GESTÃO DE Nº DO DOCUMENTO:

PGI-QT-007 REV. 010

COMUNICAÇÃO, TIPO DE DOCUMENTO:

PROCEDIMENTO DE GESTÃO
PARTICIPAÇÃO INTEGRADO

E CONSULTA
ESTE DOCUMENTO É CONFIDENCIAL E DE PROPRIEDADE DA QUALITECH, COM DISTRIBUIÇÃO
CONTROLADA DE CÓPIAS, SENDO PROIBIDA A SUA REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL SEM
AUTORIZAÇÃO DA DIRETORIA.
REV DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO

Análise Crítica do Procedimento; Revisão do Layout e migração para Norma

07
ISO 45001:2018.
08 Inclusão da política de uso de logotipo de Associação e Classificadoras.

Revisão do Layout, Revisão dos seguintes itens: Item 03 – Documentos de

referência; item 04 – Definições; Item 05 – Responsabilidades e Autoridades;
Item 6 – Descrição dos Processo subitem 6.1.3; Subitem 6.1.4 – b, d, k, q, s,
09
t, u, v e Nota 02; Item 6.4 – Promover a participação e Consulta das partes
interessadas, subitem 6.4.2, 6.4.3, 6.4.4 e 6.4.9; Item 6.5 Indicador,
subitem 6.5.1.
Inclusão da nova logomarca Qualitech. Alteração do ítem 5 responsabilidades
10
e autoridades,

*Assinado eletronicamente. Controle de assinaturas no final do documento através do programa Clicksign.

REV. 7 REV.8 REV. 9 REV. 10

DATA 19/01/2021 20/07/2021 25/02/2022 02/01/2023
Bruno José Manuella Silvia
EXECUÇÃO
França Fernandes Correa Pasquali
Assinatura * * * *
Leonardo Leonardo Leonardo Leonardo
VERIFICAÇÃO
Torres Torres Torres Torres
Assinatura * * * *
Wilson Wilson Wilson
APROVAÇÃO Wilson Dias
Dias Dias Dias
Assinatura * * * *

SUMÁRIO

2 GESTÃO DE COMUNICAÇÃO PARTICIPAÇÃO E CONSULTA ARTIC

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1- OBJETIVO..................................................................................................................4
2 – CAMPO DE APLICAÇÃO...............................................................................................4
3 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA...................................................................................4
4 - DEFINIÇÕES.............................................................................................................4
5 - RESPONSABILDIADES E AUTORIDADES........................................................................4
6 – DESCRIÇÃO DO PROCESSO........................................................................................5
7 – REGISTROS..............................................................................................................8
8 – ANEXOS...................................................................................................................9

1 - OBJETIVO

3 GESTÃO DE COMUNICAÇÃO PARTICIPAÇÃO E CONSULTA ARTIC

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Descrever como devem ser realizadas a comunicação, participação e consulta pela QUALITECH
com as partes interessadas em relação aos diversos assuntos do SGI, para que as informações
relativas à qualidade, segurança, ao meio ambiente e à saúde sejam comunicadas com clareza,
objetividade e rapidez.

2 - CAMPO DE APLICAÇÃO

Este Procedimento aplica-se ao Sistema de Gestão Integrado da QUALITECH.

3 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

QUALITECH
MGI-QT-001 - Manual de Gestão Integrado QUALITECH.
PGI-QT-001 - Identificação de Aspectos e Avaliação de Impactos Ambientais.
PGI-QT-002 - Identificação de Perigos e Danos e Avaliação de Riscos.
PP-QT-002 – Inspeção, Reparo e Manutenção.

ISO
ISO 9001:2015 - Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos.
ISO 14001:2015 - Sistema de Gestão Ambiental - Requisitos com orientações para uso.
ISO 45001:2018 - Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional - Requisitos.

4 - DEFINIÇÕES

Parte interessada - pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada ou se perceber afetada
por uma decisão ou atividade da QUALITECH.

Representantes de QSMS - Gerente de QSMS da Matriz, Técnico de Segurança do Trabalho e/ou

Assistente Analista de QSMS na Matriz e Supervisor de QHSE nas Filiais.

5 - RESPONSABILDIADES E AUTORIDADES

Diretor de Operações
Participar de processos de comunicação, participação e consulta, onde aplicável.
Definir as ações provenientes do resultado de Clima Organizacional.
Tratar as reclamações das partes interessadas da comunidade com o suporte do Responsável
Representante de QSMS, quando ocorrer.

Diretor Geral
Dar tratativa ao recebimento de solicitações comerciais via site da QUALITECH.
Participar de processos de comunicação, participação e consulta, onde aplicável.

Representante de QSMS
Elaborar e revisar Plano de Comunicação.
Dar suporte à definição de ações provenientes do resultado de Clima Organizacional.

Gerentes e Coordenador de Projetos

Analisar e tratar as reclamações dos departamentos -e questionamentos dos clientes

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Disseminar entre as equipes os requisitos de SMS da organização e assegurar a adesão ao POL-
QT-001 - Política de QSMS.
Informar ao cliente demais informações solicitadas.

Responsável de Recursos Humanos

Aplicar pesquisa, analisar os resultados, definir e implementar as ações.
Acompanhar anualmente o indicador Índice de Clima Organizacional (ICO).
Tratar as ações provenientes do ICO

Colaboradores
Participar dos processos de comunicação, participação e consulta, onde aplicável.
Utilizar o cartão observação.
Participação no processo de mobilização e desmobilização
Participar no levantamento dos perigos, riscos, aspectos e impactos ambientais e atendimento
aos requisitos de SMS da organização e dos clientes.

Terceirizada de Suporte Jurídico

Responsável por tratar a entrada nas comunicações via helpline-site QUALITECH

6 - DESCRIÇÃO DO PROCESSO

6.1 - DEFINIR PLANO DE COMUNICAÇÃO

6.1.1- A partir da identificação das partes interessadas externas e internas, seus requisitos de
cada parte nos aspectos de QSMS e no atendimento aos requisitos legais, o Responsável de
QSMS elabora o Plano de Comunicação em QSMS – Anexo 1 com base nos seguintes critérios

a) Tipo de informação para cada parte interessada (sobre o que comunicar);

b) Prazo e/ou periodicidade para comunicar informações de QSMS (quando comunicar);
c) Parte interessada interna e externa envolvida (com quem se comunicar);
d) Canais de comunicação (como comunicar);
e) Competência para a divulgação de informações de QSMS (quem comunica).

6.1.2 - O Plano de Comunicação descreve um canal permanente de comunicação entre a

QUALITECH e as partes interessadas externa e interna incluindo a divulgação, participação e
esclarecimento sobre os aspectos de QSMS.

6.1.3 - O Plano de Comunicação de QSMS é revisado pelo Responsável de QSMS anualmente e

bianual atualizado, caso seja necessário, onde é realizado em conjunto com empresa externa.

6.2 - CANAIS DE COMUNICAÇÃO

6.2.1 - A QUALITECH disponibiliza os seguintes canais de comunicação:

a) WebSite QUALITECH (http://www.qualitechirm.com/): canal para envio de correio

eletrônico por partes interessadas externa e consulta para conhecimento do negócio da
QUALITECH.

b) Reuniões: as reuniões são relatadas em ata sendo definidos as ações, responsáveis e

prazos, quando necessário. Na matriz, as reuniões de SGI são registradas através do google
forms e salvas no sharepoint como a de Operações e nas filiais reuniões são relatadas na Ata
de Reunião (RP-QT-022).

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c) Correio eletrônico: canal de comunicação entre todas as partes interessadas. O correio
eletrônico deve ser endereçado somente aos envolvidos ao assunto, evitando a transmissão
desnecessária de mensagens.

d) Cartazes, banners, folders e apresentações institucionais: fixados nos pontos de maior

circulação ou enviados por correio eletrônico pelo Responsável Competente. Responsável do
departamento.

e) Quadro de aviso: disponibiliza espaço para a disponibilidade de informações relevantes

em QSMS.

f) Canais de telefone: utilizado para comunicação entre as partes internas e externas.

g) Comunicação Interna (RP-QT-035): comunicação formal utilizada para divulgar as

informações para toda a organização.

h) Carta (RP-QT-132): utilizada quando da necessidade de responder a solicitações,

requerer alguma informação ou prestar esclarecimentos as partes interessadas externas.

i) Guia de Remessa de Documentos (RP-QT-033): emitido em duas vias, garantindo que as

duas partes tenham comprovação da entrega de documentos. A discriminação dos documentos
deve constar código e nome completo do documento, além da revisão, quantidade de folhas,
quantidade de cópias e tipo de vias.

j) Diálogo Diário de Serviço Segurança (RP-QT-140): realizados pelos colaboradores antes

da realização das atividades quando são abordados os temas relacionados as atividades a
serem desenvolvidas e APR associadas conforme escopo do projeto. É assinado por todos os
participantes.

k) Cartão Observação (RP-QT-291): utilizado para reclamações, sugestões e observações

pelos colaboradores em forma de participação e consulta disponível em local acessível e via QR
Code a todos.

l) Pesquisas de Satisfação de Cliente – Client Feedback (RP-QT-059): pesquisa realizada

para obter informações quanto a satisfação do cliente referente aos serviços realizados.

m) Pesquisa de Clima Organizacional (RP-QT-095): pesquisa realizada para obter

informações quanto a satisfação dos colaboradores referente ao clima organizacional.

n) Treinamentos (Treinamento de Integração e Sensibilização): treinamento necessário

para a integração de novos colaboradores ou reciclagem para os antigos.

o) Boletim QSMS (RP-QT-207): Utilizado para divulgar lições aprendidas, classificadas como
técnicas (falhas; melhorias; inovações; mudanças de ferramentas e/ou métodos, entre outros)
ou de SMS (incidentes, acidentes, condições inseguras relacionados aos temas de segurança e
meio ambiente) da QUALITECH.

p) Alertas de Clientes: seguem modelo e conteúdo específico de cada cliente e são

divulgados aos envolvidos quando solicitado através de emails, ou pelo portal dos clientes

q) Uso de Logotipo de associações e Classificadoras: As logotipos e imagens das

classificadoras e associações no qual a QUALITECH é certificada, o seu uso deve estar de

6 GESTÃO DE COMUNICAÇÃO PARTICIPAÇÃO E CONSULTA ARTIC

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acordo o procedimento estabelecido no RP-QT-003 - Lista mestra de controle de documentos
externos. Conforme módulo “DOC” documentos externos do Qualyteam

r) PROJECT via TEAMS: onde a QUALITECH estabelece ações, envios de documentação e

comunicação entre os participantes dos projetos.

s) GRUPO MENTE E CORPO SEGURO VIA WHATSAPP: onde a QUALITECH estabelece

comunicações em relação a mudanças internas, realização de exames e treinamentos.

t) GRUPO ASOS E TREINAMENTOS VIA WHATSAPP: onde a QUALITECH estabelece

comunicações em relação a agendamento de exames e treinamentos.

u) LINKEDIN: onde a QUALITECH através de uma empresa terceirizada estabelece

comunicações com as partes interessadas.

v) INSTAGRAM: onde a QUALITECH através de uma empresa terceirizada, estabelece

comunicações com as partes interessadas.

w) CLICKSIGN: Plataforma online de assinatura de atas de reuniões, certificados e demais

documentos pertinentes ao Sistema de Gestão Integrado QUALITECH.

6.2.2 - Lições aprendidas refletem conhecimentos adquiridos por experiência ou entendimento.

Elas podem ser positivas ou negativas. Devem ser reais, ou de impacto assumido nas
operações, ou seja, validáveis tecnicamente ou pela Qualidade Assegurada e/ou QSMS, e
aplicáveis no que diz respeito a um design, processo ou decisão, que reduza ou elimine os
potenciais para falhas e acidentes, ou então que reforce um resultado positivo.
Este conceito está intimamente ligado com a melhoria contínua e visa tornar os resultados da
QUALITECH cada vez melhores e mais eficientes.

6.2.3 - Em respeito a LGPD e diretrizes internas do Sistema de Gestão Integrado, qualquer

canal de comunicação via grupo em aplicativos como WhatsApp e Telegram precisa ser pré-
aprovado pela diretoria da QUALITECH.

6.3 - REALIZAR COMUNICAÇÃO COM PARTES INTERESSADAS

6.3.1 - A comunicação é realizada pelos responsáveis descritas no Plano de Comunicação e

disparada a partir das necessidades e periodicidades ali descritas.

6.4 - RESPONDER AS MANIFESTAÇÕES DAS PARTES INTERESSADAS

6.4.1 - As notificações, solicitações, reclamações e sugestões recebidas pela QUALITECH das

diferentes partes interessadas são direcionadas ao responsável competente para que sejam
analisadas quanto a sua pertinência e respondidas por meio dos canais apropriados conforme
Plano de Comunicação.

6.4.2 - As notificações, solicitações, reclamações e sugestões consideradas como não

pertinentes pelo responsável competente serão descartadas e respondidas com descrição de
justificativa as partes interessadas.

6.5 - PROMOVER A PARTICIPAÇÃO E CONSULTA DAS PARTES INTERESSADAS

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6.5.1 - As partes interessadas são envolvidas periodicamente em pesquisa de satisfação e
consulta para conhecer o grau de satisfação de seus clientes e colaboradores em relação aos
temas de QSMS.

6.5.2 - Anualmente, o Departamento de RH promove a participação da pesquisa de clima

organizacional por meio do registro Pesquisa de Clima Organizacional - RP-QT-095 enviados via
site de pesquisa eletrônica. O resultado da pesquisa é divulgado para todos. A Gerente de RH
na matriz e supervisora de RH nas filiais avaliam o resultado da pesquisa de clima
organizacional e determina ações em conjunto com o Diretor de Operações e Gerente Geral nos
temas que obtiveram um baixo resultado independentemente de serem positivos ou negativos.

6.5.3 - Quando do encerramento das atividades, o Lider do Projeto solicita ao Cliente o

preenchimento do registro RP-QT-059 - Pesquisa de Satisfação de Cliente – Client Feedback
entregue na desmobilização. O Coordenador do Projeto toma ciência de reconhecimentos ao
projeto e possíveis reclamações para tratamento, sendo registrado no Software Qualyteam,
modulo TOOLS.

6.5.4 - Outro meio de promoção a participação é o Cartão Observação - RP-QT-291

disponibilizado no Work Pack, na recepção da base, no almoxarifado da Unidade de Macaé. Os
cartões registrados são direcionados ao Representante de QSMS na Matriz e supervisora de
QSMS nas filiais do México e EUA, que após avaliação dependendo do tema, redireciona ao
responsável do departamento para análise e tratamento conjunto das ações. Os cartões de
observação e as ações pertinentes, quando aplicáveis, são apresentados nas reuniões da CIPA e
nas reuniões semanais de SGI.

6.5.5 - Os Colaboradores participam na identificação dos aspectos e perigos e nas avaliações de

impactos e riscos das atividades conforme PGI-QT-001 - Identificação de Aspectos e Avaliação
de Impactos Ambientais e PGI-QT-002 - Identificação de Perigos e Danos e Avaliação de Riscos.

6.5.6 - Colaboradores mais votados e indicados pela empresa integram a Comissão Interna de
Prevenção de Acidente (CIPA).

6.4.7 - Os Colaboradores participam na investigação de incidentes, quando demandado pela

Comissão de Investigação por meio da CIPA.

6.4.8 - Quando da revisão dos objetivos de QSMS, há também o envolvimento dos gestores de
processos com a participação da Alta Direção.

6.4.9 - A QUALITECH disponibiliza telefone, helpline, endereço de e-mail, do LinkedIn e

Instagram em seu site para recebimento de manifestações da comunidade.

7 - REGISTROS

RP-QT-022 - Ata de Reunião.

RP-QT-033 - Guia de Remessa de Documentos.
RP-QT-059 - Pesquisa de Satisfação de Cliente – Client Feedback.
RP-QT-095 - Pesquisa de Clima Organizacional.
RP-QT-132 – Carta.
RP-QT-140 - Diálogo Diário de Segurança.
RP-QT-291 - Cartão Observação
RP-QT-327 - Controle de Cartão Observação
RP-QT-207 - Boletim QSMS

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8 - ANEXOS

Anexo 1 – Plano de comunicação

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