CHECKLIST – DIAGNÓSTICO DA OPERAÇÃO FINANCEIRA

PROCESSOS E SISTEMAS
1. CONTAS A PAGAR

Cadastros básicos:

• Existe cadastro dos fornecedores? É atualizado?

o Dica: Todos os fornecedores precisam ser devidamente cadastrados para que a empresa
tenha a gestão do que está pagando e para quem está pagando.
• Existe um plano de contas cadastrado que permita a classificação dos lançamentos?
o Dica: O plano de contas é essencial para a classificação dos lançamentos e posterior
apuração de resultados. Os sistemas têm diferentes nomes para a forma de classificar os
lançamentos, investigue onde se localiza no sistema.

Conhecimento do processo:

• Caso haja um setor de compras, existem pedido de compra para todas as compras realizadas? Há
autorização destes pedidos?
o Dica: Crie autorizações no sistema para os pedidos de compra de mercadorias para revenda;
• A NF de compra de mercadoria para revenda tem sua entrada dada através do pedido de compra
pelo setor de Almoxarifado?
o Dica: Bloqueie o sistema para só permitir entradas de NF´s de compras através de pedidos
de compras previamente lançados. Isso dá segurança à empresa.
• As NF´s que são lançadas por outros setores são recebidas e conferidas pelas pessoas do setor
financeiro?
o Dica: Crie um controle de ocorrências para registrar os erros advindos dos setores que
lançam contas a pagar fora do financeiro e assim poder gerencia-los.
• As contas a pagar que chegam direto ao setor financeiro são lançadas no sistema?
o Dica: Concentre os lançamentos no sistema, evitando controles paralelos.
• Os lançamentos das contas a pagar são feitos tão logo os pagamentos chega à empresa ou isso
ocorre com defasagem?
o Dica: Implante rotinas de lançamentos diários dos pagamentos que chegam à empresa. Não
deixe a equipe atrasar com os lançamentos
• Existe algum formulário ou sistemática para autorização de despesas?
o Dica: Crie documentos ou assinaturas eletrônicas para autorização de despesas que não
sejam compras de mercadorias.
• Existe alguma relação das contas fixas (recorrentes) da empresa com seus valores e vencimentos?
o Dica: Faça uma relação das contas fixas da empresa e recomende o lançamento de uma
programação mensal de previsões a pagar.
• Existe um leitor para facilitar a entrada de dados dos boletos?
o Dica: A implantação do leitor óptico dá agilidade e segurança na digitação dos dados dos
boletos.
• Quais são as formas de pagamento utilizadas pela empresa? Pagamentos online, cheques, em
carteira?
o Dica: Todas as formas de pagamento utilizadas pela empresa precisam ser configuradas no
sistema.
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• Existe programação para os pagamentos da empresa? Como é essa rotina e de quanto em quanto
tempo ocorre?
o Dica: Implante uma rotina diária de programação com antecedência dos pagamentos. Não
deixe para saber o que tem a pagar apenas no dia do vencimento, assim poderá se preparar
com margem de erro.
• O sistema permite que os pagamentos sejam feitos de forma automática (arquivo de remessa e
retorno) junto aos bancos? As baixas dos pagamentos realizados ocorrem de forma automática?
o Dica: Caso o sistema tenha esse recurso, recomende a contratação do serviço junto ao
banco da empresa e a configuração do mesmo a com a equipe do sistema.
• Quando ocorrem os pagamentos, a equipe faz as baixas? A baixa é feita com defasagem ou tão logo
os pagamentos são executados?
o Dica: Emita um relatório de contas a pagar em aberto de 2000 a 2030. Existe alguma conta a
pagar não baixada indevidamente?
• Há pasta para arquivar os documentos dos pagamentos? Há carimbos nos documentos que
permitam a identificação e gestão do documento?
o Dica: Crie carimbos de LANÇADO e BAIXADO para permitir a gestão da documentação
financeira.
• Existe programação para o pro-labore (retiradas) da Diretoria?
o Dica: Caso não haja uma programação, negocie um valor a ser retirado com dias de
vencimentos certos todo mês. Isso ajuda bastante na programação de fluxo de caixa da
empresa.

Conhecimento do sistema:

• Há cadastro de fornecedores?
• Como é a inserção de uma conta a pagar manualmente? A despesa é classificada de acordo com
naturezas financeiras ou diretamente no plano de contas?
• É possível trabalhar com data de competência (ou emissão) e data de vencimento no momento do
lançamento?
• É possível ratear um lançamento de contas a pagar em mais de uma conta do plano de contas? Caso
positivo, como é rateado, por percentual ou valor nominal?
• Há a geração automática de contas a pagar, vindo por exemplo do módulo de compras ou de um
módulo fiscal?
• É possível emitir relatórios de contas a pagar de um período pela data de vencimento, data de baixa,
data de emissão?
• Como se dá a baixa destas contas a pagar? É possível escolher uma conta e a forma de pagamento?
• É possível trabalhar com pagamento EDI (remessa e retorno de contas a pagar)?
• É possível lançar previsões de contas a pagar, para cadastro de contas fixas?
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2. CONTAS A RECEBER

Cadastros básicos:

• Existe cadastro de clientes? É atualizado?

o Dicas: Cadastre todos os seus clientes e tenha o histórico financeiro e de compras desses
clientes nas mãos. Isso irá permitir tomar decisões sobre esses clientes durante o dia a dia,
melhorar suas vendas e seus controles de recebimentos.
• Como estão configuradas as operações de venda (finalizadoras)? Elas refletem as regras da empresa
ou os contratos com as operadoras de cartão de crédito, caso haja, gerando títulos com
vencimentos e taxas corretas?
o Dicas: Verifique se a configuração está de acordo com os prazos e taxas contratados e se
tiver erros peça a correção.
• As vendas estão configuradas com seus devidos planos de contas para classificação correta da
receita?
o Dicas: O plano de contas é essencial para a classificação dos lançamentos e posterior
apuração de resultados. Os sistemas têm diferentes nomes para a forma de classificar os
lançamentos, investigue onde se localiza no sistema.

Conhecimento do processo:

• Como funciona a venda da empresa? Há faturamento? De que forma são gerados os títulos a
receber? Toda venda gera títulos a receber?
o Dica: Peça para acompanhar uma venda, desde o fechamento comercial e seu lançamento
no sistema, até a geração dos títulos a receber, para cada tipo de recebimento diferente que
a empresa tiver.
• Existem contas a receber advindas de negociações com fornecedores (verbas, bonificações,
depósitos, boletos, devoluções)? Quais são elas e como essas negociações ocorrem? Como esses
recebimentos são controlados?
o Dica: Essa situação é extremamente comum no varejo, e normalmente as empresas têm
dificuldades para garantir esse controle. É necessário entender como o processo funciona na
empresa e como as ferramentas do sistema podem ajuda-los a gerir corretamente.
• Existe integração automática do sistema com os bancos para gestão das contas a receber de
boletos?
o Dica: Caso a empresa trabalhe com boletos, verifique se o sistema permite que a geração do
boleto e a exportação do arquivo de remessa sejam feitas dentro dele. Além da importação
do arquivo de retorno. Isso facilita e agiliza bastante o processo.
• Existe integração automática do sistema com as operadoras de cartão para gestão das contas a
receber de cartões de crédito/débito? As conciliações e baixas são feitas de forma automática?
o Dica: Trabalhar manualmente com contas a receber de cartão é um processo trabalhoso e
complicado. Implante um sistema conciliador que se integre com o ERP da empresa para
conseguir fazer as baixas de forma automática.
• Quando ocorrem os recebimentos, a equipe identifica isto e faz as baixas dos títulos a receber? A
baixa é feita com defasagem ou tão logo os recebimentos são identificados?
o Dica: Implante um processo diário de baixa das contas recebidas, não permitindo atrasos.
Isto irá fazer com que a ferramenta do sistema esteja sempre atualizada e os recebimentos
da empresa tenham segurança.
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o Dica: Emita um relatório de contas a receber em aberto com vencimento desde o ano 2000
até o ano 2030. Há contas que já deveriam ter sido baixadas e ainda não foram?
• Existe algum processo de cobrança para os títulos eventualmente não recebidos dentro da data de
vencimento?
o Dica: Todos os títulos que não forem recebidos até a data de vencimento precisam ser
cobrados. Implante esta rotina na empresa.
• Há pasta para arquivar os documentos dos recebimentos?
o Dica: Crie pastas sanfonadas para arquivar os documentos dos recebimentos e fazer uma
posterior gestão junto aos títulos a receber.

Conhecimento do sistema:

• Há cadastro de clientes?
• De que formas o sistema gera contas a receber? (verificar: pagamentos via cartão de crédito,
boletos, cheques, etc.)
• Há função de faturamento? Ela gera contas a receber?
• É possível realizar baixa automática de contas a receber (envio de arquivo de remessa de cobrança
para o banco e leitura do arquivo de retorno)?
• É possível realizar a leitura do arquivo das operadoras de cartão de crédito?
• Há alguma funcionalidade relacionada especificamente a cobrança? (renegociação de títulos,
registro de ligações feitas e das respostas obtidas,etc.)
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3. TESOURARIA

Cadastros básicos:

• As contas bancárias e de aplicação são cadastradas no sistema?

o Dica: Faça um levantamento de todas as contas bancárias e de aplicação da empresa e
garanta que todas estejam cadastradas no sistema.
• As contas de caixa em espécie são cadastradas no sistema?
o Dica: Qualquer local onde se guarde dinheiro na empresa precisa ter um caixa cadastrado
para controle (caixas de tesouraria, cofres, fundos de troco, etc.). Garanta que haja um caixa
cadastrado para cada um desses locais de controle.

Conhecimento do processo:

• A empresa faz conciliação bancária de todas as suas contas bancárias? Como isto é feito?
o Dica: Implante a conciliação bancária diária para todas as contas da empresa. Contas de
aplicação podem ter prazos maiores. Não se deve aceitar defasagens.
• Os saldos das contas bancárias estão conciliados corretamente no sistema, “no centavo”?
o Dica: Não aceite pendências de conciliação. Até mesmo movimentos não identificados
podem ser conciliados e estornados posteriormente.
• Existe conferência de caixas de loja ou de departamento? Como essa conferência ocorre?
o Dica: Caso não tenha, implante a conferência dos caixas com os relatórios de totais por
modalidade de venda e envio de malote ao setor financeiro para conferência.
• A empresa controla seus caixas em espécie e os concilia no sistema, “no centavo”?
o Dica: Conte o dinheiro em espécie que está presente nos caixas junto aos responsáveis pelo
controle e depois emita o extrato do mesmo caixa no sistema. O valor contado bate com o
valor apresentado no sistema?
• Existe alguma rotina de prestação de contas dos fechamentos dos caixas?
o Dica: É sempre importante ter alguém que confira o caixa em espécie que está sendo
controlado pelo(a) Assistente de Tesouraria. Implante esta rotina.

Conhecimento do sistema:

• Controla as contas de bancos e caixas da empresa e seus saldos inicial e final?

• Dispõe de uma função de fechamento de caixa de loja com geração de relatório de fechamento
(dispondo os totais por forma de pagamento)? Esta função realiza a sangria dos valores do caixa de
loja para o caixa geral automaticamente?
• É possível realizar transferências de valores entre contas de caixas e bancos? Como se dá?
• Dispõe de funcionalidade de conciliação bancária? Também tem a opção da conciliação automática
através do extrato exportado do site do banco?
• Dispõe de gestão de documentos financeiros (situação de cheques – aguardando depósito,
depositado, devolvido, compensado, afetando o saldo do local onde ele se encontra – caixa ou
banco)?
• Dispõe de funcionalidade de fechamento de período financeiro, não permitindo lançar novos
movimentos em dias passados já fechados?
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PESSOAS

• Entreviste todas as pessoas que fazem parte do setor financeiro e identifique as tarefas
pelas quais cada um é responsável. Há clareza na divisão das tarefas?;
• Identifique se todas as funções importantes ao setor estão sendo executadas;
• Qual a estrutura de cargos atual? Identifique se há pessoas para executar as funções e
pessoas para conferir o que é executado;
• Com a avaliação dos processos, identifique se a quantidade de pessoas para o setor é
adequada;
• Identifique se as pessoas têm a capacitação necessária para executar as funções que lhe
cabem ou que irão precisar executar (plano de desenvolvimento ou contratação);
• Verifique se a empresa tem alguma prática de avaliação de desempenho das pessoas;
• Verifique se há reuniões para alinhamento de informações importantes entre o setor
financeiro e a Diretoria e/ou os demais setores da empresa.