Manual RE

Aplicaes Corporativas
Passagem de Pasta
Processos da Gesto Global de Espaos

Imveis
Verso:
V1
Autor:
Lus Espadinha
Data:
2008-11-21
Direco/Departamento
ou
Projecto
Documento
Passagem de Pasta
Verso Elaborado
Data
Verificao
Nome
Aprovao
Assinatur Data
Nome
a
V1
Lus Espadinha
2008-1121
Assinatu Data
ra
Nuno
2008-11-
Andr
2008-11-
Carvalho
21
Marques
21
Lista de Distribuio
Histrico do Documento
Vers
Data
o
V1
Elaborado/Verificado/Aprovad
Descrio de alteraes
o
2008-11-
Lus Espadinha / Nuno
21
Carvalho / Andr Marques
Documento base
Passagem de Pasta
ndice
1
Processos da Gesto Global de Espaos Imveis.................4

1.1
Aquisio de Imveis.................................................................................. 4
1.2
Alienao de Imveis..................................................................................6
1.3
Arrendamento de Imveis...........................................................................9
1.4
Alterao a Contratos de Arrendamento...................................................15
1.5
Gesto de Rendas..................................................................................... 18
1.6
Gesto da Ocupao de Espaos..............................................................23
1.7
Alteraes Ocupao de Espaos...........................................................25
1.8
Gesto Financeira de Espaos...................................................................29
1.9
Compliance Legal e Fiscal de Imveis.......................................................32
Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

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1 Processos da Gesto Global de Espaos Imveis
1.1 Aquisio de Imveis

O processo de Aquisio de Imveis despoletado pela solicitao de uma empresa do
grupo PT ou consoante as polticas de gesto de imveis estipuladas pela PT SGPS que
identificam imveis susceptveis de serem adquiridos. Se no for identificado o imvel em
concreto a ser adquirido, as empresas indicam na solicitao as caractersticas e
especificaes desejveis do espao (ex. fim do imvel, rea necessria, localizao
geogrfica, infra-estrutura necessria, etc.). Como imveis podemos considerar os
edifcios, terrenos e outras infra-estruturas tcnicas ou administrativas do grupo PT. Dos
processos de gesto da ocupao dos espaos pode igualmente surgir a necessidade de
adquirir um imvel (ex. mudana instalaes, substituio de um arrendamento, etc.). O
objectivo principal do processo de aquisio de imveis garantir a celeridade do
processo de acordo com os condicionalismos e normas legais, com a melhor utilizao
dos recursos disponveis e com base na informao mais fidedigna das condies de
mercado. Este processo termina com a elaborao dos contratos e escrituras, a
actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de se procederem a alteraes
ocupao do espao e associao de servios de apoio ao imvel.
Aps surgir o pedido ou a necessidade de aquisio de imveis, constitui-se um processo
que alimentado com informao e documentao relevante (ex. especificao das
necessidade, informaes de imveis alternativos, propostas, benchmarks do mercado,
etc.). Os dados includos neste processo so a base de apoio fase de negociao e de
acordo do preo final. Envolve a conduo de algumas actividades de sourcing e
prospeco das condies do mercado. Em simultneo com a abertura do processo
criam-se estruturas de imobilizado em curso (elementos PEP) que sero os items
aglutinadores de todas as despesas incorridas com o processo de aquisio.
Nota: O processo referido de agregao de informao e documentao relevante pode

ser fsico ou digital, dependendo da opo ou no pela utilizao de uma ferramenta de
workflow. De qualquer forma, a aplicao desta ferramenta teria evidentes vantagens na
agilizao e na disponibilizao de informao sobre o processo.

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Negociao valor do imvel:
A aquisio processa-se por intermdio de uma imobiliria ou directamente com o
proprietrio, sendo a responsabilidade por esta actividade partilhada entre a PT PRO, a PT
SGPS e algumas reas das empresas. Consoante a situao e a especificidade do imvel
as actividades de prospeco, preparao, conduo das negociaes e o acordo de um
preo de venda final, podem requer a participao conjunta de algumas das trs reas
referidas anteriormente. A PT SGPS participa normalmente em processos considerados
estratgicos (ex. grandes edifcios). As reas das empresas participam quando os seus
conhecimentos no fundamentais para o processo de aquisio (ex. rea tcnica para
imvel associados rede de comunicaes, a rea comercial para lojas e outros espaos
comerciais). A PT PRO Gesto de recursos funciona como entidade agregadora da
informao sobre o processo ou como elemento principal na conduo do processo, se
mandatada pelas as empresas ou pela PT SGPS para o efeito. A documentao surgida
nesta fase adicionada ao processo anteriormente constitudo.
Nota: As actividades de prospeco de mercado e negociao dos imveis podem ser

igualmente realizadas por entidades externas (ex. uma imobiliria).
Aprovao da aquisio:
Aps o acordo das condies de aquisio do imvel, a PT PRO Gesto de recursos
solicita a autorizao de aquisio administrao das empresas, enviando o processo
constitudo e conjuntamente com um documento resumo das condies de aquisio. Se
a administrao da empresa aprovar esta aquisio o processo enviado para a PT SGPS
para aprovao final. Se aprovado, a PT PRO Gesto de recursos envia o processo para o
Gabinete Jurdico da respectiva empresa para este iniciar a elaborao dos contratos (ex.
contrato promessa de compra e venda, etc.) e efectuar nas datas designadas a escritura
do imvel. Em caso contrrio, o processo de aquisio finalizado, com o fecho das
estruturas de imobilizado em curso (elementos PEP) e a reclassificao dos custos
incorridos at ao momento.
Simultaneamente ao envio da documentao para o gabinete jurdico a PT PRO Gesto de
recursos comunica a necessidade de constituio de proviso de tesouraria aos servios
financeiros da PT PRO para aquisio do imvel. Os servios contabilsticos emitem
posteriormente a pedido do gabinete jurdico das empresas, os cheques necessrios para
pagamento do valor do imvel (quer para o contrato promessa de compra e venda quer
para a escritura) e das despesas de notariado. Uma vez efectivada a aquisio do imvel,
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o Gabinete Jurdico da empresa procede ao arquivo dos originais da documentao legal
e comunica PT PRO Gesto de recursos a concluso do processo, enviando cpias da
documentao contratual e legal correspondente. Com base nesta documentao, a PT
PRO Gesto de recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as
seguintes tarefas:
-
Imputao de custos de aquisio de imvel ao imobilizado em curso (elementos

PEP);
Criar a estrutura BE/BU/RU/room

correspondente ao edifcio adquirido;
Criar business partners (ocupantes previstos do edifcio);
Actualizao dos dados mestres do edifcio;
Criao dos itens de imobilizado e a ordem de compra do edifcio (processo de

Emisso de encomendas da PT PRO Servios contabilsticos);
Actualizao de dados do equipamento criado em SAP PM (gerado automaticamente a

partir da estrutura de SAP RE);
Etc.
(Business
Entity,
Building,
Rental
Unit)
Com a aquisio definitiva no imvel procede-se transferncia do imvel de imobilizado

em curso para imobilizado definitivo e actualiza-se a informao de imobilizado no SAP
RE.
Nota: A informao a actualizar nos sistemas depende das ferramentas de gesto de

imveis seleccionada, contundo expectvel que parte da informao se encontre no
SAP RE.
Aps a actualizao dos sistemas existentes a PT PRO Gesto de recursos disponibiliza s

entidades intervenientes no processo, informaes relativas aquisio do imvel e
procede ao arquivo do processo constitudo. A PT PRO Gesto de recursos verifica
igualmente se so necessrias alteraes ocupao dos espaos (ex. movimentao
fsica de colaboradores) e ao estabelecimento de servios associados aos imveis (ex.
servios de limpeza, manuteno, gua, luz, etc.). Estas actividades sero alvo de maior
detalhe nos documentos associados aos seguintes processos de gesto de recursos:
-
Alterao de ocupao de espaos;
Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos;
Consulta e negociao de gesto de recursos.

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C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_01_vf1_Aquisio de imveis.vsd
Actividades em Sistema:
o
o
o
Criao de Edifcio
FO35
Criao de Terreno
FO31
Liberao de Edifcios / Terrenos
Dentro das prprias transaces de criao;
Em massa atravs da transaco FOFO.

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1.2 Alienao de Imveis

O processo de Alienao de Imveis iniciado pelo pedido de uma empresa do grupo PT
ou consoante as polticas de gesto de imveis estipuladas pela PT SGPS que identificam
imveis susceptveis de serem vendidos. Como imveis podemos considerar os edifcios,
terrenos e outras infra-estruturas. Do processo de Gesto de ocupao dos espaos
pode igualmente surgir a necessidade de alienar um imvel (ex. rentabilizao de
instalaes no utilizadas, etc.). O objectivo principal do processo de alienao de
imveis garantir a celeridade do processo de acordo com os condicionalismos e normas
legais, com a melhor utilizao dos recursos disponveis e com base na informao mais
fidedigna das condies de mercado. Este processo termina com a elaborao dos
contratos e escrituras, a actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de se
realizarem alteraes ocupao de espaos ou aos servios associados ao espao. Aps
surgir o pedido ou a necessidade de alienao de imveis, constitui-se um processo que
alimentado
com
informao
documentao
relevante
(ex.
especificao
caractersticas do imvel, propostas, contratos, escrituras, benchmarks do mercado, etc.).

As empresas ou a PT SGPS definem normalmente um preo mnimo ou parmetros
claramente estabelecidos para alienao dos imveis, conjuntamente com o pedido. As
actividades de avaliao do imvel, negociao e acordo do preo de venda do imvel
so realizadas em colaborao entre a PT SGPS e a PT PRO gesto de recursos.
Avaliar imvel:
A avaliao de um imvel efectuada com base na informao disponvel nos sistemas
da empresa (ex. SAP RE, informao dos custos e receitas do imvel) ou recorrendo a
empresas especializadas na avaliao de imveis, de forma a determinar um valor do
imvel mais aproximado s expectativas do mercado. Neste ltimo caso, a PT PRO gesto
de recursos ou a PT SGPS consulta o mercado de avaliadores, pede oramentos e escolhe
uma ou mais empresas/avaliador para avaliao do imvel. Aps a escolha do avaliador
entregue em mo a documentao relevante para se proceder avaliao (ex.
localizao, caractersticas e especificaes do edifcios, cpia de contratos, cpia de
escrituras, etc.). Este realiza a avaliao do imvel, entregando em mo a respectiva
avaliao.
Processo de venda de imvel:

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Com base nas avaliaes efectuadas inicia-se a actividade de venda do imvel. As tarefas
associadas a esta actividade, podem ser efectuadas por uma empresa externa,
internamente ou explorando canais alternativos (ex. portal de venda/leiles de imveis).
As tarefas relacionadas com a venda de imveis so algumas das seguintes:
-
Colocar anncios (placas de venda, jornais, cartazes nos edifcios, imobilirias,

etc.);
Receber respostas a anncios / propostas iniciais;
Disponibilizar recursos para acompanhar interessados nos imveis (ex. mostra das
instalaes).
Dependendo das propostas iniciais ou das caractersticas especificas do imvel (ex.

edifcio de grande dimenso) opta-se por realizar um leilo. Este justifica-se quando
existem propostas iniciais com valores bastante prximos. Se existe uma ou vrias
propostas iniciais com valores bastante diferentes ou se consegue identificar claramente
uma proposta que oferece as melhores condies, no se realiza o leilo. Nesta situao,
negoceia-se com o comprador que apresenta a melhor propostas at chegar a um acordo
com este sobre o preo final e condies de alienao.
Organizar leilo:
Se a opo for a realizao de um leilo so executadas as seguintes tarefas:
-
Estabelecer um limite mnimo de licitao;
Enviar carta registada aos compradores informando o limite mnimo de licitao e

as condies gerais do leilo;
Receber propostas em carta fechada e lacrada;
Proceder abertura das propostas;
Seleccionar a proposta que apresenta as melhores condies;
Documentar formalmente o processo de deciso do leilo (ex. acta da abertura de

propostas).
Aprovar alienao de imvel:

Aps a escolha da proposta vencedora, esta enviada para aprovao da administrao
da empresa que solicitou a alienao do imvel ou PT SGPS. Caso no seja aprovado, o
processo finaliza. Se for aprovado a PT PRO Gesto de recursos envia o processo para o
departamento jurdico da empresa que procede elaborao dos contratos (ex. contrato
promessa de compra e venda), realizao da escritura e ao arquivo dos originais da
documentao legal. Com o contrato promessa de compra e venda regista-se a inteno
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de venda do imvel com criao de uma ordem de venda no SAP SD (esta actividade j
se encontra descrita dentro do processo da PT PRO Servios Contabilsticos Abate,
transferncia ou alienao de activos).
Uma vez efectivada a alienao do imvel, o Gabinete Jurdico da empresa comunica PT

PRO Gesto de recursos a concluso do processo, enviando cpias da documentao
contratual e legal correspondente. Com base nesta documentao, a PT PRO Gesto de
recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as seguintes tarefas:
-
Desactivar a estrutura BE/BU/RU

correspondente ao edifcio alienado;
(Business
Entity,
Building,
Rental
Unit)
Alterao dos dados mestres do edifcio, business partners, criar contratos (se o
edifcio for alienado mas continuar ocupado por empresas do grupo PT);
Etc.
O abate efectivo do imobilizado realizado no processo Abate, transferncia ou

alienao de activos da PT PRO Servios Contabilsticos aps a realizao da escritura
em paralelo com a actualizao dos elementos de SAP RE. Neste processo est includo a
criao da ordem de venda, para registo do valor de venda no imvel. O processo de
Alienao de imveis finalizado com o arquivo do processo constitudo para alienao
do imvel e com a verificao da necessidade de se procederem resciso de contratos
associados ao imvel alienado (ex. servios, equipamentos, manuteno, facilities, etc.)
ou de se realizarem alteraes ocupao de espaos (ex. providenciar mudanas de
instalaes). Esta ltima actividade realizada no processo da PT PRO gesto de recursos
Alterao da ocupao de espaos.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_02_vf1_Alienao de imveis.vsd
Actividades em Sistema:
Modificar Edifcio
FO36
Caso o imvel seja alienado e o anterior proprietrio deixar
realmente de o ocupar:

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Bloquear Classificao Contbil (Processar Definir
Bloqueio Classificao Contbil Edifcio)
o Bloquear Dados Mestre (Processar Definir Bloqueio
Dados Mestre Edifcio)
Caso o imvel seja alienado, mas o anterior proprietrio
continuar a ocup-lo ao abrigo de um contrato de arrendamento:
o Estado do Edifcio (tela Dados Gerais)
o Direito de Superfcie (tela Dados Adicionais)
o Ocupao (tela Campos Usurio, subtela Dados
Cadastrais)
o
Modificar Terreno
FO32
Bloquear Classificao Contbil (Processar Definir Bloqueio
Classificao Contbil Terreno)
Bloquear Dados Mestre (Processar Definir Bloqueio Dados
Mestre Terreno)

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1.3 Arrendamento de Imveis

O processo de Arrendamento de Imveis inclui as actividades relacionadas com criao
de um novo contrato de arrendamento resultante do aluguer de um novo espao (move
in). Como imveis podemos considerar os edifcios, terrenos e outras infra-estruturas.
Este processo abrange o aluguer a empresas do grupo PT de um imvel propriedade de
terceiros (Lease in) e o aluguer a terceiros ou a outras empresas do grupo PT de um
imvel propriedade de uma empresa do grupo PT (Lease out para a empresa PT
proprietria e Lease in para a empresa PT inquilina). Desta forma, consoante a
propriedade do imvel e a identidade do inquilino, verifica-se trs combinaes possveis
de sub-processos de arrendamento de imveis. Embora a presente reengenharia de
processo descreva apenas o processo global, existem as seguintes combinaes de subprocessos:
Propriedad
Identidade
Inquilino
Empresa
s
do
Outra
do
Grupo PT
do
Natureza
do
Descrio do Sub-processo
Arrendamento
empresa
Grupo
(diferente
Lease out para a
Uma empresa do Grupo PT
PT
empresa do Grupo
aluga um imvel a outra
do
PT proprietria;
empresa do Grupo PT.
proprietrio)
Lease in para a
empresa do Grupo
PT inquilina.
Empresa
s
do
externa
Grupo PT
Entidade
Entidade
ao
Grupo PT
externa
ao Grupo
Empresa
Grupo PT
do
Lease out para a
Uma empresa do Grupo PT
empresa do Grupo
aluga um imvel a entidade
PT proprietria.
externa ao Grupo PT;
Lease in para a
Uma empresa externa ao
empresa do Grupo
Grupo PT aluga um imvel a
PT inquilina.
uma empresa do Grupo PT.
PT

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O processo de Arrendamento de imveis desencadeado com origem num dos seguintes
casos:
-
Solicitao de um novo arrendamento por parte das empresas (no prevista no

plano macro de espaos):
o
A administrao da empresa pede para ocupar um espao;
A administrao pede um espao para alugar a terceiros;
Uma entidade externa solicita a uma empresa o aluguer de um espao

propriedade do grupo PT;
Contratos de arrendamento em final de contrato identificados para renovao;
Necessidades identificadas na aplicao e gesto do plano macro de espao

(processo Gesto da ocupao de espao).
O objectivo principal do processo de arrendamento de imveis assegurar a agilidade do

processo conforme os trmites e normas legais, com o melhor aproveitamento dos
recursos disponveis e com base na informao mais verdadeira da conjuntura de
mercado.
Este
processo
finaliza
com
elaborao/renovao
dos
contratos,
actualizao dos sistemas, a verificao da necessidade de realizao de alteraes de

ocupao de espaos (esta actividade realizada no processo Alterao de ocupao de
espaos), a associao de servios de apoio ao imvel (actividade compreendida nos
processos de Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos
e Consulta e negociao de gesto de recursos) e o controlo e processamento de
rendas (actividade detalhada no processo Gesto de rendas).
No caso de a solicitao de arrendamento de um espao tiver provenincia numa
empresa, esta indica as caractersticas e especificaes desejveis do espao com base
num formulrio-tipo (ex. fim do imvel, rea necessria, localizao geogrfica, infraestrutura necessria, etc.) ou indica o espao em concreto que pretende arrendar. Estas
solicitaes so efectuadas fora do plano macro de espaos e pretendem dar resposta a
algumas necessidades no identificadas neste plano macro. As necessidades de
arrendamento de imveis surgidas dentro do plano macro de espao so identificadas no
mbito dos processos de Gesto da ocupao de espao. Com base neste
levantamento de necessidades a PT PRO Gesto de recursos agrega e analisa as vrias
solicitaes (Lease in / Lease out) e procura fazer corresponder a procura interna de
espaos com a oferta interna de espaos (propriedade de empresas do grupo PT) ou com
a oferta externa de espaos. Esta actividade pode ser realizada internamente ou
solicitando a participao de uma imobiliria ou avaliador externo.

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Procura de arrendamento de um imvel (Lease in):
No caso do Lease in, a PT PRO Gesto de recursos verifica se existem espaos internos
que se harmonizem com s especificaes estipuladas nas solicitaes ou nas
necessidades
de
espao
identificadas.
Se
no
existirem
internamente
espaos
disponveis, procura-se um espao com as caractersticas estipuladas em entidades

externas.
Oferta de arrendamento de um imvel (Lease out):

No caso do Lease out, a PT PRO Gesto de recursos procura rentabilizar os espaos
disponveis para solicitaes de espaos quer internas quer externas. Para estabelecer o
valor da renda a cobrar a PT PRO Gesto de recursos avalia informao de custos
associados ao espao, verifica a capacidade financeira do potencial inquilino (interno ou
externo) e avalia eventuais alteraes necessrias ao espao, podendo consultar valores
benchmarks de mercado ou outra informao externa relevante.
Se for requerido modificaes ao imvel (lease in ou Lease out), a PT PRO Gesto de

recursos estima os potenciais custos associados, incorporando esta anlise na avaliao
do valor da renda.
Negociao valor da renda:

Aps a estipulao do valor potencial da renda procede-se negociao do novo contrato
de arrendamento. O processo de arrendamento de imveis igualmente despoletado
pela identificao da necessidade de renovao de contratos de arrendamento (Lease in
ou Lease out) que esto em vias de chegar ao seu termo. Neste caso, as condies de
renovao podem j estar prevista no contrato de arrendamento actual ou ser negociado
de novo. Caso no esteja, procede-se negociao das condies de renovao do
contrato.
Aprovao do contrato de arrendamento:

Aps o acordo das condies de arrendamento do imvel, a PT PRO Gesto de recursos
solicita a aprovao do contrato de arrendamento. Consoante a propriedade do imvel e
a natureza do inquilino o fluxo de aprovao pode seguir diferentes caminhos:
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-
Lease in:
o
Aprovao da administrao da empresa;
Lease out:
o
Proprietrio e inquilino diferentes empresas do Grupo PT;
Aprovao da administrao da empresa proprietria;
Aprovao
inquilina;
da
administrao
departamento
da
empresa
Proprietrio empresa do Grupo PT e inquilino externo:
Aprovao da administrao da empresa proprietria;
Se o contrato de arrendamento for aprovado, a PT PRO Gesto de recursos envia o

processo para o Gabinete Jurdico da respectiva empresa para esta iniciar a elaborao
dos contractos. Em caso contrrio, o processo de aquisio finalizado, procurando-se
outras alternativas para a necessidade identificada ou iniciar-se uma nova fase de
negociao para os parmetros pretendidos pelas empresas. Nesta ltima situao, o
processo recomea do incio com a reformulao do pedido de arrendamento ou
recomea j nas fases de anlise/negociao dos contratos.
Nota: A elaborao e formalizao dos contratos de arrendamento so normalmente

realizadas pelo Gabinete Jurdico das empresas. Contundo, podem existir outras reas
nas empresas que sejam responsveis por esta actividade (ex. na TMN a rea de infraestruturas elabora os contratos com base numa minuta previamente aprovada).
Aps a assinatura do contrato de arrendamento, o Gabinete Jurdico da empresa arquiva

os originais da documentao legal e comunica PT PRO Gesto de Recursos a concluso
do processo, enviando cpias desta documentao. Com base nesta documentao e se
no estiverem criados os dados do fornecedor / cliente associado ao contrato de
arrendamento (proprietrio / inquilino) ou for necessrio alterar estes dados, a PT PRO
Gesto de Recursos solicita PT PRO Servios Financeiros a criao / alterao dos dados
do fornecedor / cliente. Estes pedidos so tratados no mbito dos processos Manuteno
do Mestre de Fornecedores (PT PRO / DSFN / CTP) e Manuteno do Mestre de Clientes
(PT PRO / DSFN / CTR), respectivamente.
Posteriormente criao dos dados de fornecedores / clientes, a PT PRO Gesto de
Recursos actualiza o sistema SAP RE (Real Estate), executando as seguintes tarefas:

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o
Criar a estrutura BE/BU/RU (Business

correspondente ao edifcio adquirido;
Entity,
Building,
Criar business partners (ocupantes previstos do edifcio);
Criao de contratos Lease in / Lease out;
Actualizao dos dados mestres do edifcio;
Actualizao de dados do equipamento criado

automaticamente a partir da estrutura de SAP RE);
Etc.
em
SAP
Rental
PM
Unit)
(gerado
Nota: A informao a actualizar nos sistemas depende das ferramentas de gesto de

imveis seleccionada, contundo expectvel que parte da informao se encontre no
SAP RE.
O processo finalizado com a verificao da necessidade de se arquivar documentao

adicional e de se associarem servios ou de se realizarem alteraes ocupao de
espaos. Estas duas ltimas actividades esto previstas nos processos de Alterao da
ocupao de espaos, Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos
administrativos e Consulta e negociao de gesto de recursos. Posteriormente
contratualizao das rendas, o processo de Gesto de rendas trata dos processos de
recepo / envio de aviso de dbito de rendas (ou facturas), emisso / recepo dos
respectivos recibos (Lease in e Lease out) e gesto dos fluxos financeiros de pagamento /
recebimento.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_03_vf1_Arrendamento de imveis (Lease In ~1.vsd
Actividades em Sistema
Lease
Out
FO35 Criar Edifcio (se ainda no existir);
FOE1 Criar Unidade de Locao;
FD01 Criar Cliente (se ainda no existir);
BPC4 Criar Parceiro de Negcio a partir de Cliente (se ainda no
existir);
FOV1 Criar Contrato de Locao;
FOV2 Modificar / Activar Contrato de Locao.

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Lease
In
FO35 Criar Edifcio (se necessrio);
FOE1 Criar Unidade de Locao;
FK01 Criar Fornecedor Sede (se ainda no existir);
FK01 Criar Fornecedor Filial (se ainda no existir) este o
fornecedor a atribuir ao contrato geral;
FOIM Criar Contrato Geral;
FOIO Modificar / Activar Contrato Geral.
Particularidades das relaes fornecedores sedes / filiais

Os dados entre os fornecedores sedes e filiais tm de estar coerentes entre si.
o caso dos cdigos de IRF das categorias prediais, que devem existir tanto ao nvel das
filiais, como da sede, de forma a no gerar inconsistncias no programa de pagamentos.
Para alm da categoria P1, tambm a categoria PZ - IRF - No sujeito a IRF, deve constar
dos dados mestre, para as situaes em que o fornecedor possa ter condies ao nvel do
contrato no sujeitas a IRF.
Quanto aos NIBs, estes podem ser em menor nmero na filial do que na sede, pois s um
dos NIBs pode ser relativo ao pagamento de rendas. Mas sempre que ao nvel da filial
exista mais do que um NIB, este ter de ser identificado pelo Tipo de Banco Parceiro, quer
no seu dado mestre, quer na condio do contrato.
O conceito de pesquisa das filiais deve ser preenchido com RENDAS.
A conta de reconciliao da filial deve ser a mesma que a da sede.

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1.4 Alterao a Contratos de Arrendamento

Este processo inclui, de uma forma lata, as actividades relacionadas com todas as
alteraes que possam surgir num contrato de arrendamento, em particular:
Extino
de
contratos
de
arrendamento
caducidade/renovao e resoluo;
Actualizaes planeadas ao valor das rendas de acordo com a portaria publicada

para efeito;
Alteraes extraordinrias que afectam o valor das rendas que pode incluir uma
alterao ao valor da renda a aplicar at ao termo do contrato (ex.: aumento de
renda motivado pela realizao de obras de beneficiao a cargo do proprietrio)
ou alteraes excepcionais a aplicar s uma vez (ex.: aumento pontual do valor da
renda num dos meses)
Alteraes extraordinrias que no afectam o valor das rendas que consiste,

numa simples alterao de dados administrativos do contrato (ex.: mudana de
morada de uma das partes).
revogao,
denncia,
Qualquer destas alteraes pode ser efectuada por iniciativa de uma empresa do Grupo
PT ou por iniciativa da entidade externa, sendo que a PT pode ser proprietria ou
inquilino. O objectivo primordial do processo resolver a solicitaes de alteraes aos
contratos de arrendamento de forma simples, rpida e eficaz com a preocupao de
manter a informao chave actualizada para utilizao noutros processamentos
relacionados e centralizada para facilitar as consultas e a anlise. O processo termina
com a incorporao da alterao no contrato, sendo que nalguns casos, este poder
despoletar outro processo (ex.: renovao de um contrato despoleta o processo de
Arrendamento de Imveis).
Iniciativa de entidade externa:

Tipicamente, as solicitaes de alteraes a contratos de arrendamento efectuadas por
uma entidade externa chegam PT PRO por correio ou por fax. A primeira tarefa a
efectuar pela PT PRO validar que a solicitao da alterao justificada, podendo, para
tal, solicitar o apoio dos servios jurdicos da empresa em causa. De acordo com o tipo de
solicitao esta validao pode ser automtica (ver tabela).

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Tipo
de
alterao
proposta
pela
Aco a realizar
Papel da PT
entidade externa
Extino
de
contrato
Actualizao
de
valor rendas
Inquilino
Proprietrio
Inquilino
Proprietrio
legal e justificada
Igual anterior
Confirmar que percentagem a aplicar est

de acordo com a portaria
Alterao
extraordinria
que
Inquilino
Proprietrio
afecta o valor das
Confirmar que a proposta de extino
No aplicvel.
Confirmar
que
alterao
legal
justificada
Igual anterior
rendas
Alterao
extraordinria
que
Inquilino
Proprietrio
Alterao no carece de validao

Igual anterior
no afecta o valor
das rendas
Iniciativa de uma empresa do Grupo PT:

No caso da alterao ser solicitada por uma empresa do grupo esta ter que a comunicar
entidade implicada e, se necessrio, chegar a acordo sobre a alterao. Naturalmente
este acordo ser mais fcil de obter se o interlocutor for outra empresa do grupo. A
tabela seguinte resume as validaes e documentos a realizar para cada um dos tipos de
alteraes:
Tipo de alterao
proposta pela PT
Extino
contrato
de
Papel da PT
Aco a realizar
Inquilino
Enviar carta de pedido de extino de contrato
Proprietrio
Igual anterior

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
Tipo de alterao
proposta pela PT
Papel da PT
Aco a realizar
Actualizao de
Inquilino
valor rendas
Proprietrio
Alterao
Inquilino
extraordinria
Proprietrio
que
afecta
valor
No aplicvel
Enviar carta de actualizao de renda
Enviar carta de solicitao de alterao de
dados
Igual anterior
das
rendas
Alterao
Inquilino
extraordinria
Proprietrio
que no afecta
o
valor
Enviar carta de solicitao de alterao de
dados
Igual anterior
das
rendas
Aprovao da alterao e actualizao de informao:

Aps a alterao estar acordada entre as duas partes envolvidas, e caso a alterao
proposta implique uma alterao extraordinria do valor da renda ou uma extino do
contrato, esta submetida aprovao da empresa. Se aprovada, a alterao
reflectida no sistema de gesto de imveis. Nos casos em que a situao o justifique a PT
PRO envia uma carta entidade externa a confirmar a alterao acordada e a data a
partir da qual esta ser tornada efectiva. Se a alterao proposta no for uma extino
de um contrato o processo termina com aqui com o arquivo dos documentos utilizados.
Alteraes que implicam a extino de um contrato:

Quando a alterao implique uma extino do contrato existem duas alternativas: i) o
contrato para renovar e, por conseguinte despoletado o processo de Arrendamento de
Imveis; ii) o contrato no para renovar, pelo que se d incio s actividades
relacionadas com a desocupao do espao.

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
A desocupao do espao precedida pela verificao das condies do espao, para
determinar se so necessrias reparaes e/ou ajustes financeiros (ex.: reteno de
fiana). Estas actividades so realizadas pela PT PRO independentemente do facto da PT
ser inquilino ou proprietrio do espao que se est a desocupar.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_04_vf1_Alter. Contr. Arrend. (Lease In e ~1.vsd
Lease
Out:
FOK1 Resciso contrato de locao
FOVV Prorrogao contrato de locao
FOV2 Modificar contrato de locao
Actualizaes:
Manuais
o FO38 Modificar condies de contratos activos
Automticas
o FOA0 Simular
o FOA1 Calcular
o FOA5 Ativar
o FOUQ Estornar
FOXH Modificar locatrio (inquilino) A modificao do parceiro de
negcio (inquilino) ir alterar automaticamente o dado mestre do
respectivo cliente!
FD02 Modificar clientes
Lease In:
FOIO Resciso A resciso efectuada atravs da modificao dos
dados mestre do contrato, com o preenchimento do campo Resciso
em na subtela Prazo;
FOJT Prorrogao;
Actualizaes:
Manuais
o FOIO Alterar condies dos contratos manualmente;
Automticas
o ZFINRE_AJUSTES Actualizaes automticas (por
ndices); Particularidades Aditamentos (Aditamentos
so tipos de condies particulares, que visam aumentar
temporariamente o valor de uma condio. Aquando da
execuo do programa de actualizaes automticas, o
valor do aditamento somado ao valor da condio e
estes dois valores actualizados de acordo com o ndice

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
legal em vigor. A condio do aditamento deixa ento de

ser vlida, atravs do preenchimento da data vlido at).
FOIO Alteraes aos contratos gerais;
FK02 Alteraes aos fornecedores (filiais). As filiais comeam por 6* e
so sempre os fornecedores que se atribuem aos contratos gerais. H
que manter coerncia entre a sede e as filiais no que respeita aos
cdigos de IRF, de forma a no criar inconsistncias no programa de
pagamentos.

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
1.5 Gesto de Rendas

O processo de Gesto de Rendas contempla rendas a pagar resultante de contratos de
Lease-in (empresa inquilina) e rendas a receber derivado de contratos de Lease-out
(empresa proprietria). Encontra-se igualmente explicado neste documento, o processo
de facturao de rendas intercompany. O principal objectivo do processo Gesto de
Rendas a agilizao dos procedimentos associados facturao e a recebimentos
proveniente de contratos de Lease-out e recepo de facturas e a pagamentos
resultantes de contratos de Lease-in. O processo deve garantir que os procedimentos
fiscais so garantidos e que as rendas so correctamente contabilizadas.
O processo despoletado ciclicamente com o incio do perodo de facturao /
pagamento de rendas. Enquanto que algumas rendas tm uma periodicidade mensal,
existem outros casos em que o perodo bimensal, trimestral, semestral ou anual. Em
cada perodo processa-se validao dos dados mestres e transaccionais dos contratos
de arrendamento, realizao das respectivas contabilizaes de saldo devedor da
empresa (contratos de Lease-in) e emisso das facturas relativas a rendas de contratos
de Lease-out. O processo termina com o pagamento de rendas de contratos de Lease-in,
o recebimento ou o ajuste de contas relativos a contratos de Lease-out e a compensaes
contabilsticas resultantes da especializao de contas.
Validao
de
dados
mestres
transaccionais
relativos
contratos
de
arrendamento
Com o incio cclico do perodo de facturao / pagamento de rendas relativos a contratos
de arrendamento, necessrio garantir que todas as alteraes a serem reflectidas
nestes contratos, j se encontram realizadas no perodo a que correspondem. Estas
alteraes so normalmente realizadas no mbito do processo Alterao a Contratos de
Arrendamento,
contundo
imperativo
assegurar
que
estas
so
realizadas
atempadamente, de modo a serem reflectidas no perodo correcto.

Outra validao importante a assegurar neste processo, prende-se com o facto de os
contratos de arrendamento intercompany terem de ser idnticos na empresa proprietria
(Lease-out)
e na empresa
inquilina (Lease-in), isto , devem ter as mesmas
caractersticas em termos de valores, periodicidade de pagamento condies, etc.
Processamento de contratos de Lease-in

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
No caso de contratos de arrendamento Lease-in, em que a empresa inquilina, so
realizadas contabilizaes automticas (Credit e Accruals Runs) onde se apura o valor
das rendas a pagar e das especializaes a realizar com base nos contratos criados em
SAP RE. Se o proprietrio do imvel enviar uma factura que seja relevante em termos de
IVA a factura entra no processo da PT PRO Servios Contabilsticos Registo de Validao
de Facturas / ND / NC. Neste processo a factura chega PT PRO e direccionada para
uma inbox prpria para a Gesto de Rendas. Nesta inbox a factura fica bloqueada para
posterior validao e pagamento.
Nota: De modo factura no ser rejeitada pelo sistema de processamento inicial de

facturas (OCR), necessrio garantir que os proprietrios esto criados na tabela de
fornecedores predefinidos gerida pela rea de Servios Contabilsticos.
No caso em que no existe uma factura relevante para contabilizao do IVA, os

pagamentos dos contratos de arrendamento de Lease-in so agendados no mbito do
processo da rea de Servios Contabilsticos Pagamentos. Posteriormente, podem ser
recebidos recibos de pagamento de rendas e so realizadas compensaes de contas de
acrscimos e diferimentos.
Processamento de contratos de Lease-out

Em contratos de Lease-out, onde a empresa proprietria, so emitidas e impressas as
facturas respeitante posio devedora do inquilino (renda e servios associados ao
imvel. Se o inquilino for uma empresa externa ao Grupo PT a factura enviada e
posteriormente paga. Estas actividades encontram-se detalhadas no mbito dos
processos Tratamento de correspondncia a expedir da rea de Servios Logsticos (PT
PRO / DSLG / GDC) e Recebimentos da rea de Servios Financeiros (PT PRO / DSFN /
CTR).
No caso de se tratar de um contrato de arrendamento entre duas empresas do Grupo PT,
existe um workflow automtico que despoleta o processamento do contrato de Lease-in
na empresa inquilina, aps o processamento da factura de contratos de Lease-out nas
empresas proprietrias. As facturas so impressas e arquivadas para efeitos informativos
e fiscais sem qualquer outro tipo de processamento. As dvidas entre empresas do grupo
so normalmente regularizadas por intermdio de encontros de contas. Esta actividade

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Passagem de Pasta
encontra-se detalhada no processo da rea de Servios Financeiros Encontro de Contas
(PT PRO / DSFN / GPN).
No final do processamento dos contratos de Lease-out so igualmente realizadas
compensaes s contas de acrscimos e diferimentos, resultantes de especializaes
anteriormente evidenciadas na contabilizao da respectiva factura.
C:\Documents and C:\Documents and

Settings\xpts213\My Settings\xpts213\My
Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_17_vf1_Gesto
Documents\CorpSAP\Gesto de Rendas\Apresentao
deProcesso
Rendas.vsd
de Rendas - 26-07-2004 v3.ppt
Lease Outs
Ver BTE ZFIN110_RECP_INVOICE_GROUP Impresso de Facturas Agrupar Itens de

Facturas, no ponto 3.5.3.10 do manual de parametrizao de RE.
Antecipados
Ver programa YFVIACUS para manipulao das datas de vencimento do

fluxo financeiro, no ponto 6.1 do manual de parametrizao de RE.
FOSA Contabilizao Lease Outs (Renda do Ms N

contabilizada em N-1)
FO8K Delimitao (Especializao Diferimento do proveito
no perodo N-1)
FO8K Delimitao (Especializao Anulao do diferimento
no perodo N)
F.13 Compensao Automtica
Prprio ms
FOSA Contabilizao Lease Outs

ZFINREFOYB Impresso de Facturas 1 Impresso

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Passagem de Pasta
ZFINREFOYC Impresso de Facturas 2 via

ZFINREFOYA Impresso de Facturas Reimpresso de
Originais
Lease Ins
Ver BTE ZFINRE_PROCESS00702910 Interface RE/FI Sociedade Parceira na

GLT3 (Ticket PROCliente 213497) no ponto 3.5.3.9 do manual de parametrizao
de RE.
Contratos Gerais Peridicos
FOIQ Contabilizao Lease Ins (A renda dos contratos CGP

Contratos Gerais Peridicos pode ser mensal, trimestral,
semestral ou anual)
FOABG Delimitao (Especializao Diferimento/Anulao do
Diferimento dos Custos)
F.13 Compensao Automtica (critrios: Atribuio e Chave
de Referncia 1).
Contratos com Cauo
Ver programa YFVIACUS para manipulao das datas de vencimento do

fluxo financeiro, no ponto 6.1 do manual de parametrizao de RE.
FOIQ Contabilizao Lease Ins (Renda do Ms N

contabilizada em N-1)
FOABG Delimitao (Especializao Diferimento do custo no
perodo N-1)
FOABG Delimitao (Especializao Anulao do diferimento
no perodo N)
F.13 Compensao Automtica (critrios: Atribuio e Chave
de Referncia 1).
Contratos com Factura
FOIQ Contabilizao Lease Ins (esta contabilizao no

movimenta
um
fornecedor,
apenas
contabiliza
uma
especializao custos vs. acrscimos/diferimentos de custos).
Lanamento Manual de Facturas

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
Protocolo CTT
FOIQ Contabilizao Lease Ins (esta contabilizao no

movimenta
um
fornecedor,
apenas
contabiliza
uma
especializao custos vs. acrscimos/diferimentos de custos).
Lanamento Manual de Facturas
Intercompanies
Ver BTE ZZFI_TR_PROCESS_00001120 Preenchimento do Contrato Lease In

Intercompanies, no ponto 3.5.3.2 do manual de parametrizao de RE.
Ver BTE Z_SAMPLE_INTERFACE_00001050 Gerao de Eventos de Workflow,
no ponto 3.5.3.1 do manual de parametrizao de RE.
ZFINREINTERCOMP
Intercompanies.
Lease Out
Verificao
da
consistncia
de
contratos
Os contratos lease out intercompanies so todos do tipo 2 e a sua

numerao comea tambm por 2*.
FOSA (a execuo da transaco FOSA para um contrato do

tipo 2 ir despoletar automaticamente a execuo em
background da transaco ZFINREFOIQ para o respectivo
contrato lease in o preenche o campo Chave de Referncia 1
do Cabealho do documento com o valor Empresa/Lease In de
Referncia).
ZFINREFOYB (para alm da impresso das facturas, a execuo
da transaco FOSA para um contrato do tipo 2 ir
automaticamente modificar o documento lease in entretanto
contabilizado automaticamente com o nmero da factura
impressa no campo Chave de Referncia 1 e com a ID da
Posio de Dbito Lease Out no campo Referncia).
Lease In
Os contratos lease in intercompanies so todos do tipo O e a sua

numerao comea por 902*.

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Passagem de Pasta
ZFINREFOIQ (esta transaco executada automaticamente em

background sempre que um contrato lease out intercompanies
contabilizado).

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
1.6 Gesto da Ocupao de Espaos

O processo de Gesto de Ocupao de Espaos inclui as actividades relacionadas com o
planeamento peridico do preenchimento dos espaos e as solicitaes extraordinrias
das empresas para ocupao ou desocupao de espaos. Neste processo est includo
igualmente a actividade de negociao e deciso que leva a que o imvel seja adquirido,
alienado, arrendamento (lease in / lease out), alterado o contrato de arrendamento ou a
ocupao de espaos.
Os principais objectivos do processo so a rentabilizao e a optimizao do
preenchimento dos espaos, considerado que um espao vazio um espao morto e
um custo para a empresa e que os espaos devem estar adequados s funes que sero
desempenhadas nestes. O processo termina com a elaborao dos planos de ocupao
de espaos e a seleco das alternativas de espaos a pedidos das empresas. Nestas
actividades so identificadas as aces a serem executadas em termos de ocupao de
espaos que despoletam outros processos da gesto de imveis (aquisio, alienao,
arrendamento, alterao ao contrato de arrendamento e alterao ocupao de
espaos).
Planeamento da ocupao de espaos (planos de ocupao de espaos):

Na actividade de planeamento so consideradas as necessidades (procura) e as
disponibilidades (oferta) futuras em termos de imveis. Na procura futura de espaos so
ponderadas as solicitaes e o planeamento das necessidades futuras de acordo com as
previses da expanso orgnica das empresas (ex. evoluo esperada do nmero de
colaboradores). Na oferta futura analisada a disponibilidade futura dos imveis,
considerando eventuais alienaes previstas de imveis ou o trmino de contratos de
arrendamento. Com base na anlise da procura e da oferta futura, verifica se existem
situaes de possvel carncia ou subaproveitamento de espaos. So avaliados
igualmente indicadores financeiros e de gesto actuais (KPIs Key Performance
Indicators) relevantes para a gesto de espaos (ex. espao total ocupado, espao por
colaborador, taxas de ocupao, etc.). Estes indicadores reflectem a situao actual de
ocupao de espao e fornecem importantes pistas para a avaliao da rentabilidade dos
imveis e para a optimizao de espaos.
Aps a anlise da informao recolhida so elaboradas propostas de planos de ocupao
de espaos que indicam a ocupao prevista dos espaos e que contm sugestes de
optimizao de espaos. Existem vrios planos de ocupao de espaos consoante o
T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
nvel de detalhe pretendido, o tipo de espao (ex. espao administrativo, espao tcnico,
espao comercial, etc.) e pela localizao ou zona geogrfica. Em termos de nvel de
detalhe, so elaborados os seguintes planos:
Plano macro de espaos (perspectiva do grupo);
Plano mdio de espaos (perspectiva da empresa);
Plano micro de espaos (perspectiva do departamento ou direco).
Estas propostas de planos de ocupao devem estar de acordo com a estratgia

corporativa e o modelo de negcio definido no mbito da gesto de imveis.
Posteriormente as propostas so apresentadas s empresas, sendo negociadas eventuais
alteraes com as entidades intervenientes. Os planos de ocupao de espaos so
formalizados para um perodo temporal fixo (ex. 1 ano), podendo existir revises
peridicas num horizonte temporal mais curto (ex. trimestral ou mensal, utilizando
metodologias normalmente empregues em rolling forcasting). Consoante o nvel de
detalhe dos planos de ocupao de espaos (plano macro, mdio ou micro), o perodo
considerado no planeamento e as respectivas revises podem diferir.
Solicitao extraordinria de ocupao / desocupao de espaos:

Adicionalmente ao processo peridico de planeamento, podem surgir solicitaes para
ocupao ou desocupao de espaos por parte das empresas. Estes pedidos tm um
carcter extraordinrio devido, por exemplo, urgncia ou s especificidades do pedido,
no estando includos no normal planeamento da ocupao de espaos. Nestes casos, o
pedido provem das empresas com a indicao das caractersticas e especificidades
necessrias do imvel. A PT PRO Gesto de recursos analisa as solicitaes e verifica a
disponibilidade de espaos existentes. semelhana da actividade de planeamento,
realiza-se o matching entre a oferta e a procura, propem-se alternativas de ocupao
de espaos e negoceia-se com as entidades envolvidas eventuais alteraes proposta
apresentada.
Aps a aprovao dos planos de ocupao de espaos e das alteraes propostas aos
espaos, estas devem ser comunicadas s vrias entidades envolvidas. As alteraes aos
espaos identificadas do origem ao incio de outros processos da gesto de imveis,
detalhados nos respectivos documentos de reengenharia de processos:
Aquisio de imveis;

T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
Alienao de imveis;
Arrendamento de imveis (lease in / lease out);
Alterao a contratos de arrendamento;
Alterao de ocupao de espaos.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_11_vf1_Gesto de ocupao de espaos.vsd
Este processo no est implementado no mdulo de RE, uma vez que

assentava em desenvolvimentos que aps terem sido concludos, no foram
aprovados pela PT PRO, por entretanto j no se adequarem aos requisitos.
1.7 Alteraes Ocupao de Espaos

O processo de Alterao de Ocupao de Espaos abrange todas as modificaes ao
espao identificadas como necessrias no mbito dos processos de gesto de imveis.
Inclui as actividades relacionadas com a verificao das condies dos espaos, o
desencadear de eventuais alteraes aos espaos, as movimentaes de equipamentos e
pessoas, instalao de infra-estruturas e organizao do layout do espao. O processo
compreende alguns dos seguintes casos:
Mudana de instalaes (movimentao de pessoas, equipamentos, infraestruturas administrativas, etc.);
Instalao ou desmontagem de infra-estruturas de rede (ex. antenas, centrais

telefnicas, etc.);
Reorganizao de espaos (pequenas alteraes ou realizao de obras e outros

projectos de engenharia).
Considera-se neste processo quer os espaos para onde estamos a deslocar (move in)
quer os espaos de onde estamos a sair (move out). Normalmente quando identificamos
uma necessidade de alterao da ocupao de um imvel (ex. mudana de instalaes
entre dois departamentos das empresas) est-se a realizar as modificaes para dois ou
mais espaos. Primeiro os espaos de onde se est a sair (move out) e em segundo lugar
os espaos para onde se est a transferir (move in), embora possam surgir situaes em
que se apenas se regista um move in ou um move out (ex. instalao ou desmontagem
T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
de antenas). Este processo tem como input a necessidade de se realizarem alteraes
ocupao de espaos, identificada em outros processos da gesto de imveis,
nomeadamente na:
Gesto de ocupao de espaos;
Aquisio de imveis;
Alienao de imveis;
Arrendamento de imveis (Lease-in / Lease-out);
Alterao a contratos de arrendamento.
Podem igualmente surgir pedidos de alterao ocupao de espaos, directamente das

empresas, mesmo sem passar por processos da gesto de imveis. Estas necessidades
ou solicitaes devem chegar a este processo com informaes bem concretas sobre a
alterao (ex. prazos para realizao da alterao; locais de move in e move out;
pessoas, equipamentos e infra-estruturas a serem transferidos; eventuais plantas e
layout dos imveis pretendidos, etc.).
O objectivo do processo proceder s alteraes identificadas, garantindo as seguintes

condies:
Alteraes executadas atempadamente (garantir que as modificaes so

executveis dentro dos prazos propostos);
Alteraes executadas eficientemente (on Budget e sem custos adicionais

inesperados);
No se registarem desvios ou extravios de recursos;
Os espaos esto adequados s funcionalidades requeridas para estes;
Os espaos obedecem s normas de ergonomia e de respeito pelo meio ambiente.
O processo fica concludo com a realizao das alteraes necessrias ao espao, a

movimentao de recursos e a organizao do espao, garantindo as condies descritas
anteriormente. Os espaos considerados neste processo incluem espaos administrativos
(ex. escritrios), espaos tcnicos (ex. antenas) e espaos comerciais (ex. lojas).
Verificao das condies do espao:

Aps a identificao das condies da necessidade ou da solicitao de alterao
ocupao de espao (ex. prazo, locais, recursos a transferir, levantamento de plantas e
T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
layout dos imveis, etc.), verifica-se se os espaos esto em conformidade com a
funcionalidade que lhe est prevista, se necessita de alteraes ou se necessita de novos
equipamentos. Esta actividade, consoante a especificidade (ex. espaos tcnicos) e a
distncia para o local, poder ser realizada pela PT PRO gesto de recursos, pelas
prprias empresas ou mesmo por entidades externas e tem por base a elaborao de um
relatrio das condies do espao. Esta verificao poder ser realizada com o auxlio de
uma check-list com a enumerao de todos os itens que os espaos deveriam possuir.
Esta check-list teria elementos genricos que se deveriam verificar em todos os
espaos e elementos especficos para o tipo de espao (administrativo, tcnico,
comercial).
Proposta de layout de espaos:

Aps a verificao das condies do espao elabora-se uma proposta de layout e de
configurao de espaos que responda s necessidades requeridas pelas empresas.
Nesta actividade, prope-se s empresas a disposio dos equipamentos, colaboradores
e outros recursos nos espaos (baseado por exemplo em disposies tipo para um posto
de trabalho, uma infra-estrutura, etc.). Com base nesta proposta, detectam-se
necessidades em termos de se realizarem alteraes ao espao ou de novos
equipamentos.
Necessidade de novos equipamentos:

A necessidade de novos equipamentos pode surgir quer na situao de move in (ex. novo
mobilirio) quer na situao de move out (ex. repor equipamentos existentes). Neste
caso, verifica-se se existem equipamentos disponveis noutras localizaes. Se no
existirem equipamentos livres, inicia-se o processo de aquisio de equipamentos
realizado pela rea de gesto de recursos da PT PRO (Emisso e acompanhamento de
encomendas de gesto de recursos). Nesta actividade, verifica-se as datas de
disponibilidade dos equipamentos existentes ou dos novos equipamento, de forma
planear a transferncia destes para os respectivos destinos.
Necessidade de uma alterao ao espao de grande dimenso:

Se for identificado que o espao necessita de obras ou alteraes profundas com previso
de execuo demorada inicia-se os processos da PT PRO gesto de recursos Contratao
de obras em imveis e Controlo de obras e projectos que compreendem as actividades
T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
relacionadas com o convencionar, a execuo e o controlo de obras a realizar aos
imveis. Anteriormente contratao e realizao de obras a PT PRO Gesto de
Recursos, cria um pedido para a requisio do incio da realizao de obras.
Posteriormente realizao das obras, volta-se a verificar se o espao j preenche as
condies requeridas elaborando-se novamente um relatrio das condies do espao.
Esta actividade pode, como anteriormente, ser executada pela PT PRO gesto de
recursos, pelas empresas ou por entidades externas.
Necessidade de uma alterao ao espao de pequena dimenso:

Por alterao de pequena dimenso, considera-se os pequenos arranjos aos imveis no
impliquem alteraes profundas ao imvel e que a previso da sua execuo no seja
demorada (ex. arranjo de lmpadas, quadros elctricos, configurao de redes de dados
e comunicaes, pequenas reparaes, etc.). Nesta situao, verifica-se se j existem
contratos que abrangem estas pequenas alteraes aos espaos. Se j existirem, solicitase a realizao destes servios entidade contratadas, actividades detalhadas no
processo da PT PRO Gesto de recursos Emisso e acompanhamento de encomendas de
gesto de recursos. Aps a realizao do servio contratado efectua-se o controlo do
respectivo servio, no processo Controlo da prestao de servios contratados da PT
PRO gesto de recursos.
Se no existirem servios contratados, verifica-se se existe servios internos que realizem
estas pequenas alteraes. Se existirem solicita-se que executem as referidas alteraes.
Se no existir procede-se contratao de servios externos para o efeito, pelo processo
Consulta e negociao de gesto de recursos. Posteriormente e semelhana do que
foi referido para as actividades dos servios contratados procede-se emisso de
encomenda dos servios e ao controlo destes. Finalmente, procede-se a verificao que o
espao j contm as alteraes requeridas ao espao.
Plano operacional de mudanas

Paralelamente s actividades de identificao da necessidade de novos equipamentos,
realizao de alteraes aos espaos e medida que se acorda as datas de
disponibilidade dos equipamentos e dos espaos, procede-se elaborao do plano
operacional de mudanas. Nesta actividade prope-se s empresas o calendrio
(roadmap) para execuo da movimentao de recursos identificados. O objectivo
destas actividades planear e organizar os vrios pormenores das movimentaes, de
forma a comunicar atempadamente o plano s entidades envolvidas e a obter o acordo
T_Base_pt_v6.dot
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Passagem de Pasta
destas para as vrias alteraes que as podero afectar. Na elaborao deste plano,
verifica-se igualmente a disponibilidade dos servios externos (ex. empresas de
mudanas, instalao de equipamento, etc.) ou de servios realizados dentro do grupo
PT. Neste ltimo caso, como exemplo, podemos considerar a PT SI e a PT Comunicaes
que
realizam a instalao de
redes informticas e de comunicaes
de voz,
respectivamente.
Eventualmente se o plano no estiver de acordo com a pretenses das empresas, este
poder sofrer algumas alteraes at que seja obtido o acordo com todas as entidades
envolvidas.
Aps
aprovado,
informa-se
as
pessoas
envolvidas
no
processo
de
movimentao, podendo-se disponibilizar o plano ou mesmo programar um conjunto de

pr-avisos de mudanas.
Realizar movimentaes:
Com a disponibilizao da informao sobre a movimentao a todas as entidades
envolvidas, solicita-se os servios associados s movimentaes (ex. transporte de
equipamentos,
colaboradores,
instalao/desmontagem
de
equipamentos
infra-
estruturas, etc.). Esta actividade encontra-se detalhada no processo da PT PRO Gesto de

recursos anteriormente referido de Emisso e acompanhamento de encomendas de
gesto de recursos. Segundo o Plano operacional de mudana anteriormente aprovado,
nas datas previstas procede-se preparao das movimentaes, realizando-se algumas
das seguintes actividade:
Elaborao dos quadros sinpticos (detalhe das caractersticas associadas ao

espao);
Actualizao da planta do edifcio e da organizao do espao;
Listagem de imobilizado e equipamentos a transferir (elaborao de guia de

transporte);
Disponibilizao de caixotes de arrumao;
Preparao da desmontagem ou instalao de infra-estruturas;
Etc.
Nota:
Devido
vrias
condicionantes
(ex.
atraso
na
execuo
das
obras,
indisponibilidade de servios de mudana, etc.), pode ser necessrio proceder-se

reviso e ajuste das datas do plano operacional de espaos. Qualquer modificao a este
plano dever ser comunicada atempadamente s entidades envolvidas.

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Estas actividades associadas preparao das movimentaes podem ser realizadas pela
PT PRO gesto de recursos, por entidades externas (associadas s movimentaes e
instalaes) ou pelas prprias empresas. Alguns destes servios podem ser mesmo
realizado por empresas do Grupo PT (ex. instalao de redes PT SI, comunicaes voz PT Comunicaes ou TMN, etc.). Quando todos os elementos na movimentao j se
encontram preparados procede-se movimentao fsica dos recursos anteriormente
identificados, instalao ou desmontagem de infra-estruturas, equipamentos, etc. Aps a
prestao dos servios, realiza-se mais uma vez o Controlo da prestao de servios
contratados pela PR PTO gesto de recursos j referidos anteriormente.
Aps o trmino das movimentaes, realiza-se a validao da organizao final do
espao, aferindo-se se esta est de acordo com as funcionalidades requeridas para o
espao. Eventualmente podem se registar algumas diferenas entre o planeado e a
organizao final do espao, devido s caractersticas especficas de certos espaos,
embora seja o objectivo da fase de planeamento a previso das condies mais prximas
das finais, no que diz respeito organizao do espao. Aps a realizao destas
actividades, procede-se actualizao dos dados dos imveis, equipamentos e
imobilizado nos sistemas, associao de plantas e layouts aos espaos e outras
actualizaes relevantes nos sistemas (ex. comunicao aos servios de recursos
humanos a movimentao de colaboradores com o envio dos quadros sinpticos, etc.). Se
verificarem transferncias (ex. alterao de empresa ou centro de custo), abates ou
alienao de imobilizado realiza-se o processo definido na PT PRO servios contabilsticos
Abate, transferncia e alienao de activos que compreende as actividades e
procedimentos contabilsticos relacionados com esta transferncia.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_13_vf1_Alter_Ocup_Espacos.vsd
Este processo no est completamente implementado no mdulo de RE, uma

vez que assentava em desenvolvimentos que aps terem sido concludos, no
foram aprovados pela PT PRO, por entretanto j no se adequarem aos
requisitos. As funcionalidades que esto implementadas, so standard, e
passam pela execuo de relatrios do sistema de informao, para
determinar datas de fim de contratos, por exemplo, e pelas chamadas aos
restantes processos, como por exemplo, o da Alterao da Ocupao de
Espaos.

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1.8 Gesto Financeira de Espaos

O processo de Gesto Financeira de Espaos inclui as actividades relacionadas com o
planeamento peridico de custos, proveitos e investimento associados a imveis e o
respectivo controlo da imputao e liquidao destes elementos financeiros. Por
imputao considera-se a associao dos custos, proveitos e investimento aos objectos
de custeio medida que so incorridos. Por liquidao entende-se o direccionamento
final
dos
elementos
financeiros
aos
respectivos
centros
responsveis
(realizado
periodicamente). Neste processo est igualmente includo a elaborao de indicadores

financeiros e de gesto sobre imveis. O principal objectivo deste processo o controlo e
a correcta associao dos objectos de custos, proveitos e investimento s entidades
correspondentes.
As actividades de planeamento e de liquidao de custos, proveitos e investimento deste
processo so iniciadas periodicamente, enquanto que a imputao destes elementos
financeiros realizada medida que estes so incorridos. O processo tem como
principais outputs a criao de um plano financeiro de espaos, a correcta imputao e
liquidao de custos, proveitos e investimento, a anlise dos desvios da actividade face
ao planeado e a elaborao de indicadores financeiros e de gesto sobre imveis.
Planeamento Financeiro de espaos:

Na actividade de planeamento recolhida a informao histrica sobre os custos, os
proveitos e os investimentos associados aos imveis efectivamente incorridos. So
igualmente levantados dados sobre a organizao da ocupao de espaos que se prev
implementar no perodo a que se refere o presente planeamento, bem com as aces de
optimizao propostas. Estas informaes esto detalhadas nos planos de ocupao de
espaos elaborados no processo da PT PRO gesto de recursos Gesto de Ocupao de
Espaos.
Com base nos dados recolhidos, planeia-se os custos, proveitos,
resultados e
investimento e elabora-se uma proposta de Plano Financeiro de Espaos, que quantifica

estes elementos financeiros. Este plano formalizado para um perodo temporal fixo (ex.
1 ano), podendo existir revises peridicas num horizonte temporal mais curto (ex.
trimestral ou mensal, utilizando metodologias normalmente empregues em Rolling
Forecasting). O plano percorre o ciclo de aprovao por parte das empresas ou pela
prpria PT SGPS. Eventualmente realizam-se ajustes ao plano, a pedido destas entidades.
Se o Plano Financeiro de Espaos for aprovado, actualizam-se os sistemas com os dados
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previsionais (ex. criao ou actualizao de elementos PEP, regras de liquidao de
custos, etc.).
Imputao e Liquidao:
Adicionalmente ao processo peridico de planeamento, procede-se ao controlo efectivo
do realizado face ao planeado. medida que os custos, proveitos so incorridos e o
investimento realizado, imputa-se em real time estes elementos financeiros aos
respectivos objectos de custeio. Durante este processo poder mostra-se necessrio
alterar algumas regras de liquidao (ex. associao a dois diferentes centros de custos,
dos custos do perodo incorridos pela utilizao de um espao - at uma determinada
data por um centro de custo e posteriormente por outro centro de custo). Ciclicamente
(ex. mensalmente) e aps reviso de eventuais alteraes a realizar as regras de
liquidao, os custos, proveitos, resultados e investimento so liquidados aos centros
responsveis finais. Esta actividade realizada nas empresas.
Com a colocao nos sistemas dos elementos financeiros efectivamente realizados,

retiram-se relatrios desta informao, analisam-se eventuais desvios, elabora-se um
relatrio dos desvios ao plano financeiro e elabora-se indicadores financeiros e de gesto
de imveis. Posteriormente estes indicadores sero disponibilizados e utilizados pelo
processo de Gesto de Ocupao de Espaos para deciso sobre propostas para
optimizao dos espaos.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_12_vf1_Gesto financeira do espao.vsd
Planeamento de Custos e Proveitos em objectos de RE:
Custos:
FOKP Modificar
FOKQ Exibir

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Proveitos:
FOKV Modificar
FOKW Exibir
Ajudas de Planeamento:
FOKIP Real no planeamento
FOKPP Planeamento no planeamento
FOKFP Fluxo financeiro contrato de locao planeado
Imputao de Custos / Proveitos via RE (exemplo: contabilizao de rendas a

receber);
Imputao de Custos via outros mdulos (FI, MM, por exemplo);
Imputao de Proveitos via SD a ordens de refacturao de CO, que por sua

vez so liquidadas para objectos de RE;
Extraco de relatrios em R/3 ou BW sobre custos / proveitos, planeados,

reais e correspondentes desvios. Para mais informao sobre os relatrios
disponveis consultar os pontos 4.6 e 4.7 do manual de parametrizao de RE.
Em R/3, os relatrios encontram-se no caminho Contabilidade Administrao
de bens imveis Sistema de Informao Controlling/liquidaes
Controlling objecto imobilirios ou Controlling de locao:
Saldos:
Por objectos;
Por locatrios;
Por proprietrio;
Por classes de custo.
Movimentos:
Partidas Individuais reais

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1.9 Compliance Legal e Fiscal de Imveis

O processo de Compliance Legal e Fiscal de imveis compreende os vrios formalismos
legais
necessrios
na
gesto
de
imveis,
sendo
fundamentalmente
actividades
administrativas de cumprimento obrigatrio. O objectivo deste processo realizar as

actividades relacionadas com os protocolos legais e fiscais de forma eficiente,
assegurando a execuo de todos os trmites legais. Este processo iniciado por trs
vias, nomeadamente por:
Solicitao de regularizao por parte da empresa (ex. proposta de regularizao

de espaos por parte da empresa);
Necessidade de garantir o compliance legal do imvel por parte da PT PRO Gesto

de recursos;
Solicitao de regularizao por parte do estado.
O processo termina com o pagamento das obrigaes fiscais, o envio de comprovativos e

outra documentao legal para o estado e o encerramento do processo com o respectivo
arquivo da documentao.
Solicitao de regularizao por parte da empresa:

As empresas detectam, por vezes, situaes de irregularidade fiscal em termos dos
normativos associados aos imveis (ex. a estrutura actual de um edifico no corresponde
planta existente do mesmo edifcio). Nestes casos, as empresa pedem PT PRO Gesto
de recursos o tratamento dos procedimentos associados regularizao das situaes
identificadas. Se for necessrio pagar taxas ou multas solicita-se aos servios financeiros
da PT PRO o pagamento das obrigaes legais.
A PT PRO Gesto de recursos aps recepo do pedido encarrega-se destes
procedimentos,
recolhendo
informao
sobre
os
imveis
em
questo,
elabora
documentao necessria de suporte e percorre os passos fiscais para regularizao da

situao identificada. Estes passos podem incluir um conjunto muito variado de
intervenientes, tarefas, documentos e prazos de realizao, tais como:
Consulta do departamento jurdico para apoio legal e fiscal;
Elaborao de plantas dos edifcios;
Contratao de entidades externas (arquitectos, engenheiros de ambiente,

etc.);
Etc.

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Necessidade de garantir o compliance legal dos imveis:

De forma a garantir pro-activamente que os procedimentos legais no mbito da gesto
de imveis esto a ser cumpridos, necessrio verificar que estes esto a ser executados
correctamente e que a liquidao de verbas est a ser assegurada segundo o calendrio
fiscal definido pelas entidades estatais. Esta validao realizada, tendo por base uma
listagem dos impostos e taxas a pagar e os respectivos prazos em que estes devem ser
liquidados. Por especializao de impostos considera-se a contabilizao das obrigaes
fiscais referentes a um perodo e que apenas sero liquidados noutro perodo. A PT PRO
Gesto de recursos verifica se as obrigaes legais j foram cumpridas e se os
pagamentos devidos j foram efectuados nas datas previstas.
Pode verificar-se o caso em que no existe documentao de suporte a solicitar o
pagamento. Neste caso a PT PRO proactivamente contacta a entidade estatal (ex.
repartio de finanas) para verificao das obrigaes fiscais devidas. Se for necessrio
realizar o pagamento destes impostos e taxas, valida-se se os montantes a pagar esto
correctos e solicita-se aos servios financeiros o pagamento das referidas obrigaes
fiscais (detalhado no processo da PT PRO Servios financeiros Pagamentos). A rea
Financeira procede ao pagamento dos impostos mesmo que estes no tenham
documentao de suporte. Com a recepo do documento de aviso de pagamento pode
ser necessrio a contabilizao de eventuais ajustes.
Solicitao de regularizao por parte do estado:

Esto includos nestas solicitaes de regularizao fiscal por parte do estado, algumas
das seguintes situaes:
Pagamento de impostos (taxas de explorao elctrica, contribuio autrquica,

taxa de conservao de esgotos, etc.);
Pedido de expropriaes;
Solicitao de regularizao de acordo com o normativo ambiental e o respeito

pelas regras ergonmicas;
Outras solicitaes.
Nestes casos, as entidades estatais enviam a respectiva documentao legal de suporte

solicitao de liquidao de impostos e taxas. A PT PRO Gesto de recursos abre um
processo de regularizao com base nesta documentao, recolhe informao sobre os
imveis em questo, analisa a solicitao estatal e esclarece eventuais dvidas que
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possam surgir. De acordo com a complexidade do processo de regularizao, a
documentao arquivada no sistema de gesto documental medida que esta
produzidos ou recebida do estado. Nos casos em que seja exigido o pagamento de
impostos ou taxas, solicita-se aos servios financeiros da PT PRO o pagamento destas
obrigaes legais.
Eventualmente, pode ser necessrio, em algumas situaes enviar os comprovativos de

pagamento (ex. taxa de explorao elctrica) ou outra documentao legal (ex.
actualizao das plantas ou desenho das peas actualizada) para as entidades estatais. A
PT PRO gesto de recursos realiza o envio desta documentao e finaliza o processo com
o arquivo deste no sistema de gesto documental.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\Reengenharia\Proc_DA_DSGR_GIM_14_vf1_Compliance_Legal.vsd
As actividades em sistema consistem basicamente no tratamento dos

Impostos Municipais (IMI e da Taxa de Conservao e Esgotos, este ltimo
apenas para o concelho de Lisboa). Maior detalhe sobre estas actividades pode
ser consultado no documento em anexo, bem como nos pontos 6.11 e 6.12 do
manual de parametrizao de RE.
C:\Documents and
Settings\xpts213\My Documents\CorpSAP\IMI\IMI - Manual de Utilizador.doc

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Aplicaes Corporativas

Processos da Gesto Global de Espaos

Lus Espadinha / Nuno

Carvalho / Andr Marques

Processos da Gesto Global de Espaos Imveis.................4

Alterao a Contratos de Arrendamento...................................................15

Gesto da Ocupao de Espaos..............................................................23

Alteraes Ocupao de Espaos...........................................................25

Gesto Financeira de Espaos...................................................................29

Compliance Legal e Fiscal de Imveis.......................................................32

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1 Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1.1 Aquisio de Imveis

Nota: O processo referido de agregao de informao e documentao relevante pode

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

Nota: As actividades de prospeco de mercado e negociao dos imveis podem ser

Imputao de custos de aquisio de imvel ao imobilizado em curso (elementos

Criar a estrutura BE/BU/RU/room

Criar business partners (ocupantes previstos do edifcio);

Actualizao dos dados mestres do edifcio;

Criao dos itens de imobilizado e a ordem de compra do edifcio (processo de

Actualizao de dados do equipamento criado em SAP PM (gerado automaticamente a

Com a aquisio definitiva no imvel procede-se transferncia do imvel de imobilizado

Nota: A informao a actualizar nos sistemas depende das ferramentas de gesto de

Aps a actualizao dos sistemas existentes a PT PRO Gesto de recursos disponibiliza s

Alterao de ocupao de espaos;

Gesto operacional de facilities, imveis e equipamentos administrativos;

Consulta e negociao de gesto de recursos.

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1.2 Alienao de Imveis

caractersticas do imvel, propostas, contratos, escrituras, benchmarks do mercado, etc.).

Processo de venda de imvel:

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

Colocar anncios (placas de venda, jornais, cartazes nos edifcios, imobilirias,

Receber respostas a anncios / propostas iniciais;

Dependendo das propostas iniciais ou das caractersticas especificas do imvel (ex.

Estabelecer um limite mnimo de licitao;

Enviar carta registada aos compradores informando o limite mnimo de licitao e

Receber propostas em carta fechada e lacrada;

Proceder abertura das propostas;

Seleccionar a proposta que apresenta as melhores condies;

Documentar formalmente o processo de deciso do leilo (ex. acta da abertura de

Aprovar alienao de imvel:

Uma vez efectivada a alienao do imvel, o Gabinete Jurdico da empresa comunica PT

Desactivar a estrutura BE/BU/RU

O abate efectivo do imobilizado realizado no processo Abate, transferncia ou

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

1.3 Arrendamento de Imveis

Lease out para a

Uma empresa do Grupo PT

aluga um imvel a outra

empresa do Grupo PT.

Lease out para a

Uma empresa do Grupo PT

aluga um imvel a entidade

externa ao Grupo PT;

Uma empresa externa ao

Grupo PT aluga um imvel a

uma empresa do Grupo PT.

Cdigo/269199100.doc/V1Processos da Gesto Global de Espaos Imveis

Solicitao de um novo arrendamento por parte das empresas (no prevista no

A administrao da empresa pede para ocupar um espao;