DA GUARDA DE DOCUMENTOS.

ARQUIVO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS, FISCAIS, LEGAIS, TRABALHISTAS,

PREVIDENCIÁRIOS

           Os documentos Contábeis, Fiscais, Legais, Trabalhistas, Previdenciários

e Outros são de propriedade da sua Empresa, sendo de sua responsabilidade
mantê-los em perfeita ordem, para apresentação à Fiscalização quando
solicitados.

Seguem, abaixo, orientações sobre o arquivo de documentos de sua

empresa, para melhor controle administrativo, facilitando assim qualquer
consulta e manuseio em caso de necessidade..

1. O arquivo a critério da empresa, poderá ser:

1. Pasta classificadora A-Z (papel duro);

2. Pasta suspensa - são acondicionadas em arquivo de aço
geralmente de quatro gavetas;
3. Caixas de arquivo morto com pastas para cada
tributo/documento;
4. Em conjunto, pastas A-Z ou suspensas com caixas de
arquivo morto.

2. Cada documento deverá ser arquivado nas pastas respectivas,

obedecendo ao critério de datas, ano ou meses de competência. 

3. Estes documentos não deverão ser retirados das pastas sem

motivo e quando retirados, deixar anotado quem retirou e a data, e
após o uso, voltar a arquivá-los na mesma ordem.

4. Antes de arquivá-los, enviar para contabilizar.

1. De um modo geral, todos os documentos em nome da
Empresa deverão ser contabilizados;
2. As guias de pagamentos de tributos deverão ser enviadas
Cópias para contabilizar;

Dessa forma, as guias originais já poderão ser arquivadas nas pastas

respectivas.

        
I - Tempo que os documentos devem ser guardados:   
          
De um modo geral:

1. Documentos contábeis (extratos bancários, duplicatas e

despesas em geral), Notas fiscais de entrada e Notas fiscais
de saída - Devem ser mantidos por 6 anos. São documentos
que podem ser arquivados nas caixas de arquivo morto e
não em pastas, pois quando vencer o prazo dos 6 anos é só
eliminar essa caixa ou manter até terminar algum processo
de seu conhecimento.

2. Notas Fiscais de Prestação de Serviços Emitidas por

Fornecedores devem ser guardadas durante 10 anos, a
 contar da data da sua emissão, para comprovação à
Fiscalização da Receita Federal do Brasil (que engloba
atualmente a fiscalização Previdenciária), para verificar a
obrigatoriedade de retenção  e o recolhimento de 11%
sobre o valor da Nota Fiscal ou a comprovação da sua
dispensa.

3. Documentos Trabalhistas (DP) – Devem ser mantidos por

30 anos (Guias de impostos e documentos de empregados),
pois poderão ser necessários para fornecer informações
aos empregados para fins de aposentadoria.

4. Documentos Fiscais e Documentos legais – Devem ser

mantidos por 06 anos, 10 anos, 30 anos ou
indeterminadamente, dependendo do tributo, porém, deve-
se manter (documentos que tenham prazos determinados,
06, 10, 30 anos), no mínimo por 30 anos (pois é comum a
empresa ter um processo sem ter conhecimento).
 
                   

1. DEPARTAMENTO PESSOAL

                        
1.1 - FOLHAS DE PAGAMENTO (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de Pagamento, e o
Resumo da Folha.
Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a
Aleixo para serem contabilizados após entrega em sua empresa.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

1. – PRONTUÁRIOS DE EMPREGADOS
Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Quitações de
empregados, Recibos de Ferias, Recibo do Salário Mensal, Ficha
de Salário família, Ficha de salário maternidade, atestados
médicos, Informe de Rendimentos (assinados), Cat, etc...
Os recibos de férias, quitações e os holerites devem estar datados
e assinados pelos empregados.
Em caso de desligamento de algum empregado, transferir os
documentos para arquivo próprio de empregados desligados com
todos os documentos anexos.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

2. -FOLHAS DE PRÓ-LABORE (MENSAL)

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de pró-labore dos
sócios administradores.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

 
 3. – PRONTUÁRIOS DE SÓCIOS
Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Pró-labore,
lucros e outros documentos dos sócios da empresa.
Os recibos de pro labore e lucros, devem estar datados e
assinados pelos sócios.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

4. - GUIAS DE INSS – GPS – GRPS (MENSAL)

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do
INSS, GRPS (hoje GPS) da empresa e dos sócios;
 
O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

5. - COMPROVANTE DO ENVIO DA CÓPIA DA GPS AO SINDICATO

Nesta pasta deverão ser arquivados os comprovantes referentes
ao envio da GPS ao sindicato representativo da categoria.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos.

6. - GUIAS DE F.G.T.S. / GFIP/ PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS

DA CONECTIVIDADE SOCIAL (Mensal)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de F.G.T.S., bem
como as relações de empregados do F.G.T. S (hoje GFIP/SEFIP).

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

7. - RAIS E RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (ANUAL)

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Rais;
Mesmo sem empregados a empresa precisa ter a RAIS.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

8. – REL. DE EMPREG. ADMITIDOS E DESLIGADOS – CAGED

(MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as relações de empregados
Admitidos e Desligados já comunicados ao D.R.T.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

9. – CONTRIB. SINDICAL, ASSISTENCIAL, CONFEDERATIVA DOS

EMPREG (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas as guias de Contribuição
Sindical, Contribuição Assistencial e Confederativa dos
empregados;
Deve-se arquivar também a relação dos empregados enviada ao
sindicato da categoria;
Pode-se arquivar também, cópia dos Dissídios, o qual deverá
sempre ser consultado, pois, é o complemento da CLT para sua
empresa.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos.

      
 10. – AUTONOMOS TERCEIRIZADOS E COOPERATIVAS.
Caso a Empresa tenha vários contratos com Autônomos (pessoa
física) terceirizadas e cooperativas (segurança e limpeza), deverá
manter uma pasta para cada um, para facilitar o controle de
documentos.
 
Nestas pastas, devem-se manter os contratos, recibos, notas
fiscais e demais documentos a serem preparados e exigidos
dessas empresas. (cópia das guias de recolhimento do FGTS,
INSS, ISS e recibo de pagamento de salário dos empregados que
prestam serviço na empresa).

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

11. – MEDICINA E SEGURANÇA NO TRABALHO

Deverá manter uma pasta com os documentos de manutenção dos
programas de medicina e segurança do trabalho:
1. PPRA Programa de prevenção de riscos ambientais
NR9
2. PCMSO Programa de controle médico de saúde
ocupacional NR7

Exame médico na admissão e demissão de empregados,

obrigatórios para todas as empresas que tem empregados.
Os exames médicos podem ser arquivados juntamente com
os documentos dos empregados (prontuários)
1. CIPA NR5 Verificar se a empresa está obrigada;
2. NR 23 Proteção contra incêndios (obrigatório para
algumas empresas).
3. EPI  Manter recibo de compra, entrega e instrução de
uso de equipamentos de proteção individual aos
empregados.

O prazo para guarda desses documentos é de 30 (trinta) anos.

12. VALE TRANSPORTE E CESTAS BÁSICAS

Deverá manter uma pasta para cada obrigação
1. Recibo de compra do vale transporte (pode ser da
SPTRANS ou os comprovantes da CEF pelo carregamento
dos cartões);
1. Recibo de entrega do vale transporte ao empregado;
1. Recibo de compra das cestas básicas (se for o caso);
1. Recibo de entrega das cestas básicas aos empregados,
2. Recibos de Compra e entrega de uniformes e outros

O prazo para guarda desses documentos é de 5 (cinco) anos.

13. LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO

É utilizado apenas para a fiscalização do trabalho, portanto deve ser

mantido em local de fácil localização.

O prazo para guarda desse documento é indeterminado.

 14. Cartões de ponto – livros de ponto ou fichas

Podem ser arquivados em caixas de arquivo morto, separados por mês.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos.

1. DEPARTAMENTO FISCAL
    

PRESTADORAS DE SERVICOS

1. – DES – DECLARAÇÃO ELETRÔNICA DE SERVIÇOS – PMSP

(MENSAL)
A PMSP obriga as empresas a encadernarem esta declaração
referente aos Serviços Prestados e Tomados. a Empresa deverá
providenciar a encadernação e enviará para arquivo anualmente já
encadernado. Deverão ser arquivados em caixas de arquivo morto,
juntamente com os livros fiscais.

2. - GUIAS DE I.S.S (MENSAL)

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Imposto Sobre
Serviços da Prefeitura Municipal.

3. - TAXA DE FUNCIONAMENTO E DE PUBLICIDADE

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de T F A, T F E pagas
anualmente para a PMSP.

4. - LIVROS FISCAIS
Livros de Prestação de Serviços modelos 51 ou 53, modelo 56 e
modelo 57, podem ser guardados em caixa de arquivo morto.
As notificações de fiscalização, bem como OVL devem ser mantidos
dentro do Livro modelo 57.

O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de

algum processo.

EMPRESAS COMERCIAIS

 2.5 – GUIAS DE INFORMACAO E APUR. ICMS (GIAS) E GUIAS DE

ARRECADAÇÃO (GA) (MENSAL)
Nesta pasta deverão ser arquivadas sequencialmente as GIAS do
ICMS, e as respectivas guias de pagamentos (GA).

 2.6 - NOTAS FISCAIS DE ENTRADAS (MENSAL)

Nesta pasta (pode ser em caixas de arquivo morto) deverão ser
arquivadas as Notas Fiscais de Compra, sendo uma pasta para as
primeiras vias e outras para as segundas vias.

2.7 - NOTAS FISCAIS DE SAIDA (MENSAL)

Pode ser guardado em caixa de arquivo morto tanto o talão ou
ticket (rolos) das máquinas registradoras.
 Quando o movimento for muito pequeno as notas de entrada e de
saída seguem juntas na mesma pasta, para seu arquivo.

 2.8 – FATURAS – (MENSAL)

Nesta pasta deverão ser arquivadas as faturas emitidas pela
Empresa (quando for o caso), e dar quitações nas mesmas quando
do recebimento, poderá manter nessa pastas os recebimentos de
cartões de créditos também.

2.9 – DECLARAÇÃO DO SIMPLES, DIPAM, DOPUF, DIME, DMEF, GINTER E

OUTRAS OBRIGAÇÕES ANUAIS

Nesta pasta deverão conter as Guias de DIPAM, DOPUF, DME,

DMEF, DAME, DECLARAÇÃO DO SIMPLES, GINTER e outras
obrigações entregues anualmente referentes à Secretaria da
Fazenda do Estado , a maior parte dessas obrigações já estão
extintas apenas a DECLARAÇÃO DO SIMPLES que ainda está em
vigor.

2.10 - LIVROS FISCAIS

     
Livros de Entrada, Saída, Inventário, modelo 6, modelo 56,
Apuração de ICMS, podem ser guardados em caixa de arquivo
morto.

2.11 – AIDF – AUTORIZAÇÃO PARA IMPRESSÃO E DOCUMENTOS FISCAIS

           Essas autorizações devem ser arquivadas em pasta suspensa e serão

utilizadas para confecção de novas notas fiscais.

O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de

algum processo.

1. DEPARTAMENTO CONTÁBIL

1. - DOCUMENTOS CONTABEIS

Estes documentos serão utilizados, contabilizados e arquivados

por mês em pastas discriminadas e acondicionados em caixas de
arquivo morto com a relação do conteúdo, e serão devolvidos
Mensalmente/Trimestralmente/Anualmente para arquivo.

Estas pastas podem ser guardadas da forma que forem recebidas

e ao final do prazo de guarda (anotado nas caixas) podem ser
descartados.

Relação de documentos contábeis (somente para exemplo)

1. Despesas Administrativas
 2. Despesas bancárias
3. Extratos bancários e de aplicações
4. Duplicatas pagas
5. Emolumentos diversos (cartórios)
6. Despesas Gerais da empresa.

O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de

algum processo.

2. – IMOBILIZADO

Nesta pasta deverão ser arquivadas as notas fiscais de compra de

bens duráveis, exemplo: mesa, cadeira, veículos, ferramentas,
maquinas, computadores etc... Obs. Caso queiram V.Sas., poderão
abrir outras pastas especificas que não estejam aqui previstas
apenas para ajudar no controle de sua empresa.

O prazo para guarda desses documentos é indeterminado. Escrituras de

imóveis: indeterminado. Bens: enquanto não forem vendidos ou baixados,
observando-se prazo mínimo de 6 anos após a baixa, para comprovação em
caso de fiscalização federal.

3. – BALANÇOS

Nesta pasta deverão ser arquivados os Balanços da Empresa e

seus respectivos anexos. Os balancetes expedidos durante o
exercício não há necessidade de serem arquivados. A empresa
deverá manter a via original, encaminhando sempre cópia quando
solicitado.
                    
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos.

4. - IMPOSTO DE RENDA

Nesta pasta deverão ser arquivadas as copias de declarações do

I.R.P.J. hoje DIPJ ou PJ SIMPLIFICADA e o recibo de entrega da
Declaração.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos ou até o final de

algum processo.

5. - LIVROS CONTÁBEIS

Diário, Razão e Lalur podem ser guardados em caixa de papelão.

O prazo para guarda desses documentos é indeterminado.

6. – OUTROS

1. – CONTRATOS DE LOCAÇÃO
           Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de locação de imóveis
de uso da empresa, bem como aditivos, renovações e outras alterações.

2. – CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

           Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de prestação de

serviços a outros contratantes (clientes).
           Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário.
          
O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, após o término da
duração do contrato ou da locação.

1. DEPARTAMENTO LEGAL

1. - CONTRATOS E ALTERAÇÕES

Nesta pasta deverão ser arquivados o Contrato de Constituição e

posteriores Alterações originais.
A Empresa deverá manter a via original, encaminhando sempre
cópia quando solicitado.

2. - SINDICAL PATRONAL

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Contribuição

Sindical, assistencial e confederativa da Empresa.

3. - CARTÃO DO C.N.P.J. - CARTÃO DO CCM (FDC) – DECA –

ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO – CADAN – MATRÍCULA NO INSS  -
ALÉM DE OUTROS DOCUMENTOS DE ABERTURA E/ OU
ALTERAÇÕES.                     

Manter nesta pasta os documentos acima. A maior parte dessas

obrigações pode ser emitida via internet.
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário.

4. - DCTF'S / DIRF'S / DACON / PER-DCOMP

Deverão ser arquivados em pastas próprias e individualmente:

1. DCTF's - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
(semestral) - obrigação para todas as empresas exceto para
empresas optantes pelo sistema SIMPLES;
1. DIRF's - Declaração de Imposto Retido na Fonte (anual) -
obrigatório para todas as empresas que efetuaram retenção do
IR na Fonte;
1. DACON – Demonstrativo de apuração de contribuições sociais
(trimestral) - Obrigatório para empresas de lucro Real;
1. PER-DCOMP – (Quando houver compensações) - obrigatório
para empresas que compensaram impostos federais.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de

algum processo.
 5. - DARF ‘S - RETENÇÃO NA FONTE

Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento dos

impostos retidos na fonte:

2. IR de salários, pró labore, férias, autônomos, aluguéis,

reclamatórias , serviços de terceiros bem como a retenção de
PIS/COFINS E CSLL.

Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o

caso uma para cada código, em ordem decrescente de mês.
A Pasta deve ficar a disposição da fiscalização.

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de

algum processo.

6. - PIS / COFINS

Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do PIS e da

Cofins.
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o
caso uma para cada código, ordem decrescente de mês..

O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de

algum processo.

7. - DARF'S DE I.R.P.J. E CSLL

Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento de IRPJ E

CSLL
Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o
caso uma para cada código, ordem decrescente de mês..
O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de
algum processo.