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Unidade I
Apostila 1
FORMAÇÃO CONTINUADA
NOME DO ALUNO:________________________________________________________________________n0____________
PROFESSOR: _______________________________________________________________________TURMA____________
Assistente de Controle da Qualidade
I – Técnicas de Controle da Qualidade
© SENAI-SP
Trabalho elaborado pela Escola SENAI – “ Santos Dumont “ – São José dos Campos
Equipe responsável
E-mail senai@sp.senai.br
Home page http:// www.sp.senai.br
SUMÁRIO – APOSTILA 1
SENSIBILIZAÇÃO E MOTIVAÇÃO
PARA A QUALIDADE
Apresentação
Nessa época, alguns produtos não tinham desempenho, ou seu desempenho era pífio,
enquanto outros produtos apresentavam melhor desempenho. Isso nem sempre comovia o
fabricante artesanal, pois a demanda era tão grande que mesmo o mau produto era facilmente
vendido. Isso evidentemente não podia durar para sempre e logo os melhores produtos e
serviços começaram a se destacar e a serem mais procurados que os outros, cujo
desempenho não era suficiente.
As empresas cuja preocupação com a Qualidade se destacava das demais passaram a triunfar
no mercado cada vez mais competitivo, especialmente na segunda metade do Século XX, após
a Segunda Guerra Mundial.
A globalização, por sua vez, acirrou a competição entre as organizações – uma pessoa,
empresa ou governo não precisa mais buscar os produtos ou serviços de que necessita em sua
região ou mesmo país de origem, podendo agora buscar a melhor qualidade, melhor prazo de
entrega e o melhor preço em qualquer lugar. O comércio internacional explodiu e a atividade
econômica no mundo também. No entanto, a competição entre as organizações se
desregionalizou para se tornar mundial. Qualquer atividade é hoje exercida tanto no Brasil –
em várias regiões –, quanto em todos os cantos do mundo e a diferença entre organizações
vencedoras e as demais é sua capacidade de produzir com qualidade a preços e prazos cada
vez melhores.
O que é Qualidade?
Na prática, qualidade significa satisfação do cliente. As necessidades de alguns clientes são
bastante complexas, enquanto as de outros são mais simples, mas todos vão avaliar a
qualidade do que compraram com base no grau em que suas necessidades e expectativas,
incluindo preço, são atendidas pelo produto ou serviço comprado. Isso vale para todos os
clientes, tanto para um cliente comum, um comprador de uma fábrica, uma autoridade local ou
um órgão de governo.
Qualidade absoluta não existe. É algo diferente para pessoas diferentes. Devemos primeiro
determinar quem são nossos clientes e o que eles esperam de nós como produto ou serviço de
"qualidade". O termo "Qualidade" é o que podemos chamar de “termo não especifico”: Não
tem significado até que seja traduzido por uma série de serviços específicos relacionados às
necessidades e expectativas reais dos clientes. Todo produto ou serviço pode ser descrito por
termos "específicos” relacionados aos seus requisitos de desempenho, confiabilidade,
segurança, cor, sabor, cheiro, etc., que podem ser detalhados através de especificações
normais que servem de base para que o produto possa ser avaliado de forma objetiva.
Pela definição da norma NBR ISO 9000:2005, Qualidade é o grau no qual um conjunto
de características inerentes satisfaz requisitos (ISO 9000:2005 – 3.1.1).
Há a possibilidade de que dois ou mais produtos que possuam qualidade, sejam destinados
para o mesmo uso geral, embora de classes diferentes. Exemplo: um automóvel popular, um
médio e um esportivo de luxo – os três prestam-se ao mesmo uso geral – conduzir pessoas –
mas são de categorias diferentes pois se destinam a públicos de diferentes necessidades
quanto ao uso do automóvel (transporte, conforto, segurança, desempenho, objeto de desejo
ou exibição). Produtos de classes diferentes têm, em geral, preços diferenciados e
proporcionais às suas respectivas classes.
A Qualidade tem oito Princípios e doze Fundamentos, a partir dos quais podemos construir
nossos Sistemas de Gestão da Qualidade. Os 8 Princípios da Qualidade são:
1) Foco no cliente
As organizações dependem de seus clientes e, portanto, convém que entendam as
necessidades atuais e futuras do cliente, os seus requisitos e procurem exceder as suas
expectativas.
2) Liderança
Líderes estabelecem unidade de propósito e o rumo da organização. Convém que eles criem e
mantenham um ambiente interno, no qual as pessoas possam estar totalmente envolvidas no
propósito de atingir os objetivos da organização.
3) Envolvimento de pessoas
Pessoas de todos os níveis são a essência de uma organização, e seu total envolvimento
possibilita que as suas habilidades sejam usadas para a beneficio da organização.
4) Abordagem de processo
Um resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando as atividades e os recursos
relacionados são gerenciados como um processo.
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Assistente de Controle da Qualidade
I – Técnicas de Controle da Qualidade
6) Melhoria contínua
Convém que a melhoria contínua do desempenho global da organização seja seu objetivo
permanente.
Estes oito princípios de gestão da qualidade formam a base para as normas de sistema de
gestão da qualidade na família ABNT NBR ISO 9000.e de todos os Sistemas de Gestão da
Qualidade.
Veremos nos capítulos a seguir como as pessoas contribuem para essa busca contínua da
melhoria.
Não faz sentido falar em qualidade sem considerar as pessoas que trabalham na empresa. Ela
é baseada no comprometimento daqueles que fazem o trabalho.
Para gerir com eficácia a qualidade, é preciso que as pessoas estejam comprometidas – todos,
do mais humilde trabalhador ao mais alto diretor da organização. Esse comprometimento é
que garante que as atividades sejam executadas com o máximo de eficácia, na busca
constante da melhoria de todas as atividades, melhorando continuamente a eficácia (obtenção
de resultados) com a máxima eficiência possível (mínimos recursos).
Caso não ocorra a adesão interna do outro, teremos dentro de um processo reativo, a adesão
mecânica.
Produtividade
A produtividade é geralmente definida como a relação entre a produção e os recursos utilizados
para produzir um produto ou serviço. Já a produção consiste nos bens produzidos (quantidade
de produtos produzidos). Os recursos utilizados para a produção são pessoas, máquinas,
materiais e outros recursos. Quanto maior a relação entre a quantidade produzida e os
recursos utilizados, maior é a produtividade.
A produtividade de uma determinada quantidade de produtos produzidos pode ser medida por
unidades de utilização de mão de obra (homem-hora), pela utilização de matéria-prima, pelo
tempo de produção ou até mesmo pelo custo de produção. Em qualqer dos enfoques, o que
interessa ao empresário é mesmo o custo – em prazo / matéria-prima / mão de obra / etc –
necessário para produzir o seu produto e a produtividade passa a ter o seguinte unidade:
Dinheiro por quantidade produzida, ou custo unitário dos produtos (R$ / ton ou R$/unidade).
O grau de produtividade de um agente econômico (pessoa, empresa, país, etc.) é, regra geral,
um dos melhores indicadores para a medição do seu nível de eficiência e eficácia. No ambiente
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Competitividade
A competitividade ou livre concorrência é um dos princípios da economia liberal e teve como
principais defensores Adam Smith e David Ricardo. Segundo Smith, procurando apenas um
ganho pessoal, a pessoa trabalha, coincidentemente, para elevar ao máximo possível a renda
anual da sociedade. Por uma mão invisível a pessoa estaria sendo misteriosamente levada a
executar um objetivo que jamais fez parte das suas intenções. E, buscando apenas seu
interesse exclusivo, a pessoa muitas vezes trabalharia de modo bem mais eficaz pelo interesse
da sociedade do que se tivesse de fato esta intenção. Podemos notar que a idéia básica da
livre concorrência é a fé depositada na idéia de que as pessoas, uma vez competindo entre si,
automaticamente estariam contribuindo para o progresso geral da sociedade.
Em um ambiente no qual as empresas lutam por conseguir maior produtividade, são mais
importantes e bem sucedidas aquelas organizações que conseguem essa maior produtividade.
A competitividade é a característica ou capacidade de qualquer organização de cumprir sua
missão melhor que outras organizações competidoras. Baseia-se na capacidade de satisfazer
as necessidades e expectativas dos seus clientes. É a capacidade de tratar os seus clientes
de forma honesta, justa, solidária e transparente, amável, pontual, etc., deixando-os satisfeitos
na relação com a organização.
A Qualidade e a competitividade
No contexto da qualidade, empresas cujo sistema de gestão da qualidade é mais maduro são
também aquelas de maior produtividade e competitividade.
No cenário atual, há um grande universo de organizações que alardeiam sua preocupação com
a Qualidade, quaisquer que sejam suas áreas de atividade. Empresas de produção mecânica,
As normas que regem a gestão de sistemas da Qualidade nos diversos ramos de atividade –
específicas para cada um deles – são / foram emitidas por diversas entidades normativas,
internacionais ou locais. Essas normas se apresentam como complementares à norma
internacional da Qualidade a ISO 9001. Apresentamos algumas:
Motivação
Tipos de motivação
Hierarquia de Maslow
Muitas classificações tem sido propostas por diferentes autores e especialistas. Examinaremos,
a seguir, apenas a hierarquia de necessidades elaborada pelo Psicólogo clínico Abraham
Maslow, que as arranjou em forma de pirâmide:
Necessidades Humanas:
Quando um indivíduo está, por exemplo, com fome, sede, ou enfrenta dificuldades para
respirar, não tem facilidade para realizar bem o seu trabalho.
As necessidades sociais são aquelas que nos impelem a interagir com os outros, embora
sejam comuns, tendem a ser mais intensas para umas pessoas do que para outras e de acordo
com as situações.
Depois de satisfazer sua necessidade de participação, o indivíduo quer mais do que ser,
apenas, um membro do grupo. É neste momento que outra necessidade começa a dominar o
seu comportamento. Trata-se da necessidade de estima. Se o indivíduo não se sentir estimado,
reconhecido, aprovado, e não experimentar a confiança das outras pessoas, dificilmente
realizará um trabalho eficiente.
Motivo
Se todo organismo precisa manter-se em equilíbrio, quando ocorre uma necessidade,
desencadeia-se nele um processo. Surge, no indivíduo, uma força que inicia, dirige e sustenta
o seu comportamento em direção de um objetivo que, ao ser alcançado, gratifica e restaura o
equilíbrio. Esta força interna é chamada de motivo.
Incentivo
Incentivo é o recurso externo de que lançamos mão para que o indivíduo persista em seus
esforços, para que alcance um objetivo ou que satisfaça uma necessidade.
O incentivo, muitas vezes, é representado por uma recompensa que promove a satisfação de
uma necessidade.
Motivo Incentivo
Necessidades orgânicas
No próximo nível, estão as motivações que têm uma base biológica óbvia, mas que não são
requeridas para a sobrevivência imediata do
organismo. Esse tipo inclui motivações
poderosas para o sexo, cuidado com a prole
e agressão: de novo, as bases fisiológicas
dessas motivações são similares em
humanos e em outros animais, mas as
complexidades sociais são maiores em
humanos (ou talvez nós apenas as
entendamos melhor em nossa própria
espécie).
No início do Século XX, acreditava-se que as motivações como desejo por sexo ou agressão
tinham um componente homeostático – isto é, elas se acumulam com o tempo caso não sejam
descarregadas. Essa idéia era crucial para Freud e Konrad Lorenz, e é uma característica da
psicologia popular da motivação. No entanto, as análises biológicas mais bem-informadas das
décadas recentes desmentem essa noção, dizendo que tais motivações são situacionais,
aparecendo quando elas são (ou parecem ser) necessárias, e desaparecendo sem maiores
consequências quando a ocasião para elas passa.
Objetivos secundários
Uma distinção pode ser feita entre a motivação direta e a indireta: na motivação direta, a ação
satisfaz a necessidade, e na motivação indireta, a ação satisfaz um objetivo intermediário, que
por sua vez pode direcionar na satisfação de uma necessidade. Em ambientes de trabalho,
dinheiro é tipicamente visto como uma poderosa motivação indireta, enquanto satisfação com o
trabalho e um ambiente social agradável são motivações mais diretas. No entanto, esse
exemplo mostra claramente que um fator motivacional indireto (dinheiro) em direção a um
importante objetivo (ter comida, roupas, etc) pode muito bem ser mais poderosa do que uma
motivação direta provida por um ambiente agradável.
Coerção
Auto-controle
A motivação está relacionada com o desempenho das pessoas que compõem uma equipe de
trabalho.
Motivação e Desempenho
A motivação pode ser abordada por três prismas:
Motivação Elevada
Os seres humanos são criaturas com infinitas capacidades. Entretanto, habilidade não significa
coisa alguma se não for usada adequadamente. Quando multiplicada pela motivação, a
habilidade ganha vida.
É por isso que, em tempos de urgência ou crise, seres humanos comuns são capazes, às
vezes, de mobilizar suas capacidades latentes para alcançar efeitos notáveis. A motivação
elevada é que dá energia para um corredor superar seus limites e vencer, ou uma pessoa
sobressair em uma organização.
A motivação elevada não é privilégio de alguns raros indivíduos, mas sim uma qualidade que
pode existir na organização como um todo. A motivação elevada é um estado que todos os
funcionários são capazes de alcançar, desde que ampliem seu potencial motivacional, que
normalmente está limitado, ou temporariamente suprimido.
Motivação permanente
Motivação
Tempo
Atenção!
A motivação só é mantida quando incorporada à própria organização!
Tédio
Expansão do Cargo: Esta técnica que tem recebido a maior atenção da ciência do
comportamento. A tarefa pode ser expandida tanto horizontal como verticalmente.
limite. O empregado é obrigado a trabalhar dentro de um tempo fixo e tem um livre período
para variar conforme desejar. O período variável pode permitir horas extras a serem
acumuladas e o empregado pode obter um dia livre no fim do mês.
O conceito parece contribuir para a redução de ausência no trabalho, para reduzir fadiga e para
aumentar a lealdade organizacional.
O que podemos concluir é que há muito mais a ser motivado do que a aplicação de técnicas
mencionadas, ou outras tais como: telefone privado, espaço no estacionamento, plano de
benefício bastante rico, caixa de sugestões, carro privado etc. Motivação é uma filosofia que
deve ser emanada de cima e espalhada para toda a organização. Essa filosofia é descoberta
sobre as necessidades e desejos de cada empregado e é a engrenagem criadora do ambiente
de trabalho que o permite dedicar-se, como indivíduo, a tarefa de melhorar seu desempenho.
De forma periódica e regular, comunique a todos quais são as metas, bem como seus padrões
de desempenho.
Quando puder, designe pessoas para os tipos de trabalho de que gostam e que podem
executar bem – Trabalho que considerem valioso para elas.
Aumente a segurança dos funcionários de que podem executar o trabalho que deles se espera,
através de treinamento, orientação técnica, aconselhamento, receptividade para ouvir, e assim
por diante.
Dê feedback.
Quando os funcionários se esforçam em realizar o que você espera deles, diga-lhes o quanto
eles estão se saindo bem. O feedback positivo reforça atitudes corretas; a crítica ajuda-os a
corrigir erros.
Quando os funcionários fizerem o que você lhes pediu recompense-os com elogios. A
compensação financeira pode também ser usada, mas com cuidado: Um aumento de salário
só dura um mês e pode se tornar um elemento desmotivador logo em seguida (o funcionário
pode passar a enxergar o aumento apenas como um “cala-boca”).
Auto-Desenvolvimento
O Auto-Desenvolvimento consiste na afirmativa de que “eu devo ser o primeiro condutor do
meu crescimento”.
Muitas pessoas ficam estáticas, olhando a vida passar, as oportunidades, as pessoas... Ficam
reclamando de que o país está em crise, há falta de empregos, a economia não anda, os filhos
estão dando trabalho, a vida está um tédio.
Dizem frases do tipo: “se eu tivesse dinheiro, compraria aquele produto”; “se eu tivesse tempo
voltaria a estudar”; “se eu conhecesse aquela pessoa me casaria”; “se eu tivesse tempo amaria
mais meus filhos”. Quando vão ficando mais maduras dizem: “ah, se eu tivesse estudado
mais”; “ah, se tivesse tido oportunidade”; “ah, se eu fosse jovem hoje”.
Talvez você conheça pessoas que não se sentem realizadas na vida, recalcadas com o passar
dos anos, sempre esperando que alguém ou algo apareça para mudar suas vidas, para
crescer.
Todos os dias têm uma manhã, uma tarde e uma noite para vivermos intensamente cada
momento. Ao acordar, antes de abrir os olhos, agradeça pelo novo dia e diga para você: “hoje
tenho boas oportunidades para realizar”. No final do dia posso dizer: “puxa, hoje eu cresci
como profissional, como pai, como filho, como esposo, como amigo”. O crescimento é inerente
ao ser humano.
Pense em uma nova vida, novos produtos, novos serviços, novas maneiras, novas
oportunidades. Mas lembre-se de não entrar no outro extremo, o stress, pois os lírios do campo
não fiam, nem tecem mais nem os reis se vestem como eles.
Tempo
Viva o momento presente. Muitas pessoas vivem com o stress em alta exatamente por que ele
é derivado de situações do passado ou do futuro. Em relação ao trabalho, se prestarmos
atenção, veremos que, na grande maioria das vezes, os motivos de uma pessoa estar
estressada giram em torno de tarefas que ela deixou de fazer, está fazendo em cima da hora,
atropelando outras situações, ou então ansiedades por tarefas a serem realizadas no futuro.
Quando vivemos o momento presente, aproveitamos melhor as oportunidades para viver com
qualidade. Você deve conhecer pessoas que já disseram: “ah, eu deveria ter dito àquela
pessoa que a amava. Agora ela se foi”; “Quando eu ganhar mais dinheiro estarei mais
tranqüilo”. Para essas pessoas sempre faltará algo no passado, chegando a ser frustrante e o
futuro é sempre temeroso, que gera mais incertezas do que esperanças.
Administrar o tempo ou o momento presente não é tarefa tão fácil, é um desafio a cada dia,
porém é essencial para o nosso bem estar. Aqui vai uma dica: primeiro faça o que é
considerado essencial, depois faça o que é considerado importante e só depois faça o que é
considerado acidental. Essencial é o que tem de ser feito agora, neste momento.
Importante é aquilo que tem de ser feito, porém pode esperar um pouco. Acidental é quilo que
tem valor, porém só será feito depois do que é essencial e importante. Lembre-se que a sua
forma de ver as coisas pode mudar como o passar do tempo e das situações. Portanto é
preciso sempre avaliar, pois o que é considerado essencial hoje, talvez não o seja daqui a
alguns meses.
Quando o dono de uma lojinha senta-se no caixa para controlar suas receitas, isto pode ser
essencial para ele, mas quando aquela lojinha torna-se uma empresa matriz com várias filiais,
ele terá que delegar essa função, pois deixou de ser essencial e passou a ser acidental. Para
uma criança de um ano de idade é essencial, quase que diariamente o balançar do colo dos
pais, mas para um adolescente, isso seria acidental.
Mudança
Mudança é um fenômeno que nos acompanha por toda a vida. Mas será que estamos sempre
sensíveis a ela? Nem sempre. Para algumas pessoas, mudança gera muito desconforto.
Principalmente para aquelas que nós denominamos de acomodadas, ou resistentes às
mudanças. Alguns chamam de “complexo de Gabriela”: “eu nasci assim, eu sou mesmo assim,
vou morrer assim, Gabriela”.
A palavra mudança representa modificar, fazer diferente, renovar, recriar. A imensa maioria das
crianças são os melhores exemplos de comportamento sensível às mudanças. Para elas o
tempo é um amigo e não um adversário. Ele acontece em ritmo compassado. Por isso vivem as
mudanças presentes com maior intensidade. Elas são flexíveis aos acontecimentos. Quando
ficam doentes o poder de recuperação é bem mais rápido do que os adultos.
Talvez a solução para vários problemas esteja na mudança. Sair de nós mesmos. Como nos
fala São Paulo em uma de suas cartas: “todas as coisas concorrem para o bem daqueles que
amam e servem a Deus ”. Parafraseando, também as mudanças.
Ë importante salientar que mudar não necessariamente significa ir à direção contrária ao que já
existe. Muitas vezes é preciso corrigir a rota sem desprezar o que já se conquistou, mas
aperfeiçoar.
Auto-Estima
Nossos sentimentos de auto valor afetam, como podemos perceber, a nossa integridade,
estabilidade e criatividade e até mesmo se um dia seremos líderes ou apenas seguidores, isto
é, como vamos utilizar nossas aptidões e capacidades. Na verdade, a auto-estima é a mola
mestra que nos leva ao fracasso ou ao sucesso em nossas vidas.
Infelizmente, uma grande parte das pessoas de nossa civilização moderna parece não gostar
de si mesmas enquanto que outras parecem amar a si próprias demasiadamente. Você deve
conhecer pessoas arrogantes, presunçosas que agem como se fossem melhor que todos os
outros seres humanos do planeta. E também deve reparar naquelas pessoas que por mais que
façam e aconteçam ou tenham uma vida normal, acham-se horrorosas, incompetentes,
judiando de si mesmas, consumindo drogas, álcool e recusando-se a uma vida feliz.
Um aspecto importante da auto estima diz respeito às relações interpessoais. A maneira pela
qual você se relaciona com as pessoas de seu convívio é diretamente afetada pela forma como
você se sente a seu respeito. O resultado é que você é incapaz de amar ou gostar de outra
pessoa mais do que ama ou gosta de si mesma.
Paradigmas
Um grupo de cientistas colocou cinco macacos numa jaula, em cujo centro foi colocada uma
escada e, sobre essa escada, um cacho de bananas.
Um terceiro macaco foi então trocado e o fato novamente se repetiu. Um quarto e finalmente o
último dos macacos veteranos foi substituído.
Os cientistas ficaram então com um grupo de cinco macacos que, mesmo nunca tendo tomado
o banho frio, continuavam a bater naquele que tentasse chegar às bananas.
Se fosse possível perguntar a algum deles por que batiam em quem tentasse subir a escada,
com certeza a resposta seria...
Lembre-se...
Na era da tecnologia da informação, nosso potencial está limitado somente pela nossa
criatividade, inovação e imaginação. Ou você faz parte do rolo compressor ou faz parte da
estrada.
Comunicação
Comunicar-se é o ato de tornar comum uma mensagem, por meio de códigos verbais como a
fala, escrita e os não verbais como gestos, expressões do rosto, símbolos, etc.
A comunicação é, portanto, uma atividade própria e natural do ser humano através da qual ele
pode trocar idéias, informações e experiências com outras pessoas; é a forma de relacionar-se
com o mundo.
A comunicação vem do latim “Comunicatio”, que em seu significado mais simples quer dizer o
ato de entender alguém e fazer-se entendido.
Elementos da comunicação
Para que exista comunicação são necessários dois elementos fundamentais:
Existem outros dois fatores que podem distorcer o entendimento: canal e mensagem. Esta, por
sua vez, também deve ser corretamente codificada.
códigos corporais, que são facilmente detectados na dança, expressão corporal etc.
Os códigos variam conforme o ambiente sociocultural e o período histórico, sofrendo
diversas influências. Um código só é perfeitamente compreendido por quem está
familiarizado com ele. Assim, um receptor pode entender e compreender um
determinado código e outro – ao lado do primeiro – não fazer a menor idéia do que
está sendo comunicado.
Feedback
código
CANAL
Qualquer outro recurso que permita ou favoreça o contato é classificado como comunicação
não verbal. São os gestos, as expressões faciais, as posturas. Mesmo os silêncios, as
ausências no interior de certos contextos podem se tomar significativos e carregados de
mensagens para o outro.
Atenção!
O receptor é um elo importante no processo de comunicação.
Se a mensagem não o atingir, de nada adiantou enviá-la.
Comunicação Eficiente
A comunicação é eficiente quando a palavra, o olhar, sorrisos, gestos, apresentação pessoal,
tudo está integrado à mensagem que é transmitida. Vejamos isoladamente cada um desses
itens:
Vocabulário
• As palavras expressam idéias: Quanto melhor escolhidas, melhor você transmitirá sua
mensagem.
Olhar
Da mesma forma que o vocabulário, o olhar também é um meio
de expressão. Como diz o ditado popular, o olhar é o espelho da
alma, um dos melhores meios para captar e conservar o
interesse do ouvinte. Pelo olhar percebe-se o interesse do
ouvinte, seu entusiasmo, sua energia, sinceridade e franqueza. Olhares de indiferença (olhar
para o chão, para cima ou para os lados), impaciência, timidez ou agressividade, também são
facilmente perceptíveis. Para se comunicar bem com o olhar, olhe diretamente nos olhos da
pessoa com quem fala, com firmeza e sinceridade, dando força e ênfase às suas idéias.
Sorriso
O sorriso exprime o entusiasmo, a fraqueza, o prazer de
atender bem. É um dos elementos determinantes do contato
humano. Deve ser natural, autêntico e não um sorriso
forçado. Sorria com vontade e goste do seu sorriso. As
pessoas que utilizam o sorriso na comunicação conseguem se comunicar de forma muito mais
empática. Todas as pessoas gostam de ser bem recebidas com um belo sorriso.
Gestos
Como o sorriso, os gestos também devem ser naturais, vivos e
espontâneos, pois são um meio de expressão, persuasão e
sugestão. O gesto realça as idéias quando utilizado de maneira
condizente com a mensagem, no momento oportuno e ditado pela
própria natureza das idéias.
Apresentação Pessoal
A forma como você se apresenta em público dá indícios de sua
personalidade. Para transmitir uma boa imagem para as pessoas, é
preciso tomar alguns cuidados:
Evite boatos – Evite a prática de espalhar boatos. Eles geram um clima de confusão,
desconfiança e tensão entre as pessoas, sobretudo no ambiente de trabalho e familiar.
Saiba o que diz – É preciso saber claramente o que você pretende transmitir para estabelecer a
confiança mútua na comunicação. Tenha claro quais são suas idéias. Torne a mensagem
compreensível, levando em conta o lado afetivo do destinatário e suas possíveis reações,
verificando se houve compreensão da mensagem emitida.
Não cometa erros – Procure falar corretamente a língua portuguesa. Utilize o plural
corretamente, conjugue os verbos nos tempos adequados.
Ouvir bem é um processo de atenção constante, pois é muito mais complexo do que o ato de
escutar. Para compreender os sentidos dos sons que chegam aos nossos ouvidos é necessário
ter percepção, interesse e principalmente respeito com o outro. Há o tempo de falar e escutar
para que haja equilíbrio no recebimento/ transmissão da informação – Calar-se não é pecado!!!!
Não fomos educados para ouvir e isto emperra o processo comunicativo, favorecendo
distorções e bloqueios.
Ouvir requer disciplina e organização de idéias (enquanto o outro fala é preciso frear a
imaginação e ficar atento ao que é dito).
Harmonia entre falar e ouvir é resultado de uma lapidação interna que pode conduzir ao
autoconhecimento e maturidade. O silêncio é um tempo significativo para refletir sobre o que o
interlocutor diz. Saber ouvir facilita as interpretações e conduz ao acerto.
Aprendendo a Ouvir
• Ouça com atenção, procure não pensar enquanto o outro fala, não fique planejando
sua resposta;
• Esteja ciente dos seus preconceitos e esforce-se para manter sua objetividade;
• Mostre que está ouvindo, fazendo contato com os olhos com quem está falando;
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Assistente de Controle da Qualidade
I – Técnicas de Controle da Qualidade
• Não tenha medo do silêncio, permita uma pequena pausa depois que a pessoa
terminou de falar. Ela pode ter mais alguma coisa a dizer;
• Procure perceber a linguagem não verbal; considere também o que não está sendo
dito.
• Toda pessoa tem um interesse primário em si mesma, ao interessar-se por ela você
estará indo ao encontro de um dos maiores anseios, o de reconhecimento. Isto pode
ser a base da relação eficaz para comunicação.
O sorriso na comunicação
• Tenha em mente exatamente o que você quer, esta pode ser a melhor base para
negociação;
• Valorize os pontos onde o outro cede, reconheça a generosidade. Isto faz bem ao
ego do outro;
• Não queira ganhar sozinho, procure fazer com que o outro receba também algum
benefício. Isto garante boa relação interpessoal.
Barreiras da Comunicação
Situações dessa natureza, além dos prejuízos em relação à consecução dos objetivos, acabam
gerando conflitos entre as partes. Constituem casos típicos de ruídos na comunicação.
Os Ruídos na Comunicação
Muitas vezes, o emissor tem uma vaga idéia daquilo que pretende comunicar, mas, em lugar
de aperfeiçoá-la, passa a transmiti-la assim mesmo, imaginando que seu interlocutor se
incumbirá naturalmente desse aperfeiçoamento.
De modo geral, isso não acontece. Mesmo uma idéia clara corre o risco de ser mal interpretada
em decorrência de outros fatores. Por isso, o emissor deverá primeiramente garantir que a
idéia seja clara para si. E também deverá estar ciente de que a falta de clareza de uma idéia
poderá estar ligada a sua própria rejeição. É muito mais fácil comunicar uma idéia em que se
acredita.
Comunicação Múltipla
Por uma série de razões de ordem psicológica, nem sempre a comunicação verbal coincide
com a comunicação produzida pelo corpo. Não fica difícil imaginar uma pessoa falando uma
coisa com a boca, outra com as mãos e ainda outra com os pés. Veja--se a propósito o livro “O
corpo fala”, de Pierre Weil e Roland Tompakov (1992).
Problemas da Codificação
Não basta ter idéias claras. Para comunicá-las, é necessário codificá-las adequadamente.
Assim, na comunicação oral requer-se que o mecanismo da fala possibilite sua expressão
clara. O que significa que o comunicador precisa tomar cuidado com a tonalidade, a altura, o
timbre e a velocidade de sua voz para evitar ruídos.
Bloqueio Emocional
Timidez
A vergonha, o receio de falar errado ou o medo de ser mal interpretado podem fazer com que o
emissor se iniba e conseqüentemente e prejudique a comunicação.
Quando uma pessoa inicia a conversa a partir do que supõe que a outra pessoa pensa ou
sabe, a comunicação pode não se completar, pois a suposição pode ser falsa.
Quando uma pessoa não tem interesse pelo assunto que está sendo comunicado, apresenta
dificuldade para se concentrar. Mesmo que ouça palavra por palavra a mensagem que está
sendo transmitida, sua retenção será deficiente. É sabido que as pessoas vêem ou ouvem
melhor aquilo que querem ouvir.
Avaliação Prematura
É muito comum a situação em que uma pessoa ouve atentamente o início de uma mensagem e
acredita estar em condições de avaliá-la globalmente. Quando isso acontece, essa pessoa
tende a prestar menos atenção no desenvolvimento da mensagem. Pode ocorrer, entretanto,
que ao longo de seu desenvolvimento, o sentido da mensagem se altere sensivelmente. Neste
caso, a compreensão da mensagem não concordará, certamente, com o significado pretendido
pelo emissor.
Com muita freqüência as comunicações requerem uma resposta imediata. Por isso, algumas
pessoas procuram, à medida que ouvem, ir preparando sua resposta. Por estarem mais
preocupados com a própria resposta, deixam de prestar atenção a certas partes da mensagem.
Assim, retêm apenas parcialmente seu conteúdo.
Experiências Anteriores
Preconceitos e Estereótipos
A aparência física do emissor, sua profissão, origem social, modo de vestir ou de falar podem
fazer com que o receptor levante barreiras à comunicação.
Comportamento Defensivo
Quando o receptor encara as afirmações do emissor como acusações ou críticas a ele, suas
respostas poderão assumir a forma de autodefesa, caracterizando-se pela justificativa,
agressividade, ironia etc.
Atribuição de intenções
Os receptores podem estar preocupados em “ler nas entrelinhas" a mensagem que lhes é
passada. Assim, correm o risco de atribuir intenções falsas ao emissor e também de não
conseguir estabelecer um contato mais profundo com ele.
Quando existe animosidade ou hostilidade entre duas pessoas ou grupos, ou quando ambos
vêem de uma experiência de confrontação, pode ocorrer distorção da comunicação.
Diferença de Status
O cansaço físico ou mental, bem como as situações de tensão ou depressão, prejudicam tanto
a emissão quanto a recepção de mensagens.
das palavras tem que ser o mesmo para o emissor e o receptor. Quando isso não acontece, a
comunicação torna-se deficiente. Por exemplo, quando um advogado diz a um cliente que seu
processo foi desaforado, precisa garantir que seu interlocutor entenda que ele foi deslocado de
um foro para outro, e não julgado atrevido.
Compreensão
Logo no início da mensagem, estabeleça o objetivo e o ponto principal do que você quer
transmitir. Essa prática leva os ouvintes a se concentrarem na informação que você está
passando e a serem mais receptivos. Eles não se distrairão tentando adivinhar que itens serão
abordados e ficarão mentalmente preparados para acompanhá-lo à medida que você
desenvolve o assunto. Além disso, você vai prender toda a atenção dos ouvintes para a sua
mensagem.
Apresente pontos que facilitem o entendimento, baseando suas idéias em fatos claros e
concretos, ou em observações. Você terá assim o respeito e credibilidade em relação a você e
à sua idéia. Ao mesmo tempo, incentive seus ouvintes a darem opiniões que contribuam com a
decisão ou com a idéia que você está comunicando. Procure manter uma ordem lógica quando
apresentar suas idéias.
Mantenha-se atento quanto ao entendimento e às reações às suas idéias. Você não saberá se
suas idéias foram aceitas, a menos que verifique com seus ouvintes. Incompreensões precisam
ser corrigidas rapidamente, e ouvir o seu pessoal mostra que você respeita seus
conhecimentos e opiniões e que considera o ponto de vista deles em sua análise. É importante
notar que muitas vezes seus ouvintes podem levantar algumas idéias ou problemas que você
talvez não conheça ou não tenha considerado originalmente em sua análise do problema. Use
tanto sondagens abertas (Como..., Me conte..., Me mostre... etc.) quanto fechadas (sim / não)
para descobrir se você foi claro, se a informação foi útil, ou para descobrir que informações
adicionais você precisa passar para o seu pessoal.
Não fuja das reações dos seus interlocutores, gerencie as reações ao que você apresentou.
Ser um líder / gestor aberto e receptivo é muito importante, pois você trabalha para estabelecer
e gerenciar relacionamentos à sua volta. Ser aberto tem ligação direta com a maneira corno
você responde ao seu pessoal quando eles fazem perguntas a respeito de suas declarações,
instruções ou opiniões.
As pessoas questionam porque não entendem ou não têm certeza do que têm a fazer com
relação à informação que você acabou de dar. Na maioria das vezes, não estão desafiando
você como pessoa. O que seus colaboradores precisam são esclarecimentos.
A necessidade de troca de informações nas organizações é enorme e cresce a cada dia. Nos
dias atuais, dá-se grande ênfase para a produtividade nas empresas, por conta da
concorrência acirrada que exige que os processos sejam mais rápidos, baratos e melhores.
Isso sempre gera problemas de comunicação entre lideres e colaboradores. Um antídoto para
esse mal-entendido é comunicar suas idéias de forma clara, objetiva e precisa.
5. Que informações você vai usar para dar suporte aos pontos principais?
Para evitar isso, não há outra receita: TREINE, TREINE, TREINE. Uma ajuda para se
conseguir as palavras certas, no momento certo, é dizer oralmente ou mentalmente tudo o que
você planejou dizer. Você pode praticar frente a um espelho, com um colega, com sua família
ou mesmo falar a um gravador. Ao ouvir o que você está dizendo é o que você realmente vai
saber se o que está sendo transmitido é mesmo o que você quer dizer. Ainda mais útil, é repetir
até que você tenha se familiarizado o suficiente com o conteúdo, para que não fique confuso
com perguntas e interrupções.
Um caso real: Um amigo, instrutor do SENAI, ao planejar uma aula de extenso conteúdo e
tempo limitado, pediu à sua empregada que deixasse os afazeres domésticos e se sentasse
para ouvi-lo durante duas horas. “Deu sua aula” e se certificou que o assunto poderia ser
desenvolvido no tempo disponível.
Apoiar as decisões superiores. Você pode se encontrar na posição de ter que comunicar
uma decisão da qual você discorda. Como líder / gestor, espera-se que você implemente os
objetivos da empresa, incluindo essas decisões. Não importa o que você pensa no momento –
é preciso comunicar e demonstrar o seu compromisso pessoal em implantar as políticas e
decisões da empresa de maneira eficaz. Lideres que culpam a empresa por suas ações,
perdem rapidamente o respeito e a confiança de seus colaboradores e superiores.
Uma maneira de conseguir demonstrar seu apoio é fazer um pequeno “dever de casa" para
tentar descobrir e entender por que a decisão foi tomada. Então, elabore o seu objetivo de
amplamente explicar o "que” e o "por que" para o seu pessoal, respondendo a todas as
perguntas e reconhecendo suas preocupações. Se você discorda da decisão, discuta seus
pontos de vista com seu chefe ou com a pessoa apropriada antes de comunicá-la a seus
subordinados. É essencial que você trabalhe suas próprias reações ao que está sendo pedido
antes de falar com seus funcionários.
Não fique na defensiva. Quando alguém atacar seus pontos de vista, não contra-ataque.
Concentre-se na situação, problema ou comportamento, não na pessoa. Evite o bate-boca
improdutivo, explorando os méritos da pergunta ou contraproposta que seu colaborador
apresentou.
Como líder, você fornece valiosos feedbacks para os outros. Você também pode se beneficiar
se aceitar feedback de seus subordinados. Perguntas desafiadoras são valiosos feedbacks. A
informação nesse tipo de feedback mostra se você está no rumo certo. Veja uma pergunta
desafiadora como uma oportunidade de se comunicar melhor ou de descobrir melhores
soluções para os problemas em pauta.
“Por ordem do Gerente Geral, na sexta-feira, às 17 horas, o cometa Halley vai aparecer
sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúna os funcionários, todos usando capacete de
segurança, e os encaminhe ao refeitório, onde o raro fenômeno terá lugar, o que acontece a
cada 76 anos”.
PARA: Supervisor
“Na sexta-feira, às 17 horas, O Gerente Geral vai aparecer no refeitório com o cometa
Halley, o que acontece a cada 76 anos. Se chover, o Gerente Geral levará o cometa para o
pátio da fábrica, usando capacete de segurança”.
DE: Supervisor
PARA: Funcionários
“Na sexta-feira, às 17 horas, quando chover, o fenomenal Bill Halley, usando capacete
de segurança e acompanhado pelo Gerente Geral, vai passar pela fábrica com seus cometas”.
Feedback
Feedback é muito importante para quem lidera pessoas. Muitas ocasiões se apresentam para
feedback, tanto o positivo (elogio) quanto o negativo (crítica).
Os tipos de feedback
O feedback pode ser positivo ou negativo.
O feedback negativo pode ser CONSTRUTIVO, quando mostra o caminho correto e apresenta
formas para o profissional desenvolver o trabalho e alcançar os resultados desejados; ou
DESTRUTIVO, a pior forma de feedback, que apenas mostra o que de ruim ocorreu, sem
apresentar possibilidades de crescimento para o profissional criticado. Muito pior ainda é
quando esse feedback não é feito para a pessoa envolvida e sim para uma terceira pessoa – a
diabólica “fofoca”, que tem uma capacidade imensa de destruir pessoas e que nunca deve ser
usada pelo líder.
Não dar feedback faz com que todos percam – você, as pessoas com as quais trabalha e a
organização como um todo. Por causa do seu papel de líder, seu ponto de vista é muito
valorizado. As pessoas lhe procuram para apoio e orientação – para terem uma direção. Não
dar feedback significa que você está esperando que as pessoas trabalhem sem o benefício
dessa informação e direcionamento valiosos.
No entanto, não basta dar feedback, ele precisa ser construtivo. O feedback construtivo é o
que mostra o caminho e apresenta soluções para problemas que os membros de sua equipe
podem não ter. O feedback construtivo, se bem planejado e apresentado, melhora o
rendimento do trabalho e o relacionamento da equipe.
Algumas práticas podem assegurar que o feedback que você der será construtivo e dará os
melhores resultados: Elas devem ser implantadas sempre que
Descreva especificamente o que você observou. Isso ajuda a outra pessoa entender
exatamente o que você quer dizer e a aceitar isso como "real" ou válido. Existem dois métodos
diferentes, mas igualmente importantes: ser específico e concentrar-se em observações diretas
em vez de em opiniões ou boatos.
Feedbacks muito genéricos podem ser mais confusos do que úteis. Sendo específico, você
ajudará a outra pessoa a identificar exatamente quais são os seus pontos fortes e seus pontos
fracos. Além disso, é importante separar o que você realmente observou das opiniões, ou do
que outras pessoas lhe disseram. Opiniões fazem com que as pessoas se desliguem do foco e
fiquem na defensiva; boatos serão simplesmente imprecisos. Iniciar com fatos lhe dá uma
base comum para começar.
Não fale vagamente sobre como alguém frequentemente ou sempre faz as coisas. Tenha um
determinado caso ou ação em mente e saiba dizer quando e onde aconteceu, quem estava
envolvido e quais os resultados obtidos. Faça uma ligação com o que você observou
pessoalmente e não tente falar pelos outros.
Descreva as suas reações ao que você observou. Elas podem dar informações úteis à outra
pessoa. Submersas em seus próprios pontos de vista e maneiras de pensar, a maioria das
pessoas pode se beneficiar de uma análise sob outra perspectiva. Quando você descreve
suas reações ou as conseqüências dos comportamentos que observou, a outra pessoa pode
melhor avaliar como suas ações estão tendo impacto nos outros, na empresa ou na equipe
como um todo.
Para feedbacks construtivos, apresente os principais pontos em que a pessoa poderia fazer
diferente. Termine de uma maneira positiva, dizendo que confia na habilidade da pessoa em
melhorar a situação.
Quando o seu feedback puder ser interpretado corno negativo, sugestões específicas
encorajam as pessoas a pensar construtivamente sobre melhorar uma situação que está
atrapalhando o seu trabalho.
Mesmo quando alguém está trabalhando apenas para cumprir os objetivos, geralmente se
beneficia de idéias que poderiam ajudá-lo a desempenhar melhor suas funções. As pessoas
aprendem um modo novo ou diferente de fazer as coisas através das sugestões dos outros.
Resuma e expresse seu apoio aos seus subordinados. Resumindo o que for dito no feedback,
você pode evitar mal-entendidos e verificar se o que você disse ficou claro. Esse resumo é
uma oportunidade para mostrar seu apoio à outra pessoa e concluir, mesmo que a situação
seja de um feedback negativo, que você está agindo de forma positiva.
Sempre que possível, o feedback deve ser planejado. Em algumas situações, você terá
condições de parar para pensar, planejando o que gostaria de dizer para a outra pessoa, e
praticar mentalmente o feedback. Quando estiver planejando seu feedback para algum
colaborador, faça-se algumas perguntas para assegurar que o feedback será construtivo: Há
no entanto ocasiões em que você terá que dar feedback a sangue frio (sem planejar). Mesmo
nesses casos, você deve se fazer estas perguntas para que o seu feedback seja o mais
construtivo possível
Não faça Feedback desordenado nem com "desabafos". Punir ou descarregar irritações na
outra pessoa não é dar feedback. Feedbacks irritados são inúteis ou mesmo prejudiciais,
porque a outra pessoa se sente atacada e não estará aberta a ouvir sua mensagem.
Isso não significa dizer que desabafar não seja importante. Você
obterá melhores resultados se você se livrar de sua raiva antes de
conversar com a pessoa. A tendência é que feedbacks de “cabeça
quente” sejam destrutivos e não construtivos, prejudicando o
resultado do trabalho e desperdiçando oportunidades de melhoria.
Uma possibilidade para se livrar de sua raiva é deixar algum tempo
passar, a outra, falar sobre seus sentimentos com alguém que não
esteja envolvido no assunto. Não dê feedback quando estiver
irritado ou chateado.
Não tente dar feedback quando não dispuser de tempo. Além de certificar-se de que você
está no melhor estado de espírito para dar feedback, escolha um momento em que a pessoa
deverá estar receptiva a ouvir o que você tem a dizer. Esse momento deve ser quando a
pessoa tiver poucas distrações ou pressões e puder ouvir e responder construtivamente. Evite
os maus momentos, quando a outra pessoa estiver muito ocupada, ou quando houver outras
pessoas em volta, quando você ou a outra pessoa estiver cansada ou chateada ou for tarde
demais para tornar alguma ação.
Evite dar muito feedback de uma vez. Quando estiver dando feedback negativo, evite uma
longa lista de problemas. Lide com um de cada vez. Mais de um assunto por vez pode ser
esmagador e pode parecer que você está "despejando" problemas. Isso tem como único efeito
assegurado a desmotivação do elemento da equipe para quem você está dando feedback.
Evite a presunção de entendimento. Não presuma que a pessoa já entendeu o que você está
falando, passando para outro tópico rápido demais. Quando você terminar de falar sobre um
tópico, faça perguntas e peça opiniões e/ou questionamentos.
de uma empresa em trocar informações, mas também uma das nossas maiores necessidades
humanas básicas – ser valorizado e estimado. Reconhecer tem vários objetivos:
• Mostra às pessoas que estão trabalhando para um líder, que ele(ela) não se sente
ameaçado pelo bom desempenho dos outros.
• Transmite um agrado pessoal por um trabalho bem realizado, que vai além do salário.
• Evita o ressentimento que pode surgir quando as pessoas são levadas a pensar que elas
e seus colegas simplesmente não estão sendo reconhecidos.
• Ajuda o pessoal a ser mais positivo uns com os outros, pois se sentem pessoalmente
estimados.
As pessoas que se reportam diretamente a você não são as únicas que merecem
reconhecimento. Seus gerentes e colegas também merecem ser reconhecidos por resultados
positivos. Se você pensa sinceramente que um deles realizou um bom trabalho ou se você
deseja mostrar que apreciou a ajuda ou o apoio de alguém, não deixe de lhe dizer. As ações
para reconhecer resultados positivos se aplicam a todos os níveis e em todas as direções.
Perguntas:
3. Quais comportamentos e resultados são importantes para que sua equipe alcance os
objetivos?
Dica: Durante cada dia de trabalho, observe exemplos de ações específicas que merecem
reconhecimento, como as que você listou acima. Em situações improvisadas, mantenha
estas questões em mente enquanto você inicia a conversa. Assim, seu reconhecimento
será apropriado e significativo.
Ações:
Por trás disso, existe a idéia de que, quando um elogio se torna previsível, é fácil considerá-lo
como "nada especial". Entretanto, o reconhecimento de resultados positivos deveria ser
sempre algo especial. Deveria ser dado consistente e regularmente, quando fosse merecido.
As pessoas nunca se cansam de receber um reconhecimento verdadeiramente merecido e
sinceramente dado. Seu reconhecimento não se tornará menos confiável se você fizer
referência aos fatos. Assim, todos serão capazes de identificar a respeito do que você está
falando.
Evite exageros e gestos falsos que soem apenas como "puxa saquismo" e você nunca terá
que se preocupar a respeito de dar muito reconhecimento. Na realidade, você pode nunca
reconhecer o suficiente, não o contrário.
Evite declarações genéricas. Seja específico e descritivo, não fale da maneira que a pessoa
"normalmente" é, e inclua informações a respeito de quando e quanto foi o trabalho que gerou
o reconhecimento. Evite os reconhecimentos vagos do tipo “Fulana, você realmente é demais!”,
“Eu sei que posso confiar em você” ou “Sicrano, seu pessoal realmente conseguiu desta vez.”
Não use frases exageradas como: “Este é o melhor trabalho que alguém já realizou por aqui”,
ou outras frases como esta, pois podem levar a outra pessoa a pensar que está sendo
manipulada. Elogios exagerados são geralmente recebidos como insinceros e podem criar
suspeitas. Por outro lado, elogios exagerados podem levar a pessoa a acreditar que está muito
perto de uma promoção, aumento, prêmio ou outros benefícios e construir falsas expectativas,
o que gera desapontamento e desilusão por parte do funcionário quando isso não acontece.
Não use o chamado elogio condicional. Tome cuidado para não incluir "se" ou "mas" em
suas declarações positivas, como "isto parece perfeito, mas..." Essas inclusões só vão diminuir
o poder do seu elogio. Muito freqüentemente, a pessoa só vai se lembrar da parte negativa da
sua mensagem, aquela que você enviou depois do "se" ou "mas". Isso é exatamente o que
você não quer que aconteça, quando sua intenção é reforçar o lado positivo.
Qual é o problema? Tenha bem claro o que, no comportamento e desempenho atuais, precisa
ser mudado, e por quê. Disponha de exemplos à mão: seja capaz de descrever o que
aconteceu e quais foram suas conseqüências. Elabore um caso, em que uma situação
semelhante aconteça, para fazer uma proposta de negócio.
No centro de qualquer sessão de crítica, está a questão do que cada um dos lados deseja
como resultado da crítica que está se fazendo.
O primeiro passo é deixar claro o que você quer que ela realize, e depois construir sua
estratégia em torno do efeito desejado. Seu objetivo deve:
• Ser expresso positivamente. Dizer "eu quero que Jim termine seus relatórios dentro do
prazo estabelecido" tem mais força que "eu quero que Jim pare de atrasar seus relatórios".
Isto é, a crítica deve se concentrar no que se deve fazer, não no que está errado;
• Ser específico. Particularize seu objetivo: "eu quero que Jim termine seus relatórios
trimestrais dentro do cronograma que eu entreguei a ele";
• Poder ser realizado por você: "eu quero encorajar e ajudar Jim a terminar seus relatórios
dentro do cronograma que eu entreguei a ele". Apenas Jim pode efetivamente terminar o
relatório, mas você pode ajudá-lo e apoiá-lo;
• Ser realista, isto é, capaz de ser realizado e mantido com os recursos que estão à sua
disposição. Você tem o tempo e a energia necessários para ajudar Jim a terminar seu
relatório no prazo estabelecido? Este é um ponto muito importante. As críticas e as
atividades de acompanhamento podem exigir um trabalho intensivo, mas é importante não
apressá-las para não esgotar as energias;
• Vir acompanhado de um inventário que dê ciência do que pode impedir você de alcançar o
objetivo, e das vantagens de não consegui-lo. Talvez seu relacionamento com Jim possa vir
a ser prejudicado pelas críticas. É muito importante levar em conta essa preocupação. O
que você pode fazer para assegurar a inviolabilidade de seu relacionamento com Jim?
• Ser vantajoso. Esteja certo de que a luta pela consecução do objetivo vale o esforço, o
dinheiro e o tempo despendidos. Estou fazendo, assim, bom uso de meu tempo?
Aplique o que foi apresentado em uma situação de crítica importante para você. Se você está
certo do que deseja mudar com a crítica, então o interlocutor também estará. Entretanto,
lembre-se de qual é o seu objetivo neste estágio. Esteja preparado para discutir o conteúdo e o
momento adequado para as mudanças pelas quais anseia. É importante que ambas as partes
estejam comprometidas com o objetivo Somente a pessoa pode mudar seu comportamento ou
desempenho; ao fim da sessão de crítica, a pessoa precisa compreender a necessidade do
objetivo.
Assim como a tolerância ao álcool ou à luz do sol, a capacidade de aceitar as críticas pode
variar de pessoa para pessoa. Essa capacidade também varia dia a dia, dependendo do
estado de espírito da pessoa criticada. Alguns autores classificam as pessoas de baldes, copos
e cálices, segundo o comportamento que elas apresentam.
Os baldes estão prontos e dispostos a receber críticas, e até mesmo as procuram. Eles se
sentem muito seguros e confiantes em sua capacidade de melhorar, e parecem realmente
acolher bem as críticas. Entretanto, Russell nos alerta contra, na expressão do próprio autor, os
baldes furados, isto é, pessoas que parecem estar dispostas a receber mais críticas, as quais,
no entanto, são inúteis e estéreis. Ou seja, e continuando a imagem proposta pelo autor, a
crítica é despejada no balde e, sem tocar os lados, escoa por um buraco localizado no fundo do
mesmo. Os copos são capazes de receber uma quantidade razoável de crítica, isto é, talvez
mais do que três ou quatro informações críticas específicas. Os cálices precisam de uma
atenção especial.
É muito importante ter em mente que as pessoas diferem em sua capacidade de absorver as
críticas, e que a capacidade de uma determinada pessoa também pode variar dia a dia. Você
deve prepará-las desde o início e, então, durante a sessão de crítica, e prestando cautelosa
atenção a suas reações, observando-as e ouvindo efetivamente suas respostas, adequar
convenientemente as etapas e o conteúdo de sua crítica. Você deve se questionar se estão
cheios: o balde, o copo ou o cálice. E se, por alguma razão, a pessoa estiver limitada em sua
capacidade de receber críticas, concentre-se nos pontos mais importantes.
Crie um ambiente apropriado para a crítica, para ser entendido e aceito. É importante
estabelecer um clima em que a verdade, o respeito mútuo e a possibilidade de criticar e ser
criticado prevaleçam. Tudo isso é determinado pelo conhecimento que você tem da outra
pessoa e pelo aprendizado que os dois obtiveram de encontros anteriores. Esse processo pode
ser ajudado:
• Pela determinação do lugar mais adequado. Ele deve ser tranqüilo e isento de interrupções;
• Por estar em sintonia; conhecendo e mantendo certa empatia com a pessoa criticada, a
existência da "comunicação não-intencional" estará garantida. McLennam descreve como
Aristóteles Onassis (um mestre no desenvolvimento da sintonia) tentaria adaptar-se a cada
aspecto do comportamento humano (a maneira de falar, a linguagem corporal, a
respiração...), esforçando-se para concentrar-se inteiramente no indivíduo, e entender e
apreciar seus aspectos. Você pode achar um tanto radical a tentativa de adaptar-se a cada
um dos aspectos do comportamento de uma pessoa, e que ela consideraria essa tentativa
um tanto estranha. Entretanto, tente parecer animado, se a pessoa aparentar animação, ou
assuma uma postura mais tranqüila, se a pessoa aparentar tranqüilidade. Perceba que
quando você fala com uma pessoa cujo tom de voz é bem suave, você automaticamente
procura suavizar o seu tom de voz. Alguns autores chamam esse comportamento de
"manter o passo com as pessoas" ou "colocar-se no lugar delas": você deve ser capaz de
ver, ouvir e sentir da mesma maneira que elas vêem, ouvem e sentem, e,
consequentemente, ser capaz de comunicar-se melhor com elas.
• O quê você diz, isto é, as palavras que você usa (corresponde a 7% da mensagem);
• A maneira como você diz, isto é, o tom de voz, a ênfase que você coloca nas diferentes
palavras, o volume de sua voz e o ritmo em que você fala (corresponde a 38%);
• Sua linguagem corporal, isto é, a expressão de seu rosto, o contato visual que você
mantém com a outra parte e a postura de seu corpo (corresponde a 55%). Muitas pessoas
acham esse resultado surpreendente: a importância relativamente baixa dada às palavras,
comparada à dada à voz e à linguagem corporal. No entanto, a sua crítica pode ser estéril
se a mensagem for transmitida por palavras que não estão respaldadas por voz e por
linguagem corporal adequadas. Por exemplo, dizer “sua apresentação estava boa, mas
você podia ter reservado mais tempo para perguntas" pode ser uma boa sugestão, uma
boa crítica construtiva, mas pode parecer também, dependendo de seu tom de voz
(sarcástico, por exemplo), uma crítica destrutiva.
— Concentrar-se ao máximo;
Não é comum ir para uma sessão de crítica dispondo de todas as informações necessárias. Se
você supõe que obteve todas, você está a um passo do fracasso.
Eis um ponto crucial. É essencial que a pessoa, primeiro, compreenda qual é o ponto. Depois,
que ela aceite que haja um problema. E, finalmente, que ela aceite que haja a necessidade de
mudar.
• Tenha exemplos que descrevam com precisão o que você viu ou ouviu a pessoa dizer ou
fazer. Por exemplo, diga "você se atrasou três vezes na semana passada. Na segunda,
você disse que estava doente..."
• Não tente ler os pensamentos. Por exemplo, em vez de dizer "você ficou muito irritado com
aquele cliente", diga "você estava falando muito alto com aquele cliente";
• Evite as expressões "eu não gostei da sua atitude" e "você não está se empenhando o
bastante". A que você se refere quando diz “atitude" e "empenho"? O que a pessoa está
fazendo e dizendo realmente? Que comportamento o levou a fazer tal observação?
• Explique as conseqüências advindas de tal comportamento. Por exemplo, diga "o cliente
começou a gritar e foi embora, sem que a reclamação fosse resolvida";
• Tente não julgar. Não diga "foi um erro ter tocado em tal assunto durante a reunião sem
que eu estivesse presente". Diga "tocando em tal assunto, sem que eu estivesse presente,
impediu que eu tivesse a oportunidade de explicar as mudanças no cronograma". Evitando
reações ou julgamentos, você deixa mais espaço para a pessoa levar em conta as críticas;
• Concentre-se nos "fatos", e se for emitir sua opinião ou dar seu ponto de vista, apresente-
os como tais. E esteja preparado para reavaliá-los à luz das críticas feitas pelo interlocutor;
• Evite desqualificar outra pessoa, fazendo uso de uma linguagem que possa estimular um
comportamento defensivo ou uma reação emocional. Evite, por exemplo, dizer "quem, na
face da terra, poderia ter feito uma coisa tão estúpida?”.
É muito importante deixar claro o comportamento ou desempenho que deseja que a pessoa
apresente no futuro. Por exemplo, diga "eu quero que você responda ao telefonema do cliente
em 24 horas". Freqüentemente, o desempenho é baixo porque as pessoas não têm claro qual
é o padrão esperado.
As pessoas podem precisar de sua ajuda – de sua orientação, de sua permissão para que
participem de um programa de treinamento ou que você coordene uma questão com uma
terceira parte. Você deve estar preparado para dar essa ajuda ou o motivo de uma negativa.
Entretanto, é importante não ajudar demais, oferecendo-se, por exemplo, para terminar os
relatórios que estão atrasados.
Tenha certeza de que você está levando em conta o que está funcionando, o que está de
acordo, tanto quanto o que não está tão de acordo, isto é, as áreas as quais precisam de
melhorias. Alguns autores sugerem alternarem-se as mensagens positivas às negativas, o que
eles chamam de um "sanduíche bom - ruim - bom":
Você não pode forçar uma pessoa a mudar seu comportamento ou desempenho; pode ajudá-la
e encorajá-la, mas apenas a pessoa pode efetivamente executar a mudança. Assim, é
essencial que a pessoa concorde:
• Que haja uma diferença entre o atual desempenho e o desejado, com o tamanho da
diferença, e que ela precisa minimizar essa diferença;
• Com o cronograma para a execução das mudanças e, se for uma mudança importante,
com datas para revisá-la.
Diferenças individuais
Cada pessoa é única, influenciada por sua carga genética (quem são seus pais), seu passado
(seu grau de instrução, onde, como e com quem cresceu, suas experiências), seu presente
(onde, como e com quem vive, o que faz, com quem se relaciona) e pelo que espera ou busca
na vida – seu futuro.
Características pessoais
São aquelas características que definem cada pessoa, que a diferenciam de todas as outras.
Algumas dessas características são importantes para quem precisa liderar outras pessoas.
Inteligência
Vontade
Querer
• Ter vontade; ter intenção; procurar adquirir; desejar; requerer; pretender; ambicionar;
ordenar; tencionar;
Tempo
pouca credibilidade:
• Já quem vive no Futuro é visto como uma pessoa ansiosa, e quem vive pensando no
acidentais.
De uma forma geral, podemos montar uma pequena planilha para nos auxiliar em nossas
decisões:
URGENTE 1 2
NÃO URGENTE 3 4
É claro que a tabela acima simplifica as coisas. Temos ainda que nos lembrar que há coisas
que podemos resolver muito rapidamente e outras que são mais demoradas. Assim, para um
mesmo nível de urgência / importância, devemos priorizar nossas ações a partir daquelas de
solução mais imediata (rápida). Também o uso de uma matriz GUT de decisão é apropriado
Para melhor tomar decisões, devemos nos atentar para a nossa sensibilidade e nossas
Viver É TRABALHAR
Credibilidade
É importante que suas decisões / ações / palavras sejam vistas com credibilidade. Procure
sempre pesar todas as consequências antes de tomar uma decisão. Mas não hesite em
voltar atrás se a decisão se provar errada – a credibilidade não sofre com isso, mas sofrerá
Debilidade
É muito preferível aceitar não conhecer um assunto, ou buscar o auxílio de pessoas mais
Conselhos
• Tenha iniciativa;
• Pratique a autodisciplina;
• Administre o tempo;
Competência
O atual cenário afeta profundamente a todos nós e, é claro, particularmente todos os Gestores,
que precisam mudar radicalmente seus estilos de como gerenciar pessoas. Assim, suas
habilidades, crenças e atitudes devem ser revistas, configurando um novo perfil para os líderes.
Isto nos leva a reflexão de que novas competências os gestores devem desenvolver. Assim
correlacionadas que afeta o desempenho de um profissional, para que este atinja os resultados
Onde temos:
• Conhecimento
Saber
• Habilidades
Saber Fazer
• Atitudes
Querer Fazer
que se expressa pelas reações que temos à cerca de determinadas situações (pessoas,
Exemplos
atitudes conhecimentos
habilidades
Quando procuramos um
profissional para uma tarefa
específica, entre 70 e 90% das
características que buscamos
estão sempre classificadas no
quesito ATITUDES.
Percepção
Se você olhar pela sala e perguntar a si mesmo o que é que vê, sua resposta será,
provavelmente: "uma sala cheia de pessoas e coisas". Você pode escolher pessoas ou coisas
específicas, em vez de fazer essa afirmação geral, mas é pouco provável que você diga que
viu um mosaico de luz e sombra. A percepção está orientada para coisas, e não para as
qualidades sensoriais que descrevem coisas. As qualidades sensoriais isoladas ("brancura",
"vermelhidão") podem ser percebidas como as qualidades dos objetos. Você vê as flores
amarelas, o travesseiro macio ou o aquecedor quente, mas não a "amarelice", a "maciez" ou a
quentura".
Percepção é a nossa maneira de interpretar a realidade que nos cerca. Fisicamente nós
percebemos o mundo ao nosso redor pelos cinco sentidos: o tato, o paladar, o olfato, a visão e
a audição. É como diz um velho provérbio hindu: "O homem é de cinco portas, com as quais
se comunica com o mundo exterior”.
A percepção é a decodificação em termos racionais dos sinais que nossos sentidos recebem.
Seletividade perceptiva
O homem percebe aquilo que quer perceber, seja por razões culturais, ou por razões religiosas,
políticas, ou por qualquer outra. Por exemplo: em alguns grupos sociais a virgindade ainda é
tabu, e para os componentes desses grupos nenhum argumento será percebido como
justificativa para sua perda fora do casamento.
Experiência prévia
Como as percepções também provêem de nossas experiências, é obvio que cada indivíduo
perceberá com mais facilidade aquilo que já conhece. Por exemplo: se um trabalhador for
despedido de uma empresa porque nela foi introduzida a automação, este trabalhador, quando
em outra empresa, reagirá sempre contra qualquer inovação que se deseje introduzir, mesmo
que, neste caso, não signifique a perda de seu emprego, pelo contrário, seu desenvolvimento
profissional.
Fatores contemporâneos
O estado específico do indivíduo no momento de perceber pode influenciar sua percepção. Por
exemplo: em época de crise, quando uma empresa está reduzindo seu quadro de pessoal,
qualquer funcionário que seja chamado à Gerência, ou ao Departamento de Pessoal, pensará,
imediatamente, que vai ser despedido.
Percepção
Concepção
É o conceito que formamos sobre alguma coisa, como resultante de uma informação prévia.
Embora os objetos não tenham significado em si mesmos os indivíduos lhes atribuem
significados e realidade.
A percepção que o indivíduo tem de si mesmo, determina de que forma ele irá se comportar. E
a melhor forma de compreender o comportamento individual é compreender o ponto de vista do
próprio indivíduo. O perceber contínuo de tudo que nos cerca é que dinamiza o nosso
comportamento, pois um mesmo fato poderá gerar comportamentos diversos, segundo a forma
de percebê-los e conceituá-los.
TRABALHO EM EQUIPE
Grupo e equipe são conceitos diferentes. Um grupo transforma-se em equipe quando passa a
prestar atenção à sua própria forma de operar e procura resolver os problemas que afetam seu
funcionamento. Esse processo de auto-exame e avaliação contínuos, em ciclos recorrentes de
percepção de fatos, diagnose, planejamento de ação, prática / implementação, resolução de
problemas de avaliação são ingredientes fundamentais para determinar o conceito de trabalho
em equipe. Pode-se considerar como equipe um grupo de pessoas que compreende seus
objetivos e está engajado em alcançá-los de forma compartilhada. A comunicação entre os
membros é fluida e verdadeira; as opiniões divergentes são estimuladas de forma a enriquecer
as discussões; a confiança é grande entre as pessoas que compõem a equipe; assumem-se
riscos. As habilidades complementares dos membros possibilitam alcançar resultados, os
objetivos compartilhados determinam seu propósito e direção. Respeito, mente aberta e
cooperação são elevados. O grupo investe constantemente em seu próprio crescimento.
Grupo
O grupo é conceituado como sendo “uma quantidade de pessoas que se comunicam amiúde
entre si, durante certo tempo, com o fim de realizar uma tarefa e que são suficientemente
poucas para que cada uma delas possa comunicar-se com todas as demais de maneira
dinâmica e direta”.
desconhecida. Por essa razão vivemos hoje uma época em que o fenômeno “grupo” ocupa
importante lugar nas pesquisas dos estudiosos.
Numa sociedade complexa o indivíduo participa de vários grupos. Assim durante um dia um
homem pode desempenhar os papéis sucessivos de marido, pai, empregado, freguês, membro
de uma religião, clube, fazer parte de torcida organizada, time de futebol etc., pode inclusive já
nascer pertencendo a certo grupo.
Todo grupo tem, pelo menos, uma estrutura e organização rudimentar (inclusive normas,
regulamentações etc.) e uma base psicológica na consciência de seus membros. Os grupos
nascem, crescem, transformam-se, desenvolvem-se ou morrem em função de sua eficiência e
na satisfação da necessidade de seus membros.
Equipe
Uma equipe de trabalho surge diante da necessidade da execução de uma tarefa que
necessite de mais de um indivíduo, com alguns princípios que a diferencia de um grupo, pois
deve possuir Espírito de equipe:
• Consciência de equipe;
Produtividade: A união de pessoas com metas similares ajuda a obter resultados mais
positivos em termos produtivos. Para alcançar esse fim, é preciso envolver as pessoas,
promover a troca de conhecimentos e experiências, para juntos enfrentarem situações
direcionadas ao alcance de metas produtivas.
Reuniões Produtivas: Criar uma atmosfera agradável e definir objetivos são condições
indispensáveis para o trabalho em equipe. O administrador, porém, deve ficar atento e evitar
reuniões despropositadas ou improdutivas.
A equipe diferencia-se de um grupo pelos itens mencionados acima, pois o indivíduo pode
fazer parte de um grupo e não possuir estes princípios. E na questão equipe de trabalho só
fazer parte não é o bastante.
Quando um jogador não passa a bola prejudica o time, ou seja, não obedece às regras da
equipe. Um forte espírito de equipe é percebido quando um jogador bate um pênalti, erra, e é
consolado.
Quando uma atividade é para ser feita em equipe, o fracasso deve ser compartilhado assim
como a glória deve ser dividida.
Identidade: O Membro do grupo fica inseguro quanto ao seu papel dentro da equipe e quanto
ao comportamento que deve assumir perante os outros.
Poder, Controle e Influência: Insegurança quanto a quem vai controlar o trabalho feito e
quanto à influência e poder de cada um dentro da equipe.
Intimidade: Insegurança quanto ao tipo de relacionamento que deve ser estabelecido entre as
pessoas, quanto ao grau de confiança a ser depositado no outro e quanto à proximidade
afetiva que deve existir dentro da equipe.
Composição: Alguns dos membros da equipe não aceitam a liderança e formam subgrupos
que tentam solapar o trabalho do grupo maior.
Competição: Na luta pelo poder, membros do grupo tentam impor suas ideais não sabem
ouvir falam em demasia.
Tipos de Equipes
Grupo de trabalho: Os membros desse grupo não vêem qualquer razão para se transformar
numa equipe. Podem partilhar informações entre si, porém responsabilidades, objetivos e
produtos pertencem a cada indivíduo. Um grupo de trabalho pode ser eficiente e efetivo,
todavia não costuma produzir desempenho coletivo ou de equipe, pois não está integrado.
Equipe potencial: Esse grupo quer verdadeiramente produzir um trabalho conjunto. Contudo,
os membros precisam de esclarecimento e orientação sobre sua finalidade, objetivos, produtos
e/ou abordagem da tarefa. Devem, ainda, assumir um compromisso efetivo em relação ao
resultado grupal. Empenham-se para atingir a integração.
Equipe Madura
• Tem capacidade de iniciar e levar adiante as soluções efetivas dos problemas, os quais
resultam em ação;
É claro que a concordância permanente no grupo é agradável, mas nem sempre possível e às
vezes o conflito possui numerosas funções positivas. Rompe o equilíbrio da rotina, mobiliza
energia latente do sistema, desafia acomodação de idéias e posições, desvenda problemas
escondidos, aguça a percepção e o raciocínio, excita a imaginação. Estimula a criatividade
para soluções originais.
Embora as táticas de luta e fuga sejam das mais usadas em pequenos grupos ou equipes, não
promovem melhoria de relacionamento nem resultados satisfatórios na resolução de conflitos.
Um grupo que se desenvolve para funcionar como equipe aprende a utilizar outras
modalidades de administração de conflitos chamadas táticas de diálogos que incluem táticas
de:
• Apaziguamento;
• Negociação;
• Confrontação;
• Resolução de problemas;
É claro que há outras variáveis que não são citadas aqui, mas que poderão provocar conflitos,
todavia. O importante é sabermos que em equipe se vai mais longe e só se aprende a trabalhar
em equipe, trabalhando em equipe.
“Gansos e equipes”
Quando você vê gansos voando em formação “V”, pode ficar curioso quanto às razões pelas
quais eles escolhem voar desta forma. A seguir destacamos algumas descobertas feitas pelos
cientistas.
Fato: À medida que cada ave bate suas asas: ela cria uma sustentação para a ave seguinte.
Voando em formação “V”, o grupo consegue voar pelo menos 70% a mais do que se cada ave
voasse isoladamente. Reflexão: Pessoas que compartilham uma direção comum e um senso
de equipe chegam ao seu destino mais depressa e facilmente porque elas se apoiam na
confiança uma das outras.
Fato: Sempre que um ganso sai da formação, ele repentinamente sente a resistência e o
arrasto de tentar voar só e, de imediato retoma a formação para usufruir do poder de
sustentação da ave à sua frente. Reflexão: Existe força, poder e segurança em uma equipe
quando se viaje na mesma direção com pessoas que compartilham um objetivo comum.
Fato: Quando o ganso líder se cansa, ele se reveza, indo para a traseira do “V”, enquanto
outro assume a ponta. Reflexão: É produtivo fazer um revezamento quando se necessita fazer
um trabalho árduo.
Fato: Quando um ganso adoece ou se fere e deixa o grupo dois outros gansos saem da
formação e o seguem, para ajudar e proteger. Eles o acompanham até a solução do problema,
então reiniciam a jornada a três ou juntam-se a outra formação, até encontrar a sua equipe
original. Reflexão: A solidariedade nas dificuldades é imprescindível em qualquer situação.
Para o bem da equipe é fundamental ser ganso voando em V. Vamos procurar nos lembrar
mais freqüentemente de dar um “grasnado” de encorajamento e nos apoiar uns nos outros com
“amizade”.
• Solicitar maiores esclarecimentos, fazendo algum gesto com as mãos afim de que sua voz
não se sobreponha à de quem está com a palavra.
• Interferir somente quando estiver com dúvida real ou uma nova contribuição a acrescentar.
• Controlar a ansiedade de querer falar muito, não dando oportunidade a outras pessoas ou
fazendo monopólio da discussão.
• Ajudar na solução de conflitos, se houver, propondo a reflexão sobre fatos e não sobre
opiniões apenas.
• Use o humor com sabedoria: rir com os outros e não dos outros.
Liderança
Liderança é um processo de influência das atividades individuais e grupais em direção ao
estabelecimento de metas. É essa a principal função do líder em uma equipe. Ele trabalha
para garantir o equilíbrio entre as metas da organização, as suas e as de seu grupo (equipe).
Ouça mais e fale menos: Antes de expor suas idéias, ouça as pessoas que trabalham com
você e outras que tiveram experiências relacionadas com sua atividade atual. Faça perguntas e
anote o essencial.
Tenha tempo para si mesmo: Não se exceda. Dedique atenção à sua família. Planeje um
tempo livre para pensar e ver um pouco mais além do âmbito da sua equipe. Não tente
executar todas as tarefas. Delegue funções e não se perca em conversas intermináveis e
interrupções livres.
Envolva a equipe nas decisões: As decisões importantes, que afetam o desempenho geral,
devem ser tomadas com a participação do grupo. Certamente será mais fácil implementá-las se
elas refletirem o acordo de todos.
Atenção aos indicadores: E, finalmente, saiba de que forma medir o desempenho de sua
equipe e fique de olho nesses indicadores. Crie um sistema para acompanhar a evolução do
desempenho. Lembre-se que sua missão tem dois componentes igualmente importantes: a
gerência de tarefas e a gerência das pessoas.
Líder “Coach”
Hoje em dia, o tipo de líder que mais desempenho consegue de sua equipe é o chamado Líder
“Coach”. Mas o que é “Coach”?
• Professor
• Treinador
• Preparador
• O técnico
O verdadeiro “coach” está sempre a serviço do time e apóia as pessoas para chegarem ao
objetivo. Ele não é Chefe, mas é Líder.
O líder “Coach”:
• Dá alma à equipe
• Desenvolve talentos
• Aumenta a produtividade
PERCEBER a situação
ANALISAR o problema
DEFINIR os objetivos
CUSTOS DA QUALIDADE
Introdução
Ao contrário do que pode se imaginar, a qualidade não gera custos adicionais, ao contrário, é
através da qualidade dos produtos e serviços que os custos podem ser reduzidos.
Desta forma, é possível converter recursos humanos, estudos técnicos, materiais, falhas
internas e externas, retrabalhos e avaliações de qualidade, em custos.
• Classificar os custos por categorias, para permitir definir-se as áreas prioritárias buscando a
redução dos custos totais.
• Melhoria da produtividade;
• Aumento do lucro;
• Custo de prevenção
• Custo de avaliação
Custos de prevenção
Custos de avaliação
Toda avaliação, quer seja para checar a conformidade do produto ou do sistema de gestão da
qualidade terão seus custos creditados ao segmento de avaliação. Ou seja, são os custos que
buscam manter o produto dentro dos padrões de qualidade e requisitos de desempenho. Pode-
se considerar atividades como: controle, auditoria, recursos humanos, materiais e custos
indiretos, que visem assegurar a conformidade do produto
Este custo engloba o custo das não conformidades do produto em poder do fornecedor e que
ainda não chegou às mãos do cliente. Mão de obra e materiais usados em produtos rejeitados,
assim como para os retrabalhos, são exemplos de custos de falhas internas (perdas de
fabricação).
Consideram-se aqui as não conformidades do produto após sua entrega ao cliente e que
gerarão custos com testes, inspeções, ajustes, reparos, reposições, garantia / assistência
técnica e, penalidades.
Gerenciamento do sistema
Serão ainda relacionados em relatório, os custos com fornecedores que tenham como atividade
fim atividades voltadas para a qualidade do produto, e que estão ligadas aos setores de
compras, vendas, qualidade, marketing, produção.
• Prestar contas à Gerência do sistema da qualidade sobre os custos gerados no mês fiscal;
Prevenção
• Administração da qualidade: salários e encargos sociais, despesas e representações
quando no planejamento e administração de todo sistema da qualidade;
Avaliação
• Inspeção: salários e encargos sociais com inspetores e controladores e testes e ensaios
efetuados nas atividades de avaliação da qualidade do produto;
• Teste: salários e encargos sociais, viagens com pessoal de laborátorios nos ensaios com
terceiros para testar produtos finais. Materiais, inspeção e teste de recebimento e
fiscalização e certificação de fornecedores;
• Auditoria da qualidade: despesas gerais relacionadas com o pessoal que executa exame
da qualidade em produtos e processos;
Falhas internas
• Material refugado: custos reais como materiais refugados durante a fabricação e que não
atinjam requisitos mínimos da qualidade;
Falhas Externas
• Expedição: despesas geradas com embarque, transporte, acondicionamento, reposições,
garantia da qualidade, testes e inspeções de ajustes;
Para a tabulação dos dados pode-se usar recursos computadorizados e o resultados lançados
em planilhas de custo que serão anexadas ao relatório (Relatório do custo da qualidade)
subdividido em linhas de produtos, departamentos e áreas de produção.
• Custos de mão-de-obra;
• Custo de fabricação;
• Identificar os componentes do Custo da qualidade que mais contribuem para o custo total
(Pareto).
Desta forma, os custos de avaliação também serão reduzidos, pois o produto obtido terá uma
incidência menor de falhas, o que pode ser traduzido como um aumento nos custos de
prevenção ou uma redução no Custo total do produto.
Estudo de Caso
A empresa metalúrgica Ari e Mirp Anhil S/A, participa no mercado de conexões flangeadas,
comercializando seus produtos em lotes de 100 peças.
♦ ROI = 2%
A Diretoria da Metalúrgica Ari e Mirp Anhil apontou para duas alternativas para recompor lucros
perdidos:
2. Corrigir os processos para produzir um maior número de peças conformes na primeira vez.
Estudos complementares foram realizados para checar-se qual das duas alternativas
apresentaria o melhor resultado.
Mantendo-se o processo atual com 15% de rejeitos, o estudo mostrou que seria necessário
produção de 118 peças para garantir as cem peças conforme ao cliente. Uma análise
aprofundada para apurar-se os custos de produção para esse lote, registrou o seguinte
resultado:
lucro 30
ROi = x 100 = x 100 = 1,69%
investimento R$ 1.770,00
A metalúrgica Ari e Mip conclui que a produção de um número maior de peças não melhoraria a
situação, ao contrário, diminuiria o lucro por peça tendo o mesmo efeito sobre o ROI. O lucro
total foi o mesmo apesar do investimento suplementar de R$ 270,00 para gerar o mesmo lucro,
o que prejudicou ainda mais o ROI.
A segunda análise realizada tomou como premissa a produção de um número maior de peças
conforme na primeira vez.
Em conformidade
85 peças 95 peças
Em conformidade
85 peças 98 peças
Conclusão:
IDENTIFICAÇÃO DE NORMAS
TÉCNICAS
Que é Normalização
As Normas Técnicas são documentos que contêm especificações técnicas e critérios precisos
que servem como regras, guias, procedimentos ou definições de características, de forma a
assegurar a conformidade de matérias-primas, produtos, processos e serviços.
A ABNT foi fundada em 1940 e é o órgão responsável pela normalização no Brasil, fornecendo
bases para o desenvolvimento tecnológico do país. É membro fundador e representante oficial
do Brasil na ISO, tendo duplo papel no desenvolvimento da normalização nacional e
internacional.
Além da ISSO, A ABNT é a única e exclusiva representante no Brasil das seguintes entidades
internacionais: IEC (International Electrotechnical Comission); e das entidades de
normalização regional COPANT (Comissão Panamericana de Normas Técnicas) e AMN
(Associação Mercosul de Normalização).
O INMETRO
O Sinmetro, o Conmetro e o Inmetro foram criados pela Lei 5.966, de 11 de dezembro de 1973.
Naquela ocasião, o Inmetro substituiu o então Instituto Nacional de Pesos e Medidas (INPM),
ampliando sua missão institucional. O Inmetro objetiva fortalecer as empresas nacionais,
Atualmente, as normas técnicas são, em sua grande maioria, emitidas por entidades
reconhecidas internacionalmente, como a ISO.
Normas são documentos revisáveis – as normas ISO são revisadas a cada 5 anos ou quando
algum dos seguintes fatores o exigirem: evolução tecnológica, novos métodos e/ou materiais,
novos requisitos de qualidade e/ou de segurança.
As normas brasileiras emitidas pela ABNT são registradas no INMETRO, o que dá origem à
sigla NBR.
BOAS PRÁTICAS DE
FABRICAÇÃO
No competitivo mercado globalizado, a qualidade dos produtos deixou de ser uma vantagem
competitiva e se tornou requisito fundamental para a comercialização dos produtos. Uma das
formas para se atingir um alto padrão de qualidade é a implantação de um Programa de Boas
Práticas de Fabricação – BPF. Composto por um conjunto de princípios e regras para a correta
fabricação e manuseio de produtos e serviços, esse programa abrange desde as matérias-
primas até o produto final. O principal objetivo do programa de BPF é garantir a qualidade
e a integridade do produto e a segurança do cliente.
Os programas de BPF tiveram sua origem nos EUA em 1963, por meio de um guia emitido pela
FDA (Food and Drug Administration), que trazia os primeiros conceitos e práticas do que ficou
conhecido como GMP (Good Manufacturing Practices / Boas práticas de fabricação). Esse
guia foi motivado pela constatação de problemas referentes a contaminações cruzadas
freqüentes na fabricação de certos medicamentos.
As normas que estabelecem BPF envolvem requisitos fundamentais que vão desde as
instalações da indústria, passando por rigorosas regras de higiene pessoal e limpeza do local
de trabalho (tais como lavagem correta e freqüente das mãos, utilização adequada dos
uniformes, disposição correta de todo o material utilizado nos banheiros e o uso de
sanitizantes), até a descrição, por escrito, dos procedimentos envolvidos no processamento do
produto. Gerências, chefias e supervisão devem estar totalmente engajadas para o êxito do
programa, pois o planejamento, organização, controle e direção de todo o sistema depende
destes profissionais. Sendo necessários investimentos para a adequação das não-
conformidades detectadas nas instalações e nas ações de motivação dos funcionários, o
comprometimento da alta administração torna-se fundamental.
Fontes de contaminação
São fontes de containação os processos que utilizam metais, calor, reações químicas, entre
outros. Como exemplos podemos citar os processos de fundição, forjaria, tratamento térmico –
que usam muita água no processo, que é retornada ao corpo d’água a temperaturas extremas
e possivelmente poluida por metais; processos químicos, petrolíferos, de extração mineral –
que provocam reações químicas como parte do próprio processo e cujo produto pode ser
contaqminado por produtos químicos; e outras.
Combate à contaminação
Fundamentos de BPF
Os fundamentos das Boas Práticas de Fabricação (BPF) são simples. Eles compreendem
quatro práticas:
A exclusão é uma prática muito efetiva. Microrganismos ou material estranho excluídos não
ameaçam a segurança ou salubridade do produto nem de sua fabricação. Exemplos de
exclusão incluem os sistemas sanitários de ordenha mecânica em circuitos fechados, a filtração
do ar, o controle de pragas, fechamento hermético de embalagens, entre outros.
A remoção de microrganismos e materiais estranhos, embora efetiva até certo grau, nenhuma
prática pode remover completamente microrganismos ou material estranho. A remoção de
resíduos e microrganismos é essencial para a limpeza dos equipamentos.
A destruição dos microrganismos é a última medida, quando outras práticas falharam ou foram
ineficazes. Embora algumas tecnologias alcancem níveis próximos da completa esterilidade do
produto, não é sempre obtida a destruição completa dos microrganismos presentes.
Elementos de BPF
As Boas Práticas de Fabricação podem ser divididas em seis elementos:
• Fábrica e imediações;
• Pessoal;
• Limpeza e sanitização;
• Equipamentos e utensílios;
• Processos e controles;
• Armazenamento e distribuição.
As Boas Práticas de Fabricação têm uma atuação ampla e efetiva quando todos os elementos
são incorporados.
O Pessoal é o mais importante entre os seis elementos. As pessoas são a chave para planejar,
implementar e manter sistemas efetivos de Boas Práticas de Fabricação. As verificações do
Programa de Boas Práticas de Fabricação devem ser feitas pelos funcionários que trabalham
diretamente com os vários processos. Consequentemente, os funcionários precisam ser
treinados nas práticas de processamento e controle de processos que estão diretamente
relacionados com suas responsabilidades de trabalho. Um programa de treinamento efetivo é
um processo contínuo e, como tecnologia ou mercado, em constante evolução. Os funcionários
devem seguir hábitos de higiene pessoal, incluindo-se roupas apropriadas.
Limpeza e Sanitização compreendem programas e utensílios usados para manter a fábrica e
os equipamentos quanto à limpeza e em condições próprias de uso. Remoção e destruição são
as palavras-chave.
Processos e Controles incluem uma ampla gama de dispositivos e procedimentos através dos
quais o controle é exercido de forma consistente. Os controles podem incluir dispositivos
manuais ou automáticos que regulam cada atributo, como temperatura, tempo, fluxo, acidez,
peso, etc. Inibição e Destruição são práticas adotadas. Este elemento também inclui sistemas
de registro que contém informações que documentam a performance do sistema de
processamento turno por turno, dia após dia.
As boas práticas de fabricação foram inicialmente regulamentadas por lei americana da FDA –
Fod and Drug Administration e exigem que os fabricantes, processadores e empacotadores de
medicamentos, dispositivos médicos, alimentos, sangue e tomar medidas proativas para
assegurar que seus produtos são seguros, puros e eficazes para os fins a que se destinam.
BPF são práticas de senso comum, que ajudam a empresa enquanto se movem em direção a
uma abordagem de qualidade com melhoria contínua. Para isso, devem ser adotados os
seguintes passos:
O segundo passo é treinar todos os operadores a usar essas normas. Todos os departamentos
da empresa devem ser treinados (em graus variáveis) em BPF e outros padrões. Há quatro
tipos de funcionários que são especialmente críticos para o processo: a alta administração;
gerentes e supervisores; operadores e técnicos; e pessoal de apoio.
Finalmente, devem ser realizadas auditorias periódicas para verificar a implementação das BPF
e a continuidade de sua aplicação.
BIBLIOGRAFIA