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Abaixo apresenta uma relao dos principais documentos para acobertar a

contabilidade da empresa, bem como orientaes e informaes teis:


Documentao para envio ao escritrio:
Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos;
Notas fiscais de Despesas com material de escritrio, manuteno de equipamento,
aluguel imobilizado, relatrio de viagens, reformas, gua, luz telefone, internet, em
fim, todos os documentos financeiros;
Recibos de Salrio/estagirios devidamente assinados, Recibo de Aquisio do Vale
Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeies, quando houver;
Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARF-Simples, ISS, Sindicato entre outros:
Extratos Bancrio, emprstimos e ou financiamentos em nome da empresa;
Notas fiscais emitidas (estas devem ser entregues no incio do ms at o 2 dia til);
Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatrio de despesas de
viagem.
Se houver vendas a prazo, enviar RELATRIO DE PAGAMENTO (relao de
pagamentos) dos clientes e ou pagamentos efetuados em carteira.
Orientaes teis:
Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cpia de cheque, ou
documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal.

As Despesas e ou Materiais Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao


escritrio a 1 Via da NF para que seja efetuada a proviso, mesmo que o
pagamento seja em vrias parcelas e se esta informao no estiver impresso na
nf informe a forma e datas de pagamentos:

A aquisio de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informtica,


mesas, cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou
seja, despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser
acobertadas pela 1 VIA DA NOTA FISCAL e se possvel junto com um recibo de
quitao, no podendo ser substituda por somente recibo, oramento ou coisa do
gnero;

Reteno de INSS E OU IRRF: Quando da aquisio de servios de profissionais de


profisso regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos,
consultoria, agncias de empregos, mo obra, treinamento entre outros, Observar
se na Nota Fiscal esta deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou
INSS Retido, pois a empresa tomadora do servio (ou seja, Vocs) deve repassar
esses valores aos rgos competentes e tambm esses valores so deduzidos do
total dos servios. Na ocorrncia desses fatos entrar em contato com a
contabilidade Imediatamente, antes do incio do ms:

Contratao de Autnomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate


servios de Autnomos e ou profissionais liberais esses tipos de servios devem ter
as seguintes situaes:
o Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser
pago ao Autnomo e recolhe ao INSS
o 5% ISS, se no houver Alvar de Autnomo, se for o caso apresentar cpia;
o Solicitar o Nr do PIS e ou do Registro junto ao INSS

Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante
pelo simples) ter um encargo de 20% de INSS, sobre o servio, que ser pago no dia
02 do ms seguinte ao servio prestado;

Canhotos de carto de crditos, recibo simples, oramentos, notas rasuradas: No


so aceitos para fins de comprovao de realizao de despesas, (somente se
vier acompanhado da NF);

Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo,


imobilizado atravs de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve
obrigatoriamente vir acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir
impresso no prprio cupom o nome e CNPJ da empresa;

Os documentos Contbeis, trabalhista e fiscal deveram ser entregues para a


Contabilidade sempre no comeo do ms, preferencialmente ate o dia 5 de cada
ms.

Observao: No so aceitos pela legislao para fins de comprovao de aquisies e


ou despesas somente o recibo, notinhas simples, oramentos, canhotos de carto de
crditos e Notas Fiscais rasuradas