© Ted Saunders

Tiago Forte é fundador da Forte Labs e um dos mais reconhecidos especialistas

mundiais em produtividade. Dedica a sua vida a compreender de que forma as
pessoas podem alcançar todo o seu potencial criativo.
Para cumprir este propósito, ensina novas formas de ser bem-sucedido num mundo
cada vez mais digital.
Trabalhou com organizações como a Genentech, a Toyota Motor Corporation e o
Inter-American Development Bank e surgiu em várias publicações, tais como o The
New York Times, The Atlantic e Harvard Business Review.
Ao longo da última década, ajudou milhares de pessoas a criarem um ”segundo
cérebro”.
Criar um segundo cérebro
Tiago Forte

Publicado em Portugal por:

Ideias de Ler®
Divisão Editorial Literária – Porto

Título original:
Building a second brain
© 2022, Tiago Forte

Tradução: Isabel Sá Reis

Design da capa: Laywan Kwan

Adaptação da capa para a edição portuguesa: Sandra Reis

1.ª edição em papel: junho de 2023

Ideias de Ler® é uma marca registada da

Porto Editora
Email: info@ideiasdeler.pt

ISBN 978-989-740-216-6
À Lauren, a minha companheira, a minha musa e a minha
grande inspiração em tudo o que faço.
 Introdução

A promessa de um
Segundo Cérebro

Quantas vezes já tentou lembrar-se de algo importante, mas sentiu que a

informação se perdia algures na sua memória?
Talvez estivesse a ter uma conversa e não tenha conseguido lembrar-se
de um facto que teria fundamentado de modo convincente o seu ponto de
vista. Talvez tenha pensado numa ideia brilhante enquanto conduzia ou
estava parado no trânsito, mas, quando chegou ao seu destino, ela tinha
evaporado. Quantas vezes já teve dificuldade em recordar uma ideia útil que
leu num livro ou artigo?
Com o aumento da quantidade de informação a que temos acesso, este
tipo de experiência torna-se cada vez mais comum. Mais do que nunca,
somos inundados por conselhos que prometem tornar-nos mais espertos,
mais saudáveis e mais felizes. Consumimos mais livros, podcasts, artigos e
vídeos do que aqueles que conseguimos assimilar. Na realidade, o que é que
temos para evidenciar todo o conhecimento que adquirimos? Quantas das
grandes ideias que tivemos ou com que nos deparámos se desvaneceram da
nossa memória antes de termos oportunidade de as colocar em prática?
Passamos horas a fio a ler, a ver e a ouvir opiniões de outras pessoas
sobre o que devemos fazer, como devemos pensar e como devemos viver,
mas fazemos um esforço comparativamente menor para aplicar esses
conhecimentos e torná-los nossos. Somos maioritariamente “acumuladores
de informação”. Amontoamos quantidades excessivas de conteúdos bem-
intencionados que acabam apenas por aumentar a nossa ansiedade.
Este livro pretende mudar isso. Na verdade, os conteúdos que consome
online e através dos diferentes meios de comunicação social que tem ao seu
dispor não são inúteis. Pelo contrário, são incrivelmente importantes e
valiosos. O problema é que, muitas vezes, os consome de forma errada.
Qual é a probabilidade de o livro de gestão que está a ler ser exatamente
aquilo de que precisa neste momento? Qual é a possibilidade de conseguir
colocar em prática, no imediato, cada ideia que ouviu numa entrevista?
Quantos dos e-mails que se encontram na sua caixa de entrada requerem de
facto a sua atenção imediata? É provável que alguns sejam relevantes agora,
mas muitos só serão relevantes algures no futuro.
Para conseguirmos fazer uso da informação que valorizamos,
precisamos de uma forma de a empacotar e de a enviar para o nosso eu
futuro. Necessitamos de uma maneira que nos permita desenvolver um
conjunto de conhecimentos que seja exclusivamente nosso, para que,
quando surgir a oportunidade – seja ela mudar de emprego, fazer uma
apresentação importante, lançar um novo produto, iniciar um negócio ou
uma família – tenhamos acesso aos conhecimentos de que necessitamos
para tomar decisões acertadas e agirmos da forma mais eficaz. Tudo começa
com o simples ato de anotar as coisas.
Vou demonstrar como este hábito simples é o primeiro passo de um
sistema que desenvolvi, denominado Criar um Segundo Cérebro, e que se
inspira nos avanços recentes no campo da GCP – ou gestão do
conhecimento pessoal*,**. Da mesma forma que os computadores pessoais
revolucionaram a nossa relação com a tecnologia, as finanças pessoais
mudaram a forma como gerimos o dinheiro e a produtividade pessoal
reformulou o modo como trabalhamos, a gestão do conhecimento pessoal
ajuda-nos a explorar todo o potencial daquilo que sabemos. Embora as
inovações tecnológicas e uma nova geração de aplicações poderosas tenham
criado, nos dias de hoje, novas oportunidades, as lições que vai encontrar
nestas páginas têm por base princípios intemporais e imutáveis.
O sistema Criar um Segundo Cérebro vai ensinar-lhe a:

• Encontrar em segundos qualquer coisa que aprendeu, que o tocou,

ou sobre a qual pensou no passado.
• Organizar o seu conhecimento e usá-lo para fazer os seus projetos
e objetivos avançarem de modo mais consistente.
• Guardar as suas melhores reflexões de modo a não ter de as fazer
novamente.
• Relacionar ideias e reconhecer padrões em diferentes áreas da sua
vida, para que saiba como viver melhor.
• Adotar um sistema fiável que o ajude a partilhar o seu trabalho
com mais confiança e facilidade.
• “Desligar” do trabalho e relaxar, sabendo que tem um sistema
fiável que monitoriza todos os pormenores.
• Passar menos tempo à procura das coisas e mais tempo a fazer o
seu trabalho com toda a qualidade e criatividade possível.

Quando transformar a forma como se relaciona com a informação,

começará a encarar a tecnologia não apenas como um meio de
armazenamento, mas como uma ferramenta para pensar. Como uma
bicicleta para a mente***, assim que aprendermos a usá-la corretamente, a
tecnologia pode otimizar as nossas capacidades cognitivas e levar-nos a
atingir os objetivos muito mais rapidamente do que conseguiríamos por
conta própria.
Neste livro, vou ensiná-lo a criar um sistema de gestão de
conhecimento, ou um “Segundo Cérebro”****. Quer lhe chame “cloud
pessoal”, “apontamentos” ou “cérebro externo”, como alguns dos meus
alunos fizeram, este é um arquivo digital das suas memórias, ideias e
conhecimentos mais valiosos que o ajudará a fazer o seu trabalho, a gerir o
seu negócio e a administrar a sua vida sem ter de armazenar cada detalhe na
sua mente. Como uma biblioteca pessoal no seu bolso, um Segundo
Cérebro permite que se lembre de tudo o que quiser recordar de modo a
alcançar o que deseja.
Acredito que a gestão do conhecimento pessoal é um dos maiores
desafios – bem como uma das oportunidades mais incríveis – do mundo
atual. Todas as pessoas precisam desesperadamente de um sistema para
gerir o crescente volume de informação que invade os seus cérebros. Já ouvi
esta súplica de estudantes e executivos, empresários e gestores, engenheiros
e escritores e de muitos outros que procuram uma relação mais produtiva e
fortalecida com a informação que consomem.
Aqueles que aprendem a potenciar a tecnologia e a dominar o fluxo de
informação nas suas vidas ficam habilitados a alcançar aquilo que almejam.
Por sua vez, aqueles que continuam a depender dos seus frágeis cérebros
biológicos vão sentir-se cada vez mais assoberbados pelo colossal aumento
de complexidade das nossas vidas.
Passei anos a estudar a forma como escritores, artistas e pensadores
prolíficos do passado geriam os seus processos criativos. Passei um sem-
fim de horas a investigar como é que os seres humanos podem usar a
tecnologia para expandir e valorizar as suas capacidades cognitivas naturais.
Experimentei pessoalmente cada ferramenta, truque e técnica disponível
atualmente para decifrar informação. Neste livro “destilo” as melhores
abordagens que descobri ao ensinar milhares de pessoas por todo o mundo a
perceberem o potencial das suas ideias.
Com um Segundo Cérebro na ponta dos dedos, será capaz de
desbloquear todo o potencial das suas forças e instintos criativos
escondidos. Terá um sistema que o ajuda quando anda esquecido e que o
estimula quando está cheio de energia. Conseguirá fazer, aprender e criar
muito mais, com muito menos esforço e stress, do que alguma vez
conseguiu.
No capítulo seguinte vou contar-lhe como criei o meu próprio Segundo
Cérebro e as lições que aprendi pelo caminho sobre como pode construir
um para si mesmo.

* A área da GCP emergiu nos anos 1990 para ajudar os estudantes universitários a lidarem com a
enorme quantidade de informação a que repentinamente passaram a ter acesso através das bibliotecas
ligadas à Internet. É a equivalente da Gestão de Conhecimento, que estuda a forma como as empresas
e outras organizações fazem uso do seu conhecimento.
** No original: PKM – personal knowledge management. [N. da T.]
***Esta metáfora foi usada pela primeira vez por Steve Jobs para descrever o potencial futuro do
computador pessoal.
**** Outros termos populares para tal sistema incluem: zettelkasten (que significa “arquivo” em
alemão e que foi cunhado pelo influente sociólogo Niklas Luhmann), memex (uma palavra criada
pelo inventor norte-americano Vannevar Bush) e digital garden (inventado pela popular criativa
digital Anne-Laure Le Cunff).
 Capítulo 1

Onde tudo começou

A sua mente é para ter ideias, não para as guardar.

– David Allen, autor de GTD – Fazer bem as coisas

Num dia de primavera do meu primeiro ano de faculdade, comecei a

sentir uma ligeira dor na zona posterior da garganta, sem motivo aparente.
Pensei tratar-se de um primeiro indício de uma gripe que se avizinhava, mas
o meu médico não encontrou sinais de doença. Ao longo dos meses
seguintes, a dor piorou lentamente e comecei, então, a consultar médicos
especialistas. Todos eles chegaram à mesma conclusão: não tem nenhum
problema.
No entanto, a dor continuou a agravar, sem solução à vista. Acabou por
se tornar tão severa que me dificultava a fala, a deglutição e o riso. Fiz
todos os exames de diagnóstico imagináveis, procurando desesperadamente
respostas.
À medida que os meses e, depois, os anos passaram, comecei a perder a
esperança de alguma vez encontrar alívio. Comecei a tomar medicamentos
anticonvulsivos fortes, que atenuaram a dor temporariamente, mas que
tinham efeitos secundários horríveis, como uma sensação de dormência
pelo corpo todo e graves perdas de memória de curto prazo. Viagens que
fiz, livros que li e experiências preciosas com entes queridos durante este
período foram eliminadas da minha memória como se nunca tivessem
acontecido. Era um adulto de 24 anos com a mente de uma criança de 8.
Uma vez que a minha capacidade de me exprimir continuava a
deteriorar-se, o meu desânimo transformou-se em desespero. Sem a
capacidade de falar livremente, muito do que a vida tinha para oferecer –
amizades, namoros, viagens e encontrar uma profissão que adorasse –
parecia fugir-me por entre os dedos. Era como se corressem uma cortina
escura sobre o palco antes mesmo de ter a hipótese de iniciar a minha
atuação.

Um ponto de viragem pessoal – a descoberta do poder

da escrita

Certo dia, sentado em mais um consultório médico, a aguardar por mais

uma consulta, tive uma epifania. Percebi subitamente que estava numa
encruzilhada. Podia assumir a responsabilidade pela minha saúde e pelo
meu tratamento daí em diante, ou podia passar o resto da vida para cá e para
lá, de médico em médico, sem nunca encontrar uma solução.
Peguei no meu diário e comecei a redigir o que estava a sentir e a
pensar. Pela primeira vez, escrevi o meu histórico clínico, da minha
perspetiva e pelas minhas próprias palavras. Registei os tratamentos que me
ajudaram e aqueles que não foram úteis. Escrevi o que é que queria e o que
não queria, aquilo que estava, ou não, disposto a sacrificar e o que
significaria para mim livrar-me daquele mundo de dor em que me sentia
encurralado.
Assim que a história da minha saúde começou a ganhar forma no papel,
soube o que precisava de fazer. Levantei-me abruptamente, dirigi-me à
rececionista e pedi-lhe o meu registo de paciente completo. Ela olhou-me
perplexa, mas, depois de eu ter respondido a algumas questões, dirigiu-se
aos ficheiros e começou a tirar fotocópias.
O meu registo clínico era composto por centenas de páginas, pelo que
não conseguiria pôr-me a par de tudo se o mantivesse em papel. Assim,
comecei a digitalizar cada página no computador da minha família,
transformando-as em registos digitais que podiam ser pesquisados,
reorganizados, comentados e partilhados. Tornei-me no gestor de projeto do
meu próprio problema, tirando apontamentos detalhados sobre tudo o que
os médicos me diziam, experimentando cada sugestão que faziam e
levantando questões para discutir na consulta seguinte.
Tendo toda esta informação num único sítio, começaram a surgir
padrões. Com a ajuda dos meus médicos, descobri um grupo de doenças
designado “distúrbios funcionais da voz”, que incluíam problemas em
qualquer um dos mais de 50 pares de músculos necessários para engolir
adequadamente um pedaço de comida. Percebi que os medicamentos que
estava a tomar mascaravam os sintomas, tornando, por isso, mais difícil
perceber o que estavam a comunicar-me. Aquilo de que padecia não era
uma doença ou infeção que pudesse ser erradicada com um comprimido –
era uma condição funcional que requeria mudanças no modo como tratava
do meu corpo.
Comecei a pesquisar sobre a forma como a respiração, a nutrição, os
hábitos vocais, e até as experiências de infância, podem manifestar-se no
sistema nervoso. Comecei a perceber a relação mente-corpo e o modo como
os meus pensamentos e sentimentos tinham um impacto direto na forma
como o meu corpo se sentia. Tirando notas de tudo o que aprendi,
desenvolvi uma experiência: tentaria fazer algumas mudanças simples no
meu estilo de vida, tais como melhorar a minha dieta e meditação regular,
combinando-as com uma série de exercícios vocais que aprendera com um
terapeuta da fala. Para meu espanto, os resultados foram quase imediatos. A
dor não desapareceu, mas tornou-se muito mais tolerável.*
Olhando para trás, percebo que os meus apontamentos foram tão
importantes para encontrar alívio como qualquer medicamento ou
procedimento. Permitiram que me afastasse dos pormenores da minha
condição e analisasse a situação de uma perspetiva diferente. Tanto para o
mundo exterior, o da medicina, como para o mundo interior, o das
sensações, as minhas notas foram um meio útil para transformar informação
nova em soluções práticas que pudesse utilizar.
Desde então, tornei-me obcecado em relação ao potencial da tecnologia
para canalizar toda a informação que me rodeia. Comecei a perceber que o
simples ato de tirar notas num computador era a ponta do icebergue, pois,
uma vez tornadas digitais, as notas já não eram apenas pequenos rabiscos
manuscritos – podiam assumir qualquer forma, incluindo imagens, links e
ficheiros de qualquer formato ou dimensão. No mundo digital, a informação
podia ser moldada, formatada e direcionada para qualquer fim, como uma
força da natureza mágica e primordial.
Comecei a utilizar os apontamentos digitais noutras áreas da minha
vida. No âmbito académico, transformei pilhas de cadernos desordenados
numa elegante e pesquisável coleção de aulas. Aprendi a dominar o
processo de tirar notas apenas dos pontos importantes das aulas,
consultando-os sempre que necessário e usando-os para elaborar trabalhos
ou passar nos testes. Sempre fora um aluno medíocre com notas medianas.
Era frequente os meus primeiros professores referirem nos relatórios o meu
défice de atenção e pensamento errante. Por isso, pode imaginar a minha
alegria quando terminei o curso com uma média elevada e honras
universitárias.
Tive a infelicidade de me formar num dos piores mercados profissionais
da minha geração, no rescaldo da crise financeira de 2008. Com poucas
oportunidades de emprego nos Estados Unidos da América, decidi ingressar
no Peace Corps, um programa de voluntariado internacional que envia
norte-americanos para prestar apoio a países em desenvolvimento. Fui
aceite e destacado para uma pequena escola na zona rural leste da Ucrânia,
onde passei dois anos a ensinar Inglês a alunos entre os 8 e os 18 anos.
A trabalhar como professor, com escassos recursos e pouco apoio, o
meu sistema de tirar notas tornou-se, mais uma vez, a minha tábua de
salvação. Guardava planos de aula e exercícios que encontrava em diversos
sítios, desde manuais e websites até unidades USB que outros professores
passavam de mão em mão. Misturava e combinava frases, expressões e
calão, criando jogos de palavras, para envolver os meus enérgicos alunos
mais novos. Ensinava aos mais velhos os princípios básicos da
produtividade pessoal – como cumprir um plano, como tirar apontamentos
nas aulas e como estabelecer objetivos e planear a sua formação. Nunca
esquecerei o reconhecimento que demonstraram quando, mais tarde, se
valeram dessas ferramentas para se candidatarem ao ensino superior e para
terem sucesso nos primeiros empregos. Anos depois, ainda recebo
mensagens de gratidão regularmente, uma vez que as técnicas de
produtividade que ensinei aos meus ex-alunos continuam a dar fruto.
Após dois anos de serviço, regressei aos EUA e estava radiante por ter
conseguido um emprego como analista numa pequena empresa de
consultoria em São Francisco. Embora estivesse muito entusiasmado por
iniciar a minha carreira profissional, deparei-me com um enorme desafio: o
ritmo de trabalho era frenético e arrasador. Vindo diretamente da Ucrânia
rural para o epicentro de Silicon Valley, não tinha qualquer preparação para
o volume constante de informação inerente a qualquer local de trabalho
moderno. Todos os dias, recebia centenas de e-mails e, a cada hora, dezenas
de mensagens e os tinidos dos vários dispositivos fundiam-se numa
constante melodia de interrupção. Lembro-me de olhar em volta e pensar:
“Como é que alguém consegue fazer alguma coisa aqui? Qual é o segredo?”
Eu só conhecia um truque – começar a tirar notas.
Comecei a anotar tudo o que estava a aprender, recorrendo a uma
aplicação de notas no meu computador. Tirava apontamentos durante
reuniões, telefonemas e enquanto fazia pesquisa online. Tirava notas de
factos recolhidos de artigos de pesquisa, que podiam ser usados nos slides
que apresentávamos aos clientes. Apontava pequenas ideias com que me
deparava nas redes sociais, para partilhar nas nossas próprias plataformas
digitais. Tomava nota do feedback que os colegas mais experientes me
davam, para garantir que o assimilava e o levava em consideração. De cada
vez que iniciávamos um novo projeto, criei um espaço no meu computador
para registar a informação com ele relacionada, o que me permitia
perscrutar toda a informação e definir um plano de ação.
À medida que a torrente de informações acalmou, comecei a ganhar
confiança na minha capacidade de encontrar exatamente o que precisava
quando precisava. Tornei-me na pessoa do escritório a quem recorriam para
encontrar um determinado ficheiro, desenterrar um dado facto, ou para
recordar com precisão aquilo que o cliente havia dito três semanas antes.
Conhece aquele sentimento de satisfação de quando é a única pessoa numa
sala que se lembra de um pormenor importante? Este sentimento tornou-se a
recompensa da minha busca pessoal por tirar proveito daquilo que sabia.

Outra mudança – a descoberta do poder da partilha

Tinha utilizado sempre a minha coleção de notas e ficheiros para meu

uso pessoal, mas, uma vez que trabalhava em projetos de consultoria para
algumas das mais importantes organizações do mundo, comecei a perceber
que também poderia ser uma mais-valia comercial.
Aprendi, com um dos relatórios que publicámos, que o valor do capital
material nos EUA – terra, maquinaria e edifícios, por exemplo –
corresponde a cerca de 10 biliões de dólares, mas que este montante é
pequeno quando comparado com o valor total do capital humano, que se
estima ser cinco a dez vezes superior. O capital humano inclui “o
conhecimento e a experiência incorporados nos seres humanos – a sua
educação, experiência, sabedoria, aptidões, relações, senso comum e
intuição”.1
Assim sendo, seria possível que a minha coleção pessoal de notas fosse
um ativo de conhecimento que poderia desenvolver e aumentar ao longo do
tempo? Comecei a ver o meu, ainda não batizado, Segundo Cérebro não só
como uma ferramenta de tirar notas, mas também como um leal confidente
e um parceiro de reflexão. Quando me esquecia de algo, ele lembrava-me
sempre. Quando perdia o rumo, ele lembrava-me para onde nos dirigíamos.
Quando me sentia bloqueado e sem ideias, ele sugeria possibilidades e
caminhos.
A dada altura, alguns dos meus colegas pediram-me que lhes ensinasse
os meus métodos de organização. Descobri que praticamente todos eles já
usavam diversas ferramentas de produtividade, como blocos de notas ou
aplicações nos seus telemóveis, mas poucos o faziam de modo sistemático e
intencional. Moviam a informação de um sítio para outro ao acaso, reagindo
às exigências do momento, e sem nunca acreditar que seriam capazes de
voltar a encontrá-la. Cada nova aplicação de produtividade prometia um
avanço, mas, normalmente, acabava por se tornar em apenas mais uma
coisa para gerir.
As conversas de hora de almoço com os meus colegas transformaram-se
num clube de leitura, que se tornou num workshop, que acabou por evoluir
para uma aula paga aberta ao público. Ao ensinar o que sabia a um
crescente número de pessoas, e vendo a diferença imediata que isso trazia
aos seus trabalhos e vidas, comecei a dar-me conta de que tinha descoberto
algo muito especial. A experiência que obtivera a gerir a minha condição
crónica ensinara-me uma forma de organização ideal para resolver
problemas e produzir resultados de modo imediato, e não num futuro
longínquo. Ao implementar esta abordagem a outras áreas da minha vida,
tinha descoberto uma maneira de organizar informação holisticamente –
aplicável a uma variedade de propósitos, ou a qualquer projeto ou objetivo
–, em vez de ser utilizada apenas para tarefas esporádicas. Além disso,
percebi que, ao deter essa informação, conseguia facilmente partilhá-la de
todas as formas, para ajudar as pessoas que me rodeavam.

A origem do Sistema Segundo Cérebro

Batizei o sistema que tinha desenvolvido de “Segundo Cérebro” e criei

um blogue para partilhar as minhas ideias sobre o seu funcionamento. Estas
ideias tiveram repercussão junto de um público muito mais vasto do que
esperava e o meu trabalho acabou por ser mencionado, entre outras
publicações, na Harvard Business Review, na The Atlantic, na Fast
Company e Inc.. Um artigo que escrevi sobre como utilizar apontamentos
digitais para aumentar a criatividade tornou-se viral entre a comunidade
dedicada à produtividade, o que originou uma série de convites para ser
orador e fazer workshops em empresas influentes, como a Genentech, a
Toyota e o Inter-American Development Bank. No início de 2017, decidi
criar um curso online denominado “Criar um Segundo Cérebro” para
ensinar o meu sistema a um público mais vasto**. Desde então, este
programa formou milhares de pessoas oriundas de mais de cem países e de
diferentes estratos sociais, criando uma comunidade empenhada e
inquiridora, que contribuiu para o aperfeiçoamento e o polimento das lições
presentes neste livro.
Nos dois capítulos seguintes, vou demonstrar-lhe como criar um
Segundo Cérebro faz parte de um longo legado que nos foi deixado por
pensadores e criadores ancestrais – escritores, cientistas, filósofos, líderes e
pessoas comuns que se esforçavam ao máximo para se lembrarem e
chegarem mais longe. Em seguida, vou apresentar-lhe alguns princípios e
ferramentas básicas de que necessitará para ser bem-sucedido. A Parte Dois,
“O Método”, introduz cada um dos quatro passos que deverá seguir para
criar um Segundo Cérebro, de modo a poder, de forma imediata, começar a
apreender e a partilhar ideias com um propósito. E a Parte Três, “Fazer
Acontecer”, dá a conhecer um conjunto de formas poderosas de utilização
do seu Segundo Cérebro com o intuito de melhorar a sua produtividade,
concretizar os seus objetivos e prosperar no seu trabalho e na sua vida.
Partilhei aqui a minha história, pois quero que saiba que este livro não é
sobre a otimização perfeita de um tipo de vida idealizada. Todos
experienciamos dor, cometemos erros e temos dificuldades em alguns
momentos da vida. Já tive o meu quinhão de desafios, mas, em cada fase da
minha jornada, tratar os meus pensamentos como tesouros que vale a pena
conservar foi o elemento fulcral em tudo o que ultrapassei e conquistei.
É possível que encontre este livro na categoria de “desenvolvimento
pessoal”, mas, de certo modo, trata-se do oposto disso. Este livro é sobre
otimizar um sistema exterior a si, um sistema que não está sujeito às suas
limitações e constrangimentos, deixando-o alegremente “não otimizado” e
livre para deambular, para se surpreender, para vaguear em direção àquilo
que o faz sentir-se vivo, em cada momento.
* O meu envolvimento na comunidade Quantified Self – uma rede de grupos locais que se reúnem e
nos quais as pessoas partilham as suas histórias sobre como rastreiam a sua saúde, produtividade,
humor, ou comportamento, para aprenderem mais sobre si mesmas – ajudou-me neste
empreendimento.
** Os leitores interessados podem encontrar mais informações em buildingasecondbrain.com/course.
 Capítulo 2

O que é um Segundo Cérebro?

Estendemo-nos para lá dos nossos limites, não

acelerando os nossos cérebros como uma máquina ou
avolumando-os como um músculo – mas cobrindo o nosso
mundo com materiais preciosos e introduzindo-os nos
nossos pensamentos.
– Annie Murphy Paul, autora de The Extended Mind

A informação é o elemento base de tudo o que faz. Qualquer coisa que

deseje concretizar – um projeto, conseguir um emprego novo, aprender uma
nova competência, iniciar um negócio – requer que encontre e utilize as
informações certas. O seu sucesso profissional e a sua qualidade de vida
dependem diretamente da sua capacidade de gerir a informação de modo
eficaz.
De acordo com o The New York Times, atualmente, o consumo médio
diário de informação de um indivíduo comum ascende a uns
impressionantes 34 gigabytes2. Um estudo independente, citado pelo The
Times, estima que consumimos o equivalente ao conteúdo de 174 jornais
completos todos os dias, cinco vezes mais do que em 19863.
Em vez de nos fortalecer, muitas vezes esta avalancha de informação
oprime-nos. O Excesso de Informação originou a Exaustão de Informação,
sobrecarregando os nossos recursos mentais e deixando-nos num estado de
ansiedade constante, por temermos estar a esquecer algo. O acesso
instantâneo aos conhecimentos do mundo através da Internet devia educar-
nos e informar-nos, mas, em vez disso, originou uma enorme pobreza de
atenção.*
Uma pesquisa da Microsoft demonstra que o trabalhador médio norte-
americano passa 76 horas por ano à procura de notas, itens ou ficheiros mal
alquivados4. E um relatório da International Data Corporation refere que
26% de um dia típico de alguém que trabalha na área do conhecimento é
passado a procurar e a consolidar informações dispersas numa variedade de
sistemas5. Inacreditavelmente, só conseguem encontrar as informações
necessárias à execução das suas tarefas 56% das vezes.
Ou seja, vamos trabalhar cinco dias por semana, mas, em média,
passamos mais de um desses dias, simplesmente, a procurar as informações
de que precisamos para realizar o nosso trabalho. E metade das vezes nem
sequer somos bem-sucedidos na busca.
Está na hora de atualizar a nossa memória paleolítica. Está na hora de
reconhecer que não podemos “usar a nossa cabeça” para armazenar tudo
aquilo que precisamos de saber e de delegar a tarefa de lembrar a máquinas
inteligentes. Temos de perceber que as exigências cognitivas da vida atual
aumentam a cada ano, mas que continuamos a usar os mesmos cérebros de
há 200 mil anos, quando os primeiros seres humanos surgiram nas planícies
da África Oriental.
Cada pedacinho de energia que gastamos no esforço de recordar as
coisas é energia que não utilizamos para realizar aquilo de que apenas os
seres humanos são capazes: pensar, inventar coisas novas, criar histórias,
reconhecer padrões, seguir a intuição, colaborar com outras pessoas,
investigar novos temas, fazer planos, testar teorias. Cada minuto que
passamos a fazer malabarismos mentais tendo em conta todas as tarefas que
temos em mãos, deixa-nos menos tempo para nos dedicarmos a atividades
mais significativas, como cozinhar, cuidar de nós, praticar um hobby,
descansar e passar tempo com quem amamos.
No entanto, cada mudança no modo como utilizamos a tecnologia
requer também uma mudança na forma como pensamos. Para tirar proveito
do poder de um Segundo Cérebro de modo adequado, necessitamos de uma
nova relação com a informação, com a tecnologia e, até, connosco.

O legado dos livros de notas

Para uma melhor compreensão do nosso próprio tempo, podemos

procurar na história lições sobre o que funcionava noutras épocas. A prática
de registar os pensamentos e tomar notas para entender melhor o mundo é
um legado longínquo. Durante séculos, artistas e intelectuais, desde
Leonardo da Vinci a Virginia Woolf, John Locke a Octavia Butler,
registavam as ideias que consideravam mais interessantes num caderno que
transportavam sempre consigo, conhecido como um “livro de notas**”.***
Popularizado num período, também ele marcado pelo excesso de
informação – a Revolução Industrial do século XVIII e início do século
XIX –, o livro de notas era mais do que um diário de reflexões pessoais.
Constituía uma ferramenta de aprendizagem utilizada pela classe intelectual
para compreender o mundo em rápida mudança e o seu papel nele.
Em The Case for Books6, Robert Darnton, o historiador e antigo diretor
da Biblioteca da Universidade de Harvard, explica a função dos livros de
notas:

Contrariamente aos leitores contemporâneos, que seguem o

fluxo da narrativa desde o início até ao fim, os primeiros
modernistas ingleses liam de forma descontinuada e passavam de
 um livro para outro. Dividiam os textos em fragmentos e reuniam-
nos em novos padrões, transcrevendo-os para diferentes secções dos
seus cadernos. Em seguida, reliam as cópias e reorganizavam os
padrões, adicionando ainda mais excertos. Ler e escrever eram,
portanto, atividades indissociáveis que faziam parte de um esforço
contínuo de compreender as coisas, pois o mundo estava repleto de
sinais: podiam interpretá-lo através destas atividades; e, mantendo
um registo das suas leituras, criavam o seu próprio livro, cunhado
pelas suas personalidades.****

Os livros de notas eram um portal através do qual as pessoas cultas

interagiam com o mundo. Desenhavam nos seus cadernos enquanto
conversavam e usavam-nos para ligar pedaços de conhecimento
provenientes de diferentes fontes e para inspirar os seus próprios
pensamentos.
Enquanto sociedade, todos nós poderíamos beneficiar de um equivalente
contemporâneo dos livros de notas. O panorama mediático atual é orientado
para o que é invulgar e público – a última controvérsia política, o novo
escândalo de uma celebridade ou o meme viral do dia. Ressuscitar os livros
de notas permite-nos resistir à maré, mudando a nossa relação com a
informação para algo intemporal e privado.
Em vez de consumirmos quantidades crescentes de conteúdos,
podíamos adotar uma abordagem mais paciente e ponderada que
favorecesse a releitura, a reformulação e trabalhasse as implicações de
determinadas ideias ao longo do tempo. Isto poderia não só levar a
discussões mais informadas sobre os assuntos importantes na ordem do dia,
como também ajudaria a preservar a nossa saúde mental e a sarar a nossa
atenção dispersa.
 Porém, não se trata de um simples regresso ao passado. Hoje, temos a
oportunidade de otimizar o uso dos livros de notas, adaptando-os aos
tempos modernos. Temos a possibilidade de transformar esta prática
histórica em algo mais flexível e conveniente.

O livro de notas digital

Assim que as nossas notas e observações se tornam digitais, podem ser

pesquisadas, organizadas e sincronizadas em todos os nossos dispositivos e
copiadas para a cloud por segurança. Em vez de rabiscarmos notas
aleatoriamente em pedaços de papel, na esperança de sermos capazes de as
encontrar mais tarde, podemos desenvolver o nosso “depósito de
conhecimento”, para que saibamos sempre onde procurar.
O escritor e fotógrafo Craig Mod escreveu: “Há uma oportunidade em
aberto para transformar a nossa miríade de notas marginais***** num livro
de notas ainda mais robusto. Um que seja pesquisável, esteja sempre
acessível, facilmente partilhado e integrado no texto digital que
consumimos.”7
Este livro de notas digital é aquilo a que chamo Segundo Cérebro.
Imagine-o como uma junção entre um caderno de estudo, um diário pessoal
e um caderno de rascunho para novas ideias. É uma ferramenta polivalente
que pode adaptar-se às suas necessidades, que podem ir variando ao longo
do tempo. Na escola, ou em formações que frequenta, pode ser usado para
tirar apontamentos para estudar. No trabalho, pode ajudá-lo a organizar os
seus projetos. Em casa, pode ajudá-lo na gestão doméstica.
Independentemente da forma como decide usá-lo, o seu Segundo
Cérebro é uma coleção privada de informações, concebido para servir toda
uma vida de aprendizagens e desenvolvimento, não sendo de utilização
única. É um laboratório onde pode desenvolver e aperfeiçoar o seu
pensamento sozinho, antes de o partilhar com outras pessoas. Um estúdio
onde pode experimentar ideias até estarem prontas para serem colocadas em
prática no mundo exterior. Um quadro branco onde pode delinear ideias e
enriquecê-las com outras.
Assim que compreender que utilizamos naturalmente as ferramentas
digitais para estender o nosso pensamento para lá dos limites do nosso
crânio, começará a ver Segundos Cérebros por todo o lado.
Uma aplicação de uma agenda não é mais do que uma extensão da
capacidade do nosso cérebro para recordar eventos, garantindo que nunca se
esquece de um compromisso. O seu smartphone é uma extensão da sua
capacidade de comunicar, que permite que a sua voz atravesse oceanos e
continentes. O armazenamento na cloud é uma extensão da memória do seu
cérebro, que permite guardar milhares de gigabytes, acessíveis de qualquer
local.******
Está na hora de adicionar as notas digitais ao seu repertório e valorizar
ainda mais as suas capacidades naturais recorrendo à tecnologia.

Um novo sentido para as notas que tiramos: pequenas

unidades de conhecimento

No passado, apenas a elite intelectual precisava de livros de notas –

escritores, políticos, filósofos e cientistas, dado que tinham um motivo para
sintetizar a sua escrita ou pesquisas.
Hoje em dia, praticamente todas as pessoas necessitam de uma forma de
gerir a informação.
Atualmente, mais de metade dos trabalhadores podem ser considerados
“trabalhadores do conhecimento” – profissionais cujo recurso mais valioso
é o conhecimento e que passam grande parte do seu tempo a gerir grandes
quantidades de informação. Além disso, independentemente do papel que
desempenhamos, todos nós temos de encontrar novas ideias, resolver
problemas invulgares e comunicar com os outros eficazmente. E temos de o
fazer de modo confiável e regular, não apenas ocasionalmente.
Enquanto trabalhador do conhecimento, onde reside o seu
conhecimento? Onde fica armazenado quando é criado ou descoberto? O
“conhecimento” pode parecer um conceito sublime, reservado
exclusivamente a intelectuais e académicos, porém, a um nível mais
pragmático, o conhecimento começa com a simples e reconhecida prática de
tirar notas.
Para muitas pessoas, a primeira vez que tiraram notas foi na escola.
Provavelmente, disseram-lhes para apontarem qualquer coisa porque sairia
no teste, o que dava a entender que, assim que o teste terminasse, não
voltariam a utilizar aqueles apontamentos. A aprendizagem era tratada
como descartável, sem intenção de que os conhecimentos fossem úteis a
longo prazo.
Quando entramos no universo profissional, as exigências relativamente
às notas mudam por completo. Tudo o que aprendemos na escola sobre tirar
notas é, não só obsoleto, como exatamente o oposto daquilo que
precisamos.
No mundo profissional:

• Aquilo que deve registar não é muito evidente.

• Ninguém lhe diz quando ou como as suas notas serão utilizadas.
• O “teste” pode ocorrer a qualquer altura e sob qualquer forma.
• Pode consultar as suas notas em qualquer momento, desde que as
tenha guardado.
 • Espera-se que atue tendo por base as suas notas, e não que apenas
as debite.

Não se trata do mesmo tipo de apontamentos que utilizou na escola.

Chegou a altura de elevar o estatuto das notas de preparação para os testes e
modestos rabiscos para algo bem mais interessante e dinâmico. As notas
modernas e profissionais são “unidades de conhecimento” – unidades
discretas de informação que são interpretadas de acordo com a sua
perspetiva individual e armazenadas no exterior da sua mente.
Segundo esta definição, uma nota pode incluir uma passagem de um
livro ou artigo que o inspirou; uma fotografia ou imagem da Internet com as
suas notas; ou uma lista dos seus pensamentos meândricos sobre um
determinado tema, entre outros exemplos. Uma nota pode incluir desde uma
citação de um filme que realmente o impressionou, até milhares de palavras
que guardou de um livro intenso. A dimensão e o formato não são
importantes – se um dado conteúdo foi interpretado por si de um
determinado prisma, selecionado de acordo com os seus gostos, traduzido
para as suas próprias palavras, ou inferido da sua experiência de vida, e
guardado num local seguro, então trata-se de uma nota.
Uma unidade de conhecimento é discreta, ou seja, existe por si só e tem
valor intrínseco. No entanto, as unidades de conhecimento também podem
ser combinadas de modo a formar algo muito maior – um relatório, uma
tese, uma proposta, uma história.
Tal como os blocos de LEGO, com os quais deve ter brincado em
criança, estas unidades podem ser procuradas rapidamente, recuperadas,
deslocadas, agrupadas e reagrupadas em novas formas, sem que seja
necessário inventar nada de raiz. O esforço de criar uma nota tem de ser
feito apenas uma vez e, depois, pode apenas misturar, conjugar e
experimentar combinações diferentes até que algo funcione.
 A tecnologia não só faz com que tirar notas seja mais eficaz, como
também transforma a própria natureza daquilo que se anota. Já não temos de
escrever os nossos pensamentos em post-its ou blocos de notas frágeis,
fáceis de perder e que dificultam a pesquisa. Agora, escrevemos notas na
cloud e esta segue-nos para todo o lado. Já não temos de passar horas
infindáveis a catalogar meticulosamente e a transcrever os pensamentos
para o papel. Agora, juntamos unidades de conhecimento e passamos o
tempo a imaginar aquilo em que poderão tornar-se.

Uma narrativa de dois cérebros

Permita que descreva um dia na vida de alguém que não possui e de

alguém que possui um Segundo Cérebro. Verifique se alguma destas
descrições lhe é familiar.
Nina acorda a uma segunda-feira de manhã, e, mesmo antes de abrir os
olhos, os pensamentos inundam-lhe o cérebro. Coisas para fazer, coisas para
pensar, coisas para decidir. Surge tudo precipitadamente das profundezas do
seu subconsciente, onde esteve em banho-maria durante todo o fim de
semana.
Os pensamentos de Nina continuam a rodopiar na sua mente enquanto
se prepara para ir trabalhar. Como pássaros inquietos, esvoaçam e agitam-se
na sua cabeça, pois não têm mais nenhum sítio onde pousar. Enquanto ela se
questiona sobre o que requer a sua atenção e sobre o que estará a esquecer-
se, há um zunido contínuo de ansiedade de fundo que já se tornou habitual.
Depois de um início de manhã frenético, Nina senta-se finalmente à sua
secretária para dar início ao dia de trabalho. Abre o e-mail e é
imediatamente engolida por uma torrente de novas mensagens. Entre estas
missivas destacam-se algumas com assuntos urgentes e nomes de
remetentes importantes, que a enchem de uma adrenalina glacial. Sabe que
a sua manhã está estragada e os seus próprios planos arruinados. Passando
para segundo plano o trabalho importante ao qual pretendia dedicar-se esta
manhã, Nina prepara-se para a estafante tarefa de responder aos e-mails.
Quando regressa do almoço, já tratou dos assuntos mais urgentes e é
chegado o momento de se focar nas prioridades que estabeleceu para si
mesma. É então que cai na realidade: depois de uma manhã a apagar fogos,
está demasiado distraída e cansada para conseguir concentrar-se. À
semelhança de tantas outras vezes, Nina diminui as suas expectativas,
conformando-se com o lento desbaste da sua crescente lista de afazeres
cheia de prioridades de terceiros.
Depois do trabalho, ela tem uma última oportunidade de se dedicar ao
projeto que irá fazer uso dos seus talentos e que lhe permitirá progredir na
carreira. Faz exercício físico, janta e passa algum tempo de qualidade com
os filhos. Quando eles vão dormir, sente-se entusiasmada por finalmente ter
algum tempo para si.
Senta-se em frente ao computador e questiona-se: “Onde é que fiquei?
Onde é que guardei aquele ficheiro? Onde estão todas as minhas notas?”
Quando, por fim, tudo está respondido e está pronta para avançar, Nina
está demasiado cansada para fazer avanços concretos. Este padrão repete-se
dia após dia. Depois de várias falsas partidas, ela começa a desistir. Porquê
tentar sequer? Porquê continuar a tentar fazer o impossível? Porquê resistir
à tentação de ver outra série da Netflix ou navegar pelas redes sociais? Sem
tempo e energia para fazer com que as coisas avancem de modo decisivo,
de que serve começar?
Nina é uma profissional competente, responsável e esforçada. Muitas
pessoas sentir-se-iam privilegiadas por estarem no seu lugar. Não há nada
de errado com o trabalho que realiza ou com a vida que leva. No entanto,
para lá do aspeto respeitável, algo está a falhar. Não está a conseguir atingir
o nível que sabe ser capaz de alcançar. Há experiências que deseja para si e
para a sua família que parecem ser continuamente adiadas, à espera de “um
dia”, quando, de alguma forma, tiver tempo e espaço para as concretizar.
Há alguma coisa na experiência de Nina que lhe seja familiar? Cada
detalhe da história é real, extraído de mensagens que várias pessoas me
foram enviando ao longo dos anos. As suas histórias transmitem um
sentimento generalizado de descontentamento e insatisfação – a experiência
de deparar-se com uma investida interminável, que exige muito do seu
tempo, de sentir a sua curiosidade e imaginação inatas a desvanecerem-se
sob o peso da obrigação.
Muitas pessoas partilham do sentimento de estarem rodeadas de
conhecimento, mas, ainda assim, se sentirem ávidas por sabedoria; de,
apesar de todas as ideias a que têm acesso, a qualidade da sua atenção só
piorar; da sensação de se sentirem paralisadas perante o conflito entre as
suas responsabilidades e as suas maiores paixões, não sendo nunca capazes
de se concentrarem ou de descansarem.
Há, no entanto, uma narrativa alternativa, uma manhã de segunda-feira
diferente. Esta é também extraída de histórias reais que recebi, desta vez de
pessoas que criaram um Segundo Cérebro para si mesmas.
Acorda na segunda-feira de manhã, na expectativa de iniciar o seu dia e
a sua semana. À medida que se levanta, toma banho e se veste, os
pensamentos começam a surgir. Tem tantas preocupações e
responsabilidades como qualquer outra pessoa, mas tem também uma arma
secreta.
No duche, percebe subitamente que há uma forma melhor de
desenvolver o projeto profissional que tem em mãos. Quando sai para o
tapete, aponta a ideia numa nota digital no seu smartphone. Enquanto toma
o pequeno-almoço com a família, dá por si já a delinear a nova estratégia,
ponderando sobre as suas implicações. Nos intervalos entre dar de comer
aos miúdos e mandá-los para a escola, anota também estes pensamentos. A
caminho do trabalho, começa a perceber que há desafios que não
considerou. Então, enquanto conduz, dita uma rápida nota áudio para o seu
telemóvel, que é automaticamente transcrita e guardada nas suas notas.
A manhã de segunda-feira no escritório é o habitual turbilhão, com e-
mails, mensagens de chat e telefonemas a chegar, como é habitual, num
ritmo frenético. Depois de partilhar a sua ideia com os colegas, eles
começam a fazer perguntas, a mencionar preocupações válidas e a
acrescentar as suas próprias contribuições. Em cada um destes momentos,
está preparado para guardá-las como notas no seu Segundo Cérebro. Evita
quaisquer apreciações, pois procura recolher a maior variedade possível de
feedback antes de decidir sobre o plano de ação.
Sem que se dê conta, está na hora de almoço. Nesta pausa para comer
algo, os seus pensamentos tornam-se filosóficos: “Qual é o principal
objetivo do projeto? Estamos a esquecer-nos disso? De que forma se
enquadra na visão de longo prazo do produto que queremos construir? Qual
é o impacto da nova estratégia para os acionistas, os clientes, os
fornecedores e o ambiente?” Só tem trinta minutos de almoço, pelo que não
tem tempo para refletir aprofundadamente sobre estas questões, mas anota-
as para que se lembre de voltar a elas mais tarde.
Está a utilizar o smartphone, tal como todos os outros, mas não está a
fazer o mesmo que eles. Está a criar valor, em vez de estar apenas a passar o
tempo.
Quando chega a hora da reunião da tarde para rever a estratégia que
concebeu, já tem uma formidável coleção de notas preparadas: as ideias,
estratégias, objetivos, desafios, questões, preocupações, contribuições e
lembretes que reuniu em apenas algumas horas de uma manhã de segunda-
feira.
 Antes do início da reunião, dedica dez minutos à organização das suas
notas. Cerca de um terço não é prioritário, deixando-as, por isso, à parte.
Outro terço é crucial, por isso organiza estes apontamentos numa lista de
prioridades para a reunião. As restantes ocupam uma posição intermédia de
importância, pelo que são colocadas numa lista separada a que pode
recorrer se necessário.
Quando se dá início à reunião, a equipa senta-se para começar a discutir
o projeto. O leitor já está preparado. Já analisou os principais problemas de
diferentes ângulos, encontrou um número de soluções possíveis e já
começou a pensar sobre as implicações no panorama geral. Até já recebeu
feedback de alguns colegas, que integrou nas suas recomendações. Defende
o seu ponto de vista, mantendo-se recetivo às perspetivas da sua equipa. O
seu objetivo é manter-se presente e orientar a conversa para o melhor
resultado possível, fazendo uso da maneira única de interpretar as coisas de
cada um. Todas as reflexões importantes, ideias novas e possibilidades
inesperadas, partilhadas pelos seus colegas, são anotadas no seu Segundo
Cérebro.
Quando esta forma de trabalhar com a informação se mantém ao longo
de dias, semanas e meses, o modo como a sua mente trabalha começa a
mudar. Começa a perceber padrões recorrentes no seu pensamento: por que
motivo faz determinadas coisas, o que realmente quer e o que é
verdadeiramente importante para si. O seu Segundo Cérebro torna-se um
“espelho”, ensinando-lhe mais sobre si mesmo e destacando as ideias que
vale a pena manter e seguir. A sua mente começa a entrelaçar-se com este
sistema, contando com ele para se lembrar daquilo que jamais conseguiria
sozinho.
Tudo isto não está, literalmente, apenas na sua cabeça. As pessoas
podem dizer que há algo de diferente em si. Começam a perceber que
consegue aceder rapidamente a um conjunto invulgarmente extenso de
informação. Tecem comentários sobre a sua memória extraordinária, mas o
que elas não sabem é que nunca tenta, sequer, lembrar-se de nada. Admiram
a sua incrível dedicação ao desenvolvimento do seu pensamento ao longo
do tempo. Na realidade, está apenas a implantar sementes de inspiração e a
colhê-las quando florescem.
Quando começa a ver todo o conhecimento que adquiriu numa forma
tangível, apercebe-se de que já possui tudo aquilo de que precisa para lutar
pelo futuro que deseja. Não necessita de esperar até estar perfeitamente
preparado. Não necessita de consumir mais informação ou fazer mais
pesquisa. Falta apenas agir sobre aquilo que já sabe e já tem, e que se
apresenta diante de si com um minucioso detalhe.
O seu cérebro deixou de ser um entrave ao seu potencial, o que significa
que dispõe de todas as ferramentas de que precisa para realizar qualquer
empreendimento com êxito. Esta confiança na qualidade do seu pensamento
dá-lhe liberdade para colocar questões mais profundas e coragem para ir
atrás de desafios maiores. Não pode falhar, pois o fracasso é apenas mais
informação que será apreendida e utilizada como estímulo na sua
caminhada.
Criar e rentabilizar o poder de um Segundo Cérebro é isto.

Potenciar as tecnologias como ferramentas do

pensamento

Ao longo do século XX, vários académicos e inovadores8 ofereceram

uma visão da forma como a tecnologia podia mudar a humanidade para
melhor. Eles sonhavam com a criação de uma “mente estendida”, que iria
ampliar o intelecto humano e ajudar-nos a resolver os grandes problemas da
sociedade.****** A possibilidade de tal maravilha tecnológica parecia um
farol para o futuro, prometendo libertar o conhecimento dos antigos livros
poeirentos e torná-lo universalmente acessível e útil.********
Os seus esforços não foram em vão, pois estas ideias inspiraram muita
da tecnologia que usamos diariamente. Porém, paradoxalmente, apesar de
todas as invenções tecnológicas da Era da Informação, estamos, de certa
forma, mais afastados do que nunca das suas visões originais. Todos os dias,
passamos horas a interagir com atualizações nas redes sociais, que serão
esquecidas em minutos. Marcamos artigos para ler mais tarde, mas
raramente temos tempo para o fazer. Criamos documentos que são
utilizados uma única vez e depois são largados nas profundezas insondáveis
dos nossos sistemas de e-mail ou de arquivo. Muita da nossa produção
intelectual – desde brainstorms a fotografias, planeamentos e pesquisas – é
frequentemente abandonada em discos rígidos ou perdida algures na cloud.
Creio que atingimos um ponto de inflexão, no qual a tecnologia se
tornou suficientemente avançada e acessível para podermos integrá-la com
os nossos cérebros biológicos. Os computadores são, hoje, mais pequenos,
mais potentes e mais intuitivos, tendo-se tornado, inequivocamente, um
componente essencial da forma como pensamos.
É chegada a hora de compreendermos a visão dos primeiros pioneiros
tecnológicos – que todas as pessoas devem ter uma mente estendida, não só
para se lembrarem de mais informação e serem mais produtivas, mas
também para viverem vidas mais gratificantes.

* Herbert Simon, um economista e psicólogo cognitivo norte-americano, escreveu: “Aquilo que a

informação consome é bastante óbvio: consome a atenção dos seus recetores. Daí que uma riqueza de
informação crie uma pobreza de atenção…”
**No original, “commonplace book”, o que se traduziria literalmente por “livro lugar-comum”. [N.
da T.]
*** A palavra “lugar-comum” remonta à Grécia Antiga, onde os oradores dos tribunais ou encontros
políticos mantinham um conjunto de argumentos num “lugar comum” de modo a facilitar a sua
consulta.
**** A prática de fazer anotações pessoais também surgiu noutros países: como biji na China

(grosseiramente traduzido como “caderno”), podendo conter anedotas, citações, meditações

aleatórias, críticas literárias, pequenas histórias ficcionais e qualquer outra informação que o seu
utilizador considerasse digna de registo; no Japão, os zuihitsu (conhecidos como “livros de
almofada”) eram coleções de cadernos utilizados para documentar a vida de uma pessoa.
***** “Notas marginais” refere-se às notas feitas na margem de um livro ou documento, incluindo
rabiscos, comentários, anotações, críticas, gatafunhos ou ilustrações.
****** Já alguma vez perdeu o seu smartphone ou ficou sem acesso à Internet e sentiu que lhe faltava

uma parte importante? Isto é um indício de que uma ferramenta externa se tornou uma extensão da
sua mente. Num estudo de 2004, Angelo Maravita e Atsushi Iriki descobriram que, quando os
macacos e os seres humanos utilizam de modo consistente uma ferramenta para ampliar o seu
alcance, como usar um ancinho para alcançar um objeto, determinadas redes neurais do cérebro
alteram o seu “mapa” para incluir a nova ferramenta. Esta fascinante descoberta reforça a ideia de
que as ferramentas externas podem e, muitas vezes, tornam-se de facto uma extensão natural das
nossas mentes.
******* Avanços e descobertas recentes na área da “cognição estendida” vieram esclarecer como
“pensar fora do cérebro” pode ser prático e poderoso. Este livro não se centra na ciência, mas, para
uma excelente introdução à cognição estendida, recomendo a obra The Extended Mind de Annie
Murphy Paul.
******** Vannevar Bush escreveu sobre uma “estação de trabalho de estudiosos” denominada

“Memex”, “um dispositivo no qual o indivíduo armazena todos os seus livros, registos e
comunicações, mecanizado, de forma a poder ser consultado com enorme rapidez e flexibilidade. É
um suplemento pessoal e alargado da sua memória”.
 Capítulo 3

Como funciona um
Segundo Cérebro

É no poder de recordar que consiste a liberdade

suprema do eu. Sou livre porque recordo.
– Abhinavagupta, filósofo e místico de Caxemira do século X

Pense no seu Segundo Cérebro como o melhor assistente pessoal do

mundo. É totalmente fiável e consistente. Está sempre pronto e à espera de
registar qualquer informação que lhe possa ser útil. Segue instruções, faz
sugestões úteis e lembra-o do que é importante para si.
Como seria a descrição das funções deste assistente pessoal? Contratá-
lo-ia para executar que “funções” para si? Da mesma forma que atribuiria
ao seu assistente a responsabilidade por um determinado nível de
desempenho, o mesmo acontece com o seu Segundo Cérebro. Para saber se
vale a pena mantê-lo, tem de saber o que esperar dele.
Neste capítulo, vamos ver: de que modo as quatro principais
capacidades de um Segundo Cérebro podem trabalhar ativamente para si –
imediatamente e ao longo do tempo; a única ferramenta básica de que
precisará para começar; como o seu Segundo Cérebro vai evoluir de forma
a responder ao que é mais importante para si; e, por fim, uma introdução
aos quatro passos do Método CODE, que está no cerne de tudo isto.
Os superpoderes de um Segundo Cérebro

Há quatro capacidades essenciais que podemos esperar de um Segundo

Cérebro:

1. Tornar as nossas ideias consistentes.

2. Revelar novas associações entre ideias.
3. Incubar as nossas ideias ao longo do tempo.
4. Aperfeiçoar as nossas perspetivas pessoais.

Examinemos, então, cada uma.

Superpoder n.º 1 do Segundo Cérebro: tornar as nossas ideias

consistentes

Antes de fazermos qualquer coisa com as nossas ideias, temos de as

“descarregar” das nossas mentes e dar-lhes uma forma consistente. Só
depois de organizarmos as ideias complexas no nosso cérebro é que
conseguimos pensar com clareza e começar efetivamente a trabalhar com
elas.
Em 1953, o biólogo norte-americano James Watson e o físico inglês
Francis Crick fizeram uma importante descoberta: a estrutura de hélice
dupla do ADN. A sua descoberta desenvolveu-se a partir do trabalho de
base realizado por outros pioneiros, incluindo os avanços na cristalografia
de raios-x, por Rosalind Franklin e Maurice Wilkins, e marcou um período
áureo na área da biologia molecular e da genética.
O avanço de Watson e Crick é sobejamente reconhecido, mas há uma
parte da sua história bem menos conhecida. Uma importante ferramenta dos
investigadores era a construção de modelos físicos, uma abordagem que
aprenderam com o bioquímico norte-americano Linus Pauling. Faziam
recortes de cartão para representar as formas das moléculas que sabiam
fazer parte da composição do ADN e, tal como num puzzle,
experimentavam diferentes formas de as conjugar. Movimentavam os
modelos nas suas secretárias, tentando encontrar uma forma que se ajustasse
a tudo o que já sabiam sobre o modo como as moléculas se organizavam. A
estrutura helicoidal dupla parecia adequar-se a todas as limitações
conhecidas, permitindo que os pares de bases complementares encaixassem
na perfeição, respeitando simultaneamente os rácios entre elementos que
haviam sido medidos previamente.9
Este é um aspeto notável de umas das descobertas científicas mais
famosas do século passado: no momento decisivo, mesmo cientistas
altamente qualificados e profundamente familiarizados com o pensamento
matemático e abstrato recorreram ao meio mais básico e antigo disponível:
objetos físicos.
As notas digitais não são físicas, mas são visuais. Tornam conceitos
vagos em entidades tangíveis, que podem ser observadas, reorganizadas,
editadas e conjugadas. Embora existam apenas em formato virtual, podemos
vê-las com os nossos olhos e movê-las com os nossos dedos. Como os
investigadores Deborah Chambers e Daniel Reisberg descobriram na sua
pesquisa sobre os limites da visualização mental, “as competências que
desenvolvemos para lidar com o mundo exterior superam as que temos para
lidar com o mundo interior”.10

Superpoder n.º 2 do Segundo Cérebro: revelar novas associações

entre ideias
 Na sua forma mais prática, a criatividade consiste em associar ideias,
especialmente aquelas que parecem não estar relacionadas.
A neurocientista Nancy C. Andreasen, na sua exaustiva pesquisa sobre
pessoas altamente criativas – na qual se incluíam notáveis cientistas,
matemáticos, artistas e escritores – concluiu que “os indivíduos criativos
são melhores a reconhecer relações, fazer associações e ligações”.11
Ao mantermos diversos tipos de materiais num único lugar, facilitamos
esta conexidade e aumentamos a probabilidade de repararmos numa
associação invulgar.
Citações de um livro de filosofia escrito na antiguidade podem estar
lado a lado com o último tweet brilhante. Screenshots de um vídeo
interessante do YouTube podem conviver com cenas de filmes clássicos.
Um lembrete áudio pode ser guardado juntamente com planos de um
projeto, um link de um site útil e um PDF, contendo as últimas descobertas
de uma pesquisa. Todos estes formatos podem ser combinados de uma
forma que seria impossível na esfera física.
Se já alguma vez jogou o jogo de palavras Scrabble, sabe que a melhor
forma de encontrar novos termos é misturando as letras em diferentes
combinações até que um vocábulo lhe salte à vista. No nosso Segundo
Cérebro podemos fazer o mesmo: mesclar as nossas ideias até que algo
inesperado surja. Quanto mais diverso e invulgar for o material que insere
logo à partida, mais originais serão as conexões que vão emergir.

Superpoder n.º 3 do Segundo Cérebro: incubar as nossas ideias ao

longo do tempo

Muito frequentemente, quando assumimos uma tarefa – planear um

evento, desenhar um produto ou liderar uma iniciativa – valemo-nos apenas
das ideias a que temos acesso naquele exato momento. Chamo a esta
abordagem uma “carga intensa” – exigir do nosso cérebro resultados
instantâneos sem o benefício de um sistema de apoio.
Mesmo quando fazemos um levantamento de ideias, contamos apenas
com aquelas de que conseguimos lembrar-nos nesse instante. Qual é a
probabilidade de as ideias mais criativas e inovadoras surgirem logo de
imediato? Qual é a probabilidade de a melhor forma de avançar ser a
primeira em que pensamos?
Esta tendência é conhecida como viés de recência*.12 Temos propensão
para favorecer as ideias, soluções e influências que nos ocorreram no
imediato, independentemente de serem ou não as melhores. Agora imagine
se fosse capaz de se libertar dos limites do momento presente e de recorrer a
semanas, meses, ou até anos, de imaginação acumulada.
Chamo a esta abordagem “lume brando” – permitir que pedaços de
matéria imaginada cozinhem lentamente como um delicioso estufado que
vai ganhando sabor ao lume. É uma forma mais calma e sustentável de
abordar a criatividade, que se baseia na acumulação gradual de ideias, e não
numa atividade frenética e excessiva. Possuir um Segundo Cérebro, onde
imensas ideias podem ser guardadas contínua e permanentemente, faz com
que a passagem do tempo seja sua aliada e não inimiga.

Superpoder n.º 4 do Segundo Cérebro: aperfeiçoar as nossas

perspetivas pessoais

Até aqui, falámos maioritariamente sobre reunir ideias de outros, mas o

objetivo máximo de um Segundo Cérebro é permitir que o seu próprio
pensamento se destaque.
 Um estudo recente da Universidade de Princeton descobriu que há um
determinado tipo de trabalho que tem menor probabilidade de vir a ser
automatizado por máquinas nos próximos anos. Surpreendentemente, não se
trata de empregos que exigem competências avançadas ou anos de
formação, mas sim de trabalhos que requerem a capacidade de transmitir
“não só informação, mas uma interpretação particular da informação”.13
Por outras palavras, os empregos com maior probabilidade de perdurar
são aqueles que envolvem promover ou defender uma determinada
perspetiva. Pense em alguém que organizou uma angariação de fundos a
partilhar histórias sobre o impacto que a sua organização sem fins lucrativos
teve, um investigador a utilizar dados para defender a interpretação que fez
de uma experiência, ou um gestor de projeto a indicar alguns precedentes
importantes para apoiar uma determinada decisão. As nossas carreiras e
negócios dependem, mais do que nunca, da nossa capacidade de apresentar
um determinado ponto de vista e persuadir os outros a adotá-lo também.14
A defesa de um dado ponto de vista não requer apenas que seja
carismático ou possua um charme irresistível. Também necessita de
material de apoio.
O jornalista, escritor e cineasta norte-americano Sebastian Junger
escreveu, outrora, sobre o “bloqueio de escritor”: “Não se trata de estar
bloqueado, mas de não ter material de pesquisa suficiente para escrever com
competência e conhecimento sobre esse tópico. Não significa que não
consigo encontrar as palavras certas, mas [antes] que não possuo as
munições.”15
Quando se sente bloqueado nas suas atividades criativas, não significa
que há algo de errado consigo. Não perdeu o jeito, nem a sua criatividade se
esgotou. Significa apenas que ainda não tem matéria-prima suficiente com a
qual trabalhar. Se sente que a fonte de inspiração secou, é porque necessita
de mais exemplos, ilustrações, histórias, estatísticas, diagramas, analogias,
metáforas, fotografias, roteiros mentais, apontamentos de conversas,
citações – qualquer coisa que o ajude a argumentar a favor da sua perspetiva
ou a lutar por uma causa na qual acredita.

Escolher uma aplicação para tirar notas: o centro neural

do seu Segundo Cérebro

A mesma tecnologia que potenciou uma explosão do volume de

informação que nos chega também forneceu ferramentas para gerirmos toda
essa informação.
Embora o seu Segundo Cérebro seja constituído por todas as
ferramentas que usa para interagir com a informação, nas quais se incluem,
por exemplo, uma lista de afazeres, uma agenda, o e-mail e aplicações de
leitura, há uma categoria de software que recomendo como peça central do
seu Segundo Cérebro: uma aplicação de notas digitais**. Há inúmeras
opções disponíveis, desde aplicações de notas gratuitas, que vêm pré-
instaladas nos smartphones, até software de outras marcas que pode
descarregar e que possui exatamente as características de que necessita.
Desde a Microsoft OneNote, Google Keep e Apple Notes até Notion e
Evernote, as aplicações de notas digitais têm quatro importantes
características que as tornam ideais para criar um Segundo Cérebro. São
elas:

• Multimédia: tal como um bloco de notas de papel, pode conter

desenhos e esboços, citações e ideias e, até, uma fotografia ou
post-it colado, uma aplicação para notas pode armazenar uma
ampla variedade de conteúdos num único local, para que nunca
tenha de se perguntar onde colocar algo.
 • Informal: as notas são inerentemente desordenadas, por isso, não
há necessidade de uma grafia ou apresentação perfeitas. Isto
facilita o processo de tirar notas das coisas mal elas ocorrem, o
que é fundamental para permitir que as ideias iniciais se
desenvolvam.
• Flexível: tirar notas é um processo contínuo que nunca termina
verdadeiramente e, muitas vezes, não sabemos onde nos poderá
conduzir. Ao contrário de programas mais especializados,
concebidos para produzir um determinado tipo de resultado (como
diapositivos, folhas de cálculo, gráficos, vídeos), as notas são
ideais para explorar livremente uma forma antes de termos um
objetivo em mente.
• Orientada para a ação: contrariamente a uma base de dados de
uma biblioteca ou de uma investigação, as notas pessoais não têm
de ser exaustivas ou precisas. São concebidas para o ajudar a
capturar rapidamente pensamentos fortuitos, para que possa
manter-se concentrado na tarefa que tem em mãos.

As notas em papel possuem as quatro características anteriores. No

entanto, quando se trata de notas digitais, podemos amplificar estes
benefícios intemporais combinando-as com o incrível potencial da
tecnologia – procura, partilha, cópias de segurança, edição, ligação,
sincronização entre dispositivos e muito mais. As notas digitais combinam a
arte informal de um caderno de rascunho com o poder científico do software
moderno.
A escolha das aplicações e ferramentas que vai usar é pessoal e depende
do dispositivo móvel que utiliza, dos requisitos do seu emprego ou negócio
e, até, do seu temperamento e dos seus gostos. O panorama do software é
dinâmico, estando em constante mutação – surgem regularmente novas
aplicações e as existentes estão sempre a lançar novas funcionalidades.
Pode encontrar um guia gratuito e permanentemente atualizado para o
ajudar a escolher a aplicação de notas e outras ferramentas do Segundo
Cérebro que melhor se adequam a si em
Buildingasecondbrain.com/resources.
Embora vá sempre utilizar vários programas diferentes para gerir a
informação e fazer o seu trabalho – desde processadores de texto a
plataformas de mensagens e ferramentas de gestão de projeto usadas na sua
empresa –, a sua aplicação de notas digitais é concebida exclusivamente
para facilitar a gestão do conhecimento pessoal.
Um bom ponto de partida residirá nas aplicações que já tem e que,
provavelmente, já utiliza. Pode começar por uma opção mais básica e passar
para uma versão mais recente depois, à medida que as suas necessidades se
alteram.***
Acima de tudo, não caia na armadilha do perfecionismo: achar que tem
de ter a aplicação “perfeita”, com o conjunto certo de funcionalidades, antes
mesmo de tirar uma única nota. O importante não é ter as ferramentas
perfeitas – é ter um conjunto de ferramentas fiável, com o qual pode contar,
sabendo que tem sempre a possibilidade de mudar mais tarde.

Lembrar, associar, criar: as três fases da Gestão do

Conhecimento Pessoal

À medida que as pessoas percorrem o caminho de criação do seu

Segundo Cérebro, observo frequentemente – e encorajo – três fases de
progressão: lembrar, associar e criar. Desbloquear por completo o
potencial de utilização de ferramentas digitais para desenvolver e amplificar
aquilo de que as nossas mentes são capazes pode levar tempo. Porém, há
diversos benefícios em cada fase do percurso.
Tendencialmente, a primeira forma de utilização do Segundo Cérebro é
como auxiliar de memória. As pessoas usam as notas digitais para guardar
factos e ideias que, de outro modo, teriam dificuldade em recordar:
conclusões de uma reunião, citações de entrevistas ou pormenores de um
projeto, por exemplo.
Camille é cofundadora e designer chefe de uma startup no Quebeque,
no Canadá. Ela usa o seu Segundo Cérebro para guardar excertos dos
muitos relatórios de pesquisa e estudos que lê no âmbito do seu trabalho de
design de estações de carregamento de veículos elétricos para grandes
edifícios residenciais. Muitos destes relatórios são publicados em PDF – um
formato reconhecidamente inflexível e de difícil utilização – mas,
importando as passagens mais relevantes para as suas notas, ela consegue
acrescentar as anotações e comentários que deseja.
A segunda forma como as pessoas utilizam o Segundo Cérebro é para
associar ideias. O Segundo Cérebro evolui de uma ferramenta de memória
para uma ferramenta de pensamento. Um conselho de um mentor que se
revela útil quando se deparam com uma situação semelhante numa equipa
diferente. Uma metáfora reveladora encontrada num livro que é usada numa
apresentação que estão a preparar. Ou seja, as ideias capturadas
anteriormente começam a gravitar umas em direção às outras e a
polinizarem-se de modo cruzado.
Fernando é um médico oncologista de um hospital de renome mundial
que utiliza o seu Segundo Cérebro para organizar as notas relativas aos seus
pacientes. Ele guarda os principais dados do historial clínico de cada
paciente, tendo especial atenção à duração da doença, aos tratamentos já
realizados e às características determinantes do tumor. Fernando utiliza o
seu Segundo Cérebro para fazer a associação entre o que aprendeu na sua
formação e pesquisa e as necessidades dos seus pacientes, para, assim,
conseguir tratá-los de modo mais eficaz.
Por fim, a terceira e última forma como as pessoas utilizam o seu
Segundo Cérebro é para criar coisas novas. Elas apercebem-se de que
possuem muito conhecimento sobre um determinado tema e decidem
transformá-lo em algo concreto e partilhável. Ver tanto material de apoio
pronto e disponível encoraja-as a expor as suas ideias e a ter um impacto
positivo sobre os outros.
Terrel é um jovem pai de três crianças que tem um emprego exigente
numa grande empresa tecnológica no Texas. Depois de fazer o meu curso,
ele usou o seu Segundo Cérebro para criar um canal de YouTube no qual
partilha histórias e dicas de parentalidade. Realizou, por exemplo, vídeos
sobre como fazer viagens internacionais com crianças e como solicitar a
licença de paternidade, e ainda partilhou vídeos de viagens de fim de
semana que fez com a família.
Ser capaz de manter registos de todas as ideias para realizar os vídeos e
detalhes de produção foi fundamental para permitir que Terrel encontrasse o
equilíbrio entre o seu part-time e a sua carreira a tempo inteiro, tendo ainda
tempo para estar com os filhos. Ele está a utilizar o seu Segundo Cérebro
para se expressar e criar os conteúdos que quer ver no mundo.
Cada um destes indivíduos aproveitou a tecnologia para lembrar,
associar e criar de modo muito mais eficaz do que seria possível se o
fizessem “sozinhos”.16 Eles usam o Segundo Cérebro de formas que
complementam o período atual das suas vidas. À medida que as suas vidas
forem mudando, eles serão capazes de adaptar a forma como usam as notas,
para que continuem a ser relevantes e úteis.
Introduzir o Método CODE: os quatro passos para
lembrar o que é importante

Para o orientar no processo de criação do seu próprio Segundo Cérebro,

desenvolvi um método simples e intuitivo dividido em quatro partes,
denominado “CODE” – Capturar; Organizar; Destilar; Expressar.

Estes são os passos para, desde logo, criar o seu Segundo Cérebro, mas
também para fazer uso dele para progredir. Cada um deles representa um
princípio intemporal encontrado ao longo da história da humanidade, desde
as primeiras pinturas rupestres até às oficinas de artesanato da Renascença e
aos domínios modernos e inovadores. São flexíveis e agnósticos,
adequando-se a qualquer profissão, função ou carreira, e a qualquer método
e plataforma de notas. Aposto, até, que já os executa de alguma forma, quer
tenha ou não consciência disso.
CODE é um mapa para navegar pelos intermináveis fluxos de
informação com que, agora, somos confrontados diariamente. É uma
abordagem atual para a criação de um livro de notas, adaptada às
necessidades da Era da Informação.
Da mesma forma que possuímos um código genético que determina a
nossa altura e a cor dos nossos olhos, temos também um código criativo que
está ligado à nossa imaginação. Este molda a forma como pensamos e como
interagimos com o mundo e está refletido no código de software que
executa as aplicações que usamos para gerir a informação. Além disso, foi
um código secreto durante grande parte da história – agora é chegada a hora
de revelar como funciona.****
Vejamos uma breve apresentação dos quatro passos do Método CODE –
Capturar, Organizar, Destilar e Expressar – para, depois, os analisarmos em
pormenor nos capítulos seguintes.

Capturar: apreender o que é significativo

Sempre que ligamos o telemóvel ou o computador, ficamos

imediatamente imersos no fluxo de conteúdos interessantes que apresentam.
Muita desta informação é útil e interessante – artigos didáticos que podem
ajudar-nos a ser mais produtivos, podcasts com especialistas que partilham
lições obtidas à custa de muito esforço ou fotografias inspiradoras de
destinos de viagens que talvez desejemos realizar.
Eis o problema: não somos capazes de consumir cada pedacinho deste
fluxo de informação. Se o tentarmos, ficaremos rapidamente exaustos e
sobrecarregados. Temos de adotar a perspetiva de um curador, afastando-
nos da intensa torrente e começando a tomar decisões intencionais sobre as
informações com que queremos ocupar as nossas mentes.
Tal como um cientista, que captura apenas as borboletas mais raras para
levar para o laboratório, o nosso objetivo deve ser “capturar” somente as
ideias e visões que julgamos verdadeiramente dignas de atenção.
Tendencialmente, os conteúdos acumulam-se por todo o lado, mesmo sem o
nosso envolvimento. Provavelmente, há e-mails a encher a sua caixa de
entrada, atualizações a aparecer subitamente nos feeds das suas redes sociais
e notificações que proliferam no seu telemóvel enquanto lê isto.
Na melhor das hipóteses, tendemos a capturar a informação ao acaso.
Poderá enviar um e-mail a si mesmo com uma breve nota, apontar num
documento algumas ideias que lhe surgem ou sublinhar passagens de um
livro que está a ler, mas essas informações, provavelmente, permanecem
dissociadas e dispersas. As perspetivas que desvenda através de um grande
esforço mental permanecem escondidas em pastas esquecidas ou à deriva na
cloud.
A solução é manter apenas o que é significativo num local de confiança,
que controle, deixando o resto de lado.
Quando se depara com algo significativo para si, a repercussão dá-se a
um nível intuitivo. Muitas vezes, as ideias que consideramos interessantes
são as mais invulgares, contraintuitivas ou potencialmente úteis. Não faça
desta uma decisão analítica e não se preocupe com o motivo pelo qual
aquilo é significativo para si – procure apenas uma sensação de prazer,
curiosidade, admiração ou entusiasmo e deixe que este seja o sinal que lhe
indica que é o momento de capturar uma passagem literária, uma imagem,
uma citação ou um facto.
Se nos treinarmos para reconhecer o que é significativo para nós,
conseguiremos melhorar não só a capacidade de tirar notas, como também a
compreensão que temos de nós mesmos e daquilo que mexe connosco. É
uma forma de aumentar o volume da intuição para que consigamos ouvir a
sabedoria que nos oferece.
Adotar o hábito de capturar conhecimentos tem benefícios imediatos na
nossa saúde mental e paz de espírito. Já não precisamos de temer que a
memória nos atraiçoe num momento crucial. Em vez de reagir avidamente a
cada nova notícia ou notificação, podemos escolher consumir apenas
informação que acrescenta valor à nossa vida e prescindir do resto em
consciência.

Organizar: guardar para pôr em prática

Assim que tiver começado a registar as notas com as ideias que lhe
dizem algo, acabará por sentir necessidade de as organizar.
É tentador criar, previamente, uma hierarquia perfeita de pastas, para
guardar cada nota que possa querer capturar. Mesmo que tal fosse possível,
essa abordagem seria incrivelmente morosa e exigiria demasiado esforço,
afastando-o daquilo que é importante para si atualmente.
A maioria das pessoas organiza a informação por tema, tal como no
sistema de classificação decimal de Dewey, que, provavelmente, já viu
numa biblioteca – por exemplo, pode encontrar um livro numa categoria de
tema ampla como “Arquitetura”, “Negócios”, “História” ou “Geologia”.
No que concerne às notas digitais, podemos usar formas de organização
muito mais simples e flexíveis. Uma vez que as nossas prioridades e
objetivos podem alterar sem aviso prévio – o que provavelmente acontecerá
–, devemos evitar métodos de organização extremamente rígidos e
prescritivos. A melhor maneira de organizar as suas notas é organizar para
a ação, de acordo com os projetos em que está a trabalhar no momento.
Considere as novas informações em termos da sua utilidade, questionando:
“De que forma é que isto me vai ajudar a avançar num dos meus projetos
atuais?”
Surpreendentemente, quando se centra na ação, consegue simplificar e
otimizar a enorme quantidade de informação que o rodeia. São
relativamente poucas as coisas que são acionáveis e relevantes num
determinado momento, o que significa que este é um ótimo filtro para
separar o que é importante do que deve ser ignorado.
Organizar para pôr em prática proporciona-lhe uma forte sensação de
clareza, pois sabe que tudo o que está a guardar tem um propósito, que tudo
se enquadra com os seus objetivos e prioridades. Em vez de um obstáculo, a
organização torna-se um coadjuvante da sua produtividade.

Destilar: encontrar a essência

Assim que começar a capturar ideias, anotando-as num local central, e a

organizá-las para a ação, começará, inevitavelmente, a notar padrões e
associações entre elas.
Um artigo sobre jardinagem vai dar-lhe uma ideia para aumentar a sua
base de clientes. Um testemunho espontâneo de um freguês vai sugerir que
crie uma página de Internet com os testemunhos dos seus clientes. Um
cartão de visita vai fazê-lo recordar uma conversa fascinante que teve com
alguém que podia convidar para um café.
A mente humana é como uma crepitante panela de associações – lance
uma mão-cheia de sementes e elas vão explodir em novas ideias, como
pipocas. Cada nota é a semente de uma ideia, lembrando-o daquilo que já
sabe e já pensa sobre um determinado assunto.
Há uma maneira eficaz de facilitar e acelerar este processo de
associação rápida: destilar as anotações até à sua essência.
Cada ideia possui uma “essência”: o âmago daquilo que tenta
comunicar. Poderá ser necessário centenas de páginas e milhares de
palavras para explicar cabalmente um conceito complexo em apenas uma
ou duas frases.
 Como é conhecido, Einstein resumiu a sua teoria revolucionária da
Física com a equação E=mc2. Se ele conseguiu destilar o seu pensamento
obtendo uma equação tão distinta, o leitor consegue, certamente, sumarizar
aspetos essenciais de um artigo, livro, vídeo, apresentação, de modo a que a
questão essencial seja facilmente identificável.
Por que razão é tão importante conseguir identificar facilmente a ideia
principal de uma nota? Porque, na azáfama de um dia de trabalho, não terá
tempo para rever as dez páginas de notas sobre um livro que leu o ano
passado – precisa de conseguir encontrar rapidamente apenas as conclusões
principais.
Se assinalou esses pontos enquanto lia, conseguirá recordar-se do
conteúdo do livro sem ter de passar horas a relê-lo.
Sempre que tirar um apontamento, faça a seguinte pergunta a si mesmo:
“De que forma posso tornar isto o mais útil possível para o meu eu futuro?”
Esta questão vai levá-lo a anotar as palavras e expressões que explicam por
que motivo guardou aquela nota, o que estava a pensar exatamente e o que é
que chamou a sua atenção.
As suas notas serão inúteis se, no futuro, não conseguir decifrá-las, ou
se forem tão extensas que nem sequer tenta fazê-lo. Pense em si mesmo não
apenas como aquele que tira notas, mas também como o que dá notas – está
a oferecer ao seu eu futuro a dádiva do conhecimento, que é fácil de
encontrar e de compreender.

Expressar: mostrar o seu trabalho

Todos os passos anteriores – capturar, organizar e destilar – são

orientados para um fim último: partilhar com os outros as suas ideias, a sua
história e o seu conhecimento.
 De que serve o conhecimento se não ajudar alguém ou não produzir
nada?***** Quer o seu objetivo seja perder peso, conseguir uma promoção
profissional, iniciar um negócio secundário ou fortalecer a comunidade
local, a gestão do conhecimento pessoal existe para auxiliar a ação – tudo o
resto é uma distração.
Uma dificuldade comum entre as pessoas curiosas e que adoram
aprender é cair no hábito de consumir de forma compulsiva informação,
mas sem nunca dar o passo seguinte e a aplicar. Compilamos toneladas de
pesquisa, mas nunca avançamos com as nossas próprias propostas.
Reunimos inúmeros estudos de caso comerciais, mas nunca fazemos uma
apresentação a um potencial cliente. Estudamos todos os conselhos
disponíveis sobre relações amorosas, mas nunca convidamos ninguém para
um encontro.
É tão fácil atrasar ou procrastinar interminavelmente as experiências que
enriqueceriam as nossas vidas. Julgamos não estar prontos. Tememos não
estar preparados. Não suportamos a possibilidade de haver alguma
informação em falta, que poderia fazer toda a diferença.
Estou aqui para lhe dizer que esta não é forma de viver a sua vida. A
informação torna-se conhecimento – pessoal, incorporado, verificado –
apenas quando a colocamos em prática. Ganha confiança naquilo que sabe
apenas quando verifica a sua eficácia – até então, possui apenas uma teoria.
É por isso que recomendo que, tanto quanto possível, passe a dedicar o
seu tempo e esforço a criar, em vez de consumir.****** Naturalmente, todos
temos o desejo de criar – dar vida a algo bom, verdadeiro ou belo.17 Faz
parte da nossa essência. Além de ser uma das atividades mais gratificantes
que podemos realizar, criar coisas novas também pode ter um impacto
positivo nos outros – inspirando-os, entretendo-os ou educando-os.
O que deve criar?
 Depende das suas aptidões, interesses e personalidade. Se é altamente
analítico, poderá avaliar as diversas opções de utensílios de campismo e
criar uma lista de produtos recomendados para partilhar com os seus
amigos. Se gosta de ensinar, poderá registar a receita da sua sobremesa
favorita e publicá-la nas redes sociais ou num blogue. Se se preocupa com
uma causa local, como os parques públicos, poderá criar um plano para
exercer pressão sobre o conselho municipal para conseguir mais
financiamento.
Todas estas ações – avaliar, partilhar, ensinar, registar, publicar e fazer
lóbi******* são sinónimo de expressão. Todas elas recorrem a fontes
exteriores para obter matéria-prima, todas envolvem um processo prático de
aperfeiçoamento ao longo do tempo e todas acabam por ter impacto em algo
ou alguém importante para si.
A informação está sempre em movimento e é sempre um trabalho em
curso. Por isso, uma vez que nada é verdadeiramente final, não necessita de
esperar para começar. Pode criar um site simples agora e ir adicionando
páginas ao longo do tempo. Pode enviar um rascunho de um artigo agora e
rever mais tarde, quando tiver mais disponibilidade. Quanto mais cedo
começar, mais cedo inicia o caminho do progresso.
Introduzi vários conceitos e termos novos e sei que, nesta fase, pode
sentir-se um pouco sobrecarregado. Provavelmente, sente que tem de
aprender e fazer imensas coisas novas para poder criar um Segundo
Cérebro.
Mas eis a surpreendente verdade: já faz grande parte do trabalho
necessário.
Já aprende coisas novas – não conseguiria parar, mesmo que o
desejasse. Já consome ideias interessantes – repare na quantidade de
separadores que terá abertos no seu browser. Já se empenha demasiado para
se manter a par de todas as informações de que precisa para os seus estudos,
trabalho ou negócio. Tudo o que precisa é de uma forma ligeiramente mais
intencional, mais deliberada de gerir essas informações, juntamente com
alguns hábitos práticos para garantir que o faz.
Na Segunda Parte, vou mostrar-lhe como utilizar os passos CODE para
expandir radicalmente a sua memória, inteligência e criatividade. Para cada
passo, vou partilhar um conjunto de técnicas práticas que pode implementar
hoje e que começarão a gerar benefícios amanhã. Técnicas que não
requerem qualquer tecnologia avançada – apenas os dispositivos e
aplicações do dia a dia que tem no bolso ou na sua secretária neste
momento.

* Em inglês, o nome atribuído a este viés cognitivo é “recency bias”. [N. da T.]
** Muitos indivíduos que seguem o método CODE continuam a utilizar papel para as suas notas.

Muitos verificam, até, que tiram mais notas em papel por terem uma forma de as capturar
digitalmente e as guardar num local seguro. Não é uma questão de certo ou errado, mas de escolher a
ferramenta adequada à tarefa. Este livro centra-se essencialmente no potencial das notas digitais.
*** A maioria das aplicações de notas garante formas de exportar as suas informações em formatos
padrão, que podem, depois, ser importadas para outras aplicações. Pessoalmente, mudei de
plataformas duas vezes (do Microsoft Word para Google Docs e, mais tarde, para Evernote) e espero
continuar a fazê-lo regularmente, à medida que a tecnologia avança.
**** Numa espantosa coincidência, pesquisas recentes realizadas pelos neurofisiologistas May-Britt

Moser e Edvard Moserna, da Universidade Norueguesa de Ciência e Tecnologia, indicam que o

cérebro humano recorda a informação usando um “código de rede” – uma parte do cérebro envolvida
no raciocínio espacial. Eles especulam que “o código de rede pode, por conseguinte, ser algum tipo
de sistema métrico ou de coordenadas” que consegue “representar muita informação de modo único e
eficiente”.
***** A palavra “produtividade” tem a mesma origem que o verbo latino producere, que significa
“produzir”. Então, se no final do dia não for capaz de mencionar algum tipo de obra ou resultado que
produziu, é questionável se terá, sequer, sido produtivo.
****** A atitude consumista em relação à informação – de que quanto mais melhor, de que nunca

temos em número suficiente e de que aquela que já possuímos não é suficientemente boa – está na
origem da insatisfação que muitos sentem relativamente ao modo como passam o seu tempo online.
Em vez de tentar encontrar o “melhor” conteúdo, recomendo que mude o seu foco para a ação, o que
é muito mais satisfatório.
*******Outros sinónimos do ato de se exprimir incluem publicar, falar, apresentar, desempenhar,
produzir, escrever, desenhar, interpretar, criticar ou traduzir.
 Capítulo 4

Capturar – apreender o que

ressoa de forma significativa

Tudo o que não for guardado será perdido.

– Mensagem do “Ecrã de Saída” da Nintendo

A informação é alimento para o cérebro. Não é por acaso que chamamos

às novas ideias “alimento para o pensamento”.
Que necessitamos de comida e água para sobreviver é óbvio. O que
pode não ser tão óbvio é que também precisamos de informação para viver:
para compreendermos e nos adaptarmos ao nosso ambiente; para manter
relações e cooperar com os outros; e para tomar decisões sensatas que
favorecem os nossos interesses.
A informação não é um luxo – é a base da nossa sobrevivência.
Tal como acontece com a comida que introduzimos no nosso corpo, é
nossa responsabilidade e direito escolher a nossa dieta de informação.
Compete-nos decidir que informação é boa para nós, do que queremos mais
ou menos e, por fim, o que fazemos com ela. Somos o que consumimos e
isto aplica-se tanto à informação como à alimentação.
Um Segundo Cérebro proporciona-nos uma forma de filtrar o fluxo de
informação e selecionar apenas as melhores ideias que encontramos num
local particular e fidedigno. Pense nisto como o plantio do seu próprio
“jardim de conhecimento”, no qual é livre para cultivar as suas ideias e
desenvolver o seu pensamento longe do ruído ensurdecedor das opiniões
dos outros.
A qualidade de um jardim depende da qualidade das suas sementes, por
isso, devemos plantar o nosso jardim de conhecimento apenas com as ideias
mais interessantes, inteligentes e úteis que encontrarmos.
Poderá já consumir muitos conteúdos de fontes diversas, mas,
provavelmente, nunca reflete sobre o que fazer com eles depois. Talvez já
seja um organizador diligente, mas caiu no hábito de “acumulação digital”,
o que não enriquece a sua vida. Ou, se tudo isto é novo para si, poderá estar
a começar do zero.
Independentemente da situação em que se encontra, comecemos pelo
início – como usar o primeiro passo do CODE para começar a criar a sua
coleção privada de conhecimentos.

Criar uma coleção de conhecimentos privada

Taylor Swift é um ícone da música country e pop contemporânea e uma

das artistas de música de maior sucesso da história. Os seus nove álbuns que
estiveram no top venderam mais de 200 milhões de cópias em todo o
mundo e valeram-lhe uma longa lista de prémios, incluindo 11 Grammys.
Para além de fazer parte de listas dos melhores cantores-compositores de
sempre, a sua influência transcendeu a música e colocou-a em listas como a
Time 100 e a Forbes Celebrity 100.18
Ao longo da sua carreira, Swift lançou cinco documentários nos quais
revela o seu processo criativo de escrita de canções. Em todos eles,
podemos vê-la de cabeça enterrada no telemóvel. Como ela diz: “Sou
absorvida pelo telemóvel, pois é aqui que guardo as minhas notas e que
edito.”19 Nas notas, Swift pode apontar (e reler, editar e criar) qualquer
fragmento da letra ou parte melódica que lhe surge. Pode tirar notas em
qualquer lugar e enviá-las em segundos para uma ampla rede de produtores
e colaboradores que utilizem o mesmo meio. E qualquer feedback que lhe
enviem pode, também, ser integrado de imediato nas suas anotações.
Numa entrevista sobre como escreveu o enorme êxito “Blank Space”20,
Swift disse: «Estou nos meus afazeres diários e penso: “Uau! Então, só
temos duas opções reais nas relações – ou serão para sempre ou serão
totalmente devastadas.” Então, aponto isso nas minhas notas… Tento
encontrar uma frase que me pareça engenhosa, como: “Querido, sou um
pesadelo vestido de sonho”, e insiro-a onde encaixar, e construo a ponte
recorrendo a outras frases que foram surgindo nos últimos anos… “Blank
Space” foi o culminar das minhas melhores ideias, uma a seguir à outra.»
Para Swift, escrever canções não é uma atividade discreta que só pode
realizar em determinados momentos e lugares. É, antes, um efeito
secundário do modo como a sua mente funciona, a destilar novas metáforas
e expressões nos momentos mais inesperados: «Sinto-me inspirada a
escrever em qualquer altura do dia, quando estou a passar por algo ou
quando a poeira já assentou e já me restabeleci. Pode ser qualquer coisa.
Posso estar a lavar a louça ou algo do género, ou no meio de uma entrevista,
e surge-me uma ideia que sobressai, como: “Isto podia ficar no ouvido,
podia ser um pré-refrão, isto é um verso inicial.”» Ela continua, e explica
porque considera tão importante registar esses pensamentos fugazes mal
surgem: “Tenho de aproveitar o entusiasmo que aquela ideia me causa e de
ver onde poderá chegar, ou então deixo-a cair e assumo que não era
suficientemente boa.”
Apesar de todo o seu sucesso, até Taylor Swift precisa de um sistema
que a ajude a levar as suas ideias da conceção até à concretização. Ao
integrar o sistema de notas no seu dia a dia, consegue usar linguagem e
analogias que estão enraizadas nos seus sentimentos e experiências diárias,
construindo, assim, uma forte ligação com os seus fãs, que se intitulam
“Swifties”. Ouvir os seus álbuns é como acompanhar Swift numa
caminhada de autodescoberta, com cada álbum a relatar aquilo que estava a
experienciar e em quem estava a tornar-se em cada capítulo da sua vida.
Esta história ajuda a perceber como mesmo os criativos mais bem-
sucedidos e mais prolíficos do mundo precisam de sistemas de apoio para
realizarem a sua arte. Não se trata de ter talento suficiente. O talento tem de
ser canalizado e desenvolvido de modo a tornar-se algo mais do que uma
centelha momentânea. O ator e cómico Jerry Seinfeld, provavelmente o
humorista mais influente da sua geração, escreveu no seu livro Isto Tem
Piada? (Vogais: 2020):

Sempre que me surgia algo engraçado, quer acontecesse num

palco, numa conversa ou a trabalhar na minha tela preferida – o
grande bloco de notas amarelo – guardava-o numa daquelas antigas
pastas em acordeão… Muitas pessoas com quem falei pareceram
surpreendidas por ter guardado todas aquelas notas. Não percebo
porquê. Não percebo porque guardaria qualquer outra coisa. O que
poderia ter mais valor?

Pense no seu atleta, músico ou ator favorito. Por trás das suas personas
públicas, há um processo que seguem para transformar regularmente novas
ideias em produtos criativos. O mesmo se aplica a inventores, engenheiros e
líderes eficazes. A inovação e o impacto não ocorrem por acidente ou acaso.
A criatividade depende de um processo criativo.
Criar um banco de conhecimentos: como gerar juros
acumulados dos seus pensamentos

No Capítulo 2, revisitámos a história dos livros de notas, usados por

intelectuais e escritores em séculos passados. Para eles, o propósito da
informação era claro: comunicar a sua escrita, oratória e conversação. Saber
como iriam colocar em prática as suas ideias permitia-lhes perceber
eficazmente aquelas que valia a pena anotar.
Hoje, esta prática mantém-se entre os criativos. Os compositores são
conhecidos por compilar livros cheios de letras e estribilhos que poderão
querer usar em músicas futuras. Os engenheiros de software constroem
“bibliotecas de código” para poderem aceder facilmente a pequenas partes
de código. Os advogados mantêm “arquivos de processos” com detalhes de
processos antigos a que poderão querer aceder no futuro. Os publicitários
detêm arquivos com exemplos de anúncios envolventes de onde poderão
querer tirar ideias.
O desafio para os restantes reside em como aplicar esta estratégia ao
trabalho que executam diariamente. Que tipo de informação vale a pena
preservar quando não sabemos exatamente como é que vamos aplicá-la? O
nosso mundo muda muito mais rapidamente do que em eras anteriores e a
maioria de nós não trabalha no meio criativo. Como podemos decidir o que
guardar quando não fazemos ideia do que o futuro nos reserva?
Para responder a esta questão, temos de expandir radicalmente a nossa
definição de “conhecimento”.
O conhecimento não reside apenas em citações sábias de antigos
filósofos gregos de toga branca. Não se limita aos ensinamentos que
encontramos em densos manuais escritos por académicos pós-graduados.
No mundo digital em que vivemos, o conhecimento aparece mais
frequentemente como “conteúdo” – fragmentos de texto, imagens de ecrã,
artigos, podcasts, ou outros tipos de meios de comunicação. Isto inclui os
conteúdos que reúne de fontes externas, mas também os conteúdos que cria
quando escreve e-mails, esboça planos para um projeto, procura ideias e
regista os seus próprios pensamentos.
Estes conteúdos não são apenas artefactos fortuitos sem valor – são
“ativos de conhecimento” que cristalizam o que sabe numa forma concreta*.
Nem sempre o conhecimento é algo exterior, que terá de procurar e
encontrar. Ele está em toda a parte, em torno de si: cravado nos e-mails da
sua caixa de entrada, escondido em ficheiros na sua pasta de documentos e
à espera na cloud. A captura de conhecimento reside na mineração das
riquezas da leitura que já está a fazer e da vida que já está a viver.
Por vezes, estes “ativos” são bastante mundanos – a agenda do
planeamento financeiro do ano anterior reformulada para a reunião sobre o
próximo ano. Outras vezes, esse conhecimento é sublime e grandioso – as
suas notas penetrantes sobre um livro de história que poderá mudar a forma
como vê o mundo. Ou algo intermédio. Um ativo de conhecimento é
qualquer coisa que possa ser usada no futuro para solucionar um problema,
poupar tempo, esclarecer um conceito ou aprender com experiências
passadas.
Os ativos de conhecimento são provenientes tanto do mundo exterior,
como dos seus pensamentos interiores. O conhecimento externo pode
incluir:

• Destaques: trechos penetrantes de livros ou artigos que lê.

• Citações: excertos memoráveis de podcasts ou audiolivros que
ouve.
• Marcadores e favoritos: links de conteúdos interessantes que
encontra na Internet ou publicações favoritas nas redes sociais.
 • Lembretes de voz: gravações que pode fazer no seu dispositivo
móvel como “notas para mim”.
• Notas de reuniões: anotações sobre o que foi discutido em
reuniões ou durante chamadas telefónicas.
• Imagens: fotografias ou outras imagens que considera
inspiradoras ou interessantes.
• Conclusões: lições retiradas de cursos, conferências ou
apresentações a que assistiu.

Se olhar em volta, irá aperceber-se que já possui muitos destes

conhecimentos. Podem estar desorganizados, espalhados por diferentes
locais e guardados em diferentes formatos, mas eles existem. Repare,
apenas, que já fez o esforço de os criar ou adquirir. Tudo o que tem de fazer
é recolhê-los e usá-los como as primeiras sementes do seu jardim de
conhecimento. Mais à frente, demonstro como fazê-lo.
A recolha deste material do mundo exterior gera, frequentemente, ideias
e perceções novas no seu mundo interior. Estes pensamentos também
podem ser capturados! Podem incluir:

• Histórias: as suas pequenas narrativas favoritas, quer se trate de

uma experiência pessoal ou de outra pessoa.
• Visões: as pequenas (e grandes) tomadas de consciência que
experiencia.
• Memórias: experiências vividas e que não quer esquecer.
• Reflexões: pensamentos e lições pessoais escritas num diário.
• Devaneios: ideias aleatórias que lhe surgem durante o duche.

Muitas vezes, o significado de um pensamento, perceção ou memória

não é imediatamente claro. Precisamos de os apontar, revisitá-los e analisá-
los de uma perspetiva diferente para conseguirmos perceber o significado
que têm para nós. Porém, é extremamente difícil fazê-lo no confinamento
da nossa mente. Necessitamos de um meio externo que nos permita
considerar as nossas ideias de um outro ponto de vista – e tirar notas é o
meio existente mais eficaz e conveniente.
Talvez tenha algumas reservas quanto a escrever tais pensamentos
pessoais num determinado software, em vez de num diário privado.
Lembre-se que, além de a escolha do que vai anotar ser sua, o seu Segundo
Cérebro também é pessoal. Pode partilhar determinadas notas se assim o
desejar, mas, por norma, tudo o que lá existe é apenas para uso pessoal.
Por enquanto, escolha, das duas listas anteriores, dois ou três tipos de
conteúdos que já possui em maior quantidade e que já valoriza. Algumas
pessoas preferem fontes de conhecimento interiores, outras têm mais
tendência para o mundo exterior, mas a maioria encontra-se numa posição
intermédia. Embora possa vir a aprender a capturar informação de dezenas
de fontes diferentes, é importante começar com pequenos passos e ir
subindo um degrau de cada vez.

O que não guardar

Os exemplos que partilhei podem parecer tão extensos que estará

provavelmente a questionar-se se há alguma coisa que não deva guardar no
seu Segundo Cérebro. Pela minha experiência, há quatro tipos de conteúdo
que não se adequam a aplicações de notas:

• Trata-se de informação confidencial que deseja manter

segura? Os conteúdos que guarda nas suas notas são facilmente
acessíveis a partir de qualquer dispositivo, o que é ótimo para a
 acessibilidade, mas não para a segurança. Informações como
registos fiscais, documentos governamentais, palavras-passe e
registos clínicos não devem ser guardados nas notas.
• Trata-se de um formato ou tipo de ficheiro especial que requer
uma aplicação específica? Embora possa guardar ficheiros
diferenciados, como ficheiros de Photoshop ou gravações de
vídeo, nas suas notas, necessitará de uma aplicação específica
para os abrir, pelo que não existem benefícios em mantê-los nas
notas.
• Trata-se de um ficheiro muito grande? As aplicações de notas
são concebidas para textos e imagens pequenas e leves, pelo que,
muitas vezes, o seu desempenho será prejudicado se tentar
guardar ficheiros grandes.
• Terá de ser editado em colaboração com outras pessoas? As
aplicações para tirar notas são perfeitamente apropriadas para uso
individual e privado, o que as torna desadequadas para um
trabalho colaborativo. Pode partilhar notas individuais ou até
conjuntos de notas com outros indivíduos, mas, se necessita que
várias pessoas possam editar colaborativamente um documento
em tempo real, terá de utilizar uma plataforma diferente.

Doze problemas favoritos: a abordagem de um Prémio

Nobel em relação à captura de informação

Com a abundância de conteúdos que nos rodeia, pode ser difícil

perceber com exatidão o que vale a pena guardar. Para tornar esta decisão
mais fácil, utilizo um exercício engenhoso, a que chamo “Doze Problemas
Favoritos” – nome inspirado pelo físico Richard Feynman, galardoado com
um Prémio Nobel.
Feynman era conhecido pelos seus gostos diversificados e ecléticos.
Ainda na infância já demonstrava talento para a engenharia, tendo
construído, certa vez, um sistema de alarme doméstico funcional, a partir de
peças sobresselentes, enquanto os pais estavam fora nos seus afazeres.
Durante a sua vida empolgante, Feynman viveu no Brasil, onde lecionou
Física, aprendeu a tocar bongó e conga suficientemente bem para tocar com
orquestras e viajou entusiasticamente pelo mundo explorando outras
culturas.
Obviamente, Feynman é mais célebre pelas suas descobertas inovadoras
nas áreas da física teórica e da mecânica quântica, pelas quais recebeu o
Prémio Nobel em 1965. No seu tempo livre, também desempenhava um
papel central na comissão que investigou o desastre do vaivém espacial
Challenger e publicou meia dúzia de livros.
Como é que uma única pessoa conseguia contribuir de tal forma para
tantas áreas? Como é que ele tinha tempo para levar uma vida tão plena e
interessante, tornando-se, simultaneamente, um dos cientistas mais célebres
da sua geração?
Numa entrevista21, Feynman revelou a sua estratégia:

Tem de manter constantemente presente uma dúzia dos seus

problemas preferidos, embora, de uma maneira geral, eles
permaneçam num estado dormente. Sempre que ouvir ou ler sobre
um novo processo ou um novo resultado, teste-o em cada um dos
seus doze problemas, para perceber se funciona. De vez em quando,
será bem-sucedido e as pessoas dirão: “Como é que ele conseguiu?
Deve ser um génio!”
 Ou seja, a abordagem de Feynman era manter uma lista de 12 questões
em aberto. Quando surgia uma nova descoberta científica, testava-a em
cada uma das suas pendências, para verificar se trazia novos
esclarecimentos ao problema. Esta abordagem interdisciplinar permitia-lhe
estabelecer relações entre temas aparentemente não relacionados,
alimentando, simultaneamente, o seu espírito curioso.
Como referido em Feynman: A Natureza do Génio (1993) de James
Gleick22, certa vez, Feynman inspirou-se num acidente que se deu ao jantar:

… ele estava a jantar na cantina quando alguém lançou um

prato ao ar – um prato da cantina da Universidade de Cornell com
o selo da mesma impresso na orla – e, no momento do voo, ele teve
aquilo que mais tarde considerou uma epifania. Enquanto o prato
girava, também oscilava. Devido à insígnia, Feynman conseguiu
perceber que o movimento giratório e o movimento de oscilação não
estavam em sincronia. No entanto, naquele preciso momento,
pareceu-lhe – ou seria a sua intuição de físico? – que as duas
rotações estavam relacionadas.

Depois de desenvolver o problema em papel, Feynman descobriu um

rácio de 2 para 1 entre os dois movimentos do prato, uma relação
proporcional que sugeria a existência de um princípio subjacente e mais
profundo.
Quando um colega e mentor lhe perguntou qual era a utilidade de tal
perceção, Feynman respondeu: “Não tem qualquer importância… Não me
interessa se uma coisa tem importância. Não é divertido?” Ele estava a
seguir a sua intuição e curiosidade. Porém, a sua descoberta acabou por ser
importante, uma vez que a sua pesquisa sobre as equações subjacentes à
rotação foi útil ao trabalho que lhe valeu o Prémio Nobel.
 A abordagem de Feynman encorajava-o a seguir os seus interesses
independentemente de onde o levassem. Ele formulava questões e
procurava constantemente soluções para problemas de longa data nas suas
leituras, conversas e vida diária. Quando encontrava uma, conseguia
estabelecer relações que, aos olhos dos outros, pareciam um rasgo de
genialidade sem igual.
Pergunte a si mesmo: “Quais são as questões que sempre me
interessaram?” Estas podem incluir perguntas grandiosas e abrangentes,
“De que forma podemos tornar a sociedade mais justa e equitativa?”, bem
como questões mais práticas, “De que forma consigo adquirir o hábito de
praticar exercício diariamente?” Podem ser questões sobre relacionamentos,
“De que forma posso ter uma relação mais próxima com as pessoas que
amo?”, ou produtividade, “De que forma posso dedicar mais tempo a
realizar trabalho de grande importância?”
Eis mais exemplos de problemas favoritos dos meus alunos:

• Como posso viver menos no passado e mais no presente?

• Como posso criar uma estratégia de investimento alinhada com os
meus objetivos e compromissos de médio e longo prazo?
• Como é mudar de consumo irrefletido para criação consciente?
• Como posso ir para a cama cedo em vez de ver televisão depois
de os miúdos irem dormir?
• Como é que a minha indústria pode tornar-se mais sustentável
mantendo-se lucrativa?
• Como posso ultrapassar o medo de assumir mais uma
responsabilidade?
• Como é que a minha escola pode fornecer mais recursos aos
alunos com necessidades especiais?
 • Como começo a ler todos os livros que já tenho, em vez de
comprar mais?
• Como posso acelerar e relaxar simultaneamente?
• Como podemos tornar o sistema de saúde mais sensível às
necessidades das pessoas?
• O que posso fazer para tornar mais fácil manter uma alimentação
saudável?
• Como posso tomar decisões com mais confiança?

Note que algumas destas perguntas são abstratas e outras são concretas.
Algumas expressam anseios profundos, enquanto outras refletem interesses
mais espontâneos. Muitas são perguntas sobre como viver uma vida melhor,
enquanto algumas centram-se em como ter sucesso profissional. Neste
exercício é fundamental que as perguntas sejam abertas, que não tenham
necessariamente uma resposta única, e que encontre questões que suscitam
um estado de admiração e curiosidade sobre o mundo maravilhoso que
habitamos.
O poder dos seus problemas favoritos reside no facto de se manterem
bastante consistentes ao longo do tempo. O enquadramento exato de cada
pergunta pode modificar, mas, mesmo quando mudamos de projetos,
empregos, relacionamentos e carreiras, os nossos problemas favoritos
tendem a seguir-nos. Recomendo que pergunte à sua família ou a amigos de
infância quais eram as suas obsessões enquanto crianças. Muito
provavelmente, esses mesmos interesses ainda atiçam a sua imaginação de
adulto – o que significa que qualquer conteúdo que recolha relacionado com
esses interesses, continuará, possivelmente, a ser relevante no futuro.
Quando era criança, tinha uma paixão por legos – os blocos modulares
adorados por gerações de crianças – e os meus pais repararam que eu não
brincava com eles como os outros miúdos. Passava o tempo a organizar e a
reorganizar as peças. Lembro-me de estar totalmente fascinado com o
problema de como criar ordem a partir do caos de milhares de peças de
todas as formas e tamanhos. Inventei novos esquemas de organização – por
cor, por tamanho, por tema – quando fiquei obcecado com a seguinte ideia:
se conseguisse encontrar o sistema certo, finalmente conseguiria construir a
minha obra-prima, uma nave espacial da LEGO como as que via nos filmes
de ficção científica que adorava.
Essa mesma questão – Como é que a criatividade pode emergir do caos?
– continua a mover-me até hoje. Porém, agora o enquadramento é a
organização da informação digital, em vez dos legos. Dedicar-me a esta
pergunta ensinou-me inúmeras coisas ao longo dos anos, ao longo de muitas
fases da minha vida. O objetivo não é encontrar uma resposta definitiva de
uma vez por todas, mas sim usar a questão como uma Estrela Polar para a
minha aprendizagem.
Agora, tire um tempo para escrever alguns dos seus problemas favoritos.
Eis algumas recomendações para o orientar:

• Pergunte a pessoas próximas quais eram as suas obsessões na

infância (muitas vezes, continuará a fascinar-se com as mesmas
coisas na idade adulta).
• Não se preocupe em conseguir exatamente doze problemas
favoritos (o número exato não é importante, mas tente encontrar
pelo menos alguns).
• Não se preocupe em elaborar uma lista perfeita (este é apenas um
primeiro passo e estará em constante evolução).
• Redija-os como perguntas abertas, que podem ter respostas
múltiplas (por oposição a perguntas de sim/não, de apenas uma
resposta).
 Utilize a sua lista de problemas favoritos para tomar decisões sobre o
que capturar: qualquer coisa potencialmente relevante para responder aos
seus problemas. Recorra a uma das ferramentas de captura que recomendo
mais à frente neste capítulo, ou no Guia de Recursos do Segundo Cérebro
em Buildingasecondbrain.com/resources.

Critérios de Captura: como evitar guardar em demasia

(ou demasiado pouco)

Assim que tiver identificado os tipos de questões que quer ver

respondidas pelo seu Segundo Cérebro, é chegado o momento de escolher
especificamente que informações serão mais úteis.
Imagine que se depara com uma publicação num blogue que especifica
o modo como uma especialista de marketing que admira realiza as suas
campanhas. Fica entusiasmadíssimo: este é o tipo de material que tem
andado à procura! Finalmente, a mestre revela os seus segredos!
O seu primeiro instinto poderá ser guardar o artigo na sua totalidade.
Trata-se de informação de alta qualidade, então porque não preservá-la
toda? O problema é que é um artigo didático detalhado, com milhares de
palavras. Mesmo que gastasse os 20 ou 30 minutos necessários para o ler
agora, no futuro teria de gastar todo esse tempo a relê-lo, uma vez que teria
esquecido a maioria dos detalhes. Também não deve apenas marcar o link e
guardá-lo para ler mais tarde, porque depois não se lembrará sequer do que
contém!
É aqui que a maioria das pessoas se atrapalha. Ou mergulham
diretamente no primeiro conteúdo que veem, leem-no vorazmente, mas
rapidamente esquecem todos os pormenores, ou abrem dezenas de
separadores no browser da Internet e sentem uma pontada de culpa por
todos aqueles recursos interessantes a que ainda não conseguiram dedicar-
se.
Há uma solução! Primeiro, há que perceber que em qualquer conteúdo o
valor não está distribuído uniformemente. Existem sempre determinadas
partes especialmente interessantes, úteis ou importantes para si. Quando
percebe isto, a resposta torna-se óbvia. Pode extrair apenas o material mais
relevante, pertinente e importante e guardá-lo como uma nota sucinta.
Não guarde capítulos completos de um livro – conserve apenas excertos
selecionados. Não guarde transcrições completas de entrevistas – preserve
algumas das melhores citações. Não guarde sites completos – guarde
algumas capturas de ecrã das secções mais interessantes. Os melhores
curadores são exigentes quanto ao que podem integrar nas suas coleções, e
o leitor também deverá sê-lo. Com uma aplicação para tirar notas, pode
sempre guardar links e voltar ao conteúdo original se necessitar de rever as
suas fontes ou se quiser fazer uma análise mais aprofundada no futuro.
O maior erro que vejo as pessoas cometer quando começam a capturar
notas é o armazenamento em demasia. Se tentar guardar todo o material
com que se depara, corre o risco de submergir o seu eu futuro em toneladas
de informações irrelevantes. E, nesse cenário, o seu Segundo Cérebro não
será mais eficaz do que a navegação pelas redes sociais.
Daí ser tão importante adotar uma Perspetiva de Curador – na qual
somos os juízes, editores e intérpretes da informação que escolhemos deixar
entrar nas nossas vidas. Pensar como um curador implica assumir o controlo
sobre o próprio fluxo de informação, em vez de apenas permitir que ele nos
inunde. Quanto mais comedido for relativamente ao material que captura
desde logo, de menos tempo e esforço precisará o seu futuro eu para
organizar, destilar e expressar.**
Sugiro, em seguida, quatro critérios para o ajudar a decidir que pérolas
de conhecimento vale a pena guardar:
Critério de captura n.º 1: Inspira-me?

A inspiração é uma das experiências mais raras e preciosas da vida. É

um estímulo essencial para fazer o seu melhor, mas é impossível evocá-la
quando necessário. Pode encontrar na Internet a resposta a uma pergunta,
mas não um sentimento.
Há, no entanto, uma forma de evocar um sentimento de inspiração de
forma mais regular: ter uma coleção de citações, fotos, ideias e histórias
inspiradoras. Sempre que precisar de uma pausa, de uma nova perspetiva,
ou de uma pitada de motivação, pode dar uma vista de olhos à sua coleção e
encontrar o que atiça a sua imaginação.
Eu, por exemplo, tenho uma pasta cheia de testemunhos de clientes que
recebi ao longo dos anos. Sempre que penso que o que estou a fazer não
tem importância ou que não é suficientemente bom, basta-me abrir essa
pasta e a minha perspetiva muda por completo.

Critério de captura n.º 2: É útil?

Os carpinteiros são conhecidos por guardarem sobras num canto da

oficina – uma variedade de pregos e anilhas, pedaços de madeira cortados
de tábuas maiores e fragmentos de metal e madeira. Não custa nada manter
estas sobras por perto e, surpreendentemente, acabam muitas vezes por ser a
peça que faltava num projeto futuro.
Por vezes, deparamo-nos com uma informação que não é
necessariamente inspiradora, mas que sabemos que poderá ser proveitosa no
futuro. Um dado estatístico, uma referência, o resultado de uma pesquisa,
ou um diagrama útil – estes são os equivalentes aos retalhos que o
carpinteiro guarda na sua oficina.
 Por exemplo, eu tenho uma pasta cheia de fotos de stock, gráficos e
desenhos que encontro tanto online como offline. Sempre que preciso de
uma imagem para uma apresentação, uma página da Internet ou algo para
suscitar ideias novas, tenho uma reserva abundante de imagens que
considerei envolventes à mão de semear.

Critério de captura n.º 3: É pessoal?

Um dos tipos de informação particularmente valioso é a informação

pessoal – os seus pensamentos, reflexões, memórias e lembretes. Tal como
na secular prática de escrever num diário, podemos usar as notas para
documentar a nossa vida e compreender melhor como nos tornámos naquilo
que somos.
Mais ninguém tem acesso à sabedoria que conquistou pessoalmente em
todo um percurso de conversas, erros, vitórias e lições aprendidas. Mais
ninguém valoriza como o leitor os pequenos momentos do seu dia a dia.
Muitas vezes, guardo capturas de ecrã de mensagens de texto enviadas
entre a minha família e os meus amigos. Os pequenos momentos de afeto e
humor que ocorrem nestas conversas são preciosos para mim, pois nem
sempre consigo estar com eles pessoalmente. Faço-o em segundos e adoro
saber que terei para sempre memórias das minhas conversas com as pessoas
de quem mais gosto.

Critério de captura n.º 4: É surpreendente?

Reparo frequentemente que muitas das notas que as pessoas tiram são
sobre ideias que já conhecem, com as quais já concordam, ou nas quais
poderiam ter pensado. Enquanto seres humanos, temos uma tendência
natural para procurar evidências que corroborem aquilo em que já
acreditamos, um fenómeno muito estudado, conhecido como “viés de
confirmação”23.
Porém, um Segundo Cérebro não é para isso. O reconhecido teórico da
informação Claude Shannon, cujas descobertas prepararam caminho para a
tecnologia moderna, tinha uma definição simples de “informação”: aquela
que o surpreende24. Se não ficar surpreendido, já a conhecia de alguma
forma. Então, porquê anotá-la? A surpresa é um excelente barómetro para a
informação que não se enquadra inequivocamente na nossa compreensão
atual, o que significa que tem o potencial de mudar a forma como
pensamos.
Por vezes, encontramos uma ideia que não é inspiradora, pessoal, nem
obviamente útil, mas que tem algo de surpreendente. Pode não conseguir
perceber porquê, mas essa ideia entra em conflito com o seu ponto de vista
atual de um modo que leva o seu cérebro a despertar e a prestar atenção.
Essas são as ideias que deve capturar.
O seu Segundo Cérebro não deve ser apenas mais uma forma de
confirmar aquilo que já sabe. Já estamos rodeados de algoritmos que nos
fornecem apenas aquilo em que acreditamos e redes sociais que reforçam
continuamente aquilo em que já pensamos.
A nossa capacidade de capturar ideias de qualquer parte leva-nos numa
direção diferente: ao guardarmos conceitos que podem contradizer-se entre
si e que não favorecem necessariamente aquilo em que já acreditamos,
podemos treinar-nos para acolher informação de diferentes fontes, em vez
de tirarmos conclusões precipitadas. Ao jogar com as ideias – curvando-as,
alongando-as e revolvendo-as – ficamos menos ligados à sua apresentação
original e podemos colher determinados aspetos ou elementos para utilizar
no nosso próprio trabalho.
 Então, se aquilo que está a capturar não altera a sua forma de pensar,
qual é o objetivo?

Por fim, capturar o que é significativo

Apresentei critérios específicos para o ajudar a decidir o que vale a pena

capturar, mas, se retirar apenas um ensinamento deste capítulo, deverá ser:
apreender o que é significativo.
Eis o motivo: tomar decisões analiticamente, com uma lista de
verificação, é exigente e desgastante – é o tipo de pensamento que requer
mais energia. Se usar demasiada energia a tirar notas, resta-lhe pouca para
os passos seguintes, que são bem mais importantes: estabelecer relações,
imaginar possibilidades, formular teorias e criar novas ideias. Além disso,
se fizer da leitura e da aprendizagem experiências desagradáveis, ao longo
do tempo começará a realizá-las cada vez menos. O segredo para
transformar a leitura num hábito é torná-la fácil e aprazível.
Quando consome uma dada informação, tente estar atento a um
sentimento de comoção ou surpresa provocado pela ideia que está a
interiorizar. Este sentimento especial de “ressonância” – como um eco na
sua alma – é a sua intuição a dizer-lhe que aquilo é, literalmente, “digno de
nota”. Não tem de perceber o motivo exato dessa sensação. Basta que esteja
atento aos sinais: poderá arregalar um pouco os olhos, o seu coração poderá
saltar um batimento, talvez fique com a garganta um pouco seca e a sua
noção de tempo pode desacelerar ligeiramente enquanto o mundo em seu
redor se desvanece. Estes são indícios de que está na hora de carregar em
“guardar”.
Graças à investigação neurocientífica, sabemos que “as emoções
organizam – ao invés de perturbar – o pensamento racional”25. Quando
sentimos que algo ressoa de forma significativa em nós, trata-se da nossa
mente intuitiva, baseada em emoções, a dizer-nos que aquilo é interessante,
antes de a mente lógica explicar porquê. Experiencio, muitas vezes, este
sentimento de “ressonância” relativamente a um determinado conteúdo, sem
ser capaz de perceber o motivo naquele momento, sendo que só tarde o seu
verdadeiro potencial se torna evidente.
Há evidências científicas de que a nossa intuição sabe o que faz. Do
livro Designing for Behavior Change26:

Aos participantes de um famoso estudo foram dados quatro

baralhos de cartas adulterados – uns iriam fazê-los ganhar dinheiro
e outros levá-los-iam a perder. Quando iniciaram o jogo, eles não
sabiam que os baralhos tinham sido manipulados. No entanto, à
medida que o jogo decorria, os participantes começaram a
demonstrar sinais de “stress” físico quando as suas mentes
conscientes estavam prestes a usar um baralho que os levaria a
perder. O stress era uma resposta automática provocada pelo facto
de a mente intuitiva ter percebido que algo não estava bem – muito
antes de a mente consciente perceber que havia algo de errado.

A conclusão dos autores foi a seguinte: “A nossa mente intuitiva

aprende, e responde, mesmo sem o nosso conhecimento tomar consciência.”
Se ignorar esta voz interior da intuição, ao longo do tempo ela irá
aquietar-se e desaparecer lentamente. Se praticar a sua escuta, a voz interior
irá fortalecer-se e começará a ouvi-la em todos os tipos de situações. Vai
orientá-lo nas escolhas a fazer e nas oportunidades a perseguir. Vai adverti-
lo sobre pessoas e situações que não são acertadas para si. Vai manifestar-se
e tomar uma posição a favor das suas convicções, mesmo quando sente
medo.
 Julgo que não há nada mais importante para a sua vida criativa – e para
a vida em geral – do que aprender a ouvir a voz da intuição. Ela é a fonte da
sua imaginação, confiança e espontaneidade. Pode treinar a escuta desta voz
diariamente, tomando nota daquilo que ela lhe diz.
Além de capturar aquilo que é emocionalmente significativo para si, há
outros detalhes que deverá guardar nas suas notas. Será boa ideia apontar a
informação essencial sobre a fonte da nota, como o site original, o título, o
autor ou editor e a data de publicação.*** Muitas ferramentas de captura são
mesmo capazes de identificar e guardar estas informações automaticamente.
Além disso, muitas vezes, pode ser útil guardar títulos de capítulos,
cabeçalhos e listas, uma vez que acrescentam estrutura às suas notas e
representam a destilação já realizada pelo autor, para seu proveito.

Para além da aplicação para tirar notas: escolher as

ferramentas de captura

Agora que sabe que tipos de materiais deve guardar no seu Segundo
Cérebro, é hora de ir ao que interessa: como é que funciona a captura
exatamente?
Imaginemos que, enquanto lê aquele artigo de marketing, decide que um
determinado conselho é bastante relevante para os seus planos. A maioria
das aplicações para tirar notas (introduzidas no Capítulo 2 e tratadas em
detalhe no Guia de Recursos do Segundo Cérebro, em
Buildingasecondbrain.com/resources) tem funcionalidades integradas que
lhe permitem capturar excertos de fontes externas – e pode sempre
simplesmente cortar e colar um texto diretamente numa nova nota. Há,
ainda, uma série de “ferramentas de captura” concebidas para tornar a
recolha de conteúdos digitais fácil e, até, divertida.
As opções mais comuns incluem:

• Aplicações de ebooks, que, muitas vezes, permitem que exporte

os seus destaques ou notas todos de uma só vez.
• Aplicações para ler mais tarde, que lhe permitem marcar
conteúdos que encontra online para leitura posterior (ou, no caso
de podcasts ou vídeos, para ouvir ou ver mais tarde).
• Aplicações para tirar notas básicas, que, muitas vezes, vêm pré-
instaladas nos dispositivos móveis e que são concebidas para
registar facilmente trechos de texto curtos.
• Aplicações de redes sociais, que, normalmente, permitem marcar
um conteúdo como “favorito” e exportá-lo para uma aplicação de
notas.
• Web clippers, que permitem guardar partes de páginas da Internet
(frequentemente uma funcionalidade integrada nas aplicações de
notas).
• Aplicações de transcrição de áudio/vídeo que criam transcrições
de texto a partir de palavras faladas.
• Outros serviços, incorporações e plug-ins que automatizam o
processo de exportação de conteúdos de uma aplicação para outra.
 Algumas destas ferramentas são gratuitas e outras cobram uma pequena
taxa. Algumas são totalmente automáticas, trabalhando silenciosamente em
segundo plano (por exemplo, sincronizando automaticamente os seus
destaques no ebook com uma aplicação para tirar notas), enquanto outras
requerem algum esforço manual (como tirar fotografias de notas em papel
para as guardar digitalmente).**** Porém, em qualquer um dos casos, o ato
de capturar leva apenas uns instantes – carregar em partilhar, exportar ou
guardar – e eis que preservou as melhores partes do que está a consumir no
seu Segundo Cérebro.
Não se iluda: continuará a usar muitos tipos de software para gerir a
informação – tais como pastas do computador, unidades de armazenamento
na cloud e várias plataformas para partilhar e colaborar em documentos.
Pense nas suas ferramentas de captura como se fossem o seu sistema
nervoso alargado, estendendo-se para o mundo de modo a permitir que sinta
o que o rodeia.
Independentemente de quantos tipos de software diferentes utiliza, não
deixe todo o conhecimento que contêm espalhado por dezenas de locais
onde nunca pensará procurar. Assegure-se de que as suas descobertas são
direcionadas para a sua aplicação para tirar notas, onde pode juntá-las e agir
sobre elas.
Eis algumas das formas mais populares de utilizar ferramentas de
captura para guardar conteúdos que encontra:

• Capturar passagens de ebooks: na maioria das aplicações de

ebook é muito simples destacar passagens à medida que lê. Na
Amazon Kindle, pode simplesmente arrastar o dedo ao longo de
uma frase ou parágrafo que goste para adicionar um destaque.
Depois, utilize o menu de partilha para exportar simultaneamente
todos os destaques que fez para as suas notas digitais. Pode, ainda,
 adicionar comentários ao lado do texto à medida que lê, o que o
ajudará a recordar o que achou interessante numa determinada
passagem.
• Capturar excertos de artigos online ou de páginas da Internet:
quando encontrar um artigo online ou uma publicação num blogue
que quer ler, guarde-os numa aplicação “ler mais tarde”, que
funciona como um espécie de porta-revistas digital de tudo aquilo
que deseja ler (ou ver ou ouvir) em algum momento. Sempre que
tiver tempo livre (como nas pausas ou à noite), percorra os artigos
que guardou e escolha um para ler. Pode fazer destaques, tal como
nos ebooks, e estes também podem ser exportados
automaticamente para a sua aplicação de notas utilizando uma
outra plataforma.
• Capturar citações de podcasts: muitas aplicações para ouvir
podcasts permitem marcar segmentos de episódios enquanto os
ouve. Algumas até transcrevem o áudio, pelo que pode exportar a
transcrição e procurá-la nas suas notas.
• Capturar lembretes de voz: utilize uma aplicação de lembretes
de voz, na qual pode premir um botão, falar diretamente para o
seu smartphone e ter cada palavra transcrita e exportada para as
suas notas.
• Capturar partes de vídeos do YouTube: esta é uma
funcionalidade pouco conhecida, mas quase todos os vídeos do
YouTube são acompanhados de uma transcrição gerada
automaticamente. Basta clicar no botão “Abrir transcrição” para
abrir uma janela, a partir da qual pode copiar e colar excertos para
as suas notas.
• Capturar excertos de e-mails: as aplicações de notas mais
populares incluem uma funcionalidade que permite encaminhar
 qualquer e-mail para um endereço especial e todo o texto desse e-
mail (incluindo quaisquer anexos) será adicionado às suas notas.
• Capturar conteúdos de outras aplicações: pode editar
fotografias numa aplicação de fotos, ou fazer esboços numa
aplicação de desenho, ou fazer “like” em publicações numa rede
social. Desde que essa aplicação possua um botão “partilhar” ou
permita copiar e colar, pode guardar o que quer que tenha criado
diretamente nas suas notas por precaução.

Os surpreendentes benefícios da exteriorização dos

pensamentos

As ideias ocorrem-nos, muitas vezes, nos momentos mais inesperados –

durante o caminho para o trabalho, enquanto vemos televisão, quando
estamos a brincar com os nossos filhos, ou no banho.
O seu Segundo Cérebro proporciona-lhe um local onde pode reunir a
miscelânea de pensamentos que anda aos trambolhões na sua cabeça,
colocando-os em espera numa área restrita, por precaução. Para além de
permitir preservá-los a longo prazo, há muitos outros benefícios que advêm
do simples facto de registar algo.
Primeiro, é muito mais provável que se lembre de informação que
escreveu pelas suas próprias palavras. Ao estudar aquilo que é conhecido
como “Efeito de Produção”27, os investigadores descobriram que, quando
as pessoas produzem ativamente uma série de palavras, seja a falar ou a
escrever, são ativadas mais partes do cérebro em comparação com o simples
ato de leitura. Escrever as ideias é uma forma de as “ensaiar”, como praticar
uma coreografia ou remates, o que as torna muito mais suscetíveis de serem
lembradas.
 No entanto, melhorar a memória é apenas mais um benefício. Quando
expressamos uma ideia através da escrita, não só transferimos os conteúdos
exatos da nossa mente para o papel ou para uma forma digital, como
também criamos conhecimentos novos que antes não existiam. Cada
palavra que escrevemos desencadeia cascatas mentais e associações
internas, que geram mais ideias – e tudo isto pode precipitar-se para a
página ou ecrã.*****
O pensamento produz a escrita; e a escrita também enriquece o
pensamento.
Há, até, evidências significativas de que a expressão escrita dos
pensamentos pode trazer benefícios para a nossa saúde e bem-estar28. Um
dos mais citados artigos de psicologia dos anos de 1990 refere que “traduzir
em palavras acontecimentos emocionais conduz a profundas mudanças
sociais, psicológicas e neurais”.
Numa grande variedade de estudos controlados, escrever sobre as
próprias experiências interiores originou uma diminuição do recurso a
consultas médicas, a melhoria dos sistemas imunitários e a redução da
angústia. Os estudantes que escreveram sobre questões emocionais
apresentaram melhorias nas suas classificações, profissionais que haviam
ficado desempregados encontraram novos empregos mais rapidamente e os
trabalhadores apresentaram taxas de absentismo inferiores. O aspeto mais
surpreendente destas descobertas é que os participantes não contavam com
a colaboração de terceiros. Ninguém tinha de ler ou de responder ao que
estas pessoas escreviam – os benefícios resultaram apenas do ato de
escrever.
Provavelmente, o benefício mais imediato de capturar conteúdos no
exterior da nossa mente é escapar àquilo a que chamo de “espiral de
reatividade” – a espiral de urgência, ultraje e sensacionalismo que
caracteriza grande parte da Internet. O momento em que encontra uma ideia
pela primeira vez é a pior altura para decidir o que significa – tem de
colocá-la de lado até conseguir obter alguma objetividade.
Com um Segundo Cérebro como escudo contra as tormentas das redes
sociais, já não temos de reagir a cada ideia imediatamente, ou arriscar
perdê-la para sempre. Podemos reservá-la e voltar a prestar-lhe atenção
mais tarde, quando estivermos mais calmos e realistas. Podemos dispor de
tempo, absorvendo lentamente novas informações e integrando-as no nosso
pensamento, livres das solicitações prementes do momento. Fico sempre
impressionado quando volto aos itens que guardei para ler mais tarde e
percebo que muitos dos que me tinham parecido tão importantes no
momento da captura são claramente triviais e desnecessários.
Tirar notas é a forma mais fácil e simples de exteriorizar o nosso
pensamento. Não requer qualquer competência especial, é intrinsecamente
privado e pode ser realizado a qualquer hora e em qualquer lugar. Uma vez
no exterior da nossa cabeça, podemos examinar os nossos pensamentos,
agir sobre eles e melhorá-los. É como se se tratasse de um atalho para
compreender todo o potencial dos pensamentos que fluem na nossa mente.

A sua perspetiva: como seria se fosse fácil?

Introduzi diversas ideias neste capítulo, e sei que é muita informação

para absorver. Há imensas formas de capturar conhecimentos, porém,
estando ainda a começar, tanta variedade pode revelar-se opressora.
Gostava de lhe deixar uma pergunta que o ajudará a orientar-se no início
desta viagem: como seria a captura de ideias se fosse fácil?
Pense sobre o que gostaria de capturar em maior (ou menor) quantidade.
Como se sentiria em relação a isso? Que tipo de conteúdos já lhe são
suficientemente familiares de modo a facilitar o seu armazenamento
imediato? Como seria a captura hoje ou esta semana? Em média, capturo
apenas duas notas por dia – quais são as suas ideias, visões, observações,
perspetivas, ou que lições encontrou hoje e que poderia apontar neste
preciso momento?
É importante que a captura de informações seja relativamente simples,
pois trata-se apenas do primeiro passo. Tem de a realizar repetidamente até
se tornar um hábito, conservando, assim, o seu tempo e energia para os
passos finais, nos quais o valor das ideias que encontrou poderá ser
totalmente libertado.
Capturar não implica fazer mais, mas antes tirar notas sobre as
experiências que já vive. Capturar significa espremer mais sumo da fruta
que já tem, saboreando cada momento ao máximo por prestar mais atenção
aos detalhes.
Não receie não estar a capturar “corretamente”, pois não há uma forma
certa de o fazer, não havendo, consequentemente, uma forma errada. A
única maneira de perceber se está a guardar as melhores informações é
colocando-as em prática na vida real. Abordaremos esta questão em breve,
mas, entretanto, experimente algumas aplicações para tirar notas e
ferramentas de captura, para perceber quais se adequam mais a si. Não se
esqueça do guia de recursos que preparei para o ajudar na sua escolha.
Se, em algum momento, se sentir bloqueado ou sobrecarregado, afaste-
se e lembre-se que no mundo digital nada é permanente. Os conteúdos
digitais são extremamente flexíveis, pelo que não tem de se comprometer
com nenhuma decisão para sempre. Embora cada passo do CODE
complemente os restantes, pode utilizar um de cada vez. Comece pelas
partes que são significativas para si e, à medida que a sua confiança
aumenta, progrida a partir daí.
No capítulo seguinte, vou explicar-lhe o que fazer com os ativos de
conhecimento que reuniu no seu Segundo Cérebro.
* No seu livro Why Information Grows, o economista do MIT César Hidalgo descreve a forma como
os produtos físicos, a que chama “cristais da imaginação”, nos permitem transformar o que sabemos
em objetos concretos a que outras pessoas podem aceder: “Cristalizar os nossos pensamentos em
objetos tangíveis e digitais é o que nos permite partilhá-los com os outros.” E continua: “A nossa
capacidade de cristalizar a imaginação… dá-nos acesso aos usos práticos do conhecimento e da
experiência que reside no sistema nervoso de outras pessoas.”
** Se procura uma resposta mais precisa em relação à quantidade de informação a capturar nas suas
notas, recomendo que não ultrapasse os 10% da fonte original, se tanto. Qualquer valor acima desse
dificultará a pesquisa do material no futuro. Além disso, 10% é também o limite de destaques que a
maioria dos ebooks permite exportar.
*** Mesmo que a página de Internet desapareça, pode, muitas vezes, utilizar estas informações para

localizar uma versão arquivada, usando o Wayback Machine, um projeto da Internet Archive que
mantém um arquivo dos sites: https://archive.org/web/.
**** O mundo do software está em constante mudança, por isso, criei um guia de recursos onde

encontra as minhas recomendações continuamente atualizadas das melhores ferramentas de captura,

tanto gratuitas como pagas, e de uma variedade de dispositivos e sistemas operativos. Pode encontrá-
lo em buildingasecondbrain.com/resources.
***** Este fenómeno, denominado de “benefício de distanciamento” e explicado em The Detachment

Gain: The Advantage of Thinking Out Loud de Daniel Reisberg, reside na “vantagem funcional de
exteriorizar os pensamentos” – falando ou escrevendo, por exemplo –, que “possibilita novas
descobertas que poderiam não ter sido alcançadas de qualquer outra forma”. Se alguma vez já teve de
escrever uma palavra para se lembrar como é soletrada, já experienciou isto.
 Capítulo 5

Organizar – guardar para

pôr em prática

Seja harmonioso e metódico na sua vida, para poder ser

agressivo e original no seu trabalho.
– Gustave Flaubert, romancista francês

Twyla Tharp é uma das mais famosas e inventivas coreógrafas dos

tempos modernos. A sua obra conta com mais de 160 peças, incluindo 129
danças, 12 emissões televisivas especiais, seis grandes filmes de
Hollywood, quatro bailados completos, quatro espetáculos da Broadway e
dois números de patinagem artística.
A dança poderá parecer o meio criativo que menos beneficiará da
“organização” – é realizada ao vivo, utilizando principalmente os corpos
dos dançarinos e, muitas vezes, parece ser improvisada e espontânea. No
entanto, no seu livro The Creative Habit29, Tharp revela que uma simples
técnica de organização está na base de um processo criativo que
impulsionou a sua incrivelmente prolífica carreira de seis décadas.
Tharp chama à sua abordagem “a caixa”. Sempre que inicia um novo
projeto, ela pega numa caixa de arquivo dobrável e coloca-lhe uma etiqueta
com o nome do projeto, normalmente o nome da dança que está a
coreografar. Esta ação inicial dá-lhe um sentido de propósito: “A caixa faz-
me sentir organizada, que tenho tudo preparado, mesmo quando ainda não
sei qual é o caminho que vou seguir. Além disso, representa um
compromisso. O simples facto de escrever o nome do projeto na caixa
significa que já iniciei o trabalho.”
Tharp coloca na caixa tudo o que está relacionado com o projeto, como
se se tratasse de um caldeirão fervilhante de energia criativa. Sempre que
encontra um material novo – como “blocos de notas, recortes de notícias,
CD, gravações minhas a trabalhar sozinha no estúdio, vídeos de dançarinos
a ensaiar, livros e fotografias e peças de arte que poderão ter-me inspirado”
–, sabe onde colocá-lo. Vai tudo para a caixa, o que significa que, sempre
que trabalha no projeto, sabe exatamente onde procurar – na caixa.
No seu livro, Tharp conta a história de um projeto específico no qual a
caixa teve um papel crucial: uma colaboração com o ícone pop rock Billy
Joel para transformar uma coletânea das suas músicas num espetáculo de
dança. Era uma ideia ousada, algo entre um concerto e um musical, mas
bastante distinto de ambos. A forma como as personagens de diferentes
canções, que não integravam a mesma história, podiam combinar-se na
mesma narrativa não era clara.
Mesmo um projeto tão indefinido como este começou do mesmo modo
que todos os outros, com os objetivos de Tharp: «Gosto de iniciar cada
projeto com um objetivo definido. Por vezes, este não é nada mais do que
um mantra pessoal, como “manter as coisas simples” ou “algo perfeito” ou
“economia”, para me lembrar do que estava a pensar no início, se e quando
me perder. Escrevo-o num pedaço de papel e é a primeira coisa que vai para
a caixa.»
Para esta colaboração com Joel, Tharp tinha dois objetivos. O primeiro
consistia em compreender e dominar o papel da narrativa na dança, um
desafio criativo de longa data que atiçara a sua curiosidade. O segundo
objetivo era bastante mais pragmático, mas não menos motivador: pagar
bem aos seus dançarinos. Ela referiu: «Então, escrevi os meus objetivos
para o projeto, “contar uma história” e “fazer a dança compensar”, em dois
cartões azuis e vi-os planar até ao fundo da caixa Joel… eles continuam lá
enquanto escrevo isto, cobertos por meses de pesquisa, como uma âncora
que me mantém ligada ao meu impulso original.»
Depois disto, cada resultado da pesquisa e cada ideia potencialmente
relevante para o projeto ia para a caixa de Tharp. Gravações dos videoclipes
de Billy Joel, de espetáculos ao vivo, de conferências, fotografias, recortes
de notícias, listas de canções e notas sobre estas. Ela reuniu imagens de
notícias e filmes sobre a Guerra do Vietname, livros importantes da época e
material semelhante de outras caixas, incluindo a pesquisa de um projeto
abandonado que nunca chegou ao palco.
Os artefactos que Tharp recolheu não eram apenas para seu uso.
Tornaram-se centelhas de inspiração para a sua equipa: um par de brincos e
um colete de macramé partilhado com o figurinista; livros sobre eventos de
luzes psicadélicas para inspirar o designer de iluminação; fotografias de
outros espetáculos e da casa de infância de Joel em Long Island, para
discutir com o editor de arte.
Todo este material criativo de base acabou por encher 12 caixas. Porém,
o facto de recolher e reunir conteúdos do mundo exterior não significa que
Tharp não tenha adicionado a sua própria criatividade. Por exemplo, ela
encontrou um elaborado conjunto de notas de uma das primeiras músicas de
Joel intitulada “She’s Got a Way”, que transbordava inocência e doçura, e
decidiu alterar o seu significado: «Nas minhas notas, podemos ver a canção
a metamorfosear-se em algo cruel, acabando por se transformar em duas
cenas de bar sórdidas, a ocorrer em simultâneo, uma no Vietname e a outra
no seu país. Senti-me na obrigação de explicar isto ao Billy, avisando-o:
“Isto vai destruir a canção.” Ele não estava preocupado. “Segue em frente”,
disse ele.»
 A caixa de Twyla Tharp proporcionou-lhe várias vantagens importantes
no decurso da sua jornada criativa.
A caixa deu-lhe segurança para se aventurar e correr riscos: “Uma caixa
é como um solo para mim. É básica, terrena, elementar. É lar. É aquilo a que
posso sempre voltar quando preciso de me reorganizar e orientar. Saber que
a caixa está sempre lá dá-me liberdade para me aventurar, ser ousada, ter
coragem para me estatelar.”
A caixa permitiu a Tharp colocar projetos em espera e revisitá-los mais
tarde: “A caixa faz-me sentir ligada a um projeto… Sinto isto mesmo
quando coloco um projeto em segundo plano – posso ter arrumado a caixa
numa prateleira, mas sei que ela está lá. O nome do projeto, a letra preta e
grande, é um lembrete constante de que outrora tive uma ideia e posso
voltar a ela muito em breve.”
Por último, proporcionou-lhe uma forma de relembrar as suas vitórias
passadas: “Há um último benefício da caixa: dá-nos a oportunidade de olhar
para trás. Muitas pessoas não gostam de o fazer. Quando terminam um
projeto, sentem-se aliviadas. Estão prontas para uma pausa e, depois,
esperam avançar para a ideia seguinte. A caixa dá-nos a possibilidade de
refletir sobre o nosso desempenho. Se escavarmos pelas caixas de modo
arqueológico, vermos o início de um projeto. Isto pode ser instrutivo. Como
se saiu? Atingiu o seu objetivo? Este mudou ao longo do percurso? Podia
ter feito tudo de modo mais eficiente?”
A caixa de Twyla Tharp revela o verdadeiro valor de um recipiente: é
fácil de usar, fácil de compreender, fácil de criar e fácil de manter. Pode ser
deslocado de um sítio para outro sem se perder o seu conteúdo. Não requer
esforço para ser identificado, para ser partilhado e para ser armazenado
quando já não é necessário. Não precisamos de sistemas complexos e
sofisticados para sermos capazes de produzir trabalhos complexos e
sofisticados.
O Efeito Catedral: conceber um espaço para as suas
ideias

Pense em quanto tempo passamos a projetar e a organizar o nosso

ambiente físico.
Compramos mobiliário bonito, pensamos durante semanas sobre a cor
das paredes e experimentamos a localização de plantas e livros. Sabemos
que os detalhes de iluminação, temperatura e disposição de um espaço
afetam bastante o modo como nos sentimos e como pensamos.
Este fenómeno tem um nome: o Efeito Catedral30. Alguns estudos
demonstram que o ambiente em que nos encontramos molda intensamente o
nosso pensamento. Se nos encontrarmos num local com tetos altos, por
exemplo – pense na arquitetura majestosa das igrejas clássicas que evoca a
grandiosidade do Céu –, temos tendência para pensar de forma mais
abstrata. Quando estamos num edifício com tetos baixos, como uma
pequena oficina, é mais provável que pensemos de modo concreto.
Ninguém questiona a importância de termos espaços físicos onde nos
sintamos calmos e concentrados. Porém, no que respeita ao seu espaço de
trabalho digital, é provável que tenha dedicado pouco tempo, se é que
dedicou algum, a organizá-lo, para aumentar a sua produtividade ou
criatividade. Como trabalhadores do conhecimento, passamos várias horas
diárias em ambientes digitais – computadores, smartphones e Internet. A
menos que assuma o controlo desses espaços virtuais e os molde para que
potenciem os tipos de pensamento que deseja, cada minuto aí passado
parecerá esgotante e incómodo.
O seu Segundo Cérebro não é apenas uma ferramenta – é um ambiente.
É um jardim de conhecimento repleto de caminhos sinuosos e familiares,
mas também de recantos secretos e isolados. Cada caminho é um ponto de
partida para novas ideias e perspetivas. Os jardins são naturais, mas não
ocorrem acidentalmente – necessitam de um cuidador que semeie e pode as
plantas, que molde os caminhos por entre elas e que tire as ervas daninhas.
Está na hora de atribuirmos mais intenção aos ambientes digitais, onde
passamos, atualmente, tantas horas por dia.
Assim que tiver criado este ambiente, saberá onde dirigir-se quando
chegar o momento de executar ou criar. Não terá de se sentar e passar meia
hora a reunir meticulosamente todos os materiais de que necessita para
começar a trabalhar. O seu Segundo Cérebro é como uma catedral da mente,
onde pode entrar sempre que quiser para se afastar do exterior e imaginar
um mundo seu.
O passo seguinte na criação do seu Segundo Cérebro é pegar nos
pedaços de conhecimento que começou a capturar e organizá-los num
espaço onde consiga gerar o seu melhor pensamento.

Organizar para a ação: onde 99% das pessoas que tiram

notas bloqueia (e como resolvê-lo)

Quando começar a capturar as suas ideias de modo consistente, é

provável que se sinta entusiasmado com a informação que flui em seu redor.
Começará a prestar mais atenção aos livros que lê, às conversas que tem
e às entrevistas que ouve, sabendo que qualquer ideia interessante que
encontre pode ser guardada com segurança e utilizada. Já não precisa de ter
esperança de conseguir lembrar-se das suas melhores ideias, pois pode
garantir que o fará.
Em pouco tempo, porém, irá deparar-se com um novo problema: o que
fazer com todo o material valioso que reuniu. Quanto mais diligentemente o
recolher, maior será o problema! Capturar notas sem uma forma eficaz de as
organizar e recuperar gera apenas mais sobrecarga.
 Passei anos a experimentar diferentes formas de resolver o problema de
organização da minha vida digital. Testei técnicas inspiradas na organização
de espaços físicos, todos os tipos de blocos de notas com formatação
especial e, até, o sistema de classificação decimal de Dewey, usado em
bibliotecas. Tentei organizar os meus ficheiros por data, tema, tipo e
inúmeros outros esquemas elaborados, mas cada método que experimentava
rapidamente fracassava.
O problema era que nenhum destes sistemas se enquadrava na minha
vida diária. Exigiam sempre que eu seguisse uma elaborada série de regras
que retirava tempo às minhas outras prioridades, o que levava estes sistemas
a tornarem-se desatualizados e obsoletos rapidamente. Sempre que saía dos
trilhos, voltava a colocar todas as minhas notas e ficheiros numa pasta
dedicada ao projeto em que estava concentrado no momento. Desta forma
garantia, pelo menos, que tinha à mão exatamente aquilo de que precisava
para o trabalho em curso – sem ser necessário etiquetas, classificações ou
palavras-chave.
Depois, certo dia, pensei: Porque é que não organizo os meus ficheiros
sempre assim? Se organizar por projeto era a forma mais natural de gerir a
informação com o mínimo de esforço, porque não fazer desta o padrão?
Foi o que fiz e, para minha surpresa, funcionou. Ao longo do tempo,
aperfeiçoei, simplifiquei e testei esta abordagem baseada na ação com
milhares de alunos e seguidores. Por fim, denominei este sistema de
organização de PARA*, que representa as quatro principais categorias de
informação nas nossas vidas: Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos. Estas
quatro categorias são universais, abarcando qualquer tipo de informação, de
qualquer fonte, em qualquer formato e para qualquer propósito.**
O PARA adequa-se a tudo, independentemente da sua profissão ou área,
por uma razão: organiza a informação tendo por base o quão acionável é, e
não tendo em consideração o tipo de informação. O projeto torna-se a
unidade principal de organização para os seus ficheiros digitais. Em vez de
ter de ordenar as suas notas de acordo com uma complexa hierarquia de
tópicos e subtópicos, tem de responder a uma única e simples pergunta:
“Em que projeto isto será mais útil?” Assume, apenas, que está a trabalhar
num conjunto de projetos e que a informação deve ser organizada de modo
a apoiá-los.
Imagine, por exemplo, que encontra um artigo útil sobre como tornar-se
mais resiliente e guarda-o nas suas notas. Tem a certeza de que esta
informação será útil um dia, mas como saber onde colocar essa nota,
entretanto? Como vai lembrar-se onde deve procurar da próxima vez que
precisar dela? Isto pode rapidamente tornar-se numa decisão geradora de
ansiedade, por temer fazer a escolha errada.
A maioria das pessoas guardaria esta nota por tema, numa pasta
denominada “Psicologia”. Esta parece ser uma escolha perfeitamente
lógica. Contudo, eis o problema: o tema “Psicologia” é demasiado amplo
para ser útil. Imagine o seu futuro eu, daqui a umas semanas ou meses, a
meio de um dia de trabalho, e pergunte-se quanto tempo terá para procurar
esta informação entre todas as notas inseridas num tema tão vasto? Poderá
lá haver notas de dezenas de artigos, livros e outros recursos, muitos dos
quais não serão sequer acionáveis. Levaria horas só para conseguir perceber
o que tem.
Há outra forma. Vou demonstrar-lhe como guardar as notas que
capturou de acordo com um caso de uso prático. Executando aquele
pequeno passo adicional de colocar uma nota numa pasta (ou etiquetá-
la***), destinada a um projeto específico, como uma dissertação de
psicologia que está a escrever ou uma apresentação que está a preparar,
encontrará essa ideia precisamente no momento em que ela é mais
relevante. Nem um pouco antes, nem um pouco depois.
 Se não houver um projeto atual em que a sua nota possa vir a ser útil, há
outras opções: locais específicos para cada uma das “áreas” da sua vida
pelas quais é responsável; e locais específicos para “recursos” – que são
como bibliotecas pessoais de referências, factos e inspiração. Ao longo do
tempo, à medida que termina os seus projetos, domina novas competências
e progride em direção aos seus objetivos, perceberá que algumas notas e
recursos já não são acionáveis. Vou mostrar-lhe como movê-los para os seus
“arquivos”, para que fiquem longe da vista, mas facilmente acessíveis.
Estes quatro grupos – Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos –
constituem as categorias do PARA. Em breve, vamos explorar cada uma
delas.
Em vez de exigir horas infindáveis para organizar meticulosamente o
seu mundo digital, o PARA orienta-o na categorização das suas ideias de
acordo com o que é realmente importante: os seus objetivos.
Uma das maiores tentações da organização é o perfecionismo, tratando-
se o processo de organização como um fim em si mesmo. Há algo
intrinsecamente gratificante na ordem, sendo, por isso, tentador parar por aí,
em vez de se prosseguir o caminho para o desenvolvimento e partilha do
conhecimento. Precisamos de ter o cuidado permanente de não acumular
demasiada informação, para não dedicarmos todo o nosso tempo a geri-la,
em lugar de a colocar em prática no mundo exterior.
Ao invés de criar um esquema organizacional completamente diferente
em cada local onde se armazenam as informações – o que dificulta bastante
a navegação entre os diferentes locais –, o PARA pode ser utilizado em toda
a parte, em qualquer programa informático, plataforma ou ferramenta de
notas. Pode usar o mesmo sistema, com as mesmas categorias e os mesmos
princípios de modo transversal na sua vida digital.
Terá sempre de recorrer a múltiplas plataformas para executar os seus
projetos, pois nenhuma plataforma faz tudo. Aqui, o objetivo não é utilizar
um único software, mas sim um único sistema de organização, um que
garanta uniformidade mesmo quando alternamos entre aplicações várias
vezes por dia. Um projeto será sempre o mesmo, quer se encontre na
aplicação de notas, no sistema de ficheiros do computador ou na unidade de
armazenamento da cloud, permitindo-lhe mover-se facilmente entre estes
locais sem perder a sua linha de pensamento.
Estruturando as notas e ficheiros em torno da conclusão dos seus
projetos ativos, o conhecimento apreendido pode funcionar a seu favor, em
vez de integrar um “cemitério de ideias”. Com o sistema PARA, “organizar-
se” deixa de ser um empreendimento hercúleo e interminável, passando a
ser uma tarefa simples de terminar, para que possa avançar para empreitadas
mais importantes.

Como funciona o PARA: preparar a sua mente (e notas)

para a ação

Com o sistema PARA, cada informação que deseja guardar pode ser
inserida numa de quatro categorias:

1. Projetos: esforços a curto prazo, no seu trabalho ou vida, nos quais

está a trabalhar atualmente.
2. Áreas: responsabilidade de longo prazo que deseja gerir ao longo do
tempo.
3. Recursos: tópicos ou interesses que podem ser úteis no futuro.
4. Arquivos: itens inativos provenientes das outras três categorias.
Projetos: aquilo em que está a trabalhar atualmente

Os projetos incluem os objetivos de curto prazo nos quais está a

trabalhar ativamente no momento.
Duas das suas características fazem deles uma forma ideal de organizar
o trabalho moderno. Primeiro, têm um início e um fim – ocorrem durante
um período de tempo específico e, depois, terminam. Segundo, pressupõem
um desfecho claro e específico que tem de ocorrer para que possam ser
considerados como concluídos, tal como “finalizar”, “luz verde”, “lançar”
ou “publicar”.
Um método de trabalho centrado em projetos é usado, de forma natural,
nas artes criativas e performativas. Os pintores têm as pinturas, os
dançarinos têm as danças, os músicos têm as músicas e os poetas têm os
poemas. Estas são porções de trabalho discretas e claramente identificáveis.
Esta abordagem centrada no projeto tem vindo a ser cada vez mais usada
em todos os trabalhos do conhecimento, uma tendência denominada de
“modelo de Hollywood”, devido à forma como os filmes são criados.
Como explica um artigo do The New York Times31: “Um projeto é
identificado; é reunida uma equipa; esta trabalha em conjunto pelo tempo
que for necessário para concluir a tarefa; depois, a equipa dispersa-se… O
modelo de Hollywood é agora usado na construção de pontes, criação de
aplicações ou abertura de restaurantes.” Está a tornar-se cada vez mais
comum para todos nós trabalhar com várias equipas, departamentos e, até,
diferentes empresas, para executar projetos colaborativos, e, depois, assim
que estes são concluídos, cada um segue o seu caminho.
Exemplos de projetos podem incluir:

• Projetos no trabalho: terminar o design de uma página de

Internet; criar uma apresentação de slides para uma conferência;
desenvolver o plano de um projeto; planear um processo de
recrutamento.
• Projetos pessoais: concluir o curso de Língua Espanhola; planear
as férias; comprar mobiliário de sala novo; encontrar uma
oportunidade de voluntariado localmente.
• Projetos paralelos: fazer uma publicação no blogue; lançar uma
campanha de financiamento coletivo; pesquisar sobre o melhor
microfone para podcasts; terminar o curso online.

Se ainda não estrutura o seu trabalho de acordo com projetos específicos

e concretos, fazer esta mudança dará um forte empurrão à sua
produtividade. Quer seja trabalhador independente, de uma grande empresa,
ou algo intermediário, todos caminhamos para um mundo de trabalho
baseado em projetos. Ter em consideração os projetos em que está
empenhado de momento é crucial para conseguir estabelecer prioridades
para a semana, planear o seu progresso e dizer “não” ao que não importa.

Áreas: aquilo a que me dedico ao longo do tempo

 Por muito importantes que os projetos sejam, nem tudo se resume a eles.
Por exemplo, a área das nossas vidas chamada “Finanças” não tem uma
data de término definida. É algo sobre o qual, de uma ou outra forma,
teremos de pensar e que teremos de gerir enquanto formos vivos. E não tem
um objetivo final. Mesmo que ganhe a lotaria, continuará a ter de gerir as
suas finanças (e provavelmente será necessário muita mais atenção!).
Na vida profissional, há várias áreas pelas quais somos continuamente
responsáveis, tais como “desenvolvimento de produto”, “controlo de
qualidade”, ou “recursos humanos”. Nestes casos, fomos contratados para
assumir estas responsabilidades profissionais. Mas, por vezes, há outras
sobre as quais fomos assumindo, formal ou informalmente, domínio ao
longo do tempo.
Cada uma destas é um exemplo de uma área de responsabilidade e, em
conjunto, elas formam a segunda categoria principal do PARA. Todas estas
áreas, tanto pessoais como profissionais, exigem que as informações sejam
tratadas eficazmente, mas não se tratam de projetos.

No caso das finanças, poderá ter notas de telefonemas com o seu

consultor financeiro, recibos ou faturas comerciais e o seu orçamento
familiar mensal, entre muitos outros tipos de informação. Poderá, ainda, ter
informações mais especulativas para gerir, tais como projeções financeiras,
pesquisas sobre software de finanças pessoais e dados sobre tendências de
investimento que tem vindo a acompanhar.
Para uma área profissional como “desenvolvimento de produto”, poderá
ter de guardar especificações de produtos, resultados de pesquisas e
desenvolvimento, notas de entrevistas a clientes e índices de satisfação do
cliente. Poderá, também, ter fotografias de produtos que admira para usar
como inspiração em termos de design, planos de produção ou paletas de
cores. Tudo depende da sua relação com essa área da sua vida e da forma
como deseja geri-la ou fazê-la progredir.
Exemplos de áreas da sua vida pessoal podem incluir:

• Atividades ou espaços pelos quais é responsável: casa;

cozinhar; viagens; carro.
• Pessoas por quem é responsável ou perante quem responde:
amigos; filhos; cônjuge; animais de estimação.
• Padrões de desempenho pelos quais é responsável: saúde;
desenvolvimento pessoal; amizades; finanças.

No seu trabalho ou negócio:

• Departamentos ou funções pelos quais é responsável: gestão de

contas; marketing; operações; desenvolvimento de produto.
• Pessoas ou equipas pelas quais é responsável ou perante quem
responde: subordinados; gerente; conselho de administração;
fornecedores.
• Padrões de desempenho pelos quais é responsável:
desenvolvimento profissional; vendas e marketing; contactos e
trabalho em rede; recrutamento e contratação.
 Embora as áreas não englobem desfechos definitivos, não deixa de ser
importante geri-las. Na verdade, se atentar na lista anterior, perceberá que
estas áreas são cruciais para a sua saúde, felicidade, segurança e grau de
satisfação em relação à sua vida.
Apesar de não haver um objetivo a atingir, há um nível que deseja
manter em cada uma destas áreas. No caso das finanças, esse padrão poderá
ser pagar sempre as contas atempadamente e prover às necessidades básicas
da sua família. Na saúde, poderá ser praticar exercício físico com uma
determinada regularidade e manter o colesterol abaixo de um dado nível. Na
família, talvez seja passar tempo de qualidade com os seus todas as noites e
ao fim de semana.
Apenas o leitor pode decidir quais são esses padrões. É extremamente
útil ter um local destinado a cada um dos nossos objetivos. Assim, tem
sempre um sítio onde guardar qualquer pensamento, reflexão, ideia ou
informação relevante para cada aspeto importante da sua vida.

Recursos: as coisas a que posso recorrer no futuro

A terceira categoria de informação que devemos manter é a de recursos,

que consiste, basicamente, no conjunto de conteúdos que não pertencem
nem a um projeto, nem a uma área e que podem incluir qualquer tópico
sobre o qual tenha interesse em reunir informações.
Por exemplo:

• Quais são os temas que despertam o seu interesse? Arquitetura;

design de interiores; literatura inglesa; produção de cerveja.
• Que temas está a pesquisar? Formação de hábitos; tirar notas;
gestão de projetos; nutrição.
 • Quais são as informações a que quer poder recorrer?
Itinerários de férias; objetivos de vida; fotografias; testemunhos
sobre produtos.
• Quais são os seus passatempos ou paixões? Café; filmes
clássicos; hip-hop; animé.

Qualquer um destes temas pode tornar-se a sua própria pasta de

recursos. Pode também considerá-los como “pesquisa” ou “materiais de
referência”. Consistem em tendências que está a acompanhar, ideias
relacionadas com o seu trabalho ou indústria, hobbies e interesses paralelos,
e coisas que, simplesmente, suscitam a sua curiosidade. Estas pastas são
como os cadernos que, provavelmente, tinha na escola: um para Biologia,
outro para História, outro para Matemática. Qualquer nota ou ficheiro que
não é relevante ou acionável num projeto atual ou numa área pode ser
guardado nos recursos, para referência futura.

Arquivos: coisas terminadas ou suspensas

Por fim, temos os nossos arquivos, que incluem qualquer item das três
categorias anteriores que já não está ativo. Por exemplo:

• Projetos concluídos ou cancelados.

• Áreas de responsabilidade com as quais deixou de estar
comprometido (como, por exemplo, quando um relacionamento
termina ou depois de mudar de casa).
• Recursos que já não são relevantes (hobbies pelos quais perdeu
interesse ou temas que já não são importantes para si).

Os arquivos são uma parte importante do PARA, uma vez que permitem
colocar uma pasta em “arquivo morto”, para que não obstrua o seu espaço
de trabalho, mantendo-a armazenada para a eventualidade de precisar dela
novamente. Contrariamente ao que acontece em sua casa ou na sua
garagem, manter conteúdos digitais para sempre não abarca prejuízos, desde
que isso não o distraia no seu dia a dia. Se precisar de aceder à informação
arquivada no futuro – por exemplo, se assumir um projeto semelhante a
outro que já concluiu –, pode fazê-lo em segundos.

Como é o PARA: uma espreitadela pelos bastidores

O PARA é um sistema de organização universal, concebido para

trabalhar em todo o seu mundo digital. É adaptado a todos os espaços e, por
isso, não o obriga a utilizar esquemas de organização completamente
distintos em cada um dos vários locais onde mantém conteúdos
armazenados. Pode e deve ser usado em todo o lado, como, por exemplo, na
pasta de documentos do seu computador, nas unidades de armazenamento
da cloud e, claro, na sua aplicação de notas.
Permita que demonstre.
Eis um exemplo da apresentação das pastas na minha aplicação de
notas, com recurso ao PARA:

Dentro de cada uma destas pastas principais, há pastas individuais para

projetos específicos, áreas, recursos e arquivos que compõem a minha vida.
Por exemplo, estas são as pastas de cada um dos meus projetos ativos:

No interior destas pastas encontram-se as notas que contêm as minhas

ideias. Para o indivíduo comum, o número de projetos ativos varia,
normalmente, entre 5 e 15. Repare que a quantidade de notas dentro de cada
um (indicado pelo número entre parênteses a seguir ao título) varia bastante,
de apenas duas, até mais de 200, referentes ao livro que está a ler neste
momento.
Eis as notas encontradas numa pasta de projeto típica, para um projeto
de dimensão média – a transformação da nossa garagem num estúdio (que
iremos aprofundar nos capítulos seguintes):
 O lado esquerdo da janela apresenta uma lista das 27 notas guardadas
nesta pasta. Ao clicar numa nota (como a apresentada acima, que contém
um conjunto de fotografias que usámos para inspirar a nossa remodelação),
o seu conteúdo é apresentado no lado direito da janela.
Ou seja, há apenas três níveis de hierarquia para abranger as milhares de
notas que acumulei ao longo dos anos: as categorias principais do PARA, a
pasta de projetos e as notas em si.
Eis a apresentação de algumas das minhas áreas:
 Cada uma destas pastas contém as notas relevantes para as áreas da
minha vida. O nome das áreas relacionadas com o meu negócio começa por
“FL”, de Forte Labs, para que apareçam juntas por ordem alfabética. Eis
algumas notas da área “Saúde”:
 Nos recursos, tenho pastas para cada tópico que me interessa. Uma vez
que estas informações não são acionáveis de momento, não as quero
misturadas com os meus projetos. No entanto, estão acessíveis para o caso
de alguma vez precisar delas.

Os arquivos contêm qualquer pasta das três categorias anteriores que já

não esteja ativa. Quero que estas estejam totalmente fora da vista e fora da
minha mente. Porém, se alguma vez precisar de aceder a pesquisas,
aprendizagens ou materiais do passado, estarão sempre preservados.
 O sistema PARA pode ser usado em todos os locais onde armazena
informações, o que significa que pode utilizar as mesmas categorias e as
mesmas regras gerais, independentemente dos lugares onde guarda os
conteúdos. Por exemplo, esta é a pasta de documentos do meu computador:

E as pastas de cada um dos meus projetos ativos:

 Dentro destas pastas estão os ficheiros que utilizo para executar cada
projeto. Esta é a pasta de projeto dedicada ao livro que está a ler neste
momento:
Onde coloco isto? – como decidir onde guardar as notas
individuais

Preparar pastas é relativamente simples. A questão difícil, que faz

qualquer organizador tremer é: “Onde coloco isto?”
As aplicações tornaram a captura de conteúdos extremamente fácil –
basta um clique ou um toque. No entanto, não nos é dada qualquer
orientação sobre o que fazer a seguir. Para onde vai uma nota assim que foi
criada? Qual é a localização certa para um ficheiro novo? Quanto mais
material se acumula, mais urgente e stressante se torna este problema.
Quando se começa a capturar notas, a tentação é também tentar decidir
onde vão ser colocadas e o que significam. Eis o problema: o momento em
que captura uma ideia é a pior altura para tentar decidir com o que é que
esta se relaciona. Primeiro, porque acabou de a encontrar e não teve tempo
para refletir sobre o seu propósito. Mas, mais importante ainda, o facto de
se forçar a tomar decisões de cada vez que captura algo adiciona muita
fricção ao processo, o que torna a experiência mentalmente desgastante e,
consequentemente, menos suscetível de acontecer logo à partida.
Daí ser tão importante separar a captura da organização, estabelecendo
dois passos distintos: “guardar o que é significativo”, uma decisão distinta
de guardar algo a longo prazo. A maioria das aplicações de notas tem uma
secção de “caixa de entrada” ou “notas diárias”, onde são guardadas as
novas notas capturadas até que possa revisitá-las e decidir a que local
pertencem. Considere-a uma zona de espera onde as novas ideias
permanecem até estar preparado para as integrar no seu Segundo Cérebro.
Ao separar a captura da organização, o leitor mantém-se presente e atento
ao que é significativo, deixando a decisão sobre o que fazer com as novas
informações para um momento distinto (como, por exemplo, uma “revisão
semanal”, que abordarei no Capítulo 9).
 Assim que tiver capturado um conjunto de notas e for hora de as
organizar, o PARA entra em ação. As quatro categorias principais estão
ordenadas pelo potencial acionável, para que a decisão sobre a localização
das notas seja o mais fácil possível:

• Os projetos são mais acionáveis, porque está a trabalhar neles

agora e com um prazo concreto em mente.
• As áreas têm um horizonte temporal mais alargado e são, no
imediato, menos acionáveis.
• Os recursos podem tornar-se acionáveis dependendo da situação.
• Os arquivos permanecem inativos, a menos que sejam
necessários.

Esta ordem proporciona-nos uma lista de verificação útil para

decidirmos onde guardar uma nota, começando pelo topo e seguindo no
sentido descendente:

1. Em que projeto isto será mais útil?

2. Se nenhum: Em que área isto será mais útil?
3. Se nenhuma: Em que recurso isto será mais útil?
4. Se nenhum: Colocar nos arquivos.

Por outras palavras, estamos sempre a tentar colocar uma nota ou

ficheiro não só onde será útil, mas onde será útil o mais brevemente
possível. Ao guardar uma nota numa pasta de projeto, garante que a verá da
próxima vez que trabalhar nesse projeto. Colocando-a numa pasta de área,
vai encontrá-la da próxima vez que estiver a pensar sobre essa área do seu
trabalho ou da sua vida. Guardando-a numa pasta de recursos, vai reparar
nela apenas se e quando decidir dedicar-se a esse tópico e fazer alguma
leitura ou pesquisa. Ao colocá-la nos arquivos, nunca mais terá de vê-la, a
menos que o deseje.
Pode ser fácil deixar que os nossos projetos e objetivos fiquem pelo
caminho quando a vida se torna muito agitada. Os projetos pessoais e os
objetivos de longo prazo parecem especialmente flexíveis, como se
pudéssemos sempre voltar a eles mais tarde. Notas, marcadores, destaques e
pesquisas pelas quais trabalhámos arduamente vão-se afundando cada vez
mais no nosso sistema de ficheiros, até que acabamos por nos esquecermos
que existem.
Organizar por carácter acionável contraria a nossa tendência de
procrastinar constantemente as nossas aspirações para um futuro longínquo.
O PARA puxa estes sonhos distantes para o aqui e agora, ajudando-nos a
perceber que já temos muita da informação de que necessitamos para
começar. O objetivo da organização do nosso conhecimento é fazer os
nossos objetivos avançarem, e não obter um doutoramento em notas. A
melhor forma de aplicar o conhecimento é através da execução, o que
significa que o que não o ajuda a progredir nos seus projetos está,
provavelmente, a prejudicá-lo.

Organizar informação como se organiza uma cozinha –

O que estou a fazer?

Existe um paralelo entre o sistema PARA e a forma como as cozinhas

são organizadas.
Numa cozinha, tudo está concebido e organizado para apoiar um
resultado – preparar uma refeição tão eficazmente quanto possível. Os
arquivos são como o congelador – itens mantidos no frio até serem
necessários, o que pode acontecer num futuro longínquo. Os recursos são
como a despensa – disponíveis para serem usados em qualquer refeição que
prepare, mas arrumados, de forma ordenada, longe da vista. As áreas são
como o frigorífico – itens que planeia usar em breve e que quer verificar
com mais frequência. Os projetos são como os tachos e as panelas que estão
ao lume – os itens que está a preparar ativamente agora. Cada tipo de
alimento é organizado de acordo com a acessibilidade que deve ter para que
prepare as refeições que deseja comer.
Imagine o quão absurdo seria se se organizasse uma cozinha por tipo de
alimento: fruta fresca, fruta seca, sumo de fruta e fruta congelada seriam
todas armazenadas no mesmo local, só porque todas eram frutas. No
entanto, esta é precisamente a forma como a maioria das pessoas organiza
os seus ficheiros e notas – mantendo todas as notas de livros juntas apenas
porque todas são provenientes de livros, ou todas as citações juntas só por
serem citações.
Então, sugiro que, em vez de organizar as ideias de acordo com a sua
proveniência, as organize de acordo com o seu destino – especificamente,
os resultados que elas poderão ajudá-lo a conseguir. Para perceber
verdadeiramente se um conhecimento é valioso não tem de atentar na sua
organização ou no seu rótulo, mas na sua capacidade de ter impacto em
alguém ou algo que é importante para si.
O PARA não é um sistema de arquivo, mas sim um sistema de
produção. Não vale a pena tentar encontrar o “lugar perfeito” ao qual uma
nota ou ficheiro pertence. Tal não existe, pois o sistema está em constante
transformação, em sincronia com a sua vida, que está continuamente em
mudança.
Para muitas pessoas, não é fácil compreender e aceitar esta ideia.
Estamos habituados a sistemas organizacionais estáticos e fixos. Esperamos
encontrar um conjunto de regras rígidas que nos indique com exatidão onde
pertence cada item, como os números atribuídos aos livros numa biblioteca.
 No que respeita ao conhecimento pessoal, não existe tal lugar atribuído.
Organizamos de acordo com a capacidade de ser acionável, e “o que é
acionável” está sempre a mudar. Por vezes, recebemos uma mensagem ou
um e-mail que altera todo o panorama do nosso dia. Uma vez que as nossas
prioridades podem alterar sem aviso prévio, temos de minimizar o tempo
que passamos a arquivar, a etiquetar e a fazer a manutenção das notas
digitais. Não podemos correr o risco de desperdiçar todo o nosso esforço.
Qualquer informação (seja um documento de texto, uma imagem, uma
nota ou uma pasta completa) pode e deve fluir entre categorias. Pode
guardar uma nota sobre técnicas de formação numa pasta de projeto
denominada “Formação”, para um curso que está a tirar. Mais tarde, quando
se torna gerente no trabalho e precisa de dar formação aos seus
subordinados, poderá mover essa nota para uma pasta de área denominada
“Subordinados”. A certa altura, poderá sair dessa empresa, mas continuar
interessado em formação e mudar a nota para os recursos. Um dia, pode
perder o interesse na temática e passá-la para os arquivos. No futuro, essa
nota poderá regressar aos projetos quando decidir iniciar um trabalho
paralelo como formador de vendas, tornando esse conhecimento acionável
novamente.
A finalidade de uma nota ou de um conjunto de notas pode e, de facto,
muda ao longo do tempo, à medida que as suas necessidades e objetivos se
alteram. As vidas de todos nós passam por fases e as nossas notas digitais
devem acompanhar estas mesmas fases, agitando-se e revelando novos
pedaços de conhecimento provenientes das profundezas da nossa
experiência.

Os projetos concluídos são o oxigénio do Segundo

Cérebro
 Os seus esforços para capturar conteúdos para uso futuro serão bastante
mais fáceis e eficazes se souber a que se destinam. O PARA não serve
apenas para criar um punhado de pastas onde armazenar as coisas.
Utilizando este sistema, consegue identificar a estrutura do seu trabalho e da
sua vida – os seus compromissos, aquilo que deseja mudar e a direção que
quer seguir.
Eu tive de aprender esta lição à minha custa. Quando andava na
faculdade, trabalhava em part-time numa loja da Apple em San Diego, na
época uma das lojas Apple mais movimentadas do mundo, com milhares de
visitantes por dia. Foi lá que tive a primeira experiência de formação, ao
ensinar outras pessoas a utilizar os computadores de modo mais eficaz.
Dava aulas de manhã a pequenos grupos de pessoas que tinham acabado
de adquirir o seu primeiro Mac e também fazia sessões de consulta
individuais. Estávamos no período áureo do pacote de software criativo
iLife da Apple: todos os computadores Mac vinham com pré-instalação de
aplicações de fácil utilização para criar sites, gravar música, imprimir livros
de fotos e fazer vídeos. Era como ter um estúdio multimédia completo na
ponta dos dedos e sem qualquer custo adicional.
Sentava-me com os clientes e respondia a todas as questões que faziam
sobre o computador que tinham acabado de comprar. Na maioria dos casos,
eles tinham migrado todos os ficheiros do Windows, pelo que anos de
documentos acumulados se espalhavam pelo ambiente de trabalho e pelas
pastas de documentos.
Inicialmente, tentei ajudá-los a organizar um documento de cada vez.
Porém, rapidamente se tornou óbvio que isto não funcionava. As sessões
individuais eram de apenas uma hora, tempo insuficiente para fazer
qualquer diferença nas centenas, ou até milhares, de ficheiros que eles
tinham. Não seria, de qualquer forma, tempo bem empregue, pois muitas
vezes tratava-se de documentos antigos que não eram relevantes para os
seus objetivos e interesses atuais.
Sabia que precisava de usar uma nova abordagem. Então, comecei a
fazer perguntas e a ouvir, tendo acabado por perceber que estas pessoas não
precisavam, nem queriam, um computador organizado. Tinham investido
todo aquele dinheiro e tempo a mudar para um Mac, porque havia algo que
queriam criar ou alcançar.
Queriam fazer um vídeo para a festa de aniversário de casamento dos
pais, criar um site para a loja de cupcakes, ou uma gravação para apresentar
as músicas da sua banda. Queriam pesquisar a sua genealogia, terminar o
curso ou conseguir um emprego melhor. Tudo o resto eram apenas
obstáculos a ultrapassar para concretizarem os seus objetivos.
Decidi, então, adotar uma abordagem diferente: pegava em todos os
ficheiros que tinham sido migrados de outros dispositivos e colocava-os
numa nova pasta intitulada “Arquivo”, juntamente com a data (por
exemplo, “Arquivo 5-2-21”). No início, havia sempre um momento de
medo e hesitação, pois os clientes não queriam que nada se perdesse. Mas,
rapidamente, quando percebiam que poderiam sempre aceder a algo do
passado, via-os ganhar vida, com um renovado sentimento de esperança e
possibilidade.
Estas pessoas haviam protelado indefinidamente as suas ambições
criativas para um momento longínquo e mítico, em que, de alguma forma,
tudo estaria em perfeita ordem. Assim que colocaram essa questão de lado e
se focaram naquilo que realmente desejavam no momento, ganharam
subitamente uma enorme lucidez e motivação.
Durante uns tempos, tive a certeza de que o feitiço se viraria contra o
feiticeiro. Os clientes acabariam por querer voltar atrás e organizar todos
aqueles ficheiros antigos, certo? Iria ver frequentemente as mesmas pessoas
a entrar na loja. Esperei ansiosamente, temendo que alguém regressasse e
me acusasse de ter perdido todos os seus ficheiros antigos.
Posso assegurar-lhe que nunca ninguém voltou.
Não houve uma única vez que alguém tivesse regressado e dito: “Sabe?
Gostava mesmo de voltar atrás e organizar todos aqueles ficheiros do meu
computador antigo.” Eles contaram-me antes o impacto que os seus projetos
criativos haviam tido: nas suas famílias, negócios, notas escolares e
carreiras. Uma pessoa organizou uma angariação de fundos para um amigo
que tinha sido diagnosticado recentemente com leucemia. Outra preparou
um bem-sucedido pedido de empréstimo para abrir um estúdio de dança.
Uma estudante disse-me que a capacidade de dominar o caos da sua vida
digital foi a única razão pela qual terminou o ensino superior, tendo sido a
primeira licenciada da família. Os pormenores sobre como organizavam os
seus computadores ou tiravam notas eram triviais, mas o impacto que a sua
criatividade teve nas suas vidas e na de outros… Isso foi qualquer coisa!
Aprendi algumas lições com esta experiência.
A primeira é que as pessoas precisam de espaços de trabalho
desobstruídos para serem capazes de criar. Não conseguimos pensar, nem
trabalhar da melhor forma quando toda a “tralha” do passado se acumula e
atravanca o nosso espaço. Daí que o passo de arquivar seja tão importante:
não estará a perder nada e poderá encontrar tudo o que arquivou fazendo
uma busca, mas tem de retirar tudo da sua vista e da sua mente.
Em segundo lugar, aprendi que criar coisas novas é o que realmente
importa. Via uma luz acender-se nos olhos das pessoas quando alcançavam
a linha de chegada e publicavam aquele trabalho, ou exportavam aquele
vídeo, ou imprimiam aquele currículo… A nova autoconfiança que sentiam
era evidente quando saíam da loja sabendo que tinham tudo aquilo de que
precisavam para avançar.
 Aprendi que a conclusão de projetos criativos é a corrente sanguínea do
Segundo Cérebro. Estes mantêm todo o sistema nutrido, fresco e preparado
para a ação. Não importa o quão organizado, esteticamente agradável ou
impressionante é o seu sistema de notas. Apenas o alcance regular de
vitórias tangíveis pode infundir-lhe determinação, dinâmica e um
sentimento de realização. A grandeza das vitórias não é importante –
mesmo o mais pequeno progresso pode tornar-se um trampolim para um
futuro mais criativo e mais interessante do que imagina.

A sua vez: avançar rapidamente, executar

paulatinamente

Certa vez, uma orientadora deu-me um conselho que me acompanha

desde então: avança rapidamente e executa paulatinamente.
Ela viu que eu abordava o trabalho com “força bruta”: ficar até tarde no
escritório, ocupar cada minuto com produtividade e agir sobre montanhas
de trabalho como se a minha vida dependesse disso. Este não era um
caminho para o sucesso, mas para o esgotamento. Para além de consumir
repetidamente as minhas reservas mentais e físicas, os meus ataques frontais
não eram muito eficazes. Não sabia como estabelecer as minhas intenções,
como elaborar uma estratégia, nem como procurar fontes de ação que me
permitissem realizar as coisas com o mínimo de esforço.
A minha orientadora aconselhou-me a “avançar rapidamente e executar
paulatinamente”, a procurar o caminho de menor resistência e a progredir a
passos curtos. Quero deixar-lhe o mesmo conselho: não faça da organização
do seu Segundo Cérebro mais uma obrigação pesada. Pergunte a si mesmo:
“Qual é o passo mais curto e mais fácil que posso dar e que me faça avançar
na direção certa?”
 No que respeita ao PARA, esse passo consiste, geralmente, em criar
pastas, na sua aplicação de notas, para cada um dos seus projetos ativos e
começar a preenchê-las com conteúdos relacionados com esses projetos.
Assim que tem onde guardar algo, tem tendência para encontrar mais dados
sobre isso. Comece por perguntar a si mesmo: “Em que projetos estou
atualmente empenhado?” Depois, crie uma nova pasta de projeto para cada
um. Apresento-lhe, em seguida, algumas questões para colocar a si mesmo
e que o ajudarão a pensar sobre os projetos que poderá ter na calha:

• Atente ao que tem em mente: o que é que está a preocupá-lo e

que ainda não teve oportunidade de identificar como um projeto?
Qual é a coisa que precisa de acontecer e na qual não está a
progredir de modo consistente?
• Atente na sua agenda: quais são as questões do passado que
necessitam de seguimento? O que é que precisa de planeamento e
preparação para o futuro?
• Atente na sua lista de afazeres: que ações já está a realizar e
que, na realidade, fazem parte de um projeto maior que ainda não
identificou como tal? Que medidas de comunicação ou de
seguimento que programou com outras pessoas são, na verdade,
parte de um projeto maior?
• Atente no ambiente de trabalho do seu computador, na pasta
de downloads, na pasta de documentos, marcadores, e-mails ou
separadores do browser abertos: o que está a manter por perto
por ser parte de um projeto maior?

Eis alguns exemplos de projetos que os meus alunos descobriram:

• Encontrar um médico que tenha acordo com a minha seguradora.

 • Planear objetivos e a agenda para o retiro anual da equipa.
• Reunir uma lista de bens alimentares comuns e planear entregas
periódicas.
• Desenvolver uma estratégia de conteúdo para o próximo trimestre.
• Rever o esboço da nova política de reembolso e dar feedback.
• Partilhar ideias de colaboração com colegas de pesquisa.
• Pesquisar e preparar um artigo sobre igualdade na saúde.
• Concluir o curso online sobre escrita criativa.

Poderia, ainda, criar pastas para as suas áreas e recursos. Contudo,

recomendo que comece apenas com os projetos, para evitar a criação de
inúmeras pastas vazias. Pode sempre acrescentar outras mais tarde, quando
tiver algo para aí guardar. Embora possa, e deva, utilizar o PARA em todas
as plataformas onde armazena informações – as três mais comuns, além de
uma aplicação de notas, são a pasta de documentos no seu computador, as
unidades de armazenamento na cloud, como a Dropbox, e programas de
colaboração online, como o Google Docs –, recomendo que, por enquanto,
comece pela aplicação de notas.
Pratique a captura de novas notas, a sua organização em pastas e a sua
deslocação de uma pasta para outra. Sempre que concluir um projeto, mova
a sua pasta completa para os arquivos e, sempre que iniciar um novo
projeto, examine os arquivos para ver se algum projeto passado possui
elementos que possa reutilizar.
À medida que cria estas pastas e move notas para o seu interior, não se
preocupe com reorganizar ou “limpar” quaisquer notas existentes. Não pode
dar-se ao luxo de dedicar muito tempo a conteúdos antigos que nem sabe se
alguma vez irá voltar a usar. Comece do zero, colocando as notas existentes
nos arquivos por precaução. Se alguma vez precisar delas, elas aparecerão
nas pesquisas e estarão exatamente como as deixou.
 O objetivo é limpar o seu espaço de trabalho virtual e reunir num único
local todos os itens relacionados com cada projeto ativo. Assim que o fizer,
ganhará confiança e clareza de raciocínio para agir sobre essas ideias, em
vez de deixar que se acumulem sem fim à vista.
É importante que tenha sempre em mente que estas categorias são tudo
menos finais. O PARA é um sistema dinâmico e em constante mudança, e
não um sistema estático. O seu Segundo Cérebro evolui com a mesma
frequência com que os seus projetos e objetivos mudam, o que significa que
nunca terá de se preocupar com torná-lo perfeito, ou terminá-lo.
No próximo capítulo, veremos como destilar o conhecimento reunido de
modo a conseguirmos pô-lo em prática eficazmente.

* Para é um termo grego que significa “lado a lado”, como em “paralelo”. Esta conveniente definição
recorda-nos que o nosso Segundo Cérebro trabalha “lado a lado” com o nosso cérebro biológico.
**Como terá notado, sou grande fã de esquemas de quatro letras. Os investigadores chamaram-lhe o
“Mágico Número 4”, porque é o número mais elevado que conseguimos contar imediatamente e
manter na nossa mente sem qualquer esforço extra.
*** Vou usar o termo “pasta” (folder) para referir a unidade principal de organização utilizada pela
maioria das aplicações de notas; alguns softwares usam, em alternativas, etiquetas (tags), o que é
igualmente funcional.
 Capítulo 6

Destilar – encontrar a essência

Para alcançar o conhecimento, adicione coisas todos

os dias. Para alcançar a sabedoria, remova coisas todos os dias.
– Lao Tzu, antigo filósofo chinês

Em 1969, os executivos dos estúdios Paramount Pictures andavam

desesperadamente à procura de um realizador para um novo filme cujos
direitos tinham adquirido, um drama criminal baseado na Máfia de Nova
Iorque.
Um após o outro, todos os grandes realizadores da época declinaram o
projeto. Todos o consideravam demasiado sensacionalista. Os filmes de
gângsters eram considerados triviais e manhosos, e tinha havido vários
fracassos recentes no género.
Depois de esgotarem todas as primeiras escolhas, os executivos
abordaram um jovem realizador que tinha feito alguns pequenos filmes
independentes. Era praticamente um principiante, sem nenhum grande
sucesso comercial em seu nome. Era um estranho que trabalhava no exterior
de São Francisco, e não em Hollywood, a capital da indústria
cinematográfica. E era conhecido como um artista que queria experimentar
novas ideias, e não como um realizador de obras cinematográficas de
grandes orçamentos.
 O nome desse realizador era Francis Ford Coppola e o filme que lhe
pediram que dirigisse era, claro, O Padrinho.
Inicialmente, Coppola recusou o projeto. Como relatado no The
Hollywood Reporter32, ele disse: “Era demasiado comercial e libertino para
o meu gosto.” No entanto, o seu sócio e protegido George Lucas (célebre
pela posterior Guerra das Estrelas) lembrou-o de que estavam sem dinheiro
e que, sem uma grande injeção financeira, em breve ficariam desalojados.
A crescente pressão financeira, juntamente com uma segunda leitura do
romance, levaram Coppola a mudar de ideias, tendo percebido que poderia
enquadrar “uma história que era uma metáfora do capitalismo norte-
americano na narrativa de um rei com três filhos”.
O Padrinho viria a tornar-se um dos maiores e mais decisivos êxitos
comerciais na história do cinema. Em 2007, o American Film Institute
nomeou-o o terceiro melhor filme norte-americano de todos os tempos33.
Arrecadou 245 milhões de dólares, ganhou três Óscares e gerou uma série
de sequelas e derivações, devoradas por uma apaixonada legião de fãs
obcecados pela história da ficcional família Corleone.
A estratégia de Coppola para realizar o complexo e multifacetado filme
teve por base uma técnica que aprendeu quando estudava teatro na
Faculdade de Hofstra, conhecida como “livro de ponto”. Começou por ler o
romance O Padrinho e registar as partes que eram significativas para si num
livro de notas – a sua versão da caixa de Twyla Tharp. Contudo, o seu livro
de ponto foi além do mero armazenamento: foi o ponto de partida para um
processo em que revisitava e ia aperfeiçoando as suas fontes,
transformando-as em algo novo.
Tratava-se de uma encadernação de três argolas, na qual Coppola colava
páginas do romance no qual o filme se baseava. Era um livro concebido
para durar, com ilhós reforçados para garantir que as páginas não rasgavam,
mesmo depois de muitas viragens, e onde ele podia adicionar notas e
indicações que, mais tarde, seriam usadas para planear o argumento e o
projeto de produção do filme.
Num curto documentário intitulado Francis Coppola’s Notebook34,
lançado em 2001, Coppola explicou o seu processo. Começou por ler todo o
romance, anotando tudo o que lhe chamava a atenção: “Penso que é
importante apontar as impressões que temos na primeira leitura, pois essas
constituem os instintos iniciais sobre o que julgámos que é bom, ou sobre o
que não compreendemos, ou sobre o que considerámos mau.”
Depois, Coppola começou a acrescentar as suas próprias interpretações,
destilando e reconstituindo a sua própria versão da história. Decompôs cada
cena de acordo com cinco critérios principais: uma sinopse (ou resumo) da
cena; o contexto histórico; as imagens e o “tom” para o “visual e
sentimento” presentes na cena; a intenção central; e quaisquer obstáculos a
evitar. Nas suas palavras, “Eu tentei destilar a essência de cada cena numa
frase, expressar em poucas palavras o seu propósito.”
Coppola descreveu o seu livro de ponto como “uma espécie de roteiro
multidimensional para eu realizar o filme… para que fosse capaz de rever,
não só o texto original de Mario Puzo, mas também todos os meus
primeiros apontamentos sobre o que… era importante para mim ou que eu
sentia que realmente se passava no livro”. Os seus comentários nas margens
incluíam “Hitchcock”, para o lembrar de como o famoso realizador de
thrillers teria enquadrado o plano, ou “tempo congelado”, para se lembrar
de abrandar uma sequência. Ele usava diferentes tipos de anotações para
evidenciar ao seu eu futuro que partes de uma cena eram mais importantes:
“À medida que lia o livro, tirava estas notas e, depois, escrevia-as nas
margens. Obviamente, quanto mais caneta e mais régua usasse, e quanto
mais linhas sinuosas houvesse, maior era o entusiasmo com o livro, pelo
que, mais tarde, a mera quantidade de tinta na página indicar-me-ia que
aquela era uma das cenas mais importantes.”
 O Caderno de O Padrinho é um exemplo perfeito do processo de
bastidores usado pelos profissionais criativos bem-sucedidos. Coppola
considerava que o livro de ponto que emergia do seu processo era o
elemento mais valioso na produção do seu, agora clássico, filme: “O
argumento era, na verdade, um documento desnecessário; não precisava
dele, porque poderia ter realizado o filme apenas a partir do meu caderno.”
Talvez imaginemos um filme a emergir diretamente da mente de um
argumentista ou de um realizador, mas, na verdade, trata-se de um processo
de recolha e aperfeiçoamento de material de base. A história de Coppola
demonstra que podemos reunir sistematicamente unidades de conhecimento
das nossas leituras e pesquisas, que vão acabar por tornar o produto final
mais rico, mais interessante e mais impactante.
Se Francis Ford Coppola contou com o auxílio de um processo de
anotação faseado, então nós também podemos fazê-lo. Podemos, de igual
forma, usar as nossas notas para “escavar” até à essência das histórias,
pesquisas, exemplos e metáforas que compõem o nosso material de base.
Este é o terceiro passo do CODE, Destilar – é o momento em que
começamos a transformar as ideias que capturámos e organizámos na nossa
própria mensagem. Tudo começa e acaba com notas.

Anotação quântica: como criar notas para um futuro

desconhecido

Demonstrei como registar notas de ideias interessantes do mundo

exterior ou dos seus próprios pensamentos. Provavelmente, começou a
organizar essas notas de acordo com a possibilidade de serem acionáveis e
com a relevância que têm para os seus projetos atuais.
E agora?
 É aqui que mesmo as pessoas mais dedicadas normalmente param. Não
têm a certeza sobre o que fazer a seguir. Reuniram alguns conhecimentos
interessantes, mas que não geraram qualquer resultado. As notas servem
para serem usadas, e não apenas colecionadas.
Quando regista uma nota, poderá ter apenas alguns segundos para a
integrar no seu Segundo Cérebro antes da reunião seguinte, de uma tarefa
urgente ou de o seu filho o chamar – tempo insuficiente para compreender
plenamente o seu significado ou como pode ser usada. No momento em que
são capturadas, as notas são como pedaços de material em bruto que
precisam de aperfeiçoamento para serem transformados em verdadeiros
ativos de conhecimento – como um químico que destila apenas o composto
mais puro. Esta é a razão pela qual separamos a captura e a organização dos
passos seguintes: temos de poder armazenar algo rapidamente e deixar
qualquer aperfeiçoamento necessário para mais tarde.
Neste sentido, tirar notas é como viajar no tempo – enviamos
conhecimentos através do tempo, para o nosso futuro eu.
Provavelmente, consome imensos livros, artigos, vídeos e publicações
das redes sociais, repletos de perspetivas interessantes, mas qual é a
probabilidade de estar preparado para pôr em prática qualquer conselho
exatamente nesse instante? Qual é a possibilidade de a vida interferir sob a
forma de uma crise no trabalho, uma reunião urgente na escola do seu filho
ou uma gripe inesperada? Pela minha experiência, a vida está sempre a
puxar-nos e a empurrar-nos para longe das nossas prioridades. Quanto mais
determinados estamos em concentrar-nos e levar algo até ao fim, mais
agressivamente a vida coloca emergências e atrasos no nosso caminho.
Está a ver, agora, um vídeo no YouTube sobre remodelação de casas,
mas esse conhecimento só poderá ser posto em prática daqui a alguns
meses, quando mudar para a sua casa nova. Está a ler um artigo sobre
técnicas de gestão de tempo, mas estas acabarão por ser mais úteis no final
do ano, quando o seu filho nascer e, subitamente, tiver muito mais do seu
tempo ocupado. Está a falar, no momento, com potenciais clientes sobre os
seus objetivos e desafios, mas a altura em que poderá realmente usar essas
informações é o próximo ano, quando eles começarem a pedir orçamentos
para um novo contrato.
Isto aplica-se a muitas das ideias e inspirações que nos rodeiam. Há uma
ideia central que nos chama a atenção no momento, sentimo-nos encantados
e ficamos obcecados por ela, sendo difícil imaginar que alguma vez iremos
esquecer-nos dessa ideia – pois mudou a nossa vida para sempre! Porém,
após algumas horas, dias ou semanas, ela começa a desvanecer-se da nossa
memória. Em pouco tempo, a nossa lembrança daquela entusiasmante ideia
nova não passa de uma sombra fraca de algo que outrora conhecemos e que
nos intrigou. O seu trabalho é preservar as notas que tira sobre as suas
descobertas, para que sobrevivam ao passar do tempo. Assim, o seu
entusiasmo relativamente àquele conhecimento desenvolve-se ao longo do
tempo, em vez de se dissipar.

Detetabilidade – a ligação em falta para tornar as notas

úteis

O fator que irá permitir que as notas sobrevivam à viagem até ao futuro
é a sua detetabilidade – com que facilidade se pode descobrir o que contêm
e aceder a pontos específicos, úteis no imediato.
A detetabilidade* é uma ideia da ciência da informação que se refere ao
“nível a que um conteúdo, ou informação, pode ser encontrado na pesquisa
de um ficheiro, base de dados ou outro sistema de informação”**. Os
bibliotecários têm em consideração a detetabilidade quando decidem sobre
a disposição dos livros nas prateleiras. Os web designers têm-na em mente
quando criam menus para os sites que visita todos os dias. As redes sociais
esforçam-se bastante para que os melhores conteúdos das suas plataformas
sejam tão detetáveis quanto possível.
A detetabilidade é o elemento que mais frequentemente está em falta nas
notas que tiramos. É fácil guardar imensos conteúdos, mas dar-lhes uma
forma que seja acessível no futuro é outra questão. Para promover a
detetabilidade das notas, podemos recorrer a um hábito simples, que
provavelmente usava na escola: destacar os pontos mais importantes. O
destaque é algo que todos compreendem, não requer praticamente nenhum
esforço adicional e funciona em qualquer aplicação que possa utilizar.
Imagine o seu eu futuro como um cliente exigente. Certamente, será
alguém impaciente e muito ocupado, sem tempo para esquadrinhar cada
página de detalhes só para encontrar as pérolas escondidas. Compete-lhe, a
si, persuadi-lo do valor das notas que está a tirar agora. O seu eu futuro
poderá ter apenas uns minutos antes do início de uma reunião para procurar
nas notas a referência de que precisa. Neste sentido, cada nota é como um
produto que o leitor cria para benefício desse cliente futuro. Se ele não o
comprar – não considerar que vale a pena revisitar notas do passado –, todo
o valor do trabalho que está a realizar agora será perdido.
Isto aponta para um paradoxo que muitas pessoas experienciam ao
tirarem notas: quanto mais notas reúnem, mais cresce o volume de
informação, mais tempo e esforço são necessários para rever tudo e menos
tempo têm para o fazer. Assim, paradoxalmente, quanto mais notas reúnem,
menos detetáveis estas se tornam! Tendencialmente, esta tomada de
consciência ou desencoraja os indivíduos a tirarem quaisquer notas logo à
partida, ou, em alternativa, leva-os a mudar continuamente de ferramenta de
notas sempre que o volume de informação se torna avassalador. E, assim,
deixam escapar a maioria dos benefícios dos conhecimentos adquiridos ao
longo do tempo.
 O que é que faz quando comunica com alguém muito ocupado, muito
impaciente e muito importante? Destila a sua mensagem, apresentando os
aspetos e medidas principais. Quando envia um e-mail ao seu chefe, não
camufla o seu pedido num texto extremamente extenso. Pelo contrário,
identifica as questões mais urgentes que precisa de ver respondidas logo no
início do e-mail. Quando faz uma apresentação à direção da sua empresa,
não fala monotonamente durante horas. Ao invés, deixa de lado pormenores
desnecessários e vai direto ao ponto.
A destilação é o elemento central da comunicação eficaz. Quanto mais
importante for que o seu público ouça e aja sobre a sua mensagem, mais
destilada esta tem de ser. Os detalhes e subtilezas podem aparecer mais
tarde, quando tiver captado a atenção da sua audiência.
E se o seu eu futuro fosse tão importante como estes VIP? Qual seria a
forma mais eficaz e concisa de comunicar com ele através do tempo?

Realce 2.0: a técnica de Resumo Progressivo

O Resumo Progressivo é a técnica que ensino para destilar as notas até

restarem apenas os aspetos mais importantes. Trata-se de um processo
simples que parte das notas em bruto que capturou e organizou, destilando-
as até se obterem materiais utilizáveis e que podem auxiliar diretamente um
projeto atual.
O Resumo Progressivo lança mão de uma ferramenta e hábito com o
qual estamos familiarizados – o destaque –, potenciando as capacidades
únicas da tecnologia para tornar esses realces muito mais úteis do que os
que fazia na escola.
A técnica é simples: destaca os aspetos principais de uma nota e, depois,
realça os pontos principais desses destaques, e por aí em diante, destilando a
essência de uma nota em várias “camadas”. Em cada uma destas camadas é
utilizado um tipo de formatação diferente, para que possa distingui-las
facilmente.
Eis uma ilustração das quatro camadas do Resumo Progressivo***:

Apresento, em seguida, um exemplo de uma nota que capturei de um

artigo da revista Psychology Today35. Deparei-me com o link quando este
foi partilhado nas redes sociais e guardei-o com dois cliques na minha
aplicação “ler mais tarde”, onde reúno os marcadores de tudo o que quero
ler, ver ou ouvir. Algumas noites depois, quando queria fazer uma leitura
descontraída para relaxar, li o artigo e destaquei as passagens que considerei
mais interessantes. A minha aplicação “ler mais tarde” está sincronizada
com a aplicação de notas, pelo que qualquer passagem que realce é
automaticamente guardada nas minhas notas, incluindo um link para a
fonte.
 Isto é aquilo que denomino de “camada um” – as porções de texto
inicialmente capturadas nas notas. Repare que não guardei o artigo
completo – apenas alguns excertos principais****. Ao limitar aquilo que
guardo apenas às partes melhores, mais importantes e mais relevantes, torno
os passos subsequentes – organização, destilação e expressão – muito mais
fáceis. Se alguma vez precisar de todos os pormenores, tenho o link do
artigo ali mesmo, na parte inferior da janela.
Por muito interessante que este conteúdo seja, não é suficientemente
sucinto. Mais uma vez, num dia de trabalho caótico, teria dificuldade em
conseguir algum tempo para dar uma olhadela a vários parágrafos de texto,
de modo a encontrar as partes mais relevantes. A menos que destaque essas
partes de uma forma que o meu eu futuro entenda instantaneamente,
provavelmente não voltarei a vê-las.
Para aumentar a detetabilidade desta nota, tenho de acrescentar uma
segunda camada de destilação. Normalmente, realizo esta tarefa quando
tenho algum tempo livre nas pausas, à noite ou ao fim de semana, quando
encontro a nota estando a trabalhar noutros projetos, ou quando já não tenho
mais energia para qualquer trabalho que exija grande concentração. Tudo o
que tenho a fazer é formatar a negrito as partes principais da nota. Isto pode
incluir palavras-chave que fornecem pistas sobre o tema do texto,
expressões que captam aquilo que o autor original tentava transmitir, ou
frases que são especialmente significativas para mim, mesmo que não
consiga explicar porquê. Atentando nas partes a negrito da mesma nota,
apresentada em seguida, consegue perceber o quão mais fácil é captar a
essência desta nota olhando apenas para essas partes?
Na camada dois, esta nota já é bastante mais detetável. Imagine a
diferença entre ler o artigo original, o que poderia exigir entre cinco a dez
minutos de verdadeira atenção, e dar uma vista de olhos às partes
assinaladas a negrito, o que levará menos de um minuto.
Ainda não terminámos! Nas notas que são especialmente longas,
interessantes ou valiosas, por vezes, vale a pena acrescentar uma terceira
camada de destaque. Aconselho que utilize a funcionalidade “realce”
(“highlighting”), disponível na maioria das aplicações de notas, e que pinta
de amarelo vivo as passagens selecionadas, tal como os marcadores
fluorescentes que usávamos na escola (e que é apresentado a cinzento-claro
na imagem seguinte). Se a sua aplicação de notas não tiver esta
funcionalidade, pode usar o “sublinhado” ou outro tipo de formatação.
Atente somente nas passagens a negrito que identificou na camada dois e
realce apenas os pontos mais interessantes e surpreendentes. Muitas vezes,
termina com apenas uma ou duas frases que resumem a mensagem da fonte
original.

Atentando na nota apresentada acima, consegue ver como as poucas

frases realçadas sobressaem e chamam a atenção? Elas transmitem a
mensagem principal deste artigo de um modo muito destilado, requerendo,
assim, apenas alguns segundos para serem apreendidas. No futuro, quando
me deparar com esta nota – durante uma procura ou numa passagem pelas
notas inseridas numa pasta – conseguirei decidir num ápice se esta fonte é
relevante para as minhas necessidades. Em caso afirmativo, terei todos os
detalhes adicionais e o contexto mesmo à minha frente para recordar, bem
como o link do artigo original para verificar a fonte.
 Há mais uma camada que podemos acrescentar, embora esta seja
raramente necessária. Adiciono um “resumo executivo” no topo da nota,
com alguns pontos essenciais que resumem o artigo pelas minhas próprias
palavras, apenas nas pouquíssimas notas que considero verdadeiramente
únicas e valiosas. Percebo que necessito de uma quarta camada quando dou
por mim a revisitar a nota repetidamente, o que indica, claramente, que esta
é uma das pedras angulares do meu pensamento. Considerando unicamente
os pontos que formatei a negrito e que realcei anteriormente nas camadas
dois e três, escrevo este resumo muito mais facilmente do que se tentasse
resumir o artigo completo de uma vez.
 Recomendo que faça o resumo em forma de lista para que seja o mais
sucinto possível. Use as suas próprias palavras, defina quaisquer termos
invulgares e pense em como o seu futuro eu, que talvez não se lembre de
nada sobre esta nota, poderá interpretar aquilo que está a escrever.
 Revendo este resumo, consigo relembrar os principais pontos deste
artigo numa fração do tempo que levaria a reler o original. Uma vez que as
conclusões já estão escritas pelas minhas próprias palavras, são facilmente
integráveis naquilo em que estiver a trabalhar. No que respeita a relembrar,
a rapidez é essencial: temos tempo e energia limitados e, quanto mais
rapidamente conseguirmos navegar pelas notas, mais ideias diferentes e
interessantes conseguimos relacionar.

Aumentar e diminuir o zoom do seu mapa de

conhecimento

As camadas do Resumo Progressivo proporcionam várias formas de

interação com as notas, de acordo com as necessidades do momento. Da
primeira vez que lê sobre uma ideia nova, pode querer mergulhar nos
detalhes e explorar cada nuance. Quando revisita essa mesma ideia,
provavelmente não quer empreender o mesmo esforço e ler o mesmo texto
do início ao fim, querendo partir de onde ficou, atentando apenas nos
destaques que ficaram da última leitura. Pode rever todos os pormenores na
camada um ou, se dispuser de pouco tempo (e quando é que isso não
acontece?), focar-se apenas nas camadas dois, três ou quatro. Pode adaptar
a atenção que dedica a uma nota tendo por base o seu nível de energia e o
tempo que tem disponível.
É como ter um mapa digital das suas notas, cujo zoom pode aumentar ou
diminuir, dependendo de quantos pormenores deseja ver, tal como numa
aplicação de mapas. Ao viajar para um novo destino, poderá aumentar o
zoom para ver exatamente em que acesso deve virar. Por outro lado, se
estiver a planear atravessar o país de carro, poderá diminuir o zoom para
visualizar o itinerário completo de uma só vez. O mesmo se aplica ao seu
panorama de conhecimento – pode aumentar o zoom para examinar um
resultado de pesquisa específico, ou diminuí-lo para ver, de uma só vez, o
sumário em toda a sua extensão.
Com o Resumo Progressivo, constrói um mapa das melhores ideias que
se encontram no seu Segundo Cérebro. Os destaques são como placas de
sinalização e pontos de referência que o ajudam a navegar pela rede de
ideias que está a explorar. Ao construir este mapa, não desloca, nem apaga
nada – cada frase permanece exatamente onde a encontrou, dando-lhe
liberdade para deixar coisas de lado sem temer que se percam. Com este
mapa em mãos, pode realmente ver o que capturou, o que o ajuda a
encontrar aquilo que procura, mas também aquilo que não sabia que
buscava.
Por vezes, destacar determinadas partes de uma nota pode parecer
arriscado. Poderá questionar-se: “Estou a tomar a decisão certa sobre os
pontos mais importantes, ou sobre o significado da informação veiculada?”
No entanto, as múltiplas camadas do Resumo Progressivo funcionam como
uma rede de segurança; se estiver a seguir na direção errada ou a cometer
algum erro, pode sempre voltar atrás, à versão original, e tentar de novo.
Nada fica esquecido e nada é apagado.
O Resumo Progressivo ajuda-o a concentrar-se no conteúdo e na
apresentação das suas notas*****, em vez de perder demasiado tempo a
etiquetar, a estabelecer ligações ou a usar outras funcionalidades oferecidas
por muitas das ferramentas de gestão de informação. Dá-lhe uma tarefa
prática e fácil de executar (que acrescenta valor às suas notas), mesmo
quando não tem energia para mais tarefas desafiantes. Acima de tudo,
permite que centre a sua atenção na essência do que está a ler ou a aprender,
que é o que importa a longo prazo.
Quatro exemplos de Resumo Progressivo

O Resumo Progressivo pode ser utilizado numa ampla variedade de

conteúdos. Desde que uma fonte possa ser transformada em texto******, é
possível adicionar camadas de destaque em qualquer ferramenta de gestão
de informação que utilize.
Analisemos outros exemplos de notas progressivamente resumidas:

• Um artigo da Wikipédia
• Uma publicação de um blogue
• Uma entrevista de um podcast
• Apontamentos de uma reunião

Artigos da Wikipédia

Já alguma vez deu por si a visitar o mesmo artigo da Wikipédia vezes

sem conta, ou a tentar recordar algo daquele artigo que leu há semanas?
Se guardar os melhores excertos dos artigos que leu, pode criar a sua
própria enciclopédia, apenas com as partes que são mais relevantes para si.
Na nota que se segue, capturei algumas frases centrais do artigo que explica
a “Doença de Custos de Baumol”, um termo usado em Economia, algo
esotérico, cuja referência vi algumas vezes.
Quando registei a nota não tive tempo para adicionar etiquetas,
destaques ou um resumo elaborado por mim. Guardei-a numa pasta de
recursos de “Economia”, para lá voltar posteriormente. Alguns meses mais
tarde, quando me surgiu numa procura por “salários”, dediquei alguns
instantes a formatar a negrito determinadas frases e a realçar a mais
importante, para que conseguisse ter uma ideia geral da nota só com uma
vista de olhos.

Certa vez, integrava um júri quando um dos oradores mencionou a

“Doença de Custos de Baumol”. Nos dez segundos que antecederam a
minha intervenção, consegui fazer uma pesquisa, espreitar esta nota no
tablet (onde todas as minhas notas estão sincronizadas) e falar de modo
confiante sobre o assunto, como se estivesse muito familiarizado com o
tema.

Artigos online

Muitas vezes consumimos informação sem uma finalidade específica

em mente. Lemos atentamente o jornal ao pequeno-almoço, ouvimos um
podcast enquanto fazemos exercício ou analisamos uma newsletter para
aprendermos descontraidamente sobre um determinado tópico.
Consumimos informação para nos mantermos atualizados, para passar o
tempo, para nos entretermos e nos mantermos envolvidos.
 Estes momentos constituem algumas das melhores oportunidades para
capturar visões que, provavelmente, não encontraria de outra forma. Uma
vez que estas leituras e escutas tendem a abarcar uma ampla variedade de
temas e interesses, está exposto a ideias mais diversas do que o habitual.
Certa noite, estava a ler um artigo online, que foi partilhado nas redes
sociais e que explicava como é que o Google usava “entrevistas
estruturadas” no seu processo de contratação, para reduzir a parcialidade,
garantir a coerência e aprender com contratações passadas. Na altura,
trabalhava sozinho como freelancer e não tinha onde aplicar aqueles
conhecimentos. Porém, sabia que um dia poderia usá-los, pelo que decidi
guardar no meu Segundo Cérebro o parágrafo apresentado em seguida.

Cerca de dois anos depois, estava finalmente pronto para contratar o

meu primeiro funcionário. Lembro-me da ansiedade que senti enquanto me
preparava para assumir este importante compromisso financeiro, para não
mencionar a responsabilidade de orientar um colaborador. Felizmente, tinha
uma mão-cheia de notas altamente acionáveis, guardadas na pasta de
recursos denominada “Contratação”. Para começar, passei a pasta completa
dos recursos para os projetos. Depois, passei cerca de 30 minutos a rever as
notas ali contidas e a realçar as ideias principais. Estes destaques foram o
ponto de partida do processo de contratação que acabei por usar no meu
negócio, inspirado num dos empregadores mais inovadores e atrativos do
mundo.

Podcasts e áudio

As notas podem ser úteis mesmo quando não conseguimos registá-las

em tempo real. Num fim de semana, enquanto viajava com a minha esposa
para uma cabana nas montanhas da Sierra Nevada, na Califórmia,
decidimos ouvir um podcast. Tratava-se de uma conversa descontraída entre
o anfitrião e uma formadora, Meghan Telpner, que geria uma escola online
chamada Academy of Culinary Nutrition36.
Nunca ouvira falar dela e pus aquele episódio sem qualquer objetivo
particular em mente. Durante a hora que se seguiu, à medida que
percorríamos as íngremes estradas da encosta montanhosa, ficámos
fascinados com a história do negócio de educação que ela conseguiu
construir. Ela enfrentou tantos desafios parecidos com os que nós
enfrentámos – foi reconfortante saber que não estávamos sozinhos nas
nossas lutas. Eu estava a conduzir, pelo que não podia apontar nada, mas,
mal chegámos, fiquei no carro uns minutos e capturei as ideias de que me
lembrava. Esta é, na verdade, uma ótima forma de filtrar a quantidade de
notas que tiramos – as melhores ideias ficam-nos na memória durante uma
ou duas horas.
 Alguns meses depois, estávamos a preparar uma campanha de
lançamento para uma nova versão dos nossos cursos online e tinha apenas
duas semanas para a preparar – definitivamente, tempo insuficiente para
fazer mais pesquisas, pelo que tinha de recorrer às ideias que já reunira.
Durante este trabalho de preparação, encontrei esta nota (na pasta de áreas
denominada “Ensino Online”) e formatei a negrito as partes que considerei
mais significativas. Depois, mesmo antes do lançamento, realcei as partes
que queria aplicar à nossa própria situação. As passagens que aqui vê
realçadas foram as centelhas que acabaram por nos levar a contratar antigos
alunos do curso para formar os novos alunos. Isto deixou-me mais tempo
para implementar outra ideia apresentada na entrevista de Telpner:
acrescentar um novo nível de formação “executiva”. De facto, nunca
sabemos de onde poderá vir a inspiração, nem o impacto extraordinário que
poderá ter.
Apontamentos de reuniões

Tal como muitas pessoas, passo uma grande percentagem do meu tempo
ao telefone e em reuniões. Uma vez que quero tirar o máximo proveito
desse tempo, durante a maioria das reuniões, tiro notas sobre novas ideias,
sugestões, feedback e medidas que possam surgir.
Embora esta seja uma prática comum, muitas vezes não sabemos muito
bem o que fazer com as notas. Normalmente, estas são confusas, com os
itens de ação ocultos entre comentários aleatórios, pelo que utilizo o
Resumo Progressivo para sintetizar as minhas notas depois dos telefonemas,
garantindo que extraio cada pedacinho de valor delas.
Capturei a nota apresentada em seguida durante uma conversa com um
amigo que tem experiência na elaboração de estúdios de gravação.
Estávamos a transformar a garagem num estúdio e, por isso, quis ouvir a
sua opinião. Atenciosamente, ele veio cá a casa e fez várias recomendações,
cujos pontos principais fui anotando na aplicação, à medida que ele falava.
 Alguns dias depois, passei, por acaso, pela loja de ferragens a caminho
de casa e percebi que podia dar lá um salto e comprar alguns dos artigos que
o meu amigo recomendara. Peguei no telemóvel, procurei “estúdio” e
encontrei esta nota. Ainda no carro, levei poucos minutos a formatar a
negrito os itens que teria de comprar, e que estavam entre outras sugestões
que ele fizera.
Eis como ficou:

Depois, copiei apenas os itens a negrito que iria comprar e colei numa
lista separada abaixo da nota original e, de repente, tinha uma útil lista de
compras que poderia consultar enquanto andava pela loja.
Este exemplo ilustra como resumir progressivamente, mesmo as notas
das nossas conversas, pode ser extremamente útil. Muitas vezes, os seus
próprios pensamentos precisam de alguma destilação antes de conseguir
agir sobre eles.
O segredo de Picasso: desbastar o bom para revelar o
excelente

Podemos atentar em mestres da criatividade existentes ao longo da

história para perceber de que forma a destilação de ideias moldou as suas
obras.
Um dos desenhos mais famosos de Pablo Picasso, criado em 1945 e
conhecido como Touro de Picasso, é uma lição magistral sobre o
funcionamento da destilação. Trata-se de uma sequência de imagens que ele
desenhou para estudar a forma essencial de um touro. O processo de
destilação ocorre em todas as formas de arte, mas este exemplo é invulgar
porque Picasso preservou cada passo.

Pablo Picasso, Le Taureau (série de 11 litografias), 1945-46 (© 2021 Estate of

Pablo Picasso / Artists Rights Society (ARS), Nova Iorque).

Começando pela imagem do canto superior esquerdo e seguindo a

sequência numerada, Picasso desconstruiu a figura do touro seguindo um
passo de cada vez. Nos primeiros dois desenhos, ele adicionou mais
detalhes. Os chifres estão mais cheios, a cauda tornou-se tridimensional e a
pele tem mais profundidade e textura. Picasso começou por aumentar os
pormenores para ter mais opções entre as quais escolher quando chegasse o
momento de retirar alguns.
O processo de destilação começa na quarta imagem, na qual ele
contorna os principais músculos do animal usando linhas brancas bem
definidas. As curvas subtis tornam-se mais angulares e o animal começa a
assumir uma aparência mais geométrica. Na quinta e sexta imagens, o
desenho é radicalmente simplificado, uma vez que Picasso elimina grande
parte dos detalhes da cabeça do touro e simplifica mais os chifres, a cauda e
as patas. É adicionada uma linha densa branca da cabeça à traseira do
animal, que representa o seu centro de gravidade.
À medida que o processo avança, o touro torna-se nada mais do que
uma série de formas simples pretas e brancas interligadas. As patas são
agora linhas únicas. Blocos de cor sólida definem a frente e a traseira do
animal. Nos últimos desenhos, até esses detalhes são eliminados e
terminamos com um desenho que não é mais do que um traço único e
contínuo, que, de alguma forma, ainda capta a verdadeira essência do
touro37.
O processo de destilação de Picasso envolve a remoção do
desnecessário, para que apenas o essencial permaneça. É fundamental
salientar que Picasso não poderia ter começado pelo desenho de uma única
linha, pois precisava de passar por cada camada da forma do touro, passo a
passo, para apreender as proporções e formas na sua memória. O resultado
aponta para um misterioso aspeto do processo criativo: um produto final
pode terminar em algo que parece tão simples, que poderíamos julgar que
qualquer um conseguiria criá-lo. Esta simplicidade mascara o esforço
necessário para se chegar a este fim.
Encontramos outro exemplo na realização e produção de documentários.
Ken Burns, o famoso criador de séries documentais premiadas, como The
Civil War, Baseball e Jazz, disse que apenas uma ínfima percentagem das
cenas que são captadas acaba por ser utilizada na peça final. Esta rácio pode
ser extremamente elevado, entre 40 ou 50 para 1, o que significa que, por
cada 40 ou 50 horas de filmagens, apenas uma hora chega ao produto final.
Ao longo do processo, Burns e a sua equipa executam uma profunda ação
de destilação – encontrando os momentos mais interessantes,
surpreendentes e comoventes entre centenas de horas de gravação*******.
O Resumo Progressivo não é um método para lembrar o máximo
possível, mas sim um método para esquecer o máximo possível. Quando
destilamos as nossas ideias, elas melhoram naturalmente, porque, quando
deixamos cair as partes meramente boas, as partes excelentes podem brilhar
mais. Para ser claro, é necessário competência e coragem para pôr de parte
os pormenores. Como ilustram o touro de Picasso e os documentários de
Burns, ao tomar decisões sobre o que manter, temos, inevitavelmente, de
decidir o que eliminar. Não é possível realçar as principais partes de um
artigo sem deixar outras de fora. Não é possível fazer uma sinopse dos
melhores momentos de um vídeo sem cortar algumas gravações. Não é
possível fazer uma apresentação eficaz sem deixar alguns slides de fora.

Os três erros mais comuns de quem não tem experiência

a tirar notas

Deixo-lhe algumas linhas orientadoras que o ajudarão a evitar

armadilhas comuns neste processo de destaque das notas.

Erro n.º 1: destacar em excesso

 O maior erro que as pessoas cometem quando começam a destilar as
suas notas é realçar em demasia. Provavelmente, já caiu nesta ratoeira na
escola, realçando parágrafo atrás de parágrafo ou páginas inteiras dos
manuais, na vã esperança de ser capaz de se lembrar automaticamente de
tudo o que estava a amarelo para o teste.
No que respeita a tirar notas para o trabalho, menos é mais. Pode
capturar livros completos, artigos com dezenas de páginas ou centenas de
publicações das redes sociais. Ninguém o impedirá, mas rapidamente
perceberá que tal volume de informação só criará mais trabalho depois,
quando tiver de deslindar o seu significado. Capturar tudo é tão útil como
não capturar nada.
Lembre-se de que as notas não são textos oficiais. Não precisa, nem
deve, incluir todos os detalhes. Elas são mais como uma espécie de
marcadores de livros que espreitam das páginas, indicando: “Ei! Há algo
interessante aqui!” Se for necessário, poderá sempre voltar atrás e rever a
fonte original e completa. As suas notas apenas resolvem o problema de
redescobrir essas fontes quando precisa delas.
Uma regra geral útil: cada camada de destaque deve incluir não mais do
que 10-20% da camada anterior. Se guardar um conjunto de excertos de um
livro que totalize 500 palavras, a segunda camada a negrito deverá incluir
não mais de uma centena de palavras e a terceira camada de realce não mais
de 20. Isto não é uma ciência exata, mas se der por si a destacar tudo, isto
deverá fazê-lo parar e repensar.

Erro n.º 2: realçar sem uma finalidade em mente

A pergunta que mais ouço sobre o Resumo Progressivo é: “Quando é

que devo fazer este realce?” A minha resposta: deve fazê-lo quando estiver
a preparar-se para criar algo. Contrariamente à Captura e à Organização,
que levam apenas alguns segundos, é necessário tempo e esforço para
destilar as notas. Se tentar fazê-lo previamente com cada nota, rapidamente
ficará atolado em horas de realce meticuloso, sem um propósito em mente.
Não pode dar-se ao luxo de tal investimento de tempo sem saber se valerá a
pena.
Em vez disso, espere até saber se vai usar a nota. Por exemplo, quando
estou a preparar-me para escrever uma publicação do blogue ou um artigo,
habitualmente, começo por realçar os pontos mais interessantes do grupo de
notas que julgo serem mais relevantes para o tema em questão. Assim,
tenho uma tarefa previsível e não muito difícil que me permite fazer o
aquecimento antes de começar a escrever, da mesma forma que um atleta
pode ter uma rotina de aquecimento e alongamentos.
Quando vou fazer um telefonema ao meu advogado, preparo-me,
destacando as notas que tirei no último telefonema e extraindo pontos de
resolução e itens de ação para uma lista. Ele pensa sempre que estou bem
preparado quando, na verdade, só quero terminar a chamada rapidamente
para minimizar o tempo que me é cobrado!
Deve presumir sempre que, até prova em contrário, qualquer nota
poderá nunca vir a ser útil, pois não faz ideia do que o seu futuro eu vai
precisar, querer, ou no que irá trabalhar. Esta suposição força-o a moderar o
tempo que passa a resumir notas, fazendo-o apenas quando é praticamente
garantido que valerá a pena.
A regra geral a seguir é: de cada vez que “tocar” numa nota, deve torná-
la um pouco mais detetável para o seu futuro eu******** – adicionando
destaques, um título, uma listagem ou um comentário. Esta é a “regra de
campismo” aplicada à informação – deixá-la melhor do que a que
encontrou. Isto garante que as notas com que interage mais frequentemente
vão, naturalmente, tornar-se, num ciclo vicioso, as mais detetáveis.
Erro n.º 3: tornar o realce difícil

Não analise, interprete ou categorize cada ponto para decidir se deve

realçá-lo, pois isto é demasiado exigente e vai quebrar a sua concentração.
Em vez disso, confie na sua intuição para lhe dizer se uma passagem é
interessante, contraintuitiva ou relevante para as suas questões favoritas ou
para um projeto atual.
Tal como procurou um sentimento especial de “ressonância” para
decidir que conteúdos guardar logo à partida, procure-o para as ideias
apresentadas na nota. Determinadas passagens vão comovê-lo, espicaçar a
sua atenção, fazer o seu coração bater mais rápido ou provocá-lo. Estes são
sinais claros de que encontrou algo importante e de que está na hora de
adicionar um destaque. Pode aplicar os mesmos critérios que apresentei no
Capítulo 4, procurando pontos que são surpreendentes, úteis, inspiradores
ou pessoais, para decidir aqueles que devem ser destacados.
Quando aprender a arte da destilação, obterá uma competência vitalícia
que terá impacto em todas as áreas da sua vida. Considere um contador de
histórias que o cativa com cada palavra – a sua história está bem destilada,
sem pormenores desnecessários. Pense na última vez em que se sentiu
arrebatado por um desenho ou pintura – a sua capacidade de o seduzir de
imediato é um sinal de que o conceito por trás da obra de arte está
condensado na sua forma mais compacta, permitindo que viaje diretamente
da tela para o seu cérebro.
Mesmo nas conversas do dia a dia, a capacidade de ser sucinto sem
esquecer detalhes importantes é o que gera conversas entusiasmantes, que
deixam ambos os intervenientes animados. A destilação está no cerne da
comunicação que é tão importante nas nossas amizades, relações
profissionais e capacidades de liderança. Tirar notas permite praticar
diariamente a arte da destilação.
A sua vez: ter em mente o futuro eu

O esforço que dedicamos ao Resumo Progressivo tem uma finalidade:

facilitar a procura e o trabalho com as nossas notas no futuro.
Quando se trata de pensar e criar, mais não é melhor. A destilação torna
as nossas ideias pequenas e compactas, para que possamos “carregá-las”
para a nossa mente com o mínimo de esforço. Não conseguir localizar
rapidamente uma informação, num formato que seja conveniente e pronto a
usar, é o mesmo que não ter essa informação. O nosso bem mais escasso é o
tempo, o que significa que temos de dar prioridade à nossa capacidade de
redescobrir rapidamente ideias que já se encontram no nosso Segundo
Cérebro.
Quando surge a oportunidade de fazermos o nosso melhor trabalho, não
é o momento de começar a ler livros e a fazer pesquisa – esta já tem de estar
feita*********. Pode preparar-se previamente para os desafios e
oportunidades futuras que nem sequer sabe que terá, tirando partido do
esforço que já faz a ler, a aprender coisas novas e, simplesmente, a ser
curioso em relação ao mundo que o rodeia.
Para pôr imediatamente em prática aquilo que acabou de aprender,
procure um conteúdo que tenha consumido recentemente, como um artigo,
um audiolivro ou um vídeo do YouTube. Pode ser um conteúdo que já
capturou e organizou numa das suas pastas PARA ou um conteúdo novo,
que se encontra na caixa de correio eletrónico ou numa aplicação “para ler
mais tarde”.
Comece por guardar apenas os melhores excertos desse conteúdo numa
nota, usando “copiar e colar” ou uma ferramenta de captura. Esta é a
camada um, os excertos iniciais que guarda no seu Segundo Cérebro. Em
seguida, leia os excertos, formatando a negrito os principais pontos e as
conclusões mais importantes. Não faça desta tarefa uma decisão analítica –
procure um sentimento de “ressonância” e permita que este lhe indique o
que deve formatar a negrito. Estas passagens a negrito representam a
camada dois.
Agora, leia apenas as partes a negrito e destaque (ou, se a sua aplicação
não tiver a funcionalidade de realce, sublinhe) o melhor das melhores
passagens. Aqui, o truque é ser extremamente exigente: a nota completa
poderá ter apenas algumas frases em destaque, ou apenas uma – o que não
tem qualquer problema e representa uma nota altamente destilada e
detetável. Estes realces são a camada três, que, na maioria dos casos, é
destilação suficiente.
Pode saber se uma nota que criou é realmente detetável se conseguir
perceber as suas linhas gerais apenas com uma olhadela. Coloque-a de lado
por alguns dias e defina um lembrete para a revisitar quando tiver esquecido
a maioria dos detalhes. Quando lá regressar, permita-se não mais de 30
segundos para verificar se consegue perceber do que trata a nota, recorrendo
aos realces que fez anteriormente. Rapidamente conseguirá discernir se
adicionou realces a mais ou a menos.
De cada vez que decide acrescentar um destaque, está a desenvolver o
seu espírito crítico: distinguindo os pontos que realmente importam dos que
são secundários. Esta é uma competência que pode melhorar ao longo do
tempo. Quanto mais exercitar o seu discernimento, mais eficaz e aprazível
se tornará a sua tarefa de tirar notas, pois saberá que cada minuto de atenção
investido está a criar valor duradouro. São poucas as coisas mais
satisfatórias do que a sensação de progredir de modo consistente.
No próximo capítulo, vamos passar ao passo final do CODE, recorrer ao
material que reuniu e destilou e usá-lo para exprimir o seu próprio ponto de
vista.

* No original, “discoverability”. [N. da T.]

** “Discoverability”, Wikipédia.
*** Gosto de pensar na camada 1 como o “solo” – o excerto de uma fonte ou o meu próprio

pensamento (seja em palavras, desenhos, imagens ou áudio), que capturo inicialmente nas minhas
notas. São como o terreno sobre o qual o meu conhecimento será construído. A camada 2 é o
“petróleo” (como em “Encontrei petróleo!”), apropriadamente representado pelo texto preto e a
negrito. A camada 3 é “ouro”, o que é ainda mais valioso, e brilha no amarelo do destaque utilizado
em muitas aplicações. Na camada 4 estão as “pedras preciosas”, os achados mais raros e reveladores,
que destilei pelas minhas próprias palavras, na forma de um resumo executivo.
**** No seu livro A New Method of Making Common-Place-Books, John Locke também aconselhou a

“Extrair apenas o que é de Eleição e Excelente, em vez da Matéria em si, ou então a Elegância da
Expressão, e não o que se segue”.
***** Enquanto seres humanos, somos extremamente sensíveis à forma como a informação é
apresentada. No web design, uma ligeira mudança na cor de um botão ou um título superficialmente
reformulado podem, facilmente, ter um enorme impacto no número de visitantes que ali clicam.
Imagine se déssemos tanta atenção à forma como a informação nos é apresentada nos nossos próprios
dispositivos como damos à que é veiculada na Internet. Mesmo algo tão simples como um título, uma
mudança de parágrafo, ou uma frase realçada, pode facilitar de forma exponencial a apreensão de um
texto.
****** A destilação também se aplica a outros meios de comunicação, como imagens, áudios e vídeos,
mas é bastante diferente e não se insere no âmbito deste livro.
******* Numa aula sobre realização e produção de documentários na plataforma educativa

MasterClass, Burns fez sugestões para monitorizar o material relacionado com um projeto: “Há um
artigo no jornal que se relaciona com o seu projeto? Corte-o e guarde-o. Fez um rascunho de uma
narrativa ou diálogo? Imprima-o e guarde-o. Pensou numa ótima pergunta para colocar ao primeiro
entrevistado? Aponte-a num papel e guarde-o também.”
******** Este princípio é denominado de estigmergia – deixar “marcas” no ambiente que facilitam os

esforços do futuro eu. É uma estratégia usada pelas colónias de formigas para encontrarem comida.
Se uma formiga encontrar uma fonte de alimento, leva um pouco de volta para o formigueiro,
libertando uma feromona especial ao longo do caminho. Assim, as outras formigas podem seguir este
rasto para encontrar comida para si mesmas, permitindo que um sem-número de formigas
rapidamente encontre e recolha novas fontes de alimento.
********* Como Sönke Ahrens refere no seu livro How to Take Smart Notes, este é o paradoxo
primordial no centro da escrita: tem de fazer a pesquisa antes de saber sobre o que é que vai escrever.
Nas suas palavras: “Temos de ler com uma caneta na mão, desenvolver ideias no papel e construir um
fundo crescente de pensamentos exteriorizados. Não vamos ser orientados por um plano concebido às
cegas e retirado do nosso cérebro falível, mas pelo nosso interesse, curiosidade e intuição, que são
formados e informados pelo trabalho real de leitura, pensamento, discussão, escrita e de
desenvolvimento de ideias – e que é algo que cresce continuamente e que reflete externamente o
nosso conhecimento e compreensão.”
 Capítulo 7

Expressar – mostrar
o seu trabalho

Verum ipsum factum (“Só conhecemos o que fazemos.”)

– Giambattista Vico, filósofo italiano

Em junho de 1947, nasceu uma bebé chamada Octavia Estelle Butler em

Pasadena, na Califórnia.
Conhecida simplesmente por “Estelle” nos seus primeiros anos de vida,
foi criada por uma mãe, viúva, que fazia trabalhos domésticos para pagar as
contas. Extremamente tímida e introvertida desde tenra idade, Estelle
tornou-se um alvo fácil de bullying na escola, o que a levou a acreditar que
era “feia e estúpida, desastrada, sem perspetivas sociais”38. A sua timidez,
combinada com uma ligeira dislexia, prejudicou o seu rendimento escolar.
Como forma de reação a esta realidade, Estelle voltou-se, internamente,
para a sua imaginação e, externamente, para a Biblioteca Central de
Pasadena, onde passava horas sem-fim a ler contos de fadas e histórias de
cavalaria e, mais tarde, romances e ficção científica, que acabariam por
inspirá-la a tornar-se escritora.
Apesar de as probabilidades estarem contra si, esta jovem mulher
acabaria por se tornar numa das mais bem-sucedidas e influentes escritoras
de ficção científica da sua geração, tendo recebido vários prémios Hugo e
Nebula (o mais elevado galardão do género). Em 1995 tornar-se-ia ainda a
primeira escritora de ficção científica a receber a Bolsa MacArthur
“Genius”.
Porém, Estelle nem sempre fora tão bem-sucedida. Os seus professores
da Garfield Elementary School avaliavam a sua escrita de forma severa,
apelidando-a de “hiperbólica” ou acompanhada de comentários, rabiscados
nas margens: “Nem sequer te esforçaste.”39 Certa vez, uma professora
perguntou-lhe: “Porquê incluir a ficção científica? Penso que a história seria
mais universal se te cingisses ao humano e terrestre.” A professora reportou
depois à sua mãe que ela “tem o conhecimento, mas não o aplica. Tem de
ser autodisciplinada”.
Quando tinha 12 anos, Estelle viu o filme de 1954 Devil Girl From
Mars, uma película sensacionalista que era tão má que a convenceu de que
poderia fazer melhor. Ela recorda: “Até começar a escrever as minhas
próprias histórias, nunca encontrei exatamente o que procurava… Em
desespero, inventei as minhas.”
Ao aperceber-se, lentamente, da possibilidade de se tornar uma escritora
profissional, Estelle iniciou a sua transformação até se tornar em “Octavia”,
que considerava o seu poderoso e assertivo alter ego. Depois de terminar o
ensino secundário, Octavia aceitou uma série de trabalhos temporários ou
em part-time: administrativos, em fábricas, armazéns, lavandarias e de
confeção de alimentos – qualquer coisa que não fosse demasiado exigente
mentalmente e que lhe permitisse manter a sua rotina de acordar antes do
amanhecer para escrever.
A emergente Octavia estabeleceu três regras para si própria:

1. Não sair de casa sem um caderno, pedaços de papel, algo com que
escrever.
 2. Não andar pelo mundo sem os olhos e os ouvidos abertos e
concentrados.
3. Não arranjar desculpas sobre o que não se tem ou o que faria se o
tivesse. Usar essa energia para “encontrar uma forma, criar uma
forma”.

E, assim, começou uma relação vitalícia com os seus livros de notas.

Butler amealhava 25 cêntimos para comprar pequenos cadernos Mead e,
nessas páginas, tirava notas sobre todos os aspetos da sua vida: listas de
compras de mercearia e roupa, afazeres de última hora, desejos e intenções
e contas do dinheiro que lhe restava para a renda, alimentação e utilidades.
Ela monitorizava meticulosamente os seus objetivos diários de escrita e a
contagem de páginas, as listas dos seus fracassos e as qualidades pessoais
que desejava ter, os seus desejos e sonhos para o futuro e os contratos que
celebrava consigo mesma em relação ao número de palavras que se
comprometia a escrever diariamente.
Obviamente, Butler também reunia material para as suas histórias
fantásticas: letras de músicas que ouvia na rádio, uma ideia para o nome ou
motivação de uma personagem, um novo tópico para pesquisar, detalhes de
novas histórias – tudo o que precisava para construir os mundos em que as
suas histórias se desenrolariam. Ela estudou dezenas de matérias –
antropologia, inglês, jornalismo e oratória. Viajou até à Amazónia e às
ruínas Incas no Peru para sentir a biodiversidade e o colapso civilizacional.
Tal como uma jornalista, Butler adorava factos concretos, com os quais
imbuía as suas histórias de autenticidade e materialidade: “Quanto maior a
sua ignorância, mais comprovadamente precisos devem ser os seus factos”,
referiu ela a certa altura.
Um dos romances de Butler, The Parable of the Sower alcançou a lista
de best-sellers do The New York Times pela primeira vez em 202040,
concretizando um dos objetivos de vida de Butler 14 anos após a sua morte.
A obra retrata um futuro pós-apocalíptico no rescaldo de uma série de
desastres climáticos descontrolados, perante os quais pequenas
comunidades têm de se associar para sobreviver. Estas visões
assustadoramente proféticas ecoaram junto dos leitores à medida que a
pandemia de Covid-19 se desenrolava, uma vez que o nosso tempo
começou a parecer igualmente sombrio e incerto. A ideia de como a vida
poderia ser no meio de uma crise já não era mera especulação – tornara-se
uma preocupação diária para as pessoas em todo o mundo. Butler tem sido
chamada de profetisa pela sua capacidade de prever o futuro. Porém, ela
sempre disse que o seu trabalho era, simplesmente, fruto da imaginação:
“Se isto acontecer… é extrapolado pela atual tecnologia, condições
ambientais existentes e condições sociais vigentes, assim como por
atividades de todo o tipo. Oferece boas possibilidades – bem como avisos.”
Butler sabia que a ficção científica era mais do que entretenimento, que
era uma forma transformadora de ver o futuro. Tendo sido uma das
primeiras mulheres negras a obter reconhecimento no género da ficção
científica, Butler explorava ideias e temas que eram, até então, ignorados:
as potenciais consequências do colapso ambiental devido às alterações
climáticas; a ganância empresarial e o crescente fosso entre ricos e pobres; a
fluidez de género e a alterização de grupos marginalizados; e a crítica da
natureza hierárquica da sociedade; etc.
Butler desbravou o caminho do Afrofuturismo, um género que seleciona
afro-americanos para protagonistas, que geralmente adotam uma mudança
radical de forma a sobreviverem. As suas histórias possibilitaram aos
leitores o contacto com uma visão de futuro na qual indivíduos
marginalizados são apresentados como heróis, e não vítimas. Através da sua
escrita, ela expandiu a visão que temos do futuro para incluir as histórias
inauditas dos que foram privados dos seus direitos civis, dos marginalizados
e dos inconformistas.
Como é que sabemos tanto sobre a vida de Butler, até aos mínimos
pormenores? Porque ela guardou tudo – diários, livros de notas, discursos,
fichas de requisição de bibliotecas, rascunhos de ensaios e histórias, notas
escolares, calendários e agendas, assim como itens avulsos, como relatórios
de progressão escolar, passes de autocarro, anuários e contratos. Esta
coleção continha 9062 itens, divididos por 386 caixas, quando foi doada à
Biblioteca Huntington em San Marino, Califórnia, depois da sua morte41.
Como foi possível que uma menina extremamente tímida se tornasse
numa escritora premiada e mundialmente famosa? Como foi possível que
uma jovem pobre e que trabalhava em excesso emergisse como uma
poderosa profetisa? Nas suas próprias palavras: “A minha mãe era
empregada doméstica, o meu pai era engraxador e eu queria escrever ficção
científica… Quem queria enganar?”
Butler foi bem-sucedida ao valer-se da sua experiência de vida: “As
coisas dolorosas, horríveis e desagradáveis que acontecem afetam o meu
trabalho mais intensamente do que as coisas agradáveis. São mais
memoráveis e mais suscetíveis de me incitarem a escrever histórias
interessantes.”
Ela usou as suas notas e a sua escrita para confrontar os seus demónios:
“O maior obstáculo que tive de transpor foi o meu próprio medo e a falta de
autoconfiança – medo de que o meu trabalho não fosse, de facto,
suficientemente bom, talvez eu não fosse suficientemente esperta; talvez as
pessoas que me diziam que não conseguiria fazê-lo estivessem certas.”
Ela valeu-se de cada ideia e detalhe que retirou da sua vida diária e dos
livros em que imergia: “Usa o que tens; mesmo que pareça parco, pode ser
magia nas tuas mãos.” Butler encontrou uma forma de fazer ouvir a sua voz
e as suas ideias, mesmo quando as circunstâncias faziam com que tal
parecesse impossível.
O mito do escritor sentado perante uma folha em branco, ou do artista
perante uma tela completamente vazia, é apenas isso – um mito. Os
criativos profissionais recorrem constantemente a fontes exteriores para se
inspirarem – as suas próprias experiências e observações, lições retiradas
tanto de sucessos como de fracassos e as ideias dos outros. Se existir um
segredo sobre a criatividade, é que esta emerge dos esforços diários para
recolhermos e organizarmos as nossas influências.

Como proteger o seu recurso mais valioso

Sendo nós trabalhadores do conhecimento, a atenção é o recurso mais

escasso e precioso que possuímos.
O processo criativo é potenciado pela atenção dada a cada passo. É ela
que nos permite compreender o que se passa, reparar nos recursos que
temos à disposição e perceber a contribuição que podemos dar. A
capacidade de fixar a nossa atenção de modo intencional e estratégico é
uma vantagem competitiva num mundo agitado. Temos de a proteger
ciosamente como se de um tesouro valioso se tratasse.
Tem 24 horas num dia, mas em quantas dessas horas a sua atenção tem a
qualidade máxima? Alguns dias são tão frenéticos e compartimentados que
poderá nem sequer ter nenhuma. A atenção pode ser cultivada, mas também
destruída – por distrações, interrupções e ambientes que não a protegem. O
desafio que enfrentamos na criação de um Segundo Cérebro reside em
como estabelecer um sistema para o conhecimento pessoal que liberte a
atenção, em vez de exigir mais dela.
 Ensinaram-nos que é importante trabalhar “com uma finalidade em
mente”. Dizem-nos que é nossa responsabilidade apresentar resultados, quer
seja um produto final nas prateleiras de uma loja, um discurso apresentado
num evento, ou um documento técnico publicado.
De um modo geral, estes são bons conselhos, mas que falham por se
centrarem apenas nos resultados finais: todo o trabalho intermédio – as
notas, os rascunhos, os planos gerais, o feedback – tende a ser subvalorizado
e desprezado. A valiosa atenção que investimos na produção daquele
trabalho intermédio é desperdiçada, não voltando a ser usada. Uma vez que
gerimos a maioria do “trabalho em mãos” na nossa mente, assim que
terminamos o projeto e nos afastamos da secretária, todo o precioso
conhecimento, que adquirimos com tanto esforço, desvanece-se da nossa
memória como um castelo de areia levado pelo mar.
Se considerarmos a capacidade de orientar a nossa atenção como o
maior trunfo que possuímos enquanto trabalhadores do conhecimento,
deixaremos de nos dar ao luxo de desperdiçar esse trabalho intermédio. Se
pensarmos no quão precioso é o pouco tempo que temos para produzir algo
extraordinário na nossa carreira, torna-se imperativo reciclarmos esse
conhecimento, guardando-o num sistema onde pode tornar-se útil
novamente.
Que ativos de conhecimento que está a criar hoje serão potencialmente
reutilizáveis no futuro? Quais são os alicerces que farão os seus projetos
avançar amanhã? Como pode organizar o que sabe de modo a poder
revisitar esses conhecimentos uma e outra vez, independentemente dos
empreendimentos que assumir no futuro?
A etapa final do processo criativo, expressar, consiste em recusar
esperar até ter tudo perfeitamente preparado antes de partilhar o que sabe.
Consiste em exprimir as suas ideias antecipadamente, com mais frequência
e em pequenas etapas, para testar o que funciona e recolher o feedback dos
outros. Este feedback, por sua vez, é integrado no seu Segundo Cérebro,
onde se torna o ponto de partida para a próxima iteração do seu trabalho.

Peças intermédias: o poder de decompor

A ideia de dividir o trabalho em unidades menores não é nova.

Provavelmente, já ouviu este conselho inúmeras vezes: se está bloqueado
numa tarefa, divida-a em etapas mais pequenas.
Todas as profissões e meios criativos têm a sua própria versão de
“etapas intermédias” no caminho até aos trabalhos finais e definitivos. Por
exemplo:

• “Módulos” no desenvolvimento de software.

• “Betas” testados por start-ups.
• “Esquissos” em arquitetura.
• “Episódios piloto” nas séries televisivas.
• “Protótipos” feitos por engenheiros.
• “Carros-conceito” no design automóvel.
• “Demos” na indústria musical.

Cada um destes termos é o equivalente do “rascunho” que elabora como

parte do processo de criar algo novo.
Porém, eis o que escapa à maioria das pessoas: não basta dividir
simplesmente as tarefas em peças menores – é necessário, posteriormente,
um sistema para gerir essas peças. Caso contrário, estará apenas a gerar
muito trabalho extra sobre o qual terá de tentar manter-se a par.
Esse sistema é o seu Segundo Cérebro e às peças pequenas que integram
o trabalho em processo dou o nome de “Peças Intermédias”. Tratam-se de
unidades de conhecimento concretas e individuais que compõem o seu
trabalho*. Por exemplo, um conjunto de notas de uma reunião de equipa,
uma lista de resultados relevantes de uma pesquisa, uma troca de ideias com
colaboradores, os slides que contêm a análise do mercado, ou uma lista de
itens de ação que retirou de uma teleconferência. Qualquer nota pode ser
usada como uma peça intermédia em qualquer projeto ou objetivo maior.
Considere um vendedor a planear uma campanha para uma bebida
energética. As vendas podem parecer o tipo de trabalho que menos se
relaciona com “gestão de conhecimento”. Não se resume tudo a fazer
telefonemas, ter reuniões, elaborar apresentações e fechar negócios?
Contudo, se analisarmos mais atentamente, vemos que há vários
módulos estruturais com os quais o trabalho comercial conta. A brochura
corporativa, o prospeto de vendas, os guiões dos telefonemas de angariação
de clientes, a lista dos potenciais clientes, as notas de telefonemas a um
distribuidor importante – estes são os elementos dos quais um vendedor
depende para desempenhar a sua função.
Tal como nos blocos LEGO, quanto mais peças tiver, mais fácil será
construir algo interessante. Imagine que, em vez de começar o seu próximo
projeto do zero, o iniciava com um conjunto de módulos estruturais –
resultado de pesquisas, recortes da Internet, PDF realçados, notas de livros,
rascunhos – que representam os seus esforços de longo prazo para
compreender a sua área, a sua indústria e o mundo em geral.
O nosso tempo e atenção são escassos, por isso, devemos tratar as coisas
em que investimos – relatórios, resultados, planos, textos, gráficos, slides –
como ativos de conhecimento que podem ser reutilizados, em vez de os
reproduzirmos desde o início. Reutilizar peças intermédias de trabalho
liberta a nossa atenção para pensamentos superiores e mais criativos.
Decompor é a melhor forma de elevar os nossos horizontes e expandir as
nossas ambições.
 Há cinco tipos de Peças Intermédias que pode criar e reutilizar no
trabalho:

• Notas destiladas: livros ou artigos que leu e destilou, pelo que é

fácil ter uma ideia geral do que contêm (usando a técnica do
Resumo Progressivo que aprendeu no capítulo anterior, por
exemplo).
• Remanescentes: materiais ou ideias que não foram usados em
projetos passados, mas podem ser usados em futuros trabalhos.
• Material em processo: os documentos, gráficos, agendas ou
planos que produziu durante projetos anteriores.
• Produtos finais: resultados concretos de trabalho que entregou
como parte de projetos passados, que podem tornar-se
componentes de algo novo.
• Documentos criados por outros: ativos de conhecimento criados
por membros da sua equipa, adjudicatários ou consultores, ou até
clientes, que pode citar e incorporar no seu trabalho.

Se lê artigos didáticos no seu tempo livre, pode guardar as melhores

dicas nas suas notas e transformá-las em notas destiladas para quando
chegar o momento de as pôr em prática. Se estiver a escrever uma
dissertação e decidir cortar um parágrafo, pode guardar esse remanescente
na eventualidade de escrever uma continuação. Se trabalhar em
desenvolvimento de produto e criar um detalhado conjunto de requisitos,
pode guardar esse material em processo, como um modelo para produtos
futuros. Se for um consultor administrativo, pode guardar os slides que
apresentou a uma equipa executiva como um produto final e reutilizá-los
para apresentações semelhantes. Se for um cientista de laboratório e um
colega conceber um protocolo laboratorial perfeito, pode reutilizar e
melhorar esse documento para uso próprio (com a permissão do autor,
claro).
Deve referir sempre as suas fontes e dar crédito a quem é devido. Um
cientista não esconde as suas fontes – menciona-as para que outros possam
reconstituir o caminho que trilhou. Todos fazemos descobertas a partir de
descobertas de outros e é inteligente partirmos do pensamento que
realizaram, em vez de tentarmos reinventar a roda.
Fazer esta mudança, trabalhar em termos de Peças Intermédias, traz
vários benefícios importantes:
Primeiro, passará a ser menos suscetível a interrupções, porque estará
concentrado numa pequena parte de cada vez, em vez de tentar “carregar”
um projeto inteiro para a sua mente de uma só vez. Torna-se menos
vulnerável às interrupções, uma vez que não estará a tentar gerir todo o
trabalho na sua mente.
Segundo, será capaz de progredir em qualquer intervalo de tempo. Em
vez de esperar até ter várias horas sem interrupções – o que, convenhamos,
é raro e está a tornar-se cada vez mais escasso –, pode ver quantos minutos
tem livres e escolher trabalhar numa PI que consiga terminar nesse tempo,
mesmo que seja reduzido. Os grandes projetos e objetivos tornam-se menos
intimidantes, porque pode continuar a decompô-los em peças cada vez
menores, até encaixarem nas brechas do seu dia.
Terceiro, ao possibilitarem que recolha feedback com mais frequência,
as Peças Intermédias aumentam a qualidade do seu trabalho. Em vez de
laborar isoladamente durante semanas para, depois, apresentar os resultados
ao seu chefe ou cliente e descobrir que seguiu na direção errada, realiza
apenas um pequeno módulo estrutural de cada vez e obtém contribuições
externas antes de avançar. Vai perceber que as pessoas dão um melhor
feedback quando são incluídas numa fase mais precoce e que o trabalho
avança claramente.
 Quarto, e o melhor de todos, a determinada altura, terá tantas PI à sua
disposição que poderá executar projetos inteiros apenas juntando PI criadas
anteriormente. Esta é uma experiência fantástica que mudará por completo a
forma como vê a produtividade. A ideia de começar algo da estaca zero vai
tornar-se estranha para si – por que não valer-se do património de ativos em
que investiu no passado? As pessoas ficarão maravilhadas com a sua
capacidade de produzir a tão elevado nível de forma tão consistente. Vão
questionar como é que tem tempo para fazer reflexões tão cuidadosas,
quando, na verdade, não está a trabalhar mais – tudo o que está a fazer é
recorrer à crescente biblioteca de Peças Intermédias armazenadas no seu
Segundo Cérebro. Se são ativos verdadeiramente valiosos, então, devem ser
geridos, tal como qualquer outro bem que possui.
As Peças Intermédias são, de facto, uma nova forma de perceber as
unidades atómicas que compõem tudo aquilo que faz. Ao decompor, pode
concentrar-se na criação de uma PI de cada vez que se senta para trabalhar,
sem se preocupar com a sua viabilidade ou se será usada exatamente da
forma que a idealizou. Esta perspetiva reconstitui a criatividade como um
ciclo contínuo de atribuição de valor em pequenas partes, em vez de um
empreendimento incomensurável e desgastante que lhe pesa durante meses.

Juntar módulos estruturais: o segredo para resultados

convergentes

De cada vez que faz um esboço, elabora um slide, grava um pequeno

vídeo no seu telemóvel, ou faz uma publicação nas redes sociais, está a
empreender um pequeno ato criativo que produz um subproduto tangível.
Considere os diferentes tipos de documentos e outros conteúdos que talvez
produza regularmente como parte das suas rotinas habituais:
 • Favoritos ou marcadores guardados da Internet ou nas redes
sociais.
• Entradas de diários que contêm as suas reflexões pessoais.
• Destaques ou passagens sublinhadas em livros ou artigos.
• Mensagens, fotos ou vídeos publicados nas redes sociais.
• Slides ou gráficos incluídos em apresentações.
• Diagramas, mapas mentais ou outros suportes visuais registados
no papel ou em aplicações.
• Gravações de reuniões, entrevistas, conversas ou apresentações.
• Respostas a perguntas comuns que recebe por e-mail.
• Trabalhos escritos, como publicações em blogues ou livros
brancos.
• Planos ou processos documentados, como agendas, listas de
verificação, modelos, retrospetivas de projetos.

Embora possa sentar-se e criar intencionalmente uma PI, é bem mais

eficaz reparar simplesmente nas PI que já produziu e tirar alguns momentos
para as guardar no seu Segundo Cérebro.
Observemos um exemplo: planear uma grande conferência. Se for um
evento novo, ou se nunca tiver organizado uma conferência antes, pode
parecer que terá de produzir tudo do zero. No entanto, se decompuser este
megaprojeto em partes concretas, os componentes de que irá precisar
tornam-se claros:

• Um programa da conferência
• Uma lista de sessões temáticas interessantes
• Uma lista de verificação para transmitir as sessões principais
• Um e-mail para anunciar a conferência
• Um convite para invitar possíveis oradores
 • Um site da conferência

Estas são algumas unidades de conhecimento de que precisará para

realizar a conferência. Pode adicioná-las todas à sua lista de tarefas e
executá-las você mesmo, mas há uma abordagem diferente, muito mais
rápida e eficaz. Pergunte a si mesmo: Como poderia adquirir ou montar
cada um destes componentes, em vez de ter de os realizar?
O programa da conferência poderia ser facilmente moldado segundo o
programa de uma outra conferência, mudando os tópicos e os nomes dos
oradores. Poderia começar a compilar uma lista de potenciais sessões
temáticas, acrescentando temas sugeridos por outras pessoas e que lhe
pareçam interessantes. Poderá ter uma lista de verificação para a
transmissão das partes principais que tenha ficado de outro evento ao vivo
que organizou no passado. Relativamente aos e-mails, poderá recorrer a um
arquivo de exemplos que guardou de conferências em que participou.
Capturas de ecrã de sites de conferências que admira são o melhor ponto de
partida para conceber o seu.
Os exemplos contribuem para o desenvolvimento da criatividade.
Quando temos um modelo, conseguimos canalizar as nossas ideias para
formas úteis, em vez de ficarem espalhadas ao acaso. Há boas práticas e
inúmeros modelos para quase tudo o que possa desejar realizar.
A maioria dos profissionais com quem trabalho já tem e utiliza Peças
Intermédias – essa é a questão! O seu Segundo Cérebro é o repositório das
coisas que já está a criar e a usar de qualquer forma. Tudo o que estamos a
fazer é a acrescentar um pouco de estrutura e intencionalidade ao modo
como as utilizamos: capturá-las num local, como uma aplicação de notas
digitais, para que consigamos encontrá-las numa pesquisa; organizá-las de
acordo com os nossos projetos, áreas e recursos, para que tenhamos um sítio
dedicado a cada aspeto importante da nossa vida; e a destilá-las até à sua
essência, para que possam ser facilmente acedidas e recuperadas.
Assim que tiver terminado estes passos iniciais, a expressão deixa de ser
um trabalho doloroso e agonizante e passa a ser uma montagem simples das
peças de trabalho existentes.
Ao longo do tempo, a sua capacidade de aproveitar estes ativos de
criatividade e de os combinar formando algo novo fará toda a diferença na
trajetória da sua carreira, no crescimento do seu negócio e, até, na sua
qualidade de vida. A curto prazo, poderá não importar. Poderá conseguir
preparar um determinado documento precisamente quando precisa dele,
mas haverá um custo invisível que se vai acumulando lentamente. O custo
de não ter a certeza de deter aquilo de que precisa. O stress de se questionar
se já terá realizado uma tarefa antes. Há um custo para o seu sono, a sua paz
de espírito e o seu tempo em família, quando todo o peso de ter
constantemente boas ideias assenta unicamente no seu instável cérebro
biológico.

Como trazer à luz do dia o seu antigo trabalho e reutilizá-

lo

É no passo Expressar que praticamos e refinamos a nossa capacidade de

recuperar aquilo de que precisamos, quando é necessário. É aqui que
consolidamos a confiança no nosso Segundo Cérebro, percebendo que este
nos é vantajoso.
Analisemos o processo de recuperação: como pode encontrar e
recuperar Peças Intermédias quando precisa delas?
Esta não é uma questão insignificante, pois a relação entre PI que
guardamos no passado e em projetos futuros é, frequentemente,
imprevisível. O póster de um concerto colocado na lateral de um edifício e
ao qual tirou uma fotografia pode inspirar um logótipo que está a desenhar.
Uma música que ouviu por acaso no metro pode influenciar um jingle que
está a escrever para a peça escolar do seu filho. Uma ideia sobre persuasão
que leu num livro pode tornar-se o pilar de uma campanha de saúde que
está a organizar para a sua empresa.
Estas são algumas das ligações mais valiosas – quando uma ideia
atravessa as fronteiras de um tema. Não podem ser planeadas ou previstas e
só emergem quando vários tipos de ideias, de diferentes formas e feitios, se
misturam.
Esta imprevisibilidade intrínseca indica que não há um sistema único e
absolutamente fiável para recuperar as ideias contidas nas suas notas. Em
vez disso, há quatro métodos de recuperação que se sobrepõem e
complementam mutuamente. Juntos são mais eficazes do que um
computador e, ainda assim, mais flexíveis do que a mente humana. Pode
percorrer cada um deles, pela ordem em que são apresentados, até encontrar
aquilo que procura.
Estes quatro métodos de recuperação são:

1. Procura
2. Navegação
3. Etiquetas
4. Serendipidade

Método de recuperação n.º 1: Procura

A função de procura da sua aplicação de notas é incrivelmente útil. A

mesma tecnologia que revolucionou a forma como navegamos na Internet
através de motores de busca também é útil para navegar pelas nossas
coleções privadas de conhecimentos.
A procura tem o benefício de ter um custo reduzido de tempo e de
esforço. Ao guardar as suas notas num local central, permite que o software
procure a totalidade dos conteúdos em segundos. Pode fazer várias
pesquisas seguidas rapidamente, percorrendo trilhos sinuosos pelo seu
jardim de conhecimento, à medida que experimenta diferentes variações dos
termos.
As aplicações de notas destacam-se por esta abordagem rápida e
iterativa à procura – não é necessário abrir e fechar notas individuais, uma
de cada vez, como no tradicional processamento de texto. De certo modo,
cada nota existente no Segundo Cérebro já está “aberta” e o leitor pode ver
ou interagir com os seus conteúdos com um mero clique ou toque.
A procura deve ser o primeiro método de recuperação ao qual recorrer.
É mais útil quando já tem uma ideia do que procura, quando tem notas
guardadas numa pasta preexistente, ou quando procura texto, mas, tal como
todas as ferramentas, esta tem as suas limitações. Se não souber exatamente
o que procura, não tiver uma pasta preexistente onde procurar, ou quiser
gráficos ou imagens, deve passar à navegação.

Método de recuperação n.º 2: Navegação

Se seguiu o sistema PARA, apresentado no Capítulo 5, para organizar as

suas notas, já tem uma série de pastas dedicadas a cada um dos seus
projetos ativos, áreas de responsabilidade, recursos e arquivos.
Cada uma destas pastas é um ambiente específico concebido para aquele
domínio da sua vida, no qual pode estar contida uma ampla variedade de
conteúdos, desde notas breves rabiscadas durante um telefonema a
impecáveis Peças Intermédias que já usou em projetos passados. Quando
chegar o momento de agir, poderá entrar no espaço de trabalho adequado
sabendo que tudo o que lá se encontra é relevante para a tarefa que tem em
mãos.
Embora a ferramenta de procura possa ser muito útil, há estudos42 que
demonstram que, em muitas situações, as pessoas preferem navegar
manualmente pelos sistemas de ficheiros procurando a informação
pretendida. A navegação manual dá controlo ao indivíduo sobre a forma
como procura, com os nomes das pastas e dos ficheiros a providenciar
pequenas pistas contextuais sobre onde procurar a seguir43. A navegação
permite-nos avançar gradualmente em direção à informação que
procuramos, começando pelo geral e progredindo até ao particular. Este tipo
de navegação utiliza partes mais antigas do cérebro, que se desenvolveram
para navegar em ambientes físicos, e, por isso, é-nos natural**.
Há uma variedade de funcionalidades oferecidas pelas aplicações de
notas que facilitam a navegação pela hierarquia de pastas. Algumas
aplicações permitem “ordenar” uma lista de notas de acordo com diferentes
critérios, como a data de criação. Isto proporciona-lhe uma cronologia
interativa das suas ideias, da mais recente para a mais antiga. Outras
aplicações permitem ver apenas imagens e recortes da Internet,
possibilitando uma rápida procura visual, para verificar se algo chama a sua
atenção. A maioria das aplicações de notas permite abrir várias janelas e
comparar os seus conteúdos lado a lado, para que possa procurar padrões e
mover conteúdos entre elas.
Mais uma vez, esta ferramenta tem limitações. Por vezes, sabe que vai
iniciar um projeto e pode começar a guardar, previamente, itens numa pasta
de projeto, mas nem sempre é assim. Às vezes, a área do negócio com que
uma nota se relaciona é bastante óbvia, mas, muitas vezes, não faz ideia de
onde deve colocá-la. Muitas notas acabam por ser úteis de formas
totalmente inesperadas. Queremos encorajar essa serendipidade, e não
combatê-la!
É perante o imprevisto e o inesperado que as etiquetas realmente se
destacam.

Método de recuperação n.º 3: Etiquetas

As etiquetas (tags) são pequenos rótulos que pode aplicar a

determinadas notas independentemente da sua localização. Assim que
estiverem etiquetadas, pode fazer uma busca e ver todas essas notas num
único local. A principal desvantagem das pastas reside no facto de as ideias
poderem ficar isoladas umas das outras, dificultando o desencadeamento de
ligações interessantes. As etiquetas podem ajudar a ultrapassar esta
limitação, infundindo ligações no seu Segundo Cérebro, facilitando a
visualização de temas interdisciplinares e padrões que desafiam a simples
categorização.
Imagine, por exemplo, que trabalha no serviço de apoio ao cliente e
repara que há perguntas de clientes que se repetem. Poderá decidir fazer
uma página de FAQ (Frequently Asked Questions) e adicioná-la ao site da
empresa. Isto é um projeto, mas um que não tinha reconhecido previamente
e para o qual não reuniu material. Pode ter várias notas às quais pode
recorrer para elaborar esta página, mas não quer movê-las das pastas de
projeto, áreas e recursos onde se localizam atualmente.
Está na hora de se valer das etiquetas. Pode tirar 15 minutos e fazer uma
série de buscas de termos relevantes para as FAQ que vai escrever. Sempre
que encontrar uma nota útil, adicione-lhe uma etiqueta “FAQ” e deixe-a
exatamente onde a encontrou. Assim que tiver encontrado material
suficiente, pode fazer uma busca simples – pela etiqueta “FAQ” – e, desta
forma, visualizará todas as notas que etiquetou reunidas num único local.
Agora, pode revê-las mais atentamente, realçar quaisquer pontos específicos
que deseje utilizar e passar esses pontos para um resumo, para orientar a sua
escrita.
Não recomendo a utilização de etiquetas como sistema de organização
primário, pois etiquetar cada nota requer muito mais energia do que
procurar palavras-chave ou navegar pelas pastas. No entanto, as etiquetas
podem revelar-se úteis em situações específicas, nas quais os dois métodos
de recuperação anteriores não estão à altura do desafio, e quando deseja
reunir, relacionar e sintetizar grupos de notas de forma rápida***.

Método de recuperação n.º 4: Serendipidade

O quarto método de recuperação é o mais misterioso, mas, de muitas

formas, o mais poderoso. Para lá da procura, da navegação e da
etiquetagem, há uma fronteira de possibilidades que, simplesmente, não
podem ser planeadas ou previstas pela mente humana. Há momentos em
que as estrelas parecem alinhar-se e uma relação entre ideias salta-nos
subitamente à vista. É para estes momentos que os criativos vivem.
Não há forma de os planear, mas tal não significa que não possamos
criar as condições ideais para que surjam. Esta é a principal razão para
colocarmos todos os tipos de material, sobre vários temas e em diversos
formatos, misturados no nosso Segundo Cérebro. Estamos a criar uma sopa
de ADN criativo para maximizar a possibilidade de algo novo emergir.
A serendipidade assume formas diferentes quando se trata de
recuperação.
Primeiro, ao usar os métodos de recuperação referidos anteriormente,
deve manter a amplitude do seu foco. Não limite a sua procura à pasta
específica que corresponde aos seus critérios. Procure em categorias
diferentes, como projetos semelhantes, áreas relevantes e diferentes tipos de
recursos.
Quando dou início a um projeto, costumo analisar cinco ou seis pastas
PARA, no caso de conterem algo útil. Uma vez que selecionou
cuidadosamente os conteúdos dessas pastas, não irá deparar-se com
demasiado material em nenhuma delas. Se estiver a usar o Resumo
Progressivo para destilar as notas, como explicado no Capítulo 6, pode
focar-se apenas nas passagens realçadas e rever as notas muito mais
rapidamente do que se tivesse de ler cada palavra. Em média, eu demoro
cerca de 30 segundos a rever uma nota em destaque, o que significa que, em
10 minutos, posso rever 20 ou mais.
Em segundo lugar, a serendipidade é amplificada por padrões visuais.
Daí eu sugerir que guarde não só notas de texto, mas também imagens (o
que é difícil de realizar noutros tipos de software, como os processadores de
texto). O nosso cérebro está naturalmente atento aos elementos visuais.
Absorvemos intuitiva e rapidamente cores e formas, usando muito menos
energia do que a necessária para ler palavras. Algumas aplicações de notas
digitais permitem apresentar apenas as imagens guardadas nas notas, o que
é uma excelente forma de ativar as partes mais intuitivas e visuais do
cérebro.
Em terceiro lugar, partilhar as nossas ideias com os outros constitui um
importante elemento de serendipidade. Quando apresenta uma ideia a outras
pessoas, a reação destas é intrinsecamente imprevisível. Muitas vezes,
demonstram total desinteresse por um aspeto que o leitor considera
absolutamente fascinante; elas não estão necessariamente certas ou erradas,
mas pode usar este feedback de ambas as formas. O oposto também pode
acontecer. Pode achar que algo é óbvio, enquanto os outros o consideram
espantoso. Este também é feedback útil. Os outros podem salientar aspetos
de uma ideia que o leitor nunca considerou, sugerir consultar fontes cuja
existência desconhecia ou contribuir com as suas próprias ideias para
melhorar a sua. Todas estas formas de feedback são maneiras de se valer
não só do seu primeiro e Segundo Cérebros, mas também do dos outros.

Três fases da expressão:

o que representa mostrar o seu trabalho?

No Capítulo 3, expliquei que, tendencialmente, as pessoas atravessam

três fases distintas à medida que criam o Segundo Cérebro e aperfeiçoam as
suas competências de gestão de conhecimento – lembrar, associar e criar.
Analisemos exemplos de como cada uma destas fases pode desenrolar-
se, usando casos de estudo de antigos alunos meus.

Lembrar: recuperar uma ideia exatamente quando é necessária

Benigno é um pai e consultor empresarial das Filipinas e um dos seus

propósitos para criar um Segundo Cérebro foi compreender melhor a
emergente tendência da criptomoeda. Ele experimentara outros métodos de
organização antes, mas percebera que as informações que recolhia eram
sempre difíceis de aceder. Era recorrente “ler e marcar e, depois, esquecer-
se”.
Benigno encontrou um artigo sobre um inovador tipo de criptomoeda e
levou alguns minutos a guardar determinados excertos nas suas notas.
Quando uns amigos se interessaram pelo tema, ele dedicou oito minutos a
fazer o resumo progressivo dos melhores excertos, antes de partilhar com
eles o artigo resumido. O tempo que tinha gasto a ler e a compreender um
tema complexo compensou, pela economia de tempo que possibilitou aos
amigos, proporcionando-lhes, simultaneamente, um novo interesse em
comum.
Nas palavras de Benigno, “soube instintivamente que enviar apenas um
longo artigo aos amigos, normalmente, não surte efeitos. Mas, uma vez que
o texto que enviei tinha alguns destaques, eles podiam fazer uma rápida
análise. Além disso, agora tenho material para um artigo que tenho vindo a
planear… tudo graças ao CODE”.
Não precisa de inventar uma nova teoria ou de escrever o próximo
grande romance para retirar valor do seu Segundo Cérebro. Depois de dias a
registar ideias que são significativas para si, começará a reparar em
oportunidades para as partilhar com os outros, que também beneficiarão
delas.

Associar: usar as notas para contar uma história maior

Patrick, pastor de uma igreja no Colorado, usa o seu Segundo Cérebro

para planear serviços fúnebres, que, para ele, são uma profunda experiência
criativa sobre honrar a vida.
O seu objetivo ao criar uma cerimónia fúnebre é “contar a história de
vida de alguém de modo a honrá-la e fazer com que a forma como viveu
faça sentido”. No passado, isto implicava um trabalho árduo. Mas,
analisando os seus serviços através do Segundo Cérebro, Patrick percebeu
que tinha apenas de juntar e relacionar alguns dos temas e histórias que
ouvira de uma forma que fosse significativa para os amigos e familiares da
pessoa falecida.
Então, Patrick alterou o seu processo criativo. Começou a gravar as suas
conversas, usando uma aplicação de transcrição automática no seu
telemóvel, o que lhe permitia estar completamente presente com as famílias
enlutadas, sabendo que cada palavra era registada. Para cada memorial, ele
guardava todas as transcrições das conversas, juntamente com obituários,
fotografias e outros documentos relacionados numa pasta de projeto PARA,
de modo a que pudesse visualizar tudo num único local. Em vez de passar
cinco a sete horas no final das entrevistas a destilar tudo o que ouvira,
começou a dedicar 15 minutos após cada entrevista para realçar apenas as
partes que considerava importantes.
Nas palavras de Patrick: “Usar o meu primeiro cérebro apenas para
aquilo em que é melhor representa liberdade. Liberdade para estar presente,
e não a fazer várias tarefas, enquanto estou com as pessoas enlutadas que
me contam as histórias dos seus entes queridos. Liberdade para saber que
tenho tudo gravado. Liberdade para saber que, quando for preparar o
memorial, 80% do trabalho já estará feito.”****
A expressão criativa não serve apenas a autopromoção ou a progressão
na carreira. Alguns dos nossos atos criativos mais belos são aqueles em que
ligamos os pontos para os outros de formas que eles não seriam capazes de
fazer.

Criar: terminar projetos e atingir objetivos sem stress

Rebecca é uma professora de psicologia da educação numa universidade

da Flórida que usa as notas digitais para criar programas e apresentações
para as suas aulas.
Antes de criar o seu Segundo Cérebro, Rebecca esperava até ter um
amplo intervalo de tempo disponível para organizar as suas ideias para uma
palestra. Enquanto profissional ocupada e mãe, esses grandes e ininterruptos
blocos de tempo pareciam mais escassos do que nunca.
 As notas digitais proporcionaram-lhe outra forma de progredir: nas
semanas que antecediam um evento, quando se sentia inspirada, Rebecca
começou a colocar pequenas informações na caixa de entrada das notas com
ideias de coisas que poderia querer incluir. Quando se sentou para escrever
o rascunho, percebeu que já tinha na ponta dos seus dedos todas as Peças
Intermédias – metáforas, factos oriundos de pesquisas, histórias, diagramas
– de que precisava. Tudo o que tinha de fazer era juntar as notas e as PI que
já tinha registado.
Nas palavras de Rebecca: “Consigo olhar para as minhas prioridades –
de trabalho, familiares, conjugais, etc. – e, depois, concentrar-me apenas no
momento nos projetos que estão perante mim agora.”
Independentemente daquilo que é responsável por criar – sejam
documentos ou apresentações, decisões ou resultados –, o seu Segundo
Cérebro é um repositório indispensável de todos os pedaços e peças que vai
querer ter à sua frente quando se sentar para se concentrar. É um ambiente
criativo em que pode entrar a qualquer momento, em qualquer lugar,
quando é chegada a hora de fazer as coisas acontecer.

A criatividade é inerentemente colaborativa

Um mito comum sobre a criatividade é o do artista solitário, a trabalhar

em isolamento total. Dizem-nos implicitamente que devemos fechar-nos à
influência dos outros e desenvolver a nossa obra-prima com o suor do nosso
rosto.
Na minha experiência, este não é, de forma alguma, o modo como a
criatividade funciona. Independentemente do meio em que trabalha, mais
cedo ou mais tarde, tem de trabalhar com outras pessoas. Se for músico, vai
precisar de um engenheiro de som para fazer a gravação. Se for ator, vai
precisar de um realizador que acredite em si. Até a escrita de um livro, que
pode inspirar imagens de uma cabana isolada na floresta, é um exercício
intensamente social. Um livro é criado pela dança entre o autor e o seu
editor.
Restruturar o seu trabalho com recurso a Peças Intermédias não significa
fazer o mesmo em quantidades menores. Tal não desbloqueia o seu
verdadeiro potencial. A transformação advém do facto de que quantidades
menores de informação são inerentemente mais partilháveis e colaborativas.
É muito mais fácil mostrar a alguém algo pequeno e pedir o seu
feedback sobre isso do que sobre a obra completa que está a criar. Ouvir
uma crítica sobre uma pequena parte do seu trabalho, numa fase inicial,
quando ainda tem tempo para o corrigir, é menos perturbador do que obter
uma reação negativa depois de meses de esforço. Podemos usar cada
pedacinho de feedback intermédio para aperfeiçoar o que estamos a realizar
– para o tornar mais orientado, mais apelativo, mais sucinto, ou mais
acessível.
A principal dificuldade do trabalho criativo reside no facto de, muitas
vezes, estarmos muito próximos dele para o vermos de modo objetivo. Na
verdade, ao pedirmos feedback, estamos a usar os olhos de outra pessoa
para ver aquilo que não somos capazes de ver – conseguimos afastar-nos no
nosso ponto de vista subjetivo e detetar o que está em falta no nosso
trabalho.
Assim que perceber o quão valioso é o feedback, começará a pedi-lo
sempre que possível. Começará a usar cada oportunidade para partilhar as
suas produções de modo a obter alguma clareza sobre o modo como as
outras pessoas as recebem. Estes momentos são de tal importância, que
começará a mudar a forma como trabalha para conseguir obter feedback tão
cedo quanto possível, pois sabe que é muito mais fácil reunir e sintetizar os
pensamentos dos outros do que conceber uma série de pensamentos
brilhantes por sua conta. Começará a ver-se a si mesmo como o curador do
pensamento coletivo da sua rede de contactos, e não como o solitário
promotor de ideias.
No seu Segundo Cérebro, há notas que são desproporcionadamente
valiosas, às quais regressa reiteradamente. Estas são as pedras angulares do
seu trabalho, sobre as quais tudo o resto é construído. Porém, não
conseguimos saber previamente que notas são essas. Descobrimo-las
partilhando as nossas ideias com os outros e verificando quais aquelas que
são significativas para eles. É através desta partilha que discernimos que
notas representam o nosso conhecimento mais valioso.

Tudo é um remix

O Método CODE baseia-se num importante aspeto da criatividade: que

esta é sempre uma nova mistura de partes existentes. Todos nós criamos a
partir do que os nossos predecessores produziram. Ninguém cria nada a
partir do vazio.
Kitbashing é uma prática usada na elaboração de modelos em pequena
escala para filmes de ação, como Star Wars e Indiana Jones. Para
cumprirem os prazos e os orçamentos, os criadores de modelos compram
kits comerciais pré-fabricados e recombinam-nos em novos modelos para os
seus cenários. Ao invés de produzirem peças novas do zero, usam estas
peças pré-fabricadas – de modelos de canhões da Segunda Guerra Mundial,
de navios da U.S. Navy, aviões de combate, tanques T-34 e submarinos –
para adicionar textura e pequenos pormenores a cenas com efeitos especiais
numa fração do tempo, e do custo, que normalmente seria necessário.
Adam Savage, apresentador do popular programa televisivo “Caçadores
de Mitos” e um hábil criador deste tipo de modelos, referiu que, uma vez
que estas peças são tão versáteis, “havia muitos kits ao quais podíamos
recorrer repetidamente”. Como membro da equipa do Industrial Light &
Magic, o estúdio por trás de muitos filmes de efeitos especiais, ele contou
com um kit em particular, que integrou quase todos os modelos que a equipa
construiu44.
Não parta do trabalho completo de outros; peça emprestado aspetos ou
partes das suas obras. A forma de um banner numa página da Internet, o
layout de um diapositivo, o estilo de uma canção – estes são os ingredientes
que coloca numa misturadora antes de pressionar o botão e os misturar na
sua própria receita. É claro, refira todas as suas fontes e influências, mesmo
que não seja obrigado a fazê-lo. Dar crédito a quem é devido não retira
valor à sua contribuição – aumenta-o. Ter um Segundo Cérebro no qual
todas as fontes estão documentadas facilitará bastante a tarefa de as
encontrar e as incluir na sua versão final.
Lembro-me da primeira vez que alguém se referiu ao que faço como “o
seu trabalho”. Nesse momento, apercebi-me de que tenho uma obra que
existe por si só, que tem uma identidade diferente da minha. Este é um
ponto de viragem na vida de qualquer profissional criativo – quando
começa a pensar no “seu trabalho” como algo separado de si.
Restruturar a sua produtividade em função de Peças Intermédias é um
importante passo em direção a este ponto de viragem. Em vez de pensar o
seu trabalho em termos de tarefas – o que requer sempre a sua presença
pessoal e que seja o leitor a fazer tudo –, começará a pensar em termos de
ativos e módulos estruturais que pode juntar e montar.
À medida que o potencial dos seus ativos intelectuais se tornar aparente,
começará a procurar formas de passar o seu tempo a criar esses ativos e
evitará tarefas pontuais sempre que possível. Começará a procurar meios de
obter ou terceirizar a criação destes ativos a outros, ao invés de assumir que
tem de ser o leitor a criá-los todos. Estas mudanças vão permitir-lhe
executar as coisas a um ritmo que vai muito além daquilo que as meras
“dicas de produtividade” podem alcançar.
Mesmo que, atualmente, não esteja a escrever um livro, a criar uma
apresentação ou a desenvolver um sistema, tal não significa que nunca o
fará. Cada pequeno artefacto digital que cria – os e-mails, os apontamentos
de reuniões, os planos de projetos, os moldes, os exemplos – faz parte de
uma evolução contínua da sua obra. É como se constituíssem os neurónios
de um organismo inteligente que está a crescer, a evoluir, a tentar alcançar
níveis de consciência mais elevados com cada nova experiência.

A sua vez: só conhece o que faz

A minha citação favorita sobre criatividade é de um filósofo do século

XVIII, Giambattista Vico: Verum ipsum factum. Traduzido, significa: “Só
conhecemos o que fazemos.”
Para realmente “conhecer” algo, não basta ler sobre isso num livro. As
ideias não passam de pensamentos até serem colocadas em ação. Os
pensamentos são fugazes, desvanecendo-se rapidamente à medida que o
tempo passa. Para que uma ideia se fixe realmente, tem de interagir com
ela, tem de pôr mãos à obra e aplicar esse conhecimento num problema
prático. Aprendemos a fazer coisas concretas – antes de nos sentirmos
preparados, antes de termos percebido tudo, antes de sabermos onde vai dar.
Só quando começa a expressar as suas ideias e a transformar o seu
conhecimento em ação é que a vida começa a mudar. Vai ler de forma
diferente, concentrar-se mais nas partes mais relevantes para o raciocínio
que está a construir. Colocará questões mais astutas, sem se satisfazer com
explicações vagas ou transições na lógica. Vai, naturalmente, procurar
locais onde possa mostrar o seu trabalho, uma vez que o feedback que
recebe vai impulsionar o seu pensamento como nada mais o fará. Começará
a agir de modo mais deliberado na sua carreira ou nos seus negócios, tendo
em consideração vários passos para além daquele que está a utilizar,
ponderando, assim, o potencial máximo desse conteúdo. Não se trata,
necessariamente, de se tornar um artista profissional, um influencer digital
ou um magnata empresarial, mas sim de assumir o domínio do seu trabalho,
das suas ideias e do seu potencial para que possa contribuir para a área em
que se integra. Não interessa o quão impressionante ou grandioso é o seu
produto, ou quantas pessoas o veem. A partilha pode ser apenas entre
familiares e amigos, entre colegas e membros da equipa, vizinhos ou
colegas de escola – o que interessa é que encontre a sua voz e que insista
que o que tem para dizer importa. Tem de valorizar as suas ideias o
suficiente para as partilhar. Tem de acreditar que a mais pequena ideia tem
potencial para mudar a vida das pessoas. Se não acredita nisto agora,
comece pelo projeto mais pequeno de que se lembre, para provar a si
mesmo que as suas ideias podem fazer a diferença.
Pode perceber que tem imensas notas sobre alimentação saudável e
decidir experimentá-las numa receita clássica. Pode ver as notas de
formações que fez para melhorar as suas competências de gestão e decidir
reuni-las numa apresentação para os seus colegas de trabalho. Pode valer-se
das ideias e experiências de vida sobre as quais escreveu nas suas notas para
fazer uma publicação num blogue ou gravar um vídeo no YouTube e, assim,
ajudar pessoas que estejam a enfrentar desafios semelhantes.
Todos estes são atos de expressão das suas próprias ideias, permitindo-
lhe começar a desbloquear o seu potencial criativo em pleno.

* As peças intermédias são representadas pela sigla PI, uma feliz e apropriada coincidência, pois estas
são, com certeza, Propriedade Intelectual sua. Criou-as, são suas, e tem todo o direito de as usar
repetidamente em qualquer projeto futuro.
** Barbara Tversky, professora de psicologia e educação no Teachers College em Nova Iorque, refere
que “somos muito melhores e mais experientes no pensamento espacial do que no pensamento
abstrato. Este último pode ser difícil por si só, mas, felizmente, muitas vezes pode ser representado
no pensamento espacial, de uma ou outra forma. Assim, o pensamento espacial pode substituir e
apoiar o pensamento abstrato”.
*** As etiquetas na gestão do conhecimento pessoal são um tema por si só. Embora não sejam

necessárias numa fase inicial, escrevi um capítulo bónus sobre o assunto, que pode descarregar em
buildingasecondbrain.com/bonuschapter.
**** Uma das minhas regras gerais favoritas é: “Dar início apenas a projetos que já estão 80%

realizados.” Pode parecer paradoxal, mas comprometer-me a terminar projetos apenas quando já
executei grande parte do trabalho de captura, organização e destilação dos materiais relevantes
significa que nunca corro o risco de começar algo que posso não acabar.
 Capítulo 8

A arte da realização criativa

Os produtos criativos são sempre reluzentes e novos;

o processo criativo é antigo e inalterável.
– Silvano Arieti, psiquiatra e autor de Creativity: The Magic Synthesis

Tive a sorte de crescer num lar multicultural, cheio de arte e música.

A minha mãe é uma cantora e guitarrista brasileira e algumas das
minhas primeiras memórias são da sua voz de soprano a cantar belas letras
em português, acompanhas pela guitarra clássica. O meu pai é um pintor
profissional nascido nas Filipinas. As suas telas repletas de frutas coloridas,
paisagens verdejantes e figuras monumentais cobriam todas as paredes da
nossa casa, conferindo-lhe uma atmosfera de galeria de arte.
Nunca reconheci os estereótipos comuns do “artista torturado” –
caprichoso, imprevisível, sonhador e inconstante. O meu pai é uma das
pessoas mais metódicas e responsáveis que já conheci. No entanto, o facto
de ser organizado não subtraía nada à sua obra fantasticamente criativa –
contribuía para ela. Via o quão rigorosas tinham de ser as suas rotinas para
que pudesse dedicar-se à sua vocação criativa, enquanto criava uma família.
Ele tinha uma série de “estratégias”, como lhes chamava. Eram hábitos e
truques que usava para integrar a criatividade em todos os aspetos da sua
vida e rapidamente entrar num estado de espírito criativo sempre que tivesse
tempo para pintar.
 Enquanto ouvia os sermões na igreja que frequentávamos, o meu pai
fazia esboços de histórias bíblicas num pequeno caderno. Muitas vezes,
esses esboços acabavam por ser o ponto de partida para obras maiores, de
grande escala, com dois ou três metros. Quando ia ao supermercado,
comprava vegetais com formas invulgares para levar para casa e incorporar
nas suas naturezas mortas. As nossas mercearias serviam de modelo antes
de serem comidas. Frequentemente, quando estávamos a ver televisão em
família à noite, dava com ele a olhar para o lado, para a parede da sala onde
tinha pendurado uma pintura em que estava a trabalhar. Ele dizia que
conseguia perceber o que faltava observando-a sob uma luz diferente e pelo
canto do olho.
O meu pai planeava a criatividade, criava estratégias para ser criativo.
Quando chegava a hora de fazer progressos numa pintura, concentrava-se
totalmente nela. No entanto, este não era o único momento em que
exercitava a sua imaginação. Grande parte do seu tempo era passada a
reunir, a escolher, a refletir sobre e a recombinar matéria-prima proveniente
do dia a dia, para que, quando chegasse o momento de criar, tivesse material
mais do que suficiente com o qual trabalhar. Esta preocupação com a
organização das suas influências criativas potenciou uma obra prolífica,
composta por milhares de pinturas criadas ao longo de décadas, permitindo-
lhe, simultaneamente, ter tempo para assistir aos nossos jogos de futebol,
cozinhar refeições deliciosas e viajar muito em família.
Aprendi com o meu pai que, no momento em que nos sentamos para
fazer progressos em alguma coisa, todo o trabalho de recolha e organização
do material em bruto tem de estar feito. Não podemos esperar ter ideias
brilhantes instantaneamente ou a pedido. Aprendi ainda que a inovação e a
resolução de problemas dependem de uma rotina que nos traga,
sistematicamente, ideias interessantes.*
 Todos os passos do Método CODE foram concebidos com um
propósito: ajudá-lo a usar as ferramentas digitais em seu proveito, para que
o seu primeiro cérebro humano, falível e infinitamente criativo, possa fazer
aquilo que faz melhor. Imaginar. Inventar. Inovar. Criar.
A criação de um Segundo Cérebro pretende, na verdade, padronizar o
modo como trabalhamos, porque só melhoramos realmente quando
uniformizamos a forma como fazemos algo. Para fortalecer os músculos,
tem de levantar pesos da forma correta. Um músico conta com notas
estandardizadas e compassos para não ter de reinventar o básico de cada vez
que trabalha. Para melhorar a sua escrita, tem de seguir as convenções de
ortografia e gramática (mesmo que, mais adiante, decida quebrar essas
regras para determinados efeitos).
Através dos simples atos de registar ideias, organizá-las em grupos,
destilar as melhores partes, juntando-as e montando-as para criar valor para
os outros, estamos a aplicar as ações básicas do trabalho de conhecimento
de uma forma que nos permite melhorá-las ao longo do tempo.
Esta rotina padronizada é conhecida como processo criativo e opera de
acordo com princípios intemporais que podemos encontrar ao longo da
história. Ao identificar os princípios que resistem ao teste do tempo, apesar
das enormes mudanças na tecnologia de base, conseguimos compreender
melhor a natureza essencial da criatividade.
Os produtos que derivam da criatividade estão constantemente a mudar
e há sempre uma nova e popular tendência a seguir. Num ano, são as
fotografias do Instagram, no seguinte, as stories do Snapchat, depois, os
vídeos do TikTok, e por aí adiante, indefinidamente. Mesmo a longa
tradição do romance foi evoluindo ao longo das várias épocas.
Contudo, se formos para um nível mais profundo, para o processo da
criatividade, a situação é bastante distinta. O processo criativo é antigo e
imutável – há milhares de anos era semelhante ao que é hoje. Há lições que
podemos aprender neste nível mais profundo, que transcendem qualquer
instrumento e qualquer conjunto de ferramentas específico.
Um dos padrões mais importantes que subjaz ao processo criativo é
denominado de “divergência e convergência”**.

Divergência e Convergência: um ato de equilíbrio

criativo

Se atentar no processo de criação de algo, verificará que este segue o

mesmo padrão simples, alternando entre divergência e convergência.

Um projeto criativo começa com um ato de divergência. Abrimos o

espaço das possibilidades e consideramos tantas opções quanto possível. Tal
como nas notas de Taylor Swift, na caixa de Twyla Tharp, no livro de ponto
de Francis Ford Coppola, ou nos livros de notas de Octavia Butler,
começamos a reunir diferentes tipos de inspiração exterior, a expor-nos a
novas influências, a explorar novos caminhos e a falar com os outros sobre
o que estamos a pensar. O número de coisas que estamos a observar e a
considerar está a aumentar – estamos a divergir do nosso ponto de partida.
 A atividade de divergência é familiar a todos nós: o clássico quadro
branco coberto de esboços, o cesto do lixo do escritor cheio de rascunhos
amarrotados e o fotógrafo com centenas de fotos espalhadas pelo chão. O
propósito da divergência é gerar novas ideias, pelo que o processo é
necessariamente espontâneo, caótico e confuso. Não é possível planear ou
organizar completamente o que se faz em divergência, nem devemos tentar.
Este é o momento para divagar.
Por muito poderosa e necessária que a divergência seja, se tudo o que
fizermos for divergir, nunca chegaremos a lado nenhum. Tal como Francis
Ford Coppola, quando destaca determinadas passagens e elimina outras no
romance O Padrinho, em algum momento tem de começar a descartar
possibilidades e a convergir em direção a uma solução. Caso contrário,
nunca obterá a sensação recompensadora de conclusão que ocorre quando
se carrega em “enviar” ou “publicar”, ou quando nos afastamos da tela ou
do ecrã sabendo que o trabalho está terminado.
A convergência força-nos a eliminar opções, a fazer trocas e a decidir o
que é realmente essencial. Trata-se de restringir o leque de possibilidades
para podermos progredir e chegar a um resultado de que nos orgulhemos. A
convergência permite que o nosso trabalho assuma uma existência própria e
se torne algo independente de nós.
O modelo de divergência e convergência assume tamanha importância
nos trabalhos criativos que podemos vê-lo presente em qualquer área
criativa.
Os escritores divergem reunindo matéria-prima para a história que
querem contar, delineando potenciais personagens e pesquisando sobre
factos históricos. E convergem traçando linhas gerais, planeando o enredo e
escrevendo um primeiro rascunho.
Os engenheiros divergem pesquisando todas as soluções possíveis,
testando os limites do problema ou remexendo em novas ferramentas. E
convergem ao optarem por uma determinada abordagem, planeando os
detalhes da implementação e trazendo os seus projetos à luz do dia.
Os designers divergem reunindo amostras e padrões, falando com
utilizadores para compreenderem as suas necessidades ou esboçando
possíveis soluções. E convergem decidindo sobre o problema a resolver,
construindo wireframes ou transformando os seus projetos em ficheiros
gráficos.
Os fotógrafos divergem tirando fotografias de coisas que consideram
interessantes, justapondo diferentes tipos de fotos, ou experimentando
novas iluminações ou técnicas de enquadramento. E convergem escolhendo
as fotos para uma coleção, arquivando imagens não utilizadas e imprimindo
as suas favoritas.
Se sobrepusermos os quatro passos do CODE ao modelo de divergência
e convergência, chegamos a um poderoso modelo de processo criativo
adaptado aos nossos dias.

Os primeiros dois passos do CODE, Capturar e Organizar, compõem a

divergência, que consiste em reunir sementes de imaginação levadas pelo
vento e armazená-las num local seguro. É aqui que pesquisamos,
exploramos e acrescentamos ideias. Os dois últimos passos, Destilar e
Expressar, são de convergência. Ajudam-nos a fechar a porta a novas ideias
e a começar a construir algo novo a partir dos módulos estruturais do
conhecimento que agrupamos.

As três estratégias que uso para agregar o trabalho

criativo

O seu Segundo Cérebro é um poderoso aliado para ultrapassar o desafio

universal do trabalho criativo – sentar-se para fazer progressos sem ter a
mínima ideia por onde começar.
Devia fazer mais pesquisa ou começar a organizar a que já fez?
Devia alargar os seus horizontes ou restringir o seu foco?
Devia começar algo novo ou terminar algo que já começou?
Quando distingue os dois modos, de divergência e convergência, sempre
que começa a trabalhar, consegue decidir em que modo pretende estar,
aquele que responde às suas anteriores perguntas. No modo de divergência,
o objetivo é abrir os horizontes e explorar cada opção possível. Abrir as
janelas e as portas, clicar em cada link, saltar de uma fonte para outra,
deixando que a curiosidade seja o seu guia para o que fazer a seguir. Se
decidir entrar no modo de convergência, faça o oposto: feche a porta,
coloque uns auscultadores de cancelamento de ruído, ignore quaisquer
novas ideias e, com garra, corra atrás da doce recompensa da concretização.
Confie que tem ideias e fontes suficientes e que está na hora de se voltar
para o interior e sprintar em direção ao seu objetivo.
A convergência é a fase deste processo em que as pessoas sentem mais
dificuldades.
Quando mais imaginativo e curioso for, mais diversos serão os seus
interesses. Quanto mais elevados forem os seus padrões e o seu empenho na
perfeição, mais difícil será passar do modo de divergência para o modo de
convergência. É doloroso eliminar opções e escolher um caminho em
detrimento de outro. Há uma espécie de sofrimento criativo quando vemos
uma ideia repleta de potencial ser cortada de um guião ou história. É isto
que torna o trabalho criativo exigente.
Quando se senta para terminar algo – seja um e-mail explicativo, o
design de um novo produto, um relatório de pesquisa ou uma estratégia de
angariação de fundos –, pode ser extremamente tentador fazer mais
pesquisa. É tão fácil abrir dezenas de separadores no browser, encomendar
mais livros ou seguir uma direção completamente diferente. Estas ações são
tentadoras, porque parecem ser produtivas. Parecem progressos, mas, na
verdade, são atos divergentes que adiam o momento da conclusão.
Há três estratégias eficazes para terminar projetos criativos, que podem
ajudá-lo a ultrapassar as dificuldades da convergência. Cada uma delas está
dependente de um Segundo Cérebro onde possa manipular e moldar a
informação sem se preocupar que desapareça. Pense nestas estratégias como
as ferramentas que integram a caixa de ferramentas do seu Segundo
Cérebro, à qual pode recorrer sempre que precisar de desbloquear, encontrar
uma forma de contornar os obstáculos ou decidir o passo seguinte.

1. O Arquipélago de Ideias: faça uso de degraus

A técnica do Arquipélago de Ideias é útil sempre que está a iniciar uma

nova obra – seja um guia didático, uma oficina de formação, uma resenha
de um novo projeto ou um texto para publicar no seu blogue. Disponibiliza-
lhe uma forma de planear o seu progresso, mesmo quando está a executar
tarefas que são inerentemente imprevisíveis. O nome da técnica foi
inspirado numa citação de Steven Johnson, autor de uma série de livros
fascinantes sobre criatividade, inovação e história das ideias45. Como
Johnson escreveu:

Em vez de enfrentar uma aterradora página em branco, estou a

olhar para um documento repleto de citações: de cartas, fontes
primárias, artigos académicos e, por vezes, até das minhas próprias
notas. É uma ótima técnica para manter à distância o canto de
sereia da procrastinação. Antes de usar esta abordagem, costumava
perder semanas a protelar antes de cada novo capítulo, pois tinha
apenas um amplo mar de nada. Agora, cada capítulo nasce para a
vida como um tipo de arquipélago de citações inspiradoras, o que
torna a tarefa muito menos intimidante. Tudo o que tenho de fazer é
construir pontes entre elas.

Um arquipélago é um grupo de ilhas no oceano, normalmente formadas

por atividade vulcânica ao longo de extensos períodos de tempo. As Ilhas
Havaianas, por exemplo, são um arquipélago de oito ilhas principais que se
estendem por mais de 2400 km no Oceano Pacífico.
Para criar um Arquipélago de Ideias, reunimos divergentemente um
grupo de ideias, fontes ou matérias que formarão a espinha dorsal do nosso
texto, apresentação ou produto. Assim que tivermos um bom conjunto de
ideias com as quais trabalhar, mudamos definitivamente para o modo de
convergência e ligamos essas ideias por uma ordem que faça sentido.
Eis um exemplo de uma nota do tipo Arquipélago de Ideias que criei
para me ajudar a escrever um artigo detalhado sobre livros de notas:
 Os links sublinhados (que aparecem a verde nas minhas notas) são as
fontes a que estou a recorrer como pesquisa. Carregar num link não me
direcionará para a Internet, onde posso distrair-me facilmente, mas para
outra nota no interior do meu Segundo Cérebro, que contém todas as
minhas notas sobre essa fonte***. Aqui, encontro todos os detalhes de que
posso precisar, bem como um link para a obra original das citações.
Por baixo de cada fonte, copiei e colei apenas os pontos que quero
utilizar neste texto em particular. Este Arquipélago de Ideias inclui fontes
externas, como no exemplo acima, mas também notas que tirei com base
nos meus pensamentos e experiências. Isto dá-me o melhor de dois mundos:
posso concentrar-me apenas nos pontos mais relevantes que estão mesmo à
minha frente, mas todos os outros pormenores que podem ser necessários
estão também à distância de um clique. Os negritos e destaques do Resumo
Progressivo ajudam-me a determinar rapidamente que partes são mais
interessantes e importantes.
A técnica do Arquipélago de Ideias é uma reinvenção contemporânea da
antiga prática de elaborar um plano geral – planear antecipadamente os
pontos que desejamos incluir, para que, chegado o momento de executar,
tudo o que haja a fazer seja uni-los. A nota que vê acima é exatamente
aquilo que quero ter à minha frente quando me sentar em modo de
convergência para concluir o primeiro rascunho do meu artigo.
Elaborar planos gerais digitalmente, em vez de o fazer em papel, oferece
múltiplas vantagens:

• Um plano digital é muito mais maleável e flexível – pode

adicionar listagens e eliminá-las, reorganizá-las e expandi-las,
adicionar negritos e realces e editá-las quando houver alterações.
• O plano geral pode ter links para conteúdos mais detalhados –
em vez de tentar amontoar todas as informações na mesma
página, pode adicionar um link para as suas notas privadas ou para
recursos públicos na Internet, o que ajuda a evitar sobrecarregar o
plano com demasiados pormenores.
• O plano é interativo e multimédia – para além de texto, pode
adicionar imagens, GIF, vídeos, anexos, diagramas, caixas de
seleção, etc.
• O plano é pesquisável – mesmo que fique demasiado extenso,
tem uma útil funcionalidade de procura para encontrar
instantaneamente qualquer termo que procure.
 • O plano pode ser acedido e editado a partir de qualquer sítio –
contrariamente a uma folha de papel num caderno, o seu plano é
instantaneamente sincronizado com cada um dos seus dispositivos
e pode ser visualizado, editado e expandido a partir de qualquer
um deles.

Um Arquipélago de Ideias separa as duas atividades que o nosso cérebro

tem mais dificuldade em executar simultaneamente: escolher ideias
(conhecida como seleção) e organizá-las num fluxo lógico (conhecida
como sequenciação).
O motivo pelo qual é tão difícil desempenhar estas atividades em
simultâneo é por requererem modos diferentes: a seleção é divergente,
requer um estado de espírito aberto, disposto a considerar qualquer
possibilidade. A sequenciação é convergente, exigindo um estado de
espírito mais fechado, centrado apenas no material que já tem à sua frente.
O objetivo de um arquipélago é não ter de enfrentar uma página ou um
ecrã em branco, sentindo-se stressado por não saber por onde começar, e,
em vez disso, começar com uma série de pequenos passos para orientar os
seus esforços. Primeiro, seleciona os aspetos e ideias que quer incluir no seu
plano geral e, depois, num passo separado, reorganiza-os e sequencia-os
numa ordem que flua de forma lógica. Isto torna ambos os passos muito
mais eficazes, menos exigentes e menos vulneráveis a interrupções.
Em vez de começar com escassez, comece com abundância – a
abundância de ideias interessantes que reuniu no seu Segundo Cérebro.

2. A Ponte Hemingway: utilize hoje o impulso de ontem

 Ernest Hemingway foi um dos mais célebres e influentes romancistas do
século XX. Ele escrevia num estilo contido e subtil que influenciou
profundamente uma geração de escritores e o levou a receber o Prémio
Nobel da Literatura em 1954.
Para além da sua obra prolífica, Hemingway era conhecido por uma
estratégia de escrita particular, a que chamo “Ponte Hemingway”. Ele
terminava sempre uma sessão de escrita quando sabia o que se seguiria na
história. Ao invés de esgotar cada ideia e cada pedacinho de energia, ele
parava quando o enredo seguinte se tornava claro. Assim, quando voltasse a
sentar-se para trabalhar na sua história, saberia exatamente por onde
começar. Desta forma, construía uma ponte para o dia seguinte, usando a
energia e o impulso de hoje para alimentar a escrita de amanhã.****
Pode pensar na Ponte Hemingway como uma ponte entre as ilhas do seu
Arquipélago de Ideias. Pode ter as ilhas, mas este é apenas o primeiro
passo. Um trabalho muito mais desafiante é uni-las de forma lógica, quer se
trate de um texto, da conceção de um evento ou de uma apresentação de
negócios. A Ponte Hemingway é uma forma de tornar cada salto criativo de
uma ilha para outra menos dramático e arriscado: mantém alguma energia e
imaginação de reserva e utiliza-as como trampolins para o passo seguinte.
Como se cria uma Ponte Hemingway? Em vez de esgotar toda a energia
até ao final de uma sessão de trabalho, reserve os últimos minutos para
apontar alguns dos aspetos seguintes nas suas notas digitais:

• Aponte ideias para os passos seguintes: no final de uma sessão

de trabalho, aponte aqueles que podem ser os próximos passos.
• Aponte o estado atual: isto pode incluir a sua maior dificuldade
atual, a pergunta em aberto mais importante ou os obstáculos que
antecipa para o futuro.
 • Aponte quaisquer detalhes que tem em mente e que
provavelmente esquecerá assim que se afastar: como
pormenores sobre as personagens da sua história, os obstáculos do
evento que está a planear ou as considerações subtis sobre o
produto que está a desenhar.
• Escreva a sua intenção para a sessão de trabalho seguinte:
estabeleça uma intenção sobre o que planeia tratar a seguir, o
problema que pretende resolver ou um determinado marco que
pretende alcançar.

Quando retomar este trabalho, quer seja no dia seguinte ou meses mais
tarde, terá um abundante conjunto de pontos de partida e passos seguintes à
sua espera. Sinto, frequentemente, que o meu subconsciente continua a
trabalhar em segundo plano, para me ajudar a desenvolver esses
pensamentos. Quando volto ao projeto, posso combinar os resultados do
meu pensamento passado com o poder de uma noite bem dormida,
conseguindo um avanço criativo.
Levando esta estratégia um pouco mais além, há uma outra coisa que
pode fazer quando dá o dia de trabalho por terminado: enviar o seu
rascunho, ou teste beta, ou proposta, para obter feedback. Partilhe esta Peça
Intermédia com um amigo, familiar, colega ou colaborador; diga-lhe que se
trata de um trabalho em curso e peça-lhe que lhe envie as suas
considerações sobre ele. Quando voltar a debruçar-se sobre isto, terá as
ideias e sugestões dele para acrescentar ao material com que está a
trabalhar.

3. Reduzir o escopo: expedir algo pequeno e concreto

 A terceira estratégia que recomendo para a convergência é aquilo a que
chamo “Redução do Escopo”.
O termo “escopo” é usado na gestão de projetos e foi adotado por
programadores de software, com quem o aprendi enquanto trabalhei em
Silicon Valley. Nesta área, o escopo refere-se ao conjunto total de
funcionalidades que um programa de software pode incluir.
Imaginemos que está a desenvolver uma aplicação de fitness. Traça uma
visão esplêndida: vai ter monitorização de treino, contador de calorias,
localizador de ginásios, gráficos de evolução e até a possibilidade de
ligação a outros utilizadores através de uma rede social. Vai ser fantástica!
Vai transformar a vida das pessoas!
Como acontece com tantos objetivos ambiciosos, assim que se dedica
aos pormenores, dá-se conta do quão complexo é construir estas
funcionalidades. Tem de desenhar o interface de utilizador, mas também
tem de construir o sistema de retaguarda para o fazer funcionar. Tem de
contratar representantes de apoio ao cliente e dar-lhes formação sobre como
resolver problemas. Precisa de toda uma gestão financeira para monitorizar
pagamentos e garantir o cumprimento de regulamentos. Para não mencionar
todas as responsabilidades de gerir funcionários, negociar com investidores
e desenvolver uma estratégia de longo prazo.
A solução que as equipas de software encontraram para lidar com este
tipo de complexidade foi “reduzir o escopo”. Ao invés de adiar o
lançamento de uma aplicação, o que pode revelar-se desastroso perante a
concorrência ameaçadora e só atrasa o feedback necessário, as equipas de
desenvolvimento começam a “reduzir” funcionalidades à medida que a data
de lançamento se aproxima. A rede social fica adiada para uma versão
futura. Os gráficos de evolução perdem as suas funcionalidades interativas.
O localizador de ginásios é cancelado por completo. As primeiras partes a
serem “reduzidas” são as mais difíceis ou mais dispendiosas de construir,
que apresentam maior incerteza ou risco, ou que não são centrais para o
propósito da aplicação. Tal como num balão de ar quente que tenta descolar,
cada vez mais funcionalidades são descartadas para aligeirar o peso e fazer
o produto levantar voo. Quaisquer funcionalidades que não sejam utilizadas
nesta versão podem sempre ser lançadas como parte de futuras atualizações
do software.
De que forma isto se relaciona com as nossas carreiras como
trabalhadores do conhecimento?
Nós também temos de elaborar obras complexas dentro de prazos
rígidos. Também temos tempo, dinheiro, atenção e apoios limitados – há
sempre constrangimentos com os quais temos de trabalhar.
Quando a verdadeira complexidade de um projeto começa a revelar-se, a
maioria das pessoas escolhe adiá-lo. Isto aplica-se aos projetos profissionais
e, ainda mais, aos projetos paralelos que realizamos nos tempos livres.
Dizemos a nós mesmos que só precisamos de mais tempo, mas o adiamento
acaba por criar mais problemas do que os que resolve. Começamos a perder
motivação à medida que o horizonte temporal se expande. As coisas
perdem-se ou ficam desatualizadas. Os colaboradores prosseguem, a
tecnologia torna-se obsoleta e tem de ser atualizada e os acontecimentos
fortuitos da vida nunca deixam de interferir. Protelar os nossos objetivos e
desejos para “mais tarde” acaba, frequentemente, por nos privar das
experiências de que precisamos para evoluir.
O problema não reside na falta de tempo, mas no facto de nos
esquecermos que temos controlo sobre o escopo do projeto. Podemos
“reduzi-lo” a um tamanho mais viável, e devemos fazê-lo, se queremos vê-
lo terminado.
Esperar até ter tudo preparado antes de começar é como ficar sentado no
carro para sair da garagem à espera que todos os semáforos da cidade
estejam verdes em simultâneo. Não pode esperar até tudo estar perfeito.
Haverá sempre algo que falta, ou qualquer outra coisa que julga precisar.
Ao reduzir o escopo reconhece que nem todas as partes de um dado projeto
são igualmente relevantes. Ao deixar cair, reduzir ou adiar as partes menos
importantes, conseguimos desbloquear-nos e avançar, mesmo quando o
tempo é escasso.
O seu Segundo Cérebro é uma parte fundamental desta estratégia, uma
vez que precisa de um local onde guardar as partes que são adiadas ou
removidas.
Pode cortar frases ou páginas completas de um artigo que está a
escrever, ou apagar cenas de um vídeo que está a produzir, ou eliminar
partes de um discurso que está a tentar manter dentro do tempo estipulado.
Esta é uma parte totalmente normal e necessária de qualquer processo
criativo.
Porém, tal não significa que tem de deitar fora essas partes. Um dos
melhores usos do Segundo Cérebro é reunir e guardar o refugo no “espaço
de corte”, no caso de poder ser utilizado noutra coisa. O slide que cortou de
uma apresentação pode tornar-se uma publicação numa rede social. Uma
observação retirada de um relatório pode tornar-se a base de uma
apresentação numa conferência. Um ponto eliminado da ordem de trabalhos
de uma reunião pode tornar-se o ponto de partida da próxima reunião.
Nunca sabe quando é que os excedentes de um projeto podem tornar-se a
peça que falta noutro. As possibilidades são infinitas.
Saber que nada do que escrevo ou crio se perde – fica apenas guardado
para posterior utilização – dá-me confiança para reduzir os meus trabalhos
criativos sem temer desperdiçar esforços ou perder os resultados do meu
pensamento para sempre. Saber que posso sempre publicar uma errata, uma
atualização ou aprofundar algo que realizei no passado dá-me coragem para
partilhar as minhas ideias antes de estarem perfeitamente preparadas e antes
de as ter compreendido na sua totalidade. E partilhar algo antes de me sentir
preparado alterou por completo a trajetória da minha carreira.
Seja o que for que esteja a produzir, há uma versão mais pequena e mais
simples que vai apresentar muito do valor numa fração do tempo. Eis alguns
exemplos:

• Se quer escrever um livro, pode reduzir o escopo e escrever uma

série de artigos online delineando as suas principais ideias. Se não
tem tempo para isso, pode reduzir ainda mais a abrangência e
começar com uma publicação numa rede social que explique a
essência da sua mensagem.
• Se quer fazer um workshop pago, pode reduzi-lo para uma
formação gratuita direcionada a um grupo local, ou simplificá-lo
ainda mais e começar com um simples exercício de grupo ou um
clube de leitura para alguns colegas ou amigos.
• Se gostava de fazer uma curta-metragem, comece com um vídeo
no YouTube, ou, se isso for muito intimidante, uma transmissão
em direto. Se ainda for demais, faça uma pequena gravação com o
telemóvel e envie a um amigo.
• Se deseja conceber a identidade visual de uma empresa, comece
por elaborar uma maqueta de uma única página na Internet. Mais
fácil ainda, comece por desenhar alguns esboços à mão com as
suas ideias para um logótipo.

Como pode saber em que direção levar o seu pensamento sem feedback
de clientes, colegas, colaboradores ou amigos? E como é que pode obter
esse feedback sem lhes mostrar algo concreto? Este é o problema do ovo e
da galinha aplicado à criatividade: não sabe o que deve criar, mas não
consegue descobrir o que as pessoas querem até criar algo. Reduzir o
escopo é uma forma de resolver este paradoxo e apalpar terreno com algo
pequeno e concreto, protegendo simultaneamente as arestas frágeis e
provisórias do seu trabalho.
A divergência e a convergência não são uma trajetória linear, mas uma
espiral: assim que completa uma ronda de convergência, pode levar aquilo
que aprendeu de volta para um novo ciclo de divergência. Alterne,
caminhando para trás e para a frente, repetindo de cada vez, até ter algo que
possa considerar “feito” ou “completo” e partilhar de forma mais ampla.

Divergência e convergência ao natural: nos bastidores

de um projeto doméstico

Permita que partilhe o exemplo de um dos projetos em que usei estas

três técnicas: a transformação da nossa garagem num escritório. Quando nos
mudámos para a nossa casa, eu e a minha mulher depressa nos apercebemos
de que precisávamos de um espaço de trabalho melhor. Trabalhamos ambos
a partir de casa e o pequeno quarto extra não dava conta do recado,
especialmente depois do nosso filho nascer. Com imenso entusiasmo,
fizemos planos para converter a garagem num estúdio. No momento em que
criei uma pasta dedicada ao assunto, sabia que estava iniciado.
Comecei por elaborar um Arquipélago de Ideias – uma síntese das
principais questões, considerações, funcionalidades desejadas e
constrangimentos que julgava que o nosso projeto poderia envolver. Após
15 minutos, tinha o seguinte:
 Inicialmente, não sabia quais seriam as principais entradas deste
documento, mas, à medida que escrevia os meus pensamentos, estas foram
surgindo: introdução; custo; ideias; fases; estética; Zoom; equipamento;
questões em aberto. Fiz algumas buscas no meu Segundo Cérebro por
termos como “escritório em casa” e “estúdio em casa” e encontrei várias
notas que também poderiam ser úteis. Encontrei, por exemplo, as notas com
recomendações de um amigo com experiência na conceção de estúdios, que
mencionei anteriormente; fotografias de um bonito café na Cidade do
México, que eu e a minha mulher adorámos e queríamos copiar; e uma nota
sobre boas práticas de realização de chamadas via Zoom, que incluía dicas
sobre como encontrar a iluminação certa e um fundo que não distraia.
Então, no final da síntese, adicionei links para estas notas.
Mesmo com algum material com o qual trabalhar, havia falhas no nosso
plano. Ao longo das semanas seguintes, recolhi e registei conteúdos
relevantes para a nossa remodelação. Guardei fotografias do Pinterest de
escritórios em casa de que gostei; notas de uma conversa com um amigo
músico que me ensinou sobre insonorização; e uma lista de empreiteiros
locais que um vizinho partilhou comigo. Até fiz um serão a ver dezenas de
vídeos de YouTubers a apresentar os seus estúdios, tirando notas sobre os
pormenores dos seus trabalhos de conversão de espaços vazios em espaços
de trabalho funcionais.
Entre o trabalho e a família, o meu tempo era extremamente escasso
quando começámos a remodelação. Sempre que podia, realçava e destilava
as últimas notas que tinha registado e deixava um apontamento para o meu
eu futuro sobre onde tinha ficado. Utilizei várias Pontes Hemingway para
ligar tantas janelas de tempo que, de outra forma, não teriam sido de grande
utilidade.
Por fim, quando todos estes pensamentos, ideias, desejos e sonhos
começaram a seguir um fio condutor lógico, o projeto tornou-se uma grande
empreitada. Sem dar por isso, as nossas ambições alargaram-se a derrubar
paredes, abrir o teto para colocar uma claraboia, pôr cabo para ter Internet
super-rápida e reformular a disposição do jardim das traseiras para
possibilitar tudo isto. Tínhamos divergido demasiado e precisávamos de
abrandar um pouco.
Foi aqui que a Redução do Escopo foi crucial: identificámos os planos
mais extravagantes e decidimos guardá-los para uma fase posterior. Mudei
essas ideias para a secção “qualquer dia/talvez” do meu resumo, para
revisitar mais tarde. Eu e a minha mulher também acrescentámos vários
constrangimentos ao projeto, como a quantia que estávamos dispostos a
gastar e o prazo para a conclusão da remodelação. Estas limitações
ajudaram-nos a reduzir o escopo do projeto para algo razoável e exequível.
Assim que o fizemos, os passos seguintes, referentes à busca de um
empreiteiro e à conclusão da planta, tornaram-se nítidos.

A sua vez: aja depressa e execute

Se gostava de experimentar esta abordagem de realização de projetos,

este é o momento perfeito.
Comece por escolher um projeto em que quer começar a trabalhar. Pode
ser um que tenha identificado no Capítulo 5, quando lhe sugeri que criasse
pastas para cada projeto ativo. Em alternativa, pode ser algo que sabe que
quer (ou que tem de) começar. Quanto mais incerto, novo ou desafiante,
melhor.
Faça um plano geral com os seus objetivos, intenções, questões e
considerações sobre o projeto. Comece por escrever aquilo que já tem em
mente e, depois, examine as categorias PARA, de forma a encontrar notas e
Peças Intermédias relacionadas com o projeto. Estas podem incluir aspetos
ou conclusões de notas prévias, inspirações retiradas de modelos ou
exemplos, ou moldes que pode usar para seguir os melhores procedimentos.
Estas são algumas questões úteis para colocar à medida que realiza a sua
pesquisa:

• Há um livro ou artigo de onde possa retirar alguns excertos para

se inspirar?
• Há sites que possuam recursos que possam servir-lhe de base?
 • Há podcasts de especialistas que possa subscrever e ouvir no
caminho para o trabalho ou enquanto faz tarefas domésticas?
• Há PI relevantes ocultas noutros projetos em que trabalhou no
passado?

Alguns materiais que encontra serão muito sucintos e impecáveis,

enquanto outros podem ser toscos. Não importa – o seu único objetivo é
colocar todos os materiais potencialmente utilizáveis num único local.
Mova todas as notas e PI que poderá querer usar para uma pasta de projeto.
Defina um período de tempo fixo num temporizador, como 15 ou 20
minutos, e veja se consegue, de uma assentada, completar o primeiro passo
do seu projeto utilizando apenas as notas que juntou e que estão diante de
si. Sem pesquisas online, sem navegar nas redes sociais, nem abrir vários
separadores no browser aos quais jurou que havia de voltar. Trabalhe
apenas com o que já tem. Este primeiro passo pode adquirir a forma de um
plano, uma ordem de trabalhos, uma proposta, um diagrama, ou qualquer
outro formato que transforme as suas ideias num artefacto concreto.
Pode experienciar algum FOMO (Fear of Missing Out) – aquele medo
interior de não aproveitar –, que o leva a procurar mais um trecho de
informação algures no exterior. Provavelmente, vai sentir-se tentado a parar
e a “fazer mais pesquisa”, mas, lembre-se, não está a completar todo o
projeto de uma assentada. Está apenas a executar o primeiro passo – um
rascunho do seu texto, um esboço da sua aplicação, um plano para a sua
campanha. Pergunte a si mesmo: “Qual a menor versão que posso produzir
para obter feedback útil dos outros?”
Se perceber que não consegue completar o primeiro passo sem
interrupções, comece por criar uma Ponte Hemingway para a próxima vez
que lá voltar. Faça uma lista de questões em aberto, de tarefas existentes,
novas vias a explorar ou pessoas a consultar. Partilhe o que produziu com
alguém que possa dar-lhe feedback e guarde os seus comentários numa nova
nota, na mesma pasta de projeto. Pode recolher este feedback junto de um
colega de confiança, numa conversa privada, ou publicamente numa rede
social, a todo o vapor, ou algo numa posição intermédia. Escolha um
cenário para partilhar com o qual se sinta confortável.
Se, mais à frente, sentir dificuldade em continuar este projeto, tente
reduzir o escopo. Deixe cair as funcionalidades menos importantes, deixe as
decisões mais difíceis para mais tarde, ou encontre alguém para o ajudar
com as partes com que está menos familiarizado.
Ao longo de cada passo deste processo, certifique-se de que tira notas
sobre tudo aquilo que aprende ou descobre, ou qualquer Peça Intermédia
que possa querer localizar. Este primeiro passo vai preparar o seu cérebro
biológico para o trabalho e, então, começará a reparar em sinais e pistas
com ele relacionadas em toda a parte. Guarde essas pistas como notas
também! Depois de ter terminado este primeiro passo, ter reunido feedback
e ter recolhido um novo conjunto de notas com as quais trabalhar, estará
preparado para o que quer que se siga.

* Para mais informações sobre o que aprendi com o meu pai relativamente ao processo criativo,
realizei um curto documentário sobre a sua vida e obra, denominado Wayne Lacson Forte: On My
Way to Me.
** Aprendi, pela primeira vez, sobre o modelo de divergência e convergência no âmbito do “Design
Thinking”, uma abordagem à resolução criativa de problemas que emergiu na Stanford Design
School e que foi popularizada, nos anos 1980 e 1990, pela consultora em inovação IDEO.
*** Se a sua aplicação para tirar notas sincronizar com o computador, significa também que pode

desligar-se da Internet e continuar a fazer progressos, uma vez que tem todas as notas guardadas no
seu disco rígido.
**** Uma forma de pensar nisto é “terminar com o início em mente”, uma engenhosa reformulação

do conselho clássico do autor Stephen Covey para “começar com o final em mente”.
 Capítulo 9

Os hábitos essenciais dos

organizadores digitais

Os hábitos reduzem a carga cognitiva e libertam

capacidade mental para que possa fixar a sua atenção n
outras tarefas… Apenas facilitando os princípios básicos da
vida, consegue criar o espaço mental de que necessita para
o pensamento livre e a criatividade.
– James Clear, autor de Hábitos Atómicos

O seu Segundo Cérebro é um sistema prático para aumentar a sua

produtividade e a sua criatividade.
Embora estes domínios sejam, frequentemente, vistos como opostos que
se excluem mutuamente – um objetivo e preciso e o outro abstrato e flexível
–, eu encaro-os como complementares. Quando somos organizados e
eficientes, criamos espaço para a criatividade surgir. Quando temos
confiança no nosso processo criativo, não temos de pensar sobre ele,
reduzindo, assim, significativamente o stress causado pela interrogação
constante sobre se estamos a seguir na direção certa.
Este equilíbrio entre ordem e criatividade é algo que podemos integrar
intencionalmente no nosso Segundo Cérebro. Tal como qualquer sistema,
um Segundo Cérebro precisa de manutenção regular. Devemos manter um
determinado nível de organização no nosso mundo digital, para que, quando
recorremos a ele para realizar tarefas, os nossos espaços de trabalho virtuais
sejam um apoio à nossa produtividade, ao invés de a prejudicarem.
“Ser organizado” não é um traço de personalidade com o qual nasceu,
nem é uma questão de encontrar as aplicações ou as ferramentas certas. Ser
organizado é um hábito – um conjunto repetido de ações que executa
quando encontra, trabalha com e utiliza informações. Se encontrar as nossas
notas, rascunhos, ideias e fontes fosse uma luta constante, não só
desperdiçaríamos tempo precioso, como sabotaríamos a nossa dinâmica.
Em cada passo do CODE, há hábitos que podem ajudar-nos a ser mais
organizados, para que a nossa criatividade tenha espaço para surgir.

A mise en place para uma produtividade sustentável

Considere a forma como os chefs trabalham numa cozinha. Eles têm

elevadas exigências relativamente à qualidade e à quantidade da sua
produção. Cada ingrediente de cada prato tem de estar próximo da perfeição
– um acompanhamento frio ou um filete malpassado podem fazer com que
o prato seja mandado para trás, e, numa noite movimentada, uma cozinha
pode ter de produzir centenas de pratos.
Esta tensão basilar – entre qualidade e quantidade – é algo que
partilhamos enquanto trabalhadores do conhecimento. Também temos de
produzir trabalho de elevado nível e temos de o fazer depressa,
continuamente, ao longo de todo o ano – somos como sprinters que também
estão a tentar correr uma maratona.
Os chefs têm um sistema particular para realizar tamanha façanha,
denominado de mise en place – uma filosofia culinária utilizada em
restaurantes por todo o mundo. Desenvolvida em França no final dos anos
1800, a mise en place é um processo faseado que permite produzir
eficientemente refeições de elevada qualidade. Os chefs não podem parar
uma cozinha inteira apenas para poderem limpar, por isso, aprendem a
manter o seu espaço de trabalho limpo e organizado enquanto preparam as
refeições.
Na cozinha, isto traduz-se em pequenos hábitos, como colocar sempre a
colher de mexer no mesmo sítio, para que saibam onde podem encontrá-la
da próxima vez; limpar uma faca imediatamente depois de a usar, para que
esteja preparada para a próxima utilização; ou dispor os ingredientes pela
ordem em que serão usados, servindo, assim, como marcadores.
Os chefs usam a mise en place – uma filosofia e mentalidade
personificadas num conjunto de técnicas práticas – como o seu “cérebro
externo”46, o que lhes permite exteriorizar o seu pensamento para o seu
ambiente e automatizar as partes repetitivas do ato de cozinhar, para que
possam concentrar-se completamente nas partes criativas.
Enquanto trabalhadores do conhecimento, temos muito a aprender com
o sistema de mise en place, pois, de modo semelhante, também temos de
lidar com uma grande quantidade de tarefas, sob condições incertas e com
prazos curtos. Também recebemos um fluxo constante de contributos e
pedidos, tendo pouco tempo para os processar, e também enfrentamos
várias exigências que requerem atenção em simultâneo. Também para nós,
o único momento disponível para fazer a manutenção dos nossos sistemas é
durante a execução do trabalho habitual.
Não vai ter, por magia, tempo disponível para parar tudo e reorganizar
completamente o seu mundo digital. É improvável que o seu chefe veja com
bons olhos que utilize um dia inteiro de trabalho para “pôr as coisas em
dia”. O seu negócio não vai durar muito se rejeitar clientes por que está a
“fazer a manutenção dos seus sistemas”. É difícil ter tempo para colocar o
mundo em suspenso e recuperar o fôlego. Tendencialmente, só reparamos
que os nossos sistemas precisam de manutenção quando avariam,
atribuindo, depois, as culpas à nossa falta de autodisciplina ou à nossa
incapacidade de sermos suficientemente produtivos.
Construir um Segundo Cérebro não é apenas sobre descarregar o novo
software para nos organizarmos num determinado momento, mas sim sobre
adotar um sistema dinâmico e flexível e um conjunto de hábitos para aceder
continuamente àquilo de que precisamos, sem criar um caos no nosso
ambiente (e mente).
Não basta ter disciplina interior. Também precisamos de seguir uma
disciplina exterior – um sistema de princípios e comportamentos – para
canalizarmos as nossas energias, pensamentos e emoções de modo
produtivo. Um sistema que acrescente estrutura ao fluxo de informação
constantemente variável com que interagimos todos os dias.
Neste capítulo, vou apresentar-lhe três tipos de hábitos que pode integrar
na sua rotina para garantir que o seu Segundo Cérebro permanece funcional
e relevante. Cada um destes hábitos cria limites – de tempo, espaço e
intenção – em torno dos estados de espírito que quer proteger e promover na
sua vida. Estes limites indicam aquilo em que deve concentrar-se e,
igualmente importante, aquilo que deve ignorar. Os três hábitos mais
importantes para o seu Segundo Cérebro incluem:

• Listas de verificação de projeto: certificar-se de que inicia e

termina os seus projetos de forma consistente, fazendo uso de
trabalho passado.
• Revisões semanais e mensais: rever periodicamente o seu
trabalho e a sua vida e decidir se deseja mudar alguma coisa.
• Hábitos de observação: reparar em pequenas oportunidades para
editar, destacar ou mover notas, de forma a torná-las mais
facilmente detetáveis para o seu futuro eu.
 Pode pensar nestes hábitos como o “programa de manutenção” do seu
Segundo Cérebro. Tal como um carro tem um programa de manutenção –
que o avisa sobre quando deve mudar o óleo regularmente, os pneus e os
filtros de ar – o seu Segundo Cérebro também deve ter, uma vez que precisa
de uma revisão para garantir que está em bom estado de funcionamento.
Exploremos estes hábitos individualmente.

O hábito da lista de verificação de projeto: a chave para

iniciar o seu circuito de conhecimento

No nível mais básico, o trabalho de conhecimento reside em interiorizar

informação e, depois, transformá-la em resultados. Todo o dia, todos os
dias, consumimos e, depois, produzimos. Não precisamos de formação
especial para realizar estas atividades e, certamente, não precisamos de um
Segundo Cérebro.

No entanto, aquilo que falta à maioria das pessoas é um circuito de

feedback – uma forma de “reciclar” o conhecimento que foi gerado como
parte de anteriores tentativas, para que possa ser também usado em
empreendimentos futuros. É desta forma que os investidores pensam sobre
o dinheiro: eles não gastam de imediato todos os lucros de um investimento,
mas aplicam-nos noutros investimentos, criando, assim, um circuito em que
dinheiro gera dinheiro.
 É exatamente desta forma que deve tratar a sua atenção – como um ativo
que é investido e produz um lucro, que, por sua vez, pode ser reinvestido
noutros empreendimentos. Desta forma, pode garantir que o seu
conhecimento cresce e se multiplica ao longo do tempo, como um ativo de
elevado rendimento. Tal como acontece no investimento de uma pequena
quantia na bolsa de valores todos os meses, os seus investimentos de
observação podem multiplicar-se à medida que o seu conhecimento
aumenta e as suas ideias se associam e se constituem com base noutras.
Se analisar com atenção, verificará que há dois momentos essenciais
neste processo de reciclagem de conhecimento. Dois pontos em que os
caminhos divergem e tem a possibilidade de fazer algo diferente daquilo
que fez antes.
Estes dois momentos são quando um projeto começa e quando um
projeto termina. Para o primeiro, vou apresentar uma Lista de Verificação
de Início de Projeto e, para o último, uma Lista de Verificação de Conclusão
de Projeto.
Lista de verificação n.º 1: início do projeto

Antes de deslizarem ao longo da pista e descolarem um avião, os pilotos

de aviação percorrem uma “lista de controlo prévio à descolagem” que lhes
indica tudo aquilo que precisam de verificar ou fazer. Isto garante que
executam todos os passos necessários sem terem de confiar nos seus
cérebros falíveis.
Em contraste, o modo como a maioria das pessoas inicia os projetos
pode ser descrita como “ao acaso”. Podem analisar as suas notas e ficheiros
para verificarem a existência de quaisquer informações relevantes, ou
podem não o fazer. Podem falar com os colegas sobre lições retiradas de
experiências passadas, ou podem não o fazer. Podem criar um plano para
orientarem o seu progresso, ou podem não o fazer. O início promissor do
projeto é mais ou menos à sorte.
No Capítulo 5, vimos como o trabalho está, cada vez mais, a centrar-se
em projetos. Cada objetivo, colaboração ou tarefa que assumimos pode ser
considerada como um projeto, dando-lhe forma, foco e um sentido de
orientação. Se considerarmos que estes projetos são os nossos maiores
investimentos em observação, percebemos que vale a pena acrescentar um
pouco de estrutura à forma como os iniciamos. É aqui que entra a Lista de
Verificação de Início de Projeto.
Esta é a minha lista de verificação:

1. Registar os meus atuais pensamentos sobre o projeto.

2. Rever pastas (ou etiquetas) que possam conter notas relevantes.
3. Procurar termos relacionados em todas as pastas.
4. Mover (ou etiquetar) notas relevantes para a pasta do projeto.
5. Criar uma síntese das notas recolhidas e planear o projeto.

1. Registar os meus atuais pensamentos sobre o projeto.

Frequentemente, no momento em que um projeto começa a tomar forma na
minha mente, começo a ter ideias e opiniões sobre ele. Gosto de começar
por criar uma nota em branco e fazer uma recolha de quaisquer
pensamentos que me ocorram. Esta primeira nota é, depois, colocada numa
pasta do novo projeto, destinada a armazenar todas as notas que vou criar
relacionadas com ele.
Este passo pode e deve ser confuso: aqui eu despejo todos os meus
devaneios, potenciais abordagens, links para outras ideias ou tópicos, ou
lembretes de pessoas com quem devo falar.
Estas são algumas das perguntas que utilizo para potenciar um
brainstorming inicial:

• O que é que já sei sobre este projeto?

• O que é que não sei e preciso de descobrir?
• Qual é o meu objetivo ou propósito?
• Existe alguém com quem possa falar e que seja capaz de me
fornecer informações?
• O que posso ler ou ouvir para obter ideias relevantes?
 Tudo o que me ocorre como resposta a estas perguntas aponto na nota
inicial. Prefiro fazer listagens para que a informação seja concisa e possa ser
movida facilmente.

2. Rever pastas (ou etiquetas) que possam conter notas relevantes.

Em segundo lugar, examino todas as pastas que possam conter informações
relevantes para o projeto que estou a iniciar, incluindo modelos, planos
gerais e remanescentes de projetos anteriores. O PARA e o Resumo
Progressivo são bastante úteis nesta fase: já tenho uma variedade de pastas,
cada uma com um conjunto selecionado de notas, que destaco e resumo
para que consiga lembrar-me rapidamente do que tratam. Escolho meia
dúzia de pastas que possam ser mais relevantes para esta empreitada,
incluindo as dos projetos, áreas, recursos e arquivos. Depois, analiso
rapidamente, no seu interior, as notas que me parecem interessantes, tendo o
cuidado de manter o ímpeto e não me perder em pormenores
insignificantes. Este não é momento para me desviar do assunto, que só me
impedirá de avançar.

3. Procurar termos relacionados em todas as pastas. O terceiro passo

consiste em procurar notas que me possam ter escapado. Por vezes, há
ideias valiosas escondidas em locais inesperados e que não consigo
encontrar, simplesmente, ao navegar.
É aqui que a Perspetiva de Curador que utilizei quando registei o
conteúdo inicialmente compensa de facto – uma vez que cada nota guardada
no meu Segundo Cérebro foi deliberadamente escolhida, posso fazer uma
busca numa coleção de notas de alta qualidade, livres de pormenores
desnecessários. Isto contrasta totalmente com uma busca na Internet, repleta
de anúncios que distraem, títulos enganadores, conteúdos superficiais e
controvérsias inúteis que podem fazer-me sair dos trilhos.
 Utilizo vários termos de pesquisa relacionados com o novo projeto para
procurar informação, examinando rapidamente os resultados e saltando de
imediato para qualquer nota que pareça relevante. O Resumo Progressivo
também pode ser útil aqui, permitindo-me aumentar ou diminuir o zoom das
notas sem ter de absorver todos os seus conteúdos.

4. Mover (ou etiquetar) notas relevantes para a pasta do projeto. Em

quarto lugar, quaisquer notas encontradas nos dois passos anteriores são
movidas para a pasta do projeto, que tem o nome do novo projeto que estou
a iniciar. Em alternativa, dependendo do potencial da sua aplicação de
notas, também pode etiquetar ou criar um link em qualquer nota que
considere relevante, para não ter de a mover da sua localização original. O
importante não é a localização de uma nota, mas a possibilidade de a
consultar rapidamente sem deixar de estar concentrado no projeto que tem
em mãos.

5. Criar uma síntese das notas recolhidas e planear o projeto. Por

fim, é chegado o momento de juntar o material que recolhi e criar uma
síntese (um Arquipélago de Ideias) para o projeto. O objetivo não passa por
acabar com uma coleção dispersa de ideias, mas por formular uma
progressão lógica de passos que torne claro o que devo fazer a seguir.
A forma que esta síntese assume depende da natureza do projeto. Se for
um texto, como um ensaio ou relatório, a síntese pode conter os pontos
essenciais ou os títulos que quero incluir na peça final. Se se tratar de um
documento que sumaria um projeto colaborativo com colegas ou
colaboradores externos, a síntese pode incluir os objetivos que pretendemos
atingir e as responsabilidades provisórias de cada pessoa. Se se tratar de
uma viagem que estou a planear fazer, pode ser uma lista das coisas que
quero levar e o itinerário.
 Ao percorrer esta lista de verificação é importante que se lembre que
está a fazer um plano sobre como enfrentar o projeto, e não sobre como
executar o projeto em si.
Deve encarar esta lista de verificação de cinco passos como o primeiro
ato, que não deve durar mais do que 20 a 30 minutos. Está apenas a tentar
perceber que tipo de materiais já tem no seu Segundo Cérebro. Deste modo,
terá uma noção mais objetiva do tempo que vai levar, dos conhecimentos e
recursos a que terá de aceder e que forma assumem os seus desafios.
Aconselho-o a usar a minha lista de verificação de início de projeto
como ponto de partida e a personalizá-la ao longo do tempo, à medida que
percebe a forma como se enquadra no seu contexto. Dependendo da sua
profissão ou indústria, poderá precisar de mais ou menos formalidade, mais
ou menos tempo para o primeiro passo e mais ou menos pessoas envolvidas.
Eis algumas opções de ações que poderá querer incluir na sua própria
versão:

• Responda a questões prospetivas*: o que quer aprender? Qual é

a maior fonte de incerteza ou a pergunta mais importante a que
quer responder? O que é mais suscetível de falhar?
• Comunique com os participantes: explique ao seu gestor,
colegas, clientes, acionistas, adjudicatários, etc., sobre o que é o
projeto e porque é importante.
• Defina critérios de sucesso: o que tem de acontecer para que este
projeto seja considerado um êxito? Quais são os resultados
mínimos que tem de alcançar, ou os “objetivos elásticos” pelos
quais está a lutar?
• Estabeleça um arranque oficial: programe chamadas de
verificação, defina um orçamento e uma cronologia e comunique
por escrito as metas e objetivos, para garantir que todos estão
 informados, alinhados e que sabem o que é esperado deles.
Considero que definir um arranque oficial é útil mesmo num
projeto individual!

Lista de verificação n.º 2: conclusão do projeto

Atentemos, agora, na Lista de Verificação de Conclusão de Projeto, o

outro lado da equação.
A conclusão de um projeto é um momento muito especial na vida de um
trabalhador do conhecimento, porque é uma das raras ocasiões em que algo
termina realmente. Um dos aspetos que torna o trabalho contemporâneo tão
desafiante é o facto de nada parecer ter fim. É extenuante, não é?
Telefonemas e reuniões parecem ser infinitos, o que significa que raramente
temos a oportunidade de celebrar uma conquista inequívoca e ter um novo
começo. Este é um dos melhores motivos para manter os nossos projetos
pequenos: para que possamos ter este sentimento de satisfação tão
frequentemente quanto possível.
Porém, não devemos limitar-nos a celebrar a conclusão de um projeto.
Devemos aprender com a experiência e documentar quaisquer pensamentos
que possam ser uma mais-valia no futuro. E é aqui que entra a Lista de
Verificação de Conclusão de Projeto, que consiste numa série de passos que
pode seguir para verificar se existem alguns ativos de conhecimento
reutilizáveis que vale a pena guardar, antes de arquivar os restantes. A Lista
de Início de Projeto só é viável se, anteriormente, tiver tirado algum tempo
para guardar e preservar materiais de projetos anteriores.
Eis a minha lista de verificação:
 1. Marque o projeto como concluído no gestor de tarefas ou na
aplicação de gestão de projetos.
2. Risque o objetivo de projeto associado e mova-o para a secção
“Concluído”.
3. Reveja as Peças Intermédias e mova-as para outras pastas.
4. Mova o projeto para o arquivo em todas as plataformas.
5. Se o projeto estiver a tornar-se inativo, adicione uma nota do
estado atual à pasta do projeto antes de a arquivar.

1. Marque o projeto como concluído no gestor de tarefas ou na

aplicação de gestão de projetos. Este primeiro passo consiste em verificar
que o projeto está, de facto, terminado. Muitas vezes, existem tarefas
demoradas, mas necessárias, para que este esteja completamente concluído
– tais como aprovações finais, burocracias ou a disseminação dos produtos
finais relativos ao projeto –, razão pela qual começo sempre por olhar para
o meu gestor de tarefas. Um gestor de tarefas é uma aplicação específica
para se manter a par de ações pendentes, como uma lista de afazeres
digital**.
Se todas as tarefas que lá encontrar estiverem concluídas, posso marcar
o projeto como terminado e avançar para o passo seguinte.

2. Risque o objetivo de projeto associado e mova-o para a secção

“Concluído”. Normalmente, cada projeto em que trabalho tem um objetivo
a ele associado. Guardo todos os meus objetivos numa única nota digital,
separados entre metas de curto prazo para o próximo ano e objetivos de
longo prazo para os anos vindouros.
Gosto de tirar tempo para refletir sobre se o objetivo inicialmente
estabelecido foi alcançado. Se o atingi, quais foram os fatores que
contribuíram para esse sucesso? Como posso repetir ou duplicar esses
aspetos positivos? Se não o atingi, o que aconteceu? O que posso aprender
ou mudar para evitar cometer os mesmos erros da próxima vez? O tempo
que leva para refletir sobre estas questões depende da envergadura do
projeto. Um grande empreendimento que envolva uma equipa pode requerer
horas de análise aprofundada, enquanto um pequeno projeto paralelo poderá
necessitar de apenas alguns minutos de reflexão.
Também gosto de riscar o objetivo e movê-lo para uma secção diferente,
denominada “Concluído”. Sempre que precisar de motivação, posso olhar
para esta lista e lembrar-me de todos os objetivos importantes que alcancei
no passado. Não importa se é um objetivo grande ou pequeno – manter um
inventário de todas as suas vitórias e conquistas é uma ótima forma de usar
o seu Segundo Cérebro.

3. Reveja as Peças Intermédias e mova-as para outras pastas. Em

terceiro lugar, analiso a pasta do projeto terminado para identificar
quaisquer Peças Intermédias que tenha criado e que possam ser reutilizadas
no futuro. Isto pode incluir o design de uma página da Internet para ser
usado como template para futuros sites, um programa para avaliação de
desempenho individual, ou uma série de questões de entrevista que podem
vir a ser úteis em futuras contratações.
É necessária alguma objetividade para olhar para cada um destes
documentos e ficheiros não como descartáveis, mas como subprodutos
tangíveis resultantes de importantes reflexões. Muito do nosso trabalho
acaba por se repetir ao longo do tempo, com ligeiras variações. Se puder
retomar o seu pensamento de onde o deixou na última vez, estará muito
adiantado quando comparado com começar do zero de cada vez.
Qualquer PI que considere relevante para outro projeto é movida para a
pasta desse projeto. O mesmo acontece com as notas relevantes para as
áreas ou recursos. Esta é uma decisão indulgente e não tem importância se
não detetar cada nota relevante. Os conteúdos completos de tudo o que
arquiva vão aparecer sempre em futuras pesquisas, pelo que não tem de se
preocupar com o facto de perder alguma informação.

4. Mova o projeto para o arquivo em todas as plataformas. Em

quarto lugar, é chegada a hora de mover a pasta de projeto para o arquivo da
aplicação de notas, bem como em quaisquer outras plataformas que usei
durante o projeto. No meu caso, isto inclui, normalmente, a pasta de
documentos do meu computador e a unidade de armazenamento da cloud.
Esta deslocação garante que a sua lista de projetos ativos não fica
atulhada de tralha antiga e obsoleta, preservando, simultaneamente, todos os
materiais, no caso de se tornarem inesperadamente relevantes no futuro.

5. Se o projeto estiver a tornar-se inativo, adicione uma nota do

estado atual à pasta do projeto antes de a arquivar. O quinto passo só se
aplica se o projeto for cancelado, adiado ou suspenso, em vez de concluído.
Devo, ainda assim, arquivá-lo, para que fique longe da vista, mas, neste
caso, realizo uma última ação.
Adiciono uma nova nota à pasta de projeto, intitulada “Estado atual”, e
anoto alguns comentários para recordar no futuro. Por exemplo, numa breve
listagem, descrevo as últimas ações que realizei, pormenores sobre o motivo
do adiamento ou cancelamento, as pessoas que compunham a equipa de
trabalho e as suas atribuições e quaisquer lições ou boas práticas que tenha
aprendido. Esta Ponte Hemingway dá-me segurança para colocar o projeto
em espera, sabendo que posso trazê-lo de volta ao ativo em qualquer
momento.
Fiquei impressionado com a forma como, ao ser honesto comigo mesmo
quando um projeto é interrompido e ao tirar alguns minutos para apontar os
meus atuais pensamentos sobre o mesmo, consigo voltar a pegar nele
meses, ou até anos, mais tarde com o mínimo de esforço. É bastante
vantajoso percebermos que podemos “congelar” um projeto e libertar-nos
do custo mental de ter de o manter na memória. É extremamente
tranquilizante saber que não tenho de fazer progressos constantes em tudo e
a toda a hora.

Apresento-lhe outros itens que pode incluir na sua Lista de Verificação

de Conclusão de Projeto. Aconselho-o a personalizá-la de acordo com as
suas próprias necessidades:

• Responder a questões retrospetivas: o que aprendeu? O que fez

bem? O que podia ter feito melhor? O que pode melhorar para a
próxima vez?
• Comunique com os stakeholders: informe o seu gestor, colegas,
clientes, acionistas, adjudicatários, etc., de que o projeto está
concluído e quais foram os resultados.
• Avalie critérios de sucesso: os objetivos do projeto foram
alcançados? Por quê ou por que não? Qual foi o retorno do
investimento?
• Feche o projeto oficialmente e celebre: envie os últimos e-mails,
faturas, recibos, formulários de feedback ou documentos e celebre
as suas concretizações com a sua equipa ou colaboradores, para
que possa sentir-se satisfeito por todo o esforço aplicado ao
projeto.

O primeiro passo da Lista de Verificação de Conclusão de Projeto deve

ser realizado ainda em menos tempo do que a Lista de Verificação de Início
de Projeto – não deve gastar mais de 10 ou 15 minutos para aceder a
quaisquer materiais ou visões. Ainda que não saiba se alguma vez estes
materiais voltarão a ser úteis, deve minimizar o tempo extra e a atenção que
investe neles. Dedique apenas o tempo suficiente para que o seu eu futuro
consiga perceber se o material é relevante para as suas necessidades. Se for,
então, nesse momento, ele poderá decidir se investe ou não mais esforços
para organizar e afinar mais as informações.
O objetivo de utilizar listas de verificação de projeto não é tornar o
trabalho rígido ou formalizado, mas sim ajudá-lo a iniciar e a terminar
projetos de forma clara e decisiva, para que não tenha tarefas “órfãs” que se
arrastam indefinidamente. Encare estas listas como um apoio – uma
estrutura de suporte que garante que aquilo que está a construir consegue
manter-se por si só. Estes hábitos serão interiorizados na forma como pensa
e tornar-se-ão uma segunda natureza – será impensável para si considerar a
possibilidade de começar algo novo sem pesquisar o seu Segundo Cérebro
de modo a verificar se existe algum material que possa reutilizar.

O hábito de rever: porque deve processar as suas notas

em série (e com que frequência)

Em seguida, vamos falar sobre Revisões Semanais e Mensais.

A prática de realizar uma “Revisão Semanal” foi promovida pelo
consultor e escritor David Allen no seu influente livro GTD – Fazer bem as
coisas*** (2022). Ele descreveu uma Revisão Semanal como uma
verificação regular, realizada uma vez por semana, para reiniciar e rever o
trabalho e a vida. Allen recomenda a utilização da Revisão Semanal para
registar tarefas, rever projetos ativos e decidir sobre as prioridades para a
semana que se avizinha.
Eu sugiro que se acrescente mais um passo: rever as notas que criou ao
longo da semana que passou, atribuir-lhes títulos sucintos que indiquem o
que contêm e organizá-las nas pastas PARA apropriadas. A maioria das
aplicações de notas tem uma caixa de entrada onde ficam as novas notas até
serem revistas. Este “processamento em série” leva apenas alguns segundos
por nota, podendo realizá-lo em poucos minutos.
Atentemos nos detalhes e vejamos como é que as Revisões Semanais e
Mensais podem ajudá-lo a manter o seu Segundo Cérebro em estado de
alerta para qualquer eventualidade.

Um modelo de revisão semanal: reiniciar para evitar uma

sobrecarga

Apresento-lhe a minha própria Lista de Verificação de Revisão Semanal,

que completo normalmente entre cada três a sete dias, dependendo da
agitação da semana. O objetivo não é seguir um plano rígido, mas fazer
disto um hábito que permita esvaziar as minhas caixas de entrada e limpar
os meus espaços de trabalho digitais de modo regular, impedindo que
fiquem atulhados. Tenho esta lista de verificação numa nota digital no meu
computador, para que possa consultá-la facilmente.

1. Limpar a caixa de entrada do e-mail.

2. Verificar a agenda.
3. Limpar o desktop do computador.
4. Limpar a caixa de entrada das notas.
5. Selecionar as tarefas para a semana.

1. Limpar a caixa de entrada do e-mail. Começo por desobstruir a

caixa de entrada de quaisquer e-mails que tenham ficado da semana
anterior. Normalmente, não tenho tempo para o fazer durante a semana, mas
descobri que, se deixar acumular as mensagens de uma semana para a outra,
torna-se difícil perceber o que é novo e requer ação e o que ficou do
passado.
Quaisquer itens de ação que encontre são guardados no gestor de tarefas
e quaisquer notas que registe são colocadas na aplicação de notas.

2. Verificar a agenda. Em seguida, verifico a agenda, que me apresenta

o panorama da minha semana, mostrando-me as reuniões e compromissos
para os quais tenho de arranjar espaço. Habitualmente, analiso as duas
últimas semanas, para verificar se tenho de dar seguimento a alguma coisa,
e as duas semanas seguintes, para verificar se tenho de me preparar para
alguma coisa.
Mais uma vez, qualquer item sobre o qual tenha de agir é guardado no
gestor de tarefas e quaisquer notas são capturadas na aplicação de notas.

3. Limpar o desktop do computador. Em seguida, arrumo os ficheiros

que se amontoaram no ambiente de trabalho do computador, pois, se deixar
que se acumulem semana após semana, o meu ambiente digital fica tão
confuso que nem consigo pensar eficazmente.
Quaisquer ficheiros potencialmente relevantes para os meus projetos,
áreas ou recursos são movidos para a pasta PARA adequada no sistema de
ficheiros do computador.

4. Limpar a caixa de entrada das notas. Quando chego ao quarto

passo, a caixa de entrada da minha aplicação de notas está cheia de
conteúdos dos três passos anteriores – provenientes do meu e-mail, da
agenda e do desktop do computador, a que se juntam todas as outras notas
que recolhi ao longo da semana anterior, que, numa semana normal,
totalizam geralmente entre cinco e quinze notas.
 Neste ponto vou processá-las a todas em série, tomando decisões
rápidas e intuitivas sobre para que pasta PARA cada uma será relevante, e
criando novas pastas se necessário. Uma vez que não há uma localização
“correta” para uma determinada nota e que a ferramenta de procura é
incrivelmente eficaz, coloco-a no primeiro local que me ocorre.
Como irá perceber, este é o único passo da minha Revisão Semanal
diretamente relacionado com as minhas notas digitais. É um processo
simples e prático em que percorro a caixa de entrada das notas, atribuindo a
cada uma um título informativo e movendo-as para a pasta PARA adequada.
Não lhes atribuo qualquer destaque ou as resumo. Não tento absorver ou
compreender os seus conteúdos. Não me preocupo com todos os tópicos
com que poderão relacionar-se.
Este trabalho fica reservado para o futuro – para um momento e um
lugar em que saiba o que estou a tentar alcançar e em que procure um
módulo estrutural de conhecimento para me ajudar a chegar lá mais rápido.
Este processo de organização semanal funciona como um leve lembrete do
conhecimento que acumulei ao longo da semana anterior e garante que
tenho um bom fluxo de novas ideias e visões a entrar no meu Segundo
Cérebro.

5. Selecionar as tarefas para a semana. Há um passo final na minha

Revisão Semanal. Este é o momento de limpar a caixa de entrada da
aplicação de gestão de tarefas. Por esta altura, provavelmente, já há algumas
tarefas que capturei do meu e-mail, agenda, desktop e notas, e, por isso, tiro
alguns minutos para as organizar nos projetos e áreas apropriados.
O último passo da minha Revisão Semanal é selecionar as tarefas em
que vou aplicar-me na semana que se segue. Uma vez que acabei de dar
uma vassourada em todo o meu mundo digital e de ter em conta toda e
qualquer informação potencialmente relevante, posso tomar esta decisão
com segurança e começar a minha semana com total confiança, convicto de
que estou a trabalhar nas coisas certas.

Um modelo de revisão mensal: refletir para obter clareza e controlo

Enquanto a Revisão Semanal é prática e trivial, recomendo que faça

uma Revisão Mensal um pouco mais ponderada e holística. É uma
oportunidade para avaliar o panorama geral e considerar mais mudanças
fundamentais nos seus objetivos, prioridades e sistemas, sobre as quais
poderá não ter oportunidade de pensar na agitação do dia a dia.
Eis a minha:

1. Rever e atualizar os meus objetivos.

2. Rever e atualizar a minha lista de projetos.
3. Rever as minhas áreas de responsabilidade.
4. Rever as tarefas “algum dia/talvez”.
5. Estabelecer novas prioridades para as tarefas.

1. Rever e atualizar os meus objetivos. Começo por rever os meus

objetivos para o trimestre e para o ano. Coloco a mim mesmo questões
como: “Que sucessos ou conquistas obtive?”; e “O que correu de forma
inesperada e o que posso aprender com isso?” Dedico algum tempo a riscar
objetivos atingidos, a acrescentar novos ou a alterar o âmbito de objetivos
que deixaram de fazer sentido.

2. Rever e atualizar a minha lista de projetos. Em seguida, revejo e

atualizo a minha lista de projetos. Isto inclui arquivar quaisquer projetos
concluídos ou cancelados, adicionar novos ou atualizar projetos ativos para
refletir sobre a sua progressão. Também atualizo as pastas da aplicação de
notas para que reflitam estas alterações.
É importante que a lista de projetos seja um reflexo atual, pertinente e
preciso dos nossos reais objetivos e prioridades, especialmente porque os
projetos constituem o princípio organizacional central do Segundo Cérebro.
Quando temos uma pasta de projeto a postos, a nossa mente prepara-se para
reparar e registar as melhores ideias para fazer esse projeto avançar.

3. Rever as minhas áreas de responsabilidade. Agora, está na hora de

fazer o mesmo nas minhas áreas de responsabilidade. Vou focar-me nas
principais áreas da minha vida, como a saúde, as finanças, as relações e a
vida familiar, e decido se há algo que deseje mudar ou sobre o qual queira
agir. Muitas vezes, esta reflexão gera novos itens de ação (que vão para o
gestor de tarefas) e novas notas (que são registadas na aplicação de notas).
Os blocos de notas das áreas contêm, frequentemente, apontamentos que
se tornam nas sementes de futuros projetos. Por exemplo, usei uma pasta de
área denominada “Casa” para compilar fotografias para a remodelação do
estúdio que mencionei anteriormente. Mesmo antes de ser um projeto ativo,
essa área mais ampla proporcionou-me um local onde reunir ideias e
inspirações, pronto e à espera do momento em decidimos pôr mãos à obra.

4. Rever as tarefas “algum dia/talvez”. Esta é uma categoria especial

para as coisas às quais gostaria de me dedicar um dia, mas não no futuro
próximo. Coisas como “aprender mandarim” e “plantar um pomar”. É
importante que nos mantenhamos a par deste tipo de sonhos futuros, mas
sem que constituam um empecilho às prioridades de hoje. Tiro alguns
minutos para dar uma vista de olhos às minhas tarefas “algum dia/talvez”,
no caso de alguma delas se ter tornado exequível. Por exemplo, quando eu e
a minha mulher comprámos a casa, o nosso sonho de ter um cão, que era
impossível quando mudávamos de um apartamento para outro, tornou-se
realizável. Eu já tinha guardado algumas notas sobre os tipos de cão que
devíamos considerar (atléticos, que provocam poucas reações alérgicas,
bons com crianças, etc.) e este passo da minha Revisão Mensal lembrou-me
de as trazer à luz do dia.

5. Estabelecer novas prioridades para as tarefas. Por fim, depois de

ter realizado todos os passos anteriores e de ter em mente uma imagem
global dos meus objetivos e projetos, é altura de estabelecer novas
prioridades nas minhas tarefas. Fico, frequentemente, surpreendido com a
quantidade de coisas que podem mudar num mês. Tarefas que pareciam
essenciais no mês passado tornam-se irrelevantes neste mês, e vice-versa.

Hábitos de observação: usar o Segundo Cérebro para

construir a sorte

Há uma terceira categoria de hábitos que serão úteis quando começar a

pôr o seu Segundo Cérebro em ação no mundo real. Trata-se, de certa
forma, da categoria mais importante, mas também da menos previsível.
Chamo-lhe os hábitos de observação – tirar partido de pequenas
oportunidades em que repara, para registar algo que, de outro modo, pode
deixar escapar, ou para tornar uma nota mais exequível ou detetável. Eis
alguns exemplos:

• Reparar que uma ideia que tem em mente pode ser valiosa e
registá-la em vez de pensar: “Oh, não é nada.”
• Reparar quando uma ideia sobre a qual está a ler é significativa
para si e tirar uns segundos extra para a realçar.
 • Reparar que uma nota pode ter um título mais adequado – e mudá-
lo para que o seu eu futuro a encontre mais facilmente.
• Reparar que pode mover (ou criar um link em) uma nota para
outro projeto ou área onde será mais útil.
• Reparar em oportunidades para combinar duas ou mais Peças
Intermédias num trabalho novo e maior, para não ter de começar
do zero.
• Reparar numa oportunidade de combinar numa mesma nota
conteúdos semelhantes de notas diferentes, para que não fiquem
espalhados por demasiados locais.
• Reparar quando uma PI que já tem pode ajudar outra pessoa a
resolver um problema e partilhá-lo, mesmo que não esteja
perfeito.

Contrariamente às tarefas, as notas não são urgentes. Se não prestarmos

atenção a uma tarefa importante, o resultado pode ser catastrófico. As notas,
por outro lado, podem ser colocadas em espera sempre que estiver ocupado,
sem que haja um impacto negativo. Se tiver tempo para organizar as suas
notas todas as semanas, ótimo. Se não tiver, não há problema. Muitas vezes,
passam-se semanas, ou, mesmo, um mês ou mais, até ter tempo para limpar
a caixa de entrada das notas. Elas permanecem lá, prontas e à espera,
durante o tempo que precisar.
O equívoco mais comum de que me apercebo ao trabalhar com clientes
é a crença de que a organização requer trabalho árduo. Parecem acreditar
que, se pudessem bloquear as suas agendas e tirar uns dias, iriam,
finalmente, conseguir refrear a desordem e limpar as suas mentes.
Mesmo nas raras ocasiões em que vi alguém conseguir parar o trabalho
por tanto tempo, nunca me pareceu que corresse muito bem. As pessoas
tendem a deter-se em pormenores e mal fazem mossa na montanha de
coisas acumuladas que querem organizar. E, depois, ficam dominadas pelo
sentimento de culpa, por não terem sido capazes de fazer progressos,
mesmo com tanto tempo disponível. Não é natural para os seres humanos
reorganizarem por completo todo o seu mundo de uma vez só. Há
demasiadas camadas, demasiadas facetas da vida humana, que
impossibilitam o ajuste perfeito de cada detalhe.
É essencial mantermo-nos organizados, mas temos de o fazer aos
poucos, no fluxo normal da vida. Temos de o fazer nos intervalos de
progressão dos projetos, quando reparamos em pequenas oportunidades de
melhoria.
Eis alguns exemplos específicos de como poderão ser essas
oportunidades:

• Decide visitar a Costa Rica nas próximas férias, por isso, move
uma nota com frases úteis em Espanhol da pasta de recurso
“Línguas” para uma pasta de projeto com a designação “Costa
Rica”, para o ajudar na viagem.
• O engenheiro chefe da sua empresa despediu-se e precisa de
contratar outro, pelo que move a pasta que criou da última vez,
“Contratação de engenheiro”, dos arquivos para os projetos, para
orientar a sua busca.
• Marca a data do próximo workshop, que integra uma série de
workshops que está a promover, e move um PDF com exercícios
de uma pasta de área denominada “Workshops” para uma nova
pasta de projeto do workshop específico que está a planear.
• Repara que tem de comprar um computador novo, porque o seu
está a ficar muito lento. Então, move alguns artigos que guardou
na pasta de recurso “Pesquisa computador” para uma nova pasta
de projeto denominada “Comprar computador novo”.
 Todas estas ações demoram apenas alguns minutos e são realizadas em
resposta a alterações nas suas prioridades e objetivos. Devemos evitar
grandes organizações antecipadamente, uma vez que, não só consomem
energia e tempo preciosos, como também nos limitam a um plano de ação
que pode acabar por não ser o ideal.
Quando usa as suas notas digitais como um ambiente de trabalho, e não
só como uma forma de armazenamento, acaba por passar muito mais tempo
lá. E, assim, acaba, inevitavelmente, por reparar em muitas mais pequenas
oportunidades de mudança do que esperaria. Ao longo do tempo, isto gera,
gradualmente, um ambiente muito mais ajustado às suas necessidades reais
do que qualquer outro que pudesse ter planeado previamente. Tal como os
chefs mantêm o ambiente de trabalho organizado com pequenos toques e
ajustes, o leitor pode usar os hábitos de observação para “organizar à
medida que avança”.

A sua vez: um sistema perfeito que não usa torna-se

imperfeito

Cada um dos três tipos de hábitos que apresentei – Listas de Verificação

de Início e de Conclusão de Projeto, Revisões Semanais e Mensais e
Hábitos de Observação – deve ser executado rapidamente e nos intervalos
do seu dia.
A sua finalidade é desenvolver atividades que já está a executar de
alguma forma, acrescentando, talvez, um pouco mais de estrutura. Estes
hábitos não devem exigir grandes movimentações que o obriguem a
reservar longos períodos de tempo em total isolamento. Isto não é realista e,
se ficar à espera que essas condições perfeitas surjam, nunca dará, sequer, o
primeiro passo.
 As listas de verificação que apresentei são um ponto de partida para o
ajudar a adicionar alguma previsibilidade a um ambiente que é
frequentemente caótico e inesperado. Proporcionam uma cadência regular
de ações para assimilar, processar e utilizar informações digitais, sem que
tenha de parar e reorganizar tudo de uma vez só.
Quero lembrá-lo de que a manutenção do seu Segundo Cérebro é
tolerante. Contrariamente ao motor de um carro, nada vai explodir, avariar
ou incendiar se deixar as coisas deslizar por dias, semanas, ou até meses. O
grande propósito de criar um Segundo Cérebro, e aí guardar os seus
pensamentos, é tornar esses mesmos pensamentos menos vulneráveis à
passagem do tempo. Quando tiver mais tempo ou motivação, eles estarão
prontos a ser apanhados exatamente no sítio onde os deixou.
Para tornar isto concreto:

• Não precisa de registar cada ideia; as melhores acabam sempre

por voltar.
• Não precisa de limpar a sua caixa de entrada frequentemente; ao
contrário do que acontece com a sua lista de tarefas, não há
consequências negativas se deixar escapar uma determinada nota.
• Não precisa de rever ou resumir notas numa cronologia rígida;
não estamos a tentar memorizar os seus conteúdos, nem a tentar
mantê-las presentes.
• Quando organiza notas ou ficheiros no sistema PARA, a decisão
de onde os colocar deve ser fácil, uma vez que a procura é muito
eficaz como opção de salvaguarda.

A verdade é que qualquer sistema que tenha de ser perfeito para ser
fiável é profundamente imperfeito. Um sistema perfeito que não usa porque
é muito complicado e propenso a erros não é um sistema perfeito – é um
sistema frágil que vai desmoronar-se assim que voltar a sua atenção para
outro lado.
Temos de ter em conta que não estamos a criar uma enciclopédia de
conhecimentos imaculadamente organizados. Estamos, sim, a criar um
sistema de trabalho – tanto no sentido de que deve funcionar, como no facto
de que constitui uma parte regular do nosso dia a dia. Por isso, deve preferir
um sistema imperfeito, mas que continua a ser útil nas condições reais da
sua vida.

*Uma análise prospetiva é uma prática útil, semelhante a uma análise retrospetiva usada para avaliar
como correu um projeto, mas executada antes do início do projeto. Ao questionar o que pode correr
mal, pode agir logo à partida para impedir que tal aconteça.
** Embora não se insira no âmbito deste livro, incluí as minhas recomendações de gestores de tarefas
para vários sistemas operativos no Guia de Recursos do Segundo Cérebro, em
Buildingasecondbrain.com/resources.
*** O livro Fazer bem as coisas, conhecido como GTD, é um útil correspondente da gestão de

conhecimento pessoal, aplicando a mesma perspetiva de “tirar as coisas da sua mente” que estamos a
usar para as notas de informação “acionável”, como as tarefas.
 Capítulo 10

O caminho da autoexpressão

Uma ideia quer ser partilhada. E, na partilha, torna-se

mais complexa, mais interessante e mais suscetível de
resultar para mais pessoas.
– Adrienne Maree Brown, escritora e ativista

Durante grande parte da história, o desafio da humanidade residiu em

adquirir informação. Tornava-se complicado encontrar boas informações,
dado que estas se encontravam trancadas em manuscritos difíceis de
reproduzir ou presas na mente dos letrados. O acesso à informação era
limitado, mas isto não representava um problema para a maioria das
pessoas, uma vez que as suas vidas e meios de subsistência não requeriam
muita informação. A sua principal contribuição era o seu trabalho físico, e
não as suas ideias.
Tudo isto mudou nas últimas décadas. Historicamente, num piscar de
olhos. De repente, ficámos todos ligados a uma corrente infinita de dados,
continuamente atualizada e distribuída à velocidade da luz através de uma
rede de dispositivos inteligentes integrados em cada recanto das nossas
vidas.
Além disso, a própria natureza do trabalho mudou. O seu valor deixou
de estar na produção gerada pelos nossos músculos e passou para a
produção gerada pelos nossos cérebros. O conhecimento é, hoje, o nosso
ativo mais importante e a capacidade de desdobrar a atenção é a
competência mais valiosa. As ferramentas utilizadas na indústria tornaram-
se abstratas e imateriais: os módulos estruturais de ideias, visões, factos,
sistemas e modelos mentais.
Agora, o desafio não consiste em adquirir mais informação; como vimos
ao analisar a divergência e a convergência, consiste em encontrar formas de
interromper a corrente para conseguirmos produzir alguma coisa. Qualquer
mudança na forma como interagimos com a informação, requer, primeiro,
uma mudança no modo como pensamos. Neste capítulo, vamos ver o que
significa e qual é a sensação de fazer essa mudança.

Mentalidade acima das ferramentas – a busca pela

aplicação perfeita

Grande parte deste livro é sobre adquirir um novo conjunto de

ferramentas que o apoiem na sua relação com a informação. No entanto, ao
longo dos anos, apercebi-me de que não é o conjunto de ferramentas de uma
pessoa que limita o seu potencial, mas sim a sua mentalidade.
Pode ter chegado até este livro porque ouviu falar deste novo campo
chamado gestão do conhecimento pessoal, ou talvez porque estava a tentar
encontrar orientação sobre como utilizar uma nova e sofisticada aplicação
de notas. Talvez tenha sido atraído pela promessa de novas técnicas para
aumentar a sua produtividade, ou talvez tenha sido o fascínio por uma
abordagem sistemática da criatividade.
Independentemente daquilo que procura, todos estes caminhos acabam
inevitavelmente por levá-lo ao mesmo sítio, se estiver disposto a segui-los:
uma jornada de desenvolvimento pessoal. Não há separação entre o nosso
interior e as nossas vidas digitais: as crenças e atitudes que moldam o nosso
pensamento num contexto também surgem, inevitavelmente, noutros.
Colocar a produtividade, a criatividade e o desempenho na base das
nossas lutas e desafios constitui a nossa relação fundamental com a
informação. Esta relação foi forjada durante a nossa educação, à medida que
nos deparávamos com novas experiências e éramos influenciados pela nossa
personalidade, estilo de aprendizagem, relações e genética. Aprendemos a
reagir de determinada forma quando confrontados com ideias novas.
Adotámos um “esquema” para o modo como tratávamos as novas
informações – com antecipação, medo, entusiasmo, insegurança, ou uma
qualquer mistura complexa de sentimentos que lhe é exclusiva.
Esta atitude predefinida para com a informação adultera cada aspeto da
sua vida. Foi o filtro através do qual estudou para as aulas e fez os testes na
escola. Abriu caminho para os tipos de emprego e carreira que seguiu.
Neste preciso momento, enquanto lê estas palavras, essa atitude predefinida
está a trabalhar em segundo plano – está a dizer-lhe o que pensar sobre o
que está a ler: como interpretá-lo; como senti-lo; e de que forma se aplica a
si.
A nossa atitude para com a informação molda profundamente o modo
como vemos e compreendemos o mundo e o nosso papel nele. O nosso
êxito profissional depende da nossa capacidade de utilizar a informação de
modo mais eficaz e de pensar melhor, de forma mais astuta e célere. À
medida que a sociedade se torna cada vez mais complexa, a ênfase dada à
inteligência pessoal só tem tendência a aumentar. A qualidade do nosso
pensamento tornou-se numa das características distintivas centrais da nossa
identidade, reputação e qualidade de vida. Dizem-nos constantemente que
temos de saber mais para conseguirmos alcançar os nossos objetivos e
sonhos.
O que diria se lhe dissesse que isso não é verdade?
O medo de a nossa mente não conseguir fazer o
suficiente

Não quer dizer que, no que respeita à concretização de objetivos, essa

inteligência inata não seja preciosa. O que estou a dizer é que, quanto mais
peso coloca no seu cérebro biológico para que este lhe dê tudo aquilo que
deseja e precisa, mais dificuldades ele terá sob tamanha carga. O leitor vai
sentir-se mais stressado, ansioso, como se houvesse demasiadas bolas no ar.
Quanto mais tempo o seu cérebro passa a lutar para atingir, ultrapassar e
resolver problemas, menos tempo tem para imaginar, criar e, simplesmente,
aproveitar a vida que está a viver. O cérebro pode resolver problemas, mas
essa não é a sua única função. A sua mente foi criada para muito mais.
É esta atitude fundamental para com a informação que vai começar a
mudar quando integrar o seu Segundo Cérebro na sua vida. Começará a
fazer associações que jamais pensou fazer. Ideias sobre negócios, psicologia
e tecnologia vão ligar-se e gerar novas revelações que nunca considerou de
modo consciente. Lições sobre arte, filosofia e história vão misturar-se,
proporcionando-lhe epifanias sobre o modo como o mundo funciona.
Começará, naturalmente, a combinar estas ideias para formar novas
perspetivas, novas teorias e novas estratégias. Será acometido por um
sentimento de admiração perante a elegância do sistema que criou e a forma
como funciona quase misteriosamente para chamar a sua atenção para a
informação de que necessita.
Talvez não se veja como um escritor, criador ou especialista. Eu,
certamente, não me via quando comecei a tirar notas sobre os meus
problemas de saúde. Assim que começar a encarar mesmo as maiores
ambições como os blocos de informação de que são compostas, começará a
perceber que qualquer experiência ou breve perceção pode ser valiosa. Os
seus medos, dúvidas, enganos, erros, falhas e autocrítica são apenas
informação a ser apreendida, processada e à qual necessita de dar sentido.
Tudo isto faz parte de um todo maior e em constante evolução.
Uma participante de um dos meus cursos chamada Amelia disse-me
recentemente que começar a criar o seu Segundo Cérebro originou uma
volta de 180º na sua relação com a Internet. Até então, encarava-a como
“sensacionalista e ofensiva” e, por conseguinte, não desejava, de todo,
participar no mundo online. Assim que encontrou um local onde podia
aceder ao melhor da Internet, ignorando tudo aquilo que não servia os seus
propósitos, começou a encará-la de uma forma completamente nova.
Amelia é uma proficiente formadora de liderança que dirige uma clínica
onde ensina líderes a gerirem o seu sistema nervoso de forma a melhorarem
o seu bem-estar e eficiência. Imagine a quantas mais pessoas pode chegar
com a sua mestria agora que vê a Internet como uma fonte de sabedoria e
ligação, e não apenas ruído.
Como é que ocorre uma mudança tão drástica? Amelia não aprendeu um
facto que desconhecesse anteriormente, mas adotou uma nova perspetiva.
Ela escolheu olhar para o mundo com outros olhos – os do reconhecimento
e abundância. Nem sempre podemos controlar o que nos acontece, mas
podemos escolher a perspetiva que adotamos. Esta é a escolha básica que
temos ao criarmos a nossa própria experiência – que aspetos nutrir ou
ignorar, usando apenas o poder amplificador da nossa atenção.
Ao criar um Segundo Cérebro, o seu cérebro biológico vai,
inevitavelmente, mudar. Vai começar a adaptar-se à presença deste novo
apêndice tecnológico, tratando-o como uma extensão de si mesmo. A sua
mente vai tornar-se mais calma, sabendo que cada ideia está a ser
acompanhada. Vai tornar-se mais focada, sabendo que pode colocar os
pensamentos em espera e aceder-lhes mais tarde. Dizem-me, muitas vezes,
que as pessoas começam a sentir uma enorme convicção – em relação aos
seus objetivos, sonhos e às coisas que querem mudar ou influenciar no
mundo –, porque sabem que têm um poderoso sistema por trás de si que
amplifica cada movimento que fazem.

Dar um novo trabalho ao seu primeiro cérebro

Em vez de tentar otimizar a sua mente para que possa gerir cada ínfimo
pormenor da sua vida, despeça o seu cérebro biológico desse emprego e
ofereça-lhe um novo: como diretor executivo da sua vida, orquestrando e
gerindo o processo de transformar informações em resultados. Ou seja,
estamos a pedir ao nosso cérebro biológico que delegue num sistema
externo a tarefa de recordar, libertando-o, assim, para absorver e integrar
novas informações de formas mais criativas.
O seu Segundo Cérebro está sempre ligado, tem uma memória perfeita e
pode ajustar-se a qualquer tamanho. Quanto mais delegar as tarefas de
capturar, organizar e destilar na tecnologia, mais tempo e energia terá para
se exprimir.
Uma vez que a sua biologia já não é obstáculo ao seu potencial, ficará
livre para expandir o fluxo de informação tanto quanto desejar sem se
afogar nele. Sentir-se-á mais equilibrado e em paz, sabendo que pode
afastar-se desse fluxo em qualquer momento, porque tudo está a ser
armazenado em segurança no exterior da sua cabeça. Será mais confiante,
porque aprendeu a confiar num sistema exterior a si. Será, de facto,
incrivelmente transformador e tranquilizador saber que não é o único
responsável por tudo aquilo que tem de se lembrar na sua vida. Terá mais
abertura de espírito, estando disposto a considerar ideias menos
convencionais, mais desafiantes e mais incompletas, porque terá uma série
de alternativas pelas quais escolher. Vai querer expor-se a mais perspetivas
diferentes, oriundas de mais pessoas, sem se comprometer necessariamente
com nenhuma. Vai tornar-se um curador de perspetivas, livre para
selecionar e escolher as crenças e conceitos que melhor o servem em
determinadas situações.
Delegar uma função que executa há muito tempo é sempre intimidante.
A voz do medo causa-lhe arrepios: “Vai sobrar alguma coisa para eu
fazer?”; “Vou continuar a ser valorizado e necessário?” Ensinam-nos que é
melhor ter um papel estável do que arriscarmos ser substituídos, que é mais
seguro mantermos uma atitude discreta e não agitar as águas do que lutar
por algo melhor. Esvaziarmo-nos do nosso emaranhado de pensamentos
requer coragem, pois, sem eles como distração, ficamos na companhia de
questões desconfortáveis sobre o nosso futuro e o nosso propósito.
Daí que a criação de um Segundo Cérebro seja uma jornada de
desenvolvimento pessoal. À medida que o seu ambiente de informações
muda, o modo como a sua mente opera começa a transformar-se. Deixa
uma identidade para trás e passa para outra – uma identidade como
orquestrador e condutor da sua vida, e não como passageiro. Qualquer
mudança na sua identidade pode ser perturbadora e assustadora, uma vez
que não sabe exatamente quem será e como serão as coisas do outro lado.
Porém, se perseverar na transição, do outro lado haverá sempre um novo
horizonte de esperança, possibilidade e liberdade à sua espera.

A mudança da escassez para a abundância

Como é que sabe que começou a fazer a transformação para esta nova
identidade que descrevi? A maior mudança que começa a ocorrer mal inicia
a criação de um Segundo Cérebro é deixar de ver o mundo sob a perspetiva
da escassez e passar a vê-lo sob a perspetiva da abundância.
 Vejo tantas pessoas a tentar operar neste mundo de acordo com os
pressupostos do passado – de que a informação é escassa e que, por
conseguinte, precisamos de adquirir, consumir e acumular informação tanto
quanto possível. Fomos condicionados a percecionar a informação sob uma
perspetiva consumista: que mais é melhor, sem limite. Através deste olhar,
ansiamos sempre por mais e mais informação, como resposta ao medo de
não a possuirmos em quantidade suficiente47. Ensinaram-nos que a
informação deve ser ciosamente guardada, porque alguém pode usá-la
contra nós ou roubar as nossas ideias, que o nosso valor e amor-próprio
advêm do que sabemos e conseguimos recitar a pedido.
Como vimos no capítulo sobre Capturar, a tendência para amontoar
informação pode tornar-se um fim em si mesma. É extremamente fácil
cairmos no erro de recolher cada vez mais conteúdos sem ter em
consideração se são úteis ou benéficos para nós. Isto é consumo
indiscriminado de informação – tratar cada meme e post aleatório nas redes
sociais como se fosse tão importante como a mais profunda expressão de
sabedoria – que é impelido pelo medo – o medo de deixar escapar algum
facto ou ideia crucial, ou uma história sobre a qual todos estão a falar. O
paradoxo da acumulação é que, seja qual for a quantidade de informação
que recolhe e acumula, nunca é suficiente, pois a perspetiva da escassez
também nos diz que as informações que já temos não devem ser muito
valiosas, impelindo-nos a continuar a procurar no exterior o que falta no
interior.
O oposto de uma Mentalidade de Escassez é uma Mentalidade de
Abundância. Esta é uma forma de ver o mundo como se este estivesse
repleto de coisas preciosas e úteis – ideias, perceções, ferramentas,
colaborações, oportunidades. Uma Mentalidade de Abundância diz-nos que
há uma quantidade infinita de conhecimentos incrivelmente vantajosos para
onde quer que olhemos – nos conteúdos que consumimos, nas nossas redes
sociais, no nosso corpo e intuição e na nossa mente. Também nos diz que
não precisamos de consumir ou compreender tudo, nem mesmo grande
parte. Tudo aquilo de que necessitamos é de algumas sementes de sabedoria
e aquelas de que mais precisamos tendem a encontrar-nos repetidamente.
Não precisa de ir à procura de visões. Tudo o que tem de fazer é ouvir
aquilo que a vida está reiteradamente a tentar dizer-lhe. Normalmente, a
vida traz à superfície exatamente aquilo que precisamos de saber, quer
gostemos ou não. Como um professor compassivo, mas inflexível, a
realidade não se molda, nem se submete à nossa vontade. Ensina-nos
pacientemente de que formas o nosso pensamento não está correto – e,
habitualmente, essas lições ocorrem repetidamente na nossa vida.
Fazer a mudança para uma mentalidade de abundância consiste em
renunciar às coisas que julgávamos precisar para sobreviver, mas que
deixaram de nos ser úteis. Isto significa desistir do trabalho de parco valor
que nos dá uma falsa sensação de segurança, mas que não revela todo o
nosso maior potencial. Significa renunciar à informação de pouca qualidade
que parece importante, mas que não nos torna melhores pessoas. Significa
baixar o escudo protetor do medo que nos diz que temos de nos proteger da
opinião dos outros, pois este mesmo escudo está a impedir-nos de receber as
ofertas que têm para nos dar.

A mudança da obrigação para o serviço

Há uma segunda mudança que ocorre quando começa a usar o seu

Segundo Cérebro, não só para recordar, mas também para associar e criar.
Vai passar de realizar tarefas especialmente por obrigação ou pressão para
as executar com um sentido de dever.
 Acredito que a maioria das pessoas tem um desejo natural e intrínseco
de servir os outros. Querem ensinar, orientar, ajudar, contribuir. O desejo de
retribuir é uma parte essencial da nossa condição humana.
Também noto que muitas pessoas colocam este desejo em espera –
esperam por um futuro em que tenham tempo, espaço de manobra,
competências ou recursos “suficientes”. Mas esse dia parece ser
continuamente adiado à medida que conseguem novos empregos, ingressam
em novas carreiras, têm filhos e tentam, simplesmente, acompanhar as
exigências da vida.
Não somos obrigados a ajudar os outros. Por vezes, é tudo o que
podemos fazer para cuidar de nós. Ainda assim, tenho assistido
repetidamente a um fenómeno que ocorre à medida que as pessoas
colecionam cada vez mais conhecimentos no seu Segundo Cérebro – aquele
desejo interior de servir vem lentamente à superfície. Face à evidência de
tudo o que já sabem, subitamente deixa de haver qualquer razão para
esperarem.
O propósito do conhecimento é ser partilhado. De que vale saber algo se
isso não tiver um impacto positivo em alguém, nem mesmo em si?
Aprender não devia consistir em acumular pilhas de informação como se de
moedas de ouro se tratasse. O conhecimento é o único recurso que se torna
melhor e mais valioso quanto mais se multiplicar. Se partilhar consigo uma
nova forma de pensar sobre a sua saúde, ou finanças, ou negócios, ou
espiritualidade, esse conhecimento não se torna menos valioso para mim.
Torna-se mais! Porque, agora, podemos falar a mesma língua, coordenar
esforços e partilhar os nossos progressos enquanto o aplicamos. O
conhecimento torna-se mais poderoso à medida que se espalha.
Há problemas no mundo para os quais está equipado de modo único.
Problemas na sociedade, como pobreza, injustiça e crime. Problemas na
economia, como desigualdades, défices educativos e direitos dos
trabalhadores. Problemas nas organizações, como fixação, cultura e
desenvolvimento. Problemas na vida das pessoas à sua volta, que o seu
produto, serviço ou mestria podiam resolver, ajudando-as a comunicar,
aprender ou a trabalhar de forma mais eficiente. Como Ryder Carroll diz em
O Método Bullet Journal (Lua de Papel: 2021): “A sua perspetiva singular
pode remendar algum pequeno buraco no vasto tecido esfarrapado da
humanidade.”
Há pessoas que só serão alcançadas por si. Pessoas que não têm outra
fonte que lhes possa oferecer o mesmo tipo de orientação. Pessoas que não
sabem onde procurar soluções para os problemas que podem nem sequer
saber que têm. O leitor pode ser essa pessoa para elas. Pode retribuir ao
próximo o imenso cuidado que lhe foi dedicado pelos seus pais, professores
e orientadores. Somente com palavras, pode abrir portas que levam a
perspetivas de futuro inimagináveis àqueles que o rodeiam.
O seu Segundo Cérebro começa como um sistema para o apoiar, a si e
aos seus objetivos, mas, depois, pode facilmente ser usado para ajudar os
outros, nomeadamente a alcançarem os seus sonhos. Tem tudo o que precisa
para retribuir e ser uma força do bem no mundo. Tudo começa com
conhecimento, e o leitor tem ao seu dispor uma multiplicidade de riquezas.

A mudança do consumir para o criar

A criação de um Segundo Cérebro é mais do que a soma do registo de

factos, teorias e opiniões de terceiros. Na sua essência, é sobre cultivar a
consciência que tem de si mesmo e autoconhecimento. Quando encontra
uma ideia que tem algum significado para si é porque ela reflete algo que já
existe no seu interior. Cada ideia externa é como um espelho, que traz à
tona as verdades e histórias que queremos que sejam contadas.
 Num livro de 1966*, o filósofo britânico-húngaro Michael Polanyi fez
uma observação que, desde então, se tornou conhecida como o “Paradoxo
de Polanyi” e que pode ser resumida como: “Sabemos mais do que aquilo
que conseguimos dizer.”
Polanyi afirmou que, enquanto seres humanos, há muitas tarefas que
conseguimos executar facilmente, mas que não conseguimos explicar
integralmente, como, por exemplo, conduzir um carro ou reconhecer uma
cara. Podemos tentar descrever como realizamos estas coisas, mas as nossas
explicações são sempre limitadas. Isto acontece porque usamos o
conhecimento tácito, que é impossível de descrever com detalhes precisos.
Possuímos este conhecimento, mas ele reside no nosso subconsciente e na
nossa memória muscular, onde a linguagem não consegue chegar.
Este problema – conhecido como “autoignorância” – tem sido um
grande obstáculo no desenvolvimento da inteligência artificial e de outros
sistemas informáticos. Uma vez que não somos capazes de descrever como
sabemos o que sabemos, não é possível programá-lo num software.
A maldição dos cientistas de computação é a nossa bênção, porque este
conhecimento tácito representa a última fronteira na qual os seres humanos
superam as máquinas. Os trabalhos que dependem do conhecimento tácito
serão os últimos a serem automatizados.
À medida que cria o seu Segundo Cérebro, vai recolher muitos factos e
números, mas estes são apenas um meio para um determinado fim:
descobrir o conhecimento tácito que há em si. Está no seu interior, mas
precisa de ajuda externa para o trazer para fora, para o seu conhecimento
consciente. Se sabemos mais do que conseguimos dizer, então, precisamos
de um sistema para descarregar continuamente a vasta riqueza que fomos
acumulando com as experiências da vida real.
Sabe coisas sobre o funcionamento do mundo que não consegue
explicar inteiramente por palavras. Compreende a natureza humana a um
nível profundo e intuitivo. Vê na sua área padrões e conexões que nenhuma
outra máquina ou ser humano consegue ver. A vida deu-lhe um conjunto de
experiências que lhe proporcionam uma perspetiva única do mundo, através
da qual consegue captar verdades que podem ter um impacto
profundamente positivo em si e nos outros.
Dizem-nos constantemente que devemos ser verdadeiros connosco e
perseguir os nossos desejos mais profundos. Mas, e se não souber quais são
os seus objetivos e desejos? E se não tiver ideia de qual é ou devia ser o seu
“objetivo de vida”? A auto-orientação é impossível sem autoconhecimento.
Como pode saber o que quer se não sabe quem é?
O processo de autoconhecimento pode parecer místico, mas eu vejo-o
como eminentemente prático. Começa pela perceção do que é significativo
para si. Reparar no que parece chamar por si no mundo exterior e que lhe dá
uma sensação de déjà-vu. Há um universo de pensamentos e ideias dentro
de si. Ao longo do tempo, consegue revelar novas camadas de si e novas
facetas da sua identidade. Procura no seu exterior para procurar no seu
interior, sabendo que tudo o que encontra sempre fez parte de si.

A nossa necessidade fundamental de autoexpressão

No Capítulo 1, contei a história da minha inexplicável condição médica

e como esta me levou a começar a organizar as informações digitalmente.
Alguns anos após o início desse percurso, houve um período em que me
encontrava realmente em baixo. Aparentemente, tinha esgotado todos os
caminhos que a medicina moderna podia oferecer-me. Os médicos sugeriam
que estava tudo na minha cabeça, porque os seus diagnósticos não
encontravam nada de errado. Sentia mais dores do que nunca. Acordava
com tanta tensão no pescoço que parecia ter um torno a apertar-me.
 Comecei a afastar-me dos meus amigos e dos meus círculos sociais, por
estar demasiado desgastado pelas dores que sentia. A minha atenção estava
tão centrada na dor do meu corpo que me era difícil manter uma conversa.
Comecei a passar cada vez mais tempo sozinho, na Internet, onde podia
comunicar e ligar-me sem falar. A minha visão da vida escureceu à medida
que entrava numa espiral de depressão e desespero. Durante algum tempo,
senti que não tinha futuro. Como podia namorar ou fazer amigos sem
conseguir falar? Que tipo de emprego conseguiria manter com dor crónica e
imprevisível? Que tipo de futuro podia esperar quando os meus sintomas
continuavam a piorar, sem qualquer tratamento nem diagnóstico no
horizonte?
Foi por volta desta altura que fiz duas descobertas que mudaram e
salvaram a minha vida. A primeira, foi a meditação e o mindfulness –
comecei a meditar e descobri todo um universo de espiritualidade e
introspeção que nunca antes conhecera. Aprendi, para meu espanto, que não
sou os meus pensamentos. Que estes eram a tagarelice, em segundo plano,
da minha mente subconsciente e que podia escolher “acreditar” no que eles
me diziam. A meditação proporcionou-me mais alívio dos meus sintomas
do que qualquer medicação que pudessem prescrever-me. A minha dor
tornou-se minha professora, mostrando-me o que precisava da minha
atenção.
Quando comecei a ter experiências profundas e extremamente
impressionantes na meditação, quis partilhar o que estava a aprender com
outras pessoas. Isto levou-me à minha segunda grande descoberta: escrever
em público**. Iniciei um blogue e a minha primeira publicação foi sobre a
minha experiência num retiro de meditação Vipassana, na Carolina do
Norte. Ainda tinha dificuldades em falar, por isso, a escrita tornou-se o meu
refúgio. No meu blogue podia partilhar tudo o que quisesse, com o detalhe
que desejasse. Eu estava no comando, sem limitações na minha capacidade
de me expressar.
Através desta experiência, descobri algo: a expressão própria é uma
necessidade humana fundamental, sendo tão vital para a nossa
sobrevivência como comida ou abrigo. Temos de poder partilhar as histórias
das nossas vidas – desde o que aconteceu hoje na escola até às nossas
maiores teorias sobre o que é a vida.

A sua vez: a coragem para partilhar

Falei com tantas pessoas sobre as suas histórias e reparei, repetidamente,

que muitas têm coisas lindas, comoventes e poderosas para partilhar. Têm
experiências únicas que lhes concederam uma sabedoria profunda. Porém,
desvalorizam quase sempre essas histórias e experiências. Pensam que
talvez um dia consigam arranjar tempo paras as partilhar. Estou aqui para
lhe dizer que não existe motivo para esperar. O mundo está desesperado por
ouvir aquilo que sabe. Ao partilhar os seus conhecimentos com os outros
pode mudar vidas.
É preciso coragem e vulnerabilidade para se erguer e transmitir a sua
mensagem. É preciso ir contra a sua vontade, recusar ficar calado e
escondido perante o medo. Encontrar a sua voz e revelar a sua verdade é um
ato decisivo de autovalorização: quem és tu para dizeres o que pensas?
Quem disse que tens algo a oferecer? Quem és tu para pedir a atenção das
pessoas e tomar o seu tempo?
A única forma de descobrir a resposta a estas perguntas é falar e ver o
que acontece. Por vezes, o que diz poderá não ser significativo para outras
pessoas, nem lhes agregar valor, mas, ocasionalmente, vai desencadear algo
– uma nova forma de ver, uma perspetiva, uma história – que impressiona
os outros e transforma visivelmente o modo como veem o mundo. Pode ser
alguém com quem está a tomar café, um cliente ou os seus seguidores
online. Nestes momentos, é lançada uma ponte sobre o grande abismo que
nos separa enquanto seres humanos. Por breves momentos, sente que
estamos todos juntos nisto. Que somos todos parte de um vasto tecido
esfarrapado de humanidade, e que o seu chamamento mais elevado é,
simplesmente, desempenhar o seu papel nele.
Com o poder de um Segundo Cérebro na retaguarda, pode fazer e ser o
que quiser. Tudo se resume a informação e o leitor é o mestre que a molda e
a faz fluir para o futuro que deseja.

Reflexões finais: é capaz

Não existe uma forma correta única de criar um Segundo Cérebro. O seu
sistema pode parecer caótico para os outros, mas, se o ajuda a progredir e
lhe traz satisfação, então é o certo.
Pode começar com um projeto e, lentamente, avançar para outros mais
ambiciosos ou complexos à medida que desenvolve as suas competências.
Ou pode dar por si a usar o seu Segundo Cérebro de modos totalmente
inesperados.
À medida que as suas necessidades mudam, permita-se descartar ou
utilizar apenas as partes que lhe são úteis. Não se trata de uma ideologia de
“pegar ou largar”, na qual tem de aceitar tudo ou nada. Se alguma parte não
fizer sentido, ou não for significativa para si, ponha-a de lado. Misture e
combine as ferramentas e técnicas que aprendeu neste livro para servir as
suas necessidades. É desta forma que garante que o seu Segundo Cérebro se
mantém como um companheiro para a vida.
 Onde quer que se encontre neste momento – quer esteja apenas a
começar a tirar notas de forma consistente, ou a procurar formas de
organizar de modo mais eficiente e trazer à luz do dia os seus melhores
pensamentos, ou a produzir trabalho mais original e impactante –, pode
sempre recorrer aos quatro passos do CODE:

• Apreender o que é significativo (Capturar).

• Guardar para pôr em prática (Organizar).
• Encontrar a essência (Destilar).
• Mostrar o seu trabalho (Expressar).

Se, em algum momento, se sentir sobrecarregado, dê um passo atrás e

concentre-se no que é imediatamente necessário: as suas prioridades e
projetos mais importantes. Ajuste-se apenas às notas de que precisa para
fazer essas prioridades progredirem. Ao invés de tentar arquitetar
previamente todo o Segundo Cérebro do zero, concentre-se em fazer
avançar um projeto de cada vez, através de cada passo, desde a captura até à
expressão. Assim, perceberá que os passos são muito mais simples e mais
flexíveis do que imaginava.
Pode ainda simplificar as coisas, centrando-se apenas numa fase da
criação do Segundo Cérebro. Pense sobre o momento em que se encontra e
onde deseja estar no futuro próximo:

• Espera lembrar-se de mais coisas? Concentre-se em desenvolver a

prática de captura e organização das suas notas, de acordo com os
seus projetos, compromissos e interesses, usando o PARA.
• Espera associar ideias e desenvolver a sua capacidade de planear,
influenciar e desenvolver tanto na sua vida pessoal e como na
profissional? Experimente destilar e aperfeiçoar as suas notas de
 modo consistente, usando o Resumo Progressivo, e revisitando-as
durante as Revisões Semanais.
• Está empenhado em produzir mais e obter melhores resultados
com menos frustração e stress? Concentre-se na criação de uma
Peça Intermédia de cada vez, procurando oportunidades de as
partilhar de formas cada vez mais ousadas.

Eis doze passos práticos que pode realizar agora para dar início ao seu
Segundo Cérebro. Cada um deles é um ponto de partida para começar a
estabelecer hábitos de gestão de conhecimento pessoal:

1. Decida o que quer capturar. Pense no seu Segundo Cérebro como

um livro de notas ou um diário pessoal. O que é que mais deseja
capturar, aprender, explorar ou partilhar? Para começar, identifique
dois ou três tipos de conteúdos que já valoriza.
2. Escolha a sua aplicação para tirar notas. Se não utiliza uma
aplicação de notas digitais, comece agora. Consulte o Capítulo 3 e
recorra ao guia gratuito em Buildingasecondbrain.com/resources
para comparações e recomendações atualizadas.
3. Escolha uma ferramenta de captura. Recomendo que comece por
uma aplicação que lhe permita “ler mais tarde” para começar a
guardar artigos ou outros conteúdos online que quer utilizar
posteriormente. Acredite, este passo vai mudar para sempre a forma
como aborda o consumo de conteúdos.
4. Prepare o PARA. Prepare as quatro pastas PARA (Projetos, Áreas,
Recursos, Arquivos) e, focando-se em pôr em prática, crie uma pasta
(ou etiqueta) para cada um dos seus projetos ativos. A partir deste
ponto, concentre-se em registar notas relacionadas com esses
projetos.
5. Inspire-se ao identificar os seus 12 problemas favoritos. Faça
uma lista de alguns dos seus problemas favoritos, guarde a lista
como uma nota e revisite-a sempre que precisar de ideias para o que
capturar. Utilize estas questões abertas como um filtro que o ajuda a
decidir que conteúdo vale a pena guardar.
6. Guarde automaticamente os destaques do seu ebook. Faça uma
configuração para enviar automaticamente os destaques das suas
aplicações de leitura (como uma aplicação para ler mais tarde ou um
ebook) para as suas notas digitais (veja as minhas recomendações em
Buildingasecondbrain.com/resources).
7. Pratique o Resumo Progressivo. Faça o resumo de um grupo de
notas relacionadas com um projeto em que esteja a trabalhar
atualmente, utilizando múltiplas camadas de destaque, para ver
como isto afeta a forma como interage com essas notas.
8. Experimente apenas uma Peça Intermédia. Escolha um projeto
que seja vago, disperso, ou simplesmente difícil, e selecione apenas
uma parte dele para trabalhar – uma Peça Intermédia. Pode ser uma
proposta comercial, um gráfico, o alinhamento de um espetáculo
para um evento ou tópicos chave para uma reunião com o chefe.
Decomponha o projeto em partes mais pequenas, realize um
primeiro passo numa delas e partilhe-a, no mínimo, com uma pessoa
para obter feedback.
9. Faça progressos num produto final. Escolha um produto final de
um projeto pelo qual é responsável e, usando as técnicas do
Arquipélago de Ideias, da Ponte Hemingway e da Redução do
Escopo, veja se consegue fazer progressos decisivos nele, usando
apenas as notas existentes no seu Segundo Cérebro.
10. Agende uma Revisão Semanal. Marque na sua agenda uma
reunião semanal consigo mesmo, para começar a estabelecer o
 hábito de executar a Revisão Semanal. Para iniciar, limpe a caixa de
entrada das suas notas e decida quais são as prioridades para a
semana. Depois, pode adicionar outros passos à medida que for
ganhando confiança.
11. Avalie a sua proficiência a tirar notas. Avalie a forma como
tira notas e áreas de potencial melhoria, usando a nossa ferramenta
gratuita em Buildingasecondbrain.com/quiz.
12. Junte-se à comunidade PKM (Gestão de Conhecimento
Pessoal). No Twitter, LinkedIn, Substack, Medium, ou na sua
plataforma de eleição, siga e subscreva líderes do pensamento e
junte-se a comunidades que estão a criar conteúdos relacionados
com a gestão de conhecimento pessoal (#PKM), #SecondBrain,
#BASB ou #toolsforthought. Partilhe as principais lições que retirou
deste livro ou qualquer outra coisa de que se tenha apercebido ou
que tenha descoberto. Não há nada mais eficaz para adotar novos
comportamentos do que rodear-se de pessoas que já os têm.

Enquanto criar um Segundo Cérebro é um projeto – algo em que pode

empenhar-se e concretizar num período de tempo razoável – utilizar o seu
Segundo Cérebro é uma prática para a vida. Recomendo que regresse a este
livro em vários momentos ao longo do tempo. Garanto que vai reparar em
coisas que lhe escaparam da primeira vez.
Quer se centre em implementar um determinado passo do Método
CODE, empenhar-se inteiramente em todo o processo, ou algo intermédio,
está a adotar uma nova relação com a informação presente na sua vida. Está
a desenvolver uma nova relação com a sua atenção e energia. Está a
empenhar-se numa nova identidade, na qual está no controlo da informação
que gira à sua volta, mesmo que nem sempre saiba o que significa.
 Ao embarcar no caminho vitalício da gestão do conhecimento pessoal,
lembre-se que já teve êxito antes. Já houve práticas que desconhecia e que
agora são parte integrante da sua vida. Já se deparou com hábitos e
competências que pareciam impossíveis de dominar e sem as quais, agora,
não se imagina a viver. Já houve tecnologias que jurou nunca adotar e que
agora usa diariamente. Aqui é igual – aquilo que agora parece desconhecido
e estranho acabará por ser totalmente natural.
Se pudesse deixar-lhe um último conselho, seria que perseguisse aquilo
que o entusiasma. Quando se sentir cativado e obcecado por uma história,
uma ideia ou uma nova possibilidade, não deixe que esse momento passe
como se não fosse importante. Esses são os momentos realmente preciosos
e que nenhuma tecnologia pode produzir por si. Corra atrás das suas
obsessões com tudo o que tem.
Só não se esqueça de tirar notas ao longo do caminho.

*The Tacit Dimension, de Michael Polanyi.

**Aprendi a apreciar o incrível poder de escrever em público na minha parceria com David Perell,
que ensina como fazê-lo através da sua escola de escrita online Write of Passage, sobre a qual pode
descobrir mais em writeofpassage.school.
 Capítulo extra

Como criar um sistema de

identificação funcional

Escrevi este livro para lhe proporcionar uma nova forma de abordagem
sobre as informações que são importantes para si. Foi concebido para
permitir que qualquer pessoa encontre um caminho que lhe possibilite criar
– e beneficiar de – um Segundo Cérebro e para oferecer uma fascinante
introdução ao mundo da gestão do conhecimento pessoal.
A prática começa e acaba com as notas – incluindo a captura,
organização, destilação e expressão das informações, ideias e peças de
trabalho. As técnicas específicas apresentadas nos capítulos CODE são o
melhor ponto de partida. No entanto, uma das questões mais frequentes que
me colocam é sobre competências avançadas ao nível da identificação.
Elaborei um capítulo extra que se debruça sobre a criação de um sistema
de identificação para o seu Segundo Cérebro, seguindo o princípio que
permite colocar algo em prática. Embora não sejam essenciais para
começar, as etiquetas fornecem uma camada extra de organização, que pode
ser útil à medida que a sua coleção de informações aumenta.
Pode fazer o download deste capítulo em
Buildingasecondbrain.com/bonuschapter.
 Recursos e orientações
adicionais

O panorama tecnológico está em constante mudança e as melhores

práticas evoluem à medida que surgem novas plataformas. Criei o Guia de
Recursos do Segundo Cérebro para que possa ser utilizado como um
repertório público, que contém recomendações continuamente atualizadas
sobre as melhores aplicações para tirar notas, ferramentas de captura e
outras aplicações úteis, perguntas frequentes e vários conselhos e
orientações, para o ajudar a ser bem-sucedido na gestão do conhecimento
pessoal. Pode aceder em https://www.buildingasecondbrain.com/resources.
 Agradecimentos

Aqui estou eu, no local onde costumo escrever, semanas após o término
do prazo para entrega do manuscrito. Adiei tanto quanto possível a escrita
dos agradecimentos, pois parece uma tarefa impossível. A quantidade de
pessoas que contribuíram e que tocaram este livro ao longo de todo o
processo é impressionante. É difícil expressar por palavras a gratidão que
sinto por todo o amor, energia e sabedoria que derramaram sobre mim. Mas
vou tentar.
Obrigado a Stephanie Hitchcock e à equipa da Atria pela vossa
disponibilidade para arriscarem numa ideia nova e num escritor de primeira
viagem. Este livro só existe porque perceberam o seu potencial e se
empenharam para que chegasse ao prelo. Estou profundamente grato à
minha editora, Janet Goldstein, por transformar as minhas palavras (e, por
vezes, a mim mesmo!) numa mensagem muito mais clara e elegante do que
aquela que conseguiria sozinho. À minha agente, Lisa DiMona, que, desde
o início deste projeto, me orientou amavelmente ao longo do processo
editorial. Espero que continuemos a trabalhar juntos durante muitos anos.
Obrigado à equipa da Forte Labs e à sua rede alargada – Betheny
Swinehart, Will Mannon, Monica Rysavy, Marc Koenig, Steven Zen, Becca
Olason e Julia Saxena. Ao longo de todo o percurso, estiveram nos
bastidores a colocar o negócio em funcionamento, a superar desafios e a
criar novas formas de partilhar estas ideias com o mundo. Fico sempre
maravilhado perante a vossa dedicação à excelência. O vosso empenho em
criar mudanças positivas e duradouras na vida das pessoas não deixa de me
impressionar. Anseio por tudo o que vamos alcançar juntos.
Ficarei eternamente grato a Billy Broas por me ajudar a encontrar
formas mais poderosas de comunicar a minha verdade para lá do meu
círculo restrito. A Maya P. Lim por criar a identidade visual que levará a
nossa formação aos quatro cantos do mundo. E estou grato à equipa da Pen
Name por me ajudar a partilhar por toda a parte o trabalho da minha vida.
O meu negócio (ou a minha vida) só funciona com a ajuda do meu
“banco de cérebros”. O trabalho que faço não teria metade da relevância ou
interesse sem o vosso apoio incondicional. David, construir um negócio
contigo e desenvolver as nossas ideias, juntos, tem sido um dos
empreendimentos mais significativos da minha carreira. Joel, és como um
rochedo em águas revoltas. Perdi a conta às vezes em que os jantares em tua
casa foram uma força estabilizadora quando parecia que tudo ia
desmoronar. Raphael, criaste o nome do curso – e agora do livro. O riso que
trouxeste à minha vida tornou-se um marco de alegria a que recorro sempre
que começo a levar-me muito a sério. Derick, esta jornada começou, de
muitas formas, na nossa adolescência, com as conversas noturnas sobre
tecnologia e o futuro – o nosso e o da humanidade. Obrigado por nutrires e
encorajares aquelas ideias inverosímeis, algumas das quais, depois de tantos
anos, acabaram por ser integradas neste livro.
Tive vários mentores e conselheiros que mudaram a minha trajetória de
formas inimagináveis. Obrigado a Venkatesh Rao por me apresentar ao
mundo de ideias online. O seu apoio e incentivo público alimentaram a
minha motivação durante anos. Obrigado a David Allen por desbravar
caminho no campo da produtividade pessoal e por nos apresentar a
possibilidade de melhorarmos proativamente a forma como trabalhávamos e
como geríamos a informação. As suas ideias influenciaram-me e ajudaram-
me muito.
Obrigado a Kathy Phelan, não só por acreditar que eu tinha algo a
oferecer, mas também por me apoiar e aconselhar na integração do meu
trabalho nas empresas. Na época, a sua fé em mim superou a minha própria
fé e, anos depois, os seus conselhos e lições continuam a ressoar. Obrigado
a James Clear por tão generosamente me dedicar o seu tempo e orientar a
minha escrita em torno de tantos imprevistos e falhas. Num momento em
que todos queriam a sua atenção, optou por dá-la a um escritor inexperiente
com pouco para oferecer em troca. Obrigado a Joe Hudson, que entrou na
minha vida como amigo e mentor num momento crucial, em que precisava
de aprender a lidar com as emoções do novo nível de expressão que estava a
assumir. Obrigado a Srini Rao por apostar tudo, arriscando e apoiando o
meu trabalho.
Obrigado aos seguidores, subscritores, clientes e alunos da Forte Labs.
Vocês são a energia que impulsiona toda a apreensão, organização,
destilação e expressão que torna a comunidade Building a Second Brain tão
vibrante. Este livro é tanto um conjunto das histórias, estratégias e técnicas
que aprendi convosco ao longo dos anos como das minhas próprias ideias.
Vocês são os especialistas sobre o que funciona e o que não funciona.
Fazendo os meus cursos, lendo o que escrevo e dando-me feedback sobre
tudo, desde tweets a rascunhos de obras, abriram a porta para um futuro em
que os Segundos Cérebros estarão acessíveis em toda a parte. Nunca previ
que tantas pessoas acreditassem naquilo que estava a fazer. Considero que
cada dia em que tenho o vosso apoio e atenção é um milagre.
Tudo aquilo que sou deve-se, em última análise, à minha família. O meu
refúgio e o meu solo, do qual brota o sentido e a alegria da minha vida.
Obrigado aos meus pais, Wayne Forte e Valeria Vassão Forte, por me
educarem expondo-me a inúmeras experiências, culturas, lugares e pessoas
enriquecedoras. Pai, és o meu modelo do que significa expressar-me com
uma honestidade e critério inexoráveis, cumprindo também as minhas
responsabilidades como pai, marido e cidadão. Mãe, deste-me a capacidade
para equilibrar a minha forte determinação e mordacidade – paciência,
generosidade, graciosidade e autoconhecimento. Ambos dedicaram as
vossas vidas para fazerem de mim o tipo de pessoa com abundância
suficiente para partilhar com os outros. Muitos dos ensinamentos
apresentados neste livro têm origem nas lições simples e práticas que me
ensinaram e que me serviram de modelo na infância. Aos meus irmãos e
sogros, Lucas, Paloma, Marco, Kaitlyn e Grant. Vocês são os meus
melhores amigos, os meus confidentes e companheiros de vida. Sempre que
começo a perder de vista quem sou e aquilo que é importante para mim,
vocês trazem-me de novo à terra. Prezo muito cada minuto que passamos
juntos.
E, por fim, do fundo do meu coração, agradeço-vos, Lauren e Caio, por
fazerem com que tudo valha a pena. Lauren, desempenhaste todos os papéis
possíveis na minha vida – companheira, namorada, cofundadora,
formadora, conselheira e, agora, esposa e mãe. Tornaste-te quem quer que
fosse necessário tornares-te, adquiriste todas as competências que te foram
exigidas e aventuraste-te num território atrás do outro, tudo para me
ajudares a concretizar os meus sonhos. Na minha vida, não há nada mais
gratificante do que ver-te crescer e tornares-te na pessoa mais inspiradora,
genuína e franca que já conheci. O meu maior privilégio é poder caminhar a
teu lado enquanto te encaminhas para a tua magnificência. Caio, acabaste de
chegar, mas já não sei viver sem ti. Tornas a minha vida muito mais
colorida e divertida. O meu amor por ti dá-me determinação para me tornar
a melhor versão de mim mesmo. A minha grande esperança em relação a
este livro é que torne o mundo um lugar mais seguro, mais humano e mais
interessante para ti.
 Notas

Se cometi um erro algures neste livro – atribuindo uma ideia à pessoa

errada ou não dando crédito a alguém quando este lhe é devido –, envie, por
favor, um e-mail para hello@fortelabs.co para que possa proceder à devida
correção assim que possível. Além das notas apresentadas em seguida, pode
encontrar uma lista completa de notas finais e correções atualizadas em
Buildingasecondbrain.com/endnotes.

CAPÍTULO 1: ONDE TUDO COMEÇOU

1 Erik Brynjolfsson e Andrew McAfee, The Second Machine Age: Work, Progress, and
Prosperity in a Time of Brilliant Technologies (New York: W. W. Norton & Company, 2014),
localização no Amazon Kindle 1990 de 5689.

CAPÍTULO 2: O QUE É UM SEGUNDO CÉREBRO?

2 Nick Bilton, “Part of the Daily American Diet, 34 Gigabytes of Data”, The New York Times, 9
de dezembro, 2009, https://www.nytimes.com/2009/12/10/technology/10data.html.
3 Daniel J. Levitin, “Hit the Reset Button in Your Brain”, The New York Times, 9 de agosto, 2014,
https://www.nytimes.com/2014/08/10/opinion/sunday/hit-the-reset-button-in-your-brain.html?
smprod=nytcore-iphone&smid=nytcore-iphone-share.
4 Microsoft, The Innovator’s Guide to Modern Note Taking: How businesses can harness the
digital revolution, https://info.microsoft.com/rs/157-GQE-382/images/EN-
US%2017034_MSFT_WWSurfaceModernNoteTaking_ebookRefresh_R2.pdf.
5 IDC Corporate USA, The Knowledge Quotient: Unlocking the Hidden Value of Information
Using Search and Content Analytics, http://pages.coveo.com/rs/coveo/images/IDC-Coveo-white-
paper-248821.pdf.
6 Robert Darnton, The Case for Books: Past, Present, and Future (New York: PublicAffairs,
2009), 224.
 7 Craig Mod, “Post-Artifact Books and Publishing”, craigmod.com, junho de 2011,
https://craigmod.com/journal/post_artifact/.
8 Incluindo inovadores como Paul Otlet, Vannevar Bush, Doug Engelbart, Ted Nelson e Alan
Kay, entre outros.

CAPÍTULO 3: COMO FUNCIONA UM SEGUNDO CÉREBRO

9 Wikipédia, s.v., “Molecular Structure of Nucleic Acids: A Structure for Deoxyribose Nucleic
Acid”, acedido a 13 de outubro de 2021,
https://en.wikipedia.org/wiki/Molecular_Structure_of_Nucleic_Acids:_A_Structure_for_Deoxyribos
e_Nucleic_Acid.
10 Deborah Chambers e Daniel Reisberg, “Can mental images be ambiguous?”, Journal of
Experimental Psychology: Human Perception and Performance 11, n.º 3 (1985): 317–28,
https://doi.org/10.1037/0096-1523.11.3.317.
11 Nancy C. Andreasen, “Secrets of the Creative Brain”, julho/agosto de 2014,
https://www.theatlantic.com/magazine/archive/2014/07/secrets-of-the-creative-brain/372299/.
12 Wikipédia, s.v., “Recency Bias”, acedido a 31 de outubro de 2021,
https://en.wikipedia.org/wiki/Recency_bias.
13 Robert J. Shiller, “What to Learn in College to Stay One Step Ahead of Computers”, The New
York Times, 22 de maio, 2015, https://www.nytimes.com/2015/05/24/upshot/what-to-learn-in-college-
to-stay-one-step-ahead-of-computers.html?smprod=nytcore-iphone&smid=nytcore-iphone-share.
14 Para uma fascinante análise sobre a forma como a persuasão e as vendas estão a tornar-se uma
parte fundamental do trabalho de quase todas as pessoas, leia: Daniel Pink, Vender é Humano
(Lisboa: 11X17, 2019).
15 Tim Ferriss, Ferramentas dos Líderes: As táticas, rotinas e hábitos de bilionários, ícones e
artistas mundiais (Alfragide: Casa das Letras, 2018).
16 Cada uma destas histórias é real, mas os nomes foram alterados para proteger as identidades
dos seus intervenientes.
17 Erwin Raphael McManus, The Artisan Soul: Crafting Your Life into a Work of Art (New York:
HarperCollins, 2014), 171.

CAPÍTULO 4: CAPTURAR – APREENDER O QUE RESSOA DE FORMA SIGNIFICATIVA

18 Wikipédia, s.v., “Taylor Swift”, acedido a 13 outubro, 2021,
https://en.wikipedia.org/wiki/Taylor_Swift.
19 Swiftstyles II, “Taylor Swift being a songwriting genius for 13 minutes”, 27 de julho, 2020,
video do YouTube, 13:52, https://www.youtube.com/watch?v=bLHQatwwyWA.
20 NME, “Taylor Swift – How I Wrote My Massive Hit ‘Blank Space’”, NME.com, 9 de outubro,
2015, vídeo do YouTube, 3:58, https://www.youtube.com/watch?v=8bYUDY4lmls.
21 Gian-Carlo Rota, Indiscrete Thoughts (Boston: Birkhäuser Boston, 1997), 202.
22 James Gleick, Feynman: A Natureza do Génio (Lisboa: Gradiva, 1993), 226.
 23 Raymond S. Nickerson, “Confirmation Bias: A Ubiquitous Phenomenon in Many Guises”,
Review of General Psychology 2, n.º 2 (junho de 1998): 175–220,
https://journals.sagepub.com/doi/10.1037/1089-2680.2.2.175.
24 Marianne Freiberger, “Information is surprise”, Plus Magazine, 24 de março, 2015,
https://plus.maths.org/content/information-surprise.
25 Dacher Keltner e Paul Ekman, “The Science of ‘Inside Out’”, The New York Times, 3 de julho,
2015, https://www.nytimes.com/2015/07/05/opinion/sunday/the-science-of-inside-out.html.
26 Stephen Wendel, Designing for Behavior Change: Applying Psychology and Behavioral
Economics (Sebastopol, CA: O’Reilly Media, 2013).
27 Zachary A. Rosner et al., “The Generation Effect: Activating Broad Neural Circuits During
Memory Encoding”, Cortex 49, n.º 7 (julho/agosto de 2013), 1901 –1909,
https://doi.org/10.1016/j.cortex.2012.09.009.
28 James W. Pennebaker, “Writing about Emotional Experiences as a Therapeutic Process”,
Psychological Science 8, n.º 3 (maio de 1997), 162 –66.

CAPÍTULO 5: ORGANIZAR – GUARDAR PARA PÔR EM PRÁTICA

29 Twyla Tharp, The Creative Habit: Learn It and Use It For Life (New York: Simon & Schuster,
2003), 80.
30 Joan Meyers-Levy e Rui Zhu, “The Influence of Ceiling Height: The Effect of Priming on the
Type of Processing That People Use”, Journal of Consumer Research 34, n.º 2 (2007): 174–86,
https://doi.org/10.1086/519146.
31 Adam Davidson, “What Hollywood Can Teach Us About the Future of Work,” New York
Times Magazine, 5 de maio, 2015.

CAPÍTULO 6: DESTILAR – ENCONTRAR A ESSÊNCIA

32 “Inside Francis Ford Coppola’s Godfather Notebook”:
https://www.hollywoodreporter.com/news/general-news/inside-francis-ford-coppolas-godfather-
notebook-never-before-seen-photos-handwritten-notes-9473-947312/.
33 AFI’s 100 Years... 100 Movies – 10th Anniversary Edition, Television Academy.
34 Francis Coppola’s Notebook, imdb.com, 2001, https://www.imdb.com/title/tt0881915/.
35 Jess Wise, “How the Brain Stops Time”, Psychology Today, 13 de março, 2010,
https://www.psychologytoday.com/us/blog/extreme-fear/201003/how-the-brain-stops-time.
36 Meghan Telpner, Academy of Culinary Nutrition, Academy of Culinary Nutrition (blogue),
https://www.culinarynutrition.com/blog/.
37 Artyfactory (n.d.). Animals in Art – Pablo Picasso. Extraído a 27 janeiro de 2022, de
https://www.artyfactory.com/art_appreciation/animals_in_art/pablo_picasso.htm.

CAPÍTULO 7: EXPRESSAR – MOSTRAR O SEU TRABALHO

 38 Octavia E. Butler, Bloodchild and Other Stories: Positive Obsession (New York: Seven
Stories, 2005), 123–36.
39 Lynell George, A Handful of Earth, A Handful of Sky: The World of Octavia Butler (Santa
Monica: Angel City Press, 2020).
40 Dan Sheehan, “Octavia Butler has finally made The New York Times Best Seller list”,
LitHub.com, 3 de setembro, 2020, https://lithub.com/octavia-butler-has-finally-made-the-new-york-
times-best-seller-list/.
41 O arquivo de Butler está disponível a investigadores e académicos na Biblioteca de
Huntington desde 2010.
42 Deborah Barreau e Bonnie A. Nardi, “Finding and Reminding: File Organization from the
Desktop”, ACM SIGCHI Bulletin 27, n.º 3 (1995), 39–43, https://doi.org/10.1145/221296.221307.
Joseph A. Maxwell, “Book Review: Bergman, M. M. (Ed.). (2008). Advances in Mixed Method
Research. Thousand Oaks, Ca: Sage”, Journal of Mixed Methods Research 3, n.º 4 (2009), 411–13,
https://doi.org/10.1177/1558689809339316.
43 William P. Jones e Susan T. Dumais, “The spatial metaphor for user interfaces: experimental
tests of reference by location versus name”, ACM Digital Library 4, n.º 1 (1986),
https://doi.org/10.1145/5401.5405.
44 Adam Savage, “Inside Adam Savage’s Cave: Model Making for Movies”, Adam Savage’s
Tested, vídeo do YouTube, 20:26, https://www.youtube.com/watch?v=vKRG6amACEE.

CAPÍTULO 8: A ARTE DA REALIZAÇÃO CRIATIVA

45 Danny Choo, “DIY: How to write a book”, boingboing.net, 27 de janeiro, 2009,
https://boingboing.net /2009/01/27/diy-how-to-write-a-b.html.

CAPÍTULO 9: OS HÁBITOS ESSENCIAIS DOS ORGANIZADORES DIGITAIS

46 Dan Charnas, Work Clean: The Life-Changing Power of Mise-en-Place to Organize Your Life,
Work, and Mind (Emmaus, PA: Rodale Books, 2016).

CAPÍTULO 10: O CAMINHO DA AUTOEXPRESSÃO

47 Lynne Twist, The Soul of Money (New York City: W. W. Norton & Company, 2017), 43.
 This le was downloaded from Z-Library project

Your gateway to knowledge and culture. Accessible for everyone.

z-library.se singlelogin.re go-to-zlibrary.se single-login.ru

O cial Telegram channel

Z-Access

https://wikipedia.org/wiki/Z-Library
ffi
fi