UNIVERSIDAD UMED

MATERIA:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ACTIVIDAD 2:
• Elaborar un resumen que contenga los 6 puntos de la
unidad 3.
• Realiza un mapa conceptual con los puntos más
importantes para el manual de la organización.

ASESORA:
MTRA. MARGARITA LIMÓN M.

ALUMNO:
ANGELICA CECILIA RIOS RODRIGUEZ.
 • Elaborar un resumen que contenga los 6 puntos de la
unidad 3.
METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y
DISEÑO DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización

empresa. Constituye la arquitectura o formato organizacional que asegura la
división y coordinación de las actividades de sus miembros.

1(Planeación del estudio).

Los objetivos: Constituyen la base de toda planeación, puesto que son el

resultado final al que se pretende llegar al planear la forma de administrar una
empresa. Siempre se buscará que la organización sea diseñada de tal forma que
se puedan alcanzar dichos objetivos, evitando omitir actividades que causen
deficiencias en un futuro.
Departamentalización: Es la agrupación de empleados y tareas. El diseño de una
estructura organizacional se debe fundamentar en dos principios básicos que son:
La especialización en el trabajo.
La división del trabajo.
La división por funciones que consiste en crear unidades en torno a funciones
operacionales del organismo, por ejemplo: producción, ventas, finanzas, personal.

Tanto la división del trabajo como la especialización en el mismo están

íntimamente ligadas ya que una función depende directamente de la otra.

Personal y Puestos: Las actividades de la empresa se debe determinar el tipo de

personal que laborará en ella, por ejemplo, si es una empresa de servicios como
un restaurante debe contratar meseros, cocineros, etc.
De esta forma se deberá de buscar y asignar al personal idóneo para realizar las
funciones. Por último, integrar las actividades o responsabilidades que le
corresponden a cada puesto, esto pone de manifiesto lo que debe esperarse.
Gráficas de organización.
Llamadas también
 Carta de organización
Diagrama de Organización
Cuadros Jerárquicos
Cartograma
Ortograma
Organigrama que es el nombre más común.
El Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de
autoridad y de asesoría. Los organigramas nos informan:
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicación.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre diversos puestos de la
empresa en cada departamento o sección de la misma.

Tipos de organigramas:
Por su naturaleza:
Microadministativos. Corresponden a una sola organización.
Macroadministativos. Involucran a más de una organización.
Mesoadministativos. Consideran una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad. Este término (mesoadministrativo) se utiliza normalmente en el sector
público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
Por su ámbito:
Generales. Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector
público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.
Específicos. Muestran en forma particular la estructura de un área de la
organización.
Por su amplitud:
Maestros. Muestran todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
Suplementarios. Muestran un solo departamento o uno de los componentes
principales.
Por su presentación:
Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular
en la parte superior y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los
manuales de organización recomiendan su empleo.
Horizontales. Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas
dispuestas horizontalmente.
Mixtos. Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso
de organizaciones con un gran número de unidades en la base
Circulares. Se encuentran formados en círculos concéntricos, correspondiendo el
central a las autoridades máximas, y en su alrededor otros que se hallarán más o
menos alejados en razón de su jerarquía.
Escalar. Presentan las unidades en forma de lista, con sangrías en los cambios
de jerarquía.
Unidades Administrativas. Son todas aquellas instituciones que poseen una
organización expresa y funcional, independientemente de su condición (empresas
de producción, comercialización, servicios o gobierno). Son unidades
administrativas todos los organismos sociales, independientemente de sus
dimensiones y cualidades.
Centralización y descentralización. Se refiere a cuánta autoridad para tomar
decisiones se concentra en la cima o se dispersa en la base de la organización.
Centralización significa que la autoridad para decidir se localiza en la cúpula de la
organización; descentralización significa que la autoridad para decidir está
dispersa en los niveles organizacionales más bajos.
Plan de organización. El adecuado planteamiento de un plan de organización
requiere la determinación de los problemas detectados en un estudio preliminar, el
cual estará enfocado a separar los factores de los problemas de la empresa y no a
descubrir soluciones.
Entre los objetivos que se persiguen para desarrollar un plan de organización se
encuentran:
La eficiencia. Se refiere a la consecución de objetivos, el propósito básico de este
criterio es la eficacia en el desarrollo de las labores de la empresa y obtener un
funcionamiento adecuado en todos sus departamentos.
La autoridad. Se trata de definir claramente las líneas de autoridad para evitar en
lo posible que se duplique, así mismo se busca descentralizar las funciones
tratando de que el número de niveles de autoridad se mantenga al mínimo y que la
organización se estructure lo más sencillo posible, diferenciando los distintos tipos
de autoridad.
La coordinación. Busca lograr la armonía entre todos los departamentos de la
empresa, promoviendo la cooperación entre ellos.
El control. Busca mantener un control adecuado de las actividades, valorizando y
aplicando las medidas correctivas que sean necesarias.
Funciones. Consiste en determinar de manera clara y concisa las funciones que
se van a desarrollar en la empresa, buscando lograr una asignación de las mismas
para evitar que se dupliquen, evitar que el trabajo sea desproporcionado y que se
aproveche el tiempo al máximo.
Especialización. Busca establecer las capacidades y habilidades de cada
persona dentro de la empresa para canalizarles al área más adecuada según sus
aptitudes, de esta manera se utilizarán al máximo las habilidades de la persona
destinada a dicha actividad.
Relaciones humanas. Analizar los problemas que se presentan entre el personal
de la empresa y la empresa misma. Busca crear una armonía entre los distintos
niveles y los distintos departamentos que conforman la empresa.
Esta ampliamente relacionado con el departamento de recursos humanos.
2 (Recopilación de la información).

Se trata de obtener información de cómo está operando la empresa, recopilando

todo el material escrito que exista como son:
Procesos y procedimientos redactados.
Cargas de trabajo.
Controles establecidos.
Formas utilizadas.

Medios para obtener información:

Datos de la empresa como escritura legal para ver su constitución, estados
financieros, reglamento interno, etc.
Conversación personal con los empleados.
Entrevistas con los jefes.
Observación de las operaciones físicamente y seguirlas hasta su fin para
una opinión propia.
Utilizar cuestionarios.
 3 (Análisis de la información)

Se refiere al análisis y crítica de los datos recolectados. Esto ayudará a

determinar:
Agrupación de las funciones propuestas, las secciones y los
departamentos.
Como está determinada la delegación de autoridad.
Distribución de actividades por departamentos, secciones y puestos.
Flujo de trabajo.
La comunicación.
Controles actuales.
Proceso y cargas de trabajo.
Simplificación de formas.

4 (Diagnóstico).
Una vez analizada la información, se procede a proponer cómo será la nueva
organización o bien cuáles podrían ser las modificaciones en caso de ser una
reorganización.
Definición de la estructura de la nueva empresa.
Fijación de políticas administrativas.
Definición de líneas de autoridad.
Asignación de funciones y actividades.
Determinación de controles.
Establecimiento de canales de comunicación.
Coordinación de funciones y actividades.
Sugerencias para mejorar las relaciones humanas.
Presentación de los nuevos procesos de operación y formas que se
utilizarán.
Presentación del flujo de trabajo.

Factores que afectan el diseño organizacional: Es importante considerar a los

llamados factores contingentes, los cuales influyen de modo más o menos
decisivo en el diseño de las organizaciones, los cuales son:
El ambiente.
La estrategia.
La tecnología.
El tamaño y el ciclo de vida.
Las personas.
 ❖ Ambiente. Determina la naturaleza del diseño y el comportamiento
organizacional. Los elementos de microambiente (variables económicas,
tecnológicas, sociales, legales, culturales, políticas y demográficas) y los
elementos del microambiente o ambiente de tarea (proveedores, clientes,
competidores y agencias reguladoras) deben ser tenidos en cuenta.
❖ b) Estrategia. Se dice que la estructura sigue la estrategia, esto es que la
estructura organizacional funciona en la medida en que apoya y soporta la
estrategia definida para alcanzar los resultados organizacionales
esperados.
❖ c) Tecnología. Todas las organizaciones dependen de un tipo de
tecnología la cual está compuesta por la combinación de conocimientos (Know-
how), equipos (hardware) y métodos de trabajo (software) utilizados para que los
insumos pasen de recursos a resultados organizacionales. Es la manera como se
ejecutan las tareas utilizando herramientas, equipos, técnicas y conocimientos.
Las tecnologías utilizadas por la organización se deben tener en cuenta en el
diseño organizacional.
Las empresas pueden clasificarse en tres grupos de tecnología de producción:
1Producción en masa o mecanizada;
2 Producción en proceso o
automatizada;
3 Producción unitaria o de taller. Otra clasificación
de tecnología es la fija y la flexible, la fija se refiere a máquinas,
equipos, conocimientos técnicos o materias primas que no pueden
ser utilizadas en otros productos o servicios como en el caso de
cementeras, petroquímicas, ferroviarias o telecomunicaciones.

❖ Tamaño y ciclo de vida. El tamaño es una de las variables que más afecta
el diseño organizacional, lo representan el número de personas, recursos,
arquitectura y operaciones de una organización. En cuanto a tamaño las
organizaciones se pueden clasificar en grandes, medianas, pequeñas y
micro. El tamaño se mide generalmente por el número de empleados.
❖ Personas. El factor contingente más importante del diseño organizacional
son las personas, el diseño debe dar el apoyo y soporte que las personas
necesiten para alcanzar los objetivos organizacionales y para obtener
satisfacción en su trabajo y no se debe utilizar como elemento dominador
que los aprisione o reprima.
 5 (Implementación)
Al efectuarse las propuestas de la estructura, se deberán presentar de manera
enunciativa las ventajas y desventajas que representa ya que es necesario contar
con la colaboración de todas las personas involucradas, algunas acciones que se
deben efectuar son:
Cambio de impresiones de la estructura propuesta con los ejecutivos
de la empresa.
Explicación de los resultados y beneficios.
Evaluar en qué medida se apoya el cumplimiento de los objetivos,
programas y metas sustantivas.
6 (Evaluación).
Por último, es recomendable efectuar evaluaciones cada vez que las condiciones
físicas, materiales, ambientales, etc., sobre las que se planearon, se modifiquen,
comenzando nuevamente.

Sus objetivos son:
Presentar una visión de
conjunto de la organización.
Precisar las funciones de cada
unidad orgánica para una
correcta ejecución de las
labores encomendadas al
personal
evitando duplicidad,
detectando omisiones y de organización
deslindando
responsabilidades.
Optimizar tiempo y esfuerzo en
la ejecución del trabajo
evitando
la repetición de instrucciones.
Facilitar el reclutamiento y
selección de personal.
Servir como orientación al
personal de nuevo ingreso.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Concepto
El manual de organización es un
compendio que describe la estructura de
una empresa, la relación que existe entre
los puestos, la jerarquía de organización y
los grados de autoridad y responsabilidad.
Proceso de elaboración.
Se debe hacer un diagnóstico de la
situación actual del organismo,
precisando:
El grado de organización
existente (si ha existido algún
manual
anteriormente).
El número de puestos y
niveles jerárquicos.
Objetivos generales y
específicos.
Funciones y
responsabilidades.
Perfil laboral sugerido,
etcétera.
Recomendaciones:
Es conveniente codificarla de tal
forma que sea posible visualizar
gráficamente los niveles de jerarquía.
La descripción de la estructura
orgánica debe corresponder o
coincidir con su representación
gráfica en el organigrama, tanto en lo
referente al título o nominación de las
unidades administrativas.
Apartados del Manual de
Organización.
El contenido de un manual de
organización varía de acuerdo al
tipo y a
la cantidad de material que se
desea detallar, en general los
apartados
que debe contener son:
• Portada o identificación.
• Índice.
• Introducción.
• Estructura orgánica.
• Organigrama.
• Estructura Funcional.