ESTUDO E DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

INTRODUÇÃO

O termo organização encerra a idéia de

um sistema de comportamento de todos
os seus participantes, englobando todas
as relações formais e informais,
referentes aos comportamentos
individuais e grupal dos indivíduos que
dela participam.
O termo pode ser empregado para
caracterizar determinado
empreendimento, com objeto e objetivos
próprios, criado para realizar
determinadas missões, ou seja, as
empresas.
Pode ainda ser entendido como uma
função do processo administrativo, isto é,2
o agrupamento de atividades necessárias
INTRODUÇÃO

Saber, simplesmente, que existem

atividades que devem ser executadas
para que a empresa atinja seus objetivos
não é o bastante. É necessário estudar
suas naturezas, similaridade e relação
antecedente/subseqüente com as demais
atividades executadas.
Portanto, a organização expressa uma
forma particular de agrupar as atividades
necessárias para a consecução de seus
objetivos, as quais estão atribuídas a
unidades organizacionais com autoridade3
para executá-las e responsabilidade pela
INTRODUÇÃO

No desenvolver das funções do

processo administrativo, após o
planejamento, segue-se a função de
organização, a qual está
relacionada com:
divisão da empresa em áreas e unidades
organizacionais;
integração coordenativa e harmonizadora dos
esforços dessas áreas e unidades
organizacionais num todo unificado e sinérgico;
determinação das atividades necessárias à
realização das metas e ao alcance dos objetivos
atribuição de tais atividades a diferentes4
unidades organizacionais;
INTRODUÇÃO

estabelecimento do conteúdo e do perfil de

exigências necessários à execução de tais
atividades; e
designação de tais atividades a cargos
específicos da execução.

A análise da repartição das tarefas

encontra-se restrita à organização
formal, possuindo seu executor
autoridade e responsabilidade para
executá-la, dentro dos padrões e
condições previamente estabelecidos.
5
INTRODUÇÃO

Portanto, a análise da repartição do

trabalho entre as unidades
organizacionais, e dentro dessas
mesmas unidades, deve ser realizada
quando:
criam-se a empresa ou uma unidade
organizacional;
altera-se o trabalho realizado na empresa ou
em uma unidade organizacional; ou
racionaliza-se o trabalho realizado na empresa
ou em uma unidade organizacional.
6
OBJETIVOS

Distribuir, de forma balanceada, entre

as unidades organizacionais, as
tarefas a serem realizadas pela
empresa;
Redistribuir, de forma criteriosa e
racional, as tarefas que já vêm sendo
realizadas pela empresa; e
Funcionar como instrumento de
estudo da situação existente e de
mudança para a situação desejada,
quando da racionalização7
DEFINIÇÕES

Carga de trabalho: volume de trabalho

atribuído a uma unidade
organizacional, durante uma unidade
de tempo preestabelecida.
Função: conjunto de atividades
convergentes e afins, que
caracterizam as atribuições das
unidades organizacionais e dos
cargos, servindo, inclusive, como
critério para departamentalização da
empresa.
Tarefa: agrupamento de operações
interligadas mediante determinada
ordem seqüencial, levando-se em8
consideração a subdivisão do trabalho
DEFINIÇÕES

Atividade: conjunto de tarefas

necessárias à realização do trabalho
atribuído às unidades organizacionais
e aos cargos.
Operação: parte indivisível da
execução de uma tarefa, podendo ser
executada manualmente ou por
intermédio de instrumentos,
ferramentas, máquinas, etc.
Natureza da atividade: para o alcance
de seus objetivos, as empresas
executam inúmeras atividades,
necessárias ao atendimento de9
DEFINIÇÕES

Atividades complementares: quando

as atividades apresentam uma relação
antecedente-subseqüente, encadeada
numa ordem rígida e necessária, com
a atividade subseqüente funcionando
como um complemento necessário da
antecedente, para que o trabalho
possa ser realizado, como exemplo,
emissão de nota fiscal, conferência,
emissão da fatura.
Atividades similares: ocorrem quando
a realização de duas ou mais
atividades obedece ao mesmo
procedimento de execução, como, por10
exemplo, emissão de pedido de venda
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
Após a divisão da empresa em áreas
e unidades organizacionais, após a
determinação das atividades a serem
realizadas e após a atribuição de tais
atividades às unidades
organizacionais, seguem-se as
seguintes fases de análise da
distribuição da carga de trabalho:
A. Listagem de tarefas individuais;
B. Listagem das atividades da unidade
organizacional;
C. Elaboração do quadro da distribuição do11
trabalho – QDT.
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
A – Listagem de tarefas individuais:
Consistem em descrever, mediante entrevistas
e questionários, todas as tarefas que cada
funcionário executa, indicando o tempo que as
mesmas levam para serem executadas e o
volume total do trabalho executado.
Para realizar a listagem, primeiramente se
elabora a folha-resumo (ver slide 22), a qual
contém todas as informações obtidas durante
as entrevistas. Em segundo lugar,
transcrevem-se tais informações para a lista
de tarefas, colocando-as de forma sistemática
e seqüencial, bem como resumidas em forma
12
de tarefas.
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
B – Listagem das atividades da
unidade organizacional:
Após a identificação das tarefas que cada
funcionário realiza, deve-se agrupá-las em
atividades, as quais são relacionadas na lista
de atividades, mediante a ordem de
importância.
As atividades mais relevantes são as que,
normalmente, qualificam as unidades
organizacionais caracterizando as funções
atribuídas às mesmas e definindo a
nomenclatura das diversas unidades
organizacionais e dos cargos nos quais os
funcionários da empresa são alocados.
As atividades que não merecem ser 13
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
C – Elaboração do Quadro da
Distribuição do Trabalho - QDT:
O Quadro da Distribuição do Trabalho (ver pg
xx) é um instrumento de estudo que possibilita
ao analista:
Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na
unidade organizacional;
Análise comparativa das tarefas executadas pelos
diferentes funcionários;
Análise comparativa da duração das tarefas;
Verificar se a capacitação profissional dos
funcionários está sendo eficientemente utilizada;
14
Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho
executado pelos funcionários;
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
C – Elaboração do Quadro da
Distribuição do Trabalho – QDT
(cont.):
Verificar o grau de especialização das tarefas;
Verificar o critério utilizado para a distribuição do
trabalho entre os funcionários da unidade
organizacional: natureza, similaridade ou
complementariedade das tarefas;
Verificar se existem tarefas dispersas entre vários
executores ou se os mesmos estão executando
tarefas desconexas;
Analisar, de forma global, a distribuição do trabalho
entre funcionários; e
15
Estabelecer a situação ideal, racionalizando a
FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA
CARGA DE TRABALHO
C – Elaboração do Quadro da Distribuição
do Trabalho – QDT (cont.):
Para alcançar todos os aspectos mencionados, é
necessário que se construa um quadro de
distribuição do trabalho que contenha:
Todas as tarefas realizadas na unidade organizacional,
agrupadas por funcionário;
Homogeneidade no registro de durações das tarefas;
Cálculo das durações das tarefas e somatório das
mesmas em atividades;
Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na
realização de suas tarefas, evidenciando-se a
ociosidade ou o emprego de horas extras;
Ordem seqüencial das execuções, por funcionário; e
Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da
16
unidade de tempo considerada.
ANÁLISE DO QUADRO DA DISTRIBUIÇÃO
DO TRABALHO
Para o estabelecimento da situação
desejada, é necessário que se analise
o QDT atual. A maneira mais fácil de
levantar os problemas existentes é
indagando sobre os mesmos.
Questões sobre a capacidade profissional dos
funcionários que realizam as tarefas que estão
sob análise;
Quanto ao equilíbrio entre a capacidade profissional
dos funcionários e as tarefas a eles atribuídas;
Quanto ao manuseio e/ou operação de
equipamentos, máquinas, ferramentas, instrumentos,
etc.;
Quanto à necessidade de treinamento. 17
ANÁLISE DO QUADRO DA DISTRIBUIÇÃO
DO TRABALHO
Questões sobre grau de concentração das
tarefas e de especialização dos funcionários;
Quanto à concentração de tarefas;
Quanto à especialização dos funcionários;
Questões sobre a compatibilidade das tarefas
executadas;
Quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos
funcionários;
Quanto à conveniência de se atribuírem aos
funcionários tarefas não compatíveis;

18
ANÁLISE DO QUADRO DA DISTRIBUIÇÃO
DO TRABALHO
Questões sobre o equilíbrio entre o volume de
trabalho dos funcionário;
Quanto à carga de trabalho de cada funcionário;
Quanto às tarefas cíclicas;
Questões sobre a duração de tarefas e
atividades;
Quanto ao tempo consumido na execução das tarefas
e atividades;
Quanto ao equilíbrio entre o tempo gasto na
execução das tarefas e atividades e a importância
que as mesmas têm para a unidade organizacional;
Quanto à prioridade de execução das tarefas e
atividades;
Quanto aos tempos desnecessários ou mortos; 19
Quanto à duração do relacionamento formal;
ANÁLISE DO QUADRO DA DISTRIBUIÇÃO
DO TRABALHO
Questões sobre a participação relativa das
tarefas no total de tempo gastos pelos
funcionários para executá-las;
Quanto à participação relativas das tarefas;
Quanto às distribuição das tarefas entre os
funcionários;

20
FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Folha-Resumo do Trabalho
Executado:
Finalidades:
Estabelecer o resumo dos trabalhos executados
pelo funcionário considerado;
Estabelecer os recebimentos e os envios de
documentos pelo funcionário;
Estabelecer a freqüência de realização do
trabalho evidenciado pelo funcionário; e
Estabelecer o tempo consumido por cada um
dos trabalhos efetuados.
21
FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Folha-Resumo do Trabalho
Executado:

22
FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Funções Administrativas:
Finalidades:
Estabelecer, para cada função administrativa
evidenciada, o dispêndio de tempo verificado; e
Propiciar uma análise da alocação de tempo nas
funções administrativas evidenciadas.

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FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Funções Administrativas:

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FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Folha de Análise do QDT:
Finalidades:
Estabelecer as questões básicas que devem ser
analisadas para a adequada distribuição dos
trabalhos entre os funcionários da empresa.

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FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Folha de Análise do QDT:

26
FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Quadro de Distribuição do Trabalho:
Finalidades:
Consolidar e propiciar a análise, por cargo e
funcionário, da distribuição de trabalho nas
atividades e tarefas evidenciadas.

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FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO
DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO
Quadro de Distribuição do Trabalho:

28