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Volume III: MANUAL DE GESTO FINANCEIRA E CONTABILSTICA DO PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CINCIA E TECNOLOGIA - HEST

Repblica de Moambique
MINISTRIO DA CINCIA E TECNOLOGIA

MANUAL DE GESTO FINANCEIRA E CONTABILSTICA DO PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CINCIA E TECNOLOGIA - HEST
Crdito /Moz

PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CINCIA E TECNOLOGIA

1 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

NDICE
1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. GESTO FINANCEIRA E CONTABILIDADE FINANCIAMENTO DO BANCO MUNDIAL/ IDA SISTEMA DE GESTO FINANCEIRA Definio Estrutura do Sistema de Gesto Financeira Quadro de Pessoal da Gesto Financeira 3.1.1. Responsabilidades do Quadro de Pessoal na Gesto Financeira Critrios de Valorimetria 3.4.1. Definio 3.4.2. Princpios Contabilsticos Perodo Contabilstico Organizao do Trabalho Contabilstico 3.6.1. Documentos de Suporte 3.6.2. Arquivo dos Documentos Contabilsticos 3.6.3. Trabalho Dirio 3.6.4. Trabalho mensal 3.6.5. Trabalho Anual Gesto de Compromissos Informao de Gesto 4. 4.1. 4.1.1. Gastos elegveis 4.1.2. Gastos no elegveis 4.1.3. Cuidados a ter com a Conta Designada 4.1.4. Sanes previstas na Conta Designada 4.2. Medidas de Controlo Interno e Segurana 4.2.1. Objectivos 4.2.2. Medidas de Controlo Interno 4.2.3. Fundo de maneio 4.2.4. Pagamentos e recepo de servios 4.2.5. Segurana dos documentos contabilsticos 4.2.6. Cpias de Segurana 4.2.7. Crdito do IDA/Conta do Crdito (em Washington) 4.3. Ajudas de Custo DESEMBOLSOS

3.5. 3.6.

3.7. 3.8.

2 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6.

FORMAS DE PAGAMENTO

Definio Requisio de Fundos (anexo14) Condies para se realizarem pagamentos SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado Procedimentos para Pagamentos a partir da Conta do Crdito Pagamentos Directos Procedimentos para Pagamentos e Realimentao de Fundos 6. SISTEMA DE REGISTO E CONTROLO DOS MEIOS IMOBILIZADOS

6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

Definio Registo Inventrio Abates Salvaguarda 7. 8. PLANEAMENTO E ORAMENTAAO RELATRIOS FINANCEIROS DE GESTO

8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6.

Fontes e Aplicaes dos Fundos do Projecto Aplicao dos Fundos por Actividades do Projecto Mapa de Desembolsos Reconciliao da Conta Designada Plano de Tesouraria do Projecto Sumrio do Progresso do Projecto 9. 10. AUDITORIAS ANEXOS

3 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 1: Anexo 1a: Anexo 2: Review. . Anexo 3: Anexo 3a: Anexo 4: Anexo 5:

Control of payment. Control of payment. Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Expenses by category. Expenses by components and subcomponents. Execution. Execution Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD). .

Anexo 6: Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending .....(USD). Anexo 7: Payents Made during Rporting Periond ......... Agains Contract to the Banks priorReview. Anexo 8: Anexo 9: : Anexo 10: Anexo 11: Anexo 11a: Anexo 12: Projects. Statement of Expenditure (SOE). (SOE) Bank Reconciliation. . World Bank Disbursement ISBURSEMENT Guidelines for

Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsdios de Viagem dos Funcionrios do Estado em Servio no Exterior Anexo 14: Despesa Informao Proposta para Solicitao de Pagamento da

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GESTO FINANCEIRA E CONTABILSTICA DO PROJECTO HEST

1.

GESTO FINANCEIRA E CONTABILIDADE

A Gesto Financeira do Projecto tem a tarefa principal de organizar a contabilidade de modo a torn-la a base da gesto s e eficaz no Projecto. Em termos gerais compreende as polticas e procedimentos como suporte para a gesto e controlo eficiente e normando no uso dos recursos do projecto. Para tirar partido dela, preciso organizar um esquema racional de informaes exactas e precisas de modo a permitir Gesto/Coordenao do Projecto tomar decises atempadas. A contabilidade serve de suporte para o uso do pessoal a quem esto acometidas de responsabilidades na gesto financeira do Projecto. A contabilidade dever assegurar um controlo interno eficiente e eficaz que permita o estudo do desenvolvimento do Projecto e sua dinmica. A contabilidade dever ser suficientemente detalhada de forma a demonstrar claramente os desembolsos realizados, registar todas as operaes efectuadas ao longo da vida do Projecto

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2.

Financiamento do Banco Mundial/IDA

A IDA, atravs da proposta de Crdito n /MOZ para Higher Education, Science and Technology Project disponibilizar doze milhes e trezentos mil Dlares Americanos (US $ 12.3 Milhes) equivalente em SDR. Milhes. O quadro que a seguir, retirado do PAD, descreve com rigor a forma como iro ser financiadas as despesas do Projecto.
Higher Education ($27.7m) (MEC) Consolidate and implement reforms started under HEP by: (a) provision of technical assistance and training to the staff of the newly created regulatory institutions, namely the National Council of Accreditation and Quality and the National Institute of Distance Learning; (b) implementation of the accreditation and credit transfer pilots; (c) development of national higher education qualifications framework; and (d) piloting and evaluation of higher education financing reforms. Strengthen capabilities for policy development, monitoring, and evaluation within the National Directorate of Higher Education. Support continued development of the Mozambique Distance Learning Network and build a Distance Education Training Center. Provide grants and loans to qualified Mozambican public and private higher education institutions. Science and Technology (12.3m) (MCT) Support MCT and regional capacity building in policy development, monitoring, and evaluation. Improve the administrative and technical capacity of MCTs scientific councils and the National Academy of Science through provision of technical assistance and goods. Provide technical assistance and goods to support the continued implementation of the Mozambique Research and Education Network (MORENET). Continue to provide technical assistance, goods, and operational costs for the implementation of the Scientists for Tomorrow program,

Component A: Strengthening System Governance and Management (US$9.5m including US$3m for project management)

Component B: Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding (US$11m) Component C: Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness (US$4.5m)

Provide grants to qualified Mozambican research institutions and individual researchers.

Provide scholarships for undergraduate study for poor/disadvantaged but qualified students from the provinces

Provide scholarships for postgraduate studies for qualified faculty from research institutes and HEIs in strategic areas

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3.

SISTEMA DE GESTO FINANCEIRA

3.1. Definio
O Sistema de Gesto Financeira (SGF) um processo cujos mecanismos permitem o registo, processamento e organizao dos factos contabilsticos e patrimoniais, com vista a produzir informao financeira til. Ele deve reflectir as necessidades do projecto e ser concebido para prestar a informao financeira requerida por todas as partes interessadas, incluindo o Governo da Repblica de Moambique e o Banco Mundial, e observar as polticas e regulamentos dos mesmos. Deste modo, o SGF tem como objectivo principal apoiar a coordenao do projecto na sua distribuio de recursos com vista a economia, eficincia e efectividade na prestao dos servios necessrios para alcanar os objectivos pretendidos. O SGF compreende o planeamento, a planificao, oramentao, desembolsos, contabilidade, controlo interno, procurement, reporting, auditoria, avaliao, desempenho fsico do projecto, sendo o objectivo principal a gesto eficiente e racional dos recursos. Sendo o sistema contabilstico um factor critico de sucesso do sistema de gesto financeira, este deve preencher os seguintes requisitos: Proporcionar informao compatvel com os padres contabilsticos aceitveis; Ser simples e user friendly; Ser de fcil assimilao, implementao e ser de fcil compreenso dos seus utilizadores; Proporcionar documentao adequada e base para os servios de auditoria; Proporcionar informao fivel e consistente.

3.2. Estrutura do Sistema de Gesto Financeira


O projecto ir implementar o e-sistafe (sistema electrnico de Administrao Financeira do Estado) um pacote informtico cujo objectivo responder com total segurana, fiabilidade e rapidez, s necessidades de processamento de informao do HEST e em de folhas de clculo spreadsheets e que obedecer seguinte estrutura:
N. 1 Ttulo Justificativo Despesa Nome da Spreeadsheet de Expenditure Voucher Forma de Registo Neste quadro so registados sequencialmente todos os justificativos de despesas preenchidos para todos os movimentos financeiros do Sistema. Para o efeito utilizado o formulrio Prprio.

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Dirio dos movimentos Global IDA Withdrawal da Conta Designada, e Applications in Foreign Currency Realimentaes (anexo 1)

Tabela de cmbios

Exchange Currency Rate

Registo dos Categoria US$ Record Desembolsos por Categoria em US$ (Anexo 2 Registo dos Designated Account movimentos financeiros da Conta Designada (anexo 4)

Registo dos Category_XDR Record Desembolsos por Categoria em SDR(anexo 2) Apuramento dos custos Category_US$ Disbursed_ por categoria e por Componente em US$ (anexo 3 e anexo 3a) Apuramento dos custos Category_XDR Disbursed_ por categoria e por Componente em SDR (anexo 3 e anexo 3a) Resumo dos A designar Desembolsos por Componente em US$ (anexo 3a)

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Controlo dos Component_US$_ Desembolsos por Disbursed Componente e por actividade em US$ (anexo 5)

Nesta folha so registados todos os movimentos financeiros ocorridos em moeda estrangeira referentes Conta Designada e realimentaes. Nota: O registo da informao em XDR ocorre logo que seja emitido o Payment Advise pela Diviso de Desembolsos do Banco Mundial. So registados cmbios das diversas moedas que sero utilizadas de forma automtica pelo sistema. Nota: Os cmbios definitivos so directamente inseridos nos campos apropriados das diferentes folhas de clculo. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA, bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Neste quadro so registados automaticamente a partir do Dirio Global-IDA todos os movimentos financeiros da conta designada bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Nota: A Dbito so registados o saldo inicial e as realimentaes e a crdito todas as despesas elegveis. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA bem como apurados automaticamente os respectivos saldos. Este quadro preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA. Este quadro preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente em US$ no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA)assim como so apurados os respectivos acumulados. Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em US$ no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como so apurados os respectivos acumulados.

8 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

11

Controlo dos Component_SDR_ Desembolsos por Disbursed Componente e por actividade em SDR (anexo 5)

12 13 14

Previso Anual de Annual Forecast US$ Desembolsos (anexo 6) Listagem de contratos List of Contrats (Anexo 7) Gesto de Individual Contract Management de Contratos Registo dos meios Fixed Assets fixos (Anexo 8) Custos estimados do Estimated_by_Component_SDR Projecto por componente em SDR

Este quadro preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Dirio GlobalIDA e do Dirio da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em SDR no qual so mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como so apurados os respectivos acumulados. Compara os desvios anuais entre os desembolsos previstos e os realizados. Listagem sequencial de contratos incluindo o apuramento dos montantes comprometidos. Para cada contrato aberta uma ficha de gesto onde so registados todos os factos patrimoniais e financeiros que ocorreram com o mesmo. Registo dos meios fixos incluindo o nmero do pagamento, fornecedor, custo, localizao e data de compra. A partir do Global-IDA e da Conta Designada so apurados os custos desembolsados e os custos disponveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em SDR. A partir do Global-IDA e da Conta Designada so apurados os custos desembolsados e os custos disponveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no DCA e no PAD em US$. A partir do Global-IDA so apurados os custos desembolsados anualmente por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em US$.

15 16

17

Custos estimados do Estimated_by_Component_US$ Projecto por Componente em US$ Registo Desembolsos Componente e Anual em US$ de Record Activities Annual US$ por base

18

3.3. Quadro de Pessoal da Gesto Financeira


A implementao do Financial Management System (FMS) do HEST ser da responsabilidade da Direco de Administrao e Recursos do Ministrio da Cincia e Tecnologia atravs do (e-SISTAFE), de acordo com as normas e procedimentos do Governo da Repblica de Moambique e do Banco Mundial. A direco e orientao das operaes de Gesto Financeira do HEST sero da responsabilidade do Coordenador do Projecto, apoiado pelo Gestor do projecto do projecto (baseado no MCT), assistido um especialista de gesto financeira e especialista de aquisies e demais pessoal julgado necessrio, com formao e experincia adequada.

9 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

3.3.1. Responsabilidades do Quadro de Pessoal na Gesto Financeira


Intervenientes Grau de Responsabilidade Relativa a pagamentos Grau de Responsabilidade Relativa s Tarefas de Controlo - Aprova os relatrios financeiros semanais, mensais e anuais. - Submete os Relatrios ao CNS para aprovao. -Assegurar uma gestao administrativa e financeira eficiente do projecto -Assegurar o uso eficiente dos fundos e das despesas do projecto dentro dos prazos previstos. Especialista Financeira em Gesto Prepara oramentos para planificao e coordenao das actividades incluindo a implementao das componentes do projecto bem como - Preenche o justificativo das despesas e ou custos operacionais. movimentos financeiros de acordo com o formulrio indicado. Prepara o pagamento incluindo o preenchimento do Justificativo de Despesa, conforme documento prprio, verifica a validade para efeitos - Classifica os documentos contabilsticos. contabilsticos e se cumpre com o previamente estabelecido. - Procede ao Registo nos dirios e nas Obtm as autorizaes necessrias para a realizao dos pagamentos. contas apropriadas no Sistema de Gesto Financeira. Procede aos registos devidos no Sistema de Gesto Contabilstica e Financeira. - Procede ao arquivo dos documentos Contabilsticos nas pastas apropriadas Prepara as aplicaes de levantamento e respectivo plano de desembolso contabilsticos de acordo com a Matriz de Arquivo. - Preparar, apura e reconcilia os saldos contabilsticos de todas as agncias

Coordenador do Projecto Aprova os pagamentos. (Na sua ausncia substitudo pelo Gestor do projecto) Aprova os pedidos de realimentao da Conta Designada.

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executoras. - Procede Segurana dos registos em coordenao com o CDRD do MCT. - Prepara os pedidos de realimentao da Conta Designada. Prepara os Relatrios peridicos financeiros e de Gesto do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatrios. -Trabalhar com as misses do Banco Mundial disponibilizando toda informao relevante. -Mantm o registo do activo fixo em colaborao com todas as agencias executoras. -Realiza quaisquer outras tarefas peridicas atribudas pelo coordenador do projecto Fiscalizar aspectos de FM relacionados com as componentes do projecto em todas as agncias implementadoras Directora do DAR Assessoria e pareceres tcnicos em do mbito do Projecto. - Preparao da verso inicial do Manual de Procedimentos do Projecto e do Manual de Supervisiona os mecanismos de controlo relativos contabilidade e Gesto Financeira e Contabilidade. gesto financeira do Projecto. - Superviso das operaes contabilsticas e financeiras, de acordo com o Manual de Procedimentos e do Acordo de Financiamento. - Implementao e monitorizao do sistema informtico de Gesto Financeira e

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Contabilstica do Projecto. - Verificar os Relatrios de Gesto do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatrios. - Formao on job dos tcnicos em gesto financeira e contabilidade e outras matrias relevantes. - Elaborar Relatrios de Progresso relativos Gesto Financeira do Projecto. - Dar assistncia s misses do Banco Mundial / IDA em conjunto com a equipa de gesto; -Desenvolver o plano de procurement, a Especialista em Procurement Nos casos em que os pagamentos esto relacionados com os contratos, estratgia e os manuais em conformidade verifica se o montante solicitado est de acordo com os termos com as leis e os regulamentos de contratuais. procurement do Governo de Moambique e com as linhas de orientao do Banco Indica claramente a categoria de desembolso do pagamento. Mundial - Superviso de todos os processos de Procurement. - Elaborao de um Programa de Formao para os tcnicos da UGEAs e das Componentes. - Estabelecer uma ligao com o Banco Mundial no procurement do projecto e manter as linhas de orientao delineadas para reger o processo de procurement e Dar assistncia s misses do Banco Mundial / IDA. - Preparar o Plano de Procurement e apoiar a elaborao do Plano relativo s actividades de Procurement. - Elaborar Relatrios de Progresso da rea

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de Procurement. -Manter a coordenao das actividades do projecto e ser responsvel pelo seguimento com a gesto no alcance de todos os objectivos do procurement relacionados com o projecto. Apoiar o coordenador do projecto na proposta de medidas para ultrapassar atrasos crticos (caso se verifiquem) na concluso do projecto e em conformidade com os procedimentos acordados.

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3.4. Critrios de Valorimetria 3.4.1. Definio


Um Sistema de Gesto Financeira requer que a informao fornecida seja til no melhor interesse dos financiadores, credores e outros stakeholders a fim de que estes possam, de forma racional, conceder financiamentos, afectar fundos, conceder crdito e tomar outras decises. A existncia de um sistema contabilstico e de controlo interno fundamental, pois permitir ao DAR produzir informao atempadamente, que seja compreensvel, relevante, consistente e fivel, para planificar, implementar, fazer o acompanhamento e avaliar o progresso global do Projecto - HEST tendo em vista a realizao plena dos seus objectivos. Estes requisitos, juntamente com os critrios de valorimetria adequados aos princpios contabilsticos geralmente aceites, medidas de controlo interno e auditoria, permitiro obter demonstraes financeiras geralmente descritas, como representando a imagem verdadeira e apropriada da posio financeira e do resultado das actividades da instituio.

3.4.2. Princpios Contabilsticos


O Sistema de Gesto Financeira do HEST regido pelo seguinte princpio contabilstico fundamental: Princpio de contabilizao na Base de Caixa O Projecto adopta o princpio de contabilizao na base de caixa. De acordo com este princpio, os efeitos financeiros das transaces so reconhecidos no momento em que so recebidos ou pagos, independentemente dos perodos em que ocorreram os respectivos compromissos. Este mtodo frequentemente usado para a preparao de demonstraes financeiras de entidades pblicas, pois o principal objectivo da contabilidade identificar os propsitos e fins para os quais tenham sido recebidos dentro de um determinado perodo, e manter o controlo oramental sobre a actividade desenvolvida. O princpio da contabilizao na base de caixa contrrio ao da especializao de exerccios, em que os efeitos das transaces so reconhecidos nos perodos em que eles ocorrem, independentemente do seu pagamento ou recebimento.

3.5. Perodo Contabilstico


O ano fiscal do Projecto - HEST coincide com o ano civil, ou seja, o encerramento das contas tem lugar a 31 de Dezembro de cada ano.

3.6. Organizao do Trabalho Contabilstico


O trabalho contabilstico constitudo fundamentalmente: 14 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Recepo da documentao e preparao dos documentos para os pedidos de autorizao Obteno das autorizaes devidas para que sejam efectuados os pagamentos, conforme procedimentos referidos mais adiante; Preenchimento do justificativo das despesas e dos movimentos financeiros, de acordo com formulrio prprio; Classificao dos documentos contabilsticos; Lanamento dos movimentos nos dirios e nas fichas das contas apropriadas; Arquivo da documentao nas pastas apropriados de acordo com a matriz de arquivo definida; Apuramento e reconciliao dos saldos. Validao dos registos e Segurana dos registos.

3.6.1. Documentos de Suporte


A documentao de suporte organizao do trabalho contabilstico compreende o seguinte: Ordem de pagamento; Requisio de fundos Cheque ou bordereau de dbito/crdito; Original de recibo; factura e de Vendas a Dinheiro Guia de Remessa ou Guia de Recepo; Cotaes solicitadas ou facturas pr-formas se for o caso de compras locais e internacionais; Notas de dbito ou de crdito Contratos devidamente assinados; No Objection do Banco Mundial (se aplicvel). Garantia bancria (se aplicvel)

Considerando que so conhecidos os diversos documentos utilizados na vida comercial, nomeadamente os seus emitentes e destinatrios e, sobretudo, as funes por eles exercidas, resta-nos estabelecer a distino entre os documentos de movimento externo e documentos de movimento interno: Documentos de movimento externo: provm ou destinam se ao exterior (facturas, recibos, notas de dbito ou de crdito, etc.). 15 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Documentos de movimento interno: so elaborados no seio da instituio e para o uso interno (Requisies de Fundos, notas ou Conferncia de Pagamentos, Verbetes de Lanamento, etc.).

3.6.2. Arquivo dos Documentos Contabilsticos


O arquivo de documentos tem como objectivo assegurar que os documentos sejam conservados numa sequncia lgica para servir de suporte aos relatrios financeiros e ajudar a estabelecer condies claras para a auditoria e assegurar a fiabilidade dos relatrios financeiros. Os documentos contabilsticos devem estar organizados e de fcil consulta, conforme a MATRIZ DO SISTEMA DE CLASSIFICAO DA INFORMAO, da Seco I do presente Manual de Procedimentos.

3.6.3. Trabalho Dirio


Diariamente, o trabalho da contabilidade do Projecto dever ser o de registar os factos patrimoniais do Projecto HEST a partir de documentos que suportam os movimentos contabilsticos. Nunca dever ser registado qualquer movimento sem existir um suporte documental e comprovativo da respectiva operao bem como preenchido o respectivo justificativo da despesa. Antes de contabilizar um documento deve-se certificar: Se est emitido em nome da instituio; Se o documento original e autntico; Se no contm rasuras; Se o pagamento cumpre com as regras definidas mais adiante, ou foi aprovado pelo coordenador do projecto; Se a informao contida no documento permite Contabilidade fazer registos nas contas apropriadas; Se o documento est cancelado (com o carimbo de Pago com a data de pagamento) para evitar que seja reapresentado para pagamento futuro. Se fiscalmente aceite Depois destas verificaes, os documentos devem ser arquivados de acordo com o sistema de arquivo e finalmente registados nas contas adequadas. No final do dia, o contabilista dever imprimir todos os dirios do sistema, independentemente de terem ocorrido movimentos contabilsticos ou no. Esses dirios devero ser assinados pelo Contabilista e pelo Gestor do Projecto e Arquivados na Pasta de Dirios.

16 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Caso no tenham ocorrido movimentos contabilsticos dever ser escrito nos Dirios a frase Sem Alteraes no Dia.

3.6.4. Trabalho Mensal


Mensalmente, dever extrair-se o mapa de despesas (pagamentos) e os extractos das contas que se pretendam analisar e proceder-se s seguintes verificaes: Reconciliao dos saldos das Contas Bancrias A Reconciliao bancria consiste na picagem de todos os movimentos constantes dos extractos bancrios com os constantes dos respectivos extractos da contabilidade, com intuito de se detectarem eventuais discrepncias. A Reconciliao bancria deve ser realizada em modelo concebido para o efeito (Anexo 9), averiguando-se as causas dos valores em aberto, tomando em ateno as seguintes situaes: Movimentos reflectidos no extracto bancrio e no registados na Contabilidade; Movimentos registados na Contabilidade e no reflectidos no extracto bancrio;

A reconciliao da conta especial deve ser apresentada ao departamento financeiro do MCT at ao dia 10 do ms seguinte ao coordenador deve providenciar no sentido de obter de cada um dos Bancos com que opera, os respectivos extractos de movimento das contas referentes ao findo. Para a reconciliao bancria deve ser utilizados fotocopias dos extractos bancrios e restantes documentos necessrios neste processo, de modo a permitir conservar em arquivo os originais dos documentos. As Reconciliaes Bancrias devem ser preparadas de forma que, partindo dos saldos finais evidenciados pelos extractos bancrios e pelas respectivas contas correntes de Bancos, se obtenham os saldos efectivamente disponveis em cada uma das contas de depsitos detidas pelo Projecto. Os movimentos includos nas reconciliaes bancrias devem ser registados um a um nos respectivos Anexos dos Mapas de Reconciliao Bancria, no sendo permitido o registo por agregados e devem identificar: i) Caso se trate de movimentos registados em conta corrente e no registados no extracto bancrio, o nmero do respectivo documento suporte; ii) A data do movimento; iii) A descrio do movimento; iv) O beneficirio; v) O respectivo valor. Relativamente aos movimentos registados nos extractos bancrios e no registados nas correspondentes contas correntes de Bancos deve-se diligenciar, de imediato, junto das 17 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

respectivas instituies bancrias no sentido de se identificarem tais movimentos. Se ao fim de trinta (30) dias, os movimentos registados nos extractos bancrios e no registados nas correspondentes contas correntes de Bancos no tiverem sido identificados, deve-se proceder emisso e registo de documentos internos de suporte (Notas de Lanamentos) de tais movimentos. Seguidamente, devem ser enviadas cpias dos documentos emitidos ao Gestor do Projecto, com uma nota explicativa sobre a impossibilidade de identificao dos referidos movimentos, em simultneo fazer diligncias, de imediato, junto das respectivas instituies bancrias com vista identificao dos mesmos. Depois de concluda a preparao dos Mapas de Reconciliao Bancria, estes devem ser: Datados e assinados por quem os tiver preparado; Submetidos reviso e aprovao superior; e Datados e assinados por quem tiver procedido a sua reviso e aprovao.

Os Mapas das Reconciliaes Bancrias efectuados, devem ser devidamente assinados e aprovados, juntamente com as cpias dos extractos bancrios recebidos e dos mapas de reconciliao bancria do ms anterior e depois conservados nos arquivos da contabilidade do Projecto.

3.6.5. Trabalho Anual


Anualmente, para alm das tarefas mensais, devero ser observados os seguintes procedimentos: Providenciar que sejam efectuados os inventrios fsicos dos consumveis mantidos em armazm e com base nos mesmos proceder-se- sua conferncia com as fichas existentes para o efeito; Providenciar que seja efectuado o inventrio dos meios imobilizados e com base no mesmo proceder-se- conferncia com as fichas respectivas (preparar Cadastros dos meios imobilizados no acto de aquisio dos mesmos). (anexo 8) Proceder ao apuramento dos Saldos das contas dos fundos das unidades beneficirias. Preparar os relatrios que se destinam ao Banco Mundial, de acordo com os requisitos estipulados (Relatrio Anual de Gesto do projecto; Relatrio Anual de Actividades; Plano de Desembolsos por Actividades; etc.).

3.7. Gesto de Compromissos


18 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

A gesto de terceiros visa assegurar que todos os compromissos do Projecto estejam reflectidos na contabilidade e assegurar ainda que os pagamentos sejam efectuados atempadamente. De modo a assegurar um controlo efectivo das contas de terceiros, devem-se elaborar mapas de controlo. Os mapas anteriormente referidos devem ser actualizados, diariamente, com base em facturas e recibos enviados pelos fornecedores. Mensalmente, devero ser emitidos extractos ou mapas dos compromissos e proceder-se anlise dos movimentos. Sempre que possvel dever ser efectuada a reconciliao com o extracto de conta enviado pelo beneficirio.

3.8. Informao de Gesto


A contabilidade dever enviar periodicamente informao de gesto ao Coordenador do Projecto, nomeadamente: a) Informao Diria A1) Dirios dos movimentos contabilsticos independentemente de terem ocorrido alteraes ou no. A2) Informao Mensal Mensalmente dever ser enviada a seguinte informao: Balancetes; Mapa de reconciliaes bancrias; Mapa de antiguidade de compromissos; Mapa de execuo oramental. d) Informao Trimestral Trimestralmente, dever ser enviada a informao mensal acumulada da posio financeira do projecto atravs dos Relatrios de Gesto do Projecto (ver captulo relativo ao Reporting). Informao Anual Anualmente, para alm da informao mensal, trimestral acumulada, devero ser enviados os Relatrios de Gesto do Projecto Completo (ver captulo relativo ao Reporting).

e)

4.

DESEMBOLSOS

19 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Os desembolsos efectuados atravs dos fundos da IDA observaro os procedimentos de desembolsos do Manual de Desembolsos do Banco Mundial e o definido do Acordo de Financiamento e Carta de Desembolsos. O projecto HEST ter uma conta especial em USD no Banco de Moambique que ser gerida pelo MCT. Os fundos dessa conta sero transferidos para a Conta nica do Tesouro (CUT) em meticais ou em Dlares trimestralmente com base no plano de tesouraria em funo das necessidades do projecto. A seguir uma ilustrao de como os fundos ser canalizada da CUT (Conta nica do Tesouro).

Diagrama de desembolso dos Fundos


Fundos Do Banco Mundial Adiantamento MCT Conta HEST Assinante: Banco de Moambique USD/EURO MCT Conta de Trnsito Assinante: Ministrio das Finanas CUT Conta nica do Tesouro Executor: Direco Nacional do Tesouro Beneficirios Do projecto HEST

O fluxo de fundos, na base do HEST, segue o mecanismo que a seguir se indica: 1. O Banco Mundial canaliza para Conta Forex, que tem como assinante o Banco de Moambique ou a Conta de Trnsito que tem como assinante o Ministrio das Finanas; 2. No caso da canalizao para a Conta Forex, estas so posteriormente canalizadas a Conta em Trnsito; 3. Os fundos existentes na Conta em Trnsito so canalizados a Conta nica do Tesouro que tem como executora a Direco Nacional do Tesouro; 4. Os fundos existentes na Conta nica do Tesouro so canalizados aos beneficirios via directa. O pagamento das despesas do projecto sero efectuados a partir da CUT via e-SISTAFE, permitindo que o especialista financeiro e o gestor do projecto tenham acesso a toda a Informao. O projecto HEST ir usar procedimentos de desembolsos baseados em 20 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

relatrios de forma a operar eficientemente atravs da CUT. Os desembolsos e os IFRs sero feitos trimestralmente (ver ponto 8 relatrios). Depois de aprovada a efectividade do acordo de financiamento, ser feito um adiantamento, mediante um pedido do governo e baseado numa estimativa de despesas para 6 meses, que ser desembolsado na conta designada para cobrir despesas elegveis. Para os pagamentos via directa, compromissos especiais e reembolsos, o desembolso estar disponvel para pagamentos que excedam a 20% do valor adiantado a conta designada.

4.1.1. Gastos elegveis


Os desembolsos sero efectuados com base nas despesas elegveis ao pagamento atravs de fundos do Banco Mundial/IDA e do Governo da Repblica de Moambique, conforme estipulado no Acordo de Financiamento.

4.1.2. Gastos no elegveis


Das despesas consideradas no-elegveis destacam-se: Salrios dos funcionrios do Estado; Itens no includos no projecto e na descrio das categorias definidas no Acordo de Financiamento; Multas por mora de pagamento impostas por fornecedores; Pagamentos adiantados em excesso; Itens no adquiridos nos termos das Normas para Aquisies pelos crditos da IDA e servios de consultoria no contratados de acordo com as Normas para o uso de consultores por Muturios do Banco Mundial como entidade executora.

4.1.3. Cuidados a ter com a Conta Designada:


No permitido o uso dos fundos da Conta Designada para o adiantamento a outras contas abertas pelo muturio sem a autorizao do Banco Mundial. No permitido o pagamento de gastos no elegveis a partir das Conta Designada, sob pena de o Governo ser obrigado a reembolsar os valores em causa e apresentar os comprovativos ao Banco Mundial/IDA juntamente com o pedido de realimentao seguinte. Os juros auferidos pelos saldos da Conta Designada, sero registados numa conta em separado (Conta de Juros). Os juros da Conta Designada sero fundamentalmente para cobrir as despesas de operao e manuteno dos movimentos da Conta Designada.

4.1.4. Sanes previstas na Conta Designada


21 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Os financiamentos do Banco Mundial / IDA prevem sanes, caso os fundos no sejam aplicados dentro dos prazos previstos, e de acordo com as linhas oramentais acordadas. Por outro lado, se a Conta Designada se mantiver inactivas por mais de seis (6) meses, o Governo poder ser chamado a reembolsar o Banco Mundial / IDA do valor no movimentados. O projecto dever conservar todos os documentos de suporte dos gastos vindos das componentes e coloc-los ao dispor das misses de superviso do Banco Mundial/IDA, Governo e Auditores do Projecto.

4.2. Medidas de Controlo Interno e Segurana 4.2.1. Objectivos


O Controlo Interno um processo levado a cabo pelos gestores em coordenao com outros nveis de hierarquia, tendo em vista assegurar que os objectivos sejam alcanados, nomeadamente: Assegurar a conformidade com as polticas e melhores prticas de gesto; Assegurar que as actividades do Projecto sejam executadas de forma eficiente e eficaz em benefcio de todas as partes envolvidas; Salvaguardar os recursos econmicos e financeiros do Projecto; Assegurar a fiabilidade, consistncia e integridade da informao contabilstica; Prever a descoberta de fraudes e erros; Disponibilidade nos prazos da informao financeira.

4.2.2. Medidas de Controlo Interno


Em seguida so apresentadas algumas medidas de controlo interno e segurana para adequar a gesto financeira do Projecto HEST: Antes da realizao de qualquer despesa necessrio que esta tenha sido autorizada por uma pessoa com competncia para o efeito em conformidade com o estabelecido mais adiante nesta Seco; A autorizao de despesas da competncia do Ministro e coordenador do projecto com base nas despesas elegveis aprovadas pelo Governo e Banco Mundial. S devem ser efectuados pagamentos contra a apresentao de documentos originais e definitivos e nunca de cpias, fotocpias, Cotaes ou facturas Pr-forma. Os documentos de suporte devem conter evidncia de terem sido examinados pelos intervenientes nos desembolsos; 22 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Na medida do possvel, os pagamentos devem ser todos efectuados por transferncia bancria. A Requisio de Fundos sendo o documento que permite proceder ao pagamento de despesas pelo sistema e-Sistafe, deve ser assinada pelo coordenador do projecto ou gestor do projecto e mantida em arquivo prprio, anexado aos justificativos da despesa; (ver ponto 5.2) e (anexo 14). O preenchimento da requisio de fundo deve ser cuidadosa, sem rasuras e contendo todas as informaes de disponibilidade e cabimentao oramental conforme exigido no preenchimento da requisio de fundos; Quando, por qualquer motivo, se anula um cheque j emitido e assinado, o mesmo deve ser arquivado depois de lhe inutilizarem as assinaturas. O DAR do MCT deve dispor de uma ficha de conta corrente para cada conta bancria relacionada com o projecto; A ficha de conta corrente deve ser preenchida diariamente, via informtica. A Ficha de Conta Corrente da conta em Dlares Americanos deve ser sempre escriturada em Dlares Americanos. Caso haja recebimentos em moeda estrangeira que no sejam em Dlares Americanos, na altura em que feito o depsito, deve ser solicitada junto do Banco a informao, por escrito, referente ao contravalor escrito, em Dlares Americanos do depsito efectuado, devendo ser esse valor a registar na respectiva ficha de conta corrente A cada registo deve corresponder sempre um e um s movimento (cheque, dbito, crdito ou depsito); Para cada conta de Depsitos Ordem, os respectivos registos devem ser numerados sequencialmente, desde o incio at ao fim do ano; Diariamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nos documentos de Bancos, a conferncia de que todos os movimentos esto correctamente registados na respectiva ficha Periodicamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nas Fichas de Conta Corrente de Bancos a conferncia das somas e do transporte de saldos; Sempre que um aviso de crdito ou de dbito bancrio seja recebido, deve-se: 23 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

i)

No caso de o documento de suporte do movimento efectuado pelo Banco nas contas do Projecto HEST no identificar os motivos subjacentes a esse movimento, investigar e inscrever os referidos motivos no documento recebido;

ii) Conferir e evidenciar (data, nome, cargo e assinatura) no documento recebido os respectivos clculos, bem como a conformidade do movimento efectuado com eventuais contratos e/ou condies previamente negociadas; iii) Submeter o documento recebido aprovao superior; iv) Depois de aprovado superiormente, registar o documento na respectiva conta corrente do Banco e arquiv-lo na respectiva pasta de bancos v) No final do ms, devem ser efectuadas as conciliaes bancrias.

4.2.3. Fundo de maneio


O fundo de Maneio estabelecido para pagar gastos, atravs de valores disponveis nas caixas criados no projecto. Por definio, incluindo o estabelecido na administrao financeira pblica, destina-se apenas cobertura de gastos menores ao nvel dos consumos correntes nos escritrios. O limite do valor do fundo de maneio por cada levantamento de 6.000, 00Mts.

4.2.4. Pagamentos e recepo de servios


Todas as aquisies/fornecimentos de bens devem estar confirmadas que foram recebidas efectivamente em boas condies, atravs das Guias de Remessa dos fornecedores ou pela emisso de Autos de Recepo ou sobre a factura ou documento correspondente, no caso de pequenos fornecimentos de consumveis; Todos os servios (reparao de viaturas, equipamentos, instalaes) devem ser confirmados que foram realizados, com boa qualidade, de acordo com o valor que foi despendido. A confirmao dever ser efectuada sobre a factura ou documento equivalente; Atendendo s caractersticas do Projecto, em que a diviso de funes, nem sempre a mais adequada, devero ser assegurados controlos que ultrapassam a desvantagem que tal ocasiona. 24 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

4.2.5. Segurana dos documentos contabilsticos


Todos os documentos que podem implicar responsabilidades financeiras do Departamento Financeiro (livro de cheques, cheques em branco, cartes de combustvel, etc.), devem estar guarda do contabilista e no cofre sendo o acesso a este restrito apenas ao responsvel acima indicado.

4.2.6. Cpias de Segurana


Toda a informao produzida e arquivada (segundo uma rvore/estrutura devidamente hierarquizada a definir oportunamente) em computadores, deve ser guardada em discos CDRW e depositados no cofre do DAR. O acesso a essas cpias dever ser sempre autorizada pelo Coordenador ou pelo coordenador adjunto do Projecto (O MCT possui um Centro de Documentao e Recursos Digitais que ser responsabilizado em fazer o back up da informao) Conjuntamente com o CDRD devero ser asseguradas: Diariamente: cpia de toda informao para o servidor do projecto. Semanalmente: Todas as sextas-feiras no final do expediente as cpias em disco CD-RW (ou um back up do sistema). Mensalmente: duas cpias em discos CD-RW com proteco contra escrita (ou um back up do sistema). Nota: O acesso ao sector financeiro dever ser limitado, se possvel as pessoas podero ser atendidas na recepo ou pela Secretria do projecto.

4.2.7. Crdito do IDA/Conta do Crdito (em Washington)


Emprstimo da IDA/Conta do Crdito (em Washington), em SDRs, que mostrar: Custo das transferncias para a Conta Designada; Custo de pagamentos directos a fornecedores; Saldos de abertura e de encerramento.

O projecto, atravs do Client Connection, ter acesso aos seguintes documentos para que esta se mantenha actualizada com respeito ao crdito: Confirmao de Pagamento, isto , quando o banco efectua um pagamento, solicitado pelo projecto, vem reportado com os respectivos detalhes; Resumo dos Desembolsos Mensais Monthly Disbursements Summary, contendo a seguinte informao: i) Parte 1: saldos de abertura e listagem de todas as transaces, ao abrigo do crdito, com referncia ao ms anterior, incluindo todos os pagamentos ou reembolsos processados, 25 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

juntamente com as datas dos valores, moeda e montantes, categorias das despesas imputados ao crdito. ii) Saldos de fim do ms, por categoria, e em relao ao emprstimo bem como os valores reservados para Compromissos Especiais. iii) Esta informao tambm se poder obter em online atravs do endereo: http://info.worldbank.org mediante senha de acesso prpria, que dever ser solicitada ao Banco Mundial.

4.3.Ajudas de Custo
O Projecto HEST ira adoptar o Diplomas Ministerial e o despacho de 10 de Outubro de 2006 do Ministerio das Finanas para pagamento de ajudas de custo dentro e fora do Pais respectivamente. Ver anexos 12 e 13.

5.

FORMAS DE PAGAMENTO

5.1. Definio
O pagamento a terceiros, bens ou servios pode ser efectuado por transferncia bancria (via directa pelo e-sistafe) com excepo de algumas despesas (Ex: Pagamento de ajudas de custo fora do pais em moeda estrangeira e pequenas outras despesas). Em qualquer destas formas, exige-se que o requerente faa o pedido de fundos atravs de uma Requisio de Fundos e este seja submetido aprovao superior.

5.2. Requisio de Fundos (anexo14)


A Requisio de Fundos deve observar os seguintes procedimentos: Todos os valores concedidos a ttulo de adiantamentos devero ser sempre com carcter temporrio; A Requisio de Fundos (RF) deve ser sempre datada e assinada pela pessoa que a emite e pelo responsvel do servio requisitante e, em ltima instncia, pelo responsvel que autoriza os pagamentos; A Requisio de Fundos, depois de assinada por quem se responsabilizar pela regularizao deve ser mantida em arquivo prprio (ex. suporte de documentos por Regularizar); Conferir os documentos correspondente; recepcionados com a Requisio

Conferir os documentos justificativos recebidos quanto a requisitos 26 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

legais, quantidades, clculos e somas; No caso de os fundos tiverem sido adiantados por cheque, o nmero deste bem como o banco sacado devem ser inscritos em toda a documentao de suporte; Cancelar os documentos justificativos recepcionados com o carimbo de PAGO; No caso de respeitarem a aquisio de bens, fazer a meno aos nmeros das respectivas requisies de compra e guias de entrada; Os originais das Requisies de Fundo referentes aos valores regularizados devem permanecer junto dos respectivos documentos justificativos, sendo o processo conservado na Contabilidade; A regularizao de valores em aberto dever ser efectuada no prazo mximo de 48 horas aps o regresso, no sendo permitida a manuteno de mais do que um valor em aberto por um beneficirio

5.3. Condies para se realizarem pagamentos


Os pagamentos s sero efectuados depois de se realizarem as seguintes condies: a ) b ) c ) d ) e ) g ) Aprovao do contrato pelo IDA/BM (no objection salvo no se tratar de post review) Aprovao de relatrios exigidos contratualmente pelos Coordenadores das Componentes. A Factura e outros documentos contratuais devem estar devidamente visados e contendo a inscrio pague-se, e rubricada pelos Coordenadores das Componentes. Validao do Procurement indicando que os documentos apresentados para pagamento esto de acordo com o contrato, nos pagamentos a eles relacionados. E cabimento pelo gestor financceiro Visto conferido pelo gestor do projecto Aprovao do Pagamento pelo Coordenador do Projecto.

5.4. SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado

27 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Todos os pagamentos a serem realizados no mbito do HEST, obedecem s regras estabelecidas no SISTAFE Sistema de Administrao Financeira do Estado. Uma vez que o SISTAFE ate data, criado pela Lei 09/2002, de 12 de Fevereiro e regulamentado pelo Decreto 23/2004, de 20 de Agosto, estabelece e harmoniza as regras e os procedimentos de programao, gesto, execuo e controlo do errio pblico, de modo a permitir o seu uso eficaz e eficiente, bem como produzir a informao de forma integrada e atempada concernente administrao financeira dos rgos e instituies do Estado. O SISTAFE compreende um conjunto de rgos, subsistemas, normas e procedimentos administrativos que tornam possvel a obteno de receita, a realizao da despesa e a gesto do patrimnio do Estado, incluindo suas aplicaes e correspondentes registos. Compreende tambm a obteno e gesto das receitas que no determinam alteraes no patrimnio do Estado. O SISTAFE aplica-se a todos os rgos e instituies do Estado, incluindo instituies do Estado com autonomia administrativa e financeira. O exerccio econmico, no mbito do SISTAFE, coincide com o ano civil. Para suportar o SISTAFE, foi criado o e-SISTAFE, que o seu Sistema Informtico, dividido em mdulos, a fim de atender a todos os procedimentos previstos no mesmo. So os funcionrios pblicos que tm a prerrogativa de operar o sistema informtico com o objectivo de executar um ou mais procedimentos do SISTAFE, cadastrado num nico rgo ou instituio do Estado, sendo este um Unidade de Superviso, Intermdia, Gestora Executora Especial. O funcionrio cadastrado deve ser vinculado a um perfil de operao, o qual agrupa diferentes transaces do e-SISTAFE, destinadas a possibilitar a execuo de tarefas especficas e correlacionadas. Uma vez que o projecto HEST ser gerido no DAR uma unidade do Ministrio da Cincia e Tecnologia que j opera no sistafe desde 2006, todos os pagamentos a serem efectuados, salvo os casos de provinciais, obedecem aos requisitos exigidos nos termos da Lei previstos no SISTAFE. O rgo dentro do Ministrio da Cincia e Tecnologia (MCT) a quem cabe a responsabilidade de realizar os pagamentos, atravs do e-SISTAFE, o DAR. O MODUS OPERANDI para todos os pagamentos ser, aps a sua aprovao pelo Coordenador do Projecto ou Gestor do projecto (baseado no MCT), o processo enviado ao DAR a quem cabe a responsabilidade de realizar o saque de fundos no Tesouro, que se encontram alocados ao Projecto. Aps a operao realizada pelo DAR o beneficirio receber a informao de que o mesmo foi processado com sucesso e posteriormente receber a informao de que o mesmo foi efectuado lhe ser entregue a ordem de pagamento imprimida pelo sistema.

5.5. Procedimentos para Pagamentos a partir da Conta do Crdito Pagamentos Directos


28 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Uma vez cumpridas com as condies previstas no ponto 5.3. anterior, deve-se preencher o pedido de pagamento individual (formulrio eforms no Client Connection do Banco Mundial) referente ao que se pretende pagar, por beneficirio bem como o Justificativo de Despesa Expenditure Voucher e realizar as seguintes aces: a) Juntar cpia da factura a pagar; b) Juntar cpia de no objection proveniente do Banco Mundial; c) Juntar cpia de autorizao de pagamento da Componente; d) Obter a aprovao atravs de assinatura do Coordenador ou Coordenador em Exerccio na instruo de pagamento individual; e) Preparar carta para remeter o pedido de pagamento ao Banco Mundial, Diviso de Desembolsos; f) Entregar a carta com os documentos de suporte e enviar toda documentao para Banco Mundial atravs da DHL ou ainda outro correio especial; g) Efectuar registo provisrio na ficha de registo de pedidos de pagamento e de reposio em US$ e no mapa de controlo da Conta Crdito; h) Aps recepo do extracto de conta corrigir o lanamento efectuado no mapa de controlo da conta crdito registar o dbito no mapa de controlo da conta crdito por categoria i) Deve se assegurar que o contrato tenha sido enviado ao Banco Mundial e este por sua vez tenha sido introduzido no sistema do BM client connection (se aplicavel).

5.6. Procedimentos para Pagamentos e Realimentao de Fundos


Os procedimentos para pagamentos bem como o processo de realimentao de fundos obedecem aos seguintes princpios: a) b) c) d) e) f) Confirmar a correco do saldo do extracto de conta com o valor registado na contabilidade do Projecto; Preparar mapas por categoria (FMR) das despesas a reembolsar em US$; Juntar cpias de todos justificativos, como factura e a no objection de cada despesa; se aplicavel Preparar mapa de reconciliao da Conta Designada em US$; Preencher on line o eform no Client Connection; Obter assinatura do Coordenador do Projecto no eform no Client Connection ou por outro responsvel superiormente autorizado; (Quatro assinaturas sendo duas do tipo A e as do tipo B abonas pelo Banco de Moambique reconhecidas pelo banco mundial); Preparar carta para remeter ao Banco Mundial, Diviso de Desembolsos; Enviar a carta e os documentos de suporte pela mala diplomtica ou enviar toda documentao atravs de DHL ou ainda outro correio especial; Efectuar registo provisrio na ficha de registo de pedidos de pagamento e de reposio em US$ e no mapa de controlo da conta crdito; 29 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

g) h) i)

j)

Aps recepo do extracto de conta Payment Advice ou Monthly Disbursement Summary corrigir o lanamento efectuado no mapa de controlo da conta crdito e registar o dbito no mapa de controlo da conta crdito por categoria de despesa.

30 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

6. SISTEMA DE IMOBILIZADOS 6.1. Definio

REGISTO

CONTROLO

DOS

MEIOS

No mbito do Projecto HEST, consideram-se meios imobilizados, todos os bens e valores propriedade do projecto que nele devero permanecer por um perodo superior a um ano, que conservam a sua forma natural e que se destinam ao uso dos servios administrativos na implementao do projecto. Fazem parte dos meios imobilizados do projecto as viaturas, mobilirio e equipamento informtico. Os meios imobilizados cujo valor unitrio esteja abaixo de US$ 100 ou o equivalente em Meticais no devero ser registado como imobilizado. De acordo com o princpio de contabilizao na base de caixa, o qual adoptado pelo Projecto, os relatrios financeiros no evidenciam os bens imobilizados. No obstante, existe uma necessidade bvia para o seu controlo e registo. Por outro lado, de notar que em regra, os meios imobilizados do projecto no so passveis de amortizao, visto que, em particular, no so apurados lucros na contabilidade do projecto.

6.2. Registo
O registo dos meios imobilizados dever passar pela criao e manuteno de um ficheiro informtico ou organizao de fichas independentes para cada bem existente. O ficheiro ou as fichas devero ter colunas para o registo da seguinte informao sobre o bem imobilizado (anexo 8): Nmero de registo sequencial; Cdigo do Pagamento; Fornecedor; Valor de aquisio; Descrio (designao); Beneficirio; Localizao; Data de aquisio; Observaes.

6.3. Inventrio
Com base nas Fichas de Registo dos Meios Imobilizados, dever ser emitida uma listagem contendo o cdigo e a designao do bem. Periodicamente, e pelo menos no fim de cada ano, esta lista deve ser verificada fisicamente por quem tem a responsabilidade do controlo dos meios imobilizados, acompanhado por uma pessoa independente. Os meios imobilizados inventariados e que ainda no se encontram registados nas contas do projecto, devem ser valorizados, recorrendo-se para o efeito, aos preos de aquisio, do mercado ou estimados. 31 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

6.4. Abates
Os bens do HEST so adquiridos para servir nica e exclusivamente o Projecto, no sendo de prever qualquer tipo de alienao salvo no final do referido Projecto. Contudo, caso ocorra um abate por roubos, destruio ou obsolescncia do bem deve ser feita a actualizao do ficheiro.

6.5. Salvaguarda
Todos os bens sujeitos a registo de propriedade devero estar devidamente registados em nome dos beneficirios e os respectivos ttulos arquivados em locais seguros. Para cada bem, ou grupo de bens, dever estar claramente definido um responsvel pela sua manuteno e segurana. A atribuio dessa responsabilidade dever ser formalizada por uma Nota de Entrega onde sejam descritos os procedimentos e cuidados a ter ao longo da utilizao dos bens.

7. PLANEAMENTO E ORAMENTAO
Neste ponto estabelecem se os procedimentos a seguir para a programao do projecto e a consequente programao oramental, com objectivo de: Cumprir com o estabelecido no acordo de financiamento, de submeter para aprovao do Banco Mundial o plano de trabalho e o respectivo oramento para cada ano fiscal com os detalhes e abrangncia exigidos; Submeter as necessidades de informao pragmtica e financeira para a preparao da proposta anual de plano e oramento do HEST nos tempos e exigncias metodolgicas exigidos na metodologia de elaborao do OE; Estabelecer de forma articulada, no processo de programao anual, a interligao da programao das actividades, procurement, necessidades financeiras e indicadores de acompanhamento e avaliao, com a desagregao trimestral. Nesta programao sero tidas em conta os indicadores estabelecidos no Plano de Implementao do Projecto e no Project Appraisal Document, nomeadamente como se assegurar o cumprimento dos objectivos especficos, metas, indicadores de performance e a obedincia dos nveis financeiros estabelecidos. Com a correcta programao e oramentao criam-se as condies para a compatibilizao em processo nico da resposta as exigncias do SISTAFE/gesto financeira nacional e o sistema de relatrios do FMR.

8. RELATRIOS FINANCEIROS DE GESTO


O objectivo dos relatrios a produo de informao suficiente, detalhada e regular sobre a gesto e monitoria do projecto. Recorrendo ao e-SISTAFE especialista financeiro de projecto responsvel pela consolidao de todas as actividades e pagamentos num nico relatrio. O IFR tem de permitir uma fcil consolidao dos relatrios financeiros e de monitoria de cada uma das instituies. 32 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Trimestralmente, no formato acordado durante as negociaes, ser preparado e submetido ao Banco Mundial em 45 dias depois do trimestre. O relatrio deve incluir: Fontes e aplicaes dos fundos por categoria projecto; Aplicao dos fundos por actividades do projecto; Mapa de desembolsos ou sumrio das despesas pagas pela conta designada sujeitas a prior review e as no sujeitas; Reconciliao da Conta Designada; Plano de Tesouraria das despesas do projecto; Sumrio narrativo do progresso do projecto.

8.1.

Fontes e Aplicaes dos Fundos do Projecto

Este relatrio apresenta o sumrio das fontes de financiamento do projecto, sendo o sumrio da aplicao dos fundos apresentada nas categorias de desembolso, conforme o Acordo de Financiamento. Estas categorias de desembolso, esto geralmente limitadas s categorias s categorias standard sob as quais todos os gastos so reportados no Relatrio Anual do Banco: bens, obras, servios de consultoria e outros. A categoria outros pode ser desenvolvida, de acordo com os requisitos estabelecidos no Acordo de Financiamento. O HEST financiado pelo Banco Mundial.

8.2.

Aplicao dos Fundos por Actividades do Projecto

O relatrio deve apresentar o sumrio das despesas por componentes e sub-componentes (actividades), de acordo com o PAD Project Appraisal Document. As sub-componentes so necessrias apenas para aqueles itens considerados significativos para o acompanhamento do Projecto, devendo as componentes pequenas ser agregadas, conforme julgado conveniente. O total das despesas actuais, planificadas e acumuladas no relatrio devem conferir com aquelas que so mostradas como aplicao de fundos no Relatrio.

8.3.

Mapa de Desembolsos

O relatrio deve apresentar o sumrio por categorias de desembolsos, os gastos do trimestre corrente, mostrando o valor dos gastos dos vrios itens pagos atravs dos fundos do Banco Mundial.

8.4.

Reconciliao da Conta Designada

O relatrio deve apresentar o sumrio do movimento na Conta Designada. Qualquer discrepncia entre o saldo adiantado para a Conta Designada e o total dos adiantamentos registados explicada no relatrio.

33 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

8.5.

Plano de Tesouraria do Projecto

O relatrio deve apresentar o sumrio das despesas totais do Projecto e despesas elegveis do IDA/IBRD por categorias de desembolso para os dois trimestres seguintes desde a recepo do ltimo Relatrio de Gesto, com base no Plano de Procurement previsto para o semestre seguinte. Tendo em conta qualquer remanescente da Conta Designada e qualquer valor a pagar por outros mtodos de desembolso (pagamento directo e compromissos especiais), ele estabelece o valor solicitado como adiantamento para a Conta Designada.

8.6.

Sumrio do Progresso do Projecto

O Relatrio de Gesto deve conter um sumrio do progresso fsico, o qual: Faz a anlise e comentrio sobre as razes para variaes significativas entre o planeado e o realizado, conforme reflectido no relatrio financeiro do Relatrio de Gesto; Procura avaliar o impacto das tendncias identificadas e variaes no resultado final do Projecto; Procura identificar aces correctivas julgadas necessrias.

9. AUDITORIAS
A Auditoria o processo de aferio da aplicao dos procedimentos, prticas, etc., no desenvolvimento das actividades numa determinada organizao com vista a verificar a eficcia e eficincia das disposies planeadas ou previamente estabelecidas. Esta, desenvolvida a nvel interno e externo, dando corpo a Auditoria Interna e Externa. A nvel interno, a auditoria desenvolvida pela Inspeco Sectorial do MCT e pela Inspeco-geral de Finanas (IGF) ao abrigo do Decreto 23/2004 de 20 de Agosto. A auditoria interna focaliza os seguintes aspectos: Certificar e registar no e-Sistafe a conformidade das normas de gesto oramental; Acompanhar e avaliar a execuo oramental e financeira do MCT; Planificar e controlar a execuo dos procedimentos estabelecidos nos processos realizados no MCT; e Controlar o processo de administrao do oramento de Estado e fundos externos a locados ao MCT. O Ministrio das Finanas atravs da IGF responsvel pela auditoria interna das despesas efectuadas pelas entidades do Governo que realizam despesas pblicas via e-Sistafe ou por adiantamento de fundos. Qualquer auditoria realizada por esta entidade para complementar a superviso dos parceiros de cooperao e dar as direces para uma melhor auditoria externa. 34 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

A auditoria externa verifica o fluxo financeiro dos fundos ocorridos na CUT em moeda estrangeira e as contas que no passam pela CUT, todas elas referentes ao MCT. A auditoria externa focaliza os seguintes aspectos: Anlise dos extractos bancrios das contas; Anlise dos mapas contabilsticos (razo) do e-SISTAFE que evidenciam os fluxos financeiros nas CUTs virtuais das unidades; e Verificao dos demonstrativos da execuo oramental da despesa emitida pelo sistema. O Tribunal Administrativo (TA) constitucionalmente mandatado para auditar todos os projectos e fundos do governo. Para a realizao da auditoria externa poder ser subcontratada uma empresa competente e independente, desde que se cumpram as normas, procedimentos e os requisitos do Governo da Repblica de Moambique e dos Parceiros de Cooperao. Uma vez que as empresas privadas no tm autorizao para aceder ao e-SISTAFE, preciso que haja um trabalho conjunto com o TA. O MCT responsvel por preparar os termos de referncia (ToR) em consulta com o Banco Mundial. A auditoria dever cobrir todas as actividades do plano acordado com o Banco Mundial. A auditoria s contas do projecto inclui, para alm do relatrio, a carta de recomendaes (Management Letter), contendo as recomendaes sobre as melhorias a serem introduzidas no sistema de gesto contabilstica e financeira. A gesto do projecto, ao receber o Relatrio de Auditoria Externa e a Carta Gesto, analisa esses documentos e envia ao Auditor os seus comentrios. Posteriormente, envia ao Banco Mundial duas (2) cpias dos relatrios de auditoria, da Carta de recomendaes, e a Carta que a Unidade implementadora enviou ao Auditor Externo contendo os comentrios, at ao dia 30 de Junho de cada ano.

35 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

ANEXOS

36 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 1: Control of payment

Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no.4601/Moz HEST Control of payment
Ms Date Description Check/Transf Amount Paid Balance Anexo 1

Saldo Inicial

Prepared by : Verified by:

Date:

37 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 1a: Control of payment. .

Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no. /Moz HEST
Month Payment Check/Transf Amount Debit Credit Anexo 1a Balance

Suppli er

Prepared by : Verified by:

Date:

38 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

39 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 2: Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Review

Repblica de Moambique Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA Credit no.4601/Moz HEST
Anexo 2 Total expenditure (Col.4) % IDA Eligible for the Bank financig (Col.6) IDA share paid from DA (Col.7) Government/Other share (Col.8)

Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Review Quarter Ending ................. Disbursement category Sources of supplier (Col.2) Country of foreign supplier (Col.3)

(Col.1) Strengthening System Governance and Management Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Fundin Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness Refund for PPF

(Col.5)

Prepared by : Verified by: Date:

40 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 3:

Expenses by category

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Expenses by category Description of category 1.Strengthening System Governance and Management 2. Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding 3. Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness 4. Refund of the preparation Advance TOTAL Prepared by : Date: Expenses Current Year Cumulative Budget aproved

Anexo 3 Balance

41 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 3a: Expenses by components and subcomponents.

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Expenses by components and subcomponents

Anexo 3a-Pag1

Decriptions of components ans Subomponents

Expenses Current Year Cumulative


Techical Assistance

Budget approved Balance

Component 1 Subcomponent 1a a) b) c) Subcomponent 1b a) b) c) Others: Additional technical assistance and capacity building not defined ex ante

Anexo 3a-pag2 Component 2 a) Connectivity

42 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

b) c) Component 3 Subcomponent 3a a) b) c) Subcomponent 3b a) b) Project Management

Component 4

Prepared by : Verified by:

43 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

44 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 4:

Execution.

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. 4601/MOZ


HEST

Execution
Description 1. e 2. 3. 4. Refund of the preparation Advance TOTAL Budget approved Expenses Balance

Anexo 4 Execution

11 Date:

_______________

Verified by: Prepared by :

45 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD)

Anexo 5: Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD). Anexo 6: (USD) Consolidated Sources and Uses
DESCRIPTION OF ACTIVITIES Actual Planned

Repblica de Moambique Funds and Cash Forecast

- for the Quarter Ending.....


% Planned Total Cost Total planned Cost (Whole Project) Total Revised

Anexo 5 Comments

Ministrio da Cincia e Tecnologia


Quarter Cumulative World Bank IDA CREDIT Nr. 4601/MOZ Variance Actual Planned Variance

Component 1

HEST

Component 2 Component 3

Component 4 Total Note: a)The exchanges rates aplicable to planned expenditure is in MTs/USD b) The itns under project components /activities are those agreed with the World Bank at the time of the project appraisal ans as stated in the PAD.

Prepared by ________________

Verified by: ______________________

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST
Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending .....(USD) Quarter Opening Balance IDA - Designated Account project Account (in commercial banks) Total Cumulative Planned Forecast Next 6 months Original Planned Revised Planned Actual Planned Variance Actual Planned Variance Manual de Gesto Financeira do projecto HEST Anexo 6

46

Anexo 7: Payments Made during Reporting Period....... Against Contract to the Banks Prior Review
47 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Registration number

Payment code

Supplier

Acquisition Value

Acquisition Date

Description

Beneficiary

Location

Anexo8 OBS

Prepared by :

Date:

48 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Account Number: Bank reconciliation of: Bank: Description Amount Description Anexo 9 Amount

Sub-Total

Prepared by :

49 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Anexo 10 Designated Account Activity Statement - IDA For the period Ending................................. Account no. ............................................. Part I 1 2 3 Cumulative advances to the end of current reporting period Cumulative expenditures to end of the last reporting period Outstanding advanced to be accounted for (1-2)

Part II Opening DA Balance at beginning of reporting period (as of 4 beginning of quarter) 5 Add/Subtract: Cumulative adjustments (if any ) 6 Advances form World Bank during period 7 Lines 5 and 6 8 Outstanding balances to be accounted for ( 4+7) Closing DA balance at end current reporting period (as of quarter) Add/Subtract: Cumulative adjustments Add lines 10 and 11 Add lines 9 and 12 Difference (in any) (lines 8 less line 13)

9 10 11 12 13 14

Part III 15 Total forecasted amount to be paid World Bank 16 17 18 19 Less: Closing DA balance after adjustments Direct payments/special Commitments Add lines 16 and 17 Cash requirement from World Bank for the next two reporting period (lines 15 less lines 18) Verified by: ______________________

Prepared by ________________

50 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

51 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 11: Bank Reconciliation

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia

World Bank IDA Credit no. /Moz HEST


Anexo 11a 1 Total Advanced by World Bank (Or Co financier) 2 Less: Total Amount Recovered by World Bank 3 Present Outstanding Amount Advanced to the Designated Account

4 Balance of Designated Account per Attached Bank 5 Plus: Total Amount Claimed in this Application Number 6 Plus: Total Amount Withdrawn and not yet Claimed Reason 7 Plus: Total Claimed in previous Application not yet Credit at Date of Bank Statement Application Number Amount*

8 Minus: Interest Earned 9 Total Advanced Accoutered for (Nr.4 through N.9)

10 Explanation of any difference between the totals appearing on lines 3 and 9:

11 Date:

_______________

Signature: _________________________ Title: _________________________

Prepared by:_______________ * All items should be indicated on the Bank Statements

52 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

ANexo 11a: Statement of Expenditure (SOE)


Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ


HEST

Date: Application No.: IDA Credit No.: SOE Sheet No.: 4601

STATEMENT OF EXPENDITURE (SOE) Category: 1 Item No. 2 Category No. * 3 4 Brief Description of Goods, Works or Services 5 Total Amount of Contract (Include all currencies) 6 Currency of Expenditure 7 Total invoice amount covered by this application (net of retention) 8 Eligible % of financing 9 Currency and eligible amount paid (7)x(8)

10 US$ Equivalent paid from Special Account**

11 Date of Payment

Anexo 11 12 Exchange Rate**

Name of Supplier, Contractor or Consultant

Supporting documents for this SOE retained at:____________________________________________.


Note :

(*)

53 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

54 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 14: Informao Pagamento da Despesa

Proposta

para

Solicitao

de

Repblica de Moambique

Ministrio da Cincia e Tecnologia

Informao/Proposta n.

/_______/MCT-HEST/20____

Parecer:

Despacho: Senhor HEST Coordenador do Projecto

____/____ /20__ ____/____/20__

Data: ____/____/_____
Senhor Coordenador do Projecto HEST,
Assunto: Pedido de Autorizao para pagamento da factura ___________referente a____________________________ da

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ __________________________________________________________. considerao superior, ___________________ ( )

55 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST

Anexo 12: World Projects.

Bank

Disbursement

Guidelines

for

Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsdios de Viagem dos Funcionrios do Estado em Servio no Exterior

56 Manual de Gesto Financeira do projecto HEST