Alimentos do Mundo

Alimentos do Mundo – Case Study

Contexto

Numa Organização de média ou de grande dimensão, a definição e gestão do seu Portfólio de Projetos é um processo que

envolve um fluxo complexo, com múltiplas dependências. Isto significa que, entre a identificação da necessidade de um

Produto/Serviço, e o momento em que este é disponibilizado ao Cliente final (interno/externo), há um sem número de processos e

atividades que têm de ser realizados, de forma eficiente, para que este Produto/ Serviço proporcione um valor real à

Organização.

A Alimentos do Mundo é uma empresa de renome mundial, na área de preparação e embalamento de alimentos. O Board da

Alimentos do Mundo considera que há espaço para melhorias, em termos processuais, no que respeita ao ciclo de vida de

Negócio. No entanto, uma vez que todos têm muitos Projetos em curso, e tentam concentrar-se na entrega de Produtos/Serviços

de acordo com as necessidades apresentadas pelos seus clientes internos, este tema tem sido negligenciado.

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Contexto

Vocês fazem parte de um grupo de Colaboradores, da Alimentos do Mundo, que vão poder selecionar um conjunto de iniciativas

e gerir a implementação das mesmas.

Caso esta experiência tenha sucesso, o Board da Alimentos do Mundo compromete-se a garantir que todas as futuras iniciativas

terão de seguir uma metodologia que incorpore as melhores práticas de Gestão de Projetos.

Em suma, a Alimentos do Mundo necessita da sua ajuda.

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Temas transversais aos Projetos

Uma das grandes dificuldades que se tem feito notar nos últimos projetos é claramente ao nível do go-live. Por constrangimentos
internos e/ou externos, alguns aspetos são negligenciados no âmbito dos Projetos. Com os vossos conselhos e conhecimentos, o
Board da Alimentos do Mundo está determinado a rever o rumo de alguns processos. As principais dificuldades referem-se a:
● Testes de Aceitação:
● Os utilizadores alegam não ter disponibilidade para os realizar;
● As equipas das Software Houses realizam testes técnicos de acordo com o que é exigido por cada Projeto, tendo em
conta a sua relação importância/ dimensão/ complexidade;
● Os Testes são claramente insuficientes, devido ao número excessivo de incidências e indisponibilidades que ocorrem
durante o período de garantia do Projeto.
● Formação: normalmente planeadas e executados "na hora", sem entrar em pormenores ("porque não há tempo") sobre os
conteúdos necessários.
● Documentação: principalmente no que se refere à documentação técnica e funcional da solução (informática ou outra),
que é simplesmente deixada para segundo plano, porque os intervenientes em causa referem mais uma vez a falta de
disponibilidade para o efeito.

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Organigrama da Alimentos do Mundo

Dra. Mafalda, CEO

Bárbara Burocrática,
Legal & Compliance

Susana Clotilde, Fernando Maria

Sophia Breyner, Manuel Goreiro, Filipe Melo, Miguel Redes,
Diretora de Pessoa, Diretor Liberdade,
COO CFO CMO CIO
Qualidade de Inovação CHRO

Clara Castelo, Jorge Rico, João Pinheiro, Ana Maria,

Ricardo Reis,
Responsável de Responsável do Responsável de Qualidade e
Segurança S. I.
Fábrica Procurement Produto Higiene

Isabel Alçada,
Leonor Marques,
Segurança e
Desenvolvimento
Saúde

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Necessidades identificadas por Stakeholders da Alimentos do Mundo

Necessidade Stakeholder

Alguns dos equipamentos, atualmente em uso, irão deixar de poder ser alvo de manutenção. Por
este motivo é importante proceder à substituição dos mesmos. Diretora de Operações /
1
Como são equipamentos que dão suporte a um processo contínuo, em caso de interrupção o COO
processo pode demorar 12 horas até retomar o seu ritmo normal.

O atual fornecedor de ingredientes, necessários à preparação de alimentos vegan, vai deixar de

operar em Portugal, pelo que já se encontra em negociação o processo de transição de
fornecedores.
2 Diretor Financeiro / CFO
Esta transição implica toda uma mudança ao nível dos consumíveis e do packaging; os phase-in
e phase-out respetivos têm de coincidir, para diminuir a probabilidade de quebras dos
consumíveis/ packaging antigos e se evitarem ruturas .

Para dar resposta às necessidades de mercado e objetivos de crescimento da Alimentos do Diretor de Marketing /
3
Mundo, pretende-se diversificar a oferta de produtos. CMO

Foi realizada a avaliação dos produtos mais e menos vendidos, pela Alimentos do Mundo, e Diretor de Marketing /
4
pretende-se otimizar a oferta de produtos, com maior foco nos menos comercializados. CMO

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Necessidades identificadas por Stakeholders da Alimentos do Mundo

Necessidade Stakeholder

Os colaboradores das equipas responsáveis pelo controlo da qualidade da componente

5 Diretora de Qualidade
alimentar, não estão a usar o sistema de suporte aos respetivos processos.

Foi identificado um conjunto de melhorias, que visam aumentar a performance do processo de Diretora de Operações /
6
fabrico de rolos. COO

Perante o cenário socioeconómico Europeu (quebra de matérias primas e aumento progressivo

dos custos das mesmas), pretende-se encontrar soluções que garantam a preparação e
7 Diretor de Inovação
aprovisionamento de ingredientes, necessários a todo o processo produtivo, garantindo a
sustentabilidade no uso e consumo destes mesmos recursos.

Em janeiro de 2025 irão entrar em vigor novas medidas relacionadas com a segurança e saúde
8 no trabalho. É necessário avaliar os impactos destas medidas e definir as iniciativas que visem dar Diretora de Qualidade
resposta às mesmas.

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Os Desafios
8
Alimentos do Mundo – Os Desafios
Escolham uma das iniciativas propostas. Recomenda-se a utilização do toolkit na realização de cada um dos desafios propostos.

Pré-Projeto Toolkit Duração

Definição do 0.Problem Solving 20

Usar a framework de resolução de Problemas proposta.
Problema (tudo) minutos

Grupo de Processos de Iniciação Toolkit Duração

Cover Page (tudo)

Elaborar o Project Considerem a data atual, como a data de aprovação da vossa 20
2. Project Charter
Charter iniciativa. Elaborem o respetivo Project Charter. minutos
(tudo)

Identifiquem todos os Stakeholders envolvidos no Projeto.

Identificar os 10
Caracterizem-nos em termos de Poder, Impacto e Comportamento 3. Stakeholders (lista)
Stakeholders minutos
face ao vosso Projeto.

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Escolham uma das iniciativas propostas. Recomenda-se a utilização do toolkit na realização de cada um dos desafios propostos.

Grupo de Processos de Planeamento Toolkit Duração

Identifiquem os três principais requisitos dos vossos Stakeholders, os

Identificação de 4. Needs and Scope 15
pressupostos que consideraram, pelo menos um constrangimento e
Requisitos (RBS) minutos
pelo menos um requisito de transição.

Decomponham e identifiquem os entregáveis da fase de 4. Needs and Scope 10

Criação da WBS
Execução. (WBS) minutos

Confirmem/ definam as atividades (alto nível/ macro) necessárias à

criação dos entregáveis do vosso Projeto.
5. Communication
Definir Atividades – Definam o Executante (R) e o Responsável por cada uma dessas 20
Plan (Responsibility
Matriz RACI-VS atividades (A). minutos
Matrix RACI-VS)
Atribuam pelo menos uma vez cada um dos níveis de
responsabilidade restantes às atividades que foram definidas (C, I,
V, S).

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Escolham uma das iniciativas propostas. Recomenda-se a utilização do toolkit na realização de cada um dos desafios propostos.

Grupo de Processos de Planeamento Toolkit Duração

Coloquem no plano as atividades que definiram anteriormente, e
de acordo com cada uma das fases do Ciclo de Vida do Projeto e
do Ciclo de Vida da Execução.
Criação do Plano de 30
Para cada uma delas, indiquem quem as irá realizar (Executor), de 6. Project Plan
Projeto minutos
acordo com o que já definiram na RACI-VS.

Definam o esforço necessário a cada uma das atividades, bem

como a respetiva duração.
Criação do Plano de 5. Communication 15
Elaborem o Plano de Comunicação do vosso Projeto.
Comunicação Plan (plano) minutos

Identifiquem e caracterizem pelo menos três dos principais Riscos do

Identificação e Plano 20
vosso Projeto. 7. Risks
de Resposta a Riscos minutos
Definam o respetivo Plano de Resposta.

Revejam a lista de Stakeholders e definam a respetiva estratégia de

3. Stakeholders
Envolvimento dos Gestão. 20
(Strategy e Action
Stakeholders Definam o Plano de Ação para envolver o Stakeholder com grau de minutos
Plan)
importância 1.

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Os Stakeholders
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Os Stakeholders: Organigrama da Alimentos do Mundo

Dra. Mafalda, CEO

Bárbara Burocrática,
Legal & Compliance

Susana Clotilde, Fernando Maria

Sophia Breyner, Manuel Goreiro, Filipe Melo, Miguel Redes,
Diretora de Pessoa, Diretor Liberdade,
COO CFO CMO CIO
Qualidade de Inovação CHRO

Clara Castelo, Jorge Rico, João Pinheiro, Ana Maria,

Ricardo Reis,
Responsável de Responsável do Responsável de Qualidade e
Segurança S. I.
Fábrica Procurement Produto Higiene

Isabel Alçada,
Leonor Marques,
Segurança e
Desenvolvimento
Saúde

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Alimentos do Mundo – Case Study
Os Stakeholders: informações recolhidas através das lições aprendidas e feedback ocasional relativo a projetos anteriores.

Stakeholder Função Comportamento

Bastante exigente; gosta de estar sempre informada sobre tudo o que se passa na
Chief Executive
Dra. Mafalda Organização. Apesar da sua idade, tem uma mente aberta e está sempre muito curiosa
Officer
sobre os "novos meios de trabalhar" e "fazer as coisas".

Tem de saber os pormenores sobre absolutamente tudo. Não tem capacidade de

Responsável da síntese. Enquanto não tem a informação toda que considera necessária não toma uma
Bárbara
área Legal & decisão.
Burocrática
Compliance Todos os temas que envolvem a sua área ficam presos numa rede burocrática quase
incompreensível.

É extremamente organizada. É uma grande apoiante de todas as iniciativas que visem

Chief Operating melhorar todos os processos operacionais da Alimentos do Mundo. Tem uma
Sophia Breyner
Officer personalidade mais reservada, o que lhe dificulta um pouco a capacidade de defender
algumas das suas ideias, perante os seus pares do Board.

Tem um poder extremo na organização, mas nunca discorda das decisões da Dra.
Mafalda.
Chief Financial É muito cuidadoso com o fluxo financeiro e é muito conservador no que respeita aos
Manuel Goreiro
Officer investimentos. Tem uma grande preocupação com os benefícios e o retorno dos projetos
e privilegia todas as iniciativas que lhe permitam aumentar os ganhos e/ou diminuir os
custos. Confirma todos os cálculos que lhe são apresentados.

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Alimentos do Mundo – Case Study
Os Stakeholders: informações recolhidas através das lições aprendidas e feedback ocasional relativo a projetos anteriores.

Stakeholder Função Comportamento

Chief Marketing Tem um enorme sentido de responsabilidade. Quando se compromete, não falha. Gosta
Felipe Melo
Officer de estar envolvido nos assuntos que o afetam e ressente-se quando isso não acontece.

Não faz parte do Board, mas ambiciona vir a ser. No passado teve um grande conflito
com Felipe Melo; só se mantém na Alimentos do Mundo por ter longa amizade com a
Dra. Mafalda.
Costuma ter imensa dificuldade em ouvir as opiniões dos outros e, sempre que tem
Diretora da autoridade para tal, acaba por decidir apenas de acordo com o seu ponto de vista. É
Susana Clotilde
Qualidade competente e organizada; afirma que não tem tempo para "perder com reuniões" ou
para conversar sobre requisitos e necessidades. Ela "tem demasiado trabalho para fazer
e não tem tempo a perder com tarefas inúteis".
Recusa-se a aceitar que as alterações solicitadas, em fase de validação, têm um
impacto alto e efetivo; somente nesta fase é que dá o seu feedback relativo à solução.

É um verdadeiro visionário; tem sempre imensas ideias que gostaria de pôr em prática. É
organizado, mas também ambicioso. Além de querer transformar a Alimentos do Mundo
Diretor de
Fernando Pessoa num exemplo de inovação, quer fazer parte do Board e de ter maior poder de decisão
Inovação
do que o próprio CFO. Por vezes entram em conflito, principalmente sobre as prioridades
das iniciativas.

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Os Stakeholders: informações recolhidas através das lições aprendidas e feedback ocasional relativo a projetos anteriores.

Stakeholder Função Comportamento

Chief Information Tem dificuldades em cumprir os prazos. É distraído, mas simpático e agradável. Não se
Miguel Redes
Officer compromete com um prazo e contradiz-se frequentemente.

Diretora de R.H, É muito calma e serena. Não é autoritária e tem alguma dificuldade em impor as suas
Maria Liberdade Chief Human decisões. Os seus pares ignoram as suas opiniões e decisões.
Resources Officer Quando considera necessário, pede ajuda à Dra. Mafalda, que põe tudo em ordem.

Nunca ninguém a viu sorrir no local de trabalho. Equilibra e separa muito bem a vida
Responsável de
Clara Castelo pessoal da vida profissional. É muito focada, mas tem sempre pouca disponibilidade. No
Fábrica
entanto costuma indicar alguém para a substituir em algumas iniciativas.

Está disposto a aceitar todas as ideias de melhoria e a participar em todos os projetos

Responsável do
Jorge Rico que envolvam a sua área, mas é muito desorganizado. Devido a uma situação pessoal,
Procurement
ocorrida há 15 anos, não suporta o Fernando Pessoa.

Diz-se que está ambiciona a posição de CMO. É muito distraído e mal cumpre os prazos.
Embora não demonstre grande interesse pelas iniciativas, em geral, raramente coloca
Responsável de
João Pinheiro obstáculos e costuma delegar na equipa ou deixar o Felipe Melo tomar as decisões.
Produto
É sempre muito inseguro e, por vezes, até hostil em relação a iniciativas com impacto na
sua equipa.

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Os Stakeholders: informações recolhidas através das lições aprendidas e feedback ocasional relativo a projetos anteriores.

Stakeholder Função Comportamento

Muito simpática e organizada. Por ter trabalhado numa empresa que faliu na sequência
de um grande ataque informático, adquiriu uma grande resistência à utilização de
Responsável da
Sistemas Informáticos. Não tem confiança na competência técnica do responsável de
Ana Maria Qualidade e
Segurança dos Sistemas Informáticos e teme perder todo o trabalho que tem
Higiene Alimentar
desenvolvido na Alimentos do Mundo. Tem um grande arquivo, bem organizado, em
papel de todos os controlos regulares que as suas equipas realizam.

Responsável da Muito metódica no desempenho das suas funções. É extremamente exigente com o
Saúde e cumprimento de todas as normas e procedimentos relacionados com a Segurança e
Isabel Alçada
Segurança no Saúde no Trabalho. Garante que a Bárbara Burocrática (Responsável da área Legal &
Trabalho Compliance) é envolvida nas iniciativas.

É extremamente competente e conhecedor de todos os protocolos de segurança,

Responsável de
relacionados com os Sistemas de Informação. É muito simpático e bem disposto. Às
Segurança dos
Ricardo Reis vezes faz algumas partidas aos seus colegas, quando estes deixam os computadores
Sistemas de
desbloqueados. Alguns até acham engraçado, mas outros consideram que podem
Informação
existir falhas de segurança nos sistemas.

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Os Stakeholders: informações recolhidas através das lições aprendidas e feedback ocasional relativo a projetos anteriores.

Stakeholder Função Comportamento

É a pessoa mais simpática do departamento de Sistemas de Informação. Está sempre

Responsável de disponível e disposta a fazer um esforço extra para respeitar os prazos e as necessidades
Desenvolvimento de todos os Projetos.
Leonor Marques
dos Sistemas de Está sempre a par das novas tendências e procedimentos informáticos para garantir que
Informação todas as políticas de segurança são devidamente respeitadas e que se aplicam sempre
as melhores práticas do mercado.

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