7 coisas que os

contabilistas podem
fazer para aumentar
a sua rentabilidade
e a satisfação
dos seus
clientes!

(a 5ª é completamente disruptiva)
Introdução
Vivemos tempos desafiantes.

Os últimos anos trouxeram-nos eventos que estaríamos longe de

imaginar. Desde de uma pandemia que afetou pessoas e negócios a uma
escala global, a conflitos geopolíticos globais que ainda hoje não
sabemos como irão acabar.

Todos esses acontecimentos obrigam pessoas e empresas a repensar a

sua forma de estar na vida e a forma como se relacionam e fazem
negócios.

A atividade dos contabilistas não é excepção a esse exercício, e importa

estar permanentemente alerta para novas e melhores formas de conduzir
a sua profissão.

Este documento tem como objetivo a partilha de experiências e melhores

práticas, para que os contabilistas possam aumentar a rentabilidade do
seu trabalho e a satisfação dos seus clientes e dos seus colaboradores.
Optamos por dividir o documento em 7 ações, algumas bastante simples
e outras um pouco mais complexas, mas que seguramente irão trazer
enormes benefícios e retornos sem bem implementadas.

Banqup • Página 1
1 Automatizar tudo,
usando Robots e Inteligência Artificial

Ninguém gosta de tarefas rotineiras, trabalhosas e excessivamente manuais.

Quantos de nós já nos perguntamos:

“Haverá uma forma mais rápida e eficiente de fazer esta tarefa?”

A maioria das vezes somos vencidos pelo velho “sempre fiz assim” e seguimos
como sempre. Felizmente, nos dias que correm, existem algumas ferramentas
que nos permitem fazer as tais tarefas chatas de uma forma mais rápida,
mais acertada e inteligente.

As soluções de automação baseadas em Robots e em Inteligência Artificial já

não são exclusivas de filmes de ficção científica.

Existe hoje uma multitude de soluções, que podem de uma forma fácil e barata
ajudar o contabilista nas suas tarefas diárias, aumentando a produtividade e a
disponibilidade para tarefas de maior valor acrescentado para os seus clientes.

Banqup • Página 2
2 Arquivo Digital

Faço uma pergunta muito sincera a quem está a ler este documento: Quantos
papéis têm em cima da secretária de trabalho? Desses, quantos estão no
mesmo sítio há mais de um mês sem que sirvam para nada?

A realidade é que todos vemos valor no Arquivo Digital, mas muito dificilmente
o implementamos para a totalidade dos nossos documentos.

Claro que todos já usamos os Google Drives e os DropBox, mas na verdade qual
é a % de documentos que tratamos de uma forma puramente digital? Pelo que
vemos nos nossos clientes atuais, dificilmente esta % chega a 50%. E é fácil
perceber porquê e quem é o(a) culpado(a).

O porquê é simples: porque sempre o fizemos assim, e a culpada também é

fácil de identificar: a sua impressora.

Imagine um dia na sua vida sem impressora. Impossível, certo? Eu digo que
não.

Apenas lhe falta uma verdadeira solução de arquivo digital que o ajude na
tarefa de desmaterialização total. Pode parecer um sonho difícil de alcançar,
mas eu prometo que, com algum esforço e as soluções certas, chega lá.

Dou-lhe um pequeno truque: não imprima nada, a não ser que seja
realmente necessário e não deixe o fantasma do “sempre fiz assim” o enganar.

Na próxima vez, antes de que clicar no Print, pense se realmente é

fundamental e se há ou não uma forma diferente de fazer essa tarefa sem o
papel.

Banqup • Página 3
3 Prestar
novos serviços
aos seus clientes

Sabia que...
em França a faturação média de um escritório de contabilidade é de cerca
de 500€/mês? E que em Portugal esse valor ronda os 200€?

Que farão os nossos colegas franceses de diferente?

A verdade é que em França os contabilistas têm um papel muito importante na

vida das empresas, assumindo-se como um consultor fundamental para o
sucesso das empresas.

Além disso, todo o trabalho administrativo não produtivo das empresas, por norma, é
efetuado pelo contabilista, que é o principal responsável por encontrar soluções
inovadoras para reduzir ao máximo o esforço dessas mesmas tarefas.

E obviamente chega-se a uma situação de Win-Win, em que a empresa está

disposta a pagar mais por novos serviços, porque lhe sai bastante mais
barato contratar fora a um verdadeiro especialista, do que contratar
pessoas para as tais tarefas repetitivas e rotineiras.

Serviços como:

Pagamentos de faturas
Gestão documental integral
são habitualmente prestados pelos contabilistas, deixando os empresários e os
seus colaboradores focados no que realmente importa: o seu negócio.

Banqup • Página 4
4 Multidispositivo
e em todo o lado

A pandemia que passamos recentemente veio realçar a necessidade e a

importância da ubiquidade.

Temos de estar em todo o lado, a qualquer momento e em qualquer

dispositivo. Responder aquele e-mail urgente no telemóvel, aceder ao
computador lá de casa para trabalhar ou ir de viagem ligado ao servidor são
hoje tarefas habituais. Mas nem sempre foi assim.

Ainda há poucos anos algumas destas coisas eram difíceis de executar, porque
não existiam os meios nem a necessidade de as fazer.

Esta nova realidade traz ameaças e oportunidades para os contabilistas.

Aqueles que conseguirem “cavalgar” esta nova realidade tem

uma grande probabilidade de sucesso no presente e futuro
próximo.

Os restantes, os que “sempre fizeram assim” estão condenados ao fracasso e a

verem os seus negócios minguarem ou desaparecerem, ultrapassados por
empresas mais modernas e com uma forma mais inovadora de abordarem a
profissão de contabilista.

Banqup • Página 5
5 Ligação a bancos
tirando partido do Open Banking

“Fazer pagamentos em nome do meu cliente? Nem pensar!”

A grande maioria dos contabilistas têm esta forma de abordar as tarefas dos
seus clientes relacionados com dinheiro. Não querem ter essa
responsabilidade.

Só que nos dias de hoje, e dada a evolução do negócio bancário, é

perfeitamente possível fazer 99% do trabalho sem que seja necessário a
intervenção da empresa. E acreditem que cada vez mais empresas querem
delegar esta responsabilidade a alguém.

E o contabilista é, obviamente, aquele que está em melhor posição para isso. A

directiva PS2, em vigor desde 2018, mas apenas implementada em Portugal no
início de 2022, permite a que empresas financeiras, não necessariamente
bancos, possam aceder, com autorização dos clientes, a essas contas
bancárias e dar instruções de operações a partir de sistemas externos que não
o software dos bancos.

Esse acesso abre um mundo de possibilidades para quem veja a oportunidade

de prestar este tipo de serviços aos seus clientes.

E acredite em mim, ninguém gosta da tarefa de entrar online no banco e

fazer os pagamentos. Se a empresa puder ter alguém que faça isso por elas,
tanto melhor. E estão dispostas a pagar por isso.

Cabe ao contabilista procurar no mercado soluções que permitam a execução

dessa tarefa de uma forma automatizada e segura.

Banqup • Página 6
6 Colaboração
em tempo real entre o
contabilista e a empresa

Quem nunca desmarcou um jantar com os amigos ou com a família porque é o

fim do mês? E porque o meu cliente enviou-me as faturas todas do mês para
serem processadas? Mas as faturas só chegam no final do mês?

Nos dias que correm já não faz sentido este tipo de situações.

Vivemos numa sociedade cada vez mais online, em que os processos de

negócio não podem nem devem esperar por um determinado momento do mês
ou do ano. Se nós não o fizermos, os nossos concorrentes irão fazê-lo e
deixar-nos em maus lençóis.

É por isso fundamente uma comunicação em tempo real entre empresas e

contabilistas, para que o trabalho posso ser diluído ao longo do mês, e que não
haja os famosos “picos” de trabalho que atacam a nossa qualidade de vida e o
nosso nível de serviço ao cliente

Banqup • Página 7
7 Dominar as
ferramentas de produtividade
nomeadamente o Excel e alguma ferramenta de
gestão de indicadores (ex: PowerBI)

Esta parece básica, mas existe uma quantidade enorme de profissionais que
não domina como deve as ferramentas de produtividade que estão ao nosso
dispor. Um exemplo concreto disso é o Excel.

A grande maioria dos contabilistas apenas usa uma porcentagem pequena das
funcionalidades disponíveis nessas ferramentas. E posso assegurar que muitas
dessas funcionalidades iriam fazê-lo poupar muito tempo nas suas tarefas
diárias. Para isso precisa de duas coisas fundamentais:

Formação
Espírito Crítico

Primeiro, é preciso saber o que pode fazer com as ferramentas que tem ao seu
dispor. Existem hoje disponíveis online uma infinidade de cursos e how-to
gratuitos que nos ajudam nesse conhecimento. Mas isso não basta.

É preciso vencer o fantasma do “sempre fiz assim”.

Encontrar novas e melhores formas de fazer o nosso trabalho é algo que deve
estar sempre no nosso pensamento. Só assim poderemos evoluir e aumentar a
rentabilidade do nosso trabalho, mas também a nossa satisfação enquanto
profissionais e a nossa qualidade de vida.

Está nas nossas mãos, mas temos de tomar o leme deste barco que nos levará
rumo à revolução da profissão de contabilista.

Banqup • Página 7
Conclusão
Obrigado por terem chegado até aqui. Este documento reflete a minha
experiência de mais de 20 anos em processos de reengenharia e transJ
formação digital em diversos setores de atividade.

As opiniões expressadas são minhas e não da empresa que represento.

Acredito que não exista no mercado uma solução tecnológica única que
responda a todos os pontos identificados.

Tenho a certeza de que não identifiquei todos os pontos a melhorar, e

seguramente que alguns não concordam comigo em alguns deles. Ou que
muitos de vós já estão a pensar ou a implementar algumas das
recomendações que falo acima.

O importante deste exercício é que nos devemos questionar diariamente

como podemos melhorar na nossa profissão, seja ela qual for, e tentar
sempre fazer hoje melhor do que fizemos ontem, e preparar as nossas
organizações para um amanhã ainda melhor.

Não é fácil, nos dias que vivemos, mas na minha opinião é fundamental
para o sucesso das nossas empresas e, em última análise, para o nosso
sucesso enquanto pessoas.

Banqup • Página 8
 Sobre o Autor
Miguel Zegre é Country Manager na Unifiedpost, empresa dententora da
plataforma Banqup.

Tem mais de 20 anos de experiência em projetos de transformação digital de

empresas, com foco em Business Process Outsourcing (BPO), e-Commerce e
faturação eletrónica, gestão documental e optimização da cadeia de
abastecimento.

Trabalhou em diversos projetos internacionais, em empresas multinacionais de

consultoria de gestão e em empresas de cariz tecnológico.
Tem experiência em processos empresariais Business-to-Business (B2B),
Business-to-Consumer (B2C) e Business-to-Government (B2G)
Licenciado em Informática pela Faculdade de Ciências da Universidade de
Lisboa, possui uma pós-graduação em Inovação no IMD.

Banqup • Página 9
 Obrigada por
ler este ebook!
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