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mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-five-trademarks-of-agile-organizations/pt-BR
Wouter Aghina, Karin Ahlback, Aaron De Smet, Gerald Lackey, Michael Lurie, Monica Murarka, Christopher Handscomb
Este artigo foi escrito com a colaboração do McKinsey Agile Tribe, um grupo com mais de 50 colegas ao
redor do mundo, que trazem sua expertise nas disciplinas de digital, operações, marketing e
organização. Eles combinam sua profunda experiência e ‘thought leadership’ para extrair o melhor da
experiência global da McKinsey e ajudar as organizações a se transformarem em organizações ágeis.
Nossa experiência e nossas pesquisas indicam que organizações ágeis de sucesso exibem, de forma
consistente, as cinco marcas registradas descritas neste artigo. Essas marcas registradas incluem uma
rede de equipes dentro de uma cultura centrada em pessoas, que opera em ciclos de aprendizado
rápido e decisões tomadas prontamente. Esses ciclos são viabilizados pela tecnologia e por um objetivo
comum que cria valor para todos os stakeholders. Essas marcas registradas complementam os
resultados da pesquisa global da McKinsey: How to create an agile organization.1
As organizações ágeis, por sua vez, são desenhadas para funcionar com estabilidade e dinamismo.
Trata-se de uma rede de equipes dentro de uma cultura centrada nas pessoas que opera em ciclos de
aprendizado rápido e decisões tomadas prontamente. Esses ciclos são viabilizados pela tecnologia e
orientados por um objetivo comum que cria valor para todos os stakeholders. Esse modelo operacional
ágil é capaz de reconfigurar de maneira rápida e eficiente a estratégia, a estrutura, os processos, as
pessoas e a tecnologia para buscar oportunidades de criação e proteção de valor. Uma organização
ágil, assim, acrescenta velocidade e adaptabilidade à estabilidade, criando uma fonte crucial de
vantagem competitiva em condições voláteis, incertas, complexas e ambíguas (VUCA).
Falemos, primeiro, do antigo paradigma. Em 1910, a Ford Motor Company era uma entre muitas
pequenas fabricantes de automóveis. Uma década mais tarde, a empresa detinha 60% do mercado
global de automóveis novos. Ela havia conseguido reduzir o tempo de montagem de cada veículo de 12
horas para 90 minutos e o preço de $850 para $300, ao mesmo tempo em que pagava salários
competitivos.2
As ideias de Henry Ford, assim como as de Frederick Taylor, seu contemporâneo, advinham da
administração científica, uma ideia revolucionária que otimizou a produtividade da mão de obra usando
o método científico. Tinha início uma era de eficácia e eficiência sem precedentes. As ideias de Taylor
prefiguravam práticas atuais como o controle de qualidade, a gestão da qualidade total e, por meio da
contribuição de seu aluno Henry Gantt, a gestão de projetos.
Um ambiente em rápida evolução. O tipo de demandas dos stakeholders está mudando com
rapidez; clientes, parceiros e reguladores têm necessidades urgentes; os investidores estão
exigindo crescimento, o que leva a aquisições e reestruturações; concorrentes e colaboradores
exigem ações para acomodar prioridades que mudam rapidamente.
Constante introdução de tecnologias disruptivas. Negócios e setores estabelecidos estão sendo
comoditizados ou substituídos com o advento da digitalização, com os avanços nas biociências, o
uso inovador de novos modelos e a automação. Alguns exemplos são machine learning, a Internet
das Coisas e a robótica.
A digitalização acelerada e a democratização da informação. O aumento do volume, bem como a
transparência e a distribuição de informações, exigem que as organizações adotem rapidamente a
comunicação multidirecional e uma colaboração complexa com clientes, parceiros e colegas.
A nova guerra por talentos. À medida que tarefas baseadas em conhecimento e aprendizado
ganham importância, as organizações precisam de uma proposta de valor que as diferencie para
atrair — e reter — os melhores talentos, que costumam compor um grupo mais diversificado. Os
“funcionários do aprendizado” normalmente têm maior diversidade de origem, pensamentos,
constituição e experiência e podem ter desejos diferentes (como por exemplo os millennials).
Muitas empresas do estilo “máquina” que tentaram abraçar o novo ambiente não foram bem-sucedidas.
Um número muito pequeno de empresas manteve o sucesso ao longo do tempo: menos de 10% das
empresas não financeiras que figuravam no S&P 500 em 1983 continuavam na lista em 2013. De
acordo com nossas observações, as organizações do tipo “máquina” também apresentam um churn
interno constante. Nossa pesquisa com 1.900 executivos revelou que eles estão adaptando sua
estratégia (e sua estrutura organizacional) com mais frequência do que antes. Desse grupo, 82%
passaram por um redesenho nos últimos três anos. No entanto, a maior parte dessas iniciativas de
redesenho fracassam — apenas 23% foram implementadas com sucesso.3
O novo paradigma: as organizações como organismos vivos
As tendências descritas acima estão mudando drasticamente a forma de operar de organizações e
funcionários. Qual será, então, o paradigma organizacional dominante nos próximos 100 anos? Como
as empresas irão equilibrar estabilidade e dinamismo? Mais ainda, quais empresas irão dominar o
mercado e atrair os melhores talentos?
Nosso artigo “Agility: It rhymes with stability” descreve o paradigma que atinge esse equilíbrio e o
paradoxo que organizações realmente ágeis superam: elas são, ao mesmo tempo, estáveis e
dinâmicas.4 Elas desenham elementos de backbone estáveis que evoluem lentamente e comportam
recursos dinâmicos que podem se adaptar rapidamente a novos desafios e oportunidades. O
smartphone nos dá uma boa analogia dessa estrutura: o dispositivo físico atua como uma plataforma
estável para inúmeras aplicações dinâmicas, fornecendo a cada usuário uma ferramenta útil e única.
Finalmente, as organizações ágeis se mobilizam rapidamente, atuam com presteza, capacitam seu
pessoal para agir e facilitam a ação. Ou seja, exibem as respostas de um organismo vivo (Quadro 1).
Quadro 1
Como resultado, embora ainda em estado inicial, a agilidade está se alastrando rapidamente. Isso foi
confirmado pelos resultados de uma pesquisa com 2.500 líderes de negócios publicados recentemente
no McKinsey Quarterly.7 Observou-se que poucas empresas atingiram agilidade em todas as suas
áreas, mas que muitas já estão buscando implementá-la nas suas unidades de desempenho. Quase
um quarto das unidades de desempenho, por exemplo, são ágeis. Às unidades de desempenho
restantes falta dinamismo, estabilidade ou ambos.
No entanto, embora menos de 10% dos entrevistados tenham concluído uma transformação de
agilidade no nível da empresa ou das unidades de desempenho, a maioria das empresas tem
aspirações muito mais elevadas para o futuro. Para 75% dos entrevistados, a agilidade organizacional
ou é a maior prioridade ou está entre as três maiores prioridades, e quase 40% estão realizando uma
transformação de agilidade organizacional. High tech, telecom, serviços financeiros, mídia e
entretenimento parecem estar liderando o grupo, com o maior número de organizações envolvidas em
transformações de agilidade. Mais de metade dos entrevistados que não haviam implementado uma
transformação ágil declaram ter planos de fazê-lo. Finalmente, entrevistados de todos os setores
acreditam que uma parcela maior dos seus funcionários deveria adotar formas ágeis de trabalhar (em
média, os entrevistados acreditam que 68% dos seus funcionários deveriam trabalhar de forma ágil,
sendo que apenas 44% o fazem atualmente).
O restante deste artigo descreve, com base em nossas pesquisas e em nossa experiência recente, as
cinco “marcas registradas” das organizações ágeis. As empresas que desejem construir uma
organização ágil devem ficar atentas a esses indicadores claros do seu progresso. Para cada uma das
marcas registradas, identificamos um grupo de “práticas de agilidade” — as ações práticas que
observamos em empresas que haviam adotado a agilidade (Quadro 2).
Quadro 2
Em todas elas, encontramos um conjunto de mudanças fundamentais na mentalidade das pessoas que
fazem parte dessas organizações. Acreditamos que, realizando essas mudanças, qualquer organização
possa implementar essas marcas registradas em todas as suas operações ou em parte delas, conforme
o caso.
1. Estrela norteadora incorporada em toda a organização
Mudança de mentalidade
De: “Em um ambiente de escassez, obtemos sucesso capturando valor de concorrentes, clientes e
fornecedores para nossos acionistas.”
Para: “Reconhecendo a abundância de oportunidades e recursos, obtemos sucesso por meio da co-
criação de valor com e para todos os nossos stakeholders.”
As organizações ágeis reinventam os destinatários da sua criação de valor, bem como a forma de criá-
lo. Elas são intensamente voltadas ao cliente e buscam atender às diversas necessidades de todo o
ciclo de vida do cliente. Além disso, estão comprometidas em criar valor com — e para — uma ampla
gama de stakeholders (como funcionários, investidores, parceiros e comunidades).
As organizações ágeis que combinam uma estrela norteadora profundamente arraigada com uma
abordagem flexível e bem distribuída à criação de valor conseguem, rapidamente, identificar e
aproveitar oportunidades. Em todas as áreas da organização há pessoas proativas em observar,
individualmente, as mudanças nas preferências do cliente e no ambiente externo – e em agir a partir
dessas observações. Elas buscam o feedback dos stakeholders, bem como informações de diversas
fontes (como avaliações de produtos, crowdsourcing e hackathons). Outra ferramenta utilizada são os
mapas da jornada do cliente, que permitem identificar novas oportunidades e assim aprimorar o serviço
ao cliente. Essas pessoas também obtêm informações dos clientes por meio de mecanismos formais e
informais (como fóruns na internet, eventos presenciais e incubadoras de start-ups) que ajudam a
definir, pilotar, lançar e iterar novas iniciativas e modelos de negócios.
Essas empresas também conseguem alocar recursos com flexibilidade e rapidez nas áreas que mais
precisam deles. Empresas como Google, Haier, Tesla e Whole Foods examinam o ambiente
constantemente. Eles avaliam regularmente o progresso de suas iniciativas e decidem se devem
incrementá-las ou abandoná-las, usando processos padronizados e velozes de alocação de recursos
para rapidamente transferir pessoas, tecnologia e capital de negócios lentos para áreas em
crescimento. Esses processos se assemelham a modelos capitalistas de risco que usam métricas
claras para alocar recursos em iniciativas por períodos específicos e submetem esses investimentos a
revisões regulares.
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Líderes seniores de organizações ágeis desempenham um papel de integração em todos esses
sistemas distribuídos, trazendo coerência e fornecendo orientação estratégica clara e acionável sobre
as prioridades e os resultados esperados nos níveis do sistema e da equipe. Além disso, eles garantem
que todos estejam focados em entregar valor tangível aos clientes e a todos os outros stakeholders,
fornecendo feedback e coaching frequentes. Isso permite às pessoas trabalhar de forma autônoma para
atingir os resultados esperados da equipe.
De: “As pessoas precisam ser orientadas e gerenciadas, caso contrário não saberão o que fazer — e
só cuidarão de si mesmas. Será o caos.”
Para: “Quando recebem responsabilidade e autoridade claras, as pessoas ficam altamente envolvidas,
cuidam umas das outras, chegam a soluções criativas e entregam resultados excepcionais.”
As organizações ágeis mantêm uma estrutura estável nos altos níveis, mas substituem grande parte da
hierarquia tradicional por uma rede flexível e escalonável de equipes. As redes são uma forma natural
de organizar iniciativas, pois nelas há um equilíbrio entre a liberdade individual e a coordenação
coletiva. Para construir organizações ágeis, os líderes precisam entender as redes humanas
(empresariais e sociais), saber como desenhá-las e construí-las, como estabelecer a colaboração entre
elas e como nutri-las e mantê-las.
Uma organização ágil compreende uma densa rede de equipes capacitadas que operam com altos
padrões de alinhamento, responsabilização, expertise, transparência e colaboração. A empresa deve,
também, ter um ecossistema estável para garantir que essas equipes possam operar com eficácia.
Organizações ágeis como Gore, ING e Spotify focam em diversos elementos:
Implementar estruturas claras e horizontais que reflitam e apoiem a forma como a organização
cria valor. As equipes podem, por exemplo, agrupar-se em grupos de desempenho (como “tribos”
ou “redes”) que tenham uma missão comum. O tamanho desses grupos varia, e seu número
máximo de participantes costuma ser 150. Esse número reflete tanto a experiência prática quanto
a pesquisa de Dunbar sobre o número de pessoas com quem um indivíduo consegue manter
relacionamentos pessoais e colaborar com eficácia.8 O número de equipes dentro de cada grupo
pode ser adaptado ou dimensionado para atender às necessidades que estão em constante
mudança.
Garantir que haja responsabilização clara sobre os papéis, para que as pessoas possam interagir
em toda a organização e se concentrar no seu trabalho, em vez de perder tempo e energia com
papéis pouco claros ou duplicados ou tendo que esperar as aprovações do gerente. Aqui, as
pessoas imediatamente solucionam entre si, de forma proativa, qualquer falta de clareza sobre os
papéis de cada um, e papéis e pessoas são considerados entidades distintas. Em outras palavras,
um papel pode ser desempenhado por mais de uma pessoa, e uma pessoa pode desempenhar
diversos papéis.
Promover a governança prática, em que a gestão do desempenho das diferentes equipes e os
direitos de decisão são levados ao limite.9 Nesse ponto da interação, as decisões são tomadas o
mais próximo possível das equipes envolvidas, em fóruns de coordenação altamente produtivos e
de acesso restrito. Isso permite que os líderes seniores se dediquem ao desenho geral do sistema
e deem orientação e apoio a equipes responsáveis e capacitadas que se ocupam das atividades
diárias da empresa.
Promover a evolução das funções de modo a formar sólidas comunidades de conhecimento e
prática que funcionem como “lares” profissionais para as pessoas. Essas comunidades são
responsáveis por atrair e desenvolver talentos, compartilhar conhecimentos e experiências e
proporcionar estabilidade e continuidade ao longo do tempo à medida que as pessoas vão
passando pelas diferentes equipes operacionais.
Criar parcerias ativas e um ecossistema que amplie as redes internas e crie relacionamentos
significativos com uma extensa rede externa. Isso permite que a organização tenha acesso aos
melhores talentos e ideias, produza insights e desenvolva novos produtos, serviços e/ou soluções.
Em organizações ágeis, as pessoas rotineiramente trabalham de forma prática com clientes,
fornecedores, acadêmicos, entidades governamentais e outros parceiros em setores existentes e
complementares para desenvolver novos produtos, serviços e/ou soluções e trazê-los para
mercado.
Desenhar e criar ambientes físicos e virtuais abertos que permitam aos funcionários realizar seu
trabalho com mais eficácia, nas condições que considerarem mais adequadas. Esses ambientes
oferecem oportunidades para a promoção de transparência, comunicação, colaboração e
encontros inesperados entre equipes e unidades de toda a organização.
Quadro 3
Equipes multifuncionais que entregam “produtos” ou projetos, o que garante que as habilidades e
os conhecimentos necessários para entregar os resultados desejados possam ser encontrados
dentro da equipe. Essas equipes costumam ter um responsável pelo produto ou projeto para
definir a visão e priorizar o trabalho.
Equipes autogeridas que realizam atividades de base e são relativamente estáveis ao longo do
tempo. As equipes definem a melhor maneira de atingir metas, priorizar atividades e concentrar
seus esforços. Diferentes membros da equipe lideram o grupo com base em sua competência, e
não no seu cargo.
Pools de flow-to-the-work, em que os indivíduos são alocados a tarefas diferentes em tempo
integral com base nas necessidades prioritárias. Esse método de trabalho pode melhorar a
eficiência, permitir que as pessoas desenvolvam um conjunto mais amplo de habilidades e
garantir que as prioridades do negócio recebam os devidos recursos.
Mudança de mentalidade
De: “Para entregar os resultados adequados, os indivíduos mais experientes devem definir para onde
estamos indo, quais os planos detalhados necessários para chegar lá e como minimizar os riscos ao
longo do percurso.”
Para: “Vivemos em um ambiente em constante evolução e não sabemos exatamente o que o futuro nos
reserva. A melhor maneira de minimizar os riscos e ser bem-sucedido é abraçar a incerteza e ser o
mais rápido e produtivo possível ao tentar algo novo.”
As organizações ágeis trabalham em ciclos rápidos de pensamento e ação intimamente alinhados ao
seu processo de criatividade e realização. Essa integração e essa iteração rápida e contínua de
pensamento, ação e aprendizado — quer se manifeste como design thinking, operações lean,
desenvolvimento ágil ou ainda de outro modo — formam a capacidade da organização de inovar e
operar de maneira ágil.
Essa forma de trabalhar em ciclos rápidos pode afetar todos os níveis envolvidos. No nível da equipe,
as organizações ágeis repensam radicalmente seu modelo de trabalho, afastando-se das abordagens
de gestão de projetos do tipo “cascata” e “stage gate”. No nível da empresa, elas usam o modelo de
ciclos rápidos para acelerar o pensamento estratégico e a execução. Ao invés do planejamento,
orçamento e revisão anuais tradicionais, por exemplo, algumas organizações estão adotando ciclos
trimestrais, sistemas de gestão dinâmicos como objetivos e resultados-chave (OKRs) e orçamento
contínuo de 12 meses.
O impacto desse modelo operacional pode ser significativo. Um banco global, por exemplo, fechou seu
escritório de gerenciamento de projetos e migrou sua organização de gerenciamento de produtos de
uma abordagem tradicional em cascata para um processo baseado em produto viável mínimo. A
instituição passou de quatro grandes ciclos de lançamento anualmente para diversas mudanças
envolvendo milhares de produtos mensalmente. Ao mesmo tempo, a produtividade do desenvolvimento,
implementação e manutenção de produto aumentou em mais de 30%.
Mudança de mentalidade
De: “Para obter os resultados desejados, os líderes precisam controlar e orientar o trabalho por meio da
especificação constante das tarefas e supervisão do trabalho dos funcionários.”
Para: “Os líderes eficazes capacitam os funcionários para assumir total responsabilidade, confiantes
que eles levarão a organização a concretizar seu propósito e sua visão.”
A cultura de uma organização ágil coloca as pessoas no centro, o que envolve e dá autonomia a todos
seus membros. Assim, eles podem criar valor de forma rápida, colaborativa e eficaz.
As organizações bem-sucedidas nesse aspecto investiram em lideranças que dão autonomia ao seu
pessoal e promovem seu desenvolvimento, em uma comunidade forte que apoia e cultiva a cultura da
empresa, e nos processos subjacentes que levam ao desenvolvimento das habilidades e do
empreendedorismo necessários para a agilidade.
A liderança de uma organização ágil serve seus funcionários, dando a eles autonomia e promovendo
seu desenvolvimento. Em vez de planejadores, diretores e controladores, eles se tornam visionários,
arquitetos e coaches que capacitam as pessoas com as competências mais relevantes, para que
possam liderar, colaborar e entregar resultados excepcionais. Tais líderes agem como catalisadores,
motivando as pessoas a agir com foco na equipe e a se envolver na tomada de decisões estratégicas e
organizacionais que terão efeito sobre elas e sobre seu trabalho. Damos a isso o nome de liderança
compartilhada e apoiadora.
As organizações ágeis criam uma comunidade coesa com uma cultura comum. As normas culturais são
reforçadas por meio da influência e do comportamento positivo dos pares em um ambiente de muita
confiança, e não através de regras, processos ou hierarquia. Isso se estende ao recrutamento. A
Zappos, varejista de calçados on-line adquirida pela Amazon, mudou seu processo de recrutamento
para promover a seleção de pessoas que se encaixem em sua cultura — pagando até mesmo $4 mil
aos funcionários para sair durante a integração caso não se encaixem no perfil da empresa.11
De: “A tecnologia é uma capacidade de apoio que entrega serviços, plataformas ou ferramentas
específicas ao restante da organização, de acordo com prioridades, recursos e orçamento definidos.”
Para: “A tecnologia é perfeitamente integrada e essencial a todos os aspectos da organização como um
meio de gerar valor e permitir reações rápidas às necessidades do negócio e dos stakeholders.”
Para muitas organizações, essa forma radical de repensar o modelo organizacional exige repensar
também as tecnologias subjacentes a ele e capacitar seus produtos e processos, bem como as práticas
tecnológicas necessárias para viabilizar a rapidez e a flexibilidade.
As organizações ágeis deverão fornecer produtos e serviços que atendam às mudanças das condições
dos clientes e da concorrência. É provável que produtos e serviços tradicionais precisem ser
digitalizados ou digitalmente habilitados. Os processos operacionais também terão que evoluir de forma
rápida e contínua, o que exigirá a evolução da arquitetura de tecnologia, sistemas e ferramentas.
Para desenhar, construir, implementar e dar suporte a essas novas tecnologias, as organizações ágeis
integram ao negócio uma variedade de práticas de desenvolvimento e entrega de tecnologia de próxima
geração. Funcionários de negócios e tecnologia formam equipes multifuncionais, responsáveis pelo
desenvolvimento, teste, implementação e manutenção de novos produtos e processos.
Eles usam hackathons, crowdsourcing e espaços de colaboração virtual para entender as necessidades
dos clientes e desenvolver soluções possíveis com rapidez. O amplo uso de testes e implementação
automatizados permite lançamentos enxutos, fluidos e contínuos de software no mercado (como a cada
duas semanas, em vez de a cada seis meses). Na área de TI, diferentes disciplinas trabalham juntas
(as equipes de desenvolvimento e operações de TI trabalham em colaboração em práticas de DevOps
otimizadas e sem necessidade de transferência, por exemplo).
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Em resumo, o ambiente atual está forçando as organizações a se tornarem mais ágeis. Em resposta a
essa pressão, está surgindo uma nova forma organizacional que exibe as cinco marcas registradas
expostas acima. Operando em conjunto, essas marcas registradas permitem que as organizações
equilibrem a estabilidade e o dinamismo e prosperem em uma era de oportunidades sem precedentes.
A pergunta seguinte é “Como chegar lá?” Em um ambiente comercial e social em rápida mudança,
algumas organizações já nascem ágeis, outras alcançam a agilidade e outras são forçadas a se tornar
ágeis. Para saber mais sobre como iniciar o processo da transformação ágil, consulte outro artigo da
série dinâmica Agile Organization, “The journey to an agile organization.”
Sobre o(s) autor(es)
Wouter Aghina é sócio da McKinsey no escritório de Amsterdã. Karin Ahlbäck é consultora da
McKinsey no escritório de Londres. Aaron De Smet é sócio sênior da McKinsey no escritório de
Houston. Clemens Fahrbach é consultor da McKinsey no escritório de Munique.
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