele o único autorizado da região, ele se torna dependente.
Em relação à qualidade, o empresário afirma que é muito preciso em relação ao serviço que
presta, e que o fato de passar em um processo de licitação e depois do contrato vencer, ser renovado
ou ser convidado para participar novamente, para ele já é um atestado de qualidade.
mercado. Empresário, formando em Administração de Empresas, afirma que vem trabalhando com o pai
desde adolescente e hoje divide a administração com ele. Cada um em um ramo diferente, o pai
trabalha com peças de carros antigos e desmanche e o filho, o entrevistado, trabalha com a
Administração geral e comércio de peças novas.
O entrevistado afirma que o seu processo de prestação de serviço é muito simples e que não
existe nenhum procedimento padrão de trabalho.
Indagou-se como é o controle de estoque, e o empresário afirmou que acabou de introduzir o
programa do cupom fiscal e que está começando á utilizá-lo, e a meta é até o final deste ano fazer todo
o controle por ele. O mesmo afirma que antes de começar a usar o programa, agora obrigatório, o seu
controle era bem precário e aconteciam muitas falhas.
Quando indagado se utiliza de alguma planilha ou tipo de controle e como é a relação dele com
a tecnologia, a resposta foi que no momento o único controle e tecnologia utilizada, além do telefone, é
o sistema do cupom fiscal, e que mesmo não ter dado tempo de notar melhorias, acredita que vai dar
certo.
Em relação aos fornecedores, existe dependência, quando se fala de latarias. “Os clientes
conhecem mais determinada marca e só procuram por ela, e não adianta comprar de outra, porque fica
no estoque”, afirma o entrevistado. Em relação aos outros materiais, não existe dependência e o fator
determinante é o preço, mesmo fora do Estado.
Em relação ao controle de qualidade, o Empresário afirma que busca sempre saber o que o
cliente pensa e acredita que quando o mesmo volta é porque gostou. Sempre procura aumentar o seu
portfólio para sempre oferecer o melhor serviço aos seus clientes.
quantidade por preço baixo; compro o equipamento desmonto, separo e vendo peças usadas, muitas
vezes as uso em meus serviços de manutenção. Também acontece muito de um cliente vir comprar um
equipamento novo e dar o seu equipamento velho à base de troca; já quando o serviço é de
manutenção o processo é simples: o cliente chega, deixa seu equipamento, os responsáveis pela área
técnica avalia o problema, faz o orçamento, passa para a secretaria e a mesma liga para o cliente, com o
positivo do cliente, o equipamento vai para a bancada de manutenção e o técnico finaliza o serviço,
tudo no tempo mais ágil possível. Quando o serviço é de recarga, pegamos cedo para devolver de tarde
ou pegamos de tarde para devolver no outro dia cedo”.
O empresário conta que ele e mais um funcionário são os únicos responsáveis pelo controle de
estoque, que tudo está registrado em uma planilha e eles têm uma rotina de assim que usar ou vender,
já dar baixa no controle imediatamente. Foi questionado se nessa rotina acontecem falhas e a resposta
foi que hoje não acontecem mais, pois ele e o funcionário estão bem alinhados. Aproveitando o assunto
planilha, perguntamos ao entrevistado como ele faz os seus controles e se usa mais alguma planilha
além dessa, de controle de estoque, e a resposta obtida foi que esse controle é o principal e que no
momento eles estão implantando o sistema de cupom fiscal, e acredita que mais para frente essa
realidade mudará.
Em relação aos fornecedores, o empresário afirma que não tem nenhuma dependência, mas o
requisito qualidade, e o fato de estar dentro do Estado são diferenciais na hora da compra. Quando a
pergunta é sobre qualidade, o entrevistado se mostra bem preocupado com esse aspecto e afirma que
não entrega nada ao cliente sem testar, muitas vezes o teste final é feito junto com cliente e outras, nos
casos de testes de recargas de cartuchos, é enviado uma página impressa de como ficou o mesmo.
Por fim, quando arguido sobre como é a relação dele com a tecnologia, o entrevistado conta
que telefone e MSN são suas principais ferramentas de trabalho, mas que além do sistema de cupom
fiscal que está sendo implantado agora, não usa mais nada.
escala. Quando solicitado a explicar como é o controle de estoque, o empresário afirmou que toda a
semana é feito um levantamento da necessidade de matérias-primas de acordo com a expectativa de
vendas, levando sempre em consideração as datas festivas e os períodos de sazonalidade que estão
por vir.
Ao lhe perguntarmos se existe algum procedimento padrão de trabalho, a resposta foi a
seguinte: “Por se tratar de indústria química, todo processo de produção deve ser acompanhado e
padronizado. Temperatura, dosagens, tempo, cor. Além disso, todo lote de produto tem que ter
amostras para acompanhamento da Vigilância Sanitária.
Sobre o processo de produção, este se divide em duas etapas macros. Uma primeira etapa, de
mistura química é um processo mais dinâmico, que pode ter alterações de programações conforme
demanda. É um processo executado por profissionais altamente capacitados e constantemente
monitorado, devido às oscilações que pode haver nas fórmulas.
Em uma segunda etapa, de limpeza e embalagem, existe um controle menos intenso. “Trata-se
de um processo de linha de produção, com processos de fabricação que também são padronizados, com
expectativa de tempo para execução dos procedimentos”, afirma.
O empresário conta que usa planilhas para praticamente todos os controles dentro da empresa,
desde o setor financeiro até a linha de produção. “Internet, telefone e o sistema de controle de notas
fiscais são as tecnologias mais usadas no setor administrativo. Já no processo produtivo, fazemos o uso
de tecnologia o tempo todo, dentro do que é oferecido no setor em que trabalhamos”, relata ainda o
empresário.
O mesmo conta que não sofre dependência de fornecedores com exceção das essências, pois
este costuma variar muito de fornecedor para fornecedor, e como esse fator é determinante na hora da
compra do seu cliente final, acredita ser mais seguro não mudar.
Quando se perguntou ao entrevistado se existe algum controle de qualidade, a resposta foi:
“Sim, temos controle de qualidade. Além do controle para sabermos se os produtos estão saindo dentro
do padrão estipulado, se não estão quebrados, com defeitos, se estão dentro dos padrões da Vigilância
Sanitária, aplicamos os 5S dentro de toda a organização”.
5. RESULTADOS DA PESQUISA
Para obter os resultados desta pesquisa foram aplicados nove questionários em Micro,
Pequenas e Médias Empresas, escolhidas de forma aleatória. Elas estão distribuídas na cidade de Poços
de Caldas, Alfenas, Varginha e Pouso Alegre. Das empresas respondentes, duas delas são do setor de
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prestação de serviço, duas são do comércio varejista e cinco são do sistema fabril.
As conclusões que podemos tirar a partir das entrevistas foram que 88% das empresas
entrevistadas são administradas por homens e a faixa etária predominante entre todos os
entrevistados é de 39 a 49 anos, correspondendo a 44,4% do total, conforme podemos ver no gráfico 1.
Dentre os entrevistados, 55,5% possuem pelo menos o ensino superior incompleto e somente
11,11% possuem apenas o ensino médio incompleto.
Somente 11,11% das empresas entrevistadas têm menos de quatro anos de mercado e 69% têm
mais de 10 anos de vida, como podemos visualizar no gráfico 2.
Dentro dessa percentagem, 69% das empresas entrevistadas têm mais de 10 anos de mercado,
50% delas são empresas familiares, onde seus atuais gestores são filhos e/ou netos dos seus fundadores.
No total geral, 33,33% das empresas entrevistadas são empresas familiares; as outras são empresas
onde seus fundadores são os atuais administradores e até o momento administram o negócio sozinhos,
ou se não, com sócios ou gestores fora do âmbito familiar.
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mesmo estando em qualquer período do mês, esse material é comprado sem levar em consideração o
planejamento financeiro.
Duas das empresas que trabalham com algum tipo de estoque afirmam que fazem um controle
de estoque visual, e sempre que precisam do material guardado, antes de liberar qualquer pedido,
verificam se o que têm disponível dá para o que precisam fazer ou, pelo menos, começar o pedido
enquanto o restante não chega.
Questionadas se não mudam as características da matéria-prima por lote, tivemos como
resposta de ambas que não é comum existirem diferenças. O restante das Empresas, o que corresponde
a 50% das empresas que apresentam algum tipo de estoque, afirmaram que fazem um controle efetivo
de estoque, todas elas com controles diários ou semanais e fazem uso de Check-lists, planilhas de
controle e um delas usa o sistema chamado FIFO, em português conhecido como PEPS, que significa
primeiro que entra, primeiro que sai.
Foi perguntado a todos os empresários que tipo de ferramentas de controle eles mais usam:
planilhas, check list, fluxogramas, comandas, anotações e etc e tomamos conhecimento que 56% deles
fazem uso pelo menos de planilhas em quase todos os processos da empresa, seja na área de produção
ou no setor administrativo, alguns até usam gráficos e estatísticas para medir taxas de aumento de
volume de produção, evoluções financeiras e histórico de vendas.
Do total de empresas entrevistadas, 33% delas fazem uso de check- lists e 11% fazem uso de
lista de verificação. Somente uma delas faz uso de comandas, feitas em gráficas e as outras duas
empresas fazem seus controles através de anotações. Um fator interessante que pudemos observar é
que as empresas que usam check-lists, ou lista de verificação, são empresas que também fazem uso de
planilhas para seus controles.
Com base nessas três primeiras perguntas, perguntou-se aos empresários se eles acreditam ter
um procedimento padrão de trabalho, e 67% responderam que sim, que mesmo reconhecendo algumas
falhas em seus processos de controle, eles identificam um começo, meio e fim, no seu processo de
fabricação ou prestação de serviço, e este padrão de trabalho só muda quando é para tentar alguma
melhoria.
As duas empresas do setor de comércio varejista responderam não acreditar ter um
procedimento padrão de trabalho, e empresa que acredita não ter procedimento padrão de trabalho é
de Caldeiraria Industrial leve, essas três empresas, o que corresponde a 33% dos entrevistados,
justificam a ausência desse padrão, por julgar o processo muito simples ou trabalhar em cima de
pedidos. O gráfico 3 demonstra visualmente o dado obtido.
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Acredita ter
33% procedimento padrão
de trabalho
Acredita não ter
procedimento padrão
67% de trabalho
(a) (b)
Gráfico 4: (a) Controle de qualidade e (b) Uso de ferramenta no controle de qualidade
Fonte: dados da pesquisa
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Por fim, foi questionado aos empresários como é a relação da empresa com o uso de tecnologia
e informatizaçãoonstatou-se que 78% delas fazem uso da Internet pelo menos para a emissão de nota
fiscal eletrônica. Somente 22% afirmam que o seu processo é totalmente manual, isento de tecnologia e
usam recibo simples, em contrapartida, as empresas do ramo de prestação de serviço, por exemplo,
afirmam que são totalmente dependentes de Internet. Três das empresas que afirmaram usar
tecnologia e informatização estão introduzindo agora o sistema de controle de nota fiscal, o que, de
certa forma, abrange as áreas de finanças, compras e produção da empresa, pois além de emitir a nota
fiscal ele oferece um controle efetivo de estoque e gera relatórios diários para os empresários. Somente
uma das empresas entrevistadas possui um programa que abrange todos os módulos da empresa e
todas as informações de custos, históricos, estoques e etc. estão registrados nele.
Assim, a partir de todas as análises, podemos afirmar que, sem dúvida alguma, as MPME estão
ganhando cada vez mais destaque na economia nacional, e estão dando cada vez mais grandes
oportunidades de trabalho aos nossos cidadãos.
A partir das pesquisas, foi possível observar que os empresários têm apresentado um perfil
jovem, muitos com instrução acadêmica de nível médio a avançado e embora a estatística preocupante
de que muitas empresas não conseguem sobreviver até três anos de atividade, pudemos observar que
as empresas que passaram desse tempo estatístico vêm sobrevivendo há muito tempo no mercado.
Porém, mesmo com esse dado positivo, foi possível notar que quase todas as empresas
pesquisadas não têm fundamentação técnica nenhuma sobre suas atividades. Os empresários, mesmo
com instrução acadêmica, se mostraram um pouco relapsos em relação às técnicas e procedimentos de
trabalho de suas empresas; todos com exceção de uma empresa, mesmo nas entrevistas identificando
procedimentos e métodos característicos de ferramentas produção, seja em arranjos físicos,
ferramentas de controle e ferramentas de qualidade, afirmam que os moldes que apresentam hoje
foram através de acertos e erros que, na maioria das vezes, custou caro tanto financeiramente quanto
para o negócio, pois colocou em risco o seu produto/ serviço prestado.
Muitos destes empresários, ainda alimentam a idéia, de que somente a experiência obtida
através do tempo de trabalho, ou que o conhecimento passado de geração em geração são suficientes
para garantir o sucesso do seu negócio. Alguns reconhecem a precariedade de seus conhecimentos e
investem no mesmo, mas mesmo assim não colocam em prática tudo que aprendem, por medo de
arriscar ou por comodidade, por acreditar que já encontrou um caminho de sucesso e não conseguem
enxergar os riscos que ainda podem surgir.
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É notável que mesmo com tanto tempo de sobrevivência de mercado estas empresas precisam
mudar sua postura o quanto antes, pois investindo recursos de tempo e dinheiro em uma boa estratégia
e em ferramentas de controle que possibilitem um planejamento realmente eficaz, esses empresários
conseguirão consolidar o seu processo de produção, além de garantir sua sobrevivência e um
desenvolvimento sustentável.
6. CONCLUSÕES
De um modo geral, concluímos que a experiência e a oportunidade de realizar uma pesquisa
junto às micro, pequenas e médias empresas e conhecer um pouco mais a fundo seus processos foi
muito valiosa.
Eu, como pesquisadora, identifiquei em todas as empresas processos e ferramentas que são
conhecidas na administração da produção e que são utilizadas por seus administradores de forma
inconsciente. Com exceção de uma empresa, todos os empresários acreditam ter criado um sistema de
trabalho único, e o que acontece na verdade é que esse sistema é sim adequado às realidades da
empresa, mas não é inovador. O aspecto negativo dessa realidade é que o empresário, por não ter o
devido conhecimento sobre a ferramenta que utiliza, não usufrui potencialmente de todos os benefícios
que ela traria à sua empresa.
Apesar de constatar que ainda todas elas precisam melhorar seus processos e buscar formalizar
suas rotinas de trabalho, através de um planejamento e uso de ferramentas de produção, todos os
empresários se mostraram muito receptivos tanto nas entrevistas quanto na sugestão de possíveis
melhorias, inclusive foi possível perceber que muitos deles tomaram a consciência de fato da ausência
de informações descritas, ausência de melhores ferramentas de controle e de qualidade no momento
de questionamento nas entrevistas.
O que foi possível perceber também é que, apesar de reconhecerem que falham no sentido de
coleta e análise de informações sobre seu processo produtivo, os empresários não têm justificativa para
tal atitude, pois praticamente todos têm grau de instrução entre nível médio a avançado ou, ao menos,
condições favoráveis na busca de orientações de como fazer.
O cenário que encontramos a partir da pesquisa foram empresários acomodados na situação em
que se encontram e um negócio que, a partir de um bom planejamento e uso das ferramentas
adequadas, poderia render financeiramente dez vezes mais, mas supre apenas as necessidades de custo
e de vida estável dos empresários.
Mesmo que o intuito principal da pesquisa não tenha sido a sugestão de tais melhorias em seus
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processos de trabalho, espero que com as entrevistas tenha conseguido ascender o instinto de melhoria
nas ações dos empresários, pois se esse cenário não mudar, essas mesmas empresas correm o risco de
ficarem defasadas e perder o seu espaço no mercado.
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