AULA 04 - TABELA DE TEMPORALIDADE

4.1 - Tabela de Temporalidade Como cedio todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, intermediria e permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e DESTINAO FINAL dos documentos. A Tabela de Temporalidade criada pela comisso de avaliao de documentos formada por funcionrios que conheam bem a organizao, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituio. O Prazo de Guarda dos Documentos um termo tcnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo dever permanecer nas fases correntes e intermedirias. As fases do ciclo de vida de um documento so definas a partir do seu valor documental e de sua frequncia de uso, que esto expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD. Muito importante!!! Segundo o glossrio de termos arquivsticos, a Tabela de Temporalidade definida como Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos. Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliao do valor dos documentos para a organizao e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como sua destinao final, conforme exemplo da tabela de temporalidade abaixo: Tabela 01: Exemplo de Tabela de Temporalidade Prazo de Guarda (anos) Assunto Destinao final Corrente Intermediria Associaes 03 03 Guarda Permanente Cursos internos 04 Guarda Permanente Folha de Pagamento 05 95 Eliminao Escala de frias 05 Eliminao Vamos resolver umas questes recentes. ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento.

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Resposta: Certa. exatamente o objetivo do processo de avaliao a elaborao da tabela de temporalidade.

(MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas. Resposta: Certa. Sim, a definio dos prazos de guarda devem ser definidos com base na legislao vigente e nas necessidades administrativas.

4.2 - Destinao final dos documentos (Eliminao x Guarda Permanente) Como observamos na Tabela 01 Exemplo de Tabela de Temporalidade, os documentos podero ter duas possibilidades de destinao final: a guarda permanente ou a eliminao. Entende-se por guarda permanente quando o documento apresenta valor histrico cultural e ser recolhido para o arquivo permanente, j na eliminao o documento no apresenta valor histrico e dever ser eliminado. Fique ligado!!! Quando os documentos so recolhidos para o arquivo permanente jamais sero eliminados.

Vamos resolver uma questo de concurso. (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) Os A destinao final dos documentos devem ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. Resposta: Errada. H somente duas hipteses de destinao final dos documentos: ELIMINAO e GUARDA PERMANENTE.

4.3 - Transferncia x Recolhimento dos documentos

A movimentao dos documentos entre as fases corrente, intermediria e permanente, somente ocorrer pela transferncia ou pelo recolhimento. Neste sentido, conceituaremos transferncia e recolhimento como: Transferncia: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Recolhimento: A entrada de documentos nos arquivos permanentes, em conformidade com a tabela de temporalidade.
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Fique ligado!!! Nem todos os documentos passam pelas trs fases do seu ciclo de vida. H documentos que so recolhidos da fase corrente diretamente para a fase permanente. Fique ligado!!! Os documentos podem ser recolhidos tanto dos arquivos correntes ou intermedirios. Observem a Tabela 01 Exemplo de Tabela de Temporalidade e hipteses de transferncia e recolhimento.

Tabela 01: Exemplo de Tabela de Temporalidade Prazo de Guarda (anos) Assunto Destinao final Corrente Intermediria Associaes 03 03 Guarda Permanente Cursos internos 04 Guarda Permanente Folha de Pagamento 05 95 Eliminao Escala de frias 05 Eliminao

Analisando a Tabela acima podemos chegar a seguinte concluso:

Tabela 02: Destinaes possveis dos documentos Assunto Concluses Os documentos aps 03 anos na fase corrente sero transferidos para o arquivo intermedirio Associaes e aps 03 anos sero recolhidos para guarda permanente no arquivo permanente. Os documentos permanecero 04 anos no arquivo corrente e logo sero recolhidos para Cursos Internos guarda permanente no arquivo permanente. Nota-se que neste caso no houve a passagem pelo arquivo intermedirio. Os documentos aps 05 anos na fase corrente Folha de Pagamento sero transferidos para o arquivo intermedirio e aps 95 anos sero eliminados. Os documentos permanecero 05 anos no Escala de Frias arquivo corrente e em seguida sero eliminados.

Vamos resolver algumas questes de concursos sobre esse assunto.

(ANATEL/CESPE/2010) A transferncia de documentos de valor intermedirio e o recolhimento de documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional s

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possvel quando esses documentos esto avaliados, higienizados, organizados e acondicionados, alm de acompanhados de instrumento descritivo. Resposta: Certa. Observem o que trata o Art. 19 do Decreto 4.073/2002 Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Portanto, a questo est corretssima.

4.4 - Frequncia de Uso dos Documentos

A frequncia de uso dos documentos est intimamente ligada ao ciclo vital do documento e ao seu valor, por exemplo, um arquivo na fase corrente est ativo e consequentemente possui alta frequncia de uso. A frequncia ser de Alta, Mdia ou Baixa utilizao de documentos. Neste sentido observem a tabela abaixo, que sintetiza as frequncias de uso:

Tabela 03: Frequncia de Uso dos documentos Ciclo de Vida do Valor do Frequncia de Documento Documento Uso Corrente Primrio Alta Intermedirio Primrio Mdia Permanente Secundrio Baixa

Vamos resolver uma questo de concurso pblico. (CESPE/DPU/Arquivista/2010) Arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. Resposta: Certa. Claro, se os arquivos possuem alta frequncia de uso devem permanecer prximos ao local de sua utilizao.

4.5 - Localizao dos Arquivos

A localizao dos arquivos est vinculada sua frequncia de uso, assim documentos com alta frequncia devem ter seu arquivo localizado prximo do local de sua utilizao. Por outro lado, os documentos com baixa frequncia de uso devem ser arquivados em local distante do escritrio.

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Podemos seguir a seguinte linha de raciocnio: os arquivos correntes possuem valor primrio e tem alta frequncia de uso, consequentemente devem ser arquivados em local prximo do escritrio. Neste sentido, vide a tabela abaixo, que retrata as hipteses de localizao do arquivo: Tabela 04: Localizao do Arquivo Ciclo de Vida do Valor do Documento Documento Corrente Intermedirio Permanente Primrio Primrio Secundrio

Frequncia de Uso Alta Mdia Baixa

Localizao do Arquivo Prximo ao escritrio Distante do escritrio Distante do escritrio

4.6 Descentralizao (arquivo setorial) x Centralizao (arquivo central) dos Arquivos

Em decorrncia da localizao dos arquivos temos os arquivos descentralizados ou setoriais que esto situados prximo ao local de uso e os arquivos centralizados que esto situados distante do local de sua produo. Neste sentido, conceituaremos os arquivos: Arquivo Setorial: um arquivo descentralizado, situado em cada setor de trabalho. Local onde so mantidos os arquivos correntes da organizao. Arquivo Central: tambm chamado de Arquivo Geral, um arquivo centralizado que recebe os documentos correntes dos diversos setores da organizao. Constitui-se em uma unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.

Vamos resolver algumas questes de concurso. (CESPE/DPU/Arquivista/2010) A economia na gesto dos arquivos justifica a descentralizao do arquivo intermedirio. Resposta: Errada. Pois a descentralizao se justifica somente nos arquivos correntes, que possuem alta frequncia de uso.

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4.7 - EXERCCIOS DE FIXAO

01 - (MPU/ARQUIVOLOGIA/CESPE/2010) A fase arquivstica, o servio ou depsito de armazenamento temporrio esto associados ao conceito de arquivo intermedirio. 02 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) O programa de gesto de documentos fundamenta-se em alguns princpios, entre eles, o do respeito teoria das trs idades documentais. 03 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Um dos objetivos do diagnstico minimalista a elaborao de instrumentos de gesto arquivstica, como o plano ou o cdigo de classificao e a tabela de temporalidade de documentos. 04 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Os documentos, assim que encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, so eliminados, transferidos ao arquivo intermedirio ou recolhidos ao arquivo permanente. 05- (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Em geral, os arquivos correntes no se encontram centralizados fisicamente, mas distribudos pelos vrios setores da organizao. 06 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Os documentos devem ser classificados por meio de um plano ou cdigo de classificao, aps o cumprimento dos prazos de guarda nos arquivos correntes. 07 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) O valor predominante nos arquivos correntes o probatrio; o menos preponderante o informativo. 08 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) A proposta de quatro idades documentais , na verdade, um desdobramento da idade intermediria em duas fases: uma mais prxima e outra mais distante dos usurios diretos. 09 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) O valor primrio dos documentos no arquivo intermedirio crescente. 10 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Em rgo pblico ou empresa privada, o arquivo intermedirio surge da aplicao de plano ou cdigo de classificao e de tabela de temporalidade. 11 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) A nfase ao valor primrio caracterstica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condio no verificada nas outras idades documentais. 12 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Os documentos, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente pelo arquivo intermedirio.

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13 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) Os prazos de prescrio da ao e de precauo so elementos importantes a serem considerados na definio do tempo de guarda do documento no arquivo intermedirio. 14 - (MPU/ARQUIVISTA/CESPE/2010) A eliminao de qualquer documento produzido por instituies pblicas ou de carter pblico pode ser realizada mediante determinao da autoridade mxima dessas instituies. 15 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequncia, devem ser mantidos, por questes legais, fiscais, tcnicas ou administrativas. 16 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) O arquivo permanente uma extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a nica funo de evitar a transferncia prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente. 17 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. 18 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento. 19 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas. 20 - (MPU/TCNICO ADMINISTRATIVO/CESPE/2010) Os documentos originais considerados de guarda permanente somente podero ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados. 21 - (PMV/NS/CESPE/2008) A fase de destinao do programa de gesto de documentos compreende a identificao e a descrio das sries documentais, o estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, o arquivamento intermedirio e a eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. 22 - (PMV/NS/CESPE/2008) Independentemente das circunstncias constitucionais, legais, administrativas e histricas, h determinadas funes que necessitam da interveno da instituio arquivstica, tais como: inspeo de documentos correntes e intermedirios das administraes pblicas, avaliao de documentos e recolhimento de documentos aos arquivos pblicos. 23 - (PMV/NS/CESPE/2008) Os documentos correntes so aqueles com baixa frequncia de uso, mas conservados devido ao seu alto valor primrio.

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24 - (PMV/NS/CESPE/2008) Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada. 25 - (PMV/NS/CESPE/2008) Definido o fim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente. 26 - (PMV/NS/CESPE/2008) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizaes, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes. 27 - (PMV/NS/CESPE/2008) Os documentos so mantidos no arquivo corrente por causa de seu uso funcional, administrativo e jurdico e de sua tramitao legal. 28 - (PMV/NS/CESPE/2008) Os arquivos intermedirios so uma extenso do arquivo corrente, isto , so constitudos por documentos ainda com valor primrio. 29 - (PMV/NS/CESPE/2008) Aps o cumprimento do prazo de guarda no arquivo intermedirio, a totalidade dos documentos deve ser transferida ao arquivo permanente. 30 - (PMV/NS/CESPE/2008) Os documentos com valor legal devem ficar permanentemente no arquivo intermedirio. 31 - (PMV/NS/CESPE/2008) O arquivo intermedirio sinnimo de massa documental acumulada. 32 - (MS/CESPE/2009) Para realizar a avaliao, o arquivista deve selecionar um grupo de servidores da administrao para formar uma comisso de avaliao, com a finalidade de sugerir critrios e prazos para preservao ou eliminao de documentos. Entretanto, cabe exclusivamente ao arquivista do rgo a responsabilidade de criar um instrumento de destinao, orientar sua aplicao, orientar o processo de seleo, bem como emitir a autorizao para a eliminao de documentos. 33 - (MS/CESPE/2009) Avaliao o processo de anlise que consiste na identificao das idades dos documentos, segundo os valores ativo, semiativo e inativo, a partir do qual se pode determinar o tratamento tcnico adequado aos documentos em cada fase, de forma a contribuir para a racionalizao e a eficincia administrativa. 34 - (MS/CESPE/2009) Plano de destinao se refere a um esquema no qual est indicada a destinao dos documentos; a expresso tambm utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinao, podendo englobar a tabela de temporalidade, a lista de eliminao e o termo de eliminao, entre outros.

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35 - (MS/CESPE/2009) Os documentos de valor mediato podero ser eliminados aps a realizao do registro interno, em termo de eliminao de documentos, e a divulgao de tais registros por meio da publicao da listagem de eliminao de documentos. 36 - (MS/CESPE/2009) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. 37- (2007/CESPE/TSE) O instrumento de destinao que determina prazos e condies de guarda o (a) A) Plano de preservao B) Plano de classificao C) Listagem de eliminao D) Tabela de temporalidade 38 - (2007/CESPE) O instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos o quadro de arranjo. 39 - (2005/CESPE/TER/MA) Uma das funes da tabela de temporalidade indicar os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria. 40 - (2005/CESPE/PRG/DF) Tabela de temporalidade o documento que especfica os prazos de permanncia dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio. 41- (2004/CESPE) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps o pronunciamento da chefia. 42 - (2004/CESPE/FUNCAP/PA) A definio da guarda ou do descarte de documentos diversos atribuio exclusiva da chefia. 43 - (2004/CESPE/Hemopa/PA) A tabela de temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade. 44 - (2004/CESPE/PF) Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. 45 - (2004/CESPE/PF) A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 46 - (2004/CESPE/PF) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. Tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 47 - (2006/CESPE/TJPA) A eliminao de documentos de valor permanente permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferncia para o arquivo intermedirio.

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48 - (2006/CESPE/ANA) A avaliao de documentos gera a tabela de temporalidade, instrumento que determina prazos e condies de guarda, segundo os quais podero ser realizados, ou no, a transferncia, o recolhimento, o descarte ou a eliminao de documentos. 49 - (2005/CESPE/MEC) A funo principal dos arquivos correntes possibilitar o descarte dos documentos de valor secundrio. 50 - (CESPE/DPU/Arquivista/2010) A economia na gesto dos arquivos justifica a descentralizao do arquivo intermedirio. GABARITO 01-C 11-E 21-C 31-E 41-E 02-C 12-E 22-C 32-E 42-E 03-C 13-C 23-E 33-E 43-E 04-C 14-E 24-C 34-C 44-C 05-C 15-C 25-E 35-E 45-E 06-E 16-E 26-E 36-C 46-C 07-E 17-E 27-C 37-D 47-E 08-C 18-C 28-C 38-E 48-C 09-E 19-C 29-E 39-C 49-E 10-C 20-E 30-E 40-C 50-E

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