RELAÇÕES COM NOSSAS EQUIPES

ARQUIVOS DE DP

prontuário dos funcionários

DO ARQUIVO Quando possível, separar um arquivo somente para documentos pertinentes

à área de Departamento Pessoal.

Preferencialmente as pastas devem ser arquivadas em ordem alfabética de

forma organizada e, principalmente, de fácil localização.
Somente pessoas autorizadas poderão ter acesso a este arquivo.

Dos prontuários (pasta individual para cada um)

Os documentos devem ser arquivados em pastas por ordem cronológica dos acontecimentos e tudo
que diz respeito ao funcionário deverá estar em sua pasta de forma organizada e de fácil localização.
Orientamos que os documentos abaixo sejam arquivados da seguinte forma:

Dentro da pasta, separados em envelopes plásticos

Funcionários Ativos
- Holerites
- Recibos de vale transporte mês a mês (caso utilizem lista, criar pasta para esse fim)
- Documentos pessoais do colaborador (RG, CPF, certidão casamento, nascimento, etc.)
- Atestado médico admissional, demissional, periódico etc. (ASO e específicos A&B)
- Ficha de registro
- Contrato de trabalho
- Instrumento particular de cessão de imagem
- Declaração de dependência para fins de Imposto de Renda (mesmo que não haja dependentes)
- Declaração de dependência para fins de Salário família

1|4
 - Proposta de adesão do seguro de vida em grupo
- Autorização para desconto de coparticipação (para propriedades que possuam)
- Declaração de opção para Vale Transporte
- Acordo compensação de horas para quem trabalha de 2ª a 6ª e folga no fim de semana
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos
- Comprovante atualizado de vacinação para filhos até sete anos
- Comprovante de matrícula escolar para filhos de 7 a 14 anos
- Movimentações de Pessoal (alterações salariais, promoções, etc.)
- Férias - Avisos e Recibos de Férias
- Atestados médicos que justifiquem atrasos, faltas, etc. ao longo do tempo
- Recibos de Entrega e Comprovantes de Devolução da CTPS

Quando houver demissão, para “fechar” o prontuário e direcioná-lo a arquivo morto:

- Carta de desligamento ou pedido de demissão
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
- Extrato da Caixa Econômica com os valores do Fundo de Garantia
- Chave da Conectividade Social
- GRFP (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social)
- Ficha de registro atualizada
- Exame demissional (exame de admissão ou exame periódico se estiverem no prazo de até 135
dias são válidos)
- Comprovante de entrega do formulário de Seguro Desemprego para os demitidos que tenham
trabalhado acima de 6 meses

Adicionar para Funcionários Estrangeiros

- Visto de trabalho
- Controle sobre a vigência da validade do visto de trabalho

Para Estagiários
- Contrato de trabalho
- Cronograma do estágio na unidade
- Exame admissão
- Exame periódico
- Exame demissão

Para Temporários
- Contrato de prestação de serviços vigente entre empresa que fornece mão de obra temporária e
hotel
- Contrato vigente entre a empresa fornecedora de mão de obra temporária e o colaborador

Todos os documentos devem estar datados e assinados

pelo funcionário, quando houver campo indicando seu nome.

2|4
 Acrescentar para Afastados
- Documento emitido pela Previdência social para o afastamento por motivo de doença ou
atestado emitido pelo médico para licença maternidade

Utilize o Check List Prontuário

Funcionários preparado para facilitar
o controle dos documentos nos
Das pastas de encargos
Os encargos deverão ser arquivados após seu pagamento. Deverá ser aberta uma pasta para cada
encargo, contendo os originais:
- INSS: GPS paga no mês
- FGTS: arquivar a Guia de Recolhimento do FGTS juntamente com os relatórios que seguem mensal-
mente (Relatório RE, Protocolo de Envio, Relatório Analítico FGTS, etc.)
- Contribuições ao Sindicato: sindical, contribuição assistencial, confederativa
- DIRF: arquivar as DIRF anualmente
- RAIS Relação Anual de Informações Sociais: arquivar anualmente
- CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: arquivar mensalmente
- PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
- PCMSO Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional
- CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (quando for o caso)
- Livro de Inspeção do Trabalho (obrigatório)
- PAT Programa de Alimentação do Trabalhador

Das pastas de relatórios de Folha de Pagamento

Mensalmente, arquivar em pasta própria juntos, os seguintes documentos:
- Folha de Pagamento Analítica
- Memória de cálculo do INSS
- Relação de líquidos bancários

Sobre funcionários deficientes

Proporção de 2% a 5% do total de funcionários (exigência aplicável para CNPJ com mais de 100
funcionários.

Os Aprendizes
Proporção de 5% do total dos funcionários (excluindo chefias e gerentes).
A avaliação do fiscal é subjetiva, de forma que a auditoria Interna vai validar o procedimento de acordo
com a Lei.

3|4
 Dos que - Escalas de revezamento e folga (área Operacional)
devem ser - Cópia da Guia da Previdência Social (GPS)
afixados no - Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Quadro de - Convênio/reembolso-creche (quando for o caso)
Avisos - Cópias das Convenções e dos Acordos coletivos
- Avisos referentes à Saúde e à Segurança do Trabalho (quando for o caso)
- Cópia da Homologação do Banco de Horas

Versão Download atualizações

RH_DP 00 de JUN/20 DropBox > RH_DP_Relações com nossas equipes>
Documentos do Departamento de Pessoal>
ÁREA
Diretoria de Operações Prontuário dos Funcionários

4|4