PROGRAMA 5S

Origem

A denominação 5S é devida às cinco atividades iniciadas pela letra “S”, quando

nomeadas em japonês. São elas: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE.
Não há uma convergência de informações sobre a real origem do 5S. Alguns autores
citam que foi criado pelo saudoso Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês e
principal pregador dos conceitos de qualidade total naquele país. Esta referência
deve-se ao fato ter sido o Professor Ishikawa o responsável pela criação do CCQ -
Círculo de Controle da Qualidade, cujo princípio era popularizar os conceitos de
estatística aplicada à qualidade, através de grupos de trabalhos compostos por
funcionários de níveis operacionais. Porém, não existe nenhuma citação nos seus
próprios livros sobre esta suposta referência. Isto ocorreu no início da década de 50,
momento em que o Japão tentava se reerguer da derrota sofrida na Segunda Grande
Guerra e as indústrias japonesas necessitavam colocar no mercado, produtos com
preço e qualidade capazes de competir na Europa e Estados Unidos.

Após se transformar numa grande potência econômica, o Japão passou a ser

foco de pesquisas por organizações de outros países, desejando conhecer as
ferramentas gerenciais utilizadas para justificar os seus grandes ganhos de
produtividade (Qualidade Total, Sistema de Produção Just-In-Time – JIT; Manutenção
Produtiva Total – TPM; Círculos de Controle de Qualidade – CCQ; o princípio de
melhoria contínua – KAIZEN).
Porém, todas as organizações japonesas são unânimes em afirmar que o 5S é
a base física e comportamental para o sucesso destas ferramentas gerenciais. Desta
forma, o 5S passou a ser adotado por várias organizações do mundo, como um pré-
requisito dos seus modelos de gestão.
Antes de iniciar o Programa 5S, gostaria de repetir uma frase de George
Bernard Shaw:

“É impossível haver progresso sem mudança e quem não consegue mudar a

si mesmo não muda coisa alguma”
Devido ao sucesso alcançado pelo Japão com essa prática, outros países
começaram a disseminá-la em diversas situações. No Brasil, tudo começou em 1991.
O ramo empresarial foi um dos primeiros a adotar a prática do programa com a
finalidade de otimizar custos com a redução de desperdícios e aumentar a
produtividade.

Objetivos do Programa

O Programa 5'S é uma metodologia que tem sido utilizada de forma eficaz e
participativa nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e
capacidade de apresentar resultados expressivos. Isso responde a questão daqueles
que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?”
A resposta é simples: porque é uma ferramenta baseada em ideias simples e que
podem trazer grandes benefícios para as empresas.

Mas então qual é a relação entre os 5S e a qualidade?

O 5S e a qualidade estão intimamente ligados. Se a empresa agir de acordo
com as regras preconizadas por este método, certamente terá maiores chances de
entregar um produto ou serviço de qualidade aos seus clientes, satisfazendo
plenamente suas necessidades.

E qual é o reflexo disso?

Os 5S pregam principalmente o rigor e a organização das atividades e do
ambiente de trabalho desde o início do processo. Fazer com qualidade significa agir
corretamente todos os dias e procurar se aperfeiçoar sempre, ou seja, melhoria
contínua. É necessário que as empresas se profissionalizem cada vez mais e se
conscientizem da necessidade de ter qualidade não só no atendimento final aos seus
clientes, mas em todos os seus processos. Isto traz maior produtividade e em
consequência maior lucratividade. Quando corrigimos as coisas apenas no final do
processo, as perdas são muito maiores, não só de esforço e recursos necessários,
mas também em tempo. À medida que você procurar fazer as coisas certas desde o
início, inspecionando tudo o que acontece a cada momento e já for corrigindo as falhas
no mesmo instante que as perceber, as chances do produto final deste trabalho saírem
ruins são muito pequenas. Como reflexo disso, você certamente entregará algo melhor
ao seu cliente, nos prazos esperados, e ainda economizará tempo e recursos.
Benefícios do 5S para a empresa

Que benefícios os 5S trazem para a empresa? No ambiente de trabalho

• Eficiência - ganho de qualidade e produtividade

Quando você trabalha em um ambiente organizado e limpo, onde seja fácil

encontrar as coisas, pois elas se encontram onde deveriam estar, é natural que tudo
flua melhor.
Você sente até mais ânimo para realização das atividades, não é mesmo?
Na empresa, como em nossa casa, o ideal é que todos se sintam bem, e para
que isso ocorra, todos devem fazer a sua parte.
Lembre-se que toda ação gera uma reação. Se você sujar o ambiente, espalhar
papéis por todo lado, não organizar as coisas é você mesmo quem sofrerá as
consequências.
O trabalho em um ambiente agradável normalmente gera maior produtividade,
sem contar que as pessoas provavelmente se empenharão em produzir algo com
maior qualidade, pois terão maior motivação para isso.
Com os 5S você também poderá ganhar mais espaço para que as pessoas
realizem suas atividades.
Em um local de trabalho repleto de falhas, onde ninguém se preocupe em
seguir os passos dos 5S vistos até agora, a tendência é que todos passem a agir
errado e certamente surgirão frases do tipo:
• isto sempre foi feito assim, e deu certo.
• se ninguém age corretamente, por que eu vou agir?
• meu chefe não está nem aí pra mim.
• fazendo ou não fazendo eu vou ganhar a mesma coisa no final do mês.
Evite isto e tente corrigir vícios, pois sempre existe espaço para a
implementação de melhorias.

• Segurança

Os cuidados com segurança são fundamentais.

A prevenção, deve ser a palavra de ordem.

Em um ambiente em que as pessoas utilizam os equipamentos de proteção

individual corretamente os riscos são reduzidos drasticamente. O erro é que muitos
fazem disso uma obrigação apenas quando são auditados ou estão sendo
supervisionados por seus superiores, pois não conhecem os reais benefícios que
estes equipamentos trazem para sua integridade física.
As ferramentas de trabalho também devem ser utilizadas da maneira
especificada, pois muitas coisas que aparentemente não trazem risco, quando não
são bem utilizadas e cuidadas podem representar perigo. Ex.: se uma máquina não
recebe a lubrificação correta, se a correia do motor não é trocada dentro dos prazos,
se os fios de luz não são inspecionados etc., sua empresa pode se tornar um
verdadeiro “campo minado” onde tudo pode trazer risco a você, seus colegas de
trabalho ou funcionários.
Com os 5S todo mundo poderá trabalhar melhor sem riscos ou com riscos
muito menores, pois como já comentamos quando as coisas são organizadas e
dispostas da maneira correta as pessoas não terão que se expor a carregar
pesos em demasia por longas distâncias, encontrarão os objetos onde eles
devem estar, não correrão riscos de acidentar-se nos cantos das coisas ou
escorregar em coisas jogadas pelo chão.

Além disso, após a limpeza e organização do ambiente, o espaço para

circulação das pessoas deverá aumentar, reduzindo o risco de acidentes.
• Melhoria no clima
• Percepção dos clientes e impacto nos resultados
Após a realização dos 5S você verá como os resultados tenderão a ser
melhores, não só para a realização do trabalho em si, mas para os próprios resultados
de sua empresa.
Com a aplicação dos 5S, tanto os membros da equipe de trabalho quanto
clientes passarão a ver sua empresa com outros olhos, pois certamente eles
receberão o serviço mais de acordo com suas expectativas e desejos. Em
consequência disso, novos clientes poderão surgir e sua empresa poderá aumentar o
faturamento. Além disso, lembre-se que quando você utiliza os recursos de uma
maneira mais racional, os custos tendem a diminuir. Você notará que mesmo as
pessoas tenderão a se relacionar melhor entre si, pois terão um trabalho com menores
chances de problemas.
 Significado dos 5 "S" (Esses)
O que são os 5S?

Os 5S são conceitos derivados de 5 palavras japonesas. Apesar da aparente

simplicidade este programa é capaz de fazer verdadeiras revoluções no ambiente de
trabalho.
Trata-se de “cuidar da casa”. Quando se fala em cuidar da casa, podemos
pensar tanto no nosso lar, quanto em nossa empresa. Muitas pessoas encontram uma
série de problemas no seu dia a dia, tais como:

• ambiente de trabalho desorganizado e sujo;

• dificuldades para encontrar os objetos que procuram;
• falta de espaço;
• atrasos na entrega e recebimento dos trabalhos...

Mas, o que fazer para eliminar estes problemas? Abaixo será repassado o
conceito de cada um dos 5S, de acordo com o Prof. Takashi Osada, o precursor do
5S.
O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais
formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e
Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando
não descaracterizar a nomenclatura do programa.

São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza,

senso de saúde e senso de autodisciplina.

Vejamos separadamente os conceitos de cada um dos 5S:

1) SEIRI – Senso de Utilização

 Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos, dados, etc.; com
equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo
considerado dispensável para realização das atividades, vejamos:

• Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil.

• Só o que tem utilidade imediata deve estar na área de trabalho.
• Somente a quantidade certa deve estar disponível.
• Eliminando-se o que não é útil, podemos nos concentrar somente
naquilo que é útil, que contribuirá realmente para o resultado final. Os resultados da
aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados:

• Ganho de espaço
• Facilidade de limpeza e manutenção
• Melhor controle dos estoques
• Redução de custos
• Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S

2) SEITON – Senso de Organização

 O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter
todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas
imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem
simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local
de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como
resultados do senso de organização:

• Economia de tempo;
• Facilidade na localização das ferramentas e materiais;
• Redução de pontos inseguros.

3) SEISO – Senso de Limpeza

A tradução para a palavra Seiketsu é limpeza. Este senso define a importância

de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao
ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O
senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o
relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a
transparência, honestidade, franqueza e o respeito. A aplicação do senso de limpeza
traz como resultado:

• Ambiente saudável e agradável;

• Redução da possibilidade de acidentes;
• Melhor conservação de ferramentas e equipamentos;
 • Melhoria no relacionamento interpessoal.

4) SEIKETSU – Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas,

iluminação, localização, placas, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é
importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de
trabalho, etc., afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos
colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Este
senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e
limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais
resultados da aplicação deste conceito:

• Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas;

• Equilíbrio físico e mental;
• Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc);
• Melhoria nas condições de segurança.

5) SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

 A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e
comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto
pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Esta etapa estará sendo de fato
executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo
quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes
conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um
ambiente autodisciplinado a cerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho;

• Trabalho diário agradável;
• Melhoria nas relações humanas;
• Valorização do ser humano;
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;
 Resumo:

A convivência com os cinco sensos apresentados leva os colaboradores a

compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da
pirâmide dos resultados alcançados, fazendo nascer a consciência de que é preciso
ser disciplinado mesmo quando não há cobranças.
Por isso, os Programas de Qualidade têm auxiliado as empresas no processo
de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança
cultural, a fim de se obter a vantagem competitiva necessária que será colhida a curto,
médio e longo prazo.

A Mudança Comportamental

Os cinco sensos (5S), são a porta de entrada de um Programa de Qualidade

Total. Isto porque têm um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que
seus resultados são rápidos e visíveis. Mas a sua grande virtude é seu grande defeito,
ou melhor, nós a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se
resume em melhorar a aparência do local de trabalho ou outro ambiente qualquer. Na
verdade, a essência dos 5S é outra: mudar atitudes e comportamento.
Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior
que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde
os resultados, são de médio ou longo prazo, como a Qualidade Total. O 5S é então um
processo educativo que possibilita a mudança comportamental e cultural das pessoas
na organização, com o objetivo de uma vida harmoniosa no trabalho.

O Processo de Mudança

A técnica dos 5S preconiza a eliminação dos problemas na origem, não nos

efeitos. O que se busca não é atenuar o efeito, porém eliminar a causa. Não se trata de
limpar sempre, mas evitar que se suje. Um ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a
sujá-lo ainda mais; por exemplo, um banheiro sujo com lixo e papel higiênico jogados
no chão. Não há como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado, um ambiente
limpo não necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no
chão. De nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno
abandonado, sujo, cheio de mato e lixo. O aviso não é compatível com o local e já está
desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de manufatura de um produto com alta
qualidade, conforme especificações rigorosas, não é compatível com um ambiente
hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente
fala, às vezes, mais forte que a sinalização, os comunicados e ordens escritas.

Mudando o Comportamento

A mudança comportamental inicia-se através desse Programa. Estas mudanças

de comportamento e conscientização estão plenamente incorporadas à visão sistêmica
representada pelo gerenciamento da Qualidade Total. Porém como conseguir
Qualidade, Produtividade, Lucratividade e Comprometimento das pessoas, num
ambiente sujo, desorganizado e sem respeito ao ser humano? A experiência mostra
que uma excelente maneira de se iniciar um programa de qualidade é fazendo uma
faxina no sentido físico e mental.

Kaoru Ishikawa sempre aconselhava: “pode-se começar varrendo a casa”, e é

justamente por isto, que se propõe a começar pelo Programa 5S fazendo uma grande
faxina geral. O monitoramento do Programa será realizado para garantir o seu
melhoramento contínuo. Uma mudança de cultura, tendo como base os Princípios da
Qualidade Total, para ter sucesso, deve penetrar no coração da Organização alterando
filosofia de ação, processos e comportamentos.