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Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de

formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH
se confundem em meio a tantos processos e burocracias.
A etapa de recrutamento e seleção, como o próprio nome
diz, só termina quando o profissional contratado é
oficialmente apresentado a toda a empresa.
A entrega dos documentos para admissão existe para que
todos os dados possíveis do novo contratado sejam
inseridos no sistema de gestão de colaboradores, no qual
irá constar o seu contrato de trabalho, registro da folha de
pagamento e, a partir desta data, ele estará oficialmente
contratado.

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• Apesar de ser uma etapa que às vezes é questionada como trabalho
excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa
documentação.
• Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor
o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas.
• Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para
cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão
alimentícia.
• Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos
pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

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• O prazo para que o profissional tenha para entregar os documentos é estabelecido pela própria
empresa.
• No entanto, a partir do momento em que o pré-colaborador entrega a documentação solicitada, de
acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os
documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.
• Além disso, também existe um prazo para que a carteira esteja assinada após a entrega dos
documentos admissionais.
• Segundo o artigo 29 da CLT, a empresa tem o prazo de apenas 48 horas para devolução da
carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.
• Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Departamento Pessoal, responsável pelo
cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva
possível, para que a empresa não sofra penalidades.

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 Cópia do CPF
• O CPF é o Cadastro de Pessoa
Física. Ele é um documento feito
pela Receita Federal e serve para
identificar os contribuintes. O CPF é
uma numeração com 11 dígitos, que
só mudam por decisão judicial.

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Titulo de Eleitor
Documento que confirma o alistamento eleitoral do
cidadão e informa número de inscrição, zona eleitoral
(região gerenciada por um cartório eleitoral) e local de
votação.
Consta no artigo 71 do Código Eleitoral que, caso o
cidadão deixe de cumprir com suas obrigações
eleitorais, ele pode ter seu título cancelado. O
cancelamento do título pode acontecer quando:
•o eleitor perder ou tiver suspensos seus direitos
políticos ( CF/88 , art. 15);
•o eleitor tiver mais de uma inscrição;
•o eleitor falecer;
•o eleitor deixar de votar em três eleições
consecutivas e não justificar sua ausência (ou não
quitar as respectivas multas).

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Certidão de Nascimento
(Caso solteiro)
A Certidão de Nascimento é o primeiro
documento de validade jurídica de uma
pessoa. Ele comprova a sua existência,
idade, nacionalidade, o nome dos seus pais,
além de outras informações. Sem este
registro, o indivíduo fica impedido de
exercer os seus direitos civis, políticos,
econômicos e sociais. Não consegue, por
exemplo, obter sua documentação básica,
cadastrar-se em programas sociais,
matricular-se em escolas, abrir conta em
banco ou mesmo votar.

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Certidão de Casamento

• A certidão de casamento é o
documento responsável por
conferir aos cônjuges a comunhão
plena entre ambos, que são
realizados com base na igualdade
de direitos e deveres.

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Registro Profissional

• O registro profissional é um número sendo

a identificação dos profissionais das
categorias regulamentadas por Lei Federal,
nas quais delegam ao Ministério do
Trabalho e Previdência a competência para
emitir o referido registro, que é expedido
pelo Órgão, comprovando que foram
atendidas às exigências legais para exercer
a profissão garantindo que o exercício
profissional se dê da maneira estabelecida
na Lei.

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 Atestado de Saúde Ocupacional

• é uma declaração médica que indica

se o trabalhador está em condições
(apto) ou não (inapto) de realizar
determinadas atividades ou funções
dentro de uma empresa.
• Ele documenta os riscos a que o
trabalhador está exposto no ambiente
de trabalho, além dos exames médicos
específicos, baseados nesses riscos
encontrados.

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Carta de Referencia

• A carta de referência pode ser vista

como um documento, de alta
importância, capaz de abrir portas
para aqueles que buscam um emprego.
Além de complementar o currículo,
ela pode trazer credibilidade ao
discurso do candidato, destacando-o
em relação a outros profissionais em
um processo de seleção.

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Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH)
• Deve ser apresentado apenas se é
necessário dirigir no emprego, sendo uma
categoria de carteira de habilitação
específica para cada tipo de veiculo

• Categoria A
• Categoria B
• Categoria C
• Categoria D
• Categoria E

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 Comprovante de Escolaridade
• Documento que tem vínculo com uma
instituição de ensino que comprova o
nível escolar de uma pessoa.
• Esse documento pode ser solicitado
presencialmente na instituição que a
pessoa estudou ou pelo site da Secretaria
Escolar Digital.
• Exemplo: Histórico escolar, diploma,
certificado de conclusão e declaração de
conclusão pela instituição.

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Comprovante de Endereço

• Qualquer documento recente que

possua o endereço de sua
residência e o nome do
colaborador.
• Exemplo: Qualquer conta (água,
luz, tv), contrato de aluguel,
declaração de imposto de renda.

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 Copia do Cartão de Vacina:

A carteira de vacinação é um documento

responsável por comprovar quais vacinas
contidas no PNI os brasileiros tomaram e o
número de doses aplicadas.
PIN- PLANO NACIONAL DE
VACINAÇÃO.
Contudo esse documento é importante para
evitar surtos e epidemias de doenças cujas
vacinas já foram desenvolvidas e fazem
parte do cotidiano de vacinação do país.

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Comprovante de Frequência Escolar para Filhos de até 7 anos:

Este documento é utilizado para

comprovar que determinado aluno
frequenta ou frequentou a
instituição de ensino. Este é o
documento que certifica ter
determinada pessoa frequentado
uma entidade de ensino por
determinado período, ou ainda a
estar frequentando

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Cópia do Certificado de Reservista ( para homens)

• O certificado de reservista, é
o documento dado a esses
cidadãos que estão na reserva
do exército, marinha, ou
aeronáutica. É um certificado
dado ao indivíduo após o
processo de alistamento
quando ele não é escolhido
para o serviço militar de
forma obrigatória

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 PIS/PASEP
• É o Programa de Integração Social
(PIS), criado a partir da Lei
Complementar n° 7/1970. O
programa profissional com o
objetivo de realizar a integração do
empregado do setor privado com o
desenvolvimento da empresa.
Atualmente, o pagamento do PIS é
de responsabilidade da Caixa
Econômica Federal.

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 Cópia do RG
• Contudo as letras significam Registro
Geral. Ele é aquele documento “mãe”,
a partir dele é possível tirar a maioria
dos nossos documentos. É
considerado o documento mais
importante do cidadão, pois representa
identidade de cada pessoa registrada
no Brasil. Ande sempre com o teu.

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Foto 3x4
• Esta foto possui o tamanho de 3x4 cm foto
tem largura 30 mm (3 cm) e altura 40 mm (4
cm). Foto 3x4 é o tamanho requerido da foto
biométrica utilizada para RG.
• Contudo essa foto é pode ser inserida em
diversos documentos como por exemplo o
RG, Título de eleitor e entre outros.
• Pode ser emitida em locais presenciais, como
algumas papelarias personalizadas ou até
mesmo de forma virtual, através da câmera do
celular ou de aplicativos.

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A Carteira de Trabalho e
Previdência Social (CTPS)
É o documento que registra a vida profissional do
trabalhador e garante o acesso aos direitos trabalhistas
previstos em lei. A carteira de trabalho será emitida de
forma prioritária no formato digital e excepcionalmente no
formato físico.

CLT - Decreto Lei nº 5.452 de 01 de Maio de 1943

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis
para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que
admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições
especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual,
mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem
expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela
Lei nº 13.874, de 2019)

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Ficha de Registro de Empregados;

. A ficha de registro de empregado é

um documento obrigatório, previsto
no art. 41 da CLT. Ele é feito logo
na admissão do profissional e deve
conter os dados pessoais, com
objetivo de manter um histórico
pessoal e profissional desse
funcionário. Além disso, esses dados
são importantes para o cadastro em
órgãos do governo, como: INSS e
eSocial, por exemplo.

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Contrato de Experiência;

O contrato de experiência é uma

forma de contrato por prazo
determinado e serve para que
empregado e empregador se
avaliem mutuamente antes de
decidirem pela efetivação. Vale
por, no máximo, 90 dias —depois
disso, vira contrato por prazo
indeterminado.

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Declaração de Dependentes para Fins do Imposto de Renda;

No tocante à legislação do Imposto

de Renda, o dependente é qualificado
como encargo de família.
Nesta condição, o contribuinte que
suporta o encargo poderá, na
determinação da base de cálculo do
Imposto de Renda, beneficiar-se da
dedução relativa a dependentes.

29
 Registro de Ponto;

Registro de Ponto, Marcação de

Ponto ou Controle de Ponto, é uma
forma de assegurar que todos os
direitos do trabalhador estão sendo
cumpridos de acordo com as leis.

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Ficha de Salário Família;
A Ficha de Salário Família é um
documento que deve ser preenchido
pelo empregador quando solicitado o
benefício. Pode ser adquirida em
papelarias, deve conter o nome do
empregado, data de sua admissão,
nome dos filhos, data de nascimento,
local de nascimento, Cartório, número
de registro, número do livro,

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Termo de Responsabilidade para Concessão de Salário Família.

Para efeito de concessão e manutenção do

salário-família, o segurado deve firmar termo
de responsabilidade, no qual se comprometa
a comunicar à empresa ou empregador
doméstico ou ao Instituto Nacional do Seguro
Social (INSS) qualquer fato ou circunstância
que determine a perda do direito ao
benefício, ficando sujeito, em caso do não
cumprimento, às sanções penais e
trabalhistas.

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Segundo a legislação, existem alguns documentos que não podem ser solicitados pelas
contratantes no processo de admissão. São eles:
• Certidão negativa de ações trabalhistas (documento que comprove a inexistência de
processo trabalhista por parte do empregado);
• Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a
certidão negativa da Serasa; do SPC ou cartório de protestos;
• Dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com
algum crime;
• Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
• Exame de HIV.

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O envio dos documentos admissionais é
o primeiro passo para formalizar a
contratação de um novo profissional.
Por isso, sua empresa deve saber todos
os documentos necessários para a
admissão, para que não cometa erros
nesse processo e corra o risco de sofrer
penalidades e processos pelo não envio
das informações necessárias aos órgãos
oficiais.

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