Recursos humanos

A comunicação interna é indispensável para o bom andamento dos projetos

dentro das organizações, e também para o aumento da produtividade, já que é uma
forma de unir os colaboradores para transmitir as informações e dessa forma evitar
erros e mal-entendidos.

É de fundamental importância para qualquer negócio, principalmente em um

momento de crise, pois é no momento de crise que a organização precisa ter seus
colaboradores do seu lado.
 A área de comunicação interna tem o apoio do técnico em recursos humanos
para garantir a transparência nas informações, permitindo que os colaboradores
estejam cientes da situação que a organização está enfrentando, para se posicionar
frente aos fatos e certezas, e não dar espaço a rumores.

Planejamento de comunicação

É fundamental a toda organização a cada ano rever o seu planejamento

estratégico, pois é quando são analisados os seus pontos fortes e fracos, é quando se
verifica como a organização está naquele momento, bem como o que não foi realizado
e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.

O técnico em recursos humanos tem o papel de auxiliar a área de comunicação

interna, que é parte fundamental e que integra o planejamento estratégico, já que
contribui diretamente para que a organização cresça de forma sustentável.

Seguem alguns passos para a organização criar um plano de comunicação

interna, e assim verificar os resultados do engajamento dos seus colaboradores e mais
produtividade no ambiente organizacional.

São eles:
Análise da situação atual

Para iniciar, é necessário analisar em que estágio a organização se encontra.

Para isso, analise as áreas da organização e verifique como foi o crescimento de
cada uma em comparação a análise anterior.

Quanto à comunicação interna, verifique quais os meios utilizados nas ações

direcionadas para o público interno, que ocorreram durante o ano todo, para se
comunicar com os colaboradores.

É fundamental não esquecer de nenhum dos meios utilizados na

comunicação interna para analisar quais foram os que mais alcançaram o público
interno, quais entregaram a mensagem com menos ruídos e os formatos que mais
chamaram atenção.

É importante, ainda, verificar se no decorrer do ano ocorreram conflitos

internos por conta da comunicação entre colaboradores e departamentos. A
comunicação interna é uma área que não deve ser negligenciada, já que tem efeito
direto no engajamento e na produtividade dentro da organização.
Identificar falhas

Identificadas quais foram as falhas na área de comunicação interna, é

chegada a hora de repensar sobre os meios utilizados e, se necessário, verificar
qual é a melhor maneira de reverter essa situação.

Se o meio de comunicação utilizado foi um mural de avisos e não teve muito

sucesso em fazer com que todos os colaboradores ficassem sabendo dos avisos,
então é o momento de identificar os motivos, por exemplo.

Alguns questionamentos devem ser levantados, tais como: o local onde o

mural está localizado é de fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o
problema está na linguagem ou no material utilizado como meio?

Se a organização utiliza a TV corporativa e percebe que os colaboradores

estão alinhados com a cultura da organização e principalmente bem informados
sobre o que acontece, este é o melhor meio.

É preciso definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para
ter um ano com a comunicação interna alinhada e eficaz.
Conhecer o público alvo

Para se obter o sucesso na comunicação interna, é preciso saber com quem

estamos falando. Da mesma forma, a equipe de marketing trabalha para alcançar
um público-alvo, que representa o seu cliente ideal. A equipe que atua na
comunicação interna também deve ter seu público-alvo bem definido para que o
receptor da mensagem consiga se identificar e entendê-la de forma clara.

É fundamental analisar os perfis, as necessidades de cada um, suas práticas

de consumo. Se os colaboradores se caracterizam como não tendo o costume
habitual da leitura, já se sabe então que elaborar textos extensos não resultará em
bons resultados na comunicação.

É preciso também compreender também como os colaboradores enxergam a

organização e a forma como a organização se comunica com os seus
colaboradores, além de identificar como a cultura da organização é percebida por
esse público-alvo.

Essas informações direcionarão os responsáveis pela comunicação interna,

no caso, o departamento de recursos humanos, a adotarem práticas cada vez
mais assertivas.
Alinhar os objetivos

Após analisar o ano que passou, é possível identificar os resultados e os

gargalos, e saber com quem se deseja falar. O que a organização espera alcançar
por meio da comunicação interna?

Surgem então diversas questões como: é preciso engajar colaboradores?

Alinhar os colaboradores com a cultura da organização? Manter a equipe
informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e aumentar a
produtividade?

Sem um objetivo bem claro e definido de onde a organização deseja chegar,

fica ainda mais difícil alcançar o resultado. Mas pela definição do objetivo é
possível traçar um caminho a ser seguido, com as ações corretas a serem feitas
para alcançá-lo.
Planos de ação

Se a organização já sabe onde deseja chegar ao se dedicar melhor à

comunicação para o seu público interno, é o momento de pontuar as ações para
alcançar os objetivos.

Novamente surgem questões como: quais práticas os responsáveis pela

comunicação interna deverão assumir no próximo ano? Será necessário o apoio de
outros departamentos? Produção de materiais? Eventos?

Atenção! Suas ações devem:

Ser realistas, para que sejam de fato executadas

Ter prazo determinado

Ser mensuráveis, para que os gestores possam mensurar os

resultados, seja durante e/ou no final do processo

Além disso, é preciso destacar e direcionar as ações aos seus respectivos

responsáveis diretos e às equipes envolvidas em sua execução, visando ao que
poderá ser alcançado ao concluir cada uma das ações e percebendo como isso irá
auxiliar a organização a alcançar seu objetivo maior.
Cronograma

Destaca-se a importância de montar um cronograma com todas as ações

detalhadas para que os envolvidos estejam informados sobre período de cada
uma dessas ações.

É importante divulgar o cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de

tarefas para criar um projeto e delegar cada uma das ações ao seu responsável, e
ainda estipular prazo e acompanhar o andamento.

O cronograma é parte fundamental da organização do plano de comunicação

interna para que tudo ocorra como planejado e para que o time à frente do
planejamento permaneça alinhado.
 Selecionar os indicadores

Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é

importante selecionar indicadores que comprovarão sua eficácia.

Assim, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo de corrigi-las

para encontrar as melhores formas de alcançar os objetivos.

Para extrair indicadores, pode-se utilizar:

Pesquisas internas – por meio de formulários, por exemplo

Softwares que forneçam indicadores da equipe, tais como níveis de

produtividade, retrabalhos – que podem ocorrer por uma
comunicação interna fraca e desalinhada, em que os colegas não
entendem bem uns aos outros

Participação dos colaboradores em eventos e processos da

organização

Fidelização de clientes – já que eles possuem um relacionamento

com parte dos colaboradores

Estas são apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada organização
deve procurar apurar os dados baseando-se em sua cultura e realidade. Estes métodos
servirão ainda para medir o nível de assertividade que a comunicação interna está
apresentando.

Mas você sabe qual é a importância de

planejar a comunicação interna?

 A organização pode alcançar resultados importantes que façam com que ela
cresça mais, por meio de um plano de comunicação interna bem-estruturado e seguido
fielmente.

O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores, em como

proporcionar uma comunicação alinhada e um ambiente organizacional agradável, em
que todos tenham voz.

Com isso, a organização ganha colaboradores engajados com a cultura da

organização, já que se sentem valorizados e com senso de pertencimento. Uma equipe
engajada trabalha junto, colaborando uns com os outros com ideias inovadoras e
criativas, oportunizando a organização insights e melhorias constantes.

Alinhar a comunicação por meio de um plano de comunicação interna diminui os

problemas de falta de compreensão e consequentemente retrabalhos. Diminuindo os
retrabalhos, a produtividade aumenta e resulta em trabalhos finalizados com mais
qualidade.

Tipos de linguagem

O profissional responsável pela comunicação interna tem uma preocupação que

faz pare do seu dia a dia que está relacionada ao estilo de linguagem utilizada nos
canais de comunicação direcionados aos colaboradores.

É fundamental que todos os colaboradores entendam com clareza as mensagens

transmitidas, diminuindo os possíveis ruídos na comunicação. Inicialmente, pode
parecer fácil e óbvio, mas muitas organizações ainda pecam nessa questão.

A seguir, veremos alguns aspectos a serem considerados na elaboração das

mensagens para o público interno.
Comunicação da organização

Algumas organizações ainda têm a tradição como valor forte, que determina
as nuances do discurso organizacional.

Essas organizações utilizam a linguagem formal em qualquer circunstância.

Porém, outras organizações acreditam na modernidade, o que permite uma
comunicação formal com espaço para o uso de figuras de linguagem, com um
texto mais livre, ou seja, informal.

Isso não quer dizer que sejam utilizadas palavras excessivamente coloquiais
ou de desrespeito à norma culta da língua portuguesa, significa apenas que as
organizações podem utilizar termos do cotidiano para se aproximar de seus
colaboradores em sua comunicação interna.

É importante ressaltar que não existe certo ou errado, há somente uma

identidade a ser respeitada.

Teor da mensagem

É necessário levar em consideração o que está sendo comunicado para

determinar o estilo de escrita. No caso de assuntos delicados, como um grande
número de demissões (em diversas áreas da organização) ou venda da
organização, é preciso que seja adotada uma postura séria, que precisa ser
reflatida no discurso.
 Multiplicidade de públicos

Esta é uma questão bem complicada, principalmente no caso de uma

organização que tenha colaboradores de diferentes níveis de formação.

Os colaboradores com alto nível educacional irão exigir muito da

comunicação, ao mesmo tempo que palavras não corriqueiras podem interferir no
entendimento dos colaboradores com um menor nível educacional.

É incorreto afirmar que o colaborador com menor nível educacional é incapaz

de entender uma mensagem. Porém, é necessário tomar alguns cuidados,
principalmente se o assunto for complexo, como, por exemplo, a explicação dos
cálculos que incidem sobre as férias, ou ainda sobre os indicadores de
participação nos lucros da organização.

Estes aspectos que foram detalhados acima são percebidos no contexto

organizacional. A pratica diária, em conjunto com o feedback dos colaboradores sobre
os canais de comunicação interna, auxilia na construção de uma comunicação ideal
para a organização.

A comunicação interna ideal é aquela que melhor se encaixa nas necessidades

dos colaboradores, por isso não há uma fórmula única para isso.

Formas de abordagem
 Os canais de comunicação interna servem para facilitar a compreensão da
mensagem enviada aos colaboradores pela organização.

Vamos conhecer os canais de comunicação mais utilizados pelas organizações e

entender as vantagens e a forma de abordagem de cada um deles.
Mural de avisos

Uma das formas mais tradicional utilizada pelas organizações para se

comunicar com o público interno são os murais de avisos. Os murais são
utilizados com panfletos e cartazes fixados periodicamente.

Mesmo tendo um baixo custo, os murais têm perdido espaço para outros
canais de comunicação na medida em que não são atrativos e exigem um grande
esforço de atualização.

A dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou

espaço comum e ainda nomear um colaborador em cada área para ficar
responsável por sua atualização periódica.

Figura 1 – Mural de avisos

Fonte: <https://endomarketin​g.tv/wp-content/upload​s/2017/03/jornal-mur​al.jpg>.
E-mail

Os e-mails são muito utilizados nas organizações para a comunicação

interna, por meio de grupos que podem englobar toda a organização ou apenas as
áreas específicas. Dessa forma as mensagens enviadas serão acessadas pelos
colaboradores e efetivamente transmitidas.

É importante destacar que os e-mails já são bem comuns nas organizações e

que ao utilizar esse canal se corre o risco de ter as mensagens ignoradas,
principalmente se os colaboradores têm dificuldade de se interessar pelos
conteúdos da organização.

Por isso, se for para investir nos e-mails como forma de comunicação interna,
é fundamental dedicar uma atenção maior aos títulos para garantir sua abertura e
elaborar o conteúdo de maneira clara e atrativa, para que a mensagem seja
compreendida da melhor forma.
 Figura 2 – Caixa de e-mail
Fonte: <http://www.oficinade​sistemas.com.br/s​ite/01AdvCorpSystem​
/03OQueOferece/03EMail/Images​/EnviandoEmail.jpg>.
TV corporativa

Uma forma de deixar a comunicação interna mais dinâmica e efetiva é a

utilização da TV corporativa, com notícias e informações exibidas em aparelhos de
TV posicionados estrategicamente na organização.

Desta forma, os colaboradores ficam a par de tudo que acontece na

organização e também podem receber treinamentos e capacitações a distância.

O ideal é que cada área tenha um espaço para postar suas novidades e que o
formato de vídeo seja utilizado com frequência.

Figura 3 – TV corporativa
Fonte: <https://www.suatv.com.b​r/wp-content/uplo​ads/2016/03/s​olucao1.jpg>.
Canal de vídeos interno

Atualmente, o conceito de TV corporativa se expandiu para além dos

aparelhos de TV, sendo possível utilizar computadores, smartphones e tablets dos
colaboradores, utilizando-se de um canal de vídeos interno, que tem as mesmas
funções da TV corporativa, porém de forma muito mais acessível e simples. Cada
área poderá ter seu espaço para divulgar notícias e novidades e todos poderão
acompanhar por seus próprios aparelhos.

O canal de vídeos interno pode servir, ainda, como meio para que a
organização ofereça treinamentos e capacitações de forma simples.

Mas é importante garantir a segurança dos conteúdos postados no canal,

porque podem conter informações sigilosas e estratégicas da organização.

Tanto para a TV quanto para o canal de vídeos interno é se tenha uma

plataforma estável e segura para gerenciar os conteúdos e mantê-los privados.
 Figura 4 – Canal de vídeos interno
Fonte: <http://blog.screen​corp.com.br/wp-conte​nt/uploads/2015/07/​McAfee.jpg>.

Intranet

A intranet é muito utilizada quando se trata de comunicação interna. É por

meio dessas redes privadas que os colaboradores podem compartilhar arquivos e
informações confidenciais e se manterem conectadas a toda a organização.

Porém, a intranet é limitada em termos de comunicação e assim como os e-

mails pode perder sua efetividade em determinados contextos.

Figura 6 – Jornal interno

Fonte: material interno Senac
Jornal interno

O jornal interno é outro canal possível para realizar a comunicação interna,

pois é organizado de forma a destacar as notícias mais importantes e também
tem um espaço para cada área da organização. Mas este meio de divulgação de
notícias tem perdido espaço dentro das organizações, que querem economizar
tempo e dinheiro, já que se trata de um material difícil e caro de ser produzido por
questões como edição e impressão.
 Figura 5 – Intranet
Fonte: <http://www.santodigital.com.br​/wp-content/uploads​/2017/03/lumapps-1​
.png>.

Investir no relacionamento com o público interno por meio de uma boa

comunicação interna é tão importante quanto construir uma imagem de confiança e
admiração de clientes, fornecedores e sociedade. Ou seja, o que a organização
apresenta para o mundo deve ser totalmente alinhado com o que ela faz internamente,
já que os colaboradores representam o negócio e poderão engrandecer ou minar sua
credibilidade.

É por isso que a comunicação empresarial precisa ser trabalhada de forma

abrangente para que os colaboradores estejam alinhados ao discurso oficial da
organização, com seus valores e crenças.

E isso é um diferencial que auxiliará a fortalecer o negócio tanto nos bons quanto
nos maus momentos, para desfazer mal-entendidos e boatos.